Manual Presidente

Manual del presidente del club COMPONENTE del Juego de materiales para funcionarios de club

222-ES—(312)

NUEVO PROCESO DE FACTURACIÓN PARA LOS CLUBES Novedades A partir de enero recibirás una sencilla factura de una sola página. Rotary calculará el importe por pagar según los datos de membresía que el club haya remitido a más tardar el 1 de enero. Ya no será necesario efectuar cálculos ni ajustes; basta con asegurarse de que la lista de socios esté al día. Una vez emitida la factura no se podrá modificar el importe.

Modificaciones en los manuales Debido a los cambios en la factura del club, varias referencias en los manuales de capacitación ya no son correctas, como se indica a continuación.

INFORMACIÓN OBSOLETA Manual del secretario del club: 

Sección “Reporte semestral”, incluido el párrafo de “Cese y readmisión”, páginas 13-14.

Manual del tesorero del club:   

Sección “Informe semestral”, página 7. El modelo de factura de cuotas semestrales, página 8. Sección de “Cese y readmisión”, página 8.

Manual del presidente del club:  

Sección “Informe semestral”, página 41. “Cese de la condición de miembro de RI y readmisión”, página 42.

INFORMACIÓN NUEVA Factura del club     

El Informe semestral (SAR) se denomina ahora factura del club y tendrá solo una página. La factura del club se remitirá dos veces por año, a más tardar a mediados de julio y a mediados de enero. El importe de la factura se calculará en base a la lista de socios en la base de datos de Rotary al 1 de enero y 1 de julio. No se enviará la hoja de cálculo y no habrá necesidad de hacer cálculos. El total facturado no puede modificarse y debe pagarse en su totalidad.

Bajas y restituciones 

Los clubes con obligaciones pendientes para con Rotary serán dados de baja 4 SEPTIEMBRE DE 2014

 

meses después del envío de las facturas del 1 de julio y del 1 de enero (en el sistema anterior dicho plazo era de 6 meses). Los clubes pueden ser readmitidos dentro de los 150 días siguientes al cese en vez de 365 días como en el modelo anterior. Para ser readmitido, el club deberá pagar el total adeudado, además de una cuota de US$ 30 por socio en vez de una cuota de readmisión de US$10 y US$15 para la reemisión de la carta constitutiva.

Informes sobre socios del club      

El secretario es responsable de actualizar los datos de membresía. La información sobre socios nuevos deberá remitirse dentro de los 30 días posteriores a su afiliación. Los socios dados de baja deben eliminarse de la lista en un plazo de 30 días. Las actualizaciones deben remitirse a más tardar el 1 de enero o el 1 de julio, para que el importe facturado refleje el número real de socios. Los cambios respecto a la membresía enviados por fax, correo o mediante la integración de datos de los socios deben recibirse a más tardar el 1 de julio y el 1 de enero. Los clubes que participen en la iniciativa de integración de datos deberán seguir los mismos pasos en su propia base de datos local.

Generalidades  

Reemplaza las referencias a Ingreso/Rotarios por Mi Rotary. Los secretarios de club también deben notificar los nombres de los funcionarios entrantes a más tardar el 1 de febrero.

Actualización de la lista de socios del club y pago de la factura en línea Los secretarios, secretarios ejecutivos, presidentes, tesoreros, presidentes de comités de Membresía y de la Fundación de los clubes pueden modificar las listas de socios ingresando en Mi Rotary. Si aún no tienes cuenta, establece una ya. Tras el ingreso, haz clic en Gestión/Administración del club, donde podrás agregar, modificar o eliminar datos sobre un socio y pagar tu factura.

Otras maneras de actualizar los datos sobre socios Si el club usa la integración de datos de los socios, puedes poner al día dichos datos con el proveedor de software o en la base de datos local. También se puede cumplimentar el Formulario de datos del socio y remitirlo a [email protected].

Más información La principal fuente de información es la página Factura del club en Rotary.org. También se pueden enviar preguntas a [email protected] o al representante de Apoyo a Clubes y Distritos o de Finanzas.

SEPTIEMBRE DE 2014

Índice Introducción 1 Funciones y responsabilidades

...........................................................................................................

4

Responsabilidades del presidente electo del club.......................................................... 5 Responsabilidades del presidente del club................................................................................. 6 El Plan de Liderazgo del Club............................................................................................................................. 8 Llamado a la acción............................................................................................................................................................ 10 Anexo 1: Principios rectores de Rotary............................................................................................................. 11

2 Planificación del año

..............................................................................................................................................

