CAPÍTULO V
CAPÍTULO V PROPUESTA DE UN DISEÑO DE SISTEMA CONTABLE EN BASE A NORMAS DE CONTABILIDAD FINANCIERA DE EL SALVADOR Y DE CONTROL INTERNO PARA LA PREPARACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LAS ASOCIACIONES Y FUNDACIONES SIN FINES DE LUCRO DEL SECTOR BENEFICENCIA DE LA ZONA ORIENTAL. CASO PRÁCTICO FUNDACIÓN ELISA DE EL SALVADOR
5. PROPUESTA DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE Y MODELO DE CONTROL INTERNO 5.1. OBJETIVO Elaborar un sistema contable y modelo de control interno que satisfaga las necesidades de la Fundación Elisa de El Salvador, para elaborar y presentar de manera oportuna y eficiente sus Estados Financieros.
5.2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA 5.2.1. DISEÑO DEL SISTEMA CONTABLE FUNDACIÓN ELISA DE EL SALVADOR “FUNDELISA” DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA CONTABLE 1. DATOS GENERALES NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN TRIBUTARIA: 1119-270693-101-3 FECHA DE PUBLICACIÓN PUBLICACIÓN EN EL DIARIO OFICIAL: 28 de mayo de 2009 NÚMERO DE REGISTRO DE CONTRIBUYENTE: 416437-4 ACTIVIDAD ECONÓMICA: Atención social integral a personas de escasos recursos económicos. DIRECCIÓN DE LA ENTIDAD: Colonia Layco, calle Los Pinos Nº 1065, San Salvador. TELÉFONO: 2634-8481 REPRESENTANTE LEGAL: Francisca Flores de Galán NOMBRE AUDITOR EXTERNO: Victor Henríquez 72
2. DATOS DEL SISTEMA CONTABLE PERIODO CONTABLE: Será comprendido del primero de enero al treinta y uno de diciembre de cada año. (2º inciso del lit. a), art. 13 L.I.S.R.)
MÉTODO DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS: Costo de adquisición (2º inciso art. 143 Código Tributario)
SISTEMA DE CONTROL INVENTARIO: Este será el Analítico y se efectuará un conteo físico general al final de cada ejercicio. (2º inciso art. 142 Código Tributario)
3. REGISTROS CONTABLES -
Los libros legales deben ser autorizados por el Ministerio de Gobernación (Art. 63 Ley de Asociaciones y Fundaciones Sin Fines de Lucro).
-
La contabilidad se llevará de forma mecanizada, cumpliendo con las normas relativas a la conservación de los respectivos archivos y programas. (7º inciso Art. 139 Código Tributario)
-
La contabilidad se llevará en hojas separadas y foliadas.
-
Los registros contables deberán poseer la documentación de soporte que permita establecer el origen que sustentan cada una de las operaciones. (6º inciso Art. 139 Código Tributario)
-
Los libros legales que se utilizarán son: o
Libro Único DIARIO-MAYOR
o
Libro de Estados Financieros
o
Libro de Actas de Asamblea General de Asociados
o
Libro de Registro de Miembros
o
Libro de Actas de Junta Directiva
Libros de IVA o
Libro de Ventas a Contribuyentes
o
Libro de Ventas a Consumidores
o
Libro de Compras 73
Libros auxiliares o
Caja, Bancos, Inventarios, Cuentas por Cobrar, Propiedad, Planta y Equipo, Proveedores, Cuentas por Pagar, Gastos de Operación y Gastos en Proyectos de Asistencia Social.
4. REGISTRO DE OPERACIONES -
Libro Diario-Mayor Se registrarán las operaciones a través de resúmenes diarios de ingresos y egresos, en orden cronológico, de manera completa y oportuna, en idioma castellano y expresadas en moneda de curso legal. Las operaciones serán asentadas a medida se vayan efectuando y sólo podrá permitirse un atraso de dos meses (4º inciso art. 139 del Código de Tributario).
-
Libros auxiliares: En éstos se llevará el control de las cuentas colectivas que por su naturaleza exigen el detalle de las subcuentas.
-
Libro de Estados Financieros: En éste se registrarán los Estados Financieros tales como: Estado de Situación Financiera, Estado de Ingresos y Gastos, Estado de Comparación Presupuestaria y Estado de Flujos de Efectivo. (lit. a), párrafo No. 16, NCF No. 21).
-
Libro de Ventas a Contribuyentes: Cuando la Fundación venda productos o servicios a contribuyentes fiscales, deberá anotarla en el Libro de Ventas a Contribuyentes.
-
Libro de Ventas a Consumidores: La venta de productos o servicios a no contribuyentes se registrarán en el Libro de Ventas a Consumidores.
-
Libro de Compras: Los comprobantes de crédito fiscal por las compras de mercadería o servicios se registrarán en el Libro de Compras. 74
5. DOCUMENTOS FUNDAMENTALES -
Comprobantes de Ingresos: Los documentos que respalden los ingresos serán Facturas, Comprobantes de Crédito Fiscal y recibos que se extiendan, los cuales deben llenar los requisitos necesarios.
-
Comprobantes de Egresos: Los documentos que respalden los egresos serán las Facturas, Comprobantes de Crédito Fiscal, las planillas de sueldos, recibos y las notas de cargo de los bancos e instituciones financieras por las transacciones realizadas y cualquier documento que ampare algún egreso.
-
Comprobantes de Diario: Para elaborar las partidas de diario, se utilizarán todos los comprobantes de ingresos y egresos de las operaciones realizadas cada día.
-
Archivo de Documentación Contable: Los documentos de respaldo y comprobantes de diario, se llevarán en forma correlativa y por fecha; se archivarán quincenal o mensualmente de acuerdo a su volumen.
6. POLÍTICAS CONTABLES Base contable: La base contable que se aplicará es el de efectivo modificado o acumulación modificado.
Elaboración de estados financieros. La Fundación emitirá al final de cada ejercicio económico los Estados Financieros según la NCF 21, que son: -
Estado de Situación Financiera:
-
Estado de Ingresos y Gastos.
-
Estado de Flujo de Efectivo (Para elaborarlo se empleará el Método Directo, que consiste en presentan por separado las principales categorías de cobros y pagos en términos brutos) 75
-
Estado de Comparación presupuestaria.
-
Políticas Contables y Notas a los Estados Financieros.
Unidad monetaria: Las operaciones de la Fundación serán registradas en Dólares de los Estados Unidos de América, de acuerdo a la Ley de Integración Monetaria vigente en nuestro país a partir del 1 de enero de 2001.
Operaciones en moneda extranjera: Las transacciones en moneda extranjera se valuarán a la tasa de cambio promedio vigente a la fecha de la operación según publicación del Banco Central de Reserva de El Salvador (BCR.). Al final de cada mes se actualizarán los saldos de las cuentas bancarias en moneda extrajera conforme a la publicación del BCR correspondiente a esta fecha ajustando el diferencial cambiario, como ganancia o pérdida cambiaria en las respectivas cuenta de ingresos o gastos.
Estimaciones contables: La Administración realizará ciertas estimaciones y supuestos que afecten los saldos de los activos y pasivos para la preparación de los estados financieros, así como en los ingresos y gastos. Los activos y pasivos serán reconocidos en los estados financieros cuando sea probable que futuros beneficios económicos fluyan hacia o desde la entidad y que las diferentes partidas tengan un costo o valor que puede ser confiablemente medido. Las estimaciones contables que la entidad adoptará son las siguientes: -
Estimaciones para cuentas incobrables;
-
Estimación de las vidas útiles de los activos sujetos a depreciación:
-
Amortizaciones de activos intangibles.
Errores La entidad corregirá los errores de periodos anteriores de forma retroactiva contra el saldo inicial de Excedentes Retenidos, en los primeros Estados Financieros formulados después de haberlos descubierto: a) Reexpresando la información comparativa para el periodo o periodos anteriores en los que se originó el error, o 76
b) Si el error ocurrió con anterioridad al periodo más antiguo para el que se presenta información, reexpresando los saldos iniciales de activos, pasivos y patrimonio neto para dicho período.
Autorización y presentación de los estados financieros: Los estados financieros, serán aprobados por la Asamblea General de Asociados y serán firmados por el Representante Legal, Tesorero, Presidente de la Junta de Directiva, Contador y Auditor Externo; para ser presentados dentro de los sesenta días siguientes al cierre del ejercicio económico al Registro de Asociaciones y Fundaciones sin fines de lucro del Ministerio de Gobernación, como lo que establece el Art. 27 del Reglamento de la Ley de Asociaciones y Fundaciones sin fines de lucro.
Cuentas por cobrar: Las Cuentas por Cobrar serán valuadas a su valor razonable de recuperación al final del ejercicio contable. Para las Cuentas por Cobrar que se consideren de cobro dudoso, debe considerarse lo siguiente: a) Las cuentas por cobrar se presentan en los estados financieros a su valor estimado de recuperación. b) La estimación registrada para cuenta de dudoso cobro debe mostrarse por separado disminuyendo el total de las Cuentas por Cobrar.
Propiedad, planta y equipo: -
La Propiedad, Planta y Equipo será valuada al costo de adquisición o de construcción.
-
La depreciación se calculará por el método de línea recta sobre la vida útil estimada de los activos depreciables.
-
Los excedentes o déficits provenientes de la venta de activos se incluirán en los resultados del año a través de partidas separadas, así como los gastos por reparaciones y mantenimientos los que no extenderán la vida de los activos.
