MANAJEMEN PERENCANAAN TENAGA PERAWAT
A. DEFINISI
Perencanaan tenaga ( staffing staffing ) keperawatan merupakan salah satu fungsi utama pimpinan organisasi dalam keperawatan.
Keberhasilan pimpinan organisasi dalam
merencanakan perawat ditentukan oleh kualitas SDM (Arwani & Suprianto, 2006). Perencanaan tenaga kesehatan adalah proses memperkirakan jumlah tenaga dan jenis pengetahuan, keterampilan, dan perilaku yang dibutuhkan untuk mencapai target pelayanan kesehatan yang telah ditentukan dan mencapai tujuan kesehatan. Perencanaan ini mencakup persiapan: siapa yang berbuat be rbuat apa, kapan, dimana, bagaimana, dengan sumber daya apa dan untuk populasi mana. Perencanaan tenaga rumah sakit adalah sebagai perencanaan tenaga kesehatan untuk mencapai target pelayanan rumah sakit yang dibutuhkan yang akan membantu pencapaian target kesehatan. Langkah-langkah perencanaan tenaga rumah sakit secara garis besar sama dengan langkah-langkah perencanaan tenaga pada umumnya. Memang ada beberapa kekhususan-kekhususan sesuai dengan fungsi rumah sakit (Junaidi, 1988 dalam Analisis Kebutuhan Tenaga Perawat Di Instalasi Rawat Inap RSUD Karimun oleh Liza Sri, 2011). Menurut Ilyas (2004) dalam menentukan kebutuhan SDM rumah sakit harus memperhatikan beberapa faktor seperti ukuran dan tipe rumah sakit; fasilitas dan tipe pelayanan yang ditawarkan; jenis dan jumlah peralatan dan frekuensi pemakaiannya; kompleksitas penyakit; usia pasien dan lamanya waktu tinggal di rumah sakit; pemberian cuti, seperti melahirkan, liburan, sakit, dan tugas belajar; keterbatasan anggaran; turn over (mengundurkan diri) personel dan tingkat ketidak hadiran; pelayanan dan perawatan kesehatan 24 jam dan lain-lain.
B. UNSUR PERENCANAAN
1. Rasional (dibuat dengan pemikiran yang rasional; tidak secara khayalan/angan-angan; harus dapat dilaksanakan); 2. Estimasi (dibuat berdasarkan analisa fakta dan perkiraan yang mendekati/estimate; untuk pelaksanaan yang akan segera dikerjakan); 3. Preparasi (dibuat sebagai persiapan/pre-parasi; pedoman/patokan tindakan yang akan dilakukan/bukan untuk yang telah lalu); 4. Operasional (dibuat untuk dilaksanakan; untuk keperluan tindakan-tindakan kemudian dan seterusnya; bukan yang telah lalu).
C. SIFAT PERENCANAAN
1. Faktual (dibuat berdasarkan fakta/data; memperkirakan kejadian yang akan datang dalam tindakan pelaksanaan kelak); 2. Rasional (masuk akal, ilmiah dan dapat dipertanggung jawabkan, bukan angan-angan), 3. Fleksibel (dapat mengikuti perkembangan kemajuan masyarakat, perubahan situasi dan kondisi; dapat diubah /disempurnakan sesuai keadaan/tidak merubah tujuan), 4. Kontiniu/berkesinambungan (dipersiapkan untuk tindakan yang terus menerus dan berkelanjutan; tidak untuk sekali tetapi untuk selamanya), 5. Dialektis (memperkirakan peningkatan dan perbaikan untuk kesempurnaan masa yang akan datang).
D. FUNGSI PERENCANAAN
1. Interpretasi (dapat menjelasan, menguraikan dan menjabarkan kebijakan umum (general policy)dari bentuk kerjasama (manajemen); 2. Forcasting (dapat memperhitungkan keadaan dan situasi dimasa yang akan datang); 3. Koordinasi (sebagai alat koordinasi seluruh kegiatan manajemen); 4. Ekonomis (mengandung prinsif ekonomis/hemat, agar kegiatan manajemen efisien); 5. Pedoman (jadi pedoman, patokan atau pegangan pelaksanaan perencanaan dimaksud); 6. Kepastian (menetapkan dimuka hal-hal yang akan dikerjakan kemudian secara pasti – tidak coba-caba);
7. Preventive control (alat pengontrol dan penilaian agar terhindar dari penyelewengan dan pemborosan, baik waktu, tenaga, biaya maupun fasilitas manajemen).
