Pengelolaan data pasien

PENGELOLAAN DATA PASIEN MASUK, KELUAR DAN TRANSFER DI TEMPAT PENDAFTARAN PASIEN RSU JATI HUSADA KARANGANYAR Wahyu Untari Aji1, Moch. Arief TQ2, Antik Pujihastuti2 Mahasiswa APIKES Mitra Husada Karanganyar1, Dosen APIKES Mitra Husada Karanganyar2

ABSTRAK Pendaftaran pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat dilaksanakan di satu loket pendaftaran dan menggunakan satu buku register pendaftaran pasien. Selain berfungsi sebagai tempat pendaftaran pasien juga berfungsi sebagai ruang informasi rumah sakit dan tempat pengelolaan data pasien. Tujuan penelitian yaitu mengetahui pengelolaan data pasien masuk, keluar dan transfer di tempat pendaftaran pasien RSU Jati Husada Karanganyar. Jenis peneliatian adalah deskriptif dengan pendekatan cross sectional. Subyek penelitian adalah petugas pendaftaran dengan obyek penelitian adalah formulir yang digunakan. Alat yang digunakan dalam pengumpulan data adalah pedoman wawancara dan observasi. Cara pengambilan data adalah dengan obswervasi dan wawancara. Berdasarkan penelitian diketahui bahwa dalam pengelolaan data pasien masuk, keluar dan transfer baik dalam pencatatan, pengolahan dan pelaporan belum terdapat suatu prosedur atau kebijakan. Dalam pendaftaran pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat dicatat dalam satu buku, yaitu buku register pendaftaran pasien. Pengolahan data pasien diolah dalam bentuk laporan harian dan laporan bulanan yang dibuat oleh petugas pendaftaran. Pelaporan kegiatan rawat inap dilaporkan setiap Triwulan dalam laporan kegiatan rumah sakit atau Rekap Laporan (RL_1). Untuk memudahkan dalam pelayanan pendaftaran pasien antara pendaftaran pasien rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat buku yang digunakan dibuat terpisah. Hal ini akan mempermudah dalam pengolahan dan pelaporan rumah sakit. Laporan harian rumah sakit yang dibuat menyatu antara rawat jalan dan rawat inap sehingga menyulitkan dalam mengetahui jumlah pasien masuk, keluar dan transfer. Maka laporan harian dibuat dalam bentuk Sensus Harian Rawat Inap yang dibuat oleh petugas bangsal setiap harinya. Laporan bulanan rawat inap yang dibuat oleh petugas pendaftaran dan informasi yang dihasilkan kurang jelas, maka untuk laporan bulanan dibuat dalam format rekapitulasi bulanan rawat inap. Dalam laporan triwulan kegiatan rawat inap RSU Jati Husada Karanganyar dibuat dalam laporan kegiatan rumah sakit atau Rekap Laporan (RL_1) halaman 1. Kata Kunci Kepustakaan

: Pengelolaan Data Pasien, Tempat Pendaftaran Pasien : 5 (1991-2003)

PENDAHULUAN

darurat mendaftar di Tempat Pendaftaran

A. Latar Belakang

Pasien Gawat Darurat (TPPGD).

Pasien yang datang berobat sebelum

RSU Jati Husada Karanganyar dalam

terlebih

penerimaan pasien baik pasien rawat jalan,

dahulu mendaftar di tempat pendaftaran

rawat inap atau gawat darurat dilaksanakan

pasien. Bagi pasien rawat jalan mendaftar di

di satu loket pendaftaran yaitu Tempat

Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

Pendaftaran

(TPPRJ), bagi pasien rawat inap mendaftar

pendaftaran pasien tesebut digunakan untuk

di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap

mendaftar pasien baik pasien rawat jalan,

(TPPRI). Sedangkan bagi pasien gawat

rawat inap dan gawat darurat. Selain itu

mendapatkan

pelayanan

klinis

Pasien,

sehingga

Pengelolaan Data Pasien Masuk,Keluar dan Transfer....(Wahyu UA, dkk)

loket

1

Tempat Pendaftaran Pasien RSU Jati Husada

dilaksanakan oleh petugas bangsal namun

juga berfungsi sebagai ruang informasi

dilaksanakan

rumah sakit. Di Tempat Pendaftaran Pasien

pasien, hal ini dikarenakan data mengenai

tersebut juga berfungsi sebagai tempat

pasien keluar dan transfer terdapat di

pencatatan data pasien, pengolahan data dan

bangsal perawatan. Selain itu laporan harian

pelaporan data pasien.

rumah sakit belum menghasilkan informasi

Pengelolaan data pasien rawat inap

mengenai

oleh

pasien

petugas

keluar

pendaftaran

dan

transfer.

diantaranya adalah pengelolaan data pasien

Dikarenakan laporan bulanan rawat inap

masuk, keluar dan transfer (pindahan dan

tersebut hanya terdapat keterangan jenis

dipindahkan). Dalam pelayanan bagi pasien

pasien (pasien baru dan pasien lama),

rawat inap RSU Jati Husada dilakukan

keadaan keluar (hidup atau meninggal),

pencatatan data pada pada buku register

kelas perawatan yang digunakan, pasien

pendaftaran pasien, selain itu buku register

rujukan atau pasien dirujuk, pemeriksaan

pendaftaran

laboratorium, transfusi darah dan diagnosa

mencatat

pasien

mengenai

digunakan pasien

keluar

untuk RS.

yang diderita.

Sedangkan pada pasien transfer (pindahan

Dengan alasan tersebut maka peneliti

atau dipindahkan) dicatat oleh perawat

tertarik untuk mengambil penelitian dengan

bangsal dibuku register pelayanan rawat

judul `` Pengelolaan Data Pasien Masuk,

inap yang berada di bangsal perawatan

Keluar dan Transfer di Tempat Pendaftaran

masing-masing.

Pasien RSU Jati Husada Karanganyar ``.

