LEADERSHIP SKILL
MODUL
COACHING, COUNSELING AND SUPERVISORY
MAGISTER MANAJEMEN RUMAH SAKIT UMY
OLEH : QURROTUL AINI
1
MODUL COACHING, COUNSELING AND SUPERVISORY SKILL SUPERVISI EFEKTIF
Pendahuluan
Sebagai manajer atau leader dalam suatu organisasi seorang harus memiliki keterampilan supervisi. Keterampilan supervisi manajer atau leader akan memberikan inspirasi kepada bawahan untuk bersama-sama menyelesaikan tugas-tugas organisasi secara lebih cepat, lebih mudah, lebih baik dan bahkan dapat menyelesaikan tugas lebih banyak.
I.
Peranan Manajerial
Seorang manajer atau supervisor perlu mengenal peran manajerial yang harus dilakukannya sebagai seorang supervisor atau manajer. Peran-peran ini mencakup kegiatan-kegiatan perencanaan, pengorganisasian, evaluasi dan pengawasan, serta implementasi. Perencanaan. Untuk mencapai target, diperlukan rencana yang dapat memetakan sukses. Rencana ini harus dibuat dari yang global sampai yang rinci, sehingga mudah untuk memvisualisasikan pencapaian target di masa depan. Pembuatan rencana menjadi kompleks karena mencakup rencana kerja dan interaksi antaranggota tim yang perlu diatur sedemikian rupa sehingga tidak saling menjegal, melainkan saling mendukung untuk mencapai target. Perencanaan juga perlu memperhatikan keterbatasan sumber daya yang dimiliki dan keterbatasan waktu yang dialokasikan untuk mencapai target yang telah ditentukan. Pengorganisasian. Karena banyak pekerjaan yang harus dikerjakan oleh sebuah tim yang merupakan kumpulan dari beberapa orang, supervisor atau manajer perlu melakukan pengorganisasian orang, tugas, waktu, dan fasilitas yang diperlukan. Dalam menjalankan fungsi ini, supervisor atau manajer perlu menempatkan orang yang tepat di pekerjaan yang sesuai dengan keterampilan, minat orang tersebut (staffing). Pekerjaan ini juga menuntut supervisor untuk membuat time table (scheduling) untuk mengatur lalu lintas orang dan kegiatan agar tidak ada yang bentrok. Implementasi. Langkah selanjutnya adalah mengimplementasikan rencana yang sudah dibuat sesuai dengan pengorganisasian yang telah ditetapkan, serta memperhatikan titik-titik evaluasi yang telah ditentukan. Untuk itu perlu disusun berbagai skenario implementasi yang sesuai dengan rencana dan jenis pekerjaan yang harus diselesaikan. Misalnya, implementasi bisa dilakukan dengan menerapkan alternatif skenario optimis, skenario kondisi normal, dan skenario pesimis (Jika ternyata kondisi yang dihadapi sangat mirip dengan skenario optimis, maka yang bisa dipilih adalah alternatif implementasi yang optimis). Evaluasi dan pengawasan. Setelah rencana disusun, orang-orang, kegiatan, dan sumber daya lain diatur sedemikian rupa, dan strategi implementasi dipilih, langkah berikutnya adalah melakukan evaluasi dan pengawasan atas pelaksanaan tugas-tugas. Evaluasi dan pengawasan ini tidak hanya dilakukan pada satu titik saja (titik awal, atau titik akhir), melainkan dilakukan secara reguler di
2
beberapa titik sepanjang perjalan menuju target. Fungsi dari evaluasi dan pengawasan ini adalah untuk melihat apakah semua kegiatan sudah berjalan dengan lancar dan menuju ke arah yang benar, yaitu pencapaian target. Jika ternyata ada penyimpangan atau hambatan, bisa segera diketahui dan dapat ditindaklanjuti dengan melakukan penyesuaian, ataupun penerapan alternatif ataupun rencana ”B”. Hasil evaluasi dan pengawasan ini perlu disampaikan pada pihak -pihak yang terkait agar penyesuaian yang diperlukan bisa segera dilakukan. Mengenal ciri-ciri supervisi efektif, memiliki keterampilan supervisi yang diperlukan, serta memahami dan menjalankan peran manajerial, seorang supervisor sudah memiliki bekal untuk melakukan tugas supervisi dengan efektif. Bekal ini akan berguna jika diterapkan bukan hanya direnungkan saja.Jika Anda baru menjadi seorang supervisor atau manajer, coba terapkan apa yang Anda rasa cocok untuk Anda.
II.
