Metodología para el diseño y anál análiisis sis de estructura organizativa de
mantenimiento •
La efici eficienc encia ia orga organi niza zaci ciona onall de Mant Manten enim imie ient ntoo depen depende de de vari varias as vari variab able less interd interdepen ependie diente ntes. s. Alguna Algunass de estas estas incluy incluyen: en: estruct estructura ura organi organizaci zacional onal,, metas metas y objetivos, procesos de comunicacin, políticas y procedimientos, procesos de trabajo !metod !metodolog ología" ía" y sistem sistemas as de emplea empleados. dos. Las organi organizaci zaciones ones de Manten Mantenimi imient entoo funcionan a tres niveles principales: nivel organizacional !relaciones funcionales y estructurales", nivel de proceso !actividades de trabajo" y nivel de ejecutor de trabajo !trabajador individual".
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La inefectividad de un nivel puede impactar negativamente otro nivel. #or ejemplo, acti activid vidad ades es de trab trabaj ajoo defi defini nidas das pob pobrem remen ente te,, como como la falta falta de plan planif ific icaci acin n o programacin, pueden dificultar el desempeño y actitud de un individuo.
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$n elemento es desarrollar un proceso para concebir y comunicar la filosofía de mantenimiento incluyendo la misin refinada, metas, direccin, enfo%ue, propsito, etc.
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$na estrategia utilizada frecuentemente puede involucrar la asignacin de recursos de mantenimiento más cerca del área real de trabajo como una cobertura de zona o área &sto ma'imiza la familiarizacin con el e%uipo, el personal de operaciones en esa área y promueve el sentido de propiedad
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&sto puede o no incluir la descentralizacin del mantenimiento (acia un control parcial
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o total por el personal de operaciones. )ea como sea, la ma'imizacin de la productividad y utilizacin del trabajo es clave. $n análisis proviene de las rdenes de trabajo, salida de materiales de almacenes, registros de fallas y paradas de e%uipos y del (istorial de los e%uipos y se resume con una frecuencia mensual constituy*ndose en un informe a la +erencia de rea. &l análisis de la informacin procesada permite detectar los siguientes aspectos: - ostos de mantenimiento por periodo discriminados en mano de obra directa e indirecta y materiales clasificados por e%uipo, línea de produccin y globales para la planta. - /iempos de parada por mantenimiento, vol0menes de produccin y disponibilidad discriminados por e%uipo, línea de produccin, etc. on base es estos dos aspectos: - )e identificarán las unidades, líneas con los mayores costos de mantenimiento y1o tiempos de parada más prolongados. - )e verificará la evolucin de estos indicadores. - )e seleccionan las tres !2" unidades y1o líneas con mayores costos de mantenimiento y1o menor disponibilidad a efectos de priorizar las acciones tendientes a optimizar rápidamente su comportamiento. - )e compararán los costos de mantenimiento de unidades, líneas y plantas similares ubicadas en distintos lugares y1o pertenecientes a otras empresas. - )e compararán los costos del mantenimiento programado contra los costos del no programado y de la disponibilidad alcanzada para los e%uipos en cuestin. - )e compararán los costos de mano de obra y materiales por e%uipo y1o línea productiva.
/*cnicas de organigramas. $na direccin o divisin de mantenimiento eficiente y eficaz, debe ser capaz de proporcionar, en forma segura y oportuna, un servicio de mantenimiento adecuado a todas las dependencias de la organizacin. &l gerente de mantenimiento tiene %ue estar debidamente informado del nivel de eficiencia de sus e%uipos como parte del seguimiento %ue debe (acerles y para tomar decisiones relacionadas con costos de reparaciones y reemplazos. &ntre las t*cnicas reales para la elaboracin de un organigrama se deben considerar: •
Los datos %ue deben recogerse.
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Las fuentes de informacin.
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Los m*todos de recogerlos.
