INTRODUCCION
Nuestro trabajo está orientado a lo que toda persona deba conocer en especial aquellos emprendedores que iniciaron en el mundo empresarial .Como sabemos la empresa realizará una serie de actividades, de forma repetitiva, que conducirán a que se tiene que registrar todos los hechos contables que afectan a su patrimonio. Para ello daremos a conocer que es un libro contable y sus funciones. Las actividades que realiza un libro contable son:
El ciclo contable comienza con la confección del inventario inicial, que no es sino un informe que contiene una relación detallada de todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa, el primer día del ejercicio económico o el día del inicio de su actividad. En la práctica, se toman los mismos datos que contiene el balance final del ejercicio anterior. A continuación, y tomando los datos del inventario inicial, se efectuará el asiento de apertura, anotando en el debe los saldos de las cuentas de activo y en el haber los saldos de las de pasivo y neto. Este asiento se registrará en los libros Diario y Mayor, que quedan así dispuestos para la contabilización de las operaciones del día a día de la empresa. A lo largo del ejercicio económico se irán registrando, día a día, en los libros Diario y Mayor, todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Las unidades 5ª a 12ª del curso estudian estas operaciones. Periódicamente (mensual o trimestralmente) se deberá elaborar un informe denominado balance de comprobación. Este balance no es sino una lista de TODAS las cuentas contables de la empresa, con su código, denominación, sumas y saldos. La finalidad de este informe es doble: Obtener información del patrimonio de la empresa con una cierta periodicidad. Detectar posibles errores contables para su corrección.
Tras registrar la última operación del año, relativa a la actividad de la empresa, el contable debe contabilizar las llamadas operaciones de regularización. Estas operaciones, que se registran el último día del ejercicio económico, están detalladas en las unidades 13ª y 14ª del curso y pretenden un doble objetivo: Que la contabilidad refleje la imagen fiel del patrimonio (situación financiera) de la
empresa. Que la contabilidad refleje el resultado (situación económica) del ejercicio
económico y las causas que lo han originado. Una vez registrados los asientos de regularización en los libros Diario y Mayor, sólo tendrán saldo las cuentas patrimoniales (grupos 1 a 5). Pues bien, se procederá a saldarlas mediante un asiento contable, denominado de cierre, que finalizará los libros Diario y Mayor. En este asiento se reflejará el inventario final de la empresa. Tras su contabilización, no podrá registrarse ya ninguna otra operación en el ejercicio económico. Por último, se elaborarán unos informes que resumen la contabilidad del ejercicio. Estos informes, llamados cuentas anuales, se analizan en las unidades 4ª y 14ª y son: Balance de Situación. Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Memoria.
DESARROLLO
LIBROS CONTABLES CONCEPTO: Los libros contables son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado. Clasificación Técnico Contable: Principales
o
Libro Inventarios y Balances
o
Libro Diario
o
Libro Mayor
o
Libro Caja
Auxiliares
Registro de Ventas
Registro de Compras
Registro de Letras por Cobrar
Registro de Letras por Pagar
Planilla de Pagos de Remuneraciones
Libro de Importaciones
Libro de Exportaciones
Libro Bancos
Registro de Caja Chica, etc.
LIBROS DE CONTABILIDAD
Categorí a Renta
Libros que deben Llevar Personas Jurídicas Personas Naturales Sucesiones Indivisas
Tercera
Sujetos Obligados
Asociaciones en Participación
Contabilidad Completa
Inventarios y Balances
Sociedades de Hecho Consorcios Joint Venture, Comunidad de Bienes
Hasta 100 UIT de Ingresos Brutos Anuales.
Registro de compras
Más de 100 UIT de Ingresos Brutos Anuales..
Registro de ventas Libro de Retenciones
Ingresos y Gastos
Planilla de Pagos
Contabilidad completa
Régimen especial
Personas Naturales y Jurídicas que realicen actividades de Extracción, Manufactura y Comercializa ción,
Registro de Compras
Registro de Ventas e Ingresos
Planilla de Pagos
Producción de Bienes y Venta de Servicios.
Régimen Único Simplificado
A.
Personas Naturales
Cuarta
Libro de retenciones
Planilla de Pagos
Libro de Ingresos y los Gastos según corresponda
Las sociedades de hecho, asociaciones en participación, Joint Venture, consorcios y comunidad de bienes deberán mantener contabilidades independientes, de los socios o partes contratantes, tanto para el manejo de la gestión del negocio como para la información a la SUNAT. Es necesario precisar que la Unidad Impositiva Tributaria es "un valor de referencia que puede ser utilizado en las normas tributarias para determinar las bases imponibles, deducciones, límites de afectación y demás aspectos de los tributos que consideren convenientes las personas interesadas". Cada año se le asigna un determinado valor.
