PANDUAN PENGELOLAAN PENGELOL AAN DATA DATA DAN INFORMASI SIM RS DI RSIA. PRIMA HUSADA
R
RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK PRIMA HUSADA JL. LETJEN SUPRAPTO NO 3 KEPUH KIRIMAN WARU SIDOARJO
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Rumah sakit mengumpulkan dan menganalisa kumpulan data untuk mendukung asuhan pasien dan manajemen rumah sakit. Kumpulan data memberikan gambaranpr!"il rumah sakit selama kurun #aktu tertentu dan memungkinkan untuk membandingkan kinerja dengan rumah sakit lain. Karena itu$ kumpulan data merupakan suatu bagian penting dalam kegiatan peningkatan kinerja rumah sakit. %enis data &ang dikumpulkan di rumah sakit bisa jadi jumlahn&a 'ukup ban&ak$ dan pengumpulan datan&a serta pengel!laann&a bersi"at terus menerus. Untuk keperluan tersebut diperlukan adan&a panduan pengel!laan data rumah sakit. B. Pengertian Untuk men&amakan persepsi dalam memahami panduan ini maka disusun pengertian(pengertian sebagai berikut) *. Data. Data adalah angka dan "akta kejadian berupa keterangan dan tandatanda &ang se'ara relati" belum bermakna bagi rumah sakit. +. In"!rmasi. In"!rmasi adalah data &ang telah di!lah atau dipr!ses menjadi bentuk &ang mengandung nilai dan makna &ang berguna untuk meningkatkan pengetahuan dalam mendukung pembangunan kesehatan. ,. Pengel!laan Data dan In"!rmasi di Rumah -akit. ang dimaksud dengan Pengel!laan Data dan In"!rmasi di Rumah -akit adalah pr!ses penatalaksanaan mulai dari identi"ikasi data$ pengumpulan data$ pen&impanan data$ analisa data menjadi in"!rmasi$ pelap!ran serta distribusi in"!rmasi. /. 0ujuan *. 0ujuan umum dari panduan ini adalah untuk mendukung asuhan pasien$ manajemen rumah sakit$ dan pr!gram mutu. +. 0ujuan Khusus dari panduan ini adalah) a. -ebagai a'uan untuk sta" pemberi la&anan kesehatan dalam mengel!la data di R-IA Prima Husada. b. 1en&eragamkan 'ara pengel!laan data di R-IA Prima Husada. '. 1emudahkan pr!ses analisa data dan pengambilan.
D. Dasar Pen&usunan
Panduan Pengel!laan In"!rmasi dan D!kumentasi ini disusun berdasarkan Undang( Undang ) *. Undang(Undang Republik Ind!nesia n!. 22 0ahun +334 tentang Rumah -akit. +. Undang(Undang Republik Ind!nesia n!. ** 0ahun +335 0entang In"!rmasi dan 0ransaksi Elektr!nik. ,. Undang(Undang Republik Ind!nesia n!. *4 0ahun +33+ 0entang Hak /ipta. 2. Peraturan 1entri Kesehatan RI n!m!r ) 67 0entang Klasi"ikasi dan peri8inan Rumah -akit. 6. Peraturan Direktur R-IA Prima Husada N!m!r ) 335DIR(R-IAPH9III+3*5 0entang ) Kebijakan Pengel!la Data Dan In"!rmasi -I1 R-
BAB II KEBI%AKAN PEN:EL;LAAN DA0A DAN IN<;R1A-I -I1 R-
A. Pr!ses peren'anaan pr!garam dan pengembangan sistem in"!rmasi dibuat sesuai dengan kebutuhan dalam menunjang pela&anan semua bagian rumah sakit. B. Pengel!la -I1R- sepenuhn&a menggunakan s!"t#are -I1 R- dengan seluruh unit kerja R-IA Prima Husada untuk mendukung administrasi pen'atatan kegiatan dan transparansi akuntabilitas pelap!rn data pasien dan pelap!ran menejemen. Pr!gram -I1R- meliputi ) *. 1!dul -I1R- Ra#at %alan I:D KIA +. 1!dul -I1R- Ra#at Inap ,. 1!dul -I1R-
