ADMINISTRAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE COMPETIÇÃO E EVENTOS ESPORTIVOS Prof. Marcio Galhardo 2011
OBJETIVO DISCIPLINA
Proporcionar o conhecimento dos tipos, técnicas de organização e execução de eventos, caracterizando cada elemento e suas aplicações. Produção de eventos, hoje em dia é fundamental e vêm-se tornando cada vez mais essenciais à vida econômica das empresas. Competir com e até, eventualmente, a publicidade e a propaganda, assumir o papel de cartão de visitas voltado para o fechamento de negócios dos seus produtos e
OBJETIVO DISCIPLINA
Proporcionar o conhecimento dos tipos, técnicas de organização e execução de eventos, caracterizando cada elemento e suas aplicações. Produção de eventos, hoje em dia é fundamental e vêm-se tornando cada vez mais essenciais à vida econômica das empresas. Competir com e até, eventualmente, a publicidade e a propaganda, assumir o papel de cartão de visitas voltado para o fechamento de negócios dos seus produtos e
ORIGEM HISTÓRICAS
O evento nasce da capacidade criativa do homem (de transformação do meio) e da sua necessidade de estabelecer laços de sociabilidade. Acompanha-nos desde a antiguidade, atravessando diferentes períodos de desenvolvimento. Há registros, nas paredes das cavernas, deixados pelos primeiros grupamentos humanos, de celebrações envolvendo a fartura de caça em volta de uma fogueira. Antigo Egito, China, Grécia, Roma, Europa
CONCEITO EVENTOS
Busca por uma compreensão do que vem a ser evento, envolve uma variada gama de definições. Das mais simples, as mais complexas: ◦
◦
◦
1. Qualquer acontecimento relativamente importante. 2. Eventualidade. 3. Reunião social
DICIONÁRIO AURÉLIO
Em regra, evento designa um acontecimento de destaque, que ocorre em um local conhecido, com planejamento prévio e infra-estrutura adequada para uma determinada quantidade de pessoas participar. É uma ação profissional que se utiliza da pesquisa, do planejamento, da organização, da coordenação, do controle e da implantação de um projeto, visando atingir ao público alvo com medidas concretas e resultados projetados. Em essência, a idéia de evento remete aquilo que é eventual ou casual, o que foge à rotina, mas que é programado para reunir um grupo de pessoas. Ou simplesmente: “evento é uma reunião de pessoas com um mesmo objetivo”
A IMPORTÂNCIA DOS EVENTOS
Como ser social, o homem busca incessantemente formas de interação entre seus pares. E dentre os instrumentos mais efetivos para atingir esta sociabilidade estão os eventos. Por ser uma ação diferenciada, adaptável, itinerante, relativamente econômica e impactante, os eventos vem a cada dia conquistando maior espaço no planejamento de marketing
ENTIDADES REPRESENTATIVAS DO SETOR
ABEOC (Associação Brasileira de Empresas de Eventos); ABRACCEF (Associação Brasileira dos Centros de Convenções e Feiras); UBRAFE (União Brasileira dos Promotores de Feiras); COCAL (Confederação das Entidades Organizadoras de Congressos e Afins da América Latina); ICCA (International Congress and Convention Association);
CARACTERÍSTICA PRINCIPAIS
Aproximar o público da empresa e do produto; Associar a marca ao evento ou atividade, criando um residual de lembrança; Criar imagem favorável junto à opinião pública; Reduzir barreiras existentes geradas por fatos, acontecimentos e situações negativas ocorridas no mercado em virtude de problemas com produtos, fatores ambientais, culturais, sociais, etc;
BENEFÍCIOS DOS EVENTOS
Por meio de um evento tem-se a oportunidade de atrair a atenção do público de interesse. Eventos São eficientes instrumentos de comunicação que, em comparação com outras ferramentas, são munidos de uma série de vantagens: ◦
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Geração de divisas Mídia de permanência Aumento do nível de emprego Efeito multiplicador
BENEFÍCIOS DOS EVENTOS
Como mídia itinerante, permitem a entrada em novos produtos no mercados; Possuem alto impacto promocional e elevada atratividade junto ao público; Alavancam a promoção de marcas e/ou produtos; Fidelizam antigos clientes e conquistam novos, assegurando sua lealdade; Os eventos exercem uma enorme atração sobre as pessoas, pelo glamour que a atividade confere, pelas personalidades envolvidas, pela decoração escolhida, pela alimentação disponibilizada, pelos brindes oferecidos, pelo atendimento prestado, enfim, por toda a
EVENTOS SÃO MOMENTOS ÚNICOS Na vida das pessoas e o objetivo daqueles que os realizam deve ser deixar marcas altamente positivas e duradouras. Mas, organizar eventos é uma atividade que exige disciplina, organização, bom gosto, bom humor, facilidade de relacionamento e enorme jogo
CLASSIFICAÇÃO DOS EVENTOS 1. 2. 3. 4.