-
Al final de cada año se realizarán estimaciones para determinar si la propiedad, planta y equipo ha sufrido deterioro, la cual será ajustada con cargos a resultados del ejercicio correspondiente. 77
Activos intangibles Las adquisiciones de programas de software, franquicias, marcas, patentes y licencias; utilizadas por la Fundación, se registrarán como activos no corrientes a su costo histórico. La vida útil estimada deberá ser verificada o evaluada al final de cada periodo contable. La amortización deberá ser distribuida en un 25% anual sobre el costo de producción o adquisición. Si se adquiere un programa o software usado se amortizará de la siguiente manera: Años de vida 1 2 3 4 y más
Porcentaje del precio del programa o software usado 80% 60% 40% 20%
Reconocimientos de ingresos, costos y gastos: - Los ingresos serán reconocidos contablemente en el momento en que se
perciban. - Los costos y gastos serán reconocidos contablemente en el momento en que se
efectúen. - Para propósitos de medición de los ingresos ordinarios se utilizará el valor
razonable. - Los anticipos recibidos sobre cualquier compromiso adquirido serán reconocidos
como parte de los pasivos corrientes o no corrientes según sea el caso.
Reconocimiento contable de ingresos extraordinarios: La Fundación registrará por separado en el estado de resultados todas las transacciones que no provengan de sus operaciones propias, que se hayan realizado durante el periodo contable.
Deterioro del valor de los activos La Fundación reconocerá el menor valor de sus activos a través de alguno de los siguientes indicios: -
Disminución significativa del valor de mercado del activo.
-
Evidencia sobre la obsolescencia o daño físico del activo. 78
-
Cambios significativos con efecto adverso en relación con la forma en que el activo se usa o se espera usar.
-
Evidencia que indica que el rendimiento económico del activo es o será peor que lo esperado.
-
La pérdida por deterioro del valor se reconocerá inmediatamente en el resultado del ejercicio.
Utilización de los excedentes y amortización de déficits: -
Los excedentes del ejercicio serán empleados en actividades aprobadas por la Asamblea General de Asociados.
-
Los déficits serán amortizados por acuerdo de la misma.
7. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS Las notas explicativas a los estados financieros, que forman parte integral de los mismos, serán reveladas de conformidad a las líneas que se presenten en los estados financieros y teniendo presente las exigencias contenidas en la NCF 21, que señala las siguientes consideraciones: - Debe revelarse un detalle de los montos recibidos de cada donante, asociados u
otros ingresos recibidos. - Detallar los cambios significativos ocurridos en las cuentas.
79
FUNDACIÓN ELISA DE EL SALVADOR “FUNDELISA” ESTRUCTURA Y CODIFICACIÓN DEL CATÁLOGO DE CUENTAS CODIFICACIÓN JERARQUIZACIÓN 1 11 111 11111 1111111 111111111
Un dígito Dos dígitos dígitos Tres dígitos Cinco dígitos Siete dígitos Nueve dígitos
Clasificación General Rubros de Agrupación Cuentas de Mayor Sub-Cuenta Sub-Sub-Cuenta Sub-Sub-Sub-Cuenta
CLASIFICACIÓN PRINCIPAL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Activo Pasivo Patrimonio Cuentas de Gastos Cuentas de Ingreso Cuentas de Cierre Cuentas de Orden
Los rubros de agrupación: ACTIVO 11 CORRIENTE 13 NO CORRIENTE
PASIVO 21 CORRIENTE 23 NO CORRIENTE
FONDO PATRIMONIAL 31 FONDO PATRIMONIAL
CUENTAS DE RESULTADOS 41 CUENTAS DE RESULTADO DEUDORAS 42 COSTOS Y GASTOS DE OPERACIÓN 43 GASTOS DE EJECUCION DE PROYECTOS 51 CUENTAS DE RESULTADO ACREEDORAS CUENTAS DE CIERRE 61 CUENTAS LIQUIDADORAS CUENTAS DE ORDEN 71
CUENTAS DE ORDEN
711 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS 712 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS 80
FUNDACION ELISA DE EL SALVADOR FUNDELISA CATÁLOGO DE CUENTAS 1
ACTIVO
11 CORRIENTE 111 EFECTIVO Y EQUIVALENTES 11101 Caja General 11102 Caja Chica 11103 Bancos 1110301 Banco Hipotecario 111030101 Cuentas Corrientes 111030102 Cuentas de Ahorro 111030103 Depósitos a Plazo Fijo 1110302 Banco CitiBank 111030201 Cuentas Corrientes 111030202 Depósitos a Plazo Fijo 1110303 Banco Agrícola 111030301 Cuentas Corrientes 111030302 Cuentas de Ahorro 111030303 Depósitos a Plazo Fijo 1110304 Banco HSBC 111030401 Cuentas Corrientes 111030402 Cuentas de Ahorro 111030403 Depósitos a Plazo Fijo 1110305 Scotiabank 111030501 Cuentas Corrientes 111030502 Cuentas de Ahorro 111030503 Depósitos a Plazo Fijo 112 CUENTAS POR COBRAR 11201 Préstamos a Funcionarios y Empleados 11202 Anticipos de Sueldos 11203 Cheques por Liquidar 11204 Faltantes en Caja 113- R PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES 114
INVENTARIOS 81
11401 1140101 1140102 1140103 1140104
Inventario de bienes para la venta Artículos de librería Prendas de vestir Medicamentos Suministros y Materiales
11402 1140201 1140202 1140203 1140204
Inventario de bienes para asistencia social Bienes Donados Medicamentos Víveres Artículos de librería
115- R
ESTIMACIÓN PARA PÉRDIDAS EN INVENTARIOS
116 PAGOS POR ANTICIPADO 11601 Papelería y Útiles 11602 Primas de Seguros 11603 Alquileres 11604 Honorarios 11605 Promociones y Propaganda 11606 Programas Contables 11607 Patentes y Marcas 117
IVA – CRÉDITO FISCAL
118 INVERSIONES Y VALORES 11801 Títulos valores Estatales 11801 Títulos valores Municipales 12
NO CORRIENTE
121 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 12101 TERRENOS 1210101 Urbanos 1210102 Rurales 12102 1210201 12103
EDIFICIOS Y CONSTRUCCIONES Construcciones en proceso MAQUINARIA Y EQUIPO 82
12104
VEHÍCULOS
12105
MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA
12106
HERRAMIENTAS
122- R 12201 12202 12203 12204 12205
DEPRECIACIÓN ACUMULADA Edificios y construcciones Maquinaria y equipo Vehículos Mobiliario y equipo de oficina Herramientas
123 REVALUACIÓN DE ACTIVOS NO CORRIENTES 12301 Terrenos 12302 Edificios 124 INTANGIBLES 12401 Programas Contables 12403 Licencias 12404 Patentes 12405 Marcas 125- R AMORTIZACIÓN DE INTANGIBLES 12501 Programas Contables 12502 Licencias 12503 Patentes 12504 Marcas
2. 21 211
PASIVO PASIVO CORRIENTE PRÉSTAMOS Y SOBREGIROS BANCARIOS C.P.
