semoga membantu. sebarkan jika bermanfaat :)Full description
Descripción completa
laporan auditDeskripsi lengkap
Laporan AuditDeskripsi lengkap
akreditasi
Panduan Audit InternalDeskripsi lengkap
panduanFull description
panduan audit
Panduan Audit
panduan audit internal
Panduan Audit
pDeskripsi lengkap
Panduan Audit Internal Puskesmas Nusa Penida 1Full description
sekedar share, untuk memudahkan teman-teman rumah sakit dalam melakukan pengawasanDeskripsi lengkap
Ruj. Kami:KP(S)1609/3(22) Tarikh : 28 Mac 2003
Semua Ketua Jabatan/Bahagian Semua Pengarah Pendidikan Negeri Semua Pengarah Politeknik Semua Pengarah Maktab Perguruan Semua Pengarah Kolej Matrikulasi Kementerian Pelajaran Malaysia
Y. Bhg Datuk/Dato’/Datin/Tuan/Puan,
JAWAPAN / MAKLUM BALAS KEPADA TEGURAN / PEMERHATIAN KETUA AUDIT NEGARA DAN BAHAGIAN AUDIT DALAM KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
Dengan segala hormatnya saya adalah diarah merujuk kepada perkara tersebut di atas.
2. PEMERHATIAN AUDIT Seperti yang Y.Bhg Datuk/Dato’/Datin/Tuan/Puan sedia maklum, setiap auditan yang dijalankan, sama ada oleh Jabatan Audit Negara atau Bahagian ini, akan disusuli dengan satu pemerhatian audit kepada pihak auditi (PTJ atau Pusat Kos yang diaudit). Setiap pemerhatian audit akan mengandungi : i. ii. iii. iv. v.
Tujuan auditan Skop dan metodologi auditan Penemuan-penemuan audit Kesan-kesan sesuatu kelemahan/kesilapan Syor-syor membetulkan atau mengatasinya
Segala penemuan hasil daripada auditan yang dijalankan dihuraikan secara terperinci mengikut kategori isu dan di bawah setiap kategori diadakan tajuk-tajuk kecil bagi membolehkan pihak auditee mudah memahami isu dan teguran-teguran audit untuk memberi maklum balas yang jelas dan lengkap.
3. JAWAPAN AUDITI YANG TIDAK MEMUASKAN Namun demikian, adalah didapati jawapan/maklumbalas yang diterima daripada auditi adalah tidak memuaskan dari segi beberapa aspek seperti yang dihuraikan di bawah. Jawapan yang tidak memuaskan akan menjejaskan tindakan susulan oleh pihak audit untuk memberi nasihat dan syor-syor yang sesuai bagi mengatasi atau membetulkan sesuatu kelemahan. Ini akan melewatkan proses penyelesaian perkara-perkara yang dibangkitkan. Ada kemungkinan perkara tersebut dibangkitkan dalam Laporan Ketua Audit Negara.
4. ISU-ISU BERKAITAN JAWAPAN YANG TIDAK MEMUASKAN Dengan itu, Bahagian ini ingin membawa ke perhatian Y.Bhg Datuk/Dato’/Datin/Tuan/Puan beberapa isu mengenai jawapan maklumbalas yang tidak memuaskan yang perlu diberi perhatian oleh pihak Y.Bhg Datuk/Dato’/Datin/Tuan/Puan serta PTJ-PTJ di bawah kewalan Y.Bhg Datuk/Dato’/Datin/Tuan/Puan semasa memberi jawapan atau maklumbalas kepada teguran-teguran audit: 4.1
Teguran Audit Lewat Dijawab Terdapat teguran-teguran audit lewat dijawab iaitu lebih dari satu bulan dari tarikh pemerhatian audit. Semua teguran audit hendaklah diberi maklum balas dengan segera tidak lewat dari sebulan dari tarikh pemerhatian audit dikeluarkan. Jawapan yang lewat akan melengahkan lagi tindakan pembetulan dan ini menyebabkan sesuatu kelemahan/kesilapan berterusan. Kerjasama Y. Bhg Datuk/Dato'/Datin/Tuan/Puan adalah diminta supaya menarik perhatian semua PTJ di bawah kawalan Y. Bhg Datuk/Dato'/Datin/Tuan/Puan kepada ketetapan yang terdapat dalam Arahan Perbendaharaan 306 yang berbunyi "Adalah menjadi kewajipan semua pegawai awam memberi kepada Ketua Audit Negara segala kemudahan yang perlu dalam masa melaksanakan kewajipannya dan menjawab apa-apa pertanyaan audit dengan cepat iaitu tidak lewat dari satu bulan dari tarikh pertanyaan audit dialamatkan kepada mereka".