Ciri-Ciri Supervisi Efektif
Untuk melakukan supervisi efektif, terlebih dahulu seorang supervisor perlu mengetahui ciri-ciri dari supervisi yang efektif. Karena ciri-ciri inilah yang akan dijadikan panduan dalam mengembangkan keterampilan supervisi, dan dalam pengambilan keputusan sehubungan dengan tugas-tugas supervisi seorang pemimpin. Delegasi. Tugas utama seorang kapten kapal adalah menakodai kapal tersebut sehingga bisa terus melaju ke arah yang benar, yaitu ke tempat tujuan yang telah ditetapkan. Jika kapten kapal melakukan semua pekerjaan di kapal tersebut sendirian (misanya: membersihkan dek, mencuci, memasak, memeriksa dan merawat mesin, menutupi kebocoran di sana sini), maka ia tidak akan ada waktu lagi untuk mengemudikan kapal karena ia terlalu sibuk melakukan segala sesuatunya sendirian. Ia tidak akan ada waktu lagi untuk melihat ke arah mana kapal melaju, karena perhatian dan tenaganya sudah sangat terkuras melakukan hal-hal yang sebenarnya bisa dikerjakan anak kapal. Demikian pula dengan seorang manajer, supervisor atau pimpinan unit, ia harus bisa membawa timnya ke target yang telah ditetapkan. Dengan keterbatasan waktu dan tenaga, akan lebih efektif jika kita mendelegasikan sebagian tugas-tugas, terutama yang bersifat teknis lapangan kepada anak buah. Jadi, tugas-tugas lapangan lainnya, perlu didelegasikan kepada anggota tim. Keseimbangan. Seorang pimpinan diberikan otoritas untuk mengambil keputusan dan memberikan tugas kepada orang-orang di bawah tanggungjawabnya. Otoritas ini harus digunakan dengan tepat, artinya manajer atau supervisor harus menyeimbangkan penggunaan otoritas tersebut. Ia perlu tahu kapan harus menggunakan otoritas ini, dan kapan harus menahan diri dan membiarkan anak buah bekerja dengan mengoptimalkan kreativitas mereka. Keseimbangan juga mengacu pada sikap yang diambil oleh seorang pemimpin, kapan harus bersikap tegas, dan kapan harus memberi kesempatan pada anak buah untuk menyampaikan pendapat. Contoh. ”Example is the best policy.” Mungkin prinsip inilah yang penting untuk diterapkan dalam melakukan tindakan supervisi. Seringkali kata-kata saja kurang efektif sulit untuk dimengerti, maka dalam kondisi seperti ini tindakan yang paling tepat adalah dengan memberikan contoh konkret bagaimana bersikap dan bagaimana melakukan suatu tugas. Supervisor juga harus menyadari bahwa anak buah akan melihat dan mengamati tingkah laku pimpinan mereka sebagai pedoman tingkah laku di tempat kerja. Jadi jika manajer atau supervisor menginginkan anak buah untuk disiplin dalam waktu, sang pimpinan pun harus memperlihatkan contoh konkret dalam menerapkan disiplin waktu, misalnya tidak datang terlambat, menyelesaikan tugas sesuai deadline, atau jika mungkin sebelum deadline.
3
Jembatan. Seorang supervisor atau manajer merupakan jembatan antara staf yang mereka pimpin dengan manajemen puncak. Jadi ia harus bisa menyampaikan keinginan, usulan karyawan pada pihak manajemen. Sebaliknya, ia pun harus bisa menyampaikan visi dan misi yang telah ditetapkan, serta keputusan-keputusan lain yang telah dibuat orang manajemen puncak untuk diketahui oleh para karyawan yang menjadi anggota timnya. Kondisi seperti ini sering memojokkan sang manajer, baik dari segi karyawan maupun manajemen. Untuk itu, manajer atau supervisor harus bisa menerapkan prinsip keseimbangan dalam bersikap dan mengambil keputusan agar adil dan bisa ”menemukan” kepentingan staf dan juga pimpinan. Komunikasi. Ciri sukses lain yang sangat penting dalam melakukan supervisi efektif adalah kemampuan komunikasi. Komunikasi di sini bukanlah komunikasi satu arah (memberikan tugastugas saja), tetapi yang terlebih utama adalah komunikasi multiarah, yang juga mencakup kemampuan mendengarkan keluhan, masukan, dan pertanyaan dari karyawan. Dalam mengkomunikasikan tugas-tugas, supervisor perlu menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh orang yang harus melaksanakan tugas tersebut, bahasa yang sejajar dengan kemampuan dan cara berpikir anak buah.
III.
Keterampilan Supervisi
Setelah mengenal ciri-ciri supervisi yang efektif, yang perlu Anda ketahui juga adalah keterampilan yang diperlukan dalam melakukan supervisi yang efektif tersebut. Keterampilan teknis. Dalam memberikan pengarah pada anak buah untuk melakukan pekerjaan, seorang supervisor perlu memiliki keterampilan teknis yang cukup yang menyangkut teknis penyelesaian pekerjaan di unit yang terkait.. Supervisor di bidang IT perlu memiliki pengetahuan dan keterampilan IT yang cukup untuk memberikan pengarahan. Supervisor di bidang pemasaran asuransi, perlu mengetahui benar produk-produk asuransi dan cara-cara praktis dan efektif untuk memasarkan produk-produk asuransi tersebut. Jika dirasa masih kurang, supervisor perlu meningkatkan diri sebelum membantu anak buah untuk meningkatkan diri mereka. Keterampilan administratif . Keterampilan ini antara lain mencakup pengetahuan dan keterampilan membuat mematuhi prosedur operasional, peraturan atau pedoman perilaku yang berlaku, membuat laporan dinas, laporan bulanan, menyusun anggaran, membuat proposal, dan melakukan pekerjaan administratif lainnya yang sesuai dengan jenis pekerjaan yang ditekuni. Keterampilan ini seringkali dilupakan oleh perusahaan ketika mempromosikan seseorang sebagai manajer atau supervisor. Umumnya para manajer atau supervisor baru hanya diberikan training untuk memantapkan keterampilan teknis dan meningkatkan keterampilan manajerial, tanpa memperhatikan keterampilan administratif. Keterampilan interpersonal. Keterampilan ini menuntut seorang supervisor untuk mengelola hubungan baik dengan berbagai pihak (anak buah, karyawan dan manajer di divisi lain baik yang terkait langsung ataupun tidak langsung, supplier, klien, pimpinan perusahaan, dan karyawan lainnya). Keterampilan ini juga mencakup kemampuan menangani konflik di tempat kerja, menangani karyawan yang sulit diajak bekerja sama. Supervisor atau manajer yang memiliki keterampilan ini akan lebih mudah menggalang dukungan dari berbagai pihak untuk mendukung keputusan yang dibuat dan menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan, serta mencari solusi dari masalah-masalah yang dihadapi.
