Pr osedurPer t emu muan/ Rapat Pr o s ed ura da l a hu r u t a nl a ng k ah l a ng k ahy an gh ar u sdi t e mp mp uhda l a m me l a k uk a ns u at uk e gi a t a n s ec ar as i s t ema t i sse suai de ng anat ur any angt el ahdi t e t a pk an .Pr os edurr apatbe r k ai t aner atde ng an b eb er a pat a ha pa nk e gi a t a ny a ngh ar u sd i l a k uk a nd al a mp el a k s an aa np er t e mu mu an / r a pa t ,d ans e s ua i d en ga nk e t e nt u anumu my a ngbe r l a k ud al a mr a pa t .Pr o s ed urp er t e mu mu an / r a pa ty a ngha r u sdi l a k uk a n ant ar al ai ns ebagai ber i k ut . a.Menent ukanMa Masal ahdanTuj uanPer t emu muan/ Rapat Se t i a pr a pa ty a ngak a nd i s e l e ng ga r a k anha r u sme me mi mi l i k i ma k s udat a ut u j u anda nma s al a ha pay an g ak andi bahasda l am pe r t emuan / r apa tt e r s ebut .Mi s al n y a,t uj uanpe r t emuan / r apati t uu nt uk meme mecahkansuat uma masal ah,memb mbuatsebuahkeput usan,at auhanyame mengump mpul kani nf or masi . b .Me mp mp er s i a pk a nPe r l e ng k a pa n / Pe r a l a t a nPe r t e mu mu an / Ra pa t Pe r l e ng ka pa npe r t e mu mu an / r a pa th ar u sd i p er s i a pk ans e be l u mr a pa td i mu l a i .Memp er s i a pk an per l engk apanper t emuan/ r apati t umel i put i pen yedi aanpapant ul i s ;s pi dol ;fl i pc har t( medi at ul i s ) ; o ver headpr oj ec t orat aus l i depr oj ec t or ;L CD;t aper ec or derunt ukme mer ek am j al anny ar apat( j i k a per l u ) ; l apt op/ k omput erbes er t aper angk atl una kdank e r aspenduk ungn y a;al at al atk el engk apan menul i ss eper t i mi s al ny aj epi tk er t as ,k l i pk er t as ,p er f ur at or ,s t apl erd engani s i ny a,gunt i ng,c ut t er , per unc i ngpens i l ,danl ai nl ai n.Segal aper l engk apan/ per al at ant er s ebutdi at ashar usdi per s i apk an d ant e r s e di ap ad awa kt ur a pa td i l a ks a na k an . c.Menyedi akanTempatPer t emu muan/ Rapat Me mp mp er s i a pk anr u an ganat aut e mp mp atr a pa ts a ng atdi p er l u k an .Ha li n iha r u sdi l a k uk ans eb el u mr a pa t d i s e l e ng ga r a k anda ns e be l u mu nd an ga nd i k i r i mk e pa dape s er t ape r t e mu mu an / r a pa t .Ru an ga n s eb ai k n y adi p i l i hy angn y ama nd ans es u ai k a nd eng anj u ml ml ahpe se r t ay angak anha di rd al a mr a pa t . Ka l aumel i bat k ani ns t an si di l ua rk a nt or ,per i k s ak emb al i j uml ahor an gy angak anha di rpadar apa t t e r s e bu tk a r e naak a nme me me ng ar u hi k a pa s i t a sr u an ga n,j u ml ml a hme j ama ma up unk ur s i y a ngha r u s d i s i a pk an ,s ek al i g usj u ml ml a hs n ac kat a uma ka na ny a ngh end akdi s ed i a ka n.At u rp ul at a t al e t a kme j a d ank ur s i s e su ai d en ga nk e pe r l u anr a patd ant a t ar u an ga nr ap ats e bai kmu mu ng ki n . d.Memb mbuatDaf t arAcar aPer t emu muan/ Rapat Daf t arac ar ahar usdi bua td andi s us unse bel um pe r t emu an / r apatdi mul ai .Daf t arac ar ai t uda pat d i b ua td en ga nc a r ame me mb mb ua tp ok o k p ok o ka c ar ada l a mg ar i sb es a r .Ra nc a ng l a ha c ar ar a pa t t er s ebutdenga nef e kt i fag art akbua ngwak t u.Daf t arac ar ai t udapatmel i p ut i j adwal p embu kaa n ac ar aper t emuan/ r apat ,pe mbahas mb anma mat er i p ok okr apat ,wak t ui s t i r ahat ,p enu t upanr apat ,d an s e ba ga i n y a .
e.Memp mper si apkanPeser t aPer t emu muan/ Rapat Sebe l um p er t emua n/ r ap atdi mul ai ,pes er t ar apathar u sdi per s i apk ant er l e bi hdahul u .Per s i a pa ni t u d ap atme l i p ut i p emb ua t a nd af t a ro r an go r an gy a ngak andi u nd an gd al a mp er t e mua mu n/ r a pa tt er s ebu t , memp mper si apkankonsepsur atundangandenganbai k,meme mer i ksadanmemp mper t i mbangkankemb mbal i d af t a ro r an go r an gy a ngha r u sdi un da ngda l am pe r t e mu mu an / r a pa tb er d as ar k ank ont r i b us i me r e k a d al a ma ge nd ar a pa tt e r s e b ut .Me ne mp mp at k a np es e r t as e s u ai d en g anf u ng s i d ank e d ud u k an n y a s eper t i menent uk anpemi mpi nr apat ,moder at or( j i k adi per l uk an) ,s er t anot ul enr a pat .Sehar i s eb el u mp el a k sa na anr a pa t ,p as t i k ank e ha di r a no r a ng or a ngy a ngdi u nd an gd al a mk e gi a t an p er t e mu mu an/ r ap ati t u .J i k at i d akbi s ah ad i r ,mi n t ame r e kame nun j u ko r a ng o r a ngy a ngk o mp mp et e n t e r h ad apma ma s a l a hy a n gh en da kd i b ah asu n t u kme me wa k i l k a nn y a . f .Memp mper si apkanBahanPer t emu muan/ Rapat Me mp mp er s i a pk a nb ah anp er t e mu mu an / r a pa tb ag ip es e r t ap er t e mu mu an / r a pa ts a ng atd i p er l u k ans e be l u m r a pa tdi mu l a i .Ba ha nb ah ani t uda pa tb er u pada f t a ra c ar aat a ua ge nd ap er t e mu mu an / r a pa ty a ngak an di l ak s anak an,has i l r apaty angl al u,k er t as k er t ask er j adar i par apes er t ay angak andi bahas ,dan s e ba ga i n y a . g .Me nc a t a tHa s i l Ra pa t Ha si l ha si l r ap ath ar usdi c at atol e hs eor angno t ul e n.Seor an gno t ul enat a uno t ul i shar usma mampu menc at atj al ann yaac ar ar apat .Hal y angdi c at ati t uber upai nt i i nt i pembi c ar aans el ama ber l angs ungn yaac ar aper t emuan/ r apat .Has i l has i l r apaty angdi c at atol ehnot ul eni ni di s ebutnot ul a r a p a t . h.Pendi s t r i bus i anHas i l Rapat No t u l ar ap atat auh as i l r apathar u sdi k et i kr ap i ,k emud i andi pe r ban y akat aud i g andak and an di k i r i mk anat aud i di s t r i b us i k ank epa dapes er t ar apat ,ba i ky anghad i rmaupuny angt i dakhadi rp ada wak t ur apat ,at audi k i r i mk epadapi hakl uar / ek s t er n.Has i l r apatt er s ebutj ugadapatdi ber i t ahuk an me l al u ipe s awa tt e l e po na t a ume di ak omu ni k as i l a i n ny ak ep ad aa ng go t aa t a upe s er t ar ap at . i .Mel a k uk anKe gi a t anTi n da kL an j u tHa s i l Ra pa t Has i l has i l r apaty angt el ahdi put us kanhar usdi t i ndak l anj ut i agart uj uanr apaty angt el ahdi t et apk an s eb el u mn mn y ab ena r be na rt e r c ap ai .Ap ab i l ar a pa ty a ngdi s e l en gg ar a ka nt e r s e bu tme r u pa k anr a pa t y a ngber s i f a tp er i o di k ,ma k aAn dada pa tme ng i k u t s er t a ka nl e mb mb ar a na t a us l i py an gme mi mi n t a k e t e r a ng and ar i p ar aa ng go t ame ng en ai b i s aa t a ut i d ak n y ai ame ng ha di r i p er t e mu mu any a nga k an dat an g,t er u t amaun t ukme meni ndak l anj ut i has i l r apats eb el umn y a.Ber das ar k anhas i l k e t er a ng an p es e r t ad al a ms l i pi n i ,An dad ap atme mb mb ua td af t a rp es e r t ay a nga k anh ad i rd al a mp er t e mu mu an mendat ang.
