TEMA: Buenas prácticas de Almacenaje y Centros de Distribución PROFEOR : Arturo !illanue"a !aras C#C$O:
VI #%TE&RA%TE ' &iancarlo $ópe( Asipali Alonso )n(ueta Rebatta *eila Celestino P+re( ,illie alcedo &on(ales Ena Ci-ueiros Mundaca Mois+s Moreno Flores &usta"o Torre Pineda P ineda
INDICE
1. Buenas prácticas prácticas de almacenaje almacenaje y centros centros de distribució distribución n 1.1 Definición de buenas prácticas en la gestión de Almacenes 1. !estión !estión del almac"n almac"n y su relación con las demás #reas #reas de la empresa 1.$ Clasificac Clasificación ión y especificida especificidad d de los almacenes almacenes 1.% &unciones' &unciones' procesos y restricciones restricciones en los Almacenes Almacenes 1.( )rgani*ación )rgani*ación y distribución distribución f+sica de los Almacenes Almacenes'' personal' e,uipos y ma,uinarias 1.- nidades nidades de mantenimien mantenimiento to de stoc/ 023 y nidades de mantenimiento mantenimiento log+stico 0243 1.5 Docume Documenta ntació ción n de registr registro o de transa transaccio cciones nes del Almac"n6 Almac"n6 gu+as' gu+as' 7ales' 7ales' /árde8 y el in7entario f+sico 1.9 :rocedi :rocedimie miento ntoss para para el control control de in7ent in7entari arios6 os6 del In7ent In7entari ario o al conteo conteo c+clico 1.; istemas istemas de preparación preparación de pedidos 0:ic/ing3 0:ic/ing3 1.1< 1.1<
=ecnol cnolog og+a +a de de info inform rmac ació ión n al ser ser7i 7ici cio o del del alma almac" c"n6 n6 Cód Códig igo o de bar barra ras' s'
scanner y radio frecuencia 1.1 1.11
Cost Costos os asoci socia ados dos a la gest gestiión del del alm almac acen enam amie ient nto o
1.1 1.1
>edi >edida dass de segu seguri rida dad d en gest gestió ión n de alma almace cene nes6 s6 &+si &+sica ca y segu seguri rida dad d
industrial 1.1$ 1.1$
E7al E7alua uaci ción ón de las las act acti7 i7id idad ades es de alma almace cena naje je66 Ind Indic icad ador ores es
BUENAS PRÁCTICAS DE ALMACENAJE Y CENTROS DE DISTRIBUCIÓN
1. Buenas prácticas prácticas de almacenaje almacenaje y centros centros de distribució distribución n 1.1 Definición de buenas prácticas en la gestión de Almacenes 1. !estión !estión del almac"n almac"n y su relación con las demás #reas #reas de la empresa 1.$ Clasificac Clasificación ión y especificida especificidad d de los almacenes almacenes 1.% &unciones' &unciones' procesos y restricciones restricciones en los Almacenes Almacenes 1.( )rgani*ación )rgani*ación y distribución distribución f+sica de los Almacenes Almacenes'' personal' e,uipos y ma,uinarias 1.- nidades nidades de mantenimien mantenimiento to de stoc/ 023 y nidades de mantenimiento mantenimiento log+stico 0243 1.5 Docume Documenta ntació ción n de registr registro o de transa transaccio cciones nes del Almac"n6 Almac"n6 gu+as' gu+as' 7ales' 7ales' /árde8 y el in7entario f+sico 1.9 :rocedi :rocedimie miento ntoss para para el control control de in7ent in7entari arios6 os6 del In7ent In7entari ario o al conteo conteo c+clico 1.; istemas istemas de preparación preparación de pedidos 0:ic/ing3 0:ic/ing3 1.1< 1.1<
=ecnol cnolog og+a +a de de info inform rmac ació ión n al ser ser7i 7ici cio o del del alma almac" c"n6 n6 Cód Códig igo o de bar barra ras' s'
scanner y radio frecuencia 1.1 1.11
Cost Costos os asoci socia ados dos a la gest gestiión del del alm almac acen enam amie ient nto o
1.1 1.1
>edi >edida dass de segu seguri rida dad d en gest gestió ión n de alma almace cene nes6 s6 &+si &+sica ca y segu seguri rida dad d
industrial 1.1$ 1.1$
E7al E7alua uaci ción ón de las las act acti7 i7id idad ades es de alma almace cena naje je66 Ind Indic icad ador ores es
BUENAS PRÁCTICAS DE ALMACENAJE Y CENTROS DE DISTRIBUCIÓN
1.1 DEFINICIÓN 4as 4as Buena uenass :rác :rácti tica cass de Almace macena nami mien entto son son apli aplica cabl bles es en toda todass las circ circuns unsta tanc ncia iass dond donde e se alma almacen cenen en produ product ctos os a lo largo largo de la caden cadena a de abas abaste teci cimi mien ento to66 desd desde e su elab elabor orac ació ión n ?ast ?asta a la disp dispen ensa saci ción ón al p@bl p@blic ico. o. 4as áreas de recepción y e8pedición deben disponerse de modo de proteger a los productos de cual,uier otro riesgo ,ue pudiera afectar su calidad durante el desarrollo desarrollo de estas tareas. 4as buenas practicas practicas de almacenamie almacenamiento nto aseguran ,ue las materias materias primas' material materiales es y productos terminados terminados son almacenados' almacenados' distribuidos y manejados de forma ,ue su calidad es mantenida durante todo el per+odo de 7ida @til. =odo mane manejo jo de mate materi rial ales' es' tale taless como como recep recepci ción ón'' cuar cuarent entena ena'' mues muestr treo' eo' almacenamiento' rotulado' pesado' procesamiento' empa,ue y distribución debe efectu efectuarse arse acorde acorde a procedi procedimie miento ntoss escrito escritos' s' y de ser necesar necesario io registr registrado ado.. e deben establecer claramente las directrices referentes a la infraestructura del almac"n' manejo de un personal idóneo' documentación' empleo de e,uipos y materiales materiales adecuados' en relación a la calidad y seguridad seguridad del producto producto en todos los procesos desde su ad,uisición ?asta su distribución.
1.2 GESTIÓN DEL ALMACÉN ALMACÉN Y SU RELACIÓN CON LAS DEMÁS ÁREAS DE LA EMPRESA
El ser7icio del almac"n no es un área aislada operati7amente del resto de las acti7idades de la empresa' sino un ser7icio de gran importancia para los fines @ltimos de "sta' estrec?amente relacionado' operati7a y organi*ati7amente' con ellas. na primera relación se detecta con la función financiera de la empresa' ya ,ue los problemas relati7os al ni7el de stoc/s de materiales o la consiguiente dimensión y organi*ación de los almacenes acarrea decisiones de in7ersión y disponibilidad de capital. :or otro lado' las funciones contable y administrati7a inciden directamente en la 7ida de los almacenes. 4a función contable participa en el control de los stoc/s' recogiendo datos fundamentales para la elaboración de las cuentas de e8plotación y balances' y posteriormente su interpretación' con fines de control. 4a función administrati7a desarrolla sus relaciones con los almacenes cuando organi*a la acti7idad de "stos con el fin de ,ue puedan cumplir sus tareas respetando las normas 7igentes' tanto a ni7el de empresa como a ni7el nacional o internacional 0e8terno3. Asimismo' la función t"cnica está relacionada con la de almac"n en cuanto ,ue estudia la organi*ación f+sica y los criterios de funcionamiento del mismo' por ejemplo' los transportes internos' el estudio y disposición de las estanter+as' instalaciones' etc. :or otro lado' y como fácilmente se puede deducir de lo ya e8puesto' son indiscutibles las relaciones ,ue deben mantener los almacenes con producción' compras y 7entas' pues lo e8igen el tratamiento de temas como los siguientes6
Comp!"6
Este recibe copia de cada pedido efectuado y as+ poder tener el espacio' disponible al ,ue se le dará a la mercanc+a. e reparten los pedidos de nuestros clientes' ,ue se
T!#"po$% 6
encuentran almacenados y se lle7an a su respecti7o destino. >arca la salida de cada mercanc+a. &acilita la continuidad del proceso producti7o' ya ,ue tienen un
Po&'(()*#6
control de la materia prima para la continuidad del producto. e ?ace cargo del almacenamiento de los productos eali*ar los mo7imientos de recibo' almac"n y despac?o.
(o#$!+),)&!&6
Contabili*ar los productos ,ue pide cada compa+a' los pedidos ,ue ?acemos a los pro7eedores' etc.
Co#$o, &% (!,)&!&:
El almacenamiento es esencial para la calidad de del producto' mantener el almac"n limpio y orden es esencial para ,ue el producto no sufra ning@n incon7eniente. :ara tener un control de entradas y salidas de lo ,ue se 7a
V%#$!":
7endiendo y cuando ya est" limitado alg@n producto ?acer un pedido. El almacenamiento es una de las más importantes operaciones ya ,ue su resultado se refleja directamente en los
F)#!#-!"6
estados financieros ya ,ue los clientes ni pierdan más si su mercanc+a está daando y eso se debe al mal control del almacenamiento.
D%p$o. A&m)#)"$!()*#:
4a administración del almac"n es de muc?a importancia y es as como tiene el control de entradas y salidas de un producto por medio de este.
1. CLASIFICACIÓN Y ESPECIFICIDAD DE LOS ALMACENES
CLASIFICACION DE ALMACENES En las empresas comerciales' industriales y de ser7icio el espacio f+sico denominado almac"n se puede distribuir atre7es de la siguiente clasificación6
1/ S%0# ,! #!$'!,%-! &%, po&'($o
A,m!(3# &% m!$%)!" p)m!": Este almac"n tiene como función principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los departamentos de producción.
A,m!(3# &% "%m)%,!+o!&o": A,uellos ,ue sir7en de colc?ón entre las distintas fases de obtención de un producto.
A,m!(3# &% po&'($o $%m)#!&o: E8clusi7amente destinados al almacenaje del resultado final del proceso de transformación.
A,m!(3# &% p)%-!" &% m!$%)!, !'4),)!: ir7e para almacenar repuestos' productos de limpie*a' aceites' pinturas' etc. 4a demanda de estos productos suele ser estocástica.
2/ S%0# ,!" m!#)p',!()o#%"
A,m!(%#%" %# +,o5'%: En el almacenaje en Blo,ue' las cargas se disponen directamente en el suelo' apiladas' si es posible' en filas y con pasillos para el acceso independiente. En la medida de lo posible cada
fila de paletas debe contener @nicamente paletas del mismo tipo para eliminar la doble manutención y facilitar el control de stoc/s.
A,m!(%#%" (o# %"$!#$%6!": 4os diferentes sistemas de estanter+as para palets permiten dar solución a los almacenes paleti*ados con diferentes necesidades de optimi*ación de espacio y de grado de rotación de la mercanc+a' desde la :eleti*ación con7encional ?asta las estanter+as compactas y las estanter+as dinámicas sin pasillos entre palets.
4as estanter+as para cargas medias y cargas
ligeras proporcionan fiabilidad y seguridad para las *onas de pic/ing. :ara el almacenaje de arc?i7os' donde la capacidad y la est"tica son igualmente importantes' las estanter+as mó7iles sin necesidad de pasillos y las estanter+as ligeras con y sin tornillos son la solución idónea. :ara el almacenaje de cargas especiales diseamos estanter+as cantile7er' portabobinas' estanter+as para neumáticos' etc.
/ S%0# ,! 7'#()*# ,o06"$)(!
A,m!(3# %0',!&o: El almac"n regulador es el más grande de la empresa ya ,ue debe abastecer a los almacenes de delegación' a los distribuidores y tambi"n en su caso a los grandes clientes. Están 7inculados con el proceso producti7o.
A,m!(3#
%#
&%p*")$o:
4os Almacenes
!enerales
de
Depósito son organi*aciones au8iliares de cr"dito. u objeti7o principal es el almacenamiento' guarda' control' conser7ación' manejo' distribución o comerciali*ación de los bienes o mercanc+as ,ue se destinan a su custodia amparados por un certificado de depósito y un bono de prenda.
A,m!(3# (%#$!,: Es el lugar donde se re@nen todos los materiales y productos de la empresa. El almac"n central nos permite un mayor y mejor control de las mercanc+as y productos' una mejor econom+a de espacio y un mayor apro7ec?amiento de los medios de manipulación.
A,m!(3# %# p,!$!7om!
8/ S%0# %, $)po &% %"$!$%0)!"
E"$!#$%6!" (o#9%#()o#!,%": El sistema más uni7ersal para el acceso directo y unitario a cada paleta. :or ello' es la solución óptima para almacenes en los ,ue es necesario almacenar productos paleti*ados con gran 7ariedad de referencias.
E"$!#$%6!" (omp!($!": e trata de una estanter+a de grandes dimensiones donde las cargas no se apoyan sobre los estantes sino sobre los largueros. De este modo las carretillas pueden entrar 0dri7ein3
o atra7esarlas 0dri7et?roug?3. En el primer caso @nicamente necesitan un pasillo operati7o' mientras ,ue en el segundo necesitan dos.
E"$!#$%6!" &)#m)(!": Es un sistema de estanter+a alta densidad de almacenaje idóneo para almacenar paletas ?omog"neas siendo aplicable en a,uellos almacenes en los ,ue tanto el control de la rotación de stoc/s como
el a?orro
de
espacio son
factores
determinantes.
e trata una estructura compacta donde se incorporan camas de rodillos sobre las ,ue' debido a una pe,uea inclinación' se desli*an las unidades de carga.
E"$!#$%6!" m*9),%": :ermiten rentabili*ar el espacio de almacenaje' especialmente en almacenamiento en fr+o. Estructura de almacenamiento montada sobre bases mó7iles motori*adas el"ctricamente' mo7i"ndose sobre rieles instalados en el suelo. Este sistema permite ,ue el operador abra el pasillo ,ue necesita a tra7"s de un comando. Esta solución le permite disfrutar de ?asta un 9( de superficie de almacenamiento. motori*adas ,ue permiten rentabili*ar el espacio de almacenaje' especialmente en almacenamiento en fr+o. Estructura de almacenamiento montada sobre bases mó7iles motori*adas el"ctricamente' mo7i"ndose sobre rieles instalados en el suelo.
