Pengertian Penulisan Public Relations

PENGERTIAN PENULISAN PUBLIC RELATIONS RELATIONS

Pengertian penulisan public relations adalah suatu keterampilan menulis (writing skills) PR dalam menghasilkan naskah naskah yang diperlukan untuk kepentingan pencitraan positif dan popularitas perusahaan atau organisasi. Tipe-tipe atau penulisan naskah PR dapat dibagi menjadi 2 bagian !. "erkaitan dengan media relation atau press relations# seperti naskah press release (siaran  pers)# ad$ertorial# dan press conference (press kit# atau media kit). 2. "erkaitan dengan media promosi# informasi dan komunikasi perusahaan atau organisasi# seperti naskah untuk dipublikasikan di newsletter# in house maga%ine atau k omponen maga%ine# naskah laporan tahunan (annual report)# company profile# leaflet# booklet# brosur dan sebagainya.

JENIS- JENIS PENULISAN HUMAS

&. PR' R''&' Pada dasarnya# press release merupakan sebuah naskah sederhana yang bertujuan menyebarkan informasi kepada publik melalui media massa. Perkembangan terbaru dalam  penulisan press release adalah penulisan release yang selain berbentuk berita# bisa juga  berbentuk feature press release. *ormat penulisan berita bisa mngikuti gaya kon$ensional surat kabar yang memasukan komponen + , !  dan diringkas dalam paragraph pertama atau lead. ementara itu# pembuatan feature press release dilakukan menggunakan tekhnik penulisan artikel majalah dan ditulis dengan cara yang lebih menghibur. *eature seringkali diawali dengan  pendahuluan sebelum masuk ke topik utama. *ormat Press Release !. unakan kertas putih berukuran /#+ 0 !! inci 2. 1ontact Person di pojok kiri atas . 1antumkan kata 3 ''R&4 ''R&4 5. 6argin minimal ! inci di semua sisi +. "eri ruang 2 spasi sebelum dan 5 spasi setelah headline 7. unakan lead 8. unakan nomor halaman dan tambahkan kata 3 "ersambung9 jika terdiri lebih dari ! halaman /. :umlah maksimal press release adalah 2 halaman h alaman ;. "oilerplate di akhir press release !<. &khiri dengan tanda 3 === 3

Tips Penulisan Press Release  !. >irim release kepada editor atau jurnalis yang tepat 2. unakan sarana pengiriman yang disenangi editor  . "uatlah materi release yang mengandung nilai berita 5. indari propaganda atau kata yang berlebihan +. indari kata atau frase yang tidak bermakna dan jargon industri 7. unakan gaya jurnalistik standar  8. "uatlah release yang singkat :enis-:enis Press Release  a. "asic Publicity Release  Topiknya adalah segala informasi yang dinilai mengandung nilai  berita bagi media massa  b. Product Release  "erisi informasi tentang produk perusahaan# misalnya peluncuran produk   baru# perubahan nama produk# dan lainnya c. *inancial Release  ?nformasi yang berisi informasi keuangan perusahaan

". *'&T@R' *eature bukanlah press release yang panjang# melainkan suatu bentuk tulisan yang sangat  berbeda dengan manfaat# nilai# dan karakteristik tersendiri. ,alaupun dalam perkembangannya mulai dikenal juga istilah feature press release. Aamun# pada akhir-akhir ini perhatian lebih difokuskan pada artikel feature yang ditulis untuk media publikasi perusahaan# seperti majalah atau tabloid. *eature merupakan artikel tentang sebuah cerita yang menganalisis berita# menghibur# atau menceritakan manusia # tempat# atau benda di dalam atau di luar berita. *eature tidak dimaksudkan untuk menyampaikan berita untuk pertama kalinya atau segera. *eature memang mengandung elemen-elemen berita seperti lead dengan prinsip +,! sebagaimana lead berita# tetapi fungsinya lebih untuk memanusiakan# menghibur# mendidik# dan memperjelas. :enis *eature  !. Profil tentang kepribadian seseorang 2. uman interest . 1erita trend 5. ?n-Bepth tories +. "ackgrounder 