e.Memp mper si apkanPeser t aPer t emu muan/ Rapat Sebe l um p er t emua n/ r ap atdi mul ai ,pes er t ar apathar u sdi per s i apk ant er l e bi hdahul u .Per s i a pa ni t u d ap atme l i p ut i p emb ua t a nd af t a ro r an go r an gy a ngak andi u nd an gd al a mp er t e mua mu n/ r a pa tt er s ebu t , memp mper si apkankonsepsur atundangandenganbai k,meme mer i ksadanmemp mper t i mbangkankemb mbal i d af t a ro r an go r an gy a ngha r u sdi un da ngda l am pe r t e mu mu an / r a pa tb er d as ar k ank ont r i b us i me r e k a d al a ma ge nd ar a pa tt e r s e b ut .Me ne mp mp at k a np es e r t as e s u ai d en g anf u ng s i d ank e d ud u k an n y a s eper t i menent uk anpemi mpi nr apat ,moder at or( j i k adi per l uk an) ,s er t anot ul enr a pat .Sehar i s eb el u mp el a k sa na anr a pa t ,p as t i k ank e ha di r a no r a ng or a ngy a ngdi u nd an gd al a mk e gi a t an p er t e mu mu an/ r ap ati t u .J i k at i d akbi s ah ad i r ,mi n t ame r e kame nun j u ko r a ng o r a ngy a ngk o mp mp et e n t e r h ad apma ma s a l a hy a n gh en da kd i b ah asu n t u kme me wa k i l k a nn y a . f .Memp mper si apkanBahanPer t emu muan/ Rapat Me mp mp er s i a pk a nb ah anp er t e mu mu an / r a pa tb ag ip es e r t ap er t e mu mu an / r a pa ts a ng atd i p er l u k ans e be l u m r a pa tdi mu l a i .Ba ha nb ah ani t uda pa tb er u pada f t a ra c ar aat a ua ge nd ap er t e mu mu an / r a pa ty a ngak an di l ak s anak an,has i l r apaty angl al u,k er t as k er t ask er j adar i par apes er t ay angak andi bahas ,dan s e ba ga i n y a . g .Me nc a t a tHa s i l Ra pa t Ha si l ha si l r ap ath ar usdi c at atol e hs eor angno t ul e n.Seor an gno t ul enat a uno t ul i shar usma mampu menc at atj al ann yaac ar ar apat .Hal y angdi c at ati t uber upai nt i i nt i pembi c ar aans el ama ber l angs ungn yaac ar aper t emuan/ r apat .Has i l has i l r apaty angdi c at atol ehnot ul eni ni di s ebutnot ul a r a p a t . h.Pendi s t r i bus i anHas i l Rapat No t u l ar ap atat auh as i l r apathar u sdi k et i kr ap i ,k emud i andi pe r ban y akat aud i g andak and an di k i r i mk anat aud i di s t r i b us i k ank epa dapes er t ar apat ,ba i ky anghad i rmaupuny angt i dakhadi rp ada wak t ur apat ,at audi k i r i mk epadapi hakl uar / ek s t er n.Has i l r apatt er s ebutj ugadapatdi ber i t ahuk an me l al u ipe s awa tt e l e po na t a ume di ak omu ni k as i l a i n ny ak ep ad aa ng go t aa t a upe s er t ar ap at . i .Mel a k uk anKe gi a t anTi n da kL an j u tHa s i l Ra pa t Has i l has i l r apaty angt el ahdi put us kanhar usdi t i ndak l anj ut i agart uj uanr apaty angt el ahdi t et apk an s eb el u mn mn y ab ena r be na rt e r c ap ai .Ap ab i l ar a pa ty a ngdi s e l en gg ar a ka nt e r s e bu tme r u pa k anr a pa t y a ngber s i f a tp er i o di k ,ma k aAn dada pa tme ng i k u t s er t a ka nl e mb mb ar a na t a us l i py an gme mi mi n t a k e t e r a ng and ar i p ar aa ng go t ame ng en ai b i s aa t a ut i d ak n y ai ame ng ha di r i p er t e mu mu any a nga k an dat an g,t er u t amaun t ukme meni ndak l anj ut i has i l r apats eb el umn y a.Ber das ar k anhas i l k e t er a ng an p es e r t ad al a ms l i pi n i ,An dad ap atme mb mb ua td af t a rp es e r t ay a nga k anh ad i rd al a mp er t e mu mu an mendat ang.
E.
Tata Tertib Rapat
Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola dengan baik dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sbb: 1. Te Tepat pat waktu dalam memulai rapat. 2. Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat mengetahui susunan acara rapat. 3. Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dike mukakan peserta lain. . Adanya partisipasi dari peserta rapat. !. "ersi#at terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi. $engan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar pendapat orang lain. %. Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan. &. 'er 'erdeb debata atan n bis bisaa ter terjad jadii tan tanpa pa har harus us men menjat jatuhka uhkan n pes pesert ertaa lai lain n ata atau u emo emosi, si, nam namun un sal saling ing melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya. (. Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas. ). 'emimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan atau ata u pro pro*ko *kontr ntraa pend pendapa apat. t. +ad +adii pem pemimp impin in rap rapat at har harus us dap dapat at men mengend gendali alikan kan rap rapat at seh sehing ingga ga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan. 1. Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen*argumen yang disetujui bersama. Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih terlebih dahulu harus dibuat susunan susunan acara rapat yang merupakan urut*urutan jalannya rapat, mulai dari pembukaan rapat sampai dengan rapat ditutup yaitu : 1. 'embukaan
F.
2.
'embacaan susunan acara rapat
3.
'embahasan materi rapat
4.
-ain*lain
5.
'enutup
Etika Rapat
$alam suatu pekerjaan, meeting atau pertemuan adalah suatu hal yang penting. ntah kita berperan sebagai salah satu peserta dalam meeting atau sebagai seorang penyelenggara pe nyelenggara meeting tersebut, tentu saja kita tidak menginginkan adanya gangguan sekecil apapun dalam meeting yang dapat mengganggu tersampainya materi. /arena meeting yang dilaksanakan diharapkan mampu memberikan hasil atau solusi secara e#isien. Sehingga diperlukan etika dalam mengikuti meeting, agar dapat berjalan dengan baik dan memberikan hasil yang maksimal.
1. Pastikan membawa buku catatan . $alam setiap rapat atau meeting, akan selalu mendapatkan banyak in#ormasi yang penting. "ukan tidak mungkin bila buku catatan sampai saat ini masih akan sangat diperlukan untu menulis segala kebutuhan ataupun in#ormasi. 0eskipun kini sudah tersedia note secara digital. amun #ungsi dari buku catatan sendiri tidak tergantikan. 2. Bila hendak menggunakan laptop atau smartphone dalam meeting, untuk keperluan mencatat atau sebagai pengganti buku catatan, sebaiknya diberitahukan terlebih dahulu kepada peserta meeting yang lain. Agar para peserta meeting tidak ber#ikiran kita akan melakukan hal yang lain selain mencatat. 3. Jangan membuka Email dan Sosial edia. /etika menggunakan laptop atau smartphone, usahakan hindari membuka email, sosial media atau message yang lain. okuskan pada tujuan awal anda yaitu mencatat apa saja in#ormasi atau kebutuhan dalam meeting. . Jangan menggunakan telepon genggam . sahakan pada saat mengikuti meeting hindari menggunakan telepon genggam. Termasuk apabila telepon genggam bergetar, sebaiknya jangan menerima panggilan tersebut kecuali panggilan tersebut memang perlu direspon cepat. 4al ini tentu saja akan mengganggu konsentrasi kita dan peserta lainnya dalam mengikuti meeting. /arena peserta meeting yang lain secara tidak sengaja akan menyadari bahwa kita sedang tidak #okus dalam meeting tersebut. !. !kuti alur dalam meeting dengan baik. 4al ini tentu akan sangat berpengaruh pada proses penyampaian materi pada saat meeting berlangsung. /etika kita berkonsentrasi mengikuti semua alur dalam meeting dengan baik, maka in#ormasi yang akan kita dapatkan akan membantu kita dalam bekerja. Sehingga mengikuti setiap alur dalam meeting sangat diperlukan. %. "indari percakapan #ang tidak rele$an dalam meeting. $alam sebuah meeting tentu saja kita akan memiliki pertanyaan 5 pertanyaan mengenai materi yang diajukan. sahakan catat terlebih dahulu pertanyaannya dan bila sudah tiba waktu tanya jawab, segera tanyakan. Sehingga tidak perlu melakukan sebuah percakapan yang tidak rele6an dengan peserta meeting yang lain, terutama saat meeting berlangsung. Terlebih jangan berbisik sambil menggunakan tangan untuk menutup gerakan mulut. 4al ini selain menggangu jalannya meeting, juga sangat tidak sopan terhadap peserta meeting yang lain &. Jangan meniru dan mengulangi apa #ang peserta lain katakan sebelumn#a. $alam meeting tidak jarang sebuah ide atau pendapat akan banyak bermunculan. Apabila ada ide atau pendapat yang sudah diutarakan orang lain, maka usahakan jangan meniru dan mengulai apa yang peserta lain katakan sebelumnya dalam meeting dan mengaku bahwa ide tersebut dari kita dengan alasan: 1. hal ini membuang waktu 2. mengundang persepsi negati# dari peserta meeting yang lain. (. "indari meninggikan nada bicara saat meeting. /etika meeting berlangsung tidak jarang terjadi sebuah perdebatan dan selisih pendapat antar peserta meeting. 7obalah bersabar ketika argumen atau pertanyaan kita tidak dijawab sesuai yang kita harapkan. +angan berbicara dengan nada yang tinggi dan dirasa angkuh. "ila hendak menenkankan sesuatu cukup dengan bicara
