PEDOMAN PELAYANAN KEUANGAN RSIA KENARI GRAHA MEDIKA
2017
DAFTAR ISI
Kata Pengantar Daftar Isi BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Tujuan Pedoman C. Ruang Lingkup Pelayanan D. Batasan Operasional E. Landasan Hukum BAB II STANDART KETENAGAAN A. Klasifikasi Sumber Daya Manusia B. Distribusi Ketenagaan C. Pengaturan Jaga BAB III STANDAR FASILITAS A. Denah Ruangan B. Standar Fasilitas BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN BAB V LOGISTIK BAB IV KESELAMATAN PASIEN BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX PENUTUP
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dalam rangka operasional institusi, salah satu bagian yang pasti ada adalah bagian keuangan. Hal ini untuk mendukung institusi agar pelayanan dapat berjalan dengan baik. Oleh sebab itu, agar pelayanan keuangan dapat berjalan dengan baik maka harus ada pedoman pelayanan
keuangan
sehingga
pelayanan
di
bagian
keuangan
mempunyai standar yang dapat dijadikan pedoman. B.Tujuan Pedoman a. Tujuan Umum Tujuan pedoman ini adalah agar pelayanan di bagian keuangan mempunyai standar sehingga tercapai mutu dan keselamatan pasien b. Tujuan Khusus
Sebagai
panduan
untuk
meminimalisisasi
kemungkinan
terjadinya kesalahan hitung / selisih.
Supaya penerimaan uang dari pasien atau sumber lain dapat berjalan dengan baik.
Agar tersusun perencanaan & pelaksanaan pembayaran.
Administrasi pasien rawat inap dapat berjalan dengan baik, dapat
dievaluasi
sehingga
bagian
keuangan
mempunyai
kontribusi untuk kemajuan RSIA Kenari Graha Medika. C. Ruang Lingkup Pelayanan Ruang lingkup pengelolaan keuangan RSIA Kenari Graha Medika a. Kasir rawat jalan b. Penata rekening c. Ka Ur Piutang d. Ka Ur Kasir e. Ka Ur Keuangan & pajak. f. Ka Ur Akuntansi
D. Batasan Operasional Pelayanan
bagian
Keuangan
dilakukan
untuk
mendukung
seluruh aktivitas Rumah Sakit Kenari Graha Medika sehingga semua kegiatan dapat memperoleh hasil yang optimal. Secara garis besar operasional bagian keuangan meliputi Penerimaan Uang dari pasien dan penerimaan yang lain,Pembayaran untuk Rekanan atau operasional Rumah Sakit , Bagian Administrasi Rawat inap dan bagian administrasi penagihan. Adapun fungsi–fungsi tersebut dapat diterangkan sebagai berikut:
a) Ka Ur Kasir:
Bagian ini bertugas memastikan bahwa tugas–tugas pelayanan kasir rawat jalan, kasir rawat inap dan administrasi rawat inap dapat berjalan dengan baik.
b) Kasir :
Kasir bertugas memasukkan semua data biaya rawat jalan, memastikan bahwa semua data yang dientry benar dan menerima uang dari pasien yang telah menerima pelayanan tersebut.
c) Ka Ur Piutang:
Bagian ini bertugas menyusun berkas tagihan untuk dikirim kepada perusahaan rekanan RSIA Kenari Graha Medika, memastikan semua tagihan tertagih dan memelihara data piutang.
d) Penata Rekening :
Penata rekening bertugas entry data semua biaya selama pasien dirawat di RSIA Kenari Graha Medika, menginformasikan biaya kepada pasien/keluarga pasien dan meminta keluarga pasien untuk membayar biaya tersebut ke kasir.
e) Ka Ur Keuangan & Pajak: Bagian ini
bertugas memberikan laporan faktur jatuh tempo,
rincian jasa medis, perhitungan pajak pasal 21 dan PPn kepada kepala bagian untuk dibuat rencana pembayaran .
f) Ka Ur Akuntansi Bagian akuntansi bertugas menginput transaksi pengeluaran kas & bank, menyusun laporan keuangan Neraca, Laporan Laba Rugi, & laporan arus kas.
E. Landasan Hukum a. UU No. 23 tahun 1992 tentang Kesehatan. b. UU No. 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit. c. Keputusan Mentri Kesehatan RI no 156/Menkes/SK/I2003 tentang pedoman Akuntansi Rumah Sakit. d. Keputusan Mentri Kesehatan no 129 tahun 2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit.
BAB II STANDART KETENAGAAN A. Klasifikasi Sumber Daya Manusia. Jenis tenaga kerja yang ada di unit Keuangan yaitu : No 1.