Panduan 6enyusun Tulisan *eature  !. 6enentukan tema 2. 6enulis lead yang mengajak pembaca ke dalam cerita . 6enulis kalimat yang jelas dan ringkas 5. 6emberikan informasi latar belakang yang penting +. unakan jalinan 7. unakan transisi 8. unakan dialog jika memungkinkan /. 6enulislah dengan gaya yang menunjukan kepribadian ;. &khiri dengan kutipan atau bagian lain dari jalinan

1. P'A@?&A &RT?>' etelah profesi tulis-menulis berkembang# mulailah dibedakan antara tulisan berisi fakta#  peristiwa# dan proses (yang disebut feature)# tulisan berisi pendapat (yang disebut kolom opini) dan tulisan berisi sikap atau pendirian subjektif mengenai masalah yang sedang dibahas (yang disebut artikel). ejak tahun !;/<# para jurnalis &merika sepakat untuk memakai istilah article itu bagi tulisan yang terutama berisi sikap atau pen dirian subjektif# yang disertai alasan dan bukti yang mendukung pendirian itu. ebelum berkenalan lebih erat dengan tubuh artikel# ada baiknya mengenal kolom opini terlebih dahulu yang berisi pendapat. :adi mudah membedakan tulisan artikel yang berisikan sikap atau pendirian# dari tulisan opini yang berisikan pendapat. Tulisan opini tidak mempunyai struktur tertentu. ?a tidak mempunyai lead dan jembatan. angsung saja berisi tubuh# yang mengemukakan apa masalah yang menjadi pokok bahasan# diikutu langsung oleh pendapat  penulis mengenai masalah itu. Balam surat kabar# kolom opini disajikan dalam berbagai bentuk. "entuk kolom oleh kolumnis. entilan pokok atau karikatur oleh seorang staf redaksi media massa cetak itu sendiri. Tejauk rencana oleh redaktur senior yang menyuarakan pendapat koran itu mengenai masalah yang sedang dibahasnya. &rtikel# sebaliknya# sebuah tulisan yang isinya fakta b erikut masalah (yang tidak hanya satu tetapi beberapa sekaligus yang saling berkait)# diikuti pendirian subjektif yang disertai argumentasi berdasarkan teori keilmuan dan bukti berupa data statistik yang mendukung  pendirian itu. ali itu dipandang bukan opini atau esai lagi# tapi sudah berkembang sebagai artikel. eperti tulisan opini# tulisan artikel pun tidak mempunyai atruktur. Penulisannya bebas menuangkan masalah yang sedang dibahasnya# kemudian menyambungnya dengan pendiriannya yang subjektif. &sal jelas dan dapat ditangkap isinya. eperti halnya kemampuan menulis feature# penulisan artikel dan opini pun sebaliknya dimiliki oleh mereka yang berprofesi umas.