dengan jelas dan lambat. Tingginya nada bicara menjadikan kita dianggap sebagai orang yang keras dan kasar. $an juga harus diingat, jangan memotong setiap pembicaraan yang ada di dalam meeting. 8ni akan mengganggu jalannya meeting dan mendapatkan reaksi yang tidak baik dari peserta meeting yang lainnya. ). Jangan pernah telat . 'oint yang satu ini merupakan point yang sangat penting. sahakan datang 1 menit lebih awal sebelum meeting tersebut dimulai. Sehingga kita bukan hanya akan mendapatkan in#ormasi dengan lengkap, melainkan ini akan menunjukkan kredibilitas anda dalam bekerja. 1. %sahakan mengikuti meeting hingga selesai. 4al terakhir ini perlu dilakukan, karena bukan hanya akan membantu kita memperoleh in#ormasi yang lengkap. 0elainkan juga menunjukkan keseriusan kita dalam mengikuti jalannya meeting. Apabila tidak ada hal penting dan mendesak yang perlu dilakukan, maka usahakan jangan meninggalkan meeting dan terus mengikuti meeting hingga selesai. tika rapat yang e#ekti# dan e#esien. 'ra 9apat : 1. "uat agenda pembahasan 2. 4ubungi peserta rapat, secara lisan maupun tulisan 3. "erikan in#ormasi apa yang harus disiapkan, kapan waktu pelaksanaan rapat, dimana lokasi rapat. . 8ngatkan peserta rapat diharapkan datang dengan persiapan, yakni dengan mengetahui agenda rapat, membaca terlebih dahulu materi yang akan dibahas dan memahami bahan 5 bahan yang akan didiskusikan dan siap dengan konsep yang ditawarkan ;untuk menghemat waktu sebaiknya siapkan konsep atau laporan berupa mind mapping, ter6isualisasikan, dan telah ter*harcopy*kan sehingga peserta lain dapat turut mempelajarinya. !. +angan lupa ingatkan untuk hadir tepat waktu. 'eserta rapat tidak hanya diharapkan datang tepat pada waktunya, bahkan disarankan datang lebih awal dan jangan pernah berasumsi bahwa rapat hanya akan dimulai pada saat semua peserta sudah hadir. $engan demikian kita telah menghargai waktu. %. Siapkan lokasi rapat ruang nyaman ;-7$ atau kipas angin<, sarana 6isual ;-7$, -aptop, white board atau #lip chart, alat tulis, kalender<, penentu waktu ;jam dinding< dan penerangan ruang rapat Saat 9apat : 1. Awali dengan "ismillah 2. "acakan agenda pembahasan rapat, batasan waktu dan target yang ingin dicapai 3. 8n#ormasikan tata tertib dan etika rapat ;untuk menghemat waktu sebaiknya etika dan tatib telah terpampang di ruang rapat, tidak mesti dibacakan kembali<. tika rapat, sesungguhnya
merupakan seperangkat tata nilai yang disepakati dan selanjutnya dipahami oleh para peserta rapat, agar rapat bisa berjalan lancar, tertib, e#isien, e#ekti# dan penuh sopan santun. tika 9apat ini tentu tidak dimaksudkan untuk membatasi atau bahkan membelenggu para peserta rapat, namun sekadar menegaskan hal*hal yang sepantasnya dilakukan dan yang tak pantas dilakukan ketika rapat berlangsung . Tentukan pimpinan rapat !. Tentukan notulen rapat, yang ber#ungsi mendokumentasikan, mencatat pembahasan, pertanyaan, dan kesimpulan sehingga hasil dari rapat dapat selalu diingat %. Sampaikan Taujih penyemangat, yang ber#ungsi meluruskan niat, menyemangati peserta rapat, dan dapat menambah wawasan pemikiran dan ruhiyah. &. 'astikan pimpinan rapat bersikap adil (. Agar dapat menghemat waktu, pembahasan rapat seputar != ;what, why, where, when, who< dan 14 ;how< ). 'impinan dapat mengingatkan kembali peserta rapat untuk empati, mendengarkan peserta lain yang sedang berbicara, dan menyampaikan ide dengan mengacungkan telunjuk lebih dulu dan saat diperkenanakan bicara barulah berbicara. termasuk soal interupsi, 1. 'eserta dapat menyikapi perbedaan pemikiran, latarbelakang dan kemampuan seseorang 11. 'eserta diharapkan tidak mencela, negati6e thinking, berbicara dengan rekan sebelahnya kecuali diminta 12. 'eserta rapat pun diperkenankan mendokumentasikan untuk kepentingan pribadinya hal*hal yang dibicarakan dalam rapat namun tidak dipublikasikan kecuali mendapat i>in dari pimpinan rapat 13. "agi waktu rapat menjadi waktu untuk pembukaan ;doa, taujih,sambutan<, waktu untuk pemaparan ;konsep, masalah, target<, waktu untuk pembahasan ;brainstorming, diskusi dan bertanya<, waktu menyimpulkan, dan waktu penutupan ;doa, agenda lanjutan< 1. 'eserta wajib mengisi #orm kehadiran 1!. 8ngatkan meminta peserta mengubah nada dering handphonenya menjadi silent mode. 4arus diakui, dering 4' apalagi diikuti dengan pembicaraan telepon ditengah berlangsungnya rapat, memang sangat mengganggu peserta rapat lainnya. $engan aturan ini diharapkan gangguan pada rapat dapat diminimalkan. 1%. 'emimpin rapat dapat meredam peserta yang terlalu dominan dan memberi kesempatan peserta lain untuk bicara dan berpendapat 1&. 'emimpin rapat harus dapat mengambil keputusan dan menyimpulkan hasil rapat dengan mengedepankan kepentingan bersama bukan indi6idu 1(. 'astikan hasil rapat memiliki in#ormasi, siapa mengerjakan apa, batasan waktu aksi, dan target realisasi 1). 'astikan peserta rapat yang telah menyampaikan ide dan gagasannya namun tidak diterima dalam #orum untuk lapang dada dan tetap mendukung hasil keputusan rapat tersebut.
2. 'astikan setiap peserta rapat mendokumentasikan ;dengan catatan, atau audio 6isual< in#ormasi atau kesepakatan rapat. Saat akan mengakhiri rapat lakukanlah hal berikut : 1. "acakan kembali hasil diskusi dan menjadi keputusan bersama 2.
8ngatkan peserta untuk komitmen, semangat mendukung dan melaksanakan hasil rapat
3.
Sampaikan agenda lanjutan
4.
$oa bersama untuk memohon bantuan kepada Allah S=T kemudahan pelaksanaan hasil
rapat tersebut. 'asca 9apat : 1. 'eserta rapat memiliki keputusan hasil rapat 2. 'eserta berkomitmen melaksanakan hasil keputusan rapat 3. 'eserta saling mengingatkan satu dengan lainnya sebagai salah satu mekanisme control 4al 5 hal yang merusak pelaksanaan rapat : 1. 'eserta datang terlambat, terlebih lagi pemimpin yang terlambat. 4al ini akan menjadi kebiasaan buruk 2.
Tidak tegas waktu
3.
Tidak ada agenda dan batasan waktu rapat
4.
Tidak ada sarana audio 6isual
5.
0engundang orang yang bukan bidangnya
&.
Tidak ada notulensi hasil rapat
'.
'eserta tidak memahami tujuan rapat
(.
'eserta tidak menyiapkan konsep, in#ormasi yang akan disampaikan dalam rapat
).
Tak ada komunikasi e#ekti# selama rapat berlangsung
*+.
'emimpin tidak adil menyikapi perbedaan, dan penyampaian usul
**.
?angguan dering telepon dan handphone dengan pembicaraannya
*2.
Tidak jelas keputusan rapat, siapa mengerjakan apa dan batasan waktunya serta reward
and punishment*nya *3.
'eserta dibiarkan sibuk dengan kepentingannya sendiri misalnya memainkan pena atau
handphone, bicara dengan rekan sebelahnya, coret*coret yang bukan berkaitan dengan rapat pada bukunya *4.
'eserta dibiarkan duduk dengan sikap malas
*5.
'eserta tidak mendokumentasikan hasil rapat, dibiarkan hanya mendengar saja tanpa ada
akti#itas menulis
*&.
'eserta dibiarkan makan minum selama rapat berlangsung
*'.
'ernyataan dan pertanyaan peserta tidak dibatasi Merencanakan dan Melakukan Pertemuan
PENGERTIAN RAPAT Rapat (conference atau meeting ) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat
penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan. Walaupun rapat merupakan aktivitas yang sangat penting, namun sering kita temukan beberapa permasalahan dalam rapat, dimana kita sering mendengar adanya keluhan dari pengawai, ”Apa sih, gunanya rapat?” . Artinya adanya keterpaksaan anggota organisasi untuk mengikuti rapat karena rapat dianggap tidak perlu, membuang-buang waktu. Hal ini terjadi karena pengelolaan rapat yang kurang tepat antara lain: *.
Para anggota organisasi terlalu sering diminta mengikuti rapat tanpa dipertimbangkan, siapa yang sebenarnya dan seharusnya terlibat dalam rapat.
2.
Rapat hanya dijadikan alat pembenaran ide atau kehendak pimpinan.
3.
Hasil rapat tidak pernah ditindak-lanjuti atau hanya berhenti pada tataran ide saja, tanpa pernah diusahakan untuk direalisasikan.
Dalam suatu perusahaan ataupun organisasi tidak dapat dihindari pasti selalu terjadi konflik internal maupun eksternal. Salah satu komunikasi yang efektif antar kelompok atau individu didalam perusahaan adalah dengan rapat. Berikut di sajikan beberapa pengertian mengenai rapat menurut beberapa ahli: 1.
Menurut Nunung dan ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya.
2.
Kemudian Wursanto (1987:136) memberikan beberapa pendangan pengertian yang kemudian bisa disimpulkan oleh penulis:
a.
Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tataop muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
b.
Rapat, merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
c.
Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarahn untuk mufakat.
d.
Juga dapat dikatakan, bahwa rapat, adalah komunikasi kelompok secara resmi.
e.
Rapat, adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
f.
Secara singkat dapat dikatakan pula, bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi. Beberapa macam-macam rapat dilihat dari segi peninjauannya:
1.
Menurut tujuannya,yaitu:
a)
Rapat penjelasan; ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota, tentang kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi, tentang prosedur kerja dana tata cara kerja baru, untuk mendapatkan keseragaman kerja.
b)
Rapat pemecahan masalah bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu masalah yang dihadapi. Suatu masalah dikatakan sebagai problem solving apabila masalah itu pemecahannya berhubungan dengan masalahmasalah lain, saling mengait.
c)
Rapat perundingan, yaitu rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan keduabelah pihak. 2. Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi:
a.