(F eg@n su naturale*a jur+dica
A,m!(%#%" pop)o": on a,uellos cuyas instalaciones pertenecen a la empresa. 4a in7ersión en el local y gastos ,ue se originan corren a cargo de dic?a organi*ación.
A,m!(3# %# 30)m%# &% !,5'),%: En estos momentos la opción más utili*ada. No e8ige in7ersión y los costes pasan de fijos a 7ariables seg@n su grado de utili*ación.
A,m!(3# L%!")#0: El leasing es un contrato de arrendamiento financiero ,ue incluye una opción de compra para el arrendatario sobre el bien recibido en leasing' ,ue podrá ejercitar al final del contrato por un precio ,ue se denomina 7alor residual y ,ue' obligatoriamente' debe figurar en el contrato de arrendamiento financiero .
1.8 FUNCIONES; PROCESOS Y RESTRICCIONES EN LOS ALMACENES FUNCIONES
=odo almac"n dependiendo de la clase' del tipo de productos' etc. desempea estos procesos6
ecepción de mercaderia 019 del Costo3. Colocar y estibar los productos o materias primas en la estanter+a
01% del costo3. Despac?ar una orden 0orden pic/ing3 0(< del costo3 Embarcar 019 del Costo3. ecibir un embar,ue6 se recibe el material de pro7eedores.
Descarga' desempacado. Identificar y re7isar6 se identifica el material y se registra el
embar,ue. e detectan faltantes o roturas. Despac?o6 se transfieren los materiales al almac"n. Colocación6 se coloca el producto en el lugar indicado. )rden:ic/ing6 se toman los art+culos 0cajas' tarimas' art+culos3 para
una orden particular. Consolidación de la orden6 se agrupan los art+culos para formar la
orden completa. e detecta faltantes o roturas. Embar,ue para despac?o al cliente final. Actuali*ación del in7entario.
PROCESOS
R%(%p()*# &% po&'($o": Abarca el conjunto de tareas ,ue se reali*an antes de la llegada de los productos al almac"n' desde la entrada ?asta despu"s de su llegada. 4a recepción se di7ide en estas fases6 antes de la llegada' llegada de los productos y despu"s
de la llegada. A,m!(%#!<% = m!#'$%#()*#: El almacenaje es la acti7idad principal ,ue se reali*a en el almac"n y consiste en mantener con un tratamiento especiali*ado los productos' sistemáticamente y con un control a largo pla*o. G la manutención se refiere a la función ,ue desempean los operarios del almac"n' empleando los e,uipos e
instalaciones para manipular y almacenar productos con el fin de alcan*ar una serie de objeti7os estipulados.
P%p!!()*# &% p%&)&o": :roceso conocido tambi"n por el t"rmino ingl"s pic/ing y se refiere principalmente a la separación de una
unidad de carga de un conjunto de productos. E4p%&)()*#: Consiste en el acondicionamiento de los productos con el fin de ,ue "stos lleguen en perfecto estado y en las condiciones de
entrega y transporte pactadas con el cliente. O0!#)-!()*# = (o#$o, &% ,!" %4)"$%#()!": Dependerá del n@mero de referencias a almacenar' de su rotación' del grado de automati*ación e informati*ación de los almacenes
RESTRICCIONES EN EL ALMACÉN RESTRICCIONES BÁSICAS >UE TIENE UN ALMACÉN
Hueda estrictamente pro?ibida la entrada a toda persona ajena al almac"n' incluyendo a los familiares del personal' ya ,ue contará con un área para despac?ar los materiales' por lo ,ue ninguna persona
podrá acceder al almac"n sin autori*ación. No se permite la entrada con moc?ilas' bolsas' alimentos' refrescos' cigarros' o cual,uier otro tipo de objetos ,ue perjudi,ue la seguridad e ?igiene del almac"n.
No se puede ingerir alimentos dentro del almac"n aun en ?oras de comida.
e restringe el no fumar' encender 7elas' cerillos' encendedores o reali*ar cual,uier otra acti7idad ,ue pueda propiciar incendios' principalmente en las áreas donde ?ayan sol7entes' pinturas' papel y cual,uier otro tipo de material inflamable o e8plosi7o.
RESTRICCIONES EN DIMENSIONAMIENTO DE ALMACENES uelen coincidir los e8pertos en ,ue el tamao es tal 7e* el factor más importante en el diseo de una instalación de almacenamiento' y por ende una de las decisiones más cr+ticas ,ue debe asumir la gestión de almacenes. na 7e* se determine el tamao de un almac"n' este tamao se con7ierte en una restricción sobre las operaciones ,ue se ejecuten en el mismo' ya sea ,ue limiten el espacio de almacenaje o limiten el espacio destinado para despla*amientos yo acondicionamientos. eali*ar una modificación en el diseo y layout interior del almac"n es relati7amente sencillo' comparado con una modificación ,ue afecte la dimensión e8terna de la locación. El tamao de un almac"n ?ace referencia al 7olumen general de la locación en función de las tres dimensiones correspondientes. Determinar el 7olumen necesario en un almac"n es una tarea compleja debido a la multiplicidad de factores ,ue inciden en la decisión del tamao' factores como 7ol@menes actuales y pre7istos en cuanto a referencias' ubicaciones necesarias' tipolog+a de embalajes' tipolog+a de art+culos por sus condiciones de almacenamiento 0peso' 7olumen' temperatura re,uerida' lotes y tra*abilidad' etc3' cuál es la rotación dentro de estas tipolog+as' códigos de construcción local' re,uerimientos de espacio para pasillosJ oficinas y *onas au8iliares. En la selección de e,uipo para un edificio e8istente' ?ay ,ue tener en cuenta las restricciones de la construcción. El e,uipo para almacenamiento debe ser compatible con la capacidad de carga de los pisos' altura libre debajo de rociadores contra incendio y acero estructural' espaciamiento entre columnas y la ubicación de andenes para recibo y embar,ue' etc.
4as caracter+sticas de la unidad de almacenamiento' como tarimas' tambores' atados' etc.' determinan el tipo de e,uipo necesario. 4os ni7eles de in7entario ,ue se deben mantener determinan el n@mero de unidades del e,uipo de almacenamiento. 4as caracter+sticas de los materiales y su 7olumen de mo7imiento son factores decisi7os en la selección del e,uipo para manejo de materiales. :or lo general' el e,uipo para almacenamiento' consiste en estanter+as 0rac/s3 para usos generales o especiales' de altura' fondo y capacidad de carga 7ariables. El piso del almac"n se puede utili*ar en parte o en su totalidad en 7e* de e,uipo. 4as unidades de almacenamiento' como tarimas con productos enlatados empacados' ,ue tienen rigide* y estabilidad para soportar otras ?ileras' se suelen apilar en el piso. 4os rollos y bobinas de papel o acero se almacenan sobre un e8tremo 0de pie3. Cuando ?ay muc?as unidades de almacenamiento ,ue tienen rigide* y resistencia' se suelen apilar en el piso. 4as unidades de almacenamiento pesadas o 7oluminosas y carentes de rigide* y cuyo n@mero es pe,ueo se almacenan mejor en estanter+as. 4as unidades de almacenamiento pe,ueas' como relojes de pulsera o torniller+a se almacenan en estanter+as y casilleros.
RESTRICCIONES EN ALMACENAMIENTO DE MATERIALES 4as restricciones del almacenamiento de materiales establecen los tiempos de operación del l+mite de producción de productos y subproductos' balance de in7entario' capacidad de almacenamiento y capacidad de congelación 0:ara materiales perecibles3' entregando como resultado los lotes óptimos de producción' ni7eles de in7entario fresco y congelado para productos y subproductos' las 7entas a reali*ar' la demanda insatisfec?a y la capacidad de almacenamiento a terceri*ar. En general' los problemas de planificación del almacenamiento resultan más dif+ciles cuando se presentan diferentes tipos de restricciones' tales como restricciones de capacidad' tamaos de lote m+nimo' cambios de los parámetros en el tiempo' entre otros.
1.? ORGANI@ACIÓN Y DISTRIBUCIÓN FSICA DE LOS ALMACENES; PERSONAL; E>UIPOS Y MA>UINARIAS ORGANI@ACIÓN El proceso de planificación y organi*ación es de carácter estrat"gico y táctico' dado ,ue tiene ,ue brindar soluciones de recursos en com@n con las pol+ticas y objeti7os generales ,ue contempla la estrategia de la compa+a' en aras de potenciar las 7entajas competiti7as por las ,ue apuesta la misma. Dentro de las acti7idades o subprocesos ,ue se deben reali*ar en el proceso de planificación y organi*ación se encuentran6
Establecer pol+ticas respecto a su red de distribución' dado ,ue esta debe ser acorde a su mercado y óptima en capacidad de respuesta para mitigar las fluctuaciones de su demanda.
Decisiones respecto al diseo de la red de distribución es tal' dado ,ue re,uiere de la combinación precisa de instalaciones'
modalidades de transporte' y estrategias. El Diseo de una ed de Distribución es la planificación y ubicación estrat"gica de los almacenes y centros de distribución de manera ,ue permitan gestionar el flujo de productos desde uno o más or+genes ?asta el cliente.
Desarrollar una red de almacenes para la compa+a y los clientes re,uiere considerar una cantidad significati7a de elementos6 N@mero de almacenes' las ubicaciones' la propiedad de la gestión o el tamao de los mismos.
DISTRIBUCIÓN FSICA DE LOS ALMACENES =ras tener identificadas las necesidades de distribución y almacenamiento' la compa+a debe decidir ,u" tipos de almacenes y centros de distribución se
ajustan a sus necesidades de manera más eficiente' as+ como la ubicación de los mismos. na 7e* más la decisión depende de muc?os factores dependientes de la estrategia de la organi*ación' de su mercado' tamao y cadena de abastecimiento' sin embargo e8isten claras 7entajas y des7entajas de acuerdo al tipo de gestión 0propia o por subcontratación3' dentro de las más significati7as se encuentran6 Dado ,ue regularmente para la determinación de la responsabilidad de la gestión se preponderan los argumentos financieros en un apartado posterior profundi*aremos en m"todos matemáticos ,ue permitan establecer elementos cuantitati7os de juicio para este subproceso de la planificación y organi*ación.
U+)(!()*# &% !,m!(%#%": e recomienda ,ue la locali*ación de los
almacenes se aborde desde un enfo,ue con doble perspecti7a. U#! 9)")*# 0%#%!, &%, m%(!&o: :ara acotarse geográficamente a
un área amplia. U#! 9)")*# ,o(!, &%, m%(!&o: Hue contemple aspectos
particulares de las *onas acotadas en la 7isión general. T!m!o &% ,o" !,m!(%#%": n almac"n debe ser dimensionado principalmente en función de los productos a almacenar 0en tamao' caracter+sticas propias y cantidad de referencias3 y la demanda 0especialmente en sectores afectados por la estacionalidad de la demanda3. :ero además de estos' inter7ienen otros factores ,ue deben ser considerados a la ?ora de dimensionar el tamao de un almac"n. Es importante la consideración de las tres dimensiones para determinar la capacidad del almac"n' es decir determinar la magnitud en función de metros c@bicos. En el módulo de Diseo' =amao y
4ayout de almacenes abordaremos
matemáticamente el aspecto conocido como dimensionamiento de bodegas.
Lo" 7!($o%" ! $%#% %# ('%#$! p!! %, (,(',o &%, $!m!o &% '# !,m!(3# "o#: •
:roductos a almacenar 0cantidad y tamaos3 Demanda de los mercados Ni7eles de er7icio al cliente istemas de manipulación y almacenaje a utili*ar =iempos de producción Econom+as de escala 4ayout de e8istencias e,uisitos de pasillos )ficinas necesarias
D)"%o = L!=o'$ &% ,o" !,m!(%#%": na 7e* los tipos de almacenes y sus ubicaciones ?an sido definidos' se debe trabajar en conseguir el flujo de materiales
más
eficiente
y
efecti7o
dentro
de
los
almacenes.
En este sentido' un diseo efecti7o optimi*a las acti7idades de un almac"n. En el módulo de Diseo' =amao y 4ayout de almacenes abordaremos este tema a profundidad.
MÉTODOS DE DISTRIBUCIÓN DE ALMACENES ealmente e8iste multitud de m"todos' sin embargo por practicidad los clasificaremos en m"todos cuantitati7os y m"todos cualitati7os.
4os >"todos Cuantitati7os6 Estos consideran la medición de los procesos y las distancias' es decir ,ue minimi*an el costo de
transporte de un proceso a otro. 4os >"todos Cualitati7os6 En estos se busca darle importancia a los gustos o deseos subjeti7os de ,ue un departamento ,uede cerca o lejos de otro. En otras palabras en este tipo de ordenamiento los criterios ,ue pre7alecen son la comodidad o los accesos para la atención al cliente.
CRITERIOS PARA LA DISTRIBUCIÓN DE ALMACENES
F'#()o#!,)&!&: Hue las cosas ,ueden donde se puedan trabajar
efecti7amente. E(o#*m)(o: A?orro en distancias recorridas y utili*ación plena del
espacio. F,'
tropie*os. Como&)&!&: Cree espacios suficientes para el bienestar de los
trabajadores y el traslado de los materiales. I,'m)#!()*#: No descuide este elemento dependiendo de la labor
espec+fica. A)%!()*#: En procesos ,ue demanden una corriente de aire' ya
,ue comprometen el uso de gases o altas temperaturas etc. A((%"o" ,)+%": :ermita el tráfico sin tropie*os. F,%4)+),)&!&: :re7ea cambios futuros en la producción ,ue demanden un nue7o ordenamiento de la planta.
VENTAJAS DE TENER UNA BUENA DISTRIBUCIÓN
Disminución de las distancias a recorrer por los materiales'
?erramientas y trabajadores. Circulación adecuada para el personal' e,uipos mó7iles' materiales
y productos en elaboración' etc. tili*ación efecti7a del espacio disponible seg@n la necesidad. eguridad del personal y disminución de accidentes. 4ocali*ación de sitios para inspección' ,ue permitan mejorar la
calidad del producto. Disminución del tiempo de fabricación. >ejoramiento de las condiciones de trabajo. Incremento de la producti7idad y disminución de los costos.
TIPOS DE DISTRIBUCIÓN
na 7e* definido las 7entajas' los criterios y los m"todos de distribución se deben concretar el modelo con los tipos de distribución. Estos ?acen referencia a la práctica en s+ de cómo ordenar una planta de trabajo.
