Pedoman Pelayanan IT Fix

BAB I PENDAHULUAN 1. LATAR BELAKANG Rumah sakit sebagai suatu lembaga sosial yang memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat, memiliki sifat sebagai suatu lembaga yang tidak ditujukan untuk mencari keuntungan atau non profit organization. Walaupun demikian kita tidak dapat menutup mata bahwa dibutuhkan sistem informasi di dalam intern rumah sakit. Rumah Sakit sebagai salah satu organisasi pelayanan di bidang kesehatan telah memiliki otonomi,sehingga pihak rumah sakit dituntut untuk memberikan pelayanan yang sebaik – baiknya dengan manajemen yang seefektif mungkin. Hal ini disebabkan oleh setiap pengambilan keputusan yang tidak tepat akan berakibat pada inefisiensi dan penurunan kinerja rumah sakit. Hal tersebut dapat menjadi kendala jika informasi yang tersedia tidak mampu memberikan informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan. Kecanggihan teknologi bukan merupakan suatu jaminan akan terpenuhinya informasi, melainkan system yang terstruktur, handal dan mampu mengakodomodasi seluruh informasi yang dibutuhkan yang harus dapat menjawab tantangan yang dihadapi. Lingkungan bisnis pada saat ini telah mengalami perubahan secara cepat seiring dengan globalisasi dibidang usaha, perkembangan teknologi, perubahan sosial dan politik, dan meningkatnya kepedulian dan permintaan dari konsumen. Perubahan ini menghasilkan lingkungan kompetisi dimana banyak organisasi tidak dapat bertahan. Integrasi Sistem Informasi Rumah Sakit merupakan applikasi yang di develop untuk kebutuhan management Rumah Sakit baik swasta maupun negeri, dimana sistem ini sudah di dukung dengan fitur dan modul yang lengkap untuk operasional Rumah Sakit Dengan adanya applikasi ini di harapkan dapat membantu operasional rumah sakit dan dapat meningkatkan pelayanan rumah sakit. Rumah Sakit sebagai salah satu organisasi pelayanan di bidang kesehatan telah memiliki otonomi dan bersifat swadana, sehingga pihak rumah sakit dituntut untuk memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya dengan manajemen yang seefektif mungkin. Dengan adanya tuntutan swadana maka rumah sakit harus bekerja keras agar dapat memenuhi kebutuhan pembiayaan operasional rumah sakit. Hal ini disebabkan oleh setiap pengambilan keputusan yang tidak tepat akan berakibat pada inefisiensi dan penurunan kinerja rumah sakit. Hal tersebut dapat menjadi kendala jika informasi yang tersedia tidak mampu memberikan informasi yang Pedoman Pelayanan IT|

1

dibutuhkan dalam pengambilan keputusan. Kecanggihan teknologi bukan merupakan suatu jaminan akan terpenuhinya informasi, melainkan sistem yang terstruktur, handal dan mampu mengakodomodasi seluruh informasi yang dibutuhkan yang harus dapat menjawab tantangan yang dihadapi. Kenyataan yang dihadapi dilapangan menunjukkan lemahnya sistem informasi manajemen yang dimiliki oleh pihak rumah sakit yang berakibat pada terjadinya inefisiensi pengelolaan rumah sakit. Lemahnya sistem informasi manajemen membawa pengaruh secara langsung pada kinerja sistem pengendalian manajemen, yang akan berakibat pada melemahnya perencanaan dan sekaligus berkurangnya kontrol atas pelaksanaan operasional rumah sakit. Bagi pihak manajemen keakuratan pengambilan keputusan akan sangat berpengaruh pada tingkat keberhasilan pengelolaan, dimana suatu sistem informasi manajemen yang handal akan menjadi sarana strategis guna menyajikan informasi yang diperlukan oleh pihak manajemen dalam mengambil keputusan baik bersifat strategis maupun taktis. Jika perencanaan dan pengawasan atas kegiatan manajerial telah berkurang, maka dapat dipastikan inefisiensi dan penurunan kinerja rumah sakit akan terjadi, dan ini akan dibuktikan dengan terjadinya kerugian pada pihak rumah sakit sebagai akibat lemahnya manajemen rumah sakit.

2. TUJUAN Tujuan dari Sistem informasi Rumah Sakit adalah : 1. Memberikan laporan yang cepat, tepat dan akurat 2. Meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit 3. Meningkatkan ketepatan dan kecepatan pengambilan keputusan 4. Perawatan dan pengembangan hardware dan software 3. SASARAN Sasaran dari Sistem Informasi Rumah Sakit meliputi: 1. Tercatatnya data – data unsur manajemen dan data – data program dengan benar dan akurat 2. Perawatan hardware dan software dengan baik 3. Siapnya perangkat hardware pada saat dibutuhkan 4. Terlaksananya analisa data sehingga sistem informasi rumah sakit menjadi baik 4. RUANG LINGKUP Ruang lingkup Sistem Informasi RSIA Putri antara lain sebagai berikut 1.

