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TALLER:
SUPEVISION EFECTIVA EN ACCION
OBJETIVOS:
Al finalizar el curso el participante: Identificará el verdadero significado de lo que es ser supervisor. Distinguirá las consecuencias de dirigir bajo un estilo paternalista y el autócrata. Tomará conciencia de que la solución de problemas está fundamentada en un proceso racional. Elaborará un plan para actuar con objetivos específicos en su área de responsabilidad.
CONTENIDO TEMATICO: I.
II.
PAG.
EL SUPERVISOR: EL NUCLEO DE LA EFECTIVIDAD EMPRESARIAL.
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1.1 1.2
4 4
Clarificación del rol del supervisor. Las dos variables clave de un supervisor: Eficiencia y eficacia.
QUE ES SER UN VERDADERO SUPERVISOR PROFESIONAL, COMPETITIVO Y PROACTIVO. 4 2.1 Las responsabilidades del supervisor. 5 2.2. Identificación de área de oportunidad en la comunicación entre el grupo de supervisores. 8
III.
IV.
LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DEL SUPERVISOR.
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3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
9 9 10 12
EL PRECESO DE LA PLANEACION: QUE, CUANDO, DONDE Y COMO SE VA A HACER. 13 4.1 4.2
V.
Diferencias entre supervisar, trabajar y administrar. El doble rol del supervisor. El supervisor como administrador. El proceso administrativo en la supervisión. Los roles administrativos del supervisor orientado a la acción efectiva.
Importancia de la planeación. Cómo hacer una planeación táctica eficaz.
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COMO CREAR UN AMBIENTE MOTIVACIONAL DE RETO.
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5.1 5.2
18
Construir un ambiente motivacional de reto. Tipos de supervisores: Autócrata consumado y benévolo.
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VI.
VII.
EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PUESTO.
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6.1 6.2 6.3
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El control y su significado: Asegurar el logro de los objetivos. Cómo lograr un control efectivo. Principios generales en cuanto a planteamiento de problemas.
PLAN DE ACCION PERSONAL PARA APLICAR LA SUPERVISION EFECTIVA.
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VIII. LECTURAS.
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Dia 5: Establecimiento de metas. Día 6: Planeación.
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METODOLOGIA:
Integrada con técnicas didácticas modernas tipo taller: dinámicas de grupo, desempeño múltiple de papeles, análisis de casos de su propia realidad y elaboración de un plan de acción.
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I. EL SUPERVISOR: EL NUCLEO DE LA EFECTIVIDAD EMPRESARIAL. CUANDO UN SUPERVISOR NO ES ADMINISTRADOR. Guillermo no sabía si reír o llorar, por una parte, el programa de producción que había preparado era tan perfecto que en realidad era casi como una obra de arte. Por otro lado, los pedidos seguían sin atenderse puntualmente, el Gerente de la planta estaba tan furioso y la planta prácticamente estaba cerrada hoy a causa de una grúa. He aquí lo que sucedió: Guillermo se desempeñaba como programador de producción en una de las plantas de metal del norte, desde hace casi seis años. Había estudiado con ahínco para prepararse para el cargo de Superintendente de Producción. Cuando se produjeron varios cambios en la planta de modelado. Guillermo obtuvo el cargo de Superintendente de Producción, significando de hecho que Guillermo era el responsable de modelado. Guillermo obtuvo dicho cargo, en parte porque se dedicó denodadamente a superarse. Como la planta no contaba con una organización separada de comercialización, sino que se basaba en la compañía matriz, ser Superintendente de Producción significaba de hecho que Guillermo era el responsable de la Planta. Pronto sabría toda la responsabilidad que ello implicaba. La nueva planta de Guillermo hacía modelajes de diversas aleaciones de níquel y acero. La operación era en principio bastante sencilla, pero sorprendentemente compleja en la práctica. Como no fuera en la venta de los productos, se planteaba todo tipo de problemas: en compras, control de existencias, administración del personal, despacho, control de la producción y demás. Guillermo se arremangó y dijo: “manos a la obra”. A la mitad de la jornada laboral del primer día, llamó a María Rojas, la programadora de producción de la fábrica. Después de una charla suficientemente breve para convenir que se llamarían por su nombre de pila. Guillermo fue al grano: “ María, usted sabrá que hubo una razón para designar aquí un nuevo Superintendente y probablemente sabe cual fue esa razón. Los pedidos se demoraban con frecuencia”. Vamos a hacer algo para resolver el problema y empecemos por donde el beneficio será mayor, en la programación de la producción. Voy a trabajar con usted a mi lado para asegurarme que las cosas se vuelvan a encarrillar. GUILLERMO SE OCUPA DE LA SITUACION, PERO SURGEN PROBLEMAS. Guillermo cumplió su palabra. Dedicó horas a la programación de producción, diseño gráficas, calculó tiempos, manipuló equipos y turnos de trabajo. Su labor fue tan minuciosa, que María no hacía más que observar y maravillarse. En realidad tenía bastante tiempo para observar, ya que Guillermo realizaba gran parte de su trabajo. Los programas de producción resultantes eran obras de arte. Todo el equipo, cada minuto y cada trabajador se calculó con miras a obtener el máximo de producción. Pero con todo, se multiplicaron los problemas. Debió suspenderse totalmente la producción durante dos días, porque un material especial se había agotado. El departamento de compras no supo hasta el último momento que las existencias se habían reducido drásticamente. La principal grúa sobreelevada había provocado dolores de cabeza durante un mes, pero Guillermo siguió concentrando sus esfuerzos en la programación de producción y no se había ocupado de la grúa. Como tampoco nadie lo había hecho, la grúa estaba totalmente inutilizada y todo el trabajo de taller principal debió suspenderse hasta que se le reparara.
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El departamento contable se había enterado de que no se habían recopilado algunas cifras habituales de costos. Una persona de la oficina del contralor, trabajaba ahora en la oficina de al lado, tratando de reconstruir las cifras esenciales a partir de los datos disponibles. PREGUNTAS: 1. ¿Por qué no tuvo éxito el método de Guillermo?. ¿Se debe tan sólo a que lleva poco tiempo en su puesto? 2. ¿Qué demuestra este caso en cuanto al verdadero propósito de la administración?. ¿Qué es y qué no es la administración?.
1.1 Clarificación del rol del supervisor. Rol es la serie de conductas que se espera una persona desempeñe en su puesto. Definición de rol funcional son las expectativas de las demás personas acerca del comportamiento apropiado en tu puesto como supervisor. Ejercicio: A la luz de mi propia realidad y de mis colegas, y con base en ser más profesionales ¿cuál es mi verdadero rol como supervisor?
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1.2 Las dos variables clave de un supervisor: Eficiencia y Eficacia. Ejercicio: Menciona en tus propias palabras lo que para ti es eficiencia y eficacia. Eficiencia es: _______________________________________________________ Eficacia es: ________________________________________________________ Ahora describe un ejemplo específico donde se observe la eficiencia y eficacia en tu puesto. ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ II. QUE ES SER UN VERDADERO SUPERVISOR PROFESIONAL, COMPETITIVO Y PROACTIVO.
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Un verdadero supervisor profesional es una persona que ante todo es asume la responsabilidad de sus actos. Es competitivo porque proporciona valor agregado a su desempeño y es proactivo porque es previsor de los problemas y no se dedica a “apagar incendios” y echar la culpa de los fallos a los demás. El hace que suceda las cosa en lugar de quejarse; y es a quien le corresponde transmitir a sus colaboradores los objetivos de la empresa, en términos de actividades concretas; resultados que se han de alcanzar, ya sea que se trate del número de productos terminados, reducción de desperdicios o pérdidas, etc. 2.1 Responsabilidades del supervisor. Las funciones realizadas por el supervisor son de trascendencia tal que algunos expertos señalan que las normas formuladas por la administración, son letra muerta hasta que el supervisor de primera línea las traduce en actos. Entonces, la responsabilidad es una cualidad o atributo indispensable en el supervisor, sobre todo en doce responsabilidades fundamentales.
