MENGENAL SPM Penggunaan Aplikasi eSPM untuk Satker
APA YANG AKAN KITA KETAHUI TENTANG ESPM? ▪
Deskripsi dan Prinsip Aplikasi eSPM
▪
Pengguna Aplikasi eSPM
▪
Fitur dalam Aplikasi eSPM
▪
Penggunaan DS dalam Aplikasi eSPM
▪
Aplikasi-aplikasi Aplikasi-aplik asi yang terlibat dalam Aplikasi eSPM
▪
Alur kerja Aplikasi eSPM
APA YANG AKAN KITA KETAHUI TENTANG ESPM? ▪
Deskripsi dan Prinsip Aplikasi eSPM
▪
Pengguna Aplikasi eSPM
▪
Fitur dalam Aplikasi eSPM
▪
Penggunaan DS dalam Aplikasi eSPM
▪
Aplikasi-aplikasi Aplikasi-aplik asi yang terlibat dalam Aplikasi eSPM
▪
Alur kerja Aplikasi eSPM
DESKRIPSI DAN PRINSIP Aplikasi eSPM adalah aplikasi berbasis web web yang yang digunakan sebagai sarana penyampaian ADK SPM, data kontrak, RPD Harian, data gaji, dan LPJ Bendahara ke KPPN. KPPN.
Dokumen yang dikirim berupa dokumen elektronik
Dokumen elektronik dienkripsi oleh sertifikat digital dari Lemsaneg
Dokumen elektronik dikirim dan diterima secara online
PENGGUNA Sisi Satker
KPA (Pemegang DS) 1. Menandatangani LPJ Bendahara 2. Menandatangani RPD Harian 3. Menandatangani pengujianan gaji
PPSPM (Pemegang DS) 1. Menandatangani SPM dan SPM Koreksi
PPK (Pemegang DS) 1. Menandatangani LPJ Bendahara 2. Menandatangani Kontrak
Bendahara (Pemegang DS dan user eSPM) 1. Menandatangani LPJ Bendahara 2. Mengunggah dan monitoring ADK dan Lampiran PDF LPJ Bendahara ke KPPN
Pengantar SPM (user eSPM) 1. Mengirimkan dan monitoring ADK dan Lampiran PDF SPM, SPM Koreksi, Kontrak, RPD Harian, dan Gaji
FITUR ESPM DAN ESPM SIGNER
Registrasi user dan DS (terkoneksi dengan sistem Lemsaneg)
Manajemen user (penambahan data, penonaktifan data, dan reset password)
• • • • • •
Unduh ADK dan Lampiran untuk SPM SPM Koreksi RPD Harian Kontrak Gaji LPJ Bendahara Pengeluaran/ Penerimaan
Pembubuhan DS oleh eSPM Signer
Verifikasi DS (terkoneksi dengan sistem Lemsaneg)
Integrasi dengan Aplikasi Konversi, Silabun, dan Gaji
PENGGUNAAN DS Keamanan adalah isu utama dalam penggunaan dokumen elektronik. Untuk mengatasi hal tersebut, aplikasi eSPM menggunakan teknologi Digital Signature (DS) dalam mengamankan dokumen elektronik. Sesuai dengan amanah UU no 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, DS harus diterbitkan oleh lembaga resmi yang sudah ditunjuk oleh pemerintah. Untuk aplikasi eSPM sendiri, DS diterbitkan oleh Lembaga Sandi Negara (Lemsaneg).
Digital Signature (DS) adalah salah satu tipe tanda tangan elektronik yang prosesnya adalah melakukan enkripsi kepada dokumen elektronik (ADK, PDF, RAR, dsb) menggunakan kode digital tertentu yang tidak bisa diduplikasi.