Lo primero %ue debe determinarse es el tipo de organigrama %ue se va a elaborar y el área de la institucin %ue vaya a representarse para recoger slo la informacin %ue a ambas cosas se ajuste. #ara la elaboracin de un organigrama se debe recoger principalmente la siguiente informacin:
Información sobre unidades: •
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&l primer dato a obtener será el n0mero de personas %ue trabajan en la institucin. 3sta será una cifra de control. $n segundo dato será el n0mero de niveles, partiendo del rgano en %ue radi%ue la autoridad total y los rganos %ue comprenden cada nivel )e investigarán los puestos %ue corresponden a cada rgano y las plazas %ue comprenden cada puesto.
Información sobre relaciones: 4ebe precisarse con %ue otros rganos y %u* tipo de relaciones tienen cada uno de los rganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa.
Información sobre funciones o labores: #ara el caso de elaborar organigramas funcionales, se re%uiere informacin sobre las funciones o labores %ue realice cada una de las unidades %ue vayan a %uedar representadas en el organigrama.
Fuentes de información. &n el caso de una organizacin e'istente, las fuentes de informacin pueden ser: •
Los arc(ivos de la institucin.
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Los empleados y funcionarios.
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Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.
Métodos de recolección de datos. 5. 6nvestigacin documental !a trav*s de leyes, reglamentos, reformas, boletines, etc.". 7. uestionarios escritos.
2. &ntrevistas con jefes y empleados. 8. 9bservacin directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo !se observa de las oficinas y talleres donde se labora". Lo ideal es usar una combinacin de los cuatro. &l diseñador simplemente conecta los rectángulos %ue sean necesarios con las líneas %ue representen la clase de relacin %ue (aya entre dos rganos y los datos adicionales. Los símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama son las siguientes:
uando las líneas son verticales indican %ue e'iste una autoridad formal de los niveles jerár%uicos superiores a los inferiores.
uando se desplazan en sentido (orizontal señalan %ue e'iste especializacin y correlacin.
uando las líneas verticales caen directamente sobre la parte media del recuadro, indican mando sobre
uando la línea (orizontal está colocada lateralmente indica una relacin de apoyo !la cual está colocada al lado de la unidad principal"
Las líneas no continuas formadas por puntos !..." o segmentos se utilizan para e'presar relaciones de coordinacin entre las diversas unidades administrativas de la organizacin.
Las líneas verticales y (orizontales %ue terminan en una punta de flec(a, indican continuidad de la organizacin, esto %uiere decir %ue e'isten más unidades semejantes %ue no están e'presadas dentro de la estructura.
Manuales $n manual de mantenimiento describe las normas, la organizacin y los procedimientos %ue se utilizan en una empresa para efectuar la funcin de mantenimiento. 4ic(o manual eleva el papel del mantenimiento a un lugar muy importante de la organizacin, cuando los procesos se encuentran ordenados y son llevados a cabo de una manera satisfactoria. $n manual de mantenimiento está compuesto por los procesos básicos de la administracin : planeacin, organizacin, ejecucin y control. 4onde en cada una de las etapas se describen los procedimientos y las operaciones necesarias para administrar el proceso de mantenimiento de una forma amplia. &l manual de mantenimiento estará dirigido a la 4ireccin Administrativa a trav*s de la unidad de mantenimiento cuya responsabilidad estará para el jefe de la unidad, teniendo dic(o manual como un apoyo para la administracin del mantenimiento. Objetivos del Manual de Mantenimiento General : #roporcionar a la unidad de mantenimiento un sistema de procesos administrativos. Mediante etapas de planeacin, organizacin, ejecucin, control e inspeccin, %ue contribuyan como un apoyo en las actividades de mantenimiento de las instalaciones y e%uipos de empresa. Específicos : ontrolar las actividades de mantenimiento realizadas a instalaciones y e%uipos.