4
Keterampilan membuat keputusan. Seorang manajer atau supervisor diberikan tanggung jawab untuk membuat berbagai keputusan di departemen atau divisi yang dipimpinnya: keputusan menunda sebuah pekerjaan, memulai sebuah pekerjaan, menentukan apakah pekerjaan bisa diselesaikan oleh sumber daya manusia yang ada atau butuh bantuan konsultan dari luar. Semua keputusan ini akan mempengaruhi kelancaran jalannya kegiatan operasional dan berdampak pada tercapainya target yang telah ditetapkan. Jadi seorang supervisor perlu membekali diri dengan keterampilan yang penting ini, misalnya mengembangkan keterampilan untuk mengambil keputusan yang didasarkan pada informasi yang berhasil dikumpulkan (information –based decision making), baik melalui data statistik ataupun hasil survei lainnya, metode keputusan yang didasarkan pada penyelesaian masalah (problem-based decision making), dan pengambilan keputusan yang didasarkan pada hasil (result-based decision making). COACHING, COUNSELING & MENTORING
THE SUMMARY IN BRIEF
This summary shows you how to coach, counsel, and mentor your peo ple to success — yours and theirs. Coaching helps all your people. When you coach employees, you improve their ability to do their current jobs and increase their potential to do more in the future. Counseling, on the other hand, addresses problem performers, people whose bad habits have become chronic. Taking care of people problems when they arise may cost you 10 percent of your time. Seems like a lot. If you don’t deal with them, however, you may find yourself spending 50 percent of your time trying to put out the fire. Mentoring is reserved for your most talented employees. Work with these people, help them advance, and they will become assets now and allies in the future. Ignore them, and they’ll find someone else — maybe a competitor who appreciates their talents. You need different skills to tackle each of these three processes effectively. You’ll find those skills and more in this summary.
Cultivate Strong Interpersonal Skills
Coaching is a process that will help you get your people to do their best work. To be a good coach, you must believe that people want to do well, that they want to please their managers and grow professionally. Your role is to help them gain the skills, abilities, and knowledge they need to increase their potential and improve their performance.
Be a Good Team Coach
Coaching members of a team takes a special set of skills. Among the skills you need are the abilities to 5
set direction. The team will depend on you to clarify its mission and make sure the group stays on course. organize. Bring the right people together. Give them the information they need before and after each meeting. Make sure they follow through on assignments. facilitate. Create an atmosphere that encourages people to share diverse viewpoints without fear of criticism or infighting. summarize. Briefly go over remarks made by team members and review the team’s progress both during the meetings and in the w ritten minutes. develop. Teach others the skills they need to work together as a team.
How to Handle Performance ProblemsNSELING
Counseling has some elements of coaching, but it is designed primarily to address problem employees. These may be employees whose work consistently is substandard, who regularly miss deadlines, are uncooperative, insubordinate, or frequently absent or tardy.
Five Key Objectives
The purpose of interviewing is fivefold: 1. 2. 3. 4. 5.
to get the employee to agree that there is a need for performance change; identify the cause of the problem; determine specific actions to improve performance; ensure those goals are met; and reinforce correct behavior.
Mentoring
Mentoring is for your exceptional employees, people who show promise but need help to become top performers. As a mentor, your responsibilities are to represent the company’s values, give pep talks, offer instruction about your company’s political structure, influence decision makers to help your mentee, and provide contacts and resources.
Measure Your Skills
The following questions will help you assess your ability to communicate with your mentee: 1. 2. 3. 4. 5.
Do you interrupt with solutions before someone has finished explaining the problem? Do you tell people what to do rather than questioning to help them find their own answers? Do you believe there’s only one way to handle a situation? Do you get annoyed when you have to go over an issue again and again? Do you throw people into new experie nces without being around to help them out? 6
6. Do you make promises you don’t or can’t fulfill? 7. Do you get upset when someone you believed in lets you down? 8. Do you occasionally lie about opportunities for advancement or promotion to avoid addressing the limited available options? 9. Do you gossip with other managers about your employees? Despite your best intentions, mentoring may not work o ut for you.
Tiga elemen dalam bekerja, yang terdiri dari workflow atau alur proses yang mesti dikerjakan secara rutin sehari-hari; workforce atau karyawan/pegawai yang menjalankan tugas sesuai dengan alur proses dan standar prosedur yang telah ditetapkan; serta workplace atau tempat kerja. Tiga elemen ini mesti dikelola dengan baik demi keberhasilan kinerja. Model orientasi pengelolaan karyawan yang dimulai dari fase rekrutmen, kemudian dilanjutkan dengan orientasi pra jabatan, serta dilanjutkan dengan penyusunan rencana pengembangan. Proses pengembangan bisa dilakukan melalui training and development atau juga melalui proses coaching dan counseling. Fase berikutnya adalah evaluasi kinerja karyawan, dimana hasil evaluasi ini akan menentukan apakah si karyawan perlu dikembangkan atau dipromosikan lebih lanjut, atau justru diberhentikan jika memang kinerjanya tidak kunjung memuaskan.v