14

Planificación estratégica.......................................................................................................................................... 15 Llamado a la acción............................................................................................................................................................ 16 Anexos 2: Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces........................... 17 3: Guía para la planificación estratégica.................................................................................. 26 4: Plan Estratégico de RI...................................................................................................................................... 30

3 Administración del club

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33

Comité de Administración del club....................................................................................................... 35 Reuniones............................................................................................................................................................................................ 35 Les reuniones semanales......................................................................................................................................... 36 Asambleas del club............................................................................................................................................................. 37 La visita oficial............................................................................................................................................................................ 37 Elecciones........................................................................................................................................................................................... 38 Ingreso/Rotarios....................................................................................................................................................................... 38 Estatutos y Reglamento del club............................................................................................................... 39 Responsabilidades financieras....................................................................................................................... 40 Gestión de riesgos................................................................................................................................................................ 43 Las marcas de Rotary.................................................................................................................................................... 44 Llamado a la acción............................................................................................................................................................ 47 Anexos 5: Reuniones distritales e internacionales............................................................................ 48 6: Instalación de funcionarios del club....................................................................................... 49 7: Mejores prácticas financieras y de gestión de riesgos.......................... 50 8: Las marcas de Rotary........................................................................................................................................ 51 La presente es la edición de 2012 del Manual del presidente del club (222-ES), destinada a los presidentes de club que ejercerán el cargo en 2013-2014, 2014-2015 y 2015-2016. La información que contiene este Manual se basa en los Estatutos prescritos a los clubes rotarios, el Reglamento que se recomienda a los Clubes Rotarios, los Estatutos y el Reglamento de Rotary International, el Rotary Code of Policies y el Rotary Foundation Code of Policies. Se ruega consultar la normativa vigente en dichos documentos. Todo cambio efectuado a dichos documentos por el Consejo de Legislación, la Directiva de RI o el Consejo de Fiduciarios de La Fundación Rotaria tiene precedencia a la normativa que aparece en esta publicación. Fotos: Alyce Henson y Monika Lozinska-Lee

4 Cómo liderar a los rotarios

......................................................................................................................

53

Colaboración con el club........................................................................................................................................... 54 Comités del club...................................................................................................................................................................... 57 Cómo motivar a los voluntarios................................................................................................................... 58 Colaboración con el distrito................................................................................................................................ 59 Llamado a la acción............................................................................................................................................................ 61 Anexos 9: Estructura de los comités del club............................................................................................. 62 10: Premios de RI y La Fundación Rotaria............................................................................... 64 11: Responsabilidades del instructor del club................................................................... 66

5 Participación de los socios del club

.................................................................................

68

Comité de Desarrollo del Cuadro Social del club......................................................... 69 Captación de socios............................................................................................................................................................ 71 Conservación de socios............................................................................................................................................... 71 Apadrinamiento de clubes nuevos.......................................................................................................... 72 Llamado a la acción............................................................................................................................................................ 73

6 Promoción del club y Rotary

...............................................................................................................

75

Comité de Relaciones Públicas del club....................................................................................... 77 Respuestas a preguntas sobre Rotary.............................................................................................. 78 Llamado a la acción............................................................................................................................................................ 79 Anexo 12: Mensaje fundamentales de Rotary............................................................................................ 80

7 Participación en La Fundación Rotaria

.....................................................................

82

Comité de La Fundación Rotaria del club.................................................................................. 83 Apoyo distrital a La Fundación Rotaria......................................................................................... 84 Apoyo económico................................................................................................................................................................... 89 Llamado a la acción............................................................................................................................................................ 92

8 Apoyo al servicio

.................................................................................................................................................................

94

Comité de Proyectos de Servicio del club................................................................................. 95 Evaluación de las necesidades....................................................................................................................... 96 Un programa equilibrado de servicio............................................................................................... 97 Planificación e implementación de proyectos.................................................................... 98 Evaluación.......................................................................................................................................................................................... 99 Llamado a la acción........................................................................................................................................................ 100 Anexos 13: Gestión de riesgos para los programas pro juventud.......................... 101 14: Servicio de Rotary............................................................................................................................................... 102

Asamblea de distrito — Preguntas para la discusión

.................

104

Hojas de trabajo para la Asamblea de Distrito

.............................................

106

Introducción

Felicitaciones por haber sido elegido presidente del club. En ejercicio del cargo le corresponderá liderar el club para que funcione de manera eficaz. Este manual es su principal recurso de capacitación para el Seminario de Capacitación para Presidentes Electos de Club (PETS) y a la Asamblea de Distrito, y su consulta resultará sumamente útil durante su mandato En él se incluye datos generales sobre los manuales de los cinco comités del club, como también los del secretario y el tesorero.

Este manual está formateado para visualizarse en línea desde su teléfono móvil.

El club rotario es miembro de Rotary International, y como tal, forma parte de una red mundial de 34.000 clubes, con acceso a los servicios y recursos que ofrece Rotary, incluidas publicaciones en nueve idiomas, información en www.rotary.org/es, subvenciones de La Fundación Rotaria y apoyo del personal de la Secretaría de RI*.