D)"$)+'()*# Po Po")()*# F)
:or ejemplo puede contratar una bodega
cercana donde ?acer los @ltimos procesos antes de lle7arlos al
ensamblaje. D)"$)+'()*# Po Po(%"o: 4as má,uinas y ser7icios son agrupados de acuerdo las caracter+sticas de cada uno' es decir ,ue si organi*a su producción por proceso debe diferenciar claramente los pasos a los ,ue somete su materia prima para dejar el producto terminado. :rimero cuando la selecciona' segundo cuando la corta' tercero donde la pule y cuarto donde la pinta. Dese cuenta ,ue a?+ se puede diferenciar muy claramente cuantos pasos yo procesos tiene su operación. As+ mismo deberá ?aber estaciones de trabajo
para cada uno. D)"$)+'()*# Po Po&'($o: Esta es la llamada l+nea de producción en cadena ó serie. En esta' los accesorios' ma,uinas' ser7icios au8iliares etc. on ubicados continuamente de tal modo ,ue los procesos
sean
consecuencia
del
inmediatamente
anterior.
4a l+nea de montaje de un automó7il es un claro ejemplo de esto' sin embargo en las empresas de confecciones o de 7+7eres tambi"n es altamente aplicado y con frecuencia es el orden óptimo para la
operación. Estos tratan la circulación dependiendo de la forma f+sica del local' planta o taller con el ,ue se cuenta.
FLUJO EN LNEA
FLUJO EN ELE:
FLUJO EN U:
FLUJO EN S:
@ONAS DEL ALMACÉN
@o#! &% %(%p()*# o &% %#$!&!: Es a,uella en la ,ue se descarga la mercanc+a' para despu"s trasladarla al almac"n. En primer lugar' debemos conocer los muelles' ,ue por estar locali*ados en la *ona e8terna necesitan espacio suficiente para ,ue se pueda acceder y reali*ar la maniobra de los 7e?+culos fácilmente. e destinará una puerta de acceso al almac"n para cada 7e?+culo ,ue tenga ,ue descargar. e adaptará el lugar de descarga a la altura del 7e?+culo mediante ele7ación del muelle o e8ca7ando un ?oyo con el fin de ,ue el 7e?+culo ,uede a la altura de la *ona de descarga. :ara saber los puntos de entrada ,ue serán necesarios se deberá calcular el tiempo medio ,ue tarda cada 7e?+culo desde la espera ?asta finali*ar la descarga. Con el tiempo medio por 7e?+culo podemos determinar si nos
?ace falta uno' dos o tres muelles' con el fin de ,ue la recepción sea lo más efica* posible y no tenga un coste ele7ado. En esta misma *ona se puede destinar un área de control de la mercanc+a recibida' donde se comprobará el pedido ,ue ?emos reali*ado al pro7eedor con la mercanc+a recibida. Determinados productos re,uerirán una inspección de la misma' por lo ,ue se deberá destinar un área de inspección para depositar la mercanc+a recibida con el fin de ser inspeccionada. En caso de ,ue las paletas ,ue 7ienen sean incompatibles con las utili*adas para el almacenamiento' se deberá pre7er un área para el tras7ase de
la mercanc+a de una paleta a otra. @o#! &% !,m!(%#!m)%#$o: Es el lugar donde la mercanc+a ,uedará depositada
?asta
el
momento
de
su
e8pedición.
:ara el almacenamiento tendremos en cuenta las caracter+sticas de las unidades de carga' peso' 7olumen y con ,u" frecuencia tendremos ,ue ?acer los in7entarios.
Estos datos nos ayudarán a tomar decisiones respecto al tamao y peso de las paletas' el tipo de estanter+as y colocación de las mismas y la amplitud necesario en los pasillosJ el control de in7entarios nos determinará el lugar donde tenemos ,ue ubicar la mercanc+a en función de la rotación o frecuencia de entrada y salida. En algunos almacenes' la *ona destinada a almacenamiento se suele subdi7idir en dos áreas' una de reposición de e8istencias y otra de selección y recogida de mercanc+as.
@o#! &% %4p%&)()*#: Es el espacio donde se prepara la mercanc+a para en7iar a los clientes. Estará determinada seg@n la cantidad de solicitudes recibidas y el medio de transporte de reparto. En ciertos almacenes con gran mo7imiento de mercanc+as' esta *ona puede tener un área de consolidación' ,ue sir7e para depositar y preparar la mercanc+a correspondiente a un pedido. En esta misma área se puede
reali*ar el embalaje. En caso de ,ue esta acti7idad no se pudiera desarrollar en el mismo lugar' debido a las caracter+sticas del mismo' o por el 7olumen de pedidos solicitados' se destinar+a un área de embalaje.
na 7e* embalado el pedido se reali*ará
un control de salidas ,ue consistirá en comprobar las mercanc+as preparadas con las mercanc+as solicitadas. En el caso de no poder reali*arse en el mismo espacio se dispondrá de un área de control de salidas. :ara el diseo de esta *ona ?ay ,ue tener en cuenta la concurrencia de medios de transporte en ?oras punta y ,ue este ?ec?o
no sea un incon7eniente para dar al cliente un ser7icio eficiente. @o#! &% (o#$o,: :ara el caso de las llegadas procedentes del e8terior ?ay ,ue confrontar la relación entre la entrega y el pedido ,ue se espera y para comprobar la carga. En esta *ona se reali*arán las primeras operaciones de identificación.
L!" -o#!" &% (!0!: e llaman tambi"n *onas de pic/ing o stoc/ de consumo' e8isten numerosos es,uemas para organi*ar la carga en la *ona de pedidos. ) bien el preparador se despla*a ?asta la dirección donde los art+culos se ?ayan almacenados' o bien los art+culos pueden presentarse automáticamente delante del operador. na 7e* cargados' el preparador trasladará los art+culos ?asta la *ona de embalaje o de
salida. L!" -o#!" &% %"p%! &% "!,)&!: E8isten tres ra*ones para terminar la preparación de los en7+os antes de ,ue llegue el 7e?+culo ,ue los lle7ará' de a?+ la necesidad de disponer de *onas de almacenamiento relati7amente importantes. 4os impre7istos ,ue pueden surgir durante la preparación' obligan a contar con un margen de seguridadJ a continuación están los impre7istos ,ue pueden sufrir los transportistas y ,ue pueden ?acer ,ue lleguen tarde' y por @ltimo la necesidad de perfeccionar la acti7idad de los preparadores. 4as superficies de *onas de espera' corresponderá a las superficies de las plataformas de los
7e?+culos. e marcarán pintando un l+mite blanco con el fin de facilitar la labor de los carretilleros y ayudar a respetar la organi*ación. educir el anc?o de los pasillos de carga de los transtoc/eurs repercutirá directamente en los tiempos de carga' estos pasillos deben de tener un
anc?o de $ metros. @o#!" !'4),)!%": formadas por las áreas siguientes6
o
Á%! &% &%9o,'()o#%": en ella se depositará la mercanc+a de7uelta por el cliente' por defectuosa o e8ceso de pedido' ?asta ,ue una 7e* e8aminada
la
ubi,uemos
en
el
lugar
correspondiente.
=ambi"n podemos depositar en esta *ona' de forma separada' los art+culos o
,ue
nosotros
tenemos
,ue de7ol7er
a
nuestros
pro7eedores' por id"nticas causas. Á%! &% m!$%)!,%" o+"o,%$o": en ella se depositan los art+culos y ?erramientas ,ue no est"n en buenas condiciones de uso o 7enta y ,ue posteriormente se 7enderán como c?atarra' si es posible' o se
o
lle7arán a un depósito de basura. Á%! &% o7)()#!" o !&m)#)"$!()*# &%, !,m!(3#: aun,ue la empresa disponga de oficina central' es preciso una pe,uea oficina para gestionar la documentación propia de las operaciones del almac"n' tales como pedidos' albaranes' notas de abono y otros documentos. El ordenador o sistema de información de esta oficina debe estar en constante comunicación con el de la oficina central' en
o
lo ,ue se denomina una gestión integral de información. Á%! &% "%9)()o": es la *ona destinada al descanso del personal.
PERSONAL; E>UIPOS Y MA>UINARIAS PERSONAL
P%"o#!, (o# (!,)7)(!()*# !&%('!&! 0capacitación cont+nua en !>: 0normas de buenas prácticas de manufactura3 eguridad e
Kigiene3 4os talentos ?umanos son las principales pie*as para ,ue el sistema de B:A' sean eficientes y garantice una calidad adecuado' como tambi"n la apropiada fabricación y control de los productos dependen de ellos. De a?+ ,ue se debe contar con suficiente personal calificado para ,ue el fabricante pueda reali*ar las tareas de las cuales es responsable. =odas las personas in7olucradas deben comprender claramente sus responsabilidades' las cuales deben determinarse por escrito. Además deben conocer los principios de las B:> ,ue les incumben.
P%"o#!, (o# ,!" ,)(%#()!" o p%)()! %# m!#%
operar
e,uipos
mó7iles
tales
como
el
montacargas.
El >ontacarguista es ,uien conduce ese e,uipo para cargar y descargar di7ersos objetos y materiales.
R%"po#"!+),)&!&%" &%,
p%"o#!,:
Deben
estar
claramente
descritas en un perfil de puesto y cumplirse :ara una buena práctica de almacenamiento y distribución se necesita n perfil ocupacional de puesto 7acante' con un m"todo de recopilación de los re,uisitos y cualificaciones personales e8igidos para el cumplimiento satisfactorio de las tareas de un empleado dentro de una institución6 ni7el de estudios' e8periencia' funciones del puesto' re,uisitos de instrucción y conocimientos' as+ como las aptitudes y caracter+sticas de personalidad re,ueridas. •
INSTALACIONES Y E>UIPOS
Deben disearse con espacio suficiente para garanti*ar adecuado almacenamiento seg@n status6 Cuarentena' Aprobado' ec?a*ado y
áreas de preparacion o pic/ing adecuadas Congruente con flujo de materiales' personas de forma ,ue no se
tengan errores o cruce de acti7idades. De7oluciones' productos Controlados L psicotrópicos deben estar
áreas delimitadas y controladas de seguridad o recalls. 4as instalaciones deben garanti*ar las condiciones ambientales establecidas para el producto terminado. Debe cubrir un mapeo de temperatura 0$ d+as para identificar punto mas
caliente3
y
monitoreo
0(
semanas
para determinar
fluctuaciones relacionadas a las estaciones del ao6 0>2= M =emperatura cin"tica promedio3
4os materiales deben estar almacenados sobre tarimas y con suficiente espacio de las paredes para permitir la limpie*a y la
inspección. Balan*as' básculas' cámaras de refrigeracion 0si aplica3 deben ser adecuadas para la operacion y mantenerse en control metrologico
frecuencial Debe e8istir un adecuado programa de limpie*a y los materiales de limpie*a permitidos deben estar en un procedimiento' con el objeti7o de e7itar la contaminacion de los productos almacenados.
1. UNIDADES DE MANTENIMIENTO DE STOC SU Y UNIDADES DE MANTENIMIENTO LOGSTICO SUL UNIDADES DE MANTENIMIENTO Y STOC SU En el campo de la gestión de in7entario' una unidad de mantenimiento de e8istencias o 2 ?ace referencia a un art+culo espec+fico almacenado en un determinado lugar. 4a 2 se considera el ni7el más desagregado cuando se ?abla de in7entario. e supone ,ue las unidades almacenadas en la misma
2 son indistinguibles. 4a introducción del concepto de 2 simplifica la mayor+a de las operaciones de control de in7entario. 4as 2 a 7eces se utili*an para designar art+culos intangibles' como garant+asJ no obstante' en este art+culo nos concentraremos en las 2 ,ue designan art+culos tangibles.
SU VS PRODUCTOS A diferencia de un producto' una 2 está 7inculada a un lugar espec+fico. :or ejemplo' para un determinado producto' una red minorista puede tener tantas 2 como lugares ?aya donde el libro pueda almacenarseJ generalmente' una 2 por tienda y por depósito. =ambi"n es posible contar con 7arias 2 para el mismo art+culo dentro de una sola tienda. Aun cuando la mayor+a de los art+culos est" almacenada en un solo lugar dentro de la tienda' algunos art+culos podr+an 7enderse en 7arios lugares' generando 2 adicionales. Además' un producto puede tener muc?as 7ariantes de acuerdo con los atributos' como dimensión' color o acondicionamiento. As+' aun cuando se considere un solo lugar' un solo producto puede estar asociado a 7arias 2. 4as 2 son importantes por,ue representan el ni7el más espec+fico' es decir' el ni7el más deseable para la optimi*ación del in7entario.
EISTENCIAS DISPONIBLES Cada 2 se asocia a sus e8istencias disponibles' ,ue representan la cantidad de unidades disponibles para el consumo 0o la elección3 en el lugar de la 2. 4as e8istencias pedidas representan la cantidad de in7entario en tránsito ,ue reabastecerá la 2 en el futuro. 4a gran mayor+a de los bienes ,ue se 7enden en la actualidad están empa,uetados y generan 7alores estrictamente integrales para las e8istencias disponibles. in embargo' en segmentos más tradicionales' como el de las frutas o las 7erduras' a@n se 7ende por peso. Debido a ,ue las
unidades asociadas a una 2 se consideran indistinguibles' en cual,uier momento' el estado de una 2 se define por sus e8istencias disponibles. in embargo' en la práctica' no se da cuenta de las e8istencias disponibles a tra7"s de mediciones directas' al menos no sistemáticamente. De ?ec?o' solo se da cuenta de los mo7imientos de in7entario' y la medición de las e8istencias disponibles generalmente se infiere del ?istorial de mo7imientos. El proceso de in7entariado consiste en reali*ar mediciones directas del in7entario' es
decir'
contar
los
7alores
de
e8istencias
disponibles
por
2.
in embargo' este proceso se considera una medida correcti7a para mejorar la precisión' y se reali*a con poca frecuencia debido a los costes de personal ,ue implica. •
LA SOLUCIÓN DE LOAD
>uc?os m"todos de optimi*ación del in7entario clásicos gestionan con poca eficacia
la
demanda
intermitente
y
los
bajos
ni7eles
de
7entas.
in embargo' las 2 representan el ni7el de in7entario más desagregadoJ las 2 generalmente se 7en muy afectadas por los bajos 7ol@menes de 7entas. Como resultado' estos m"todos tienden a trasladar el análisis del in7entario del ni7el de 2 al ni7el de producto' por,ue la demanda agregada a ni7el de producto es más fuerte. De modo similar' el abordaje descendente 0topdon3' en el ,ue la demanda total se anali*a primero antes de separar los resultados en la jerar,u+a' tambi"n se utili*a para mitigar la limitación de los m"todos clásicos al tratar con una demanda intermitente. No obstante' le recomendamos fer7ientemente ,ue no utilice estos m"todos' ya ,ue generalmente introducen errores significati7os cuando los resultados se 7uel7en a desagregar a los ni7eles de 2. >"todos modernos como el pronóstico cuántico son adecuados para gestionar incluso ni7eles muy bajos de demanda obser7ados a ni7el de 2 y deber+an ser utili*ados en lugar de los otros.