;acilitar las actividades del mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo, ordenando cada uno de los procesos dentro de la unidad de mantenimiento. ontrolar la satisfaccin de los usuarios de las instalaciones y e%uipos. ontrolar el servicio prestado por proveedores, mediante la normativa y procesos ordenados. &stablecer normas de seguridad relacionadas con el trabajo de mantenimiento. Tipos de manuales de mantenimiento: Aun%ue se pueden agrupar los manuales en relacin al tipo de instalaciones, e%uipos o (erramientas, la clasificacin más lgica y utilizada atiende directamente al tipo de mantenimiento %ue se realice : 5. Manual de mantenimiento predictivo : ontempla las revisiones peridicas !usualmente programadas" para detectar cual%uier condicin !presente o futura" %ue pudiera impedir el uso apropiado y seguro del dispositivo y poder corregirla, manteniendo de *sta manera cual%uier instalacin, (erramienta o e%uipo en optimas condiciones de uso. 7. Manual de mantenimiento preventivo : ontempla los ajustes, modificaciones, cambios, limpieza y reparaciones !generalmente sencillos" necesarios para mantener cual%uier instalacin, (erramienta o e%uipo en condiciones seguras de uso, con el fin de evitar posibles daños al operador o al e%uipo mismo. 2. Manual de mantenimiento correctivo : ontempla las reparaciones, cambios o modificaciones de cual%uier (erramienta, ma%uinaria o e%uipo cuando se (a detectado alguna falla o posible falla %ue pudiera poner en riesgo el funcionamiento seguro de la instalacin, (erramienta o e%uipo y de la persona %ue lo utiliza.
Manual-de
riterios sobre la or!ani"ación de las actividades de mantenimiento )i el mantenimiento se conceptual iza como una actividad (umana, parece lgico %ue podamos considerarlo en el entorno cultural> este criterio nos permite afirmar %ue esa ocupacin está presente en el %ue(acer de cual%uier persona. )in aislarse del mencionado ambiente, el mantenimiento suele concebirse como una funcin de servicio, dispensada por personal idneo, estas ideas nos dirigen a tomar conciencia y ad%uirir responsabilidad en nuestro propsito de intentar el surgimiento de una cultura organizacional efectiva con la %ue se logre un ptimo rendimiento de los recursos disponibles a un costo racional. La organizacin de mantenimiento de (oy, como muc(os departamentos, está bajo una presin continua para recortar costos, mostrar resultados, y apoyar la misin de la organizacin. 4espu*s de todo, son e'pectativas lgicas desde el punto de vista del negocio. La operacin evolutiva del mantenimiento (a recibido la responsabilidad de apoyar los esfuerzos más amplios. La (abilidad de ser e'itoso en esta responsabilidad está dentro de las prácticas y sistemas %ue constituyen la funcin de mantenimiento. ?os es solo lo %ue (acemos, es %u* tan bien lo (acemos. 4e (ec(o, sin importar %ui*n realice el mantenimiento, ya sea un t*cnico especializado o con m0ltiples (abilidades, o un altamente entrenado operador1mecánico, las prácticas slidas de mantenimiento son el pilar principal para el Mantenimiento. Mantenimiento de 9bras iviles !$?&;A. ?$L&9 #9@/$+$&)A"
5. #@6?6#69) 4& MA?/&?6M6&?/9 6?4$)/@6AL 4& 6?)/ALA69?&) &l mantenimiento industrial y de instalaciones. &l t*rmino mantenimiento tiene su origen en el vocabulario militar, en el sentido mantenimiento en las unidades de combate, del efectivo y del material a nivel constante. &s evidente %ue las unidades %ue interesan a%uí son las unidades de produccin, y el combate es ante todo econmico. La aparicin del t*rmino mantenimiento en la industria ocurri (acia 5BCD en &stados $nidos. &l mantenimiento es un servicio %ue agrupa una serie de actividades cuya ejecucin permite alcanzar un mayor grado de confiabilidad en los e%uipos, má%uinas, construcciones civiles, instalaciones. &l mantenimiento pasa a ser así una especie de sistema de produccin o servicio alterno, cuya gestin corre paralela a este> consecuentemente, ambos sistemas deben ser objetos de similar atencin, la esencia empírica demuestra, no obstante, %ue la mayor atencin se centra en la actividad productiva o de servicio propiamente dic(a. &stá demostrado %ue las
#$ %O&ME'T$IO' E' #$ O(G$'I)$I*' %E# M$'TE'IMIE'TO Los procedimientos recomendados para analizar cual%uier organizacin de mantenimiento se pueden llevar a cabo cumpliendo con una serie de pasos o fases. Lo primero %ue se debe responder antes de aplicar el m*todo siguiente, es si la organizacin se encuentra en una etapa inicial de operacin o por el contrario se está trabajando desde (ace tiempo, razn por la cual se tienen e'periencias relacionadas con su operacin.
