EVA EV ALUASI KINE KINERJA RJA (
COACHING, COUNSELING, AND MENTORING) Koordinator : Erlin Trisyulianti, STP, M.Si Tim Tea!in" : #r. Ir An""raini Su$ma%ati, MM Linda%ati Karti$a, SE, M.Si
Menurut anda sebagai calon Seorang Manager, Apa yang harus anda lakukan untuk mengatasi permasalahan Kinerja karyawan dibawah standar ?
Proses Persia&an dan Pen'ad%alan Kiner'a Penjadwalan Idealnya
menjadwalkan evaluasi setiap mendekati akhir tahun iskal! atau sekitar periode dimana perusahaan dan unit"unit kerjanya sedang menyusun sasaran serta tujuan untuk tahun berikutnya#
Keuntungannya
adalah pertemuan evaluasi ini bergilir untuk masing"
masing orang# Kerugiannya
adalah akan lebih sulit untuk menghubungkan tujuan perseorangan dengan proses perencanaan kinerja untuk tahun berikutnya#
Proses Persia&an dan Pen'ad%alan Kiner'a Persiapan Kinerja Mempersiapkan
karyawan
$apat
dilakukan dengan membuat perjanjian untuk mengadakan pertemuan dengan seorang karyawan %minimal & minggu sebelumnya'#
Mempersiapkan
diri sendiri
Mengingatkan
diri sendiri meningkatkan kinerja# Mengkaji
ulang dokumen menyegarkan kembali ingatan#
untuk
okus
rencana
kepada
kinerja
tujuan
karywan
yaitu untuk
Pertemuan E(aluasi a# Menentukan iklim pertemuan dan okusnya# b# Mempergunakan rencana kinerja ataupun ormulir penilaian %rating form' untuk melakukan evaluasi# c# Mulai diagnosis kinerja# d# Menyusun rencana untuk masa depan# e# Mendokumentasikan perbincangan#
#ia"nosis Kiner'a $iagnosis
kinerja adalah suatu proses yang kita gunakan bersama seorang karyawan untuk menentukan penyebab keberhasilannya dan ! penyebab kesulitan yang dialaminya#
(ujuan
) mengidentiikasi penyebab dari berbagai masalah, sehingga masalah"masalah dapat disingkirkan atau diatasi#
#ia"nosis Penye)a) Su$ses dan Kuran" Su$sesnya Penin"$atan Kiner'a a# *aktor"aktor individual
(ingkat motivasi
Komitmen
Keahlian
Pengetahuan
Keterampilan
Kemampuan berpikir
b# *aktor"aktor sistem
Alur kerja yang buruk
+irokrasi yang berlebihan
Komunikasi yang jelek
Peralatan dan perlengkapan yang tidak memadai
Lan"$a!*lan"$a! #ia"nosis+ Penin"$atan Kiner'a
a$u&an Time -rame oa!in", ounselin" dan Mentorin"
Mentoring oaching ounseling Past
Present
-uture
-ambar # (ime rame coaching, counseling dan mentoring Sumber ) (homas and (homas %&../'
Lan"$a!*lan"$a! Penin"$atan Kiner'a oa!in", ounselin" and Mentorin"/
Peningkatan kinerja karyawan dapat dilakukan dengan tiga %0' cara yaitu 1 2#oaching &#ounseling 0#Mentoring
oa!in" Pem)inaan' Proses dua arah dimana manajer melalui aktivitas diskusi langsung memberi kesempatan pada bawahan untuk membicarakan masalah"masalah prestasi kerja# ontoh ) 3 Peningkatan kesalahan 3 (enggat waktu tidak terpenuhi 3 4anya memenuhi standar minimum 3 Potensi yang belum terealisasikan 3 Kemampuan melakukan lebih baik
oa!in" Pem)inaan' $ilihat dari sudut kinerja, ada dua %&' jenis coaching) 1)Remedial atau Improvement Coaching oaching yang dilakukan pada seseorang yang kinerjanya belum mencapai standar yang ditentukan oleh atasannya# Atasan akan membahas masalah atau kekurangan dari bawahan# 2)Developmental Coaching oaching yang dilakukan agar seseorang yang telah memiliki kinerja yang memuaskan dapat berkembang lebih lanjut# Atasan membantu bawahannya mencapai tujuannya lebih tepat#
oa!in" yan" E0e$ti0 Prinsip dasar coaching yang harus diperhatikan# 2#*ormat harus bersiat rahasia, $ijadwal ulang secara berkala, berisi pertemuan tatap muka yang memberi kesempatan bagi coachee untuk mengekspresikan dan menghadapi keyakinan, perspekti, dan emosi yang menghambat serta mendorong munculnya perspekti dan keahlian baru#
oa!in" yan" E0e$ti0 &# Pendekatan yang bersiat menyeluruh# oaching mendorong munculnya ekspresi diri secara penuh baik dalam hal pekerjaan maupun kehidupan pribadi# 0# Asumsi dasar coaching# Manusia adalah kreati, cerdas, dan ingin memberikan kontribusi serta diakui karena bakat mereka yang unik# Seorang coach beroperasi pada asumsi"asumsi dasar ini, yang menghargai martabat manusia, membangun kepercayaan dan membantu klien melihat sesuatu sebagai kesempatan untuk pembelajaran#
oa!in" yan" E0e$ti0 5# oaching menyadarkan klien $alam hal ini coach akan memberikan pengaruh yang mereka miliki terhadap orang lain, dan memberi inspirasi bagi mereka untuk bertanggung jawab atas apa yang dilakukan daripada sekedar menyalahkan pihak lain# /# Sumber daya yang diperlukan untuk coaching# -unakan pertanyaan, penyelidikan, penilaian, klariikasi nilai, latihan memahami tujuan hidup, struktur dan alat"alat lain untuk meningkatkan dan mengukur kinerja#