APLIKASI PENDUKUNG A MS Aplikasi SAS untuk melakukan pembuatan ADK SPM, SPM Koreksi, RPD Harian, Kontrak, dan LPJ
Aplikasi GPP/DPP/BPP untuk melakukan pembuatan ADK Gaji
Aplikasi Manajemen Sertifikat (AMS) yaitu Aplikasi Web yang dikembangkan oleh Lemsaneg untuk melakukan manajemen sertifikat yang sudah dikeluarkan
LOC K Aplikasi LOCK yaitu Aplikasi Desktop yang dikembangkan oleh Lemsaneg untuk melakukan pembangkitan CSR (Certificate Signing Request) dan pembuatan passphrase sebagai private key
S ILAB UN Aplikasi eSPM Signer untuk melakukan injeksi DS dan membuat PDF bertanda tangan digital pada ADK
Aplikasi Gaji KPPN untuk melakukan rekonsiliasi Gaji
Aplikasi Konversi untuk melakukan konversi ADK yang diterima dari satker menjadi ADK yang bisa diolah oleh SPAN
Aplikasi SILABUN untuk melakukan verifikasi ADK LPJ Bendahara
ALUR KERJA Registrasi User eSPM ▪
▪
▪
▪
Registrasi user eSPM diperuntukkan untuk petugas satker yang menjabat sebagai: ▪
Pengantar SPM (maksimal 3 orang)
▪
Bendahara Pengeluaran dan/atau Bendahara Penerimaan
Calon user eSPM diwajibkan menyiapkan softcopy dokumen berupa: ▪
Surat Keputusan pengangkatan yang bersangkutan sebagai pengantar SPM dan/atau Bendahara
▪
Fotokopi KTP terbaru
▪
Pas foto berwarna terbaru
▪
Persetujuan surat dispensasi untuk non PNS/POLRI/TNI
Cetakan-cetakan dokumen tersebut disampaikan secara langsung oleh bersangkutan ke KPPN beserta cetakan formulir hasil pendaftaran user eSPM untuk diteliti dan disetujui sebagai user eSPM. (dilakukan oleh satker) User eSPM dipergunakan untuk mengirimkan dan monitoring ADK dan Lampiran yang sudah dikirim ke KPPN melalui Aplikasi eSPM
Registrasi User eSPM KPPN
Satker
(lingkup aplikasi eSPM)
User Pengantar SPM/ Bendahara 1. Registrasi
2. Membawa langsung
ke
Registrasi eSPM
Dokumen Persyaratan
NO
User Admin KPPN (CSO)
Verifikasi dokumen Dengan data
Setujui user
Verified?
YES
ALUR KERJA Registrasi DS
▪
▪
Registrasi DS diperuntukkan untuk pejabat perbendaharaan, diantaranya: ▪
KPA
▪
PPK
▪
PPSPM
▪
Bendahara Pengeluaran dan/atau Bendahara Penerimaan
Calon pemegang DS diwajibkan menyiapkan softcopy dokumen berupa: ▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
Surat rekomendasi yang menunjuk yang bersangkutan sebagai pemegang DS dari atasan langsung
Cetakan-cetakan dokumen tersebut disampaikan secara langsung oleh bersangkutan ke KPPN beserta cetakan formulir hasil pendaftaran DS untuk diteliti dan direkomendasikan ke Lemsaneg untuk mendapatkan DS.
