Proyecto Final Administración de Operaciones Mariella Lizana Schüler IACC 08 de Abril del 2017
DESARROLLO
COSTOS FIJOS Sueldo Bruto de Gerente Sueldo bruto Jefe de Bodega Sueldo bruto de Secretaría de Gerencia de logística y distribución Sueldo bruto Supervisores de Bodega ( 3 bodegas) Sueldo bruto de analista (Asistente de Gerencia) Depreciación lineal vehículo de gerencia Sueldo bruto Jefe de Distribución Sueldo bruto personal contratado área Distribución ( 7 personas) Costo del seguro de la mercadería en bodega Gasto por concepto de mantención de jardines y piscinas TOTAL GASTOS FIJOS
VALOR $ 4.000.000 $1.000.000 $ 800.000 $ 1.500.000 $ 1.000.000 $ 100.000 $ 1.500.000 $ 3.500.000 $ 900.000 $ 100.000 $ 14.400.000
COSTOS VARIABLES Gasto en materiales de escritorio y de cafetería de la Gerencia y de sus departamentos Gastos por horas extras del personal contratado del área Bodega y de Distribución Gasto por concepto de buses de acercamiento del personal contratado que trabajó en sobretiempo Gasto en mantención de las máquinas y herramientas del área de Bodega Gasto en materiales de escritorio y de cafetería de la Gerencia y de sus Departamentos Gasto en suministros para impresora de la Gerencia y de sus departamentos Gastos de insumos y materiales de embalaje Gasto en bencina vehículo de gerencia TOTAL GASTOS VARIABLES
VALOR $ 50.000 $ 1.500.000 $ 200.000 $ 100.000 $ 50.000 $ 100.000 $ 500.000 $ 100.000 $ 2.600.000
COSTOS DIRECTOS Sueldo bruto Jefe de Bodega Mano de obra part-time (5 bodeg y 5 operarios para la última semana del mes Sueldo bruto Supervisores de Bodega (3 bodegas) Depreciación lineal de la bodega y centro de distribución Gastos de Insumos y materiales de embalaje Costo mermas (costo de las mercaderías dañadas sin reparación y costo de los productos faltantes) Depreciación lineal de las máquinas y herramientas de bodega (grúas horquilla, traspaleta,etc ) Sueldo bruto personal contratado del área de Distribución (7 personas) Costo de seguro de la mercadería en bodega Colación extraordinaria del personal contratado en sobretiempo Sueldo bruto del personal contratado de bodega (8 bodegueros y 2 administrativos) Gasto por concepto de elementos de protección personal del personal contratado de área Bodega y de Distribución Depreciación lineal del casino Total costos directos
VALOR $ 1.000.00 $ 3.000.000 $ 1.500.000 $ 7.000.000 $ 500.000 $ 300.000
GASTOS INDIRECTOS Sueldo bruto gerente Gasto suministro impresora gerencia de departamentos Sueldo bruto de secretaria de Gerencia de Logistica y Distribución Gastos viajes internos y externos por reunión de gerencia Sueldo bruto de analista (asistente de gerencia) Gasto capacitación de gerencia Depreciación lineal de oficinas y salas de reuniones Depreciación lineal vehículo de gerencia Gasto en bencina vehículo de gerencia Gasto por concepto de mantención de jardines y piscinas Gasto por concepto de seguridad de las instalaciones (4 guardias) Costo sistemas de comunicación y de computación del área Bodega y de Distribución Gasto asesor externo en seguridad de las instalaciones y de las personas para la gerencia y de sus departamentos Gasto en capacitación del personal contratado del área de Bodega y de Distribución Gasto en horas extras de los supervisores de Bodega Gastos por concepto de consumos básicos (energía, agua, gas y teléfono) de la gerencia y de sus departamentos Gasto por servicio de fletes externos de terceros (distribución a nivel nacional) TOTAL GASTOS INDIRECTOS