Fases para la implantación de un sistema de documentación en una or!ani"ación de mantenimiento +or!ani"ación de arc,ivos técnicos-: la falta de documentacin de todo tipo, es probablemente, el problema más serio con el cual se encuentran %uienes %uieren (acer mantenimiento en nuestro país. Las especificaciones de los e%uipos y ma%uinarias desaparecen, no se poseen registros (istricos, inclusive se desconoce lo %ue se mantiene. &ste es un problema relativamente fácil de atacar, ya %ue falta solo un poco de m*todo y organizacin. A continuacin se detallan los pasos a seguir para crear un sistema de documentacin en mantenimiento. 5" %isear un sistema de codificación de e/uipos e instalaciones: /odo e%uipo o sistema %ue es objeto de mantenimiento debe ser adecuadamente identificado y esto consiste en identificar mediante letras y n0meros !alfanum*rica" cada e%uipo o instalacin %ue forme parte de la empresa u organizacin. &l sistema de codificacin %ue se utilice debe cumplir con las siguientes condiciones: a" 4ebe ser (ec(a bajo un sistema lgico. b" 4ebe aceptar cambios sin sufrir desorganizacin. c" ada e%uipo o instalacin debe tomar un cdigo 0nico y no se repetirá aun%ue e'istan e%uipos iguales. d" &l cdigo debe ser fácil de entender y reconocer. e" )e debe usar el mismo sistema de codificacin para toda la planta.
f" )e identificará cada e%uipo físicamente, colocando una placa de identificacin con su cdigo o pintar el cdigo en un sitio visible. &n algunas ocasiones es conveniente identificar los e%uipos y ma%uinarias con el mismo cdigo usado por el departamento de administracin para designar los activos fijos, de esta manera todos en planta (ablan el mismo idioma tanto desde el punto de vista financiero !recursos", productivo !operatividad" y de mantenimiento !mantenibilidad". 7" rear 0 mantener un inventario técnico de la planta: #ara llevar a cabo la planificacin de un sistema de mantenimiento, es necesario poseer un conocimiento de todos los e%uipos %ue integran el aparato productivo, en cuanto a su numero y la ubicacin %ue tenga dentro del área física de la planta. &ntre la informacin %ue debe contener un inventario están:
modelo de inventario /odos los inventarios deben ser revisados peridicamente de acuerdo con la rotacin y ad%uisicin de e%uipos dentro de la empresa. &l inventario resume toda la informacin básica re%uerida por el departamento de mantenimiento y es muy 0til y fácil de usar.