212 PROVEEDORES 21201 Locales 21202 Del Exterior 213
CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR A CORTO PLAZO 83
21301 21302 21303 21304 21305 21306 21307
Cuota Patronal ISSS-Salud Cuota Patronal ISSS-Previsional Cuota Patronal AFP’s Sueldos por Pagar Intereses por Pagar Asociados Particulares
214 21401 21402 21403 21404 21405 21406 21407 21408 21409 21410 21411 21412
PROVISIONES Y RETENCIONES Impuesto Sobre la Renta Impuesto al Valor Agregado (IVA) Administradoras Fondos de Pensiones ISSS – Salud ISSS – Previsional FSV – Financiamiento Procuraduría General de la República Cuotas de Préstamos de Instituciones Financieras Embargos Judiciales Cuotas Sindicales Cuotas Sociales Cuotas Comunitarias
215 21501 21502 21503 21504
IMPUESTOS POR PAGAR Impuesto al Valor Agregado (IVA) Impuestos Municipales Impuestos de Importación Pago a cuenta I.S.R
216
IVA – DÉBITO FISCAL
217
DONACIONES EN ADMINISTRACIÓN
218
PROVISIÓN PARA OBLIGACIONES LABORALES
23 231
3
NO CORRIENTE PRÉSTAMOS BANCARIOS A LARGO PLAZO
FONDO PATRIMONIAL 84
31
FONDOS PATRIMONIALES
311 312 313 314 315 316 317 318 319 320
APORTACIONES PATRIMONIALES DE ASOCIADOS FONDO PATRIMONIAL – ACTIVO NO CORRIENTE DONADO FONDO PATRIMONIAL – FINANCIERO CARTERA DONADA RESERVA POR REVALUACIÓN DE ACTIVO NO CORRIENTE DONADO EXCEDENTES ACUMULADOS DE AÑOS ANTERIORES EXCEDENTES DEL PERIODO ACTUAL DÉFICITS ACUMULADOS DE AÑOS ANTERIORES DÉFICIT DEL PERIODO ACTUAL RESERVA FINANCIERA
4
CUENTAS DE RESULTADO DEUDORAS
41
CUENTAS DE RESULTADO DEUDORAS
411 COMPRAS 41101 Locales 4110101 Rebajas y Devoluciones sobre Compras Locales 41102 Del Exterior 4110201 Rebajas y Devoluciones cobre Compras del Exterior 42 421 42101 42102 42103 42104 42105 42106 42107 42108 42109 42110 42111 42112 42113 42114
COSTOS Y GASTOS DE OPERACIÓN GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Sueldos y Salarios Vacaciones Aguinaldos Bonificaciones Comisiones Indemnizaciones Viáticos Honorarios Profesionales y Consultores Horas Extras Transporte Alquileres Seguros Papelería y Útiles Comunicaciones y Correo 85
42115 42116 42117 42118 42119 42120 42121 42122 42123 42124 42125 42126 42127 42128 42129 42130 42131 42132 42133 42134 42135 42136 42137 42138 42139 42140 42141 42142 42143 42144 42145 42146 42147 42148 422 42201 42202 42203 42204
Servicio de Agua Energía Eléctrica Materiales y Suministros Atenciones al Personal Publicidad y Propaganda Impuestos Municipales Combustibles y Lubricantes Cotizaciones al I.S.S.S. AFP’s – Cotizaciones Reparaciones de Vehículos Mantenimiento de Vehículos Compra de Llantas Reparación de Maquinaria Mantenimiento de Maquinaria Reparación de Equipo Mantenimiento de Equipo Atenciones a Asociados Licencias y Matrículas Multas de Tránsito Reparaciones de Edificios y Construcciones Mantenimiento de Edificios y Construcciones Reparación de Mobiliario Mantenimiento de Mobiliario Donaciones y Contribuciones Suscripciones y Publicaciones Gastos de Representación Garaje y Parqueo Matrículas de Vehículos Mejoras en Propiedad Rentada Útiles Sanitarios y Artículos de Limpieza Seguridad y Vigilancia Uniforme y Equipo Reproducción de Material Educativo Conferencias, Asesorías y Capacitaciones GASTOS FINANCIEROS Intereses Normales Intereses Moratorios Comisiones por desembolsos de créditos Honorarios por escrituración de créditos 86
42205 42206 42207 42208 43
Compra de Chequeras Reposiciones de Libretas de Ahorro Comisiones bancarias por emisiones de Cheques Cheques Certificados y Cheques de Gerencias GASTOS EN PROYECTOS DE ASISTENCIA SOCIAL
431 43101 43102 43103 43104 43105 43106 43107 43108 43109 43110 43111 43112 43113
GASTOS DE ASISTENCIA SOCIAL Alimentación Víveres Obsequios Insumos Médicos Servicios Médicos Servicios de Psicólogos Servicios de Fisioterapista Servicios Odontológicos Servicios Técnicos Servicios de Agua y Energía Capacitaciones, Conferencias y Asesorías Honorarios Profesionales y Consultores Comunicaciones y Correo
432 GASTOS DE INVERSIÓN 43201 Terrenos 43202 Edificaciones y Construcciones 43203 Maquinaría y Equipo 43204 Vehículos 43205 Mobiliario y Equipo 43206 Equipo de Cómputo 43207 Herramientas 43208 Equipo Odontológico 43209 Equipo de Fisioterapia 432010 Equipo de Laboratorio Clínico 433 43301 43302
5. 51
GASTOS NO OPERACIONALES Déficit en venta de activo no corriente Diferencial cambiario
CUENTAS DE RESULTADO ACREEDORAS INGRESOS 87
511 51101 51102 51103
INGRESOS OPERACIONALES Donaciones no restringidas Aportes no patrimoniales de asociados Donaciones restringidas
512 51201 51202
INGRESOS NO OPERACIONALES Excedente por ventas de activo no corriente Diferencial cambiario
6. 61 611
CUENTAS DE CIERRE CUENTAS LIQUIDADORAS EXCEDENTES O DÉFICITS
7
CUENTAS DE ORDEN
71
CUENTAS DE ORDEN
711 712
CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS
F.____________________________ Representante Legal
F.____________________________ Contador
F.____________________________ Auditor Externo
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FUNDACIÓN ELISA DE EL SALVADOR FUNDELISA MANUAL DE APLICACIÓN DE CUENTAS 1.
ACTIVO Este representa todos los bienes y valores sobre los cuales tiene derecho la asociación y que le sirven para el normal funcionamiento de la misma.
11
CORRIENTE Un activo debe clasificarse como corriente cuando su saldo se espera realizar, o se tiene para su venta o consumo en el transcurso del ciclo normal de operaciones de la institución; representa la disponibilidad inmediata de dinero o de fácil realización reflejados en las cuentas respectivas.
111 EFECTIVO Y EQUIVALENTES El efectivo comprende el dinero en caja así como también los depósitos bancarios a la vista; los equivalentes de efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez que son fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos a un riesgo no significativo de cambios en su valor. SE CARGARÁ: - Con el valor de los ingresos recibidos por la institución proveniente de
donaciones y con todo ingreso de efectivo o sus equivalentes, que por cualquier naturaleza tenga la Fundación y queden en disposición de caja general, para su posterior liquidación. - Con el valor inicial al crearse el fondo fijo o de caja chica, el cual deberá
permanecer inalterable, salvo disposición de la gerencia. - Con el valor de las remesas que se hagan diariamente y con las notas de abono
que el banco envía provenientes de depósitos efectuados a cuentas de la Fundación, intereses en cuentas de ahorro y a plazo, entre otras; cuando se reintegre un fondo por anulación de cheques que hayan emitido con anterioridad descargado su importe. SE ABONARÁ:
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- Con el valor de las remesas que se efectúen diariamente a los bancos, para
liquidar el saldo en caja. El efectivo deberá ser ingresado íntegramente a las cuentas bancarias. - En caso de que el fondo de caja chica sea liquidado. - Con el valor de los cheques que se emitan, retiros de cuentas de ahorro, a la vista
o a plazo, y con las notas de cargo por cualquier concepto: cheques rechazados, intereses, etc. SU SALDO es de naturaleza deudor y representa la existencia en efectivo o equivalentes de efectivo que la Fundación posee para cumplir compromisos de pago a corto plazo. 112
CUENTAS POR COBRAR Son activos que representa derechos exigibles que provienen de ventas, servicios prestados, préstamos otorgados y cualquier otro concepto similar que representa un derecho exigible a favor de la Fundación. En esta cuenta registramos aquellos saldos a favor de la asociación generados por actividades de tipo administrativo. SE CARGARÁ: Al momento de determinar una diferencia a nuestro favor o al hacer préstamos o anticipos a empleados y funcionarios. SE ABONARÁ: con los pagos parciales o totales de estos saldos. SU SALDO es deudor.
113- R PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES Cuenta complementaria de activo que registra las estimaciones sobre cuentas por cobrar que han sido calificadas como incobrables. SE CARGARÁ: Con el porcentaje de las recuperaciones de cuentas que se habían considerado incobrables y con el saldo de aquellas cuentas de acuerdo a ley se comprueban irrecuperables. SE ABONARÁ: con las estimaciones cuantitativas de los saldos de cuentas por cobrar de dudosa recuperación y con el valor del porcentaje establecido. SU SALDO es acreedor. 90
114
INVENTARIOS
11401 INVENTARIO DE BIENES PARA LA VENTA Esta cuenta registra los bienes en propiedad de la Fundación que se tienen disponibles para la venta y realización de actividades para recaudar fondos. SE CARGARÁ: con el saldo inicial de los diferentes bienes existentes y con la compra de bienes para la venta; valuados al precio de adquisición y con el valor de los inventarios físicos al 31 de Diciembre de cada año, por cierre del ejercicio contable. SE ABONARÁ: con el importe de los bienes vendidos y utilizados para realización de actividades. SU SALDO es de naturaleza deudor y representa el valor de los activos poseídos por la Fundación para el cumplimiento de las obras propuestas y los materiales disponibles para la ejecución de proyectos. 11402 INVENTARIO DE BIENES PARA ASISTENCIA SOCIAL Esta cuenta registra los bienes en propiedad de la Fundación que se tienen disponibles para el beneficio de la población más necesitada. SE CARGARÁ: con el saldo inicial de los diferentes bienes existentes, con la compra y por el valor de los bienes recibidos en donación; valuados al precio de adquisición y con el valor de los inventarios físicos al 31 de Diciembre de cada año, por cierre del ejercicio contable. SE ABONARÁ: con el importe de los bienes entregados y utilizados para brindar asistencia social. SU SALDO es de naturaleza deudor y representa el valor de los activos disponibles para brindar asistencia social. 115- R ESTIMACIÓN PARA PÉRDIDAS EN INVENTARIOS Cuenta complementaria de activo que registra las estimaciones de pérdidas por robos, extravíos, deterioros u obsolescencia de los productos almacenados en bodega.
91
SE CARGARÁ: al regularizar el saldo de la cuenta “ Inventarios”, después de haber verificado a través de un conteo físico, las existencias almacenadas en bodega, o el retiro de artículos deteriorados, vencidos u obsoletos. SE ABONARÁ: esta cuenta al final de un ejercicio contable para ajustar el saldo de la cuenta “Inventarios”. SU SALDO será acreedor. 116
PAGOS POR ANTICIPADO En ella se contabilizan las cantidades que se hayan desembolsado, pero que no son aplicadas en forma definitiva al momento, sino en fechas posteriores, siempre que sea menor de un año. SE CARGARÁ: con todas las erogaciones anticipadas por compras de servicios o productos, que por su naturaleza no deben registrarse en forma definitiva en la cuenta correspondiente. Ej.: Compras grandes de Papelería y Útiles, pagos de Primas de Seguros, Alquileres, Honorarios, Promociones y Propaganda, Programas Contables, Patentes y marcas. SE ABONARÁ: cuando se ha recibido el producto o servicio o ha transcurrido el período para el cual se ha pagado, cargando en ese momento la cuenta contable definitiva. SU SALDO es deudor.
117
IVA – CRÉDITO FISCAL En esta cuenta se registrará el Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios cargado a la institución por los proveerdores, acreedores, etc en la compra de bienes muebles corporales y servicios documentados con comprobantes de crédito fiscal y registrado en el libro de compras correspondiente. SE CARGARÁ: con el impuesto cargado a la institución en los comprobantes de crédito fiscal o comprobantes de retención Cargaremos esta cuenta si procede, con el valor del 13% del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios, cuando se compren productos tangibles o se paguen servicios.