1. Etica administrativa. La esencia de esta dimensión es la conducta ética de parte del supervisor con sus colaboradores, con otros supervisores, colegas y superiores. Aspectos de la conducta éticas que caracterizan esta responsabilidad son: Honestidad, confiabilidad, no hacer arreglos “bajo la mesa”, no prometer nada que no pueda cumplir y respeto entre otras. 2. Responsable de la gente. De la misma manera como un ingeniero diseña y construye una máquina buscando la menor fuga de energía en su funcionamiento, así todo supervisor debe buscar en el trabajo de sus colaboradores la menor pérdida de eficiencia y el logro de los más altos niveles de productividad. Es responsabilidad del supervisor velar por la desaparición o máxima disminución posible de factores que de alguna manera, influyen para que se desplomen los niveles de productividad y que están directamente vinculados con el comportamiento del personal que dirige. Dichos factores son, entre otros, la fatiga, los accidentes, la impuntualidad, el ausentismo, el control de costos generando problemas para la empresa que en última instancia disminuye los índices de productividad.
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3. Responsable del logro de los objetivos. La empresa tiene su propia filosofía, diseña sus políticas y se fija sus objetivos. Los gerentes y directores tienen muy claros los objetivos y metas que se han de lograr de manera general; pero son los supervisores, los encargados de concretizar dichos objetivos y hacerlos tan palpables que los resultados se puedan traducir en números o índices. Por tanto, corresponde a estos jefes particularizar los objetivos de producción, transmitirlos a los trabajadores y planear las actividades tomando en cuenta los recursos humanos y materiales, los procesos, los tiempos y otros factores que conllevan al éxito hacia el logro de esos objetivos. Los supervisores deben, entonces emplear un sexto sentido para prever o detectar cualquier obstáculo que pueda impedir el alcance de resultados. 4. Conocimiento técnico del trabajo. Esta dimensión de la supervisión sugiere no sólo el conocimiento técnico, sino también la voluntad, empeño y tenacidad para que el trabajo se haga. El supervisor tiene suficiente base e información para comprender rápidamente un nuevo problema. Es técnicamente competente y hace más de lo que se esperaba de él. Es decir, debe darle un valor agregado a su desempeño. 5: Responsable por la solución de problemas y toma de decisiones. Los problemas son algo cotidiano en el quehacer cotidiano del supervisor; una vez identificados claramente los problemas se plantea la necesidad de tomar decisiones. Tanto el análisis de problemas y la toma de decisiones deberán estar fundamentada en hechos, datos que permitan tomar las decisiones sin caer en la subjetividad, en el “melate que este es el problema, me late que esta es la solución....” La labor de un supervisor estriba en hacer que la tarea se lleve a cabo. Si la calidad es mala, su obligación es superarla; si las ventas son bajas, él debe buscar nuevos clientes y mercados. Si los costos son elevados, al administrador le corresponde tomar la iniciativa para reducirlos. La actitud de un administrador debe ser activa, no pasiva. Está orientada a la causa, no al efecto. El administrador no se limita únicamente a reaccionar ante lo que sucede. El hace que sucedan las cosas.
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6. Madurez y sensibilidad personal. Hay dos elementos muy relacionados con este factor; uno es la madurez personal y la estabilidad emocional y el otro es la empatía-grado de sensibilidad para percibir los sentimientos de otros. Los supervisores dotados en esta dimensión mantienen una política de “puerta abierta”, tienen el don de decir lo correcto en el momento apropiado, no pierden el control bajo presiones y parecen aligerar situaciones serias con un adecuado sentido del humor. 7 Responsable de los recursos. Para lograr sus objetivos la empresa requiere de una serie de recursos que, administrados adecuadamente, le permitirán o le facilitarán alcanzar las metas establecidas. Los recursos que están bajo la responsabilidad del supervisor son de tres tipos: Humanos, materiales y técnicos. Por lo tanto, el supervisor es una persona con un conocimiento tal de los procesos productivos, administrativos y sobre todo de lo que se refiere al factor humano.
8. Aplica disciplina positiva. La disciplina puede pensarse como un estado situacional. Es probable que si la moral es alta, la disciplina será positiva y existirá una menor necesidad de aplicar acciones disciplinarias. Los supervisores deben darse cuenta de que la mayoría de los empleados quieren hacer bien las cosas, y que la mayor parte de la disciplina es autoimpuesta. Sin embargo, hay ocasiones en que es necesario aplicar la disciplina. El tomar una acción disciplinaria es el mejoramiento del comportamiento del colaborador. Un supervisor eficaz toma acciones disciplinarias cuando sea necesario, y siempre de manera justa. 9. Es un líder que fomenta el trabajo en equipo. En una reunión de trabajo, el jefe se quejaba de con sus colaboradores por los bajos índices de calidad, seguridad y productividad. “Estoy harto del pobre rendimiento y de las excusas”, afirmaba, “si ustedes no pueden hacer el trabajo, tal vez haya otras personas que estarían contentos de tener la oportunidad de trabajar aquí”. Entonces, señalando a un colaborador recién incorporado, un futbolista retirado, añadió: “ Si un equipo de fútbol no está, ¿qué sucede? Los jugadores son reemplazados. ¿ No es así?. La pregunta quedó flotando en el aire unos cuantos segundos; entonces el exfutbolista respondió: “En realidad, señor, si todo el equipo falla, por lo general se busca a un nuevo entrenador”. Un supervisor eficaz es un fanático del trabajo en equipo, y fomenta la interacción de sus “jugadores”, la comunicación y el compromiso. 10. Es modelo de ejemplo de involucramiento y compromiso con sus colaboradores. Hay una tendencia clara, las demandas por los colaboradores porque se les dé auténtica participación. El común denominador de muchas empresas, es la frase en tono de queja de los trabajadores: “nuestros supervisores no nos involucran, ellos toman las decisiones sin involucrarnos”: El supervisor efectivo es ante todo una persona que busca bajar la toma de decisiones al nivel inferior, a través de involucrar y comprometer a sus colaboradores.
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11. Promotor y responsable de los cambios. El supervisor, aunque tenga a su cargo varias labores materiales, debe dedicar parte de su tiempo a la reflexión y al análisis, con el objeto de mejorar la ejecución de su trabajo y el de sus colaboradores. Habrá de estar muy atento a los cambios que suceden día con día en todos los ámbitos de nuestra vida, y particularmente a los que se generan en los aspectos tecnológicos que incumben a la industria de nuestro país. El supervisor no puede quedar al margen de toda esta serie de cambios que marcan el final del siglo, pues recordemos que de él provienen características y sugerencias hacia los directivos para mejorar procesos de producción. 12. Comprometido totalmente con su trabajo. Debes reconocer que la nueva situación es exigente. La empresa demanda más de ti. La gente se ha acostumbrado a que todo sea instantáneo. Quiere el mejor servicio y lo quiere rápido. Ya no hay sitio para aquellos supervisores que simplemente ponen tiempo y un poco de corazón en sus tareas. El éxito pertenece ahora a los comprometidos, a aquellos que trabajan con todo el corazón y apasionadamente y que, además, sostienen el mismo espíritu de compromiso cuando el trabajo cambia de nuevo.