▪
eSPM untuk melakukan permintaan akses ke AMS
▪
AMS untuk melakukan permintaan token CSR
▪
Surat Keputusan pengangkatan yang bersangkutan sebagai pejabat perbendaharaan Fotokopi KTP terbaru
Registrasi DS dilakukan di 3 (tiga) Aplikasi, diantaranya:
▪
LOCK untuk melakukan permintaan DS berdasarkan token CSR
Email yang didaftarkan ketika registrasi harus email kedinasan dan kata sandi awal untuk AMS harus segera dirubah (dilakukan oleh satker) Untuk faktor keamanan, DS sebaiknya diunduh melalui Aplikasi LOCK dengan menggunakan passphrase yang sudah dibuat ketika registrasi DS Data pejabat perbendaharaan tidak bisa dilakukan perubahan apabila DS sudah diterbitkan untuk pejabat tersebut. Jika terpaksa dilakukan perubahan, user pejabat di eSPM dilakukan penonaktifan, DS pejabat tersebut dilakukan revoke, dan pejabat
Registrasi DS
Pejabat registrasi via Aplikasi eSPM
Pejabat datang ke KPPN dengan membawa berkas dokumen persyaratan
KPPN melakukan verifikasi dokumen persyaratan dengan data registrasi pada eSPM
User pejabat mengakses AMS dan melakukan pilihan layanan pengguna
User pejabat mendapatkan token pada AMS untuk generate CSR (Certificate Sending Request) pada Aplikasi LOCK
User generate CSR dan melakukan input passphrase sebagai private key pada Aplikasi LOCK
KPPN melakukan approval user pejabat pada Aplikasi eSPM
Setelah sistem Lemsaneg menerima approval, KPPN meneruskan pengiriman softcopy KTP user ke Lemsaneg via eSPM
KPPN menyetujui akses AMS kepada user tersebut via AMS level user RA
Sistem di Lemsaneg melakukan pengiriman user dan pass AMS ke email kedinasan user pejabat
User unggah surat rekomendasi dan menyetujui perjanjian pemilik sertifikat elektronik yang dicantumkan pada Aplikasi AMS
KPPN melakukan verifikasi atas dokumen pelengkap yang sudah diunggah oleh user melalui AMS
KPPN meneruskan permohonan DS melalui AMS
User unduh DS lewat AMS atau Aplikasi LOCK
Catatan: KPPN melakukan unduh DS di e SPM untuk mengunci data pejabat perbendaharaan
Unduh DS yang dilakukan KPPN hanya sebatas melakukan pengecekan ke server Lemsaneg tentang status unduh DS pejabat perbendaharaan, tidak menyimpan DS user pejabat bersangkutan
ALUR KERJA
Penambahan Data User ▪
▪
▪
Penambahan data user dilakukan apabila pejabat perbendaharaan dan/atau user eSPM menjabat di lebih dari satu satker
Penambahan data user dilakukan oleh user administrator KPPN Aplikasi eSPM Penambahan data user dilakukan berdasarkan SK pejabat/petugas satker bersangkutan
ALUR KERJA
Penonaktifan Data User ▪
▪
▪
▪
Penonaktifan data user dilakukan apabila pejabat perbendaharaan dan/atau user eSPM sudah tidak menjabat secara sementara atau permanen sebagai pejabat perbendaharaan dan/atau pengantar SPM di satker tersebut.
Penonaktifan data user maupun DS dilakukan oleh user level administrator KPPN aplikasi eSPM dan user RA AMS (CSO) Penonaktifan data user dilakukan berdasarkan SK penunjukan pengganti pejabat perbendaharan dan/atau user tersebut. Khusus penonaktifan data user pemegang DS, oleh KPPN dilakukan permintaan revoke (pencabutan DS) pejabat tersebut melalui sistem Lemsaneg dengan user RA AMS (CSO)
ALUR KERJA Perpanjangan DS ▪
▪
▪
▪
Perpanjangan DS dilakukan apabila DS pejabat perbendaharaan tersebut kadaluarsa (sudah 2 tahun berlaku semenjak pertama kali dibuat )
Perpanjangan DS dilakukan oleh user level Pejabat pemegang DS di Aplikasi AMS dan disetujui oleh administrator KPPN user RA di Aplikasi AMS Perpanjangan DS dilakukan berdasarkan surat permintaan perpanjangan yang dilakukan oleh Pejabat Perbendaharaan yang bersangkutan Pemberitahuan tenggat kadaluarsa akan diberitahukan secara sistem ke email kedinasan terdaftar milik pejabat perbendaharaan yang bersangkutan, satu bulan sebelum tanggal kadaluarsa
ALUR KERJA Reset Password ▪
▪
▪
▪
▪
Reset Password dilakukan apabila user eSPM lalai atas passwordnya sendiri Reset Password tidak berlaku apabila pejabat perbendaharaan lalai atas password AMS atau passphrase DS . Apabila terjadi hal demikian, pejabat mengajukan penonaktifan user eSPM dan revoke (pencabutan) DS, kemudian registrasi DS ulang
Reset password dilakukan oleh user level administrator KPPN Aplikasi eSPM Reset Password dilakukan berdasarkan surat permintaan pengaturan ulang kata kunci dari satker bersangkutan Password baru akan dibangkitkan secara acak oleh sistem dan dikirim ke email yang bersangkutan.
