Permasalahan dan Hambatan dalam Komunikasi Kantor

12
Jurnal Manajemen Kantor, Januari 2018


Permasalahan dan Hambatan dalam Komunikasi Kantor

Reiva Adnan Sulaiman
Mahasiswa Politeknik Negeri Bandung
NIM 165211021
Email: [email protected]

Abstrak
Komunikasi mempunyai peranan yang sangat penting dalam sejarah kehidupan umat manusia. Salah satunya adalah peranan komunikasi dalam kehidupan suatu organisasi. Supaya tujuan dari suatu organisasi tercapai maka diperlukan komunikasi yang baik diantara berbagai pihak dalam organisasi salah satunya komunikasi kantor. Agar komunikasi kantor dapat berjalan lancar dan efektif diperlukan pengetahuan untuk mengetahui permasalahan-permasalahan dan hambatan-hambatan yang membuat komunikasi kantor tidak berjalan secara efektif. Selain itu permasalahan komunikasi diluar dunia organisasi dapat dijadikan referensi untuk menyelesaikan permasalahan komunikasi kantor.
Kata kunci: Komunikasi, Komunikasi Kantor, Permaslahan Komunikasi Kantor, Hambatan Komunikasi Kantor
Abstract
Communication has a very important role in history of human life. One of them is the roles of communication in the life an organization. So that the goals of an organization is achieved then required good communication between various parties within the organization one of them is office communication. For office communication could run smoothly and effective needed knowledge to know problems and obstacles who make office communication does not work effectively. Besides the problems of communication outside the organization world could be reference to complete office communication problems.
Key Words: Communication, Office Communication, Office Communication Problems, Office Communication Obstacles

Permasalahan Dalam Komunikasi Kantor
I. Pendahuluan
Latar Belakang
Komunikasi dalam suatu organisasi memiliki peranan yang sangat penting. Kelancaran komunikasi dalam suatu organisasi mempunyai pengaruh yang sangat signifikan. Oleh karena itu sangat penting bagi suatu organisasi untuk dapat membuat komunikasi kantor didalamnya berjalan secara efektif dan lancar agar organisasi dapat mencapai tujuannya.
Pengaruh kelancaran komunikasi kantor dalam suatu organisasi diantaranya yaitu mempermudah kerja sama, mempermudah anggota organisasi dalam menjalankan tugasnya, membuat produk perusahaan dikenal oleh calon konsumen, mengefektifkan sumber daya organisasi, memperkuat ikatan antar anggota organisasi, dll. Dengan banyaknya manfaat yang didapat, sudah seharusnya bagi suatu organisasi untuk memperhatikan kelancaran dan keefektifan komunikasi kantor yang ada didalam lingkungan organisasi


II. Pembahasan
Pengertian Komunikasi Kantor
Sebagai makhluk sosial manusia tentu saja membutuhkan satu sama lainnya untuk hidup. Salah satu cara untuk berhubungan dengan manusia lainnya yaitu melalui komunikasi. Melalui komunikasi sesama manusia dapat saling berbagi informasi, bertukar ide atau gagasan, saling memberikan opini dan menjaga hubungan.
Kantor adalah ruang tempat bekerja ata tempat orang-orang melakukan aktivitas yang berhubungan dengan pelayanan. Peran kantor sangat penting bagi suatu organisasi yaitu membantu pimpinan membuat keputusan, melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi, memberikan informasi sesuai wewenang dan membantu organisasi mencapai tujuannya.
Komunikasi kantor adalah proses pemindahan atau pertukaran baik itu berupa informasi, fakta, gagasan dan perasaan dari seseorang kepada orang lain dalam satu organisasi ataupun diluar organisasi. Komunikasi kantor berperan penting terhadap keberhasilan suatu organisasi. Hal ini membuat organisasi harus dapat membuat komunikasi didalam lingkungannya berjalan efektif. Untuk dapat mengahasilkan suatu komunikasi yang berjalan efektif maka suatu organisasi perlu mengetahui hal-hal apa saja yang menghambat suatu komunikasi dalam kantor.


Metode Penelitian
Menurut Harmon (2013, hal 209-211) ada beberapa hal yang menjadi penghambat dalam berkomunikasi yaitu perbedaan persepsi, perbedaan dalam Semantik, perbedaan status, perbedaan kecendrungan mental, perbedaan iklim organisasi, lemah dalam membaca dan jargon.
Permasalahan yang menghambat komunikasi kantor juga menjadi problema dalam kehidupan umat manusia. Permasalahan komunikasi juga kerap mencipakan perpecahan dan konflik berkepanjangan dalam kehidupan bermasyarakat. Maka dari itu didalam jurnal ini akan dibandingkan permasalahan dalam komunikasi kantor dan komunikasi umum.
Sehingga dengan memahami permasalahan komunikasi yang dalam lingkup yang lebih kecil dapat menemukan solusi yang mungkin menjadi jawaban atas permasalahan yang terjadi di lingkup yang lebih besar. Selain itu juga memungkinkan untuk mencari solusi dalam permasalahan komunikasi kantor dengan membandingkan dalam lingkup yang lebih besar.