Dalam pembuatan laporan harian dan

Tujuan penelitian adalah mengetahui

laporan bulanan rumah sakit bersumber dari

Pengelolaan Data Pasien Masuk, Keluar dan

buku register pendaftaran pasien rawat inap

Transfer di Tempat Pendaftaran Pasien

yang berada di tempat tempat pendaftaran

Rawat Inap RSU Jati Husada Karanganyar.

pasien RSU Jati Husada membuat laporan

Mengetahui pencatatan data pasien masuk,

harian dan laporan bulanan. Dari laporan

keluar dan transfer di Tempat Pendaftaran

bulanan rawat inap tersebut dipergunakan

Pasien RSU Jati Husada Karanganyar.

sebagai salah satu sumber data dalam

Mengetahui pengelolaan data pasien masuk,

pembuatan laporan kegiatan rumah sakit

keluar dan transfer di Tempat Pendaftaran

atau rekap laporan (RL_1). Sedangkan yang

Pasien RSU Jati Husada Karanganyar.

bertanggung jawab dalam pencatatan data

Mengetahui pelaporan pasien masuk, keluar

pasien sampai dengan pembuatan laporan

dan transfer di Tempat Pendaftaran Pasien

kegiatan rumah sakit dilaksanakan oleh

RSU Jati Husada Karanganyar.

petugas pendaftaran

RSU

Jati Husada

Karanganyar. Dalam pembuatan laporan harian rumah sakit khususnya rawat inap yang seharusnya

2

Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. II, NO. 2, OKTOBER 2008, Hal 1-15

untuk setiap pasien yang masuk ke ruang

TINJAUAN PUSTAKA Pengertian

rekam

medis

menurut

rawat inap yang mendaftar melalui TPPRI.

Huffman EK, 1992 rekam medis adalah

Buku register pelayanan rawat inap yaitu

rekaman atau catatan mengenai siapa, apa,

buku pencatatan tentang data semua pasien

mengapa,

bagaimana

yang dirawat pada suatu ruang rawat inap.

pelayanan yang diberikan kepada pasien

Tujuan Buku Register Pelayanan Rawat Inap

selama

memuat

untuk memperoleh informasi semua pasien

untuk

yang masuk dan keluar ruang rawat inap

membenarkan

agar mudah dilihat dan dapat digunakan

bilamana

dan

masa perawatan

informasi

yang

mengidentifikasi

yang

cukup

pasien,

diagnosis dan pengobatan serta merekam

pada setiap saat diperlukan. Sensus

hasilnya.( Shofari.B, 2002 )

Harian

Rawat

Inap

adalah

No.

kegiatan pencacahan atau penghitungan

269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam

pasien rawat inap yang dilakukan setiap hari

medis, pengertian rekam medis adalah

pada suatu ruang rawat inap. Sensus Harian

berkas yang berisikan catatan dan dokumen

Rawat Inap berisi tentang mutasi pasien

tentang

pemeriksaan,

keluar maupun pasien masuk selama 24 jam

pengobatan, tindakan dan pelayanan lain

dan proses pencatatan Sensus Harian Rawat

yang telah diberikan kepada pasien.

Inap tersebut dengan batas waktu pencatatan

Menurut

PerMenKes

identitas

pasien,

Tempat pendaftaran pasien adalah salah

(cut off time) pada pukul 00.00 atau pukul

satu bagian RS yang kegiatannya mengatur

24.00. Tujuan Sensus Harian Rawat Inap

penerimaan dan pendaftaran pasien. Pasien

untuk memperoleh informasi semua pasien

masuk adalah pasien yang mendaftar dan

yang masuk dan keluar rumah sakit selama

mendapatkan

24 jam.

perawatan

rawat

inap

meskipun pasien tidak rawat inap. Pasien keluar adalah pasien yang keluar dari RS baik

yang

dinyatakan

sembuh

METODE PENELITIAN

atau

Jenis penelitian adalah diskriptif, yaitu

meninggal. Pasien transfer adalah pasien

jenis penelitian yang dilakukan dengan

yang pindah dalam satu RS, yang dibagi

menjelaskan

dalam pasien pindahan (pasien masuk ruang

variabel penelitian.

perawatan baru), dan pasien dipindahkan

atau

menggambarkan

dari

Pendekatan yang digunakan adalah Cross

(pasien keluar ruang perawatan). ( Shofari,

Sectional

B. 2002 )

dalam penelitian adalah pada saat penelitian

Pengertian Buku Register Pendaftaran Pasien

Rawat

Subyek

Pendaftaran Pasien Rawat Inap yaitu buku

pendaftaran

pencatatan

Karanganyar.

dibuat

Buku

dilaksanakan.

Register

yang

Inap.

dimana waktu yang digunakan

pada

Tempat

Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI)

penelitian pasien Obyek

adalah

RSU

Jati

penelitian

petugas Husada adalah

formulir yang digunakan dalam pengelolaan


3

data pasien masuk, keluar dan transfer di

jawab

tempat pendaftaran pasien RSU Jati Husada

tersebut adalah petugas pendaftaran pasien.

Karanganyar

dalam

pengisian

buku

register

Dalam membedakan kelompok pasien rawat jalan, rawat inap atau gawat darurat

HASIL

KEGIATAN

DAN

dalam buku register pendaftaran pasien terdapat kolom yang dikhususkan untuk diisi

PEMBAHASAN

berdasarkan jenis pasien yaitu pasien rawat A. Hasil Kegiatan

jalan, rawat inap atau gawat darurat.

1. Pengelolaan data pasien masuk, keluar

Sedangkan

dalam

membedakan

jenis

dan transfer

kunjungan antara pasien lama dan pasien

Dalam pengelolaan data pasien masuk,

baru pada buku register tersebut diberi tanda

keluar dan transfer laksanakan di tempat

dengan kode warna. Untuk pasien lama atau

pendaftaran pasien rawat inap RSU Jati

pasien kunjungan ulang pada nomor rekam

Husada

data,

medis pasien tersebut diberi warna dengan

pengolahan dan pelaporan rumah sakit.

spidol atau stabilow, sedangkan untuk pasien

Belum terdapat kebijakan dan prosedeur

baru pada nomor rekam medis pasien

tetap mengenai pengelolaan data pasien.

tersebut tidak diberlakukan kode warna.

terdiri

dari

pencatatan

a. Pencatatan Data

Adapun isi atau item dari buku register

Pencatatan data pasien masuk, keluar dan

harian yaitu No., Nama Pasien, Umur, Jenis

transfer berawal dari pencatatan data di

Kelamin, No.Reg atau nomor rekam medis,

Tempat

Tempat

Alamat, Tanggal Masuk, Rawat Jalan/Rawat

Pendaftaran Pasien RSU Jati Husada antara

Inap, Kamar, Tanggal Keluar, Pengirim,

tempat pendaftaran pasien rawat inap, rawat

Keterangan

jalan dan gawat darurat menjadi satu tempat.

terlampir.