ALUR KERJA
Pengajuan SPM dan/atau SPM Koreksi ▪
▪
▪
▪
▪
▪
SPM dan/atau SPM Koreksi dibuat menggunakan Aplikasi SAS dengan menghasilkan ADK d an cetakan Oleh PPSPM, ADK diteliti beserta cetakan dengan memasukkan barcode lewat aplikasi eSPM Signer. PDF (di dalam ZIP) akan dibentuk secara otomatis oleh eSPM Signer setelah dilakukan pembubuhan DS Apabila ada lampiran lain atas SPM tersebut, akan dikompres ZIP menjadi s atu kesatuan dengan PDF hasil eSPM Signer Oleh pengantar SPM, yang diunggah ke eSPM adalah ADK dan ZIP dari SPM tersebut Untuk memastikan bahwa yang mengunggah SPM adalah pengantar SPM yang berhak, sistem eSPM akan membangkitkan token dan dikirim ke emai l pengantar SPM setiap kali pengantar SPM mengunggah ADK dan ZIP. Token tersebut akan digunakan sebagai kunci pengiriman SPM
▪
KPPN mengunduh SPM melalui Aplikasi Konversi dengan user pass Konversi dan Operator KPPN
▪
SPM tersebut akan diproses seperti biasa
Pengajuan SPM dan/atau SPM Koreksi
Sistem eSPM
Satker
PPSPM
Pengantar SPM
2. Masukkan Barcode Dan injeksi DS
3. Unggah
KPPN
Petugas Konversi
Server DS Lemsaneg
5. Validasi
4. Verifikasi DS
1. Import
ADK + cetakan Dari Aplikasi SAS
Verified?
eSPM Signer
eSPM
ADK + DS dan PDF + DS
YES
6. Kirim
FTP Server
Konversi
NO
Catatan: •
•
Softcopy dokumen yang dikirim ke KPPN adalah file .zip yg berisi dokumen PDF bertandatangan digital yang dihasilkan dari aplikasi eSPM Signer Cetakan Dokumen yg ditandatangani disimpan di satker sebagai arsip
SPAN
ALUR KERJA Pengajuan Kontrak ▪
ADK Kontrak dibuat menggunakan Aplikasi SAS dengan menghasilkan ADK dan cetakan
▪
Oleh PPK, ADK diteliti beserta cetakan. Setelah itu, ADK dibubuhi dengan DS PPK
▪
Oleh pengantar SPM, yang diunggah ke eSPM adalah ADK Kontrak.
▪
▪
KPPN mengunduh ADK Kontrak melalui Aplikasi Konversi dengan user pass Konversi dan Operator KPPN ADK tersebut akan diproses seperti biasa
Pengajuan Kontrak Sistem eSPM
Satker
PPK
Pengantar SPM
2. Injeksi DS
3. Unggah
KPPN
Petugas Konversi
Server DS Lemsaneg
5. Validasi
4. Verifikasi DS
1. Import
ADK + cetakan Dari Aplikasi SAS
Verified?
eSPM Signer
eSPM
ADK + DS
NO
YES
6. Kirim
FTP Server
Konversi
SPAN
ALUR KERJA
Pengajuan RPD Harian ▪
ADK RPD Harian dibuat menggunakan Aplikasi SAS dengan menghasilkan ADK dan cetakan
▪
Oleh KPA, ADK diteliti beserta cetakan. Setelah itu, ADK dibubuhi dengan DS KPA
▪
Oleh pengantar SPM, yang diunggah ke eSPM adalah ADK RPD Harian.