POR CATEGORIA POR ÁREA DE INTERESSE POR TIPO POR DIMENSÃO
POR CATEGORIA INSTITUCIONAL Evento que pretendo agregar valor e conceituar de forma positiva a imagem de uma empresa, entidade, órgão e governo;
PROMOCIONAL Evento que promove um produto e serviço de uma empresa, governo, instituição pública ou de uma pessoa
POR ÁREA DE INTERESSE
Artística Científica Cultural Cívica Política Governament al
Empresarial Lazer Social Religiosa Turística Folclórica
POR TIPO
Assembléia Aula Inaugural Aula Magna Banquete Café da Manhã Cerimônias Fúnebres Chá da Tarde Churrasco Coffee-break Colóquio Comício Concurso Conferência
Coquetel Curso Desfile Encontro Entrevista Coletiva Estudos de Caso Eventos Sociais Excursão Exposição Feira Festas Festival Fórum
Happy Hour Inauguração Jantar (Negócios) Jornada Lançamento Leilão Mesa redonda Mostra Noite de Autógrafos Painel Palestra Passeata Plenária Roda de
Salão Sarau Seminário Show Simpósio Torneio Treinamento Vernissage Videoconferê ncia Visita Visita/Open Day Workshop
POR DIMENSÕES 1. 2. 3. 4.
PEQUENO MÉDIO GRANDE PORTE MEGA EVENTO
Em relação a quantidade de pessoas Em relação ao tempo de duração Em relação a variedade de públicos Em relação aos custos envolvidos
O EVENTO ESPORTIVO Os eventos ligados ao ambiente esportivo são apenas um dos muitos tipos de eventos existentes. Destacam-se, entretanto, pela enorme visibilidade alcançada, por força da empatia e interesse que o esporte desperta universalmente.
EVENTO ESPORTIVO
Definição Fundamentalmente , o evento esportivo consiste na realização de modalidades esportivas, cada qual subdividida em categorias, nas quais se disputam títulos com a presença de um público torcedor.
Classificação Os eventos esportivos também comportam alguma especificidade na sua tipologia, sendo o seu gênero mais comum os eventos:
Olimpíadas Campeonato Torneio Taça ou Copa Festival Gincana Desafios
CLASSIFICAÇÃO DE EVENTOS ESPORTIVOS
Olimpíada: evento suis generis ; é ao mesmo tempo gênero e espécie (tipo) de evento, dado o seu caráter singular. É uma competição que reúne várias modalidades esportivas e consome alguns dias na realização das diversas categorias. Tem periodicidade própria (na origem é das mais antigas). Campeonato: forma de competição em que os concorrentes se enfrentam pelo menos uma vez e tem uma duração relativamente longa. Recomendável quando há disponibilidade de tempo e de recursos. Torneio: competição de caráter eliminatório, que é realizada em um curto espaço de tempo. Neste tipo
CLASSIFICAÇÃO DE EVENTOS ESPORTIVOS
Taça ou Copa: uma variável dos torneios ou campeonatos; com exceção dos eventos mais tradicionais (como a Copa do Mundo de Futebol), normalmente é utilizada para prestar algum tipo de homenagem ou promover algum patrocinador, associando sua marca ou produto ao nome do evento. Festival: atividade esportiva participativa e informal. Visa a integração e a promoção da modalidade, além de motivar os participantes e familiares. Gincana: atividade esportiva recreativa que conta com diversas estações criativas e/ou objetivos a serem atingidos. Voltada para o lazer. Desafios: atividade normalmente individual, que tem os processo de escala como referência. Exibição: atividade de performance individual ou coletiva, em que são valorizadas as destrezas do(s) participante(s), sem finalidade competitiva.
EVENTO ESPORTIVO NO TEMPO
Aspectos históricos A fonte clássica de referência para os eventos esportivos são os Jogos Olímpicos. Foram 1170 anos de Jogos, que começaram em 776 a.C e só terminaram no ano 393 d.C, quando a Grécia foi conquistada pelos Romanos. Credita-se a esta experiência histórica o formato convencional dos eventos esportivos com critérios organizacionais detalhados, servindo, deste modo, como fundamento para a maioria dos eventos esportivos que se seguiram na
EVENTO ESPORTIVO NO TEMPO
Marcos fundamentais O esporte, percebido e tratado como empreendimento, é produto de séculos de história. Gestores de todos os tempos buscaram maneiras de fazer do esporte uma atração para as massas ◦
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Egito – Lutas (1850 aC) Roma – Coliseu (1500 aC) Irlanda – Arremesso peso (1160 aC) China – Arco (530aC) Pérsia – Pólo (651) No Japão – Sumo (754) Inglaterra – Críquete (1520) França Tênis (1635)
ASPECTO HISTÓRICO
No Brasil, há diversos registros de eventos esportivos ainda nos idos colônias. Em 1641, no Recife, portugueses e brasileiros disputam torneios eqüestres para comemorar a trégua nas lutas contra holandeses e espanhóis. ◦
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Remo (1846) Natação (1898)
ELEMENTOS TÍPICOS
Para a realização de um evento é imprescindível o domínio de fundamentos mínimos de administração. Independente de sua natureza, tamanho ou importância, um evento, qualquer que seja, é sempre administrado. Improvisações de última hora, de pessoas sem o devido preparo podem comprometer não apenas o evento em si, como também a imagem da empresa e dos produtos ou serviços a ele (evento) circunstancialmente vinculados.
FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS
Administrar é fundamentalmente harmonizar um conjunto de processos básicos, de forma ordenada, na direção de objetivos previamente definidos. São, portanto, quatro as funções basilares da administração: ◦
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Planejamento Organização Direção Controle
As palavras chaves para quem administra são: técnica, criatividade, bom senso,
ETAPAS BÁSICAS DE UM EVENTO ESPORTIVO 1. Planejamento (pesquisa) 2. Pré-evento (organização) 3. Desenvolvimento (execução) 4. Pós-Evento (avaliação)
CARACTERÍSTICAS DOS EVENTOS ESPORTIVOS
Classificação (tipo) das competições Os eventos esportivos, antes preferencialmente institucionais, passaram a ter finalidades predominantemente econômicas (comerciais/promocionais) - com a intensificação das disputas pelo mercado, em face da concorrência e da crescente dependência das empresas
CALENDÁRIO ESPORTIVO
A idéia de calendário remete a um sistema convencional de dias, semanas, meses e anos, usado para a contagem do tempo e agrupamento de datas importantes às necessidades civis, religiosas e culturais das sociedades. A observação de critérios como: o período do ano, bem como a data específica, o horário, a freqüência, a duração e a intensidade de um evento estão diretamente relacionado às possibilidades
CALENDÁRIO DE EVENTOS
Por isso, é importante atentar para: 1. Não colidir com eventos cívicos ou religiosos, locais, regionais ou nacionais; 2. Não coincidir com outros eventos similares; 3. Não coincidir com outros eventos de grande porte; 4. Não confrontar com a grade de programação dos meios de comunicação; 5. Não desafiar hábitos, costumes e práticas locais;
O calendário internacional do esporte Olimpíadas
CALENDÁRIO DE EVENTOS
Calendário brasileiro do esporte No Brasil, o calendário esportivo segue um critério mais local, adequado aos costumes da região, interrompendo-se com mais freqüência ao final do ano, (embora também privilegiando os finais de semana) mas regrando-se principalmente pela organização das
LOCAL
A localização geográfica do evento, bem como as suas características físicas (estrutura) são igualmente importantes para o êxito da atividade. O lugar (região) que abrigará a competição bem tem tanta relevância quanto o tipo de local (ambiente) que abrigará as disputas. Sem medo de exageros, devese pensar que é no lugar e local determinado que uma batalha irá ocorrer, mesmo que a luta seja
ESCOLHA DO LUGAR E LOCAL DO EVENTO DEPENDE
Objetivos e porte do evento Condições econômicas dos participantes Facilidades de acesso Condições turísticas Condições de hospedagem Concentração local dos participantes Custo x benefício
TIPOS DE ESTRUTURAS DE EVENTOS
Arenas Estádios Ginásios Quadras Piscinas Pistas Parques Ruas
PÚBLICO
Público, para efeito esportivo, é qualquer grupo de aficionados que tenha um interesse real ou potencial ou que possa causar impacto ou até impedir a capacidade de uma empresa de atingir seus objetivos com o evento esportivo. O público-alvo se define a partir de critérios de segmentação de mercado, que é o resultado da divisão de um mercado em pequenos grupos. Este processo é derivado do reconhecimento de que o mercado total representa o conjunto de grupos com características distintas, que são chamados
PÚBLICO Além de possibilitar o bom relacionamento com consumidores e clientes, os eventos esportivos, dado seu caráter universal, alcançam um grande número de públicos interessados e outros potenciais formadores de opinião; são eles: 1. Organizações: acionistas, fornecedores e revendedores; 2. Lideranças comunitárias; 3. Governo e políticos; 4. Associações e sindicatos; 5. Veículos de comunicação; Funcionários;
CRITÉRIOS BÁSICOS PARA A CONFORMAÇÃO DO PÚBLICO ALVO SÃO: 1. 2. 3. 4.
