I. Cara Mengaktifkan Program Makro Data Evaluasi Sekolah : Program pengisian data Evaluator AdiWiyata Nasional menggunakan program Macro Excel . Untuk dapat menjalankannya dengan baik, terlebih dahulu anda perlu memeriksa apakah pengaturan program excel anda sudah di-set untuk memungkinkan program ini dapat berjalan dengan baik. Untuk itu anda perlu memeriksa/mengaktifkan Excel agar dapat menjalankan program Macro. Macro. Petunjuk cara mengaktifkannya adalah seperti di bawah ini: 1.
Jalankan Program Excel, dan Buka “excel options” seperti petunjuk petunjuk pada gambar berikut:
2.
Pilih dan aktifkan “Show Developer Tab in the Ribbon”, setelah itu klik “Ok”.
3.
Pilihlah menu “Developer”, dan klik/pilih “Macro Security” seperti pada gambar di bawah.
4.
Dari menu “Trust Center”, pilih/aktifkan “Enable all macros…” dan “Trust access to the
VBA…” seperti pada gambar di bawah. Setelah itu klik “Ok”.
5.
Tutuplah program Excel agar perubahan setting bisa diimplementasikan.
6.
Buka kembali program Excel, dan sekarang Excel anda sudah memungkinkan anda untuk
menjalankan program isian untuk evaluator.
Catatan: Bila karena satu dan lain hal program makro tetap tidak dapat dijalankan pada komputer
anda. Andat tetap harus menggunakan file xls ini. Ikuti langkah-langkah yang sama, akan tetapi pengisian nilai hasil evaluasi akan anda isi langsung pada worksheet “Cadangan Pengisian Manual” seperti gambar berikut. Ingat, worksheet cadangan ini hanya anda pergunakan bila Makro tidak bisa aktif pada komputer anda !. Silahkan Melanjutkan mengisi data.
II.
Cara Pengisian Data Evaluasi:
A.
Cara penamaan file excel sebelum memeriksa sekolah
1. Bukalah file “Blangko-Form Adiwiyata Nasional 2013 (belum terisi).xls”, kemudian “Save As”, beri nama sesuai nama sekolah anda. Sebagai Contoh, bila nama sekolah anda adalah “SMA Negeri 555 Bandung”, maka simpan file (Save-As) dengan nama “Adiwiyata Nasional 2013 SMA Negeri 555 Bandung.xls”. Tolong perhatikan untuk tetap men’save as’ file excel tersebut dalam format xls ( Excel 972003 Workbook (*.xls) ). Jangan ubah format xls.
Setelah itu anda dapat mulai mengisi data pada File yang sudah diberi nama sesuai nama sekolah anda.
B.
Cara mengisi nilai pada Worksheet ‘Form’.
1. Untuk mengisi hasil penilaian, anda cukup memilih pilihan kriteria yang sesuai pada kolom ‘Upaya PPLH’ . Nilai ‘Hasil’ akan terisi secara otomatis sesuai pilihan.
2. Untuk Pengisian ‘Hasil wawancara / Kuesioner, anda cukup mengisi jumlah responden / peserta tes yang mengikuti tes dan yang lulus tes.
3. Lanjutkan penilaian untuk semua nomor dalam fo rm.
C. Cara pembuatan hyperlink yang menghubungkan berkas atau file-file softcopy File-file softcopy dalam format (xls, doc, ppt, pdf, dan sebagainya) merupakan bukti atau dasar penilaian yang diperoleh oleh sebuah sekolah. Untuk itu file-file tersebut perlu disertakan (di-insert atau di buat hyperlink -nya) dalam file Form Adiwiyata. Cara membuat hyperlink dengan cara sebagai berikut. 1. Rekam (copy) berkas (softcopy) tersebut pada flashdisk/laptop/komputer anda, dan ganti namanya (Save-as) dengan menambahkan inisial sekolah pada awal nama file. Misalnya file “KTSP.doc” dari SMAN555 Bandung, ubahlah men jadi “SMAN555 Bandung – KTSP.doc”. 2. Pada file “Adiwiyata Nasional 2013 <> .xls”, pilihlah worksheet yang sesuai.
3. Klik kanan pada bagian yang hendak anda hubungkan dengan file lain, pilih ‘ hyperlink ’
4. Setelah itu pilihlah berkas (softcopy ) yang sesuai. Bisa berupa file doc, xls, ppt, pdf, jpg, dan sebagainya, seperti pada contoh di bawah; kemudian klik “Ok”.
5. Tambahkan keterangan-keterangan lain yang mendukung alasan pemberian nilai pada worksheet ini.
D.
Cara menambahkan gambar pada excel.
