PANDUAN MANAJEMEN DATA
RUMAH SAKIT ISLAM LUMAJANG
Jalan KyaiMuksin 19 Lumajang, 67312 KecamatanLumajang
LembarPengesahan PENGESAHAN DOKUMEN RS. ISLAM LUMAJANG NAMA
KETERANGAN
M. Burhanuddin Y.F., Amd
Pembuat Dokumen
Dian Ayu Megawati S
Authorized Person Direktur RS. Islam
dr. R. ElyunarDwiNugroho, MMRS
Lumajang
TANDA
TANGGAL
DAFTAR ISI
Halaman Judul ....................................................................................................................... Lembar Pengesahan........................................................................................................................ Daftar Isi .......................................................................................................................................... Keputusan Direktur RS Islam Lumajang ......................................................................................... BAB I DEFINISI................................................................................................................................ BAB II RUANG LINGKUP ................................................................................................................ BAB III TATA LAKSANA ................................................................................................................. BAB IV DOKUMENTASI ..................................................................................................................
RUMAH SAKIT ISLAM LUMAJANG Jalan Kyai Muksin 19 Lumajang 67312 Telp : 0334-887999, 893535 (hunting), Fax : 0334-890425 e-mail :
[email protected]
KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT ISLAM LUMAJANG Nomor : 097 / RSIL / SKEP-DIR / III / 2018 TENTANG PANDUAN MANAJEMEN DATA
DIREKTUR RUMAH SAKIT ISLAM LUMAJANG Menimbang
:
a. bahwa dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit perlu adanya panduan mengenai manajemen data; b. bahwa dalam rangka meningkatkan mutu standar pelayanan anestesi perlu adanya panduan mengenai manajemen data sebagai acuan bagi profesional pemberi asuhan; c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam a dan b, perlu ditetapkan dengan Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit Islam Lumajang;
Mengingat
:
1.
PMK No. 56 tentang Klasifikasi dan Perizinan Rumah Sakit
2.
PMK No. 82 tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
3.
PMK No. 1171 tentang Sistem Informasi Rumah Sakit
4.
UU No. 44 tahun 2009 Tentang Rumah Sakit. MEMUTUSKAN :
Menetapkan
:
KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT ISLAM LUMAJANG TENTANG PANDUAN MANAJEMEN DATA.
KESATU
:
Memberlakukan Panduan Manajemen Data Rumah di Sakit Islam Lumajang sebagaimana tercantum dalam lampiran surat keputusan ini;
KEDUA
: Pemberlakuan panduan ini digunakan sebagai acuan bagi Rumah Sakit Islam Lumajang, dalam rangka meningkatkan mutu layanan rumah sakit;
KETIGA
: Panduan ini akan dievaluasi secara berkala sekurang-kurangnya satu kali dalam tiga tahun;
KEEMPAT
: Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dan apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan di dalam surat keputusan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana semestinya.
Ditetapkan di Pada tanggal
: Lumajang : 24 Jumadil Akhir 1439H 12 Maret 2018M DIREKTUR,
dr. R. ELYUNAR DWI NUGROHO, MMRS NIK. 01.71.0008
Lampiran Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit Islam Lumajang Nomor : 097 / RSIL / SKEP-DIR / III / 2018 Tanggal : 24 Jumadil Akhir 1439H / 12 Maret 2018M Tentang : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT ISLAM LUMAJANG TENTANG PANDUAN MANAJEMEN DATA PANDUAN MANAJEMEN DATA BAB I DEFINISI
1.1
Data Merupakan fakta atau gambaran mentah ( business facts) yang menunjukkan peristiwa yang terjadi dalam organisasi dan lingkungan fisik yang dikumpulkan melalui serangkaian prosedur
1.2
Informasi Data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang mempunyai arti dan bermanfaat bagi manusia.
1.3
Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah Sakit Proses penatalaksanaan mulai dari identifikasi data, pengumpulan data, penyimpanan data, analisis data menjadi informasi, pelaporan serta distribusi informasi.
BAB II RUANG LINGKUP
Untuk mendapatkan kesamaan persepsi tentang pengelolaan data dan informasi dihubungkan dengan SIMRS , SISMADAK serta perpaduan data dari Microsoft Office (word, excel, power point) yang ada di rumah sakit perlu disusun panduan pengelolaan data dan informasi.
Diharapkan
dengan diterbitkannya buku panduan ini, dapat meningkatkan ketepatan dalam pengolahan data dan informasi yang akan dijadikan dasar bagi para pemberi asuhan ataupun manajemen dalam menentukan kebijakan selanjutnya. Rumah sakit mengumpulkan dan menganalisa kumpulan data untuk mendukung asuhan pasien dan manajemen rumah sakit. Kumpulan data memberikan gambaran/profil rumah sakit selama kurun waktu tertentu dan memungkinkan untuk membandingkan kinerja dengan rumah sakit lain. Karena itu, kumpulan data merupakan suatu bagian penting dalam kegiatan peningkatan kinerja rumah sakit. Jenis data yang dikumpulkan di rumah sakit bisa jadi jumlahnya cukup banyak, dan pengumpulan datanya serta pengelolaannya bersifat terus menerus. Adapun ruang lingkup manajemen data mencakup pengelolaan informasi antara lain sebagai berikut: 1.
Pengumpulan dan Penyimpanan data
2.