oa!in" yan" E0e$ti0 6# (ujuan dan rencana aksi# Salah satu tema coaching adalah menyesuaikan tujuan dan rencana aksi dengan nilai"nilai personal dan organisasi# Intinya adalah menciptakan tujuan bermakna yang memberi inspirasi untuk bertindak#
7# Struktur akuntabilitas# Struktur diimplementasikan guna memberi dukungan bagi klien untuk melakukan apa yang mereka katakan# Pertanyaan populer yang muncul dalam coaching adalah, 8+agaimana saya tahu anda melakukannya?8 Pertemuan mingguan, e"mail, dan telepon misalnya, dapat digunakan untuk memantau kemajuan yang diraih#
oa!in" yan" E0e$ti0 9# Pengakuan dan perayaan# oach mengingatkan coachee untuk juga memokuskan kepada hal"hal positi, saat mereka berhubungan dengan orang"orang dan situasi sulit# Merayakan keberhasilan dan mengakui kontribusi yang diberikan baik oleh individu maupun tim adalah alat kehidupan dan manajemen yang masih sering diabaikan#
oaching bermanaat bila peserta program mau berusaha mengembangkan potensinya dan terdapat kesenjangan antara apa yang diharapkan dengan kondisi yang ada sekarang# :ntuk mencapai hal ini, pihak coach dan peserta coaching perlu memecahkan masalah secara bersama, menumbuhkan semangat baru, serta merancang rencana tindakan
Peran oa! $alam coaching, pemimpin memiliki peran sebagai coach# Sebagai coach, pemimpin memiliki beberapa peranan, antara lain ) Menciptakan
lingkungan yang nyaman sehingga sta dapat melihat dengan jelas dirinya sendiri# aranya adalah dengan mendengarkan, bertanya, mereleksikan kembali, memberikan tantangan dan membekali sta# Menjelaskan tujuan dari coaching # Mengidentiikasi jarak antara kemampuan sta saat ini dengan apa yang diharapakan# Membantu sta dalam membuat perencanaan dan tindakan untuk menghilangkan jarak yang ada# Memahami dan mengantisipasi hambatan yang ada# Memberikan dukungan untuk memastikan semua berjalan#
Peran oa! :ntuk melaksanakan peran tersebut, sorang pemimpin harus memiliki beberapa kemampuan yang dibutuhkan dalam melakukan coaching # Kemampuan tersebut antara lain ) Kemampuan
pemimpin untuk observasi Keahlian pemimpin untuk mendukung, mengatur anggota team Keahlian pemimpin untuk menyimak Keahlian pemimpin untuk berkomunikasi dengan anggota team Pemimpin harus mempunyai rasa emphati yang kuat Pemimpin harus mempunyai kesabaran Memimpin tanpa menghakimi
ounselin" Pem)im)in"an' Proses dua arah dimana manajer melalui aktivitas diskusi langsung memberi kesempatan pada bawahan untuk membicarakan masalah"masalah pribadi yang penting bagi mereka yang langsung atau tidak langsung mempunyai dampak pada pekerjaan ontoh ) Keterlambatan atau absen kronis ;motional berlebihan Perilaku aneh
*aktor"aktor pendukung ounseling $alam
melakukan konseling, ada beberapa aktor yang mendukung# *aktor < aktor tersebut antara lain )
1. Inisiati0 Inisiati dapat dilihat sebagai motivasi untuk berubah# (idak semua orang atau sta bersikap kooperati jika ingin membantunya# Konseling bersiat pribadi dan memang cenderung membahas masalah pribadi yang mempengaruhi kinerja sta# =leh sebab itu biasanya akan terjadi communication anxiety, dimana sta enggan berbagi pada pemimpinnya# Penolakan dalam konseling dapat dibagi menjadi &, yaitu sta enggan %reluctant ' dan klien yang resisten % resistent '#
*aktor"aktor pendukung ounseling 2. Settin" -isi$ Setting
isik yang dimaksud disini adalah situasi sekitar tempat anda melakukan konseling# Konseling sebaiknya dilakukan ditempat dimana sta yakin bahwa tidak ada orang yang dapat mengetahui masalah yang akan dibicarakan atau ditempat yang aman# 3. Kualitas Sta00 Secara
singkat, jenis sta yang dianggap akan sukses dalam konseling adalah yang memiliki cirri"ciri berikut ) 4AVIS %Y oung, Attractive, V erbal, I ntelligent, S uccessful '# $an sta yang cenderung gagal dalam konseling adalah yang memiliki cirri"ciri 56UN# %H omely, O ld, U nintelligent, N onverbal, Disadvantaged ' dan #U# %Dumb, U nintelligent, Disadventaged ' 7. Kualitas Konselor &emim&in/ Pemimpin
dalam melakukan konseling membutuhkan beberapa karakteristik sebagai berikut ) self-aareness, kejujuran, kongruensi, kemampuan untuk berkomunikasi, trustorthiness, attractiveness!