Pendaftaran

Pasien.

dan

Diagnosa

sebagaimana

Sebelum mendapatkan pelayanan klinis yang

Sedangkan dalam pencatatan data pasien

dibutuhkan pasien, pasien mendaftar di

keluar dan transfer dilaksanakan di ruang

tempat pendaftaran pasien terlebih dahulu.

perawat bangsal dengan menggunakan buku

Selain berfungsi tempat pendaftaran pasien

register pelayanan rawat inap. Isi dari buku

masuk, Tempat Pendaftaran Pasien juga

register pelayanan rawat inap yaitu No.,

berfungsi sebagai ruang informasi rumah

No.RM, Nama, alamat, umur, jenis kelamin,

sakit.

kelas,

Dalam pencatatan data pasien masuk,

tanggal

masuk,

tanggal

keluar,

diagnosa sebagai mana terlampir.

keluar dan transfer tempat pendaftaran

Sistem pengisian buku register pelayanan

pasien menggunakan satu buku register

rawat inap apabila terdapat pasien pindah

pendaftaran pasien. Dimana buku register

kamar maka pada kolom kelas untuk kelas

tersebut juga digunakan untuk pasien rawat

sebelumnya dicoret dan diganti dengan kelas

jalan dan gawat darurat. Yang bertanggung

4


baru. Dan untuk pasien keluar hanya ditulis

dalam bentuk laporan harian rumah sakit dan

tanggal keluar pasien.

laporan bulanan rawat inap.

Selain digunakan

buku

register

dalam

harian

melayani

yang

1) Laporan Harian Rumah Sakit

pendaftaran

Laporan harian RSU Jati Husada adalah

pasien juga terdapat buku penggunaan

suatu laporan harian yang berisi mengenai

nomor rekam medis dan buku pasien rawat

jumlah pasien masuk atau pasien mendaftar

inap. Buku penggunaan nomor rekam medis

baik pasien rawat jalan dan pasien rawat

tersebut berfungsi sebagai buku catatan

inap yang terekap dalam satu buku tertentu

pengendalian penggunaan nomor rekam

sebagai mana terlampir.

medis untuk mencegah terjadinya duplikasi

Adapun isi dari laporan harian rumah

nomor rekam medis atau nomor rekam

sakit tersebut yaitu pasien baru anak dan

medis yang ganda. Sedangkan buku pasien

pasien baru dewasa (datang sendiri maupun

rawat inap adalah buku yang digunakan

rujukan) dan pasien kunjungan ulang anak

untuk mencatat pasien yang dirawat inap

maupun dewasa (datang sendiri dan rujukan)

setiap harinya.

serta tanggal berobat yang bersangkutan.

Pencatatan mengenai pasien transfer dan

Petugas yang bertanggung jawab dalam

keluar dicatat pada buku registrer pelayanan

pengisian Laporan Harian Rumah Sakit

rawat

menggunakan sumber dari buku register

inap

yang

terdapat

di

bangsal

perawatan. Buku register pelayanan rawat

pendaftaran

inap (lampiran 4.2) antara lain berisi tentang

pendaftaran pasien setiap dua bulan sekali

nomor, nomor rekam medis, nama, alamat,

atau setelah terkumpul data yang cukup

umur jenis kelamin, kelas, tanggal masuk,

banyak. Petugas pendaftaran rumah sakit

tanggal keluar diagnosa. Untuk pasien yang

juga bertanggung jawab dalam pengelolaan

melakukan pindah kelas atau ruang pada

rekam medis, antara lain penyediaan berkas

kolom kelas dan tanggal masuk diciret dan

rekam medis pasien, penyimpanan berkas

diganti dengan kelas baru dan tanggal

rekam medis dan pelaporan rumah sakit.

pindah pasien. Petugas bangsal bertanggung jawab

atas

pengisian

buklu

register

pasien

adalah

petugas

Periode data yang diisikan kedalam Laporan Harian berasal dari buku register

pelayanan rawat inap.

harian meliputi tanggal pertama (tanggal 1)

b. Pengolahan Data

sampai dengan tanggal terakhir (tanggal

Pengolahan data pasien masuk, keluar dan

transfer

di

RSU

Jati

Husada

dilaksanakan ditempat pendaftaran pasien. Dalam

pengelolaan

pasien

inap ataupun pasien rawat jalan. Informasi yang dihasilkan dari laporan

yang

harian rumah sakit digunakan oleh direktur

register pendaftaran

rumah sakit atau pemilik rumah sakit untuk

pasien khususnya pasien rawat inap dibuat

mengetahui jumlah pasien yang dirawat atau

bersumber dari buku

data

30/31) dalam satu bulan baik pasien rawat

pasien yang dilayani pada hari tertentu, dan

PengelolaanData DataPasien PasienMasuk,Keluar Masuk,Keluardan danTransfer....(Wahyu Transfer....(WahyuUA, UA,dkk) dkk) Pengelolaan

5

disajikan

dalam

sesuai

Bulanan Rawat Inap adalah data kunjungan

kebutuhan rumah sakit. Informasi yang

pasien dari tanggal 1 sampai tanggal 30/31

dihasilkan dari laporan harian rumah sakit

dalam satu bulan pada setiap bagian

bagian rawat inap antara lain jumlah

perawatan. Pelaksanaan pengisian Laporan

kunjungan pasien lama dan jumlah pasien

Bulanan Rawat Inap dilaksanakan setiap

baru yang terbagi dalam kasus anak dan

sebulan sekali pada akhir bulan.

dewasa

serta

bentuk

jumlah

tabel

pasien

menurut

Fungsi dari data Rekapitulasi Bulanan

kedatangan pasien yaitu pasien datang

Rawat

sendiri dan pasien rujukan. Informasi yang

mengetahui jumlah pasien rawat inap selama

dihasilkan dari Laporan Harian Rumah Sakit

satu peride atau setiap bulan, juga berfungsi

dapat digunakan sebagai salah satu bahan

sebagai dasar dalam pembuatan Laporan

pertimbangan

Kegiatan Rumah Sakit atau Rekap Laporan

untuk

pengambilan

suatu

Inap

selain

digunakan

keputusan.

