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Introducción a la Unidad 3: Sistema presupuestario
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ÍNDICE DE CONTENIDOS INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................... 4 TEMA 1: Presupuestos ........................................................................................................................... 5 Definición y concepto .......................................................................................................................5 Ventajas de los presupuestos ........................................................................................................... 5 Limitaciones de los presupuestos .................................................................................................... 6 Período de los presupuestos ............................................................................................................. 6 TEMA 2. Clasificación de los presupuestos ......................................................................................... 7 2.1 Presupuesto de capital ...........................................................................................................7 2.2 Presupuesto operativo.............................................................................................................7 2.3 Presupuesto financiero ............................................................................................................8 2.4 Presupuesto periódico.............................................................................................................8 2.5 Presupuesto flexible..................................................................................................................8 2.6 Presupuesto por nivel ............................................................................................................... 8 2.7 Presupuesto parcial ..................................................................................................................8 2.8 Presupuesto base cero ............................................................................................................ 8 2.9 Presupuesto de continuidad .................................................................................................. 8 2.10 Presupuesto maestro ............................................................................................................. 9 2.11 Presupuesto de responsabilidad ......................................................................................... 9 Sistema presupuestario .......................................................................................................................... 9 Objetivos del presupuesto como herramienta de planificación.......................................... 9 Objetivos del presupuesto como herramienta de coordinación ......................................... 9 Objetivos del presupuesto como herramienta de control .....................................................9 Funcionamiento del sistema presupuestario ..............................................................................10 Etapas para la aplicación del control presupuestario .............................................................10 CONCLUSIONES ..................................................................................................................................... 11
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INTRODUCCIÓN Toda empresa debe planificar cómo va a alcanzar sus objetivos y metas propuestas, las cuales se expresan en términos monetarios la mayor parte de las veces. Por lo tanto básicamente un presupuesto es el resultado de un proceso de planificación que se expresa en términos monetarios. Las empresas para llevar a cabo su proceso presupuestario deben plantearse las siguientes interrogantes: -
¿Cuánto piensa vender?
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¿Qué necesito para lograrlo?
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¿Cuánto tienes que gastar?
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¿Cuánto se proyecta ganar?
Las interrogantes anteriores dan paso a la elaboración de los distintos tipos de presupuestos que ejercitaremos en esta unidad.
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TEMA 1: Presupuestos Definición y concepto El presupuesto, es una herramienta de dirección que tiene como principal objeto prever, coordinar y controlar en cifras monetarias el desarrollo de la actividad futura de una empresa durante un periodo. Los presupuestos han de permitir a los diferentes niveles de toma de decisiones formarse una idea aproximada, pero aun así, lo suficientemente clara y precisa de las posibilidades futuras de lograr el objetivo propuesto, como para confirmar el acierto de la gestión y permitirles en forma oportuna su rectificación o ajuste a través de la comparación continua de los resultados reales con las cifras presupuestadas. Todo esto requerirá de un muy eficiente sistema de control presupuestario. Los resultados de la gestión de los negocios se muestran en los estados financieros, entonces, los presupuestos son los estados financieros proyectados, los cuales serán expresiones formales de los planes administrativos que abarcan todas las áreas o fases de operaciones de la empresa.
Ventajas de los presupuestos Los presupuestos proporcionan a la administración general, los siguientes beneficios:
Obliga a la administración a fijar los objetivos y metas en forma anticipada.
Contiene dispositivos de control que permiten evaluar la gestión administrativa y planear mecanismos que permitan mantener la característica de flexibilidad de los presupuestos.
Asegura la coordinación entre las unidades de la empresa.
Establece que exista una estructura organizacional definida y acorde con los objetivos que se quiere lograr. INACAP Virtual |Taller de reforzamiento Costo y Presupuesto 5
Facilita la asignación eficiente de los recursos.
Limitaciones de los presupuestos A pesar de sus ventajas y los objetivos que tienen los presupuestos, su uso debe ser cuidadoso porque es una herramienta que tiene limitaciones. Estas limitaciones deben conocerse para que el presupuesto sea utilizado en forma adecuada y se obtengan con él los resultados esperados. Estas limitaciones son:
Los presupuestos son una estimación aproximada de lo que traerá el futuro pero no es una medición exacta. Por lo tanto, no debe pensarse en ellos como algo estático, sino como un instrumento de planificación muy flexible
Los resultados no se obtendrán por el solo hecho de presupuestar. Los resultados se obtendrán cuando el presupuesto comience a ejecutarse.