B. P'A@?&A &BC'RTDR?& >emampuan menulis yang harus dimiliki seorang yang berprofesi umas (Public Relation)# tidak hanya dalam bentuk Press Release# feature# kolom opini dan artikel# juga sebaiknya mampu menulis &d$ertorial (pariwara). 6enurut utabarat# pada dasarnya pariwara tidak banyak berbeda dengan feature. "eda nyatanya# pariwara lebih banyak bobot promosinya ketimbang informasi umumnya. elain itu $olumenya jauh lebih besar  Pariwara bisa digunakan untuk membangun citra. Penjelasannya amat detil# sehingga memerlukan tempat yang luas (untuk media cetak)# dan waktu yang lebih lama untuk tele$isi maupun radio. >ata pariwara merupakan padanan kata ad$ertorial dari bahasa inggris. edangkan kata ad$ertorial itu sendiri merupakan gabungan dari ad$ ertising dan editorial. :adi ad$ertorial merupakan gabungan antara iklan dan tajuk. ?klan jelas mempromosikan sesuatu# sedangkan tajuk membentuk opini. :adi bisa dibayangkan bila keduanya digabungkan akan memberikan daya dukung yang kuat dalam membentuk opini publik# terutama membentuk citra yang baik atas subyek tulisan tersebut di mata publik (utabarat# !;;!5!) "ilamana ad$ertorial ini diserahkan kepada perusahaan jasa PR# perusahaan jasa PR itu harus mampu menyerap berbagai aspirasi dan keinginan perusahaan yang ingin memuat ad$ertorial. ebaiknya ad$ertorial itu dibuat sendiri oleh bagian PR# apalagi ditunjang dengan kemampuan menulis Press Release# feature# kolom opini dan artikel#akan sangat membantu dalam menulis ad$ertorial yang sesuai dengan misi pemuatan ad$ertorial tersebut. Pemasangan pariwara ini tidak hanya pada perusahaan saja# bahkan beberapa negara asing melalui kedutaannya memasang ad$ertorial pada surat kabar terbitan daerah atau nasional. 6isalnya dikaitkan dengan kunjungan kepala pemerintahannya ke ?ndonesia# atau pada peristiwa  Eperistiwa internasional lainnya. Aegara asing memasang ad$ertorial dalam upaya membentuk opini publik (misalnya masyarakat ?ndonesia) tentang negara tersebut

'. P'A@?&A @R&T &T&@ >D6'AT&R P'6"&1& Balam upaya memelihara citra positif suatu perusahaan di mata publiknya# bagian umasFPubilc Relation suatu perusahaan akan selalu memantau umpan balik yang kemungkinan  besar akan ditulis media massa cetak dalam bentuk surat pembaca atau komentar pembaca di surat kabar atau majalah. Balam rubrik surat pembaca atau komentar pembaca itu bisa saja menyangkut suatu  perusahaanForganisasi#yang bila tidak ditanggapi opini publik dalam rubrik tersebut bisa mempengaruhi citra positif perusahaanForganisasi. ebagai seorang yang berprofesi umasFPublic Relation harus selalu ditanggapi umpan balik dalam surat pembaca atau komentar  pembaca itu sendiri. ebaliknya di bagian umas itu sendiri ada staf umas yang selalu memantau rubrik ini# dan bilamana menyangkut perusahaan di mana umas itu bekerja# secepatnya menanggapinya dan memberikan jawaban dengan menulis surat pembaca pula di media massa dimana tulisan itu

tertera. :angan dibiarkan berlarut-larut karena bisa saja akan mempengaruhi lebih jauh tentang citra perusahaan itu sendiri. Balam menanggapi surat pembaca atau komentar pembaca itu# pelajarilah dengan saksama apa makna atau isi pokok yang terkandung dalam surat pembaca itu. etelah itu kumpulkan data dan konfirmasi kepada bagian fungsi manajemen yang terkait dengan masalah itu agar jawaban yang dibuat lebih komprehensif dan bisa menetralisir opini publik yang cenderung negatif. "erilah solusi dengan tuturan yang menggugah dia si pembuat surat pembaca# juga menggugah pembaca lainnya. 1ara simpatik semacam inilah yang harus dimiliki oleh bagian umas dalam menetralisir opini yang ada dalam surat pe mbaca. Rubrik ini sebenarnya bisa saja digunakan oleh bagian umas# bukan karena ada tulisan negatif surat pembaca tentang perusahaan# tapi juga hal-hal yang perlu disampaikan yang menyangkut kepentingan publik banyak bisa ditulis disini# tidak hanya mengandalkan pemuatan Press Release# feature atau artikel.

