Buku Prosedur Administrasi IMM DIY

DEWAN PIMPINAN DAERAH IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA  Muhammadiyah Student Student Association Association Special District of Yogyakarta Yogyakarta Jl. Gedongkuning No. 130 B Yogyakarta 55171 , Telp/Fax. 0274-371718 Website: http//: http// : immjogja.com E-mail: [email protected]

SURAT KEPUTUSAN  Nomor: 208/A-1/XII/2012 TENTANG BUKU PROSEDUR ADMINISTRASI IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA Dewan Pimpinan Daerah Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Muhammadiyah Daerah Istimewa Yogyakarta setelah : Menimbang

:

1. Bahwa sebagai usaha untuk keteraturan administrasi Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah

(IMM)

dalam

upaya

menertibkan

ketertiban

administrasi 2. Bahwa buku Prosedur Administrasi yang diusulkan dianggap memenuhi syarat

administasi

sebagai

pengembangan

dari

Buku

Panduan

Administrasi IMM. Memperhatikan

:

1. Hasil Tanfidz Tanwir XXIV Banten 2. Keputusan Muktamar XV Medan 3. Hasil Rapat Pimpinan DPD IMM DIY.

Mengingat

:

1. Anggaran Rumah Tangga IMM BAB VIII Pasal 29 MEMUTUSKAN

Menetapkan

:

Pertama

:

Kedua

:

Keputusan Dewan Pimpinan Daerah IMM DIY tentang Buku Prosedur Administrasi IMM DIY. Menetapkan dan mengesahkan Buku Prosedur Administrasi IMM DIY sebagai bentuk pengembangan dari Buku Pedoman Administrasi IMM Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, untuk digunakan sebagaimana mestinya sebagai amanat dan akan ditinjau ulang apabila diperlukan.

Ditetapkan di : Yogyakarta Pada tanggal : 28  Muharram  1434 H Bertepatan dengan : 12 Desember 2012 PIMPINAN, PIMPINAN,

Ketua Umum,

Sekretaris Umum,

Hendro Sucipto  NIA : 12.001.451

Makhrus Ahmadi  NIA : 12.001.556

[1]

SAMBUTAN  Alhamdulillah  Alhamdulillah, segala puji bagi Allah SWT. Tuhan semesta alam. Shalawat dan salam semoga tetap tercurah kepada Nabi Muhammad SAW dan keluarganya. Pemimpin revolusioner umat manusia.

Persoalan administrasi organisasi selama ini masih dipandang sebagai sesuatu yang menyusahkan dan penghambat progresifitas gerakan, sehingga kadangkala ia layak untuk “diacuhkan” agar semua berjalan dengan lancar atas nama progresifitas. Administrasi seakan menjadi kelas ketiga setelah perkaderan dan agenda gerakan. Dan gejala penyakit inilah yang hampir menghampiri tatanan semua lini unsur organisasi gerakan—termasuk Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah (IMM). Beragam persoalan tersebut dapat tergambar dengan mendadaknya beberapa agenda yang membutuhkan keterangan administrasi, pengebiran penyebutan Komisariat menjadi ‘Komsat’, tidak adanya pelaporan permusyawaratan, kesalahan protokoler dalam acara formal dan lainnya. Berawal dari alasan diatas, secara kelembagaan kami memandang perlu adanya sebuah keteraturan sistem administrasi dari tingkat Daerah sampai dengan Komisariat. Keteraturan ini lebih diarahkan untuk mempertegas halhal yang tertuang dalam AD/ART dan Buku Pedoman Administrasi IMM kedalam Buku Prosedur Administrasi sehingga persoalan yang berkaitan dengan administrasi dapat berjalan secara efektif. Kehadiran Buku Prosedur Administrasi IMM DIY ini sekali lagi untuk menjaga keteraturan administrasi dalam tubuh IMM DIY, bukan upaya untuk mempersulit progresifitas gerakan, melainkan upaya penjagaan atas manuskrip keputusan penting organisasi sehingga menuskurip tersebut dapat termaktub dalam berbagai jenjang level pimpinan. Selain itu, Buku Prosedur Adminitrasi ini merupakan pengembangan dari kebijakan prosedur dan protokoler yang pernah kami keluarkan pada tahun 2010. Kedepan kami berharap secara tegas tidak ada lagi kompromi dengan ke-sengaja-an kesalahan prosedur admistrasi organisasi. Semoga Sem oga Buku Prosedur Administrasi ini bermanfaat bagi semuanya [] Pengusun,

Makhrus Ahmadi Sekretaris Umum DPD IMM DIY

[2]

DAFTAR ISI

Surat Keputusan DPD IMM DIY………………………………………………………… DIY……………………………………………………………….. …….. 1 Sambutan Sambut an ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………. ……. 2 Daftar Isi ………………………………………………………………………………………………... 3 Bab I Prosedur Prosed ur Permusyawaratan Permus yawaratan ……………………………………………………… 4 1. Musyawarah Komisariat 2. Musyawarah Cabang 3. Musyawarah Daerah Bab II Prosedur Pendirian Pimpinan Komisariat Baru …………………………. …………………………. 10 Bab III Prosedur Prosed ur Pemekaran Pimpinan Komisariat Komisari at ………………………………. 12 Bab IV Prosedur Prosed ur Pendirian Pimpinan Cabang Baru ……………………………… 14 Bab V Prosedur Permohonan Pembaharuan SK Pendirian Pimpinan Pimpi nan Komisariat Komisari at ………………………………………………………………… 16 Bab VI Prosedur Permohonan Pembaharuan SK Pendirian Pimpinan Pimpi nan Cabang ……………………………………………………………………… 17 Bab VII Prosedur Prosed ur Pelimpahan Pelimpah an Komisariat Komisari at Antar Pimpinan Cabang ………. 18 Bab VIII Kaidah Koordinator Komisariat (Korkom) IMM ………………………… ………………………… 20 Bab IX Prosedur Pelaksanaan Darul Arqam Madya (DAM) ………………….. 23 Bab X Prosedur Prosed ur Pembuatan Pembuat an Kartu Tanda Anggota (KTA) ……………………. 25 Bab XI Prosedur Prosed ur Pembentukan Pembent ukan Kepanitiaan Kepaniti aan ………………………………………… 29 Bab XII Pengarsipan Pengarsi pan Surat Menyurat ……………………………………………………. 31 Bab XIII Daftar Cabang dan Komisariat Komisari at IMM Se-DIY ………………………………. 32 Bab XIV Prosedur Pr osedur Protokoler Proto koler Acara ……………………………………………………….. 34

[3]

BAB I PERMUSYAWATAN Permusyawaratan Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Daerah Istimewa Yogyakarta (IMM DIY) terdiri dari Musyawarah Komisariat (Musykom), Musyawarah Cabang (Musycab) dan Musyawarah Daerah (Musyda). Dalam setiap permusyaratan memustuskan hal-hal yang bersifat penting perjalanan gerakan, kepemimpinan dan perkaderan dalam Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Daerah Istimewa Yogyakarta. Bentuk permusyaratan ini diatur tersendiri dalam Anggaran Dasar (AD) IMM Bab VI Permusyawatan Pasal 17 junto Anggaran Rumah Tangga (ART) IMM 1 Bab V Permusyawaratan Pasal 20 sampai dengan Pasal 26 . Peraturan yang ada dalam AD/ART IMM tidak menjelaskan secara teknis pelaksanaan oleh 2 karena itu dibutuhkan penjelasan secara teknis pelaksanaan . Berikut prosedur teknis pelaksanaan permusyawaratan di IMM DIY yang merupakan hasil rangkuman Tanfid IMM 2012 agar tersistematis dalam penerapannya.

A.

