PENGEL PEN GELOLA OLAAN AN INV INVENTARIS ENTARIS MUH MUHAMM AMMADI ADIY YAH Posted on October 10, 2008 by adhiewibowo Oleh : ISMET WIBOWO, BA PENGELOLAAN INVENTARIS INVENTARIS I. PENDAHULUAN Dalam Rangka meningkatkan pelaksanaan salah satu fungsi administrasi, yaitu mencatat secara rapi dan teratur pengadaan sarana berupa perlengkapan atau barang-barang yang menjadi hak milik persyarikatan memegang peranan yang sangat penting. Hal ini berkaitan dengan erat dari akibat dikeluarkan biaya untuk pembelian barang-barang yang menjadi inventaris/hak milik persyarikatan yang harus dipertanggungjawabkan pad a tiap akhir tahun, sebagaimana seb agaimana tersebut pada ART Muhammadiyah Muhammadiyah pasal 29 ayat 3. Pelbagai macam nama/jenis perlengkapan/barang baik yang dikelola oleh pimpinan persyarikatan termasuk majelis atau bagian maupun yang dikelo la langsung oleh unit-unit amal usaha (sekolah-sekolah, panti asuhan, ruma h sakit dll.) masih banyak yang belum diketahui secara langsung, karena belum terdapat tata pencatatan barang yang dianggap baik dan sama atau seragam. Menyadari akan hal tersebut dan sambil menunggu pedoman dari Pimpinan Pusat Muhammadiyah, Pimpinan Wilayah Muhammadiyah DIY merasa perlu menyusun buku petunjuk pengelolaan inventaris/hak milik persyarikatan, bagi pimpinan Muhammadiyah, termasuk majelis, bagian dan unit amal usaha di DIY, DIY, sehingga dapat melaksanakan pencatatan atau pengadministrasian inventaris/hak milik persyarikatan secara mudah da n seragam. Maksud dan tujuan Petunjuk Pengelolaan Inventaris/Hak Milik Persyarikatan adalah untuk menyeragamkan tata cara pengadministrasian pengelolaan inventaris di seluruh eselon pimpinan (ranting, cabang, daerah, wilayah) majelis, bagian maupun unit-unit amal usaha, yaitu sekolah-sekolah dari SD, SLTP, SLTA Muhammadiyah dan unit amal usaha lainnya. II. INVENTARISASI A. PENGERTIAN Yang dimaksud dengan inventarisasi adalah kegiatan melaksanakan pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan, pencatatan dan pendaftaran barang inventaris/hak milik. Daftar barang inventaris /hak milik adalah suatu dokumen berharga yang menunjukkan sejumlah barang milik persyarikatan Muhammadiyah dan dikuasai pimpinan persyarikatan; yang berada di majelis-majelis daan bagian maupun yang berada di seluruh unit amal usaha, bauk yang bergerak maupun yang tidak bergerak. Adanya daftar inventaris yang lengkap, teratur dan berkelanjutan di semua tingkat eselon pimpinan persyarikatan mempunyai fungsi dan peranan yang sangat dihajatkan dalam rangka : 1. Tertib administrasi administrasi dan tertib barang/hak barang /hak milik, 2. Pendaftaran, pengendalian dan pengawasan setiap hak milik,
3. usaha untuk memanfaatkan penggunaan setiap barang/hak milik secara maksimal dalam melancarkan pencapaian maksud dan tujuan persyarikatan, 4. Menunjang pelaksanaan Penyelenggaraan Pimpinan Persyarikatan. B. PELAKSANAAN INVENTARISASI Dalam usaha tertib administrasi pengelolaan barang/hak milik persyarikatan, semua eselon pimpinan termasuk majelis dan bagian maupun pimpinan unit-unit amal usaha, melaksanakan pencatatan dengan mengggunakan buku sebagai berikut : 1. Kartu inventarisasi ruangan (format inventaris 1) 2. Kartu inventarisasi barang (format inventaris 2-1 s.d. 2.4) 3. Buku inventaris barang (format inventaris 4) Pengertian masing-masing jenis kartu dan buku adalah sebagai berikut : a. Kartu inventaris ruangan dibuat ditempatkan dalam setiap ruangan kantor persyarikatan atau amal usaha yang memuat segala jenis barang yang ada dalam ruangan itu. b. Kartu inventaris barang adalah kartu yang berisi catatan barang inventaris yang terpisah atau kumpulan lengkap c. Buku inventaris merupakan buku yang berisi semua catatan barang yang berasal dari format inventaris 1 dan format inventaris 2 secara len gkap dan terperinci C. MUTASI BARANG Mutasi barang terjadi karena bertambah dan berkurang. 1. Bertambah, dapat disebabkan : a. Pengadaan baru karena pembelian b. Adanya sumbangan, wakaf atau hibah c. Penyewaan d. Perubahan peningkatan kuantitas 2. Berkurang, dapat disebabkan : a. Rusak/hilang b. Dihibahkan/atau disumbangkan atas keputusan rapat c. Dijual atau ditukartambahkan atas dasar keputusan rapat pimpinan D. APARAT APARAT PELAKSANA PELAKSA NA Sebagaimana halnya dengan pengelolaan keuangan, maka pengelolaan inventaris/hak milik menganut sistem pengurusan umum/pengurusan unsur penguasaan/penanggung jawab dan pengurusan khusus (pengurusan bendaharawan) yaitu pengurusan yang mengandung kewajiban untuk menerima, mencatat, menyimpan, mengatur penggunaan, memelihara dan mempertanggungjawabkan inventaris yang dimiliki persyarikatan. Pimpinan persyarikatan berwenang mengatur dan bertanggung jawab atas penyelenggaraan administrasi penggunaan dan perawatan barang-barang inventaris di tingkatnya masing-masing. E. PELAPORAN Pimpinan persyarikatan masing-masing tingkat berkewajiban membuat laporan tahunan tentang kekayaan/kehartabendaan yang dimiliki termasuk yang dikelola majelismajelis/bagian-bagian serta unit amal usaha dan disampaikan kepada pimpinan di atasnya