* La Secretaría la compone el secretario general de Rotary International, el personal de RI y la Fundación en la Sede de RI en Evanston, Illinois, EE.UU. y siete oficinas internacionales.

Manual del presidente del club 1 Introducción

Ingreso/Rotarios: Recurso administrativo para gestionar asuntos rotarios en línea y acceder al foro para gobernadores de distrito.

Búsqueda: Escriba el tema que busca. Debido a la enorme cantidad de recursos en el sitio, se recomienda probar varias frases para obtener la información necesaria.

Información general: Datos sobre Rotary y La Fundación Rotaria.

Tienda: Solicite publicaciones de RI por tema, programas audiovisuales y suministros.

Redes sociales: Únase a las redes sociales de Rotary.

Noticias: Para mantenerse informado sobre el acontecer de Rotary.

Seleccionar un idioma: Elija el idioma en el cual desea ver la página. Mapa del sitio: Vea como están organizados los temas bajo cada pestaña del sitio web. Contáctenos: Obtenga los datos de contacto para asuntos específicos dentro de la Sede de RI.


Rotary.org En el manual se hacen numerosas referencias a www.rotary.org/es, puesto que allí podrá encontrar información actualizada sobre todos los aspectos de Rotary, además de adquirir materiales, acceder a información por búsqueda de palabras clave, entrar a Ingreso/Rotarios para obtener información de su club, contactar con personal de la Secretaría de RI, y cambiar el idioma del sitio.

¿Comentarios? Si tiene cualquier pregunta sobre este manual o cualquiera de los recursos de capacitación de RI, contacte con: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698, EE.UU. Correo electrónico: [email protected] Teléfono: +1 847 866 3000 Fax: +1 847 866 9446


Funciones y responsabilidades

1

Este manual y Cómo ser un club dinámico: Plan de Liderazgo (245-ES) son los materiales de consulta clave durante su año en funciones, si bien se recomienda también consultar con el ex presidente inmediato. Cómo ser un

club dinámico

Plan de liderazgo

Su función como presidente es lograr que el club funcione con eficacia. Los clubes rotarios eficaces son aquellos capaces de: • Mantener y desarrollar el cuadro social. • Implementar proyectos de servicio que atiendan a las necesidades de su propia comunidad y las comunidades de otros países. • Apoyar a La Fundación Rotaria mediante la participación en los programas y aportaciones económicas. • Formar a dirigentes capacitados para brindar servicio en Rotary más allá del ámbito del club. El buen funcionamiento de los clubes en los puntos antedichos hace más factible el cumplimiento de sus metas en cada Avenida de Servicio y el logro del Objetivo de Rotary.

Manual del presidente del club 4 Funciones y responsabilidades

Responsabilidades del presidente electo de club Sus responsabilidades como presidente electo se resumen a continuación y se explican a lo largo de este manual (se indica la correspondiente referencia entre paréntesis): • Nota: El asterisco (*) indica que dicha responsabilidad figura en el Reglamento que se recomienda a los clubes rotarios o los Estatutos prescritos a los clubes rotarios. • Familiarizarse con el Manual del presidente del club y prepararse para el Seminario de Capacitación para Presidentes Electos de Club. • Ejercer el cargo de director en la directiva del club, asumiendo las responsabilidades que indique el presidente o la directiva*. • Analizar el plan estratégico del club a largo plazo, utilizando como guía las características de los clubes rotarios eficaces (capítulo 2). • Fijar metas anuales del club que estén en consonancia con las metas de largo plazo, utilizando la Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces. −− Evaluar la situación del cuadro social del club. −− Analizar y organizar los proyectos de servicio. −− Desarrollar medios para incrementar el apoyo a La Fundación Rotaria. −− Formar futuros líderes. −− Instituir un plan de relaciones públicas −− Planificar los pasos que deben seguirse para cumplir las responsabilidades administrativas del club. • Colaborar con los dirigentes del club y distrito (capítulos 3 y 4) −− Celebrar una o más reuniones con la junta directiva del club; repasar las disposiciones de los Estatutos y el Reglamento del club (capítulo 3) −− Supervisar la preparación del presupuesto del club* (capítulo 3) • Asegurar la continuidad del liderazgo y los proyectos de servicio* (capítulo 4) −− Designar a los presidentes de los comités* −− Cuando sea factible, designar a los miembros de los comités por un período de tres años, para garantizar la continuidad de los programas* −− Reunirse con su predecesor* −− Organizar una reunión conjunta para los directores que finalizan sus funciones y los directores entrantes a fin de asegurar la continuidad de su labor • Garantizar la capacitación regular y sistemática (capítulo 3) −− Asistir al PETS y la Asamblea de Distrito*


−− Exhortar a todos los dirigentes del club a asistir a la Asamblea de Distrito −− Realizar una asamblea de club inmediatamente después de la Asamblea de Distrito −− Asistir a la Conferencia de Distrito Los presidentes de los ciberclubes tienen distintas responsabilidades en materia de reuniones del club, lo cual se indica en los Estatutos prescritos a los clubes rotarios. Para más información consulte Ciberclubes rotarios: Guía de consulta rápida, o comuníquese con el representante de Apoyo a Clubes y Distritos.