PRINCIPALES DISPOSICIONES 1. Los libros y registros deben contar con los datos de cabecera (Denominación del libro o registro; período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada; número del RUC del contribuyente; apellidos y nombres, denominación y/o razón social). 2. Registro de operaciones: • Orden cronológico o correlativo (salvo disposición en contrario). • Legible; sin espacio o líneas en blanco; enmendaduras, ni alteración. • Usar el Plan Contable General vigente. • Totalizar el importe en cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general del período o ejercicio gravable, según corresponda; salvo que se trate de hojas sueltas o continuas, en cuyo caso se totalizará al finalizar el período o ejercicio. • Moneda nacional y castellano. 3. Incluir los registros o asientos de ajuste, reclasificación o rectificación que correspondan. 4. Contener folios originales. No se permite la adhesión de hojas o folios. 5. El libro de inventarios y balances debe ser firmado al cierre de cada período o ejercicio gravable, según corresponda; por el contribuyente o su representante legal, así
como por el contador responsable de su elaboración. INFORMACIÓN MÍNIMA Y FORMATOS La información mínima que debe contener los libros y registros contables está prevista en la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT. Su aplicación es obligatoria a partir del 1 de julio de 2010, cualquiera fuera la forma de llevado de libro (manual o en hojas sueltas o continuas). Los formatos (rayado) son también de uso obligatorio a partir del 1 de julio de 2010; sin embargo, si los libros son llevados en hojas sueltas o continuas, no será exigible el formato, sino únicamente la información mínima. NUMERO DE FORMATO POR CADA LIBRO o REGISTRO 1.- Libro Caja y Bancos (2 formatos). 2.- Libro de Ingresos y Gastos (2 formatos). 3.- Libro de Inventarios y Balances (19 formatos). 4.- Libros de Retenciones incisos e) y f) del Art. 34º del TUO del IR (1 formato). 5.- Libro Diario (2 formatos: General y Simplificado). 6.- Libro Mayor (1 formato). 7.- Registro de Activos Fijos (4 formatos). 8.- Registro de Compras (1 formato). 9.- Registro de Consignaciones (2 formatos). 10.- Registro de Costos (3 formatos). 11.- Registro de Inventario permanente en unidades físicas (1 formato). 12.- Registro de Inventario permanente Valorizado (1 formato). 13.- Registro de Ventas e Ingresos (1 formato). Los demás libros y registros deberán contener la información que dispone las normas legales que los crearon. CAMBIO DE DENOMINACION O RAZON SOCIAL El deudor tributario que modifique su denominación o razón social puede optar, previa comunicación a SUNAT de dicho cambio, por: 1.- Continuar utilizando los libros y registros con la denominación o razón social anterior hasta que se terminen. 2.- Abrir nuevos libros y registros consignando la nueva denominación o razón social, para lo cual deberá acreditar haber cerrado los libros y registros no utilizados que fueron legalizados con la anterior denominación o razón social. EN CASO DE PÉRDIDA, ROBO O DESTRUCCION DE LIBROS Se debe comunicar a la SUNAT dentro de los 15 días hábiles de ocurrido el hecho, adjuntando copia certificada de la denuncia policial. El contribuyente tendrá 60 días calendario para rehacer los libros y/o registros.
LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES 1. Este libro deberá contener, al cierre de cada ejercicio gravable, como mínimo la información indicada en los numerales 3 y 4. Ello sin perjuicio de lo dispuesto por el artículo 6° de la Resolución de Superintendencia N° 141-2003/SUNAT y norma modificatoria. 2. Tratándose de fusión, escisión y demás formas de reorganización de sociedades o empresas, así como de cierre o cese definitivo, los deudores tributarios se encontrarán obligados a registrar como mínimo la información indicada en los numerales 3 y 4. 3. Los deudores tributarios facultados por norma expresa a utilizar un Plan Contable, Manual de Contabilidad u otro similar, distinto al Plan Contable General vigente en el país, deberán consignar en los formatos incluidos en el numeral 4 , la información equivalente a la solicitada en cada uno de ellos. 4. El Libro de Inventarios y Balances estará integrado por los siguientes formatos: a) Balance general b) Detalle del saldo de la cuenta 10 – caja y bancos c) Detalle del saldo de la cuenta 12 – clientes d) Detalle del saldo de la cuenta 14 – cuentas por cobrar a accionistas (o socios) y personal e) Detalle del saldo de la cuenta 16 – cuentas por cobrar diversas f) Detalle del saldo de la cuenta 19 – provisión para cuentas de cobranza dudosa g) Detalle del saldo de la cuenta 20 – mercaderías y la cuenta 21 – productos terminados h) Detalle del saldo de la cuenta 31 – valores i) Detalle del saldo de la cuenta 34 – intangibles j) Detalle del saldo de la cuenta 40 – tributos por pagar k) Detalle del saldo de la cuenta 41 – remuneraciones por pagar l) Detalle del saldo de la cuenta 42 – proveedores m) Detalle del saldo de la cuenta 46 – cuentas por pagar diversas n) Detalle del saldo de la cuenta 47 – beneficios sociales de los trabajadores o) Detalle del saldo de la cuenta 49 – ganancias diferidas p) Detalle del saldo de la cuenta 50 – capital q) Balance de comprobación r) Estado de flujos de efectivo s) Estado de cambios en el patrimonio neto del 01.01 al 31.12 t) Estado de ganancias y pérdidas por función del 01.01 al 31.12
LIBROS PRINCIPALES:
LIBRO MAYOR En este libro se deberá incluir mensualmente la siguiente información: 1. Fecha de la operación. 2. Número correlativo de la operación en el Libro Diario, para los casos de contabilidad manual. 3. Cuenta contable asociada a la operación, según lo siguiente: a. Código y/o denominación de la cuenta contable, según el Plan de Cuentas utilizado. b. Denominación de la cuenta contable. El deudor tributario podrá colocar esta información como datos de cabecera de considerarlo necesario. 4. Glosa o descripción de la naturaleza de la operación registrada. 5. Saldos y movimientos de la cuenta: a. Saldo deudor, de ser el caso. b. Saldo acreedor, de ser el caso. 6. Totales. Llamados también mayores, y de acuerdo con las disposiciones legales, los comerciantes deben llevar los siguientes libros: Libro de Inventarios y Balances Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales. Legalidad contable: Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o comprobante. La información que debe contener este libro es: La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable.(Generalmente son los inventarios y los activos fijos). El nombre y código de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros anteriormente descritos.