UNIDADES DE MANTENIMIENTO EN LOGSTICA SULL Conjunto de acciones reali*adas a fin de alargar la 7ida @til' garanti*ar la eficiencia de los e,uipos y brindar condiciones óptimas a los operarios de almac"n. El >antenimiento en log+stica es responsabilidad de toda la organi*ación' lograr la má8ima confiabilidad y disponibilidad de los e,uipos dentro de una pol+tica de minimi*ación de costos. 4as unidades de mantenimiento log+stico se establecen un programa de mantenimiento controlado y bien lle7ado' ,ue trae una serie de 7entajas por lo más deseables' como lo son6
El aumento de la 7ida @til del e,uipo. El incremento de la seguridad de operación. na mayor confiabilidad de ser7icio por parte de los e,uipos.
=odo lo cual conlle7a a la tan buscada reducción de costos totales.
OBJETIVOS DEL MANTENIMIENTO LOGSTICO SULL Establecer los procedimientos y documentos para ejecutar y controlar todas las labores de mantenimiento pre7enti7o a las unidades de apoyo log+stico' tales como6
!aranti*ar la seguridad del personal' las instalaciones y la conser7ación
del medio ambiente. )ptimi*ar el tiempo y el costo de ejecución de las acti7idades de
mantenimiento. espaldar las operaciones de almacenamiento' asegurando la má8ima disponibilidad de los e,uipos.
:rolongar la 7ida @til de los e,uipos' cuando se justifi,ue económicamente.
PRINCIPIOS BÁSICOS DEL MANTENIMIENTO LOGISTICO SULL
Optimo el mantenimiento es parte integral del almac"n. El mantenimiento es tan importante como las operaciones. =odos los trabajos de mantenimiento son re7isados. 4os gastos del mantenimiento se basa en indicadores. El mantenimiento log+stico se disea en una empresa desde su instalación.
DIAGNÓSTICO DE LAS UNIDADES DE MANTENIMIENTO LOGSTICO
)rgani*ación actual del mantenimiento y su relación con otras
dependencias. In7entario de e,uipos cr+ticos a mantener y de las ?erramientas
re,ueridas. Kistorial de e,uipos 0fallas' repuestos' ser7icio' manuales3 E7aluación del perfil del personal e8istente 7s re,uerido :lanes de adiestramiento e8istentes. Ni7el de accidentes y riesgos :rograma de pre7ención' comit"s de seguridad y de orden y limpie*a Determinación de presupuestos :lanificación y control de las acti7idades de mantenimiento. so de indicadores de mantenimiento.
ORGANI@ACIÓN DE LAS UNIDADES DE MANTENIMIENTO SULL 4a organi*ación del 244 de un almac"n se desen7uel7e en forma gradual y a lo largo de cierto per+odo. e trata de una estructura de relaciones prácticas para ayudar
a
la
consecuencia
de
los
objeti7os
de
la
empresa.
El tamao de la organi*ación empresarial determina en gran parte la naturale*a del intercambio de centros de toma de decisiones.
POLTICAS CON RESPECTO A LA FUER@A DE TRABAJO En este grupo de pol+ticas encontramos las relacionadas principalmente con la fuer*a de trabajo propio o contratistas e8ternos y con el es,uema de funcionamiento organi*acional 0centrali*ado o descentrali*ado3. El primer factor para determinar esta pol+tica debe ser el costo relati7o producido por6
El tipo de trabajo impl+cito. 4a cantidad de trabajo in7olucrado. 4a e8periencia para reali*ar este trabajo.
POLTICAS CON RESPECTO A LA UBICACIÓN DEL TRABAJO 4a programación del trabajo' es una de las ?erramientas más efecti7as ,ue pueden usarse en el mejoramiento de cual,uier departamento de mantenimiento.
nidad de trabajo6 ?oras ?ombre. >agnitud de los trabajos programados6 pe,ueos' grandes. :orcentaje de la carga de trabajo programado6 tipos de emergencia. Duración de la programación6 diaria' semanal' mensual' anual.
POLTICAS BÁSICAS DEL MANTENIMIENTO
Po,6$)(!" (o# %"p%($o !, (o#$o,: 4a necesidad de integración de un grupo di7erso en un esfuer*o complejo conduce al departamento de almac"n de mantenimiento a efectuar control en los siguientes campos6 o Comunicaciones6 el grado de complejidad de los sistemas de comunicaciones dependerá en gran parte del tamao y o
distribución geográfica del almac"n. Control de costos6 algunos de los +ndices ,ue se utili*an son6 costos de la mano de obra' ?oras?ombres utili*adas en reparaciones' tiempo de ocio de los e,uipos' demoras' p"rdidas.
o
Detección de la acción mediante el programa de mantenimiento pre7enti7o.
o
Informa al Dpto. de >antenimiento por el formato de solicitud de
o
ser7icio de mantenimiento. Necesidad de la acción pre7enti7a o correcti7a
o
Perificar repuestos o pie*as en almac"n. De no e8istir reali*ar
o
re,uisición. Informe de reparaciones ?ec?as a la unidad especificando el tiempo' unidad' materiales' persona ,ue ejecutó la labor.
PLAN DE ADIESTRAMIENTO
:rograma de Capacitación y Adiestramiento >ejoramiento profesional C?arlas de di7ulgación de los procesos de >antenimiento y los riesgos
de no aplicar un mantenimiento óptimo Cursos ,ue fortale*can los conocimientos t"cnicos generales.
ORDEN DE TRABAJO na orden de trabajo es a,uella ,ue se crea cada 7e* ,ue se ad7ierte ,ue un trabajo de mantenimiento es necesario' son pro7ocadas por solicitudes de trabajo' ,ue luego de ser firmadas por el jefe o super7isor de mantenimiento se con7ierten en órdenes de trabajo.
:ermite anali*ar costos y ?oras de trabajo estimados contra reales. El super7isor programa órdenes de trabajo basadas en el ni7el cr+tico. >antiene estad+sticas de tiempo de paradas de e,uipo.
1.H DOCUMENTACIÓN DE REGISTRO DE TRANSACCIONES DEL ALMACÉN: GUAS; VALES; ÁRDE Y EL INVENTARIO FSICO
Dentro de las distintas clases de documentos e8istentes se pueden distinguir dos clases6 los ,ue contienen las operaciones relacionadas con el flujo económico 0donde se mue7e el dinero3 y los ,ue contienen las operaciones
relacionadas con el flujo f+sico 0son los mo7imientos de los productos ,ue no producen dinero3. Dentro de los documentos de la primera clase mencionada podr+amos ?ablar de documentos de compra7enta y de documentos de pagocobro' ,ue son formas de pago. En los documentos de compra7enta encontramos los albaranes' las facturas' las ?ojas de pedido' las notas de abono' los tic/ets de caja' las facturas de gastos' etc. En los documentos de pagocobro aparecen los c?e,ues bancarios' los recibos' las letras de cambio' los pagar"s' los giros postales' etc. En cuanto a los documentos de flujo f+sico se pueden mencionar las fic?as de in7entario' las ?ojas de entrada y salida' las órdenes de fabricación' las ?ojas de pic/ing' las órdenes de mo7imientos internos' los partes de acti7idad' etc. )tro documento muy utili*ado es la ?oja de entrada' o de salida en su caso. e trata de un documento de flujo f+sico ,ue se rellena en la recepción del producto o en su e8pedición' y ,ue sir7e para dar el conforme al albaránJ as+ ,ue se usa para confirmar y controlar lo ,ue ?a entrado. En esta ?oja deben figurar6
LA GUA DE REMISIÓN Es el documento mediante el cual se sustenta el traslado de cual,uier mercader+a. :ermite a la Administración tomar conocimiento de la naturale*a del traslado' de las operaciones ,ue e8iste entre ,uien remite los bienes y ,uien recibe los bienes' bienes' es por ello ,ue su emisión debe ser indi7iduali*ada
e,uisitos de las !u+as de emisión. Dirección del punto de partida. Dirección del punto de llegada. Datos del destinatario.
Datos de la unidad de transporte 0marca y placa del 7e?+culo' licencia del
conductor sólo si es transporte pri7ado3. Datos del bien transportado. Denominación o nombre completo o ra*ón social y el nombre comercial de e8istir' domicilio fiscal y ane8o del punto de emisión de e8istir' n@mero de
C. erie y numeración correlati7a
>'% "'"$%#$! %, $!",!&o &% ,o" +)%#%" !u+a de remisión =ransporte pri7ado
del El remitente emitirá una gu+a
remitente •
C'!#$!"
por cada destino ,ue tenga.
!u+a de remisión del
El remitente emitirá una gu+a
transportista.
por cada destino ,ue tenga y
=ransporte publico
el transportista una gu+a por •
!u+a de remisión del cada remitente ,ue tenga. remitente
MODELO DE GUA DE REMISIÓN
VALE DE UNIDAD DE ALMACÉN El 7ale de unidad de almac"n 0A3 muestra 7arias secciones con el mismo n@mero de A en formato num"rico y de código de barras. Este documento se puede utili*ar como ayuda para sus procedimientos administrati7os. :or ejemplo' cuando se necesita anotar el n@mero de A para una unidad de almac"n' se puede rasgar una pe,uea sección del 7ale de A para escanearla u otros fines administrati7os.
Op%!()*#
Do('m%#$o )mp%"o • •
C%! '#)&!& &% !,m!(3# • •
almac"n Pale de A 0con ?oja de bandas perforadas3 Pale de contenido de unidad de almac"n
•
Documento de orden de transporte Documento de orden de transporteunidad de
•
almac"n Pale de contenido de unidad de almac"n
•
T!",!&o"
Documento de orden de transporte Documento de orden de transporteunidad de
C%! OT p!! UA
S!,)&!" &% "$o(
•
Documento de orden de transporte
p!()!,%" •
Documento de orden de transporte Documento de orden de transporteunidad de
•
almac"n Pale de contenido de unidad de almac"n
•
E4$!(()o#%" $o$!,%"
>UE SON LAS TARJETAS ARDEK 4a tarjeta 2arde8' es un documento administrati7o de control' el cual incluye datos generales del bien o producto' e8isten muc?os tipos de /arde8 pero como ?ablamos de in7entarios ?ablaremos de la tarjeta 2arde8 de in7entario la cual' es una ?erramienta ,ue le permite tener reportes con información resumida acerca de las transacciones de in7entario de la compa+a. :uede reali*ar un seguimiento de los mo7imientos de los in7entarios y de los costos de mercanc+as en los almacenes. Estos costos se calculan de acuerdo a la compa+a. 4o 7erdaderamente importante de la tarjeta 2arde8 en los in7entarios es ,ue proporcionan información y ayudan al control de los mismos' pero para ello se debe tener un claro concepto de lo ,ue son los in7entarios y una buena clasificación de los mismos.
INVENTARIO FSICO DE ALMACÉN Es una forma de 7erificación f+sica ,ue consiste en constatar la e8istencia o presencia real de los suministros' insumos' repuestos y otros bienes o materiales almacenados' apreciar su estado de conser7ación y condiciones de seguridad.
EJECUCIÓN DE INVENTARIO
PASÓ 1: En el d+a' lugar y ?ora sealados se reunirán el jefe de e,uipo con el personal a su cargo presentándose ante el titular del almac"n por in7entariar' con la autori*ación correspondiente' dejando
copia de la misma al encargado de dic?o almac"n. PASÓ 2: El jefe de In7entario o el jefe de e,uipo en su caso dará las instrucciones necesarias sobre el mo7imiento de almac"n al almacenero con el objeto de poder efectuar la labor sin ning@n tipo de complicaciones. En este paso el almacenero deberá transportar los materiales pendientes de entrega a la *ona de despac?o debiendo
estos corresponder a los de las notas de salida del corte documentario. En el caso de los materiales pendientes de ingreso a la fec?a del corte documentario' deberán ser internados y ubicados en el lugar ,ue les corresponda. En caso de ,ue el in7entario se efect@e en mo7imiento antes de proceder al ingreso o salida de un material' el almacenero deberá comunicar al jefe de e,uipo para ,ue este proceda a controlar e in7entariar los materiales ,ue se procesan' debiendo este' en todos los casos anotar su 7isto en los documentos de almac"n y ane8o de corte documentario. El almacenero y su personal inter7endrán en el in7entario solo para indicar el lugar donde se encuentran ubicados los
bienes y para aclarar aspectos re,ueridos por el e,uipo in7entariado. PASO : eguidamente se procederá a efectuar el corte documentario debiendo firmar el jefe de e,uipo todas las notas de ingreso y salida ,ue se encontrasen en proceso de trámite anotando en un documento denominado Corte de In7entario la relación de los documentos antes sealados y demás ocurrencias necesarias pre7ias al inicio de la labor de conteo. Dic?o documento será suscrito por el Contador general' jefe
de e,uipo y encargado del almac"n. PASO 8: na 7e* concluido el corte documentario' el encargado del almac"n procederá a ingresar al sistema mecani*ado las notas de ingreso y salida de almac"n por tramitar ,ue figuran el en documento Corte de In7entario. El jefe de e,uipo procederá a 7erificar el ingreso de esta información en el aplicati7o de in7entario' procedi"ndose a imprimir
el listado oficial de toma de in7entario el cual será emitido en los siguientes ejemplares6 )riginal6 Qefe de e,uipo Copia6 Encargado de cada Almac"n. - 4os listados en mención serán desglosados unas 7e*
concluido el proceso f+sico de in7entario. PASÓ ?: na 7e* concluido el corte documentario f+sico el personal in7entariado procederá a ubicarse en los stands o *onas asignadas procediendo el conteo de los materiales de acuerdo a lo indicado en el
instructi7o recibido. PASO : El in7entario será al R barrer R y se reali*ará por parejas' donde uno contará y otro apuntará en las ?ojas de trabajo en filas debidamente
ordenadas
consignando
los
nombres
de
los
in7entariadores y la fec?a en cada una de las ?ojas. El proceso de anotación deberá contener el código del +tem' la cantidad encontrada y el código de ubicación de ser el caso. eguidamente la persona ,ue cuenta anotará en la tarjeta de control 7isible la fec?a de in7entario' el t"rmino in7entario en la descripción' la cantidad in7entariada y un 7isto ,ue e7idencie la labor efectuada.