Gradasi pengelolaan karyawan yang dimulai dari pemberian umpan balik secara reguler mengenai hasil kinerja yang telah ditampilkan oleh karyawan. Jika umpan balik belum cukup, dan si karyawan membutuhkan bimbingan lebih intensif, maka dilanjutkan dengan fase coaching and counseling. Fase ini ditujukan pada karyawan yang memiliki problem kinerja dan perlu ditangani secara lebih serius. Jika proses ini tidak berhasil, maka dilanjutkan dengan fase berikutnya yakni dengan melakukan tindakan pendisplinan atau pemberian sanksi sesuai peraturan yang berlaku. Definisi coaching dan counseling. Coaching sendiri berarti Proses mengarahkan dari seorang manager untuk melatih dan mengorientasikan seorang karyawan untuk menghadapi realitas lingkungan pekerjaan dan membantu karyawan menghilangkan kendala-kendala untuk mencapai kinerja yang optimal. Sementara counseling berarti Suatu proses yang mendukung dari seorang manager untuk membantu seorang karyawan mendefinisikan dan mengatasi masalah pribadi atau perubahan organisasi yang dapat mempengaruhi kinerja. Pengertian coaching and counseling. Kalau coaching lebih ditujukan pada karyawan yang memiliki tantangan dalam aspek pengetahuan dan ketrampilan yang berkaitan dengan tugas serta tanggungjawabnya sebagai pegawai. Sementara counseling lebih berkaitan dengan masalah pribadi karyawan. Anda diminta untuk memilih mana yang merupakan coaching dan mana yang membutuhkan counseling. Kasus dan kunci jawabannya adalah sebagai berikut:
7
1. Anda baru saja mempekerjakan Albert yang menyelesaikan sarjana ekonomi. Dia mempunyai banyak energi dan antusias untuk melakukan pekerjaan barunya dan sebagai pemimpin proyek. Anda menginginkan dia memulai pekerjaannya dengan benar. Membutuhkan : COACHING. 2. Siska sudah bekerja di unit Anda selama setahun. Dia baru saja dipromosikan menjadi Manajer Keuangan. Dia sudah menunjukkan kreativitasnya dalam keuangan dan mendorong banyak hal. D ia telah menunjukkan standar kinerja yang sangat tinggi dan mendorong dirinya sendiri dan juga yang lainnya. Namun tingkah lakunya nampaknya mengakibatkan masalah moral dalam unitnya. Dia telah meminta unitnya untuk kerja lembur dan selama akhir minggu karena dia berupaya untuk mengamati seluruh detail pekerjaan. Siska menginginkan segala sesuatu sempurna. Anda sudah menerima beberapa keluhan dari bawahannya. Counseling. 3. Anita adalah resepsionis di bagian produksi. Dia adalah orang yang bekerja dengan bersungguhsungguh dan telat menunjukkan rekor kerja yang baik. Dia memberikan banyak inisiatif dan antusisas terhadap pekerjaannya. Dia baru saja mendatangi kantor Anda untuk mendiskusikan masalah pribadi yang dapat menganggu pekerjaannya karena dia baru saja mengetahui bahwa ibunya sedang dalam kondisi sekarat karena penyakit kanker yang dideritanya. Dia sangat dekat dengan ibunya dan merasa sangat sedih karena kondisi ini. Counseling. 4. Susan adalah Supervisor HR di bidang rekrutmen dan sudah bekerja untuk Anda selama tiga tahun. Dia sudah menjadi bintang di perusahaan karena produktivitas unit kerjanya yang meningkat lebih dari 70 persen tahun lalu. Karena talentanya yang hebat dalam mengelola orang, Anda menawarkan dia dipromosikan menjadi Manajer HRD. Dia baru saja mendatangi kantor Anda untuk membicarakan tentang ketakutan pribadinya. Ia secara pribadi mempunyai rasa tidak aman mengenai posisi barunya. Dan hal ini membuat ia merasa tidak percaya diri serta takut bahwa ia gagal dalam posisinya yang baru. Counseling. 5. Johan salah seorang staff Pengawasan Bank sudah bekerja di grup Anda selama enam bulan. Kinerjanya berada di bawah standar dalam beberapa hal. Dia selalu datang terlambat ke tempat kerja sekurangnya dua kali setiap minggunya, sering mengganggu pertemuan departemen dan membiarkan banyak kesalahan yang harusnya dapat ia tangani. Membutuhkan Counseling. Coaching Coaching adalah proses mengarahkan yang dilakukan oleh seorang manajer untuk melatih dan
memberikan orientasi kepada karyawan tentang realitas di tempat kerja dan membantu mengatasi hambatan dalam mencapai prestasi yang optimum. Dalam bahasa Indonesia dapat diterjemahkan sebagai membina. Counseling
8
Counseling adalah proses pemberian dukungan oleh manajer untuk membantu seorang karyawan
mengatasi masalah pribadi di tempat kerja atau masalah yang muncul akibat perubahan organisasi yang berdampak pada prestasi kerja. Dalam bahasa Indonesia dapat diterjemahkan sebagai membimbing. Situasi Kerja yang Membutuhkan Coaching
Orientasi dan pelatihan bagi karyawan baru
Adanya kebutuhan untuk mengajarkan ketrampilan dalam peker jaan
Komitmen karyawan yang kurang
Konflik dengan rekan kerja
Perbaikan prestasi kerja
Perubahan dalam orientasi bisnis
Konflik karyawan dengan pelanggan
Evaluasi formal dan informal
Situasi kerja yang membutuhkan Counseling:
Terjadi perubahan organisasi
PHK
Adanya penurunan gaji, status, atau jabatan.
Karyawan merasa adanya hambatan karir
Karyawan merasa kecewa dengan atasan
Ada konflik dengan rekan kerja
Karyawan stres, jenuh, atau terlalu banyak tanggung jawab
Karyawan bimbang dengan kemampuannya
Karyawan menghindar ketika mendapat tugas.
Karyawan memiliki masalah pribadi, kadang berpengaruh pada prestasi
Karyawan mengalami kegagalan
Kemampuan karyawan yang luar biasa.
Why Coach and Counsel?
Meningkatkan kualitas dan kuantitas dalam kerja
Meningkatkan pertumbuhan karyawan 9
Meningkatkan kemampuan karyawan dalam menyelesaikan masalah
Meningkatkan keyakinan bahwa tujuan dapat dicapai
Memperkaya hasil belajar karyawan
Meningkatkan komunikasi atasan-bawahan
Tips Coaching Yang Berhasil
Perlakukan karyawan dengan hangat dan ramah
Jelaskan maksud dan tujuan pertemuan ini
Jelaskan kinerja yang membutuhkan penyempurnaan
Dengar apa yang dikatakan karyawan dan pahami perasaannya
Galilah pendapat karyawan tentang upaya penyempurnaan.