Pengelolahan dan pengembangan software/modul rumah sakit Pedoman Pelayanan IT|

2

2. 3. 4. 5.

Perawatan website rumah sakit Pengelolaan database Perawatan dan pengembangan hardware dan networking Pengelolaan koneksi internet dan wifi di rumah sakit.

5. LANDASAN HUKUM a. Pasal 52 ayat (1) Undang – Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit,setiap rumah sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan rumah sakit dalam bentuk sistem informasi manajamen rumah sakit. b. Peraturan

Menteri

Kesehatan

Republik

Indonesia

Nomor

1171/MENKES/PER/VI/2001, tentang Sistem Informasi Rumah Sakit. c. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1410/MENKES/SK/X/2003, tentang Sistem Informasi Rumah Sakit (Sistem Pelaporan Rumah Sakit) Revisi V. d. Undang – Undang Nomor 11 Tahun 2008, tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58). e. Undang – Undang Nomor 14 Tahun 2008, tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61). f. Undang – Undang Nomor 36 Tahun 2009, tentang Kesehatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144).

BAB II TATA LAKSANA PELAYANAN  ALUR PEMBUATAN MODUL BILLING UMUM RUMAH SAKIT

Permintaan Modul dari Inst. lain Pedoman Pelayanan IT|

3

Survei proses bisnis ditiap Inst & inventarisir permasalahan Mengusulkan pembuatan modul ke direktur Direktur memerintahkan IT Utk membuat modul Membuat rancangan database Membuat / revisi modul Ujicoba modul yang dibuat tidak modul sesuai yg diminta? Ya Implementasi modul Uraian : 1. Perencanaan pembuatan modul berdasarkan permintaan dari tiap-tiap Inst. Inst meminta untuk dibuatkan modul, diantaranya : 

Inst. Pendaftaran pasien, modul yang diminta :  Registrasi pasien baru  Pasien Aktif(msh belum KRS)  Pasien History(pasien sudah KRS)



Inst. Rawat Inap Ibu, modul yang diminta :  Entry,update,hapus pemakaian pasien  Cetak Surat Keterangan Lahir Pasien



Inst. Kamar Bersalin (VK)  Entry,update, hapus pemakaian pasien



Inst. Kamar Operasi (OK)  Entry,update,hapus pemakaian pasien



Inst. Kamar Bayi  Rgistrasi Pasien baru  Entry,update,hapus pemakaian pasien  Cetak Surat Keterangan Lahir



Inst. Kamar NICU  Registrasi Pasien baru  Entry,update,hapus pemakaian pasien

Pedoman Pelayanan IT|

4



Inst. Kamar ICU (RR)  Entry,update,hapus pemakaian pasien



Komite Medis  Billing JKN



Komite Rekam Medis  Modul Rekam medis Online (tidak disetujui)



Laboratorium  Modul Pemeriksaan Pasien Radiologi  Modul pemeriksaan Pasien Kasir  Modul Pembayaran Pasien Bag. Keuangan  Modul Laporan Keuangan  Modul Akuntansi

  

1. IT Melakukan survei ke unit-unit untuk mengetahui proses bisnis yang ada di unit tersebut dan meninventarisir permasalahan. Adapun permasalahan yang ditemukan adalah proses pencatatan data pemakaian pasien masih dilakukan dengan manual, kurang cepat didalam pembuatan laporan, data pasien belum tersentral,masih sering terjadi kesalahan di dalam pencatatan pemakaian pasien. 2. IT mengusulkan ke direktur untuk pembuatan modul billing system. 3. Direktur memerintahkan IT untuk pembuatan modul billing system. 4. IT membuat rancangan database dan relasi tiap table data 5. Setelah membuat rancangan database, mulai membuat coding sesuai dengan proses bisnis yg ada di tiap unit. 6. Setelah coding selesai, dilakukan ujicoba ke tiap unit untuk memastikan apakah sudah sesuai dengan permintaan dan untuk mengetahui apakah terdapat error pada modul. 7. Apabila modul yang diminta telah sesuai dengan yang diminta unitunit, tahap berikutnya instalasi modul dan pembelajaran cara pemakaian modul, apakabila modul masih ada error atau tidak sesuai dengan yang diminta, akan dilakukan pembetulan / coding ulang untuk mendapatkan hasil yang diinginkan.


