I. PENDAHULUAN A. DESK DESKR RIPSI IPSI UMUM UMUM Melakukan Prosedur Administrasi Perkantoran merupakan salah satu kompetensi yang harus dikuasai oleh peserta didik program keahlian Administrasi Perkantoran. Kompetensi ini memeiliki tiga Kompetensi Dasar, yaitu : 1. Proses dokumen-d dokumen-dokum okumen en kantor kantor.. 2. Dasar Dasar surat-m surat-meny enyurat urat.. 3. Mengurus Mengurus atau atau menjaga menjaga sistem sistem dokumen dokumen.. Modul ini disiapkan seagai ahan pemelajaran untuk kompetensi dasar Melakukan Prosedur Administrasi. Kompetensi ini sangat penting karena pada dasarnya kegiatan administrasi ini terdapat di segala idang kehidupan, khususnya di kalangan industri atau dunia usaha. B. PRAS PRASY YARAT RAT. Modul ini merupakan modul a!al agi peserta didik pada program keahlian Administrasi Perkantoran seelum melanjutkan ke modul erikutnya, seperti Menangani "urat Masuk dan Keluar dan #ekerja sama dengan kolega dan pelanggan. C. PETUNJ PETUNJUK UK PENGGU PENGGUNAA NAAN N MODUL. MODUL. 1. Peser Peserta ta Didi Didik. k. a. #a$alah #a$alah dan pahami pahami modul modul ini dengan dengan aik. aik. . Diskusikan dengan peserta didik yang lain tentang apa yang telah anda pahami dari modul ini. #ila elum paham, maka tanyaka pada guru atau instruktur. $. #ila #ila anda anda meng mengala alami mi kesu kesuli lita tan n dalam dalam pema pemaha hama man n mate materi ri dala dalam m modu modull ini, ini, maka maka diskusikan dengan peserta didik yang lain atau erkonsultasi dengan guru atau instruktur. d. Kerjakan Kerjakan tugas-tugas tugas-tugas dalam modul modul ini dengan dengan jujur. jujur. e. "etelah "etelah semua materi telah tuntas tuntas dipelajari dipelajari dan tujuan kompete kompetensi nsi ter$apai, ter$apai, maka ajukan uji kompetensi dan serti%ikasi. 2. &uru &uru atau 'nst 'nstruk ruktur tur.. a. 'n%orm 'n%ormasik asikan an tentan tentang g agaim agaimana ana $ara $ara penggu penggunaa naan n modul modul,, $ara pemelaj pemelajara aran, n, $ar a penilaian, ahan dan alat yang digunakan dalam dalam !aktu yang diutuhkan. diutuhkan. . #erilah imingan pada peserta didik ila mereka mendapat kesulitan. $. Pantau Pantau dan $atat kemajuan kemajuan peserta didik didik dan erikan erikan %eeda$k atas atas hasil elajar peserta. peserta. 3. Perlengkapa Perlengkapan n (an (ang g )arus Disediakan. Disediakan. Alat : a. Ma$am-m Ma$am-ma$am a$am kertas. kertas. . Ma$am-ma$am amplop. $. Ma$am-m Ma$am-ma$am a$am entu entu surat. surat. d. Kert Kertas as !arn !arna. a. #ahan : a. #uku-uk #uku-uku u yang erkaitan erkaitan dengan dengan surat-me surat-menyura nyurat. t. . #uku-uku kearsipan. D. TUJUAN TUJUAN AKHIR AKHIR PEMBELAJ PEMBELAJARAN. ARAN. Kompetensi Dasa ! " Proses dokumen-dokumen kantor 1. Peserta Peserta didik dapat mengetah mengetahui ui jenis-jenis jenis-jenis dokumen. dokumen. 2. Peserta Peserta didik dapat menyeu menyeutkan tkan agian-ag agian-agian ian surat. 3. Peserta Peserta didik dapat memedak memedakan an entuk-entu entuk-entuk k surat. Kompetensi Dasa # " Dasar surat menyurat. 1. Peserta Peserta didik dapat menggunak menggunakan an tata ahasa dalam surat menyurat menyurat sesuai kaidah. kaidah. 2. Peserta Peserta didik dapat memedak memedakan an surat dinas, niaga, niaga, dan priadi. priadi. Melakukan Prosedur Administrasi Administrasi
1
siste m dokumen. Kompetensi Dasa $ " Mengurus atau menjaga sistem 1. Peserta Peserta didik dapat dapat menjelask menjelaskan an sistem indeks. indeks. 2. Peserta Peserta didik dapat mengindeks mengindeks nama-nama nama-nama orang dan perusahaan perusahaan sesuai peraturan peraturan yang erlaku. E. Stan%a Stan%a Kompe Kompetens tensii %an Ce& Kemamp Kemamp'an. 'an. "tandar Kompetensi : Melakukan prosedur administrasi. Kompetensi Dasa ! " Poses Do&'men(%o&'men &anto. Apakah anda telah memahami tentang : "udah #elum 1. *eni *enis-j s-jen enis is doku dokume men n dan dan sura suratt 2. +ungsi su surat 3. Ma$am Ma$am-m -ma$a a$am m kerta kertass dan dan samp sampul ul sur surat at.. . #agia agiann- agia agian n sura surat. t. Apakah anda telah mampu dan terampil dalam: "udah elum 1. Memili Memilih h jenis jenis kertas kertas yang yang akan akan digu digunak nakan. an. 2. Memili Memilih h jenis jenis samp sampul ul atau atau samp sampul ul sura suratt yang yang akan akan digunakan. 3. Mem Memua uatt erma erma$am $am-ma -ma$am $am lip lipata atan n surat surat.. Apakah anda telah memiliki sikap : "udah #elum 1 eliti liti dan dan $erma $ermatt dalam dalam mem memil ilih ih atau atau mene menent ntuk ukan an jenis kertas yang akan digunakan. 2 eliti liti dal dalam am mem memili ilih h atau atau men menen entu tuka kan n jenis jenis sampul atau amplop yang akan digunakan 3 api api dala dalam m mem memu uat at er erna na$a $am-m m-ma$ a$am am lip lipata atan n surat. Tin%a& )an*'t *ika *ika sudah sudah Anda Anda harus harus menun menunjuk jukkan kan ukt uktii elajar elajar dan dan anda anda dapat dapat melanjutkan ke materi erikutnya. *ika elum Anda diminta diminta untuk untuk mengulang mengulang dan erlatih erlatih kemali kemali se$ara intensi% di a!ah imingan instruktur atau guru anda. Kompetensi Dasa # " Dasa s'at men+'at.
Anda telah memahami pengetahuan tentang : "udah #elum 1. /iriiri-$i $iri ri ah ahas asaa sura suratt 2. Peng Pengert ertia ian n surat surat din dinas as dan dan sur surat at nia niaga ga.. 3. Ma$am Ma$am-m -ma$a a$am m surat surat dina dinass dan sur surat at niag niaga. a. Apakah anda telah mampu dan terampil dalam : "udah #elum 1. Memili Memilih h penggu penggunaa naan n ahasa ahasa dalam dalam mem memuat uat sura surat. t. 2. Mem Memua uatt sura suratt dina dinass dan dan surat surat niag niaga. a. Apakah anda telah memiliki sikap : "udah #elum 1 eliti eliti dalam dalam memilih memilih atau atau mene menentu ntukan kan penggu penggunaa naan n ahasa surat. 2 eliti eliti,, $ekat $ekatan, an, dan rapi rapi dala dalam m mem memuat uat surat surat dina dinass dan surat niaga Tin%a& )an*'t *ika *ika sudah sudah Anda Anda harus harus menun menunjuk jukkan kan ukt uktii elajar elajar dan dan anda anda dapat dapat melanjutkan ke materi erikutnya. *ika elum Anda diminta diminta untuk untuk mengulang mengulang dan erlatih erlatih kemali kemali se$ara intensi% di a!ah imingan instruktur atau guru anda. Kompetensi Dasa $ " Men,''s ata' men*a,a sistem %o&'men Melakukan Prosedur Administrasi Administrasi
2
siste m dokumen. Kompetensi Dasa $ " Mengurus atau menjaga sistem 1. Peserta Peserta didik dapat dapat menjelask menjelaskan an sistem indeks. indeks. 2. Peserta Peserta didik dapat mengindeks mengindeks nama-nama nama-nama orang dan perusahaan perusahaan sesuai peraturan peraturan yang erlaku. E. Stan%a Stan%a Kompe Kompetens tensii %an Ce& Kemamp Kemamp'an. 'an. "tandar Kompetensi : Melakukan prosedur administrasi. Kompetensi Dasa ! " Poses Do&'men(%o&'men &anto. Apakah anda telah memahami tentang : "udah #elum 1. *eni *enis-j s-jen enis is doku dokume men n dan dan sura suratt 2. +ungsi su surat 3. Ma$am Ma$am-m -ma$a a$am m kerta kertass dan dan samp sampul ul sur surat at.. . #agia agiann- agia agian n sura surat. t. Apakah anda telah mampu dan terampil dalam: "udah elum 1. Memili Memilih h jenis jenis kertas kertas yang yang akan akan digu digunak nakan. an. 2. Memili Memilih h jenis jenis samp sampul ul atau atau samp sampul ul sura suratt yang yang akan akan digunakan. 3. Mem Memua uatt erma erma$am $am-ma -ma$am $am lip lipata atan n surat surat.. Apakah anda telah memiliki sikap : "udah #elum 1 eliti liti dan dan $erma $ermatt dalam dalam mem memil ilih ih atau atau mene menent ntuk ukan an jenis kertas yang akan digunakan. 2 eliti liti dal dalam am mem memili ilih h atau atau men menen entu tuka kan n jenis jenis sampul atau amplop yang akan digunakan 3 api api dala dalam m mem memu uat at er erna na$a $am-m m-ma$ a$am am lip lipata atan n surat. Tin%a& )an*'t *ika *ika sudah sudah Anda Anda harus harus menun menunjuk jukkan kan ukt uktii elajar elajar dan dan anda anda dapat dapat melanjutkan ke materi erikutnya. *ika elum Anda diminta diminta untuk untuk mengulang mengulang dan erlatih erlatih kemali kemali se$ara intensi% di a!ah imingan instruktur atau guru anda. Kompetensi Dasa # " Dasa s'at men+'at.
Anda telah memahami pengetahuan tentang : "udah #elum 1. /iriiri-$i $iri ri ah ahas asaa sura suratt 2. Peng Pengert ertia ian n surat surat din dinas as dan dan sur surat at nia niaga ga.. 3. Ma$am Ma$am-m -ma$a a$am m surat surat dina dinass dan sur surat at niag niaga. a. Apakah anda telah mampu dan terampil dalam : "udah #elum 1. Memili Memilih h penggu penggunaa naan n ahasa ahasa dalam dalam mem memuat uat sura surat. t. 2. Mem Memua uatt sura suratt dina dinass dan dan surat surat niag niaga. a. Apakah anda telah memiliki sikap : "udah #elum 1 eliti eliti dalam dalam memilih memilih atau atau mene menentu ntukan kan penggu penggunaa naan n ahasa surat. 2 eliti eliti,, $ekat $ekatan, an, dan rapi rapi dala dalam m mem memuat uat surat surat dina dinass dan surat niaga Tin%a& )an*'t *ika *ika sudah sudah Anda Anda harus harus menun menunjuk jukkan kan ukt uktii elajar elajar dan dan anda anda dapat dapat melanjutkan ke materi erikutnya. *ika elum Anda diminta diminta untuk untuk mengulang mengulang dan erlatih erlatih kemali kemali se$ara intensi% di a!ah imingan instruktur atau guru anda. Kompetensi Dasa $ " Men,''s ata' men*a,a sistem %o&'men Melakukan Prosedur Administrasi Administrasi
2
Apakah anda telah memahami pengetahuan tentang : "udah #elum 1. Peng engerti ertian an inde indeks ks 2. /ara /ara meng mengind indeks eks nama nama orang orang dan nam perusa perusahaa haan n Apakah anda telah mampu dan terampil dalam : "udah #elum 1. Men Mengin gindek deks nam nama oran orang g 2. Meng Mengin inde deks ks nam namaa peru perusa saha haan an Apakah anda telah memiliki sikap : "udah #elum 1. eliti liti dala dalam m meng mengin inde deks ks nama nama ora orang ng 2. eliti eliti dalam dalam mengin mengindek dekss nama nama perusah perusahaan aan.. Tin%a& )an*'t " *ika *ika sudah sudah Anda Anda harus harus menun menunjuk jukkan kan ukt uktii elajar elajar dan dan anda anda dapat dapat melanjutkan ke materi erikutnya. *ika elum Anda diminta diminta untuk untuk mengulang mengulang dan erlatih erlatih kemali kemali se$ara intensi% di a!ah imingan instruktur atau guru anda.