Bertanyalah dengan pertanyaan terbuka untuk memacu karyawan untuk menganalisis masalah secara spesifik
Tunjukkan perhargaan anda
Berikan usulan seperlunya
Sepakati hal yang telah disetujui bersama
Buat jadual pertemuan berikutnya.
Pantangan Untuk Coaching Yang Sukses :
Tidak bisa menjelaskan masalah yang terjadi
Tidak tahu apa yang diharapkan sebagai bagian dari perubahan
Tidak punya data yang memadai tentang kinerja saat ini
Bias
Tidak fleksibel
Kehilangan kendali saat karyawan membela diri
Kaku dan memaksa kehendak ketika ditanya contoh prestasi yang dituntut
Tidak menggali alternatif dari karyawan
Tidak mencatat masalah prestasi yang dihadapi
Tidak mampu membuat karyawan bertanggung jawab
Gagal meminta peningkatan prestasi.
Tips Counseling Yang Berhasil
10
Perlakukan karyawan dengan hangat dan ramah
Jelaskan maksud dan tujuan pertemuan
Bertanyalah dengan pertanyaan terbuka tentang hal yang dirasakan dan dipikirkan karyawan
Doronglah karyawan untk mengungkapkan alternatif pemecahan masalah
Galilah pendapat karyawan tentang konsekuensi alternatif pemecahan masalah
Hindari memberikan keputusan
Perlihatkan empati dan kepercayaan anda
Berikan dukungan mental
Teruskan pada bag SDM atau ahli lain jika masalah tidak dapat diselesaikan
Ikhtisar pertemuan dan kesepakatan.
Pantangan Untuk Counseling yang berhasil
Sudah berprasangka
Tidak berhasil memahami sudut pandang karyawan
Memberikan instruksi kepada karyawan tentang hal yang harus dilakukan
Bertindak sebagai ahli jiwa
Menunjukkan sikap yang menyepelekan masalah karyawan.
Tidak mendengarkan keluhan, tetapi langsung memberikan instruksi penyelesaian masalah
Tidak fokus
Tidak berupaya minta bantuan ahli atau bagian SDM pada kasus yang sebetulnya membutuhkan bantuan.
Yang terpenting dalam keberhasilan coaching dan counseling adalah:
Mengembangkan tanggung jawab pribadi karyawan yang bersangkutan dalam menyelesaikan masalah yang dihadapinya. Untuk itu dibutuhkan penghargaan dan dukungan. Penghargaan dan dukungan dapat dirasakan oleh karyawan jika kita bisa mengekspresikan dengan kata-kata dan bahasa tubuh yang tepat. Dalam melakukan coaching atau counseling, kemampuan memberikan umpan balik yang efektif memegang peranan penting dalam keberhasilannya.
11
Memberikan Umpan Balik
Umpan balik terburuk bersifat personal dan menilai . Umpan balik paling efektif bersifat obyektif dan deskriptif Contoh Umpan Balik
Mulai dari yang terburuk (personal dan menilai -A) hingga yang paling efektif (obyektif dan deskriptif-E) A. “Kamu tidak berguna” B. “Laporan ini tidak berguna” C. ” Isi laporan Anda jelas dan ringkas, tetapi susunan dan penyajiannya terlalu rendah mutunya untuk kelompok pembaca yang ditargetkan” D. Bagaimana pendapat Anda tentang laporan itu?” E. “Apa tujuan dasar laporan Anda?”. ” Menurut Anda, sejauh mana draft ini mencapai hal itu?”. ” Hal lain apa yang Anda rasa perlu ditekankan?”. “Siapa yang Anda lihat seba gai pembaca yang dituju?” Tips Memberikan Umpan Balik yang Efektif
Fokus pada perilaku bukan pada orangnya.
Hindari Menyampaikan sesuatu yang global, tetapi spesifik, realistis, menyertakan batas waktu.
Gunakan bahasa ‘saya’ ketimbang ‘anda’. Kata ‘anda/kamu’ cenderung memancing ‘defensiveness‘.
Pertimbangkan sebelum memberi umpan balik:
Inikah waktu yang tepat untuk memberi umpan balik?
Inikah tempat yang tepat untuk memberi umpan balik?
Inikah orang yang tepat untuk mendapatkan umpan balik ini?
Apakah cara yang terbaik untuk mengkomunikasikan pesan saya?
Apakah umpan balik saya benar-benar masuk di akal dan valid?
Masalah apa yang mungkin muncul j ika saya menyampaikan umpan balik ini? 12
Apakah umpan balik ini bisa menghancurkan hubungan yang ada?
6 Tahap dalam Memberi Umpan Balik
1. Ceritakan pada karyawan apa yang telah diamati dan dicermati. 2. Jelaskan apa yang anda rasakan mengenai perilaku karyawan dan dampaknya. 3. Umpan balik yang ‘memohon’. 4. Tunjukkan dukungan dan mintalah pendapatnya mengenai jalan k eluarnya. 5. Dapatkan komitmennya untuk meningkatkan diri. 6. Berikan ‘reafirmasi’ mengenai hal yang berkaitan dengan harga dirinya. KATA KUNCI COACHING AND COUNSELING B ersikaplah hormat terhadap karyawan I nginkan untuk menjadi atasan yang baik baginya J adilah teladan baginya A rahkan karyawan untuk bertanggung jawab terhadap keputusannya sendiri K embangkan bahasa tubuh dan situasi yang hangat-mendukung
Hal yang biasanya menghambat dalam memberikan coaching
Merasa tidak punya waktu
Tidak tahu cara menyampaikan umpan ba lik
Tidak ingin membuat karyawan takut dan bingung
Kegiatan coaching membuat saya canggung
Saya tidak pernah di’coaching’ jadi saya juga tidak tahu caranya
Saya punya banyak bawahan
Saya tidak tahu sasaran dalam melakukan coaching
Karyawan tidak suka diberi umpan balik
Karyawan seharusnya menyelesaikan masalahnya sendiri
Karyawan tidak minta bantuan dan nampaknya tidak butuh bantuan 13
Kinerja karyawan ‘hampir’ selalu diterima
Hambatan mana yang anda miliki?