1 2

Musyawarah Komisariat Ko misariat Musyawarah Komsariat (Musykom) merupakan permusyawaratan tertinggi ditingkat Pimpinan Komisariat. 1. Pra Pelaksanaan Pelaksanaan Musyawarah Komisariat a. Pimpinan Komisariat (PK) mengajukan surat permohonan pelaksanaan Musyawarah Komisariat (Musykom) secara tertulis kepada Pimpinan Cabang (PC) selambat-lambatnya 15 Hari sebelum pelaksanaan. pelaksanaan. b. PC memberikan surat jawaban atas permohonan pelaksanaan Musykom kepada PK yang mengajukan Musykom dengan ketentuan sebagai berikut : 1) Diterima pelaksanaannya : Sesuai dengan batas maksimal pengajuan o pelaksanaan Musykom Surat Keputusan (SK) kepengurusan Pimpinan o Komisariat yang bersangkutan periode kepemimpinannya sudah berakhir

 Tanfidz Keptusan Muktamar XVI Medan tahun 2012  Terkait syarat pimpinan sudah diatur secara jelas dalam ART.

[4]

Persiapan perangkat Musykom sudah terbentuk diantaranya proposal pelaksanaan, kepanitiaan, panitia pemilihan, tempat dan waktu pelaksanaan dan seluruh teknis pelaksanaannya 2) Tidak diterima pelaksanaannya : Mendadak dalam pengajuan pelaksanaan Musykom o Kurangnya berkas yang dipersiapkan dan o ketidaksiapan teknis pelaksanaanya Musykom c. Pimpinan Komisariat mendapatkan surat jawaban pelaksanaan Musykom dari Pimpinan Cabang (diterima atau tidak). d. Jika Pimpinan Cabang memberikan jawaban diterima. Maka, Pimpinan Komisariat mengajukan surat sambutan pelaksanaan Musykom kepada Pimpinan Cabang. Namun, apabila ditolak maka Pimpinan Komisariat melakukan konsultasi dengan Pimpinan Cabang dibawah koordinasi Bidang Organisasi sampai diijinkan terlaksananya pelaksanaan Musykom. e. Pimpinan Cabang Memberikan surat mandat peserta penuh kepada salah satu Pimpinan Cabang yang diutus oleh Pimpinan Cabang untuk mengikuti pelaksanaan Musykom dengan tembusan pada Pimpinan Komisariat dan Panitia Pelaksana Musykom. Pelaksanaan Musykom Pelaksanaan Musykom diatur dalam peraturan tersendiri berdasarkan yang tercantum dalam ART, Peraturan Panitia Pemilihan dll. Pasca Pelaksanaan Musykom a. Pimpinan Komisariat demisioner mendapatkan daftar Pimpinan Komisariat baru (terpilih) yang diperoleh dari hasil rapat formatur yang terpilih pada saat pelaksanaan Musykom b. Pimpinan Komisariat melalui Pimpinan Komisariat demosioner menyampaikan surat permohonan pelantikan kepada Pimpinan Cabang yang dilampiri hasil Musykom (struktur pengurus terpilih, hasil keputusan sidang pleno/komisi dan SK masingmasing sidang) sidang) selambat-lambatnya 15 hari setelah pelaksanaan Musykom untuk mendapatkan surat pengesahan/Surat Keputusan dari Pimpinan P impinan Cabang c. Pimpinan Cabang memberikan surat pengesahan/Surat Keputusan (SK) ataupun Pelantikan setelah laporan pelaksanaan Musykom (pada point b) diterima oleh Pimpinan Cabang. o

2.

3.

[5]

B.

Namun, apabila sampai 15 hari sesudah penyerahan hasil Musykom belum ada jawaban (pengesahan) dari Pimpinan Cabang maka keputusan dianggap sah. d. Dalam prosesi pembacaan surat pengesahan/SK pelantikan dilakukan oleh Sekretaris Umum Pimpinan Cabang dan pembacaan ikrar pelantikan oleh Ketua Umum Pimpinan Cabang terkait. Namun, apabila berhalangan diantara keduanya maka digantikan oleh Bidang Organisasi dan ataunpun Bidang yang lain dari Unsur Pimpinan Cabang. e. Pimpinan Komisariat mendapatkan salinan berkas pelantikan dari Pimpinan Cabang minimal 3 rangkap (1 rangkap sebagai arsip Pimpinan Cabang, 1 rangkap sebagai arsip Pimpinan Komisariat dan 1 rangkap untuk pimpinan Kampus/Fakultas Komisariat yang bersangkutan) bersangkutan) f. Selambat-lambatnya 1 bulan setelah Musykom, Keputusan Musykom harus ditanfidzkan oleh Pimpinan Komisariat. g. Keputusan Musykom tetap berlaku sampai diubah atau dibatalkan oleh Musykom berikutnya. Pelaksanaan Musyawarah Cabang Musyawarah Cabang merupakan permusyaratan tertinggi dalam kepemimpinan Pimpinan Cabang. 1. Pra Pelaksanaan Musyawarah Cabang a. Pimpinan Cabang (PC) mengajukan surat permohonan pelaksanaan Musyawarah Cabang (Musycab) kepada Dewan Pimpinan Daerah Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Daerah Istimewa Yogyakarta (DPD IMM DIY) selambat-lambatnya 1 bulan sebelum pelaksanaan. b. DPD IMM DIY memberikan surat jawaban atas permohonan pelaksanaan Musycab kepada Pimnan Cabang yang mengajukan Musycab dengan ketentuan sebagai berikut : 1) Diterima pelaksanaannya : Sesuai dengan batas maksimal pengajuan o pelaksanaan Musycab Surat Keputusan (SK) kepengurusan Pimpinan o Cabang yang bersangkutan periode kepemimpinannya sudah berakhir Persiapan perangkat Musycab sudah terbentuk o diantaranya proposal pelaksanaan, kepanitiaan,

[6]

2.

3.

panitia pemilihan, tempat dan waktu pelaksanaan dan seluruh teknis pelaksanaannya 2) Tidak diterima pelaksanaannya : Mendadak dalam pengajuan pelaksanaan Musycab o Kurangnya berkas yang dipersiapkan dan o ketidaksiapan teknis pelaksanaanya Musycab c. Pimpinan Cabang mendapatkan surat jawaban pelaksanaan Musycab dari Pimpinan Cabang (diterima atau tidak). d. Jika DPD IMM DIY memberikan jawaban diterima. Maka, Pimpinan Cabang mengajukan surat sambutan pelaksanaan Musycab kepada Pimpinan DPD IMM DIY. Namun, apabila ditolak maka Pimpinan Cabang melakukan konsultasi dengan Pimpinan DPD IMM DIY dibawah koordinasi Bidang Organisasi sampai diijinkan terlaksananya pelaksanaan Musycab. e. DPD IMM DIY Memberikan surat mandat peserta penuh kepada salah satu Pimpinan DPD IMM DIY yang diutus oleh DPD IMM DIY untuk mengikuti pelaksanaan Musycab dengan tembusan pada Pimpinan Cabang dan Panitia Pelaksana Musycab. Pelaksanaan Musyawarah Cabang Pelaksanaan Musycab diatur dalam peraturan tersendiri berdasarkan yang tercantum dalam ART, Peraturan Panitia Pemilihan dll. Pasca Pelaksanaan Musyawarah Cabang a. Pimpinan Cabang demisioner mendapatkan daftar Pimpinan Cabang baru (terpilih) yang diperoleh dari hasil rapat formatur yang terpilih pada saat pelaksanaan Musycab b. Pimpinan Cabang melalui Pimpinan Cabang demosioner mengajukan surat permohonan pelantikan kepada DPD IMM DIY yang dilampiri hasil pelaksanaan Musycab (struktur pengurus terpilih, hasil keputusan sidang pleno/komisi dan SK masingmasing sidang) selambat-lambatnya selambat-lambatnya 1 bulan setelah pelaksanaan Musycab untuk mendapatkan surat pengesahan/Surat Keputusan dari DPD IMM DIY c. DPD IMM DIY memberikan surat pengesahan/Surat Keputusan (SK) ataupun Pelantikan setelah laporan pelaksanaan Musycab (pada point b) diterima oleh DPD IMM DIY. Namun, apabila sampai 1 bulan sesudah penyerahan hasil Musycab belum ada

