Nota Ms Excel Asas

2009 FASLITATOR FASLI TATOR SCHOOLNET SEKOLAH KEBANGSAAN SERI SEKAMAT, BATU 12 ½,JALAN CHERAS KAJANG, 43000 KAJANG, SELANGOR

M I CR OSOF T EXCEL

KURSUS KOMPUTER

[Kursus Komputer -ICT]

Microsoft Excel-Asas

PENGENALAN Microsoft Excel adalah adalah helaian kerja yang sangat mudah untuk digunakan. Ianya Ianya terhad kepada (Dat abase) & Grafik (Graphics). tiga aplikasi iaitu Helaian Kerja (Spr (Spr eadsheet) eadsheet) , Database (Dat SKRIN MS EXCEL

A. B. C. D. E. F. G. H. I. J. K.

Program Bar – menun jukkan program yang sedang digunakan. Menu Bar – menu di mana arahan disimpan. pintas arahandigunakan. arahan -arahan yang kerap digunakan. Standard Toolbar – ikon pintas arahan -arahan berk aitan dengan format. Formatting Toolbar – ikon pintas arahanFormu la Bar Bar – menun jukkan kandun gan sel aktif. Rujukan Sel – menun jukkan lokasi sel aktif. aktif. Skrol Bar Menegak – bergerak k e atas atau atau ke bawah. bawah . Skrol Bar Melintang – untuk bergerak ke k iri atau atau ke k anan. Helaian Lembaran – helaian lembaran kerja. Lajur (A, B, C, …) & Baris (1, 2, 3 , …) Sel Aktif – sel yang sedang digunakan.

A. Program Ba Barr

B. Menu Bar

J. Lajur

C. St St anda andarr d t oolbar

E. Form ula Bar

D. Form Form at t ingt oolbar oolbar

F. Ruj Rujuk ukan an s sel el G. Skr Skr ol Bar Menegak Menegak K. Sel Sel akt if

H . Skr Skr ol Bar Melint ang ang J. Baris

I. Helaian Lembaran

[Faslitator SchoolNet -SKSS]

Page 2



MEMULAKAN EXCEL 1. Klik butang St ar t 2. Pilih Program Microsoft Office

Micr osoft Excel

KEKUNCI PENGGERAK Kekunci penunjuk

Menggerakkan 1 sel mengikut arahan penunjuk

F5 (Go To)

Pergi kepada sel alamat yang tertentu

END (Arrow)

Menggerakkan penunjuk sel ke penghujung skrin

HOME

Bergerak ke permulaan baris

CTRL + HOME

Bergerak ke permulaan baris

PgUp, PgDn

Menggerakkan 1 skrin ke atas / ke bawah

ALT + PgUp, PgDn

Menggerakkan 1 skrin k e kiri / ke kanan


Page 3



KEMASUKAN DATA Anda mesti memilih sel sebelum men aip atau atau meny unting data data di dalam helaian kerja

1.

Number Nombor boleh mengandungi aksara numerik (0 -9) dan aksara istimewa (seperti + - ( ) / )

2.

Dat es and Ti mes :a/p/am/ am/pm pm Time For mu la : 00 :a/p/ Dat e Formula: Contoh:

= DATE (DD, MM, YY) Date(01,08,94) Hasil : 1/8/94

* Tarikh hari ini: * Masa semasa:

CTRL + CTRL + SHIFT +

3.

Text Data teks selalunya berada pada justifikasi justifikasi kiri, anda boleh memasukkan seh ingga 255 aksara di dalam sel

4.

Formula Anda boleh gunakan formula untuk melakukan operasioperasi -operasi seperti tambah, tolak, to lak, perbandin gan ke atas nilai nilai didalam didalam he laian kerja -

“ + “ : menandakan formula sedia untuk digunakan

MEMADAMKAN KANDUNGAN DI DALAM SEL 1. Tandakan julat sel dengan menggun menggunakan akan Shi Shi f t + Kunci Penunjuk Clear 2. Klik Edit


Page 4



MENYUNTING / MENUKAR DA TA DI DALA M SEL 1. 2. 3. 4.

Letakkan penu njuk sel di tempat data data di dalam sel yang ingin ditukar Tekan F2 Lakuk an pembetulan Tekan kekunci Ent er bila selesai

MENYIMPA N FAIL / HELAIA N BARU 1.