*. P'A@?&A A&>& P?B&TDF&6"@T&A. eseorang yang berprofesi umas di lembaga pemerintahan atau perusahaan swasta dalam peristiwa-peristiwa tertentu dituntut untuk bisa menulis naskah pidato untuk atasannya. istematika naskah pidato# pada dasarnya terdiri dari !. Pendahuluan (berisi penjelasan singkat dan latar belakang tentang tujuan substansi yang dipidatokan supaya terbentuk hubungan berpikir dengan khalayak pendengar). 2. ?nti materi pidato (uraian yang berisi argumentasi yang mengacu kepada topik pidato yang telah dipilihnya dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan). . >esimpulan (berisi saripati dari keseluruhan materi yang dipidatokan) :alaluddin Rakhmat# dalam bukunya Retorika 6odern# menyebutkan banyak cara menyusun pesan pidato# tetapi semuanya harus didasari dengan tiga prinsip komposisi. Prinsip prinsip ini mempengaruhi seluruh organisasi pesan. Prinsip-prinsip ini ialah ketentuan (unity)#  pertautan (coherence) dan titik berat (emphasis). ?si harus memuat gagasan tunggal yang mendominasi seluruh uraian# yang menentukan dalam pemilihan bahan-bahan penunjang. >esatuan juga harus tampak dalam sifat pembicaraan (mood). ifat ini mungkin serius# informasi# formal# anggun atau bermain-main. eringkali orang digoda untuk memasukkan bahan yang menarik# walaupun kurang berfaedah. >urangnya kesatuan akan menyebabkan pendengar menggerutu# Gngawur9 bertele-tele# tidak jelas apa yang dibicarakan# Gmeloncat-loncat9. Pertautan# menunjukkan urutan bagian uraian yang berkaitan satu sama lain. Pertautan menyebabkan perpindahan dari pokok yang satu kepada pokok yang lainnya berjalan lancar. ebaliknya hilangnya pertautan menimbulkan gagasan yang tersendat-sendat atau khalayak tidak 

mampu menarik gagasan pokok dari seluruh pembicaraan. ?ni biasanya disebabkan oleh  perencanaan yang tidak memadai# pemikiran yang ceroboh dan pe nggunaan kata-kata yang jelek. agasan utama (central ideas)# intisari uraian# pemikiran baru# perbedaan pokok# hal yang harus dipikirkan khalayak adalah contoh-contoh bagian yang harus dititikberatkan atau ditekankan. Titik berat dalam tulisan dapat dinyatakan dengan tanda garis bawah# huruf miring atau huruf besar. Balam uraian lisan# ini dinyatakan dengan hentian# tekanan suara yang dinaikkan# perubahan nada# isyarat# dan sebagainya. Bapat pula didahului dengan keterangan  penjelasan seperti G&khirnya sampailah kepada inti pembicaraan saya9# Gaudara-saudara# yang terpenting bagi kita ialah....#dan sebagainya. ecara singkat# prinsip-prinsip komposisi ialah kesatuan# pertautan dan titik berat. >esatuan berarti satunya isi#tujuan dan sifat. Tetapi kesatuan tanpa susunan gagasan yang teratur akan menimbulkan kebingungan. >arena itu diperlukan syarat kedua pertautan. etelah itu  beberapa gagasan harus ditonjolkan# yang lain dikebelakangkan# sebagian ditekankan d an sebagian lagi diuraikan sambil lalu. ?nilah yang kita sebut titik berat (Rakhmat# 2<<<!-5). Raymond . Ross menganjurkan sistem penyusunan pesan pidato sebagi berikut !) Perhatian# timbulkan perhatian sehingga khalayak memiliki perasaan yang sama tentang masalah yang dihadapi. 2) >ebutuhan# bangkitkan minat dan terangkan perlunya masalah tersebut dengan menghubungkannya pada kebutuhan pribadi dan daya tarik motif. ) Rencana# jelaskan pemecahan masalah tersebut dengan melihat pengalaman masa lalu#  pengetahuan dan kepribadian khalayak. 5) >eberatan# kemukakan keberatan-keberatan# kontra-kontra argumentasi atau pemecahan lainnya. +) Penegasan kembali# bila arah tindakan yang diusulkan telah terbukti paling baik# tegaskan kembali pesan tersebut dengan ikhtisar# tinjauan singkat# kata-kata pengingat dan $isualisasi. 7) Tindakan# tujukan tindakan secara jelas tindakan yang harus mereka lakukan (dalam Rakhmat#2<<<8-/)

