PENGURUSAN MESYUARAT Prosedur Mesyuarat Agung 1.
Mengedar surat panggilan/ notis Mesyuarat Agung kelab/persatuan sekurangkurangnya 14 hari sebelum mesyuarat diadakan.( Disediakan oleh setiausaha Penaja Kelab/Persatuan)
2.
Dalam surat tersebut mengandungi: 2.1. Agenda Mesyuarat Agung a. Pelantikan Pengerusi Sementara b. Pelantikan Pencatat Sementara c. Pemilihan Ahli Jawatankuasa d. Pemilihan Juru Audit e. Ucapan Penangguhan.
Prosedur mengendalikan Mesyuarat Agung dan Pelantikan Pengerusi Sementara dan Ahli Jawatankuasa 1.
Pemilihan Pengerusi dan Pencatat Sementara Seorang ahli mencadangkan seorang pengerusi sementara dan pencatat sementara dikalangan ahli untuk mengendalikan mesyuarat ( pengerusi sementara ) dan ada sokongan.
2.
Pengerusi Sementara mengendalikan mesyuarat tersebut. -
Pengerusi Sementara meminta ahli –ahli mencadangkan nama/calon untuk jawatan : i.
Pengerusi
ii.
Naib Pengerusi
iii.
Setiausaha
iv.
Naib Setiausaha
v.
Bendahari
vi.
Ahli
1. 2. 3. 4. 5. 6.
3. Penyerahan majlis (Mesyuarat Agung) kepada Pengerusi dan AJK yang dilantik. 3.1
Pengerusi dan AJK Tetap mengambil tempat masing-masing.
3.2
Pencatat menyerahkan catatan berhubung dengan perjalanan mesyuarat agung kepada setiausaha.
4. Ucapan penangguhan. 4.1.
Pengerusi baru mengucapkan terima kasih diatas perlantikan tersebut dan berazam akan menjalankan tugas dengan baik serta mendapat kerjasama dari semua ahli.
4.2.
Ucapan daripada ahli jawatankuasa-ahli jawatankuasa yang lain (jika ada). Majlis (mesyuarat agung) selesai.
Pengurusan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Kelab dan Persatuan Contoh Surat Panggilan: Persatuan Bahasa Melayu, Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail, Kemaman, Terengganu. 8591349
No. Tel
: 09-
Ruj. Kami : SKSI 06/01/01(2) Tarikh Februari 2005 Sdr Razak bin Salleh Sdr Wan Nawi bin Wan Ngah Sdr Fadli bin Muda Sdr Haron bin Musa Sdr Wan Mahadi bin Mohd Salim Sdr Johari bin Mohd Noor Sdr Mohd Jailani bin Zakaria Sdr/Sdri.,
-
: 10
Pengerusi Naib Pengerusi Setiausaha Bendahari
MESYUARAT JAWATANKUASA PERSATUAN BAHASA MELAYU KALI PERTAMA SEKOLAH KEBANGSAAN SULTAN iSMAIL, KEMAMAN, TERENGGANU.
Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa satu Mesyuarat Jawatankuasa Persatuan Bahasa Melayusekolah ini akan diadakan pada 16 Februari 2005, hari Rabu, jam 2.30 petang dan bertempat di kantin sekolah. 2.
Agenda mesyuarat adalah seperti berikut : 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6
Ucapan Pengerusi Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu Perkara-perkara berbangkit Laporan Kewangan Penubuhan Jawatankuasa Biro Hal-hal lain
3. Sehubungan itu, sdr/sdri dengan hormatnya dijemput hadir ke mesyuarat tersebut. Sekian, terima kasih.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menjalankan tugas,
(FADLI BIN MUDA) Setiausaha Persatuan Bahasa Melayu, Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail,
Kemaman,Terengganu. s.k. 1. Pendaftar Kelab & Persatuan 2. GPK Kokurikulum 3. Guru Penasihat – tuan dijemput hadir
Contoh Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kali 1
Minit Mesyuarat Jawatankuasa Persatuan Bahasa Melayu Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail, Kemaman, Terengganu. --------------------------------------------------------------------Tarikh : Hari : Masa : Tempat :
16 Februari 2005 Rabu 2.30 petang Kantin Sekolah
Kehadiran : Sdr Razak bin Salleh Sdr Wan Nawi bin Wan Ngah Sdr Fadli bin Muda Sdr Haron bin Musa Sdr Wan Mahadi bin Mohd Salim Sdr Johari bin Mohd Noor Sdr Mohd Jailani bin Zakaria Sdr Fauzi bin Abd Rahman Sdr Yahya bin Mahat Sdri Nadihah bt Mat Ail Sdri Zarina bt Zainun Sdri Siti Zulaila bt Rahman Turut hadir : En Ramli bin Pit -GPK Kokurikulum En Aminuddin bin Bakar – Guru Penasihat Persatuan Bahasa Melayu En Norhisham bin Abd Rahman – Guru Penasihat Persatuan Bahasa Melayu Pn Wan Asmawati bt Wan Muda – Guru Penasihat Persatuan Bahasa Melayu
Perkara
Tindakan
1.1 Mesyuarat dipengerusikan oleh Sdr Razak bin Salleh.
makluman
Agenda 1
Ucapan Pengerusi.