Pr!gram -I1R-? selalu terjamin aman dan siap untuk pela&anan diseluruh unit kerja rumah sakit dengan menerapkan prinsip Business Continuity >B/P? dan Disaster Recovery Plan >DRP? E. -imulasi harus dilakukan sebelum pr!gram tersebut diimplementasikan untuk memastikan bah#a pr!gram &ang dibuat dapat dipakai. <. Training harus dilakukan untuk memastikan bah#a setiap user &ang diberi ke#enangan dapat menjalankan pr!gram sesuai dengan tugas dan "ungsin&a. :. E@aluasi harus dilakukan untuk memastikan bah#a pr!gram masih sesuai dengan kebutuhan dalam menunjang pela&anan bagian atau harus diperbaiki. H. Back up data harus dilakukan untuk memastikan sistem in"!rmasi selalu terjamin$ aman$ dan siap untuk pela&anan di semua bagian rumah sakit. I. Back up data harus dilakukan setiap hari se'ara peri!dik dan pen&impanann&a harus terpisah dan ditempat &ang aman dari segala resik! kebakaran. %. Dilakukan m!nit!ring terhadap pr!ses dan hasil back up agar data rumah sakit terlindungi dari kerusakan data$ kebakaran$ dll
K. Restore data harus dilakukan apabila terjadi kerusakan data$ dimana data tersebut harus digantikan atau dikembalikan dari hasil back up$ sehingga in"!rmasi dapat dipr!ses dari data &ang @alid. L. Demi keamanan data rumah sakit maka pr!teksi keamanan data rumah sakit menggunakan anti@irus &ang selalu di update. 1. 0rans"er data masuk dan keluar jarinagn -I1R- harus melalui bagian -I1R-. N. Pemeliharaan user dan P/ dilakukan !leh bagian -I1R-. ;. Administrat!r ser@er dan '!mputer dient dilakukan !leh sta" -I1R- &ang mahir dan terlatih.
BAB III RUAN: LIN:KUP
A. Umum )Panduan ini meliputi pengel!laan data baik untuk internal rumah sakit maupun eksternal rumah sakit. %enis data &ang dibutuhkan men'akup hal berikut) *. Untuk mendukung pr!ses asuhan dibutuhkan data rekam medik pasien dan data 'apaian mutu pela&anan >indikat!r area pela&anan? +. Untuk mendukung pr!ses manajerial dibutuhkan data analisa pasien$ data indikat!r area klinis$ manajemen dan sasaran keselamatan pasien$ serta data sdm$ sarana$ dan keuangan ,. Untuk mendukung pr!ses mutu pela&anan dibutuhkan data 'apaian indikat!r mutu rumah sakit$ termasuk manajemen risik!$ manajemen sarana$ pen'egahan in"eksi. 2. Untuk keperluan pihak diluar rumah sakit seperti dinas kesehatan$ kementerian kesehatan$ BP%- atau asuransi lainn&a. B. Khusus untuk penggunaan data terkait pihak luar $ berlaku dua arah &aitu rumah sakit menggunakan data dari pihak luar dan rumah sakit bisa juga berk!ntribusi ke pihak luar berupa memberikan data &ang dibutuhkan.
/. Ruang Lingkup. panduan ini meliputi) pengumpulan data$ pen&impanan data$ peng!lahan data$ analisa data$ pelap!ran dan distribusi in"!rmasi. *. Pengumpulan Data ) Pr!ses dimulain&a pen'atatan semua data &ang diperlukan untuk membentuk sebuah in"!rmasi &ang diperlukan. Pen'atatan ini bisa dilakukan se'ara indi@idu maupun se'ara kel!mp!k. +. Pen&impanan Data ) Pen&impanan data terdapat beberapa met!de seperti diba#ah ini a. 0able ) pen&ajian data berupa garis dan k!l!m(k!l!m &ang terdiri dari beberapa @ariable$ menunjukkan "rekuensi kejadian dalam kateg!ri berbeda$ hampir semua data kuantitati" mampu diserap. b. :ra"ik ) merupakan pen&ajian data dengan meman"aatkan gambar$ dapat memperlihatkan in"!rmasi dengan jelas. %enis(jenis gra@ik adalah gra"ik garis$ gra"ik batang$ gra"ik lingkar$ gra"ik peta dan gra"ik pen'ar. ,. Peng!lahan Data ) Peng!lahan data dimulai dari memasukkan data kedalam "ile tertentu se'ara manual atau kedalam hardisk dengan bantuan '!mputer.