Autocuestionamiento: Sinceramente en qué grado cumplo con las responsabilidades de un verdadero supervisor, auto evalúate del 1 al 7 y menciona que acciones vas a realizar para ser un supervisor profesional. El supervisor debe ser más que juez o vigilante, como el nombre lo indica. Esta nueva era económica, debe fungir como un consejero y un maestro. La responsabilidad primaria del supervisor debe ser propiciar el desarrollo de su personal de manera que pueda mejorar continuamente, y así estar preparados para hacer un mejor trabajo. 2.2 Identificación de áreas de oportunidad en la comunicación en el grupo de supervisión. 1. ¿ Cuáles son las principales problemas de comunicación entre nosotros como supervisores? 1.______________________________________________________________ 2.______________________________________________________________ 3.______________________________________________________________ 2. ¿ Cómo me he dado cuenta de ello ? 1.______________________________________________________________ 2.______________________________________________________________ 3.______________________________________________________________
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3. ¿ Menciona específicamente de que manera han afectado los problemas en la productividad, en las relaciones interpersonales, en el trabajo en equipo, etc. ? 1.______________________________________________________________ 2.______________________________________________________________ 3.______________________________________________________________ 4. ¿ Qué acciones proactivas voy a realizar de hoy en adelante para minimizar dichos problemas ?. 1.______________________________________________________________ 2._____________________________________________________________ 3.______________________________________________________________ III. LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DEL SUPERVISOR. 3.1 Diferencias entre supervisar, trabajar y administrar. Supervisar es la acción de dirigir y vigilar para que se hagan las cosas. Un operador de un determinado equipo o maquinaria en el momento en que lo ascienden a supervisor, deja de operar o trabajar directamente con la máquina y cambian sus funciones hacia la dirección, organización e instrucción del grupo de trabajadores que realiza las operaciones que el supervisor conoce perfectamente. En este caso, quien supervisa pasa de realizar un trabajo individual a un trabajo grupal, pues generalmente su posición es atender a un grupo de personas. Esta condición implica una cierta habilidad en el trato con personas. Los supervisores de primera línea constituyen la fuerza individual más importante de la empresa, ya que ellos en primer lugar conocen y manejan las destrezas técnicas, son quienes conocen perfectamente los pasos a seguir de los procesos productivos, de hecho, adiestran a los nuevos empleados y dan instrucciones a los antiguos para que trabajen con mayor eficiencia y niveles de seguridad. El supervisor realiza algunas de las actividades de administración, dentro de un ámbito (área o grupo de personas a cuyo frente se encuentra) planea, determina objetivos, elige procedimientos, analiza problemas y toma decisiones; con la diferencia de que esta acción de administrar se reduce a grupos pequeños y reporta informes de resultados a sus superiores. 3.2 EL doble rol del supervisor. Según esta perspectiva, los supervisores se encuentran entre dos fuerzas opuestas: La gerencia espera un número determinado de acciones de los supervisores, tales como aumentar la productividad, evitar desperdicios, mantener la disciplina, controlar los niveles de producción y llevar a cabo los planes, exigiéndole al mismo tiempo lealtad y máximo esfuerzo. Por otra parte los trabajadores esperan que el supervisor sea bondadoso, que les solucione los problemas, que interprete sus temores y deseos ante la gerencia, solicitándole a la vez lealtad y comprensión. El supervisor, la mayoría de las veces, es un empleado de confianza y actúa en un nivel gerencial, en tanto que dirige el trabajo de otros; pero también recibe presiones de los
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trabajadores, del mismo modo que ha de ser un especialista de la conducta para que su equipo colabore con él. Estas dos ideas, da origen al concepto del supervisor como piedra angular de un arco, pues recibe presiones de ambos lados, misma que aprovecha para reforzar y lograr que el éxito sea una realidad dentro de la organización en el mismo lugar de trabajo. El supervisor consciente de ellas se hará siempre respetar por sus colaboradores y por sus jefes inmediatos. 3.3. El supervisor como administrador. Los elementos claves de la administración. Son tres los tipos de habilidades administrativas importantes para un desempeño eficaz: Destrezas técnicas, humanas y conceptuales. 1. DESTREZA TECNICA. Es la capacidad de usar herramientas, procedimiento y técnicas en un campo especializado. 2.DESTREZA HUMANA. Es la habilidad para trabajar con otras personas, comprenderlas y motivarlas hacia el logro de los objetivos propuestos. 3. DESTREZA CONCEPTUAL. Es la habilidad mental para coordinar e integrar todos los intereses y actividades de la organización. Es decir, comprende la capacidad de ver la organización como un todo y entender como sus partes dependen unas de otras bajo un enfoque sistémico. Aun cuando las tres destrezas son indispensables para un dirigente efectivo, su importancia relativa para cada jefe depende de la posición que éste ocupe en la organización. El común denominador cuya importancia parece crucial en todas las personas que ejercen funciones de dirección, es la habilidad humana. 3.4 El proceso administrativo en la supervisión. La administración se realiza a través del proceso administrativo: Planeación, organización integración, dirección y control. La planeación. Se ocupa de los objetivos y los medios necesarios para lograrlos, el establecimiento de políticas, programas, procedimientos, métodos, y presupuestos. La organización. Para llevar a la práctica los planes es necesario realizar las siguientes actividades: Preparar el cuadro organizacional, definir líneas de enlace para facilitar la coordinación, delimitar autoridad y responsabilidad y definir las cualidades requeridas del personal para cada puesto. Integración. Esta fase consiste en seleccionar personal competente y conlleva los siguientes pasos: Seleccionar, orientar, adiestrar y desarrollar. Dirección. Cuyo propósito es propiciar que el personal actúe hacia el logro de los objetivos deseados; es por ello importante saber: delegar, motivar, comunicar, superar las diferencias y administrar el cambio. Control. La finalidad del control es asegurar el progreso hacia los objetivos fijados según el plan, controlar eficazmente implica establecer estándares de actuación, recopilar información sobre resultados, analizar resultados contra estándares y en su caso tomar acciones correctivas. La función de control es literalmente “la rendición de cuentas “ del desempeño como administrador.
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3.5 Los roles administrativos del supervisor orientado a la acción efectiva. Para cumplir con una administración eficaz se deben desempeñar cuatro roles fundamentales. La de productor de resultados. La de administrador de procesos. La de emprendedor de innovaciones. La de integrador de equipos de trabajo. Para presentar dichas funciones se utilizan las iniciales de las cuatro palabras: P por productor. A por administrador. E por emprendedor. I por integrador. Y así se resume el conjunto de funciones con la sigla. PAEI El planteamiento que todo administrador debe hacer es evaluar en qué medida cumple debidamente los cuatro roles, para caracterizar esta evaluación se recurre a la simbología siguiente: * La letra mayúscula cuando se es muy bueno en la función. * La letra minúscula cuando se es “más o menos”. * Guión cuando las habilidades al respecto son nulas o muy escasas. Según esto un “PAEI” sería el administrador perfecto, un “paei” sería un mediocre en todo”________” un administrador sin “PAEI” sería una nulidad total. La primera pregunta que se plantea es si verdaderamente existe un PAEI la respuesta es negativa.
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Siempre que uno de estos roles no es desempeñado, puede identificarse un estilo administrativo incompetente. En otras palabras, para ser incompetente basta con que una persona tenga un guión en cualquiera de los cuatro roles. Enseguida presentamos un cuadro pintoresco de las versiones más extremas de la incompetencia, en donde el presunto administrador cumple con una solo de los cuatro roles.
P _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _E L
____ A ____ ____
“ S O L IT A R IO ”
“ El BURO CRATA”
____ ____ E ____ “ EL ____ ____
IN C E N D IA R IO ”
_ _ _ _ I “ E l S U P E R S E G U ID O R ”
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _“_E L
PALO M UERTO”
IV. EL PROCESO DE LA PLANEACION: QUE. CUANDO. DONDE Y COMO SE VA A HACER. 4.1 Importancia de la planeación. La planeación es la primera y una de las más importantes actividades de toda persona que ejerce funciones administrativas. La planeación consiste en determinar la misión, propósito de un departamento o unidad de trabajo y programación, para contribuir al logro de los propósitos de la organización total. En otras palabras, planear significa pensar antes de actuar; significa mirar adelante, trazar de antemano el camino que se va a seguir, pensar en qué trabajo se deberá hacer y cómo. Muchos supervisores encuentran que constantemente afrontan una crisis tras otra. El motivo probable de esto es que no planean; no ven adelante. Es el deber de cada supervisor planear, y esto lo deberán realizar con la colaboración de su equipo de trabajo. Los planes que lleve al acabo el mando intermedio deben coincidir con los objetivos generales establecidos por los niveles directivos más altos. Pero dentro de los objetivos, directrices y límites generales le toca a cada supervisor el definir los planes departamentales específicos de su área de responsabilidad.
