BAB III ORGANISASI REKAM MEDIS A. PANITIA REKAM MEDIS / SUB KOMITE MEDIS Sub komite medis bertanggung jawab kepada komite medic. Merujuk surat tahun 2005 mengenai pengorganisasian tata kerja dan peraturan internal staf medis di rumah sakit. Panitia rekam medis adalah kelompok kerja rekam medis yang terdiri dari dokter atau dokter gigi atau tenaga kesehatan lain yang terlibat di dalam pelayanan kesehatan dalam rangka membantu komite medis agar penyelenggaraan rekam medis bermutu langsung dibawah panitia rekam medis. 1. Tanggung jawab Setiap dokter atau dokter gigi dalam menjalankan praktik kedokteran wajib membantu rekam medis hal ini tercantum didalam pasal 46 ayat (1). Dokter atau dokter gigi dan tenaga kesehatan lainnya yang memberikan pelayanan baik langsung maupun tidak langsung kepada seorang pasien bertanggung jawab terhadap mutu yang mereka berikan. Rekam medis yang baik akan mencerminkan mutu pelayanan medis yang diberikan kepada seorang pasien da dalam suatu instansi pelayanan kesehatan. Untuk memenuhi tanggung jawab tersebut para dokter atau dokter gigi serta tenaga kesehatan lainnya harus ambil bagian sesuai dengan tanggung jawab dan wewenangnya di dalam pemberian pelayanan kepada pasien. Mereka melaksanakan tanggung jawabnya melalui badan yang disebut “Panitia Rekam Medis” Peran panitia rekam medis di dalam penyelenggaran pengelolaan rekam medis agar memenuhi standar –standar yang telah di tetapkan meliputi : a. Memberikan saran –saran dan pertimbangan –pertimbangan dalam hal penyimpanan rekam medis dan menjamin tersedianya data yang diperlukan untuk menilai pelayanan yang diberikan dokter kepada pasien. b. Menjamin telah berjalan dengan baik prosedur –prosedur yang harus dijalankan dalam suatu instalasi rekam medis yang meliputi : Penyimpanan (filling records) dan peminjaman rekam medis (retrieval ), pengeluaran /pendistribusian rekam medis, pengelolaan dan penyajian data medis untuk proses pelaporan dari suatu instansi pelayanan kesehatan. c. Mengajukan usulan kepada direktur rumah sakit jika ada perubahan mengenai prosedur pengisian, atau pengelolaan di sistem penyelenggaraan rekam medis yang disesuaikan dengan situasi dan kondisi rumah sakit.
2. Keaanggotaan
Keanggotaan panitia rekam meis terdiri dari kepala instalasi rekam medis, dokter atau dokter gigi atau tenaga kesehatan lain yang terlibat dalam pengisian lembaran-lembaran rekam medis. Sebaiknya yang ditunjuk sebagai ketua panitia adalah seorang dokter senior, sedang sebagai sekretaris ditunjuk kepala instalasi rekam medis. Keanggotaan panitia tersebut ditetapkan dengan surat keputusan direktur rumah sakit, untuk jangka waktu 3 tahun. Tahun ke -2 dan ke-3 baru dapat melaksanakan tugasnya dengan baik. Pada saat penggantian keanggotaan komite, ketua komite harus benar-benar tahu lebih dahulu semua prosedur yang berlaku. 3. Tata kerja a. Panitia rekam medis harus mengadakan pertemuan minimal satu kali dalam ebulan. Dan mereka harus menitik beratkan perhatian kepada perbaikan mutu pelayanan. Idealnya panitia rekam medis harus mempelajari masalah-masalah yang sering terjadi didalam proses pengisian rekam medis. Terutama untuk kasus pengisian rekam medis tanpa diagnosa, perbedaan antar pengisian diagnosa dan sebab- sebab kematian. b. Dibawah pengawasan panitia rekam medis, petugas rekam medis melakukan analisa terhadap pengisian berkas rekam medis setelah pasien pulang c. Jika didapati berkas rekam medis yang tidak memenuhi standar, maka petugas rekam medis melaporkan berkas tersebut ke komite medik, selanjutnya panitia rekam medis akan berkoordinasi dengan dokter atau dokter gigi atau tenaga kesehatan lain untuk melengkapi berkas rekam medis tersebut. d. Panitia rekam medis juga harus melkukan pengawasan secata teratur terhadap pengisian berkas rekam medis di instalasi gawat darurat guna menilai mutu pelayanan medis yang diberikan. Bagi pasien yang meninggal di instalasi gawat darurat ( Death On Arriva /DOA ) maka berkas rekam medisnya tetap diisi oleh dokter dan harus disimpan di instalasi rekam medis secara terpisah. e. Tanggung jawab komite medis tidak hanya untuk mengawasi petugas rekam medis dalam menganalisa rekam medis pasien rawat inap dan rawat jalan teta[I juga melakukan pengawasan terhadap mutu pelayanan terhadap pasien rawat inap dan rawat jalan. f. Di dalam penyeragaman lembaran isi rekam medis, penyeragaman bentuk, ukuran maupun isi rekam medis serta retensi terhadap rekam medis sudah tidak aktif harus dikoordinasikan antara instalasi /unit rekam medis dengan panitia rekam medis serta komite medis yang selanjutnya diteruskan dengan persetujuan Direktur RS.
g. Setiap tenaga kesehatan dan tenaga kesehatan lainnya yang ikut serta di dalam pemberian pelayanan kesehatan kepada pasien berkewajiban melengkapi pengisian rekam medis dan harus menyetujui ketentuanketentuan yang berlaku dan jika menolak akan dikenakan sanksi. 4. Hubungan kerja : a. Instalasi rekam medis, instalasi rawat jalan, instalasi rawat inap, instalasi gawat darurat dan instalasi lain yang terkait, serta bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan rekam medis, sesuai dengan batas wewenang dan tanggung jawabnya. b. Dalam melaksanakan tugasnya kepala instalasi rekam medis wajib menerapkan koordianasi, integrasi dan sinkronisasi baik dalam lingkungan intern instalasi rekam medis maupun dengan instalasi lain yang terkait, sesuai dengan fungsi dan tugasnya masing-masing. c. Kepala instalasi rekam medis dan instalasi lain yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan rekam medis bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan bawahannya masing-masing serta memberikan petunjuk pelakasanaan tugas kepada stafnya masing –masing. d. Kepala instalasi rekam medis dan unit lain yang terkat dengan pelaksanaan kegiatan rekam medis, wajib mengikuti dan memenuhi petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya. e. Dalam melaksanakan tugasnya kepala instalasi rekam medis dan instalasi lain yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan rekam medis, melakukan pembinaan dan pemberian bimbingan dan wajib mengadakan rapat berkala (briefing) baik antar petugas rekam medis, maupun antara pimpinan instalasi rekam medis dengan instalasi lain yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan rekam medis di rumah sakit. f. Instalasi rekam medis mempunyai hubungan koordinatif dengan instalasi lain yang seperti instalasi rawat jalan, instalasi rawat inap, instalasi gawat darurat, serta instalasi penunjang medis yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan rekam medis di rumah sakit.