dengan format inventaris 5 Mekanisme penyampaian inventarisasi barang dilaksanakan sebagai berikut : F. KODE LOKASI DAN KODE BARANG Semua barang inventaris yang dikuasai dan menjadi tanggung jawab pimpinan persyarikatan, majelis-majelis/bagian-bagian dan unit-unit amal usaha harus diberi tanda hak milik persyarikatan dengan kode lokasi dan kode barang seperti contoh : Keterangan : A : kode lokasi di kantor pimpinan persyarikatan 01 : tanah 00 : masih kosong (belum dimanfaatkan) 81 : tahun perolehan 01 : nomor register Pada dasarnya barang yang dimiliki atau dikuasai pimpinan persyarikatan, majelismajelis, bagian dan unit amal usaha dibagai 10 bidang : No. Urut Bidang Kode 1. Tanah 01 2. Bangunan Gedung 02 3. Alat-alat angkutan 03 4. Alat-alat kantor dan rumah tangga 04 5. Alat-alat studio 05 6. Alat-alat kedokteran 06 7. Alat-alat laboratorium 07 8. Buku perpustakaan 08 9. Alat kesenian dan kebudayaan 09 10. Tanda-tanda penghargaan 10 Kode Barang dan Kode Lokasi serta pengelompokannya disesuaikan dengan indeks surat-surat MUHAMMADIYAH MUHAMMADIYAH YANG YANG BERLAKU SEJAK 1 JANUARI 1969, contoh : Keterangan : E : Kode lokasi (milik PWM DIY) yang berada/dikelola ol eh PWM Majelis P&K 03 : Kode barang berwujud Gedung 01 : Kode barang Gedung untuk Kantor 82 : Tahun perolehan/membangun 01 : Register/Nomor urut jumlah barang G. CARA MEMBERI LABEL DAN KODE BARANG Setiap barang yang dikuasai oleh pimpinan p impinan persyarikatan, majelis atau bagian serta unit amal usaha diberi LABEL PEMILIK dan nomor kode. Nomor kode barang dan lokasi serta pengelompokannya disesuaikan dengan indek surat-surat Muhammadiyah yang berlaku sejak 1 Januari 1969. Kode barang yang berada di unit-unit amal usaha (yang berada di sekolah, rumah sakit, panti asuhan dan sebagainya), dengan memberikan tambahan angka dibelakang kode organisasinya. Kode barang dan kode lokasi ditulis sebagai berikut :
A : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di pimpinan persyarikatan (wilayah, daerah, cabang dan ranting) B : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Tabligh C : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di MajelisTarjih D : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Biro Hikmah E : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Pendidikan dan Kebudayaan E-1 : Barang-barang yang ada di Sekolah Dasar E-2 : Barang-barang yang ada di SLTP/T SLTP/Tsanawiyah sanawiyah E-3 : Barang-barang yang ada di SLT SLTA/Aliyah E-4 : Barang-barang yang ada di SLTA Kejuruan E-5 : Barang-barang yang ada di Perguruan Tinggi F : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Bagian PKU G : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Pustaka H : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Ekonomi III. PENGHAPUSAN A. PENGERTIAN Yang dimaksud dengan penghapusan pengh apusan ialah kegiatan meniadakan barang-barang milik persyarikatan , sehubungan dengan tidak berfungsinya barang-barang tersebut. B. PENGHAPUSAN Pada prinsipnya barang dihapuskan disebabkan karena : 1. Rusak berat atau setidak-tidaknya sudah tidak bermanfaat lagi untuk kepentingan persyarikatan, misalnya : karena hilang, tidak diperlukan lagi, rusak berat, dan sudah waktunya dihapuskan. 2. Ketentuan penghapusan : Berdasarkan keputusan Rapat Pimpinan Persyarikatan dan pelaksanaannya dilakukan dengan berita acara penghapusan. Sumber : Kode Surat SIT YRLA JSIT Malang [Kode Surat] - [ No Surat ] / [ Kode Nama Sekolah ] / [Bulan Pembuatan] / [Tahun Pembuatan]
Contoh : SK - 001 / SMKIT-AR / VIII / 2009 Kode Surat :
SKEP = Surat Keputusan SKET = Surat Keterangan SP = Surat Permohonan/Pemberitahuan Permohonan/Pemberitahuan SU = Surat Undangan SPK = Surat Pernjanjian Kerja sama SPSB = Surat Penerimaan Siswa Baru Catatan :
- Setiap Pergantian Bulan / Tahun Tahun maka nomor surat kembali restart ke awal nomor 001. - Untuk keseragaman semua surat SIT dibawah YRLA harus harus mengacu pada ketentuan diatas.