Responsabilidades del presidente del club Sus responsabilidades como presidente de club se resumen a continuación y se explican a lo largo de este manual (se indica la correspondiente referencia entre paréntesis): Nota: El asterisco (*) indica que dicha responsabilidad figura en el Reglamento que se recomienda a los clubes rotarios o los Estatutos prescritos a los clubes rotarios. • Obtener acceso a la información administrativa del club que proporciona RI, registrándose en la página de Ingreso/Rotarios en www.rotary.org/es. • Asegurarse de que el secretario y tesorero del club también se hayan registrado en la página de Ingreso/Rotarios a fin de mantener actualizados los datos del club y los socios. • Implementar y evaluar constantemente las metas del club establecidas para el año de su presidencia, cerciorándose de incluir a todos los socios del club y manteniéndolos informados (capítulo 2). • Asegurarse de que cada comité cuente con metas específicas* (capítulo 4). −− Alentar la comunicación entre los presidentes de los comités del club y el distrito. −− Realizar revisiones periódicas de todas las actividades, metas y gastos de los comités*. −− Integrar todos los comités del club como miembro ex officio*. • Presidir todas las reuniones del club* (capítulo 3). −− Asegurarse de que todas las reuniones se planifiquen en detalle. −− Comunicar información importante a los socios del club. −− Organizar eventos de compañerismo para los socios. • Prepararse para las reuniones del club y distrito e promover la participación de los rotarios (capítulo 3). −− Planificar todas las reuniones mensuales de la directiva del club*.


−− Asegurarse de que el club cuente con la debida representación en la Conferencia de Distrito y otras reuniones distritales. −− Promover la asistencia a la Convención anual de RI. • Colaborar con los dirigentes del club y distrito (capítulo 4). −− Formular, aprobar y llevar control del presupuesto del club, trabajando en estrecha colaboración con el tesorero* (capítulo 3). −− Cooperar con los líderes distritales para alcanzar las metas del club y del distrito (capítulo 2). −− Utilizar la información y recursos que brindan el distrito, la Secretaría de RI, y el sitio web de RI (en todos los capítulos). −− Prepararse para la visita oficial del gobernador. • Asegurar la continuidad del liderazgo y los proyectos de servicio*. −− Antes de finalizar su mandato, presentar al club un informe sobre la situación del mismo (capítulo 3). −− Reunirse con su sucesor antes de finalizar su mandato (capítulo 4). −− Organizar una reunión conjunta para los directores que finalizan sus funciones y los directores entrantes (capítulo 4). −− Asegurarse de que el club implemente un amplio programa de capacitación y nombrar a uno o varios instructores para impartir formación, si fuera necesario (capítulo 4). • Tomar las medidas necesarias para que se cumplan las normas de RI para la protección a la juventud (capítulo 8) (anexo 13). −− Verificar que los rotarios del club estén familiarizados con la Declaración de normas de RI respecto a las actividades para la juventud. −− Dar de baja de forma inmediata a todo socio que haya admitido la comisión de acoso o abuso sexual, haya sido condenado por tal motivo o participado en un delito de dicha naturaleza. −− Prohibir la participación en programas o actividades de Rotary relacionadas con la juventud a personas no rotarias que hayan admitido la comisión de un delito de acoso o abuso sexual, hayan sido condenadas por tal motivo o de alguna forma hayan participado en este tipo de delitos. −− Brindar asistencia en la selección de voluntarios, verificación de antecedentes penales, y capacitación de quienes participan en el programa de Intercambio de Jóvenes. −− Tomar todas las medidas necesarias para proteger a los jóvenes que participen en actividades de servicio del club.


Plan de liderazgo del club El plan de liderazgo sirve al club como marco de trabajo para ser más dinámico y atractivo. En Cómo ser un club dinámico: Plan de liderazgo se sugieren las mejores prácticas que cada club puede adaptar a sus propias circunstancias. Cómo ser un

club dinámico

Plan de liderazgo

Al desarrollar el plan del club, es necesario evaluar las prácticas actuales para determinar cuáles funcionan y cuáles no. Entre las ventajas de llevar a cabo las mejores prácticas sugeridas se cuentan las siguientes: • Todos los socios tienen oportunidad de expresar sus opiniones sobre el futuro del club. • La mayor participación de los socios propicia la formación de futuros líderes en el ámbito del club y del distrito y fomenta la conservación de socios. • Todos los socios trabajan para lograr los objetivos del club. • La continuidad entre los líderes y las metas del club facilita la transición de un año rotario al siguiente. • El club resulta más atrayente porque no insiste en normas ni tradiciones obsoletas y pone en práctica nuevas actividades y proyectos que responden a las necesidades de los socios. Utilice la Hoja de trabajo para el plan de liderazgo del club como base de su propio plan de liderazgo. Se sugiere proponer al club los conceptos del plan. Para más información, visite el sitio web de RI.