Masalah Komunikasi

Manusia adalah makhluk sempurna ciptaan Tuhan dibanding makhluk ciptaan yang lain. Sejatinya, kodrat manusia adalah sebagai makhluk monodualis. Lalu, di samping sebagai makhluk individu (pribadi), manusia juga berperan sebagai makhluk sosial.
Kemudian, sebagai individu, manusia diberikan kemampuan berupa akal, pikiran dan perasaan. Sehingga memiliki tanggung jawab akan dirinya yang berguna untuk mengembangkan kemampuannya, dan juga memenuhi berbagai kebutuhan hidup. 
Sebagai makhluk sosial atau makhluk bermasyarakat, manusia sudah memiliki dorongan akan kebutuhan berinteraksi. Dengan bantuan orang lain, manusia mulai belajar dan beradaptasi di lingkungannya. Mulai dari merangkak, belajar berdiri, berjalan, menggunakan alat gerak, hingga bisa berkomunikasi dengan orang lain. Bahkan, bisa mengembangkan potensi dalam diri serta hal lain yang membutuhkan interaksi dengan orang lain.
Dalam interaksinya dengan masyarakat, manusia akan melakukan komunikasi untuk menyampaikan informasi. Komunikasi yang berlangsung antara individu dengan individu dianggap sebagai komunikasi secara tatap muka (face to face). Lalu, dalam ilmu komunikasi dikenal dengan istilah komunikasi antar pribadi.
Pada dasarnya, komunikasi adalah proses menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak lain melalui media atau perantara, yang terkadang terhambat oleh gangguan atau noise. Pengertian yang sederhana, namun pada prakteknya kita sering mendapati tidak sesederhana itu.
Hal yang sering salah kaprah mengenai komunikasi adalah komunikasi hanya tentang bicara. Padahal, sesuai dengan pengertian, komunikasi adalah menyampaikan pesan dan tidak disebutkan harus selalu bicara. Tanpa kita sadari, ada elemen-elemen yang turut menyampaikan pesan selain ucapan verbal yang keluar dari mulut kita. Elemen-elemen itu dikenal dengan komunikasi non-verbal. 
Ilustrasi sederhananya begini. Teman kita meminta untuk melihat tugas kuliah yang kita kerjakan, dengan alasan sebagai bahan review. Tapi kita tahu kalau teman kita itu biasa menyalin tugas orang lain untuk dikumpulkan atas namanya sendiri. Kita khawatir terjadi seperti itu, tidak mau hasil kerja kita dicontek habis. Namun, di sisi lain tidak enak juga kalau harus menolak langsung. Akhirnya kita hanya mengiyakan sambil lalu tapi bilang, "Nanti ya," dengan ekspresi wajah tidak rela dan gerak tubuh yang tak nyaman ingin cepat-cepat pergi dari situ.
Kata-kata yang kita keluarkan mungkin hanya nanti ya, tapi ekspresi wajah dan gestur tubuh kita menunjukkan kalau kita tidak mau memberikan tugas pada teman kita. Kalau teman kita menangkap pesan yang kita komunikasikan, ia akan mengerti bahwa ia tidak akan dapat melihat tugas kita. Namun kalau pesan itu tak sampai padanya, ia akan salah memahami dan menganggap kita benar-benar akan memberikannya nanti.
Hal lain yang penting dalam komunikasi adalah persepsi. Menurut Julia T. Wood, persepsi adalah proses penyeleksian, pengorganisasian, dan penggambaran atau interpretasi atas pesan yang diterima. Proses persepsi ini dapat terpengaruh berbagai hal, seperti keadaan si penerima pesan dan lingkungan tempat pesan disampaikan. Dengan adanya faktor-faktor ini, pesan yang disampaikan bisa jadi dipersepsikan berbeda dengan maksud pesan itu sendiri.
Masih mengacu pada ilustrasi sebelumnya soal peminjaman tugas. Teman kita itu memiliki pengalaman baik ketika minta tolong pada kita, dimana sebelumnya kita sering membantu dirinya. Berdasarkan pengalaman itu, teman kita yakin kalau kita akan memberikan tugas padanya. Jadi setelah kita mengkomunikasikan pesan berikut gestur dan ekspresi wajah tidak nyaman itu, teman kita tidak begitu menangkap hal itu dan mempersepsikan sesuai keadaannya akan pengalaman masa lalu dimana kita telah membantunya. Dan mempersepsikan kalau kali ini kita juga akan membantunya.
Komunikasi sudah ada sejak pertama kali manusia diciptakan. Karena menurut kepercayaan agama terutama agama Islam. Diyakini bahwa setelah ruh manusia ditiupkan ke dalam raganya, Tuhan dan manusia sudah membuat perjanjian. Begitu pula saat manusia lahir dari rahim ibunya ketika mereka menangis sejatinya mereka sedang berkomunikasi dengan lingkungan disekitarnya. Persepsi orang disekitar si bayi pun meyakini bahwa sang bayi dalam keadaan sehat.
Komunikasi terjadi dikarenakan adanya dua subjek. Subjek ini berupa seluruh makhluk hidup bahkan Tuhan sekalipun. Meskipun komunikasi dengan Tuhan masih sering diperdebatkan karena oleh kalangan atheis.
Perbedaan Persepsi
Permasalahan komunikasi sudah ada sejak jaman dulu. Didunia islam misalnya, dahulu terjadi permasalahan antara kelompok ulama Mu'tazilah dengan Asy-ariah (Afif;2004). Saat itu kedua kelompok memiliki perbedaan pemahaman terhadap bentuk Al-qur'an dan isi Al-qur'an itu sendiri. Kelompok Mutazilah saat itu percaya bahwa Al-qur'an adalah makhluk hidup (Yunus;2003). Sementara kaum Asy-Syariah berpendapat bahwa Al-qur'an bukanlah makhluk hidup (Ahmad;2015).
Selain itu perbedaan lainnya antara Mu'tazilah dan Asy'ariah adalah dalam konsep keadilan. Mu'tazilah berpendapat bahwa Tuhan Maha Adil karena itu Dia tidak akan menyiksa atau memberi pahala kepada seseorang berdasarkan kehendak mutlak-Nya, tetapi karena amal yang dilakukannya (Afif;2004). Sementara Asy-ariah berpendapat bahwa Tuhan memiliki kehendak mutlak, sehingga Ia boleh saja memasukkan orang kafir ke surga dan orang Mukmin ke neraka (Ahmad;2015).
Perbedaan ini menimbulkan konflik panjang yang berujung pada penyiksaan kepada para ulama Asy-ariah atau para ulama yang menolak menganggap Al-qur'an sebagai makhluk hiudp oleh Kekhalifahan yang berkuasa saat itu atau biasa disebut dengan tragedi Mihnah (Afif;2004). Tragedi ini merupakan sebuah kisah kelam bagi umat Islam sendiri. Apalagi banyak sekali ulama terkenal saat itu yang turut menjadi korban, salah satunya Imam Ahmad bin Hanbal (Sunanto;2003).
Perbedaan tafsir memang sering menjadi permasalahan dalam komunikasi. Apalagi dalam konteks ini komunikasi antara Tuhan dan umat melalui sebuah kita suci. Setiap orang memiliki kecerdasan dan latar belakang yang berbeda-beda hal ini kerap menimbulkan perbedaan persepsi dalam menghadapi suatu persoalan (Bimo;2013). Belum lagi ditambah faktor seperti keegoisan dan kefanatikan menambah perbedaan persepsi ini dapat menimbulkan konflik yang semakin tajam.
Permasalahan tafsir al-qur'an sendiri memang masih ada sampai saat ini. Hal ini tidak akan mudah diselesaikan karena salah satu pihak yang berkomunikasi dalam kitab suci itu sendiri tidak memberikan secara rinci dan jelas. Saat ada di jaman Nabi Muhammad SAW dan para sahabatnya, persepsi terhadap al-qur'an itu sendiri masih sama. Namun saat nabi dan para sahabat sudah tidak ada perbedaan persepsi pun semakin beragam. Untuk mengetahui secara rinci dan jelas maksud dan keinginan Tuhan memang perlu rasa keingintahuan yang tinggi.
Menurut Harmon (2013; hal 209) salah satu yang menjadi penghalang seseorang dalam berkomunikasi adalah perbedaan persepsi. Didalam suatu organisasi pegawai yang bekerja memiliki latar belakang yang berbeda-beda. Baik itu perbedaan agama, suku, bahasa dan kebiasaan. Hal ini tentu saja menimbulkan perbedaan persepsi dalam berkomunikasi. Maka dari itu sangat penting bagi suatu organisasi untuk membuat peraturan atau standar operasional yang mampu dan dapat membuat komunikasi berjalan secara efektif.
Perbedaan dalam Semantik