E. PRINSIP PERENCANAAN
1. Contributeir (membantu tercapainya tujuan manajemen); 2. Primary activity (kegiatan pertama dari seluruh kegiatan manajemen); 3. Pervasivitas (mencakupi seluruh kegiatan manajemen, menyeluruh dalam setiap level); 4. Alternative (adanya alternatif/pilihan – bahan, waktu, tenaga, biaya, dsb); 5. Efficiency (nilai efisiensi – penghematan dan kerapian); 6. Limiting factor (factor yang urgen, terang, jelas, tegas dan tidak bertele-tele); 7. Fleksibilitas (mudah disempurnakan, diperbaiki – disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang berubah-ubah); 8. Strategis (punya siasat/strategi agar diterima atasan, masyarakat maupun anggota untuk dilaksanakan);
F. SYARAT PERENCANAAN
a. Syarat - syarat perencanan meliputi : 1. Merumuskan dahulu masalah yng akan direncanakan 2.
Perencaanaan harus di dasarkan padaa informasi data dan fakta
3. Menetapkan beberapa alternative dan premsnya 4. Putuskanlah suatu keputusan yg menjadi rencana b. Syarat – syarat rencana yang baik adalah : 1. Tujuan harus jelas , rasional, obyektif dan cukup menantang untuk dierjungkan 2. Rencana harus mudah dipahami dan penafsiranya hanya Satu 3. Rencana harus dapat di pakai sebagai pedoman untuk pengendalian semua tindakan 4. Rencana harus bias dikerjakan oleh sekelompok orang 5. Rencana harus dipakai sebagai pedoman untuk bertindak ekonomi. 6. Rencana harus flekible 7. Rencan harus menunjukan urutan – urutan dan waktu pekerjaan 8. Rencana harus berkesinambungan 9. Rencana harus meliputi semua tindakan yang akan dilakukan
10. Rencana harus berimbang 11. Dalaam rencana tidak boleh ada pertentangan antar departemen hendaknya saling mendukung 12. Rencana harus sensitive terhadaap situasi sehingga terbuk kemungkina untuk mengubah teknik pelaksanaanya tanpa mengalami perubahan pada tujuanya
G. PROSES PERENCANAAN
1. Menentukan tujuan perencanaan 2. Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan 3. Mengembangkn dasar pemikiran kondisi mendatang 4. Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan 5. Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya
H. LANGKAH POKOK PERENCANAAN
1. Menentukan masalah, tugas, tujuan dan kebutuhan secara jelas; 2. Mencari informasi secara lengkap yang berhubungan dengan berbagai kegiatan; 3. Mengorbservasi, meneliti, menganalisis dan mengklasifikasi informasi yang sudah terkumpul; 4. Melaksanakan metode perencanaan yang telah dibuat dengan menetapkan pelaksanaan rencana
(memilih
rencana
yang
diajukan
/
memantapkan
mempertimbangkan hambatan-hambatan dengan berbagai kegiatan; 5. Menetapkan planning alternatif; 6. Memilih dan memeriksa rencana yang diajukan; 7. Membuat sintesis (metode/alternatif penyelesaian); 8. Mengatur urutan dan waktu rencana secara terperinci; 9. Mengadakan evaluasi (penilaian).
I. KRITERIA PERENCANAAN
a. Mengetahui sifat / cirri / prinsip rencana yang baik, yaitu : 1.
Mempermudah tercapainya tujuan,
2. Dibuat oleh orang yang memahami tujuan organisasi.
perencanaan
dan
3. Dibuat oleh orang yang mendalami teknik perencanaan, 4. Disertai perincian yang teliti, 5. Tidak boleh lepas dari pemikiran pelaksanaan, 6. Bersifat sederhana, 7.
Luwes,
8.