El valor que corresponde al valor unitario de cada artículo. El valor parcial de las operaciones. El valor total correspondiente a cada cuenta.
A continuación se presenta un formato
CANTIDAD
CUENTA ACTIVO CAJA Caja General MERCANCÍAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA TERRENOS Lotes EQUIPOS DE OFICINA Escritorios Sillas Archivadores TOTAL ACTIVO PASIVO
VALOR VALOR VALOR TOTAL UNITARIO PARCIAL
PATRIMONIO APORTES SOCIALES Cuotas o partes de interés social TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO En este libro se registra en primer lugar el inventario y luego se registra el Balance General correspondiente.
LIBRO DIARIO
CONCEPTO: Se puede considerar al libro diario como la columna vertebral de todo sistema contable, alrededor de él giran los diversos registros auxiliares, teniendo luego como punto final su centralización en el libro mismo. El objeto principal de este libro es resumir en uno solo las anotaciones de todas las operaciones efectuadas diariamente con la finalidad de trasladar dicha información a otro libro llamado MAYOR. Por lo tanto podemos decir que: EL LIBRO DIARIO: Es un libro obligatorio y principal de foliación simple en el que se anotan todas las operaciones mercantiles que efectúa la empresa día por día y en forma cronológica. En el Libro Diario se puede constatar los cambios patrimoniales que tiene la empresa en determinados periodos de tiempo, según como decidan, los que la dirigen. De acuerdo al Código de Comercio se debe llevar un diario único, pero muchas empresas por la complejidad que se presenta en el registro contable, la magnitud y volumen de las transacciones comerciales, se ven obligados a utilizar registros contables auxiliares (registro de compras, ventas, cte.) de los cuales se obtienen resúmenes generales que deberán ser centralizadas en el Libro Diario, teniendo en cuenta las cuentas deudoras y acreedoras. El Libro Diario representa así el más utilizado por disposición diaria. Las operaciones contables son anotadas según sea ingreso o salida para la empresa es decir contablemente como cargos o como abonos tal como veremos posteriormente al estudiar el asiento.
En sus folios destacan los hechos económicos a medida que éstos se van produciendo tratando de dárseles una interpretación conforme ocurren los mismos. Las anotaciones en el libro diario tienen significación o sentido matemático, en efecto éstas se hacen por medio de una equivalencia es decir que en toda operación debe existir una o varias cuentas deudoras y una o varias cuentas acreedoras tal como se vio al estudiar la partida doble. En líneas generales podemos decir entonces que el Diario es un libro de entrada original en el que se anotan siguiendo un riguroso orden de fechas todas las operaciones mercantiles realizadas día a día por la empresa.
RÉGIMEN LEGAL: De acuerdo al D.S. 054-99-EF del Impuesto a la Renta, se consideran como un libro principal y obligatorio para todas las empresas jurídicas y naturales que superen las 100 UIT de ingresos brutos anuales y son ellas quienes deben llevar contabilidad completa. El libro diario debe ser legalizado por el Juez de Paz Letrado de la localidad, donde se encuentra ubicada la empresa o por un Notario Público.
RAYADO DEL LIBRO DIARIO: El rayado del libro diario que prevalece en nuestro medio es igual al del libro de Inventarios y Balances lógicamente con una función diferente. Existen varias formas de registrar las cuentas en el libro diario, pero la más usual es la siguiente: Folio
A
DEBE
HABER
F
G
D B
C
E H
Se registra el título: Libro Diario 1 de Enero de 2008
Representa el folio del Libro Mayor. Se registra cuando las cuentas del Libro Diario fueron trasladadas al Libro Mayor.
Se registra el código de las cuentas deudoras o acreedoras.
Se anota el número del asiento en forma correlativa, nombre de las cuentas deudoras y acreedoras, su código y nombre de las subcuentas.
En esta columna auxiliar se anotan las cantidades parciales de las sub cuentas cuando se requiera.
Se registra el importe de las cuentas deudoras.
Se anota el importe de las cuentas acreedoras.
Se registra la fecha y la glosa que viene a ser lo que dio motivo al registro de la operación mercantil y que está expresada en un asiento contable.
EL ASIENTO CONTABLE: En la práctica toda empresa registra las operaciones que ella realiza con el fin de tener una adecuada información y control de sus actividades, para ello hace uso de comprobantes mercantiles que emite y recibe, tales como facturas, letras de cambio, cheques, etc. Estos documentos registran en sí hechos económicos que tiene una empresa, por tal motivo deberán ser interpretados tal como lo indica el Plan Contable. Dichos datos que encierra cada documento mercantil deberán ser vaciados al Libro Diario mediante un registro contable llamado: ASIENTO que viene a ser un "medio que traduce el hecho económico señalado en el documento mercantil a un lenguaje contable" Según Fernando Boter en su libro Fundamentos de Contabilidad dice que "Asiento viene a ser la anotación hecha en un libro de contabilidad referente a una operación determinada". En nuestro medio generalmente se le llama asiento al registro operacional que se realiza en el Libro Diario.
PRINCIPIO BÁSICO DEL ASIENTO: Cada asiento debe ser registrado en el libro diario como su nombre lo indica, diariamente, según la característica de la actividad mercantil realizada. Todo asiento se debe basar en el principio de la partida doble, es decir que las cuentas deudoras (cargo) deben tener el mismo valor que las cuentas acreedoras (abono). Las cuentas deudoras deben ser registradas en la columna del Debe por lo tanto se dirá que están cargadas. Y las cuentas acreedoras deben ser registradas en la columna del haber por lo tanto se dirá que están abonadas. Según el método de la partida doble, ésta permite que en cada operación mercantil existan valores iguales cuyos importes serán registrados en el Debe y en el Haber sea cual fuere la cantidad de cuentas que la integran.