VALOR $ 4.000.000 $ 100.000 $ 800.000 $ 100.000 $ 1.000.000 $ 1.000.000 $ 2.000.000 $ 100.000 $ 100.000 $ 100.000 $ 2.500.000 $ 200.000
$ 1.000.000 $ 3.500.000 $ 900.000 $ 300.000 $ 4.000.000 $ 100.000 $ 100.000 $ 23.200.000
$ 400.000 $ 2.000.000 $ 300.000 $ 500.000 $ 10.000.000 $ 25.200.000
MATRIZ DE DISTRIBUCIÓN O ASIGNACIÓN DE GASTO Concepto de gasto en $
DIRECTO $
INDIRECTO $
Total $
% con respecto al total del gasto
FIJO $
$ 37.600.000
$ 39.600.000
$ 77.200.000
29.5 % fijo versus gasto total
VARIABLE $
$ 25.800.000
$ 27.800.000
$ 53.600.000
20.5
%
variable versus gasto total
TOTAL $
% Con respecto al total del gasto
$ 63.400.000
$ 67.400.000
$ 261.600.000
Total directo
Total indirecto
Gasto Total
24.2
25.8 %
100% de gasto total
%
directo versus gasto total
Fijo 14.400.000 Directos 23.200.000
indirecto versus gasto total
Variable 2.600.000 Indirectos 25.200.000
100% del gasto total
Desarrollo
Mencione o indique a lo menos tres (3) “estrategias funci onales u operacionales” que se desprenden del caso y que aplican en el caso.
Se gestionará básicamente el que hacer, cómo hacer, cuanto hacer y con qué hacer, debido al aumento explosivo en la tasa de reclamos sobre los trabajos realizados y entregados.
1.- Implementar mecanismos de supervisión y control del proceso de producción (estrategia de producción). Se debe hacer un control interno de la empresa “ Impresos Acierto Gráfico S.A.” por lo tanto es
importante dentro de la gestión de calidad incorporar “costos de prevención” para valorar su eficacia y eficiencia dentro del mercado, cuidar los recursos y bienes de la Imprenta, garantizar la confiabilidad de la información hacia el cliente y de su funcionamiento en tiempo y su retroalimentación. Este control se debe hacer en el ámbito de tareas y actividades como también el personal (trabajadores). Un mecanismo de calidad que hay que implementar y tomar en cuenta es “costos por fallas internas”. El control sobre las tareas realizadas en el proceso de producción permitirá disminuir las mermas que son de vital importancia dentro del presupuesto, dónde, es parte de la rutina de producción, el cual se puede controlar, ya que, puede ser medible, como también los re procesos, cuando el cliente no queda conforme con los requisitos expuestos por la empresa, en este caso es la puntualidad de la entrega para poder mejorar el servicio de calidad. Se debe incluir una revisión y reformulación de los procedimientos operacionales que aseguren una calidad y consumo de recursos acorde a las exigencias planteadas y al presupuesto definido. 2.- Nuevas Ofertas Comerciales ( Estrategia de Comercialización) “Impresos Acierto Gráfico” actualmente está incorporando y utilizando el Internet, como
automatización del flujo de trabajo y la impresión digital para crear los nuevos modelos comerciales que están cambiando la impresión de esta manera consigue venderla, ordenarla o manejarla. Para poder lograr una mejor oferta de comercialización se debe:
Capturar una mayor parte de un mercado existente para los productos actuales a través de la saturación y penetración de mercado. Es importante considerar que el servicio entregado a los clientes, es la incorporación permanente de una tecnología de vanguardia. Actualmente posee una página web a través de la cual mantiene un contacto estrecho con los clientes y es medio de recepción de trabajos de reproducción de documentos que vienen vía electrónica.