!. MENGIDENT MENGIDENTI-IK I-IKASI ASI DOKU DOKUMEN( MEN(DOKU DOKUMEN MEN KANT KANTOR. OR. A. Pen,e Pen,eti tian an Do&'me Do&'men n Dokumen adalah surat-surat atau enda-enda yang erharga, termasuk rekaman yang dapat dijadikan seagai alat ukti untuk mendukung keterangan supaya leih meyakinkan. Dokimentasi adalah kegiatan men$ari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen aru sehingga leih erman%aat. Dari de%inisi di atas terlihat ah!a dokumen itu leih luas daripada surat. "urat hanya sagian ke$il dari dokumen. Dalam idang administrasi perkantoran, seagian esar dokumennya memang erupa surat. B. Jenis( Jenis(Je Jenis nis Do&'me Do&'men n !. Jenis( Jenis(Jen Jenis is Do&'me Do&'men n Be%asa Be%asa&a &an n Kepenti Kepentin,a n,ann+ nn+a a a. Doku Dokume men n pri priad adi, i, yaitu aitu doku dokume men n yang ang meny menyan angk gkut ut kepe kepent ntin inga gan n pero perora rang ngan an.. /ontohnya: KP, "'M, dan ija0ah. . Dokumen niaga, yaitu dokumen yang erkaitan dengan perniagaan. /ontohnya: $ek, oligasi, dan saham.
Melakukan Prosedur Administrasi Administrasi
3
$. Dokum Dokumen en sejarah sejarah,, yaitu yaitu dokume dokumen n yang yang erkai erkaitan tan dengan dengan sejarah. sejarah. /ontoh /ontohny nya: a: %osil, %osil, tugu, dan naskah proklamasi. d. Dokum Dokumen en pemeri pemerinta ntah, h, yaitu yaitu dokum dokumen en yang yang erisi erisi tentan tentang g in%orm in%ormasi asi ketatan ketatanega egaraan raan suatu pemerintahan. /ontohnya: Keppres dan . #. Jenis( Jenis(Jen Jenis is Do&'me Do&'men n Be%as Be%asa& a&an an Bent Bent'& '& -isi&n -isi&n+a +a a. Dokum Dokumen en literer literer adalah adalah dokum dokumen en yang yang ada karena karena di$etak di$etak,, dituli ditulis, s, digam digamar, ar, atau direkam dikumpulkan di perpustakaan. /ontoh: uku, majalah, dan %ilm. . Dokumen korporil adalah dokumen yang erupa enda ersejarah dokumen ini dikumpulkan di museum. $. Dokumen Dokumen pri4at pri4at adalah dokumen dokumen yang erupa erupa surat atau arsip disimpa disimpan n dengan sistem kearsipan. C. R'an, R'an, Lin,&' Lin,&'p p Do&'men Do&'mentas tasii 1. Dokum okumen enta tasi si 5it 5iter erer er Dokumentasi literer meliputi idang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpu mengumpulkan lkan uku, majalah, majalah, koran, koran, rosur rosur dan ahan pustaka pustaka lainnya lainnya yang yang disusun disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung leih mudah men$ari ahan yang diinginkan serta diperlukan. 2. Dokum okumen enta tasi si Korp Korpor oril il Dokimentasi korporil meliputi idang permuseuman. Dokumentasi ini merupakan kegiatan men$ari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, %osil-%osil, ar$a-ar$a, dan enda-enda kuno yang disusun erdasarkan sistem tertentu. 3. Dokum okumen enta tasi si Pri4a ri4att Dokume Dokumenta ntasi si pri4at pri4at melipu meliputi ti idang idang kearsip kearsipan. an. Dokum Dokument entasi asi ini merupa merupakan kan kegiat kegiatan an mengumpulkan !arkat-!arkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya yang erguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar ila diperlukan mudah ditemukan. D. Do&'me Do&'men n Kanto Kanto S'at S'at// Dokumen kantor meliputi surat, memo, laporan, 5P 5emar Pesan elepon, e-mail dan lainlain. 6amun dalam modul ini anyak ditekankan pada dokumen yang erentuk surat, karena seagian esar dokumen yang ada dalam instansi atau perusahaan adalah dalam entuk surat. 1. "urat "urat adalah lemaran kertas yang memuat ahan komunikasi atau in%ormasi yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak yang lain, aik atas nama priadi maupun atas nama organisasi atau kantor. Komun Komunika ikasi si melalu melaluii media media surat surat masih masih diangg dianggap ap paling paling e%ekti% e%ekti% dan ekonom ekonomis is !alaupun sudah anyak alat-alat komunikasi yang $anggih seperti handphone, radio, dan tele4isi karena selain iayanya sangat murah juga in%ormasi yang sampai ke komunikan sesuai dengan sumernya. "elain er%ungsi seagai alat komunikasi, surat juga er%ungsi seagai erikut. •
•
•
Alat ukti tertulis "urat dapat digunakan seagai ukti tertulis jika terjadi perselisihan antar organisasi atau atau perusah perusahaan aan atau atau antar antar orangorang-ora orang ng yang yang telah telah mengad mengadaka akan n huung huungan an suratsuratmenyurat. /ontonya: surat perjanjian. Alat pengingat. "urat dapat dipakai untuk mengetahui hal-hal yang telah lama disepakati atau disetujui ersama. /ontohnya: akta jual eli. #ukti historis
Melakukan Prosedur Administrasi Administrasi
4
•
•
•
"urat dapat dijadikan ahan riset atau penelitian untuk mengetahui akti4itas organisasi atau perusahaan di masa yang lalu. /ontohnya: ukti-ukti transaksi. Duta organisasi "urat dapat men$erminkan kondisi intern dari suatu organisasi atau perusahaan. /ontohnya: penggunaan ahasa surat dan pengetikan surat. Pedoman "urat dapat dijadikan pedoman dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan. /ontohnya: surat tugas. "arana promosi "urat dapat dijadikan sarana promosi suatu perusahaan, karena iasanya pada surat resmi ter$antum pada kepala surat mengenai identitas perusahaan. a. Jenis(Jenis S'at a *enis-jenis surat erdasarkan !ujudnya Kartu Pos "urat yang teruat dari kertas karton erukuran 17 8 19 $m untuk mengirimkan erita yang isinya singkat dan ersi%at tidak rahasia. arkat Pos "ehelai kertas yang telah di$etak sedemikian rupa sehingga apaila dilipat akan mementuk sampul surat. arkat pos hanya dikeluarkan oleh P. Pos 'ndonesia. "urat #ersampul "urat yang menggunakan sampul atau amplop. Memorandum atau 6ota Memorandum atau nota dapat dipergunakan dalam kegiatan surat-menyurat intern organisasi perusahaan yang erisikan pokok-pokok masalah yang ditulis se$ara singkat. Memo diuat oleh pemimpin kepada a!ahan atau antar pejaat setingkat, seperti memerikan petunjuk, meminta in%ormasi yang ersi%at mengingatkan, dan lain-lain. "edangkan nota dapat digunakan oleh pimpinan kepada a!ahan atau a!ahan kepada pimpinan atau antar pejaat dalam satu organisasi atau perusahaan. "urat anda #ukti "urat khusus yang iasanya erentuk %ormulir yang dipakai untuk memuktikan keasahan akti4itas antara dua pihak. ujudnya dapat erupa kuitansi, %aktur, tanda terima, dan lain-lain. *enis-*enis erdasarkan tujuannya "urat permintaan pena!aran "urat pena!aran "urat pesanan "urat pemeritahuan "urat pengantar "urat perjanjian "urat keputusan. $ *enis-jenis surat erdasarkan si%at isinya "urat dinas "urat yang isinya erupa in%ormasi yang ersi%at kedinasan dan diuat oleh instansi pemerintah. "urat priadi
Melakukan Prosedur Administrasi
5
"urat yang dikirimkan atas nama priadi aik yang ersi%at kekeluargaan, persahaatan, perkenalan maupun yang ersi%at setengah resmi seperti surat lamaran pekerjaan. "urat niaga "urat yang isinya erupa in%ormasi niaga atau isnis dan diuat oleh adan adan usaha atau perusahaan. "urat sosial "urat yang diuat oleh lemaga-lemaga sosial. "urat pengantar "urat yang erentuk da%tar yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu ersama surat terseut. elegram Ada 2 ma$am telegram, yaitu telegram yang pengirimannya disalurkan melaluipesa!at telegra% dan surat ka!at surat yang ditulis dengan gaya ahasa telegram. d *enis-*enis "urat #erdasarkan jumlah penerimanya "urat iasa "urat yang dikirim kepada seseorang seperti pejaat atau suatu organisasi. "urat edaran "urat yang dikirim kepada eerapa orang atau pejaat tertentu. "urat pengumuman "urat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau pejaat yang namanamanya sulit dituliskan satu-persatu. e *enis-*enis "urat #erdasarkan Keamanan 'sinya "urat sangat rahasia. "urat ini dieri tanda ;")"< atau ;"< dan dimasukkan ke dalam 3 sampul surat. "urat rahasia. "urat ini diri tanda ;)"< atau ;< dan dimasukkan dalam 2 sampul surat. "urat iasa. "urat yang jika isinya tera$a oleh oranglain tidak akan menimulkan kerugian agi organisasi ataupun pejaat yang ersangkutan. % *enis-*enis "urat #erdasarkan rgensi Penyelesaiannya. "urat sangat segera "urat yang perlu se$epatnya diketahui oleh penerimanya atau dija!a atau diselesaikan. =leh karena itu ;surat sangat segera< memerlukan $ara penyelesaian dan pengiriman yang sesingkat-singkatnya sehingga leih didahulukan daripada surat-surat lainnya. "urat segera "urat yang erisi in%ormasi yang memerlukan ja!aan atau penyelesaian yang segera, namun tidak se$epat surat yang ersi%at ;sangat segera<. "urat iasa. "urat yang isinya tidak memerlukan ja!aan atau penyelesaian yang se$epatnya, tetapi diselesaikan menurut urutan kedatangannya. 0. Pe)en,&apan S'at 1. Kertas "urat. kuran kertas yang iasa digunakan dan kegunaannya adalah seagai erikut. *enis kertas surat kuran Kegunaan Kertas +olio 33 $m 8 21,7 $m ntuk menulis surat yang isinya Melakukan Prosedur Administrasi
6
panjang Kertas Kuarto 2> $m 8 21,7 $m ntuk menulis surat yang isinya pendek Kertas =kta4o 29,7 $m 8 12,? $m ntuk menulis memo dan nota, ukuran kertasnya setengah dari kertas %olio atau kuarto Kertas "ikmo 29,7 $m 8 1@,7 $m ntuk menulis surat dan merupakan kertas ukuran 'nggris. Kertas A 2,? $m 8 21 $m ntuk menulis surat dinas Kertas A7 1,> $m 8 21 $m ntuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional Kertas A@ 19,7 $m 8 1,> $m ntuk menulis surat pengantar Kertas A? ?, $m 8 19,7 $m ntuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional "edangkan jenis kertas yang iasa dipakai dalam kegiatan surat menyurat adalah seagai erikut. Kertas nion "kin, kertas yang putih jenis import yang tipis dan kuat yang • • • •
iasa dipergunakan untuk surat menyurat ke luar negeri. Kertas )B", iasa dipakai untuk surat asli. Kertas Doorslag, kertas tipis yang iasa dipakai untuk tindasan. Kertas "tensil, dipakai untuk surat yang akan digandakan dalam jumlah
anyak. 2. Amplop atau "ampul "urat *enis-jenis amplop atau sampl surat yang iasa digunakan untuk kegiatan surat menyurat adalah seagai erikut. /ommer$ial =pen end • Bisiting $ard /oin • • Drug indo! • • #i%old =%%i$ial • • /ard Postage $a4our • • Doule %old Pen$e • • Air mail ork do$ket • • 3. 5ipatan "urat 5ipatan Peran$is • 5ipatan #aron • 5ipatan #aku "tandard +old • 5ipatan Akordion A$$ordion +old • 5ipatan #aku endah 5o! "tandard +old • 5ipatan Akordion endah 5o! A$$ordion +old • 5ipatan unggal "ingle +old • 5ipatan &anda "ejajar Parallel Doule +old • 1. Ba,ian(Ba,ian S'at •
• • • • • • •
/atalogue #utton and string Cyelet and $lasp 'n4oi$e tag /hur$h -ray e$eipt and page
1
2 Melakukan Prosedur Administrasi
7
3 7 @ ?
