Manuel Gestion Des Immobilisations

O ECCA-BENIN

GESTION DES IMMOBILISATIONS

Canevas du Manuel des procédures des cabinets membres de l’OECCA

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SOMMAIRE 1

DÉFINITION.................................................................................................................................................2

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GESTION DES IMMOBILISATIONS.......................................................................................................2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7

OBJECTIFS POURSUIVIS...........................................................................................................................2 RÈGLES DE GESTION...............................................................................................................................3 CODIFICATION DES IMMOBILISATIONS....................................................................................................3 SUPPORT DE GESTION.............................................................................................................................3 INVENTAIRE ANNUEL..............................................................................................................................4 AMORTISSEMENT....................................................................................................................................5 PROCESSUS D’ENTRETIEN ET RÉPARATIONS DES IMMOBILISATIONS.......................................................5


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1 Définition Les immobilisations sont des biens et valeurs destinés à servir et à rester de façon durable à l’activité du Cabinet. Les immobilisations le plus souvent concernées par la gestion d’un cabinet sont : -

Immobilisations financières tels que cautionnements versés, Immobilisations incorporelles tels que logiciels, good-will, immobilisations corporelles tels que terrains, constructions, mobiliers et matériels de bureau, mobiliers et matériels informatiques, matériels de transport, agencements et installations.

Seuls les cas des immobilisations incorporelles et corporelles sont ici abordés. Les immobilisations financières dans les cabinets concernent, le plus souvent les dépôts de cautionnement de téléphone, d’eau, d’électricité, de loyer dont le traitement pose aucun problème. Il faut tout simplement rappeler qu’il faut constituer un dossier approprié pour chaque catégorie. Les critères distinctifs des immobilisations qu’elles soient corporelles ou incorporelles sont les suivants :    

Importance de la valeur (Cf. minium fiscal) ; Durée d’utilisation de plus d’un an ; Utilisation pour les besoins propres du Cabinet ; Non consommable par le premier usage.

Les procédures de gestion des immobilisations portent sur :    

L’acquisition d’immobilisation ; Le suivi de l’utilisation ; La cession et la remise au rebut des immobilisations ; L’inventaire des immobilisations.

2 Gestion des immobilisations 2.1 Objectifs poursuivis Il est nécessaire d’assurer la correcte gestion des immobilisations car de la qualité de cette gestion dépendra l’efficacité et l’efficience du potentiel de travail au sein du Cabinet. Les procédures de gestion visent les objectifs suivants : 1. l’utilisation rationnelle des biens affectés ; 2. l’identification précise des biens à l’occasion de leur entrée dans le patrimoine du Cabinet; 3. la réalisation périodique d’inventaire physique des biens ; 4. le renouvellement optimal des biens.


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2.2 Règles de gestion Toutes les immobilisations doivent être codifiées ; 

Les acquisitions d’immobilisations doivent correspondre à des besoins réels ;



Le Cabinet doit procéder annuellement à l’inventaire physique des immobilisations ;



Aucune immobilisation ne doit sortir du Cabinet sans l’autorisation expresse du Directeur/Gérant ou d’une personne autorisée.



Aucun bien ne peut être utilisé sans avoir été affecté à un agent ou à un département.



Chaque agent est responsable de l’utilisation du matériel qui lui a été affecté. D’autres biens exigent, au contraire, un suivi très rapproché afin de leur assurer une durée de vie raisonnable. Il s’agit du matériel informatique, des photocopieurs et tout autre matériel dont la mobilité est élevée.

2.3 Codification des immobilisations L’efficacité des procédures de gestion des immobilisations exige la codification des immobilisations nécessaires à l’identification, à l’utilisation et au suivi des biens. La référence d’immobilisation est l’information codifiée qui est matérialisée par une étiquette apposée sur une immobilisation ou avec une encre indélébile afin de l’identifier rapidement. Cette information portée une seule fois et n’est pas modifiable.

2.4 Support de gestion Les supports nécessaires à la gestion des immobilisations comprennent : 1. le registre des biens ; 2. la fiche d’immobilisations ; 3. la fiche d’inventaire. Il est ouvert un registre par catégorie de biens durables. Ce registre manuel ou informatique enregistre chronologiquement toutes les entrées d’immobilisations. Le registre comprend les renseignements suivants : -

le code d’identification ; la date d’entrée de l’immobilisation ; la désignation du bien ; la marque ; le type ; le nom du fournisseur ;


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le département utilisateur (la localisation) ; le prix d’acquisition ; la date de sortie du bien ; les observations.

La fiche d’immobilisations, lorsqu’elle est manuelle, est de préférence cartonnée. Elle suit l’immobilisation dans son lieu d’utilisation. Les renseignements suivants sont fournis par la fiche d’immobilisations : -

la date d’acquisition et de mise en service ; le numéro d’identification du bien ; la désignation du bien ; la marque ; le type ; le nom du fournisseur ; le prix d’acquisition ; la source de financement ; l’affectation ; les opérations de réparations et de visites techniques ; les caractéristiques du bien.

La fiche d’inventaire : -

la localisation du bien ; la nature du bien ; l’étiquette ; la désignation du bien ; la description sommaire du bien ; l’état du bien ; la source de financement ; la date d’acquisition ; la valeur d’acquisition ou valeur d’entrée du bien ; les observations pertinentes sur le bien.

Les supports de gestion doivent être tenus par un responsable désigné à cet effet.

2.5 Inventaire annuel Un inventaire des immobilisations est fait une fois par an pour les besoins d’établissement des états financiers. Les résultats de cet inventaire sont rapprochés aux données du tableau des amortissements et des fiches d’immobilisations. Les corrections nécessaires sont effectuées et les écritures de correction enregistrées.

2.6 Amortissement Le système d’amortissement est l’amortissement linéaire basé sur les taux d’amortissement applicables en matière d’impôt sur les BIC. (Cf. note circulaire 085/MFE/DC/SGM/DGID du 13 Avril 2004 ci-jointe).


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2.7 Processus d’entretien et réparations des immobilisations Pendant la durée de vie ou de fonctionnement d’un bien durable, trois types d’entretien sont à prévoir : -

l’entretien permanent ou quotidien ; l’entretien périodique ; les réparations.


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