4.2
Jawapan/Maklumbalas Teguran Audit Yang Tidak Memuaskan Jawapan yang tidak memuaskan boleh dikategorikan di bawah 3 kategori seperti berikut: i. Jawapan yang tidak lengkap ii. Jawapan yang tidak jelas / relevan iii. Jawapan yang tidak disokong dengan bukti penyelesaian 4.2.1
Jawapan yang tidak lengkap Jawapan yang tidak lengkap boleh dibahagikan kepada 2 jenis iaitu: a.
Tidak semua teguran audit dijawab. Contoh: pemerhatian audit yang dibangkitkan mempunyai 6 teguran yang meliputi isu-isu berlainan tetapi auditi hanya menjawab 5 teguran sahaja.
b.
Jawapan yang diberi terhadap sesuatu teguran tidak sempurna. Walaupun semua teguran audit dijawab tetapi maklumbalas yang diterima tidak sempurna kerana: i.
maklumat yang diperlukan tidak dibekalkan dengan sepenuhnya. Sesuatu teguran mungkin mempunyai beberapa bahagian atau memerlukan pelbagai maklumat untuk kesempurnaan maklumbalas. Contoh: Maklumat yang diperlukan ialah nombor baucar, tarikh bayaran dan jumlah tetapi maklumat yang dibekalkan hanya nombor baucar dan jumlah sahaja.
ii.
maklumat yang dibekalkan tidak mengikuti format maklumbalas yang ditetapkan, iaitu bagi setiap isu yang
dibangkitkan pihak auditi adalah dikehendaki memberi maklumat mengenai punca masalah serta tindakan pembetulan/penyelesaian. Contoh: Teguran audit mengenai ketiadaan Daftar Bil telah dijawab oleh pihak auditi dengan kenyataan "tindakan telah diambil untuk menyelenggarakan Daftar Bil mulai Januari 2002". Jawapan itu, walaupun mempunyai penjelasan mengenai tindakan penyelesaian tetapi tidak langsung menyentuh punca masalah tersebut, iaitu sebab-sebab mengapa Daftar Bil tidak diselenggarakan sehingga tarikh audit. 4.2.2
Jawapan Yang Tidak Jelas/Relevan Jawapan dan butiran yang diberi adalah tidak jelas maksudnya atau tidak relevan kepada teguran audit yang dibangkitkan. Contoh 1: Auditi diminta untuk memberi penjelasan masalah bayaran lewat kepada kontraktor. Jawapan yang diterima daripada auditi mempunyai kenyataan "tindakan akan diambil untuk mengatasi masalah bayaran lewat". Jawapan ini tidak menerangkan dengan jelasnya apakah tindakan yang akan diambil, bilakah tindakan itu akan diambil dan bagaimana ianya dielakkan dari berulang lagi pada masa hadapan. Contoh 2: Auditi diminta untuk memberi penjelasan masalah Buku Vot yang tidak kemaskini. Jawapan yang diterima daripada auditi hanya menjelaskan mengenai jumlah peruntukan yang diluluskan dan jumlah peruntukan diterima dalam tahun berkenaan. Jawapan yang diterima itu tidak tepat atau relevan kepada teguran mengenai masalah Buku Vot tidak kemaskini.
4.2.3
Maklumbalas Yang Diberi Tidak Disokong Dengan Bukti Jawapan yang diterima khususnya bagi penerangan mengenai tindakan pembetulan/penyelesaian yang diambil tidak disokong dengan bukti yang diperlukan. Di mana boleh, semua tindakan pembetulan/penyelesaian hendaklah disokong dengan bukti yang sesuai. Contoh: Teguran audit yang dibangkitkan adalah mengenai organisasi PTJ yang tidak disediakan. Apabila menjawab teguran memaklumkan bahawa carta organisasi telah disediakan mengepilkan sesalinan carta organisasi yang disediakan pengesahan audit.
carta auditi tanpa bagi
5. GARIS PANDUAN JAWAPAN / MAKLUM BALAS TEGURAN AUDIT Kerjasama Y. Bhg Datuk/Dato'/Datin/Tuan/Puan adalah dipohon supaya memastikan bahawa semua PTJ di bawah kawalan Y. Bhg Datuk/Dato'/Datin/Tuan/Puan memberi perhatian yang serius terhadap perkara-perkara yang tersebut di atas. Bagi membantu pihak Y. Bhg Datuk/Dato'/Datin/Tuan/Puan dan PTJ-PTJ di bawah kawalan Y. Bhg Datuk/Dato'/Datin/Tuan/Puan untuk memberi jawapan / maklum balas yang lebih lengkap, jelas dan disokong dengan bukti yang sesuai, satu contoh jawapan telah disediakan dan dikepilkan di Lampiran A untuk panduan Y. Bhg Datuk/Dato'/Datin/Tuan/Puan.