Geográfico Demográfico Psicográfico Comportamental
MODELO DE SITE
O regulamento de uma competição esportiva se constitui na peça fundamental para um desenrolar justo, organizado e dinâmico da mesma. O regulamento deve observar as seguintes características: ◦
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Objetividade Precisão Clareza Abrangência
Estrutura básica de um regulamento: ◦
Histórico ou justificativa
Descritivo da competição ◦
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Objetivo Participantes Categorias Programa Direção (do evento) Datas, locais e horários Fases de disputa Sistemas de disputa
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Normais disciplinares ◦
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Inscrições ◦
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Data e local Numero de inscritos por modalidade Especificações para cada modalidade
Arbitragem Penalidades Recursos
Premiação ◦
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inscrição Valor de inscrição
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Direitos dos participantes Relação de prêmios Aspectos gerais Cerimônia de abertura e encerramento Atividades especiais
PLANEJAMENTO
“O homem sábio antecipa o que o futuro lhe trará, observando as experiências do passado” (Sófocles)
O planejamento é fator decisivo para o desenvolvimento de qualquer atividade, pois permite a definição dos objetivos, a racionalização dos meios e o gerenciamento das funções necessárias a implantação do projeto. Sem um planejamento adequado, as decisões acabam entregues ao improviso, as incertezas e
empreendimento. Ao planejar, sistematiza-se as soluções, gerando economia. Conceituando-se corretamente um evento e adequando-o ao objetivo do cliente, parte do sucesso já está garantido. Caberá a cada organizador, utilizando sua capacidade de coordenação e bom senso, ajustá-lo aos meios e condições disponíveis para o tipo e tamanho do evento que se está desenvolvendo.
TIPOS DE PLANEJAMENTO
Quanto à natureza: Estratégico, Tático, Operacional;
Quanto aos objetivos e metas organizacionais: Permanente, Único; Quanto ao tempo: Longo prazo, Médio prazo, Curto prazo;
Aspectos que diferenciam os tipos de planejamentos: Nível das decisões; Dimensão temporal, Amplitude de efeitos.
REGRAS PARA UM PLANEJAMENTO IDEAL
O que eu temo não é a estratégia do inimigo, mas os nossos erros” (Péricles); Quanto mais
apurado for o planejamento, mas efetivas as chances de sucesso do empreendimento; Mas não existe uma maneira única de planejar. Em verdade, se faz isso o tempo inteiro, ainda que nem sempre adequadamente; A observação de algumas regras básicas pode ajudar bastante no processo: Deve ser feito SEMPRE com antecedência; Estruturado de acordo com realidade para quem está se organizando; Compatível com os recursos disponíveis; Orientado por objetivos pré-estabelecidos,
REGRAS PARA UM BOM PLANEJAMENTO
Dentre as técnicas usadas, a mais importante é a PDCA . Todo gerenciamento de processo consiste em estabelecer a manutenção nas melhorias dos padrões organizacionais, que servem como referências para o seu gerenciamento. O método visa controlar e conseguir resultados eficazes e confiáveis nas atividades de uma organização. É um eficiente modo de apresentar uma melhoria no processo. Padroniza as informações do controle da qualidade, evita erros lógicos nas análises, e torna as informações mais fáceis de se entender. O ciclo é composto por quatro fases básicas: ◦
◦
◦
◦
Planejar Executar Verificar Atuar corretivamente
PDCA
O ciclo PDCA foi desenvolvido por Walter A. Shewart na década de 20, mas começou a ser conhecido como ciclo de Deming (W.E. Deming) em 1950, por ter sido amplamente difundido por este, sobretudo no Japão. E uma técnica simples que visa o controle do processo, podendo ser usado de forma continua para o gerenciamento das atividades de uma organização. A partir desta técnica, as atividades que a integram, dentre as quais, o planejamento consiste na aplicação de múltiplas ferramentas –que dado seu grande número e uso amplo e variado não serão analisadas -para sua elaboração. Como ferramenta auxiliar na utilização do PDCA, principalmente na fase de planejamento, aplica-se preferencialmente o método 5W 2H . 1. 2. 3. 4. 5.
O que: (what) qual ação vai ser desenvolvida? Quando: (when) quando a ação será realizada? Por que: (why) por que foi definida esta solução (resultado esperado)? Onde: (where) onde a ação será desenvolvida (abrangência)? Como: (how) como a ação vai ser implementada (passos da ação)?