(RL_1).

2) Laporan Bulanan Rawat Inap

c. Pelaporan Rumah Sakit

Laporan Bulanan Rawat Inap adalah

untuk

Pelaporan data pasien masuk, keluar dan

laporan bulanan kegiatan rawat inap rumah

transfer

sakit yang dibuat atau dilaporkan setiap

bulanan rawat inap dalam bentuk laporan

bulan,

kegiatan rumah sakit atau disebut dengan

dibuat oleh petugas pendaftaran

pasien yang bersumber dari buku register pendaftaran pasien yang berada diloket pendaftaran pasien. Informasi

yang

bersumber

dari

laporan

RL_1. Laporan Kegiatan Rumah Sakit RSU Jati Husada sudah sesuai dengan ketetapan

yang

dihasilkan

dari

Departemen

Kesehatan

berisi

tentang

Rekapitulasi Bulanan Rawat Inap antara lain

kegiatan rawat inap selama tiga bulan,

jumlah

sebagimana

pasien

yang

dirawat

setiap

terlampir

(lampiran

2.4).

bulanannya dan disajikan dalam bentuk table

Sumber data dalam pembuatan Rekap

sesuai kebutuhan rumah sakit. Adapun

Laporan (RL_1) adalah Laporan Bulanan

bentuk dari formulir Rekapitulasi Bulanan

Rawat Inap selama tiga bulan atau periode

Rawat Inap seperti terlampir (lampiran 4.4)

triwulan, dari data tanggal 1 bulan pertama

yang berisi nomor rekam medis, umur, laki-

sampai dengan tanggal 30/31 bulan ketiga.

laki/perempuan, baru/lama, keadaan keluar

Pengisian RL_1 dilaksanakan pada awal

(hidup/meninggal < 48 jam/ > 48 jam),

bulan ke empat sebelum batas waktu

diagnosa,

pengiriman laporan yaitu tanggal 15 bulan

keterangan,

kelas,

rujukan,

dirujuk, laboratorium dan transfusi darah. Pengisian Laporan Bulanan Rawat Inap dilaksanakan

oleh

petugas

pendaftaran

bersumber dari buku register harian. Periode

keempat untuk selanjutnya dilaporkan ke Departemen Kesehatan RI, Dinas Kesehatan Propinsi dan Dinas Kesehatan Kab/Kota Madya.

data yang dimasukkan dalam Laporan

6


B. Pembahasan

darurat dengan data yang lengkap sesuai

1. Pencatatan Data

dengan

kkebutuhan.

Penggunaan

buku

Data yang terdapat dalam buku register

register pendaftaran pasien rawat inap,

pendaftaran pasien yang berada di tempat

diharapkan berisi informasi mengenai pasien

pendaftaran

informasi

masuk yang dijelaskan dalam kolom tanggal

mengenai pasien masuk dan pasien keluar

masuk pasien. Pada pasien yang akan

yang ditunjukkan dengan tanggal masuk

melakukan rawat inap dengan pendaftaran

pasien maupun tanggal keluar. Sedangkan

melalui UGD, rawat jalan atau datang

mengenai pasien transfer (pasien pindah dan

langsung ke TPPRI maka dicatat pada kolom

pindahan) dalam buku register pendaftaram

cara penerimaan pasien. Pasien dengan

belum tercantum.

rujukan atau datang sendiri maka dilakukan

Dengan

sudah

tidak

mencakup

dicantumkannya

pencatatan pada kolom asal pasien. Nama

keterangan mengenai pasien transfer hal ini

ruang rawat inap dan kelas perawatan pasien

akan mempersulit dalam memperkirakan

dicatat pada kolom nama ruang rawat dan

jumlah biaya yang dikeluarkan pasien dan

kelas perawatan.

jumlah pendapatan yang diterima pasien. Selain

dalam

kelas dalam rumah sakit dicatat pada kolom

memperkirakan penggunaan tempat tidur

pindah internal rumah sakit dan diisi dengan

yang terpakai maupun tidak terpakai pada

nama ruang baru yang ditempati pasien,

masing-masing bangsal perawatan.

kelas perawatan baru dan tanggal pindah

Buku

itu

juga

register

mempersulit

Apabila pasien pindah antar ruang atau

pendaftaran

pasien

pasien. Bagi pasien yang keluar RS baik

minimal mengandung informasi mengenai

dalam

keadaan

hidup

pasien masuk, keluar, transfer dan tempat

dilakukan pencatatan pada kolom tanggal

tidur yang terpakai yang dibutuhkan oleh

dan jam keluar pasien. Cara keluar pasien

pemilik rumah sakit, direktur rumah sakit,

dari rumah sakit dicatat pada kolom cara

petugas rumah sakit dan pengunjung rumah

pasien keluar baik dengan cara keluar

sakit serta pasien itu sendiri. Apabila

pulang, dirujuk, dikirim ke RS lain dan panti

digunakan buku register pendaftaran perlu

serta pasien lari atau APS (atas permintaan

diadakan buku register pendaftaran untuk

sendiri). Bagi pasien yang keluar dalam

masing-masing unit pelayanan baik rawat

keadaan

jalan dan rawat inap serta gawat darurat. Hal

pencatatan pada kolom pasien meninggal

ini sesuai dengan fungsi dari buku register

kurang dari 48 jam dan pasien meninggal

rawat inap sesuai dengan Departemen

lebih dari 48 jam. Cara pembayaran pasien

Kesehatan RI, yang bertujuam informasi

dispesifikasikan untuk pembayaran dengan

yang dihasilkan dari buku register tersebut

kartu askes, asuransi lain, keringanan dan

akan semakin baik dimana antara informasi

gratis.(DepKes, 1994)

meninggal

dan

maka

meninggal

dilakukan

pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat


7

Sedangkan

register

Cara pengisian buku register pelayanan

pelayanan rawat inap pencatatan data pasien

rawat inap yaitu pada kolom tanggal dan jam

keluar

oleh

masuk pasien diisi tanggal dan jam masuk

perawat. Namun untuk data yang tercakup

pasien ke ruang rawat inap. nomor urut diisi

dalam buku register pelayanan rawat inap

dengan urutan pasien masuk ruang rawat

tersebut untuk informasi mengenai pasien

inap yang dituju dan nomor rekam medis

keluar dan transfer belum tercantum secara

pasien diisi sesuai dengan

lengkap

hanya

medis pasien yang tertera pada dokumen

dijelaskan mengenai tanggal keluar pasien,

rekam medis pasien. Kolom nama diisi

tidak tersedia informasi untuk keadaan

sesuai dengan nama pasien rawat inap, untuk

keluar dan cara keluar pasien. Untuk pasien

bayi baru lahir yang belum mempunyai

transfer

informasi

nama pada buku register pendaftaran rawat

mengenai kelas atau ruang perawatan yang

inap ditulis dengan nama ibu ditambah bayi

baru pasien, sedangkan untuk tanggal dan

didepan nama ibu (contoh : bayi Ny.

jam pindah pasien tidak tercantum.

