PEDOMAN PELAYANAN BAGIAN INVENTORY RS. BAPTIS BATU TAHUN 2013
RS BAPTIS BATU JL RAYA TLEKUNG NO 1 JUNREJO – BATU
DAFTAR ISI
Halaman Judul............................................ .................................................................. ............................................ ........................... .....
i
Daftar Isi ......................................... ............................................................... ............................................ ...................................... ................
ii
BAB I. Pendahuluan ......................................... ............................................................... .......................................... ....................
1
1.1. Latar Belakang ........................................... ................................................................. .......................................... ....................
1
1.2. Tujuan Pedoman........................... Pedoman................................................ ........................................... ................................... .............
1
1.3. Ruang Lingkup Pelayanan ........................................... ................................................................. ........................ ..
2
1.4. Batasan Operasional.......................................... ................................................................ ................................... .............
2
1.5. Landasan Hukum ........................................... ................................................................. ...................................... ................
3
BAB II. Standar Ketenagaan............................................ .................................................................. ........................... .....
4
2.1. Kualifikasi Sumber Daya Manusia ......................................... ...................................................... .............
4
2.2. Distribusi Ketenagaan ........................................... ................................................................. ............................... .........
4
BAB III. Standar Fasilitas ............................................ .................................................................. ............................... .........
7
3.1. Denah Ruangan .......................................... ................................................................ .......................................... ....................
7
3.2. Sarana Dan Prasarana............................................ .................................................................. ............................... .........
7
3.3. Standar Fasilitas ......................................... ............................................................... .......................................... ....................
11
BAB IV. Tata Laksana Pelayanan .......................................... .............................................................. ....................
12
4.1. Pelayanan Inventory.......................................... ................................................................ ................................... .............
12
4.2. Pelayanan Logistik ......................................... ............................................................... ...................................... ................
17
4.3. Pelayanan House Keeping.............................. Keeping.................................................... ...................................... ................
22
4.4. Pelayanan Kamar Jahit .......................................... ................................................................ ............................... .........
29
BAB V. Logistik ............................................ ................................................................. ........................................... ........................ ..
32
5.1. Bagian Inventory ............................................ .................................................................. ...................................... ................
32
5.2. House Keeping ........................................... ................................................................. .......................................... ....................
36
5.3. Kamar Jahit ......................................... ............................................................... ............................................ ........................... .....
39
BAB VI. Keselamatan Pasien .......................................... ................................................................ ........................... .....
42
6.1. Latar Belakang ........................................... ................................................................. .......................................... ....................
42
6.2. Tujuan .......................................... ............................................................... ........................................... ................................... .............
42
6.3. Tata Laksana Keselamatan Pasien .......................................... ....................................................... .............
42
BAB VII. Keselamatan Kerja .......................................... ................................................................ ........................... .....
44
7.1. Pengertian............................................ .................................................................. ............................................ ........................... .....
44
ii
DAFTAR ISI
Halaman Judul............................................ .................................................................. ............................................ ........................... .....
i
Daftar Isi ......................................... ............................................................... ............................................ ...................................... ................
ii
BAB I. Pendahuluan ......................................... ............................................................... .......................................... ....................
1
1.1. Latar Belakang ........................................... ................................................................. .......................................... ....................
1
1.2. Tujuan Pedoman........................... Pedoman................................................ ........................................... ................................... .............
1
1.3. Ruang Lingkup Pelayanan ........................................... ................................................................. ........................ ..
2
1.4. Batasan Operasional.......................................... ................................................................ ................................... .............
2
1.5. Landasan Hukum ........................................... ................................................................. ...................................... ................
3
BAB II. Standar Ketenagaan............................................ .................................................................. ........................... .....
4
2.1. Kualifikasi Sumber Daya Manusia ......................................... ...................................................... .............
4
2.2. Distribusi Ketenagaan ........................................... ................................................................. ............................... .........
4
BAB III. Standar Fasilitas ............................................ .................................................................. ............................... .........
7
3.1. Denah Ruangan .......................................... ................................................................ .......................................... ....................
7
3.2. Sarana Dan Prasarana............................................ .................................................................. ............................... .........
7
3.3. Standar Fasilitas ......................................... ............................................................... .......................................... ....................
11
BAB IV. Tata Laksana Pelayanan .......................................... .............................................................. ....................
12
4.1. Pelayanan Inventory.......................................... ................................................................ ................................... .............
12
4.2. Pelayanan Logistik ......................................... ............................................................... ...................................... ................
17
4.3. Pelayanan House Keeping.............................. Keeping.................................................... ...................................... ................
22
4.4. Pelayanan Kamar Jahit .......................................... ................................................................ ............................... .........
29
BAB V. Logistik ............................................ ................................................................. ........................................... ........................ ..
32
5.1. Bagian Inventory ............................................ .................................................................. ...................................... ................
32
5.2. House Keeping ........................................... ................................................................. .......................................... ....................
36
5.3. Kamar Jahit ......................................... ............................................................... ............................................ ........................... .....
39
BAB VI. Keselamatan Pasien .......................................... ................................................................ ........................... .....
42
6.1. Latar Belakang ........................................... ................................................................. .......................................... ....................
42
6.2. Tujuan .......................................... ............................................................... ........................................... ................................... .............
42
6.3. Tata Laksana Keselamatan Pasien .......................................... ....................................................... .............
42
BAB VII. Keselamatan Kerja .......................................... ................................................................ ........................... .....
44
7.1. Pengertian............................................ .................................................................. ............................................ ........................... .....
44
ii
7.2. Tujuan .......................................... ............................................................... ........................................... ................................... .............
44
7.3. Tata Laksana Keselamatan Karyawan ............................................ ................................................. .....
44
BAB VIII. Pengendalian Mutu ........................................... ................................................................. ........................ ..
46
BAB IX. Penutup ........................................... ................................................................ ........................................... ........................ ..
48
iii
BAB I PENDAHULUAN
1.1.
LATAR BELAKANG.
Sebagai bagian dari Bidang Umum Keuangan RS. Baptis Batu, Bagian Inventory mempunyai tugas untuk ikut serta mengelolah keuangan RS. Baptis Batu melalui efisiensi biaya, efektifitas penggunaan alat, dan pemanfaatan asset rumah sakit secara maksimal. Efisiensi biaya dapat dilakukan dengan pengelolaan persediaan yang tepat serta laporan pemakaian barang operasional yang akurat sehingga dapat dievaluasi penggunaannya. Efektifitas penggunaan alat dapat dilaksanakan apabila alat terpelihara baik dan inventarisnya lengkap. Sedangkan pemanfaatan asset rumah sakit secara maksimal dapat meningkatkan pendapatan rumah sakit pada bidang non medis. Bagian Inventory diharapkan dapat membantu pengelolaan Bidang Umum Keuangan. Hal ini membuat keberagaman tugas dalam penyelenggaraan pelayanan Inventory baik teknis maupun administratif. Dengan beragamnya tugas yang ada di bagian Inventory tersebut, maka maka pelayanan pelayanan inventory diselenggarakan diselenggarakan dengan berbagai sistem atau prosedur, prasarana, sarana, peralatan dan ketenagaan. Oleh sebab itu, agar pelayanan Inventory dapat berjalan dengan aman, lancar serta berperan baik dalam meningkatkan mutu pelayanan non medik di Rumah Sakit, maka perlu dibuat suatu pedoman pelayanan Inventory di Rumah Sakit yang diharapkan dapat menjadi pegangan.
1.2.
TUJUAN PEDOMAN
Tersedianya pedoman bagi petugas di Bagian Inventory agar dapat meningkatkan kemampuan dan mutu pelayanan yang sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi kesehatan, kesehatan, perubahan perubahan peraturan perundang-undangan perundang-undangan dan harapan masyarakat dalam memberikan pelayanan Inventory yang berorientasi kepada mutu dan keselamatan pasien.
1
1.3.
RUANG LINGKUP PELAYANAN
Ruang Lingkup Pelayanan Bagian Inventory meliputi : 1. Pelayanan Inventory. 2. Pelayanan Logistik. 3. Pelayanan House Keeping. 4. Pelayanan Kamar Jahit
1.4.
BATASAN OPERASIONAL:
1. Pelayanan Inventory: Adalah kegiatan kegiatan penyelenggaraan penyelenggaraan inventory inventory rumah sakit yang yang terdiri dari pengadaan barang non medis dan pengadaan barang investasi barang umum(barang dengan harga
lima juta keatas dengan
pemakaian lebih dari satu tahun), pengadaan barang investasi alat kesehatan , dan pelaporan pembelian barang. 2. Pelayanan Logistik: Adalah kegiatan penyelenggaraan penyelenggaraan logistik rumah sakit yang terdiri dari pesanan barang stock non medis, penerimaan barang non medis, Penerimaan barang barang investasi alat kesehatan (barang (barang dengan harga lima juta keatas dengan pemakaian lebih dari satu tahun), pembuatan laporan penerimaan barang, pendistribusian barang dan pelaporan persediaan barang barang rumah sakit. 3. Pelayanan House Keeping. Adalah kegiatan penyelenggaraan house keeping rumah sakit yang terdiri dari pelaksanaan program kebersihan yang terjadwal di seluruh lingkungan rumah sakit, inventarisasi seluruh peralatan medis dan perabotan
kerumah
tanggaan
RS,
memelihara
perabotan
kerumahtanggaan RS, dan penyewaan penginapan RS. 4. Pelayanan Kamar Jahit: Adalah kegiatan penyelenggaraan kamar jahit rumah sakit yang terdiri dari permintaan pembuatan linen, pembuatan linen, permintaan perbaikan linen, perbaikan linen dan pembuatan alat pelindung diri dari bahan linen.