Rapat formal; rapat ang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.
b.
Rapat informal; rapat yang diadakan tidak didasarkan suatu perencanaan formal. Dapat terjadi setiap saat, kapan saja, dimana saja dengan siapa saja. 3. Menurut jangka waktunya, dapat dibedakan menjadi:
a.
Rapat mingguan; yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas maslah-masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing manajer.
b.
Rapat bulanan, rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap terjadi pada bulan lalu. Misalnya, membahas rugi bulan yang lalu.
c.
Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setahun. Misalnya, rapat Dewan Komisaris. 4. Menurut frekuensinya, rapat terdiri atas:
a.
Rapat rutin, rapat yang sudah ditentukan waktunya, mingguan, bulanan, tahunan.
b.
Rapat isidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung masalah yang dihadapi itu merupakan masalah yang sangat urgen yang perlu dipecahkan bersama.
·
Tujuan Rapat
Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu :
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah. 2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan. 3. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern. 4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi. 5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan. 6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah ( para peserta rapat ). 7. Dan lain-lain. Agar tujuan rapat dapat dicapai, analisis ( pelajari ) terlebih dahulu bagaimana tingkat ketercapaian dari tujuan tersebut. ·
Jenis-Jenis Rapat Dan Syarat-Syaratnya
Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi formal maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda. Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya.
a) Berdasarkan tujuan. 1. Rapat Penjelasan. 2. Rapat Pemecahan Masalah. 3. Rapat Perundingan. b)
Berdasarkan sifat.
1. Rapat formal. 2. Rapat informal. 3. Rapat terbuka. 4. Rapat tertutup. c) Berdasarkan jangka waktu. 1. Rapat mingguan. 2. Rapat bulanan. 3. Rapat semester. 4. Rapat tahunan. d) Berdasarkan frekuensi. 1. Rapat rutin. 2. Rapat insidental. e) Berdasarkan nama. 1. Rapat kerja. 2. Rapat dinas. 3. Musyawarah kerja. Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya. Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan. Syarat-Syarat Rapat Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat yang telah ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat. Bagaimanakah syarat-syarat rapat yang baik? Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:
a.
Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi, pemerintah, dan lainlain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.
b.
Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
c.
Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang disembunyikan serta prasangka ).
d.
Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas. Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui syarat-syarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain :
a)
Persiapan rapat. Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat. Secara garis besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :
1. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.
2. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun. 3. Penentuan tempat. 4. Akomodasi. 5. Konsumsi. 6. Media/peralatan. b) Pelaksanaan rapat. 1. Suasana rapat berlangsung terbuka. 2. Para peserta rapat berpartisipasi aktif. 3. Adanya kendali dari ketua rapat 4. Hindarkan debat kusir. 5. Bahasa harus komunikatif. 6. Hindarkan monopoli ketika berbicara. 7. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat. 8. Adanya notulen. 9. Acara rapat. 10. Media rapat. 11. Waktu. Unsur-Unsur Rapat · Rapat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur, diantaranya :
1. Tujuan rapat. 2. Masalah yang dirapatkan. 3. Pemimpin rapat. 4. Peserta rapat. 5. Media rapat. 6. Notulis atau sekretaris. ·
Tata Tertib Rapat
Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola dengan baik dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sbb: 1.Tepat waktu dalam memulai rapat. 2.Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat mengetahui susunan acara rapat. 3.Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain. 4.Adanya partisipasi dari peserta rapat. 5.Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar pendapat orang lain. 6.Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan. 7.Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya. 8.Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas. 9.Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan. 10.Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui bersama.
Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat susunan acara rapat yang merupakan uruturutan
jalannya
rapat,
mulai
dari
pembukaan
rapat
sampai
dengan
rapat
ditutup yaitu : *.
Pembukaan
2.
Pembacaan susunan acara rapat
3.
Pembahasan materi rapat
4.
Lain-lain
5.
Penutup
Susunan acara rapat dibacakan dan sebelum rapat dimulai dibagikan kepada seluruh peserta rapat, sehingga peserta rapat dapat mengetahui agenda rapat dan susunan acara rapat sehingga rapat dapat berjalan dengan tertib. Jadi tata tertib rapat merupakan suatu aturan rapat yang biasanya dibacakan atau dibagikan kepada peserta rapat sebelum rapat dimulai dengan tujuan agar rapat dapat berlangsung dengan tertib dan tidak membuang-buang waktu secara percuma, sehingga tidak akan mendengar lagi keluhan pegawai, ”Apa sih, gunanya rapat?”. Berdasarkan Buku Kamus Bahasa Indonesia, Edisi Kedua terbitan Balai Pustaka, diuraikan bahwa yang dimaksud dengan rapat adalah pertemuan ( kumpulan ) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi adalah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai sesuatu masalah. Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe, yang dimaksud dengan rapat ialah kumpulan beberapa otang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati/disetujui bersama. Berdasarkan beberapa pengertian tentang rapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan rapat ialah pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformaluntuk membicarakan, merundingkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama. Jadi, dalam setiap organisasi, perusahaan, instansi pemerintah pada saat tertentu sering mengadakan rapat. Rapat yang bersifat rutin ( berkala ), temporer ( sewaktu-waktu ). Rapat dapat berlangsung dalam situasi formal maksudnya rapat dilaksanakan dengan mengikuti prosedur rapat, syarat rapat, aturan rapat. Misal, rapat diselenggarakan di kantor dalam keadaan resmi. Sedangkan rapat yang bersifat non formal, misalnya penyelenggaraan rapat dilaksanakan di tempat-tempat yang santai ( sambil hiburan ) seperti di tempat rekreasi, rumah makan, dan lain-lain. Hal yang dibahas dalam rapat tentunya segala sesuatu yang berkaitan dengan suatu kegiatan baik bisnis maupun bukan bisnis. Dalam rapat harus terjalin komunikasi yang harmonis, efektif, dan komunikatif, sehingga tercapai suatu keputusan hasil kesepakatan bersama. Rapat dapat dikatakan berhasil apabila tujuan rapat ( yang telah ditentukan ) tercapai. ·
Prosedur Rapat
Istilah prosedur rapar dan kaitannya dengan pertemuan atau rapat maksudnya ialah pada saat menyelenggarakan rapat, maka pihak penyelenggara harus melakukan kegiatan dengan mengikuti cara atau tahap kegiatan yang tepat dan baik sesuai ketentuan umum yang berlaku dalam rapat. Adapun prosedur pertemuan atau rapat secara umum, yaitu sebagai berikut :
a.
Panitia penyelenggara melakukan prapersiapan seperti menentukan masalah, tujuan, dan maksud rapat, pemimpin dan peserta rapat, mengirimkan notula rapat sebelumnya.
b.
Panitia penyelenggara melakukan persiapan seperti menentukan acara rapat dan menyusunnya, menata ruang rapat, menyiapkan peralatan perangkat lunak dan keras, peralatan menulis, menyusulkan bahan rapat yang belum sempat dikirim, menyusun konvokasi atau undangan rapat, menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya.
c.
Panitia penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam pelaksanaan rapat. Seluruhnya peserta rapat mempunyai hak dan kewajiban yang sama. Maksudnya seluruh peserta rapat mempunyai hak untuk berbicara dan mempunyai kewajiban untuk menyumbangkan hasil pemikiran.
d.
Seorang notulis bila rapat telah selesai harus mampu mencatat jalannya acara rapat. Hal yang dicatat ialah inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya acara rapat.
e.
Bila rapat telah berakhir maka pihak penyelenggara harus mempunyai notula rapat yang ditulis oleh notulis atau sekretaris. Notula rapat atau hasil naskah rapat biasanya harus diperbanyak atau digandakan dan dikirimkan atau didistribusikan kepada peserta rapat, baik yang hadir maupun yang tidak hadir pada waktu rapat, atau dikirim kepada pihak luar/ekstern. Jadi, secara sederhana dapat disimpulkan bahwa prosedur rapat atau pertemuan terdiri atas empat unsur, yaitu :
1. Prapersiapan, 2. Persiapan, 3. Pelaksanaan, 4. Penggandaan dan pendistribusian. Selain keempat unsur tersebut diatas terdapat hal lain yang mempengaruhi prosedur rapat, yaitu jenis rapat dan tujuan rapat. Jika tujuan dari komunikasi ialah tercapainya suatu keputusan atau adanya pemecahan masalah, maka saluran yang dipergunakan ialah media lisan, kearah peserta yang sedikit atau rapat kecil. Sedangkan penyajian/presentasi formal dengan jumlah peserta rapat yang besar seperti konvensi penjualan, rapat pemegang saham, presentasi untuk analis keamanan, dan fungsi-fungsi upacara, pada umumnya diadakan di auditorium. Untuk memperbesar objek dalam presentasi ini seringkali digunakan alat bantu audiovisual seperti film, audio rekaman, dan slide show. ·
Etika Rapat Dan Gaya Komunikasi.
Salah satu etika yang harus dipahami dan diterapkan adalah etika rapat. Ketika akan melaksanakan pertemuan ( bisnis atau rapat ) maka perhatikanlah prosedur dan etika rapat. Yang dimaksud dengan etika rapat adalah norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik ketika melakukan rapat. Gaya komunikasi sebenarnya merupakan bagian dari etika rapat. Pada saat pertemuan setiap orang yang berbicara mempunyai kebiasaan dan gaya tersendiri atau mempunyai gaya komunikasi yang berlainan. Komunikasi yang efektif dapat berlangsung apabila memenuhi beberapa persyaratan. Persyaratan tersebut, antara lain sebagai berikut :
1.
Persepsi.
2.
Ketepatan.
3.
Kredibilitas.
4.
Pengerndalian.
5.