> 19 11 12 13 1 17 1@ Keterangan: 1. 2. 3. . 7. @. ?. >. . 19. 11. 12. 13. 1. 17. 1@.
Kepala surat. 6omor surat. anggal surat. Alamat yang dituju. )al atau perihal. "alam pemuka. Pemuka. 'si surat. Penutup. "alam penutup. 6ama organisasi atau perusahaan. 6ama penandatangan. *aatan penandatangan. 5ampiran. emusan. 'nisial.
1 Kepala "urat Kepala surat hendaknya disusun dengan tata letak yang menarik. Karena selain seagai in%ormasi tentang organisasi tetapi juga seagai alat promosi. )al-hal yang terdapat pada kepala surat adalah seagai erikut. a. 6ama =rganisasi atau perusahaan. . Alamat kantor. $. 6omor telepon atau %aksimili atau kode pos. d. esite atau alamat e-mail. e. 6ama ankir. %. 5ogo perusahaan. g. #idang usaha khusus agi perusahaan. Melakukan Prosedur Administrasi
8
Pada dasarnya, kop surat mempunyai peranan ganda. Di satu sisi seagai $ara menyampaikan in%ormasi dan pesan tertentu dari suatu perusahaan atau organisasi ke pihak luar. Di sisi lain, er%ungsi seagai sarana promosi. Misalkan, seperti ekspor impor. Cksportir dan importir ereda se$ara geora%is dan geopolitik. "atu-satunya media yang memperkenalkan mereka hanyalah korespondensi yang mereka lakukan. Karena itu, kop surat dapat memegang $itra perusahaan. Kop surat yang agus dan menarik akan memeri kesan pertama yang aik yang akan mema!a pada penilaian integritas dan ona%iditas yang aik juga. 'ntegritas dan ona%iditas sangat penting karena, karena integritas yang tinggi dan ona%iditas yang tinggi akan menghasilkan keper$ayaan, dan keper$ayaan inilah %aktor utama kesuksesan jalinan perdagangan internasional. /ontoh: BEBBY BEAUTY CENTER *alan erusan "uraaya ?> Malang *a!a imur @71?1 elepon 931 ???>>> +aksimili 931 ???>>? 2 6omor "urat +ungsi nomor surat yaitu: a. Memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kemali dokumen yang diperlukan dalam arsip . Mengetahui jumlah surat yang sudah dikeluarkan dan diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan. $. Memudahkan dalam mengetahui !aktu saat anda melakukan hhuungan surat menyurat. /ara penomoran surat er4ariasi sesuai dengan pengodean yang diatur oleh intern masing-masing organisasi atau perusahaan. /ontoh: 6omor: 237EPPElE9> 237 menunjukkan nomor urut surat ' menunjukkan ulan pemuatan surat 9> menunjukkan tahun pemuatan surat. 3 anggal "urat /ara penulisan surat ada 2. ntuk surat yang mempunyai kepala surat atau erkop, tanggal surat $ukup dituliskan dengan tanggal, ulan, dan tahun di kanan atas. 6amun jika tanggal surat ditempatkan di seelah kanan a!ah, maka nama kota !aji dituliskan. 5ampiran 5ampiran adalah sesuatu atau dokumen yang disertakan ke dalam surat. /ontohnya rosur da%tar harga, %aktur, %otokopi pemayaran, dan lain-lain. Penulisan lampiran dapat diletakkan di a!ah nomor surat iasanya untuk surat dinas pemerintah atau diletakkan setelah penanggung ja!a surat pada sisi seelah kiri iasanya dipakai oleh surat niaga atau perusahaan. 7 Perihal atau )al Perihal er%ungsi untuk memerikan petunjuk kepada pema$a mengenai isi pokok surat. Melakukan Prosedur Administrasi
9
+ungsi perihal seperti %ungsi judul dari seuah surat sehingga penulisannya mengikuti tata $ara penulisan judul dalam seuah karangan. "e$ara umum, tata $ara penulisan perihal adalah seagai erikut. a. "etiap a!al kata ditulis dengan huru% kapital ke$uali dengan kata depan dan kata tugas. . Perihal tidak oleh menggunakan huru% kapital semua ke$uali digunakan pada surat yang memakai judul. $. Pada akhir perihal tidak deri tanda titik. @ Alamat Dalam atau Alamat ujuan Penulisan alamat ada dua, yaitu seagai erikut. a. Alamat luar: alamat yang ditulis pada sampul surat. . Alamat dalam: alamat yang ditulis di dalam kertas surat. /ontohnya: (th. 'u Fahira "alsaila Direktur P. ings "urya *alan Amon 32 Malang ? "alam Pemuka Pemakaian salam pemuka dalam seuah surat se$ara teoritis tidak di!ajikan, namun salam pemuka erguna agar surat tidak terasa kaku. /ontohnya: Dengan hormat, > 'si "urat 'si surat terdiri dari alinea pemuka, alinea isi, dan alinea penutup. a. Alinea pemuka. Alinea pemuka merupakan pengantar agi pema$a untuk mengetahui masalah pokok surat. Alinea pemuka harus dapat memoti4asi pema$a untuk tetap mema$a seluruh isi surat. . Alinea isi. Alinea isi erisikan pesan keterangan atau penjelasan dari masalah pokok surat yang ingin disampaikan oleh si pengirim surat. Dalam menyampaikan pesan, penulis harus dapat menyampaikan pesan se$ara ringkas, lengkap, jelas, dan sopan. )al-hal yang perli diperhatikan dalam memuat alinea isi adalah seagai erikut. etapkan terleih dahulu maksud dan tujuan surat • umuskan pokok pemi$araan se$ara erurut dan logis serta kalimat yang • menarik. Pergunakan kata-kata yang menarik dan mudah dimengerti. • )indarkan penggunaan singkatan dan istilah yang tidak iasa dipakai • Kuasai entuk surat dan $ara pengetikannya. • Perhatikan penggunaan tanda a$a. • $. Alinea penutup. Alinea penutup merupakan kesimpulan atau penegasan yang erarti pemi$araan dalam surat telah selesai. Alinea penutup surat harus singkat dan tegas, tidak erisi asa-asi yang erleihan. "alam Penutup Pemakaian salam penutup di dalam penulisan surattidak di!ajikan, namun salam penutup dapat digunakan untuk menunjukkan rasa hormat atau keakraan pengirim kepada penerima surat. Melakukan Prosedur Administrasi
10
/ontohnya: )ormat kami, 19 6ama =rganisasi atau Perusahaan. 6ama organisasi setelah salam penutup sudah jarang dipergunakan, namun masih sangat diutuhkan jika: "urat menggunakan kertas leih dari 1 lemar, maka kertas kedua, ketiga dan • seterusnya tidak menggunakan kertas erkepala surat sehingga penggunaan nama organisasi atau perusahaan masih diutuhkan. "urat tidak menggunakan kertas yang erkepala surat. • 6ama organisasi dapat juga diganti dengan nama unit organisasi apaila surat dikeluarkan oleh unit organisasi tetapi pada kepala suratnya tetap tertera nama induk organisasinya. /ontohnya: )ormat kami, P. "arimelati 11 *aatan Dalam surat niaga, umumnya penulisan nama jaatan diletakkan di a!ah nama penanggungja!a surat karena surat niaga jarang di$antumkan nomor pokok anggota organisasi. /ontohnya: )ormat kami, P. "arimelati
Dian "astro!ardoyo Manager Keuangan Dalam surat dinas pemerintah, nama jaatan diletakkan di a!ah salam penutup di atas tanda tangan karena surat dinas pemerintah men$antumkan nomor induk pega!ai dari penanggungja!a surat. 12 Penanggungja!a "urat. Dalam kegiatan surat menyurat di 'ndonesia, orang yang er!enang menandatangani surat adalah orang yang ter$antum namanya dalam surat terseut, yakni orang yang ertanggungja!a atas organisasi atau kegiatan yang dilaksanakannya, aik atas nama organisasi se$ara keseluruhan maupun atas nama unit organisasi yang ersangkutan. Atas nama, disingkat menjadi a.n. /ara ini dipakai jika pejaat utama melimpahkan kekuasaan kepada a!ahannya untuk menandatangani surat atas nama pejaat utama. /ontoh: a.n. Menteri Pemuda dan =lahraga "ekretaris *enderal
Drs. "ulthon 6'P................
/ontoh ini menunjukkan ah!a "ekretaris *enderal Departemen Pemuda dan =lahraga erhak menandatangani surat atas nama Menteri Pemuda dan =lahraga erdasarkan pelimpahan !e!enang.
Melakukan Prosedur Administrasi
11
#eliau, disingkat menjadi u..
/ara ini dipakai jika pejaat yang telah mendapatkan !e!enang atau atas nama kemudian melimpahkan kemali kepada pejaat yang erada di a!ahnya dan memeri kuasa menandatangani surat sesuai dengan tugas rutinnya. /ontoh: a.n. Menteri Pemuda dan =lahraga "ekretaris *enderal u.. Kepala #iro Keuangan
+itri Putri, ".C 6'P...................
Dalam kegiatan korespondensi pada perusahaan atau s!asta, dikenal dengan petunjuk p.p. perpro$urationem, yaitu seseorang yang dieri kuasa oleh pimpinan perusahaan. /ontoh: p.p. #outiGue Distro
humellina Manajer Pemasaran
"eagai $atatan, perlu diingat ah!a pejaat yang menandatangani surat ukan merupakan !akil dari atasannya langsung, akan tetapi hanya teratas untuk me!akili atasan dalam hal penandatanganan surat saja, agar surat terseut menjadi sah. 13 emusan atau indasan ata /aron /opy "urat menggunakan temusan jika salinan surat dierikan kepada pihak lain yang ada kaitannya dengan isi surat. Penulisannya diletakkan di kiri a!ah. /ontoh: 5ampiran : 1 erkas emusan: 1. Di4isi keuangan 2. Di4isi pemasaran 3. Arsip. 1 'nisial 'nisial adalah singkatan dari nama pengonsep surat dan pengetik surat. #iasanya inisiak pengonsep surat dituliskan dengan huru% kapital, sedangkan pengetik surat dengan huru% ke$il. /ontoh: 5ampiran : 1 erkas emusan: 1. Di4isi keuangan 2. Di4isi pemasaran 3. Arsip.
#KEsd
Melakukan Prosedur Administrasi
12
Keterangan: #K: #ella Kasih Pengonsep sd: "ari De!i Pengetik %. Bent'&(Bent'& S'at #entuk-#entuk surat yang iasa digunakan adalah seagai erikut. a. #entuk surat lurus penuh +ull #lo$k "tyle Pada surat entuk lurus penuh, penulisan agian surat semua dimulai dari kiri. kuran atas pinggir kiri 29 dan kanan >9 elite atau atas pinggir kiri 17 dan kanan ?7 pi$a.
a
$ d
e % g
h
i
j k
l m Melakukan Prosedur Administrasi
13
n o p
Keterangan: a. . $. d. e. %. g. h. i. j. k. l. m. n. o. p.