2
1.5.
LANDASAN HUKUM.
1. Undang-Undang
Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang
Rumah Sakit. 2. Undang-Undang Republik
Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang
Kesehatan. 3. Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran. 4. Keputusan Menteri Kesehatan No. 129 Tahun 2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit. 5. Keputusan Ketua Badan Pengurus Yayasan Baptis Indonesia Nomor 047/YBI/VII/2011 tentang Struktur Organisasi Rumah Sakit Baptis Batu.
3
BAB II STANDAR KETENAGAAN
2.1.
KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA
Agar pelayanan Inventory dapat terselenggarakan dengan mutu yang dapat dipertanggungjawabkan, maka pelayanan Inventory harus dilakukan oleh tenaga yang profesional. Kualifikasi tenaga yang harus tersedia : Tabel Kualifikasi SDM Bagian Inventory RS Baptis Batu NAMA JABATAN
Ka Bagian
KUALIFIKASI FORMAL & INFORMAL
JUMLAH KEBUTUHAN
Strata 1 Ekonomi
1
SMU/SMK Akutansi
3
SMU/SMK Perhotelan
2
SMU/SMK Tata Busana
2
Inventory Administrasi Logistik Petugas House Keeping Petugas Kamar Jahit
2.2.
DISTRIBUSI KETENAGAAN.
SDM Bagian Inventory RS. Baptis Batu berjumlah 8 orang dan sesuai dengan struktur organisasi bagian inventory terbagi menjadi 4 bagian yaitu : inventory, logistik, house keeping dan kamar jahit. Adapun pendistribusian SDM Bagian Inventory RS. Baptis Batu adalah sebagai berikut:
4
1. Inventory NAMA JABATAN
KUALIFIKASI FORMAL & INFORMAL
Ka Bagian
Waktu
JML
Kerja
SDM
1 Shift Strata 1 Ekonomi
Inventory
1
Jumlah
1
Pengaturan Waktu Kerja: Kepala bagian Inventory sesuai dengan peraturan jam kerja kantor administrasi RS Baptis Batu adalah lima hari kerja dengan jam kerja: Pagi (Senin- Jumat)
: pukul 07.00 – 15.30 WIB
2. Logistik NAMA JABATAN
KUALIFIKASI FORMAL & INFORMAL
Administrasi Logistik
SMUSMK Akutansi
Waktu
JML
Kerja
SDM
2 Shift
3
Jumlah
3
Pengaturan waktu kerja petugas administrasi logistik terbagi menjadi: 1. Pagi
: pukul 07.00 – 14.00 WIB
2. Siang (Senin, Rabu)
: pukul 10.00 – 17.00 WIB
3. Siang (Selasa, Kamis, Jumat) : pukul 08.00 – 15.00 WIB
5
3. House Keeping KUALIFIKASI NAMA
FORMAL & INFORMAL
Waktu
JML
Kerja
SDM
2 Shift
2
JABATAN
Petugas House
SMUSMK Perhotelan
Keeping Jumlah
2
Pengaturan waktu kerja petugas house keeping terbagi menjadi: 1. Pagi
: pukul 07.00 – 14.00 WIB
2. Siang (Selasa- Jumat)
: pukul 09.00 – 16.00 WIB
4. Kamar Jahit NAMA JABATAN
Petugas Kamar
KUALIFIKASI FORMAL & INFORMAL
Waktu
JML
Kerja
SDM
SMUSMK Tata Busana
2 1 Shift
Jahit
Jumlah
2
Pengaturan waktu kerja petugas house keeping adalah: Pagi
: pukul 07.00 – 14.00 WIB
6
BAB III STANDAR FASILITAS
3.1.
DENAH RUANG.
(Ada pada lampiran)
3.2.
SARANA DAN PRASARANA
1. Kantor bagian Inventory berisi : Jml No.
1
Nama Barang
Stempel ( isi 4 ). Inv
Awl
1 set
Bufet pendek 170cm strip 2
hijau.inv
1
3
Filing kabinet coklat 3 kayu.inv
1
4
Gunting.inv
1
5
Kalkulator casio SDC 8780. inv
1
6
Kursi hijau beroda.inv
1
7
Kursi kayu coklat. Inv
2
8
Lemari kecil laci 1.inv
1
9
Meja px kecil. Inv
1
10
Meja kerja kotak. Inv
1
11
Monitor dell 15". Inv
1
12
Pelubang kertas biru. Inv
1
13
Persegi plastik ram.inv
2
14
Salib. Inv
1
15
Penjangah buku. Inv
1
16
Box file.inv
6
17
Jam meja (hadiah b.enny). Inv
1
18
Pesawat telpon sahitel. Inv
1
19
Printer HP 1200. inv
1
7
20
Steples kecil. Inv
1
21
Tempat file palstik. Inv
10
22
Tempat sampah plastik bulat. Inv
1
2. Kantor Logistik berisi: Jml No.
Nama Barang
Awl
1
Aquabedest. Log
1
2
Bantalan stempel. Log
1
3
Cermin persegi. Log
1
4
Hiasan visi misi. Log
1
Kalkulator citizen SDC 878. 5
log
1
6
Kursi kayu. Log
3
7
Kursi lipat merah. Log
1
8
Kursi lipat ungu. Log
1
9
Kursi px (diluar). Log
1
10
Kursi roda hijau. Log
1
11
Lemari es pintu 2. log
1
12
Lemari kayu biru. Log
1
13
Lemari kayu ss. 5. log
1
14
Meja kerja 150X70X75. log
2
15
Meja kerja 121X61X75. log
1
16
Meja komputer kecil. Log
1
17
Monitor BENQ. Log
1
18
Monitor Dell. Log
1
19
Pelubang kertas. Log
1
20
Printer efson 300 ii.log
1
21
Rak besi SS. 4.log
1
22
Rak besi SS. 5.log
1
8
23
RAK BESI SS. B.log
1
24
Regency tower fan atap.log
1
25
Regency tower fan atap.log
1
26
Salib.log
1
27
Steples besar.log
1
28
Steples kecil.log
2
29
Steples kecil.log
2
30
Tape polytron.log
1
31
Tempat isolasi biru.log
1
32
Troly besi hitam.log
1
33
Laptop
1
3. Kantor House Keeping berisi: Jml No.
Nama Barang
Awl
1
Meja kerja 170 cm.hk
1
2
Lemari arsip biru
1
3
Kursi kayu.hk
2
4
Kursi roda.hk
1
Lemari kayu pintu 1 laci 3 5
besar.hk
1
Lemari kayu pintu 1 laci 3 6
kecil.hk
1
7
Tempat file.hk
3
8
Penyanggah buku.hk
1
9
Gunting.hk
1
10
Steples kecil.hk
1
11
Pelubang kertas.hk
1
12
Flashdisk.hk
1
9
13
Remote TV 21.hk
1
14
Kaos senam warna.hk
8
15
Tempat kunci kaca ktk.hk
1
16
Monitor Bena.hk
1
17
Printer canon LBP 2900.hk
1
18
Printer Epson L110
1
19
CPU.hk
1
20
Pelubang kertas.hk
1
21
Karpet 3 M (21 M ).hk
1
22
Stop kontak isi 3.hk
1
23
Tempat kunci kaca gantung.hk
1
24
Taplak batik
2
25
Tempat sampah roda kuning
2
26
Toples kaca kecil
12
27
Toples kaca besar
6
28
Meja kerja 150 cm,hk
1
29
Jam meja seiko,hk
1
4. Kantor Kamar Jahit berisi : Jml No.
Nama Barang
Awl
1
Alat Plong Gorden.KJ
1
2
Lemari Pendek Pintu 3.KJ
1
3
Lemari Pintu 3.KJ
1
4
Lemari Pintu 4.KJ
1
5
Gunting Besar.KJ
2
6
Gunting Kecil.KJ
1
7
Jam Dinding.KJ
1
8
Kursi Kayu Coklat Hijau.KJ
4
9
Meja lemari Potong.KJ
1
10
10
Mesin Jahit Singer.KJ
2
11
Mesin Obras Singer.KJ
1
12
Obeng.KJ
13
Rak Besi L SS. 4.KJ
1
14
Skoci.KJ
8
15
Tang Cucut.KJ
1
16
Tang Kombinasi.KJ
1
1 SET
Mesin jahit singer 1291 D200
3.3.