92
SE ABONARÁ: al final de cada mes para provisionar el valor del impuesto por este concepto o para acumular el remanente a favor de la asociación. SU SALDO será deudor. 118
INVERSIONES Y VALORES En esta cuenta se registran todas la inversiones realizadas en otras instituciones y los títulos valores adquiridos por la Fundación. SE CARGARÁ: esta cuenta al suscribir acciones o convenios para participar en el patrimonio de Fundación de organizaciones o sociedades que tengan por finalidad el desarrollo de proyectos comunitarios y al adquirir bonos estatales o municipales para generar algún rendimiento sobre los excedentes de liquidez. SE ABONARÁ: al vender estos títulos valores, con el propósito de obtener recursos en efectivo para la atención de proyectos a favor de la comunidad. SU SALDO es deudor.
12
NO CORRIENTE Representa los valores al costo de los bienes muebles e inmuebles, comprados o recibidos en calidad de donación, valuados al costo de adquisición. Bajo esta clasificación se consideran todos aquellos bienes de naturaleza permanente y en propiedad que sirven para el desarrollo normal de sus actividades operacionales.
121
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO. Son los bienes muebles e inmuebles que posee la Fundación para el logro de sus objetivos. SE CARGARÁ: con el valor de mercado o con el precio de adquisición revelado en la escritura o factura de compra/venta. SE ABONARÁ: con las ventas parciales o totales de estos inmuebles, con las daciones en pago o adjudicadas a favor de los acreedores, cuando éstos son embargados. SU SALDO es deudor.
122- R DEPRECIACIÓN ACUMULADA 93
Representa el valor acumulado como reserva por el desgaste o uso del inmueble calculados de acuerdo con las políticas financieras y a lo estipulado en la Ley Sobre la Renta. SE CARGARÁ: con el valor de la depreciación cuando se da de baja a un bien o cuando sea vendido. SE ABONARÁ: con los valores calculados como depreciación. SU SALDO es acreedor. 123 REVALUACIÓN DE ACTIVOS NO CORRIENTES Esta cuenta complementaria de activo registra el valor de los revalúos de cada activo no corriente, lo cual se hace por decisión administrativa para ajustar el valor contable de estos bienes al precio de mercado, después de haber encomendado esta tarea a un profesional idóneo y debidamente autorizado. SE CARGARÁ: con el valor de la plusvalía que obtengan los bienes previa revaluación. SE ABONARÁ: cuando el bien revaluado se venda, se done, se destruya o se pierda. SU SALDO es deudor. 124 INTANGIBLES Son activos identificables, de carácter no monetario y sin apariencia física que se poseen para ser utilizados en el suministro de bienes y servicios. SE CARGARÁ: con todas aquellas erogaciones por la compra de bienes y derechos intangibles e inmateriales como son: Programas Contables y/o Software, Licencias, Marcas, Patentes, Nombre Comerciales y Otros. SE ABONARÁ: con cargo a la cuenta de resultado correspondiente, por haber quedado en desuso el programa contable por avance de la tecnología, o por el vencimiento del periodo por el cual fueron adquiridos y/o contratados. SU SALDO es deudor y representa los activos identificables no monetarios y sin apariencia física propiedad de la institución. 125 R AMORTIZACION DE INTANGIBLES
94
SE CARGARÁ: cuando se ha dado de baja, se venda, se done, sea cedido en dación en pago el activo al cual representa. SE ABONARÁ: con el porcentaje anual estipulado según la política contable que adopte la empresa para este tipo de activos. SU SALDO es acreedor
2
PASIVO
21
CORRIENTE Un pasivo se debe clasificar como corriente cuando se espera liquidar en el curso normal de la operación de la Fundación o bien, debe liquidarse dentro del periodo de 12 meses desde la fecha del balance. Todos los demás pasivos deben clasificarse como no corrientes.
211 PRÉSTAMOS Y SOBREGIROS BANCARIOS CP En ella se registrarán las obligaciones contraídas por la Fundación tales como: préstamos, sobregiros, deudas con vencimiento a corto plazo. SE ABONARÁ: con el valor de los préstamos o sobregiros bancarios otorgados a la institución por parte de las instituciones financieras y con los traslados que provengan de la cuenta préstamos bancarios a largo plazo, por montos de los vencimientos corrientes. SE CARGARÁ: con el valor de los pagos que la Fundación realice, ya sea parcial o total para cancelar los créditos. SU SALDO es de naturaleza acreedor. 212 PROVEEDORES Esta cuenta presenta los saldos originados por compras de mercaderías al crédito, destinadas para la ejecución de proyectos de asistencia social. SE ABONARÁ: al recibir las mercaderías que han sido compradas al crédito. SE CARGARÁ: con los abonos parciales o cancelaciones que se hagan a los suministrantes de estas mercaderías. SU SALDO es acreedor 213 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR A CORTO PLAZO 95
En ésta se registran los saldos de obligaciones garantizadas con títulos-valores o documentos de mutuo con vencimiento a no más de un año plazo. SE ABONARÁ: al obtener el financiamiento a no más de un año plazo. SE CARGARÁ: con los abonos parciales o cancelaciones de los saldos originados al firmar estos documentos. SU SALDO es acreedor. 214
PROVISIONES Y RETENCIONES Cuenta de mayor que registra los pasivos exigibles en el corto plazo y que han sido originados por retenciones en concepto de renta, AFP, I.S.S.S., F.S.V., P.G.R., cuotas de préstamos en instituciones financieras, embargos judiciales, cuotas sindicales, cuotas sociales o comunitarias y otras. SE ABONARÁ: con las deducciones sobre los montos de honorarios o sueldos de profesionales o empleados que prestan sus servicios a la Fundación. SE CARGARÁ: con las cantidades pagadas a las instituciones a favor de quienes se hacen estas deducciones. SU SALDO es acreedor que representa el valor de las retenciones efectuadas pendientes de liquidar.
215
IMPUESTOS POR PAGAR En esta cuenta registramos los saldos a favor del Estado o las municipalidades originados por Impuestos al Valor Agregado, Impuestos de Importación, Municipales y Pago a Cuenta de ISR. SE ABONARÁ: con las provisiones mensuales por el pago de dichos impuestos. SE CARGARÁ: cuando efectuamos el pago parcial o total de estos impuestos. SU SALDO será acreedor.
216
IVA – DÉBITO FISCAL Esta cuenta registra los saldos a favor del fisco, originados por ventas o servicios gravados. SE ABONARÁ: con el equivalente al Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y Prestación de Servicios que reciba la Fundación. 96
SE CARGARÁ: al final del mes para saldarla y crear la provisión en la cuenta “Impuestos por Pagar” o incrementar el remanente fiscal en la cuenta “IVA-Crédito Fiscal”. SU SALDO es acreedor. 217
DONACIONES EN ADMINISTRACIÓN En esta cuenta de Mayor, se registran aquellas cantidades recibidas en concepto de donaciones para el desarrollo de proyectos comunales y que su ejecución nos ha sido confiada por una entidad cooperante. SE ABONARÁ: cuando recibimos el abono en la cuenta bancaria por parte de la institución donante. SE CARGARÁ: esta cuenta con las cantidades erogadas utilizadas en el desarrollo de proyectos comunales, conforme a las cláusulas del convenio de donación. SU SALDO es acreedor
218
PROVISIÓN PARA OBLIGACIONES LABORALES Utilizamos esta cuenta para crear un pasivo laboral en favor de los trabajadores de la Fundación. SE ABONARÁ: con las estimaciones cuantificadas para responder antes los trabajadores de las demandas laborales. SE CARGARÁ: con las erogaciones parciales o totales para retribuir a algún empleado por sus servicios, al ser despedido sin justa causa o sin responsabilidad del trabajador. SU SALDO es acreedor.
231
PRÉSTAMOS BANCARIOS A LARGO PLAZO En esta cuenta registramos los préstamos recibidos de las instituciones financieras, cuyo vencimiento es mayor de un año. SE ABONARÁ: al recibir los desembolsos de las instituciones, con vencimientos a más de un año plazo. SE CARGARÁ: con los abonos parciales o totales que se hagan a estas deudas. SU SALDO es acreedor 97
3
FONDO PATRIMONIAL
31
FONDOS PATRIMONIALES
311
APORTACIONES PATRIMONIALES DE ASOCIADOS Registramos en esta cuenta los aportes efectuados por los asociados al momento de la creación de la Fundación o cuando se requiera fortalecer el patrimonio para cumplir con los planes operacionales. SE ABONARÁ: con las aportaciones patrimoniales recibidas de los asociados, sean éstos fundadores o no. SE CARGARÁ: cuando la asociación se disuelva. SU SALDO es acreedor
312
FONDO PATRIMONIAL – ACTIVO NO CORRIENTE DONADO Cuenta de mayor que registra los rubros del activo no corriente que fortalecen la posición del Fondo Patrimonial, adquirido por compras efectuados por la Fundación o recibidos en concepto de donación de las entidades cooperantes. SE ABONARÁ: con los precios de compra o con los valores asignados a los bienes recibidos en donación. SE CARGARÁ: cuando la entidad se disuelva por cualquier causal por reclasificación del saldo. SU SALDO: será acreedor.