Kepala surat. 6omor surat. anggal surat. Alamat yang dituju. )al atau perihal. "alam pemuka. Pemuka. 'si surat. Penutup. "alam penutup. 6ama organisasi atau perusahaan. 6ama penandatangan. *aatan penandatangan. 5ampiran. emusan. 'nisial. . #entuk surat lurus #lo$k "tyle. #entuk surat lurus #lo$k "tyle mirip dengan entuk surat lurus penuh. Peredaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang, dan nama jaatan yang diketik di seelah kanan kertas.
a
d
$
e % g
h
i Melakukan Prosedur Administrasi
14
j k
l m n o p Keterangan: a. . $. d. e. %. g. h. i. j. k. l. m. n. o. p.
Kepala surat. 6omor surat. anggal surat. Alamat yang dituju. )al atau perihal. "alam pemuka. Pemuka. 'si surat. Penutup. "alam penutup. 6ama organisasi atau perusahaan. 6ama penandatangan. *aatan penandatangan. 5ampiran. emusan. 'nisial. $. #entuk surat setengah lurus "emi lo$k "tyle. #entuk surat setengah lurus atau "emi lo$k style. Pengetikan alamat suratnya sama dengan entuk surat lurus, sedangkan pengtikan isi suratnya sama dengan entuk surat lekuk, yaitu setiap alinea masuk lima hentakan.
Melakukan Prosedur Administrasi
15
a
$
d
e % g
h
i j k
l m n o p Keterangan: a. Kepala surat. Melakukan Prosedur Administrasi
16
. $. d. e. %. g. h. i. j. k. l. m. n. o. p.
6omor surat. anggal surat. Alamat yang dituju. )al atau perihal. "alam pemuka. Pemuka. 'si surat. Penutup. "alam penutup. 6ama organisasi atau perusahaan. 6ama penandatangan. *aatan penandatangan. 5ampiran. emusan. 'nisial. d. #entuk surat lekuk. #entuk surat lekuk hampir sama dengan entuk surat setengah lurus. Peredaannya terletak padapenulisan alamat tujuan yang ergerigi. #aris pertama dimulai dari margin kiri dan aris kedua dan seterusnya menjorok lima hentakan. Pengetikan tempat dan tanggal, salam penutup, serta nama dan jaatan diketik seelah kanan dari tengah-tengah kertas, sedangkan pada isi surat setiap pergantian alinea aru, pengetikannya masuk ke dalam seanyak lima hentakan. a
$ d e
% g
h
i
j
Melakukan Prosedur Administrasi
17
k
l m n o p Keterangan: a. . $. d. e. %. g. h. i. j. k. l. m. n. o. p.
Kepala surat. 6omor surat. anggal surat. Alamat yang dituju. )al atau perihal. "alam pemuka. Pemuka. 'si surat. Penutup. "alam penutup. 6ama organisasi atau perusahaan. 6ama penandatangan. *aatan penandatangan. 5ampiran. emusan. 'nisial. e. #entuk surat menggantung )anging Paragraph "tyle Pada entuk surat menggantung seetulnya sama dengan entuk surat lurus lo$k style. )anya saat pengetikan surat pada aris pertama setiap alinea diketik seelah kiri, kemudian aris erikutnya diketik masuk lima spasi sampai pergantian alinea.
a
d Melakukan Prosedur Administrasi
$
18
e % g
h
i
j k
l m n o p Keterangan: a. . $. d. e. %. g. h. i. j. k. l. m. n. o. p.
Kepala surat. 6omor surat. anggal surat. Alamat yang dituju. )al atau perihal. "alam pemuka. Pemuka. 'si surat. Penutup. "alam penutup. 6ama organisasi atau perusahaan. 6ama penandatangan. *aatan penandatangan. 5ampiran. emusan. 'nisial. %. #entuk surat resmi =%%i$ial "tyle.
Melakukan Prosedur Administrasi
19
#entuk surat resmi sering dipakai oleh instansi-instansi pemerintah untuk penulisan surat dinas. Alamat diketik di agian seelah kanan atau kiri, sedangkan pada agian kiri diuat nomor, lampiran dan perihal atau hal surat. "etiap pergantian alinea dari isi surat pengetikannya masuk lima spasi. #entuk surat resmi yang dikenal di 'ndonesia diagi menjadi tiga, yaitu seagai erikut. 1. #entuk surat resmi 'ndonesia lama. ntuk pengetikan nomor, lampiran, dan hal diletakkan pada seelah kiri surat, kemudian tanggal surat diletakkan pada seelah kanan atas, dan alamat surat diletakkan di a!ah tanggal surat dengan aris pertamanya sejajar dengan perihal, untuk nama kota pada alamat tujuan diketik masuk lima hentakan. "erta penulisan nama lemaga atau perusahaan atau organisasi, nama jaatan, dan nama penandatangan menggunakan $entering. a : : :
d e
$ % g h
i j k l m 1. 2. Keterangan: a. Kepala surat. . 6omor surat. $. anggal surat. d. 5ampiran. e. )al atu perihal. %. Alamat yang dituju. g. Pemuka. h. 'si surat. i. Penutup. j. 6ama jaatan. k. 6ama penandatangan. l. 6'P. Melakukan Prosedur Administrasi
20
m. emusan. 2. #entuk surat resmi 'ndonesia aru. Pada surat ini, pengetikan nomor, lampiran, dan hal diletakkan pada seelah kiri surat, tanggal surat diletakkan pada seelah kanan atas, penulisan alamat surat diletakkan seelah kiri eerapa spasi di a!ah perihal, tetapi tidak sejajar dengan perihal.
a
: : : :
d e %
$
g h
i j k l m 1. 2. Keterangan: a. Kepala surat. . 6omor surat. $. anggal surat. d. 5ampiran. e. )al atu perihal. %. Alamat yang dituju. g. Pemuka. h. 'si surat. i. Penutup. j. 6ama jaatan. k. 6ama penandatangan. Melakukan Prosedur Administrasi
21
l. 6'P. m. emusan. 3. #entuk surat resmi 'ndonesia aru menurut Depdiknas. #entuk surat resmi 'ndonesia aru menurut Depdiknas seetulnya sama dengan entuk surat resmi 'ndonesia aru, hanya menurut Depdiknas penulisan tujuan dan isi surat diletakkan di a!ah nomor, lampiran, dan hal.
a : : :
d e %
$
g h i j k l m 1. 2. Keterangan: a. Kepala surat. . 6omor surat. $. anggal surat. d. 5ampiran. e. )al atu perihal. %. Alamat yang dituju. g. Pemuka. h. 'si surat. i. Penutup. j. *aatan penandatangan surat. k. 6ama penandatangan. l. 6'PE6'K. m. emusan. Melakukan Prosedur Administrasi
22
Tes -omati2 Pi)i3an Gan%a Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar 1.Dokumen yang erkaitan dengan sejarah adalah... a. +osil . "ejarah. $. ugu. d. Korporil 2.Di a!ah ini merupakan dokumen literer,ke$uali.... a. Majalah. . #uku. $. +ilm. d.6askah Proklamasi. 3."urat sangan rahasia dieri kode.... a. ")". . )". $. )". d. )"". .#erikut ini yang ukan merupakan $ontoh kertas surat yang digunakan untuk surat menyurat adalah.... a. Kertas kuarto. . Kertas A. $. Kertas A7. d. Kertas A. 7.kuran atas kiri pinggir dari entuk surat +ull #lo$k "tyle jika atas kanannya ?7 pi$a adalah... a. >9 elite. . 29. $. 17. d. ?7 pi$a. Esai *elaskan se$ara rin$i menurut pendapatmu tentang apa yang dimaksud ah!a surat seagai duta organisasiH A&ti4itas #uatlah surat permintaan arang dengan entuk lurus penuhH #. DASAR SURAT MENYURAT A. Ba3asa S'at Nia,a %an S'at Dinas. Komunikasi melalui ahasa surat merupakan pesan yang dikomunikasikan se$ara tertulis. Agar komunikasi melalui surat menjadi leuh e%ekti% dan mampu menyampaikan pesan dengan tepat serta pema$a juga dapat memerikan respon yang positi% terhadap isi pesan yang disampaikan oleh penulis, maka penulis harus menggunakan susunan kalimat dengan pilihan kata, ejaan, serta tanda a$a %ungtuasi yang sesuai dengan Melakukan Prosedur Administrasi
23
kaidah ahasa 'ndonesia yang aik dan enar. 6ada surat harus simpatik, sopan, menarik, lu!es tapi lugas dan penulis harus menghindari pemakaian kata yang kurang tepat, yang ermakna ganda atau yang dapat menyinggung perasaan orang lain. #ahasa surat dinas harus resmi karena digunakan oleh instansi pemerintah mulai dari tingkatan yang paling rendah sampai tingkat yang paling tinggi untuk kepentingan administrasi pemerintah. #ahasa surat niaga ersi%at komplementer atau saling melengkapi. Penggunaan ahasanya leih lu!es jika diandingkan dengan ahasa surat dinas, karena surat dinas leih merujuk kepada surat seelumnya, seperti surat perintah, surat tugas, atau surat keputusan. Akan tetapi penggunaan ahasa pada surat dinas maupun surat niaga tetap harus jelas, lugas, sederhana, tidak meragukan, mudah dan dapat $epat dipahami oleh pema$a. 1. /iri-$iri ahasa surat a. *elas. *elas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti namun harus tereas dari salah ta%sir atau ran$u, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran yang diinginkan. #ahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang memuat surat itu dan kepada siapa surat itu ditujukan. =leh karena itu, surat harus menggunakan pilihan-pilihan kata yang $ermat, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda a$a yang enar serta tidak terlalu anyak menggunakan kata-kata atau istilah asing. . 5ugas. 5ugas artinya sederhana, praktis, ersahaja simpel. *ika diterapkan pada penulisan kalimat dalam surat erarti kalimat yang digunakan harus langsung menggunakan persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak ertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan se$ara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki. #ahasa surat lugas di!ujudkan dalam ahasa yang hemat dan jelas. )emat erarti tidak oros dalam penggunaan kata, tetapi tetap dengan $akupan makna yang lengkap. *elas erarti tidak kaur dan mudah dipahami oleh pema$a. /ara yang dapat digunakan oleh penulis surat agar diperoleh ahasa surat yang lugas adalah seagai erikut. 1 Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan. 2 Menghilangkan asa-asi. 3 Menamah unsur penjelas yang hilang. Menggunakan istilah yang iasa digunakan dalam surat niaga. 7 Menempatkan tanda a$a se$ara tepat. $. Menarik dan "opan. #ahasa yang menarik adalah ahasa yang hidup, lugas, jelas, !ajar, enak dia$a, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah usang, dan tidak menggunakan kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain. #ahasa menarik juga dapat menghindari pengulangan kata yang dapat mengakiatkan nada surat menjadi monoton atau memosankan la!an i$ara. #ahasa surat yang sopan maksudnya ahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah ahasa pada umumnya dan tidak menggunakan ahasa yang erleihan serta kata-kata yang merendahkan martaat orang lain. 2. Penggunaan #ahasa dalam "urat-Menyurat. a. Cjaan. Melakukan Prosedur Administrasi
24
Penulisan huru%.