Planificación estratégica — Mejores prácticas Los funcionarios, ex funcionarios y funcionarios entrantes deben elaborar conjuntamente un plan de liderazgo que incorpore las fortalezas del club y las mejores prácticas como las siguientes: • Fijar metas a largo plazo que aborden las características propias de un club eficaz. • Fijar las metas anuales que apoyen el logro de las metas a largo plazo. • Mantener informados a los socios a través de las asambleas de club. • Comunicarse eficazmente con los socios del club y con los líderes del club y del distrito. • Garantizar la continuidad en el liderazgo y en los proyectos de servicio de un año al otro. • Adaptar el reglamento del club de manera que refleje las operaciones y prácticas del club. • Fomentar el compañerismo entre los socios del club. • Asegurarse de que todo socio tome parte activa en un proyecto o función del club.


• Ofrecer capacitación en forma periódica y constante. • Nombrar comités adecuados para las necesidades del club. Junto con los demás dirigentes del club, examine cada año las prácticas y procedimiento para cerciorarse de que apoyan las metas del club y que reflejan la identidad propia. De ser necesario, solicite la asesoría del asistente del gobernador. Se recomienda también consultar con el correspondiente representante de Apoyo a Clubes y Distritos.


Llamado a la acción ¿Qué hará para tener una clara comprensión de sus responsabilidades como presidente de club?

¿Con quién consultará cuando tenga dudas sobre el ejercicio de su cargo?

¿Qué le hace falta saber antes de comenzar su mandato?


Anexo 1: Principios rectores de Rotary

Objetivo de Rotary El Objetivo de Rotary es estimular y fomentar el ideal de servicio como base de toda empresa digna y, en particular, estimular y fomentar: PRIMERO. El desarrollo del conocimiento mutuo como ocasión de servir. SEGUNDO. La observancia de elevadas normas de ética en las actividades profesionales y empresariales; el reconocimiento del valor de toda ocupación útil y la dignificación de la propia en beneficio de la sociedad. TERCERO. La puesta en práctica del ideal de servicio por todos los rotarios en su vida privada, profesional y pública. CUARTO. La comprensión, la buena voluntad y la paz entre las naciones, a través del compañerismo de las personas que en ellas ejercen actividades profesionales y empresariales, unidas en torno al ideal de servicio.

Avenidas de Servicio El Servicio en el Club, la primera Avenida de Servicio, es la acción que debe realizar todo socio en el seno del club para contribuir a su buen funcionamiento. El Servicio a través de la Ocupación tiene como finalidad promover la puesta en práctica de elevadas normas de ética en las actividades profesionales y empresariales, reconocer el valor y el mérito de todas las ocupaciones dignas y promover el ideal de servicio en el ejercicio a través de todas ellas. El Servicio en la Comunidad comprende los diversos esfuerzos de los socios destinados a mejorar la calidad de vida de los residentes de la localidad o municipalidad del club. El Servicio Internacional abarca las actividades de los socios destinadas a promover la paz, la buena voluntad y la comprensión internacional. El Servicio a las Nuevas Generaciones reconoce los cambios positivos implementados por los jóvenes y los adultos jóvenes a través de actividades para el desarrollo del liderazgo, como RYLA y los proyectos de servicio de los clubes Rotaract e Interact y el fomento de la comprensión internacional mediante el Intercambio de Jóvenes de Rotary.


Áreas de interés Los proyectos que reciben Subvenciones Globales de La Fundación Rotaria deberán estar relacionados con una de las siguientes áreas:

Fomento de la paz y prevención/resolución de conflictos

Prevención y tratamiento de enfermedades Suministro de agua y saneamiento Salud materno-infantil Alfabetización y educación básica Desarrollo económico y cívico


Notas


Planificación del año

2

La planificación estratégica brinda a los rotarios un marco de trabajo para el establecimiento de una visión, con sus correspondientes metas, las cuales deben evaluarse constantemente y modificarse según sea necesario. La presente guía y la hoja de trabajo complementaria le servirán de punto de partida para la elaboración de su plan estratégico. Aunque la guía fue diseñada para los clubes rotarios, tanto los distritos como los clubes podrían adaptarla a sus circunstancias. En la sesión de planificación estratégica, los participantes podrán rellenar la hoja de trabajo de manera independiente o en grupo. Los facilitadores de la sesión de planificación estratégica deberán familiarizarse con el material y organizar el programa antes de la sesión. La mayor parte del programa deberá dedicarse a la segunda y tercera etapas del proceso de planificación, que apuntan hacia el futuro, y menos tiempo al análisis de la situación actual del club. En el proceso de planificación estratégica es importante:

La Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces y la Guía para la planificación estratégica son los recursos clave para la fijación de sus metas y el plan de acción para su año.