5

ALUR MODUL PENDAFTARAN PASIEN Unit pendaftaran pasien menanyakan apakah pasien pernah MRS ya pernah MRS ?

unit pendaft px mencari data px di modul pendaft px

tdk Pasien diberikan form isian data pasien & kamar yg dipesan Unit pendaftaran px mengentry-kan data pasien ke modul Pendaftaran pasien

Uraian :  Unit pendaftaran pasien menanyakan, apakah pasien pernah dirawat di RSIA putri,apabila pasien belum pernah MRS ke RSIA PUTRI, unit pendaftaran memberikan form pengkajian identitas untuk diisi oleh pasien, dan apabila pasien sudah pernah MRS di RSIA PUTRI, unit pendaftaran dapat mencari data pasien tersebut pada modul pendaftaran untuk di daftarkan lagi di modul pendaftaran pasien. Tampilan pencarian nama pasien pada modul pendaftaran pasien :


6

Keterangan :  Pada combo box di pilih pencarian berdasarkan no RKM, nama px,alamat px, atau nama suami,  Misalkan pencarian berdasarkan nama px, setelah itu ketik nama px yang dicai pada kotak isian disamping tombol GO,  Setelah itu tekan ENTER atau klik tombol GO untuk mencari data pasien yang sudah pernah MRS.

Tampilan form entry data pendaftaran pasien baru pada modul pendaftaran pasien :


7

Keterangan : Untuk proses pendaftaran pasien, langkah-langkahnya adalah:  Unit Informasi & pendaftaran pasien memberikan form pengkajian identitasdata pasien dan kamar yang akan ditempati,Setelah pasien mengisi form, unit informasi mengentry data pasien tersebut ke dalam modul pendaftaran pasien.

ALUR MODUL RAWAT INAP IBU, KMR BERSALIN, RUANG OPERASI,RR, RUANG BAYI, NICU Petugas mencari data px di daftar px modul billing system yang sudah dientry oleh unit pendaft px Petugas me-registrasi data px selanjutnya entry data pemakaian px Petugas meng-entrykan pemakaian px berdasarkan advis dari dokter/ buku status px Pedoman Pelayanan IT|

8

Tampilan modul rawat inap ibu  Daftar pasien yang terdaftar di rawat inap ibu

Keterangan :  Petugas entry mencari nama pasien di daftar pasien yang sudah di daftarkan oleh unit pendaftaran pasien

 Entry pemakaian pasien

Keterangan :  Untuk menambahkan pemakaian pasien, tekan tombol Add detail,setalah itu tekan F6 utntuk menampilkan nama obat/alkes yang digunakan pasien, masukkan jumlah pemakaian


9

 Tekan tombol save untuk menyimpan pemakaian, maka akan otomatis daftar pemakaian akan ppindah di kolom kanan yg artinya, pemakaian pasien sudah bias dilayani oleh depo obat.  Setelah dilayani oleh depo obat,otomatis pemakaian pasien tersebut sudah menjadi tagihan untuk pasien

 ALUR PEMBUATAN MODUL BILLING JKN RUMAH SAKIT Direktur merencanakan kerjasama antara BPJS dengan RSp Direktur meminta persetujuan dengan komisaris

Direktur memerintahkan IT untuk membuat modul JKN IT Membuat rancangan database& coding Membuat / revisi modul Ujicoba modul yang dibuat tidak modul sesuai yg diminta? Ya Implementasi modul JKN Uraian :  Direktur merencanakan bekerjasama dengan BPJS untuk pelayanan rawat jalan dan rawat inap  Direktur meminta persetujuan dengan komisaris  Komisaris utama menyetujui kerjasama antara RS dengan BPJS  Direktur meminta IT untuk membuat modul rawat jalan & rawat inap  IT membuat modul rawat jalan & rawat inap ALUR MODUL RAWAT JALAN JKN


10

ALUR MODUL REKAM MEDIS JKN

Modul Rekam Medis JKN Modul ini digunakan untuk memasukkan identitas pasien baru yang masuk ke Rumah Sakit Umum Haji Surabaya baik dari IGD maupun Rawat Jalan, adapun satu pasien mempunyai satu nomor rekam medik, sedangkan pasien lama yang masuk melalui IGD maupun Rawat jalan cukup dimasukkan nomor rekam medik dan secara otomatis komputer akan menampilakan identitas pasien baik nama, alamat, tanggal lahir dll. Didalam modul rekam medik juga tersedia fasilitas searching / pencarian bagi pasien yang lupa membawa kartu berobat, fasilitas Informasi tempat tidur yang masih tersedia, keberadaan atau posisi pasien berada. Modul Rekam Medik terdiri dari beberapa menu, yaitu : 1. Berkas