Klik File

Save

2. Masukkan nama fail di kotak Fil e name name 3. Pilih folder atau pemacu cakera untuk meny impan dari kotak Save in 4 . Klikkan butang Save


Page 5



MENYIMPAN FA IL / HELAIAN DENGAN MENGGUNAKAN NAM A YANG BARU 1. Klik File Save As 2. (ikut langkah langkah 2 – 4 sep erti di atas)

MENUTUP FAIL DAN MENGOSONGKAN SKRIN ATAU HELAIAN YANG ADA Close 1. Klik File 2. Jika terdapat sebarang perubahan yang anda lakukan pada buku kerja tersebut yang belum disimpan, Microsoft Excel akan menanya sama ada anda ingin menyimpan sebarang kerja yang masih belum disimpan 3. Klik butang Yes jika anda ingin menyimpan nya dan butang No jika tidak


Page 6



KELUAR DARI MICROSOFT EXCEL 1. Klik File Exit 2. Jika terdapat sebarang perubahan yang anda lakukan pada bukukerja tersebut yang belum disimpan, Microsoft Excel akan menanya sama ada anda ingin menyimpan sebarang kerja yang masih belum disimpan 3. Klik butang Yes jika anda ingin menyimpan nya dan butang No jika tidak


Page 7



MENGIRA MENGIRA JUMLA H DI DALAM EXCEL 1.

Letakkan kursor di sel yang ingin diletakkan jumlah (Cth:B9)

2.

Klik butang Aut o Sum Sum

3.

Klik tanda

dari bahagian atas skrin

atau tekan ₃berwarna hijau dari k otak formula atau

Ent er

MENGIRA MENGIRA PURATA DI DALAM EXCEL 1.

Letakkan kursor di sel yang ingin diletakkan purata (Cth : B10)

2.

Klik butang Insert Insert Functi Functi on

dari bahagian atas skrin

3. Pilih AVERAGE dar i kotak Funct Funct i on Name Name 4 . Klik butang OK


Page 8



Masukkan data bagi mendapatkan purata di dalam kotak Number 1 (caranya sama ada menaip sendiri alamat sel atau klik sel B2:B8)

5.

6.

Klik butang OK bagi mendapatkan jawapannya

LATIHAN 1 Kira nilai jumlah dengan menggunakan butang Aut oSum oSum dan nilai purata menggunakan butang

Insert Insert Functi Functi on A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Isnin Selasa Rabu Khamis Jumaat Sabtu Ahad Jumlah Purata

B Minggu 1 4 60 6 20 5 00 7 00 1100 1500 80


C Minggu 2 4 50 640 480 7 05 1200 1490 8 50

D Minggu 3 440 6 60 4 60 7 10 1300 1480 9 00

E Minggu 4 4 30 68 0 440 71 5 1400 1470 950

F Jumlah

G Purata

Page 9



MENGAMBIL BUKU KERJA YA NG DISIMPAN Open 1. Klik File 2. Tukar drive kepada data dri dri ve dan pilih nama fail yang anda mahu

MEMILIH SEL ATAU JULAT

A.

MEMILIH SEL •

Klik sel yang mahu dipilih

C. MEMILIH JULAT SEL •

Tujukan k epada julat sel yang pertama pertama dan gerakkan ke pada sel yang terakhir

D. MEMILIH KESELURUHAN LAJUR ATAU BARIS •

Klik pada kepala baris atau lajur untuk memilih keseluruhan lajur atau baris. Gerakkan kepala baris atau lajur jika anda mahu memilih lebih dari satu lajur atau baris


Page 10



MEMIL IH SEMUA SEL 1.

Klik pada butang Select All

MEMILIH SEL ATAU LAJ UR YANG TIDAK BERUBAH 1. Pilih sel atau julat yang pertama. 2. Tekan butang Ctrl 3. Klik atau gerakkan untuk menambah sel atau lajur lajur yang dipilih

MENGULANG DATA Cara 1 1. Pilih julat kawasa n untuk dipenuhkan

2.

