PERENCANAAN KERJA BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Perencanaan merupakan hal yang paling penting dari manajemen kinerja. Karena perencanaan kinerja adalahsebuah proses dimana karyawan dan manajer bekerja sama untuk menentukan apa yang seharusnya dilakukan oleh karyawan selanjutnya dengan adanya proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Perencanaan melihat kedepan untuk memaksimalkan kinerja di masa mendatang, bukan menganalisis kinerja yang telah lalu dan tak dapat diubah lagi. Peningkatan produktivitas yang sesunguhnya dapat diwujudkan dengan mengarahkan karyawan ke sasaran yang sesunguhnya dan kemudian tidak menghalang-halanginya. Bagian-bagian penting dari perencanaan kinerja adalah: ►mengidentifikasi bantuan yang akan disediakan manajer. ►mengidentifikasi kendala-kendala yang menghambat pencapaian serta cara-cara mengatasinya. ► mengembangkan pemahaman bersama tentang arti penting relatif dari tugas-tugas kerja (prioritas) dan tingkat kewenangan. Kegunaan sederhana dari perencanaan kinerja adalah untuk menciptakan pemahaman bersama antara karyawan dan manajer. Perencanaan kinerja meliputi pertemuan dan pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan oleh manajer dan karyawan secara terpisah. Kita akan menguraikan seluruh proses tersebut, dengan memberi perhatian khusus pada bagian tatap muka dalam proses itu, pertemuan-pertemuan perencanaan kinerja. Secara umum pengertian perencanaan adalah pengelolaan, pembuatan keputusan, suatu prosedur yang formal untuk memperoleh hasil yang nyata, dalam berbagai bentuk keputusan menurut sistem yang terintegrasi. Sedangkan pengertian kinerja adalah hasil kerja yang dapat dicapai oleh seseorang, sekelompok orang atau organisasi sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masingmasing dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Jadi, pengertian dari Perencanaan Kinerja adalah proses penyusunan rencana kinerja sebagai penjabaran dari sasaran dan program yang telah ditetapkan dalam rencana organisasi melalui berbagai kegiatan tahunan.
BAB II PEMBAHASAN A. Komponen Rencana Kinerja Adapun komponen rencana kinerja meliputi: 1. Sasaran Sasaran yang dimaksud pada kinerja ini adalah sasaran sebagaimana dimuat dalam dokumen. Selanjutnya diidentifikasi sasaran mana yang akan diwujudkan pada tahun yang bersangkutan beserta indikator dan rencana tingkat capaiannya(targetnya). 2. Program Program-program yang ditetapkan merupakan program-program yang berada dalam lingkup kebijakan tertentu sebagaimana dituangkan dalam strategi yang diuraikan pada dokumen rencana strategi. Selanjutnya perlu diidentifikasikan dan ditetapkan programprogram yang akan dilaksanakan pada tahun bersangkutan, sebagai cara untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. 3. Kegiatan Kegiatan adalah tindakan nyata dalam jangka waktu yang ditentukan oleh instansi atau organisasi sesuai kebijakan dan program yang telah ditetapkan dengan memanfaatkan sumber daya yang ada untuk mencapai sasaran dan tujuan tertentu. Dalam komponen kegiatan ini perlu ditetapkan indikator kinerja kegiatan dan rencana capaiannya. 4. Indikator kinerja kegiatan Indikator kinerja kegiatan yang akan ditetapkan kedalam kelompok; a. Masukan (inputs) adalah segala sesuatu yang dibutuhkan agar pelaksana kegiatan dan program dapat berjalan atau dalam rangka menghasilkan output, misalnya SDM, material, waktu, teknologi, dsb. b. Keluaran(outputs) adalah segala sesuatu berupa produk/jasa(fisik atau nonfisik) sebagai hasil langsung dari pelaksanaan suatu kegiatan dan program berdasarkanmasukan yang digunakan. c. Hasil (outcomes) adalah segakla sesuatu yang mencerminkan berfungsinya keluaran kegiatan pada jangka menengah . outcomes merupakan ukuran seberapa jauh setiap produk/jasa dapat memenuhi harapan masyarakat. d. Manfaat(benefits) adalah kegunaan suatu keluaran(outputs) yang dirasakan langsung oleh masyarakat dan dapat berupa tersedianya fasilitas yang dapat diakses oleh publik. e. Dampak(impact) adalah ukuran tingkat pengaruh sosial, ekonmi, lingkungan atau kepentingan umum lainnya yang dimulai oleh capaian kinerja disetiap indikator dalam suatu kegiatan. B. Proses dan Langkah-langkah Perencanaan kinerja adalah hal terpenting dari semua fungsi manajemen, karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain seperti pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tidak akan dapat berjalan. Dalam perencanaan rencana dapat berupa rencana formal atau rencana informal. Rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi ,
artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Adapun proses dan langkah-langkah perencanaan kinerja yaitu; Pertama, persiapan. Manajer dan karyawan harus mengetahui dengan baik kemana arah dan tujuan organisasinya. Tahap persiapan dapat melibatkan manajer, karyawan, ataupun keduanya untuk mengkaji ulang : ● rencana dan sasaran strategis operasional perusahaan ● rencana atau sasaran dan tujuan unit kerja ● hasil evaluasi kinerja dan rencana kinerja yang lalu ● deskripsi kerja karyawan yang ada sekarang.
