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INTRODUCCIÓN
CAPITULO 22
Las reuniones son esenciales. Algunas veces no existen alternativas a las reuniones cara a cara y ese contacto interpersonal no lleva a una dimensión totalmente diferente dentro de las relaciones de trabajo. Sin embargo, algunas reuniones consumen gran cantidad de tiempo del equipo y del grupo gerencial. Algunos gerentes reportan que gastan un 50% de su tiempo en reuniones. Aparte del tiempo adicional requerido para preparar agendas, y escribir minutas. Debe realizarse un esfuerzo concienzudo y sostenido para disminuir ese tiempo y realizar reuniones efectivas, productivas y satisfactorias.
REUNIONES EFECTIVAS
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Las reuniones efectivas y constructivas se enfocan en los problemas, incluyen a los participantes necesarios y se concentran en buscar una conclusión. La preparación y la disciplina son vitales y ayudan también a que las reuniones sean prácticas y centradas en las tareas. Hablaremos más al respecto en esta sección.
CONSEJOS PARA LOGRAR REUNIONES EFECTIVAS Evalúe la necesidad de cada una de las reuniones. ¿Es la reunión la mejor manera de lograr los resultados esperados? Lea con anterioridad las minutas de sus reuniones anteriores. Subraye las decisiones importantes y los puntos de acción. Considere el tiempo invertido vs. el valor de lo que espera lograr. Considere luego si el resultado podría lograrse sin necesidad de tener la reunión o en una que sea más corta ye efectiva. En el futuro, antes de aplicar alguno de los consejos que le daremos a continuación guarde un record del tiempo que cada reunión dura y revíselo periódicamente. Piense a quien va a invitar: Invite solamente a aquellos que tienen un interés real. Cuando tenga duda, pregunte a los participantes si creen que sus aportes serían significativos o si prefiriesen contribuir con notas escritas o ser notificado por escrito de los resultados de la reunión. Cuando los miembros del grupo gerencial estén interesados en solo parte de la agenda asegúrese de que puedan atender solo esa parte. Esto podría implicar la necesidad de agrupar los asuntos que ellos deberían de ver. Lleve control del tiempo. Las reuniones deben de empezar puntuales para no perder tiempo valioso del equipo. Logre un acuerdo con los participantes para empezar las reuniones a tiempo y solicite una excusa adecuada a quien ingrese tarde. Planee las reuniones para terminar a la hora de almuerzo o al final del día, dando una motivación adicional para terminar a tiempo. Evite programar las reuniones para la primera hora de la mañana (A su equipo le gustara planear el trabajo del día antes de atender) o inmediatamente después del almuerzo (Porque la concentración es baja) Prepare una agenda con tiempos establecidos. Planee anticipadamente: Si es posible prepare la habitación de manera que los miembros del equipo puedan verse unos a los otros. Para grupos grandes trate de organizar las mesas y sillas en forma de U. Escoja un lugar de acuerdo al tamaño del grupo. Las habitaciones pequeñas con un grupo grande de personas se vuelven y provocan tensión. Una habitación más grande y confortable promueve la expresión individual (Pero no tan grande que cree una atmósfera impersonal)
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El siguiente es el formato sugerido: Descripción de la reunión: Propósito: Fecha / Hora: Lugar: Facilitador: Objetivo de la reunión: Tópico
Tiempo
Expositor
Resultado esperado
1. 2. 3. Iniciando la reunión. Algunos consejos son: • Empiece siempre a tiempo. Eso muestra respeto a aquellos que llegaron a tiempo y le recuerda a quienes llegaron tarde que la puntualidad es importante. • De la bienvenida a los participantes y agradézcales por su tiempo • Mencione los objetivos de la reunión. • Revise la agenda al iniciar cada reunión dándole a los participantes la oportunidad de entender los tópicos propuestos, cambiarlos y aceptarlos. • Si va a tomar minutes, déjelo saber a los participantes y hágalas llegar a ellos cuanto antes • Aclare su papel dentro de la reunión. • Refuerce la necesidad de ser concisos.