PARTES QUE COMPRENDE UN ASIENTO Con un ejemplo práctico podemos comprender mejor su registro. Recomendamos al lector poner especial atención en el estudio y desarrollo de los ejemplos. La empresa Comercial Latina S.A. paga en efectivo S/. 2 000.00 por la compra de mercaderías, obteniendo una Factura N° 001-07213 el 3 de Diciembre del 200_. El producto mercaderías representa una compra para la empresa, por consiguiente si nos basamos en la partida doble, diremos que la cuenta 60 Compras (subcuenta 601) según el Plan Contable General Revisado, cuyo valor está representado por S/. 2 000, ingresa a la empresa, por lo tanto es una cuenta deudora registrándose en el Debe. Mientras que la cuenta 42 Proveedores (sub cuenta 421) cuyo valor está representado también por su equivalente S/. 2 000.00 soles es una cuenta
acreedora en vista de que toda persona o cuenta que da o entrega es acreedora, representando para la empresa una salida, su registro se realiza en la columna del Haber. Entonces literalmente diremos que se carga a la cuenta 60 Compras y se abona a la cuenta 42 Proveedores por el mismo valor S/. 2000.00 soles. Si tomamos en cuenta la disposición contable descrita anteriormente en el rayado del libro Diario el asiento por la compra sería: Folio 4 Libro Diario al 31 de Dic. Del 2011 DEBE HABER 1 Compras 601 Mercaderías
60
A Proveedores
42
2000 2 000.00
2 000.00
2000
421 Facturas por pagar 31/12 Por la compra de mercaderías al contado según factura Nº 001-07213
Otra forma de Registro: En el registro de las operaciones del diario debe primar el criterio de todo Contador para la utilización de las columnas establecidas en el rayado, por consiguiente la operación de compra realizada por la empresa Comercial Latina S.A. se puede registrar de otra forma siempre y cuando se cumpla con el principio de la partida doble: “no hay deudor sin acreedor ni acreedor sin deudor”. Folio 6 Libro Diario al 31 de Dic. del 2011 DEBE HABER
1 Compras 60
601
42
421
Mercaderías A Proveedores Facturas por pagar 31/12 Por la compra de mercaderías al contado según factura Nº 001-07213
2000 2 000.00 2000
2 000.00
REQUISITOS A TOMAR EN CUENTA EN EL ASIENTO: 1. Entre las columnas del Debe y el Haber debe existir una perfecta igualdad de sus importes cualquiera sea la cantidad de cuentas que la integran. 2. El registro contable debe ser con letra manuscrita y legible. 3. Las cuentas deudoras se registran en la columna de la izquierda llamada DEBE y las acreedoras en la columna de la derecha llamada HABER. 4. Las cuentas principales deben subrayarse con tinta roja. 5. Las cuentas acreedoras deben ir precedidas de la letra "A" que significa Abono. 6. La línea de separación entre un asiento y otro debe ser interconectado por el número del Asiento.
CLASES DE ASIENTOS: Los asientos se clasifican teniendo en cuenta varios aspectos:
Por el número de cuentas que intervienen: o
Asientos simples
o
Asientos compuestos
o
Asientos mixtos
o
Por la naturaleza y destino de sus resultados:
Asientos por naturaleza
Asientos por destino
Por la función que desempeñan:
Asientos de Apertura
Asientos de Operación
Asientos de Centralización
Asientos de Ajuste
Asientos de Regularización
Asientos de Cierre
Asientos de Reapertura.
POR EL NÚMERO DE CUENTAS QUE INTERVIENE
ASIENTO SIMPLES Comprende a todos aquellos que tienen una cuenta deudora y una cuenta acreedora es decir una cuenta cargada contra una cuenta abonada. Corresponde a la fórmula: “TAL A TAL”. Ejemplo: Se paga S/. 1500.00 en efectivo a un proveedor por la factura N'001-47414. Fecha 5 de Agosto del 2011. Contabilización DEBE HABER
1 Proveedores 42 10
421 Facturas por pagar A Caja y Bancos
1500 1 500.00
1 500.00
1500
101 Caja 31/12 Por la compra de mercaderías al contado según factura Nº 001-07213
ASIENTOS COMPUESTOS: Se refiere a todos aquellos en que intervienen dos o más cuentas deudoras contra dos o más cuentas acreedoras. Corresponden a la fórmula: "Varios a Varios". Es decir dos o más cuentas cargadas contra dos o más cuentas abonadas.
LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO 1. Se deberá incluir los asientos de: 1. Apertura del ejercicio grabable. 2. Operaciones del mes.
3. Ajuste de operaciones de meses anteriores, de ser el caso. 4. Ajustes de operaciones del mes. 5. Cierre del ejercicio gravable. Asimismo, se deberá incluir mensualmente la siguiente información: 1. Número correlativo o código único de la operación 2. Fecha o periodo de la operación 3. Glosa o descripción de la operación 4. Cuentas de acuerdo al Plan Contable General vigente 5. Totales
Libro Mayor y Balances Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sintética. La información que en él se encuentra se toma del libro Diario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares. En él se encuentra la siguiente información: La cuenta y su respectivo código (Este código es según el plan de cuentas de la empresa). El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan. El movimiento débito o crédito de cada cuenta. Las operaciones mensuales. Los saldos finales para la elaboración de los Estados financieros.