313
FONDO PATRIMONIAL- FINANCIERO En esta cuenta presentamos los incrementos en el patrimonio originados por adquisiciones de bienes clasificados como activos líquidos o que con facilidad se convierten en efectivo, ya sea por gestión propia u operaciones de donación. SE ABONARÁ: con el valor de los bienes líquidos o convertibles en efectivo con mucha facilidad, los cuales fueron adquiridos o incrementados por gestión propia o recibidos en donación. SE CARGARÁ: por disolución de la Fundación o por reclasificación. SU SALDO es acreedor
314
CARTERA DONADA 98
Cuenta de mayor que registra los bienes donados a la asociación. SE ABONARÁ: con el valor económico de los bienes recibidos en donación, para fortalecer el fondo patrimonial. SE CARGARÁ: por la disolución de la Fundación por cualquier causal o por reclasificación. SU SALDO es acreedor 315
RESERVA POR REVALUACIÓN DE ACTIVO NO CORRIENTE DONADO Esta cuenta presenta los incrementos patrimoniales originados por los revalúos de activos no corrientes. SE ABONARÁ: con las revaluaciones efectuadas a los activos no corrientes. SE CARGARÁ: con el valor de la revaluación de los bienes que se retiran de la asociación por cualquier motivo. SU SALDO es acreedor.
316
EXCEDENTES ACUMULADOS DE AÑOS ANTERIORES En esta cuenta revelamos los excedentes acumulados en los ejercicios de operación, excluyendo los del presente período contable. SE ABONARÁ: con el valor de los excedentes acumulados, correspondientes a ejercicios antes del presente. SE CARGARÁ: por cierre de la entidad por cualquier causal o por reclasificación aprobada por el Consejo Directivo. SU SALDO es acreedor.
317
EXCEDENTES DEL PERÍODO ACTUAL Cuenta de mayor que sirve para presentar en el Balance los excedentes de los ingresos sobre los gastos e inversiones, correspondientes al ejercicio que estamos cerrando contablemente. SE ABONARÁ: con los excedentes de los ingresos sobre los gastos e inversiones, durante el último ejercicio contable. SE CARGARÁ: con los traslados que se hagan a la cuenta “Excedentes Acumulados de años anteriores” 99
SU SALDO es acreedor. 318
DÉFICITS ACUMULADOS DE AÑOS ANTERIORES Esta cuenta patrimonial revela los excedentes de los gastos e inversiones sobre los ingresos correspondientes a ejercicios pasados. SE ABONARÁ: con las nuevas aportaciones que hagan los asociados o con los montos recibidos de donaciones para este fin. SE CARGARÁ: con los traslados que se hacen de la cuenta “Déficit del Período Actual”. SU SALDO es deudor.
319
DÉFICIT DEL PERÍODO ACTUAL Esta cuenta nos presenta los excedentes de los gastos e inversiones sobre los ingresos durante el período que estamos cerrando contablemente. SE CARGARÁ: con el resultado de comparar los ingresos con los gastos más inversiones, cuando estos últimos sean mayores. SE ABONARÁ: con los nuevos llamamientos de aportaciones efectuadas por los asociados o con el valor de las donaciones recibidas para saldar esta cuenta patrimonial. SU SALDO es deudor.
320
RESERVA FINANCIERA En esta cuenta se registran aquellas cantidades constituidas en forma de reservas voluntarias, con el único propósito de fortalecer el Fondo Patrimonial de la entidad. SE ABONARÁ: con el valor que se acuerde después de aprobar los estados financieros anuales. SE CARGARÁ: únicamente cuando la institución se disuelve por cualquier circunstancia o por reclasificación. SU SALDO es acreedor.
4
CUENTAS DE RESDULTADO DEUDORAS
41
CUENTAS DE RESULTADO DEUDORAS
411
COMPRAS 100
Cuenta de mayor que registrará el valor las compras de artículos destinados para la ayuda y obras de beneficencia que realiza la Fundación. SE CARGARÁ: con el valor de las compras efectuadas. SE ABONARÁ: cuando se hace la liquidación por cierre del ejercicio económico o cuando se haga alguna devolución de los productos comprados. SU SALDO siempre será deudor. 42
COSTOS Y GASTOS DE OPERACIÓN
421
GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Esta cuenta registrará el valor de todos los gastos que se efectúen en la Administración y dirección la Fundación. SE CARGARÁ: con todas las erogaciones clasificadas como gastos administrativos para mantener activa toda la labor logística orientada al desarrollo de proyectos. SE ABONARÁ: al final del período contable con el saldo que refleja, para determinar el excedente o déficit del ejercicio. SU SALDO es deudor y representa el total de los gastos administrativos del período.
422
GASTOS FINANCIEROS En esta cuenta registramos las erogaciones relacionadas con la actividad financiera que la Fundación realiza. SE CARGARÁ: con los pagos efectuados a cualquier institución bancaria o de crédito, generados por operaciones activas o pasivas. SE ABONARÁ: al final del ejercicio, para liquidar su saldo y determinar el resultado. SU SALDO es deudor.
43
GASTOS EN PROYECTOS DE ASISTENCIA SOCIAL
431
GASTOS DE ASISTENCIA SOCIAL Esta cuenta servirá para registrar los gastos que se hagan por las diversas actividades que se realicen a favor de las personas que lo necesiten, ya sean en alimentación, servicios de salud, recreaciones; entre otros. 101
SE CARGARÁ: con los gastos que se hagan por las diversas actividades que se realicen a favor de las personas que lo necesiten, ya sean en alimentación, servicios de salud, recreaciones, entre otros. SE ABONARÁ: al final del ejercicio, para liquidar los gastos al final del ejercicio. SU SALDO es deudor. 432
GASTOS DE INVERSIÓN Cuenta de resultado deudor que registra las erogaciones generadas para compra de bienes, que por su naturaleza no son consumibles de inmediato y que por lo general, se difieren en un período mayor de un año. SE CARGARÁ: con los pagos efectuados para la adquisición de bienes no consumibles en el corto plazo y que de acuerdo a la técnica contable se les puede aplicar una amortización anual, por el desgaste, uso, desuso o transcurso del tiempo. SE ABONARÁ al final de su vida útil, cuando se ha creado una reserva por amortización equivalente al 100% del costo de adquisición. SU SALDO es deudor.
433
GASTOS NO OPERACIONALES En esta cuenta se registran los gastos por actividades fuera del giro de la Fundación, como Déficits por venta de activo fijo, por diferencias en el tipo de cambio de moneda, entre otros. SE CARGARÁ: con los gastos que se efectúen fuera del giro de la Fundación. SE ABONARÁ: al final del ejercicio, para liquidar los gastos al final del ejercicio. SU SALDO es deudor.
5
CUENTAS DE RESULTADO ACREEDORAS
51
INGRESOS Cuenta de mayor que registrará los ingresos que se generen por la realización de las diversas actividades con el fin de obtener beneficio para la Fundación.
511
INGRESOS OPERACIONALES Son todos los ingresos que recibe la Fundación por las actividades que están dentro del giro al que se dedica. 102
SE ABONARÁ: con todos los ingresos que reciben por las actividades habituales que realiza la Fundación. SE CARGARÁ: al final del ejercicio para determinar los resultados. SU SALDO: será acreedor. 512
INGRESOS NO OPERACIONALES Son todos los ingresos que recibe la Fundación por las actividades que están fuera de su giro habitual. SE ABONARÁ: con todos los ingresos que reciben por actividades extraordinarias. SE CARGARÁ: al final del ejercicio para determinar los resultados. SU SALDO: será acreedor.
6
CUENTAS DE CIERRE
61
CUENTAS LIQUIDADORAS
611
EXCEDENTES O DÉFICITS Esta cuenta se utiliza para liquidar los gastos al cierre del ejercicio y determina si existe excedente o déficit durante el período. SE ABONARÁ: con la diferencia de los ingresos sobre los gastos, al hacer esta comparación al cierre del ejercicio contable. SE CARGARÁ: con la diferencia de los gastos sobre los ingresos y para trasladar su saldo a las cuentas “Excedente del Período Actual” o “Déficits del Período Actual”. SU SALDO transitoriamente será acreedor.
7
CUENTAS DE ORDEN
71
CUENTAS DE ORDEN En este rubro se registran todas aquellas operaciones que pueden medirse económicamente pero que no representan obligaciones o derechos exigibles para con terceros y sólo se incluyen para efectos de información.
711
CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS En esta cuenta se manejarán las operaciones que ameriten controlarse fuera de la composición de Activos o Pasivos de la Institución. 103
SE CARGARÁ: con el valor de las contingencias o eventos en que la institución tenga participación, tales como: fianzas a favor de terceros, garantías de créditos aprobados, etc. SE ABONARÁ: Cuando desaparezca la causa que motivó el registro o cuando tenga movimiento algún control en particular. SU SALDO: será deudor. 712 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS Esta cuenta se utilizará como contrapartida de la cuenta “Cuentas de orden Deudoras” y tendrá un movimiento inverso a esta. SE ABONARÁ: con el importe de la responsabilidad que corresponda a la Fundación con motivo de fianza otorgada a favor de terceros, garantías, avales, valores recibidos, entre otros. SE CARGARÁ: cuando el evento o causa que originó el motivo tenga cambio o desaparezca. SU SALDO: será acreedor. .
F.____________________________ Representante Legal
F.____________________________ Contador
F.____________________________ Auditor Externo 104
5.2.2.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN BASE A COSO 1 ERM 2
Ámbito de aplicación Se crea con el objetivo de minimizar los riesgos empresariales estableciendo una adecuada organización en la identificación de procesos y no simplemente de planes y procedimientos de la gerencia como tal, ayudando a que la organización en la cual está enfocada la propuesta se le pueda proporcionar a través de este modelo a tener seguridad razonable en el logro de sus objetivos. Para poder desarrollar este modelo se proseguirá haciéndolo a través de normas técnicas en las cuales se le proponga de cómo deberán crear las normas de control interno adaptado a sus necesidades.