Kecocokan/keserasian. Beberapa persyaratan agar komunikasi berjalan efektif seperti diuraikan diatas harus diterapkan dalam gaya komunikasi. Gaya komunikasi seseorang sangat menentukan keberhasilan suatu komunikasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam gaya komunikasi, antara lain :
1.
Pesyaratan komunikasi yang efektif.
2.
Bahasa isyarat ialah gerakan badan/tubuh atau ekspresi wajah.
3.
Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat dan santun, serta dapat dipahami dengan mudah oleh orang lain.
4.
Budi pekerti, watak, dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi seseorang.
5.
Gaya bahasa yang digunakan menentukan gaya komunikasi. Selain kelima unsur tersebut diatas, dalam gaya komunikasi terdapat hal-hal lain yang dapat menarik dalam mempengaruhi pembicaraan. Hal-hal menarik yang dapat mempengaruhi pembicaraan antara lain :
1.
Pakaian.
2.
Pandangan mata.
3.
Mimik wajah.
4.
Sikap badan.
5.
Suara.
6. ·
Tulisan. Teknik Membuka Dan Menutup Rapat Teknik membuka rapat, yaitu sebagai berikut :
1.
Kalimat pembuka harus menarik atau memikat.
2.
Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar secara cermat.
3.
Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan dibahas.
4.
Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaran.
5.
Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi langsung menarik perhatian para pendengar.
6.
Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik, seperti :
a)
Penggunaan data.
b)
Anekdot.
c)
Membuat pertanyaan.
d)
Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa.
e)
Pribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci. Teknik menutup rapat, yaitu sebagai berikut :
1. Menyusun ringkasan atau kesimpulan. 2. Kalimat penutup. PENGENDALIAN RAPAT 1.
Pengendalian rapat secara bebas terbatas ( Over Head )
Adalah pengendalian rapat dengan cara membiarkan para peserta berbicara secara bergantian, mengadu argumentasi dan berlangsung tanpa pimpinan rapat. Pimpinan rapat hanya memperhatikan untuk mengambil inti pembicaraan dan setelah dipandang cukup pimpinan segera mengambil kesimpulan untuk dijadikan keputusan. 2.
Pengendalian rapat secara ketat ( Closed Controlled )
Peserta hanya boleh berbicara, bertanya atau menjawab dengan seizin pimpinan rapat dan bila perlu waktu dibatasi. 3.
Pengendalian rapat secara kombinasi ( 1 dan 2 )
Cara pengendalian rapat secara bebas terbatas dan secara ketat, digunakan secara bergantian disesuaikan dengan situasi jalannya rapat TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT
Setelah peserta rapat berkumpul, maka rapat dibuka oleh pembawa acara rapat ( MC ) dengan ucapan terima kasih atas kehadiran peserta rapat dan sekaligus membacakan susunan acara rapat dan tata tertib selama rapat berlangsung. Setelah itu pembawa acara menyerahkan rapat pada pimpinan rapat. Menjadi pimpinan rapat tidak semudah yang dibayangkan, dimana pimpinan harus mampu mendorong dan menciptakan partisipasi aktif anggota, bertanggung jawab atas rapat yang diadakan dan pimpinan tidak boleh mendominasi pembicaraan dalam rapat demi tercapainya tujuan rapat. Pemimpin rapat harus bisa menciptakan rasa
aman, suasana persaudaraan, saling membuka diri dan tidak ada kesan sikap otoriter, mempunyai keterampilan berkomunikasi untuk mendukung peserta yang pasif, dan mendorong kelompok untuk mengambil keputusan bersama. Pimpinan rapat yang baik adalah pimpinan yang dapat memberikan keleluasaan peserta untuk Berbicara spontan, dengan suasana yang santai membuat peserta tidak ragu- ragu untuk mengeluarkan pendapatnya. Menemukan gagasan yang cemerlang. Menyampaikan opini yang tidak sejalan dengan pimpinan karena meraka merasa pimpinan tidak mengekang pendapatnya bahkan memberi kebebasan dalam beragumen. Mencapai keputusan bersama tanpa selalu meminta pemimpin sebagai penentu akhir. Rapat akan menjadi efektif bila : •
Ketergantungan peserta rapat pada pimpinan tidak besar.
•
Tidak ada perbedaan menyolok antara pimpinan dan peserta rapat.
•
Kesadaran pimpinan akan pentingnya partisipasi peserta rapat.
Langkah-langkah dalam menegefektifkan rapat Perencanaan dan Persiapan Rapat
·
Apakah Rapat diperukan ? Berikut
ini
ada
beberapa
alasan
kenapa
orang
mnyelenggarakan
rapat
tidak diperlukan. Ø Temukan apa yang terjadi Ø Anda memerlukan keputusan yang cepat Ø Rapat kuartalan/Bulanan/Mingguan Ø Anda ingin melibatkan setiap orang Ø Menyampaikan informasi yang tidak kontroversi ·
Siapa yang harus diundang? Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang :
Ø Perlu memberikan persetujuan Ø Punya keahlian atau informasi yang diperlukan Ø Punya keahlian dan intelegensia untuk membantu kelompok menghasilkan gagasan yang dibuat Ø Akan melaksanakan keputusan Ø Akan mendorong gagasan anda untuk rapat itu Ø Akan memberikan kontribusi olh hasilnya Ø Secara langsung akan terpengaruh. ·
Informasi Latar Belakang
·
Menciptakan sebuah agenda
·
Agenda sangat besarefektivitasnya dalam mengorganisir dan meluruskan rapat, tetapi jarang digunakan secara efektif.
·
Mengantisipasi dan mencegah masalah. Kita harus mengantisipasi beberapa hal sebagai berikut :
Ø Orang-orang yang bermasalah Ø Topik-topik panas Agenda Rapat
Agenda yang bagus dapat menyelesaikan setengah dari pekerjaan anda, bahkan sebelum
yang
semestinya
rapat dimulai. ü Menilai
butir-butir agenda
·
menilai Permasalahan
·
menilai Tujuan, apakah untuk memberikan informasi?, diskusi? Atau memutuskan?
·
menilai Kpentingan rapat
ü
Butir-butir standar
·
Notulen rapat terakhir
·
Meminta maf karena tidak hadir
·
Permasalahan-permasalahan
·
Lain-lain
·
Tangal dan waktu berikutnya
·
Urutan
·
Hal paling penting pertama
·
Hal kurang penting pertama
·
masalah-masalah rutin.
ü
Penentuan waktu •
Menjaga agar rapat tetap pada jalur
•
memberi tahu setiap orang bahwa waktu itu terbatas
•
Rapat dapat lebih mudah dikendalikan
•
Memotivasi orang
•
Ada tujuan yang dapat diselesaikan.
Menulis Agenda
Contoh agenda rapat No Butir Tujuan Tanggungjawab Waktu Pertanyaan2 Diskusi/infornmasi/keputusan Semua/perorangan 5 menit Memimpin Rapat
1. Merencanakan dan Persiapan 2. Membuka Rapat 3. Penyampaian agenda 4. Penyampaian butir rapat 5. Penyampaian tujuan Diskusi dan Partisipasi
1. Memotivasi 2. Mendengarkan 3. Mengendalikan Mendapat Kesepakatan dan Persetujuan Menilai Keberhasilan (menutup rapat) Menilai Ulang Rapat
·
Biaya Rapat
·
Mengambil Tanggungjawab
·
Memikirkan ulang rapat
·
Penyebab kegagalan rapat
·
Beberapa perangkat di bawah ini dapat membantu supaya rapat lebih efektif
·
Agenda TEKNIK MENGAJUKAN PENDAPAT
Seorang pimpinan rapat hendaknya dapat mengendalikan rapat dan pandai mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada
peserta
rapat.
Dalam
hal
ini
pimpinan
harus
menguasai
teknik
bertanya.
Teknik bertanya akan berhasil bila pertanyaan dari peserta rapat mempunyai nilai tambah dan berisi ide-ide yang berguna. Pada dasarnya ada 4 teknik bertanya : a.
Pertanyaan langsung ( direct question ) Yaitu pertanyaan yang ditujukan langsung pada seorang peserta rapat. Pertanyaan ini dapat diajukan bila pimpinan mengetahui bahwa orang yang ditunjuk dapat menjawab pertanyaan tersebut.
b.
Pertanyaan tidak langsung ( overhead question ) Yaitu pertanyaan yang ditujukan kepada semua peserta, dimana pimpinan menebar pandangannya ke segala penjuru.
c.
Pertanyaan mengembalikan ( reverse question ) Pertanyaan yang diajukan kepada seorang peserta yang mengajukan pertanyaan tersebut.
d.
Pertanyaan dilemparkan ( Relay question ) Pertanyaan yang diajukan kepada seseorang atau sekelompok orang dimana pimpinan mengharapkan jawaban dari pertanyaan yang telah diajukan sebelumnya. Tujuan dari pelemparan kembali pertanyaan adalah : *.
Untuk merangsang diskusi dalam rapat.
2.
Membahas masalah secara lebih terperinci dan terbuka.
3.
Menuju ke arah kesepakatan bersama.
Menurut kacamata hasilnya rapat dibagi dua macam: 1. Bersifat mengikat : •
Kongres Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu.
Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat Muktamar . Konferensi •
Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi
Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja. Konferensi kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah lanjutan •
Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam
2. Bersifat tidak mengikat: •
DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah. Contoh : perbedaan pendapat tentang kasus Ambon
•
POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.
•
DISKUSI PANEL : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti oleh sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik, pembahasannya dari berbagai aspek. Contoh : Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari segi kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian masyarakat.
•
SIMPOSIUM : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas.
•
Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-pandangan,
•
Bersifat lebih formal . Contoh : Simposium prospek ekonomi Indonesia tahun 2003.
•
TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi.
•
SEMINAR : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah didampingi ahli. Contoh : Seminar Guru dengan tema “Meningkatkan Peranan Guru Untuk Menyongsong Otonomi Daerah”.