Hal-hal yang biasanya menghambat dalam memberikan counseling
Merasa tidak punya waktu
Merasa tidak bisa melakukannya
Berpikir bahwa coaching adalah pekerjaan psikolog
Khawatir terjadi konflik
Merasa karyawan tidak suka nasehat
Merasa tidak perlu khawatir
Tiadak peduli
Tidak nyaman dan takut menyampaikan hal yang dirasakan
Takut salah memberikan saran dan takut disalahkan
Merasa karir karyawan adalah urusan pribadinya
Takut tidak bisa menghadapi keluhan, frustrasi dan ketidakpuasan karyawan
Hambatan mana yang anda miliki?
Gejala Menurunnya Prestasi
Produktivitas berkurang
Kualitas kerja menurun
Tidak menepati jadual
Ada penundaan tugas
Menggantungkan diri pada orang lain & meninggalkan kerja tanpa izin
Sering absen
Tidak ada inisiatif
Selalu mengeluh
Memiliki hubungan kurang baik dengan pelanggan.
Tidak mau bekerja sama
Membesar-besarkan masalah sepele
Cepat marah 14
Selalu mengeluh
Melempar kesalahan pada karyawan lain
Kurang persiapan dalam rapat dan presentasi
Tidak dapat memfokuskan diri pada tugas penting.
Penyebab Munculnya Masalah Kinerja
Kurang trampil : tidak tahu cara melaksanakannya
Kurang motivasi : tidak mau melakukannya
Kurang sumber daya: tidak memiliki sumber daya yang diperlukan
Kurang Termotivasi
Sering menjadi penyebab munculnya masalah dalam kinerja
Perlu diselediki benar apakah turunnya kinerja benar-benar karena masalah kurangnya motivasi. Selidikilah dengan bertanya:
1. Apakah anda yakin karyawan menginginkan pekerjaan ini? 2. Apakah pekerjaan benar sesuai dengan ketrampilan, nilai dan keinginan karyawan. 3. Apakah anda percaya bahwa karyawan mampu mencapai yang lebih baik. 4. Apakah anda sudah cukup memberikan umpan balik efektif kepada karyawan? 5. Apakah memang ada penurunan prestasi? Masalah Pribadi Yang Mempengaruhi Prestasi Kerja
Depresi
Kesedihan
Perselisihan
Ketergantungan
KEPEMIMPINAN DALAM ISLAM
“Sebaik-baiknya kamu adalah mereka yang kamu cintai dan mereka pun mencintai kamu; kamu menghormati mereka dan mereka menghormati kamu. Sejelek-jeleknya pemimpin kamu adalah mereka
15
yang kamu benci dan mereka pun benci kepadamu; kamu melaknat mereka dan mereka juga melaknat kamu” (Al-Hadits).
Dalam Islam prinsip kepemimpinan dirumuskan dalam prinsip khalifah. Dalam prinsip khalifah, manusia diturunkan ke bumi untuk memimpin sekaligus pemelihara alam semesta. Walau menjadi pemimpin namun tidak diperkenankan untuk berbuat seenaknya terhadap alam dan seiisinya. Dari prinsip tersebut, Islam memberi saran agar memilih pemimpin yang membimbing kehidupannya. Imam Mawardi memberikan sejumlah kriteria pemimpin yang baik, yakni memiliki ilmu, sehat panca indra, serta dapat menangkap masalah masyarakat dengan benar dan cepat. Dalam Islam mekanisme pemilihan pemimpin dilalui melalui jalan musyawarah. Pemimpin yang terpilih dalam musyawarah patut ditaati selama tidak melanggar hukum dan ajaran agama. Pemimpin yang terpilih bukan hanya bertanggung jawab kepada masyarakat yang memilihnya, tetapi juga akhirat. Rasulullah mensejajarkan pemimpin dengan para rasul yang mewakili Tuhan di bumi. Pemimpin yang melanggar aturan dan perintah Allah, maka status kepemimpinannya hanya sebatas simbol saja, dan tak patut untuk dipatuhi. Pemimpin yang melanggar amanah hanya menimbulkan keresahan dan ketidakpastian. Pengertian Kepemimpinan Islam
Imamah atau kepemimpinan Islam adalah konsep yang tercantum dalam al-Qur’an dan asSunnah, yang meliputi kehidupan manusia dari pribadi, berdua, keluarga bahkan sampai umat manusia atau kelompok. Konsep ini mencakup baik cara-cara memimpin maupun dipimpin demi terlaksananya ajaran Islam untuk menjamin kehidupan yang lebih baik di dunia dan akhirat sebagai tujuannya. Kepemimpinan Islam, sudah merupakan fitrah bagia setiap manusia yang sekaligus memotivasi kepemimpinan yang Islami. Manusia di amanahi Allah untuk menjadi khalifah Allah [wakil Allah] di muka bumi [Q.S.al-Baqarah:30], yang bertugas merealisasikan misi sucinya sebagai pembawa rahmat bagi alam semesta. Sekaligus sebagai abdullah [hamba Allah] yang senantiasa patuh dan terpanggil untuk mengabdikan segenap dedikasinya di jalan Allah. Sabda Rasulullah
“setiap
kamu
adalah
pemimpim
16
dan
tiap-tiap
pemimpin
dimintai
pertanggungjawabannya [responsibelitiy-nya]”. Manusia yang diberi amanah dapat memelihara amanah tersebut dan Allah telah melengkapi manusia dengan kemampuan konsepsional atau potensi [fitrah] [Q.S.al-Baqarah:31], serta kehendak bebas untuk menggunakan dan memaksimal potensi yang dimilikinya. Konsep amanah yang diberikan kepada manusia sebagai khalifal fil ardli menempati posisi senteral dalam kepemimpinan Islam. Logislah bila konsep amanah kekhalifahan yang diberikan kepada manusia menuntut terjalinannya hubungan atau interaksi yang sebaik-baiknya antara manusia dengan pemberi amanah [Allah], yaitu: [1] mengerjakan semua perintah Allah, [2] menjauhi semua larangan-Nya, [3] ridha [ ikhlas] menerima semua hukum-hukum atau ketentuan-Nya. Selain hubungan dengan pemberi amanah [Allah], juga membangun hubungan baik dengan sesama manusia serta lingkungan yang diamanahkan kepadanya [Q.S.Ali Imran:112]. Tuntutannya, diperlukan kemampuan memimpin atau mengatur hubungan vertical manusia dengan Sang Pemberi [Allah] amanah dan interaksi horizontal dengan sesamanya. Jika kita memperhatikan teori-teori tentang fungsi dan peran seorang pemimpin yang digagas dan dilontarkan oleh pemikir-pemikir dari dunia Barat, maka kita akan hanya menemukan bahwa aspek kepemimpinan itu sebagai sebuah konsep interaksi, relasi, proses otoritas maupun kegiatan mempengaruhi, mengarahkan dan mengkoordinasi secara horizontal semata. Konsep Islam, kepemimpinan sebagai sebuah konsep interaksi, relasi, proses otoritas, kegiatan mempengaruhi, mengarahkan dan mengkoordinasi baik secara horizontal
maupun vertikal.