Definición de ERM Es un proceso efectuado por la Junta de directores, por la administración y por otro personal de una entidad aplicado a la identificación de eventos potenciales que pueden afectar su funcionamiento y para administrar los riesgos que se encuentran dentro de su apetito por el riesgo a fin de proveer seguridad razonable en relación con el logro de sus objetivos.
Definición del Sistema de control interno Es el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos, mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad; con el fin de que todas las actividades, operaciones, actuaciones, la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas institucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección en atención a las metas y objetivos previstos.
Objetivos
Prevenir y detectar errores e irregularidades.
Brindar una confianza razonable de no tener errores sustantivos.
1
Committee of Sponsoring Organizations Enterprise Risk Management
2
105
Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten.
Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros
Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la empresa y que puedan afectar el logro de sus objetivos.
Importancia La importancia del control interno dentro de la organización a la que se está trabajando se puede enfocar en dos sentidos:
Para la administración Le permitirá cumplir con el desempeño de sus funciones tales como: administrar eficientemente los activos, recibir información confiable y oportuna, erradicar las acciones negativas, promover la eficiencia en todas las áreas y obtener el mayor grado rentabilidad.
Para los organismos de vigilancia Tener un alto grado de confianza y proporcionar un mayor número de pruebas posibles.
Responsables del Sistema de Control Interno La responsabilidad es de todos los miembros, puesto todos desempeña una función importante dentro del sistema de control interno, aunque con distinto grado de responsabilidad; será la Junta directiva quien se encargará directamente en que se cumpla de manera eficiente todo lo que conlleve a su desarrollo, con el fin de:
Dirigir y orientar las actividades, estableciendo principios, valores y políticas que forman parte de la base del sistema de control interno de la Fundación.
Reunirse periódicamente con los responsables de las distintas áreas con el fin de revisar sus responsabilidades y como controlan sus actividades.
106
APLICACIÓN DE COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO 1. Ambiente Interno El ambiente interno constituye el punto fundamental para el desarrollo de las acciones y refleja la actitud asumida por la alta dirección de la entidad formulando una filosofía para administrar el riesgo y creando un ambiente adecuado mediante una estructura organizativa efectiva. Para poder desarrollar dicho componente es necesario contar con fundamentos claves que faciliten a los miembros de la organización, cómo poder operar en un ambiente íntegro.
Normas aplicables al Ambiente Interno Integridad y Valores Éticos La Junta Directiva, administración y el encargado de Recursos Humanos deberán elaborar, aprobar y divulgar un Código de Ética de los funcionarios y empleados, para mantener la Integridad y Valores Éticos en el cumplimiento de sus deberes, el cual será obligatorio para todos los empleados.
Gestión administrativa La gerencia parar lograr un estilo de gestión que permita mantener un nivel de riesgo bajo, debe promover una actitud positiva hacia mejores procesos de inducción del personal; de control orientados a la medición del desempeño del personal; para ello realizará: - El encargado de Recursos Humanos tendrá que dar cumplimiento a la
inducción del personal a través del Reglamento Interno de trabajo, Manual de Organización y Funciones y Manual de Procedimientos Operativos; para la contratación del personal, que servirán para realizar las acciones que guíen a que el personal posea y mantenga el comportamiento adecuado y los requisitos mínimos para cumplir con sus deberes y poner práctica en los procedimientos de Control Interno.
107
- El encargado de Recursos Humanos deberá tener planes y programas para
desarrollar las capacidades y aptitudes de los empleados en su área de desempeño. - Evaluaciones periódicas a todos los procesos institucionales para medir su
eficiencia y eficacia, cada seis meses. - Adoptar medidas preventivas y correctivas que contribuyan al logro de los
objetivos.
Estructura Organizacional -
La Junta Directiva y la administración serán responsables de revisar, evaluar la estructura organizativa, cada año con el fin de medir su funcionamiento.
-
El Organigrama debe estar en un lugar visible para los empleados.
Definición de Áreas de Autoridad, Responsabilidad y Relaciones Jerárquicas. La administración debe: -
Tener bien definido los niveles de responsabilidad y funciones en el Manual de Organización y Funciones y el Manual de Procedimientos Operativos.
-
Especificar claramente las relaciones jerárquicas, los canales de comunicación, los niveles de autoridad y responsabilidad de los funcionarios y de los empleados.
-
Exigir que cada funcionario y empleado sea responsable de sus funciones ante una sola autoridad.
-
Delegar autoridad a los niveles jerárquicos para tomar decisiones.
Políticas para la administración del Recurso Humano. -
Establecer lineamientos referente a la contratación del personal
-
Establecer programas anuales de capacitación y adiestramiento para el personal.
-
Realizar la rotación del personal cuando considere necesario. 108
Unidad de Auditoría Interna Se considera necesaria la creación de la Unidad de Auditoría Interna, para evaluar y verificar el cumplimiento de lo establecido en el presente Sistema de Control Interno.
2. Establecimiento de objetivos Los acontecimientos internos y externos que afectan los objetivos de la entidad deben ser identificados, diferenciando entre el riesgo y oportunidades. Los organismos encargados deben contar con un proceso para establecer los objetivos que estén alineados con la misión y visión, con el apetito de riesgo y niveles de tolerancia. Los objetivos se deben establecer considerando estás categorías: - Estratégicos: los cuales son relativos a metas de alto nivel, soportados y
alineados con la misión. - Operacionales: se relaciona al eficiente y efectivo uso de los recursos de la
entidad. - Presentación de resultados o reportes: se relacionan con la confiabilidad
de todos los informes de la entidad para partes internas o externas. - De cumplimiento: se relacionan al cumplimiento de las leyes y regulaciones
por parte de la entidad.
Normas aplicables al Establecimiento de objetivos - La institución debe definir sus objetivos de manera congruente con su
finalidad de manera que sean alcanzables. - Al establecer los objetivos se debe considerar el costo-beneficio para poder
alcanzarlos. - Antes de realizar cambios dentro de la entidad, (personal, sistemas de
información, leyes y reglamentación, crecimiento rápido, nueva tecnología, entre otros) se debe considerar que estos no afecten el alcance de sus objetivos.
109
3. Identificación de Eventos El componente identificación de eventos se entiende como un suceso que puede llegar a ocurrir en la entidad determinando si representan oportunidades o si pueden afectar negativamente a la capacidad que esta tenga para implantar la estrategia y lograr los objetivos con éxito. Los eventos con impacto negativo representan riesgos, que exigen la evaluación y respuesta de la dirección. Los eventos con impactos positivos representan oportunidades para la entidad. De igual forma este componente reconoce la importancia de identificar los eventos por medio de factores influyentes internos y externos. Entre los factores externos que pueden dar lugar a un riesgo se encuentran: económicos, medioambientales, políticos, sociales y tecnológicos. En los factores internos se consideran: la infraestructura, personal, tecnología entre otros.
Normas aplicables a la Identificación de eventos -
La Junta Directiva y la administración deben efectuar un análisis sobre las amenazas o riesgos en los diferentes departamentos.
-
Identificar los riesgos relevantes internos y externos relacionados con los procesos, aspectos financieros - contables, información y tecnología.
-
Realizar un análisis de las debilidades y amenazas potenciales a través de la elaboración del FODA.
4. Valoración de Riesgos Toda entidad está sujeta a diversos riesgos tanto internos como externos, por lo que la organización debe establecer objetivos, identificar y analizar los riesgos que puedan llegar a ocurrir en un determinado momento. Estos riesgos se pueden valorar a través de una base inherente y una base residual.
Riesgo inherente: Riesgo para la entidad en ausencia de cualquier acción realizada por la administración para alterar la probabilidad o el impacto.
110
Riesgo residual: Riesgo remanente después de la acción realizada por la administración para alterar la probabilidad o impacto. La evaluación de riesgos permite a la entidad considerar la amplitud con que los eventos impactan en la consecución de sus objetivos. La organización deberá evaluar estos acontecimientos desde una doble perspectiva la cual es probabilidad e impacto.
Normas relativas a la Valoración de riesgos Definición de Objetivos Institucionales La Fundación para definir sus objetivos Institucionales deberá elaborar un Plan Estratégico, con la participación de sus funcionarios y empleados; el cual debe contener los siguientes componentes: Generalidades, Misión, Objetivos, Metas, Cronograma de Actividades y otros.
Análisis de Riesgos Identificados Se deben identificar los factores de riesgo y establecer su valoración para determinar su probabilidad de ocurrencia, magnitud e impacto; clasificándolos del mayor al menor impacto y tomar las acciones para el manejo adecuado de los mismos.
5. Respuesta al Riesgo En una Organización pueden ocurrir sucesos que pueden afectar el logro de los objetivos que se han propuesto para cualquier proyecto a desarrollar y es importante que sus miembros tengan un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes de manera de identificar los puntos débiles, enfocando los riesgos tanto al nivel de la organización (interno y externo) como de sus actividades.
Normas relativas a la Respuesta al riesgo Gestión del Riesgo -
Definir las acciones que se tomarán para minimizar el nivel de riesgos.
-
Analizar la probabilidad de ocurrencia e impacto.
-
Definir claramente las actividades y su costo de implementación.
-
Evaluar la efectividad de las acciones que se tomen. 111
6. Actividades de Control Se deben establecer actividades de Control Interno de forma integral a cada proceso que se realice en cada área de trabajo de la Fundación, ya que de esta manera se logrará un eficiente y eficaz desarrollo del trabajo.
Normas relativas a las Actividades de control Creación, Actualización y Divulgación de Políticas y Procedimientos - Deben crearse, mantener actualizados y divulgar todas las políticas que se
establezcan y los procedimientos que se tengan que cumplir en la Fundación; para garantizar la operatividad del Sistema de Control Interno.
