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CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
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OBJETIVOS DEL PROCESO
PROCESO
GESTIÓN DE NOMINA Y NOVEDADES DE PERSONAL
1.Gestión de Nómina y novedades de personal: Gara Garant ntiz izar ar el pago pago opor oportu tuno no de los los sala salari rios os,, prestaciones, aportes de seguridad social y demás emolumentos a que tengan derecho los funcionarios de la empresa: XXXXXX
POLITICAS DEL PROCESO 2.
ºRESPONSABLE
COORDINADOR GRUPO DE TALENTO HUMANO
Gestión de Nómina y novedades de personal: Cont Contam amos os con con un sist sistem ema a ( ) para para la liquidación de salarios, prestaciones sociales y demá demáss emolu emolume ment ntos os prop propio ioss de la nómi nómina na y temas relacionados, de acuerdo con la normatividad vigente .
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FUENTES
Funcionarios Gestión de Nómina y Novedades de Personal Entidades Financieras, Caja de Compensación Familiar Cooperativas y Fondos Entidades promotoras de salud,
ENTRADAS
ACTIVIDADES
1.Planillas de Planear: registro de Horas Extras Elaborar el cronograma para la 2.Documentos recepción de novedades pago de de Novedades nómina y novedades. de Personal Diseñar el plan de actividades (vinculación, para la elaboración mensual de renuncias, la nómina vacaciones, Calcular el presupuesto de licencias, Gastos de Personal para cada incapacidades, periodo y seguimiento trimestral terminación de del gasto por rubros. contratos, embargos, Permisos remunerados y Hacer: no remunerados, etc.). Clasificar y codificar las •
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3.Solicitudes
de
novedades de personal vacaciones y horas extras.
Fecha:
SALIDAS
1. Liquidación de horas extras 2. Liquidación de consolidación de cesantías anuales. 3. Liquidación de incapacidades. 4. Liquidación de Provisiones para prestaciones sociales 5. Reportes para el pago de seguridad social, aportes parafiscales 6. Comprobantes de pago de nómina y demás prestaciones 7. Nómina 8. Nóminas
CLIENTES
Funcionarios de la empresa. Area de Gestión Financiera y Contable EPS ISS Fondo Pensiones ARL SENA ICBF Caja de Compensaci ón Familiar
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fondos de pensiones ARL
Entidades Externas para descuentos de nómina. 4.Formularios de Afiliaciones o traslados de Fondos, EPS, incapacidades, licencias por maternidad o paternidad).
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Ingresar las novedades nómina al sistema.
Fecha:
de
Generar, revisar y elaborar las nóminas correspondientes. Generar los reportes para el pago de nómina por parte del grupo de Gestión Financiera y Contable. Generar los reportes para el pago de seguridad social, aportes parafiscales Realizar el trámite de certificados de ingresos y retenciones. Realizar la consolidación de cesantías Elaborar estudios de retención en la fuente. Traslados de EPS, Fondos de Pensiones, Tramitar autorización para pago de cesantías parciales y definitivas.
Adicionales (Liquidación Definitiva, Ingresos posteriores a la elaboración de nómina y otros). 9. Planilla unificada para pago de salud y pensión 10. Certifica dos de ingresos y retención en la fuente 11. Reportes de Pago de Nómina 12. Estudios de Retención en la Fuente.