Kemudian, dalam teori-teori manajemen, fungsi pemimpin sebagai perencana dan pengambil keputusan [ planning and decision maker ], pengorganisasian [organization], kepemimpinan dan motivasi [leading and motivation], pengawasan [controlling] dan lain-lain [Aunur Rahim, dk., 2001:3-4]. Uraian di atas, dapat ditegaskan bahwa, kepemimpinan Islam adalah suatu proses atau kemampuan orang lain untuk mengarahkan dan memotivasi tingkah laku orang lain, serta ada usaha kerja sama sesuai dengan al-Qur’an dan Hadis untuk mencapai tujuan yang diinginkan bersama. Beberapa Istilah Kepemimpinan dalam Islam
Dalam Islam, kepemimpinan sering dikenal dengan perkataan khalifah yang bermakna “wakil” [QS.al-Baqarah:30]. Mustafa al-Maraghi, mengatakan khalifat adalah wakil Tuhan di muka 17
bumi [khalifah fil ardli ]. Rasyid Ridla al-Manar, menyatakan khalifah adalah sosok manusia yang dibekali kelebihan akal, pikiran dan pengetahuan untuk mengatur. Istilah atau perkataan khalifah ini, mulai popular digunakan setelah Rasulullah saw wafat. Dalam istilah yang lain, kepemimpinan juga terkandung dalam pengertian “Imam”, yang berarti pemuka agam dan pemimpin spritual yang diteladani dan dilaksanakan fatwanya. Ada juga istilah “ amir ”, pemimpin yang memiliki kekuasaan dan kewenangan untuk mengatur masyarakat. Dikenal pula istilah “ulil amir” [jamaknya umara]
yang disebutkan dalam surat al-Nisa [59] yang bermakna penguasa,
pemerintah, ulama, cendekiawan, pemimpin atau tokoh masyarakat yang menjadi tumpuan umat. Dikenal pula istilah wali yang disebutkan dalam surat al-Maidah ayat [55]. Dalam hadis Nabi dikenal istilah ra’in yang juga diartikan pengelolaan dan pemimpin. Istilah-istilah tersebut, memberi pengertian bahwa kepemimpinan adalah kegiatan menuntun, memandu dan menunjukkan jalan menuju tujuan yang diridhai Allah. Istilah khalifah dan “amir” dalam kontek bahasa Indonesia disebut pemimpin yang selalu berkonotasi pemimpin formal. Apabila, kita merujuk dan mencermati firman Allah swt dalam surat al-Baqarah ayat 30, yang artinya: “Ingatlah ketika Tuhanmu berfirman kepada para malaikat, “Aku akan menciptakan khalifah di bumi. “Meraka bertanya [keheranan], Mengapa Engkau akan menciptakan makhluk yang akan selalu menimbulkan kerusakan dan pertimpahan darah, sementara kami senantiasa bertasbih memuji dan menyucikan Engkau?” Allah berfirman, “Aku Mahat ahu segala hal yang tidak kemau ketahui”. Dalam pengertian ini dapat disimpulkan bahwa
kepemimpinan Islam secara mutlak bersumber dari Allah swt yang telah menjadikan manusia sebagai khalifah fil ardli. Maka dalam kaitan ini, dimensi kontrol tidak terbatas pada interaksi antara yang memimpin [umara] dengan yang dipimpin [umat ], tetapi baik pemimpin maupun rakyat [umat ] yang dipimpin harus sama-sama mempertanggungjawabkan amanah yang diembannya sebagai seorang khalifah Allah , secara komprehensif [Aunur Rahim, dk., 2001:4-5]. Dalam sejarah kehidupan manusia sangat banyak pengalaman kepemimpinan yang dapat dipelajarinya. Dalam Hadis Nabi, “ setiap kamu adalah pemimpin” dan terlihat dalam pengalaman sehari-hari manusia telah melakukan unsur-unsur kepemimpinan seperti “mempengaruhi, mengajak, memotivasi dan mengkoordinasi” sesama mereka. Pengalaman itu perlu dianalisis
untuk mendapatkan pelajaran yang berharga dalam mewujudkan kepemimpinan yang efektif. “Untuk memahami kepemimpinan secara empiris, perlu dipahami terlebih dahulu tinjauan segi terminolgi -nya. Sacara etomologi [asal kata] menurut kamus besar Bahasa Indonesia, berasal dari
18
kata “pimpin” dengan mendapat awalan “me” yang berarti menuntun, menunjukkan jalan dan membimbing. Perkataan lain yang disamakan artinya yaitu mengetuai, mengepalai, memandu dan melatih dan dalam bentuk kegiatan, maka si pelaku disebut “pemimpin”. Maka dengan kata lain, pemimpin adalah orang yang memimpin, mengetuai atau mengepalai. Kemudian berkembang pula istilah “kepemimpinan” [dengan tambahan awalan ke] yang menunjukkan pada aspek kepemimpinan” [Aunur Rahim, dk., 2001:4-5].