• Dar participación a los funcionarios, ex funcionarios y funcionarios entrantes del club. • Incluir al club en pleno o a un grupo representativo de la composición de su cuadro social para contar con una amplia gama de perspectivas. • Considerar todas las ideas que se presenten. • Invitar a un facilitador, o a un pequeño grupo de facilitadores, a dirigir las sesiones de planificación estratégica, de preferencia personas sin sesgos ni ideas preconcebidas. • Analizar las metas del club para determinar si están alineadas con las metas del distrito y las prioridades y los objetivos del Plan Estratégico de RI. • Actualizar el plan todos los años, modificando las prioridades estratégicas y metas anuales según sea necesario. Modelo de planificación estratégica Elabore una visión para su club, con prioridades estratégicas para lograrla. Establezca metas anuales para cada prioridad estratégica.

Agosto de 2011

En calidad de presidente electo, dirigirá al club en la fijación de las metas anuales conforme al plan estratégico del club. La Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces (anexo 2) le facilitará la tarea de evaluar las fortalezas, debilidades, oportunidades y riesgos del club a fin de establecer las metas anuales.

Responsabilidades Como presidente electo, sus responsabilidades en materia de fijación de metas son: • Desarrollar o evaluar metas a largo plazo de manera que apoyen el plan estratégico y la visión del club. • Fijar metas anuales en consonancia con las metas a largo plazo del club. • Garantizar la elaboración de un plan de acción para cada meta. • Asistir al PETS y a la Asamblea de Distrito para desarrollar las metas junto con su equipo. Manual del presidente del club 14 Planificación del año

En calidad de presidente, sus responsabilidades serán: • Implementar y evaluar periódicamente las metas del club. • Motivar a los socios del club a lograr las metas.

Planificación estratégica Para que el club avance inspirado por su visión y permanezca relevante para los socios actuales y en perspectiva, es necesario contar con plan estratégico de tres a cinco años. Dicho plan es un documento de trabajo que debe evaluarse periódicamente para que refleje las metas del club. Si el club carece de un plan estratégico, prepare el suyo utilizando la Guía para la planificación estratégica (anexo 3). Asimismo, Rotary International exhorta a los clubes y distritos a fijar sus metas en concordancia con el Plan Estratégico de RI (véase el anexo 4).

Metas anuales y a largo plazo El plan estratégico del club debe incluir metas a largo plazo y anuales. La Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces (anexo 2) es un recurso práctico que le servirá para establecer las metas del club al evaluar la situación actual del club y adoptar estrategias para alcanzar las metas trazadas. Tendrá la oportunidad de trabajar con la Guía durante el PETS y en la Asamblea de Distrito, en colaboración con otros funcionarios del club. A más tardar el 1 de julio deberá entregar al gobernador un ejemplar, debidamente cumplimentado.

Evaluación Una vez logradas las metas, determine, conjuntamente con aquellos que las implementaron, qué estrategias funcionaron y cuáles no. Aplique las lecciones aprendidas a las metas futuras, y compártalas con el presidente electo y el presidente propuesto a medida que establecen sus respectivas metas. Utilice la Guía como documento de planificación y trabajo que puede actualizarse durante el año. Examínela con el gobernador y el asistente del gobernador cuando éstos visiten el club.

Manual del presidente del club 15 Planificación del año

Llamado a la acción ¿Cómo mejorará el plan estratégico del club?

¿Cómo dará participación a los socios en la fijación de metas?

¿Qué tareas delegará y en quiénes las delegará?

¿Qué más necesita aprender?

¿Qué medidas tomará para asegurarse de que se cumplan sus metas?


Anexo 2: Guía para la planificación de Anexo 2 GUÍA PARA LA Rotary International clubes rotarios eficaces DE PLANIFICACIÓN CLUBES ROTARIOS EFICACES

Abril de 2012

Los clubes utilizan la Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces como recurso útil para evaluar la situación actual y establecer las metas para el año siguiente. La guía está basada en el Plan de Liderazgo para los Clubes. En cada sección figuran estrategias comunes que los clubes pueden aprovechar para el logro de las metas establecidas, aunque, si se considera adecuado, se les recomienda desarrollar estrategias alternativas para el logro de dichas metas. Los presidentes electos deberán cumplimentar el siguiente formulario en cooperación con el club y enviar una copia al asistente del gobernador a más tardar el 1 de julio. Descargue la versión en formato Word de www.rotary.org. Club Rotario de

Año rotario en funciones:

Nombre del presidente: Dirección postal: Teléfono:

Fax:

Correo electrónico:

CUADRO SOCIAL Situación actual Número actual de socios: Número de socios al 30 de junio del año pasado: Núm. de socios al 30 de junio de cinco años atrás: Número de mujeres afiliadas:

Número de hombres afiliados: Edad promedio de los socios:

.