•
LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK
•
SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek. Contoh Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.
•
TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.
•
PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/ meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.
•
PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.
C. Perencanaan Rapat Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat penting dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah : *.
Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat
Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan diOperation Room atau Conference Room yang telah ada di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel
Sekretaris harus pesan kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan pengumuman. Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah diketahui. Biasanya pihak hotel telah memperispakan spanduk misalnya : “Selamat Datang Para Peserta Rapat …. . Sehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan “ general check ” terlebih dahulu agar segalanya bisa dipersiapkan sebaik-baiknya. Persiapkan pula Tata Ruang ( Lay out ) rapat berdasarkan pertimbangan : •
Jumlah partisipan
•
Hubungan masing-masing partisipan
•
Level keintiman
•
Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)
•
Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi
2. Persiapan Aministrasi a. membuat Surat Undangan rapat . Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam surat undangan memuat hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat. b. menyusun acara /agenda rapat . Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok pokoknya saja, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya. c. menyusun daftar Hadir Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa juga berupa lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai dokumentasi. d. Mempersiapkan bahan rapat Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa : •
Hasil rapat yang lalu
•
Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas
•
Peraturan-peraturan yang diperlukan
•
Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat
•
Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan sebagainya
e. Persiapan peralatan rapat Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn untuk keperluan rapat seperti : •
Papan dan alat tulis
•
Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya
•
OHP, slide lengkap dengan layarnya dengan program Microsoft PowerPoint.
•
Sound system, tape recorder
•
Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat
•
•
Block note, ballpoint
Tustel handycam untuk mengabadikan rapat
f. Membuat catatan hasil rapat (notulis) NOTULA Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam rapat. Notula berfungsi sebagai
bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi peserta rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat. Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam rapat baik rapat untuk pemecahan masalah atau rapat untuk pengambilan keputusan dapat menjadi acuan bagi rapat selanjutnya. Dan bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat menjadi informasi atas materi yang dibahas dan kesimpulan yang diperoleh. Notula dapat juga untuk melihat perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu. Notula dapat dibagikan kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh pimpinan. Notula dibuat oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya dekat pimpinan agar sekretaris dapat menebar pandangan ke seluruh peserta. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula : *.
Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbedabeda.
2.
Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis
3.
Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan
4.
Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan
5.
Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan
Notula yang dibuat saat rapat berlansung merupakan notula awal. Notula ini perlu disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan dimintakan persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notula akhir. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan notula : *.
Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007
2.
Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan.
3.
Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat
4.
Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang .........
5.
Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap
&.
Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula
Persiapan dalam pembuatan notula : *.
Sediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang sudah umum digunakan Personal Computer ataupun Note Book atau Laptop untuk penyusunan notula.
2.
Sediakan kaset rekaman bila ada pembicaraan yang tidak dapat ditulis.
3.
Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai
4.
Sediakan buku-buku referensi yang menunjang materi rapat
Isi Notula Rapat 1.
Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi yang menyelenggarakan rapat.
2.
Hari, tanggal, tempat serta waktu dimulai dan berakhirnya rapat.
3.
Pemimpin rapat
4.
Sifat rapat.
5.
Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir.
6.
Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan pengesahannya.
7.
Susunan Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan)
8.
Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)
9.
Ringkasan jalannya rapat.
10. Hasil rapat. 11. Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat. 12. Tempat, tanggal, bulan dan tahun pemnuatan 13. Catatan khusus. 14. Nama dan tandatangan pimpinan dan notulis rapat dibagian akhir. 15. Pembuat notula (sekretaris) 16. Pengesahan notula oleh ketua rapat Praktik
PT Sandika Citra Cendikia bermaksud hendak mengadakan pertemuan/rapat berupa program training penjualan dengan metode baru, pertemuan ini dilaksanakan sehari yang diikuti oleh 6 karyawan. Agenda rapat sebagaimana tercantum di atas. Tugas anda sebagai sekretaris adalah : 1. Buat gambar layout (Tata Ruang ) rapat dengan ketentuan :
•
Peserta 6 orang
•
Ukuran Meja 50 x 80 cm
•
Ukuran kursi 50 x 50 cm
•
Bentuk tata ruang letter O
•
Dilengkapi dengan komputer, OHP untuk media rapat
2. Buat surat undangan rapat, tanggal hari ini 3. Siapkan layout notula rapat yang akan digunakan 4. Ungkapkan ucapan yang tepat dalam membawakan acara pembukaan rapat
MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN ATAU RAPAT
"ab. 88 0enyelenggarakan 'ertemuan @ 9apat Sebuah pertemuan dapat terwujud dengan berhasil apabila semua #akror pendukungnya tersedia.'ertemuan yang di maksud yang di maksud di dini ialah pertemuan #ormal berupa rapat. Termasuk ke dalam #actor pendukung penyelenggaraan sebuah rapat, antara lain melakukan prosedur pertemuan, memperhatikan etika pertemuan dan gaya komunikasi, mengetahui tata tertib rapat, mempunyai keterampilan ketika rapat seperti membuka dan menutup rapat, memimpin rapat, mengajukan pendapat, serta menyusun notula rapat dan resume rapat. A. 'rosedur 'ertemuan $alam buku kamus besar bahasa 8ndonesia, terbitan balai pustaka diuraikan bahwa prosedur adalah : 1. Tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu akti6itas 2. 0etode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu problem . 8stilah prosedur pertemuan dan kaitannya dengan pertemuan atau rapat maksudnya ialah pada saat menyelenggarakan rapat, maka pihak penyelenggara harus mengikuti cara atau tahap kegiatan. Adapun prosedur pertemuan atau rapat secara umum, sebagai berikut : 1. 'anitia penyelenggara melakukan prapersiapan, sperti menentukan masalah, tujuan, dan maksud rapat, pemimpin dan peserta rapat, mengirimkan notula rapat sebelumnya.
2. 'anitia penyelenggara melakukan persiapan, seperti menentukan acara rapat dan menyusunnya.menata ruang rapat, menyiapkan peralatan perangkat lunak dank eras, peralatan menulis, menyusulkan bahan rapat, yang belum sempat di kirim, menyusun kon6okasi atau undangan rpat, menempatkan peserta sesuai dengan #ungsi dan kedudukannya. 3. Seorang notilis, bila rapat telah selesai, harus mampu mencatatjalannya acara rapat. 4al yang di catat ialah inti 5 inti pembicaraan selama berlangsungnya acara rapat. +adi secara sederhana dapat di simpulkan bahwa prosedur pertemuan atau r apat terdiri atas empat unsur, yaitu : 1. 'rapersiapan 2. 'ersiapan 3. 'elaksanaan . 'enggandaan dan pendistribusian. Selain keempat unsur tersebut diatas, terdapat hal lain yang mempengaruhi prosedur pertemuan, yaitu jenis rapat dan tujuan rapat. ". tika 'ertemuan dan ?aya /omunikasi 1. tika pertemuan tika merupakan norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik, yang sesuai dengan agama, tradisi, dan hokum setempat. Salah satu etika yang harus di pahami dan di terapkan adallah etika pertemuan. tika pertemuan adalah norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik ketika melakukan pertemuan seperti rapat. /etika melakukan pertemuan@rapat,setiap,orang harus mempunyai etika seperti : /esusilaan, dan atau budi pekerti yang baik • /esopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya. • tika menjadi dasar atau pedoman ketika melakukan pertemuan@rapat. 2. ?aya komunikasi 'ada saat pertemuan, setiap orang yang berbicaramempunyai kebiasan dan gaya tersendiri atau mempunyai gaya komunikasi yang berlainan. /omunikasi yang e#ekti# dapat berlangsung apabila memenuhi beberapa persyaratan a. 'ersepsi 'eserta rapat harus mampu menyampaikan pesan, pendapat, atau pandangan dengan tepat sehingga dapat di terima orang lain.. b. /etepatan 'eserta rapat harus mampu menyampaikan pemikiran sesuai dengan kerangka berpikir lawan bicara, sehingga terhindar dari miscommunication ;komunikasi yang salah<. c. /redibilitas
'ada saat berkomunikasi dalam rapat, setiap peserta harus memiliki rasa saling percaya. d. 'engendalian Seseorang yang pandai mengendalikan diri ketika berbicara, maka dia pun akan berupaya agar pandai mengendalikan lawan bicaranya e. /ecocokan@keserasian 'eserta rapat harus berusaha menjalin hubungan komunikasi yang baik dengan semua orang, bersikap bersahabat, menyenangkan, menghormati, dan berhasil memberi kesan yang baik terhadap lawan bicara.
a. b. c. 1. 2. 3. . a.
b.
c. d.