Nama Jabatan Kepala Bagian
Pendidikan
Ka Ur Kasir
asi
Kebutuhan 1
D3 Akuntansi
Lisa Noer Hilmawaty
3.
Jumlah
S1 Akuntansi
Badriyah, SPd 2.
Sertifik
1
Ka Ur Piutang
D3 Management
Irma Safitri
D3 Administrasi
1
D3 Ekonomi akuntasi 4.
5.
Ka Ur Keuangan &
D3 Management
Pajak
D3 Administrasi
Nina Sarminah
D3 Ekonomi akuntasi
Penata Rekening
D3 Management
Evi Maryanti
D3 Administrasi
1
1
D3 Ekonomi Akuntansi 6.
Kasir RSIA KGM
Nurhasanah
Umul Fadilah
Widi April
Milli Rodiah
SMK Ekonomi akuntasi 4
B. DISTRIBUSI KETENAGAAN a. Kepala Bagian
Nama Jabatan
Kualifikasi
Waktu Kerja
Jumlah SDM
Senin – Jum’at :08.00 – 16.00 Sabtu : 08.00 – 13.00
1
Waktu Kerja
Jumlah SDM
Senin – Jum’at :08.00 – 16.00 Sabtu : 08.00 – 13.00
1
Waktu Kerja
Jumlah SDM
Senin – Jum’at :08.00 – 16.00 Sabtu : 08.00 – 13.00
1
Waktu Kerja
Jumlah SDM
Senin – Jum’at :08.00 – 16.00 Sabtu : 08.00 – 13.00
1
Formal&Informal Kabag
Strata1
Keuangan Keterangan : 6 hari kerja
b. Ka Ur Kasir
Nama Jabatan
Kualifikasi Formal&Informal
Bendahara
Diploma 3
Keterangan : 6 hari kerja
c. Ka Ur Piutang
Nama Jabatan
Kualifikasi Formal&Informal
Bagian
Diploma 3
Penagihan Keterangan : 6 hari kerja
d. Ka Ur Keuangan & Pajak
Nama Jabatan
Kualifikasi Formal&Informal
Ka Ur
Diploma 3
Keuangan & Pajak Keterangan : 6 hari kerja
e. Penata Rekening
Nama Jabatan
Kualifikasi
Waktu Kerja
Jumlah SDM
Senin – Jum’at :08.00 – 16.00 Sabtu : 08.00 – 13.00
1
Waktu Kerja
Jumlah SDM
Sift 1 : 07.30 14.30 Sift 2 : 14.30 – 21.30 Sift 3 : 21.30 07.30
4
Formal&Informal Penata
Diploma 3
Rekening Keterangan : 6 hari kerja
f. Kasir
Nama Jabatan
Kualifikasi Formal&Informal
Kasir
Sekolah Menengah Atas
Keterangan : 6 hari kerja
C. Pengaturan Jaga Pengaturan jaga di bagian keuangan yaitu untuk semua tenaga kerja keuangan tidak dikenakan shift kecuali kasir, dikenakan tiga shift , masing-masing shift kasir satu orang. Jadwal kasir 6 hari kerja yaitu 2 hari shift 1, 2 hari shift 2 dan 2 hari shift 3.
BAB III STANDART FASILITAS A. DENAH RUANGAN 1. Denah ruangan kasir Rawat Jalan 2. Denah ruangan penata rekening. 3. Denah ruangan kantor keuangan B. STANDAR FASILITAS a. Sarana Prasarana Kasir Rawat Jalan No
Nama Barang
Jumlah
1.
Meja dengan 2 laci terkunci
1
2.
Kursi
1
3.
CPU
1
4.
Monitor
1
5.
Keyboard
1
6.
Kalkulator
1
7.
Brankas
1
8.
Lemari
1
9.
Printer
1
10. Box file
3
11. Keranjang ATK
1
12. Keranjang sampah plastik
1
13. UPS
1
14. Mesin EDC BCA
1
15. Mesin EDC Permata
1
16. Mesin Ad Medika
1
17.
Mesin NTT Data Asuransi Sinar Mas
1
18. Detector uang palsu
1
19. Mikropone
1
20. Mesin antrian
1
21. Pesawat Telepon
1
22. Stempel RSIA KGM
1
23. Stempel Lunas
1
24. Staples
1
25. Bantalan Stempel
1
26. Stempel Apotek Medika Farma
1
27. Buku Tarif RSIA KGM
1
b. Sarana Prasarana Penata Rekening NO
NAMA BARANG
JUMLAH
1.
CPU
1
2.
Monitor
1
3.
Keyboard & mouse
1
4.
Printer
1
5.