[7]

C.

 jawaban (pengesahan) dari DPD IMM DIY maka keputusan dianggap sah. d. Dalam prosesi pembacaan surat pengesahan/SK pelantikan dilakukan oleh Sekretaris Umum DPD IMM DIY dan pembacaan ikrar pelantikan oleh Ketua Umum DPD IMM DIY. Namun apabila berhalangan diantara keduanya maka digantikan oleh Bidang Organisasi dan ataunpun Bidang yang lain dari unsur Pimpinan DPD IMM DIY e. Pimpinan Cabang mendapatkan salinan berkas pelantikan dari DPD IMM DIY minimal 3 rangkap (1 rangkap sebagai arsip DPD IMM DIY, 1 rangkap sebagai arsip Pimpinan Cabang dan 1 rangkap untuk Pimpinan Daerah Muhammadiyah yang bersangkutan) f. Selambat-lambatnya 2 bulan setelah Musycab, Keputusan Musycab harus ditanfidzkan oleh Pimpinan Cabang dan selanjutnya disosialisasikan kepada Pimpinan Komisariat masingmasing. g. Keputusan Musycab tetap berlaku sampai diubah atau dibatalkan oleh Musycab berikutnya. Musyawarah Daerah DPD IMM DIY Musyarawah Daerah (Musyda) DPD IMM DIY merupakan permusyarawatan tertinggi dalam IMM DIY. Dalam teknis pelaksanaanya memang tidak ada aturan baku yang mengatur secara khusus mengenai teknis pelaksanaan Musyda di IMM termasuk di DPD IMM DIY. Maka untuk memudahkan dan mempertegas keteraturan sistem administrasi maka DPD IMM DIY memberikan bentuk prosedur sebagai berikut. 1. Pra Pelaksanaan Musyawarah Daerah a. DPD IMM DIY membentuk Panitia Pelaksana Musyda sekurangkurangnya 2 bulan sebelum pelaksanaan dengan berkoordinasi dengan Pimpinan Cabang IMM se-DIY b. DPD IMM DIY mengajukan surat pemberitahuan pelaksanaan Musyawarah Daerah (Musyda) kepada Dewan Pimpinan Pusat (DPP) IMM minimal 1 bulan sebelum pelaksanaan Musyda. c. DPD IMM DIY mengirimkan m engirimkan berkas pelaksanaan Musyda kepada kepada seluruh Pimpinan Cabang dan Pimpinan Komisariat IMM se-DIY selambat-lambatnya 1 bulan sebelum pelaksanaan Musyda. d. Pimpinan Cabang dan Pimpina Komisariat IMM se-DIY mengumpulkan soft copy  berkas   berkas Musyda kepada DPD IMM DIY

[8]

atau kepada Panitia Pelaksana Musyda selambat-lambatnya 1 minggu sebelum pelaksanaan Musyda. Kemudian hard copy  berkas tersebut dikumpulkan pada saat regestrasi ulang sebelum pembukaan pelaksanaan Musyda e. Seluruh berkas yang berkaitan dengan Panitia Pemilihan P emilihan Musyda diatur tersendiri oleh Panitia Pemilihan Musyda DPD IMM DIY 2. Pelaksanaan Musywarah Daerah Pelaksanaan Musyda diatur dalam peraturan tersendiri berdasarkan yang tercantum dalam ART, Peraturan Panitia Pemilihan dll. 3. Pasca Pelaksanaan Pelaksanaan Musyda a. DPD IMM DIY demisioner mendapatkan daftar DPD IMM DIY terpilih yang diperoleh dari hasil rapat formatur yang terpilih pada saat pelaksanaan Musyda b. DPD IMM DIY melalui DPD IMM DIY demosioner menyampaikan surat permohonan pelantikan kepada DPP IMM yang dilampiri hasil pelaksanaan Musyda (struktur pengurus terpilih, hasil keputusan sidang pleno/komisi dan SK masing-masing sidang) selambat-lambatnya 1 bulan setelah pelaksanaan Musyda untuk mendapatkan surat pengesahan/Surat Keputusan dari DPP IMM c. DPP IMM memberikan surat pengesahan/Surat Keputusan (SK) ataupun Pelantikan setelah laporan pelaksanaan Musyda (pada poit b) diterima oleh DPP IMM. Namun, apabila sampai 1 bulan sesudah penyerahan hasil Musyda belum ada jawaban (pengesahan) dari DPP IMM maka keputusan dianggap sah. d. Selambat-lambatnya 2 bulan setelah Musyda, Keputusan Musyda harus ditanfidzkan oleh DPD IMM DIY dan selanjutnya disosialisasikan kepada Pimpinan Cabang diwilayahnya masingmasing. e. Keputusan Musyda tetap berlaku sampai diubah atau dibatalkan oleh Musyda berikutnya. D. Musyawarah Luar Biasa Pelaksanaan Musyarawah Luar Biasa di IMM diatur secara tersendiri dalam AD IMM Bab VI Pasal 17 point 6 junto ART IMM Bab V Pasal 25.

[9]

BAB II PROSEDUR PENDIRIAN KOMISARIAT BARU IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Pendirian Komisariat baru di IMM DIY merupakan bentuk pendirian Komisariat yang belum pernah berdiri Pimpinan Komisariat IMM sebelumnya di kampus/Fakultas yang bersangkutan Komisariat baru yang ingin didirikan mengajukan permohonan pendirian Komisariat kepada Pimpinan Cabang terkait yang disertai dengan calon struktur pimpinan/kepengurusannya. Pengajuan ini baik berupa perseorangan ataupun sudah terlembaga (terbentuk struktur). Bidang Organisasi Pimpinan Cabang terkait melakukan pemantauan dengan terjun secara langsung (survey) kepada Komisariat yang mengajukan pendirian Komisariat baru. Hasil survey Bidang Organisasi Organisasi Pimpinan Cabang menindaklanjuti menindaklanjuti dengan berkoordinasi dengan Bidang Kader Pimpinan Cabang terkait untuk melaksanakan perkaderan formal Darul Arqom Dasar (DAD) Calon Pimpinan Komisariat baru yang sudah melaksanakan perkaderan formal DAD. Jika belum terbentuk struktur kepengurusan pada saat pengajuan Komisariat baru (point 2) Bidang Organisasi Pimpinan Cabang terkait membentuk struktur kepengurusan Pimpinan Komisariat. Namun, apablila sudah terbentuk kepengurusan, Bidang Organisasi Pimpinan Cabang men- follow up dengan pembuatan surat secara resmi administratif IMM tentang pendirian Pimpinan Komisariat baru. Pimpinan Cabang terkait mengajukan surat pemberitahuan pendirian Komisariat baru  yang ingin didirikan kepada DPD IMM DIY dengan melampiri surat pengajuan pendirian Pimpinan Komisariat dan struktur kepengurusan pimpinan dari calon Pimpinan Komisariat yang bersangkutan. DPD IMM DIY akan mensurvei/audiensi/pertemuan bersama mengenai Komisariat baru yang diajukan dengan didampingi Pimpinan Cabang yang mengajukan. DPD IMM DIY secara tertulis menunjuk Pimpinan Cabang yang bersangkutan untuk melakukan perdampingan lanjutan (pembinaan) selama 6 bulan dengan pantauan Bidang Organisasi DPD IMM DIY

[10]

9.