LIBRO DE RETENCIONES 1. Fecha de retención, cuando esta coincida con la fecha de pago de la retribución o, en su defecto fecha de pago de la retribución. 2. Información de la persona que prestó el servicio, de acuerdo a lo siguiente: a. Tipo de documento de identidad. . b. Número del documento de identidad, de ser el caso. c. Apellidos y Nombres. 3. Información de la retribución, de acuerdo a lo siguiente: a. Monto bruto de la retribución. b. Monto de las retenciones efectuadas.
c. Monto neto de la retribución. 4. Totales LIBRO CAJA Y BANCOS En este libro se debe registrar mensualmente toda la información, proveniente del movimiento del efectivo y del equivalente de efectivo. En caso el deudor tributario lleve sus libros o registros utilizando hojas sueltas o continuas, se encontrará exceptuado de llevar el Libro Caja y Bancos siempre que su información se encuentre contenida en el Libro Mayor. Estará integrado por los siguientes formatos: a) Detalle de los movimientos del efectivo b) Detalle de los movimientos de la cuenta corriente.
LIBROS AUXILIARES Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales. Cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar. En ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son: Registro de las operaciones cronológicamente. Detalle de la actividad realizada. Registro del valor del movimiento de cada subcuenta Tipos de libros auxiliares Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplía la información de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta. Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en el libro mayor y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.
Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada la información solicitada por la administración de impuestos. Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar. También existen otros libros que tienen el resto de la información financiera de la empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturación etc.
LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
IMPORTANCIA En las relaciones entre la Administración Tributaria y Los contribuyentes, la llevanza de los libros y registros contables puede entenderse como un deber a cargo de estos de coadyuvar con el buen fin de la gestión tributaria. Para ello, los libros y registros contables cumplen dos funciones primordiales: 1) Constituyen un medio de prueba de las Operaciones económicas, de las obligaciones tributarias y de su cuantía. 2) Facilitan el control de la administración Tributaria, procurando reducir la evasión fiscal. VALOR PROBATORIO Cuando se exige la emisión de ciertos documentos, como comprobantes de pago, para respaldar la realización de las operaciones económicas, los libros y registro contables en los que se reproduce la información contenida en los indicados documentos constituyen respecto a dichas anotaciones instrumentos probatorios de segundo orden, puesto que presuponen la existencia de otro documento que sustenta la operación. Por otro lado, el asiento contable, o si se prefiere la declaración contable que este incorpora, otorga certeza sobre la existencia de las operaciones asentadas Ò u omitidas, pero no demuestra realmente la realización de dichas operaciones. CONTROL DE LA ADMINISTRACION:
La llevanza ordenada de los libros y registros contables, observando las reglas exigidas por las normas sobre la materia, facilita un adecuado control de la Administración Tributaria, a la vez que dificulta las prácticas evasivas. Las exigencias formales establecidas para la llevanza de los libros y registros contables facilitan a la Administración Tributaria ejercer su facultad de fiscalización y pueden aportar indicios sobre la posible evasión fiscal del contribuyente. Además, constituyen, por sí mismas, obstáculos para los contribuyentes que decidan evadir el pago de sus tributos.
FORMAS DE LLEVAR LA CONTABILIDAD
REQUISITOS COMUNES
REQUISITOS INTRINSICOS Forma exigida para realizar los asientos en los libros y registros. Facilitan la revisión y el control de la SUNAT:
Llevar los libros con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, raspaduras, ni enmiendas, y sin presentar señales de haber sido alterados. Llevar los libros y registros en castellano. Llevar los libros y registros en moneda nacional. Excepción: Los sujetos que reciban y/o efectúen inversión extranjera directa y que al efecto contraten con el Estado podrán llevarla contabilidad en dólares, considerando lo siguiente:
1. La presentación de D.J. y pagos se efectuarán en moneda nacional. 2. Los saldos a favor de periodos anteriores se tomaran en moneda nacional REQUISITOS EXTRINSICOS Constituyen formalidades exigidas para otorgar certeza respecto a la existencia de los libros y registros contables. Para la llevanza de cualquier libro o registro contable se exige un requisito extrínseco: la legalización del libro o registro. Con esta obligación se persiguen dos objetivos:
1) Evitar que el contribuyente modifique sus anotaciones ex post a través de la sustitución completa de los libros y registros de los que se trate 2) Evitar que el contribuyente lleve múltiples libros o registros contables para un mismo periodo. Estos objetivos pueden alcanzarse en la medida que la Administración Tributaria, a través de declaraciones informativas o cruces de información, accede a los registros de legalizaciones de los Notarios Públicos y constata si el contribuyente ha legalizado ms de un libro o registro contable para un periodo dado. La exhibición de libros o registros sin legalizar durante una revisión fiscal, podrá aportar un indicio respecto a que el contribuyente ha modificado sus anotaciones ex post o que lleva múltiples libros o registros contables, situaciones ambas que pueden esconder un fraude fiscal. LEGALIZACION DE LIBROS Y REGISTROS-PROCEDIMIENTOS Artículo 62 del Código Tributario.- La SUNAT se encuentra facultada para autorizar los libros de actas, así como los registros y libros contables vinculados con asuntos tributarios, que el contribuyente deba llevar de acuerdo a ley. El procedimiento para la autorización ser establecido por la SUNAT mediante Resolución de Superintendencia. A tal efecto, dicha administración tributaria poder delegar en terceros la legalización de los libros y registros antes mencionados. 3º Disposición Final del Código Tributario.- Se excluyen los libros y registros contables vinculados con asuntos tributarios de la aplicación de la Ley del Notatariado. R.S. N 132-2001/SUNAT.- Establece el procedimiento para autorizar libros de actas, registros y libros contables vinculados a asuntos tributarios: La legalización ser efectuada por los Notarios Públicos del domicilio fiscal del deudor o, a falta de estos, por los jueces de paz letrados o jueces de paz. Los libros y registros contables deberán ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas, continuas o computarizadas. Para la legalización del segundo y siguientes libros o registros de una misma denominación se deber acreditar que se ha concluido con el anterior o que este se ha perdido o destruido. Tanto los Notarios públicos como los jueces llevarán un registro cronológico de las legalizaciones que otorguen.