Junta Directiva - Debe crearse un Libro de Control de Asistencia de los miembros y
funcionarios a las Asambleas Ordinarias y Extraordinarias u otras sesiones que la Fundación considere necesarias. - La adquisición de bienes y servicios deberán ser autorizadas por la Junta
Directiva. - Elaborar un Plan Anual de Inversiones acorde al Presupuesto que se
ejecutará en el período fiscal, correspondiente conjuntamente con los encargados de cada área.
Administrador - Deberá cumplir y hacer cumplir los reglamentos y leyes que regulen las
actividades de la Fundación. - Deberá dotar del equipo necesario y suficiente al personal. - Crear un Registro de Donaciones donde se documenten los aportes
realizados por las personas altruistas que colaboran con la Fundación. - Deberá promover que el personal se concentre en identificar los riesgos que
tenga o pueda llegar a tener la Fundación.
Tesorería - Las transferencias de fondos y valores, ya sean internas o externas, deben
ser autorizadas por el encargado de Tesorería y el responsable de cada área involucrada. 112
- Toda transacción debe estar soportada con documentos debidamente
autorizados. - Toda cuenta bancaria debe estar a nombre de la Fundación. - Todo pago con cheque deberá contar con tres firmas mancomunadas,
autorizadas por la Junta Directiva y serán estampadas manualmente. - No se deben emitir, ni firmar cheques en blanco. - El encargado de Tesorería es responsable de la custodia de los cheques. - Debe llevarse el orden correlativo de los cheques.
Contabilidad - Toda transacción deberá ser registrada diariamente en orden cronológico. - Toda operación debe contener la documentación necesaria que la
respalde. - Emitir informes financieros mensuales y cuando sean requeridos. - Toda la documentación estará debidamente archivada.
7. Normas relativas a la Información y comunicación Adecuación de los sistemas de información y comunicación La Junta Directiva y la Administración de la Fundación deberán iniciar el establecimiento de un sistema de información mecanizado, integral, congruente con los objetivos y metas institucionales, para garantizar la comunicación interna y el procesamiento exacto de la información, con la finalidad de: - Tomar decisiones oportunas y eficaces. - Resguardar y acceder la información necesaria. - Actuar con transparencia. - Rendir cuentas cuando sea necesario. - Que la información contable física y electrónica se mantenga organizada y
almacenada por un periodo máximo de 10 años. - Que se responsabilice a la Junta Directiva y la Administración de contar con
un archivo institucional, que permita preservar la información para su posterior revisión. 113
- Que toda la información suministrada por los sistemas de información sea
utilizada adecuadamente para la toma de decisiones. - Que la Junta Directiva sea la máxima autoridad para decidir en qué
momento deben determinar si resulta conveniente incorporar programas (software) que ayuden a llevar un mejor manejo de la información.
Proceso de identificación, registro y recuperación de la información La Junta Directiva y la Administración, deberán diseñar los procesos que les permitan identificar, registrar y recuperar oportunamente la información física de eventos internos y externos que se vayan dando con el fin de que en el futuro no les vaya a ocasionar problemas.
Características de la información La Junta Directiva y la Administración, deberán asegurar que la información que se procese en cada área sea confiable, oportuna, suficiente y pertinente.
Efectiva comunicación de la información La Junta Directiva y la Administración, deberán implementar el control interno para que la información generada tenga una efectiva divulgación con el usuario interno y externo que la necesite; es decir, crear los canales de comunicación adecuados
con
terceros
interesados
directa
o
indirectamente,
usuarios/beneficiarios, comunidad, prensa, entre otros.
Archivo institucional La Junta Directiva y la Administración deberán velar por el manejo y almacenamiento de la información generada por la Fundación; para ello, deberán contar con un archivo institucional que preserve la información, en virtud de su utilidad y de requerimientos jurídicos y técnicos.
8. Monitoreo La teoría de la planificación del desarrollo define el seguimiento o monitoreo como un ejercicio destinado a identificar de manera sistemática la calidad del desempeño de un sistema, subsistema o proceso a efecto de introducir los ajustes o cambios pertinentes y oportunos para el logro de sus resultados y efectos en el entorno. Así, el monitoreo permite analizar el avance y proponer acciones a tomar 114
para lograr los objetivos; identificar los éxitos o fracasos reales o potenciales lo antes posible y hacer ajustes oportunos a la ejecución. Según ERM el concepto del monitoreo debe estar presente en cada entidad, sin descuidar su tamaño, y que a pesar que algunas pequeñas y medianas organizaciones implementan componentes generales, hoy en día es importante adaptar el modelo ERM como una forma de sobresalir, ya que será una guía de aplicación práctica más detallada.
Normas relativas al Monitoreo La Junta Directiva y la Administración son responsables de la organización de la Fundación es decir el monitoreo de la gestión que se llevará en cuanto a la ejecución de proyectos que se tengan que hacer y las evaluaciones posteriores para su ejecución.
Monitoreo sobre la realización de proyectos benéficos -
La Junta Directiva es la responsable de aprobar cualquier proyecto que nazca en el interior de cada filial de la Fundación, con el propósito de que los procesos se realicen en forma correcta y que no existan inconvenientes para llevarlos a cabo.
-
La Administración será responsable de supervisar la efectividad del sistema de control interno al menos una vez al año.
-
Dentro del desarrollo de la gestión deberá existir una rutina permanente de seguimiento y evaluación del desempeño del control interno para determinar las tareas y ajustes que sean necesarias.
Supervisiones El encargado de cada área o departamento es responsable de realizar la supervisión de las actividades efectuadas por el personal bajo su dependencia.
Comunicación de los resultados del monitoreo Los resultados de las actividades de monitoreo deberán ser comunicados a la Junta Directiva por parte de la Administración.
115
PROCEDIMIENTOS APLICADOS A LAS CUENTAS EFECTIVO Y EQUIVALENTES Caja General -
Asignar un fondo de Caja General.
- Nombrar un encargado de Caja General. -
Registrar los ingresos y egresos diariamente, de forma oportuna mediante un formato predeterminado.
-
Realizar las remesas a los bancos respectivos diariamente.
-
La remesa del efectivo deberá realizarse íntegramente.
-
El contador o el Gerente deberá realizar arqueos sorpresas, ya sea al final del día o en el transcurso de éste. (ver formulario F3)
Caja Chica -
Asignar una persona responsable, para el manejo del fondo de caja chica, entregándosele un cheque por la cantidad que se estime necesaria.
-
El fondo de caja chica será de $300.
-
Los gastos que se cancelarán a través de caja chica no deben exceder los $ 100.
-
Los vales de caja chica deberán estar pre-enumerados. (ver formulario F1)
-
Los vales se encontrarán bajo custodia del encargado del fondo.
-
El encargado debe llevar el correlativo de los vales.
-
Los vales deberán ser autorizados por la Gerencia.
-
Todos los vales deberán ser respaldados por los documentos que amparen los gastos.
-
A cada vale de caja chica, recibo o factura se le estampará un sello de cancelado que contenga por lo menos los siguientes datos: fecha de reintegro, N° de cheque, Banco, Firma de autorizado.
-
Cuando el fondo de caja chica se haya agotado en un 75%, el encargado deberá solicitar su reposición entregando sus respectivos comprobantes. (ver formulario F2) 116
Bancos -
Los pagos que sean mayores a $100.00 se realizarán a través de cheques.
-
El manejo de efectivo se realizará por medio de cuentas bancarias, especialmente las corrientes.
-
Todo cheque debe ser autorizado por el tesorero.
-
Los cheques emitidos deben ser respaldados con su comprobante respectivo.( ver formulario F13)
-
Los movimientos de las cuentas bancarias se controlarán por medio de libros auxiliares para elaborar conciliaciones de saldos con los estados de cuenta de los bancos. (ver formulario F4)
CUENTAS POR COBRAR - Nombrar a una persona encargada para manejar las Cuentas por cobrar. -
El Tesorero será el responsable de autorizar préstamo a empleados y asociados.
-
El responsable de autorizar los anticipos a los empleados será el Gerente.
-
Cuando se autorice un préstamo o un anticipo, el responsable deberá emitir un documento donde especifique el monto, el plazo y demás características.
-
Para otorgar préstamos el monto máximo será de dos veces el sueldo de los empleados y para los asociados el 75% de su aportación.
-
El máximo del anticipo a los empleados será el 70% de su sueldo.
-
El plazo para los préstamos será máximo de un año.
-
El interés por préstamos será 2% mensual.
-
La cuota del préstamo se descontará de planilla.
-
Se llevará un control detallado de los préstamos otorgados. (Ver formulario F5)
Provisión para cuentas incobrables -
La provisión de las cuentas incobrables será del 10% del monto de las Cuentas por Cobrar. 117
INVENTARIOS -
Se asignará una persona encargada para llevar el control de inventarios, el cual se dividirá en bienes para la venta y bienes para asistencia social.
-
Se registrará bajo documentación toda entrada de bienes que sean utilizados para la realización de actividades.
-
Se llevará el control de la existencia de inventarios a través de tarjetas de control permanente.( ver formulario F6)
-
La entrega de los bienes deberá contar con la respectiva autorización del encargado del área, nombre y firma de recibido y la correspondiente requisición.
-
Utilizar el sistema de cotizaciones para realizar las compras, para garantizar precios razonables.
-
Cuidar del adecuado abastecimiento del inventario a fin de no mantener en existencia productos que no sean de uso frecuente.
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO -
Cada persona será responsable de la custodia y manejo de los bienes que se le asignen.
-
Los bienes muebles e inmuebles serán depreciados a través del método de línea recta.