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La planeación es importante no sólo porque contribuye al logro de las metas propuestas, sino también porque reduce costos. La planeación es un proceso de decisión acerca de qué, quién, cómo, dónde, cuándo y cuántos recursos se va a hacer. 4.2. Cómo hacer una planeación táctica eficaz. 1. Misión personal y laboral: ¿Por qué estamos aquí? ¿Por qué estamos aquí? Esta pregunta, en sus dimensiones cósmicas, ha ocupado la mente humana desde que empezamos a pensar. En otra dimensión, es una pregunta, popular en esta época, que está siendo formulada por accionistas, alta gerencia, mandos intermedios y trabajadores. Si se hace un pequeño cambio a la pregunta que se lea, “¿por qué estamos en el negocio?”, la respuesta rápida es, con frecuencia: “para obtener utilidades”. Pero ese tipo de respuesta es demasiado superficial realmente. No responde a lo esencial de la cuestión, a la razón de ser de la empresa. El obtener utilidades puede ser un objetivo que valga la pena. Pero no es su misión. La verdadera misión de cualquier organización es el proporcionar bienes y servicios valiosos y, de esta manera satisfacer las necesidades de otros. Sólo si una organización hace esto, puede obtener utilidades. Es por esta razón que una organización orientada a una misión tendrá más éxito a largo plazo que una orientada hacia una utilidad. Y esta es la misma razón por la que el gerente, supervisor o trabajador que trabaja para cumplir una misión, siempre a largo plazo, será más productivo que aquellos que trabajan únicamente para ganarse la vida. Escribe la misión de tu área de responsabilidad. ¿Cuál es tu razón de ser como supervisor? ¿Para qué estás? ¿Cuál es el fin último? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ CRITERIOS PARA EVALUAR LA DECLARACION DE MISION. 1. ¿ Es clara, comprensible y lo suficientemente breve para tenerla presente?. 2. ¿Establece los resultados o beneficios que se esperan de su unidad?. 3. ¿ Determina cuál es el valor agregado que proporciona su unidad?. 4. ¿ Establece un vínculo claro entre las descripciones de la misión global de la organización, de la misión de su jefe-líder y la de usted?. 5. ¿ Refleja los valores, creencias y filosofía de la organización?. 6. ¿ El lenguaje y estilo de su redacción sirve como fuente de inspiración, energía y estímulo ?. 7. ¿ Sirve como modelo para la toma de decisiones?. 2. Diagnóstico de fortalezas y debilidades. OPORTUNIDADES Y AMENAZAS. La planeación estratégica, no es aplicable exclusivamente a una empresa o unidad. Cualquier clase de unidad puede hacer planeación estratégica, ya sea de un sector de la empresa, un grupo de trabajo, un individuo, etc.
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En la planeación estratégica de una empresa o unidad de negocios la misión se define sobre la base del análisis estratégico. Este comprende dos campos fundamentales: El análisis externo. Se refiere a las condiciones generales del entorno que afectan o pueden llegar a afectar la vida de la empresa; así como también las condiciones específicas del mercado, los clientes y la competencia . Este análisis se suele sintetizar en términos de las “oportunidades” y “amenazas que ofrece el medio externo. El análisis interno. Consiste en desglosar las fuerzas y debilidades de cara a la competencia y demás condiciones del medio externo. Este tipo de estudio es correspondiente a la planeación táctica. 3. Establecimiento de áreas de resultado clave. Las responsabilidades se refieren a las áreas clave del trabajo por las cuales los empleados rinden cuentas. ¿ Por qué algunas personas no obtienen todo el éxito que pudieran alcanzar en sus carreras o profesiones elegidas?. Trabajan duro. Algunas veces más que cualquiera. Están ocupados. Son activos. Siempre están moviéndose. Con frecuencia lo que hacen, lo hacen bien. Pero, por alguna razón, simplemente parecen no alcanzar todo su potencial. Por supuesto podrá haber muchas razones. Pero una razón importante por la que la gente no tiene éxito como quisiera es, que aunque lo que realiza lo hace bien, está simplemente haciendo las cosas equivocadas. Esto se conoce como trampa de la actividad, los individuos atrapados en esta trampa tienden a pensar que la actividad se iguala al logro, cuando, de hecho la mayoría de las veces lo opuesto es cierto. Demasiada actividad del tipo incorrecto, con frecuencia, distrae la capacidad de la persona para lograr las cosas correctas. Las cosas que realmente son importantes. Hay dos tipos de responsabilidad misión y resultados. La misión es el gran panorama que describe el “porque” de la existencia de la organización, departamento y qué contribución pueden hacer los supervisores para esa misión. Los resultados son áreas clave del trabajo de los supervisores, de las cuales son específicamente responsables.
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Enseguida se señalan algunas responsabilidades para los jefes-líderes. A). Planeación. B).Control. C).Retroalimentación. D). Desarrollo de personal. E) Reducción de desperdicio. F) Tiempos muertos. Esta lista es sólo un ejemplo. Aunque las responsabilidades señaladas podrían aplicarse a cualquier administrador, su propia lista puede determinarse de acuerdo con tu propia situación particular. LINEAMIENTOS PARA ESTABLECER AREAS DE RESULTADO CLAVE. 1. Identificarán todas las áreas principales en las que se espera que el administrador responsable invierta tiempo, energía, y talento. Así como otros recursos durante el período de compromiso proyectado (generalmente, de seis meses a un año). 2. Incluirán tanto las responsabilidades administrativas, como las operativas del administrador responsable. 3. Consignarán tanto las expectativas de su tiempo normal, como las innovaciones o esfuerzos de mejora. 4. Incluirán áreas difíciles de evaluar, tales como desarrollo del personal, relaciones organizacionales y relaciones públicas. Al igual que las áreas tangibles más fáciles de medir, tales como: resultados de las operaciones, control de costos y productividad. 5. No abarcará necesariamente, a todo el puesto de trabajo, pero si se identificarán las áreas de los pocos críticos, hacia donde deberían dirigirse los esfuerzos, con prioridad. 6. Cada una deberá limitarse, generalmente, a un máximo de tres palabras. 7. No representará actividades como tales, sino áreas dentro de las cuales se dan dichas actividades o, más importantes aun, LOS RESULTADOS. 8. En conjunto, formarán las bases para una comunicación efectiva ascendente, descendente y horizontal, a través de las líneas organizacionales. IDENTIFICACION DE TUS AREAS DE RESULTADO CLAVE. Areas comunes a todos los supervisores 1. Desarrollo del personal. 2. Productividad personal. 3. Autodesarrollo. 4. Reducción del desperdicio. 5. Resultados operativos. 6. Tiempos muertos. 7. Control de calidad. 8. Control de costos. 9. Imagen de la organización. 10. Diseño del producto o servicio. 11. Negociación de acuerdos. 12. Relaciones humanas.
Tus áreas de resultado clave ___________________ ____________________ _____________________ _____________________ _____________________ _____________________ _____________________ _____________________ _____________________ _____________________ ____________________ _____________________
4. Desarrollo de indicadores de efectividad.
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1. Son factores mensurables que se ubican. Lógicamente dentro de áreas de resultado clave, y en relación con los cuales se establecen objetivos. 2. Podrían representar. A). Cifras “tangibles”, por ejemplo, unidades de producción por hora de trabajo, número de clientes servidos a tiempo. B). Problemas a superar, por ejemplo, interpretar los cambios en las leyes, eliminar el trabajo atrasado. C). Cifras “intangibles”, que representan indicadores de efectividad en áreas subjetivas, por ejemplo, rotación de personal, ausentismo relacionado con el nivel de la moral del personal. 3. Generalmente sólo identifican lo que ha de medirse, y no la cantidad, o en que dirección por ejemplo, las reparaciones como porcentajes del esfuerzo total, y no una reducción del 10% en las operaciones (este último, casi equivale a un objetivo). Los indicadores identifican, únicamente, dónde se deben concentrar los esfuerzos. 4. El costo de identificarlos y controlarlos no deberá exceder al valor de la información. EJEMPLO: PRODUCTIVIDAD PLANEACION OPERATIVA
DESARROLLO DEL PERSONAL
MORAL PERSONAL
DEL IMAGEN ORGANIZACIONAL
Producción por Aplicación de la Participación en Rotación hora de trabajo. administración. la capacitación. personal. Producción individuo.
por Plan de flujo.
Tiempo inactivo. Determinación de recursos. Tiempo activación.
de
Número ascensos.
de
Utilización de la administración por el personal. Plan de adiestramiento. Número de colaboradores involucrados en los planes de desarrollo.
del Opiniones favorables de la empresa. Ausentismo. Programa de información pública. Número de Publicaciones a quejas. cargo del personal. Número de ideas. Participación en la comunidad local. Esfuerzos cooperativos interorganizacional es
5. Establecimiento de objetivos. Es la correcta interpretación y aplicación de los siguientes pensamientos. “ Si uno sabe hacia donde se dirige ningún viento le será favorable”. “ Reunios, discutid y encontrad los objetivos comunes, no os olvideís nunca de los objetivos; sólo los objetivos cuentan”. Características de un objetivo bien construido con el acróstico MARTE: 1. Medible. 2. Asignable. 3. Realista. 4. Tiempo. 5. Específico.