Aminah Nugroho).

dan

dalam

transfer

karena

hanya

buku

dilaksanakan

pasien

keluar

menghasilkan

nomor rekam

Untuk menghasilkan informasi mengenai

Alamat diisi dengan alamat lengkap

pencatatan data pasien keluar dan transfer

pasien rawat inap. Umur pasien diisi sesuai

dilaksanakan di ruang perawat maka dalam

dengan umur dan jenis kelamin pasien.

buku register pelayanan rawat inap sesuai

Kelas perawatan pasien diisi dengan kelas

dengan Departemen Kesehatan RI berisi

perawatan yang digunakan atau ditempati

tentang tanggal masuk, jam masuk, nomor

pasien pada saat itu. Cara pasien masuk diisi

urut dan nomor rekam medis, nama, alamat,

dengan kedatangan pasien, berasal dari

umur

kelas

TPPRI, URJ, atau dari UGD. Pasien pindah

perawatan, cara pasien masuk RS, pasien

internal RS yang meninggalkan ruang rawat

pindahan internal RS dari ruang rawat lama,

inap dicatat pada kolom pasien pindahan

pasien pindahan internal RS ke ruang rawat

internal RS. Untuk ruang perawatan atau

baru, tanggal dan jam keluar (hidup dan

kelas yang baru dicatat pada kolom pasien

meninggal), cara pasien keluar, keadaan

pindahan intern RS. Tanggal keluar pasien

keluar pasien, diagnosa utama, komplikasi,

baik hidup maupun meninggal dicatat pada

diagnosa lain, penyebab kecelakaan, dokter

tanggal dan jam keluar RS.

berdasar

jenis

kelamin,

yang merawat, cara pembayaran, jumlah

Dan untuk data pasien yang keluar

biaya, jumlah yang dibayar dan keterangan.

dengan cara diijinkan pulang atau dirujuk,

Hal

pindah RS dan melarikan diri dicatat pada

ini

bertujuan

untuk

mendapatkan

informasi semua pasien yang masuk dan

kolom

keluar ruang rawat inap agar mudah dilihat

keadaan keluar pasien hidup dan meninggal

dan dapat digunakan pada setiap saat

dicatat pada kolom keadaan keluar pasien

diperlukan. (DepKes 1994)

(hidup atau meninggal). Diagnosa

8

cara

pasien

keluar.

Sedangkan

yang


diderita pasien dicatat pada kolom diagnosis,

megetahui

baik diagnosis

komplikasi dan

dirawat dan pasien yang pindah atau

diagnosis lain yang diderita pasien. Apabila

dipindahkan, pasien keluar, keadaan keluar

pasien

pasien

pasien serta jumlah tempat tidur yang

kecelakaan

terpakai dalam satu hari. Meskipun sudah

tersebut

kecelakaan dicatat

utama,

merupakan

maka

pada

penyebab

kolom

pasien

yang

masih

luar

dijelaskan dalam buku register pendaftaran

kecelakaan. Dokter yang merawat pasien

pasien akan lebih baik dijelaskan pula dalam

atau dokter yang bertanggung jawab atas

laporan harian rumah sakit khususnya

perawatan atas pasien tersebut dicatat pada

bagian rawat inap seperti pada Sensus

kolom

Harian

dokter

penyebab

jumlah

yang

merawat.

Jenis

pembayaran pasien dicatat pada kolom cara pembayaran. Untuk jumlah perincian biaya dan

jumlah

yang

dibayar

petugas

Rawat

Inap

sesuai

ketentuan

Departemen Kesehatan. Sensus Harian Rawat Inap dibuat oleh masing-masing

bangsal

setiap

harinya

pendaftaran dapat diperoleh dari bagian

dengan batas waktu pengisian Sensus Harian

kasir

diisi

Rawat Inap adalah pukul 00.00. Apabila

mengenai

terdapat pasien yang masuk ruang rawat inap

RS.

Kolom

keterangan-keterangan

keterangan penting

pasien yang dirawat inap.

lebih dari pukul 00.00, maka pasien tersebut

2. Pengolahan data

masuk dalam pencatatan Sensus Harian

a. Laporan Harian Rumah Sakit

Rawat Inap pada hari berikutnya.

Laporan harian rumah sakit khususnya

Sensus Harian Rawat Inap antara lain

laporan rawat inap untuk pasien masuk

berisi tentang nama ruang perawatan dan

menginformasikan jumlah pasien masuk

jumlah tempat tidur tidak terpakai pada tiap

atau pasien yang mendaftar pada tanggal

kelas perawatan. Pada kolom pasien masuk

tersebut, sedangkan untuk nama pasien yang

ruang rawat inap diisi dengan pasien yang

masuk, nomor rekam medis dan kelas

masuk ruang rawat inap, baik pasien yang

perawatan pada harian rumah sakit tidak

baru masuk rawat inap dan pasien pindahan

tercantum pasien keluar dan transfer. Hal ini

dari bangsal lain.

dikarenakan jumlah pasien yang berkunjung belum

terlalu

banyak,

sehingga

Kolom nama pada pasien masuk diisi

untuk

dengan nama pasien masuk rawat inap,

memantau jumlah pasien secara langsung

nomor rekam medis diisi sesuai dengan

masih meungkinkan.

nomor rekam medis pasien yang tertera pada

Untuk memudahkan dalam pembuatan laporan harian rumah sakit maka data pasien

dokumen rekam medis serta kelas perawatan diisi kelas perawatan yang digunakan.

