Proiect managementul evenimentelor -Organizarea unui nunti-
Calugar Ovidiu MH an II
Descrierea locatiei
Amplasament : Hotel Opera Plaza, Restaurant Bellagio, Cluj Napoca, str. Traian Mosoiu nr 10-12
Contractarea evenimentului (nunta)
I s-a prezentat persoanei interesate localul, dupa aceea i s-au prezentat conditiile in care ar putea organiza nunt: - Meniu minim - 400 lei minim, - Numar personae minim - 100 persoane (in conditiile in care pretul meniului este cel minim), - Pachet inclus Muzica mecanica Fotografiat si Filmat Decorat sala - imbracat scaune, - baloane, - aranjamente pentru mese, - decorat intrarea la restaurant ( imbracat tavan si pereti in material, culori disponibile: alb, roz, albastru deschis sau combinatii) In continuare s-a verificat disponibilitatea restaurantului pentru data solicitata de client 26.05.2012. Data respectiva fiind libera si clientul dorind sa organizeze evenimentul la acest local s-a trecut la incheierea contractului intre client si societatea care administreaza restaurantul pentru a oferii o garantie fata de ambele parti referitor la inchirierea restaurantului pentru data de 26.05.2012. Suma ceruta pentru incheierea acestui contract de catre conducerea restaurantului a fost de 3000 ron , suma care constituie un avans pentru organizarea evenimentului. Alte elemente esentiale care erau mentionate in contract sunt urmatoarele: Cu minim 7 zile premergatoare evenimentului trebuie definitivate urmatoarele: meniul pentru eveniment numarul de persoane cu o marja de maxim 5%, ora la care va incepe evenimentul, culorile in care va fi decorate sala
Activitati premergatoare evenimentului
Dupa incheierea contractului si incasarea avansului, se anunta firma care se ocupa de decorarea restaurantului, a persoanei care se ocupa de filmat si fotografiat, a persoanei responsabile cu muzica mecanica. Pregatirile incep cu 7 - 10 zile inainte de evenimet. Astfel incat in data de 16.05.2012 s-au inceput pregatirile pentru nunta. Pentru decorarea restaurantului se ocupa o firma specializata cu care este incheiat un contract prin care indiferent
de zi in maxim 3 zile restaurantul este decorat conform intelegerii (imbracat pereti si tavan in material, baloane). In continuare se verifica vesela: Farfurie support, farfurie aperitiv, farfurie felul 1, farfurie felul 2, farfurie desert, salatiere, oliviere, suport fructe,suport alune/salatini,suport paine, cesti de cafea + farfurioara, pahar apa, pahar vin, pahar bautura spirtoasa, pahar sampanie Toate acestea s-au verificat pentru un numar de 100 locuri. La numarul acesta de persoane conform contractului se vor acorda 6 ospatari. Dupa aceea in zilele urmatoare s-a pregatit sala conform numarului de personae, 100 + 5% = 100~105 locuri. S-au pregatit 12 mese rotude a cate 9 persoane fiecare. Dupa decorarea restaurantului, aranjarea meselor conform numarului de persoane, se ia legatura din nou cu persoana care se ocupa de muzica mecanica si cu persoana care se ocupa de filmat si fotografiat. In continuare se comanda materia prima pentru prepararea meniului stabilit si a consumabilelor necesare. Cu o zi inainte de eveniment sala este in proportie de 90% pregatita, mesele si scaunele sunt aranjate, vesela pregatita, aparatura pentru muzica si filmat este montata, material necesara pentru meniu si consumabilele sunt receptionate urmand ca in ziua nuntii incepand cu ora 15:00 sa se pregateasca mesele (fete de masa, aranjat vesela, etc.) Personal Pentru un asemenea eveniment, nunta de 100 persoane, efectivul necesar de personal este urmatorul : - 2 bucatari - 1 ajutor bucatar - 2 femei de service - 6 ospatari - 1 sef de sala - Firma specializata pentru decorarea restaurantului - Firma specializata pentru filmat si fotografiat - Firma specializata pentru muzica mecanica. Seful de sala are datoria inainte de eveniment, in timpul evenimetului cat si dupa evenimet sa supravegheze si sa ajute la buna desfasurare a evenimentului. Seful de sala are datoria sa supravegheze ospatarii, bucatarii cat si firmele care presteaza servicii necesare evenimentului.
Costuri
-
-
cu personalul (6150) 2 bucatari(2 X 300) 1 ajutor bucatar(1 X 150) 2 femei de service (2 X 75) 6 ospatari(6 X 100) 1 sef sala (150) Firma specializata pentru decorarea restaurantului (2000) Firma specializata pentru filmat si fotografiat (1 500) Firma specializata pentru muzica mecanica (1 000) cu marfurile (mancare, bautura – 40 000 )
Adaosul mediu calculat la un asemenea eveniment este de 50% macare si bautura astfel incat la 100 persoane cu un meniu de 400 ron incasarile totale vor fii de 60 000 ron. - alte costuri (consumabile, casturi neprevazute 1 000) Costuri totale -67150 ron Dupa incheierea evenimentului in general a doua zi la 12:00 se achita contravaloarea intregului eveniment.