REQUISITOS TEMPORALES
Oportunidad en la que se deben realizar los asientos en los libros y registros.
Tienen como objetivo garantizar que las operaciones vinculadas con el giro del negocio ingresen oportunamente a la contabilidad de la empresa, evitando de esta forma que el contribuyente tenga un negocio marginal, es decir, que realice compras y ventas fuera de la contabilidad y en tal sentido no pague los tributos que afectan dichas operaciones. En la R.S. N 078-98/SUNAT se establecen los plazos máximos de atraso con que los deudores tributarios pueden llevar los libros y registros contables. LIBROS Y REGISTROS EXIGIDOS
IMPUESTO A LA RENTA MECANICA CONTABLE
La base es la oposición entre Activo y Pasivo -Patrimonio: En el activo los aumentos y disminuciones de sus cuentas funciona de manera opuesta a los aumentos y disminuciones del pasivo y patrimonio. El estado de ganancias y pérdidas es parte del patrimonio y funciona como aquel.
BALANCE GENERAL
EL CARGO Y EL ABONO
LIBROS PRINCIPALES
Diario: acumula los movimientos transacción por transacción, en forma secuencial, cargando o abonando las cuentas que intervienen en cada una de estas. Mayor: Toma la información del diario y agrupa los cargos y abonos efectuados en cada cuenta individual, independientemente de la transacción de la que proviene. Inventarios y balances: Toma la información del mayor y la resume en forma de balance y ganancias y pérdidas.
CONTROL DE ACTIVO FIJO Inciso f) del Artículo 22 del Reglamento. Se puede llevar en libros auxiliares, tarjetas o cualquier otro sistema de control. Se registra la fecha de adquisición, el costo, los incrementos por revaluación, las mejoras de carácter permanente, las depreciaciones, los ajustes por inflación y el valor neto de los bienes IMPUESTO A LA RENTA OBLIGACIONES ESPECIALES En las normas del Impuesto a la Renta se establecen ciertas disposiciones especiales vinculadas con la contabilización de determinadas operaciones. Entre estas: Depreciación: Inciso b) del Artículo 22 del Reglamento. En ningún caso se admitirá la rectificación de la depreciación contabilizada en un ejercicio gravable, una vez cerrado este.
Contingencia: Desconocimiento de la depreciación no contabilizada dentro del ejercicio gravable Gastos de ejercicios anteriores: Artículo 57 de la Ley. Artículo 31 del Reglamento. Para aceptar los gastos de ejercicios anteriores, estos deben ser pro visionado en el ejercicio respectivo. Contingencias: 1. Se desconoce el gasto en el ejercicio en el que se realiza el pago. Se acepta en el ejercicio anterior. 2. Multa por llevar los libros sin observar las formalidades. Reorganización: Artículo 70 del Reglamento. Los contribuyentes que hubieran optado por acogerse a los regímenes previstos en los numerales 1 y 2 del Artículo 104 de la Ley, deberán mantener en cuentas separadas del activo lo siguiente: -El valor histórico y su ajuste por inflación - El mayor valor atribuido a los activos. -Las cuentas de depreciación serán independientes. Contingencias: 1. Se desconoce la depreciación . 2. Multa por llevar los libros sin observar las formalidades. REGISTRO DE COMPRAS FUNCIONES El registro de compras cumple una doble función: 1) Permite demostrar las adquisiciones realizadas, el IGV pagado por las mismas y la cuantía del crédito fiscal 2) Facilita el control del cumplimiento de las obligaciones tributarias de los contribuyentes y procura reducir la evasión tributaria que se origina por el uso indebido del crédito fiscal. MEDIO DE PRUEBA El registro de compras constituye en todos los casos un instrumento probatorio de segundo orden debido a que las anotaciones que se realizan en dicho registro deben estar sustentadas siempre en algún otro tipo de documento, el
cual constituye la prueba de primer orden respecto a la realización de la operación. La función probatoria del registro de compras es entonces limitada y puede ser suplida, fácilmente, por los documentos originales que respaldan las anotaciones. Adicionalmente, toda vez que el registro de compras es un libro auxiliar de contabilidad cuya función es centralizar la información referida a las adquisiciones de bienes y servicios, para demostrar las operaciones económicas anotadas en dicho registro podría no solo recurrirse a los documentos sustenta torios, sino también a los libros contables principales de la empresa. INSTRUMENTO DE CONTROL Desde la perspectiva de la Administración Tributaria, la llevanza ordenada del registro de compras es especialmente importante porque le facilita el control del IGV y a la vez, constituye un medio para prevenir y combatir prácticas evasivas. Al presentar en forma ordenada las operaciones que originan el crédito fiscal, facilita en gran medida el control por parte de la Administración Tributaria, reduciendo los costos de la fiscalización. El Registro de Compras constituye un instrumento valioso para la SUNAT, pues facilita los siguientes controles: - Que las adquisiciones cumplan los requisitos sustanciales. - Que el Crédito Fiscal haya sido calculado correctamente - Que la sumatoria del Crédito Fiscal del periodo haya sido calculada correctamente - Que, cuando el contribuyente realiza conjuntamente operaciones gravadas y no gravadas, el cálculo de la prorrata haya sido realizado correctamente, de corresponder. Como medio para prevenir y combatir prácticas evasivas, las formalidades exigidas para llevar el Registro de Compras pretenden, entre otros, los siguientes objetivos: -Asegurar la anotación oportuna de todas las adquisiciones -Proscribir la llevanza de múltiples registros para un mismo periodo -Evitar las reconstrucciones ex -post de las anotaciones realizadas en el registro.