El presupuesto es un medio para conseguir fines y no es un fin en sí mismo. Por lo tanto, no es un sustituto de la administración, solo es una herramienta de apoyo.
Período de los presupuestos El periodo que pueden abarcar los presupuestos dependerá de la naturaleza de la empresa o bien de las necesidades de información que requiera, pero lo más generalizado es un periodo de un año, el que pude estar coordinado con el periodo contable. También se puede efectuar la planeación a corto, mediano o largo plazo.
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TEMA 2. Clasificación de los presupuestos 2.1 Presupuesto de capital Se refiere al establecimiento de los flujos ocasionados por un proyecto específico de inversión, buscando evaluar la viabilidad y conveniencia financiera del mismo, a través de la medición de indicadores tales como la tasa interna de retorno (TIR) o el valor actual neto (VAN).
2.2 Presupuesto operativo Se definen como aquellos que tienen relación con la operación o giro de la organización.
Presupuesto de ventas.
Presupuesto de Producción.
Presupuesto de consumo de materia prima.
Presupuesto de compra de materia prima
Presupuesto de consumo de mano de obra.
Presupuesto de CIF.
Presupuesto de Costos.
Presupuesto de Gastos.
Presupuesto de IVA.
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2.3 Presupuesto financiero Se refieren a las decisiones financieras:
Presupuesto de Caja.
Balance General Proyectado.
Estado de Resultados proyectado.
2.4 Presupuesto periódico Se llama así a los que se confeccionan por un número fijo de períodos, que al vencer cada período se agrega uno nuevo a los presupuestos.
2.5 Presupuesto flexible Buscan dejar establecidas variables que cambian de valor a través del tiempo, de tal forma que se conozcan los resultados a distintos valores, en este caso es similar al llamado análisis de sensibilidad.
2.6 Presupuesto por nivel Determina los presupuestos a distintos niveles de actividad programada, por ejemplo, al 100% de capacidad instalada, al 80%, etc.
2.7 Presupuesto parcial Se refiere a que se presupuesta una sola actividad en forma aislada dentro de la organización y se administra en forma independiente.
2.8 Presupuesto base cero Se basa en el supuesto de que recién se inicien las actividades de la organización, desconociendo la validez de lo sucedido en períodos anteriores.
2.9 Presupuesto de continuidad Es lo contrario al anterior.
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2.10 Presupuesto maestro Es el presupuesto hacia el cual confluyen los flujos presupuestados de las distintas actividades de la empresa.
2.11 Presupuesto de responsabilidad Divide a la actividad presupuestada anual en términos de responsabilidad individual. Por ejemplo: metas por vendedor, niveles de producción, etc.
Sistema presupuestario Es un conjunto de presupuestos que se relacionan entre sí; sirve para controlar periódicamente los presupuestos y para analizar las desviaciones. Está destinado a construir a realizar los objetivos de la empresa, constituye una herramienta de planificación, coordinación y control.
Objetivos del presupuesto como herramienta de planificación a) Sirve para estimar los resultados de la empresa para un periodo determinado. b) Permite para fijar metas y estándares. c) Sirve para asignar responsabilidades mostrando los planes futuros en términos de las personas respecto de la ejecución. d) Toma de decisiones y orientar futuras acciones al hacer evaluaciones periódicas de estos.
Objetivos del presupuesto como herramienta de coordinación a) Coordinar las actividades de la empresa en su conjunto de manera tal que la encausa a conseguir los objetivos finales. b) Hace posible una efectiva acción administrativa.
Objetivos del presupuesto como herramienta de control a) Evaluación periódica del avance de la operación.
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b) Ayuda a señalar el grado de eficiencia al evaluar los resultados obtenidos
Funcionamiento del sistema presupuestario
Entrada: es la información interna y externa, cuantificable o no. Proceso: es el desglose, registro y orden de la información obtenida. Salida: son los presupuestos propiamente tal. Retroalimentación: es la comparación de los datos y el análisis de estos para volver a planificar.
Etapas para la aplicación del control presupuestario a) Fijar estándar de rendimientos basados en la experiencia o en cálculos financieros. b) Medir los resultados reales en el período presupuestario. c) Comparar los resultados reales obtenidos con los presupuestados. d) Analizar las variaciones producidas y determinar las causas que lo originan. e) Determinar medidas de rectificación
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CONCLUSIONES
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La importancia del presupuesto radica en efectuar una proyección.
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El presupuesto es resultado de un proceso de planificación.
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La estimación entregada por el presupuesto refleja las operaciones de una empresa.
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