Personas obligadas a llevar Libros de Contabilidad Legalización de los libros CONTABLES
En las relaciones entre la Administración Tributaria y los contribuyentes, la llevanza de los libros y registros contables puede entenderse como un deber a cargo de éstos de coadyuvar con el buen fin de la gestión tributaria. Para ello, los libros y registros contables cumplen dos funciones primordiales: un medio de prueba de las Constituyen operaciones económicas, de las obligaciones tributarias y de su cuantía. Facilitan el control de la administración tributaria, procurando reducir la evasión fiscal.
Las empresas se encuentran obligadas a llevar libros de contabilidad considerados como principales, los cuales deberán estar en castellano y expresados en moneda nacional, salvo que se trate de empresas que hayan suscrito contratos especiales con el Estado y que por tal motivo puedan llevar su contabilidad en moneda extranjera. Los principales libros contables son los siguientes: Libro diario Libro mayor Libro de planillas de remuneraciones Libro de actas Libro caja Registro de compras Registro de ventas Libro de inventarios y balance
Para Personas Naturales:
RUS (Régimen Único Simplificado): A este régimen tributario pueden acogerse las personas naturales que conducen un negocio unipersonal. Esta modalidad te conviene si tus ventas serán al por menor y directamente al público en general. Es ideal para negocios como bodegas, farmacias, panaderías, peluquerías, restaurantes, un pequeño taller de producción u otros comercios parecidos.
Para Personas Naturales y Jurídicas: Régimen Especial de Renta (RER): Este es un régimen intermedio entre el Nuevo RUS y el Régimen General, que permite relacionarse en la compra-venta con otras empresas. Bajo esta modalidad se pueden emitir facturas y otros comprobantes de pago con el mismo efecto tributario. El RER está dirigido tanto a las microempresas conducidas por personas naturales como a las que se constituyen como personas jurídicas que realizan actividades de servicios, comercio, industria, producción, manufactura y extracción de recursos naturales (incluidos la crianza de animales y cultivos).
Libros de Contabilidad que se deben llevar: Registro de Compras. Registro de Ve Ventas. ntas.
Régimen General (RG): Este es un régimen tributario que comprende a las personas naturales y jurídicas que generan rentas de tercera categoría (por ejemplo, utilidades a fin de año). A este régimen tributario se pueden acoger todo tipo de empresas de cualquier volumen o tamaño. Asimismo, Asimismo, pueden inscribirse las pequeñas empresas conducidas por Personas Naturales o por Personas Jurídicas.
Libros de Contabilidad que se deben d eben llevar: Las empresas que tengan ingresos brutos anuales menores a las 150 UIT’s deben llevar como mínimo los siguientes libros: •Registro de Compras. •Registro de Ventas. •Libro Diario de Formato Simplificado.
Las que tengan ingresos mayores deben llevar contabilidad completa, que incluye: •Libros,
Caja y Bancos. •Inventarios y Balances. •Libro Diario. •Libro Mayor. •Registro de Compras. •Registro de Ven Ventas. tas. •Libros de Registro de Activos Fijos. •Registro de Costos. •Registro de Inventario Permanente en unidades físicas. •Registro de Inventario Permanente Valorizado (en caso se encuentre obligado a llevarlos de acuerdo con la Ley del Impuesto a la Renta). •Libro de Actas.
De acuerdo al Artículo 87º del Código Tributario, Tributario, los deudores tributarios están obligados a facilitar las labores de fiscalización y determinación que realice la Administración Tributaria Tributaria y en especial deberán:
1. Llevar Llevar los los libro libros s de de contab contabilida ilidad d u otro otros s libros libros y registros exigidos por las leyes y reglamentos. Dichos registros contables deben ser registrados en castellano y expresados en moneda nacional. 2. Los libro libros s regi registra strados dos en mon moneda eda ext extranj ranjera era deberán sujetarse a la forma y condiciones que establezca la Administración Tributaria. El pago de tributos se realizará en moneda nacional al tipo de cambio y venta correspondiente a la cotización de oferta y demanda que publique la Superintendencia de Banca y Seguros en la fecha que se efectúe el pago. 3. Conserva Conservarr los los libro libros s y regi registro stros, s, sean sean esto estos s llevados en sistema manual o mecanizado.
LEGALIZACION: Los notarios o jueces, según corresponda, colocarán una constancia en la primera hoja de los mismos y procederán a sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que deberán estar debidamente foliadas por cada libro o registro, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas. Tanto los notarios como los jueces llevarán un registro cronológico de las legalizaciones l egalizaciones que otorguen.
Contenido de la constancia La constancia a ser colocada en la primera hoja de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios contaran con la siguiente información: Número de legalización asignado por el notario o juez. Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del deudor tributario Número de RUC; Denominación del libro o registro; Fecha de la incautación del libro o registro anterior de la misma denominación y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso; Número de folios de que consta. Fecha y lugar en que se otorga. Sello y firma del notario o juez, según sea el caso. En ningún caso el número de legalización, folios o de registros podrá contener adicionalmente caracteres distintos, tales como letras.