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6. Planes de acción. ¿Alguna vez ha iniciado un viaje y, después de haber partido ha parado en algún lugar para consultar el mapa y solicitar indicaciones, sólo para descubrir que existía otro camino más corto o más fácil o ambas cosas?. ¿Lo hizo cuando era demasiado tarde para cambiar?. Cuando usted hace un viaje muchas veces, es probable que conozca varios atajos. Sin embargo, aún así ¿alguna vez ha descubierto por un lado que una nueva carretera ha sido construida, o por el otro que se han formado obstáculos o desviaciones en su ruta normal?. No será una gran sorpresa descubrir que esto sucede a menudo entre los viajeros, el mismo principio se aplica cuando se trata de conseguir un objetivo determinado. LINEAMIENTOS PARA EFECTUAR UN PLAN DE ACCIÓN. 1. Identifique cuáles pasos importantes son requeridos para obtener los resultados identificados en el objetivo. 2. Determine prioridades en cada una de las etapas importantes. 3. Haga participar a sus colaboradores para obtener el apoyo y compromiso en la consecución del objetivo. CRITERIOS PARA EVALUAR LOS PLANES. 1. ¿Llevarán estos pasos, al logro efectivo y eficiente de los objetivos?. 2. ¿Ha sido cada paso del programa bien definido, y claramente establecido?. Se ha mantenido, al mínimo, el número de palabras empleadas, a los efectos de una clara comprensión por parte de quienes deberán llevarla a cabo?. 3. ¿Evita involucrarse en los “comos” detallados, los cuales debería determinar la persona encargada de alcanzar los objetivos?. V. COMO CREAR UN AMBIENTE DE MOTIVACION LABORAL. 5.1 Construir un ambiente motivacional de reto. La motivación es el proceso por el cual la necesidad insatisfecha de una persona genera energía y dirección hacia ciertos objetivos, cuyo logro se supone habrá de satisfacer las necesidades. Es cotidiano escuchar las frases: “ Hay que motivar a nuestro personal hacia la calidad”, “ “para que hagan las cosas bien y a la primera”. Estas palabras nos dan la idea de una connotación manipulatoria, como si las personas fueran marionetas a quienes hay que “motivar”. Par entender verdaderamente qué es lo que motiva a las personas a actuar es indispensable conocer cuáles son los objetivos de los mismos. Lo primero estar convencidos de eliminar el mito de que el supervisor puede motivar. Nadie puede hacer que un fumador deje de fumar, un alcohólico deje de beber, ni un apostador deje de apostar. Ningún supervisor puede hacer que un trabajador esté motivado. El tratar de motivar a una persona es como llenar un vaso de agua agujereado: Tendría que seguir derramando la motivación allí, puesto que se fuga casi instantáneamente. Esto resulta agotador e inexistente. Además ¿ qué ocurre cuando usted no se encuentra allí para llenar el vaso?. En vez de ello, tapone la fuga: ayude a los trabajadores a motivarse a sí mismos. Un trabajador estará motivado cuando tiene una necesidad que no está cubierta - una necesidad individual- cuando existe, los trabajadores realizarán acciones por sí mismos que satisfagan dicha necesidad. No obstante, como supervisor está en posición de:
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1. Reconocer una necesidad que no ha sido cubierta. 2. Determinar y presentar al trabajador un medio o ( varios) para satisfacerla, y 3. Examinar los resultados. ¿ Recuerda la historia del palo y la zanahoria? Si el burro no hubiera deseado la zanahoria( necesidad), ninguna zanahoria sin importar lo apetitosa que fuera, habría hecho que se moviera. Sin embargo, en este historia parece ser que el burro era aficionado a las zanahorias. Aun así, el granjero no lo motivó, sólo proporcionó un medio para que el burro pudiera satisfacer una necesidad. 5.2 Tipo de supervisores: Autócrata consumado y benévolo. El autócrata consumado, se apoya en la autoridad formal que por decreto le otorgó la empresa; no busca su fuente de autoridad en su propia persona, por derecho propio, sino, por sentirse incapaz de ser obedecido, utiliza en forma irracional la autoridad que le da su puesto. Supone que precisa forzar a la gente a hacer lo que no desean: trabajar. “es necesario darles órdenes todo el día, mostrarles quién es el jefe.” Además el autócrata siente que el trabajo como un castigo, para él y para todos los demás; por eso, “la única forma de que la gente trabaje es asustándola con el despido”. Este tipo de supervisor no prepara ni capacita a su gente: confunde el dar instrucciones, con capacitar, de ahí que sus colaboradores progresen y aprendan menos que los demás. Posibles reacciones del grupo:
Sumisión. Aceptación mínima de responsabilidad. Sabotajes. Irritabilidad. La gran satisfacción es “hacer tonto al supervisor”. El autócrata benévolo, se le conoce el “papá gallina”, porque trata a sus colaboradores como sus “polluelos”, dice: “No me toquen a mis pollitos, son míos, cuidado con el que los maltrate.”. Es decir a trata a sus trabajadores como si fueran sus hijos; o se conduce con ellos con la misma suavidad, cariño, dominio y control con que lo hace con su propia familia. Se le ha llamado también “manipulador”, porque en ocasiones puede no ser tan sincero en su afecto sino que trata de “manejar” a la gente, de “lavarles el cerebro”; a fin de que hagan solo lo que él quiere y como él quiere, “por la buena”. Su actitud es de “vender la idea” y, en general, despierta afecto y simpatía, con excepción de los que, advirtiendo el trato que reciben, lo sienten degradante. El autócrata benévolo trata de no usar la autoridad sino la relación amistosa con sus asociados como instrumento de influencia. Se le conoce como pseudo demócrata si reúne al grupo para tomar decisiones, aunque él sea el que dice la “última palabra”. Posibles reacciones del grupo: La mayoría siente simpatía hacia el supervisor, pero algunos detectan su verdadera actitud y les antipatiza profundamente. La iniciativa permanece estática en espera de la reacción del supervisor. Se registra también sumisión, y falta de desarrollo personal. Nadie desarrolla ideas positivas.
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VI. EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PUESTO. ¿Cómo me estoy desempeñando?. Significa diferentes cosas para diferentes empleados. Puede interpretarse como: ¿voy en la dirección correcta?. O pude significar “¿Estoy cumpliendo con los estándares de cantidad y calidad a tiempo?”. La retroalimentación proporciona la información necesaria para responder estas preguntas. 6.1 El control y su significado: Asegurar el logro de los objetivos. La importancia del control parte del hecho de que la labor de todo superviror consiste en cumplir los objetivos preestablecidos. El control significa cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. 6.2 Cómo lograr un control efectivo. 1. Establecimiento de estándares. El estándar se define como un medidor de la ejecución efectiva en la consecución de los objetivos. Los estándares son importantes, porque nos permite saber si hemos conseguido o no nuestros objetivos. Cuando establecemos estándares nos preocupamos principalmente por lo qué es probable salga mal en relación con los cuatro elementos básicos: tiempo, recursos, cantidad y calidad. No obstante, la naturaleza negativa de la pregunta, realmente buscamos factores positivos que sirvan como señales en la determinación de la probabilidad del cumplimiento de nuestros objetivos. En virtud de que no sería benéfico analizar todas las cosas que puedan resultar mal, debemos revisar selectivamente los factores críticos en donde la posibilidad de fracaso es mayor o donde es probable que se produzca el mayor impacto en el logro del objetivo. Es decir, enfocar nuestros esfuerzos en unas pocas áreas críticas. 2. Recopilación de información. Recopilación de información es la actividad de medir la ejecución y se define como la determinación de la ejecución real contra la planeada. Es el medio por el cual podemos observar cómo progresar el trabajo hacia la consecución de los objetivos y debe responder a la pregunta “¿Cómo y cuándo lo sabrá?” Algunos medios que se pueden utilizar para recopilar información y analizar las desviaciones son los siguientes: A. Inspección u observación personal. B. Informes diarios, semanales y mensuales. C. Gráficas de tendencias de calidad. D. Reuniones diarias sobre avances del programa. E. Gráficas de Gantt etc. 3. Análisis de desviaciones e introducción de medidas correctivas.