masuk, keluar dan transfer minimal dicatat

Pada kolom pasien pindahan dari ruang

dilakukan pencatatan lengkap pada laporan

lain terdapat nama pasien maka diisi dengan

harian rumah sakit khususnya rawat inap

nama pasien yang pindah, untuk nomor

akan

rekam medis diisi dengan nomor rekam

mengakibatkan

kesulitan

dalam


9

medis pasien yang tertera pada dokumen

dalam keadaan meninggal (kurang dari 48

rekam medis, kelas diisi dengan kelas baru

jam dan lebih dari 48 jam).

yang ditempati pasien serta dari ruang atau

Data pasien diijinkan pulang diisi dengan

kelas diisi dengan ruang rawat dan kelas

jumlah pasien pulang setiap harinya atas

perawatan lama pasien sebelum pindah

persetujuan dari dokter. Kolom pasien

bangsal.

dirujuk diisi dengan jumlah pasien dirujuk

Sedangkan pasien keluar ruangan dibagi

baik yang dirujuk ke RS lain, ke panti dan ke

dalam pasien dipindahkan ke ruang lain dan

puskesmas. Pasien pindah ke RS lain diisi

pasien keluar rumah sakit. Untuk data pasien

dengan jumlah pasien yang pindah ke RS

dipindahkan diisi dengan pasien keluar dari

lain atas permintaan sendiri. Kolom pasien

ruang rawat atau kelas perawatan ke ruang

pulang paksa diisi dengan jumlah pasien

rawat baru atau kelas perawatan baru.

pulang paksa atau atas permintaan sendiri.

Kolom nama pasien diisi dengan nama

Kolom pasien dipindahkan diisi dengan

pasien yang dipindahkan, nomor rekam

pasien yang keluar dari ruang perawatan

medis diisi dengan nomor rekam medis yang

atau kelas perawatan dalam rumah sakit.

sama tertera pada dokumen rekam medis.

Kolom pasien meninggal kurang 48jam diisi

Kolom kelas perawatan diisi dengan kelas

dengan jumlah pasien meninggal kurang dari

perawatan lama pasien dan kolom ruang atau

48 jam sejak masuk ruang perawatan.

kelas diisi dengan ruang perawatan atau

Kolom pasien meninggal 48 jam lebih diisi

kelas perawatan baru yang ditempati pasien.

dengan jumlah pasien meninggal 48 jam

Pada kolom keluar rumah sakit diisi

lebih. Sensus Harian Rawat Inap dibuat oleh

dengan keterangan mengenai pasien yang

petugas rawat inap dan ditanda tangani atau

keluar rumah sakit. Kolom nama pasien diisi

diketahui oleh kepala bangsal.

dengan nama pasien yang keluar dari rumah

Sensus Harian Rawat Inap dibuat setiap

sakit, nomor rekam medis diisi dengan

hari setelah selesai pelayanan rawat inap

nomor rekam medis pasien yang keluar dari

oleh bangsal perawatan diserahkan bersama

rumah sakit. Kelas perawatan diisi dengan

dokumen rekam medis pasien yang keluar

kelas perawatan yang terakhir digunakan

rumah sakit ke unit rekam medis bagian

sebelum pasien keluar rumah sakit. Kolom

assembling. Dalam formulir Sensus Harian

tanggal masuk RS diisi dengan tanggal

Rawat Inap terdapat data pasien keluar dan

masuk rumah sakit bukan saat tanggal pasien

apabila

dipindahkan. Kolom cara pasien keluar diisi

dengan data pasien keluar sesuai maka

dengan cara pasien keluar diantaranya

Sensus Harian Rawat Inap dari setiap

diijinkan pulang, dirujuk ke RS lain, dirujuk

bangsal perawatan diserahkan ke bagian

ke puskesmas, dirujuk ke panti, pindah ke

analising reporting untuk kemudian direkap

RS lain, pulang paksa atau APS (Atas

menjadi satu dalam Rekapitulasi Sensus

Permintaan Sendiri), lari, atau pasien keluar

Harian Rawat Inap.

10

antara

dokumen

rekam

medis


Rekapitulasi Sensus Harian Rawat Inap berfungsi

untuk

mengetahui

jumlah

jumlah pasien keluar meninggal baik yang kurang dari 48 jam atau lebih dari 48 jam.

keseluruhan pasien yang dirawat pada hari

Kolom pasien meninggal kurang dari 48

tersebut dan untuk mengetahui jumlah

jam diisi dengan jumlah pasien keluar dari

penggunaan

Rekapitulasi

rumah sakit meninggal kurang dari 48 jam.

Sensus Harian Rawat Inap tersebut dibuat

Kolom pasien meninggal lebih 48 jam diisi

oleh petugas rekam medis bagian analising

dengan jumlah pasien keluar rumah sakit

reporting.

meninggal dalam lebih 48 jam. Kolom total

Pada

tempat

formulir

tidur.

Sensus

lama dirawat diisi dengan jumlah lamanya

Harian Rawat Inap diisi dengan hari, tanggal

pasien tersebut dirawat baik keluar hidup

pencatatan, nama rumah sakit serta ditanda

atau meninggal. Kolom pasien sisa diisi

tangani oleh petugas yang bertanggung

dengan jumlah pasien yang masih dirawat

jawab dalam pengisian Rekapitulasi Sensus

pada tanggal dilaksanakannya Sensus Harian

Harian Rawat Inap. Kolom nomor diisi

Rawat Inap. Kolom-kolom perincian pasien

dengan nomor urut pengisian Rekapitulasi

sisa diisi dengan jumlah pasien sisa yang

Sensus Harian Rawat Inap. Kolom ruang

terbagi dalam kelas perawatan. Kolom

rawat

inap

diisi

Rekapitulasi

dengan

nama

ruang

pasien keluar masuk pada hari yang sama

perawatan atau bangsal perawatan

rawat

diisi dengan jumlah pasien yang masuk dan

inap. Kolom pasien awal diisi dengan

keluar pada hari yang sama.

jumlah pasien awal atau jumlah pasien yang

b. Laporan Bulanan Rawat Inap

masih dirawat, data tersebut diperoleh dari

inap

berisi

lajur 1 resume Sensus Harian Rawat Inap.

informasi pasien mengenai masuk

baik

Kolom pasien masuk diisi dengan jumlah

pasien lama atau pasien baru. Pada pasien

pasien masuk pada hari pembuatan Sensus

keluar dijelaskan tentang keadaan keluar

Harian Rawat Inap. Kolom pasien pindahan

pasien (hidup/meninggal > 48 jam dan < 48

diisi dengan jumlah pasien pindahan atau

jam) dan pasien dirujuk. Sedangkan untuk

pasien masuk ruang perawatan baru pada

pasien transfer tidak tercantum.

rumah sakit pada tanggal pembuatan Sensus Harian

Rawat

Inap.