O PLANEJAMENTO
É um processo, não se esgota nunca. Deve, ao contrário, percorrer o evento do começo ao fim, obedecendo a um fluxo contínuo, que estará sempre se renovando ou sendo atualizado conforme as etapas vão sendo alcançadas, descartadas ou reavaliadas. Em uma fórmula mais sucinta, mas nem por isso menos
PLANEJAMENTO DE EVENTOS DEVE CONTEMPLA AO MENOS TRES VARIÁVEIS PLANEJAMENTO E PROJETO
1 – ANÁLISE SITUACIONAL
A base de um bom planejamento é o conhecimento apurado do maior número possível de informações sobre o universo em que se está atuando. O investimento para compreendê-lo não pode ser relevado, sob risco de comprometer a efetividade do empreendimento, qualquer que seja a área de atividade. Para fundamentar esta etapa do planejamento é imprescindível o emprego de pesquisa de mercado, direcionadas principalmente a revelar o panorama macro e micro ambiental do mercado em que se está operando. Sua ênfase deve recair principalmente sobre: ◦
Proposta temática do evento (ideal)
2 – ANÁLISE DE VIABILIDADE Para avaliar o potencial de realização do evento, uma
técnica relevante (sobretudo no sentido de definir as metas e os objetivos do empreendimento esportivo) é a análise SWOT. A despeito de ser uma poderosa ferramenta de planejamento estratégico (os especialistas recomendam que seja realizada ao menos uma vez por ano), por sua simplicidade pode ser aplicada na análise de qualquer tipo de cenário –de um simples jogo de sinuca a uma etapa da F1. A sigla SWOT, vem das iniciais das palavras inglesas (forças), (fraquezas), Strenghts Weaknesses Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças), pois são estes justamente os pontos a serem analisados por esta técnica –que, não obstante a terminologia contemporânea, já era utilizada há mais de três mil, por Sun Tzu: “Concentre-se nos pontos fortes, reconheça as fraquezas, agarre as oportunidades e proteja-se contra as
3 – LEVANTAMENTO DE ASPECTOS TÉCNICOS E OPERACIONAIS
Por fim, outro decisivo mecanismo de viabilização, para a organização do evento esportivo é a planificação dos recursos de ordem técnica e operacional, necessários a concretização do projeto. As necessidades do um evento são em quantidade sempre proporcional ao seu porte. Quanto maior o evento, mais complexas, minuciosas e imperativas são as providências que precisam ser tomadas para garantir o funcionamento adequado do mesmo.
EM LINHAS GERAIS, AO MENOS TRÊS VARIÁVEIS DE RECURSOS PRECISAM SER PLANEJAMENTO E PROJETO
PROJETADAS
1- RECUROS MATERIAIS
Todos os produtos necessários às etapas de operacionalização do evento, com informações sobre a quantidade e qualidade (tipo, modelo e padrão). Material de expediente e secretaria Material de participante Material gráfico Material para imprensa Equipamentos e materiais para projeção Equipamentos e materiais para sonorização Incluem-se, ainda, nestas projeções, toda estimativa da infra-estrutura técnica, arquitetônica, urbanística necessária –no caso dos grandes
2 – RECURSOS HUMANOS
A estimativa de quantos e de quem são os (perfis) profissionais necessários para a concretização do evento não é simples. O organograma deve levar em consideração não apenas os responsáveis pela organização, mas também aqueles necessários à execução do evento no dia de sua realização. E, quase sempre, quando se incorpora pessoas que não fazem parte das equipes internas (da organização) faz-se necessário investir em treinamento, principalmente daqueles que estarão lidando diretamente com o público. A organização de eventos é invariavelmente trabalhosa e exige grande responsabilidade. Acontece “ao vivo” e qualquer falha comprometerá o
3 – RECURSOS O FINANCEIROS orçamento é uma peça básica do evento, cuja previsão será definitivamente confirmada após o levantamento de todos os custos
necessários. Estes deverão ser apresentados normalmente em três propostas (cotações) para cada necessidade (para estudo, avaliação e aprovação) –as quais deverão cobrir as projeções de gastos com todos os recursos materiais e humanos (supracitados). Custos fixos e Custos variáveis As fontes de despesa podem ser: locações, contratações, promoções, compra de mailing, cartas e envios postais, material impresso, decoração, convidados, transportes, diversão, anúncios, hospedagem, alimentação, etc. Para formular os custos necessários a realização do evento, deverão ser considerados todas as informações obtidas com o planejamento, como: duração, número de participantes, lugar, tipo de evento, convidados, etc. Variam também de acordo com as cargas tributárias incidentes (impostos), complexidade do empreendimento, temporada em que estiver se realizando (turística, por exemplo). Deve ser feito detalhadamente, orçando-se tudo. As receitas podem ser: recursos preexistentes; taxas de inscrição/ingresso; cotas de patrocínio; auxílio governamental; doações/permutas;
4 – PRÉ-EVENTO
Se o planejamento é a etapa mais importante, e, portanto, a mais demorada do processo da organização de eventos, a que se segue é crucial para testar a viabilidade das projeções traçadas. Trata-se do pré-evento ou fase de testes, que é o espaço de tempo que medeia da idealização à realização. Processo intenso e trabalhoso, porém indispensável. Para que o evento ganhe corpo é necessário que as atividades sejam divididas lógica e funcionalmente, para que cada profissional especializado fique responsável por determinados assuntos e tarefas. Essa divisão é a primeira etapa da montagem do evento, que começará a materializar as definições e ações
COMISSÃO ORGANIZADORA
PROJETO DE EVENTOS
COMISSÃO ORGANIZADORA A comissão organizadora do evento poderá ter formatos diversos que variam de acordo com o tipo de evento que se pretende realizar. Sua posição é sempre nuclear no empreendimento, ainda que possa terceirizar a tarefa para empresa promotora especializada e apenas acompanhar o mesmo, supervisionando.