Sekian, terima kasih. “AUDITAN BERKESAN PENGURUSAN CEMERLANG” “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Saya yang menurut perintah, Setiausaha Bahagian Bahagian Audit Dalam b.p. Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia
Lampiran A GARIS PANDUAN MENGENAI JAWAPAN/MAKLUMBALAS TERHADAP TEGURAN –TEGURAN AUDIT (CONTOH JAWAPAN) PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN DI PTJ “XYZ” Bil
Perenggan Audit
1.
1.1
Isu/Teguran Audit
Carta Organisasi PTJ Tidak Dikemaskini
Punca Masalah Yang Dikenalpasti
Maklumbalas/Tindakan Susulan
Masalah tersebut disebabkan: (i) Berlaku banyak pertukaran pegawai pada tahun 2001 dan 2002 dan Kerani Pentadbiran yang baru tidak sempat mengemaskinikan Carta Organisasi semasa auditan dijalankan.
(i) Carta Organisasi PTJ telah dikemaskinikan pada 1 Januari 2003. Sesalinan Carta Organisasi dikepilkan bersama ini untuk rujukan tuan.
(ii) perkara pandang Kerani
ini terlepas oleh Ketua
(ii) Carta Organisasi yang dikemaskinikan tersebut telah diedarkan kepada semua pegawai pada 3 Januari 2003.
(iii) kegagalan saya sendiri sebagai Ketua PTJ untuk memantau perkara ini.
(iii) Bagi mengelakkan perkara ini dari berulang lagi, Kerani Pentadbiran dan Ketua Kerani diarahkan supaya mengemaskinikan Carta Organisasi setiap kali terdapat pertukaran atau perubahan dalam struktur organisasi PTJ. Selain itu, saya sendiri sebagai Ketua PTJ akan memantau perkara tersebut dari semasa ke semasa. Surat arahan saya kepada Kerani Pentadbiran/Ketua Kerani dikepilkan bersama ini untuk makluman tuan.
5
Lampiran A Bil
Perenggan Audit
2
3.1
Isu/Teguran Audit
Buku Vot Berkomputer Tidak Kemaskini
Punca Masalah Yang Dikenalpasti
Maklumbalas/Tindakan Susulan
Masalah tersebut disebabkan: Kolej ini telah melaksanakan Buku Vot Berkomputer sejak Jun 2002. Buku Vot secara manual juga diteruskan serentak sehingga Ogos 2002. Pada 2 Oktober 2002 pihak Kolej mula menghadapi masalah dengan perisian Buku Vot Berkomputer yang menyebabkan Buku Vot Berkomputer tidak dapat dikemaskinikan sehingga tarikh auditan pada 21 November 2002. Sebaik sahaja menghadapi masalah tersebut pihak Kolej telah mengambil tindakantindakan berikut : (i) pihak Kolej menghadapi (i) menggunakan semula penyelenggaraan Buku Vot secara manual masalah dengan perisian Buku Vot Berkomputer dan tidak dapat membuat penyesuaian pada akhir bulan walaupun proses ‘restore’ dan ‘reconstruct’ diulangi beberapa kali. (ii) pegawai yang menjalankan tugas Buku Vot merupakan seorang pegawai pelantikan baru dan beliau belum mahir dalam tugas-tugas kewangan serta penggunaan perisian tersebut.
6
(ii) menghubungi pihak Bahagian Kewangan Kementerian untuk mendapat bantuan mengatasi masalah tersebut.
Pihak tuan akan dimaklumkan sebaik sahaja masalah ini dapat diatasi sepenuhnya. Sehingga itu, Kolej ini akan meneruskan pengendalian Buku Vot secara manual
Lampiran A Bil
Perenggan Audit 3.1
Isu/Teguran Audit Buku Vot Berkomputer Tidak Kemaskini (sambung)
Punca Masalah Yang Maklumbalas/Tindakan Susulan Dikenalpasti (iii) Kegagalan saya sendiri (iii) Pegawai yang menjalankan tugas kewangan akan sebagai Ketua PTJ untuk diberi latihan dalam hal-hal pengurusan kewangan memantau perkara ini. serta penggunaan perisian komputer yang releven bagi meningkatkan lagi pengetahuan beliau dalam mengendalikan kerja-kerja yang dipertanggungjawabkan. Sukacita dimaklumkan, pegawai berkenaan telah dicalonkan untuk menghadiri Kursus Kewangan yang akan dikendalikan oleh IAB Genting Highlands pada Januari 2003. Peluang yang sama akan diberi kepada pegawai-pegawai lain yang kurang berpengalaman dan dengan itu besarlah harapan Kolej ini bahawa masalah-masalah yang dibangkitkan oleh Jabatan Audit Negara dapat diatasi.