11

2. Inventory 3. Informasi 4. Pengaturan 5. Bantuan Melalui lingkup manajemen pasien tersebut dapat diperoleh laporan – laporan mengenai: a. Modul Registrasi Pasien, terdiri dari: 1. Jumlah pendaftaran pasien perjenis pasien (harian, bulanan dan tahunan) 2. Jumlah pasien baru/lama (harian, bulanan dan tahunan) 3. Jumlah pasien perjenis kelamin (harian, bulanan dan tahunan) 4. Jumlah pasien BPJS-JKN (harian, bulanan dan tahunan) b. Modul Rekam Medik, terdiri dari: 1. Data riwayat pasien 2. Data Morbiditas pasien rawat jalan 3. Data diagnosa pasien pertindakan 4. Data operasi besar (harian, bulanan dan tahunan) 5. Data operasi kecil (harian, bulanan dan tahunan) c. Modul Rawat Inap, terdiri dari: 1. Jumlah pasien rawat inap (harian, bulanan dan tahunan) 2. Data pasien rawat inap perdokter konsul 3. Data pasien rawat inap perdokter operator d. Modul Kasir, terdiri dari: 1. Penerimaan kasir rawat inap (harian, bulanan dan tahunan) 2. Penerimaan kasir rawat jalan (harian, bulanan dan tahunan) 3. Penerimaan kasir rawat inap pasien jaminan e. Modul Gudang Obat, terdiri dari: 1. Data pembelian obat, alkes dan lain-lain (harian, bulanan dan tahunan) 2. Data retur barang (harian, bulanan dan tahunan) 3. Data pengeluaran obat, alkes dan lain-lain (harian, bulanan dan tahunan) 4. Data stock barang f. Modul Executive Summary, terdiri dari : 1. Laporan jumlah pasien rawat jalan

(harian, bulanan dan

tahunan) Laporan pasien operasi besar dan operasi kecil (harian, bulanan

2.

dan tahunan) Laporan jumlah pasien rawat inap (harian, bulanan dan

3.

tahunan) 4. 5.

Laporan jumlah pasien jaminan (harian, bulanan dan tahunan) Laporan penerimaan kasir (harian, bulanan dan tahunan) Pedoman Pelayanan IT|

12

6. 7.

Laporan validasi data Laporan BOR, LOS dan TOI

Untuk memudahkan penyajian informasi tersebut, maka laporan – laporan tersebut dapat diekpor ke berbagai macam format antara lain: a) b) c) d) e) f) g) h)

Jasper Report (*.jrprint) Adobe Reader PDF (*.pdf) HTML (*.htm, *.html) Singgel Sheet XLS (*.xls) Multiple Sheets XLS (*.xls) CSV (*.csv) XML (*.jrpxml, *.xml) Embedded Imege XML (*.jrpxml, *.xml)

1. PERAWATAN WEBSITE DAN EMAIL RUMAH SAKIT Website atau situs dapat diartikan sebagai kumpulan halaman yang menampilkan informasi data teks, data gambar diam atau gerak, data animasi, suara, video dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink) Domain

: www.rsputri.com

Email

: [email protected]/[email protected]

Facebook

: Rsia Putri

a. Penanggung Jawab  Kepala Seksi IT  Programer  Marketing b. Perangkat Kerja  Telepon  Komputer  Koneksi Internet c. Tata Laksana  Mengecek layanan internet baik dari web hosting dan domain website rumah sakit. Jika terjadi kerusakan web hosting dan domain konfirmasi dengan pihak ketiga (pelayanan web server)  Update informasi terbaru rumah sakit yang ada di website, informasi atau draf diberikan kepada penanggung jawab website kemudian diapload kedalam website.  Pengecekan email server tentang informasi dan surat masuk.


13

2. DATABASE (penyimpanan data) Database merupakan sekumpulan informasi yang saling berkaitan pada suatu subjek tertentu pada tujuan tertentu pula. Database adalah susunan record data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan, yang diorganisir dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu dalam komputer sehingga mampu memenuhi informasi yang optimal yang dibutuhkan oleh para pengguna. Semua data terpusat pada server sehingga memudahkan untuk perawatan dan keamanan data. Klasifikasi database terbagi 2 yaitu: 1. Database eksternal Database ini menyediakan akses secara online (internet) dimaksudkan untuk mencari infomasi atau data pembanding. Rumah sakit dapat membandingkan kinerja dengan rumah sakit yang sejenis. Database eksternal variasinya sangat luas, dari database asuransi hingga yang dikelola perhimpunan profesi. Dengan database eksternal rumah sakit dapat mencari informasi yang dibutuhkan seperti : literature ilmiah dan manajemen, temuan penelitian dan metode pendidikan lain. 2. Database Internal Database internal yaitu database yang digunakan untuk menunjang kinerja Sistem Informasi Manajeman Rumah Sakit, yang memuat data-data pasien. Database internal terakses secara offline yang terkoneksi dengan modul SIRS. Pemanfaatan database internal diperuntukkan dalam proses pengambilan keputusan manajeman dan klinis seperti : laporan 10 penyakit terbanyak, morbiditas, jumlah pasien dll. Untuk keamanan database, data tersimpan didalam server dan terprotek mengunakan password dan terproteksi dari akses luar sehingga pihak diluar tidak dapat mengakses kecuali atas ijin dari kepala IT. Deskripsi database Rumah Sakit Ibu & Anak Putri Surabaya : Database

: Microsoft SQL SERVER 2008 R2

Connector DB

: Navicat Premium 8.2

Report

: Crystal Report

Pemrograman

VB Net 2010 Pedoman Pelayanan IT|

14

IP Server

: 192.168.1.5

b.