A comissão organizadora opera em torno de múltiplas equipes de trabalho, divididas por áreas de especialidade estratégicas, traçando objetivos de médio e curto prazo (e sempre cobrando resultados), deixando a par todas as áreas envolvidas no evento, garantindo o alinhamento que o mesmo deve seguir. Estruturar fisicamente o evento é uma parte que exige grande atenção. Além de ser cansativa e detalhista é
SÃO TAREFAS DA COMISSÃO ORGANIZADORA
1. Definição de normas e procedimentos 2. Reuniões para distribuição de tarefas 3. Cronograma “Calendarização” e 4. 5. 6. 7.
alocação de recursos Criação de listas de verificação específicas Gestão de informações e processos Contatos com fornecedores e prestadores de serviços Presta, ainda, suporte técnico ao empreendimento como um todo,
COMIT DE LOG STICA (ADMINISTRATIVO FINANCEIRO) Operam sob a estrutura Responde pela
disponibilização do material de apoio e da infra-estrutura de serviços e produtos necessários ao andamento do evento. Organiza os fluxos de distribuição dos recursos, com base no planejamento das atividades: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Recursos humanos Recursos materiais Recursos financeiros Transportes Alimentação Hospedagem
logística aparatos de coordenadoria, que uma vez estruturados passarão a responder de forma direta ou indiretamente a uma supervisão geral, no transcurso do evento: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Secretaria geral Coordenação apoio (geral) Coordenação técnica Coordenação de solenidades Coordenador de modalidades Coordenação de convênios Coordenador de transportes Coordenador de hospedagem e alimentação
COMITÊ DE COMUNICAÇÃO MARKETING
Cuida do processo de divulgação do evento, estabelecendo as ferramentas necessárias a explorar o máximo potencial de visibilidade para o empreendimento. Compreende, dentre outras responsabilidades: 1. 2.
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Elaborar a estratégia de comunicação Cuidar dos aspectos formais das comunicações escritas Estabelecer contatos pessoais com patrocinadores e convidados Escolha adequada de meios (critérios de admissibilidade e de custo) Divulgação do evento Coordenação das assessorias de imprensa e relações públicas Contratação de publicidade paga Produção de cartazes, mala direta, Construção de site (internet)
Atuam de forma subordinada ao comitê de comunicação, os núcleos responsáveis diretamente pelas relações com os parceiros comerciais, imprensa e público: 1. Assessoria de comunicação e marketing 2. Assessoria de imprensa 3. Assessoria de relações públicas
COMITÊ DE COMERCIALIZAÇÃO (VENDAS)
Dedica-se a tarefa de captação das fontes de receitas vislumbradas no planejamento, desenvolvendo esforços de negociação das propriedades disponíveis para exploração comercial do evento. Desenvolve sobretudo: ◦
◦
Prospecções de mercado Elaboração de propostas Formalização de contratos Delineamento de parcerias
“Administrar eventos é administrar pessoas”
Administração eficiente é uma das vias que conduzem ao objetivo de empresas e entidades. Não é diferente com um evento. O gestor deste tipo de atividade, mais do que responsável por fazer planos e organizar os objetivos do empreendimento, também está incumbido da tarefa de dirigir e controlar as operações, por meio do esforço conjunto dos colaboradores alocados em funções específicas.
Citação
“Administração
consiste em orientar, dirigir e controlar os esforços de um grupo de indivíduos para um objetivo comum”
(William Newman).
DESENVOLVIMENTO DO EVENTO
VARIÁVEIS DE TÉCNICAS
Para lidar com a tarefa de gerir um evento esportivo, é preciso saber operar cinco variáveis básicas da Teoria Geral da Administração. 1. 2. 3. 4. 5.