Hasil pendampingan dilaporkan secara tertulis oleh Pimpinan Cabang dan Bidang Organisasi DPD IMM DIY kepada DPD IMM DIY. Apabila dianggap layak untuk didirikan maka bersamaan dengan laporan tersebut diajukan surat permohonan Surat Keputusan (SK) pendirian Pimpinan Pimpinan Komisariat baru pada saat rapat pimpinan DPD IMM DIY dengan juga mengacu pada point 6. 10. DPD IMM DIY memberikan Surat Keputusan (SK) Pendirian Komisariat kepada Pimpinan Cabang sebanyak 4 rangkap (1 rangkap untuk Pimpinan Cabang terkait, 1 rangkap untuk Pimpinan Komisariat, 1 rangkap untuk kampus Komisariat dan 1 rangkap arsip DPD IMM DIY). Kemudian Pimpinan Cabang yang mengusulkan secara otomatis Komisariat yang diajukan berada dibawah wewenang Pimpinan Cabang bersangkutan. Dan selanjutnya dilaksanakan proses pelantikan Pimpinan Komisariat. 11. Secara periodik DPD IMM DIY akan memantau perkembangan Cabang dan Komisariat IMM se-DIY

[11]

BAB III PROSEDUR PEMEKARAN PIMPINAN KOMISARIAT KOMISARIAT IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA 1.

2.

3.

4.

5.

6.

Usulan pemekaran Komisariat merupakan inisiatif dari Pimpinan Komisariat yang bersangkutan. Pemekaran ini didasarkan atas hasil keputusan Musyawarah Komisariat (Musykom) ataupun hasil keputusan rapat pimpinan yang juga diketahui oleh para kader Komisariat yang bersangkutan. Bukti usulan dari pemekaran ini ditunjukkan dengan adanya Surat keputusan dan berita acara. Pimpinan Komisariat kemudian mengajukan surat permohonan pemekaran Komisariat kepada Pimpinan Cabang terkait dengan melampiri SK dan berita acara pemekaran Komisariat (point 1) Bidang Organisasi Pimpinan Cabang terkait mengadakan survey atas kelayanan pemekaran komisariat dengan ketentuan sebagai berikut : a. Komisariat yang ingin dimekarkan merupakan komisariat dibawah Pimpinan Komisariat dan Pimpinan Cabang terkait. b. Tercapainya batas unsur pimpinan sekurang-kurangnya : Ketua Umum, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, Bidang Kader, Bidang Organisasi, Bidang Hikmah dan Bidang Keilmuan. c. Motif pemekaran lebih didasarkan pada efektifitas kepemimpinan dan bukan dikarena adanya motif lain seperti konflik, dualism kepemimpinan dll. d. Penamaan Komisariat yang ingin didirikan tidak mengandung unsur SARA dan melanggar UU RI yang berlaku. Hasil survey Bidang Organisasi ini kemudian dilaporkan secara tertulis kepada DPD IMM DIY dengan melampirkan berkas dari Pimpinan Komisariat yang mengajukan pemekaran (point 2) disertai dengan surat permohonan pemekaran Pimpinan Komisariat DPD IMM DIY secara kelembagaan mengutus Bidang Organisasi DPD IMM DIY untuk mengawal pelaksanaan pemekaran Komisariat yang bersangkutan sekurang-kurangnya melakukan pertemuan (audiensi) dan pemeriksaan berkas pada point 1 dan point 3 Hasil pendampingan dilaporkan Bidang Organisasi DPD IMM DIY pada saat rapat pimpinan. Dan selanjutnya dimintakan pembuatan Surat

[12]

7.

8.

9.

Keputusan Pemekaran Komisariat kepada Sekretaris Umum DPD IMM DIY dengar didasarkan pada berkas point 5 Khusus bagi Komisariat yang dimekarkan diadakan masa percobaan perkembangan Komisariat selama 6 bulan. Hal ini diadakan untuk mengukur progresifitas perkaderan dan kepemimpin komisariat yang bersangkutan. DPD IMM DIY DPD IMM DIY memberikan Surat Keputusan (SK) Pemekaran Komisariat kepada Pimpinan Cabang sebanyak 4 rangkap (1 rangkap untuk Pimpinan Cabang terkait, 1 rangkap untuk Pimpinan Komisariat, 1 rangkap untuk Kampus/Fakultas Komisariat dan 1 rangkap arsip DPD IMM DIY) DPD IMM DIY Secara periodik akan memantau perkembangan Cabang dan Komisariat IMM se-DIY

[13]

BAB IV PROSEDUR PENDIRIAN PIMPINAN CABANG IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA 1.

2.

3. 4.

5.

6.

7.

3

Pengajuan pendirian Pimpinan Cabang baru harus membuat konsepsi dan arah kinerjanya dengan berpegangan pada kebaikan dan perkembangan gerakan IMM kedepannya Usulan pendirian Pimpinan Cabang baru merupakan inisiatif dari Pimpinan Komisariat dan Pimpinan Cabang yang bersangkutan. Pendirian Pimpinan Cabang baru ini didasarkan atas hasil keputusan Musyawarah Cabang (Musycab) ataupun hasil keputusan rapat pleno Pimpinan Cabang (rapat pleno tersebut juga Pimpinan Komisariat dibawah naungan Pimpinan Cabang yang bersangkutan). Bukti usulan dari pendirian Pimpinan Cabang baru ini ditunjukkan dengan adanya Surat keputusan (SK) dan berita acara. Cabang baru yang ingin dibentuk/diajukan sekurang-kurangnya terdiri 3 dari 3 komisariat yang telah disahkan . Pengajuan Permohonan pendirian Pimpinan Cabang baru harus ditanda tangani sekurang-kurangnya oleh 3 Pimpinan Komisariat dan Pimpinan Cabang yang sebelumnya menaungi. Pimpinan Cabang yang menaungi mengajukan pembentukan Pimpinan Cabang baru dengan dilampiri berkas dari komisariat yang mengajukan pembentukan cabang baru (point 4) DPD IMM DIY mengeluarkan Surat Keputusan (SK) kepada Pimpinan Cabang yang menaungi sebelumnya untuk menjadi pendamping dan struktur kepengurusan Pimpinan Cabang baru dianggap sah untuk menjalankan kepemimpinan sebagai Pimpinan Cabang Persiapan. Dalam proses ini secara kelembagaan DPD IMM DIY mengutus Bidang Organisasi DPD IMM DIY untuk ikut mendampingi DPD IMM DIY melalui Bidang Organisasi dan Pimpinan Cabang yang menaungi akan memantau dan mendampingi sekurang-kurangnya 6 bulan.

 Bab III Pasal 9 ART IMM 2012 Tanfidz Keptusan Muktamar XVI Medan tahun 2012

[14]

8.

Pimpinan Cabang yang menaungi dan Bidang Organisasi DPD IMM DIY membuat laporan secara tertulis yang kemudian dilaporkan kepada DPD IMM DIY 9. DPD IMM DIY mengajukan permohonan Surat Keputusan (SK) pendirian Pimpinan Cabang baru kepada DPP IMM dengan lampiran berkas yang diajukan sebelumnya (point 6 dan point 8). 10. DPP IMM mengeluarkan Surat Keputusan (SK) Pimpinan Cabang baru (yang diajukan) 11. DPD IMM DIY melantik secara resmi Pimpinan Cabang baru. Pimpinan yang dilantik akan mendapat salinan berkas pelantikan dan Surat Keputusan (SK) pendirian Pimpinan Cabang dari DPP IMM

[15]

BAB V PROSEDUR PERMOHONAN PEMBAHARUAN SURAT KEPUTUSAN (SK) PENDIRIAN PIMPINAN KOMISARIAT IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

1. 2.