Dalam perencanaan terdapat tempat pengambilan resiko,
9. Bersifat praktis/pragmatis, 10. Merupakan forcasting. b. Memandang proses perencanaan sebagai suatu rangkaian pertanyaan yang harus dijawab, sebagai berikut : 1. What (apa) = tujuan (tindakan apa yang perlu dilakukan) 2. When (kapan) = waktu (kapan hal tersebut perlu dilakukan. 3. How (bagaimana) = cara mengerjakannya (bagaimana cara melakukan pekerjaan tersebut) 4. Who (siapa) = tenaga kerja (siapa yang melakukan pekerjaan tersebut) 5. Where (dimana) = tempat (dimana pekerjaan itu harus dilakukan) 6. Why (mengapa) = keperluannya (mengapa pekerjaan itu harus dilakukan). c. Memandang proses perencanaan sebagai suatu masalah yang harus dipecahkan dengan mempergunakan teknik-teknik ilmiah (scientific techniques of problem solving), melalui langkah: 1. Mengetahui sifat hakikat masalah yang dihadapi (know the nature of the problem). 2. Mengumpulkan data (collect data), 3. Menganalisa data-data (analisis of the data), 4. Menentukan beberapa alternatif (determination of several alternatives), 5. Memilih cara yang terbaik (selection of the seeminingly best way from among alternatives), 6. Pelaksanaan (execution) 7. Penilaian hasil (evaluation of results)
J. PERHITUNGAN TENAGA KERJA PERAWAT
Menurut Suyanto (2008), perhitungan tenaga kerja perawat perlu diperhatikan halhal, sebagai berikut : 1. Faktor-faktor yang mempengaruhi kebutuhan tenaga keperawatan. a. Faktor klien, meliputi : tingkat kompleksitas perawat, kondisi pasien sesuai dengan jenis penyakit dan usianya, jumlah pasien dan fluktuasinya, keadaan sosial ekonomi dan harapan pasien dan keluarga. b. Faktor tenaga, meliputi : jumlah dan komposisi tenaga keperawatan, kebijakan pengaturan dinas, uraian tugas perawat, kebijakan personalia, tingkat pendidikan dan pengalaman kerja, tenaga perawat spesialis dan sikap ethis professional. c. Faktor lingkungan, meliputi : tipe dan lokasi rumah sakit, layout keperawatan, fasilitas dan jenis pelayanan yang diberikan, kelengkapan peralatan medik atau diagnostik, pelayanan penunjang dari instalasi lain dan macam kegiatan yang dilaksanakan. Faktor organisasi, meliputi : mutu pelayanan yang ditetapkan dan kebijakan pembinaan dan pengembangan.
K. METODE PERHITUNGAN PERENCANAAN TENAGA KEPERAWATAN 1. Metode Lokakarya PPNI
Penentuan kebutuhan tenaga perawat menurut Lokakarya PPNI dengan mengubah satuan hari dengan minggu. Selanjutnya jumlah hari kerja efektif dihitung dalam minggu sebanyak 41 minggu dan jumlah kerja perhari selama 40 jam per minggu. PPNI berusaha menyesuaikan lama kerja dan libur yang berlaku di Indonesia:
Tenaga Perawat =
( × ) × ( × ) + 25% ×
Keterangan :
A = jumlah jam perawatan yang dibutuhkan oleh pasien perhari
52 minggu = 365 hari dalam setahun : 7
TT = Tempat Tidur
BOR ( Bed Occupancy Rate) adalah presentase rata-rata jumlah tempat tidur yang digunakan selama periode tertentu (satu semester/tahun)
Hari kerja efektif yang dihitung sebagai berikut : = (365 – (52 hari minggu + 12 hari libur nasional + 12 hari cuti tahunan) = 289 hari : 7 hari/minggu = 41 minggu
Total jam kerja perminggu = 40 jam
Komponen 25% yaitu tingkat penyesuaian terhadap produktivitas
2. Metode Ilyas
Metode ini dikembangkan oleh Yaslis Ilyas sejak tahun 1995. Metode ini berkembang karena adanya keluhan dari rumah sakit di Indonesia bahwa metode Gillies menghasilkan jumlah perawat yang terlalu kecil, sehingga beban kerja perawat tinggi, sedangkan PPNI menghasilkan jumlah perawat yang terlalu besar sehingga tidak efisien. Rumus dasar dari formula ini adalah sebagai be rikut : Tenaga Perawat =
× × ( × /)
Keterangan :
A
= Jam perawatan/24 jam (waktu perawatan yang dibutuhkan pasien)
B
= sensus harian (BOR x jumlah tempat tidur)
365 = jumlah hari kerja selama setahun
255 = hari kerja efektif perawat/tahun = {365 - (12 hari libur nasional + 12 hari libur cuti tahunan) x 3⁄4} = 255 hari
Indeks
Jam kerja/hari = 6 jam, didapat dari 40 jam (total jam kerja/minggu) : 7 hari
¾ merupakan indeks yang berasal dari karakteristik jadwal kerja perawat
dirumah sakit yang dihitung dari setiap empat hari kerja efektif, dimana perawat
mendapat libur satu hari setelah jadwal jaga malam. Uraiannya sebagai berikut hari pertama perawat masuk pagi, hari kedua siang, hari ketiga malam dan hari keempat perawat mendapat libur satu hari.