Tarefas Estruturas Relações pessoais Ambiente Tecnologia
Fatores básicos da organização administrativa: 1. Autoridade 2. Responsabilidade 3. Divisão do trabalho
Tipos ou classificações da organização administrativa: 1. Organogramas 2. Fluxogramas
Objetivos principais da atividade administrativa:
FERRAMENTAS DE DIREÇÃO EMPRESARIAL
a) Ordens ou instruções b) Motivação c) Comunicação d) Coordenação e) Liderança f) Tomada de decisões Características do controle administrativo: ◦
◦
◦
Maleabilidade Instantaneidade correção
PERFIL ADMINISTRADOR
ADMINISTRAÇÃO
O perfil ideal do organizador ou do profissional de eventos deve comportar algumas características essenciais, que capacitam o sujeito para a função: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
Cultura geral, combinada a conhecimentos específicos; Permanente curiosidade intelectual; Amplo embasamento teórico -teoria aliada à prática; Boa expressão verbal -noções de oratória; Capacidade gerencial -saber planejar, liderar e executar; Dominar técnicas de redação – idéias abstratas devem se traduzir em palavras, atingindo maior número de pessoas; Gostar de gente –lidar com o público é indispensável; Capacidade de trabalho em equipe: em eventos trabalha-se com pessoas para pessoas; importante entender a psicologia humana; Dominar regras de comportamento social; Ser prestativo, sem ser servil; Desenvolver gosto estético –do coletivo e não individual; Saber ouvir –e fazer auto-crítica; Ser persuasivo –ter habilidade para vender uma idéia, convencer pessoas com argumentos sólidos e tangíveis, e não de maneira imperativa;
PRODUÇÃO EXECUTIVA DE EVENTOS ESPORTIVOS
O objetivo central do evento esportivo é a sua realização da forma mais harmônica e estável possível. Mas, as projeções e a preparação prévia serão confrontados com a realidade prática do próprio acontecimento, que inevitavelmente reservará circunstâncias e imprevistos de toda ordem. Compete a organização aplicar o empenho necessário para manter a operação em funcionamento, através do staff constituído para tal fim. A finalidade do evento é cumprir-se. O compromisso dos organizadores é viabilizá-lo. O modelo estrutural de organização do evento obedecerá a um critério de repartição de responsabilidades
FUNÇÕES, COM AS SEGUINTES CARACTERÍSTICAS
Supervisão geral: comandar ações com responsabilidade integral, compra, venda e empréstimos de materiais, convênios, membros, funcionários, contratos, correspondência, reuniões, prazos, relatório final; Assessoria jurídica: elaborar e aprovar contratos, regulamentos e códigos, código disciplinar, comandar trabalhos de justiça desportiva, acompanhar reuniões, representar judicialmente os organizadores; Assessoria de comunicação e marketing: contatos com os meios de comunicação, definição de acordos de patrocínio, apoio e permutas, relação com gráficas de impressão regulamentos, súmulas, ficha de inscrição; Assessoria de imprensa: cadastro da imprensa local, divulgação integral do evento, mala direta, central de notícias sobre o evento, administração sala de imprensa, trabalho de fotografia e filmagem do evento, cobertura jornalística; Relações públicas: representar a organização em atividades sociais, receber e encaminhar membros das equipes, organizar recepção, preparar homenagens, enviar convites, envio de ofícios de agradecimento; Comitê financeiro: serviços de tesouraria, recebimentos de
Secretaria geral: suporte administrativo a todas as comissões, protocolo e arquivo de documentos, ofícios, cartas, memorandos, convites, comunicados, atendimento de telefone e fax, controle de material de escritório e informática; Coordenação geral: contratação e controle de pessoal ou de serviço terceirizado, controle de uniformes das equipes da organização, crachás, equipe de sonorização, policiamento ou segurança particular; Coordenação técnica: especificação das premiações, contratos de arbitragem, regulamentação geral, comando coordenadores de modalidade, recebimento e cadastramento de inscrições, triagem dos dados dos competidores, checagem de tabela de jogos e provas (coordenador modalidade), estatística dos resultados, enviar tabela de jogos a coordenação geral, controle de súmulas, programação e realização das fases finais; Coordenação de solenidades: local do congresso técnico, realização do cerimonial de abertura e encerramento, entrega de premiação, podium, bandejas de medalhas, esquema de emergência no caso de chuvas, som, mastro, bandeira, locais p/ autoridades, localização de participantes nas solenidades, seleção musical, apresentador, desfile (croquis), placas de identificação;