Kolom

pasien

Laporan bulanan rawat

Dari data yang tidak tercantum dengan jelas akan mengakibatkan kesulitan dalam

dipindahkan diisi dengan jumlah pasien

pembuatan

rekap

keluar ruang perawatan

untuk pindah ke

perhitungan indikator rumah sakit yaitu

ruang atau kelas perawatan dalam satu

BOR (Bed Occupancy Rate), LOS(Lengt Of

rumah sakit. Kolom pasien keluar hidup diisi

Stay),BTO (Bed Turn Over), TOI (Turn Of

dengan jumlah pasien keluar hidup pada

Interval) yang nantinya dibuat grafik barber

tanggal pengisian Sensus Harian Rawat

johnson

Inap. Kolom pasien meninggal diisi dengan

efisiensi penggunaan tempat tidur, hal ini

untuk

laporan

(RL_1)

menggambarkan

dan

tingkat

bertujuam agar dalam pembuatan laporan


11

internal khususnya dalam bentuk grafik

dipindahkan diisi dengan banyaknya pasien

Barber Johnson dan laporan eksternal

dipindahkan internal rumah sakit sesuai

khususnya rekap laporan (RL) sehingga

tanggal pembuatan Sensus Harian Rawat

memudahkan dalam perhitungan efisiensi

Inap. Kolom pasien keluar hidup diisi

penggunaan tenpat tidur

dengan banyaknya pasien keluar hidup pada

Rekap

Laporan

dan pembuatan

(RL_1)

pada

laporan

tanggal Sensus Harian Rawat Inap. Pasien

bulanan rawat inap sebaiknya dibuat dalam

meninggal diisi dengan banyaknya pasien

bentuk Rekapitulasi Bulanan rawat inap.

keluar rumah sakit meninggal baik kurang

Rekapitulasi Bulanan Rawat Inap diisi

dari 48 jam dan lebih dari 48 jam.

oleh petugas rekam medis bagian analising

Kolom pasien meninggal kurang dari 48

reporting setiap bulan dan dipisahkan untuk

jam diisi dengan jumlah pasien keluar rumah

setiap bangsal perawatan. Selain data dalam

sakit meninggal kurang dari 48 jam. Kolom

satu bulan dalam formulir Rekapitulasi

pasien meninggal dalam 48 jam atau lebih

Bulanan Rawat Inap juga terdapat data

diisi dengan jumlah pasien keluar rumah

tribulan sebagai salah satu sumber dalam

sakit meninggal dalam waktu 48 jam atau

pembuatan Rekap Laporan (RL_1).

lebih. Kolom jumlah diisi dengan jumlah

Formulir Rekapitulasi Bulanan Rawat

pasien pindahan, pasien keluar hidup dan

Inap diisi dengan cara untuk nama rumah

pasien meninggal. Kolom lama dirawat diisi

sakit diisi dengan nama rumah sakit yang

dengan jumlah lamanya dirawat dari pasien

bersangkutan, jenis pelayanan diisi dengan

yang sudah keluar rumah sakit baik hidup

nama bangsal perawatan. Kolom tempat

maupun meninggal. Kolom pasien keluar

tidur tersedia diisi dengan jumlah tempat

masuk pada hari yang sama diisi dengan

tidur yang tersedia atau tempat tidur yang

jumlah pasien keluar masuk pada hari yang

tidak terpakai. Data bulan diisi dengan bulan

sama. Pasien sisa diisi dengan jumlah pasien

dan tahun yang bersangkutan, data tribulan

yang masih dirawat yang dibagi dalam kelas

diisi

perawatan.

dengan

jumlah

dari

Rekapitulasi

Bulanan Rawat Inap setelah 3 bulan.

Pengisian data tribulan pada kolom

Kolom tanggal diisi dengan tanggal

pasien awal diisi dengan pasien yang dicatat

dalam satu bulan. Kolom pasien awal diisi

selama bulan tersebut. Kolom pasien masuk

dengan jumlah pasien awal bulan. Kolom

diisi dengan jumlah pasien masuk selama

pasien masuk diisi dengan jumlah pasien

bulan tersebut. Kolom pasien keluar hidup

masuk pada hari tersebut. Kolom pasien

diisi dengan jumlah pasien keluar hidup

pindahan

pasien

selama bulan tersebut. Banyaknya pasien

pindahan internal rumah sakit sesuai tanggal

meninggal diisi dengan jumlah pasien yang

Sensus Harian Rawat Inap. Kolom jumlah

keluar meninggal selama bulan tersebut.

diisi

dengan

jumlah

diisi dengan jumlah dari pasien awal, pasien

Pasien meninggal kurang 48 jam diisi

masuk, dan pasien pindahan. Kolom pasien

sama dengan jumlah pasien yang meninggal

12


kurang dari 48 jam dalam satu bulan. Kolom

triwulan yang bersangkutan. Kolom pasien

pasien meninggal lebih dari 48 jam diisi

meninggal lebih 48 jam (> 48 jam) diisi

dengan jumlah pasien meninggal kaurang

dengan jumlah pasien keluar meninggal

dari 48 jam dari dalam satu bulan. Kolom

dalam dan lebig 48 jam selama tribulan yang

jumlah lama dirawat diisi sama dengan

bersangkutan. Kolom jumlah lama dirawat

jumlah lama dirawat kolom 12 dalam satu

diisi dengan jumlah pasien keluar meninggal

bulan. Kolom pasien sisa diisi dengan

selama triwulan yang bersangkutan. Kolom

jumlah pasien yang masih dirawat pada

jumlah lama dirawat diisi dengan total lama

akhir tribulan yang bersangkutan, yang

dirawat dari pasien yang sudah keluar rumah

kemudian dibagi dalam kelas perawatan.