Pengelolaan data
3.
Pencarian data
4.
Analisis data
5.
Pelaporan data
6.
Publikasi data
BAB III TATA LAKSANA Panduan ini menjelaskan pengelolaan data baik keperluan internal maupun eksternal rumah sakit, Jenis data yang dimaksud mencakup hal berikut :
Untuk mendukung proses asuhan dibutuhkan data rekam medik pasien dan data asuhan lainnya (SIMRS).
Untuk mendukung proses mutu pelayanan dibutuhkan data capaian indikator mutu rumah sakit (SISMADAK).
Untuk mendukung proses mutu pelayanan dibutuhkan data manajemen program pencegahan infeksi (SIMRS,SISMADAK, File Sharing System).
Untuk keperluan dan mendukung proses manajerial serta keperluan pihak luar rumah sakit dalam hal ini adalah pihak BPJS atau instansi lainnya ( File Sharing System).
Khusus untuk penggunaan data terkait pihak luar, berlaku dua arah yaitu rumah sakit menggunakan data dari pihak luar dan rumah sakit juga bisa berkontribusi ke pihak luar berupa data yang dibutuhkan.
3.1
PENGUMPULAN DATA INDIKATOR Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data dari sumber data. Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data yang ada di rumah sakit baik secara manual maupun elektronik. Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengumpulan dan penyimpanan data adalah sebagai berikut: a.
Petugas mengidentifikasi kebutuhan data.
b.
Petugas menentukan sumber data.
c.
Petugas meminta data.
d.
Petugas mengingatkan kepada sumber data untuk mengumpulkan data tepat waktu
e.
Petugas menerima data dari sumber data.
f.
Petugas melakukan pengecekan kelengkapan data.
g.
Petugas mengembalikan data kepada sumber data untuk data yang belum lengkap.
h.
Petugas mencatat data yang diterima kedalam register data untuk data telah lengkap.
i.
Petugas memberikan nomor/kode pada data sesuai dengan nomor register.
j.
Petugas menyimpan data ke dalam file sesuai jenis data dan urutannya
3.2
PENGELOLAAN DATA Pengelolaan data dibagi menjadi dua kategori yaitu: a.
Data Internal
Penetapan data Menetapkan beberapa jenis data yang dibutuhkan.
Pengumpulan data Data terkait pasien dan pelayanan di catat dan dikumpulkan dalam berkas rekam medis, baik berbasis SIMRS maupun fisik. Data terkait manajemen dihimpun dalam bentuk berkas atau File Sharing System, sedangkan capaian indikator mutu, program pencegahan infeksi dan laporan insiden dihimpun menggunakan perpaduan SISMADAK dan File Sharing System.
Penyajian data Data disajikan berupa laporan hasil analisis baik grafik maupun tabel data. Hal ini dimaksudkan agar dapat ditelaah dan dikaji untuk membantu pengambilan keputusan baik terkait asuhan pasien, manajerial, maupun capaian mutu.
Penyebaran data Data pasien hanya bisa diakses oleh Profesional Pemberi Asuhan (Dokter, perawat, bidan, IT/EDP, dan petugas lain yang telah disumpah untuk menjaga kerahasiaan).
b.
Data Eksternal
Data untuk laporan rutin ke Dinas Kesehatan dihimpun dari laporan rekam medik.
3.3
Data untuk laporan rutin ke BPJS dihimpun dari sistem Eklaim dan Vklaim.
Penyajian data disesuaikan dengan ketentuan Pihak Luar atau Format Ekternal.
PENCARIAN DATA Merupakan kegiatan proses pencarian data sesuai dengan permintaan/kebutuhan dengan langkah-langkah sebagai berikut : a.
Identifikasi kebutuhan data.
b.
Cari jenis dan nomor data (bila ada)
c.
Cari data di file penyimpanan atau database sesuai dengan media elektronik yang dimaksud.(SIMRS, SISMADAK atau File sharing System).
3.4
ANALISIS DATA Merupakan kegiatan olah data atau memproses data yang dikumpulkan menjadi informasi yang disajikan dalam bentuk tabel ataupun grafik agar mudah dipahami. Langkah-langkah analisis meliputi :
3.5
a.
Tentukan metode analisis (karakter data, perbandingan, atau antar program).
b.
Ambil data yang akan di analisis.
c.
Lakukan validasi data.
d.
Ubah bentuk data dari narasi menjadi tabel atau grafik.
e.
Kelompokkan data.
f.
Lakukan validasi informasi.
g.
Kembalikan data-data yang telah dianalisis.
PELAPORAN DATA Merupakan kegiatan melaporkan informasi yang telah dibuat kepada atasan/instansi serta mendistribusikannya. Berikut langkah-langkah pelaporan data :
3.6
a.
Tentukan tujuan pelaporan.
b.
Validasi laporan dengan tanda tangan (stempel bila diperlukan).
c.
Serahkan laporan kepada atasan/instansi
d.
Catat dalam buku surat keluar bila tujuannya instansi lain.
PUBLIKASI DATA Merupakan proses mengumumkan hasil data yang sudah diolah agar diketahui oleh pihak luar. Metode publikasi data : a.
Website instansi
b.
Sosial media
BAB IV DOKUMENTASI
a.
Rekam medik fisik
b.
Rekam medik Eletronik
c.
Laporan Capaian Indikator Mutu.
d.
Brosur-brosur.