En el caso de no
e8istir o encontrarse deteriorada la tarjeta de control 7isible' recomendará al almacenero para ,ue la sustituya. Al t"rmino del d+a se entregarán las ?ojas de trabajo al jefe de e,uipo ,uien las custodiará
?asta el d+a siguiente. PASO H: na 7e* concluida la labor de conteo de los materiales el personal in7entariado suscribirá todas las ?ojas de trabajo procediendo a entregar el jefe de e,uipo dic?os documentos. El jefe de e,uipo podrá ir re,uiriendo ?ojas de trabajo terminadas a medida ,ue transcurre el in7entario con la finalidad de ir adelantando su trabajo de centrali*ación de datos.
1. PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS: DEL INVENTARIO AL CONTEO CCLICO
4a administración de un in7entario es un punto determinante en el manejo estrat"gico de toda organi*ación' tanto de prestación de ser7icios como de producción de bienes. 4as tareas correspondientes a la administración de un in7entario se relacionan con la determinación de los m"todos de registro' la determinación de los puntos de rotación' las formas de clasificación y el modelo de rein7entario determinado por los m"todos de control 0el cual determina las cantidades a ordenar o producir' seg@n sea el caso3. 4os objeti7os fundamentales de la gestión de in7entarios son6
educir al m+nimo posible los ni7eles de e8istencias y asegurar la disponibilidad de e8istencias 0producto terminado' producto en curso' materia prima' insumo' etc.3 en el momento justo.
ACTIVIDADES PRINCIPALES DEL PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS
D%$%m)#!()*# &% ,!" %4)"$%#()!": 4a cual se refiere a todos los procesos necesarios para consolidar la información referente a las e8istencias f+sicas de los productos a controlar incluyendo los procesos de6 o =oma f+sica de in7entarios. o Auditor+a de E8istencias. E7aluación a los procedimientos de recepción y 7entas 0entradas y o o
salidas3. Conteos c+clicos.
P)#()p)o" %# ,o" po(%&)m)%#$o": En caso de materia prima local pueden e8istir problemas de abastecimiento' si es importada el tiempo de apro7isionamiento e internación al pa+s es importante.
o
o o o
)bsolescencia de los in7entarios' tanto por nue7a tecnolog+a como por desgaste eguro contra daos Inspección 7isual de los art+culos &orma de contabilidad de los in7entarios' 7aloración y moneda
o
e debe conocer la pol+tica de administración de los in7entarios6 con ,uienes se abastecen' ,ue tan seguro es' preocupación por tener bajos precios y mejor calidadJ cuantos meses de 7entas mantienen en materia prima' productos en proceso y productos terminadosJ cual es la rotación de los in7entarios fijada o
o
o o o o
determinada. Conocer cómo se reali*a el control de los in7entarios en forma manual o computari*ada. =ecnolog+a de manejo de materiales empleada Naturale*a y li,uide* de los in7entarios. Caracter+sticas y naturale*a del producto. Caracter+sticas del mercado' canales de distribución' tendencias.
PASOS PARA REALI@AR UN INVENTARIO
Identificar los bienes a in7entariar6 El primer paso es tener claro ,ue
bienes son los ,ue corresponde in7entariar y ,ue bienes no. Determinar los lugares a in7entariar6 na 7e* aclarado cuáles son los bienes ,ue corresponde incluir en el in7entario' ?abrá ,ue tener presente todos los lugares en los ,ue están para no omitirlos. )tra recomendación de +ndoles metodológica' teniendo en cuenta la cantidad de lugares por los ,ue deberemos pasar al ?acer in7entario6 nos con7iene con anticipación recorrer esos lugares y ordenarlos' si es ,ue no lo están' a fin de poder identificar sin problemas los bienes y e7itar reiteraciones u omisiones.
Armar un e,uipo de trabajo6 Consideramos de suma importancia este tema por,ue además de ?acer la tarea de manera más eficiente' es una muestra de solidaridad y corresponsabilidad por parte de las personas
,ue ?acen parte del almac"n. ecorrido' recuento y registro6 na 7e* cumplidos los pasos anteriores estamos en condiciones de comen*ar el in7entario propiamente dic?o. :ara ello se fijará un d+a y ?ora en ,ue se lle7ará a cabo 0es importante cuidar el detalle de ,ue sea en el mismo momento en toda la
comunidad3. Es importante ,ue se familiaricen con las planillas a utili*ar' dado ,ue estas deben con7ertirse en una ayuda ,ue facilite el trabajo' no en un obstáculo. n detalle a tener en cuenta es el riesgo de no in7entariar alg@n objeto' o de contarlo más de una 7e*. :ara ,ue esto no suceda' lo ideal es dejar alg@n tipo de marca ,ue indi,ue con claridad ,ue ese +tem ya fue contado. Cada e,uipo de trabajo definirá cual es la mejor manera de ?acerlo' la ,ue más se adecue al tipo de bien de ,ue se trate' tal 7e* colocar una eti,ueta o una cinta o tarjeta remisible podr+an ser algunos caminos a seguir.
CÓMO LLEVAR UN MEJOR CONTROL DEL INVENTARIOK Cuando ?ablamos de in7entarios lo relacionamos inmediatamente a control de e8istencias de productos y mercanc+as' donde muc?as empresas aplican metodolog+as di7ersas para su análisis' control y registros. n control eficiente del in7entario está directamente relacionado a ,ue e8iste un m+nimo de p"rdidas de mercanc+a' mientras mayor sea la cantidad de productos a controlar mayor es el riesgo de fugas de material y la empresa deberá tener un sistema automati*ado y una metodolog+a adecuada ,ue cubra estas necesidades. Controlar un in7entario no es cosa fácil' por ejemplo' una pe,uea yo mediana empresa ,ue está iniciando en el mercado debe e7aluar como m+nimo los procedimientos de entradas y salidas de los productosJ y utili*ar t"cnicas de control de in7entario ,ue se adapten a los re,uerimientos del ramo de la empresa y de los clientes. En los libros de log+stica e in7entario establecen ,ue en la gestión de in7entarios deben ser consideradas las siguientes acti7idades6
=oma f+sica de in7entarios. Auditoria de e8istencias. :rocedimientos de In7entarios. Conteos c+clicos. Análisis de In7entarios Estos procedimientos o acti7idades como ,uieran llamarlos' son básicos ya ,ue e8iste una gama más grande' pero si están comen*ando o ,uieren mejorar los
indicadores de e8actitud de in7entarios deben ser considerarlos en su gestión log+stica. El área de in7entarios ,ue es complemento de almac"n de ser tratada en primer lugar separada de las otras áreas de la cadena de suministros o red log+stica. En algunas asesor+as ?e podido obser7ar como las empresas para reducir costos tienen una sola persona o encargado de manejar el in7entario y el almac"n al mismo tiempo' y los resultados en más del ;< de los casos consultados afectan negati7amente las operaciones con grandes fugas de in7entarios. na 7e* ,ue tenemos una persona o departamento dedicado solamente al control y análisis de los in7entarios 0la cantidad de personal dependerá del 7olumen y tamao de +tems a controlar3' entonces este especialista debe tener funciones básicas y a?ora si la desarrollamos en profundidad6 =oma f+sica de in7entarios6 se deben reali*ar periódicamente tomas de in7entarios de los productos' el per+odo será determinado por el 7olumen o tamao del almac"n. E8isten muc?as t"cnicas para le7antar in7entariosJ tales como' manuales' lectores de frecuencia' etc... En cual,uier de los casos debe e8istir un formato de control de registros ,ue debe ser 7alidado por el Encargado del Almac"n yo Encargado del In7entario.
CONTROL DE CADUCIDADES 4as caducidades deben re7isarse desde el momento ,ue se reciba la mercanc+a. Consultar con el pro7eedor el modo de leer su fec?a de fabricación y caducidad' esto es en casos espec+ficos como la cer7e*a' refresco' y de algunos otros productos si es el caso. e lle7ara un control de caducidades mediante un formato el cual será re7isado semanalmente por el encargado de almac"n y 7erificado por la gerencia. 4a mercanc+a con caducidad más pró8ima es la primera a la ,ue se le
dará salida y será dada de baja en el control de caducidades una 7e* se ?aya transferido a alg@n departamento. No se recibirá por ning@n moti7o mercanc+a de baja fec?a de caducidad se le7antara un reporte de incidencia al pro7eedor y se a7isará a la gerencia' c?ef ó jefe de piso. e7isar el control de caducidades de las demás áreas' presionando en ,ue se lle7e semanalmente y ?aci"ndoles selecti7os para 7erificar ,ue todo est" en orden. El acomodo de la mercanc+a perecedera y con fec?a de caducidad debe ser con forme a esta' los productos más a la mano serán los ,ue tengan la caducidad más pró8ima' para el momento de ?acer transferencias dar la mercanc+a con la menor fec?a de caducidad.
PROCEDIMIENTO DE TOMA FSICA CONTEO DE MERCANCAS
4a mercanc+a se contará de i*,uierda a derec?a' de arriba ?acia
abajo y de atrás ?acia adelante. e contará en presencia un contador y un auditor para cotejar
,ue lo contado sea lo correcto. e di7idirá el almac"n 0ana,ueles3 por n@mero para mejor
distribución y rápida detección de errores. El contador y el auditor no contarán la mercanc+a del mismo lugar sino ,ue uno empe*ará en el primer ana,uel y el auditor por el @ltimo. e ?ará un listado de mercanc+a en el cual se tomarán los productos encontrados en el ana,uel de i*,uierda a derec?a' de arriba ?acia abajo y de atrás ?acia delante' esto para facilitar más el conteo. e lle7ará un control de todas las mermas ,ue ?aya por departamento en el formato correspondiente' anotando el moti7o de la merma. emanalmente se lle7ara a cabo la re7isión de las mermas con el jefe de departamento' firmando la re7isión 0formato3 y siendo 7erificada por la gerencia. 4as mermas generadas por el mal manejo de mercanc+a o por mal uso de productos deberán ser
registradas en un reporte de incidencias para tomar las decisiones
pertinentes en cada caso. 4as mermas producidas por circunstancias propias del producto ajenas a la operación se registrarán en un reporte de incidencias y se notificará al pro7eedor' tratando de llegar a un acuerdo para el cambio f+sico de dic?a mercanc+a. e lle7ará un listado de mermas con el costo de cada producto mermado el cual será re7isado
semanalmente con la gerencia para tomar las decisiones pertinentes. e abrirán todas las cajas para 7erificar ,ue se encuentren las
cantidades correctas de producto dentro de ellas. i se encuentra un producto ,ue no est" anotado en la lista se le dará un n@mero de secuencia intermedia dependiendo la ubicación
del producto y se anotará al final de la ?oja. 4os n@meros de secuencia de la mercanc+a enlistada serán de 1< en 1< y por ana,uel' es decir en el ana,uel 1 abra la secuencia 1<' <' $<' etc. G ?asta el n@mero ,ue se necesite seg@n la cantidad de mercanc+a ,ue ?aya' y en el ana,uel será lo mismo comen*ando
por el n@mero 1< y continuando de 1< en 1<. Al final del conteo se cotejarán las ?ojas de contador y auditor 0listados3 para 7erificar ,ue no ?aya errores' si ?ay ?abrá ,ue 7erificarlos y corregirlos' una 7e* ,ue todo est" bien c?ecado y sin
ninguna anomal+a se procederá a ingresar el conteo en el sistema. Imprimir lo capturado en sistema y re7isar ,ue no ?aya ning@n faltante f+sico de mercanc+a' en caso de ?aberlo se 7ol7erá a contar la mercanc+a con faltante y se buscará en todos los lugares posibles ,ue pueda estar antes de tomarla como faltante real.
CONTEO CCLICO El conteo c+clico es un m"todo de conteo de in7entario ,ue reali*a un in7entario de un porcentaje de materiales' partes y suministros diariamente. Durante el curso de un ao' el in7entario total es contado un m+nimo de una 7e*. El conteo c+clico tambi"n 7erifica la precisión de las cantidades en una base de datos de un in7entario durante el ao.
El conteo c+clico de un in7entario permite ,ue la compa+a corrija la base de datos del in7entario despu"s de descubrir imprecisiones en el conteo. Además' el conteo c+clico in7estiga las causas de las discrepancias en un in7entario. El análisis de las causas permite ,ue la compa+a cambie los procesos de transacción para pre7enir imprecisiones. :or ejemplo' cuando un conteo c+clico descubre una imprecisión en un registro de in7entario debido a ,ue los trabajadores fallan en mantener un seguimiento del material de desec?o o partes defectuosas' la compa+a puede poner en marc?a un proceso para disponer y calcular materiales de desec?o o basura al final de cada turno de trabajo.