3. Metode Swansburg
Formula perhitungannya adalah sebagai berikut; a. Total jam perawat /hari : = Jumlah Klien × Jumlah jam kontak perawat-klien b. Jumlah perawat yang dibutuhkan perhari :
=
Total jam perawat/hari Jumlah jam kerja/hari
Sehingga dari rumus dapat disimpulkan menjadi :
=
− / × −/ /
Rumus selanjutnya adalah untuk menghitung jumlah shift dan kebutuhan perawat dalam satu minggu. a. Jumlah shift perminggu : = Jumlah perawat yang dibutuhkan/hari × Jumlah shift dalam 1 minggu b. Jumlah perawat yang dibutuhkan perminggu =
Jumlah shift/minggu jumlah hari kerja/minggu
Menurut Warstler dalam Swansburg & Swansburg (1999), merekomendasikan untuk pembagian proporsi dinas dalam satu hari : Pagi : Siang : Malam = 47 % : 36 % : 17 %. Keterangan :
Jumlah hari kerja/minggu = 6 hari
Jumlah jam kerja/hari = 7 jam, didapat dari 40 jam (total jam kerja/minggu) : 6 hari
L. PEMBAHASAN KASUS 1. Contoh Kasus 1 : Perhitungan menggunakan metode PPNI
Diketahui rata-rata perawatan selama 24 jam adalah 40 jam seperti pada tabel, BOR rata-rata 70 %, dan jumlah tempat tidur 100 buah. Hitung berapa kebutuhan perawat di rumah sakit tersebut. Tabel rata-rata perawatan selama 24 jam
No.
1.
Jenis/Kategori
Pasien Bedah
Rata-rata pasien/hari
Rata-rata jam
Jumlah jam
perawatan
perawatan
pasien/hari
/hari
4
40
10
Jawab : Tenaga Perawat =
=
( × ) × ( × ) + 25% × (0 × minggu ) × 7 hari (100 × 0,7) + 25% 1 minggu × 0 jam
(080) × 7 (70) + 25% 160 101900 + 25% = 160
=
= 621,46 + 155,36 = 776,82 = 777. Jadi, jumlah tenaga perawat yang dibutuhkan ialah 777 orang.
2. Contoh Kasus 2 : Perhitungan menggunakan metode Ilyas
Diketahui rata-rata perawatan selama 24 jam adalah 6 jam, BOR rata-rata 70 %, jumlah tempat tidur 100, berapa kebutuhan perawat di rumah sakit tersebut : Jawab : Tenaga Perawat =
× × ( × /)
=
6 × (100 ×0,7) × 6 × 6
6 × 70 × 6 10 1.00 = 1.0
=
= 100,19 = 100. Jadi, jumlah tenaga perawat yang dibutuhkan ialah 100 orang.
3. Contoh Kasus 3 : Perhitungan menggunakan metode Swansburg
Diketahui pada suatu unit dengan 24 tempat tidur dan jumlah klien perhari rata-rata 17 orang. Jumlah jam kontak langsung perawat-klien = 5 jam/klien/hari, total jam kerja/ minggu = 40 jam.
Jawab : 1) Total jam perawat /hari
= Jumlah Klien × Jumlah jam kontak perawat-klien = 17 × 5 jam = 85 jam
2) Jumlah perawat yang dibutuhkan perhari
=
Total jam perawat/hari Jumlah jam kerja/hari
=
8 7
= 12,143 = 12 orang perawat/hari 3) Jumlah shift perminggu = Jumlah perawat yang dibutuhkan/hari × Jumlah shift dalam 1 minggu = 12 × 7 = 84 shift/minggu
4) Jumlah perawat yang dibutuhkan perminggu = =
Jumlah shift/minggu jumlah hari kerja/minggu 8 = 14 orang. 6 hari
Jadi, Total 14 orang perawat = 12 orang perawat yang dibutuhkan perhari + 2 orang perawat cadangan.