Tahap kedua, perencanaan kinerja ini adalah pertemuan. Inilah saatnya manajer dan karyawan duduk bersama, biasanya secara personal, mendiskusikan pekerjaan untuk tahun mendatang. Adapun prinsip yang dipakai: a. Manajer dan karyawan berunding bersama karena mereka mempunyai kepentingan yang sama meraih sukses. b. Karena karyawan ahli dalam pekerjaannya, maka karyawanlah yang lebih memetukan kriteria untuk mengukur keberhasilan dengan bantuan manajer. c. Manajer mungkin lebih tahu tentang bagaimana kedudukan seorang karyawan di antara karyawan yang lainnyadan dalam hubungannya dengan kebutuhan-kebutuhan unit kerja dan organisasi. d. Karena manajer yang memulai perencanaan kinerja, maka manajerlah yang harus menciptakan iklim dialog yang sesunguhnya dan kerja sama tim selam pertemuan. Ketiga, tahap penutup atau evaluasi di mana manajer dan karyawan membereskan berbagai hal yang masih belum tuntas, dan menyelesaikan penentuan tujuan serta standar. Hal ini bentuknya bisa berupa pertemuan-pertemuan lanjutan yang lebih singkat. C. Pertemuan Perencanaan Kinerja serta Pembentukan iklim dan Fokus Dalam pertemuan perencanaan kinerja , ingatlah bahwa kita bebas untuk mengubah dan menyesuaikan menurut apa yang kita butuhkan dan apa yang dibutuhkan oleh karyawan. Menciptakan iklim dan fokus, kita ingin merasa nyaman dan berfokus pada alasan kita mengadakan pertemuan serta apa yang seharusnya dihasilkan dalam pertemuan itu. Pada umumnya manajer bertanggung jawab memulai proses tersebut. Begitu kita mendapatkan gambaran tentang tanggung jawab kerja secara umum, maka kita beralih kepada menuliskan tujuan-tujuan yang spesifik. Inilah beberapa petunjuk mengenai penentuan tujuan: 1. Buatlah setiap tujuan itu spesifik mungkin. 2. Fokuskanlah masing-masing tujuan itu pada sebuah tanggung jawab kerja atau hasil. 3. Tentukan bilamana hasil tersebut harus dicapai dan batasan sumber dayanya. 4. Jaga hendaknya tujuan-tujuan itu singkat, to the point, dan langsung. 5. Fokuskan tujuan itu pada hasilnya, kalau mungkin, bukan pada bagaimana karyawan harus mencapai hasilnya.