?aya komunikassi seseorang sangat menentukan keberhasilan suatu komunikasi. 4al yang harus di perhatikan dalam gaya komunikasai, antara lain: 'ersyaratan komunikasi yang e#ekti#, seperti persepsi, ketepatan, kredibilitas, pengendalian, dan kecocokan. "ahasa yang di gunakan jelas, singkat, tepat, dan santun, serta dapat di pahami dengan mudah dengan orang lain. "udi pekerti, watak, dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi, seseorang. ?aya bahasa yang sering di gunakan antara lain : ?aya bahasa hiperbola ?aya bahasa klimaks ?aya bahasa antiklimaks ?aya bahasa simbolik 4al 5 hal menarik yang dapat mempengaruhi pembicaraan antara lain : 'akaian 7ara seseorang berpakain mencerminkan kepribadiannya. 7ara berpakaian yang rapi, bersih, dan tepat ;sesuai situasi< akan menumbuhksn rasa percaya diri dan harga diri. 'akaian harus serasi, sederhana, lengkap ;tidak ada kancing yang opot atau sobek<. "egitu pula dengan sepatu yang di pakai dan tatanan rambut 'andangan mata 'ada saat berbicara, pandangan mata perlu terarah dengan baik./arena, pandangan mata seseorang memperlihatkan kepribadian, tata karma, dan kewibawaan. 0imik wajah 'ada saat berbicara, mimik wajah harus disesuaikan dengan isi pembicaraan. Sikap badan 'ada saat berbicara dalam rapat, kadang sambil duduk kadang sambil berdiri.Sikap badan ketika berbicara, baik duduk maupun berdiri, harus tegak jangan sampai bungkuk./uasailah diri sendiri sebelum menguasai para pendengar atau peserta rapat, sehingga pembicara terlihat dan terkesan berwibawa.Sikap badan pada saat berbicara selain tegap, tangan dan kaki harus terkendali. ?erakan tubuh atau
anggota tubuh bila tidak terkendali maka akan memberri kesan gugup atau ner6ous. e. Suara Suara merupan pembawaan seseorang dan menjadi ciri khas setiap orang. Suara dapat berbunyi lebih baik apabila memperhatikan hal 5 hal beriikut : 1. +elas 2. 8ntonasi 3. Semangat . kspresi #. Tulisan 'ada saat rapatseorang pembicara kadang harus menjelaskan sessuatu di sertai tulisan. Tulisan harus jelas sehingga dapat terbaca orang lain. 0edia komunikasi seperti computer dapat ber#ungsi sebagai alat untuk menyampaikan materi. 7. Teknik membuka dan menutup rapat "agaimanakah teknik membuka dan menutup rapat yang baikAgar dapat membuka dan menutup rapat dengan baik, di perlukan suatu keahlian khusus berupa keterampilan berbicara. Terampil berbicara maksudnya ialah berbicara secara menarik, jelas, dan dapat di mengerti sehingga mencapai tujuan di dalam berkomunikasi.Agar terampil berbicara, perlu memperhatikan hal 5 hal berikut ini. 1. 0emilih pokok persoalan yang sesuai dengan kebutuhan 2. "erbicara dengan jelas, singkat, tepat dan santun 3. 0enghargai dan menghormati lawan bicara . "erbicara tidak keluar dari pokok masalah@tema pembicaraan !. 0enggunakan kalimat 5 kalimat yang pendek . /eterampilan berbicara seperti telah di uaraikan diatas, berguna pula untuk di terapakan dalam rapat, misalnya pada saat membuka dan menutup rapat. 1. Teknik membuka rapat a. /alimat pembuka harus menarik atau memikat b. /aliamat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan moti6asi para pendengar secara cermat. c. /alimat pembuka berisi uaraian secara umum tentang materi@topic yang akan di bahas. d. "erikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaraan. e. ?unakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi langsung menarik perhatian para pendengar. #. 'ada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik. 2. Teknik menutup rapat a. 0enyusun ringkasan atau kesimpulan
0aksud membuat ringkasan ialah agar para pendengar mengingat kembali garis besar isi pembicaraan, sehingga melalui ringkasan ini para pendengar mengetahui secara jelas isi dan maksud pembicaraan. b. /alimat penutup 'endengar diingatkan agar dapat ikut merasakan dan menyerap apa yang telah di bicarakan kadang pendengar tidak mengikuti pembicaraan secara keseluruhan. 8khtisar merupakan inti pembicaraan yang diambil dari ringkasan. $. Teknik memimpin rapat Salah satu #actor keberhasilan dalam penyelenggaraan rapat ialah adanya pemimpin rapat yang abik dan terampil. 1. Sikap dan si#at pemimpin rapat Sikap dan si#at yang harus di miliki seorang pemimpin rapat : a. Seorang pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan yang luas, terutama yang berkaitan dengan pokok masalah yang sedang dibahas, dan menambah wawasan dengan membaca berbagai buku, membuka internet, dll b. Seorang pemimpin rapat arus dapat mengendalikan rapat. c. Seorang pemimpin rapat harus mempunyai si#at yang adil, tidak memihak, jujur, berwibawa, dan tegas d. 'emimpin rapat harus mampu mengatur lalu lintas jalannya rapat. e. 'emimpin rapat dapat mengelola secara terarah dalam mencapai tujuan rapat. #. 'emimpin rapat berusaha agar selurruh peserta rapat memiliki kesempattan untuk memberikan gagasan. g. 'emimpin rapat memimpin rapa menurut proseedur perusahaan dan tata cara pertemuan. 2. ungsi seorang pemimpin rapat Seorang pemimpin rapat, pada saat pemimpin rapat, harus sudah mengetahui #ungsi atau kegunaan dari seorang pemimpin rapat. ungsi pemimpin rapat : a. Sebagai pengarah b. Sebagai #asilisator c. Sebagai layar pemantul d. Sebagai penengah atau katalisator e. Sebagai moti6ator #. Sebagai pemantul dan penentu keputusan 3. "eberapa hal yang perlu diperhatikan seorang pemimpin rapat ntuk menjaga segala kemungkinan serta memberikan jawaban yang memuaskan terhadap setiap pertanyaan peserta, maka pemimpin rapat harus memperhatikan hal 5 hal berikut. a. 0endengarkan dengan seksama dan penuh perhatian b. 0enunggu pendengar menyelesaikan pertanyaannya
c. 0enjawab pertanyaan dengan singkat, jelas, namun mencapai sasaran d. 0enjawab pertanyaan dengan jujur dan obyekti# e. 0enjawab pertanyaan di sertai dengan buku dan contoh agar jawaban pembicara dapat di pertanggung jawabkan #. 'embicara hendaknya tidak emosional bila terdapat pertanyaan yang bersi#at menguji kepandaiannya g. /etika menjawab pertanyaan, hendaknya pandangan mata ditujukan kepada pendengar@penanya. . Teknik bertanya dalam rapat, yaitu : a. 'ertanyaan langsung b. 'ertanyaan umum c. 'ertanyaan terbuka d. 'ertanyaan mengembalikan e. 'ertanyaan dipindahkan #. 'ertanyaan #actual g. 'ertanyaan retoris h. 'ertanyaan penghargaan i. 'ertanyaan leading
KEGIATAN BELAJAR 2 Standar Kompetensi
: 0elaksanakan $an 0elakukan 'ertemuan
Kompetensi Dasar
: 0enyelenggarakan 'ertemuan
Indikator ermbe!a"aran
: Setelah mempelajari materi berikut ini, diharapkan peserta diklat mampu: 1. 0enjelaskan teknik membuka rapat 2. 0enjelaskan teknik menutup rapat 3. 0enjelaskan teknik memimpin rapat . 0enjelaskan teknik mengajukan pendapat dalam rapat !. 0enjelaskan jenis*jenis rapat %. 0enjelaskan tata tertib rapat &. 0enjelaskan pengertian, macam*macam dan #ungsi notula #ATERI E#BA$ASAN
A. TEKNIK #E#B%KA DAN #EN%T% RAAT &. Teknik memb'ka rapat
Teknik membuka rapat, yaitu sebagai berikut: a. /alimat pembuka harus menarik atau memikat b. /alimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan moti6asi para pendengar secara cermat. 'embicaraan harus mengetahui kondisi para pendengar seperti si#at pendengar, pendidikan, suasana yang terjadi. c. /alimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi yang akan dibahas. Topik*topik yang akan menjadi alat pendorong atau memoti6asi pendengar untuk mengetahui lebih lanjut akhir pembicaraan. d. "erikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaraan. Selain itu, hal*hal yang dianggap penting perlu diulang*ulang agar terserap dengan jelas oleh para pendengar. e.
?unakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi langsung menarik perhatian para pendengar.
2. Teknik men't'p rapat
Teknik menutup rapat, yaitu sebagai berikut: a.
0enyusun ringkasan atau kesimpulan 'ada akhir pembicaraan, pembicara harus mengulangi garis besar isi atau topik yang telah dibahas. 0aksud membuat ringkasan ialah agar para pendengar mengingat kembali garis besar isi pembicaraan, sehingga melalui ringkasan ini para pendengar mengetahui secara jelas isi dan maksud pembicaraan.
b. /alimat penutup "erguna untuk menggugah kembali minat dan perhatian para pendengar terhadap isi pembicaraan yang telah di bahas. "erikut ini, beberapa ketentuan tentang cara seseorang menutup pembicaraan, yaitu: a< /alimat penutup harus diucapkan pembicara karena merupakan hal penting yang akan diingat oleh para pendengar sehingga berkesan. b< 'ada akhir pembicaraan tidak perlu dikemukakan bahwa pembicara berniat mengakhiri pembicaraan dengan mengungkapkan kalimat yang berlebihan. c< 'ersiapkan dengan sebaik*baiknya kalimat penutup pembicaraan. d< "eberapa cara untuk membuat kalimat penutupan pembicaraan, yaitu: 0engulangi inti pembicaraan dengan menjelaskan yang singkat. • • • • •
"erisi anjuran agar pendengar melakukan suatu tindakan. "erisi pujian atau sanjungan kepada pendengar sahakan agar pendengar merasa senang, tersenyum, bahkan tertawa 'enutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair.
e< "ahasa yang digunakan santun dan komunikati#.
B. TEKNIK #E#I#IN RAAT
Sikap dan si#at yang harus dimiliki seorang pemimpin rapat, antara lain: 1. Seorang pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan yang luas terutama yang berkaitan dengan pokok permasalahan yang sedang dibahas menambah wawasan dengan membaca berbagai buku, membuka internet. 2. $apat mengendalikan rapat 'engendalian rapat oleh pemimpin rapat terdapat 3 macam cara, yaitu sebagai berikut: a.
'engendalian secara bebas terbatas ;o6er head< $alam teknik ini pemimpin rapat membiarkan peserta berbicara langsung tanpa harus melalui pemimpin rapat.
b. 'engendalian secara ketat ;close controlled< 'engendalian rapat dengan cara ini, peserta rapat ketika berbicara dibatasi. c.