1. SISTEMAS DE PREPARACIÓN DE PEDIDOS PICING 4a preparación de pedidos o pic/ing es el proceso de selección y recogida de las mercanc+as de sus lugares de almacenamiento y su transporte posterior a *onas de consolidación con el fin de reali*ar la entrega del pedido efectuado por el cliente. Consta' por tanto' de dos acti7idades básicas6 la recogida de cada una de las mercanc+as solicitadas por el cliente y la consolidación u agrupación de todas ellas en uno o 7arios embalajes para su en7+o. =radicionalmente el pic/ing se ?a reali*ado de forma manual' siendo el operario 0preparador de pedidos3 el ,ue se despla*aba ?asta el almac"n para recoger el producto. in embargo' en la actualidad se tiende ?acia la automati*ación total
de este proceso mediante sistemas mecánicos ,ue permiten ,ue sean los productos los ,ue se desplacen desde su ubicación en el almac"n ?asta la *ona donde trabaje el preparador de pedidos. Entre otros sistemas destacan los paternóster 0o sistemas 7erticales rotati7os de e8tracción de art+culos3' los transele7adores o los carruseles 0ra+les anclados en el tec?o por el cual se mue7en bandejas ,ue contienen los productos solicitados3. 4a acti7idad de preparación de pedidos juega un papel importante en la correcta gestión de in7entarios' por cuanto es el momento en el ,ue se debe dar de baja una mercanc+a en el almac"n. :ara agili*ar la gestión de stoc/' reducir el n@mero de errores y' en definiti7a' reducir los costes log+sticos' se tiende a sustituir los papeles por sistemas informáticos ,ue permiten ,ue en el mismo momento de retirar una mercanc+a del almac"n 0o en la *ona de consolidación3 se descuente automáticamente del stoc/ del almac"n. Entre estas aplicaciones destacan los lectores de códigos de barras' los terminales de radiofrecuencia 0generalmente llamados pistolas por su forma3' los sistemas de reconocimiento de 7o* 0en implantación en los almacenes de Carrefour Espaa3 o los más modernos 7isores incorporados a las gafas del operario.
ETAPAS DE PREPARACIÓN DE PEDIDOS O PICING
ecepción del pedido en almac"n y =ransformación del pedido en
orden de preparación. Display de la lista de pic/ing sobre el terminal del preparador. =oma de los art+culos a preparar. Actuali*ación de las e8istencias por lectura código de barras de los
art+culos tomados y de las *onas de pic/ing. eagrupación de los art+culos en la *ona de preparación. Impresión y encolado de las eti,uetas de las embalajes donde los
art+culos 7an a ser puestos. :reparación y reagrupación de los art+culos. Actuali*ación del sistema relacionando cada nue7o embalaje con los art+culos ,ue contiene por lectura código de barras.
Palidación final de la l+nea de pedido y actuali*ación del sistema.
TIPOS DE PREPARACION DE PEDIDOS O PICING PREPARACIÓN DE PEDIDOS CON MOVIMIENTO; PEDIDO POR PEDIDO:
U# p%p!!&o po p%&)&o
:ara cada pedido' es el mismo preparador ,uien 7a a recolectar en los diferentes lugares los art+culos seleccionados y ,ue los de7uel7e en la *ona de preparación para embalarlos.
V!)o" p%p!!&o%" po p%&)&o
:ara cada pedido' son preparadores diferentes repartidos por *ona de pic/ing ,uienes 7an a recolectar en los diferentes lugares los art+culos seleccionados y ,ue les de7uel7en a la *ona de preparación donde uno o 7arios preparadores les embalarán.
P%p!!()*# &% p%&)&o" po o,!" o 9!)o" p%&)&o" o,!" &% p%&)&o":
U# p%p!!&o po o,! 9!)o" p%&)&o" :ara una ola dada' es el mismo preparador ,uien 7a a recolectar en los diferentes los art+culos seleccionados y ,ue los de7uel7e en la *ona de preparación donde los clasifica por pedido antes de embalarlos.
V!)o" p%p!!&o%" po o,! 9!)o" p%&)&o" :ara una ola dada' son preparadores diferentes repartidos por *ona de pic/ing ,uienes 7an a recolectar en los diferentes lugares los art+culos seleccionados y ,ue les de7uel7en en la *ona de preparación donde uno o 7arios preparadores les clasificarán por pedido antes de embalarlos.
PREPARACIÓN DE PEDIDOS A PUESTO FIJO:
P%p!!&o ! p'%"$o 7)
P%p!!&o ! p'%"$o 7)
MEJORAMIENTO DEL RENDIMIENTO DEL PICING
Dotarse de un istema de !estión de Almac"n !A S> ,ue tiene
una función preparación de pedido en tiempo real y adaptado. 4imitar las paradas de acti7idad debidas a las roturas de disponibilidad6 reabastecer regularmente y de una manera alisada el pic/ing' tener rigor en la actuali*ación de los mo7imientos de la mercanc+a en el
sistema. )ptimi*ar los trayectos preparadores y las carretillas6 caminos de pic/ing optimi*ados' poner más cerca las *onas de pic/ing de las *onas de almacenamiento de los art+culos a rotación fuerte 0utili*ar una Clasificación ABC3.
Asegurar la calidad6 poner los art+culos pesado en el fondo de los embalajes' no me*clar naturale*a de productos 0ejemplo6 me*cla
referencias alimenticias y tó8icas3. )ptimi*ar la accesibilidad de los art+culos6 utili*ación de rac/s adaptados a cada familia de referencias' utili*ación de rac/s dinámicos' almacenamiento ,ue tiene en cuenta el peso referencias' tamao adaptado de los pasillos de pic/ing' alisadura de las acti7idades de pic/ing.
NUEVOS DE MÉTODOS DE PICING Actualmente' se ?an definido di7ersos m"todos de pic/ing para mejorar la eficacia del mismo sin estar supeditado a limitaciones de espacio.
:ic/ by lig?t' gu+a al operario ?asta las ubicaciones y le marca la
mercanc+a ,ue debe tomar en la ubicación. El pic/ to 7oice' le gu+a mediante instrucciones simples de 7o*' ,ue optimi*an' entre otras cosas' la eficacia del operario en tanto ,ue act@a con las manos libres.
Ambos sistemas mejoran la eficacia de los operarios y reducen los errores.
1.1 TECNOLOGA DE INFORMACIÓN AL SERVICIO DEL ALMACÉN: CÓDIGO DE BARRAS; SCANNER Y RADIO FRECUENCIA EL CÓDIGO DE BARRAS El código sir7e para identificar los productos de forma @nica pues cuenta con información detallada del art+culo o del documento ,ue los contiene' a tra7"s de una asociación con una base de datos. El primer paso para ?acer ,ue un sistema de código de barras funcione es tener códigos impresos. Koy d+a la mayor+a de los fabricantes de productos ya incluyen los códigos de barras en sus productos. As+ ,ue su implementación es más fácil. De cual,uier manera' si
usted es fabricante y re,uiere de imprimir alg@n código' necesitara de una Impresora de Eti,uetas y de un sistema de código de barras. Adicionalmente se re,uiere de alg@n dispositi7o ,ue registre la captura del dato ,ue generen los lectores. :ara ello se pueden conectar a una computadora o a una terminal portátil. e re,uiere de un softare con la aplicación ,ue usted necesite. Actualmente' el sistema de código de barras permite ,ue cual,uier producto pueda ser identificado en cual,uier parte del mundo' de manera ágil y sin posibilidad de error.
! Ap,)(!()o#%" &%, (*&)0o &% +!!"
Control de mercanc+a. Control de in7entarios. Control de tiempo y asistencia. :edidos de reposición. Identificación de pa,uetes. Embar,ues y recibos. Control de calidad. Control de producción. :eritajes. &acturación. Control de acceso. Control de acti7os fijos. Control de almacenes. :unto de Penta. Bibliotecas. Penta en ruta.
+ V%#$!
V%,o()&!&6 na eti,ueta de código de barras de doce caracteres puede ser le+da en apro8imadamente el tiempo ,ue tarda un operador de teclado para ?acer dos pulsaciones de teclas.
E4!($)$'&: :or cada 1.<<< caracteres escritos por un operador de teclado' ?ay un promedio de die* errores cla7es. :ara un lector de caracteres de fibra óptica 0)C3' ?ay un error en cada 1<.<<< lecturas. Con tecnolog+a
láser' solo se presenta un error por cada 5< millones de entradas. I#$%0)&!& &% &!$o": El n@mero probable de errores de sustitución por $'%<<'<<< caracteres' seg@n el m"todo d entrada de datosJ son6 Entrada de teclado 1<.<<
( Co"$o +%#%7)()o 4os sistemas de códigos de barras tienen un per+odo de amorti*ación demostrada de seis a diecioc?o meses' y ofrecen el ni7el más alto de confiabilidad en una amplia 7ariedad de aplicaciones de recopilación de datos. 4os sistemas de códigos de barras crean 7alor no sólo por el a?orro de tiempo' sino tambi"n por e7itar errores costosos.
EL SCANNER Esta tecnolog+a nos ayuda a poder reali*ar la captura de muc?a información de nuestra área' a poder codificar y seleccionar toda información de los materiales ,ue tiene nuestro almac"n o centro de distribución. Esta ?erramienta al pasar por el código de barras manda el n@mero del código al computador' A7isando' con un TbipU' ,ue la e8ploración terminó y ?a sido correcta. Ayuda a poder optimi*ar el tiempo de respuesta' ?oy en d+a la mayor+a de las empresas utili*an esta ?erramienta.
SISTEMA DE
RADIOFRECUENCIA :ermiten capturar' sin margen de error' todos los mo7imientos de mercanc+a ,ue tienen lugar en el almac"n6
Este sistema permite' sincroni*ar el proceso f+sico de la mercanc+a con el
informático' de manera automática. :ermite reducir la duración de los procesos y los tiempos' as+ como
disminuir la carga de trabajo de los operarios. Elimina la posibilidad de errores por la introducción manual de datos. :ermite disponer de datos de stoc/ plenamente fiables.
Co#$o, &% "$o(" = 0%"$)*# &% )#9%#$!)o" ! $!93" &% '# ")"$%m! &% !&)o7%('%#()! El sistema por radiofrecuencia precisa de =A! &ID y lectores &ID6
>ediante los =A! &ID se eti,uetan todos los productos en stoc/' esto permite ,ue todos los objetos est"n ubicados 0almac"n o tienda3 y se
registre el mo7imiento ,ue se reali*a con ellos. !racias a los lectores &ID podemos detectar cada objeto de almac"n' cuánto tiempo lle7a all+' si ?a tenido mo7imiento o no' etc.
4as eti,uetas &ID son una buena solución para casi todo tipo de productos' ya ,ue permiten introducir muc?a información sobre el producto' su precio es muy competiti7o y permite lle7ar un control unitario de las e8istencias.
Aun as+' si el producto lo necesita' e8iste una amplia gama y 7ariedad de =ags A tra7"s del lector &ID se lle7a a cabo el control de los productos eti,uetados' cuándo sale de almac"n' cuándo llega a tienda' cuándo se 7ende. Además de poder controlar el tiempo ,ue permanece en almac"n y poder gestionar de una forma efica* y rápida el in7entario' ya ,ue se puede ir confeccionando de forma automática y continua. :ara complementar el sistema de control de stoc/s y gestión de in7entarios se precisa de un softare de gestión ,ue comuni,ue la información recogida y permita gestionar las 7entas en tienda con la gestión log+stica de la llegada y reparto de e8istencias. 4a radiofrecuencia 0&ID3 permite reali*ar multitud de soluciones ,ue facilitan el trabajo de muc?os' ya ,ue en procesos de in7entario el recuento del producto no se reali*ar+a de formar unitaria e indi7idual si no ,ue ser+a un recuento conjunto de 7arios productos de la misma *ona.
1.11 COSTOS ASOCIADOS A LA GESTIÓN DEL ALMACENAMIENTO 4os costos de almacenamiento' de mantenimiento o de posesión del toc/' incluyen todos los costos directamente relacionados con la titularidad de los in7entarios tales como6
Costos &inancieros de las e8istencias !astos del Almac"n eguros Deterioros' p"rdidas y degradación de mercanc+a.
Dependen de la acti7idad de almacenaje' este gestionado por la empresa o no' o de ,ue la mercader+a este almacenada en r"gimen de depósito por parte del pro7eedor o de ,ue sean propiedad del fabricante. :ara dejar constancia de
esta complejidad' se incluye seguidamente una relación pormenori*ado de los Costos de almacenamiento' mantenimiento o posesión de los stoc/s en el caso más general posible. No obstante' más adelante se e8pondrá un m"todo simplificado para calcular estos costos 0la tasa anual ad 7alorem3 ,ue se utili*a con muc?a frecuencia. 4a clasificación de los costos de almacenamiento ,ue seguidamente se incluye los clasifica por acti7idad 0almacenaje y manutención3' por imputabilidad 0fija y 7ariable3 y por origen directo e indirecto.
COSTOS DIRECTOS DE COSTOS DIRECTOS DE ALMACENAJE MANTENCION (o"$o" 7)antenimiento de Energ+a Estanter+as >antenimiento de e,uipo >ateriales de reposición de manutención eparaciones >antenimiento de e,uipo 0 relacionadas con informático almacenaje 3 eparaciones de e,uipos Deterioros' p"rdidas y de manutención degradación de Comunicaciones. mercanc+as. !astos &inancieros de toc/.
•
COSTOS INDIRECTOS DE ALMACENAJE
De administración y estructura De formación y entrenamiento del personal
COSTOS DE LAN@AMIENTO DEL PEDIDO
4os Costos de lan*amiento de los pedidos incluyen todos los Costos en ,ue se incurre cuando se lan*a una orden de compra. 4os Costos ,ue se agrupan bajo esta r@brica deben ser independientes de la cantidad ,ue se compra y e8clusi7amente relacionados con el ?ec?o de lan*ar la orden. us componentes ser+an los siguientes6
Costos Administrati7os 7inculados al circuito del pedido.
Costos de recepción e inspección.
Costos impl+citos del pedido6 Costo de preparación de las má,uinas cuando el pedido lo lan*a producción' Costo de conseguir 4!A en el almac"n de recepción 0mo7ili*ación de mercanc+as o transporte a otras locali*aciones' por ejemplo3' costos de transporte e8clusi7amente 7inculados al pedido 0la factura de un courier en el caso de una reposición urgente' por ejemplo3' costos de super7isión y seguimiento de la necesidad de lan*ar un pedido' etc.