Kalkulator
1
6.
Meja
1
7.
Kursi
1
8.
Buku Tarif RSIA KGM
1
9.
Box File
2
10.
Pesawat Telepon
1
c. Sarana Prasaran Kantor Keuangan NO
NAMA BARANG
JUMLAH
1.
Meja lebar
1
2.
Meja office
1
3.
Kursi roda putar
4
4.
Kursi bulat
2
5.
Tempat sampah
3
6.
CPU
5
7.
Monitor
5
8.
Keyboard & mouse
5
9.
Printer
2
10.
Pesawat telepon
2
11.
Rak besi
4
12.
Lemari arsip
1
13.
Rak meja susun
2
14.
Box file
9
15.
Mesin hitung uang
1
16.
Container plastik
1
17.
Kulkas
1
18.
Dispenser
1
19.
Sofa
1
20.
Kalkulator
5
21.
Rak Sepatu
1
22.
Jam dinding
1
23.
Meja kaca
1
24.
Gunting
3
BAB IV TATA LAKSANA PELAYANANAN A. Sistem Penerimaan Sistem penerimaan dibagi menjadi penerimaan layanan rawat jalan dan layanan rawat inap. Untuk penerimaan rawat jalan, maka setiap kasir melaporkan kepada bendahara dengan melampirkan seluruh slip layanan, kuitansi, dan rekap yng dicetak dari SIMRS. Untuk penerimaan layanan rawat inap, maka setiap kasir melaporkan ke bendahara dengan melampirkan copy kuitansi & perincian billing rawat inap pasien. B. Sistem Pembayaran RSIA
Kenari
Graha
Medika
berusaha
membuat
system
pembayaran yang dapat mengontrol semua pembayaran dengan baik. Secara garis besar, system pembayaran dibagi menjadi 2, pembayaran biaya-biaya tetap dan biaya-biaya tidak tetap. Yang termasuk biaya-biaya tetap adalah : 1. Gaji tetap pegawai 2. BPJS Kesehatan & ketenagakerjaan 3. Retribusi sampah ke Dinas pertamanan & Kebersihan 4. Iuran Sampah RW setempat 5. Pemeliharaan SIMRS dan lift. Yang termasuk biaya-biaya tidak tetap adalah : 1. Pembayaran ke rekanan 2. Jasa medis dokter 3. Belanja dapur / gizi 4. Pajak 5. Listrik & telepon 6. Uang transport, lembur & jasa pelayanan pegawai 7. Pendidikan latihan 8. Transport, BBM 9. Cicilan pinjaman 10. Pemeliharaan peralatan, perabotan, computer & kendaraan.
11. Pembelian lain-lain. Pembayaran terhadap pos-pos pembayaran di atas dilakukan dengan koordinasi dengan wadir keuangan. Setiap pembayaran harus disetujui oleh kepala bagian masing-masing dan harus disetujui oleh wadir keuangan dan setiap pembayaran harus ada bukti pembayaraannya berupa nota, kuitansi, atau lembar pengeluaran internal. C. Sistem Administrasi Rawat Inap RSIA Kenari Graha Medika berusaha memberikan pelayanan terhadap setiap pasien yang sedang menjalani rawat inap yaitu dengan memberikan informasi biaya rawat inap. Setiap hari bagian penata rekening mengferifikasi data layanan pasien yang sudah diinput oleh unit-unit layanan. Jika status pasien adalan pasien umum, maka data tersebut diinformasikan ke pasien/keluarga pasien dan keluarga pasien diminta untuk membayar/titip biaya ke kasir sehingga saat pasien keluar/pulang rawat inap semua biaya sudah dilunasi. Jika status pasien adalan pasien jaminan, sebelum pasien keluar / pulang rawat inap , total biaya rawat inap diinformasikan ke penjamin oleh penata rekening melalui bagian pendaftaran. Jika penjamin tidak menjamin seluruh biaya rawat, maka pasien / keluarga harus membayar biaya yang tidak dijamin tersebut. D. Administrasi Penagihan RSIA Kenari Graha Medika membuat system administrasi tagihan supaya semua transaksi pasien jaminan dapat tertagih sesuai dengan layanan yang diterima pasien dan pembayaran atas tagian yang dikirim sesuai dengan jadwalnya sehingga rencana pembayaran dapat berjalan sesuai agenda. Pembentukan tagihan RSIA Kenari Graha Medika ditutup setiap pertengahan dan akhri bulan, kecuali layanan kepada karyawan dan keluarga PT SRI ditutup setiap hari minggu.
BAB V LOGISTIK A. Logistik kasir NO.
NAMA BARANG
1.