)uru% kapital seagai huru% pertama digunakan dalam penulisan erikut. 6ama gelar keturunan, agama, dan kehormatan, pangkat, jaatan, •
•
•
dan gelar akademis yang diikuti dengan nama orang. Misalnya: /ut 6yak Dien, Pro%. "te4e Cmmanuel, dan lain-lain. 6ama ahasa, suku angsa, dan angsa. Misalnya: ahasa *epang, suku *a!a, dan lain-lain. Kata ulang ditulis menggunakan tanda huung antara kata yang
•
diulang. Misalnya: surat-menyurat, dan lain-lain. Kata gaungan yang diapit oleh imuhan, maka penulisannya
•
digaung. /ontohnya: melipatgandakan, dan lain-lain. Kata gaung yang menggunakan a!alan atau akhirannya saja ditulis
•
terpiasah, karen a!alan dan akhiranya hanya terdapat pada salah satu kata gaungan. Misalnya: ertanggung ja!a, dan lain-lain. Kata majemuk penulisan dipisah jika salah satu katanya tidak erdiri
•
sendiri, dan digaung ila sudah dianggap satu kata. Misalnya: tanda tangan, daripada, dan lain-lain. Kata depan di, ke, dan dari yang er%ungsi menunjukkan nama tempat
•
atau arah, maka penulisannya dipisah. Misalnya : dari kota, ke #ulula!ang, dan lain-lain. Kata pun penulisannya dipisah dari kata yang mendahuluinya, ke$uali
•
•
pada kata ungkapan tetap seperti meskipun, !alaupun. Misalnya: saya pun, dan lain-lain. Kata ilangan dapat ditulis dengan tiga $ara. Misalnya: Pihak ll, Pihak ke-2, Pihak kedua. Partikel per penulisannya dipisah dari kata yang mengikutinya. Arti
dari partikel per, yaitu tiap, mulai, dan demi. Misalnya: per April 2911, per hektar, satu- persatu, dan lain-lain. • 3. Penulisan unsur serapan Penulisan unsur serapan dari ahasa asing harus diperhatikan ketentuannya. Misalnya: Management : Manajemen. Psy$hology : Psikologi. . anda #a$a 1 anda titik. Pada akhir kata singkatan dipergunakan tanda titik. a "atu kata yang disingkat, maka menggunakan satu tanda titik. /ontohnya : nomor disingkat 6o. Dua kata yang disingkat, maka menggunakan dua tanda titik. /ontohnya : "arjana Ckonomi disingkat ".C. $ iga kata yang disingkat, maka pada akhir singkatan dipakai satu tanda titik. /ontohnya : dan ka!an-ka!an disingkat dkk. 2 anda koma. anda koma dapat digunakan untuk : Memisahkan dua kalimat setara yang kalimat keduanya didahului dengan kata namun, tetapi, ahkan, dan lain-lain. Melakukan Prosedur Administrasi
25
Memerin$i hal yang leih dari dua.
3 anda titik dua. anda titik dua digunakan pada akhir pernyataan yang diikuti dengan rin$iannya. anda titik dua tidak dipakai pada akhir pernyataan yang seelum perin$iannya didahului dengan kata adalah, seagai erikut, dan yaitu. anda garis miring. Penggunaan tanda garis miring setelah kata atau seelum kata tidak menggunakan spasi. /ontoh: organisasiEperhimpunan. anda garis miring dapat digunakan: d. "eagai kata pengganti kata atau dan tiap. e. Pada penomoran surat, nomor alamat. B. Ane&a S'at Dinas %an S'at Nia,a !. S'at Dinas ata' Resmi. "urat dinas adalah surat yang isinya mengenai administrasi pemerintah yang diuat oleh lemaga pemerintah. "urat dinas diseut juga surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi pemerintah, sehingga dalam penulisan suratnya ada korelasi antara peraturan pemerintah yang telah ditetapkan dengan peraturan yang telah diputuskan oleh masing-masing departemen. (ang termasuk surat dinas adalah seagai erikut. a. "urat pemeritahuan. "urat pemeritahuan adalah surat yang erisi pemeritahuan kepada semua anggota lingkungan agar mereka mengetahui tentang apa yang mereka ketahui. /iri-$iri surat pemeritahuan antara lain. #ersi%at mengirim surat kaar atau erita. Memeritahukan sesuatu, misalnya peruahan nomor telepon, pindah alamat, pemukaan kantor $aang aru, peruahan harga, dan lain-lain yang ersi%at mengaarkan. "edangkan surat pemeritahuan yang tidak semata-mata mengirimkan kaar tetai juga mengandung maksud khusus yang ter$antum pada nama surat, yaitu mena!arkan, memesan, memohon, melamar, dan seagainya. "i%at isi dari surat pemeritahuan yang dapat disampaikan dapat diedakan menjadi 2 ma$am, yaitu seagai erikut. Pemeritahuan yang isinya merupakan inisiati% dari pengirim surat. Pemeritahuan yang isinya merupakan ja!aan atau alasan atas
surat yang telah diterima seelumnya. "truktur isi surat pemeritahuan adalah seagai erikut. •
•
•
#agian pemuka, yaitu agian pengantar atau pendahuluan yang erisi masalah pokok surat. #aian isi, yaitu agian yang erisi rin$ian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan dieritakan. #agian penutup, yaitu agian yang pada umumnya erisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan, dan ila
Melakukan Prosedur Administrasi
26
perlu dalam agian ini pengirim dapat meminta tanggapan atau respon dari penerima surat. . "urat undangan "urat undangan adalah surat pemeritahuan yang si%atnya mengharapkan kehadiran seseorang atau sekelompok orang untuk erpartisipasi dalam suatu a$ara tertentu di tempat pada !aktu tertentu. ndangan menurut kepentingannya ada 3 ma$am, yaitu seagai erikut. 1 ndangan resmi, dipakai untuk kepentingan resmi. /ontohnya undangan rapat suatu organisasi, undangan upa$ara kenegaraan, dan lain-lain. ndangan resmi dikeluarkan oleh adan atu oganisasi resmi, sehingga pengundang harus menyeut pihaknya dengan kata ;kami<. Di dalam undangan resmi, kata ;kami< dapat diganti denga menyeutkan jaatan me!akili organisasi. /iri-$iri undangan resmi: a. Memakai kepala surat kop surat. . Memakai model atau entuk surat yang standard. $. Menggunakan ragam ahasa resmi. d. Menggunakan kertas yang dihususkan untuk surat menyurat. 2 ndangan setengah resmi, iasanya diuat untuk perkumpulan keluarga, perkumpulan arisan, dan lain-lain. /onohnya: undangan rapat keluarga, undangan syukuran, dan lain-lain. ndangan setengah resmi untuk me!akilkan kelompok sehingga pengundang harus menyeutkan pihaknya dengan kata ;kami< atau kata ganti jamak lain. /iri-$iri undangan setengah resmi : a idak memakai kepala surat, #entuk suratnya oleh tidak standar, $ #oleh menggunakan ahasa $ampuran tidak harus ahasa resmi, d Menggunakan kertas yang la0im dipakai untuk surat-menyurat. 3 ndangan tidak resmiEundangan priadi adalah undangan yang diuat oleh perseorangan untuk keperluan dirinya sendiri. /ontohnya undangan ulang tahun,undangan syukuran,dan lain-lain. ndangan priadi untuk me!akili satu orang saja,pengundang harus menyeutkan dirinya dengan kata saya. Dalam agian penutup seringkali pengundang mengu$apkan terima kasih atas kehadiran orang yang diundang.hal ini tidak perlu dilakukan pada undangan priadi karena pada tara% ini pengundang aru mengharapkan kehadiran seseorang,sedangkan orang yang diundang terseut elum tentu hadir,sehingga u$apan terima kasih termasuk pemorosan kalimat.jadi,kalimat penutup undangan yang enar adalah seagai erikut. a Kami sangat mengharapkan kehairan #apakE'uE"audara. Kehadiran Anda merupakan keahagiaan agi kami. $ Kami menunggu kedatangan Anda. d Atas perhatian Anda,kami u$apkan terima kasih. C. S'at K'asa "urat kuasa adalah surat yang erisi pelimpahan !e!enang kepada seseorang atau pejaat yang dapat diper$aya untuk ertindak me!akili orang yang memeri kuasa karena orang yang ersangkutan tidak dapat melaksanakannya sendiri. Keperluan surat kuasa didalam suatu organisasi dapat diedakan seagai erikut. Melakukan Prosedur Administrasi
27
1 ntuk keperluan suatu intern organisasi "urat kuasa yang dipakai di lingkungan organisasi,data priadi kedua elah pihak tidak perlu di $antumkan se$ara rin$i. 2 ntuk keperluan ekstern organisasi "urat kuasa yang dipakai di luar organasasi,harus men$antumkan se$ara jelas dan rin$i data priadi pihak yang memeri kuasa dan pihak yang dieri kuasa,serta entuk kekuasaan yang dieri kan lengkap dengan atas-atasnya. "yarat-syarat memuat surat kuasa adalah seagai erikut. 1 "urat kuasa yang ersi%at perseoranganEpriadi,men$antumkan rin$ian data priadi nama,no.kartu identitas pekerjaan,alamat dan tidak perlu men$antumkan nomor surat kuasa. 2 "urat kuasa untuk mengamil gajiEhonorium yang ernilai kurang dari lima ratus riu rupiah tidak perlu dieri materai. 3 "urat kuasa yang ersi%at kedinasan harus men$antumkan no.surat kuasa,rin$ian datapriadi yang lengkap,serta dieri materai. =rang yang memeri kuasa dan yang menerima kuasaharus sudah de!asa,sehat rohani dan jasmani 7 "urat kuasa dianggap sah apaila kedua eleh pihak,yaitu pemeri dan penerima kuasa telah menandatangani surat kuasa terseut.
D. S'at &etean,an "urat keterangan adalah surat yang isinya menerangkan tentang akti4itas seseorang atau sesuatu hal. Menurut kepentingannya,surat keterangan dapat diedakan menjadi empat ma$am yaitu,surat keterangan iasa,surat re%erensi,surat rekomendasi,dan surat pernyataan.ntuk selengkapnya,simak penjelasan erikut. 1 "urat keterangan iasa adalah surat yang dierikan kepada seseorang yang isinya menerangkan tentang kegiatan seagai !arga masyarakat di tengah kesiukan sehari-hari. Misalnya seagai karya!an atau seagai anggota suatu organisasi. 'si pokok surat keterangan iasa adalah seagai erikut. a Data priadi atau jaatan yang menerangkan. Data priadi pihak yang diterangkan $ 'si keterangan menerangkan apa. d ujuan keterngan diuat untuk keperluan apa keterangan itu dikeluarkan. e Penutup,umumnya erisi himauan atau harapan agar pihak ketiga maklum. 2 "urat re%erensi adalah surat keterangan dari pihak ketiga,yang erisi penilaian mengenai kepriadian,kelayakan,keahlian,dan kuali%ikasi pihak ' yang ersi%at rahasia,untuk kepentingan pihak ''. "urat re%erensi dapat diedakan menjadi tiga ma$am,yaitu seagai erikut. a "urat re%erensi dagang,yaitu surat keterangan yang digunakan oleh pedagang yang ingin memeli arang se$ara kredit dalam jumlah esar. "urat re%erensi ank, yaitu surat keterangan yang digunakan oleh nasaah untuk mengajukan pinjamanEkredit multiguna pada ank.