. P'A@?&A &AA@& R'PDRT (&PDR&A T&@A&A) &nnual report (laporan tahunan) adalah sangat penting# sangat luas cakupan bacaannya dan sebagai publiksai yang sangat mahal yang dibuat oleh bagian umasFPublic Relation. Robert . 1ole# dalam bukunya Public Relation# menyebutkan terdapat berbagai faktor dalam pembuatan laporan tahunan yang meliputi anggaran# alokasi sumber daya manusia# dan kendala yang akan dihadapi# mengingat  Pertama# publikasi laporan tahunan menceritakan kepada banyak publik akan gambaran keseluruhan tentang perusahaan yang telah lalu# yang sekarang dan yang akan datang.   Kedua, sangat sulit laporan tahunan untuk memenuhi kebutuhan banyak publik yang  berlainan akan informasi perusahaan.

  Ketiga# pengelola perusahaan menyadari bahwa memproduksi laporan sangat tidak mendatangkan profit. >ebanyakan laporan tahunan ini diterbitkan pada bulan 6aret atau &pril. >ompetisi merebut perhatian dengan suatu publikasi yang harus sesuai dengan peraturan yang dikeluarkan pemerintah (yang mana hasilnya berisi sejumlah keseragaman) yang menimbulkan tantangan untuk berkreati$itas# kadang-kadang menemui kegagalan-kegagalan justru memunculkan sangat kreatifnya orang-orang.  Keempat # tekanan batasan waktu selesainya laporan bisa menjadi sangat ketat# beberapa  pekerjaan sudah dimulai satu tahun sebelumnya.  Kelima# menjaga berbagai kepentingan dalam pembuatan laporan tahunan. Perencanaan tahap pertama pembuatan laporan tahunan# mengacu kepada beberapa  pertanyaan yang perlu diperhatikan untuk memberikan fasilitas dalam proses identifikasi kemungkinan menjadi pokok bahasan# sebagai berikut !)

&pa kepribadian yang dimiliki perusahaan kitaH

2)

&pa reputasi yang dimiliki perusahaanH

)

&pa kekuatan dan kelemahan perusahaan kitaH

5)

6ana publik yang dianggap sangat penting untuk kita tahun ini dan apa yang kita ingin ceritakan kepada merekaH

+)

&pa tahapan yang sangat penting untuk diambil dalam meningkatkan pendapatan di masa yang akan datangH

7)

&pa perkembangan yang terjadi di luar perusahaan yang akan mempengaruhi kemampuan kita untuk mencapai tujuan perusahaanH

8)

"agaimana riset kita jalankanH

/)

"agaiimana meningkatkan citra perusahaan kita di mata publik dan apa yang harus kita lakukanH

;)

&pa keberhasilan yang paling besar dicapai tahun laluH

!<)

"erapa banyak pinjaman yang kita perlukan untuk pengembangan usahaH

Balam membuat laporan tahunan perlu membuat scheduling (rencanaFdaftar kerja) yang terdiri dari perencanaan laporanI penugasan kerja dan pengumpulan bahanI membuat copy(sampel)# gambar# grafik# peta dan artwork lainnyaI menyusun bahan dan membuat keputusan yang diperlukanI produksiI distribusi. elain itu# dalam pembuatan laporan tahunan perlu memperhitungkan budgeting (anggaran) yakni dalam penentuan anggaran adalah untuk memutuskan apa yang ingin kita kerjakan menyangkut limit waktu pengerjaan dan jumlah eksemplar yang akan diceetak (1ole# !;/!!2-!25). 6enurut "i$ins# khalayak pembaca laporan tahunan antara lain para pemegang sahamI kalangan pers# khususnya reporterFwartawan bidang keuanganI potential stockholder (pemegang

saham potensialFsaham publik)I non shareholding employees (karyawan bukan pemegang sahamFeksekutif)I pelangganI pemuka pendapat seperti anggota BPR dan tokoh masyarakat. aporan tahunan berisi unsur-unsur yang mencakup -

aporan keuangan periode dua tahun sebelumnya.