2. Analisa Data )
-ebelum dilakukan analisa perlu dilakukan pemeriksaan sekali lagi apakah masih terdapat data &ang meragukan atau tidak masuk akal$ data &ang ja#abann&a diluar kateg!ri ja#aban &ang ditetapkan atau masih terdapat data k!s!ng. 6. Pelap!ran ) /atatan &ang memberikan in"!rmasi tentang kegiatan tertentu dan hasiln&a disampaikan ke pihak &ang ber#enang atau berkaitan dengan kegiatan tertentu. 7. Distribusi In"!rmasi ) Pr!ses dimana in"!rmasi &ang tepat disampaikan pada !rang &ang tepat dan pada #aktu &ang diinginkan.
BAB I9 0A0A LAK-ANA PEN:EL;LAAN DA0A
A. Pr!ses pengel!laan data di R-IA Prima Husada meliputi penetapan data dan in"!rmasi &ang diperlukan se'ara reguler$ pengumpulan data$ penggunaan data dan atau hasil analisan&a$ serta diseminasi atau pen&ajian data dan pelap!ran. Pengumpulan dan pen&impanan data. Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data dari sumber data. Pen&impanan data merupakan kegiatan pen&impanan data &ang ada di puskesmas baik se'ara manual maupun elektr!nik. Langkah(langkah &ang dilakukan dalam pengumpulan dan pen&impanan data a dalah sebagai berikut) *. +. ,. 2.
Petugas mengidenti"ikasi kebutuhan data. Petugas menentukan sumber data. Petugas meminta data. Petugas mengingatkan kepada sumber data untuk mengumpulkan data tepat #aktu setiap tanggal = bulan berikutn&a untuk data &ang bersi"at rutin. 6. Petugas menerima data dari sumber data. 7. Petugas melakukan penge'ekan kelengkapan data. =. Petugas mengembalikan data kepada sumber data untuk data &ang belum lengkap. 5. Petugas men'atat data &ang diterima kedalam register data untuk data telah lengkap. 4. Petugas memberikan n!m!rk!de pada data sesuai dengan n!m!r register. *3. Petugas men&impan data ke dalam "ile sesuai jenis data dan urutann&a.
Pengel!laan. Dalam pengel!laann&a$ data dibagi menjadi dua kateg!ri &aitu data internal dan data eksternal. B. Pengel!laan data internal meliputi) Data Internal *. Penetapan Data &ang dibutuhkan R-IA Prima Husada menetapkan beberapa jenis data &ang dibutuhkan untuk mendukung. +. Pengumpulan dan Analisa Data dikumpulkan melalui beberapa mekanisme sebagai berikut a. Data terkait pasien dan pela&anann&a di'atat dan dihimpun dalam berkas rekam medis$ baik berbasis data elektr!nik maupun "isik. b. Data terkait manajemen dihimpun dari lap!ran rekam medik$ 'apaian indikat!r mutu$ lap!ran sarana$ lap!ran sdm dan lap!ran keuangan '. Data terkait pr!gram mutu dhimpun dari lap!ran rekam medik$ 'apaian indikat!r mutu dan lap!ran insiden keselamatan pasien
,. Pen&ajian Data ang dimaksud pen&ajian data adalah pen&ajian hasil analisa data baik berupa gra"ik maupun tabel data. Data &ang disajikan dimaksudkan agar dapat ditelaah dan dikaji untuk membantu pengambilan keputusan baik terkait asuhan pasien$ manajerial maupun pr!gram mutu. Data(data disajikan dalam bentuk sebagai berikut) a.
b. '.