Kertas ply(2) 9½ x 11
2.
Pulpen tinta hitam
3.
Isi staples
4.
Tinta stempel
5.
Materai
6.
Pita printer
7.
Paper klip
8.
Trigonal klip
9.
Tissu
10.
Buku Folio
11.
Buku kas
B. Logistik Penata Rekening 1.
Kertas ply(2) 9½ x 11
2.
Pulpen tinta hitam
3.
Isi staples
4.
Binder clip
5.
Trigonal clip
6.
Pita printer
7.
Tissu
C. Logistik Kantor Keuangan 1.
Kertas ply(2) 9½ x 11
2.
Isi Staples
3.
Kertas buram F4
4.
Kertas HVS A4
5.
Kertas HFS F4
6.
Trigonal clip
7.
Binder clip
8.
Amplip coklat F4
9.
Amplop coklat A3
10.
Amplop coklat 27 x 21
11.
Amplop 110 x 230
12.
Amplop 95 x 152
13.
Pulpen tinta hitam
14.
Pulpen tinta merah
15.
Spidol permanent
16.
Materai
17.
Tinta Printer
18.
Pita printer
19.
Tissu
20.
Post it
21.
Isolasi bening kecil
22.
Isolasi bening besar
23.
Doble Tip
24.
Lem Stik
25.
Tinta stempel
BAB VI KESELAMATAN PASIEN Bagian
keuangan
tidak
berkaitan
secara
langsung
dengan
keselamatan pasien. Bagian keuangan berusaha melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur sehingga tidak terjadi kesalahan dalam entry data biaya pasien, memberikan informasi biaya dan meminta pasien untuk membayar biaya perawatan. Petugas bagian keuangan memastikan bahwa identifikasi pasien : Nama Pasien, No Rekam Medis, No. Registrasi, alamat & tanggal lahir pasien telah benar sehingga tidak terjadi kesalahan yang mengakibatkan kerugian baik pada pasien maupun Rumah Sakit.
BAB VII KESELAMATAN KERJA Beberapa hal yang dilakukan petugas bagian keuangan berkaitan dengan keselamatan kerja : -
Memakai masker jika kondisi sedang kurang sehat. Cuci tangan setelah menghitung uang
BAB VIII PENGENDALIAN MUTU Pengendalian
mutu
diperlukan
di
unit
keuangan
untuk
mengetahui
pencapaian target kinerja dan untuk mengevaluasi sehingga ada perbaikan dalam pelayanan di Unit keuangan. Pengendalian mutu di Unit Keuangan adalah : 1. Ketepatan pengiriman berkas tagihan ( maximal setiap tanggal 5 dan tanggal 20 ) 2. Pembayaran klaim penagihan 100% 3. Tidak adanya transaksi yang lolos baik rawat jalan maupun rawat inap. 4. Pembayaran kepada pihak ketiga sesuai jadwal ( gaji karyawan tanggal 25, Jasa medis dokter tanggal 5, supplier sesuai jatuh tempo faktur ). 5. Tidak adanya complain kesalahan tarif biaya rawat inap.
BAB IX PENUTUP
Demikian pedoman pelayanan bagian keuangan ini disusun untuk dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam menjalankan tugas profesi dengan baik dan benar sesuai dengan ketentuan standar pelayanan keuangan sehingga pelayanan kesehatan prima di RSIA KGM dapat tercapai. Pedoman pelayanan keuangan ini disusun dengan asumsi bahwa semua penerimaan dan pembayaran dapat dikontrol dengan baik sehinnga hasil optimal yang diinginkan datap tercapai. Demikianlah pedoman pelayanan bagian keuangan RSIA KGM ini. Buku pedoman ini setiap saat dapat diperbaiki sesuai kebutuhan dan perkembangan di RSIA KGM . Semoga dengan terbitnya buku ini dapat bermanfaat bagi kita semua
Cileungsi, 2016 Direktur
Dr Titi Setyorini ,MARS.
Lampiran I. Denah ruangan kasir LOKET 1
LOKET II MEJA
Loket Penyerahan slip dan nota obat
BRANKAS
LEMARI ARSIP
RUANG SHALAT
Denah Ruangan Penata Rekening
NURSE STATION
Meja Perawat
Meja Kerja Penata Rekening
Wastafel
Lampiran III Lampiran II
Meja Dokter Visit
Denah Ruangan Kantor Keuangan
TOILET
Dispenser
Rak Sepatu
Kulkas
Pembayaran
Bendahara
RAK FILE
RAK FILE
RAK FILE
RAK FILE
Kabag.Keuangan
Penagihan
Meja Printer
Lemari File Wadir Direktur