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La toma de acciones correctivas se define como la realización de acciones de mejoramiento originadas por desviaciones hacia el cumplimiento del objetivo. Realmente esta es la única razón de ser de toda función de control. Tomar una acción correctiva es y debe ser considerado como una actividad administrativa positiva y una parte normal del trabajo de todo supervisor. Las desviaciones en la consecución de los objetivos se pueden atribuir a una o más de los cuatro grupos comunes de causas siguientes: A. Incertidumbre. Es el no conocer qué traerá el futuro puede causar desviaciones. B. Eventos inesperados. Son aquellos acontecimientos que han sucedido realmente y que no se previeron. C. Fallas. Son interrupciones dentro del alcance normal del trabajo, pero que se encuentran fuera del control del supervisor y sus colaboradores. D. Error humano. Se clasifican en error “honesto” puede ser el resultado de un mal cálculo, falta de conocimiento o habilidad suficiente y la incompetencia debida a errores involuntarios, negligencia visible o incapacidad de ejecutar el trabajo satisfactoriamente. Existen tres clases de acción correctiva: A. Acción autocorrectiva. Con frecuencia lo que todo empleado competente necesita para corregir su propio desempeño es el conocimiento de lo que se espera de él y dónde se encuentra en relación con tales expectativas. B. Acción operativa. Cuando se hace obvia la necesidad de una acción operativa ésta es realizada por el mismo supervisor o hace que alguien ejecute un trabajo operativo específico. C. Acción administrativa. Requiere revisión del proceso administrativo. 6.3 Principios generales en cuanto planteamiento de problemas. 1. Identificar un sólo objetivo. 2. Presentar el problema en términos de situación y no de conducta. 3. El planteamiento del problema no debe implicar una solución. 4. El problema debe ser expresado en términos de interés mutuo. 5. El planteamiento del problema debe ser breve. 6. El planteamiento deberá respetar el área de libertad del directivo. 7. Area de libertad del supervisor.” Dentro del ámbito de trabajo de un supervisor algunas actividades no dependen de su decisión.”
PAPEL DE JAIME SILVA, ENCARGADO. Usted es supervisor de un brigada de reparaciones pertenecientes a una empresa de servicios públicos. Tiene usted a sus órdenes 12 operarios a quienes destaca para realizar los trabajos necesarios; estos operarios suelen trabajar solos o en parejas. En su calidad de supervisor usted debe ir visitando los lugares de trabajo donde están los hombres a sus órdenes, comprobando el avance del trabajo, y dando la ayuda, consejo o instrucciones que aquellos necesiten. Usted también es responsable de la seguridad de los hombres que tiene a sus órdenes y la empresa evalúa el trabajo de usted, parcialmente, por el grado de seguridad que manifiesta el trabajo de los hombres de su brigada. En el momento presente, se está implantando el programa de medidas de seguridad que ha elaborado la empresa. La consigna es “No hay ningún trabajo tan importante que no pueda hacerse con seguridad”. La empresa ha circulado instrucciones en el sentido
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de que cualquiera que sea sorprendido infringiendo una de las normas de seguridad de la empresa será suspendido de su empleo y sueldo por espacio de tres días. Usted acaba de llegar ahora al lugar donde se encuentra Guillermo Sánchez trabajando. Usted puede parar el coche en que efectúa estas visitas a cierta distancia (no es posible llegar hasta el sitio mismo en que realizan su trabajo los operarios), y desde lejos ve a Guillermo trabajando en lo alto de un poste. Al detener usted el coche le da la impresión de que Sánchez ha olvidado su cinturón de seguridad. Al parecer, ha estado trabajando todo el día sin llevar dicho cinturón, lo cual constituye una infracción al reglamento de la empresa. Sánchez es un obrero que lleva veinte años de servicio. Tiene cuatro hijos cuyas edades oscilan entre los 5 y los 12 años. Es un buen operario pero de pensamientos bastante independientes. Usted considera que es obligación suya corregir a dicho operario e inculcarle una mejor actitud ante la seguridad, y además tiene usted que actuar también en virtud de los reglamentos de la empresa. Usted hace dos años que es supervisor de dicha brigada, y no conoce gran cosa sobre el pasado de Guillermo en la empresa. Por lo demás, usted lleva diez años prestando sus servicios en la misma empresa. PAPEL DE GUILLERMO SANCHEZ, REPARADOR (OPERADOR). Usted forma parte de la brigada que, dirigida por Jaime Silva, presta servicio en una compañía de utilidad pública. Hace 20 años que usted está en la empresa, y en los dos últimos años ha tenido a Jaime por supervisor. Usted considera que conoce bien su trabajo, y piensa que su conocimiento técnico es quizá algo mayor del que pueda tener el Sr. Silva, quien ha trabajado en la empresa un total de 10 años. Usted cree que Jaime es bueno como supervisor, pero que vigila con demasiada rectitud. Usted suele trabajar solo en trabajos de reparación y únicamente recibe algunas visitas semanales de inspección por parte del supervisor. Se encuentra ahora trabajando en lo alto de un poste y no se ha molestado por ceñirse el cinturón de seguridad. Es usted un trabajador que va con cuidado y utiliza dicho cinturón cuando es necesario, pero lo encuentra incómodo y molesto, y por ello muchas veces no se preocupa por ponérselo. Silva acaba de llegar en un coche, y por este motivo usted se apresura a ponerse el cinturón. La compañía acaba de implantar un programa actual de medidas de seguridad y ha amenazado a sus operarios con la aplicación de castigos contra las infracciones de dichas medidas. Usted no puede permitirse el lujo de que le apliquen unos días de castigo privándole del empleo y sueldo. Tiene usted cuatro hijos, y los gastos de la vida le absorben todo lo que gana. Usted está ahora totalmente seguro de que Jaime no se ha dado cuenta de que se ha puesto el cinturón a toda prisa. Ahora le ve que se acerca hacia el poste donde usted está trabajando.
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ADC: ____________________________Objetivo____________________________________________________ D Responsable: _____________________F.I. ______F.T._________ Hoja e VII. PLAN DE ACCION PERSONAL PARA APLICAR LA SUPERVISION EFECTIVA. “SI EL QUE SABE, Y NO SABE APLICAR LO QUE SABE ES COMO SI NADA SUPIERA”.
Activida d
Responsabl e
Fecha de terminación
Evaluación y seguimiento. ¿quién y cuándo?
Acción preventiva: ¿Quién y cuándo?
1 2. 3.
4.
5.