Penanggung Jawab  Kepala Seksi IT

 Programer c.

d.

Perangkat Kerja  Komputer  Koneksi jaringan lokal (LAN)  Server Tata Laksana  Menentukan kebutuhan input dari sistem yang baru Input yang akan dirancang 

ditentukan dari Data Flow Diagram (DFD) sistem baru yang telah dibuat. Menentukan parameter dari input Setelah input – input dari data telah dapat dirancang maka parameter dari input selanjutnya dapat ditentukan. Parameter

ini meliputi : 1. Bentuk dari input dan dokumen dasar 2. Sumber input 3. Volume input 4. Periode input  Dalam perawatan database rutin tiap 1 minggu sekali. 3. HAK AKSES Kewenangan yang diberikan oleh root/administartor kepada pihak tertentu, untuk memanfaatkan suatu obyek. Setiap user memiliki akses sendiri – sendiri sesuai dengan wewenang dan unit kerjanya. Adapun pembagian hak akses yang terdapat pada modul rumah sakit : a) Admin Hak khusus yang dapat mengakses semua modul yang ada di rumah sakit. Hak ini diberikan kepada administrator/penanggung jawab software/modul. b) Rekam Medik Hak yang hanya diperuntukkan oleh unit Rekam Medis, Registrasi dan polilinik. Hak akses ini hanya untuk modul rekam medik saja c) Penunjang Hak yang hanya diperuntukkan oleh unit Penunjang Medik, laboratorium dan kamar operasi. Hak akses ini hanya untuk modul penunjang d) Rawat Inap Hak yang hanya diperuntukkan oleh kamar inap. Hak akses ini hanya untuk modul rawat inap. e) Kasir Hak yang digunakan oleh Kasir rawat inap dan Kasir rawat jalan. Hak akses ini hanya untuk modul kasir 4. SCURITY DATABASE


15

Database didefinisikan sebagai suatu kumpulan data yang saling terhubung dan terbagi (shared) yang bertujuan untuk memelihara informasi yang dibutuhkan oleh rumah sakit. Keamanan database merupakan suatu proteksi terhadap pengrusakan data dan pemakaian data oleh pemakai yang tidak punya kewenangan e.

Penanggung Jawab Kepala Seksi IT  Programer 

f.

g.

Perangkat Kerja  Komputer  Server  Koneksi jaringan (LAN) Tata Laksana  Otorisasi : -

Pemberian wewenang atau hak istimewa untuk mengakses sistem atau obyek database hak tersebut diberikan kepada Kepala Seksi IT

-

Kendali otorisasi (=kontrol akses) dapat dibangun pada perangkat lunak/software

-

Mengendalikan sistem atau obyek yang dapat diakses

-

Mengendalikan bagaimana pengguna menggunakannya

-

Memberikan hak akses dengan membuat account pengguna (pemberian paswword untuk semua user).

 Backup data secara periodik untuk membuat duplikat dari database dan melakukan logging file (atau program) ke media penyimpanan eksternal, proses backup dilakukan setiap 1 minggu sekali.

5. PERAWATAN HARDWARE Hardware merupakan perangkat keras seperti komputer, laptop, monitor, switch hub, printer, keyboard dan mouse. a. Penanggung Jawab  Kepala Seksi IT b. Perangkat Kerja  Komputer  Obeng c. Tata Laksana  Sebisa mungkin tegangan listrik yang dikonsumsi komputer harus stabil. Tegangan listrik yang terlalu rendah dan terlalu tinggi dua-duanya merusak


16

perangkat keras komputer. Oleh karena itu gunakanlah Stabilizer dan UPS untuk menjaga hal tersebut.  Hidup matikan komputer sesuai prosedur. Jangan sekali-sekali langsung mencabut kabel listrik komputer pada saat komputer sedang beroperasi. Tindakan ini sangat berbahaya bagi kestabilan Power Suply komputer.  Komputer harus terhindar dari sengatan matahari secara langsung.  Jangan menaruh gelas yang berisi air demi menghindari siraman air terhadap perangkat keras.  Bersihkan heatsink dan fan cooler CPU dengan kuas halus atau pompa udara  Buka memory RAM dengan hati-hati dan bersihkan dengan lap halus terutama pada bagian kakinya.  Bersihkan semua port eksternal yang ada pada Mainboard, terutama port USB.