3.

4.

5.

Surat Keputusan (SK) pendirian Pimpinan Komisariat hilang atau rusak Pimpinan Komisariat mengajukan surat permohonan pembaharuan Surat Keputusan (SK) pendirian Pimpinan Komisariat yang ditujukan kepada Pimpinan Cabang dimana Pimpinan Komisariat bernaung dengan melampiri struktur kepengurusan Pimpinan Komisariat dan Surat Keputusan (SK) pelantikan pimpinan Komisariat dari Pimpinan Cabang yang masih berlaku. Pimpinan Cabang lewat Bidang Organisasi memeriksa seluruh kelengkapan administrasi dan selanjutnya diserahkan kepada Sekretaris Umum Pimpinan Cabang Pimpinan Cabang mengajukan surat permohonan pembaharuan Surat Keputusan (SK) pendirian Pimpinan Komisariat kepada DPD IMM DIY dengan melampirkan berkas di point 2 DPD IMM DIY mengeluarkan Surat Keputusan (SK) tentang Pembaharuan Pendirian Pimpinan Komisariat yang diajukan (point 3) sebanyak 4 rangkap (1 rangkap arsip DPD IMM DIY, 1 rangkap r angkap arsip Pimpinan Cabang terkait, 1 rangkap arsip Pimpinan Komisariat terkait dan 1 rangkap untuk kampus/Fakultas dimana Pimpinan Komisariat tersebut berdomisili.

[16]

BAB VI PROSEDUR PERMOHONAN PEMBAHARUAN SURAT KEPUTUSAN (SK) PENDIRIAN PIMPINAN CABANG IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

1. 2.

3.

4.

Surat Keputusan (SK) pendirian Pimpinan Cabang hilang atau rusak Pimpinan Cabang mengajukan surat permohonan pembaharuan Surat Keputusan (SK) pendirian Pimpinan Cabang yang ditujukan kepada DPD IMM DIY dengan melampiri struktur kepengurusan Pimpinan Cabang dan Surat Keputusan (SK) pelantikan dari DPD IMM DIY yang masih berlaku. DPD IMM DIY mengajukan surat permohonan pembaharuan Surat Keputusan (SK) pendirian Pimpinan Cabang kepada DPP IMM dengan melampirkan berkas di point 2 DPP IMM mengeluarkan Surat Keputusan Keputusan (SK) tentang tentang Pembaharuan Pendirian Pimpinan Cabang yang diajukan (point 3). Terkait rangkap Surat Keputusan (SK) mengikuti prosedur yang ada di DPP IMM.

[17]

BAB VII PROSEDUR PERMOHONAN PELIMPAHAN PIMPINAN KOMISARIAT ANTAR PIMPINAN CABANG IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA 1.

2.

Usulan pelimpahan Pimpinan Komisariat merupakan inisiatif dari Pimpinan Komisariat dan Pimpinan Cabang yang bersangkutan. Pelimpahan ini didasarkan atas hasil keputusan Musyawarah Komisariat (Musykom) ataupun hasil keputusan rapat pleno Pimpinan Komisariat dan Pimpinan Cabang yang dibersangkutan. Hal tersebut dibukti usulan dengan adanya Surat keputusan dan berita acara. Apabila dalam point 1 diatas tidak terpenuhi. Maka, pelimpahan Pimpinan Komisariat antar Pimpinan Cabang dapat juga dilakukan sebagai berikut : a. Pimpinan Komisariat mengajukan surat pelimpahan Pimpinan Komisariat kepada Pimpinan Cabang yang dinaungi. Dalam surat tersebut dijelaskan tentang alasan pelimpahan Pimpinan Komisariat kepada Pimpinan Cabang terkait (yang dituju) b. Pimpinan Cabang yang manaungi melakukan survey atas pengajuan surat tersebut. Alasan pelimpahan Pimpinan Komisariat haruslah didasarkan atas efektifitas kepemimpinan Pimpinan Komisariat bukan didasarkan faktor lain seperti konflik lintas pimpinan dan lainnya. c. Setelah Pimpinan Cabang menemukan titik temu (efektifitas kepemimpinan) pelimpahan Pimpinan Komisariat. Maka, Pimpinan Cabang yang menaungi mengajukan surat pelimpahan Pimpinan Komisariat kepada Pimpinan Cabang yang dituju Pimpinan Komisariat dengan melampiri surat dari Pimpinan Komisariat yang bersangkutan pada point a. d. Pimpinan Cabang yang menaungi dan Pimpinan Komisariat terkait melakukan pertemuan dengan Pimpinan Cabang yang dituju untuk mem follow up surat pelimpahan Pimpinan Komisariat terkait. Dalam kesempatan ini juga diatur tentang rencana pelaksanaan serah terima pelimpahan Pimpinan Komisariat yang bersangkutan. e. Acara serah terima pelimpahan Pimpinan Komisariat kepada Pimpinan Cabang yang dilimpahkan, Pimpinan Cabang yang

[18]

3.

4.

5.

menaungi membuatkan SK dan berita acara serah terima pelimpahan Pimpinan Komisariat dengan ketahui sekurangkurangnya 4 orang saksi. Pimpinan Cabang yang menaungi mengajukan surat pemohonan SK pelimpahan Pimpinan Komisariat kepada DPD IMM DIY dengan melampirkan berkas pada point 1 ataupun pada point 2. Bidang Organisasi DPD IMM DIY melakukan survey dan audiensi dengan Pimpinan Komisariat, Pimpinan Cabang yang menaungi, Pimpinan Cabang yang menerima pelimpahan secara bersamaan untuk melakukan verifikasi berkas dan segala hal yang berkaitan dengan proses dan jejak rekam pimpinan Komisariat agar tidak terjadi sengketa dikemudian hari. DPD IMM DIY mengeluarkan SK Wewenang Kepemimpinan Pimpinan Komisariat yang mengajukan dibawah wewenang kepemimpinan Pimpinan Cabang yang menerima pelimpahan Pimpinan Komisariat. Jumlah SK yang dikeluarkan berjumlah 6 rangkap (1 rangkap arsip DPD IMM DIY, 1 rangkap arsip Pimpinan Cabang yang menaungi (lama), 1 rangkap arsip Pimpinan Cabang yang menaungi (baru), 1 rangkap arsip Pimpinan Komisariat, 1 rangkap arsip PDM Cabang yang bersangkutan dan 1 rangkap arsip pimpinan Kampus/F Kam pus/Fakultas) akultas)

[19]

BAB VIII KAIDAH KOORDINATOR KOMISARIAT (KORKOM) 4 IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH BAB I PENGERTTIAN Pasal 1 Koordinator Komisariat adalah kelengkapan fungsional organisasi yang mengkoordinir Komisariat-Komisariat IMM di suatu Perguruan Tinggi atau tempat tertentu yang berada dalam suatu wilayah cabangan IMM. BAB II NAMA DAN PEMBENTUKAN Pasal 2 Badan ini bernama Koordinator Komisariat IMM yang disingkat Korkom IMM Pasal 3 Korkom IMM beserta namanya dibentuk dan ditetapkan oleh Pimpinan Cabang IMM. Pasal 4 Pimpinan Cabang IMM dapat membentuk Korkom IMM apabila telah berdiri sedikit-dikitnya 3 Komisariat di wilayah cabangnya. BAB III DASAR DAN TUJUAN Pasal 5 Dasar pembentukan pembentukan Korkom adalah adalah Anggaran Rumah Tangga IMM BAB BAB III Pasal 9 ayat 3. Pasal 6 Tujuan Korkom IMM adalah terwujudnya efektifitas dan visibilitas pelaksanaan program organisasi serta terbitnya Komisariat-Komisariat IMM secara optimal dalam rangka dinamisasi IMM. BAB IV FUNGSI, WEWENANG DAN KEWAJIBAN Pasal 7 Korkom IMM berfungsi sebagai : 1. Koordinator pelaksanaan program komisariat-komisariat IMM di wilayahnya

4

 Tanfidz IMM Tanwir XXIV Banten 2011

[20]

2.

