Ingeniería Industrial Administración de Operaciones II
2.5.1. MRP en los servicios: Planeación de la distribución de los recursos (DRP) Definición: Planificación de los Recursos de Distribución o Distribution Resource Planning (DRP) es un método usado en la administración de negocios para planificar la emisión de órdenes de productos dentro de la cadena de suministro. El DRP habilita al usuario para establecer ciertos parámetros para el control del inventario (como el inventario de seguridad) y calcular el tiempo de fase entre los requerimientos La Planeación de Requerimientos de Distribución o DRP (Distribution Requirement Planing) es una herramienta para planear y controlar el inventario en los centros de distribución (CD) y sirve para tomar decisiones en el corto plazo. Es proactiva y no reactiva. Determinar qué, cuánto, cuándo debo despachar a los puntos de venta / pedir a la planta manufacturera. El DRP integra la información de inventarios y actividades de la cadena de suministros (CS) y del sistema de planeación y control de operaciones (PCO). Se basa en pronósticos y no en puntos de reorden que los relaciona con posiciones actuales de inventario de campo y con el plan maestro de producción (PMP) y el MRP. El DRP usa diferentes variables: • • • • •
inventario "one-hand" al final de un periodo. la demanda de pedidos al final de un periodo. la cantidad de producto requerido que se necesita al comienzo de un periodo. la cantidad obligada de producto disponible al comienzo de un periodo. el tamaño de orden recomendado al comienzo de un periodo
Para la elaboración del DRP se requiere de la siguiente información: • • • •
la demanda en un período futuro. los recibos (notas) al comienzo de un período. el requerimiento de un "stock" (existencias) de seguridad. el inventario "one-hand" al comienzo de un período.
Objetivos: Los objetivos de la Planificación de la distribución (DRP) son: Mejorar los niveles de asistencia al cliente anticipando la demanda del cliente en los centros de distribución y proporcionando productos terminados en la ubicación adecuada cuando surgen las necesidades del cliente. Proporcionar un plan de necesidades preciso para la fabricación. Página 1
Ingeniería Industrial Administración de Operaciones II Optimizar la distribución de stock disponible en la red de distribución. Características: En gran medida el DRP se basa en la misma lógica que el sistema MRP, buscando que las instalaciones de distribución (almacenes y sucursales de ventas) soliciten el producto directamente a la principal operación de producción. El sistema DRP es muy efectivo para realizar el cálculo de, bruto a neto de los requerimientos para realizar los pedidos de reabastecimiento. El objetivo es similar al que persigue MRP, garantizar que el material apropiado cumpla con la demanda del cliente sin incurrir en costos excesivos de inventario. El DRP es una serie de liberaciones planificadas de pedidos, así como mensajes de acción y un reporte de excepción. El DRP tiene la capacidad de incorporar los movimientos estratégicos de la empresa, como promociones y campañas de publicidad, con lo cual la organización tiene la capacidad para percibir el impacto que tienen las anteriores en los sistemas de distribución El DRP puede proporcionar una señal respecto de cuándo estará disponible un nuevo diseño, y permitirá la planificación para agotar el inventario del diseño anterior para minimizar los problemas del inventario obsoleto. El sistema DRP establece una vinculación entre el mercado, la administración de demanda y el planeamiento maestro de producción. Debe proveer los datos para satisfacer las demandas de los clientes con el suministro de productos a las distintas etapas del sistema físico de distribución. Los datos del DRP proveen la base para ajustar el Plan Maestro de Producción para reflejar los cambios en la demanda o en la mezcla de productos. DRP provee información al MPS en un formato consistente con los registros del MRP. DRP planifica las futuras necesidades de re-abastecimiento, estableciendo las bases para mejores decisiones en el despacho vehicular. Los planes de largo plazo ayudan a determinar las necesidades de capacidad de transporte. DRP ajusta continuamente los planes de acuerdo a las desviaciones de las demandas respecto de los pronósticos. Los datos sobre re-abastecimientos planificados de almacenes pueden ser empleados para planificar la mano de obra en los almacenes.