Oleh karena itu manajer harus memahami arti tujuan itu. Inilah beberapa contoh tujuan-tujuan spesifik: 1. Mengkatalogkan koleksi perpustakaan selengkapnya. 2. Merespons permintaan informasi produk dari para pelanggan. 3. Mengurangi waktu tunggu pelanggan. 4. Meningkatkan penjualan per divisi. D. Diskusi mengenai Kendala-kendala dan Bantuan yang Dibutuhkan serta mengenai Prioritas dan Kewenangan Sasaran manajer dan karyawan adalah mencegah timbulnya masalah, sehingga jelaslah bahwa langkah selanjutnya adalah mendiskusikan kesulitan-kesulitan, tantangan, atau masalah yang mungkin akan menggangu usaha pencapaian tujuan dan pemenuhan standar. Menentukan prioritas adalah proses yang cukup langsung, manajer dan karyawan harus mengerjakannya bersama-sama, dan prioritas yang ditetapkan dapat mencerminkan apa yang dibutuhkan oleh unit kerja dan perusahaan. Hal kedua yang harus diperhatikan adalah kewenangan. Karyawan perlu tahu. Kapan mereka boleh mengambil keputusan sendiri dan kapan mereka perlu berkonsultasi dengan manajernya. Bagi masing-masing tujuan, diskusikan tingkat pengambilan keputusan yang diserahkan pada karyawan. Kita bisa memakai sistem peringkat di bawah ini: a. Kewenangan mutlak: tidak perlu meminta izin ataupun melapor setelah selesai. b. Bertindak, kemudian melapor, dapat mengambil keputusan dan bertindak, tetapi harus melaporkan keputusan itu kepada manajer. c. Bertanya, perlu mendapatkan keputusan ataupun izin untuk memutuskan dari manajer. Mengakhiri pertemuan, ini sangatlah penting. Berbicara mengenai betapa produktif dan bergunanya pertemuan itu, merangkum poin-poin utama, menyusun dokumentasi dan merencanakan berbagai tindak lanjut untuk menuntasakan persoalan yang masih tersisa. Seringkali terjadi bahwa ada pekerjaan tambahan lain setelah pertemuan perencanaan ini. Ada alasan lain mengapa perlu ada pertemuan lanjutan. Di antara pertemuan perencanaan dan pertemuan lanjutan, mungkin banyak gagasan atau persoalan baru yang muncul, oleh pembicaraan dalam pertemuan perencanaan itu. Menyediakan waktu untuk berpikir lebih sebelum menyelesaikan rencana kinerjamerupakan sebuah gagasan yang baik. Perencanaan tindakan ini yaitu manajer meminta karyawan untuk menyusun suatu “rencana tindakan” suatu daftar tugas atau arah tindakan yang akan diikuti oleh karyawan dalam rangka mencapai tujuan dan memenuhi standar. Pada pertemuan lanjutan , manajer mengkaji ulang rencana tindakan itu bersama karyawan. Keuntungan melakukan hal ini adalah bahwa karyawan menjadi lebih mudah menyusun laporan statusnya sepanjang tahun itu, karena karyawan dapat menggunakan daftar ingat untuk memberi informasi kepada manajernya. Kerugiannya adalah hal ini menambah kerja administrasi dan makan waktu. Anda harus menentukan sendiri apakah rencana tindakan ini baik atau tidak.
BAB III KESIMPULAN Perencanaan kinerja merupakan proses dari penjabaran lebih lanjut dari sasaran dan program yang telah ditetapkan dalam rencana strategik yang mencakup periode tahunan. Target kinerja dalam rencana kinerja ditetapkan untuk seluruh indikator kinerja yang ada pada tingkat sasaran dan kegiatan. Jadi peran manajer dalam perncanaan kinerja adalah mengambil keputusan bersama karyawan, membantunya memahami apa yang penting dan bekerja sama menetapkan tujuan dan standar. Pastikan bahwa ada proses pendokumentasian berbagai kesepakatan. Umumnya, karyawan akan menyusun suatu rancangan dari rencana tersebut baik manajer maupun karyawan akan menandatanganinya. Kalau manajer dapat membantu karyawan dalam beberapa hal, manajer mungkin ingin melampirkan komitmen tersebut kepada karyawan. Fokus dan kemudian berinteraksilah serta memaksimalkan waktu pertemuan, manfaatkan waktu pertemuan dengan berfokus pada komunikasi, semakin kita siap semakin kita dapat fokus pada komunikasi guna mencapai pemahaman bersama dan mencapai tujuan yang diinginkan.
DAFTAR PUSTAKA Robert Bacal, Performance Management, penerbit Gramedia Pustaka Utama, 2001. id.m. wikipedia.org 2frameit.blogspot.com