Actualizar el contenido frecuentemente, con nuevas fotografías o nuevas ofertas a partir de redes sociales. Convertir una foto de Instagram, un post de Facebook o un video de Snapchat en uno de los contenidos más compartidos de redes sociales, mediante este modelo, de es de suma importancia contratar a un trabajador que sea capaz de transmitir el mensaje correcto que demuestre su creatividad e innovación para generar contenido atractivo. Una estrategia ya desarrollada en esta empresa es la diferenciación donde su slogan es “preocúpese de la esencia de su negocio y deje en nuestras manos la operación de reproducción de documentos”,
donde la clave del éxito es el servicio y la calidad,
considerando su finalidad es brindar un servicio oportuno, confiable y de excelencia. 3.- Aumentar márgenes de utilidades (Estrategia Financiera) Debido a la alza de empresas rivales en la industria, hoy se está compitiendo principalmente por el precio, lo que ha repercutido en los márgenes y en las utilidades finales de la empresa, teniendo un negocio en estos últimos años que no ha estado muy próspero y prácticamente se tiene un crecimiento igual a cero. Considerando el tema del precio se puede hacer un estudio previo para conocer las fortalezas y debilidades que se están desarrollando en la empresa. Fortalezas: - Ser potencial en la imagen de marca. - Éxito en servicio y calidad. - Fuerza de venta con alta experiencia en el rubro. - Muy buena llegada con los clientes. Debilidades -
Crecimiento cero. Rivalidad de la industria. Medio ambiente externo agitado y levemente estancado.
Para esta empresa sea sustentable tiene que: * Tener más de una fuente de ingresos, el local ya no debe ser subcontratado, sino ser una sucursal para poder administrarla directamente y generar mayores utilidades. * Poseer más de una forma de generar ingresos, se debe implementar los mecanismos de supervisión y control, así evitando pérdida de tiempo en los trabajadores como también pérdidas en los procesos de producción. * Implementar sistemas financieros adecuados, como se tiene una tecnología de vanguardia por medio de una página web, también se implementará un programa computacional para controlar
todos los ingresos y egresos de las materias primas controlando costos mensuales de fabricación, por medio de inventarios, compras , ventas, mejorando las utilidades, desarrollando el resultado de costos versus gastos, además, se debe contratar un profesional capacitado para cumplir dicha función y desarrollar un balance en forma segura y confiable. *Implementar un programa para controlar el personal (trabajadores), horarios de llegada y salida, horas extras. También se debe controlar las tareas diarias de cada trabajador para que así no se produzcan pérdidas de tiempo, mejorando la calidad de trabajo, bajo el mando de un Jefe de Supervisión. * Contar con una buena imagen pública, como ya se tiene una buena imagen de marca no es necesario incurrir en el gasto de publicidad, el cual es una gran ventaja frente a sus competidores, en el ámbito financiero.
En función del contacto con el cliente, clasifique el servicio brindado explicando claramente las razones de su clasificación.
Como gran fortaleza el contacto con el cliente la empresa cuenta con una fuerza de venta con alta experiencia en el rubro, lo que facilita y permite conocer lo que el cliente desea, valora, requiere, y exige. En el contacto con el cliente también se tiene una gran accesibilidad la cual está relacionada con la facilidad en la aproximación al Punto de Venta y con el acceso y contacto con el servicio en sí considerando que está ubicado en el centro de la ciudad de Santiago. SERVICIO ADICIONADO A CUALQUIER PRODUCTO PARA OTORGARLE MAYOR VALOR Se refiere que el servicio que “Impresos Acierto Gráfico S.A.” corresponde exactamente lo que el cliente espera y valora, además del producto , la imagen y la reputación del mismo. Esta situación se asocia con el marketing del producto, ya que se busca potenciar , mejorar la oferta comercial e imagen a través de elementos complementarios o colaterales como la incorporación de tecnología de vanguardia y además de poseer una página web que están ligados con un contacto estrecho con sus clientes aportando al concepto calidad de servicio y con la idea de entregar mayor valor agregado relacionado con el producto en sí considerando el gran valor de esta empresa teniendo una gran fuerza de venta. Esta connotación determina los beneficios adicionales que espera el cliente como: El servicio de atención de clientes, es una gran fortaleza de esta empresa, la muy buena llegada y relación con los clientes facilitando y permitiendo conocer lo que el cliente desea.
El servicio de garantías extendidas. considerando la muy buena relación de la empresa con sus clientes facilita conocer lo que el cliente requiere y exige transmitiendo claramente su requerimiento a la Gerencia.
El servicio de atención las 24 horas, teniendo una página web, claramente el servicio es las 24 horas, ayudando y respondiendo a cada cliente en lo que necesita, ya sea, consultas, reclamos, solicitudes etc. y además, es un medio para la recepción de trabajos de reproducción de documentos que vienen vía electrónica.