6. KONEKSI INTRANET / LAN (Local Area Network) Local Area Network biasa disingkat LAN adalah jaringan komputer yang jaringannya hanya mencakup wilayah kecil. Ethernet menggunakan perangkat switch, yang mempunyai kecepatan transfer data 10, 100, atau 1000 Mbit/s. LAN mempunyai karakteristik sebagai berikut : 1. Mempunyai pesat data yang lebih tinggi 2. Meliputi wilayah geografi yang lebih sempit 3. Tidak membutuhkan jalur telekomunikasi yang disewa dari operator telekomunikasi Pada Rumah Sakit Ibu & Anak Putri Surabaya semua komputer terkoneksi dengan LAN dan terhubung pada server. Sehingga sangat penting penmggunaan dan pemanfaatan LAN untuk komunikasi dan penggunaan modul RS. a. Penanggung Jawab  Kepala Seksi IT  Administartor Network (teknisi jaringan) b. Perangkat Kerja  Komputer server  Tang Krimping  Konektor RJ 45  Kabel bellden (kabel jaringan)  Testter jaringan c. Tata Laksana  Menganalisa kebutuhan atau topologi jaringan yang sesuai dengan letak geografis rumah sakit  Instalasi jaringan dan pemasangan switch hub untuk komunikasi antar jaringan ke server  Penggunaan LAN hanya untuk jaringan local saja. Pedoman Pelayanan IT|

17

7. KONEKSI INTERNET DAN WIFI Internet adalah sistem global dari seluruh jaringan komputer yang saling terhubung menggunakan standar Internet Protocol Suite (TCP/IP) untuk melayani miliaran pengguna di seluruh dunia. Penggunaan fasilitas internet di rumah sakit sangatlah perlu dari pengiriman surat via email, promosi via website dan facebook hingga pencarian artikel – artikel tentang kesehatan a. Penanggung Jawab  Kepala Seksi IT b. Perangkat Kerja  Komputer  Telepon  Switch hub & wifi  Modem ADSL c. Tata Laksana  Ruangan yang terkoneksi dengan internet ruang administrasi (kantor), ruang SIRS, ruang personalia dan marketing.  Pemasangan dan penambahan koneksi wifi.

8.

PENGUMPULAN DATA Pengumpulan data adalah bahan keterangan yang berupa himpunan fakta-fakta, angka-angka, huruf-huruf, suatu objek, kondisi,dan juga kebenaran sementara dalam kondisi tertentu yang merupakan bagian dari fakta yang menjadi sumber pengamatan dalam penelitian. Data-data yang dikumpulkan dalam suatu organisasi berfungsi untuk mengetahui atau memperoleh gambaran tentang suatu masalah yang telah dirumuskan dan untuk membuat keputusan atau memecahkan masalah yang dihadapinya. Data yang akan diteliti adalah data internal dimana data yang menggambarkan keadaan di dalam suatu organisasi. Proses pengumpulan data dilakukan dalam dua proses, yaitu proses entry data ke dalam modul dan proses verifikasi data oleh penanggung jawab data di setiap unit. Dalam proses verifikasi data, penanggung jawab harus mencocoki dengan cara membandingkan data manual dengan data yang ada didalam modul. Ada pun pelaksanaan pengumpulan data yang harus dilakukan : a.

Penanggung Jawab  Setiap unit pelayanan harus memiliki penanggung jawab data entry yang telah

dipilih oleh kepala unit. b. Perangkat Kerja  Komputer yang terhubung dengan server SIRS  Spidol merah Pedoman Pelayanan IT|

18

c.

 Bolpoin Tata Laksana 1) Yang memasukkan data adalah petugas entry data dari tiap-tiap unit pelayanan. 2) Data harus dimasukkan 1x24 jam. 3) Petugas hanya diperbolehkan merubah/menghapus data dalam waktu 1x24 jam. Pelaksanaan pengumpulan data di unit pelayanan : 1) Adanya penanggung jawab ke absahan data. 2) Penanggung jawab harus mengverifikasi data yang telah dimasukkan oleh petugas entry dalam waktu 1x24 jam. 3) Penanggung jawab data harus mencetak laporan tiap hari dari data – data yang telah di entry (dengan format laporan). 4) Data yang sudah diverifikasi adalah data yang sesuai dengan data manual. 5) Apabila ada ketidak sesuian atau masalah dari data, penanggung jawab harus lapor kepada Kepala Seksi IT, data hanya dapat diperbaiki oleh Kepala Seksi IT saja. 6) Perubahan/penghapusan data harus dilakukan oleh penanggung jawab unit kerja dan Kepala Seksi IT dilakukan dalam waktu 1x24 jam dan dilaporkan kepada wadir umum & keuangan.