Taipkan data tersebut dan tekan Ctrl Enter

Cara 2 1. Taipkan data ke dalam sel pertama 2. Gerakkan fi le hand handle le sehingga sel terakh ir di dalam julat ulangan


Page 11



MEMINDAH ATAU MENYALIN DATA DI DALAM HELAIAN HE LAIAN KERJA Cara 1 1. Pilih sel yang mahu diubah 2. Tekan bahagian kanan tetikus apabila menggerakkan sempadan ke tempat yang ingin diletakkan 3. Apabila tetikus dilepaskan, menu akan dipaparkan ber sama dengan arahan

4.

Pilih arahan yang sesuai dari menu tersebut

Cara 2 1. Pilih sel atau julat yang ingin disalin diubah 2.

Klik Ct rl C dan gerakkan moving box ke permulaan untuk lokasi yang baru (Jika anda ingin menyalin, anda mesti tekan Ctrl apabila menggerakkannya)

MEMINDAH ATAU MENYALIN KE DALAM HELAIAN ATAU APLIKASI 1. Pilih sel atau julat yang mahu diubah atau disalin 2. Klik

EditCut

atau klik pada butang Cut

memindahkannya dan klik EditCopy atau butang Copy menyalinnya 3.

dari toolbar jika anda mahu jika an da mahu

Gerakkan ke posisi yang baru (dibenarkan di dalam helaian kerja yang sama atau helaian

kerja yang lain atau aplikasi yang berlainan) dan k lik Edit Paste atau butang Past e di toolbar


Page 12



MENGOSONGKAN DAT A ATAU HELAIAN KERJA A. MENGOSONGKAN MENGOSONGKAN SEL ATAU JUL AT SEL • •

Pilih sel atau julat yang mahu dikoson gkan Kemudian tekan Delete atau klik Edit Clear

B. MENGOSONGKAN MENGOSONGKAN KESELURUHAN HELAIAN KERJ A • •

Pilih keseluruhan h elaian elaian kerja yang mahu mahu dikosongkan Kemudian klik Edit Clear atau tekan kekun ci Delet e

KEMASUKAN

A. SEL KOSONG • •

Pilih sel atau julat sel yang mahu ditamb ah Klik Insert Cells atau Ct rl Shift +


Page 13


•


Pilih sama ada anda anda mahu men ambah 1 sel ke kanan, 1 sel ke bawah, 1 baris atau 1 lajur lajur

B. LAJUR DAN BARIS • • •

Lajur atau baris yang baru selalunya akan diletakkan sebelum sel yang dipilih Klik pada pada lajur atau baris yang akan diselit dengan baris baru Klik Insert Row @ Column


Page 14



MEMADAM

A. BARIS DAN LAJUR • •

Bawa penunjuk sel ke baris atau lajur yang ingin dipadam Klik Edit Delete

B. SEL ATAU JULAT • •

Bawa penunjuk sel ke baris atau lajur yang ingin dibuang Klik Edit Delete

MEMFORMAT HELAIAN KERJA

MENUKAR LEBAR LAJUR Cara 1: Menggunakan Arahan 1. Letakkan penun juk sel pada lajur lajur yang hen dak ditukarkan lebarnya 2. Klik Format Column Width...


Page 15


3.


Taipkan nombor untuk lebar jalur

Cara 2: Menggerakkan 1.

Pilih lajur dan tarik sempadan ke kiri atau ke kanan untuk mengecil atau membesarkan lajur

MENUKAR KETINGGIAN BARIS Cara 1: Menggunakan Arahan 1. Letakkan penunjuk sel di baris mana mana yang hendak ditukarkan jaraknya 2. Klik Format Row Height… 3. Taipkan nombor un tuk lebar lajur lajur

Cara 2: Menggerakkan 1.

Pilih baris dan tarik sempadan ke atas atau ke bawah untuk mengecil atau membesarkan baris

MEMFORMAT NOMBOR MENGGUNAKAN BUTANG TOOLBAR A.

MEMFORMAT NOMBOR MENGGUNAKAN MENGGUNAKAN BUTANG TOOLBAR 1. Pilih sel yang mahu diformat dan anda boleh memilih butang yang berkenaan daripada toolbar seperti di bawah

> Jen is matawang matawang > Jen is Peratus > Jenis K oma > Menambah tempat perpuluhan > Menguran gkan tempat perpuluh an


Page 16


B.