Coordenador de modalidades: contatos Ligas e federações, equipe de arbitragem, apresentar relação de materiais, regulamentação, fichas de inscrição, súmulas, sistema de disputa, tabela de jogos, locais e horários competições e treinamento, levantamento de dados estatísticos, registrar perda de materiais; Corpo de representantes: conferir documentação de atletas, encaminhar ocorrências, retirar materiais necessários, definir escala de serviços, comparecer com antecedência as instalações, supervisionar e não permitir pessoas estranhas no banco de reservas, verificar segurança, súmula; Coordenador de transportes : comandar frota de veículos, escala de transportes, planta e croqui da cidade, veículo para emergência; Coordenador de hospedagem e alimentação : relação de hotéis e restaurantes, reservar acomodações, preparar alojamentos e cozinha, relacionar material de cozinha, almoxarifado, regimento interno, nutricionista, horários de refeições, segurança; Equipe médico-hospitalar: equipe médica, fisioterapêutica e medicamentos, atendimento médico de urgência, manual de procedimentos, contato com hospitais, corpo de bombeiros; Equipe operacional: montagem, desmontagem, conserto, reparo, manutenção, limpeza, vigilância; Equipe de arbitragem: escalas de árbitros e auxiliares, uniformidade, antecedência, responsabilidade para aplicar as regras, regulamentos e normas, isenção de comentários, verificar necessidade de reparos;
Uma das características mais interessantes dos eventos esportivos é a possibilidade de o patrocinador, sua marca ou seu produto tornarem-se partes integrantes da experiência, da identificação e das emoções vividas pelos torcedores, durante a realização de uma dada competição esportiva. Ao associar a imagem do empreendimento às marcas que investiram na sua realização, formasse um elemento decisivo na estratégia de valorização, divulgação e se necessário, rejuvenescimento das empresas e de seus produtos e serviços. Para coroar de êxito tal experiência, dando legitimidade e concretude aos objetivos eventualmente alcançados, é fundamental que os organizadores consagrem tempo e esforços
ELABORAÇÃO DE RELATÓRIOS
Existem formulas bastante plurais de confeccionar relatórios de avaliação de eventos. Das mais simples às mais sofisticadas, as possibilidades irão variar em função da dimensão do empreendimento, no nível de competência dos envolvidos, dos recursos alocados para a finalidade, dentre outro fatores.
RELATÓRIO GERAL
A proposta básica do relatório é reunir, ao final de cada evento, uma gama de variáveis com a avaliação dos resultados obtidos. Tudo que tenha ocorrido de relevante poderá interessar à confecção do relatório. O que determinará a inclusão ou a supressão de informações é o objetivo dos organizadores.
NECESSÁRIO
TÓPICOS DO RELATÓRIO GERAL
Pesquisa inicial Memorial do projeto Membros do comitê organizador Patrocínios e convênios Relação de participantes Regulamentos, códigos e normas técnicas Locais das competições e demais atividades Tabela de jogos e resultados Relação de vencedores e premiados Classificação final
Registro de cerimonial e apresentações artísticas Material gráfico e outros formatos de divulgação Prestação de contas Custo estimado e final Bens adquiridos Cronograma e execução Ofícios e cartas de agradecimento Clipping (eletrônico e impresso) Pesquisas de avaliação (satisfação, recall)
PRESTAÇÃO DE CONTA
A supervisão financeira terá administrado os fluxos de recursos econômicos do evento, perpassando todas as fases do trabalho de organização, desde o período anterior, de planejamento, passando pela sua execução, até finalizá-lo. Seu papel é crucial no fechamento e avaliação de toda a empreitada. Da supervisão financeira e sua administração resultam as condições
Itens do relatório de contas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Entradas e saídas Saldo bancário Contas a receber Contas a pagar Notas fiscais Tributos Resumo financeiro (balanço)
CARTA DE AGRADECIMENTO Outro mecanismo importante de conclusão do evento
é a formalização, através de ofícios solenes, dos agradecimentos a todos aqueles que, de alguma maneira contribuíram para sua realização. Da equipe de colaboradores aos participantes, dos prestadores de serviços aos patrocinadores, enfim, o retorno conferido aqueles que colaboraram para a efetivação da atividade não pode faltar. O formato, bem como o conteúdo do documento que irá exteriorizar o agradecimento é variável. De uma simples carta manuscrita (com o papel timbrado do evento) a recursos mais elaborados, como vídeos editados (com as imagens do evento), álbuns de fotos ou mesmo algum outro tipo de lembrança (de um bom presente a um simples souvenir) o objetivo é registrar a importância daquele a quem se está agradecendo para o sucesso do
A QUEM SE AGRADECE? 1. 2. 3. 4. 5.
Autoridades Participantes Colaboradores (equipes de trabalho) Prestadores de serviço Patrocinadores, apoiadores e demais parceiros 6. Imprensa
AVALIAÇÃO DA QUALIDADE
De certa forma, um evento começa com uma pesquisa e termina com outra. E embora as propostas de uma e outra sejam distintas, ambas acabam conferindo ao organizador, subsídios fundamentais a realização do evento. Uma pesquisa visa a construção de conhecimentos, que tem como metas principais gerar novos conhecimentos e/ou corroborar ou refutar algum conhecimento pré-existente. É basicamente um processo de aprendizagem tanto do indivíduo que a realiza quanto do empreendimento no qual esta se desenvolve. A principal razão que atende a pesquisa de avaliação final do evento é corroborar de maneira instrumental os acentos e erros do evento, podendo ainda se voltar para delinear novas perspectivas de ação para iniciativas futuras.