17
Japan.KJ
1
18
Pesawat Telpon favorit.KJ
1
19
Setrika Philips
1
20
Setrika National
1
21
Busa tebal 10 cm (1m) u setrika
1
22
Cermin
1
23
Rak Besi L SS. 4.KJ
3
STANDAR FASILITAS
Sarana
dan prasarana ditujukan bagi terselenggaranya pelayanan
Inventory yang aman, efisien sesuai dengan peraturan yang berlaku, serta dimungkinkan petugas Inventory bekerja dengan nyaman dan tertib.
11
BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN
Demi ketertiban serta lancarnya pelayanan bagi para pasien dan unit kerja yang memerlukan pelayanan inventory maka yang harus diperhatikan tata laksana bagian Inventory.
4.1.
PELAYANAN INVENTORY.
1) Pengadaan Barang Rutin Non Medis. Pengadaan barang rutin non medis adalah pengadaan barang non medis (alat tulis kantor, peralatan rumah tangga, alat bengkel, dan barang cetakan) yang digunakan setiap hari dalam operasional rumah sakit dan barang tersebut tersedia dalam stock barang logistik rumah sakit. Prosedur pengadaan barang rutin RS Baptis Batu adalah sebagai berikut: Menerima Surat Permintaan Pembelian Barang (SPPB) dari Bagian gudang.
Memproses
barang
yang
akan
dipesan
dengan
memperhatikan kebijakan yang berlaku. Membuat Order Pembelian Barang (OPB) untuk barang yang ada supliernya dan untuk barang yang harus dibeli tunai di beli oleh Kepala Bagian Inventory setiap seminggu sekali. Menyerahkan order pembelian kepada supplier dengan tembusan petugas logistik dan Bagian Akuntansi. 2) Pengadaan Barang Non Rutin Non Medis. Pengadaan barang non rutin non medis adalah pengadaan barang non medis (alat tulis kantor, peralatan rumah tangga, alat bengkel, dan barang cetakan) yang tidak digunakan setiap hari, harga barang dibawah lima juta rupiah dan barang tersebut tidak tersedia dalam stock barang logistik rumah sakit. Prosedur pengadaan barang non rutin non medis RS Baptis Batu adalah sebagai berikut:
12
Setiap kepala instalasi atau kepala bagian menulis permintaan didalam slip order pembelian non-stock alat yang diminta tersebut sesuai yang dianggarkan pada anggaran tahunan. Kepala instalasi atau kepala bagian meminta persetujuan ke wakil direktur yang berfungsi sebagai filter I. Bila Wakil Direktur sudah setuju diberikan ke bagian inventory berfungsi sebagai filter II dan kembali
mengoreksi
setiap
permintaan.
Bagian
Inventory
mengajukan persetujuan ke Wakil Direktur Umum Keuangan (tim Pengadaan) berfungsi sebagai filter III. Bila setuju langsung mencarikan pemasok dan harga barang atau . Bila tidak setuju dibuatkan penolakan secara tertulis. Setelah mendapat informasi barang,
harga,
dan
spesifikasi,
kepala
Bagian
Inventory
menginformasikannya kepada Tim Pengadaan. Berkoordinasi dengan bagian akutansi dan bagian keuangan tentang rencana pembelian barang. Apabila beberapa penawaran itu disetujui maka bila diperlukan pemasok dapat mengadakan demo alat ke Instalasi atau Bagian yang memerlukan dihadiri oleh semua pegawai Instalasi tersebut. Apabila alat yang dibeli tidak dapat dilakukan uji fungsi maka harus ada garansi yang jelas. Pada keadaan tertentu bila alat yang akan dibeli tidak dapat diuji coba (alat-alat tertentu) maka keputusan pembelian diserahkan kepada Tim Pengadaan. Kepala Bagian Inventory membuat Formulir Konfirmasi Barang yang disetujui oleh Kepala Instalasi atau Kepala Bagian dan Wadir. Setelah semua dokumen sudah siap Kepala Bagian Inventory membuat surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih apabila barang dibayar secara kredit. Surat Order Pemesanan rangkap 4 untuk dikoordinasikan dengan pemasok, bagian inventory, bagian akuntansi, dan petugas logistik selaku penerima barang. Apabila barang dibeli tunai kepala bagian inventory melakukan Kas Bon berkoordinasi dengan bagian akuntansi, bagian keuangan, atas persetujuan Wadir Umum Keuangan. Berkoordinasi dengan petugas logistik selaku penerima barang.
13
3) Pengadaan Barang Investasi Umum: Pengadaan barang investasi umum adalah pengadaan barang yang tidak berhubungan langsung dengan proses kesembuhan pasien. Barang ini dapat berupa barang elektronik, barang furniture, peralatan komputer atau peralatan bengkel dengan harga barang di atas lima juta rupiah dan masa manfaat lebih dari satu tahun. Prosedur pengadaan barang investasi umum RS Baptis Batu adalah sebagai berikut: Setiap Kepala Instalasi atau Kepala Bagian menulis permintaan di blangko Order Pembelian Non Stock. Barang investasi yang diminta tersebut sudah dianggarkan pada anggaran tahunan. Kepala Instalasi atau Kepala Bagian meminta persetujuan ke Wakil Direktur yang berfungsi sebagai filter I. Bila Wakil Direktur sudah setuju diberikan ke bagian Inventory berfungsi sebagai filter II dan kemudian mengoreksi setiap permintaan. Kepala bagian inventory berkoordinasi dengan bagian akutansi serta bagian keuangan untuk mengetahui posisi keuangan. Kemudian mengajukan persetujuan ke Tim Pengadaan (Wakil Direktur Umum Keuangan) yang berfungsi sebagai filter III. Bila disetujui langsung mencari pemasok dan brosur sesuai dengan keperluan. Bila tidak setuju dibuatkan penolakan secara tertulis. Setelah mendapat informasi barang, harga,
dan
spesifikasi,
kepala
bagian
inventory
menginformasikannya kepada Tim Pengadaan. Apabila beberapa penawaran itu disetujui maka bila diperlukan pemasok dapat mengadakan demo alat ke Instalasi atau Bagian yang memerlukan dihadiri oleh semua pegawai Instalasi tersebut. Apabila alat yang dibeli tidak dapat dilakukan uji fungsi maka harus ada garansi yang jelas. Pada keadaan tertentu bila alat yang akan dibeli tidak dapat diuji coba (alat-alat tertentu) maka keputusan pembelian diserahkan kepada Tim Pengadaan. Kepala Bagian Inventory membuat Formulir Konfirmasi yang disetujui oleh Kepala Instalasi atau Kepala Bagian dan Wadir. Setelah itu Kepala bagian inventory
14
membuat surat Pengajuan Pengadaan Barang Investasi yang ditandatangani oleh Wadir Umum Keuangan (Tim Pengadaan) dan disetujui oleh Direktur. Setelah semua dokumen lengkap kepala bagian inventory membuat Surat Pemesanan Barang atau membeli barang. Kepala Bagian Inventory memberi informasi kepada petugas Logistik selaku penerima barang. Menyerahkan copy Surat Order Pembelian, Lembar Penerimaan Barang, dan faktur asli ke bagian Akuntansi. 4) Pengadaan Barang Investasi Alat Kesehatan: Pengadaan barang investasi alat kesehatan adalah pengadaan bahan, instrumen, aparatus, mesin, implan yang tidak mengandung obat yang digunakan untuk mencegah, mendiagnosa, menyembuhkan, dan meringankan penyakit, merawat orang sakit serta memulihkan kesehatan pada manusia dan atau membentuk struktur dan memperbaiki fungsi tubuh. Dengan ketentuan harga barang di atas lima juta rupiah dan masa manfaat lebih dari satu tahun. Prosedur pengadaan barang investasi alat kesehatan RS Baptis Batu adalah sebagai berikut: Setiap Kepala Instalasi atau Kepala Bagian menulis permintaan di slip Order Pembelian Non Stock. Barang investasi yang diminta tersebut sudah dianggarkan pada anggaran tahunan. Kepala Instalasi meminta persetujuan ke Wakil Direktur Pelayanan yang berfungsi sebagai filter I. Bila Wakil Direktur Pelayanan sudah setuju diberikan ke kepala Bagian Inventory berfungsi sebagai filter II dan kemudian mengoreksi setiap permintaan. Kepala Bagian Inventory berkoordinasi dengan bagian akutansi serta bagian keuangan untuk mengetahui posisi keuangan. Kemudian mengajukan persetujuan ke Tim Pengadaan (Wakil Direktur Umum Keuangan) yang berfungsi sebagai filter III. Bila disetujui langsung mencari pemasok dan brosur sesuai dengan keperluan. Bila tidak setuju dibuatkan penolakan secara tertulis. Setelah mendapat informasi barang,
15
harga,
dan
spesifikasi,
kepala
Bagian
Inventory
menginformasikannya kepada Tim Pengadaan. Apabila beberapa penawaran itu disetujui maka dibuatkan perjanjian demo alat kesehatan tersebut kepada pemasok. Pemasok mengadakan demo alat kesehatan ke Instalasi yang memerlukan dihadiri oleh semua pegawai Instalasi tersebut. Pemasok melakukan uji fungsi alat kesehatan dengan waktu sesuai kesepakatan dengan pihak rumah sakit. Apabila alat yang dibeli tidak dapat dilakukan uji fungsi maka harus ada garansi yang jelas. Apabila uji fungsi berjalan baik sesuai dengan kesepakatan maka Kepala Bagian Inventory membuat Formulir Konfirmasi untuk memilih alat serta mengisi note yang menyebutkan alasan memilih alat tersebut kemudian ditandatangani oleh Kepala Instalasi dan Wadir Pelayanan. Pada keadaan tertentu bila alat yang akan dibeli tidak dapat diuji coba (alat-alat tertentu) maka keputusan pembelian diserahkan kepada Tim Pengadaan. Setelah itu
Kepala Bagian Inventory membuat surat Pengajuan
Pengadaan Barang Investasi yang ditandatangani oleh Wadir Umum Keuangan (Tim Pengadaan) dan disetujui oleh Direktur. Setelah semua dokumen lengkap Kepala Bagian Inventory membuat Surat Permintaan Pembelian Barang kepada pemasok. Kepala Bagian Inventory memberi informasi kepada petugas Logistik selaku penerima barang berserta copy Surat Permintaan Pembelian Barang. Bagian Inventory berkoordinasi dengan Bagian Akuntansi dan Bagian
Keuangan
tentang
pembelian
alat
kesehatan
dan
menyerahkan copy Surat Permintaan Pembelian Barang. 5) Laporan Pembelian Barang. Laporan Pembelian Barang adalah laporan pembelian barang non medis dan barang investasi dengan sistem pembayaran secara tunai maupun kredit yang dibuat berdasarkan laporan penerimaan barang dari logistik. Laporan ini dibuat setiap minggu. Prosedur Laporan Pembelian Barang RS Baptis Batu adalah sebagai berikut:
16
Petugas Logistik menyerahkan Laporan Penerimaan Barang (LPB) warna putih dan merah kepada kepala bagian inventory setiap hari Senin dan Jumat. Laporan Penerimaan Barang (LPB) kemudian diperiksa sesuai dengan daftar permintaan barang dan surat order pembelian. Bila sesuai maka kepala bagian inventory memberikan tanda tangan di lembar LPB. Membuat laporan pembelian diketik menurut sistem pembayaran dan jenis barang. Menyerahkan laporan pembelian kredit bersama LPB lembar warna putih kepada bagian Akuntansi untuk menjadwalkan pembayaran kepada pemasok. Untuk
pembelian
secara
tunai,
kepala
bagian
inventory
menyerahkan LPB yang dilengkapi bon pembayaran asli dan mempertanggungjawabkan uang yang sudah diminta. Laporan Penerimaan Barang warna merah disimpan di bagian inventory sebagai arsip.