Wakil Pimpinan Cabang dalam melaksanakan pembinaan dan pengembangan Komisariat-komisariat di wilayahnya Pasal 8 Korkom IMM berwenang : 1. Mengkoordinir kerjasama Komisariat-Komisariat dalam melaksanakan programnya 2. Memberikan motivasi serta mengarahkan Komisariat-Komisariat IMM sesuai dengan tujuan IMM. 3. Menyelenggarakan administrasi intern dan antar lembaga Perguruan Tinggi atau daerah tertentu. Pasal 9 Korkom IMM berkewajiban untuk : 1. Menjamin terwujudnya komunikasi yang efektif antar komisariat, perguruan Tinggi dan Cabang. 2. Menjalin kerjasama dengan semua lembaga yang ada di Perguruan Tinggi yang bersangkutan 3. Memperluas wilayah dakwah IMM di Perguruan Tinggi yang bersangkutan. 4. Bertanggung jawab kepada Pimpinan Cabang IMM. BAB V ORGANISASI Pasal 10 Struktur organisasi Korkom IMM adalah : 1. Ketua 2. Sekretaris 3. Bendahara 4. Anggota Pasal 11 Anggota Korkom terdiri dari perwakilan Komisariat-Komisat yang berada di wilayah teritorial Korkom dan direkomendasikan oleh Pimpinan Komisariat setempat. Pasal 12 Masa jabatan Korkom IMM adalah sesuai dengan periodesasi Pimpinan Cabang. BAB VI STRUKTUR Pasal 13

[21]

Pembentukan dan pergantian personalia struktur Korkom IMM dilakukan dalam rapat Pleno Pimpinan Cabang yang dihadiri oleh sekurang-kurangnya 2/3 (dua pertiga) unsur Pimpinan Cabang dan 1 (satu) perwakilan KomisariatKomisariat dalam teritorial Korkom. Pasal 14 Syarat-syarat khusus calon Korkom IMM : 1. Telah menjadi anggota Ikatam sekurang-kurangnya sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun 2. Telah lulus perkaderan yang dilaksanakan oleh Pimpinan Cabang minimal DAD. 3. Masih aktif mengikuti kuliah di Perguruan Tinggi. 4. Pernah menjadi Pimpinan Komisariat IMM I MM BAB VII Peraturan Koordinator Komisariat ini mulai berlaku semenjak tanggal ditetapkan dan akan disempurnakan dikemudian hari, bila dianggap perlu. Ditetapkan Ditet apkan di Pada tanggal Bertepatan Bertepat an dengan

[22]

: : :

Banten 23 Jumadil Akhir 1432 H 27 Mei 2011 M

BAB IX PRODESUR PELAKSANAAN DARUL ARQAM MADYA (DAM) IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA DPD IMM DIY dalam buku panduan ini hanya mengatur tentang pelaksanaan DAM yang akan dilaksanakan oleh Pimpinan Cabang IMM se-DIY. Terkait pelaksanaan DAD yang berlangsung di Komisariat diatur secara kelembagaan tersendiri dimasing-masing Pimpinan Cabang yang bersangkutan melalui System Operational Procedure  (SOP) yang tetap mengacu kepada Sistem Perkaderan (SPI) IMM.

A.

Pra Pelaksanaan DAM 1. Pimpinan Cabang melalui Bidang Kader mengajukan surat permohonan pelaksanaan DAM minimal 2 bulan sebelum pelaksanaan dengan dilampiri proposal pelaksanaan DAM yang ditujukan kepada Bidang Kader DPD IMM DIY 2. Bidang Kader DPD IMM DIY mengumpulkan anggota Korps Instruktur DPD IMM DIY maksimal 1 minggu setelah disampaikannya surat permohonan pelaksanaan DAM dari Pimpinan Cabang yang selanjutnya dilakukan pembahasan terhadap proposal DAM tersebut. 3. Bidang Kader DPD IMM DIY dan Korps Instruktur DPD IMM DIY menyampaikan hasil assessment   dan perangkat DAM untuk pelaksanaan DAM dalam Rapat Pimpinan DPD IMM DIY. 4. Jika diterima pelaksanaan DAM yang diajukan. Maka Bidang Kader meminta Surat Tugas kepada Sekretaris Umum DPD IMM DIY yang diikuti dengan pemberian perangkat training perkaderan DAM (Mot, Sek.MoT dll). Namun jika tidak disetujui maka Bidang Kader akan melakukan pertemuan dengan Pimpinan Cabang yang mengajukan DAM sampai terpenuhinya pelaksanaan DAM yang diajukan. 5. DPD IMM DIY memberikan Surat Tugas kepada Korps Instruktur DPD IMM DIY perihal pelaksanaan DAM maksimal 1 minggu setelah Rapat Pimpinan Pimpinan pada point 4 dengan tembusan kepada Pimpinan Cabang dan Panitia Pelaksana DAM. 6. Korps Instruktur DPD IMM DIY membuat konsep dan rencana teknis pelaksanaan DAM. Semua proses tersebut dikomunikasikan langsung dengan Pimpinan Cabang dan Panitia Pelaksana berdasarkan

[23]

B.

C.

kebutuhan. Selain itu, Pimpina P impina Cabang sudah memberikan data fixed  terkait hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan DAM, hal tersebut meliputi : a. Berkas peserta DAM yang sudah  fixed   mengikuti dari internal Cabang dan kader IMM DIY. b. Prioritas peserta DAM berasal dari Kader IMM DIY c. Membayar SWO kepada instruktur sesuai dengan ketentuan teknis (SOP) Instruktur DPD IMM DIY. (saat ini SOP sedang dalam rencana pembauatan) d. Satu minggu sebelum pelaksanaan DAM, Pimpinan Cabang/Panitia Pelaksana menyerahkan seluruh berkas yang dibutuhkan oleh tim Instruktur Pelaksanaan DAM Teknis dan konsep pelaksanan DAM diatur tersendiri dalam kebijakan Instruktur DPD IMM DIY. Pasca Pelaksanaan DAM 1. Korps Instruktur memberikan laporan secara tertulis kepada DPD IMM DIY mengenai hasil pelaksanaan DAM untuk selanjutnya dibuat/berikan Syahadah DAM maksimal 2 minggu setelah pelaksanaan. 2. Jika Shadadah DAM diberikan sebelum/sesudah penutupan maka laporan hasil pelaksanaan DAM di update   tiap pelaksanaan materi DAM sekaligus tim Instruktur sudah mempersiapkan  follow up peserta pasca DAM.

[24]

BAB X PRODESUR PENGAJUAN PEMBUATAN KARTU TANDA ANGGOTA (KTA) IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA Kartu Tanda Anggota (KTA) IMM berdasarkan aturan dalam ART diatur oleh DPP IMM atas nama DPD IMM. Untuk terus mempermudah pelaksanaan pembuatan KTA ini kemudian diatur dalam beberapa tahap diantaranya :

A.

B.