ME MBINA CUSTOM FORMAT NUMBER 1. Pilih sel yang mahu diformat 2. Pilih Format Cells…

3. Pilih tab yang berkenaan dan ubahkan jenis di dalam kotak Cat egory egory : untuk membina format yang baru atau pilih daripada senarai yang tersedia


Page 17



C. MEMADAM CUSTOM FORMAT NUMBER

1. 2. 4. 5.

Pilih sel yang mahu dipadam formatnya Pilih Format Cells… Pilih tab Number dan pilih Cust om Pilih format yang anda mahu untuk me mbuang dan klikkan butang Delet e

MEMFORMAT TEKS A.

TULISAN Pilih julat untuk teks dan pilih Font Box dari toolbar Pilih jenis tulisan y ang terdapat pada senarai tersebut • •


Page 18



B. SAIZ •

C.

Font Si ze , kemudian pilih saiz tulisan yang Pilih julat untuk sel dan pilih Font terdapat p ada senarai tersebut

BENTUK TULISAN

1. MENAMBAH BOLD, ITALIC ATAU GARISAN •

Pilih sel dan klik butang St yl e

•

Jika anda mahu kembali ke k eadaan asal, asal, klik butang tersebut sekali lagi

dari Toolbar.

MENGGUNAKAN SUPERSCRIPTS SUPERSCRIPTS DA N SUBSCRIPTS SUBSCRIPTS 3. MENGGUNAKAN • •

Pilih aksara yang perlu diformat dan klik Format ubscri pt s Kemudian, pilih Superscrip t s atau Subscri


Cells

Page 19



3. MENAMBAH WARNA KEPADA TEKS •

Pilih julat untuk sel

•

Pilih warna daripada pallette apabila anda anda klik bu tang Font Color

D. MENUKAR J USTIFIKASI SEL YANG DIPILIH Pilih sel yang ingin ditukar justifikasinya justifikasinya Klik Form at Cells… Pilih tab Alignment Dr op down bahagian Horizontal: dan pilih sama ada General eneral , Lef Lef t , Center Center , Right ight , Fill , Just Just if y atau Cent er Across Select i on 5. Klik OK

1. 2. 3. 4.


Page 20



MEMFORMAT SEL DENGAN SEMPADAN DA N WARNA 1. 2. 3. 4.

Pilih sel yang ingin diformat Klik Format Cells… Pilih tab Border Pilihan yang berikut akan dipaparkan: Pilihan outline left right t op bottom style • • • • • •

•

5.

color

Fungsi meletakkan sempadan di sekeliling sel yang dipilih meletakkan sempadan di bahagian kiri sel y ang dipilih dipilih meletakkan sempadan di bahagian kanan sel yang dipilih meletakkan sempadan di bahagian bahagian atas sel yang dipilih meletakkan sempadan di bahawan bawah sel yang dipilih mensetkan bentuk garisan sempadan, sempadan, contohnya : hairline, thin, medium, thick , double, dotted, dashed dan no line Mensetkan warn a garisan garisan sempadan

Pilih pilihan yang anda mahu


Page 21



MENGISIH MENGISIH DATABASE Anda boleh mengisih database melalui melalui lajur atau ba ris mengikut susunan menaik atau menur un dengan sebarang bilangan medan yang dipanggil dipanggil keku nci.

A.

MENGISIH MENGISIH SATU MEDA N •

A

Pilih julat medan medan un tuk isihan dan klik bu tang Sor t Isihan Menaik (Ascending)

Isihan Isihan Menurun (Descending)

Z

Z

B.

A

MENGISIH DUA ATAU TIGA MEDAN

•

Pilih julat medan untuk isihan Klik Data Sort

•

Pilih pilihan daripada kotak dialog Sort

•


Page 22



LATIHAN 2 1. Gunakan formula untuk mengira jumlah dan purata. 2. Salin data data di atas dan dan letakkan di sel A 1 5, A 2 8 dan A 40. 3. Isih salinan yang kedua untuk rekod men gikut Nama di dalam dalam susunan menaik. 4. Isih data untuk salinan yang ketiga (di dalam sel A28) berdasarkan Data 1 mengikut susunan menaik, kemudian di dalam dalam julat yang sama, isih Purata mengikut susunan menurun .