Se deben legalizar los siguientes libros y registros:
Libro de Inventarios y Balances, Libro Mayor, Libro Diario, Libro de Caja, Libro de Retenciones, Libro de Ingresos y/o Gastos, Libros Auxiliares Auxiliares de Control de Activos Activos Fijos, Registro de Ventas e Ingresos, Registro de Compras y Registro de Inventario Permanente valorizado o no valorizado.
Libros de Actas, los de Junta General y de Directorio a que se refiere la Ley General de Sociedades.
Los libros y registros deberán ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas. Para la legalización del segundo y siguientes libros y registros, de una misma denominación, se deberá tener en cuenta:
Tratándose de libros o registros llevados en forma manual, se deberá acreditar que se ha concluido con el anterior. Dicha acreditación se efectuará con la presentación del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalización y del último folio del mencionado libro o registro. Tratándose de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, se deberá presentar el último folio legalizado por notario del libro o registro anterior. Tratándose de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros, se deberá presentar la comunicación que se ha establecido para ese efecto.
En el registro cronológico de las legalizaciones que se otorguen se indicará: •
El número de la legalización.
• •
Los apellidos y nombres, denominación o razón social del deudor tributario. El número de RUC.
•
La denominación del libro o registro que se ha legalizado.
•
Fecha de la incautación del libro o registro anterior de la misma denominación y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso.
•
El número de folios de que consta.
•
La fecha en que se otorga la legalización.
Cuando el número de hojas sueltas o continuas a empastar sea menor a 20, el empaste podrá comprender 2 o más ejercicios gravables, debiéndose efectuar, como máximo, dentro de los 4 primeros meses del ejercicio gravable siguiente a aquél en que se reunieron 20 hojas sueltas o continuas. Los empastes deberán incluir las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulación se realizará tachándolas o inutilizándolas de manera visible. Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominación, que no hubieran sido utilizadas para el registro de operaciones del ejercicio del que se trate, podrán emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente. De realizarse el empaste en varios tomos, cada uno incluirá como primera página una fotocopia del folio que contenga la legalización del libro o registro al que corresponde.
Se denomina folio a la numeración correlativa de cada una de las páginas de los libros de contabilidad. Existen dos clases de foliación:
Foliación Simple: Cada registro tiene su propia numeración y van de uno en uno.
Ejemplo1, 2, 3, 4, etc.
Foliación Doble: La numeración correlativa de las páginas van de dos en dos.
Ejemplo: 1-1,2-2, 3-3, etc. Los folios principales deben ser legalizados obligatoriamente. Los registros auxiliares sirven de control interno y son potestativos se usan de acuerdo a la característica de cada empresa, no necesitan ser legalizados. Al Al legalizar los libros contables se abonarán los derechos notariales más el Impuesto General a las Ve Ventas ntas respectivo.
Omitir llevar los libros de contabilidad, otros libros o registros exigidos por las leyes, SUNAT u otros medios de control exigidos por las leyes y reglamentos. Omitir registrar ingresos, rentas, patrimonio, bienes, ventas o actos gravados, o registrarlos por montos inferiores. Usar comprobantes o documentos falsos, para respaldar las anotaciones en los libros de contabilidad u otros libros o registros exigidos por las leyes,SUNAT. Llevar con atraso mayor al permitido por las normas vigentes los libros de No llevar en castellano o en moneda nacional los libros de contabilidad u otros libros o registros exigidos por la SUNA SUNAT T, excepto para par a los contribuyentes c ontribuyentes autorizados a llevar contabilidad en moneda extranjera. No conservar durante el plazo establecido por las leyes y reglamentos los libros, registros, copias de comprobantes de pago u otros documentos; así como los sistemas o programas computarizados de contabilidad, los soportes magnéticos o los microarchivos
La administración tributaria ha tratado de simplificar la obligación de los tributos, es por ello que los libros de contabilidad exigidos varían según la naturaleza de las personas, la categoría de renta que generan y el nivel de ingresos que perciben. La SUNAT en su función fiscalizadora de las obligaciones tributarias exige a los deudores tributarios la exhibición de los libros y registros contables sustenta torios, a fin de que se cumpla con los dispositivos tributarios vigentes. Los libros de contabilidad deben ser legalizados debidamente, debidament e, ante Notario Público o Juez de Paz Letrado. “La legalización consiste en un constancia puesta en la primera hoja del libro o primera hoja suelta con indicación del número de folios de que consta y si está llevada en forma simple o doble; sello y firma del Notario Público o Juez de Paz Letrado”. Todos los folios llevarán sello notarial