4.2.
PELAYANAN LOGISTIK.
1)
Pesanan Barang Stock Non Medis Petugas logistik menerima permintaan barang dari unit kerja. Apabila stock barang rutin sudah menipis maka petugas logistik memberi info dan membuat daftar permintaan barang yang diserahkan kepada kepala bagian inventory.
2)
Penerimaan Barang Non Medis. Penerimaan barang non medis adalah penerimaan barang non medis (alat tulis kantor, peralatan rumah tangga, alat bengkel dan barang cetakan) yang telah dipesan ataupun dibeli untuk menunjang pelayanan medis maupun non medis. Prosedur penerimaan barang non medis RS Baptis Batu adalah sebagai berikut: Setiap barang yang datang harus disertai faktur pengiriman barang/surat jalan/kuitansi pembayaran untuk barang yang dibeli secara kontan. Petugas logistik menerima barang yang datang. Memeriksa tanggal Expire Date kalau ada dan jumlah barang yang
17
dikirim sesuai dengan Surat Pemesanan. Memeriksa kondisi barang yang dikirim, apakah dalam kondisi rusak atau tidak. Setelah semua lengkap, petugas penerima memberikan tanda tangan di faktur
penerimaan
barang
dan
tanggal
penerimaan
serta
memberikan cap/stempel. Membuat Laporan penerimaan Barang (LPB) untuk setiap faktur yang datang, dan dicetak, baik LPB maupun label barcode (label barcode dicetak sesuai kebutuhan dan ditempelkan di setiap barang/perwakilan setiap item barang). Memberikan LPB dan faktur yang asli kepada supplier untuk meminta tanda tangan kepala bagian inventory serta mengurus administrasi
tukar
tanda
terima
pada
bagian
Akuntansi.
Menyimpan barang dengan baik dan benar sesuai prinsip FIFO. Apabila barang yang datang adalah barang
non stock segera
mengkonfirmasikan barang tersebut ke bagian yang memesannya agar segera meng e-slip dan mengambil barang. 3)
Penerimaan Barang Investasi Alat Kesehatan Penerimaan barang investasi alat kesehatan adalah penerimaan barang investasi alat kesehatan yang telah dipesan ataupun dibeli untuk menunjang pelayanan medis. Prosedur penerimaan barang investasi alat kesehatan RS Baptis Batu adalah sebagai berikut: Setiap barang yang datang harus disertai faktur pengiriman barang/surat jalan/kuitansi pembayaran untuk barang yang dibeli secara kontan. Petugas logistik menerima barang yang datang. Memeriksa tanggal Expire Date kalau ada dan jumlah barang yang dikirim sesuai dengan Surat Pemesanan. Memeriksa kondisi barang yang dikirim, apakah dalam kondisi rusak atau tidak. Setelah semua lengkap, petugas penerima memberikan tanda tangan di faktur
penerimaan
barang
dan
tanggal
penerimaan
serta
memberikan cap/stempel. Membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) untuk setiap faktur yang datang, dan dicetak, baik LPB maupun label barcode (label barcode dicetak sesuai kebutuhan dan
18
ditempelkan di setiap barang/perwakilan setiap item barang). Memberikan LPB dan faktur yang asli kepada supplier untuk meminta tanda tangan kepala bagian inventory serta mengurus administrasi tukar tanda terima pada bagian Akuntansi. Mengambil kartu garansi untuk diberikan kepada kepala bagian Inventory. Petugas logistik segera mengkonfirmasikan barang tersebut ke bagian yang memesannya agar segera meng e-slip dan mengambil barang. Petugas logisitik dan wakil petugas bagian pemeliharaan sarana mengikuti uji fungsi alat kesehatan yang dilaksanakan sesuai perjanjian antara bagian Inventory, supplier, dan kepala instalasi yang meminta alat tersebut. 4)
Pembuatan Laporan Penerimaan Barang Non Medis. Pembuatan laporan penerimaan barang non medis adalah pembuatan laporan penerimaan barang non medis (alat tulis kantor, peralatan rumah tangga, alat bengkel dan barang cetakan) yang telah dipesan ataupun dibeli oleh RS Baptis Batu. Prosedur pembuatan laporan penerimaan barang non medis RS Baptis Batu adalah sebagai berikut: Petugas Administrasi Logistik menerima copy faktur dari supplier yang mengirim barang ke RS Baptis Batu atau kuitansi untuk pembelian tunai. Membuatkan Laporan Penerimaan Barang sesuai dengan: - No. Faktur pengiriman, - Nama supplier pengirim, - Meterai, - PPN, - Diskon, dan - Nilai totalnya, dan nama barang yang dikirim beserta jumlah itemnya. Mencetak Laporan Penerimaan Barang yang dibuat dengan menggunakan kertas NCR 3 ply dan di beri tanda tangan pembuat Laporan Penerimaan Barang (Putih untuk arsip bagian Akuntansi,
19
Merah untuk arsip bagian Pengadaan dan Kuning untuk arsip bagian Logistik). Lembar Putih dan Merah di steples dijadikan satu untuk di laporkan ke bagian Pengadaan. Lembar kuning di arsipkan di bagian Logistik. Untuk pengiriman barang yang menggunakan Surat Jalan tetap di buatkan Laporan Penerimaan Barang tetapi tidak di cetak, hanya di tulis nomor Laporan Penerimaan Barangnya di Surat Jalan tersebut. Setiap hari Senin dan Jumat, Laporan Penerimaan Barang tersebut di serahkan ke bagian pengadaan. Jika dalam pembuatan Laporan Penerimaan Barang terjadi kesalahan dan sudah terlanjur di cetak maka petugas Administrasi Logistik segera menghubungi bagian Pengadaan untuk membuka kembali nomor Laporan Penerimaan Barang yang salah. Dan selanjutnya mengedit nomor Laporan Penerimaan Barang yang salah serta mencetak ulang. 5)
Pembuatan Laporan Penerimaan Barang Investasi Alat Kesehatan Pembuatan laporan penerimaan investasi alat kesehatan adalah pembuatan laporan penerimaan barang investasi alat kesehatan yang telah dipesan ataupun dibeli oleh RS Baptis Batu. Prosedur pembuatan laporan penerimaan investasi alat kesehatan RS Baptis Batu adalah sebagai berikut: Petugas Administrasi Logistik menerima copy faktur dari supplier yang mengirim barang ke RS Baptis Batu atau kuitansi untuk pembelian tunai. Membuatkan Laporan Penerimaan Barang sesuai dengan: - No. Faktur pengiriman, - Nama supplier pengirim, - Meterai, - PPN, - Diskon, dan - Nilai totalnya, dan nama barang yang dikirim beserta jumlah itemnya.