9. ANALISIS DATA Analisis data diartikan sebagai upaya mengolah data menjadi informasi, sehingga karakteristik atau sifat-sifat data tersebut dapat dengan mudah dipahami dan bermanfaat untuk menjawab masalah-masalah yang berkaitan dengan kegiatan penelitian. Dengan demikian, teknik analisis data dapat diartikan sebagai cara melaksanakan analisis terhadap data, dengan tujuan mengolah data tersebut menjadi informasi, sehingga karakteristik atau sifat-sifat datanya dapat dengan mudah dipahami dan bermanfaat untuk menjawab masalah-masalah yang berkaitan dengan kegiatan penelitian, baik berkaitan dengan deskripsi data maupun untuk membuat induksi, atau menarik kesimpulan tentang karakteristik populasi (parameter) berdasarkan data yang diperoleh dari sampel (statistik). a. Penanggung Jawab  Kepala unit kerja b. Perangkat Kerja  Komputer yang terhubung dengan server SIRS  Printer  Bolpoint Pedoman Pelayanan IT|

19

10. HAK AKSES Untuk hak akses billing dibedakan menjadi :  Administrator Administrator diberikan kepada staf IT atau programmer yang bisa mengakses semua aplikasi yang ada di dalam billing system termasuk aplikasi untuk tracking data apabila ada error.  Apotik Apotik diberikan kepada petugas apotik dimana aplikasi yang bisa diakses hanya modul apotik saja.  Gudang Obat  Apotik diberikan kepada petugas gudang obat dimana aplikasi yang bisa diakses hanya modul gudang obat saja.  Perawatan Bayi, L1, L2, NICU,RR,OK, VK Diberikan kepada petugas yang dinas pada ruangan tersebut. 

Staf Management\ Diberikan untuk pengambil keputusan, yaitu direktur

Billing system / modul hanya bisa diakses oleh petugas yang sudah ditentukan hak aksesnya oleh IT/programmer.

BAB III LOGISTIK 1. Denah Ruangan


20

Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) berlokasi di lantai IV yang terdiri dari ruang kerja staf SIRS, dan ruang server. Ruangan dilengkapi dengan 2 unit server, 1 unit komputer, dan 1 unit printer Di ruangan SIRS sebagai ruang control server dan perbaikan peralatan SIRS seperti : computer, printer, switch hub dll 2. Peralatan a. CPU (Central Processing Unit) Jumlah /Unit No

Nama Bagian

1

Registrasi (Pendaftaran) PX umum & JKN

2

Poli JKN

3

Kasir

1

4

Rawat Inap (Lt.2)

1

5

Penunjang Medik

6

Laboratorium

7

Rekam Medis

8

Rawat Jalan Poliklinik

9

Gudang Obat dan Farmasi

1

10

Apotik VIP

1

11

Marketing

Pentium III

Pentium IV

Dual Core

Core 2 Duo

1 1

Core i3

Xeon (Server)

2

1 1

1 1

1 1 1 1

1


21

14

Ka.Keperawatan

15

IPS dan Sanitasi

17

Personalia/HRD

1

19

Direktur

1

20

Tata Usaha

1

21

Sekretaris

1

22

Keuangan

1

23

Ferivikator

1

25

SIRS Jumlah

1 1

0

3

17

7

1

2

7

2

b. Printer Jumlah/Unit No

Nama Bagian

Printer Pita

Printer Deskjet 1

1

Registrasi (Pendaftaran)

1

2

Loket (Poliklinik)

1

3

Kasir

1

4

Rawat Inap (Lt.2)

1

7

Penunjang Medik

1

8

Laboratorium

2

9

Rekam Medis

1

11

Gudang Obat dan Farmasi

1

12

Apotik VIP

13

Marketing

1

14

Ka.Keperawatan

1

15

IPS dan Sanitasi

1

Printer Laser

Printer Kartu 1

1

1


22

16

Gizi

1

17

Personalia

1

18

Direktur

1

19

Sekretaris

20

Keuangan

2

21

SIRS

1 Jumlah

4

18

1

c. Laptop Jumlah/Unit No

Nama Bagian Pentium IV

Dual Core

1 Sekretaris Direktur 2 Kamar Operasi (OK) Jumlah

Core 2 Duo

Core i3

1 1 1

1

BAB IV KESELAMATAN PASIEN

1. Ketepatan identifikasi pasien  Proses pendaftaran pasien Pasien dilakukan dengan cara pasien memberikan Kartu Tanda Penduduk (KTP) setiap kali melakukan pendaftaran. Sehingga tidak ada duplikat data dalam proses pendaftaran 

Pemberian label identifikasi di setiap status dan gelang pasien Pada modul SIRS sudah dilengkapi dengan print label yang memudahkan petugas dalam proses pemberian identitas pasien.