4. Teori Kelahiran Pemimpin Para ahli teori kepemimpinan telah mengemukakan beberapa teori tentang timbulnya Seorang Pemimpin. Dalam hal ini terdapat 3 [tiga] teori yang menonjol [Sunindhia dan Ninik Widiyanti, 1988:18], yaitu [a] teori genetis, [b] teori sosial, dan [c] teori ekologis.
a. Teori Genetik Penganut teori ini berpendapat bahwa, “pemimpin itu dilahirkan dan bukan dibentuk” [Leaders are born and not made ]. Pandangan terori ini bahwa, seseorang akan menjadi pemimpin karena “keturunan” atau ia telah dilahirkan dengan “membawa bakat” kepemimpinan. Teori keturunan ini, dapat saja terjadi, karena seseorang dilahirkan telah “memiliki potensi” termasuk “memiliki potensi atau bakat” untuk memimpin dan inilah yang disebut dengan faktor “dasar”. Dalam realitas, teori keturunan ini biasanya dapat terjadi di kalangan bangsawan atau keturunan raja-raja, karena or ang tuanya menjadi raja maka seorang anak yang lahir dalam keturunan tersebut akan diangkan menjadi raja.
b. Teori Sosial Penganut teori ini berpendapat bahwa, seseorang yang menjadi pemimpin dibentuk dan bukan dilahirkan [ Leaders are made and not born ]. Penganut teori berkeyakinan bahwa semua orang itu sama dan mempunyai potensi untuk menjadi pemimpin. Tiap orang mempunyai potensi atau bakat untuk menjadi pemimpin, hanya saja paktor lingkungan atau faktor pendukung yang mengakibatkan potensi tersebut teraktualkan atau tersalurkan dengan baik dan inilah yang disebut dengan faktor “ajar” atau “latihan”. Pandangan penganut teori ini bahwa, setiap orang dapat dididik, diajar, dan dlatih untuk menjadi pemimpin. Intinya, bahwa setiap orang memiliki potensi untuk menjadi pemimpin, 19
meskipun dia bukan merupakan atau berasal dari keturunan dari seorang pemimpin atau seorang raja, asalkan dapat dididik, diajar dan dilatih untuk menjadi pemimpin.
c. Teori Ekologik Penganut teori ini berpendapat bahwa,
seseorang akan menjadi pemimpin yang baik
“manakala dilahirkan” telah memiliki bakat kepemimpinan. Kemudian bakat tersebut dikembangkan melalui pendidikan, latihan, dan pengalaman-pengalaman yang memungkinkan untuk mengembangkan lebih lanjut bakat-bakat yang telah dimiliki. Jadi, inti dari teori ini yaitu seseorang yang akan menjadi pemimpin merupakan perpaduan antara faktor keturunan, bakat dan lungkungan yaitu faktor pendidikan, latihan dan pengalamanpengalaman yang memungkinkan bakat tersebut dapat teraktualisasikan dengan baik. Selain ketiga teori tersebut, muncul pula teori keempat yaitu Teori Kontigensi atau Teori Tiga Dimensi. Penganut teori ini berpendapat bahwa, ada tiga faktor yang turut berperan dalam proses perkembangan seseorang menjadi pemimpin atau tidak, yaitu: [1] Bakat kepemimpinan yang dimilikinya. [2] Pengalaman pendidikan, latihan kepemimpinan yang pernah diperolehnya, dan [3] Kegiatan sendiri untuk mengembangkan bakat kepemimpinan tersebut. Teori ini disebut dengan teori serba kemungkinan dan bukan sesuatu yang pasti, artinya seseorang dapat menjadi pemimpin jika memiliki bakat, lingkungan yang membentuknya, kesempatan dan kepribadian, motivasi dan minat yang memungkinkan untuk menjadi pemimpin. Menurut Ordway Tead, bahwa timbulnya seorang pemimpin, karana : [1] Membentuk diri sendiri [ self constituded leader, self mademan, born leader ] [2] Dipilih oleh golongan, artinya ia menjadi pemimpin
karena jasa-jasanya, karena kecakapannya, keberaniannya dan sebagainya terhadap organisasi. [3] Ditunjuk dari atas, artinya ia menjadi pemimpin karena dipercaya dan disetujui oleh pihak atasannya
20
Reference :
Buhler Patricia, Management Skills. 2004, Jakarta: Prenada. Hersey Paul and Kenneth Blanchard. Situational Leadership . Mondy R. Wayne and Robert M. Noe, Human Resource Management . 1990. Massachusetts: Allyn and Bacon. Aunur Rohim Fakih, dk., 2001, Kepemimpinan Islam, UII Press, Yogyakarta. Bachrub Rangkuti, Kepemimpinan Muhammad Rasulullah, t.p. Hadari Nawawi, 1993, Kepemimpinan Menurut Islam, Gadjah Mada University Press, Yogyakarta. Mochammad Teguh, dkk., 2001, Latihan Kepemimpinan Islam Tingkat Dasar [LKID] , UII Press, Yogyakarta. Imam Mujiono, 2002, Kepemimpinan dan Keorganisasian, UII Press, Yogyakarta.
21