-

uatu ringkasan analisis dan operasional manajemen periode lima tahun yang lalu.

-

6emperkenalkan jabatan-jabatan penting pimpinan perusahaan.

?nformasi pasar bursa dan di$idend (pembagian keuntungan bagi pemegang saham  publik) periode dua tahun kebelakang. &danya suplemen (tambahan) dalam financial accounting (akunting masalah keuangan) (!;;!!55-!57). udah menjadi kebiasaan# malahan wajib rasanya# bagi perusahaan besar membuat laporan tahunan atas usahanya selama satu tahun lalu. aporan tahunan ini diperkenalkan#terutama untuk dibagikan kepada pemegang saham# kreditor bank# rekanan#  pemakai jasa# pemerintah# media maupun publik lain yang terkait (utabarat# !;;!58). etiap perusahaan mempunyai gaya dan format tersendiri dalam membuat buku laporan tahunannya. emua itu disesuaikan dengan corporate indentity. Tapi yang jelas dari tahun ke tahun pasti ada perubahan yang tidak pokok. 6engenai banyak sedikitnya laporan# semata-mata bergantung dari materi laporan yang tersedia. :adi# biasa laporan tahunan satu dengan sebelumnya berbeda jumlah halamannya. "uku tahunan selain memberikan informasi terakhir perusahaan kepada publik# juga merupakan materi PR# dan bahan rujukan oleh siapa saja yang mau menulis tentang perusahaan. Terutama kalangan wartawan# amat membutuhkan data yang terdapat dalam buku laporan tahunan ini (utabarat# !;;!58-!5/).

. 1D6P&AJ PRD*?' 1ompany profile (Rachmat >riyantono# 2<riyantono# 2<
Representasi perusahaan. 1ompany profile merupakan gambaran tentang perusahaan .  bisa juga dianggap mewakili perusahaan sehingga publik tidak usah bersusah payah mencari informasi tentang perusahaan. Bapat juga digunakan sebagai alat membangun

citra agar berbagai kelompok penekan dalam masyarakat mempunyai pemahaman yang  benar tentang perusahaan 





"isa digunakan untuk melengkapi komunikasi lisan demi terciptanya mutual understanding 6enghemat waktu transaksi. Pihak-pihak lain yang berkaitan dengan bisnis perusahaan tidak perlu menanyakan secara detail tentang perusahaan# produk# pasar# $isi# misi# posisi keuangan dll. al itu dapat dipelajari melalui company profile# sebelum dan sesudah  pertemuan. 6embangun identitas dan citra korporat. 1ompany profile yang dikemas menarik# detail#  jelas dan mewah# mencerminkan wajah perusahaan di mata publik sebagai perusahaan yang besar dan dan bonafit.

?si 1ompany Profile "anyak hal yang bisa ditulis dalam company profile. Tetapi# secara umum isi company profile mencakup (Rachmat >riyantono# 2<
 j) Prestasi dan keunggulan perusahaan# termasuk segala hal yang telah dilakukan  perusahaan untuk kepentingan masyarakat. 6asyarakat menuntut bukan hanya kualitas  produk atau jasa# tapi juga apa yang bisa dilakukan perusahaan dalam upaya meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat. 6isalnya program peduli lingkungan sebagai wujud tanggung jawab perusahaan (1R). k) aporan perkembangan perusahaan (annual report)# termasuk informasi keuangan  perusahaan. l) Beskripsi tentang produk-produk dan jasa utama yang ditawarkan. m) Program pengembangan dimasa mendatang

 Aama

 K&JJ@6 B'J&T&R? P&A'T@

 AP6

 !8<5
>elas

1