Melakukan Prosedur Administrasi
28
$ "urat re%erensi priadi. (aitu surat yang digunakan oleh seseorang untuk melamar pekerjaan dengan menunjukkan surat dari salah satu pejaat yang memeri keterangan positi% mengenai identitas pelamar. 3 "urat rekomendasi adalah surat keterangan dari pimpinan perusahaan yang dierikan kepada pihak ' erisi data-data kepriadian yang positi%,yang sudah diketahui terleih dahulu daripada pihak ''. Peredaan surat re%erensi dan surat rekomendasi terletak pada ketidakrahasiaan surat."urat re%erensi diperoleh dengan menunjuk seseorang dan ersi%at rahasia yang tidak diketahui oleh pihak pertama."edangkan surat rekomendasi diperolehdengan meminta langsung ke pimpinan perusahaan,tidak ersi%at rahasia karena isi surat sudah diketahui langsung ke pimpinan perusahaan,tidak ersi%at rahasia karena isi surat sudah diketahui oleh pihak '.Persamaan surat re%erensi dengan surat rekomendasi,yaitu pihak ''' tidak terikat dan tidak ertanggung ja!a dengan permasalahan yang timul dikemudian hari. "urat pernyataan adalah surat yang erisi pernyataan mengenai keadaan seseorang atau instansi yang ditulis dengan seenarnya dan dapat dipertanggungja!akan. "urat pernyataan yang erkaitan dengan aspek hokum harus ditulis diatas kertas segel atau kertas iasa yang di$antumkan materai. Perhatikan $ontoh surat pernyataan erikut:
e. S'at memo %an nota %inas Memo dan nota merupakan surat khusus yang dipergunakan se$ara intern dalam suatu unit organisasi , yang dilaksanakan oleh pejaat kantor. "urat memo merupakan singkatan dari memorandum yang erasal dari kata memory ahasa 'nggris yang erarti ingatan menyangkutkan sesuatu in%ormasi ersi%at mengingat, yang isinya erupa erita suigkat mengenai perintah, pernyataan, pemeritahuan, dan permintaan. Memo digunakan untuk memerikan petunjuk I petunjuk memintaEmemerikan in%ormasi yang ersi%at mengingatkan. 6ota erasal dari ahasa inggris yaitu note yang erarti $atatan. 6ota dinas merupakan erita singkat yang isinya erupa peringatan, penunjukkan atau keterangan se$ara resmi dinas, ertujuan agar isi yang ter$antum didalamnya mendapatkan perhatian sepenuhnya dan dilaksanakan seaik I aiknya dengan penuh rasa tanggung ja!a. 6ota digunakan dengan maksud meminta in%ormasi, memerikan in%ormasi, dan memerikan petunjuk I petunjuk. /ara peredaran memo dan nota : 1 Peredaran nota dilakuakan oleh atasan kepada a!ahan atau a!ahan kepada atasan 4ertikal atau antara pejaat I pejaat dalam suatu kantorJ 2 Peredaran memo dilakukan atasan kepada a!ahan atau antara pejaat I pejaat yang setingkat.
#entuk kop surat pada memo dengan nota ereda. Kop surat pada memo tidak perlu men$antumkan identitas se$ara lengkap seperti alamat kantor, nomor telepon, dan idang
Melakukan Prosedur Administrasi
29
usaha, melainkan nama perusahaan atau unti organisasi saja. "edangkan kop surat nota men$antumkan identitas se$ara lengkap. 2.
S'at e%aan "urat edaran sirkuler adalahsurat yang diuatuntukmemeritahukansesuatu, yang ditujukankepadaeerapa orangEkantoratukepadaanyakpihak. "uratedaranerdasarkantujuansasarannyadapatdiedakanmenjadiduama$am, yaituseagaierikut : 1 "urat edaran untuk orang anyak yang jumlahnyateratasatauisadihitung. Misalnyasuratedaran di lingkungankantor, dari pemimpin kepada karya!annya atau pelangganEnasaah. #entuknya seperti surat iasa di mana egian- agianya maupun isi surat ditulis dengan lengkap. 2 "urat edaran untuk orang anyak tidak teratas jumlahnya atau kepada masyarakat umum. Misalnya surat edaran ersi%at promosi atau pena!aran arang atau jasa. #entuk surat edaran tidak perlu men$antumkan alamat seseorang, hanya menuliskan judulnya atau perihal. ,. S'at pen,anta "urat pengantar adalah surat untuk mengantar sesuatu dengan maksud agar orang yang menerima mengetahui sesuatu yang diterimanya. "urat pengantar dapat er%ungsi seagai erikut : 1 Pengantar orang, missal dapatmemperkenalkanseseorangmelaluisurat yang dia!a oleh orang itusendiriuntukmenghadap orang yang dituju. 2 Pengantar erkas atau dokumen, misalnya erkas usulan kenaikan pangkat karya!an dari satu unit untukdiproseske unit lainnya agar diprosesleihlanjut. 3 Pengantar arang, misalnya mengantarkan arang paket kiriman dari penjual kepada pemeli. "urat pengantar diuat minimal rangkap dua. "atu kopi yang sudah ditanda tangan pihak penerima, akan dikemalikan kepada pengirim seagai tanda ukti penerimaan arang. "yarat Isyarat untuk memuat surat pengantar adalah seagai erilkut : 1 )arus men$antumkan nama dan alamat pengirim dan penerima sesuatu. 2 Perlu men$antumkan no. surat pengantar 3 Men$antumkan tempat dan tanggal pengantar Kolom dalam lanko terdiri dari : 6omor suratJ • raianJ • #anyaknyaJ • KeteranganJ • 7 Perlu men$antumkan nama yang erhak mengantarkan arang atau sesuatu. @ Perlu memerikan tempat tanda tangan dan nama terang yang menerima arang. ? Perlu di$ap atau distempel dari instansi yang mengantar arang terseut. Perhatikan $ontoh surat pengantar erikut. 3. S'at peinta3 "urat perintah adalah surat uang dikeluarkan oleh suatu instansiEpihak yang leih tinggi yang ditujukan kepada instansiEpihak yang leih rendah #a!ahan agar a!ahan itu eruat sesuatau atau tidak eruat sesuatu seagimana dijelaskan dalam surat perintah. #agian I agian surat perintah adalah seagi erikut : 1 #agian kepala surat terdiri dari : nama dan alamat unit organisasi petunjuk surat perintah dan nomor surat perintah.
Melakukan Prosedur Administrasi
30
2 #agian sisi surat perintah terdiri dari : nama, jaatan, dannomor induk pega!ai dari orang yang mendapat perintah, unit organisasi, isi perintah, serta jangka !aktu yang diperlukan dan keterangan lain. 3 #agian kaki surat perintah terdiri dari J nama tempat, tanggal, ulan, dan tahun surat perintah itu diuat, jaatan pemeri perintah, nama terang dan nomor induk pega!ai pemeri ila surat resmi, stempel unti organisasi dan temusan. i.
S'at inst'&si "urat instruksi adalah surat yang erisi perintah dan petunjuk I petunjuk yang ersumer pada peraturan dan keijaksanaan pemimpin. "urat instruksi iasanya digunakan di lingkungan pemerintahan dan lingkungan s!asta. mumnya, surat instruksi ditujukan kepada anyak pihak, ereda dengan surat perintah yang umumnya ditujukan kepada pihak tertentu saja.
*.
S'at t',as "urat tugas adalah surat yang datang dari pihak leih tinggiEpejaat untuk menugaskan kepada a!ahan agar melakukan pekerjaan tertentu. "urat tugas si%atnya singkat, tapi jelas. "urat tuags hampir sama dengan surat perintah atau instruksikarena sama I sama diuat erjudul, tetapi teknis pemuatan dan unyi suratnya ereda. "urat perintak atau instruksi mempunyai pertimangan tertentu konsideransi, yaitu hal I hal yang menjadi dasar untuk mengeluarkan perintah atau instruksi, sedangkan surat penugasan tidak mempunyai konsiderans, isi surat tugas dapat langsung mengenai penugasan yang melandasi pemerian tugas.
#. S'at nia,a "urat niaga digunakan seseorang atau organisasi untuk menyampaikan erita in%ormasi yang erhuungan dengan perniagaan. Dunia niaga atau isnis adalah dunia yang penuh kesiukan di mana !aktu adalah seuah uang dan dalam ertindak akan selalu erdasarkan e%isien dan e%ekti4itas. "eringkali seuah erita yang dituangkan dalam surat niaga akan leih e%ekti% dan tepat sasaran karena memuat data I data penting yang akurat, jika diandingkan erita terseut disampaikan melalui telepon atau lisan. "eperti : jual eli produk atau in%ormasi data I data yang erhuungan denga perdagangan atu isnis pada umumnya. "urat niaga yang sering digunakan ada sepuluh jenis, yaitu seagai erikut. a. S'at pe&ena)an "urat yang isinya perkenalan hasil produksi suatu perusahaan denga keterangan yang lengkap dari penjual yang ditujukan kepada $alon pemeli. "yarat I syarat memuat surat perkenalan adalah seagai erikut. 1 Menggunakan ahasa yang sopan dan hormat, jelas, singkat, tetapi padat. 2 Memperkenalkan nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, idang usahanya, dan man%aat atas arang yang diperkenalkan. 3 Men$antumkan kapan perusahaan itu mulai ergerak dalam usahanya. Memerikan gamran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan peralatan yang dipakai. 7 Men$antumkan pekerjaanEproyek yang pernah ditangani. @ )arus dapat meyakinkan pema$a ah!a arang yang diproduksi itu erkualitas tinggi dan telah anyak yang memakainya. Melakukan Prosedur Administrasi
31
? Khusus untuk instansi pemerintah perlu dilampirkan anda Da%tar ekenan D, "urat '0in saha perdagangan "'P, dan 6omor Pokok aji Pajak 6PP 0. S'at pemintaan pena5aan "urat permintaan adalah surat yang diuat oleh $alon pemeli ayng dikirimkan kepada penjual yang isinya tentang permintaan in%ormasi mengenai harga, syarat jual eli, dan $atalog dari arang atau jasa tertentu yang diutuhkan. "urat permintaan pen!aran merupakan tahap a!al dari proses terjadimya transaksi isnis, karena ketika $alon pemeli meminta keterangan mengenai arang dan jasa yang akan dieli, maka akan ada respon dari penjual untuk menerangkan hal I hal apa yang diketahui oleh $alon pemeli. "urat permintaan pena!aran diuat dalam ahasa yang sederhana tetapi isinya harus jelas agar penjual mengetahui se$ara pasti, apa yang diinginkan oleh $alon pemeli. 5angkah I langkah yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat permintaan pena!aran adalah seagai erikut . 1 Menetapkan leih dulu jenis arang apakah yang diperlukan. 2 Menentukan kapan arang terseut diperlukan. 3 Menanyakan syarat pemayaran dan syarat penyerahan arang. Menanyakan pemerian potongan harga. 7 Meminta in%ormasi agaimana $ara pengiriman arang. @ Menentukan apa yang diperlukan untuk melengkapi surat permintaan itu. ? Menanyakan kemudahan yang diperolah pemeli sperti ser4i$e gratis, garansi, dan layanan purna jual after sales servie. > Menanyakan layanan jasa yang dapat dierikan oleh penjual. Meminta da%tar harga, lea%let, rosur, $atalog, sample, atau monster arang yang akan diutuhkan. 1. S'at pena5aan "urat pena!aran adalah surat daripenjual kepada $alon pemeli yang erisi pena!aran arang atau jasa. "urat pena!aran ada dua ma$am. (aitu seagai erikut. 1 Pena!aran atas inisiati% penjual yang mempunyai kedudukan lemah, karena surat terseut elum tentu diharapkan oleh $alon pemeli. 2 Pena!aran seagai alasan dari surat permintaan pena!aran, yang isinya terikat dan teratas hanya pada menerangkan hal-hal yang ditanya oleh $alon pemeli.
1 2 3
/ara menyusun surat pena!aran yang ail dan e%ekti%. Mepergunakan gaya ahasa yang menarik, agar menimulkan minat $alon pemeli. Merin$i arang yang dita!arkan dengan keterangan yang lengkap dan seaiknya dilampiri gamar I gamar, untuk menghindari keraguan $alon pemeli. Merekomendasikan ah!a arang terseut ermutu tinggi dan keharusan untuk memilikinya. Menjamin ketentuan harga, $ara pengiriman, dan penyerahan arang.
Melakukan Prosedur Administrasi
32
7 Memerikan potonga harga yang menarik dengan syarat pemayaran yang mudah dan ringan. @ Men$antumkan si%at pena!arannya pena!aran eas, pena!aran terikat, pena!aran erjangka. Pena!aran eas adalah apaila se!aktu I!aktu terjadi peruahan harga •
•
arang yang dita!arkan, maka tidak perlu memeritahuakan terleih dahulu. Pena!aran terikat adalah pena!aran tetap, yaitu apaila terjadi peruahan
•
di kemudian jahri, maka harus dieritahukan terleih dahulu. Pena!aran erjangka adalah pena!aran hanya erlakupada !aktu tertentu.