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CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
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Verificar: •
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Mantener el sistema de nómina adecuadamente haciendo los backups correspondientes. Revisar que las novedades de personal cumplan con requisitos. Cruzar la nómina contra las novedades. Confirmar que los reportes de las nóminas estén acordes para la realización del pago. Validar los reportes de seguridad social y aportes parafiscales. Verificar que todos los certificados de ingresos y retenciones cumplan con la información requerida, para el personal que laboró en el año inmediatamente anterior. Verificar que los estudios de retención en fuente cumplan con la normatividad y se realicen en los tiempos establecidos de
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CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
•
Versión: Fecha:
norma. Verificar las liquidaciones anuales de cesantías
Actuar: •
Tomar las medidas preventivas y correctivas de acuerdo con los resultados de las actividades de verificación
CARACTERÍSTICA DE CALIDAD DE LA ENTRADA
CARACTERÍSTICA DE CALIDAD DE LA SALIDA
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CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Aplicación Completa Coherencia Oportunidad Actualizar Confiable Divulgación Legalidad
Ejecución de un procedimiento, formato o modelo sugerido Que cumple con todos los requisitos técnicos y legales Conexión, relación o unión de unas cosas con otras. Conveniencia de tiempo y lugar. Que se sucede en el tiempo planeado Mantener vigente Datos basados en evidencias objetivas. Dar a conocer a los clientes naturales y partes interesadas. Principio jurídico en virtud del cual se actúa de acuerdo con las leyes establecidas o aceptadas
INDICADORES
Actualizar Aplicación Completa Oportunidad
Fecha:
Mantener vigente Ejecución de un procedimiento, formato o modelo sugerido Que cumple con todos los requisitos técnicos y legales Conveniencia de tiempo y lugar. Que se sucede en el tiempo planeado.
Confiable
Datos basados en evidencias objetivas.
Legalidad
Principio jurídico en virtud del cual se actúa de acuerdo con las leyes establecidas o aceptadas.
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DE
GESTION
GESTIÓN DE NÓMINA Y NOVEDADES DE PERSONAL
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CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Por variación de los días de fecha de pago
Eficacia
Variación de Fecha fechas programada / oportunas fecha real de de pago
Cero (0) días
Fecha:
± 2 días
Trimestral
Responsable:
Trimestral
Responsable:
CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS LABORALES Certificaciones y las constancias laborales emitidas.
Eficacia
% de Certificaci ones tramitada s
JERARQ UIA
Asesor que cumple las veces de Coordinador de Grupo
100%
REQUISITOS DE NORMA (NORMOGRAMA)
RECURSOS HUMANOS
•
No. de Certificaciones tramitadas/Certifi caciones solicitadas
Ley
NUME RO
FECH A DD/MM /AA
TITULO
50
1990
Mediante la cual ……
100%
MODELOS Y FORMATOS
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CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
•
Profesional Universitario
•
Técnico Administrativo
•
•
Ley
789
Ley
100
Por la cual
1993
Auxiliar Administrativo Secretaria
Ley
1562
Fecha:
2012
Por la cual se crea el Sistema de Seguridad Social y se dictan otras disposicione s
Por la cual
TH-F-01 Modelo Contrato a término indefinido.
TH-F-02 Modelo Contrato a término fijo
TH-F-03 Reconocimiento y liquidación de horas extras, dominicales, festivos y descanso compensatorio..
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CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Ley
995
2005
Por medio de la cual se reconoce la compensaci ón en dinero de las vacaciones de los trabajadores del sector privado y a los empleados y trabajadores de la administraci ón pública en sus diferentes órdenes y niveles.
Fecha:
TH-F.04 Certificaciones laborales.
TH-F-05 Acta para no laborar los sábados
TH-F-06 Acuerdo para pagos de auxilios extralegales no salariales
TH-F-07 Modelo Certificación laboral
TH-F-08 Formato Unico Nacional autorización trabajo menores de edad
TH-F-09 Solicitud compensación en dinero de las vacaciones.
TH-F-10 Edicto – Aviso de trabajador fallecido para pago de salarios y prestaciones sociales.
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Código: THVersión:
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Ley
1010
2006
Decreto
3135
1968
Por medio de la cual se adoptan medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamient os en el marco de las relaciones de trabajo. Por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el sector privado
Fecha:
TH-F-11 Comprobante de pago intereses sobre cesantías.