REQUISITOS INTRÍNSICOS En el Numeral 1. Del Artículo 10 del Reglamento de la Ley del IGV se dispone que el Registro de Compras deberá observar, entre otros, los siguientes requisitos:
Fecha de emisión del comprobante de pago. Tipo de documento. Serie y número del comprobante de pago Número de RUC y nombre del proveedor. Base imponible. Valor de adquisiciones no gravadas Monto del Impuesto. Importe tota
Notas de Crédito / Debito.- Las N.C. y N.D. Recibidas deberán anotarse en el Registro de Compras. En este caso, adicionalmente se deber incluir los datos referentes al tipo, serie y número del comprobante de pago respecto del cual se emitió¤ la Nota de Debito Nota de Crédito cuando corresponda a un solo comprobante. Operaciones gravadas y no gravadas.- De acuerdo al numeral 6 del Artículo 6 del Reglamento de la Ley del IGV, los sujetos que efectúen conjuntamente operaciones gravadas y no gravadas, registraron sus adquisiciones de la siguiente forma: -Compras destinadas exclusivamente a operaciones gravadas / exportación. - Compras destinadas exclusivamente a operaciones no gravadas. - Compras destinadas conjuntamente en operaciones gravadas y no gravadas. REGISTROS TEMPORALES En el inciso c) del Artículo 19 de la Ley del IGV se establece como requisito formal para gozar del derecho al crédito fiscal que los documentos sustenta torios hayan sido anotados en el registro de compras dentro del plazo que establezca el Reglamento. En el inciso d) del numeral 2.1 del Artículo 6 del reglamento de la Ley del IGV se establece que el derecho al crédito fiscal se ejercer a partir de la fecha de anotación en el registro de compras de los documentos correspondientes. De acuerdo a la R.S. N 078-98/SUNAT, la anotación debe realizarse hasta el décimo día hábil del mes siguiente a aquel en que se reciba el documento respectivo.
En el supuesto que el documento se reciba con atraso, el contribuyente podrá ejercer el derecho al crédito fiscal en el periodo en que reciba el documento y lo anote en su registro. Sin embargo, en este supuesto, la anotación solo poder realizarse dentro de los cuatro (4) periodos tributarios siguientes a la fecha de su emisión. CONCLUSION
INGRESOS Y GASTOS: a) Para los que generan Rentas de Segunda Categoría El Libro de Ingresos y Gastos deberá incluir mensualmente la siguiente información:
Fecha de cobro, ingreso o puesta a disposición.
Fecha de emisión del comprobante de pago.
Inciso aplicable del artículo 24° de la Ley del Impuesto a la Renta.
Número de serie del comprobante de pago emitido.
Número del comprobante de pago emitido.
Tipo de documento de identidad del sujeto que paga o pone a disposición la renta de segunda categoría (según ).
Número del documento de identidad del sujeto que paga o pone a disposición la renta de segunda categoría.
Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del sujeto que paga o pone a disposición la renta de segunda categoría.
Monto del ingreso o importe referencial.
Monto del costo computable o tasa de interés, de ser el caso.
Monto de la renta bruta gravada de segunda categoría.
Retención efectuada.
Monto cobrado, ingresado o puesto a disposición.
Totales.
b) Para los que generan Rentas de Cuarta Categoría El Libro de Ingresos y Gastos deberá incluir mensualmente la siguiente información:
Fecha de cobro, ingreso o puesta a disposición.
Fecha de emisión del comprobante de pago que sustenta el servicio prestado.
Inciso aplicable del artículo 33° de la Ley del Impuesto a la Renta.
Serie del comprobante de pago emitido por el servicio prestado.
Número del comprobante de pago emitido por el servicio prestado.
Tipo de documento de identidad del usuario del servicio (según tabla 2).
Número del documento de identidad del usuario del servicio.
Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del usuario del servicio.
Monto de la renta bruta.
Monto del Impuesto a la Renta retenido, de ser el caso.
Monto de otras retenciones realizadas, de ser el caso.
Monto cobrado, ingresado o puesto a disposición.
Totales.
VENTAS E INGRESOS : Este Registro deberá contener, en columnas separadas, la información mínima que se detalla a continuación:
Número correlativo del registro o código único de la operación de venta.
Fecha de emisión del comprobante de pago o documento.
En los casos de empresas de servicios públicos, adicionalmente deberá registrar la fecha de vencimiento y/o pago del servicio.
Tipo de comprobante de pago o documento.
Número de serie del comprobante de pago, documento o de la máquina registradora, según corresponda.
Número del comprobante de pago o documento, en forma correlativa por serie o por número de la máquina registradora, según corresponda.
Tipo de documento de identidad del cliente .
Número de RUC del cliente, cuando cuente con éste, o número de documento de identidad; según corresponda.
Apellidos y Nombres, denominación o razón social del cliente. En caso de personas naturales se debe consignar los datos en el siguiente orden: apellido paterno, apellido materno y nombre completo.
Valor de la exportación, de acuerdo al monto total facturado.
Base imponible de la operación gravada. En caso de ser una operación gravada con el Impuesto Selectivo al Consumo, no debe incluir el monto de dicho impuesto.
Importe total de las operaciones exoneradas o inafectas.
Impuesto Selectivo al Consumo, de ser el caso.