sakit (hidup atau meninggal). Kolom pasien

3. Pelaporan Rumah Sakit

akhir tribulan diisi dengan jumlah pasien

Laporan kegiatan rumah sakit atau rekap

yang masih dirawat salama tribulan yang

laporan (RL_1) yang bersumber dari laporan

bersangkutan. Kolom jumlah hari rawat diisi

bulanan

dengan total hari rawat dari semua pasien

rawat

inap

tidak

mengalami

kesulitan. Dari RL_1 terdapat informasi

yang

diraway

selama

tribulan

yang

mengenai pasien masuk, pasien keluar) dan

bersangkutan. Untuk jumlah hari rawat

pasien transfer. Pasien masuk dijelaskan

masih dibagi per kelas perawatan.

dengan jumlah pasien awal triwulan dan pasien masuk, pada pasien keluar dijelaskan dengan jumlah pasien keluar hidup dan jumlah pasien meninggal. Akan tetapi pada RL_1 tidak menjelaskan mengenai pasien

A. Kesimpulan Dari

kasus

yang

diteliti

dapat

disilmpulkan :

transfer. Laporan kegiatan rumah sakit atau rekap laporan (RL_1) antara lain berisi data jenis pelayanan yang diisi untuk jenis pelayanan atau ruang rawat inap. Kolom pasien awal tribulan diisi dengan jumlah pasien awal pada

PENUTUP

hari

pertama

tribulan

yang

bersangkutan. Kolom pasien masuk diisi dengan jumlah pasien masuk selama tribulan yang bersangkutan. Kolom pasien keluar hidup diisi dengan jumlah pasien masuk selama triwulan yang bersangkutan. Kolom pasien meninggal kurang 48 jam (< 48 jam) diisi dengan jumlah pasien

1. Pengelolaan data pasien di RSU Jati Husada Karangnayar belum terdapat kebijakan atau prosedur tetap mengenai pencatatan pasien masuk, keluar dan transfer, pengolahan data pasien serta pelaporan rumah sakit. 2. Dalam pencatatan data pasien baik untuk pasien rawat inap, rawat jalan maupun gawat darurat dilayani dalam satu loket pendaftaran, serta menggunakan satu buku

register

pendaftaran

yang

digunakan untuk pasien rawat inap rawat jalan dan gawat darurat.

meninggal kurang dari 48 jam selama


13

3. Pengolahan data dalam bentuk:

3. Laporan harian rumah sakit khususnya

a. Laporan harian rumah sakit belum

laporan

rawat

inap

yang

belum

mencakup informasi mengenai nama

mencakup informasi mengenai nama

pasien, nomor rekam medis, pasien

pasien, nomor rekam medis, pasien

pindah dan pindahan, tanggal keluar

pindah dan pindahan, tanggal keluar

pasien dan keadaan keluar pasien.

pasien

b. Laporan bulanan rawat inap belum

dan

keadaan

keluar

pasien

sebaiknya dibuat dalam bentuk Sensus

menghasilkan informasi mengenai

Harian

jumlah pasien awal bulan, jumlah

informasi pasien masuk, keluar dan

pasien masuk, keluar (hidup atau

transfer secara lengkap. Sensus Harian

meninggal),

dan

Rawat Inap dicatat oleh petugas bangsal

jumlah pasien yang masih dirawat

perawatan setiap hari dengan batas waktu

sebagai pasien awal.

pencatatan pukul 00.00. Hal ini bertujuan

pasien

transfer,

Rawat

Inap

yang

memuat

c. RSU Jati Husada tidak menyediakan

untuk mempermudah dalam menghitung

Sensus Harian Rawat Inap dalam

jumlah pasien masuk, keluar dan transfer

kegiatan

selama

pelaporan

rumah

sakit

khususnya kegiatan rawat inap.

24

jam

di

masing-masing

bangsal.

4. Pelaporan rumah sakit yang dilaporkan

4. Setelah membuat Sensus Harian Rawat

setiap tribulan yaitu laporan kegiatan

Inap, RSU Jati Husada sebaiknya juga

rumah sakit atau rekap laporan (RL_1)

membuat Rekapitulasi Sensus Harian

sudah sesuai dengan peraturan pelaporan

Rawat Inap, hal ini bertujuan untuk

DepKes.

mengetahui jumlah keseluruhan pasien

B. Saran

masuk, keluar dan transfer dari semua

1. Dalam pembuatan kebijakan rumah sakit

bangsal perawatan yang sama.

mengenai pengelolaan data pasien baik untuk

pencatatan,

pengolahan

dan

pelaporan rumah sakit.

5. Untuk laporan bulanan RSU Jati Husada sebaiknya memuat informasi mengenai jumlah pasien awal bulan, jumlah pasien

2. Dalam pendaftaran pasien sebaiknya

masuk, keluar (hidup dan meninggal)

menggunakan buku register pendaftaran

dan transfer, dan jumlah pasien yang

sesuai ketentuan DepKes dimana setiap

masih dirawat dan kemudian membuat

buku register pendaftaran antara pasien

Rekapitulasi Bulanan Rawat Inap dimana

rawat jalan dan rawat inap (untuk pasien

data dalam rekapitulasi bulanan rawat

gawat darurat dapat disatukan dengan

inap bersumber dari rekapitulasi harian

buku register pendaftaran pasien rawat

rawat inap. Hal ini bertujuan untuk

inap) dibuat terpisah seperti terlampir

mengetahui

(lampiran 5.1, 2.1).

penggunaan tempat tidur selama satu

jumlah

pasien

dan

bulan.

14


DAFTAR PUSTAKA Arief Tq, M. 2003. Metodologi Penelitian Kedokteran dan Kesehatan. CSGF ; Surakarta.

DepKes RI, 1991. Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis/Medical Record Rumah Sakit. Jakarta

______ , 1994. Buku Pedoman Pencatatan Kegiatan Pelayanan Rumah Sakit di Indonesia. _______ , 2003. Sistem Informasi Rumah Sakit Indonesia (Sistem Pelaporan Rumah Sakit Revisi V).

Shofari, B. 2002. Pengelolaan Rekam Medis dan Dokumentasi Rekam Medis. PORMIKI: JATENG

Tinjauan Prosedur Pendaftaran Pasien....(Rini PrasetyoW, dkk)

15

Pengelolaan data pasien

Recommend Documents