1- (e!istro de e/uipos: &s necesario poseer un conocimiento de los e%uipos en cuanto a las especificaciones del mismo, de esta forma es conveniente tener toda la informacin %ue se disponga de un e%uipo en particular de una manera sencilla práctica, fácil de leer y estudiar. #ara esto se debe crear el registro de e%uipos, %ue viene siendo como la partida de nacimiento del mismo y en el cual se van a registrar las características principales de el. &l registro se debe realizar para cada uno de los e%uipos de la planta y la informacin %ue debe contener será e'traída de los catálogos y manuales del fabricante, informacin contenida en las placas de identificacin, planos de las ma%uinarias, informacin en general suministrada por el personal de mantenimiento %ue tiene e'periencia con el e%uipo y sus necesidades más frecuentes y sobre todo de la inspeccin física del e%uipo de donde se debe e'traer la informacin propia de las piezas %ue lo compones, lo cual significa algunas veces el desarme de la má%uina. A partir del inventario de la planta se elaborará para cada e%uipo una (oja o tarjeta %ue se
llamará $rc,ivo %escriptivo o (e!istro de E/uipos. La data vital de cada e%uipo se anotan en la (oja o en la tarjeta y esta recoge de una forma conveniente y concisa los detalles esenciales, de manera tal %ue se disponga fácilmente de la informacin y como referencia estándar para: a" onfirmar las especificaciones originales. b" onfirmar límites de recomendaciones del fabricante. c" Au'iliar para la obtencin de repuestos. d" #roveer la informacin relocalizacin, etc. La informacin básica %ue debe contener un registro de e%uipo es la siguiente: 5. ?ombre del e%uipo. 7. digo. 2. Marca y modelo. 8. ;abricante. C. ?ombre del distribuidor o vendedor !6ncluyendo direccin y tel*fono" E. ;ec(a de ad%uisicin. F. ;ec(a de instalacin. G. #eso total y dimensiones. B. 4epartamento al cual esta asignado 5D. Listado de partes principales !&l*ctricas, mecánicas y consumibles" 55. #artes con mas tendencias a falla. 57. aracterísticas principales del e%uipo ! #1&j: iclos por minuto, /emperatura y presin de operacin, audal, etc." 52. ;recuencia de mantenimiento preventivo, etc. A continuacin se da un ejemplo de cmo debe ser un formato de registro de e%uipo:
2- %ocumentación del suplidor: Al ad%uirir un e%uipo o sistema se debe e'igir al suplidor o fabricante al menos la siguiente informacin: a" #lanos y es%uemas lgicos. Los planos pueden incluir es%uemas, vistas parciales, diagramas funcionales, etc. &l personal de mantenimiento debe confirmar %ue la informacin enviada por el suplidor son suficientes o no y reclamar los adicionales. b" 6nformacin general y especificaciones del sistema y sus componentes principales. c" Lista de (erramientas especiales necesarias para realizar el mantenimiento. d" Listado de materiales consumibles re%ueridos para el mantenimiento. e" #rocedimiento de mantenimiento preventivo.!;recuencia, inspeccin, procedimientos de lubricacin y otros procedimientos destinados al mantenimiento preventivo". f" #rocedimientos de operacin incluyendo la ubicacin y funcionamiento de todos los
controles. g" Ayudas para la solucin de fallas, incluyendo es%uemas lgicos de b0s%uedas de fallas, recomendaciones y procedimientos de reparacin. (" &specificaciones de confiabilidad y seguridad, listado de repuestos y costos apro'imados. i" @e%uerimientos para el entrenamiento y formacin del personal.
3- Ordenes de trabajo: &l objetivo de un programa de mantenimiento es la reduccin de paradas inesperadas y reduccin de costos, una forma de controlarlos es llevando un (istorial por el dpto. de mantenimiento, y esta debe contener la siguiente informacin:
#or otra parte en las ordenes de trabajo de mantenimiento preventivo, además de toda la informacin presentada en la figura, se debe incluir la siguiente informacin: @utinas y actividades programadas y realizadas. &sta data permite conocer el funcionamiento de cada e%uipo, se puede saber cuando comprar una ma%uina nueva debido al desgaste y deterioro de su condicin actual, e igualmente las ordenes de trabajo sirven para: 5" onocer las averías %ue se repiten y con %ue frecuencia. 7" onocer el costo del mantenimiento. 2" 4eterminar el tiempo entre fallas.
8" onocer el tiempo empleado en la reparacin. C" 4eterminar la demanda de repuestos y materiales. E" onocer el personal necesario para reparar la falla o realizar el preventivo. F" 6nformar a la gerencia del trabajo a realizar y1o realizado. G" #royectar o dimensionar los re%uerimientos futuros. B" 9btener mayor efectividad del sistema. 5D" 4eterminar el rendimiento del personal. Las ordenes de trabajo constituyen el informe %ue sirve al departamento de mantenimiento en sus actividades de control y se clasifican seg0n la naturaleza del mismo y son básicamente de orrectivo, #reventivo, )ervicio y /aller.