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Ingeniería Industrial Administración de Operaciones II Métodos: El método de Brown: según el cual, la demanda en los puntos de distribución determina las necesidades brutas de mercancía a obtener con cargo a producción y las necesidades de medios de transporte. El método de Martin: Según el cual, los puntos de distribución se satisfacen sobre la base de lotes programados a obtener con cargo a producción, que también determina las necesidades de medios de transportes. Método de adición de errores: Se asume que el pronóstico no tiene tendencias o es correcto en el promedio. Esto significa que: siguiente.
El pronóstico no vendido en un período se adiciona al período
Si las ventas exceden el pronóstico, se reducirá el período siguiente.
La metodología recomendada para el desarrollo de un plan de distribución o DRP para los sistemas de información, propone un proceso comprendido desde el inicio del proyecto hasta la realización de las pruebas. Considera también realizar un análisis de riesgo, estrategias de recuperación y la definición de roles y responsabilidades.
INICIO DEL PROYECTO Se realiza en esta fase un conocimiento de la organización. Se evalúa, la documentación existente. Se documentan los beneficios y se deben definir también las personas que tendrán alguna responsabilidad en el proyecto. Otras actividades, de esta fase, se presentan a continuación: •
Revisión de los procesos críticos a considerar en el DRP. Página 3
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Valoración de los riesgos.
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Evaluación del nivel en el que se encuentra la organización y propuestas de acciones a seguir para mejorar los niveles de respuesta ante eventos que afecten la entrega de servicios.
IMPACTO SOBRE EL NEGOCIO (BIA) El análisis del impacto sobre el negocio (BIA) es uno de los aspectos más importantes a considerar en el desarrollo de un plan de distribución o DRP. Se trata pues, de identificar los diversos eventos que pudieran afectar la continuidad de sistemas críticos de la información. EVALUACIÓN DE RIESGO La gestión de riesgo es el punto central de la definición de una estrategia de seguridad perfectamente alineada con la visión de las empresas, dentro de su entorno de operación. Esta metodología es el resultado de la combinación de diferentes propuestas existentes en la industria, y utiliza métodos tanto cualitativos, como cuantitativos, los primeros permiten agilidad en el proceso y facilidad en la asignación de valores de impacto o riesgo, y los segundos nos permiten la precisión y exactitud ESTRATEGIAS DE RECUPERACIÓN Y CONTINUIDAD EN DEL NEGOCIO Las estrategias de recuperación están basadas obviamente en los resultados obtenidos luego de la realización del BIA (Business Impact Analisis), en donde también se consideran los valor de los tiempos máximos permitidos de no disponibilidad (MTD). ROLES Y RESPONSABILIDADES La definición de roles y responsabilidades es uno de los aspectos más importantes del Plan de distribución , porque aquí se determinan cada una de las actividades de los responsables de ejecutar el Plan, y estas actividades corresponden a las que hay que ejecutar antes, durante y después . PRUEBAS DEL PLAN La efectividad del DRP en situaciones de emergencia se puede valorar si existe un plan de prueba que se lleve a cabo en condiciones reales. La fase de prueba debe contener las actividades más importantes que requieran comprobación y certeza en su funcionamiento futuro. Se debe probar dentro de un ambiente que simule las condiciones que serían aplicables en una emergencia verdadera. Es también importante que las pruebas se lleven a cabo por las personas que serían responsables de esas actividades en una crisis Procedimiento: Para desarrollar la lógica de la DRP se utilizan las siguientes técnicas:
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Ingeniería Industrial Administración de Operaciones II - Introducción del Registro Básico de la DRP - Punto de orden con fase de tiempo (POFT) - Enlace de los registros de varios almacenes - Administración de las variaciones cotidianas del plan - Inventario de seguridad en la DRP Otra forma práctica de plantearlo, es: - Definir una red en la que hay nodos o sitios, que son los centros de distribución, plantas, etc. - Establecer las relaciones entre los nodos. Es decir se definen algunas variables, partiendo de la demanda. - Calcular la demanda sobre cada uno de los nodos que proveen los productos independientes al mercado. Puede ser una demanda real o un pronóstico de ventas. - Para cada producto, definir el nivel de servicio, el stock que se desea mantener y el pronóstico de venta en cada lugar. El cálculo de existencias debe tener un alto nivel de exactitud, usando modelos y variables precisas. - El DRP balancea las cargas, trabajando sobre pesos y volúmenes, y también la demanda estacional.
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