Setiap manusia mempunyai karakteristiknya masing-masing. Hal ini tentu saja kerap menyebabkan permasalahan dalam berkomunikasi. Karakter seseorang biasanya tercipta melalui lingkungan dan sifat turunan. Tidak jarang karakter seseorang juga menjadi ciri khas karakter dari satu daerah. Misalnya contoh orang sunda yang dikenal ramah dan lemah lembut atau orang medan yang terkenal memiliki watak keras.
Karakteristik dari setiap manusia ini mempengaruhi seseorang dalam berkomunikasi. Tidak jarang karena perbedaan karakter menimbulkan masalah saat komunikasi. Namun di Indonesia sendiri permasalahan seperti ini relatif sudah bisa teratasi karena bangsa Indonesia yang berasal dari macam-macam suku dan budaya justru dapat disatukan karena perbedaan tersebut.
Perbedaan antar manusia sendiri memang tidak dapat dihindari. Yang menjadi persoalan bahwa perbedaan bukanlah hal yang perlu dipersoalkan. Namun dipelajari dan dipahami mengapa perbedaan itu ada dan membuat manusia memaklumi adanya perbedaan itu.
Didalam organisasi yang memungkinkan untuk terdiri dari berbagai macam suku, ras dan bangsa. Salah satu permasalahan yang kerap dihadapi adalah perbedaan karakteristik ini. Maka dari itu organisasi harus mampu mengatur pegawainya agar permasalahan komunikasi akibat perbedaan ini dapat dihindari.
Komunikasi Antar Budaya
Ketika adanya komunikasi di antara orang-orang yang memiliki kebudayaan yang berbeda-beda, di situlah terjadinya komunikasi antarbudaya. Stewart L. Tubis mengatakan bahwa komunikasi antar budaya adalah komunikasi antara orang-orang yang berbeda budaya. Pernyataan ini beranggapan bahwa perbedaan cara hidup yang berkembang dan dianut oleh sekelompok orang serta berlangsung dari generasi ke generasi.
Selain Stewart, Hamid Mowland juga berpendapat bahwa komunikasi antar budaya sebagai human flow across national boundaries. Asumsi tersebut merupakan sekelompok manusia yang menyebrangi lintas budaya. Seperti adanya keterlibatan suatu konferensi internasional di mana bangsa-bangsa dari berbagai negara berkumpul dan berkomunikasi satu sama lain. 
Dengan kata lain, komunikasi antarbudaya ini akan terjadi ketika adanya komunikasi antara orang-orang yang memiliki kebudayaan yang berbeda-beda demi mencapainya suatu tujuan komunikasi yang sama serta terjalin interaksi yang lancar pada hakekatnya.
Sedangkan menurut para ahli yang lain ada yang berpendapat seperti Sitaram (1970) yang mengatakan bahwa komunikasi antarbudaya merupakan seni untuk memahami dan saling pengertian antara khalayak yang berbeda kebudayaan.
Berbeda halnya dengan Srnover dan Porter (1972) yang berpendapat bahwa komunikasi antarbudaya terjadi manakala bagian yang terlibat dalam kegiatan komunikasi tersebut mempunyai latar belakang budaya dan pengalaman yang berbeda. Latar belakang tersebut mencerminkan nilai yang dianut oleh kelompoknya berupa pengalaman, pengetahuan, dan nilai.
Kemudian, Rich (1974) menyimpulkan bahwa komunikasi antarbudaya terjadi ketika orang-orang yang berbeda kebudayaan dipertemukan. Sehingga, dapat ditarik kesimpulan, bahwa komunikasi antar budaya ini merupakan komunikasi yang terjadi ketika kedua orang atau lebih sedang proses berkomunikasi, untuk mencapai pemahaman, maupun pengertian yang terjadi di antara khalayak yang berbeda kebudayaan. Oleh karena itu, kegiatan inilah yang membawa keselarasan dalam berkomunikasi.
Hakikat dari komunikasi antarbudaya ini merupakan kegiatan yang terjadi dalam berkomunikasi setiap individu dengan individu lain. Baik dua orang bahkan lebih. Sehingga, terciptalah kemudahan dan pemahaman segala macam bentuk perbedaan yang ada. 
Komunikasi antarbudaya pada hakikatnya dapat menciptakan keselarasan dan kebersamaan. Selain itu juga dapat saling memahami sisi-sisi perbedaan antar individu. Hal itu pun sering terjadi di Indonesia, karena Indonesia merupakan negeri yang memilik ragam budaya. Dan perbedaan inilah yang harus didukung, dipelihara dan dilestarikan.
Selain itu, pada hakikatnya, komunikasi antar budaya mengandung dimensi antar budaya. Dengan kata lain, adanya komunikasi antar budaya telah memberikan dampak positif untuk mempermudah bersosialisasi dan meminimalisir kesalahpahaman.
Komunikasi antarbudaya terjadi bertujuan untuk mengurangi tingkat ketidakpastian. Seperti halnya ketika ada dua individu yang sedang berkomunikasi, namun kedua individu tersebut menggunakan bahasa yang berbeda-beda karena kebudayaan yang berbeda.
Sehingga, komunikasi antarbudaya inilah yang akan berperan sebagai alat untuk mengurangi tingkat keidakpastian logika maupun definisi dari topik yang sedang dibicarakan. Bahkan, komunikasi antarbudaya pun juga bertujuan sebagai alat efektifitas komunikasi. Agar informasi yang disampaikan itu dapat dimengerti secara efektif, maka diperlukan adanya komunikasi antarbudaya ini.
Komunikasi Antar Pribadi
Komunikasi antar pribadi dinilai sangat efektif untuk merubah perilaku orang lain, bila terdapat persamaan mengenai makna yang dibincangkan. Tanda khusus yang ada di komunikasi antar pribadi ini terletak pada arus balik langsung. Arus balik tersebut memiliki daya tangkap yang mudah untuk komunikator baik ecara verbal dalam bentuk kata maupun non verbal dalam bentuk bahasa tubuh seperti anggukan, senyuman, mengernyitkan dahi dan lain sebagainya.
Selama proses komunikasi antar pribadi berlangsung sangat penting terjadinya interaksi berbagi informasi dan perasaan antara individu dengan individu atau individu dengan antar individu supaya terjadi umpan balik dan tidak menimbulkan kesalah pahaman dalam berkomunikasi.
Menurut Joseph A.Devito dalam buku The Interpersonal Communication Book (Devito, 1989:4), komunikasi antar pribadi adalah proses pengiriman dan penerimaan pesan antara dua individu atau antar individu dalam kelompok dengan beberapa efek dan umpan balik seketika. Sedangkan menurut Evert M Rogers dalam Depari, komunikasi antar pribadi merupakan komunikasi dari mulut ke mulut, dengan interaksi tatap muka antara beberapa orang pribadi.(Baca juga: Hambatan-Hambatan Komunikasi)
Lain halnya dengan Dean Barnulus (Liliweri, 1991:12) yang mengemukakan bahwa komunikasi antar pribadi, dihubungkan dengan pertemuan antara dua individu, tiga individu ataupun lebih yang terjadi secara spontan dan tidak berstruktur. Begitu pula Onong U.Effendy (Effendy,1993:61), mengutarakan komunikasi antar pribadi adalah komunikasi antara dua orang dimana kontak langsung terjadi dalam bentuk percakapan, bisa langsung berhadapan muka (face to face) atau bisa melalui media seperti telepon. Ciri khas komunikasi antar pribadi yakni dua arah atau timbal balik. (Baca juga: Sistem Komunikasi Indonesia)
Berdasarkan pendapat para teoritikus, bisa dikemukakan bahwa komunikasi antar pribadi adalah dimana orang – orang yang terlibat dalam komunikasi menganggap orang lain sebagai pribadi bukan sebagai objek.
Komunikasi Massa
Komunikasi Massa adalah suatu bentuk komunikasi yang memanfaatkan saluran media baik cetak, elektronik, maupun media cyber (online). Saluran tersebut berguna dalam menghubungkan pihak komunikator dengan komunikan secara bersamaan.
Menurut Josep A Devito, komunikasi massa adalah komunikasi yang ditujukan kepada massa, atau dapat dikatakan ditujukan kepada khalayak ramai yang luar biasa banyaknya. lebih lanjut ia berpendapat bahwa komunikasi masa adalah komunikasi yang dilakukan oleh pemancar-pemancar audio dan visual. Dimana secara logis dapat dikatakan bahwa komunikasi massa berupa komunikasi yang dilakukan oleh radio, televisi, majalah, surat kabar, film dan juga buku.
Sementara itu, Grebner menjelaskan bahwa komunikasi massa adalah produksi dan distribusi yang berlandaskan teknologi dan lembaga dari arus pesan yang kontinyu serta paling luas dimiliki pada masyarakat industri. 