5 . Isih data salinan yang terakhir (di dalam sel A40) mengikut Data2 di dalam susunan menurun , kemudian Data4 di dalam dalam susunan menuru n dan di dalam Nama Nama susunan menaik.

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

NAMA MAIZURA FATIMA RIDZHUAN AWIE DEANNA SOFEA FAUZIAH ZAMANI ERR A AZHAR

B Data1 76 66 98 76 90 66 87 23 55 66

C Data2 43 77 87 43 89 47 77 43 76 76

D Data3 77 88 76 98 67 86 56 77 67 78

E Data4 98 99 54 98 45 44 64 98 98 66

F G Data5 JUMLAH 65 55 62 56 34 76 97 77 78 77

H PURATA

MEMBINA RA JA H / CARTA Terdapat 15 jenis carta dan setiap satunya mempunyai jenis pecahannya sen diri yang berbeza daripada carta yang asal. Anda boleh membina carta pada helaian yang b erasingan (chart sheet) atau memaparkan pada helaian yang sama. Kedua dua carta akan bersambung kepada data helaian helaian k erja di mana ianya dibina dan akan dikemaskini apabila mengemaskini helaian kerja. Kebiasaannya, setiap carta mestilah mempunyai jadual data data terlebih dahulu. -

MEMBINA CARTA HELAIAN KERJA Apabila anda membina carta helaian kerja, ianya akan dimasukkan ke bahagian kiri helaian kerja dengan Chart1, Chart2 dan seterusny a. 1.

Tandakan jadual data data termasuk kategori untuk kemasukan sel atau siri n ama ama yang mahu digunak an di dalam carta.


Page 23



2.

Klik butang Chart Wizard yang terdapat di bahagian atas skrin.

3.

Kotak dialog St ep 1 of 4 akan dipaparkan yang menyatakan julat data bagi membina carta.

4. 5. 6.

Pilih jenis carta yang anda inginkan. Pilih jenis pecahan dari carta yang anda inginkan. Klik butang Next .


Page 24



7. 8.

Kotak dialog Step Step 2 of 4 akan dipaparkan. Klik butang Next .

9.

Kotak dialog St ep 3 of 4 akan dipaparkan. Masukk an tajuk bagi carta, nama bagi paksi X dan nilai bagi paksi Y pada tab T i t l e


Page 25


10 .


Tandakan sama ada anda ingin meletakkan penunjuk bagi carta atau tidak pada kotak Show Legend dan di bahagian mana (bawah, tepi, atas, kanan atau kiri) pada tab

Legend.

11 . 12 .

Klik butang Next … Kotak dialog St ep 4 of 4 akan dipaparkan dan klik butang Finish.

MENUKAR JENIS CARTA carta terseb ut 1. Tandakan carta dengan mengklikkan sek ali pada carta 2.

Klik butang Chart Wizard

dan pilih jenis carta yang anda inginkan pada Chart Type

MENUKAR WARNA 1. Aktifkan carta dengan mengklikkan sekali pada carta tersebut 2. Klik 2 kali pada bar yang mahu ditukar warna 3. Klik tab Patterns, pilih warna dari pallete yang terdapat di ruangan Area


Page 26



MEMADAMKAN CARTA 1. Pilih carta carta yang yang ingin dipadamkan dan tekan kekun ci Delet e

.

LATIHAN 3 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Masukkan data di bawah ke dalam dalam helaian kerja. Bina carta berdasarkan data tersebut dengan menggunakan arahan Insert Insert Pilih carta jenis Bar 3D Letakkan tajuk sebagai sebagai CARTA JUALA N TAHUNAN Letakkan p etunjuk graf di bahagian bawah Padamkan garisan grid pada graf Labelkan paksi melintang sebagai Jualan dan paksi menegak sebagai sebagai Tahun

A

1 2 3 4

B 1991

C 1992 37 0 24 0 32 0

Jepun Korea China

Chart

D 1993 4 30 27 0 39 0

490 4 20 460

CARTA JUALAN TAHUNAN

1993

N U H A

1992

T

1991

0

1000

500 50 0

1500

JUALAN

Jepun Korea


China

Page 27

Nota Ms Excel Asas

Recommend Documents