•
COSTOS DE AD>UISICIÓN
Es la cantidad total In7ertida en la compra de la mercanc+a' o el 7alor contable del producto cuando se trata de material en curso o productos terminados. En el primer caso 0materias primas o componentes3' el costo de ad,uisición incorporará los conceptos no recuperables ,ue el pro7eedor 7aya a incluir en su factura 0por ejemplo' el transporte' si es por cuenta del pro7eedor' pero no el IPA3. e debe tener en cuenta ,ue muc?os pro7eedores aplican descuentos por 7olumen' por lo ,ue unas 7eces el costo de ad,uisición de un pedido tendrá una componente de costo e7itable y otras 7eces será en su totalidad un costo no e7itable. En el segundo caso' la determinación del costo de ad,uisición es más compleja' dependiendo de las prácticas contables de la empresa. En principio debe incorporar los siguientes conceptos6 Costos de >ateriales incorporados
,ue' seg@n las prácticas contables de la empresa pueden ser 7alorados de acuerdo a los siguientes criterios.
>"todo &I&) L 0 :rimero en entrar' primero en salir 3 :E:
>"todo 4I&) L 0 ltimo en entrar' primero en salir 3E:
>"todo >I&) es un promedio ponderado
:recios estandarte de la empresa
:recios estimados de reposición
Costos directos de producción 0 >)D' depreciaciones etc. 3
Costos Indirectos precio de reposición.
.
COSTOS DE RUPTURA DE STOC
4os Costos de ruptura o de rotura de stoc/s incluyen el conjunto de Costos por la falta de e8istencias' estos costos no serán absorbidos por la producción en proceso' sino ,ue irán a parar directamente al estado de resultados.
4os criterios para 7alorar estos costos de ruptura son6
D)"m)#'()*# &%, )#0%"o po V%#$!": 4a no integridad contable por falta de referencias en un pedido reali*ado' supone una reducción de los ingresos por 7entas' tanto por el despla*amiento en el tipo de la fec?a de facturación' como por la p"rdida absoluta de la p"rdida.
I#(%m%#$o &% ,o" 0!"$o" &%, S%9)()o: A,u+ se incluyen las penali*aciones contractuales por retrasos de abastecimiento' partes en el proceso de producción' los falsos fletes etc.
4a 7aloración de estos costos de ruptura es dif+cil y poco frecuente' solo es posible si la empresa esta pro7ista de un eficiente sistema de gestión de la calidad' en general el gestor de in7entarios deberá conformarse con estimaciones subjeti7as o costos Estándar. En literatura especiali*ada estos son considerados entre el 1 y el % de los ingresos por 7entas' pero esto es tambi"n tentati7o.
1.12 MEDIDAS DE SEGURIDAD EN GESTIÓN DE ALMACENES: FSICA Y SEGURIDAD INDUSTRIAL El
concepto
de seguridad
f+sica
y
seguridad
industrial
es
@nico'
independientemente de las di7ersas denominaciones ,ue puede recibir. 4a seguridad f+sica e industrial se resume en ,ue un indi7iduo debe trabajar bajo condiciones segurasJ estas no deben suponer una amena*a a su integridad f+sica' aun,ue fuera parcial y temporal.
Dado ,ue esta seguridad se limita al ámbito laboral' los trabajadores deben estar suficientemente protegidos para ,ue se redu*ca al m+nimo la posibilidad de sufrir un dao durante su acti7idad laboral. 4os trabajadores asalariados desempean tareas atribuidas por su superior jerár,uico o por el empresario' de forma ,ue son estos ,uienes deben garanti*ar ,ue esas tareas se desarrollen limitando al má8imo el peligro. El trabajo como concepto ?a 7ariado muc?+simo en los @ltimos siglos' con la abolición de la escla7itud y la re7olución industrial. Actualmente las tecnolog+as de la información y la comunicación están re7olucionando el trabajo y se ?a a7an*ado muc?+simo en la seguridad laboral' pero los trabajadores no están e8entos de riesgos. Infeli*mente' toda7+a per7i7e la cultura de la fatalidad' del accidente laboral como un ?ec?o irremediable e impre7isible.
O+<%$)9o &% ,! "%0')&!& %# %, !,m!(3# El objeti7o es garanti*ar la integridad de los trabajadores' e,uipos y ma,uinarias' por lo ,ue los almacenes deben reunir una serie de caracter+sticas ,ue aseguren el cumplimiento de los distintos reglamentos de seguridad dependiendo del tipo de almac"n' tipo de producto almacenado' etc. 4os medios materiales pre7enti7os necesarios para determinar la seguridad en el trabajo dependen del tipo de acti7idad de la empresa' de las condiciones del trabajo' de la locali*ación y el tamao de la empresa' etc.
P%m)"!" +")(!" 5'% &%+% ('mp,) %, !,m!(3# Algunas premisas básicas ,ue deben reunir los almacenes para garanti*ar la seguridad son6
Buena 7entilación e iluminación. eali*ación y fácil acceso a los e8tintores. alidas de emergencia seali*adas y libres de obstáculos. 4os pasillos deberán tener el anc?o suficiente para facilitar el transporte
y manejo de las mercanc+as. educción del cruce de pasillos para e7itar c?o,ues. Disponibilidad de 7+as e8clusi7as para el despla*amiento de personas.
in embargo' esto por s+ solo no garanti*a la seguridad' ya ,ue en los almacenes trabajan personas ,ue deben estar formadas espec+ficamente para asegurar su seguridad y no comprometer la de los compaeros.
R%"po#"!+),)&!& &%, %mp%"!)o = &%, $!+!
>antener los pasillos despejados y libres de obstáculos. espetar las normas de circulación en el almac"n. >anipular las cargas correctamente. sar medios de protección' guantes' cal*ado espec+fico. Almacenar los materiales correctamente. R)%"0o" m" !+)$'!,%" %# ,! "%0')&!& )#&'"$)!, 4os riesgos más ?abituales ,ue se producen en los almacenes están relacionados con6
4as caracter+sticas de los productos almacenados' 0tamao' tipoV3. 4a manera de manipularlos 0manual o automati*ada3. 4as caracter+sticas del almac"n 0interior o e8terior' tipo de estanter+asV3
El orden' la limpie*a' el almacenamiento y la correcta manipulación de los productos son factores importantes para impedir accidentes en los almacenes. En el caso de almacenar sustancias peligrosas' estos factores ad,uieren una rele7ancia mayor' ya ,ue cual,uier accidente implicar+a consecuencias perniciosas no sólo para la salud del trabajador' sino tambi"n para la población. :or ejemplo' no es lo mismo ,ue se derrame una sustancia como la lec?e ,ue una sustancia tó8ica o corrosi7a. El protocolo de actuación en ambos casos será completamente distinto' as+ como el e,uipamiento de protección indi7idual 0E::3. 4os trabajadores ,ue desarrollan su acti7idad laboral en los almacenes deben prestar la má8ima atención al cumplimiento de las medidas de pre7ención establecidas. n despiste en el trabajo puede ocasionar accidentes gra7es como la ca+da de una estanter+a o atropellos por los 7e?+culos de carga. 4a pre7ención y la formación son dos elementos básicos para e7itar yo minimi*ar el riesgo de accidentes laborales.
S%0')&!& p%9%#$)9! %# ,o" !,m!(%#%" 4a pre7ención es el conjunto de medidas ,ue se deben tener en cuenta en todas las etapas operati7as de un trabajo' con el objeto de e7itar o disminuir los
riesgos deri7ados de "l. 4a pre7ención de riesgos laborales se fundamenta en el ejercicio constante de identificar' e7aluar y controlar los riesgos profesionales' para lo ,ue las empresas se estructuran y organi*an entorno a funciones' tareas y acti7idades especificadas y se dotan de procedimientos ,ue 7iabilicen la participación de los trabajadores. e puede afirmar con seguridad ,ue' los riesgos ,ue no ?an sido detectados y por lo tanto no controlados' generan un coste más ele7ado al de su pre7ención. De manera ,ue las medidas de pre7ención se deben considerar como una in7ersión y no como un gasto. En definiti7a' la finalidad de la seguridad pre7enti7a es establecer unas normas ,ue e7iten accidentes y enfermedades de los trabajadores ocasionados por di7ersos agentes. :or otro lado' la medicina pre7enti7a establece los medios adecuados y necesarios ,ue deben utili*arse en el trabajo' tanto en el ambiente de trabajo como en las tareas ,ue desempean los trabajadores para e7itar perjuicios en la salud de estos. 4a )rgani*ación >undial de la salud )>' distingue tres ni7eles de pre7ención de riesgos laborales6
P%9%#()*# p)m!)!' está orientada a eliminar los riesgos o los daos mediante un control efica* de los riesgos en origen cuando no es
posible su eliminación. P%9%#()*# "%('#&!)!' se da cuando se ?a manifestado un proceso de alteración de la salud aun,ue esta no se ?aya presentado de manera clara. 4as medidas de pre7ención pasan por 7igilar la salud y
lle7ar a cabo un tratamiento efica*. P%9%#()*# $%()!)!' se aplicará cuando se produ*ca una alteración patológica de la salud o durante la con7alecencia de la enfermedad. e deben in7estigar las causas ,ue ?an producido el dao para e7itar ,ue 7uel7a a repetirse.
P,!# &% "%0')&!& n plan de seguridad implica' necesariamente' los siguientes re,uisitos6
4a seguridad en s+' es una responsabilidad de l+nea y una función de
staff frente a su especiali*ación. 4as condiciones de trabajo' el ramo de acti7idad' el tamao' la locali*ación de la empresa' etc' determinan los medios materiales
pre7enti7os. 4a seguridad no debe limitarse sólo al área de producción. 4as oficinas' los depósitos' etc' tambi"n ofrecen riesgos' cuyas implicaciones atentan a toda la empresa.
El problema de seguridad implica la adaptación del ?ombre al trabajo 0elección
de
:ersonal3'
adaptación
del
trabajo
al
?ombre
0racionali*ación del trabajo3' más allá de los factores sociopsicológicos' ra*ón por la cual ciertas organi*aciones 7inculan la seguridad a
ecursos Kumanos. 4a seguridad del trabajo en ciertas organi*aciones puede llegar a6 >o7ili*ar elementos para el entrenamiento y preparación de t"cnicos y
operarios Control de cumplimiento de normas de seguridad. imulación de accidentes. Inspección periódica de los e,uipos de control de incendios' primeros au8ilios y elección' ad,uisición y distribución de 7estuario del personal en determinadas áreas de la organi*ación.
Es importante la aplicación de los siguientes principios6
Apoyo acti7o de la Administración. Con este apoyo los super7isores deben colaborar para ,ue los subordinados trabajen con seguridad y
produ*can sin accidentes. >antenimiento del personal dedicado e8clusi7amente a la seguridad. Instrucciones de seguridad para cada trabajo. Instrucciones de seguridad a los nue7os empleados. Wstas deben
darlas los super7isores' en el lugar de trabajo. Ejecución del programa de seguridad por intermedio d la super7isión. Integración de todos los empleados en el esp+ritu de seguridad. Aceptación y asimilación por parte de los empleados' por medio de la di7ulgación de "ste esp+ritu de pre7ención.
E8te E8tens nsiión del del progr rogra ama de segu seguri rida dad d fuera uera de la compa ompa+ +a. a. 0eliminación de las consecuencias de los accidentes ocurridos fuera del trabajo3
1.1 1.1
EVA EVALUA LUACIÓ CIÓN
DE
LAS LAS
ACTIV CTIVID IDA ADES DES
DE ALMA LMACENA CENAJE JE::
INDICADORES na na buena buena gest gestió ión n en los los alma almacen cenes es depen depende de del del conoci conocimi mien ento to ,ue las las directi7as tengan del tipo de estructura para el almacenamiento ,ue posee la empresaJ esto es principalmente conocer si la compa+a tiene un centro de dist distri ribu buci ción ón 0Ced 0Cedi3 i3'' o si tien tiene e un alma almac" c"n n o una una bode bodega ga.. El Cent Centro ro de Distribución 0Cedi3 se puede definir como el lugar f+sico 02Xs6 toc/ 2eeping nits3 donde una o 7arias empresas almacenan diferentes tipos de mercanc+as o materias primas' ya sean fabricadas por ellas o ad,uiridas a un tercero. En estos espacios' o s/uYs' se manejan dimensiones ,ue pueden ir desde muy grandes grandes 0palle 0pallets ts con mercanc mercanc+a3 +a3 ?asta ?asta unidade unidadess sueltas sueltas.. Normal Normalment mente e los centros de distribución no se encuentran en las propias instalaciones de la empresa' sino fuera de ellas' en áreas de fácil acceso y preferiblemente cerca de autopistas' aeropuertos aeropuertos o puertosJ puertosJ esto facilita facilita un rápido recibo y despac?o despac?o de la mercanc+a ,ue administran. 4os centros de distribución cumplen funciones no solo solo de depó depósi sito to de merca mercanc nc+a +as' s' sino sino tambi tambi"n "n sir7 sir7en en como como agent agentes es aduaneros. Asimismo' reali*an operaciones producti7as en su interior como' por ejemplo' procesos de reempa,ue. :or otro lado' el almac"n se puede definir como el espacio f+sico de una empresa en el ,ue se almacenan productos terminados' materias primas o productos en proceso. No es tan grande como el anterior y se encuentra en las instalaciones de la compa+aJ solo se destina para almacenaje sin ning@n otro tipo de labor.
:or @ltimo' se encuentra la bodega' espacio f+sico f+sico ,ue la empresa dedica para almacenar todo tipo de mercanc+as. Normalmente es el espacio desde donde los almacenes de retail 0supermercados3 surten los productos ,ue irán a las diferen diferentes tes estant estanter+ er+as as ,ue poseen. poseen. Esta Esta estruct estructura ura de almace almacenami namient ento o se encuentra en las instalaciones de la empresa.