Disisi lain, Jay Black dan Federich G juga berpendapat mengenai pandangannya terhadap definisi komunikasi massa. Mereka menganggap bahwa komunikasi massa adalah proses dimana pesan-pesan diproduksi secara masal dan disampaikan kepada penerima pesan yang luas, anonim, dan heterogen.

Komunikasi Organisasi
Komunikasi merupakan nafas dari keberlangsungan sebuah organisasi. Suatu organisasi tidak akan berjalan tanpa adanya komunikasi. Hal tersebut yang melatarbelakangi studi mengenai komunikasi organisasi. Dimana komunikasi organisasi sendiri merupakan suatu jaringan komunikasi antar manusia yang saling bergantung satu sama lainya dalam konteks organisasi.
Dalam sebuah organisasi didalamnya terdiri atas orang-orang (organ) yang memiliki tugas masing-masing serta saling berkaitan satu sama lain sebagai suatu sistem tentu memerlukan komunikasi yang baik agar kinerja oraganisasi berjalan dengan baik pula. Sehingga apa yang menjadi tujuanya dapat tercapai.
Organisasi sendiri merupakan suatu unit sosial yang terdiri atas organ-organ yang memiliki tugas dan pembagian kerja masing-masing namun saling berhubungan dan berkaitan satu sama lain guna mencapi suatu tujuan tertentu. Organisasi merupakan bagian penting dalam kehidupan manusia dalam rangka mencapai tujuan dan cita-cita bersama.
Berbagai macam organisasi baik formal maupun non formal hadir ditengah tengah kehidupan manusia dan menjadi bagian penting didalamnya. Misalnya saja yang paling dekat dengan kehidupan kita, organisasi pengurus RT di lingkungan tempat tinggal, atau organisasi pekerjaan dan perusahaan tempat kita bekerja bahkan instansi pemerintah juga termasuk dalam organisasi yang sering kita jumpai.
Suatu satuan sosial dapat dikatakan sebagai organisasi apabila didalamnya terdapat organ-organ atau elemen-elemen yang menjalankan tugasnya masing-masing. Menurut Henry Mintzbergz secara umum sebuah organisasi setidaknya memiliki 5 elemen berikut.
The operating core, yaitu para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berkaitan dengan produksi, baik barang maupun jasa.
The strategic apex, yaitu seorang pemimpin atau Manajer teratas yang bertanggungjawab penuh atas organisasi tersebut.
The middle line, yaitu para manager yang menjadi penghubung antara operating core dengan strategic apex
The technostructure, yaitu mereka yang ditugaskan melaksanakan suatu bentuk standarisasi secara khusus dalam organisasi.
The staff support, yaitu orang-orang yang mengisi unit staf yang memberikan jasa guna mendukung jalanya organisasi.
Menurut Arnold dan Feldman (1986) komunikasi organisasi adalah suatu proses pertukaran informasi diantara orang-orang dalam suatu organisasi. Dimana didalamnya terdapat empat tahapan komunikasi yang meliputi.
attention (Atensi/Perhatian)
comprehension (Komprehensi)
acceptance as true (Kebenaran/Fakta)
retention (Retensi) (Baca juga: Komunikasi Pemerintahan)
Pendapat lain dikemukakan oleh Pace dan Faules (2001), mereka berpendapat bahwa komunikasi organisasi merupakan perilaku pengatur organisasi yang terjadi diantara orang-orang dalam organisasi. Dan juga bagaimana mereka yang terlibat dalam proses itu berinteraksi dan memberi makna atas apa yang terjadi. Sementara itu, menurut Wiryanto (2005) komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan pesan organisasi didalam suatu kelompok. Baik itu formal maupun informal dari suatu organisasi.