'engendalian rapat gabungan bebas terbatas dan ketat $engan melakukan gabungan kedua cara ini, maka peserta rapat dapat berbicara secara tertib karena dikendalikan secara bebas terbatas.
3. 4arus mempunyai si#at yang adil, tidak memihak, jujur, berwibawa, dan tegas . 4arus mampu mengatur lalu lintas jalannya rapat !. $apat mengelola secara terarah dalam mencapai tujuan rapat %. "erusaha agar seluruh peserta rapat memiliki kesempatan untuk memberikan gagasan. &. 4arus memimpin rapat menurut prosedur pertemuan (. TEKNIK #ENGAJ%KAN ENDAAT DAN BERTAN)A DALA# RAAT
Teknik bertanya dalam rapat, taitu: 1. 'ertanyaan -angsung 'ertanyaan langsung biasanya dilakukan oleh pemimpin rapat. 'ertanyaan langsung berguna untuk menghentikan percakapan pribadi antar peserta rapat. 7ontoh : Saudara 9ono menurut pendapat Saudara bagaimana cara promosi yang e#ekti#. 2. 'ertanyaan umum $iajukan untuk mengakti#kan seluruh peserta rapat. Semua diajak serta untuk ber#ikir mencari jawaban dari pertanyaan yang bersi#at umum. 7ontoh : 0enurut pendapat Saudara*saudara bagaimana cara promosi yang e#ekti# 3. 'ertanyaan terbuka 'ertanyaan umum dalam pertanyaan terbuka, pertanyaan diajukan secara terbuka, yang diungkapkan dalam kata*kata yang bersi#at umum. 7ontoh : Siapakah yang akan mengepalai di6isi ini . 'ertanyaan mengembalikan
'ertanyaan mengembalikan ialah pertanyaan dibalikkan kepada orang yang bertanya atau pertanyaan dijawap dengan pertanyaan lagi. 7ontoh : Saudara A bertanya kepada pemimpin rapat, Saudara ketua, mengapa promosi tidak kita lakukan pada bulan ini $ijawab oleh pemimpin rapat, menurut Saudara A sendiri mengapa promosi tidak kita lakukan pada bulan ini D. TATA TERTIB RAAT
Secara garis besar, isi tata tertib rapat antara lain sebagai berikut: 1. 'eraturan sebelum rapat dimulai a. 'eserta rapat hadir tepat waktu b. 'eserta rapat mengisi da#tar hadir c.
'eserta rapat membawa perlengkapan
d. "ila tidak hadir ada pemberitahuan e. 0engenakan pakaian sesuai dengan pemberitahuan dalam surat undangan 2. 'eraturan padaa saat rapat dilaksanakan a. 0ematuhi aturan main rapat yang telah ditentukan b. c.
Tata tertib berbicara, bersikap Tata tertib bertanya
d.
Tata terbib mengerjakan tugas perorangan atau kelompok e. Tata tertib istirahat @ makan@ minum 3. 'eraturan pada saat selesai rapat a.
"ila ada tugas mengerjakannya tepat waktu
b. 0engikut pelaksanaan rapat selanjutnya E. N*T%LA RAAT &. en+ertian Not'!a
otula adalah catatan singkat mengenai jalannya rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan ;/amus "esar "ahasa 8ndonesia<. 8stilah notula ini sama dengan notulen, keduanya termasuk kata baku. 4anya dari segi pemakaian dalam rapat kata notula lebih sering digunakan. 2. #a,am-ma,am not'!a
a. otula 4ar#iah Adalah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain. otula har#iat biasanya berbentuk dikte atau catatan stenogra#i, menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya.
b. otula 9angkuman Adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Bleh karena itu notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. otulis harus dapat memilah dan memilah setiap pembicaraan. . F'n+si not'!a
"eberapa ungsi atau kegunaan notula, yaitu sebagai berikut: a.
Sebagai dokumen dan alat bukti Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan. 7ontoh penda#taran suatu organisasi bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi.
b. Sebagai sumber in#ormasi untuk peserta yang tidak hadir 0eskipun peserta rapat berhalangan hadir, sebaiknya dia tetap mengetahui materi yang dibahas dan hasil dari rapat. c.
Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya 9apat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direalisasikan dalam rapat berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman.
d. Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat "iasanya setelah pembukaaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingat para peserta rapat. e. Sebagai dokumen otula ber#ungsi sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kreonologis dan dijilid rapi lalu disimpan dengan baik sesuai dengan sistem pengarsipan. #.
Sebagai alat untuk rapat semu 9apat semu maksudnya adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat #ikti#. 'ada saat menyusun notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum.
KEGIATAN BELAJAR Kompetensi Dasar
: 0elaksanakan dan 0elakukan 'ertemuan : 0enggandakan dan 0endistribusikan 4asil 'ertemuan
Indikator ermbe!a"aran
: Setelah mempelajari materi berikut ini, diharapkan peserta
Standar Kompetensi
diklat mampu: 1. 0enjelaskan mesin pengganda 2. 0enjelaskan cara penggandaan
3. 0engoperasikan #aksimile #ATERI E#BA$ASAN A. ALAT ATA% #ESIN ENGGANDA DAN (ARA ENGGANDAAN
ntuk memudahkan pengiriman hasil rapat, tentu diperlukan alat*alat untuk memperbanyak hasil rapat. Alat*alat untuk memperbanyak hasil rapat atau penggandaan naskah dapat digunakan mesin*mesin pengganda. Setiap mesin pengganda mempunyai cara kerja atau proses penggandaaan yang berbeda*beda . "erikut ini proses penggandaan masing*masing pengganda: &. #esin Tik
0esin tik adalah mesin yang harus dimiliki oleh kantor*kantor yang berguna untuk memperlancar pekerjaan kantor. 'ada saat ini ada tiga macam mesin tik, yaitu: a. 0esin ketik manual b. 0esin ketik listrik c.
0esin ketik elektronik
(ara en+operasian.
$engan menggunakan kertas karbon beberapa helai mesin tik dapat dipakai untuk menggandakan dokumen hasil rapat. 2. #esin Stensi!
'enggandaan dengan menggunakan mesin stensil dilakkan jika membutuhkan kopi dalam jumlah yang banyak. 0acam*macam mesin stensil: a. 0esin stensil manual b. 0esin stensil listrik c.
0esin stensil manual dan listrik
(ara men+operasikan mesin stensi!/ 0ait' seba+ai berik't:
a.
'asanglah lembaran stensil pada silinder mesin stensil. "agian depan dari lembaran induk atau bagian yang diketik menempel pada silinder. +ika lembaran induk telah benar*benar menempel, lembaran penguat disobek dengan jalan memutar silinder beberapa kali. 'eriksalah apakan bagian dari lembaran induk yang menempelnya sudah merata.
b. 0esin diberi tinta stensil dan putar silinder beberapa kali untuk meratakan tinta. c. Siapkan kertas stensil dan taruhlah pada tempat yang telah tersedia pada mesin stensil d. Setelah beberapa alat yang diperlukan diatur, buatlah cetakan percobaan, kemudian atur kembali bila belum sesuai.
e.
+ika cetakan percobaan telah bagus, cetaklah naskah sesuai dengan kebutuhan dengan jalan mengatur terlebih dahulu jumlah yang akan di cetak ;perhitungannya< +ika selesai dicetak ambil lembaran induk dari silinder dan tutuplah mesin stensil.
. Fotokopi
0esin #otokopi termasuk mesin pengganda yang banyak digunakan. Suatu dokumen dapat dengan mudah digandakan menjadi sejumlah yang diinginkan dalam waktu yang relati# singkat, sesuai dengan kebutuhan, tanpa merusak bahan asli. 0esin ini lebih e#ekti# apabila penggandaannya kurang dari 1 lembar. (ara men+operasikan mesin 1otokopi/ 0ait' seba+ai berik't:
a.
-etakkan naskah yang akan digandakan di atas mesin #otokopi berupa kaca. Sebelumnya siapkan kertas 4CS untuk hasil #otokopi, lalu letakkan pada tempat yang
telah tersedia. b. Tekan jumlah penggandaan yang diinginkan ;angka*angka terletak di sebelah kaca<. c.
Tutup naskah yang akan di#otokopi dengan menggunakan mesin penutup #otokopi
;penutup #otokopi bersatu dengan meja #otokopi< d. Tekan tanda operasi atau star. e.
4asil ganddan akan keluar secara otomatis.
. #'!ti+rap3
0ultigraph ialah mesin pengganda yang menggunakan proses cetakan ;imprinting process<. (ara men+opersikan m'!ti+rap3/ 0ait' seba+ai berik't.
a.
4uru# cetakan yang tertera pada lempeng dari karet, kayu atau seng tempat tulisan
dari naskah yang akan digandakan disusun dalam huru#*huru# seperti cetakan. b. $alam multigraph terdapat alat yang berguna untuk mengatur dan memberikan jumlah tinta yang diperlukan. 'ada kertas yang melalui lempeng yang telah dibasahi dengan tinta akan terjadi salinan yang dikehendaki. $alam sistem pita, duplikasi diperoleh melalui pita dengan cara seperti pengetikan biasa. c.
'ada saat mengetik hasil ketikan dapat langsung pindah kepada suatu blanket. Sekitar & baris ketikan dapat dimuat oleh suatu blanket dan kertas sehingga bila kertas ditindih pada ketikan akan terjadi pencetakan. 4asil penggandaan yang diperoleh dengan cara ini akan persis sama dengan aslinya.
B. #ENG*ERASIKAN FAKSI#ILE &. en+ertian
/ata #aksimile berasal dari bahasa latin yaitu #ac artinya bikin, dan simile artinya serupa. 8stilah #aksimele disebut juga dengan telecopier ;otokopi jarak jauh<. $an disebut juga