%. S'at pesanan "urat pesanan adalah surat yang isinya memesan arangEjasa tertentu dari pemeli kepada penjual. #iasanya pesanan dilakukan setelah menerima surat pena!aran atau da%tar harga. "urat pesanan adalah surat pemeli, sehingga kedudukannya kuat. etapi seelum melakukan pemelian, pemeli harus mempertimangkan hal I hal erikut. 1 Apakah harga yang dita!arkan sesuai atau tidak, sehingga nantinya dapat digunakan perusahaan atau tidak. 2 "yarat I syarat yang ada dalam surat pena!aran, apakah dapat diterima atau tidak. 3 Keadaan keungan, apakah persediaan uang men$ukupi atau tidak, apakah arang yang dipesan sesuai dengan keutuhan. "emua hal yang dipertimangkan terseut, ertujuan agar jangan sampai mengakiatkan perusahaan menderita kerugian. #ila segala sesuatu sudah jelas dan keuangan sudah men$ukupi, arulah memuat surat pesanan e. S'at &on2imasi pesanan
"etelah menerima surat pesanan atau 4ia teleponE%aks dari $alon pemeli, penjual perlu memastikan sejauh mana keenaran pesanan terseut. /aranya ialah dengan memuat surat yang diseut surat kon%irmasi pesanan. "urat kon%irmasi pesanan merupakan data yang diisi oleh penjual erdasarkan surat pesanan atau 4ia telepon dari pemesan, tentang pesanan yang terdiri dari nama arang, jumlahnya, harga, dan syarat jual eli lainnya, seperti tempat penyerahan, !aktu penyerahan, $ara pemayaran. Kemudian surat terseut dikirimkan kepada pemesan untuk memperoleh kepastian tentang pesanan, serta ketentuan jual eli yang diinginkan penjual seperti yang di$antumkan di dalam surat kon%irmasi itu. jika pesanan itu enar dan persyaratan tamahan dari penjual juga dapat disetujui oleh pemesan, maka pemesan harus memuuhkan tanda tangannya pada surat kon%irmasi itu seagai tanda persetujuan pemelian. Kemudian lemar aslinya harus dikemalikan kepada penjual seagai ukti otentik pesanan, yang %ungsinya
Melakukan Prosedur Administrasi
33
sama dengan surat pesanan. "ehingga penjual tidak ragu lagi untuk memuat %aktur dan mengirimkan arangnya kepada pemesan. 2. S'at peno)a&an pesanan
Apaila terjadi pemesanan arangEjasa tidak dapat dipenuhi oleh penjual karena ada suatu masalah, maka pihak penjual segera mengirimkan surat penolakan pesanan, jangan sampai pemesan menunggu terlalu lama. 'si surat surat penolakan pesanan harus diungkapkan dengan ijaksana dan menyatakan penghargaan atas pesanan terseut, yaitu dengan $ara mengu$apkan terima kasih kepada pemeli serta memerikan alasan yang logis mengenai penolakan pesanan, dengan ahasa yang halus dan sopan agar huungan aik dengan pemesan tetap terjaga. Alasan penjual menolak pesanan seagai erikut. 1 Persediaan arang yang dipesan tidak men$ukupi atau arangnya sudah hais. 2 idak adanya ke$o$okan antara penjual dengan pemeli mengenai $ara pemayaran atau penyerahan arang. 3 erjadinya kenaikan harga arang. ,. S'at pen,iiman pesanan Apaila antara pihak penjual dan pemeli sudah ada kesepakatan dalam persyaratan jual eli, maka arulah dapat dilaksanakan pengiriman pesanan. "urat pengiriman pesan adalah surat yang dikirim oleh penjual yang isinya memeritahukan kepada pemeli ah!a surat pesanan sudah diterima. "urat pengiriman pesanan untuk pemeli harus disertai dengan surat pengantar arang yang er%ungsi seagai tanda ukti penerimaan arang, yang nantinya harus ditandatangani oleh pemesan. Apaila saat pengiriman arang jaraknya $ukup jauh, maka diperlukan dokumen yang lengkap, tidak hanya surat pengantar arang saja.
+ungsi surat pengiriman pesanan adalah seagai erikut. 1 ntuk meyakinkan pemeli ah!a pesanan telah dilayani dengan alk. 2 "eagai pedoman untuk pengiriman suatu arang. 3 "eagai alat untuk menge$ek $o$ok tidaknya arang yang dipesan dengan arang yang dikirim. "eagai alat untuk menagih ila pemeli lupa melakukan pemayaran atau tidak mau memayar. 7 "eagai arometer maju tidaknya suatu perusahaan. "urat pengiriman pesanan erisi pemeritahuan pengiriman pesanan dengan keterangan-keterangan erikut. 1 #arang yang akan dikirim terseut erdasarkan order yang mana. 2 *enis arang apa saja yang dikirim. 3 #erapa jumlah arang yang dikirim. Melakukan Prosedur Administrasi
34
/ara pengangkutan arang. 7 Dokumen apa saja yang dilampirkan ersama surat pengiriman pesanan. ntuk eerapa kasus tertentu, penjual harus melampirkan dokumen yang erhuungan dengan surat pengiriman arang, misalnya: 1 *ika pengiriman iasa, surat pengiriman pesanan harus dilampirkan %aktur dan surat pengantarJ 2 *ika pengiriman arang menggunakan perusahaan angkutan darat, laut, darat, surat pengiriman pesanan harus dilampirkan surat muatan arang atau surat angkutan arang. "urat angkutan arang ereda-eda sesuai dengan alat angkutnya, yaitu: "urat jalan, ila arang diangkut dengan kendaraan daratJ − Bill of la!ing #E5 atau konosemen ila arang diangkut dengan kapal lautJ − Air way bill A#, ila arang diangkut dengan kapal lautJ − 3 *ika pengiriman arang dalam peti, surat pengiriman pesanan harus ditampirkan pa"ing list atau da%tar perin$ian arang yang dalam petiJ *ika pemayaran dilakukan seagian atau seluruh harga arang, surat pengiriman pesanan harus dilampirkan kuitansiJ 7 *ika arang yang dikirimkan diasuransikan, surat pengiriman pesanan harus dilampirkan polisEsurat pertangung asuransi. 3. S'at pan,a%'an6pen'n%aan
"etiap perusahaan pasti akan erusaha ekerja dengan teliti dan se$ermat mungkin sehingga semuanya selesai dengan aik dan sempurna. 6amun, dalam prakteknya saat pengiriman arang kepada pemesan dilakukan, kadang tak dapat dihindari adanya kesalahan, kekuranganEkerusakan dalam pengepakan atau keterlamatan pengiriman. "ehuungan dengan hal ini, pemeliEpemesan dapat mengajukan surat pengaduan atau surat klaim. "urat pengaduan klaim adalah surat pemeritahuan untuk penjual yang diuat oleh pemeli mengenai ketidaksesuaian arang yang diterimanya dengan arang yang dipesan dan disertai juga dengan tuntutan dan penyelesaiannya. Dalam penyusunan surat pengaduan hendaknya menyampaikan alasan yang kuat, seperti: 1 menyeutkan dengan jelas arang yang rusak, kualitas salah, jumlah yang tidak sesuai, dan lain-lainJ 2 memerikan ukti-ukti tentang hal yang tidak memuaskan karena kesalahanEkelalaian penjual, misalnya arang terlamat datang atau hilangJ 3 menyeutkan ma$am-ma$am penyelesaian yang dikehendaki, misalnya: minta potongan harga ra%aksiJ minta penggantian arangJ minta ganti rugiJ meretour mengemalikan arang yang dipesanJ mematalkan pemelian. ntuk memudahkan penyelidikan dan penyelesaiannya, dapat dilihat dari sumer terjadinya kesalahanEkekeliruan, yaitu pihakpenjual.pihak pengiriman arang, atau pihak pemeli itu sendiri. Melakukan Prosedur Administrasi
35
i. S'at pen,iiman pem0a+aan
"urat pengiriman pemayaran adalah surat yang diuat oleh pemeli, untuk memeritahukan kepada penjual ah!a arang kiriman sudah diterima dan pemayaran sudah dilakukan. "urat pengiriman pemayaran dilaksanakan oleh pemeli apaila arang kiriman dari penjual lan$ar, sudah tidak ada penyimpangan dan permasalahan. *ika terjadi penyimpangan dengan pesanan, pemeli harus segera memeritahukan kepada penjual, agar penjual dapat menemukan solusi untuk langkah selanjutnya. *angan sampai terlamat memeritahukan permasalahan karena akan menimulkan kesulitan dalam pengurusan klaim. 'si surat pengiriman pemayaran adalah seagai erikut. 1 2 3 7 @
*umlah arang yang diterima. )arga %aktur, yaitu harga yang harus diayar. aktu pemayaran. /ara pemayaran. #esarnya pemayaran. #ukti pemayaran.
Dalam menyusun surat pengiriman pemayaran, perlu diperhatikan hal-hal erikut. 1 2 3
5ihat kemali isi surat pengiriman arang. Periksaiah jumlah uang yang akan diayarkan. 5ampirkan ukti pemayaran. *elaskan $ara pemayaran. 5) #eri alasan jika tidak dapat memayar penuh.
*.S'at pena,i3an
"urat penagihan adalah surat yang diuat oleh penjual kepada pemeli erisi peringatan agar pemeli memayar utangnya yang sudah le!at dari tanggal jatuh tempo atau tidak sesuai dengan perjanjian. Penulisan surat penagihan hendaklah dilakukan dengan hati-hati dan ijaksana dengan mempergunakan kata-kata yang sopan. Pihak penjualEkreditur harus mengetahui alasan deitur tidak memayar utangnya tepat pada !aktunya mungkin diseakan pemeli lupa, kesulitan dalam hal keuangan, atau mendapatkan musiah yang menimpa dirinya. "urat penagihan hendaknya memperlihatkan tujuan yang pasti, tetapi dengan tindakan yang hati-hati dalam memperingatkan agar mendapatkan hasil dalam penagihan serta tidak sampai merusak huungan yang aik. ujuan penagihan ukan semata-mata mendapatkan uang, melainkan untuk mempertahankan huungan aik dengan pihak pemeli. )al-hal yang perlu dikemukakan dalam surat penagihan adalah seagai erikut. 1 2 3 7
Menyeutkan jangka !aktu pemayaran yang sudah erlalu. #esar tunggakan yang harus diayarEdilunasi. anggal transaksi dan no. %aktur yang sudah erlalu. /ara pengirimanEpemayaran uang yang diinginkan oleh pemeli. Menyeutkan hal lain, erupa peringatan atau an$aman ila perlu.
Melakukan Prosedur Administrasi
36
Pengiriman surat penagihan dapat dilakukan eerapa tahap, yaitu seagai erikut. 1 "urat penagihan pertarna, erisi peringatan kepada pelanggan akan sesuatu ke!ajian yang telah jatuh tempo le!at !aktunya. 2 "urat penagihan kedua agak leih tegas dari yang pertama. 3 "urat penagihan ketiga dengan melarnpirkan surat tagihan 1 dan 2 dan isinya menegaskan dan disertai dengan peringatan yang keras kapan pemeli dapat melunasi tunggakan, kreditur akan menagih melalui inkaso ank. "urat penagihan keempat merupakan peringatan terakhir dengan nada yang leih keras, yaitu erupa an$aman kepada deitur akan mengadukan kepada pihak yang er!aji. C. S'at Pi0a%i !. Pen,etian S'at Pi0a%i
"urat priadi adalah surat yang diuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan priadi. alaupun saat ini sudah hanyak alat komunikasi yang $anggih, seperti telepon, telepon genggam #$an! phone%& 'nternet dan seagainya, namun seringkali Anda masih sangat memerlukan surat seagai alat komunikasi yang dapat memantu Anda dalam mengungkapkan perasaan dengan panjang lear k$pada orang lain, seperti kepada orang tua, sahaat, teman dan anggota keluarga lainnya. Dalam penulisan surat priadi, tidak anyak aturan-aturan khusus yang mengikat seperti dalam penulisan surat resmi atau surat dinas. )al ini tergantung kepada priadi masing-masing. )anya saja yang perlu diperhatikan dalam p$nulisannya adalah dari segi tala hahasanya dan etika sopan santun sehingga surat t$rsehut tetap dapat dilihat seagai sarana komunikasi yang indah dan aik ila Anda mema$anya. Ada eerapa hal yang memedakan antara surat priadi dan surat resmi, yaitu seagai erikut. a. Penulisan surat priadi menggunakan kata saya karena penulisan tidak me!akili organisasi. . idak memakai kepala surat, nomor surat, jaatan, atau simol-simol organisasi. $. 'si surat iasanya $ukup panjang dan herisi masalah priadi. d. #entuk surat tidak ada aturan khusus eas #.