Sosialisasi Secara kelembagaan DPD IMM DIY melalui Bidang Organisasi DPD IMM DIY mengeluarkan surat dan berkas sosialisasi pembuatan Kartu Tanda Anggota (KTA) yang dilampiri blangko formulir pembuatan KTA kepada Pimpinan Cabang dan Pimpinan Komisariat IMM se-DIY selambatlambatnya 3 bulan setelah DPD IMM DIY baru (terpilih) dilantik sebagai pengurus. Mekanisme Pembuatan KTA 1. Kader yang ingin melakukan pembuatan KTA sudah aktif sebagai kader IMM dan atau sudah melaksanakan  perkaderan Formal DAD sekurang-kurangnya 6 bulan 2. Foto copy syahadah DAD atau surat keterangan sudah melaksanakan melaksanakan DAD dari Bidang Kader Pimpinan Cabang terkait 3. Pas foto 3x4 berwarna sebanyak 3 lembar (ditempel pada formulir) 4. Mengisi formulir pembuatan KTA 5. Membayar biaya pembuatan KTA sebesar Rp. 15.000,00 6. Mengisi formulir pendaftaran yang sudah disediakan sebanyak 3 rangkap dengan ketentuan sebagai berikut : a. 1 rangkap arsip berkas Pimpinan Komisariat b. 1 rangkap arsip berkas Pimpinan Cabang c. 1 rangkap arsip berkas DPD IMM DIY 7. Masa berlaku KTA 2 tahun 8. Berkas pembuatan KTA diserahkan kepada Bidang Organisasi Pimpinan Komisariat terkait, baik soft of t copy (formulir diketik ulang dan foto dalam bentuk JPEG ber- rename  pembuat KTA) dan hard copy    (formulir diisi manual dan foto 3x4 sebanyak 3 lembar) untuk kemudian dicek kelengkapan masing-masing masing-masing berkasnya.

[25]

9.

Bidang Organisasi Pimpinan Komisariat terkait berhak menolak apabila ada berkas yang belum lengkap atau tidak diisi secara benar/valid. 10. Bidang Organisasi Pimpinan Komisariat terkait merekap seluruh berkas yang sudah lengkap, kemudian dimintakan surat pengantar pembuatan KTA kepada Sekretaris Umum Pimpinan Komisariat yang ditujukan kepada Bidang Organisasi Pimpinan Cabang dimana Pimpinan Komisariat tersebut bernaung. Ada pun kolom rekapan (soft copy ) dalam bentuk Excel. No

Nama Lengkap

TTL

Alamat Asal

Alamat Di Jogja

Komisariat

11. Bidang Organisasi Pimpinan Komisariat terkait menyerahkan seluruh har d copy  copy  berkas pembuatan KTA soft copy   dan   dan hard  yang   yang disertai surat pengantar pembuatan KTA dari Pimpinan Komisariat kepada Bidang Organisasi Pimpinan Cabang setelah sebelumnya mengambil 1 rangkap berkas arsip sebagaimana disebutkan pada point 6 12. Bidang Organisasi Pimpinan Cabang merekap seluruh berkas pembuatan KTA dari seluruh Pimpinan Komisariat dibawah naungannya. Kemudian dimintakan surat pengantar pembuatan KTA kepada Sekretaris Umum Pimpinan Cabang yang ditujukan kepada Bidang Organisasi DPD IMM DIY. Ada pun kolom rekapan ( soft copy ) dalam bentuk Excel. No

Nama Lengkap

TTL

Alamat Asal

Alamat Di Jogja

PK

PC

13. Bidang Organisasi Pimpinan Cabang menyerahkan seluruh berkas pembuatan KTA soft copy   dan hard copy   yang disertai surat pengantar pembuatan KTA dari Pimpinan Cabang yang ditujukan kepada Bidang Organisasi DPD IMM DIY setelah sebelumnya mengambil 1 rangkap berkas arsip sebagaimana disebutkan pada point 6 14. Bidang Organisasi DPD IMM DIY memproses pembuatan KTA yang bekerjasama dengan percetakan rekanan yang mampu memproses pembuatan KTA secara lebih cepat dan efesien. Berkas yang diberikan kepada percetakan rekanan hanya berbentuk soft copy 

[26]

setelah sebelumnya sudah direkap dalam satu folder dan diberikan nomor KTA. Ada pun kolom rekapan (soft copy ) dalam bentuk Excel. No

No KTA

Nama Lengkap

TTL

Alamat Asal

C.

Pasca Mekanisme Pembuatan KTA 1. Bidang Organisasi DPD IMM DIY berkoordinasi dengan Bidang Organisasi Pimpinan Cabang yang melakukan pembuatan KTA IMM. sekaligus membagi sharing  dana sisa dari pembuatan KTA IMM dengan ketentuan sebagai berikut : a. 25 % untuk Pimpinan Komisariat b. 25 % untuk Pimpinan Cabang c. 50 % untuk DPD IMM DIY 2. Bidang Organisasi Pimpinan Cabang yang melakukan pembuatan KTA mendapatkan KTA yang sudah selesai pengerjaannya dan kemudian serahkan kepada Pimpinan Komisariat yang mengajukan pembuatan KTA.

[27]

Alamat Di Jogja

PK

PC

Contoh blangko pembuatan KTA IMM DIY

[28]

BAB XI PRODESUR PEMBENTUKAN KEPANITIAAN IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA 1.

2.

3.

4.

Setiap pelaksanaan agenda/program IMM yang membutuhkan kepanitiaan, kepanitiaan tersebut dinamakan Panitia Pelaksana. Hal ini berlaku untuk seluruh level pimpinan dari tingkat DPD, PC dan PK Panitia Pelaksana dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya mendapatkan Surat Keputusan (SK) dari level pimpinan yang membentuk kepanitiaan. Panitia Pelaksana dalam menjalan kinerjanya, apabila berkaitan dengan penomoran surat menyurat mengikuti pertimbangan sebagai berikut : a. Apabila Panitia Pelaksana belum mendapatkan SK dari level pimpinan yang membentuk kepanitiaan (DPD, PC dan PK) maka penomoran surat menyurat mengikuti/melanjutkan nomor surat terakhir yang ada di Sekretaris Umum. b. Apabila Panitia Pelaksana sudah mendapatkan SK dari level pimpinan yang membentuk kepanitaan (DPD, PC dan PK) maka penomoran surat diatur dari awal (dari angka 01) Setiap stempel kepanitiaan, Panitia Pelaksana tetap mengacu pada kaidah pembuatan stempel Panitia Pelaksana seperti yang ada dalam Buku Pemoman Administrasi IMM Bab V Atribut tentang stempel agenda surat

PANITIA PELAKSANA MUSYAWARAH DAERAH XVI DEWAN PIMPINAN DAERAH IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA 5.

6.

Setiap hal yang berkaitan dengan konsep dan teknis pelaksanaan agenda/program diatur tersendiri oleh masing-masing level pimpinan sesuai dengan kebutuhan agenda/programnya. Panitia pelaksana memberikan laporan pertanggung jawaban secara tertulis dalam 1 rangkap setelah selesainya pelaksanaan agenda/program agenda/program yang sudah dijalankan sekurang-kuranya memuat hal-hal berikut : a. Para penanggung jawab kegiatan

[29]

7.

8.

b. Surat menyurat (keluar dan masuk) c. Jumlah peserta yang berpartisipasi d. Laporan keuangan Laporan tersebut disampaikan kepada Sekretaris Umum masing level pimpinan yang melaksanakan agenda untuk selanjutnya diinventarisir seluruh berkas pelaksanaan kegiatan agenda/program tersebut Terkait point 7 bendahara Umum juga mendapatkan salinan laporan keuangan untuk selanjutnya dimasukkan dalam neraca keuangan masingmasing level pimpinan.