20
Mencetak Laporan Penerimaan Barang yang dibuat dengan menggunakan kertas NCR 3 ply dan di beri tanda tangan pembuat Laporan Penerimaan Barang (Putih untuk arsip bagian Akuntansi, Merah untuk arsip bagian Pengadaan dan Kuning untuk arsip bagian Logistik). Lembar Putih dan Merah di steples dijadikan satu untuk di laporkan ke bagian Pengadaan. Lembar kuning di arsipkan di bagian Logistik. Untuk pengiriman barang yang menggunakan Surat Jalan tetap di buatkan Laporan Penerimaan Barang tetapi tidak di cetak, hanya di tulis nomor Laporan Penerimaan Barangnya di Surat Jalan tersebut. Setiap hari Senin dan Jumat, Laporan Penerimaan Barang tersebut di serahkan ke bagian pengadaan. Jika dalam pembuatan Laporan Penerimaan Barang terjadi kesalahan dan sudah terlanjur di cetak maka petugas Administrasi Logistik segera menghubungi bagian Pengadaan untuk membuka kembali nomor Laporan Penerimaan Barang yang salah. Dan selanjutnya mengedit nomor Laporan Penerimaan Barang yang salah serta mencetak ulang. 6) Pengambilan Permintaan Barang melalui e-slip Petugas logistik menerima permintaan barang e-slip dari unit kerja yang sudah diacc kabag kainstal dan wadir. Mengambilkan barang sesuai permintaan unit kerja. Memberikan tanda pada kertas e-slip barang yang ada maupun yang tidak ada. Mevalidasi barang yang sudah diberikan. Mengantarkan barang sesuai jadwal yang ada. 7) Pembuatan laporan Persediaan barang non medis Mevalidasi setiap barang yang sudah keluar dari gudang sesuai eslip dan barang yang diberikan. Melakukan perhitungan stock barang setiap minggu sesuai dengan stock yang ada diprogram komputer. Memeriksa apakah masih ada barang yang sudah diambil oleh unit kerja tapi belum di e-slip (barang cito). Meminta unit kerja untuk segera menyelesaikan e-slip agar administrasi valid. Setelah semua administrasi selesai laporan persediaan barang non medis yang ada diprogram diperiksa apakah sudah sesuai
21
dengan keadaan fisik yang ada di gudang. Setelah semua sesuai maka laporan diprint rangkap 2, satu untuk kepala bagian inventory dan satu untuk bagian akuntansi. Menyerahkan laporan ke kepala bagian inventory sebelum tanggal 5.
4.3.
PELAYANAN HOUSE KEEPING.
1) Pelaksanaan Program Kebersihan Yang Terjadwal Di Seluruh Lingkungan Rumah Sakit Pelaksanaan Program Kebersihan Yang Terjadwal Di Seluruh Lingkungan Rumah Sakit adalah program pemeriksaan Kebersihan yang dilaksanakan dengan mengelilingi rumah sakit setiap hari dengan bagian yang sudah diatur bersama dengan pengawas cleaning service sesuai standar kebersihan rumah sakit yang sudah ada. Prosedurnya adalah Pelaksanaan Program Kebersihan Yang Terjadwal Di Seluruh Lingkungan Rumah Sakit adalah sebagai berikut: Petugas House Keeping dibagi dua bagian yaitu petugas pertama bertanggung jawab atas pemeriksaan semua instalasi beserta semua lingkungan yang ada disekitarnya termasuk taman. Petugas kedua pertama bertanggung jawab atas pemeriksaan semua bagian, ruang direksi, ruang serbaguna, perumahan dokter, guest house dan vila beserta semua lingkungan yang ada disekitarnya termasuk taman. Petugas House Keeping membuat jadwal pemeriksaan keliling. Apabila salah seorang petugas tidak masuk kerja, maka petugas yang lain mengantikan. Kemudian berkoordinasi dengan pengawas cleaning service dan melakukan pemeriksaan. Melakukan pencatatan atas tempat yang diperiksa. Apabila ada hal-hal yang kurang sesuai dengan standart kebersihan maka segera ditindak lanjuti oleh pengawas cleaning service. Setiap petugas house keeping bertanggung jawab atas kebersihan seluruh lingkungan rumah sakit. Dalam melaksanakan tugas ini bekerjasama dengan bagian-bagian terkait juga sebagai wakil rumah sakit terhadap petugas asorsing cleaning service dan petugas taman.
22
2) Jam Dinas & Tata Tertib Petugas Cleaning Service RSBB Jam Dinas & Tata Tertib Petugas Cleaning Service RSBB adalah tata cara kerja yang harus dilaksanakan oleh petugas cleaning service Rumah Sakit Baptis Batu. Prosedur Jam Dinas & Tata Tertib Petugas Cleaning Service RSBB adalah sebagai berikut: Jam Dinas CS : Shiff Pagi
: Jam 05.00 - 13.00 istirahat : Jam 08.00-08.30
Shiff Siang I : Jam 11.00 - 19.00 Istirahat : Jam 15.30-16.00 Shiff Siang II: Jam 13.00 -21.00 Istirahat : Jam 15.30-16.00 Tata Tertib Petugas Cleaning Service : 1. Petugas cleaning Service wajib mengikuti Peraturan yang berlaku
di
Rumah Sakit.
2. Berpakaian seragam bersih, rapi dan memakai sepatu. 3. Sewaktu bertugas harus memakai perlengkapan kerja sesuai
dengan Standart DALIN. 4. Petugas cleaning service harus bekerja dengan sebaik mungkin dan
memenuhi tanggung jawab. 5. Apabila
ada kepentingan ijin keluar harus sepengetahuan
supervisor yang dinas. 6. Sebelum jam istirahat & jam pulang tidak boleh meninggalkan
ruangan, kecuali diberi tugas oleh Supervisor. 7. Apabila menemukan barang milik Rumah Sakit
di lingkungan
Rumah Sakit harus melaporkan ke Supervisor Cleaning atau petugas House Keeping. 8. Petugas cleaning service harus bekerjasama dengan pihak-pihak terkait. 9. Merespon dan menindak lanjuti apabila ada saran, masukan dan komplain baik dari itu internal maupun eksternal.
23
3) Standart Kebersihan Cleaning Service Rs. Baptis Batu. Standart Kebersihan Cleaning Service Rs. Baptis Batu adalah standart kebersihan minimal yang harus dilaksanakan oleh Cleaning Service dilingkungan RS Baptis Batu secara tertib dan berkesinambungan. Standart Kebersihan Cleaning Service Rs. Baptis Batu adalah sebagai berikut: a. Langit-Langit : harus bersih, bebas dari sarang laba-laba. b. Dinding Ruangan : bersih, bebas dari lumut dan kerak. c. Lantai : harus bersih bebas debu dan kotoran ,bebas dari kuman, tidak licin, bebas dari lumut dan kerak d. Kaca Cendela : Harus Bersih, Mengkilap Tidak Ada Kotoran Dan Kusam. e. Daun Pintu & Kusen : Bersih, Tidak Ada Kotoran, Plitur Masih Mengkilap. f. Meubeler : Bersih Tidak Berdebu, Tidak Bernoda Dan Kotor, Bebas Dari Sentuhan Tangan/ Benda Lain g. Kloset : Dalam Keadaan Bersih, Tidak Ada Kotoran Dalam Lubang, Tidak Berbau, Bebas Lumut Dan Kerak. h. Bak Mandi : Bersih, Tidak Berlumut, Tidak Bernoda, Tidak Ada Endapan Didalam Bak Air. i.
Lantai Km, Wc, Spoelhock : Bersih, Tidak Licin, Bebas Kotoran, Bebas Lumut Dan Kerak.
j.
Km/Wc : Bersih, Tidak Berbau, Harum Dan Segar.
k. Dinding Bak Air : Bersih, Tidak Bernoda, Bebas Lumut Dn Kerak. l.
Stenlist Steel/Pegangan Tangan : Bersih, Mengkilap, Tidak Berkarat.
m. Wastafel : Bersih, Tidak Berbau, Tidak Buntu. n. Shower Air Panas & Dingin : Bersih, Tidak Berkerak. o. Ruangan-Ruangan : Bersih, Bebas Dari Kotoran Basah ( Contoh Bekas Ceceran Air )
24
4) Inventarisasi Alat-alat Di Rumah Sakit. Inventarisasi alat-alat di rumah sakit adalah Perhitungan/pengecekkan jumlah alat-alat di bagian & instalasi rumah sakit secara rutin dan berkala. Prosedur Inventarisasi Alat-alat Di Rumah Sakit adalah sebagai berikut: Data awal inventaris rumah sakit medis maupun non medis menjadi dokumen
dasar
yang
dibagikan
oleh
house
keeping
ke
bagian/instalasi. Kabag & Ka. Instal menunjuk petugas inventaris ruangan untuk menginventaris alat dengan house keeping. Setiap 4 (empat) bulan sekali house keeping mengecek alat Setiap 4 (empat) bulan sekali house keeping mengecek alat dengan perwakilan
Bagian
dan instalasi. Bila dalam perhitungan alat-alat sudah sesuai dengan jumlah alat yang ada maka ditulis dengan jumlah angka. Bila dalam perhitungan tidak sesuai dengan jumlah alat yang ada
karena
dimutasi/rusak maka dimasukkan di kolom keterangan. Bila ditemukan alat-alat yang rusak tidak bisa digunakan lagi oleh bagian & instalasi maka harus dilaporkan ke house keeping untuk diafkir. Bila ditemukan alat hilang dimasukkan ke kolom keterangan dan di laporkan ke kepala bagian instalasi. Kemudian dibuatkan surat untuk pertanggungan jawab. Inventarisasi kantor Direksi dan tempat-tempat umum adalah tanggung jawab house keeping.