Ma1am(Ma1am S'at Pi0a%i
Ada dua ma$am surat priadi, yaitu surat priadi yang ersi%at kedinasan dan kekeluargaan. a. S'at pi0a%i +an, 0esi2at &e%inasan seten,a3 esmi/ "urat priadi yang ersi%at kedinasan adalah surat yang diuat oleh seseorang yang ditujukan kepada suatu organisasiElemagaEinstansi yang isinya menyangkut masalah priadi dan kerja. /ontohnya surat lamaran pekerjaan, surat i0in tidak masuk kerja, dan surat i0in tidak masuk sekolah. Melakukan Prosedur Administrasi
37
0. S'at pi0a%i +an, 0esi2at &e&e)'a,aan "urat priadi yang ersi%at kekeluargaan adalah surat yang diuat oleh seseorang yang ditujukan kepada orang lain keraat atau teman dan isinya iasanya ersi%at kekeluargaan. /ontohnya surat dari anak kepada orang tuanya, surat dari sahaat, surat undangan pernikahan, surat u$apan selamat, dan surat u$apan elasungka!a. $. S'at Lamaan Pe&e*aan a.
Pen,etian s'at )amaan pe&e*aan
"urat lamaran pekerjaan adalah surat yang diuat oleh seseorang yang ditujukan kepada perusahaan erisi tentang permohonan untuk memperoleh pekerjaan sesuai dengan jaatan yang dita!arkan serta kemampuan yang dimiliki oleh si pelamar. "urat lamaran Anda ukanlah satu-satunya surat yang akan dia$a oleh perekrut yang ertugas menyeleksi surat-surat lamaran, apalagi jika Anda mengirim surat lamaran erdasarkan massa. Mungkin saja ukan hanya satu surat lamaran, tapi isa puluhan, ratusan, ahkan riuan surat lamaran yang akan dia$a olehperekrut lamaran. ntuk itu, ke$ermatan dan keahlian Anda meramu surat lamaran akan sangat menentukan apakah surat Anda akan ditindaklanjuti atau diaaikan. "ural lamaran sangat penting agi si pelamar maupun perusahaan, karena melalui surat inilah si pelamar dapat menunjukkan kepada pihak perusahaan tentang segala hal yang dimiliki oleh si pelamar terutama tentang pengetahuan, kepriadian, dan keahlian yang surat lamaran dapat m$njadi panduan dalammen$ari dan menjaring siapa saja yang layakuntuk menjadi $alon karya!an. =leh karena itu agar terkesan aik, si pelamar harus dapat memhuat surat lamaran pekerjaan dengan haik pula. /ara mengetahui in%ormasi tentang lo!ongan pekerjaan. 1 5ihat in%ormasi tentang lo!ongan pekerjaan di eragai media massa. 2 Kunjungi pameran-pamoran hursa kerja. 3 *elajahi internet karena erhagai perusahaan menggunakan internet dalam merekrut karya!annya, dan ergaunglah dengan situs yang menyediakan in%ormasi mengenai eragai lo!ongan pekerjaan. )uungi teman atau relasi dan tanyakan mengenai in%ormasi lo!ongan pekerjaan yang Anda $ari. 7 )uungi hea!hunter pen$ari "DM atau out souring dan kirimkan kuali%ikasi diri. @ Datangi langsung perusahaan-perusahaan dan tanyakan tentang lo!ongan pekerjaan yang tersedia di perusahaan terseut.
Melakukan Prosedur Administrasi
38
mumnya, pengusaha mengharapkan kualitas teraik agi karya!annya. Kriteria karya!an yang diharapkan oleh pengusaha adalah seagai erikut. 1 "eseorang yang responsi%dan erinisiati%, serta er%ikir seelum ertindak. 2 erampil ekerja dan tidak irokratis. 3 /erdas smart dan pandai ergaul lu!es idak mudah stres, serial, jujur, dan dapat diper$aya. 7 Memahami komputer internet dengan aik. @ Memiliki anyak huungan relasi. ? 5oyal kepada atasan dan perusahaan. > #erpenampilan menarik. Dapat erahasa 'nggris lisan maupun tulisan. . Isi po&o& %an tata 1aa pen')isan s'at )amaan pe&e*aan 'si pokok dalam surat lamaran pekerjaan harus men$antumkan sumer in%ormasi lo!ongan pekerjaan, posisi jaatan yang diinginkan, data priadi, serta melampirkan ukti-ukti pendukung, misalnya ija0ah, transkrip nilai, dan serti%ikat. "urat lamaran harus mengikuti tata $ara yang ditetapkan. ata $ara penulisan surat lamaran pekerjaan adalah seagai erikut. 1 &unakan kertas ukuran standar. kuran kertas standar yang iasa digunakan adalah A atau kuarto Eetter. 2 &unakan kertas )B" !arna putih atau kertas !ouble %olio. )indari menggunakan kertas er!arna. 3 &unakan tinta hitam, karena !arna hitam merupakan !arna standar yang digunakan dalam kegiatan administrasi. ulis surat lamaran dalam satu halaman saja dan uatlah dengan jelas, singkat, dan padat. 7 unjukkan rasa per$aya diri, tetapi jangan terkesan somong. )indari surat lamaran yang meminta elas kasihan, seperti dengan men$eritakan masalah priadi. @ &unakan kaidah erahasa yang aik dan enar. alaupun surat lamaran pekerjaan tergolong ke dalam surat priadi, tetapi ukan erarti ahasa yang digunakan merupakan ahasa sesuai dengan keinginan priadi. Penggunaan C(D Cjaan (ang Disempurnakan tetap harus dilakukan. Misalnya, gunakan kata saya untuk menyeut diri Anda dan gunakan kata #apakElu untuk menyapa pimpinan perusahaan. ? &unakan kata-kata atau istilah yang mudah dipahami. )indari menggunakan kata-kata atau istilah asing yang tidak umum dan sulit dimengerti. > )indari mengirimkan surat lamaran pekerjaan hasil %otokopi. Memang leih mudah dan hemat apaila Anda memuat satu surat lamaran dan kemudian di%otokopi, sehingga apaila ingin mengirim surat lamaran lagi tidak perlu memuat surat yang aru. Melakukan Prosedur Administrasi
39
"eelum surat lamaran dikirimkan, periksa kemali untuk memastikan apakah surat lamaran sudah enar-enar ditulis dengan menggunakan ejaan, kata-kata, atau istilah yang tepat atau elum. ermasuk dalam hal ini adalah kelengkapan surat yang lain, seperti da%tar ri!ayat hidup dan lampiran pendukung lainnya. "urat lamaran merupakan kesan pertama diri si pelamar. =leh karena itu, eerapa hal erikut harus diperhatikan, yaitu seagai erikut. L jangan ertele-tele. L *angan menggunakan ahasa yang tidak sopan. L *angan terlalu anyak menggunakan singkatan dan ahasa asing yang tidak umum. L *ika tidak diminta, jangan menentukan gaji. c.
"umer in%ormasi tentang lo!ongan pekerjaan "umer in%ormasi mengenai lo!ongan pekerjaan dapat di$ariEdiperoleh dari ikian di media massa, seperti: majalah, surat kaar, B, dan radio, rosurEselearan, temanEsahaat, ursa kerja, internet, datang langsung ke perusahaan, atau pameran.
7. Da2ta Ri5a+at Hi%'p
Da%tar ri!ayat hidup urriulum vitae adalah da%tar yang memuat keterangan atau in%ormasi tentang si pelamar. Apaila pihak perusahaan ingin mengetahui tentang diri si pelamar, maka da%tar ri!ayat hidup ini dapat memantu mereka. Da%tar ri!ayat hidup ini disertakan seagai lampiran dalam memuat surat lamaran kerja. Komponen(&omponen pentin, pa%a %a2ta i5a+at 3i%'p a. Komponen(&omponen pentin, pa%a %a2ta i5a+at 3i%'p a%a)a3 se0a,ai 0ei&'t. Data priadi, men$akup nama, tempat dan tanggal lahir, alamat, agama, serta in%ormasi lain • •
yang terkait dengan kondisi priadi. Pendidikan, erisi keterangan tentang pendidikan yang telah ditempuh mulai dari pendidikan
•
dasar sampai dengan jenjang pendidikan terakhir, lengkap dengan tahun serta nama dan alamat sekolahnya. Pengalaman kerja, erisi keterangan tentang pengalaman kerja yaitu tentang jenis pekerjaan
atau jaatan, nama perusahaan tempat ekerja dan lamanya !aktu pengalaman kerja. 'n%ormasi lain seperti hoi, prestasi, dan seagainya. • 0. Ha)(3a) +an, pe)' %ipe3ati&an %a)am pen')isan %a2ta i5a+at 3i%'p #eerapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan da%tar ri!ayat hidup adalah seagai erikut. 1 &unakan kertas putih polos yang alk dan erukuran A atau kuarto letter atau sesuai dengan kertas yang digunakan dalam menulis surat lamaran pekerjaan. Melakukan Prosedur Administrasi
40
2 &unakan %ormat standar surat resmi, huru% dengan ukuran dan jenis standar misalnya imes 6e! oman serta er!arna hitam. 3 /antumkan identitas priadi yang ersi%at umum, jangan terlalu priadi. /antumkan status perka!inan menikah, elum menikah, atau er$erai. 7 /antumkan latar elakang pendidikan aik %ormal maupun in%ormal, mulai dari tingkatan yang paling tinggi atau sealiknya, termasuk tahun kelulusan dan nama instansi. @ 5ampirkan pas %oto teraru. "eaiknya gunakan pas %oto er!arna, teraru dan erpakaian %ormal. kuran %oto yang digunakan umumnya 38 atau 8@. ? *ika ada, $antumkan re%erensi, yaitu orang yang isa dihuungi oleh pihak penyeleksi untuk menanyakan hal-hal penting seputar diri Anda iasanya nama atasan di mana Anda ekerja seelumnya. > *ika ada, $antumkan pengalaman kerja. #erikan deskripsi singkat tentang pekerjaan Anda pada perusahaan seelumnya seanyak-seanyaknya tiga perusahan terakhir erikut pangkat, jaatan, jenis pekerjaan, dan periode kerja. /antumkan pengalaman lain yang menunjang dan erhuungan dengan spesialisasi Anda. *ika Anda adalah seorang teknisi idang kimia, maka pengalaman seagai juara t loma menyanyi tidak perlu di$antumkan. Da%tar ri!ayat hidup dapat diuat sendiri, tetapi ada juga yang telah disediakan perusahaanE kantor. *ika perusahaan sudah memilih %ormulir da%tar ri!ayat hidup, pelamar tinggal mengisinya.
Test -omati2 !.
Pi)i3an Gan%a
Pilihiah salah satu ja!aan yang paling enarH !. (ang ukan merupakan ma$am surat undangan adalah... a. ndangan resmi. 0. ndangan terlalu resmi. 1. ndangan setengah resmi. %. ndangan tidak resmi. #. (ang termasuk surat keterangan adalah... a. "urat in%erensi. 0. "urat re%erensi. Melakukan Prosedur Administrasi
41