Lap!ran pela&anan disajikan sebagai lap!ran rekam medik$ termasuk data kunjungan$ data p!pulasi pasien$ indikat!r ra#at inap serta KLP/1 >Ketidak Lengkapan Pengisian /atatan 1edis? Lap!ran manajemen disajikan sebagai lap!ran kunjungan$ lap!ran kinerja unitinstalasi$ lap!ran keuangan$ dan lap!ran 'apaian indikat!r mutu Lap!ran mutu disajikan sesuai data Indikat!r Area Klinis$ Indikat!r Area 1anajemen$ Indikat!r -asaran Keselamatan Pasien$ dan Indikat!r 1utu Unit
2. Pen&ebaran Diseminasi Data Pen&ebaran data ditentukan sebagai berikut ) a.
b.
'.
Data pasien dalam rekam medik han&a bisa diakses !leh tenaga pela&anan pasien >d!kter$ pera#at$ bidan$ gi8i$ dan petugas &ang telah disumpah untuk menjaga kerahasiaan data pasien?. Data rekam medik dapat diakses !leh pasien atau pihak &ang ber#enang sesuai ketentuan tentang kerahasiaan data pasien. Data rekam medik juga dapat dijadikan data dalam pen&usunan /lini'al Path#a&s untuk meningkatkan mutu pela&anan. Lap!ran pela&anan diberikan dari masing masing instalasidi@isi ke Direksi untuk selanjutn&a dilap!rkan kepada Direktur dan han&a bisa diakses !leh 1anajemen R-IA Prima Husada. Namun dalam keperluan tertentu seperti presentasi atau menampilkan pr!"il Rumah -akit data tersebut dapat ditampilkan. Data mutu dikumpulkan !leh tim mutu dan dilap!rkan kepada Direksi. Data ini dapat ditampilkan kepada publik dalam bentuk data analisa >tabel dan gra"ik?
/. Data Eksternal 1elalui partisipasi dalam kinerja data base eksternal$ rumah sakit dapat membandingkan kinerjan&a dengan rumah sakit &ang sejenis$ baik l!kal$ se'ara nasi!nal maupun internasi!nal. Pembandingan kinerja adalah suatu alat &ang e"ekti" untuk mengidenti"ikasi peluang guna peningkatan dan pend!kumentasian tingkat kinerja rumah sakit. %aringan pela&anan kesehatan dan mereka &ang berbelanja atau memba&ar untuk pela&anan kesehatan memerlukan in"!rmasi demikian. Data base eksternal @ariasin&a sangat luas$ dari data base asuransi hingga &ang dikel!la perhimpunan pr!"esi. Rumah sakit mungkin dipers&aratkan !leh perundang(undangan atau peraturan untuk berk!ntribusi pada beberapa data base eksternal. Dalam k!nteks R-IA Prima Husada$ data untuk keperluan eksternal meliputi namun tidak terbatas pada) *. Data untuk lap!ran rutin ke dinas kesehatan dihimpun dari lap!ran rekam medik +. Data untuk lap!ran ke bpjs dihimpun le#at sistem ina 'bg sesuai ketentuan
Pen&ajian data )
*. +. ,. 2.
Untuk lap!ran ke dinas kesehatan$ disajikan sesuai ketentuan dari dinas kesehatan Untuk lap!ran ke BP%- digunakan data dari s!"t#are ina'bg sesuai ketentuan kementrian kesehatan dan bpjs Data mutu dari R- lain digunakan sebagai perbandingan 'apaian mutu R-IA Prima Husada. Data ini di!lah !leh tim mutu R-IA Prima Husada Data mutu R-IA Prima Husada juga dapat diberikan kepada rumah sakit lain &ang memintan&a untuk keperluan perbandingan data mutu dalam pr!ses akreditasi.