¿Defina y explique el o los niveles de control relevantes que aplican y que están ausentes (o están desarrollados de manera deficiente) que deben implementarse para mejorar el control de este negocio?
NIVEL ESTRATÉGICO El propósito básico de “ Impresos Acierto Gráfico” logra una co nexión con las tendencias del
entorno, sabe lo que está ocurriendo en el mercado, conoce que la rivalidad en la industria ha crecido producto de la gran cantidad de empresas que participan en ella, y que se está compitiendo principalmente por precio, además, aprecia un entorno o medio ambiente agitado y levemente estancado. En forma deficiente vigila y evalúa señales o alertas de entorno, no reconociendo los hechos relevantes que puedan afectar a la industria, al mercado. Oportunidades, desarrolla una fuerza ( fuerza de venta) con alta experiencia en el rubro y ventaja competitiva muy importante que es la muy buena llegada y/o relación con los clientes, a través de esta ventaja se puede controlar información de los clientes según sus necesidades, desean o exigen, así mejorando la calidad se servicio día a día. Amenazas: Esta empresa centra la atención sobre sus debilidades, que el negocio no ha prosperado, tiene un crecimiento, pero si percibiendo las amenazas latentes como que el panorama futuro no se ve muy alentador porque se aprecia un entorno o medio ambiente externo agitado y levemente estancado. Función de Control: Se realiza un monitoreo y seguimiento de acciones correctivas sobre las unidades estratégicas de negocio desarrolladas por la organización, se hace un seguimiento teniendo como resultado que el negocio en estos últimos años no ha estado muy próspero, perjudicando principalmente en los márgenes y en la utilidades finales de la empresa, corrigiendo por medio de las estrategias diseñadas en este trabajo, como:
Implementar mecanismos de supervisión y control del proceso de producción (estrategia de producción). Nuevas Ofertas Comerciales( Comercialización) Aumentar márgenes de utilidades (Estrategia Financiera).
CONTROL OPERACIONAL Propósito Básico: “ Impresos Acierto Gráfico S.A.” no se asegura que las funciones y las tareas o
actividades programadas se desarrollen conforme a una norma y procedimientos establecidos, las tareas y funciones no se están haciendo como corresponde, sin supervisión, ni control, aumento de reclamos, sobre los trabajos realizados, produciendo mermas, reprocesos y mala calidad del trabajo como la puntualidad de la entrega por eso se tuvo que implementar una serie de actividades y estrategias para poder mejorar los precios y así también teber utilidades Oportunidades: Promueve la participación del nivel operacional, aprovechando las oportunidades, implementando mecanismos de supervisión y control de procesos de producción, definiendo el control sobre las tareas o actividades permitiendo disminuir las mermas, reprocesos y mejorar la calidad como también la puntualidad de las entregas. Amenazas: Sólo se centraba en sus servicios ofertados, potenciando su imagen de marca, actuando como medio efectivo de comunicación entre empresa y cliente. Su éxito ha sido el servicio y calidad hacia los clientes, con una alta experiencia en el rubro y la muy buena llegada con los clientes, favoreciendo el conocimiento de lo que necesita el cliente. Pero no se centró en la visión del nivel operacional, que es clave en una empresa, produciendo mermas y reprocesos por falta de control y supervisión bajando utilidades porque sin darse cuenta la gran cantidad de empresas que participan con ella está compitiendo por precio teniendo un crecimiento igual a cero. Función de Control : Comprobar el desarrollo correcto de las funciones y tareas implementadas para lograr una mejor producción por medio de una buena supervisión, mejorando tiempos y calidad de servicio. Se identifican ineficiencias de funcionamiento, como los mecanismos de supervisión y control del proceso de producción, aumento explosivo en la tasa de reclamos sobre trabajos realizados y entregados, también el bajo control sobre las tareas o actividades que producían mermas, reprocesos, con una mala calidad de trabajo como la impuntualidad de su entrega.
Bibliografía Contenidos
Semanas 1-8