(Catatan penting: Bila anda mengambil foto menggunakan kamera, pilihlah mode penyimpanan gambar dengan ukuran file yang tidak besar. Disarankan ukuran setiapfoto tidak lebih dari 500 KByte. Untuk mempermudah, ubahlah mode resolusi kamera anda ke resolusi paling rendah sebelum melakukan pengambilan gambar. Anda juga dapat memperkecil ukuran filed dari sebuah foto dengan meng’edit’ nya terlebih dahulu dengan software photoshop atau image
prosesor lainnya, atau juga dengan memasukkannya dalam sebuah file word )
Bila anda mendapatkan file gambar, atau mengambil foto dari kegiatan kunjungan lapangan, maka anda perlu memasukkannya pada file xls, dengan cara sebagai berikut. 1. Rekam (copy ) berkas (softcopy ) tersebut pada flashdisk/laptop/komputer anda, dan ganti namanya (Save-as) dengan menambahkan inisial sekolah pada awal nama file, dan memberi desktipsi tentang foto. Misalnya file “kerja bakti.jpg” dari SMAN555 Bandung pada tanggal 1 Januari 2013, maka ubahlah nama filenya menjadi “SMAN555 Bandung – kerja bakti – 1 jan 2013.jpg”. 2. Pada file “Adiwiyata Nasional 2013 <> .xls”, pilihlah worksheet yang sesuai. 3. 4. Pilihlah menu ‘Insert’ dan pilih ‘picture’ seperti pada gambar berikut:
5. Pilihlah file gambar yang sesuai, dan pilih/klik ‘insert’.
6. Perkecil ukuran tampilan gambar di excel dengan menarik bagian pojok gambar.
7. Tambahkan deskripsi atau keterangan pada bagian bawah gambar, yang menerangkan bukti/dasar pemberian nilai.
Demikianlah cara menambahkan gambar pada file Form Adiwiyata. Selain cara di atas, anda juga dapat menambahkan file2 “.doc” yang berisi gabungan beberapa gambar.
III. Penyimpanan berkas / file elektronik untuk dikirimkan ke KLH di Jakarta: A.
Cara melihat daftar berkas / file elektronik yang diperlukan
Ada banyak berkas / file elektronik yang perlu anda sertakan dan buat hyperlink pada file xls form Adiwiyata. Setelah anda menyelesaikan proses pengisian data, semua file tersebut dapat dilihat dengan cara menjalankan program “Buat Daftar File Elektronik” yang terdapat pada worksheet “Penyelesaian”.
Sebelum melanjutkan tahap berikutnya, tolong pastikan bahwa anda memang sudah menyelesaikan pengisian data pada form Adiwiyata ini. Selanjutnya and dapat menjalankan program “Buat Daftar File Elektronik” dengan cara meng’klik’ tombol berikut.
Program akan membuat sebuah worksheet baru dengan nama “Daftar File ” (gambar di bawah). Cukup ‘klik’ satu kali, karena program akan membuat worksheet baru setiap anda “klik”.
Worksheet tersebut berisi semua berkas yang telah anda buat hyperlink-nya, lengkap dengan folder tempat penyimpanannya.
B.
Kelengkapan data teknis yang perlu diserahkan ke kantor KLH
Sebagai pengingat, hasil kerja anda semua akan menjadi masukan bagi Tim penilai/Evaluator, serta Badan Pertimbangan yang akan mengeluarkan keputusan tentang sekolah-sekolah yang masuk nominasi Adiwiyata. Untuk itu, kelengkapan data yang sesuai dengan keadaan sekolah anda sangatlah diperlukan. Berikut beberapa hal yang perlu dilakukan/diperiksa ulang dari laporan teknis hasil evaluasi sebelum diserahkan ke kantor KLH: 1. File excel “Adiwiyata Nasional 2013 <> . xls” yang sudah diisi dengan berbagai data-data penilaian beserta berbagai kelengkapan dan bukti-buktinya. 2. Semua file-file pendukung (softcopy) dari KTSP, RKAS, silabus, sertifikat, dan sebagainya yang sudah diberi tambahan nama sekolah pada nama file-nya. 3. File-file gambar dan foto sebagai bukti / dasar pemberian nilai, dengan nama file yang sudah diberi tambahan sesuai nama sekolah. 4. Semua berkas (softcopy ) harus sudah terekam pada flashdisk/CD/DVD/External drive yang sudah diberi nama untuk dikirimkan ke kantor KLH. 5. Berkas-berkas lain yang berhubungan dengan kegiatan evaluasi.
Semua berkas / file tersebut harus anda kirimkan ke kantor KLH sebagai klarifikasi hasil evaluasi program Adiwiyata.
Catatan tambahan: Anda dapat menghubungi kantor KLH atau petugas yang akan memberi panduan pengisian data, pada nomor telepon yang akan diinformasikan secara terpisah.
Selamat Mengisi Data ! Semoga mendapat kemudahan dalam menjalankan amanah