▪
▪
KPPN mengunduh ADK RPD Harian melalui Aplikasi Konversi dengan user pass Konversi dan Operator KPPN ADK tersebut akan diproses seperti biasa
Pengajuan RPD Sistem eSPM
Satker
KPA
Pengantar SPM
2. Injeksi DS
3. Unggah
KPPN
Petugas Konversi
Server DS Lemsaneg
5. Validasi
4. Verifikasi DS
1. Import
ADK + cetakan Dari Aplikasi SAS
Verified?
eSPM Signer
eSPM
ADK + DS
NO
YES
6. Kirim
FTP Server
Konversi
SPAN
ALUR KERJA Pengajuan Gaji ▪
▪
ADK Gaji dibuat menggunakan Aplikasi GPP/BPP/DPP dengan menghasilkan ADK dan cetakan Oleh PPSPM, ADK diteliti beserta cetakan. Setelah itu, ADK dibubuhi dengan DS PPSPM dan DS KPA
▪
Oleh pengantar SPM, yang diunggah ke eSPM adalah ADK Gaji.
▪
KPPN mengunduh ADK Gaji melalui Aplikasi Gaji Terpusat KPPN
▪
ADK tersebut akan diproses seperti biasa
Pengajuan Gaji Satker
Sistem eSPM
PPSPM
Pengantar SPM
2. Injek DS
4. Mengunggah
KPPN
Front Office
Server DS Lemsaneg
7. Validasi
5. Verifikasi DS
1. Import
ADK + cetakan Dari GPP/DPP/BPP
Verified?
eSPM Signer
3. Injek DS
KPA
ADK + DS
eSPM
NO
YES
Gaji Terpusat
ALUR KERJA
Pengajuan LPJ Bendahara ▪
ADK LPJ Bendahara dibuat menggunakan Aplikasi Silabun dengan menghasilkan ADK dan PDF
▪
Oleh Bendahara, ADK dibubuhi dengan DS Bendahara dan DS KPA
▪
Bendahara mengunggah ADK beserta PDF ke Aplikasi eSPM user Bendahara.
▪
KPPN mengunduh ADK dan PDF melalui Aplikasi SILABUN
▪
ADK tersebut akan diproses seperti biasa
Pengajuan LPJ Bendahara Satker
Sistem eSPM
Bendahara
4. Mengunggah
KPPN
Petugas Vera
Server DS Lemsaneg
7. Validasi
2. Injek DS 5. Verifikasi DS
1. Import
ADK + cetakan Dari Aplikasi SAS Modul SILABI
Verified?
ADK + DS dan PDF + DS
eSPM Signer
eSPM
NO
YES
SILABUN
3. Injek DS
Catatan: •
Softcopy dokumen yang dikirim ke KPPN adalah file .zip yg berisi dokumen PDF bertandatangan digital yang dihasilkan dari aplikasi eSPM Signer Cetakan Dokumen yg ditandatangani disimpan di satker sebagai arsip
CARA MENJALANKAN ESPM SIGNER ▪
▪
▪
Instal ESPM Signer Import Data Referensi SAS dari menu Utility dengan menggunakan user dan password Level Admin Apabila file Lampiran terdiri atas beberapa dokumen Pdf, pastikan file tersebut telah dimerge menjadi satu file Pdf
ESPMSIGNER
ESPMSIGNER
ESPMSIGNER
UPLOAD SPM
UPLOAD SPM LANJUTAN
UPLOAD KONTRAK
UPLOAD RPD