[30]

BAB XII PENGARSIPAN SURAT MENYURAT IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA 1. 2.

3. 4.

5.

6.

7.

8.

Pimpinan yang berhak dan berwenang mengeluarkan surat menyurat IMM DIY adalah Sekretaris Umum dan Ketua Umum Apabila Bidang dalam level pimpinan tertentu ingin mengeluarkan surat menyurat, maka penomoran surat tersebut mengikuti/melanjutkan nomor surat terakhir t erakhir yang ada Sekretaris Umum dan dapat menggunakan kop surat seusai dengan Bidang yang bersangkutan. Dan setempel yang digunakan dapat menggunakan stempel level pimpinan yang bersangkutan. Sedangkan surat menyurat terkait kepanitiaan sudah diatur pada bab sebelumnya. Seluruh surat yang ada dalam point 2 dan point 3 harus ditembuskan kepada Sekretaris Umum untuk selanjutnya diadakan pengarsipan surat dan nomor surat Jumlah stempel Pimpinan dalam setiap level pimpinan maksimal berjumlah 2 buah (1 buah dipegang Ketua Umum dan 1 buah dipegang Sekretaris Umum). Sedangkan Bidang tidak diperkenankan  membuat stempel sendiri. Scan tanda tangan Ketua Umum dan Sekretaris Sekretaris Umum hanya hanya bisa dimiliki kedua pimpinan yang bersangkutan dan tidak diperkenankan juga dimiliki Bidang dalam level pimpinan. Surat menyurat lembaga otonom mempunyai wewenang dan tanggung  jawab tersendiri sebagaimana yang berlaku di lembaga otonom yang bersangkutan sepanjang tidak bertentangan dengan prinsip manajemen administrasi IMM. Sedangkan lembaga semi otonom juga berhak mengeluarkan surat surat namun harus diketahui diketahui (mengetahui) (mengetahui) Ketua Bidang Bidang yang menaungi lembaga semi otonom yang bersangkutan Seluruh surat menyurat yang dikeluarkan oleh level pimpinan tertentu sebagaimana disebutkan dalam point 1 merupakan tanggung jawabnya, sehingga apabila ada hal-hal yang terkait dengan kekacauan administrasi surat menyurat pihak yang bertanggung jawab.

[31]

BAB XIII DAFTAR PIMPINAN KOMISARIAT DAN PIMPINAN CABANG IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA NAMA PIMPINAN CABANG

ALAMAT KORKOM NAMA KOMISARIAT

NAMA PIMPINAN CABANG

ALAMAT KORKOM NAMA KOMISARIAT

Pimpinan Cabang Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Djasman Alkindi Kota Yogyakarta Jl. Sultan Agung No. 14 Kota Yogyakarta 55171 Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta 1. PK IMM FMIPA-JPMIPA UAD 2. PK IMM FKM UAD 3. PK IMM FARMASI UAD 4. PK IMM FTI UAD 5. PK IMM FAI UAD 6. PK IMM FE UAD 7. PK IMM PSIKOLOGI UAD 8. PK IMM PB2 UAD 9. PK IMM FH UAD 10. PK IMM SASTRA UAD 11. PK IMM BK UAD 12. PK IMM PMY 13. PK IMM UCY * Pimpinan Cabang Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah AR. Fakhruddin Kota Yogyakarta Jl. Sultan Agung No. 14 Kota Yogyakarta 55171 Universitas Muhammadiyah Yogyakarta 1. PK IMM FAI UMY 2. PK IMM FT UMY 3. PK IMM FKIK UMY 4. PK IMM FP UMY 5. PK IMM FISIPOL UMY 6. PK IMM FE UMY 7. PK IMM FH UMY 8. PK IMM STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta 9. PK IMM PUTM Putra 10. PK IMM PUTM Putri 11. PK IMM Gunungkidul 12. PK IMM UMBY

[32]

13. PK IMM YAPPINDO*

NAMA PIMPINAN CABANG

ALAMAT KORKOM NAMA KOMISARIAT

NAMA PIMPINAN CABANG

ALAMAT KORKOM NAMA KOMISARIAT

NAMA PIMPINAN CABANG

ALAMAT KORKOM NAMA KOMISARIAT

Pimpinan Cabang Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Kabupaten Sleman Jl. Laksda Adisucipto No. 112 B Yogyakarta 55261 Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta 1. PK IMM Ushuluddin UIN SUKA 2. PK IMM Adab dan Ilmu Budaya UIN SUKA 3. PK IMM Fishum UIN SUKA 4. PK IMM Dakwah UIN SUKA 5. PK IMM Tarbiyah dan Keguruan UIN SUKA 6. PK IMM Saintek UIN SUKA 7. PK IMM Syariah UIN SUKA 8. PK IMM UII Yogyakarta

Pimpinan Cabang Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Bulaksumur Karangmalang Kabupaten Sleman Kosong Universitas Gajah Mada 1. PK IMM Al Khawarizmi UGM 2. PK IMM Ibnu Khaldun UGM 3. PK IMM Ahmad Badawi UNY 4. PK IMM AR. Sutan Mansyur UNY

Pimpinan Cabang Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Kabupaten Kulon Progo Kantor PDM Kabupaten Kulon Progo d.a Kriyanan Wates 55611 Kosong STIT Muhammadiyah Wates

*) Komisariat yang bersangkutan vakum dan belum ada pergantian kepengurusan pimpinan.

[33]

BAB XIV PROTOKOLER ACARA IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA A.

B.

C.

Pelantikan Pimpinan Komisariat 1. Persiapan 2. Pembacaan Kalam Ilahi 3. Menyanyikan : Indonesia Raya o Mars Muhammadiyah o Mars IMM o 4. Prosesi acara pelantikan. (Dilakukan oleh Pimpinan Cabang yang bersangkutan) 5. Sambutan-sambutan : Ketua Umum Pimpinan Komisariat yang dilantik o Ketua Umum Pimpinan Komisariat Demisioner o Ketua Umum Pimpinan Cabang o Ketua/Dekan fakultas yang bersangkutan o 6. Penutup 7. Hiburan (kalau ada) Pelantikan Pimpinan Cabang 1. Persiapan 2. Pembacaan Kalam Ilahi 3. Menyanyikan : Indonesia Raya o Mars Muhammadiyah o Mars IMM o 4. Prosesi acara pelantikan. (Dilakukan oleh DPD IMM DIY) 5. Sambutan-sambutan : Ketua Umum Pimpinan Cabang yang dilantik o Ketua Umum Pimpinan Cabang Demisioner o Ketua Umum DPD IMM DIY o Ketua PDM Pimpinan Cabang yang bersangkutan o 6. Penutup 7. Hiburan (kalau ada) Darul Arqom Madya

[34]

1. 2. 3.

Persiapan Pembacaan Kalam Ilahi Menyanyikan : Indonesia Raya o Mars Muhammadiyah o Mars IMM o 4. Laporan Master of Training (MoT) 5. Sambutan-sambutan : Ketua Pelaksanan o Ketua Umum Pimpinan Cabang o Ketua Umum DPD IMM DIY o Ketua PW. Muhammadiyah Muhammadiyah DIY o 6. Penutup 7. Hiburan (kalau ada) D. Agenda Kegiatan/Program K egiatan/Program 1. Persiapan 2. Pembacaan Kalam Ilahi 3. Menyanyikan : Indonesia Raya o Mars Muhammadiyah o Mars IMM o 4. Sambutan-sambutan : Ketua Pelaksanan o Ketua Umum PK/PC/DPD o Ketua PDM/PWM/Dekan/Rektor o Bupati/Walikota/Gubernur o 5. Penutup 6. Hiburan (kalau ada)

[35]