D. Kerahasiaan Data Khusus untuk data rekam medik pasien $ ketentuan mengenai kerahasiaann&a telah ditetapkan dalam ped!man pela&anan rekam medis. Rahasia medis merupakan hak pasien &ang harus dilindungi dan dijunjung tinggi !leh setiap pen&elenggara pela&anan kesehatan. Pelanggaran terhadap hak pasien ini merupakan sebuah kejahatan &ang dapat dimintai pertanggung ja#aban hukum. Perlindungan terhadap hak rahasia medis ini dapat di lihat dalam peraturan perundang(undangan antara lain) *.
Pasal 6= UU N!.,7 +334 tentang Kesehatan mengatakan bah#a setiap !rang berhak atas k!ndisi kesehatan pribadin&a &ang telah dikemukakan kepada pen&elenggara pela&anan kesehatan
+.
Pasal 25 UU N!. +4+332 tentang Praktek ked!kteran mengatakan bah#a setiap d!kter atau d!kter gigi dalam melaksanakan praktek ked!kterann&a #ajib men&impan rahasia ked!kteran
,.
Pasal ,+ >i? UU N!$22 0entang Rumah -akit mengatakan bah#a hak pasien untuk mendapatkan pri@asi dan kerahasiaan pen&akit &ang diderita termasuk data(data medisn&a
Rahasia medis ini han&a dapat dibukan !leh rumah sakit$ d!kter dan tenaga kesehatan lainn&a dalam hal telah mendapatkan persetujuan dari pasien &ang bersangkutan$ demi untuk kepentingan !rang ban&ak atau untuk kepentingan penegakan hukum. -ehubungan dengan hal tersebut diatas$ maka semua rahasia medis &ang tertuang dalam rekam medik adalah menjadi hak sepenuhn&a dari pasien &ang bersangkutan dan !leh sebab itu maka berkas rekam medik perlu di jaga kerahasiaan&a agar tidak dengan mudah di ba'a !leh pihak(pihak &ang tidak berk!mpeten untuk mengetahui rahasia medis pasien tersebut. Di beberapa negara &ang menganut kebebasan mutlak melaksanakan perlindungan rahasia medik dengan sangat ketat$ sehingga rekam medik menjadi sangat k!n"idensial. -e!rang suami tidak dengan mudah mendapatkan isi rekam medik istrin&a ataupun sebalikn&a jika !leh suami atau istri tersebut men&atakan bah#a hal tersebut k!n"idens bagi pasangann&a. -ebegitu ketatn&a perlindungan rahasia medis tersebut $ terkadang sampai meninggalpun rahasia tersebut tetap tersimpan rapi.
BAB 9 D;KU1EN0A-I Data pasien harus did!kumentasikan dalam rekam medis pasien. Rekam medis pasien di R-IA Prima Husada terdiri atas rekam medis "isik dan rekam medis elektr!nik. Pengisian rekam medik elektr!nik dilakukan !leh petugas dengan membuka akun dengan pass#!rd masing(masing. Data lap!ran rekam medik$ lap!ran indikt!r mutu$ lap!ran instalasidi@is did!kuemntasikan dalam bentuk s!"t '!p& &ang dikirim melalui email ke Direksi. Pada peri!de tertentu terutama akhir tahun lap!ran tersebt akan dikumpulkan dan di'etak sebagai lap!ran tahunan. Data mutu dan lap!ran insiden did!kumentasikan se'ara tertulis dengan "!rm &ang sudah ditetapkan dan dikumpulkan !leh tim mutu R-IA Prima Husada.
BAB 9I PENU0UP Panduan pengel!laan data ini dibuat untuk menjadi a'uan pera#at dalam melakukan asessmen n&eri kepada pasien R-IA Prima Husada. Panduan ini men'akup penetapan$ pengumpulan$ analisa$ pen&ajian dan pen&ebaran data. -em!ga dengan adan&a panduan ini dapat meningkatkan mutu pela&anan di R-IA Prima Husada.
-id!arj!$ *6 April +3*5 Rumah -akit Prima Husada
dr. ai"ul Amri -ant!s!$ 11