Hambatan – Hambatan Dalam Berkomunikasi
Proses komunikasi tidak akan berjalan apabila tidak didukung oleh berbagai elemen atau komponen komunikasi yaitu pengirim (sender), pesan (message), encoding, saluran (channel), penerima (receiver), decoding, umpan balik (feedback), gangguan/hambatan (noise), dan konteks (context).
Setiap elemen atau komponen dalam proses komunikasi menunjukkan kualitas komunikasi itu sendiri. Masalah akan timbul apabila salah satu dari elemen komunikasi tersebut mengalami hambatan yang menyebabkan komunikasi menjadi tidak efektif.
Hambatan komunikasi ini dapat terjadi pada semua konteks komunikasi, yaitu komunikasi antarpribadi atau komunikasi interpersonal, komunikasi massa, komunikasi organisasi atau komunikasi kelompok. Hambatan komunikasi yang terjadi dalam berbagai konteks komunikasi dapat menyebabkan komunikasi menjadi tidak efektif.
Komunikasi berlangsung apabila terjadi kesamaan makna dalam pesan yang diterima oleh komunikan/komunikator. Pertama-tama, komunikator atau pengirim atau sender menyandi (encode) pesan yang akan disampaikan kepada komunikan/komunikator.
Dalam artian, komunikator memformulasikan pikiran dan/atau apa yang dirasakan ke dalam lambang yang diperkirakan akan dimengerti oleh komunikan/komunikate. Pesan sebagai bentuk keluaran dari proses penyandian yang dilakukan oleh komunikator. Kemudian dikirimkan melalui saluran tertentu atau media komunikasi dapat berupa komunikasi tatap muka maupun bermedia.
Kemudian, komunikan/komunikator mengawal sandi (decode) pesan dari komunikator. Maksudnya adalah komunikan/komunikator melakukan penafsiran lambang yang dikirimkan oleh komunikator ke dalam konteks pengertiannya.
Apabila komunikan/komunikator memberikan persepsi yang berbeda terhadap pesan yang disampaikan komunikator, maka akan terjadi sebuah hambatan atau gangguan komunikasi. Terakhir, umpan balik atau feedback akan terjadi manakala komunikan/komunikate memberikan respon atau tanggapan terhadap pesan yang disampaikan oleh komunikator dan mengembalikan pesan kepada komunikator.
Komunikator – Pesan – Media pengantar pesan – Komunikan – Efek pesan
Hambatan komunikasi adalah segala sesuatu yang menghalangi atau mengganggu tercapainya komunikasi yang efektif. Hambatan komunikasi dapat mempersulit dalam mengirim pesan yang jelas, mempersulit pemahaman terhadap pesan yang dikirimkan, serta mempersulit dalam memberikan umpan balik yang sesuai.
Secara garis besar, terdapat 4 (empat) jenis hambatan komunikasi yaitu hambatan personal, hambatan fisik, hambatan kultural atau budaya, serta hambatan lingkungan
Hambatan personal
Hambatan personal merupakan hambatan yang terjadi pada peserta komunikasi, baik komunikator maupun komunikan/komunikate. Hambatan personal dalam komunikasi meliputi sikap, emosi, stereotyping, prasangka, bias, dan lain-lain.
Hambatan kultural atau budaya
Komunikasi yang kita lakukan dengan orang yang memiliki kebudayaan dan latar belakang yang berbeda mengandung arti bahwa kita harus memahami perbedaan dalam hal nilai-nilai, kepercayaan, dan sikap yang dipegang oleh orang lain.
Hambatan kultural atau budaya mencakup bahasa, kepercayan dan keyakinan. Hambatan bahasa terjadi ketika orang yang berkomunikasi tidak menggunakan bahasa yang sama, atau tidak memiliki tingkat kemampuan berbahasa yang sama.
Hambatan juga dapat terjadi ketika kita menggunakan tingkat berbahasa yang tidak sesuai atau ketika kita menggunakan jargon atau bahasa "slang" atau "prokem" atau "alay" yang tidak dipahami oleh satu atau lebih orang yang diajak berkomunikasi.
Hal lain yang turut memberikan kontribusi terjadinya hambatan bahasa adalah situasi dimana percakapan terjadi dan bidang pengalaman ataupun kerangka referensi yang dimiliki oleh peserta komunikasi mengenai hal yang menjadi topik pembicaraan.
Hambatan fisik
Beberapa gangguan fisik dapat mempengaruhi efektivitas komunikasi. Hambatan fisik komunikasi mencakup panggilan telepon, jarak antar individu, dan radio. Hambatan fisik ini pada umumnya dapat diatasi.
Hambatan lingkungan
Tidak semua hambatan komunikasi disebabkan oleh manusia sebagai peserta komunikasi. Terdapat beberapa faktor lingkungan yang turut mempengaruhi proses komunikasi yang efektif. Pesan yang disampaikan oleh komunikator dapat mengalami rintangan yang dipicu oleh faktor lingkungan yaitu latar belakang fisik atau situasi dimana komunikasi terjadi. Hambatan lingkungan ini mencakup tingkat aktifitas, tingkat kenyamanan, gangguan, serta waktu.
Mengatasi Hambatan Komunikasi
Pengirim pesan/komunikator/sender
Komunikasi adalah suatu proses yang berlangsung dua arah dan diawali oleh pengirim pesan. Pengirim pesan hendaknya merumuskan informasi sedemikian rupa agar tujuan komunikasi tercapai. Pengirim pesan harus proaktif dalam membuat penerima / komunikan / komunikator /receiver mengerti dan memahami pesan yang disampaikan. Seringkali, apa yang dikatakan tidak selalu sesuai dengan apa yang didengar. Untuk menghindarinya, hal-hal yang harus dilakukan adalah :
Menyatakan satu ide atau gagasan dalam satu waktu.
Menyatakan ide atau gagasan dengan singkat.
Memberikan penjelasan ketika diperlukan.
Melakukan pengulangan jika diperlukan.
Menerima dan memberikan umpan balik.
Melakukan pilihan kata, nada suara dan bahasa tubuh yang tepat.