4- 5ro!rama de mantenimiento preventivo: 4iseñar el programa de mantenimiento preventivo, teniendo en cuenta la necesidad de preparar instructivos y procedimientos para cada e%uipo, determinando prioridades. &n cada instructivo o procedimiento se establecen las frecuencias de las inspecciones, basándose en los manuales del fabricante, e'periencias previas del personal de mantenimiento y del diseñador del plan en cuestin. &l programa de mantenimiento preventivo consiste en especificar cuando, en t*rminos de tiempo, se realizará el mantenimiento y su propsito general es: 1. Establecer el programa de trabajo:
a" 4istribuir el trabajo por periodos !año, mes, semana, etc." b" Asegurar %ue no se omita ning0n e%uipo a mantener. c" oordinar el mantenimiento del sistema asociado. d" oordinar el mantenimiento con los re%uerimientos de produccin. e" Ayudar a la planificacin de compra de repuestos, necesidades de mano de obra para el control del presupuesto. &l programa se puede preparar en consulta con el departamento de produccin, de manera tal %ue el mismo se cumpla con los re%uerimientos de produccin. Los trabajos a programarse pueden ser de tres tipos:
(utinas de mantenimiento: &s un tipo de trabajo %ue se realiza frecuentemente, a intervalos cortos o regulares, tales como pe%ueños ajustes, limpieza, lubricacin, inspeccin de fugas. +eneralmente se realizan con todo el e%uipo en operacin o bien cuando (ay paradas rutinarias debidas a las paradas programadas de produccin. Inspecciones periódicas: &s un trabajo planificado para prevenir posibles fallas y pronosticar %ue piezas (abrá %ue reemplazar, (aciendo uso de los procedimientos de mantenimiento preventivo los cuales son la guía paso a paso de cmo realizar las actividades en cuestin. La frecuencia de este trabajo depende del e%uipo y su importancia dentro de la empresa.
(evisión 0 reparaciones ocasionales: &sta se realiza aprovec(ando paradas ocasionales del e%uipo por razones no imputadas a la programacin de mantenimiento. 7. Estimar fuerza de mantenimiento en Horas-Hombres para cumplir con el plan: Las estimaciones actuales del costo de mano de obra directa esta entre un 8D y ED por ciento del costo total de mantenimiento. 2. Estimar la fuerza de mantenimiento total: @elacin entre el personal necesario para realizar el programa de mantenimiento preventivo y el disponible para atender las posibles fallas repentinas %ue se pueden presentar en otros e%uipos !orrectivo" 8. Diseñar el sistema de control: Analizar los resultados obtenidos peridicamente ayudará a los planificadores a tomar las decisiones efectivas y mejorar el sistema, es decir, alcanzar los objetivos. &stos pasos se pueden aplicar tanto si se trata de una planta %ue esta arrancando sus operaciones o si se trata de una planta la cual está trabajando, en la cual se deben modificar o implantar los puntos %ue no est*n definidos o claros.
Or!ani"ación de un arc,ivo técnico: &l arc(ivo t*cnico trata de organizar toda la informacin antes especificada de manera %ue sea la memoria de los e%uipos y sistemas dentro de la empresa, estos arc(ivos deben ser consultados frecuentemente y por ende deben ser tan funcionales como sea posible, pudi*ndose integrar los sistemas de computacin con los programas adecuados para guardar toda la informacin y el fácil acceso a la misma. &n el mercado se pueden obtener programas !softHare" especializados para organizar las actividades de mantenimiento entre los %ue se pueden nombrar el M#7, )A# y el MA6? )/A@ 6?+. +$6LL&@M9 IAJA@&)9. ?9J6&MI@& !7D55"