1.2 Memulakan mesyuarat dengan bacaan surah alfatihah dan mengalu-alukan kehadiran semua ahli dan mengucapkan terima kasih di atas kehadiran En Ramli bin Pit selaku GPK Kokurikulum dan En
Aminuddin bin persatuan ini. 2
selaku
guru
penasihat
Mengesahkan minit yang lalu. 2.1 Sdr Haron bin Musa mencadangkan minit mesyuarat yang lalu untuk di sahkan dan disokong oleh sdr Johari bin Mohd Noor.
makluman
Perkara
Tindakan
Agenda 3
Bakar
Perkara-perkara berbangkit. - Tiada.
4
Laporan Kewangan. 4.1 Sdr Harun bin Musa membentangkan Penyata Kewangan.
makluman
4.2 Sdri Zarina bt Zainun mencadangan penyata kewangan yang lalu untuk disahkan dan disokong oleh Sdri Siti Zulaila bt Rahman. 5
Penubuhan Biro-biro. 5.1 Pengerusi minta cadangan daripada ahli untuk penubuhan biro-biro dalam persatuan tersebut. 5.2 Sdr Haron bin Musa mencadangkan penubuhan Biro Lawatan dan Sdr Wan Mahani bin Wan Salim menyokong cadangan tersebut.
Makluman
5.3 Sdr Haron bin Musa juga memaklumkan bahawa penubuhan Biro Lawatan amat perlu untuk memperkembangkan idea dan pengalaman-pengalaman baru kepada ahli-ahli persatuan. 5.4 Majlis sebulat suara bersetuju dengan penubuhan biro tersebut. Sdr Haron bin Musa 5.5 Sdri Nadihah bt Mat Ail mencadangkan penubuhan Sdr Nadihah bt Mat Biro Kebajikan dan Sdr Fauzi bin Abd Rahman Ail menyokong cadangan tersebut.
5.6 Sdri Nadihah bt Mat Ail menjelaskan bahawa biro kebajikan amat perlu untuk menjaga kebajikan ahli-ahli persatuan. 5.7 Majlis bersetuju dengan penubuhan biro berkenaan. 5.8 Pengerusi mencadangkan Sdr Haron bin Musa menjadi Ketua Biro Lawatan dan Sdri Nadihah bt Mat Ail menjadi Ketua Biro Kebajikan dan majlis sebulat suara bersetuju dengan cadangan tersebut. 6
Hal-hal lain. 6.1 En Ramli bin Pit selaku Guru Penolong Kanan Kokurikulum mengucapkan syabas dan tahniah kepada semua ahli jawatankuasa kerana dapat menjalankan peranan dan tugas masing-masing semasa bermesyuarat. makluman 6.2 Beliau juga berharap agar semua ahli persatuan dapat menjalankan tugas masing-masing dengan baik agar aktiviti persatuan boleh dilaksanakan dengan berkesan. 6.3 En Aminuddin bin Bakar selaku Guru Penasihat Bahasa Melayu juga mengucapkan tahniah kepada semua ahli jawatankuasa kerana berjaya mengadakan mesyuarat tersebut. 6.4 Beliau juga menyarankan kepada semua ahli jawatankuasa supaya setiap biro yang ditubuhkan itu dapat menjalankan aktiviti khusus untuk kebaikan semua ahli. 6.5 Pengerusi juga mengucapkan terima kasih kepada Guru Penolong Kanan Kokurikulum dan Guru Penasihat Persatuan Bahasa Melayu di atas saranan dan nasihat yang amat bermakna kepada semua ahli jawatankuasa dan juga semua ahli persatuan ini. 6.6 Pengerusi mengakhiri mesyuarat tersebut dengan bacaan surah al asy.
Mesyuarat ditangguhkan pada jam 3.30 petang.
Disediakan oleh,
Disahkan oleh,
(FADLI BIN MUDA) Setiausaha, Persatuan Bahasa Melayu, Sekolah Kebangsaan sultan Ismail, Kemaman, Terengganu.
(RAZAK BIN SALLEH) Pengerusi, Persatuan Bahasa Melayu, Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail, Kemaman, Terengganu.