23

2. Meningkatkan komunikasi yang efektif Pengunaan komunikasi internal (telepon) dalam proses perubahan data dilakukan pengecekan ulang terhadap data yang akan dirubah. 3. Meningkatkan keamanan obat – obatan yang perlu diwaspadai Pada modul farmasi (gudang obat) dilengkapi dengan system penandaan terhadap obat – obatan yang beresiko tinggi mengakibatkan kerugian/bahaya/cidera yang fatal apabila terjadi kesalahan dalam penatalaksaan obat. 4. Kepastian tepat lokasi, tepat prosedur, tepat pasien operasi Untuk tepat lokasi, prosedur dan tepat operasi pasien di tandai dengan nomor rekam medic. Sehingga setiap memasukkan kedalam modul tindakan petugas entry hanya memasukkan nomor rekam medic. Dengan system satu nomor rekam medic hanya di miliki oleh satu pasien dapat memngurangi resiko salah memasukkan tindakan. 5. Pengurangan resiko infeksi terkait pelayanan kesehatan SIRS mendukung upaya pengurangan resiko infeksi dengan cara: - Membuang jarum suntik tinta ke dalam tempat sampah medis - Ikut serta program cuci tangan dengan program yang telah ditampilkan melalui banner, website dan video. 6. Pengurangan resiko pasien jatuh - System pengkabelan yang sesuai standar - Peletakan peralatan/perlengkapan computer jauh dari akses jalan pasien - Pembuatan tanda resiko jatuh di setiap kamar pasien

BAB V KESELAMATAN KERJA

Keselamatan yang berkaitan dengan tenaga kerja, pekerjaan dan lingkungan kerja yang meliputi segala upaya untuk mencegah dan menanggulangi segala sakit dan kecelakaan akibat kerja : 1. Pengunaan APD sesuai standar Menggunakan sepatu jika melakukan pemasangan alat atau kabel, dapat terhindar kornsleting listrik (kesetrum). 2. Pembuangan limbah sesuai dengan jenisnya


24

Pembuangan limbah padat dengan limbah cair harus dibuang sesuai dengan jenisnya. Contohnya seperti: sisa pembuangan tinta di printer sebagai limbah cair, pembuangan alat suntikan tinta sebagai limbah padat 3. Pemasangan kabel sesuai dengan prosedur Apabila pemasangan kabel harus sesui dengan prosedur yaitu : - Pemasangan kabel harus tersembunyi dan jauh dari akses jalan - Penyambungan kabel harus di tutup rapat dengan isolasi - Setiapan pemasangan kabel harus rapid an tertutup oleh clem

BAB VI PENGENDALIAN MUTU

1. Monitoring - Validasi data Vlidasi data adalah tindakan mengoreksi atau pembetulan data dengan cara menyesuaikan data entry pada SIRS RSIA Putri yang telah dimasukan oleh unit pelayanan dengan data manual yang dipunyai verifikator, baik pada rawat inap maupun rawat jalan. -

Backup data server Memindahkan atau menyalin kumpulan informasi (data) yang tersimpan di dalam hardisk komputer yang biasanya dilakukan dari satu lokasi/perangkat ke lokasi/perangkat lain.

-

Keamanan data (kerahasiaan data) Kewenangan yang diberikan oleh root/administartor kepada pihak tertentu, untuk memanfaatkan suatu obyek. Setiap user memiliki akses sendiri – sendiri sesuai dengan wewenang dan unit kerjanya

-

Pengelolaan data Ruang lingkup Aplikasi Sistem Informasi Rumah Sakit, mencangkup pengelolahan informasi dalam lingkup manajemen pasien (front office management). Yang dimaksud dengan pengelolaan data yaitu modul – modul yang sudah diterapkan.


25

2. Evaluasi - Laporan akuntabilitas tahunan - Laporan validasi data bulanan kepada direktur - Laporan kegiatan pengumpulan data bulanan kepada direktur

ALUR PENGGUMPULAN DATA


26

BAB VII PENUTUP

Sistem Informasi Rumah Sakit merupakan applikasi yang di develop untuk kebutuhan management Rumah Sakit, dimana sistem ini sudah di dukung dengan fitur dan modul yang lengkap untuk operasional Rumah Sakit dengan adanya applikasi ini di harapkan dapat membantu operasional rumah sakit dan dapat meningkatkan pelayanan rumah sakit. Hardware dan software adalah aplikasi pendukung kinerja sehingga dapat meningkatkan mutu pelayanan RSIA PUTRI. Pada Pedoman Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) diharapkan unit SIRS dapat meningkatkan kinerja sesuai dengan standar operasional yang sudah disesuaikan dan ditetapkan. Sehingga dapat tercipta keseragaman dalam melakukan tindakan. Kami menyadari bahwa Buku Pedoman ini masih jauh dari kesempurnaan, sehingga kritik dan saran sangat kami harapkan untuk penyempurnaan dari waktu ke waktu.

Mengetahui

dr. Herminiati HB, MARS Direktur Utama


27


28

Pedoman Pelayanan IT Fix

Recommend Documents