*aktor"aktor Penghambat ounseling Ada )e)era&a 0a$tor yan" menye)a)$an $onselin" $uran" )er!asil, antara lain :
2'Mempunyai pendapat terlebih dahulu mengenai masalah# &'Memiliki pendapat sendiri atas pilihan karyawan dan menilai keputusan tersebut berdasarkan nilai"nilai yang dianut menejer# 0'Memberitahukan apa yang harus mereka lakukan# 5'Mencoba mendiagnosa atau >mengobati karyawan# /'Merendahkan masalah atau kesedihan dengan kata"kata klise, seperti >tidak usah sedih# 6'(idak ikut merasakan masalah atau perasaan karyawan# 7'Mengalihkan okus ke masalah atau perasaan diri sendiri# 9'(erlalu merasakan masalah dan perasaan karyawan# @'Menyelamatkan karyawan dengan mengambil alih tanggung jawab# 2.'(idak berkonsultasi dengan bagian lain yang terkait#
Mentoring Proses dimana karyawan %berprestasi tinggi' memperoleh tambahan pengetahuan, keterampilan dan kemampuan agar mereka menjadi panutan dan pelatih#
(ujuan dan Prinsip Mentoring
(ujuan sebagai upaya pencapaian kinerja yang melampaui standar!harapan, biasanya dilaksanakan saat orientasi kerja dan promosi jabatan#
Prinsip mentoring ) relasi individu dengan organisasi dan merealisasikan kemampuan potensial individu atau resolusi dari masalah personal yang berkaitan dengan kebutuhan organisasi
(ahapan"tahapan Mentoring a! Initiation , terjadi ketika suatu relasi mulai diasumsikan penting bagi kedua belah pihak, yaitu bagi pihak mentor dan mentee# b! Cultivation, ikatan antara mentor dan mentee semakin dalam dan mentee tersebut menunujukkan perorma kerja yang meningkatkan# c! "eparation, dimulai ketika mentee merasa bahwa dia bisa berdiri sendiri tanpa bantuan dari mentor atau ketika terjadi perubahan peran dalam relasi tersebut# d! Redefinition, terjadi jika ase separaation berhasil
Per)edaan Coaching, Counseling dan Mentoring -a$tor
oa!in"
ounselin"
Mentorin"
Inisiati
+iasanya dari manajer
+iasanya dari karyawan
+iasanya dari karyawan atau manajer
Pelaksanaan
$ilakukan secara rutin
Saat ada masalah atau karyawan merasa perlunya penyelesaian atas suatu masalah
$ilakukan setelah promosi atau ada tugas yang menantang
=rientasi
$ilakukan secara rutin
Masalah pribadi atau pekerjaan
Memperluas wawasan! alternati! sudut pandang lain#
ontinue -a$tor
oa!in"
ounselin"
Mentorin"
Kegiatan
Positi atau korekti, penekanan pada telling, training , dan teaching oleh manajer
Manajer lebih berperan sebagai pendengar akti
+erbagi pengalaman
Manajer memberikan nasehat spesiik pada apa dan bagaimana mengerjakannya
Menghindari memberikan naasehat spesiik, membantu karyawan menyelesaikan masalahnya
Manajer lebih pada pemberian contoh atau mengerjakan bersama karyawan
(ujuan untuk peningkatan kinerja karyawan sebagai individu atau pun kelompok
(ujuan untuk penyelesaian masalah spesiik atau mengurangi ketegangan %relieve tension' karyawan
(ujuan untuk pencapaian kinerja yang melampaui harapan! standar
(ujuan