Mengembangkan sikap empati terhadap penerima /komunikan /komunikate /receiver dalam mengatasi hambatan kultural atau budaya dalam komunikasi.
Pesan
Pesan merupakan informasi sederhana yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan kepada penerima. Pesan dapat berupa pesan verbal maupun pesan non verbal. Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya masalah, pengirim harus :
Menggunakan terminologi yang tepat.
Berbicara dengan jelas.
Waktu pengiriman pesan disesuaikan dengan kesiapan penerima pesan untuk mendengarkan atau menerima pesan.
Menggunakan volume suara yang sesuai.
Pesan yang disampaikan hendaknya bersifat inklusif dan informatif. Inklusif artinya bahwa pesan berisi segala sesuatu yang diperlukan oleh penerima pesan untuk memahami maksud pengirim. Informasi artinya pesan merupakan sesuatu yang ingin diketahui oleh penerima pesan.
Penerima/komunikan/komunikate/receiver
Penerima pesan membutuhkan informasi untuk memenuhi kebutuhan mereka. Untuk itu, penerima pesan harus memegang kendali atas seluruh proses komunikasi yang berlangsung. Agar penerima pesan memegang kendali, adalah penting bagi penerima pesan untuk yakin bahwa pengirim pesan memahami apa yang diinginkan oleh penerima pesan dan mengapa mereka menginginkannya.
Aktif mendengarkan adalah suatu proses yang digunakan oleh penerima pesan untuk memfasilitasi komunikasi dan meningkatkan penampilan. Dalam artian, penerima pesan aktif dalam proses komunikasi. Agar penerima pesan dapat mendengarkan dengan aktif, hal-hal yang perlu dilakukan oleh penerima pesan adalah :
Fokus perhatian pada pesan yang disampaikan dengan memberikan momen prioritas. Jika memungkinkan melihat atau melakukan kontak mata kepada pengirim pesan.
Mendengar dan melihat isi pesan tidak langsung atau non verbal sama baiknya ketika mendengarkan kata-kata. Perhatikan petunjuk non verbal yang menyajikan informasi berdasar pada apa yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan. Persepsi yang diberikan oleh penerima pesan terhadap pesan dan pengirim pesan dapat berbeda. Pilihan kata, nada suara, posisi tubuh, geture dan gerakan mata merefleksikan perasaan dibalik kata-kata yang diucapkan.
Menjaga pikiran tetap terbuka dan hindari penilaian.
Melakukan verfikasi terhadap apa yang didengar atau disampaikan. Jangan berasumsi bahwa persepsi yang diberikan terhadap pesan merupakan bentuk persetujuan dengan tujuan pengirim pesan. Berikan umpan balik yang tepat kepada pengirim pesan.
Umpan Balik Pesan
Penerima yang efektif memverifikasi pemahaman mereka terhadap pesan yang dikirim oleh pengirim pesan. Mereka menyadari kata-kata, nada suara, dan bahasa tubuh ketika mereka memberikan umpan balik. Berbagai bentuk umpan balik yang diberikan dapat berupa pengakuan, pengulangan, dan parafrase.
Kemudian, yang dimaksud dengan pengakuan adalah bahwa penerima pesan telah menerima dan memahami pesan yang disampaikan. Untuk pesan yang bersifat informatif yang rumit, pengakuan saja tidaklah cukup untuk memastikan dan memahami pesan yang disampaikan. Sedangkan, yang dimaksud dengan pengulangan adalah mengulang kembali kata-kata yang disampaikan oleh pengirim pesan.
Terakhir, yang dimaksud dengan parafrase adalah mengulang kata-kata yang disampaikan oleh penerima pesan sendiri kepada pengirim pesan. Parafrase memungkinkan penerima pesan untuk melakukan verifikasi terhadap pemahaman pesan dan menunjukkan kepada pengirim pesan bahwa penerima pesan mendengarkan pesan dengan baik.
Pengertian Komunikasi Efektif
Kalau sebelumnya kita telah memahami mengenai komunikasi, sekarang berlanjut pada komunikasi efektif. Komunikasi efektif adalah penyampaian pesan yang terlaksana sesuai dengan maksud dan tujuan si pengirim pesan. Komunikasi efektif merupakan hal yang diinginkan oleh setiap pelaku komunikasi, dimana apa yang mereka sampaikan diterima sesuai dengan yang mereka inginkan.
Kita mungkin sering berkata, mengapa orang tidak mengerti maksudku? Bukan hanya Anda yang pernah bertanya seperti itu, tapi juga kebanyakan orang di dunia. Bukan diri kita yang salah, tapi mungkin kita perlu menganalisis lagi apakah komunikasi yang kita lakukan sudah efektif atau belum. Apakah pesan yang kita sampaikan itu sudah sesuai dengan maksud kita, sehingga dapat diterima sesuai dengan maksud juga. 
Dengan adanya komunikasi yang efektif, permasalahan mendasar dalam komunikasi seperti kesalahpahaman dan pesan yang tak sampai dapat diatasi. Permasalahan-permasalahan itu mungkin tidak dapat selamanya hilang, namun dapat diminimalisir seminim mungkin. Dengan begitu, pesan yang disampaikan lebih dapat diterima dengan baik.
Mungkin tidak mudah mendapatkan komunikasi yang efektif, terlebih jika banyak gangguan dalam proses penyampaian pesan. Namun bagaimanapun, itu bukan hal yang mustahil. Setiap pelaku komunikasi dapat menerapkan komunikasi yang efektif dan mendapatkan tujuan yang ia inginkan. Yang terpenting adalah terus menerapkan teknik-teknik komunikasi yang efektif secara berkelanjutan.
Setelah memahami manfaat apa saja yang didapat dari komunikasi efektif, sekarang kita akan membahas mengenai teknik-teknik apa saja untuk mendapatkan komunikasi yang efektif. Berikut adalah beberapa teknik komunikasi efektif yang bisa diterapkan dalam kehidupan sehari-hari:
Mengecek Persepsi dengan Pemberi Pesan