-
Para que un bien sea considerado como Propiedad, Planta y Equipo su costo de adquisición deberá ser mayor a $100.00 y que se estime una vida productiva mayor a un año; se le determinará una cuota anual o una proporción de ésta, según corresponda.
-
Si el equipo que se adquiriere tiene un valor menor a $100.00 entonces se considerará como un gasto.
-
Se llevará un control de los bienes muebles adquiridos.(ver formulario F9)
DEPRECIACIÓN ACUMULADA -
Por ser una institución exenta del impuesto sobre la renta, la Fundación manejará la depreciación para control contable y financiero. 118
-
La depreciación se calculará como se detalla a continuación: Bienes muebles e inmuebles
Porcentaje anual 5%
Años
Maquinaria
20%
5
Vehículos
25%
4
Otros bienes muebles
50%
2
Edificaciones
-
20
Se llevará el control de la depreciación en un cuadro de detalle. (ver formulario F7)
PRÉSTAMOS Y SOBREGIROS BANCARIOS -
Cuando la Fundación decida solicitar un crédito se deben evaluar las opciones que ofrecen las instituciones bancarias, tomando en cuenta la tasa de interés, plazos, recargos y otros.
-
Llevar el control de los créditos en un cuadro de amortización.(ver formulario F10)
-
Todo abono realizado debe estar respaldado por su comprobante.
-
Contabilizar todos los abonos a los créditos en el momento que se realicen los pagos.
PROVEEDORES -
Realizar cotizaciones con los diferentes proveedores para considerar los precios más razonables del mercado.
-
Toda compra que se realice deberá estar amparada por la requisición correspondiente debidamente autorizada.( ver formulario F8)
-
Se solicitará confirmación de saldos cada dos meses a los proveedores con los que se tengan crédito, para compararlos con los registros contables.
DONACIONES EN ADMINISTRACIÓN -
En esta cuenta se manejarán los fondos recibidos para realizar proyectos en nombre de otras instituciones que colaboren con la Fundación.
-
Se deberá abrir una cuenta bancaria para manejar los fondos de esta cuenta. 119
-
Se llevará un control de los egresos realizados para los proyectos.
-
Se entregarán informes sobre los avances de los proyectos efectuados con estos fondos por la Fundación.
FONDO PATRIMONIAL -
Llevar un libro de registros de fondo patrimonial para documentar los incrementos que se den.
-
Se deberá llevar un registro para el control de las instituciones y personas que realizan donaciones.( ver formulario F12)
INGRESOS -
Todos los ingresos serán controlados por medio de la emisión de documentos (recibos, facturas, comprobantes de crédito fiscal).
-
Toda transacción deberá ser reconocida en el período en que se realice para determinar los resultados del ejercicio.
COSTOS Y GASTOS -
Todo pago que se haga en concepto de costos y gastos por servicios estará respaldado por su respectivo documento de egreso.
-
Todas las erogaciones serán consideradas como costo, cuando estén directamente relacionadas con la generación de ingresos.
-
Los costos y gastos se pagarán, ya sea por medio de cheque o por caja chica, según su monto, los cuales deben estar debidamente autorizados.
-
Por cada documento de egreso que respalde el costo o gasto realizado se le deberá anexar al comprobante de cheque el soporte correspondiente.
-
Se llevará un detalle mensual de los gastos efectuados. (Ver formulario F11)
120
FORMULARIOS PROPUESTOS PARA EL CONTROL DE LAS CUENTAS VALE DE CAJA CHICA F-1
FUNDACIÓN ELISA DE EL SALVADOR VALE DE CAJA CHICA POR:______________________
FILIAL:___________________________________________ FECHA:____________________________ NOMBRE DEL SOLICITANTE:_____________________________________________________________ DEPARTAMENTO: _______________________________ CARGO: ______________________________ DETALLE: ____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________
F._____________________ AUTORIZA DO
F._____________________ ENCARGADO
F._____________________ SOLICITANTE Nº
0001
SOLICITUD REINTEGRO DE FONDO DE CAJA CHICA F-2
121
FUNDACIÓN ELISA DE EL SALVADOR REINTEGRO DE CAJA CHICA FILIAL:________________________________ FONDO ASIGNADO: __________________ MONTO DE REEMBOLSO: _____________________ FECHA
DETALLE
VALOR
TOTAL
F._____________________ AUTORIZADO
F._____________________ ENCARGADO
ARQUEO DE CAJA
122
F-3
FUNDACIÓN ELISA DE EL SALVADOR ARQUEO DE CAJA FECHA:___________________ BILLETES
HORA:____________________
De $
100
$
De $
50
$
De $
20
$
De $
10
$
De $
5
$
De $
1
$
De $
0.25
$
De $
0.10
$
De $
0.05
$
De $
0.01
$
SUB-TOTAL BILLETES MONEDAS
SUB-TOTAL MONEDAS TOTAL EFECTIVO CHEQUES FECHA
Nº CHEQUE
LIBRADOR
BANCO
MONTO
TOTAL SON:___________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________
F._____________________ AUDITOR/SUPERVISOR
F._____________________ ENCARGADO CAJA
CONCILIACIÓN BANCARIA 123
F-4
FUNDACIÓN ELISA DE EL SALVADOR CONCILIACION BANCARIA BANCO:_____________________________
Nº CTA.________________________
SALDO SEGÚN ESTADO DE CUENTA MÁS REMESAS EN TRÁNSITO CARGOS EFECTUADOS POR EL BANCO ABONOS POR ERROR EN BANCOS CARGOS POR ERROR EN LIBROS MENOS CHEQUES PENDIENTES DE COBRO NOTAS DE ABONO DEL BANCO CARGOS POR ERROR EN BANCOS ABONOS POR ERROR EN LIBROS
$
$ $ $ $
$
$ $ $ $
$ $
SALDO CONCILIADO $
SALDO SEGÚN REGISTROS
F._____________________ ELABORÓ
F._____________________ REVISÓ
CONTROL DE PRÉSTAMOS A FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS F-5 124
FUNDACIÓN ELISA DE EL SALVADOR CONTROL DE PRÉSTAMOS A FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS
NOMBRE:________________________________
CARGO:__________________________________
MONTO OTORGADO:______________________
PLAZO DE PAGO:__________________________
FECHA
DETALLE
DEBE
HABER
SALDO
TOTAL
125
CONTROL DE INVENTARIO F-6
FUNDACIÓN ELISA DE EL SALVADOR TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO NOMBRE DEL ARTÍCULO:__________________________
UNIDAD DE MEDIDA:_______________________________________
CÓDIGO:________________________________________
UBICACIÓN EN BODEGA:____________________________________
FECHA
UNIDADES
REFERENCIA ENTRADA
EXISTENCIA
SALIDA
COSTO UNITARIO
DEBE
HABER
TOTAL
TOTAL
CUADRO DE DEPRECIACIÓN 126
F-7
FUNDACIÓN ELISA DE EL SALVADOR CUADRO DE DEPRECIACIÓN NOMBRE DEL ACTIVO:__________________________________________________________________________________________ ESPECIFICACIONES:______________________________________ UBICACIÓN:_____________________________________________ RESPONSABLE:_________________________________________ CÓDIGO:________________________________________________ FECHA
VALOR A DEPRECIAR
DESCRIPCIÓN
TASA DE DEPRECIACIÓN
IMPORTE DEPRECIABLE
DEPRECIACIÓN ANUAL
DEPRECIACIÓN ACUMULADA
VALOR EN LIBROS
TOTAL
127
ORDEN DE COMPRA F-8
Nº
FUNDACIÓN ELISA DE EL SALVADOR ORDEN DE COMPRA DEPARTAMENTO:___________________________
0001
SOLICITA:_________________________
FECHA:____________________________________
CÓDIGO
CANTIDAD SOLICITADA ENTREGADA
DETALLE
COSTO UNITARIO
TOTAL
TOTAL
REGISTRO DE BIENES MUEBLES F-9 128
FUNDACIÓN ELISA DE EL SALVADOR CONTROL DE BIENES MUEBLES FECHA DE ADQUISICIÓN
DETALLE DEL BIEN
MARCA
MODELO
CANTIDAD
VALOR DE ADQUISICIÓN
TOTAL
TOTALES
CONTROL DE AMORTIZACIÓN DE PRÉSTAMOS F-10 129
FUNDACIÓN ELISA DE EL SALVADOR CONTROL DE AMORTIZACIÓN DE PRÉSTAMOS
NOMBRE DEL BANCO:______________________
MONTO DEL PRÉSTAMO:_________________
PLAZO DE PAGO:__________________________
FECHA
CONCEPTO
MONTO DEL PRÉSTAMO
TASA DE INTERÉS:___________________ ABONOS
INTERESES
CAPITAL
SALDOS DEUDOR
ACREEDOR
130
CONTROL DE COSTOS Y GASTOS F-11
FUNDACIÓN ELISA DE EL SALVADOR CONTROL DE COSTOS Y GASTOS MESES DETALLE
TOTAL ENE.
FEB.
MAR.
ABR.
MAY.
JUN.
JUL.
AGO.
SEP.
OCT.
NOV.
DIC.
TOTAL
131
CONTROL DE DONACIONES F-12
FUNDACIÓN ELISA DE EL SALVADOR CONTROL DE DONACIONES FECHA
NOMBRE
MONTO
TOTAL
COMPROBANTE DE CHEQUE 132
F-13
FUNDACIÓN ELISA DE EL SALVADOR COMPROBANTE DE CHEQUE BANCO: ________________ N° DE CUENTA: ______________ N° DE CHEQUE: ___________ CÓDIGO
CONCEPTO
PARCIAL
DEBE
HABER
TOTAL
CONCEPTO___________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ F._____________________ AUTORIZADO
F._____________________ ENCARGADO
133