REUNIONES EFECTIVAS
Confeccione una buena agenda. La agenda debe incluir una breve descripción de los objetivos de la reunión, una lista de los tópicos a cubrir con referencia a quien va a encargarse de cada uno de ellos y por cuanto tiempo. Algunas otras sugerencias son: • Someta la agenda a aprobación y elimine aquellos aspectos que podrían tratarse de manera más efectiva fuera de la reunión. • Condense la agenda de manera que la reunión se pueda completar a tiempo. • Coloque los puntos más importantes a tratar de primeros, así si el tiempo no es suficiente los puntos menos importantes podrán dejarse de lado. • Ponga de primeros las acciones que no se han completado, así no gastará tiempo discutiendo sobre asuntos que ya han sido solucionados • No gaste el tiempo aprobando las minutas de reuniones anteriores a menos que sea una reunión formal del grupo directivo. • Haga que los puntos de la agenda sean específicos de manera que los participantes puedan prepararse adecuadamente. • Confecciones resúmenes de los aspectos importantes, de manera que la reunión se circunscriba a la aclaración o discusión necesaria. • Asegúrese de que los documentos necesarios sena enviados con anterioridad a los participantes de manera que estos puedan prepararse y hágales saber que esa es la expectativa. • Cuando envíe la agenda incluya la hora, lugar y fecha de la reunión así como cualquier información adicional que sea de utilidad a los participantes de manera que puedan mantener una discusión informada de los diferentes tópicos.
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Utilice ayudas visuales para captar el interés (Ejemplo: diagramas, carteles, etc.) Despliegue una versión de la agenda para poder hacer referencia a ella. Considere también usar la ayuda de rota folios y notas para recolectar información y analizar puntos específicos o para realizar lluvias de ideas y su consecuente análisis.
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Establezca las reglas del juego: No necesita establecer nuevas reglas para cada reunión, sin embargo será de gran ayuda contar con algunas reglas básicas que puedan ser usadas a través de todas las reuniones. Estas reglas básicas ayudan a cultivar los ingredientes básicos de una reunión exitosa. También podría incluir una regla básica acerca de la confidencialidad de lo tratado en la reunión.Haga una lista de las principales reglas del juego en la agenda y asegúrese de revisarlas si llegan participantes nuevos que no están familiarizados con ellas.
REUNIONES EFECTIVAS
4 reglas básicas muy poderosas son: Participación de todos, mantenerse enfocado, aprovechar el momento y llegar a una conclusión. Manejo del tiempo: Una de las labores más difíciles a la hora de facilitar una reunión es el manejo del tiempo. El tiempo simpre parece irse antes de que logremos completar las tareas. Es por esto que el reto más grande es lograr el momento y mantener el proceso en movimiento. Usted puede solicitarles a los participantes que le ayuden a controlar el tiempo. Si el tiempo programado está yéndose de las manos, presente el problema al grupo y escuche sus sugerencias de cómo solucionarlo.
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Cierre de la reunión: Termine siempre las reuniones a tiempo y trate de concluir con una nota positiva. Al final de cada reunión revise que tan bien se cumplieron los objetivos de la reunión así como los acuerdos tomados y las tareas asignadas. Establezca el horario de la siguiente reunión y pregunte a los participantes si esta bien esa hora (Para lograr un compromiso) Aclare que las minutas así como las decisiones tomadas o acciones resultas serán enviadas a todos los participantes en el termino de la siguiente semana (Esto ayuda a preservar el momento)
EL FACILITADOR DE LA REUNIÓN El facilitador necesita mantener el orden durante la reunión y asegurarse de que la agenda se lleve de manera rápida y eficiente. Las principales funciones del facilitador son: • Asegurar que la agenda y documentos adicionales sean enviados a tiempo • Establecer reglas del juego claras • Llevar el tiempo • Aclarar el tiempo y naturaleza de cada punto de la agenda • Asegurarse de que las observaciones sean dirigidas al facilitador permitiendo solamente un orador • Mantener las contribuciones enfocadas y permitir que la agenda fluya sistemáticamente • Analizar el comportamiento de los participantes para poder atacar las insatisfacciones y traerlas al grupo y para juzgar cuando es necesario más tiempo. • Asegurar que quien quiera participar y contribuir con la reunión pueda hacerlo. • Asegurar que las decisiones necesarias sena tomadas dentro de la • Resumir cada aspecto y decisión claramente, tanto a efectos de preparar las minutas como para facilitar la tomas de decisiones. • Asegurar la infraestructura sea la adecuada (Incluyendo la necesidad de descansos, bebidas, alimentos, etc.) • Asegurar que los equipos que se requieran trabajen adecuadamente • Agradecer a los participantes y secretarias o asistentes por su participación
MINUTAS DE LA REUNIÓN
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Cuando sea posible, reduzca las minutas a una lista de acuerdos tomados. Estos pueden ser acordados al final de cada uno delos tópicos y escritos por la asistente personal. Las computadoras personales se utilizan hoy frecuentemente para tomar las minutas instantáneamente.