Seperti yang disebutkan sebelumnnya, dalam komunikasi tak lepas dari proses interpretasi pesan atau persepsi. Guna mendapatkan komunikasi yang efektif, yang perlu kita lakukan adalah menyamakan persepsi. Jika kita sebagai penerima pesan dan merasa persepsi terhadap pesan itu subjektif, kita perlu langsung mengkonfirmasikan pada pengirim pesan apakah benar persepsi kita itu. Dengan mengkonfirmasi langsung, kita dapat menerima penjelasan dari maksud sesungguhnya atas pesan yang disampaikan itu dari si pengirim.

Selain itu, kita juga perlu berlatih membedakan mana opini dan mana kesimpulan. Opini diambil dari perasaan dan pengamatan pribadi, sedangkan kesimpulan diambil dari fakta yang ada. Sebisa mungkin kita mempersepsikan pesan yang diterima berdasarkan kesimpulan, bukan opini. Dan jika kita sebagai pengirim pesan, sebaiknya jangan terburu-buru mengasumsikan bagaimana persepsi orang dan hindari membaca pikiran si penerima pesan. Berikan ia waktu untuk menyerap dan mengolah pesan yang kita berikan.

Melatih Kemampuan Komunikasi Verbal

Komunikasi verbal memang bukan satu-satunya elemen komunikasi, namun peranannya tidak bisa dianggap enteng. Dalam melatih komunikasi verbal, hal pertama yang harus kita perhatikan adalah melihat dengan siapa kita berbicara. Tentunya kita perlu membedakan bagaimana penggunaan bahasa yang digunakan ketika bicara dengan teman, bagaimana dengan orang yang lebih tua, atau dengan rekan bisnis profesional.
Selain itu, kita perlu memahami bahwa ada kata-kata atau kalimat yang bermakna abstrak. Kata atau kalimat ini tidak jelas makna pastinya, namun tidak berarti sama sekali tidak digunakan. Kita hanya perlu mengatur dan menyeleksi kapan dan apa saja kata abstrak yang dapat kita ucapkan. Dan tentunya pada siapa kita dapat mengucapkannya.