I#&) I#&)(! (!&o &o% %"" &% 0%"$ 0%"$)* )*# # '"!& '"!&o" o" p!! p!! %9 %9!, !,'! '! ,! 0%"$ 0%"$)* )*# # %# ,o" ,o" !,m!(%#%" :ara lograr una buena gestión en los centros de distribución y conociendo el tipo de almac"n' el comportamiento de los productos ,ue se guardan y las tareas ,ue se reali*a en su interior' es necesario definir los indicadores de gestión más adecuados para e7aluar su desempeo. Estos indicadores se pueden clasificar de la siguiente manera6 Indicadores asociados a la calidad del in7entario6 Estos indicadores permiten e7aluar ,ue tan bien se está controlando no solo la calidad de los productos en el almac"n' sino el ser7icio ,ue se está ofreciendo a los clientes. Dentro de los indicadores asociados a la calidad del in7entario están los siguientes6
!. Co#7)! Co#7)!+), +),)&! )&!& & &%, )#9% )#9%#$! #$!)o )o::
1-
Diferencia en unidades Unidades totales en inventario
+. Po(%#$!<% Po(%#$!<% &% %o %o %# %# *&%#%" *&%#%" &%"p!(!&!": &%"p!(!&!":
Cantidad de órdenes despachadas erróneamente Cantidad de órdenes despachadas
(. Po(%#$!<% Po(%#$!<% &% ('mp,)m)%# ('mp,)m)%#$o $o %# %m+!5 %m+!5'%": '%":
Número de embarques incumplidos Número de embarques totales
&. Nm%o Nm%o o po(%#$ po(%#$!<% !<% &% *&%#%" *&%#%" p%7%($ p%7%($!": !": Cantidad de órdenes despachadas completas y a tiempo Canti antid dad total otal de órde órden nes des esp pac ach hadas das
%. Nm%o Nm%o o po(%#$!<% po(%#$!<% &% *&%#%" *&%#%" (omp,% (omp,%$!": $!": Cantidad de órdenes despachadas completas Cant Ca ntid idad ad tota totall de órde órdene ness desp despac acha hada dass
El indicador relacionado con la confiabilidad del in7entario se calcula e7aluando el n@mero de unidades almacenadas y el n@mero de unidades ,ue figuran en el sistema sistema de información información ,ue tenga la empresa. empresa. na orden completa completa indica ,ue se entregaron todos los productos solicitados' pero no en la fec?a establecida o pact pactad ada a con con el clie client nte. e. :or :or el cont contra rari rio' o' una orden orden perfe perfect cta a indi indica ca ,ue ,ue se entregaron todos los productos solicitados por el cliente en la cantidad y fec?a establecida con el cliente. En un almac"n de clase mundial' estos indicadores deben estar por encima del ;(.
I#&)(!&o%" !"o()!&o" ! ,! po&'($)9)&!& %# %, % , !,m!(3#
Estos indicadores permiten e7aluar el modo en ,ue los mandos gerenciales manejan el centro de distribución usando todos los recursos a su alcance' tanto f+sicos como ?umanos. Dentro de los principales indicadores asociados a la producti7idad se encuentran los siguientes6
!. C!p!()&!& &%, !,m!(3#: Po(%#$!<% &% '"o &%, %"p!()o:
Área utilizada para el almacenamiento Área total del almacn
+. C!#$)&!& &% %"$)+!" &%"p!(!&!" po p%"o#!: Número de estibas despachadas Número de traba!adores
(. U#)&!&%" &%"p!(!&!" po %mp,%!&o: Número de unidades despachadas Número de traba!adores
&. Ro$!()*# &% ,! m%(!#(6!: "alor de las ventas de mercanc#a a $n de per#odo "alor del inventario promedio a $n de per#odo
=ambi"n dentro de la producti7idad se deben considerar los indicadores de gestión asociados a los costos del almac"n. Entre estos se encuentran los siguientes6
!. Co"$o &% ,! '#)&!& !,m!(%#!&!:
Costo de almacenamiento Número de unidades almacenadas
El costo de almacenamiento debe incluir los siguientes aspectos6 costo de arriendo Z costo de impuestos Z costo depreciación 0si el almac"n es propio3 Z costo de seguros Z costo de funcionamiento 0mano de obra y ma,uinaria o e,uipos3' entre otros.
+. Co"$o po m%$o ('!&!&o: Costo de almacenamiento Área del almacn
I#&)(!&o%" !"o()!&o" !, $)%mpo Estos indicadores permiten e7aluar si el almac"n está cumpliendo sus tareas más importantes' el surtido y la orden dentro de los tiempos re,ueridos. 4a medición de estos indicadores busca determinar ,u" acti7idades ?acen ,ue estas tareas tomen más tiempo de lo planeado. Estos indicadores son6
=iempo de surtido6 =iempo ,ue se tarda un producto en ir desde la puerta de recibo ?asta su ubicación en la estanter+a a su posición de almacenamiento. >uc?as 7eces la administración del almac"n incluye el tiempo de descargue de la mercanc+a del 7e?+culo en el cual se lle7ó al
almac"n. =iempo de orden6 Es el tiempo ,ue se tarda el producto desde ,ue se libera la orden de despac?o en ir desde su posición de almacenamiento ?asta la puerta de en7+o. >uc?as 7eces se incluye el tiempo de embar,ue en el 7e?+culo de transporte.
4a e7aluación de los indicadores de gestión es una ?erramienta fundamental para medir el desempeo de las diferentes acti7idades ,ue se lle7an a cabo en el almac"n. Es de gran importancia' por lo tanto' ,ue los mandos directi7os est"n pendientes de los resultados de dic?as mediciones para as+ poder tomar las acciones correcti7as pertinentes y desarrollar los planes de mejoramiento' seg@n los resultados obtenidos.
PI %= P%7om!#(% I#&)(!$o" %# %, !,m!(%#!m)%#$o e llaman 2:I a indicadores ,ue pueden mostrar la forma en la cual se está desempeando una gestión en cual,uier área de los negocios. ir7en para establecer una forma lógica y objeti7a para tomar decisiones' as+ como para poder uniformar los criterios ,ue tienen las personas sobre sus acciones. nos de los principales problemas ,ue se encuentran en la gestión de almacenes es ,ue las empresas no definen 2:I apropiados para guiar la administración y esto los lle7a a tomar decisiones subjeti7as' no sustentadas en cosas reales' as+ como a no pre7enir' ya ,ue no tienen elementos ,ue les puedan indicar las tendencias de los acontecimientos. Cada almac"n tiene caracter+sticas particulares' por lo ,ue muc?as 7eces no se pueden ?acer comparaciones 7álidas entre diferentes almacenesJ pero si entre a,uellos ,ue son similares y fundamentalmente' para un mismo almac"n se puede lle7ar de manera muy adecuada un ?istórico del comportamiento de los diferentes 7alores ,ue pueden ayudar a describir tendencias y a pre7enir e7entos indeseables. 4as empresas dan mayor importancia a los siguientes indicadores.
Ni7el de entregas a tiempo. Calidad en la preparación de pedidos. de ocupación del almac"n.
otación de la plantilla. de pedidos preparados a tiempo para en7iar 0ready to s?ip3
4as caracter+sticas ,ue debe presentar un 2:I son las siguientes6
ele7ante. [til para tomar decisiones. &actible de medir. Perificable. 4ibre de sesgos estad+sticos. imple. &ácil de interpretar
CASO PRÁCTICO DE ALMACENAMIENTO Y CENTRO DE DISTRIBUCIÓN DE >UMICASUI@A ISTORIA Es una empresa l+der en el :er@ con más de 5< aos de trayectoria. Estamos comprometidos con el desarrollo del pa+s' brindando soluciones eficientes para los sectores de salud y consumo.
1
HI>ICA I\A se fundó el - de >ar*o de 1;$;' con la representación de )7altine'
productos
farmac"uticos
de Sander y
colorantes Durand
Kuguenin de ui*a. n ao despu"s asumió la representación de oc?e.
18 ! 18
e inicia la fabricación de productos farmac"uticos y en 1;%; se instala la primera planta de colorantes' fabricación de pigmentos y aceite para cueros.
1;(< a 1;5<
En 1;(<' Hu+mica sui*a crea laboratorios
alfa'
para poner a disposición de sus
representadas una planta ,ue llegar+a a ser la de mayor fabricación de especialidades farmac"uticas del pa+s.
A los doce aos de su fundación' ya consolidada y constituida como una empresa l+der en el :er@' HI>ICA I\A inicia la distribución directa a farmacias' boticas' cl+nicas y ?ospitales. A partir de 1;(% e8tiende sus ser7icios a ni7el nacional' abriendo oficinas en 7arias ciudades del pa+s6 Are,uipa' C?iclayo' Kuancayo' =rujillo' I,uitos y Cu*co. En 1;-( se compra el terreno situado en el nue7o centro comercial de 4ima.
2
HI>ICA I\A inaugura su Centro de Distribución en anta Anita.
2
e crea el nue7o Centro de Distribución en 4ima.
211
HI>ICA I\A ad,uiere la cadena de farmacias B=4. e funda el ?olding HIC):' una empresa internacional especiali*ada en 4atinoam"rica' con una estructura regional fle8ible y con unidades de negocios focali*adas' ,ue brinda e8celentes ser7icios en producción' mercadeo' 7entas y distribución adaptados a las necesidades de sus clientes.
C%$)7)(!&o &% BPA 4a calidad de nuestros ser7icios está garanti*ada' Cuentan con ( mil m donde tenemos implementada una moderna infraestructura y tecnolog+a de @ltima generación para la atención de nuestros clientes. Nuestros procesos están certificados cumpliendo la norma de Buenas :rácticas de Almacenamiento 0B:A3 otorgada por DI!E>ID y de Calidad' mediante el I) ;<<16<<9 otorgado por ! del :er@ AC.
P%"o#!, % )#7!%"$'($'! (!,)7)(!&!
Contamos con personal especiali*ado' capacidad instalada de @ltima generación'
áreas
con
temperatura
controlada
y
ser7icios
de
acondicionado in ?ouse. Contamos con infraestructura in ?ouse para garanti*ar ,ue nuestro proceso de acondicionamiento cumpla con los re,uisitos de la certificación de Buenas :rácticas de >anufactura 0B:>3.
Nuestros ser7icios están respaldados por sistemas de gestión integrados 0E:3 los cuales incluyen el acceso a consultas 7ia eb en l+nea de in7entarios' seguimiento al estado de sus órdenes' indicadores de ser7icios y más.
Brindamos soluciones log+sticas integrales' fle8ibles y de acuerdo a los estándares de calidad más altos a las empresas del grupo HIC):' pro7eedores y clientes siendo nuestra especialidad la gestión de productos farmac"uticos' cuidado personal' afines y de consumo.
Hu+mica ui*a .A amplio y moderni*ación de su Centro de Distribución alcan*ando ('<<< metros cuadrados de capacidad lo ,ue permitirá ampliar la capacidad de bodegaje a -'<<< paletas ó m$. Ka reali*ado una in7ersión de más de nue7e millones de dólares sobre un terreno de ('<<<.<< m. Este nue7o Centro de Distribución está dotado con tecnolog+a log+stica de a7an*ada' ,ue incluye mayor e,uipamiento de montacargas' ascensores' transpaletas' rac/s de almacenamiento y automati*ación en el manejo de carga mediante el uso de Código de Barras y de Identificación por adiofrecuencia.
=ambi"n se amplió la capacidad de la :lanta de Acondicionados a 1 l+neas de producción para dar ser7icios de inyectados' reempa,ue' pac/s promocionales' etcJ tanto para productos farmac"uticos como de consumo. Con estas nue7as instalaciones' se brindará ser7icios de operación log+stica integral a más clientes' as+ como almacenar productos ,ue re,uieren de cadena de fr+o y acondicionamiento especiali*ado para farmacias' cadenas' autoser7icios' bodegas' salones de belle*a' ?oteles' >inisterios' etc.
Asimismo' se atenderá más de '5<< pedidos diarios en diferentes categor+as de productos propios y para clientes de 4ima' pro7incias y en el e8terior' debido al sustancial aumento de su capacidad.
4a decisión de ampliar este Centro de Distribución estu7o impulsada no sólo por el crecimiento del negocio y la 7isión a futuro' sino por,ue la empresa 7alora el ser7icio a los clientes y pro7eedores' al lograr ,ue los productos est"n disponibles con más rapide* y seguridad. El Centro de Distribución cuenta con certificaciones de Buenas :rácticas de Almacenamiento B:A y es la @nica en el pa+s ,ue ?a recibido el I) ;<<1 por la calidad en sus procesos log+sticos. Además ?a instalado nue7os sistemas tecnológicos y el A: -.< ,ue permiten entregar información en l+nea y procesar los pedidos con un alto ni7el de e8actitud. El Centro de Distribución se encuentra ubicado en el distrito de anta Anita' un lugar estrat"gico' por el fácil y rápido acceso a 7+as troncales ,ue permiten llegar a las diferentes *onas de la ciudad y a las 7+as de comunicación con el interior del pa+s.
A(o#&)()o#!m)%#$o
M!+%$%o Colocado de eti,uetas EAN 1$' stic/ers de importación tanto en el en7ase primario como el secundario.
I#<%$ impresiones o marcado de te8tos en los en7ases primarios yo secundarios.
T%mo%#(o0)&o er7icio de termoencogido a solicitud de nuestros clientes.
P!(" Apoyo promocional en las campaas de nuestros clientes.
I#"%$o" eali*amos el cambio de insertos para cumplir con la regulación seg@n corresponda.
CONCLUSIONES 4as buenas prácticas de almacenamiento y distribución cada d+a ?an tomado mayor importancia dentro de las industrias' ya ,ue la globali*ación de los mercados nos ?a lle7ado necesariamente a contar con una cadena de suministro efica* y sobre todo eficiente. Como en toda práctica relacionada con la Industria tenemos ,ue considerar los re,uerimientos regulati7os' ,ue buscan tener un control de los productos ,ue considere la totalidad del proceso' ,ue 7a desde la ad,uisición de los insumos' pasando por la fabricación' ?asta su 7enta al p@blico
para garanti*ar ,ue "stos se distribuyen' conser7an' transportan y manejan adecuadamente' con la finalidad de preser7ar sus condiciones de calidad' eficacia y seguridadJ El almac"n forma parte integral de la cadena de suministro y por lo tanto de los sistemas de calidad de las organi*aciones. =odos los in7olucrados en la cadena de suministro6 fabricantes' transportistas' distribuidores' todos en general' debemos asegurarnos de cumplir con las buenas prácticas de almacenamiento y distribución. Peamos más allá de los ,ue sucede dentro de nuestros almacenes' trabajando de manera conjunta con clientes' distribuidores y transportistas. Apli,uemos los principios de análisis de riesgo tambi"n a las acti7idades de almacenamiento y distribución. 4a misión de las buenas prácticas de manufactura en los almacenes es desarrollar' elaborar y ejecutar' los m"todos y t"cnicas más adecuadas para la optimi*ación de la cadena de suministro' a fin de minimi*ar costos' as+ como ofrecer productos de calidad.
BIBLIOGRAFIA
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