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Tal vez sea necesario incluir en las minutas algunas otras decisiones claves, sin embargo estas no son frecuentes, por ejemplo: Cambios en políticas, en la estrategia o en la organización. Estos deberían incluirse y explicarse a todos los miembros del equipo, así como cambios hechos a los planes originales.
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Es importante anotar también el tiempo que duró la reunión con el propósito de que pueda ser evaluada posteriormente.
Otras sugerencias para la elaboración de las minutes son:
• Asegurar que se mencionen todos lo elementos esenciales: Tipo de reunión, nombre de la organización, fecha, hora, nombre del facilitador, tópicos y tiempo destinado a cada uno de ellos. En reuniones corporativas, es normal incluir una aprobación de las minutas así como las decisiones tomadas en la reunión anterior. • Preparar un guión de la reunión anticipadamente dejando suficiente espacio en blanco para notas. El tener los tópicos escritos permite que pasemos de uno al otro sin hacer pausa. • Preparar una lista de participantes y comprobar la asistencia al inicio dela reunión. También puede pasar la hoja de asistencia para que cada participante firme al iniciar la reunión. • Para estar seguro de quien dijo que, prepare un mapa que muestre la manera en que los participantes se sentaron y aclare el nombre de aquellos que no le son familiares. • No cometa el error de capturar cada uno de los comentarios. Ejemplo de formatos para minutas: Nombre de la organización: Propósito de la reunión: Fecha/Hora: Facilitador: Tópicos
Acuerdos
Acciones a tomar
Encargado
Fecha
1.
REUNIONES INFORMALES Las reuniones informales también deben ser llevadas con disciplina. Si le invitan a una reunión informal, deje saber a los otros el máximo de tiempo que Usted podrá dedicar a la reunión. Si se le invita a una reunión informal o a visitar alguna otra oficina para una de estas reuniones y tiene poco tiempo, permanezca de pie para dejar ver que la reunión debe ser corta. Algunos gerentes suelen caminar alrededor y tener una comunicación informal con su equipo de trabajo de manera regular (Por ejemplo cada mañana) Esta es una buena manera de mantenerse al tanto de lo que esta pasando y da al equipo la oportunidad de comunicar sus problemas.
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OTROS RECURSOS Sitios Web Basic Guide to Conducting Effective Meetings www.mapnp.org/library/misc/mtgmgmnt.htm Conducting Effective Meetings www.cnr.berkeley.edu/ucce50/ag-labor/7labor/11.htm
REUNIONES EFECTIVAS
Effective Meetings Resource Centre www.effectivemeetings.com/ How to Lead Effective Meetings www.ohrd.wisc.edu/academicleadershipsupport/howto1.htm Meeting Wizard www.meetingwizard.org/meetings/effective-meetings.cfm Libros Better Meetings Editorial: The Open University ISBN: 978-0749243364 The Easy Step by Step Guide to Fewer, Shorter, Better Meetings: How to Make Meetings More Effective Brian Lomas Editorial: Rowmark Ltd ISBN: 978-0953985685 Leading Effective Meetings: Participant’s Guide Package J.William Pfeiffer Editorial: Pfeiffer Wiley ISBN: 978-0883904626 The Manager’s Guide to Effective Meetings Barbara J. Streibel Editorial r: McGraw-Hill Trade ISBN: 978-0071391344