Melatih Kemampuan Komunikasi Non-Verbal

Komunikasi non-verbal bisa dianggap lebih memiliki peranan kuat dibanding komunikasi verbal. Namun, penggunaannya sedikit lebih sulit karena terkadang tidak begitu kita perhatikan dengan seksama. Komunikasi non-verbal terdiri dari gerak tubuh, mimik wajah, penampilan fisik, sentuhan, jarak personal, lingkungan, dan bahkan kediaman. Diam dapat mengkomunikasikan banyak hal, seperti apakah orang itu sedang marah atau tidak nyaman karena berada di lingkungan yang baru.

Karena komunikasi non-verbal memiliki peranan yang kuat, kita perlu terus berlatih untuk mengontrolnya. Misalnya, mengontrol mimik wajah. Mungkin saja wajah kita memang cenderung seperti orang tidak ramah sehingga kerap membuat orang lain salah paham. Kita dapat melatihnya dengan sering-sering senyum di depan kaca atau senam wajah supaya lebih rileks. 

Komunikasi non-verbal juga memegang peranan penting dalam berkomunikasi via media, terutama media sosial yang kerap digandrungi banyak orang. Karena tidak bertemu langsung, orang tidak dapat melihat mimik wajah atau intonasi suara yang bicara sehingga dapat menimbulkan kesalahpahaman. Kita dapat mengatasinya dengan penggunaan bahasa tulisan dan tanda baca yang tepat. Seperti misalnya, menghindari penggunaan huruf kapital pada banyak kata dan tanda seru.
Mendengarkan dengan Baik
Guna memahami pesan yang disampaikan orang lain, kita harus mendengarkan dengan baik. Mendengarkan tidak kalah pentingnya dengan penyampaian itu sendiri, supaya kita dapat menerima pesan sesuai yang dimaksud oleh pengirim pesan. Yang paling penting dalam mendengarkan adalah fokus pada apa yang disampaikan. Jangan melihat ke berbagai arah, tapi lihatlah si penerima pesan dan apa yang ia sampaikan.
Selain itu, kita tidak perlu mengira-ngira apa yang akan dibicarakan orang itu. Hal itu justru akan membuat kita tidak fokus dengan apa yang disampaikan saat ini, dan kita malah jadi tidak paham dengan maksud pesan itu. Kita juga dapat memberikan respon sambil mendengarkan pesan, seperti melontarkan pertanyaan atau sahutan. Misalnya mengucapkan, "Oh iya?", "Masa?", "Terus bagaimana lagi?" dan lain sebagainya.
Dengan mendengarkan baik-baik dan memberi tanggapan, orang akan merasa dihargai. Hal itu dapat mendukung ia untuk menyampaikan pesan lebih baik lagi, sehingga kita pun dapat menerima pesan jauh lebih baik. Namun kita tidak perlu merasa kalau mendengarkan adalah suatu beban, namun dengarkan saja dengan santai sehingga kita dapat menyimak lebih baik.
Kesimpulan
Komunikasi kantor sangatlah penting dalam kehidupan suatu organisasi. Karena dengan komunikasi yang baik membuat organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Hambatan – hambatan komunikasi dalam organisasi dapat diselesaikan dengan menyamakan persepsi. Jika kita sebagai penerima pesan dan merasa persepsi terhadap pesan itu subjektif, kita perlu langsung mengkonfirmasikan pada pengirim pesan apakah benar persepsi kita itu.
Untuk pesan yang bersifat informatif yang rumit, pengakuan saja tidaklah cukup untuk memastikan dan memahami pesan yang disampaikan. Sedangkan, yang dimaksud dengan pengulangan adalah mengulang kembali kata-kata yang disampaikan oleh pengirim pesan.

Daftar Pustaka
Chaniago, Harmon.2013. Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung: Akbar Limas Perkasa
Muhammad, Afif. 2004. Dari Teologi ke Ideologi. Bandung: Pena Merah
Walgito, Bimo. 2011. Pengantar Psikologi Umum. Jogjakarta: Andi
Tim Riset dan Studi Islam Mesir. 2012. Ensiklopedia Sejarah Islam. Jakarta: Pustaka Al-Kautsar
Hasan, Yunus. 2007. Tafsir Al-Qur'an: Sejarah Tafsri dan Metode Para Musafir. Jakarta: Buku Kita
Lahmi, Ahmad. 2015. Al-Mihnah Dalam Dinasti Abbasiyyah Khalifah Al-Ma'mun. Padang: Jurnal Saintifika Islami
Wood, Julia T. 2014. Komunikasi Teori dan Praktik (Komunikasi Dalam Kehidupan Kita). Jakarta: Salemba Humanika
DeVito, Joseph A. 2013. Komunikasi Antar Manusia. Jakarta: Karisma Publishing.
Rakhmat, Jalaludin. 1985. Psikologi Komunikasi. Bandung: PT Remaja Rosdakarya
Mulyana, Deddy. 2000. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung: PT Remaja Rosdakarya
Fisher, B. Aubrey. 2013. Teori-Teori Komunikasi. Bandung: Remadja Karya
Wiryanto. 2005. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta: Grasindo
Pace, R. Wayne & Don F. Faules. 1998. Komunikasi Organisasi. Bandung: PT Remadja Rosdakarya
Kencana, Inu. 2006. Ilmu Administrasi Publik. Jakarta. Rineka Cipta.
Canel, Maria Jose & Karen Sanders. 2012. Government Communication: An Emerging Field in Political Communication Research. USA: Amazon
Arnold, Hugh J & Daniel C. Feldman. 1986. Individual in Organization. New York: Mc Graw Hill




Telah diperiksa dan dicek keaslian dokumen oleh Software
"Plagiarism Checker X"

Plagiarism Checker X Originality Report
Similarity Found: 3%

Date: Saturday, January 5, 2018
Statistics: 157 words Plagiarized / 5255 Total words
Remarks: Low Plagiarism Detected - Your Document needs Optional Improvement.
-------------------------------------------------------------------------------------------