5) Pembagian proporsi dinas dalam satu hari :
Pagi : Siang : Malam = 47 % : 36 % : 17 %
Sehingga jika jumlah total staf keperawatan/hari = 12 o rang, maka pembagian shiftnya :
Pagi : 47% × 12 = 5,64= 6 orang
Sore : 36% × 12 = 4,32 = 4 orang
Malam : 17% × 12 = 2,04 = 2 orang
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Salah satu aspek penting tercapainya mutu pelayanan di suatu rumah sakit adalah tersedianya tenaga keperawatan yang sesuai dengan situasi dan kebutuhan. Untuk hal ini dibutuhkan kesiapan yang baik dalam membuat perencanaan terutama tentang ketenagaan. Perencanaan ketenagaan ini harus benar-benar diperhitungkan sehingga tidak menimbukan dampak pada beban kerja yang tinggi sehingga memungkinkan kualitas pelayanan akan menurun. Bila hal ini dibiarkan akan menyebabkan angka kunjungan klien ketempat pelayanan kesehatan akan menurun sehingga pendapatan rumah sakit juga akan menurun.
Seorang menajer keperawatan harus mampu membuat perencanaan ketenagaan dengan baik, yaitu dengan memanfaatkan hasil perhitungan yang didasarkan pada datadata kepegawaian sesuai dengan yang ada di rumah sakit tersebut. Dalam melakukan penghitungan kebutuhan tenaga perawat di rumah sakit, kita dapat menggunakan beberapa rumus dimana tiap metode penghitungan pada prinsipnya hampir sama akan tetapi memiliki kekhasan bagi situasi dan kondisi tertentu dari sistem pemberian layanan asuhan keperawatan kepada klien.
B. SARAN
Bagi Mahasiwa Berdasarkan kekurangan yang sudah disampaikan oleh penulis, diharapkan mahasiswa dapat lebih meningkatkan pengetahuan dan kemampuan tentang manajemen keperawatan, bahkan mengembangkan metode perhitungan dalam perencanaan tenaga keperawatan yang sesuai dengan kebutuhan rumah sakit di Indonesia.
Bagi Perawat Diharapkan bagi perawat agar tidak hanya meningkatkan keterampilan dalam memberikan praktik asuhan keperawatan (care giver ), tetapi juga meningkatkan
pengetahuan dan keterampilan dalam hal manajerial (koordinator) baik dalam manajemen kasus atau mengorganisasi pelayanan kesehatan sehingga perawat dapat memberikan asuhan keperawatan yang maksimal.
Bagi Dunia Keperawatan Diharapkan dengan disusunnya makalah ini, manajemen keperawatan dalam perencanaan tenaga keperawatan dapat terus ditingkatkan sehingga dapat menambah pengetahuan yang lebih baik bagi dunia keperawatan, serta dapat diaplikasikan untuk mengembangkan kompetensi dalam keperawatan.
DAFTAR PUSTAKA
Aditama Y.C. (2004). Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Cetakan Ketiga. Universitas Indonesia. Jakarta. Diunduh 1 Maret 2013 Pukul 21.29 WIB.
Arwani & Heru Suprianto. 2005. Manajemen Keperawatan; Pengelolaan Tenaga Keperawatan. Jakarta: EGC.
Devi, Liza Sri Kusuma. 2011. Tesis Analisis Kebutuhan Tenaga Perawat Di Instalasi Rawat Inap RSUD Karimun Tahun 2010. Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia. Diunduh 6 Maret 2013 Pukul 13.45 WIB.
Ilyas, Yaslis. (2004). Perencanaan SDM Rumah Sakit: Teori, Metoda dan Formula. Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia. Diunduh 1 Maret 2013 Pukul 22.30 WIB.
Nursalam. 2012. Manajemen Keperawatan: Aplikasi dalam Praktek Keperawatan Profesional , Edisi 3. Jakarta: Salemba Medika.
Swansburg. R.C., & Swansburg R.J. 2000. Pengantar Kepemimpinan dan Manajemen Keperawatan untuk Perawat Klinis. Jakarta : EGC.
Aditama, Tjandra Yoga. 2004. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Jakarta : UIP Sabarguna dan Sumarni. 2003. Sumber Daya Manusia Rumah Sakit. Yogyakarta : Konsorsium RSI Jateng - DIY http://adipurnama.blogdetik.com/2011/01/21/pengertian-perencanaan/ http://www.scribd.com/doc/2478903/Manajemen-Sekolah http://syehaceh.wordpress.com/2010/03/09/tahap-perencanaan-keperawatan/
https://www.slideshare.net/evhamariaefriliana/makalah-perencanaan-tenaga-keperawatan. Diakses pada tanggal 05 September 2017 Pukul 19.30 WITA.