5) Inventarisasi Barang/Alat Baru RS.Baptis Batu Inventarisasi Barang/Alat Baru RS.Baptis Batu adalah alat baru yang harus dimasukkan kedalam daftar inventaris rumah sakit karena terkait dengan alat/barang yang dibeli Rumah Sakit Baptis Batu. Proses Inventarisasi Barang/Alat Baru RS.Baptis Batu adalah sebagai berikut: Bila ada alat/barang baru setiap bagian/instalasi melaporkan ke petugas house keeping. Petugas House Keeping memasukkan alat baru ke daftar inventaris. Petugas House keeping mengecek alat baru ke
25
bagian/instalasi. Petugas House keeping koordinasi dengan bagian inventory guna untuk mengecek alat/barang baru.
6) Penarikan Pengafkiran Alat-Alat Rumah Sakit Baptis Batu Penarikan Pengafkiran Alat-Alat Rumah Sakit Baptis Batu adalah proses penarikan alat
alat yang sudah tidak bisa digunakan untuk
diafkir. Proses Penarikan Pengafkiran Alat-Alat Rumah Sakit Baptis Batu adalah sebagai berikut: Bila ada kerusakan alat-alat yang tidak bisa digunakan oleh bagian & instalasi
maka harus dilaporkan ke
petugas house keeping untuk
diafkir . Petugas House keeping menerbitkan berita acara ”Penarikan pengafkiran
alat-alat rumah sakit. Berita acara di buat rangkap tiga
yaitu untuk bagian & Instalasi, bagian Akutansi, arsip House Keeping. Dengan mengunakan formulir Berita Acara Penarikan Pengafkiran Alat-alat RSBB
7) Penghapusan Alat/Barang RSBB. Penghapusan Alat/Barang RSBB adalah uraian kegiatan penghapusan alat yang sudah diafkir data inventaris RS Baptis Batu. Proses Penghapusan Alat/Barang RSBB adalah sebagai berikut: Alat/barang yang sudah diafkir dari bagian/instalasi akan dihapus dari data daftar
Inventaris rumah sakit oleh petugas house keeping.
Sebelum proses penghapusan dilakukan, maka petugas house keeping menerbitkan”Berita Acara Penghapusan alat/barang afkir” yang ditanda tangani oleh Wadir Umum Keuangan rangkap 3 tiga) untuk bagian instalasi untuk bagian akunting, sebagai arsip house keeping. Memberitahu ke bagian/instalasi bahwa alat/barang yang sudah diafkir telah dihapus dari data daftar inventaris rumah sakit.
26
8) Mutasi Barang Antar Bagian/Instalasi RSBB. Mutasi Barang Antar Bagian/Instalasi RSBB adalah Uraian kegiatan pemindahan barang antar bagian/instalasi yang memerlukan. Proses Mutasi Barang Antar Bagian/Instalasi RSBB adalah sebagai berikut: Bagian/instalasi yang membutuhkan barang koordinasi dengan petugas house keeping. Petugas House keeping mencarikan barang yang sedang diperlukan ke bagian/instalasi lainnya. Apabila sudah mendapatkan barang maka petugas house keeping memberitahu ke bagian/instalasi untuk dimutasi. Menerbitkan ” Berita Acara Mutasi Barang” yang diketahui dan ditandatangani oleh Wadir Umum
Keuangan. Form berita acara rangkap 4 (empat) untuk bagian/instalasi yang memutasikan barang, bagian/instalasi yang menerima barang, bagian akuntansi & arsip house keeping.
9) Memelihara perabotan kerumahtanggaan Rumah Sakit. Memelihara perabotan kerumahtanggaan Rumah Sakit adalah: perbaikan di tempat yang tidak bertuan ke bagian pemeliharaan dan sarana secara rutin dan berkala. Prosedur Memelihara perabotan kerumahtanggaan Rumah Sakit adalah sebagai berikut: Petugas House keeping bertanggung jawab melaporkan kerusakan ke bagian pemeliharaan dan sarana yaitu: Halaman, selasar, ruang serba guna dll. Bila didapati kerusakan di bagian/instalasi pada waktu house keeping keliling maka house keeping memberitahu ke bagian/instalasi. Bila bagian/instalasi dalam keadaan sibuk maka house keeping menerbitkan slip slip perbaikan ke Bagian Pemeliharaan Sarana. Pada waktu house keeping keliling kembali dan kerusakan tersebut belum diperbaiki maka house keeping segera melaporkan ke bagian pemeliharaan sarana/Kabag. BPS.
27
10) Penyewaan Villa atau Guest House RS Baptis Batu. Penyewaan Villa atau Guest House RS Baptis Batu adalah uraian kegiatan penyewaan Villa atau Guest House yang ada di RS Baptis Batu. Prosedur Penyewaan Villa atau Guest House RS Baptis Batu adalah sebagai berikut: Bila penyewa villa, guest house dan tulip datang diatas jam19.00 WIB tidak dilayani dengan memberi keterangan penginapan sudah penuh, kecuali sudah ada perjanjian dengan penyewa yang sudah booking kamar sebelumnya. Petugas House keeping menyambut tamu yang akan check in. Penyewa tamu umum villa & Guest House harus menyerahkan 1 (satu) lembar foto copy SIM/KTP sebagai bukti identitas diri. Penyewa harus mengisi form reservasi penginapan. Ketentuan perhitungan jam chek out & chek In, sewa Villa dan Guest House. Chek in jam 12.00 WIB, chek out jam 12.00 WIB dst. Chek In / chek out kurang dari 24 jam dihitung satu hari sewa. Chek out lebih dari 2 (dua) jam dikenakan charge. Perhitungan tarif villa dan fasilitas sesuai ketentuan Rumah Sakit yang berlaku.
Untuk pemakaian 10
hari atau lebih maka akan diberikan diskon 15 %. Petugas House keeping menyerahkan kunci ke penyewa dan memberi penjelasan tata tertib pemakaian villa, guest house dan tulip sekaligus mengantar kekamar yang dituju. Bila tamu menemui kesulitan menelpon ke 411, petugas house keeping segera datang. Pada saat tamu check out petugas house keeping datang kekamar yang disewa untuk mengecek peralatan yang ada. Mengotrol kunci villa dan tulip bila tamu keluar. Bila petugas house keeping menemukan selot, kunci hilang atau rusak penyewa dikenakan charge sesuai dengan ketentuan. Syarat penyewaan villa, guest house dan tulip dengan membayar uang muka sebesar 40 %. Uang muka akan hangus, apabila pembatalan sewa villa, guest house & tulip dilakukan 2 (dua) hari sebelum tanggal sewa.
28
Sebelum penyewa check out dimintai mengisi kuisener kepuasan pelanggan.
4.4.
PELAYANAN KAMAR JAHIT.
1) Permintaan Linen Baru RS Baptis Batu Permintaan Linen Baru adalah Rangkaian kegiatan permintaan pembuatan linen baru di lingkungan RS Baptis Batu. Proses Permintaan Linen Baru di RS Baptis Batu adalah sebagai berikut: Setiap Instalasi atau Bagian yang meminta linen baru harus mengisi form permintaan linen yang ditandatangani oleh Ka. Instal atau Ka.Bag disetujui oleh Wa.Dir. Form Permintaan Linen diserahkan kepada Kabag Inventory. Kabag Inventory mengkoordinasikannya ke bagian Kamar Jahit. Bagian Kamar Jahit akan mengecek, apakah ada persedian linen di gudang kamar jahit atau harus mengadakan linen lagi. Setelah linen siap, bagian Kamar Jahit memberitahu kepada instalasi atau bagian yang meminta. Instalasi atau bagian yang meminta harus membawa buku ekspedisi dan ditandatangani oleh kedua belah pihak sewaktu linen diserahkan. Instalasi atau bagian yang meminta memasukkannya dalam inventaris ruangan. Bagian Kamar Jahit menginformasikan tambahan linen baru kepada bagian House Keeping untuk dimasukkan sebagai inventaris baru. 2) Pembuatan Linen Baru RS Baptis Batu Pembuatan Linen Baru RS Baptis Batu adalah rangkaian kegiatan pembuatan linen baru di lingkungan RS Baptis Batu. Proses Pembuatan Linen Baru RS Baptis Batu adalah sebagai berikut: Bahan linen dicuci terlebih dahulu di Binatu. Petugas kamar jahit membuat desain atau model sesuai kebutuhan unit kerja. Mengukur bahan linen sesuai kebutuhan. Merancang pola. Membuat pola. Memotong bahan linen sesuai ukuran. Menjahit bahan linen. Pengecekkan
terakhir
linen
29
yang
dibuat.