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_________________________________________________________________________ CONTRATO CONSIGO MISMO Por el hecho de haber participado a este taller me comprometo a realizar los siguientes cambios en mi rol de comportamiento como supervisor: En la forma de dirigir a mis colaboradores: ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ En la forma de interactuar con mis colegas: ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ En la forma de aplicar la administración proactiva: ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Nombre y firma:__________________________________________________________ Fecha: __________________________________________________________________
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IX. LECTURAS PARA EL CRECIMIENTO PERSONAL Y PROFESIONAL. DIA 5: EL ESTABLECIMIENTO DE METAS. Para llegar a un lugar, necesitas saber a dónde vas. Suena lógico, o ¿ no?. Sin embargo, para una infinidad de personas infelices e insatisfechas, su única ambición es terminar el día. flotan en sus vidas como troncos en el océano. Aceptan cualquier trabajo que se les aparece en camino y realizan el mínimo esfuerzo posible para hacer su trabajo. Y se concentran en almuerzos, días de pago y paran sus actividades a las 5 en punto. Si nuestra meta es pasar el día y llegar de nuevo a casa, tomar una cerveza y ver T.V., seguramente que eso es lo que lograremos. Pero ¿es éste el propósito de nuestra vida y trabajo?, como dice Peggy Lu. “¿ Es todo lo que hay?”. Un componente crucial para alcanzar un trabajo placentero es el establecimiento de metas bien definidas para nuestra vida que reflejan lo que es importante par ti. El establecer una meta comienza con un sueño, un deseo de algo que se quiere. La planeación es el mapa que te conduce a tu destino. La motivación es el combustible que te llevará. Pero primero tienes que tener una meta. Si no sabes adonde ir, entonces cualquier camino será igual y realmente no importará lo que hagas con tu vida. De hecho, si no sabes con claridad a donde vas en tu vida, probablemente no sabrá cuando llegues. LA RECETA DE ORO PARA EL EXITO. Se puede comparar la mente humana a un sistema de dirección de un misil colocado en piloto automático. Una vez que se localiza el objetivo, el sistema de retroalimentación automático monitorea constantemente el curso, haciendo las correcciones necesarias para no perder el objetivo. Pero si no se estableció específicamente o está demasiado lejos o fuera de curso, el misil vagará erráticamente hasta que el sistema de propulsión falle o se autodestruya. El ser humano se comporta de una manera similar. Una vez que se estableció una meta, la meta, la mente monitorea constantemente la retroalimentación propia y ambiental, tanto positiva como negativa, haciendo ajustes a lo largo del camino, con objeto de llevar el conteo de su blanco y objetivo. Pero si la mente está programada con expectativa vagas, o la meta está demasiado lejos, fuera de la vista, el individuo vagará sin metas hasta que se rinda por la fatiga y la frustración o se autodestruya con bebidas alcohólica, drogas y fuentes de inmediato esparcimiento sensual. hay un mecanismo dentro de todos nosotros que no guía y que nos mueve siempre hacia adelante. Podemos escoger entre usar nuestras energías o vapor sin metas, o podemos dirigir nuestros esfuerzo hacia una meta. Si su trabajo es de secretaria, ingeniero, maestro o ejecutivo, es de criterio consciente el dirigir sus energía hacia un objetivo que lo hará diferente en su vida. RECETA PARA EL EXITO. 1. Tome un sueño. 2. Mézclelo con motivación + acción. 3. Agregue muchas horas de práctica + disciplina. EL TRABAJO SIN METAS ES COMO UN BARCO SIN TIMON. La mayoría de las personas se resiste a la idea de establecer metas. Les parece rígido y falto de creatividad. es más fácil suponer que todo funcionará al final, al aventón, como dice la canción: “qué será,será, cualquier cosa será, será”. Por esto, la mayoría de la
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_________________________________________________________________________ gente nunca establece metas. Llenan sus calendarios con excursiones y diversiones. En lugar de concentrarse en actividades y proyectos que lo puedan ayudar a conseguir su meta, sólo esperan lo mejor y “ siguen la corriente”. Ningún viento sopla en favor de un barco sin timón. Puede haber poco placer en trabajar sin objetivos. Debilita. Las actitudes negativas y una pobre autoestima conducen a la frustración y a un trabajo inútil. La actividad sin metas es como navegar en un barco sin timón. No se tiene fuerza para impulsar la nave hacia su puerto de referencia. Arístoteles,el filósofo griego, recomendó en una ocasión una fórmula para el éxito y la felicidad. “Primero: Tenga una idea práctica, clara y definida; una meta; un objetivo. Segundo: recomendó atenderla con cualesquiera medios disponibles, ya sea con sabiduría, dinero materiales o métodos. Tercero: Ajustar todos los medios para llegar al fin”. El primer paso para llegar al éxito y -definimos el éxito como alcanzar cualquier cosa que se haya soñado-es conservar una meta definida y conducir sus acciones en forma constante hacia esa dirección. ESTABLECIENDO UNA METAS DE POR VIDA. Sin nos damos cuenta, la mayoría de nosotros tenemos metas de por vida-felicidad, propósitos seguridad, salud aceptación por otros, riqueza, algo de éxito-pero estas-metas permanecen vaga e indefinidas. Podemos estar ocupados, aún inclusive estar abrumados con proyectos y responsabilidades que se extienden en todas direcciones, pero nunca lograremos nuestra meta, porque la meta nunca fue establecida. el secreto para lograr una meta productiva está en establecer una meta claramente definida, escribiéndola y refiriéndose a ella varias veces durante el día con palabras, e imágenes y emociones, como si realmente se le hubiera adquirido. Felicidad, riqueza y éxito son colaterales al establecimiento de una meta; no pueden ser metas en sí mismos. COMO ESTABLECER TUS METAS. En un hoja de papel escribe lo que te produciría más gozo en tu vida y en tu trabajo. Enlista todos los sueños, deseos y metas. Sé específico. Entre más definido seas, mejor será tu meta y dirección. En la parte superior de la página, escribe “yo quiero”. Esto evitará las fantasías y las faltas de sentido que siguen a las palabras “yo deseo...” Aquí hay un ejemplo: YO QUIERO Ser feliz (¿ Qué me hará feliz ?). Hacer mucho dinero(¿Ofreciendo cuál servicio?). Ser famoso ( ¿ Siendo excelente en qué ? ). Ser director de la compañía (¿ Siguiendo cuáles escalones de mi carrera? ). Tener mi propio negocio ( ¿ En qué área ?). Retirarme a los a 60 (¿ Con qué ingresos ?). Viajar incansablemente ( ¿ Dónde, cuándo?). Trabajar cerca de mi casa ( ¿ Cuadras o kilómetros?). Trabajar en casa ( ¿ Cuáles son las opciones? ). Tener más tiempo para mi familia (¿ Cómo conseguiré las horas ?). Ser respetado por mis compañeros ( ¿ Por cuál acción ?). Involucrarme más activamente en mi iglesia ( ¿Cómo?). Ser económicamente independiente ( ¿ Cuáles inversiones hay disponibles, que se ajusten a mis metas? ). Auto-emplearme ( ¿Cuáles son mis habilidades ?).
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_________________________________________________________________________ Tener un trabajo fuera (¿ En qué localización geográfica? ¿ Todo el año ?). Tener un trabajo excitante, lleno de riesgos ( ¿ Qué habilidades, entre nacimiento y preparación se requieren?). Estas metas deben reflejar tus gustos y necesidades no lo que tú piensas que debes tener o lo que otros quieren de ti. Estás trabajando para lograr tu felicidad, no la felicidad de otros. La lista puede ser tan larga como lo desees. Agrega otras metas como las vayas pensando. Después, estudia tu lista. Piensa cuánto significa cada una para tu personalidad. Imagina con claridad el ir logrando cada una. Considera las consecuencias de cada meta y cómo impactarían tu vida. ¿Cuál se acerca más a tu idea personal de una vida gozosa bien llevada?. En esta etapa ¿Te gustaría borrar algunas metas o agregar otras?. Ahora, toma otra hoja de papel. En ella revisa tu primera lista en orden de importancia. Numera cada meta y limítate a diez. Toma un poco de tiempo para evaluar el orden. Puede suceder que una vez numeradas de uno a diez, encuentres que debes reordenarla. Tómate todo el tiempo que necesites. Unas semanas no es demasiado si tú nunca antes has intentado algo semejante. Finalmente, reconocerás cuáles son las metas vitalicias (para toda tu vida) que signifiquen más para ti. Cuando tengas tus metas en orden, subraya las primeras tres. Estas son las metas que contribuirán más a lograr un trabajo placentero. Reescribe estas tres metas principales en una tarjeta de “3x5”. Lleva esta tarjeta a donde quiera que vayas y mírala con frecuencia. Cuando te enfrentes a una decisión, pregúntate si tu decisión te ayudaría o te obstaculiza para alcanzar tus metas supremas. De ahora en adelante, haz solamente lo que te acerque a tu meta. EL ESTABLECIMIENTO DE METAS EN ACCION. 1. Establece metas que sean importantes para ti. Encontrarás más gozo en el trabajo diario cuando estás trabajando para mejorar tu propia vida y la de tu familia. 2. Reúnete con personas que ya han alcanzado sus metas o quienes estén dedicadas a alcanzar metas similares a las tuyas. Evita asociarte con personas que tengan los mismos problemas no resueltos o quienes tengan los mismos problemas no resueltos o quienes estén frustrados por no haber alcanzado sus metas. 3. Ponte metas elevadas. Si no puedes alcanzar la cima de tu sueño, lograrás mucho más que si tus metas son pobres. 4. Una vez que has definido tu meta, sé persistentemente positivo y consistentemente activo para acercarte a tu sueño. Las personas que encuentran placentero su trabajo, conservan en su mente esta verdad: “CONOCER TU DESTINO ES LA MITAD DEL CAMINO”. DIA 6: PLANEACION. Las personas felices preparan un plan de acción de por vida. Estos pocos individuos que destacan sobre el resto de la gente, alrededor del 1% han desarrollado una característica importante. Tienen un plan de acción. Esto es cierto para toda la gente de éxito. Ellos saben donde están situados día tras día, todos los días. Una carrera satisfactoria tiene como ingredientes importantes la autoestima, las actitudes positivas y el establecimiento de metas, pero para alcanzar estos objetivos se debe preparar un plan de acción.