Impuesto General a las Ventas y/o Impuesto de Promoción Municipal, de ser el caso.
Otros tributos y cargos que no forman parte de la base imponible.
Importe total del comprobante de pago.
Tipo de cambio utilizado conforme lo dispuesto en las normas sobre la materia.
En el caso de las notas de débito o las notas de crédito, adicionalmente, se hará referencia al comprobante de pago que se modifica, para lo cual se deberá registrar la siguiente información:
Fecha de emisión del comprobante de pago que se modifica.
Tipo de comprobante de pago que se modifica.
Número de serie del comprobante de pago que se modifica.
Número del comprobante de pago que se modifica.
El monto ajustado de la base imponible y/o del impuesto o valor, según corresponda, señalado en las notas de crédito, se consignará respectivamente, en las columnas utilizadas para registrar los datos vinculados al valor facturado de la exportación, base imponible de la operación gravada e importe total de la operación exonerada o inafecta. El monto de la base imponible y/o impuesto o valor, según corresponda, señalados en las notas de débito, se consignarán respectivamente en las columnas indicadas en el párrafo anterior. Registro de compras Este registro deberá contener, en columnas separadas, la información mínima que se detalla a continuación:
Número correlativo del registro o código único de la operación de compra.
Fecha de emisión del comprobante de pago o documento.
Fecha de vencimiento o fecha de pago en los casos de servicios de suministros de energía eléctrica, agua potable y servicios telefónicos, télex y telegráficos, lo que ocurra primero. Fecha de pago del impuesto retenido por liquidaciones de compra. Fecha de pago del impuesto que grave la importación de bienes, utilización de servicios prestados por no domiciliados o la adquisición de intangibles provenientes del exterior, cuando corresponda.
Tipo de comprobante de pago o documento, de acuerdo a la codificación que apruebe la SUNAT.
Serie del comprobante de pago o documento. En los casos de la Declaración Única de Aduanas o de la Declaración Simplificada de Importación se consignará el código de la dependencia Aduanera.
Año de emisión de la Declaración Única de Aduanas o de la Declaración Simplificada de Importación.
Número del comprobante de pago o documento o número de orden del formulario físico o formulario virtual donde conste el pago del impuesto, tratándose de liquidaciones de compra, utilización de servicios prestados por no domiciliados u otros, número de la Declaración Única de Aduanas, de la Declaración Simplificada de Importación, de la Liquidación de Cobranza u otros documentos emitidos por SUNAT que acrediten el crédito fiscal en la importación de bienes.
Tipo de documento de identidad del proveedor.
Número de RUC del proveedor, o número de documento de identidad; según corresponda.
Apellidos y Nombres, denominación o razón social del proveedor. En caso de personas naturales se debe consignar los datos en el siguiente orden: apellido paterno, apellido materno y nombre completo.
Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crédito fiscal y/o saldo a favor por exportación, destinadas exclusivamente a operaciones gravadas y/o de exportación.
Monto del Impuesto General a las Ventas correspondiente a la adquisición registrada conforme lo dispuesto en el literal k).
Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crédito fiscal y/o saldo a favor por exportación, destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación y a operaciones no gravadas.
Monto del Impuesto General a las Ventas correspondiente a la adquisición registrada conforme lo dispuesto en el literal m).
Base imponible de las adquisiciones gravadas que no dan derecho a crédito fiscal y/o saldo a favor por exportación, por no estar destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación.
Monto del Impuesto General a las Ventas correspondiente a la adquisición registrada conforme lo dispuesto en el literal o).
Valor de las adquisiciones no gravadas.
Monto del Impuesto Selectivo al Consumo, en los casos en que el sujeto pueda utilizarlo como deducción.
Otros tributos y cargos que no formen parte de la base imponible.
Importe total de las adquisiciones registradas según comprobantes de pago.
Número de comprobante de pago emitido por el sujeto no domiciliado en la utilización de servicios o adquisiciones de intangibles provenientes del exterior, cuando corresponda.
En estos casos se deberá registrar la base imponible correspondiente al monto del impuesto pagado y el referido impuesto. Dicha información se consignará, según
corresponda, en las columnas utilizadas para señalar los datos vinculados a las adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación; adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación y a operaciones no gravadas y adquisiciones gravadas destinadas a operaciones no gravadas.
Número de la constancia de depósito de detracción, cuando corresponda.
Fecha de emisión de la constancia de depósito de detracción, cuando corresponda.
Tipo de cambio utilizado conforme lo dispuesto en las normas sobre la materia.
En el caso de las notas de débito o las notas de crédito, adicionalmente, se hará referencia al comprobante de pago que se modifica, para lo cual se deberá registrar la siguiente información:
Fecha de emisión del comprobante de pago que se modifica.
Tipo de comprobante de pago que se modifica.
Número de serie del comprobante de pago que se modifica.
Número del comprobante de pago que se modifica.
El monto ajustado de la base imponible y/o del impuesto o valor, según corresponda, señalado en las notas de crédito, se consignará respectivamente, en las columnas utilizadas para registrar los datos vinculados a las adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación; adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación y a operaciones no gravadas y adquisiciones gravadas destinadas a operaciones no gravadas. El monto de la base imponible y/o impuesto o valor, según corresponda, señalados en las notas de débito, se consignarán respectivamente en las columnas indicadas en el párrafo anterior.
BIBLIOGRAGIA: AUTOR: José» Gálvez Rosasco http://www.gestiopolis.com/finanzas-contaduria-2/manual-de-contabilidad-basicapara-pymes.pdf http://fce.upeu.edu.pe/online/courses/201120750/document/Libros_y_Registros_Co ntables.pdf