Menyetrika
linen.
Memberitahu unit kerja yang meminta bahwa linen yang diminta sudah siap. Mencatat dalam laporan linen yang sudah diserahkan. 3) Permintaan Perbaikan Linen Permintaan Perbaikan Linen adalah Rangkaian kegiatan permintaan perbaikan linen di lingkungan RS Baptis Batu. Proses Permintaan Perbaikan Linen Baru di RS Baptis Batu adalah sebagai berikut: Setiap linen yang rusak dapat dibawa ke bagian Kamar Jahit buku perbaikan linen. Bagian Kamar Jahit melakukan perbaikan sesuai dengan kebutuhan. Apabila linen sudah tidak dapat diperbaiki dan tidak layak pakai maka bagian Kamar Jahit berhak untuk mengganti dengan linen yang baru. Setelah linen siap bagian Kamar jahit memberitahu kepada Instalasi atau Bagian pemilik linen. Instalasi atau Bagian yang memperbaiki linen harus membawa buku ekspedisi dan ditandatangani oleh kedua belah pihak sewaktu linen diserahkan. 4) Perbaikan Linen Perbaikan Linen adalah
rangkaian kegiatan perbaikan linen di
lingkungan RS Baptis Batu Proses Perbaikan Linen adalah sebagai berikut: Menerima linen yang akan diperbaiki dari unit kerja. Memilah linen yang bisa diperbaiki atau tidak. Bila tidak bisa diperbaiki maka linen diafkir berkoordinasi dengan petugas house keeping. Menganti linen dengan yang baru. Bila bisa diperbaiki diperbaiki. Setelah selesai memberitahu unit kerja yang meminta. Mencatat hasil pekerjaan di buku laporan. 5) Pembuatan Alat Pelindung Diri Berbahan Linen RS Baptis Batu. Pembuatan Alat Pelindung Diri (APD)Berbahan Linen RS Baptis Batu adalah rangkaian kegiatan pembuatan alat pelindung diri yang berbahan dasar linen. Proses Pembuatan Alat Pelindung Diri Berbahan Linen RS Baptis Batu adalah sebagai berikut:
30
Unit kerja yang meminta APD meminta persetujuan Wadir masingmasing secara tertulis kemudian diserahkan ke bagian SDM. Setelah disetujui bagian SDM memberitahukan kepada bagian inventory. Kabag inventory memberitahukan kepada petugas kamar jahit. Petugas kamar jahit berkoordinasi dengan unit kerja yang meminta untuk membuat model. Kemudian meminta persetujuan direktur untuk model yang sudah dibuat. Kemudian proses pembuatan memakai SPO Pembuatan Linen Baru.
31
BAB V LOGISTIK
Pengadaan alat dan bahan di bagian inventory terdiri dari bahan dan alat non medis yaitu: barang alat tulis kantor, cetakan, barang keperluan rumah tangga, barang elektronik dan sebagainya. Berikut tabel permintaan rutin :
5.1.
BAGIAN INVENTORY. NO
PERSEDIAAN
JUMLAH
BARANG
BARANG
Inventory ATK
1
Bolpoint Standard
4
2
Chear Holder
4
3
Clip Besar
2
4
Clip Kecil
2
5
Chear Holder isi 60
6
2
Isi Staples Kecil
6
7
Isolasi 2 cm
2
8
Kertas Foto Copy 70 gr
2
9
Otner Folio
2
10
Otner Kwarto
2
11
Spidol Kecil
2
12
Spidol Marker
2
13
Stabilo
1
14
Tinta HP E-
1
32
Print 200 Ml Hitam 15
Tinta Epson Original
16
6
Printer Epson L110
1
RUMAH TANGGA
1
Alkaline A2
2
2
Bayfress
1
3
Baygon
1
4
Tissue Kotak Reff
2
CETAKAN
1
Order Pembelian Non Stock
2
1
Slip Perbaikan Bengkel
3
Surat Order Pembelian 4 ply
4
1
10
Surat Perintah Kerja Lembur
2
BENGKEL
1
Telepon Panasonik
Logistik ATK
33
1
1
Bolpoint Standard
18`
2
Bolpoint Merah
10
3
Buku Ekspedisi
3
4
Buku Tulis Isi 100
1
5
Cutter Kecil
1
6
Gunting T
1
7
Isi Cutter Kecil
1
8
Isi Staples Kecil
24
9
Isolasi Besar
6
10
Kertas Foto Copy 70 gr
11
Kertas NCR 3 Ply Prs 2
12
3
4
Kertas NCR 2 Ply Wartel
4
13
Komputer
1
14
Lem Povinal
2
15
Penggaris
1
16
Pensil 2 B
1
17
Pita Printer 8758
18
6
Spidol Board Marker Hitam
19
6
Spidol Marker Hitam
4
20
Spidol Kecil
6
21
Stapler Kecil
1
22
Stipo Kiriko
2
34
23
Tinta Stempel
1
RUMAH TANGGA
1
Alkaline A2
2
Baterai
2
calkulator
3
3
Clear Reff
1
4
Jurigen 2 Liter
8
5
Kanebo
1
6
Karet 1 Ons
10
7
Kereta Barang Stenllestil
1
8
Plastik 1 kg
2
9
Sandal
1
10
Sunlight Reff
3
11
Tissue Kotak Reff
6
CETAKAN
1
Buku Order
2
Order
8
Pembelian Non Stock 3
1
Slip Perbaikan Bengkel
1
BAHAN BAKAR
1
Bensin Eceran
35
60
5.2. HOUSE KEEPING. NO
PERSEDIAAN
JUMLAH
BARANG
BARANG
House Keeping ATK
1
Bolpoint Standard
10
2
Buku Ekspedisi
2
3
Buku Folio
1
4
Buku Tulis Isi 100
2
5
Buku Tulis Isi 38
4
6
Clear Holder
4
7
Clip Besar
1
8
Clip Kecil
2
9
Cuter besar
2
10
Isi Cuter besar
2
11
Isi Staples Kecil
4
12
Isolasi Besar
2
13
Kertas Buram
2
14
Kertas Folio F 4
2
15
Kertas Folio A4
3
16
Kertas Warna U/Kuisener
1
17
Kuitansi
1
18
Map Kertas
5
19
Map Plastik
6
20
Otner Folio
4
21
Otner Kwarto
2
22
Penggaris
1
23
Penghapus Pensil
1
22
Pensil 2 B
1
23
Spidol Board
3
36
Marker 24
Spidol Kecil
3
25
Stipo
2
26
Tinta Printer Lazer
3
27
Printer Epson L110
1
RUMAH TANGGA
1
Anak Gorden
550
2
Aqua Galon
35
3
Bantal
4
5
Baterai ABC Besar
12
4
Baterai Alkaline
12
6
Bayfresh
6
7
Baygon Sprai
6
8
Gorden Pasien Biru
9
Guling
10
Handuk Tamu
100 4
Acelia & Bugenfil
2
11
Hiter air minum
1
12
Kamper Bagus
5
13
Keset Kamar
5
14
Kompor Rinai
1
15
Kresek Kecil
10
16
Kresek Sampah
6
17
Kresek Tanggung
10
18
Kursi santai
19
Pesawat Telpon
2
20
Rel Gordin
10
21
Remote TV
2
22
Sabun Cuci Tangan
8
3 set
37
Cair 23
Sabun Mandi Cair
8
24
Sabun Mandi Hotel
2
25
Sandal Kamar
2
26
Selang Regulator
1
27
Sprei besar Jumbo
2
28
Sprei besar no. 2
2
29
Sprei kecil/bed double
2
30
Sprei Putih
2
31
Ss Gorden
10
32
Stela Refill
10
33
Sunlith Refill
10
34
Taplak meja
2
35
Tempat Sabun Cuci Tangan
36
3
Tempat Sampah Taman
2
37
Tissu Gulung (Rol)
40
38
Tissu Kotak
5
39
Vas Bunga
3
CETAKAN
1
Order Pembelian Non Stock
2
1
Slip Perbaikan Bengkel
3
5
Surat Perintah Kerja Lembur
BENGKEL
38
1
1
Antene TV
2
Gas
1
5.3.