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_________________________________________________________________________ El éxito, la salud y la felicidad no se dan accidentalmente son el resultado de una planeación inteligente. Los hombres y mujeres que desarrollan un plan: 1. Saben adonde van. 2. Conocen el progreso que logran a lo largo de la ruta. 3. Tienen un concepto claro de su destino. La planeación es el puente que une a los sueños con los logros. LOS AMIGOS PUEDEN SER LOS PEORES ENEMIGOS. “ Cuida menos de la opinión de los demás, cuida más de alcanzar tus metas.” ¿ Por qué mucha gente deja morir sus sueños?. Una de las razones más poderosas son los demás e irónicamente no son los enemigos. Pocos permitiríamos que un enemigo se interpusiera en nuestro camino hacia la felicidad y el éxito. El problema lo constituye nuestros amigos, incluso aquellos que nos quieren. Sí nuestros amigos son negativos y nos insisten constantemente en forma cínica que vamos a fallar, efectivamente ellos nos pueden hacer fallar. Roberto es una persona que admite la influencia de este tipo de amigos. Imaginemos la escena: a Roberto le han ofrecido un nuevo trabajo y está entusiasmado con esta oportunidad: ganará más, su trabajo será más importante y ascenderá de nivel en la nueva empresa. Entonces su vecino le alerta de los rumores acerca de lo mal que está la nueva empresa, su esposa se inquieta porque deja el trabajo antes de que el plan de pensión tenga plena validez. Uno de sus compañeros le llama traidor. En poco tiempo Roberto no encuentra justificación para renunciar. No encuentra motivos para hacer de sí mismo algo mejor. Un amigo puede hacer más daño que una docena de enemigos. Recuerda que es más fácil para los demás decir lo que no se debe hacer; pero no los escuches. Siempre hay alguien que nunca hizo nada meritorio pero que conoce todas las razones por las que el trabajo productivo y duro no conduce a nada. También existe el amigo que nunca alcanza su meta de ventas pero nos dice que no hay que preocuparse por conseguirla porque el jefe fijó una cuota muy alta. No falta la persona que truncó su carrera y nos asegura que es ridículo tratar de obtener un título en la escuela nocturna cuando se trabaja tiempo completo. Hay quien nunca ha tenido un negocio pero discute las docenas de obstáculos que hay que enfrentar antes de que inicies el tuyo propio. Guarda tus planes para ti solo hasta que sepas como llegar a la meta paso a paso. Procura observar a la gente que ha tenido éxito y aprende de ella; por qué y cómo lo ha hecho. Si tienes un sueño atrévete a creer en el di: “ yo puedo “ así será fácil conseguir casi todo lo que desees; puedes hacer virtualmente cualquier cosa si te crees capaz de hacerlo. Pero no será fácil. Puede requerir años de trabajo duro y persistente porque nada valioso en la vida se obtiene fácilmente. ¿ Podré hacerlo ? sí, tú puedes , pero nunca lo sabrás a menos que lo intentes una y otra vez. MINIMETAS PARA LOGRAR MINIEXITOS. El placer del trabajo empieza con un sueño, con un deseo de cambio en tu vida para mejorarla; empieza con un anhelo confuso y abstracto. Lentamente el sueño cristaliza en una motivación y se solidifica una meta concreta. Una meta no puede lograrse en un sólo paso, es necesario fraccionarla en metas parciales. Cada meta pequeña meta hará que en un conjunto un día llegues a la meta concreta.
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_________________________________________________________________________ La experiencia indica que cuando la gente va tras una gran meta en un sólo paso, falla invariablemente. Si quieres comerte un bistec de más de un cuarto de kilo, de un solo bocado, te ahogarás, por lo que es necesario cortarlo en pequeños trozos y comerlos uno a uno. Así pasa con la planeación: la acción de planear significa tomar una meta y fraccionarla en piezas pequeñas, cada una de ellas se dirige a la meta final, y constituye en sí misma una minimeta, de esta forma, la meta es manejable y con el logro de cada minimeta se recibe un esfuerzo en forma de retroalimentación positiva. La planeación exitosa es un trabajo intelectual; escribe tu meta en un papel con mayúsculas, analízalas y fracciónala indicando y enumerando las etapas en el orden que deban realizarse; indica las etapas de manera lógica; las etapas grandes debes dividirlas en partes si fuese necesario. No pienses en fallas ni obstáculos; imagínate al éxito en cada etapa, y el placer que te dé este ejercicio de imaginación; es parte de la alegría de la planeación. Verifica cada parte del plan paso a paso y descubre el aspecto práctico de cada uno de ellos, consultado expertos. Analiza cada etapa a lo largo de la ruta. Examina las críticas y sugerencias, así podrás descubrir ideas alternas que pueden conducirte a la meta en forma más efectiva. Mantente flexible, especialmente en las primeras etapas del plan, ya que éste no necesita rigidez: Revísalo tan frecuentemente como sea necesario aún en el caso de que dicho plan esté por terminarse y prepárate para hacer ajustes. Acepta lo inesperado; siendo flexible podrás incorporar cosas nuevas al plan lo que te dará libertad para realizar cada etapa en una forma, mejor. SI TU PRIMER PLAN FALLA ... INSISTE OTRA VEZ. ¿ Sabes por qué la mayor parte de la gente nunca alcanza sus metas ? En primera, porque carecen de plan, y en segunda. porque si lo tienen y éste falla no lo intentan otra vez. Demasiada gente cede después del primer intento, ya que no tiene la persistencia de continuar, ni un plan de revisión. En realidad quien ha tenido éxito te dirá que lo ha logrado intentando diversos planes, hasta que encontró uno que funcionó. Si tu primer plan cae, recógelo, sacúdele el polvo y empieza de nuevo. No olvides que los problemas temporales no son fallas permanentes. Ya que aprendemos de nuestros propios errores, cada uno de ellos nos alerta de que algo puede no estar bien en el plan. El éxito es solamente tan factible como lógico sea el plan. Cuando se presente un retraso temporal, toma tu tiempo para examinar las etapas del plan, ya que ni un genio tendrá éxito sin un plan. No hay campeón que no haya experimentado fracasos temporales, ni existe una persona feliz que no haya tenido problemas, así que, siendo la vida como es, habrá progresos y problemas. Reconstruye tu plan y reanuda el camino otra vez para ir hacia la meta deseada, no importa lo que suceda. No olvides tus metas, haz como David Livingstone, el gran explorador que declaró en una ocasión; “ iré a donde sea, tan lejos como esté “. Aunque en la vida esto no siempre es posible. Muchas veces tenemos que dar un paso atrás, antes de dar dos hacia adelante; también es mejor detenerse y reagrupar fuerzas hasta que cambien las circunstancias; sin embargo, nuestros instintos preparados para avanzar. La vida es crecimiento y si nosotros dejamos de creer o si tenemos miedo al cambio, estaremos rechazando la vida y la felicidad. LA PLANEACION EN ACCION.
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_________________________________________________________________________ 1. Iniciar un plan de desarrollo personal. Escribe en un papel la experiencia que necesitas, el conocimiento que requerirás, los patrones de comportamiento que quieras cambiar en tu vida y en tu trabajo. Mantén tu plan al día y marca los párrafos con un asterisco y añade nuevos párrafos a la lista. Que la lista de un impulso para tu autoestima. 2. Empieza cada día con la pregunta ¿ Qué haré el día de hoy para el mejor uso de mi tiempo, que me permitirá estar a un paso más cerca de mis metas ?. Cuando planees tu vida, toma algunos minutos de calma y aislamiento; usa tarjetas de referencia para tus metas. Cuando te enfrentes a alguna decisión, pregúntate a ti mismo ¿ Esta acción me ayuda en forma importante para lograr mis metas?. 3. Investiga y comenta con alguien que generalmente esté haciendo lo que tú quieres hacer, alguien que esté haciendo bien su trabajo y aprende de él todo lo que puedas; observa las etapas que ellos marcaron para lograr sus metas. Anota sus procesos de planeación, sus retrocesos y cómo sortearon las circunstancias negativas. “Como cualquier jugador de fútbol lo sabe, el éxito demanda un plan de juego.”
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