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Código: THVersión:
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Resolu ción
0927
RECURSOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS FÌSICOS
puestos de trabajo acordes
TÈCNOLOGICOS
REQUERIMIENT O
Fecha:
2006
Por medio de la cual se reglamentan los mecanismos de prevención de acoso laboral MECANISMOS DE CONTROL-INFORMES NOMBRE INFORME
RESPONSABLE DE SU ELABORACIÒN
RESPONSABLE DE REVISAR Y/O AUTORIZAR
UBICACIÒN
REQUERIMIE NTO LEGAL
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Código: THVersión:
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
con las actividades a desarrollar
Equipo (s) de cómputo puntos de red Comunicaciones Transporte e información Internet e intranet Fax
ENTES DE CONTROL
Fecha:
Controles y revisiones a las Nóminas
IDENTIFICACIÒN DE RIESGOS PROCESO RIESGOS
DESCRIPCIÒN
CAUSAS
EFECTOS
FRECUENC IA
GRAVEDA D
CALIFICACIÒ N
EVALUACI ÒN
C0NTROL
GESTIÓN DE NÓMINA Y NOVEDADES DE PERSONAL Daños en el sistema soporte para la evaluación de la nómina
Puede ocurrir que el sistema presente una avería o daño lo que impida la elaboración oportuna de la nómina
Falta de mantenimiento que permita detectar posibles fallas.
Que no se pueda realizar el trámite y pago de nómina oportunam ente
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. Prote ger a la Empr esa
Mantenimie nto y actualizació n periódica de los sistemas
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CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Oportunidad en disponibilidad de fondos para el pago de la nómina
Se puede Falta presentar que reprevisión no se cuente planeación con los recursos oportunament e
Que no se o pueda realizar el pago oportunam ente
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Fecha:
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Prote ger a la empr esa
Realizar oportunam ente el control y proyeccion es de los diferentes rubros para garantizar el pago mensual de la nómina
CONTROL DEL RIESGO CONTROL
CONTROL ACTUAL
ACCIONES A IMPLEMENTAR
RESPONSA BLE
FECHA INICIAL FECHA FINAL
REGISTROS DE AUDITORIA
Permanent e
Registro de Mantenimiento
GESTIÓN DE NÓMINA Y NOVEDADES DE PERSONAL Mantenimiento y actualización periódica de los sistemas
Se controla el Sistema
Realizar mantenimiento actualización
y
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Código: THVersión:
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Realizar oportunamente el control y proyecciones de los diferentes rubros para garantizar el pago mensual de la nómina
Se mantiene rubros para el pago mensual de nómina
Realizar oportunamente las proyecciones para el pago
Fecha:
Mensual
Proyecciones pago mensual de nómina.
POLÌTICAS DE ADMINISTRACIÒN DEL RIESGOS RIESGOS
POLÌTICA GESTIÓN DE NÓMINA Y NOVEDADES DE PERSONAL
Mantenimiento y El Hardware y Software se mantiene adecuadamente previendo los riesgos que impidan elaborar la actualización periódica nómina de los sistemas
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Código: TH-
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Versión: Fecha:
CONTROL DE CAMBIOS FECHA
CAMBIO GESTIÓN DE NÓMINA Y NOVEDADES DE PERSONAL Se diseña la propuesta para planear, ejecutar, verificar y evaluar el proceso de gestión de nómina y novedades de personal de la empresa. La cual contiene el objetivo, la política, las actividades, las características de la información de entrada y salida, los 30 de indicadores de gestión, los recursos humanos, los requisitos normativos, los modelos y noviembre de formatos sugeridos, los recursos físicos y tecnológicos, la identificación de riesgos, el 2012 control de riesgo y, las políticas de administración de riesgos. Elaboró
VERSIÓN
V01
Revisó y Aprobó
OFELMA AVELLANEDA CORANTI
Grupo de Gestión Humana. Empresa Didáctica __________________________ SENA - CGA
Instructor – Asesor Grupo de Gestión Humana
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