Gas Elpigi 12 kg
3
KAMAR JAHIT. NO
PERSEDIAAN
JUMLAH
BARANG
BARANG
Kamar Jahit ATK
1
Bolpoint Standard
4
2
Buku Expedisi
1
3
Buku isi 200
2
4
Gunting Kecil
2
5
Kalkulator Besar
1
6
Kertas Coklat
25
7
Kresek Hitam
2
8
Kuas kecil
2
9
Pengaris besar
1
10
Penghapus Pensil
1
11
Pensil HB
2
12
Pensil Merah Biru
1
13
Spidol Board Marker
6
14
Spidol Kecil
5
15
Stipo Kiroko
1
RUMAH TANGGA
39
1
Alat bantu jarum
2
Batu Baterai ABC
10
kecil
2
3
Baygon
4
4
Benang Obras
3
5
Baju Bayi
5
6
Benang Putih
20
7
Benang Warna
4
8
Elastik Besar
20
9
Elastik Kecil
20
10
Gunting tanggung
2
11
Handuk Bayi Good morning
24
12
Jarum Mesin Obras
2
13
Jarum Mesin Singer
10
14
Jarum Pentul
6
15
Jarum Tangan
3
16
Kain Batik
20
17
Kain Blacu
70
18
Kain Drill
70
19
Kain Flanel
20
20
Kain Handuk
50
21
Kain Hero
10
22
Kain Katun kotakkotak
50
23
Kain Kelambu
10
24
Kain Keras
5
25
Kain Khtex
100
26
Kain Lorek
20
27
Kain Ospot
30
40
28
Kain Paris
20
29
Kain Popok
60
30
Kain Satine
30
31
Kain Tetron Warna
5
32
Kamper Bagus
1
33
Kancing Baju Jas
50
34
Kancing Batok
4
35
Kancing Kemeja
50
36
Kancing tek
5
37
Karet Dinamo
2
38
Kater
2
39
Kresek Hitam Besar
1
40
Kretekan baju
20
41
Metlen/meteran
4
42
Minyak Mesin Jahit
4
43
Pendel Kain
46
44
Pengharum ruangan
3
45
Peniti
5
46
Peterband
30
47
Pita Kecil
4
48
Plastik Oskar
30
49
Plastik Parasit
20
50
Sandal Jepit
2
51
Silet
4
52
Skoci
6
53
Spuul Mesin Jahit
10
CETAKAN
1
Order Pembelian Non Stock
2
1
Slip Perbaikan Bengkel
1
41
BAB VI KESELAMATAN PASIEN
6.1.
LATAR BELAKANG.
Keselamatan pasien ( patient safety) merupakan suatu sistem dimana rumah sakit membuat asuhan pasien lebih aman. Sistem tersebut meliputi : assessmen risiko, identifikasi dan pengelolaan hal yang berhubungan dengan risiko pasien, pelaporan dan analisis insiden, kemampuan belajar dari insiden dan tindak lanjutnya serta implementasi solusi untuk meminimalkan timbulnya risiko. Sistem tersebut diharapkan dapat mencegah terjadinya cedera yang disebabkan oleh kesalahan akibat melaksanakan suatu tindakan atau tidak melakukan tindakan yang seharusnya dilakukan.
6.2.
TUJUAN.
1. Terciptanya budaya keselamatan pasien di rumah sakit. 2. Meningkatkan akuntabilitas rumah sakit terhadap pasien dan masyarakat. 3. Menurunnya kejadian tidak diharapkan (KTD) di rumah sakit. 4. Terlaksananya program – program pencegahan sehingga tidak terjadi pengulangan kejadian tidak diharapkan.
6.3.
TATA LAKSANA KESELAMATAN PASIEN
1. Keselamatan pasien merupakan hal yang terutama dalam pelayanan bagian Inventory. 2. Terdapat
petugas
bagian
Inventory
yang
memahami
mengenai
keselamatan pasien. 3. Terdapat sistem pelayanan yang komprehensif, baik sarana maupun prasarana sehingga meminimalkan terjadinya kasus yang tidak diharapkan (KTD). 4. Sarana dan prasarana harus mengindahkan keselamatan pasien : kelengkapan dan kelayakan alat medis, kamar mandi yang bersih dan tidak licin, kamar mandi yang ada pegangan tangan, selasar yang tidak licin dan
42
ada tanda bila licin, ruang rawat inap yang bersih, tempat tidur yang ada pagar pengamannya, tempat umum yang ada pengaman pegangan tangan, perabotan dan furniture yang layak pakai dan aman dll. 5. Terdapat evaluasi berkala kelengkapan sarana dan prasarana. 6. Terdapat evaluasi berkala tentang kelayakan sarana dan prasarana. 7. Terdapat pelaporan kasus yang tidak diharapkan, yaitu : -
Insidens pasien jatuh
-
Membangun kesadaran atau budaya akan nilai keselamatan pasien
43
BAB VII KESELAMATAN KERJA
7.1.
PENGERTIAN.
Keselamatan kerja merupakan suatu sistem dimana rumah sakit membuat kerja / aktifitas karyawan lebih aman. Sistem tersebut diharapkan dapat mencegah terjadinya cedera yang disebabkan oleh kesalahan pribadi ataupun rumah sakit.
7.2.
TUJUAN.
1. Terciptanya budaya keselamatan kerja di RS. Baptis Batu. 2. Mencegah dan mengurangi kecelakaan 3. Memperoleh keserasian antara tenaga kerja, alat kerja, lingkungan, cara dan proses kerjanya. 4. Menyesuaikan dan menyempurnakan pengamanan pada pekerjaan yang bahaya kecelakaannya menjadi bertambah tinggi.
7.3.
TATA LAKSANA KESELAMATAN KARYAWAN.
1. Setiap petugas medis maupun non medis menjalankan prinsip pencegahan infeksi, yaitu : -
Menganggap bahwa pasien maupun dirinya sendiri dapat menularkan infeksi.
-
Menggunakan alat pelindung (sarung tangan, kacamata, sepatu boot/alas kaki tertutup, celemek, masker dll) terutama bila terdapat kontak dengan spesimen pasien yaitu: urin, darah, muntah, sekret, dll
-
Mencuci tangan dengan sabun antiseptik sebelum dan sesudah melayani di lingkungan pasien dengan cara mencuci tangan enam langkah.
2. Terdapat tempat sampah infeksius dan non infeksius. 3. Mengelola alat dengan mengindahkan prinsip sterilitas yaitu Dekontaminasi dengan larutan klorin dan Pencucian dengan sabun pengeringan.
44
4. Menggunakan baju kerja yang bersih. 5. Tersedia alat pemadam kebakaran ringan di lingkungan yang rentan dengan kebakaran (logistik).
45
BAB VIII PENGENDALIAN MUTU
Bagian Inventory periodik
hasil
harus senantiasa memantau dan mengevaluasi secara
pelayanan
yang
diselenggarakan.Hal
ini
penting
untuk
mempertahankan dan meningkatkan mutu,cakupan dan efektivitas serta efisiensi pelayanan.
Beberapa indikator mutu dalam pelayanan inventory sebagai berikut : 1. Keakuratan Pengeluaran Barang Keakuratan Pengeluaran Barang adalah pengeluaran barang untuk unit kerja akurat dalam jumlah, harga barang dan barang yang ada digudang. Keakuratan yang diharapkan 100 %, sehingga laporan secara akuntansi dapat valid. Rumus :
WTBNRSC =
Laporan Pengeluaran yang valid Total Jumlah laporan pengeluaran bulan itu
X 100%
Analisis harus dilakukan setiap bulan sekali. Yang harus disimpulkan dari analisis ini adalah kecenderungan (trend) dari kevalidan data pengeluaran barang unit kerja. 2. Waktu Tunggu Barang Non Rutin Sifat Cito Waktu Tunggu Barang Non Rutin Sifat Cito adalah waktu tunggu barang non rutin yang diminta karena akan segera digunakan
dan barang tersedia di
pasaran umum. Waktu tunggunya adalah 1 hari Rumus :
Banyaknya permintaan barang cito yang WTBNRSC =
terlayani selama 1 hari Total Jumlah barang cito yang diminta saat
X 100%
itu Analisis harus dilakukan setiap bulan sekali. Yang harus disimpulkan dari analisis ini adalah kecenderungan (trend) dari Keterlambatan Terlayaninya Barang Cito
46
3. Waktu Tunggu non rutin sifat NON CITO Waktu Tunggu non rutin sifat NON CITO adalah waktu tunggu barang non rutin yang diminta dengan ketentuan permintaan setiap hari Senin dan barang tersedia di pasaran umum. Waktu tunggunya adalah 3 hari Rumus :
Banyaknya permintaan barang non cito yang WTNRSNC =
terlayani selama 3 hari Total Jumlah barang non cito yang diminta
X 100%
saat itu Analisis harus dilakukan setiap bulan sekali. Yang harus disimpulkan dari analisis ini adalah kecenderungan (trend) dari Keterlambatan Terlayaninya Barang Non Cito 4.
Terpenuhinya Permintaan Barang Terpenuhinya Permintaan Barang adalah semua permintaan barang unit kerja dapat dipenuhi. Standart yang diharapkan 90 % dari seluruh permintaan barang setiap bulan. Rumus :
TPB
=
Banyaknya permintaan barang yang terlayani Total Jumlah Permintaan barang bulan itu
X 100%
Analisis harus dilakukan setiap bulan sekali. Yang harus disimpulkan dari analisis ini adalah kecenderungan (trend) dari tidak dapat dipenuhinya permintaan barang dari unit kerja.
47