Número de ex becarios de Rotary afiliados:

Número de rotarios que han sido socios durante: 1 a 3 años:

3 a 5 años:

5 a 10 años:

Número de ex becarios o ex participantes en programas cuyo paradero conoce el club: Número de socios que han propuesto socios nuevos en el transcurso de los dos últimos años: Marque los aspectos de la diversidad de la comunidad que se reflejan en el cuadro social del club : Profesión

Edad

Sexo

Grupo étnico

y contiene clasificaciones, de Se actualizó el estudio de clasificaciones del club en las cuales están vacantes. Describa el programa que el club utiliza en la actualidad para orientar a los socios nuevos:

Describa los programas de formación permanente que ofrece el club, tanto a los socios nuevos como a los de más antigüedad: ¿Apadrinó su club un club nuevo en los últimos 24 meses?

Sí

No

Número de Agrupaciones Rotarias y Agrupaciones de Acción Rotaria en las que participan los socios del club: Manual del presidente del club 17 Planificación del año

Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces 1

¿Cuál es el atractivo del club para los nuevos socios? ¿Qué aspectos del club podrían influir negativamente en la captación de nuevos socios? Planificación para el futuro Meta del número de socios para el próximo año rotario:

socios para el 30 de junio de

¿Qué fuentes para la captación de posibles socios en la comunidad ha ubicado el club? ¿Qué estrategias utilizará el club para lograr sus metas de desarrollo del cuadro social? (Marque todas las opciones que correspondan.) Mediante un plan de retención centrado en la participación en actividades que mantengan el interés de los socios en los programas y proyectos del club, la formación permanente y los eventos de compañerismo. Cerciorándonos de que el Comité de Desarrollo del Cuadro Social esté familiarizado con técnicas de captación eficaces. Mediante la creación de un plan de captación cuya finalidad sea lograr que la composición del club refleje la diversidad presente en la comunidad. Explicando a los posibles nuevos rotarios lo que se espera de todo socio del club. Mediante la implementación de un programa de orientación para socios nuevos. Mediante la distribución de un folleto con información general sobre Rotary y datos específicos sobre el club. Mediante la asignación de un socio con experiencia que sirva de mentor a cada nuevo socio del club. Otorgando reconocimiento a aquellos rotarios que propongan a socios nuevos. Animando a los socios a integrarse a una Agrupación de Rotary o Agrupación de Acción Rotaria. Mediante la participación en los programas de reconocimiento de RI por la labor de desarrollo del cuadro social. Mediante el patrocinio de un nuevo club rotario. Otro (sírvase especificar): Estrategias:

PROYECTOS DE SERVICIO Situación actual Número de estudiantes de Intercambio de Jóvenes de Rotary: Enviados al exterior: Número de clubes Interact patrocinados: Fomento de la Comunidad:

Recibidos del exterior:

Clubes Rotaract:

Grupos de Rotary para

Número de Seminarios de RYLA (Seminarios de Rotary para Líderes Jóvenes): Número de Intercambios Rotarios de Amistad: Número de proyectos de otro tipo que implementa el club en la actualidad: Planificación para el futuro Nuestro club ha fijado las siguientes metas de servicio para el año rotario venidero: Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces 2 Manual del presidente del club 18 Planificación del año

En la comunidad: En las comunidades de otros países: ¿Qué estrategias utilizará el club para lograr sus metas de servicio? (Marque todas las opciones que correspondan.) Cerciorándonos de que el Comité de Proyectos de Servicio comprenda cómo planificar y llevar a la práctica un proyecto de servicio. Mediante una evaluación de las necesidades de la comunidad para determinar posibles proyectos. Mediante un análisis de los proyectos de servicio a fin de determinar si realmente satisfacen necesidades concretas y revisten interés para los socios. Mediante la detección de asuntos que requieren atención en el ámbito de la comunidad local y que el club desea abordar a través de sus metas de servicio. Mediante una evaluación de las actividades de recaudación de fondos del club a fin de determinar si son suficientes para financiar los proyectos del club. Dando participación a todos los socios en los proyectos de servicio del club. Mediante el otorgamiento de reconocimiento a los socios que participen y dirijan los proyectos de servicio del club. Buscando clubes colaboradores con los cuales se puedan implementar proyectos de servicio internacional. Participando en: Interact Rotaract Grupos de Rotary para Fomento de la Comunidad Intercambio Rotario de Amistad Seminarios de Rotary para Líderes Jóvenes (RYLA) Intercambio de Jóvenes de Rotary Utilizando una subvención de La Fundación Rotaria para financiar un proyecto del club Inscribiendo un proyecto en busca de fondos, donaciones en especie o voluntarios en www.rotary.org/es Otro (sírvase especificar): Estrategias:

LA FUNDACIÓN ROTARIA Situación actual (para los clubes no piloto en 2012-2013) Número de subvenciones recibidas: Subvenciones Distritales Simplificadas: Becarios de Buena Voluntad: Propuestos

Subvenciones Compartidas: Seleccionados

Recibidos

Integrantes de equipos de Intercambio de Grupos de Estudio (IGE): Propuestos

Seleccionados

Recibidos

Becarios de Rotary pro Paz: Candidatos propuestos

Seleccionados

Recibidos

Aportes del año en curso destinados a actividades de PolioPlus: Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces 3


Aportes del año en curso destinados al Fondo Anual: Aportes del año en curso destinados al Fondo Permanente: Importe contribuido este año para las actividades de PolioPlus: Importe contribuido este año al Fondo Anual: Importe contribuido este año al Fondo Permanente: Número de socios del club que son Benefactores:

Socios Paul Harris: Donantes extraordinarios:

Miembros del Círculo de Testadores:

Sustentadores de La Fundación Rotaria Situación actual (para los clubes piloto en 2012-2013) Estatus de la certificación del club:

Certificado

Pendiente

Incompleta

Actividades financiadas por Subvenciones Distritales en las que participa su club: 1. 2. Actividades financiadas por Subvenciones Globales en las que participa su club: 1. 2. Proyectos educativos, promocionales y de recaudación de fondos organizados por el club en relación con PolioPlus durante el pasado año: 1. 2. 3. Número de becarios de Rotary pro Paz: Propuestos el año pasado: Seleccionados por los fiduciarios el año pasado: Importe contribuido el pasado año: Número de ex participantes en programas de la Fundación cuyo paradero conoce el club: Número de socios del club que son: Sustentadores de La Fundación Rotaria:

Miembros de la Sociedad Arch C. Klumph:

Socios Paul Harris:

Benefactores:

Miembros del Círculo Paul Harris:

Miembros del Círculo de Testadores:

Donantes extraordinarios: Planificación para el futuro (para todos los clubes, en 2013-2014) Fecha en la cual su club estará certificado: Metas del club respecto a La Fundación Rotaria para el próximo año rotario: 1. 2. 3. Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces 4


Meta de aportes al Fondo Anual: Meta de aportes al Fondo Permanente: Meta respecto a la erradicación de la polio: Subvenciones Distritales: 1. 2. El club se centrará en la(s) siguiente(s) area(s) de interés: Fomento de la paz y prevención /resolución de conflictos Prevención y tratamiento de enfermedades Suministro de agua y saneamiento Subvenciones Globales:

Salud materno-infantil Alfabetización y educación básica Desarrollo económico y cívico

1. 2. Proyectos educativos, promocionales y de recaudación de fondos organizados por el club en relación con PolioPlus durante el pasado año: 1. 2. 3. Número de becarios de Rotary pro Paz: Propuestos: Seleccionados por los fiduciarios: ¿Qué estrategias utilizará el club para lograr sus metas de La Fundación Rotaria? (Marque todas las opciones que correspondan.) Cerciorarse de que los integrantes del Comité de La Fundación Rotaria del club comprendan cabalmente los programas de la Fundación y se dediquen a promover las contribuciones. Ayudar a los socios del club a que comprendan la relación entre las donaciones a la Fundación y los programas que ésta patrocina. Preparar cada trimestre un programa para una reunión del club centrada en la Fundación, especialmente en noviembre, Mes de La Fundación Rotaria. Incluir una breve crónica dedicada a La Fundación Rotaria en cada ejemplar del programa impreso de las reuniones del club. Programar presentaciones informativas sobre La Fundación Rotaria para los socios. Asegurarse de que el presidente del Comité de La Fundación Rotaria del club asista al Seminario Distrital de La Fundación Rotaria. Recurrir a las subvenciones disponibles a través de la Fundación para apoyar los proyectos internacionales en los que participa el club. Otorgar reconocimiento a los socios que efectúan contribuciones a La Fundación Rotaria y que participan en sus programas. Estrategias:

DESARROLLO DEL LIDERAZGO Situación actual ¿Cuántos dirigentes el club asistieron a las siguientes reuniones? Asamblea de Distrito:

Seminario Distrital de La Fundación Rotaria:

Seminario Distrital de Desarrollo del Cuadro Social: Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces 5


Seminario de Capacitación para el Liderazgo Distrital: Conferencia de Distrito: Número de socios del club que participan en los programas y actividades del distrito: Número de visitas al club que hizo el asistente del gobernador durante este año rotario: Planificación para el futuro El club ha fijado las siguientes metas respecto a la formación de dirigentes rotarios para el próximo año rotario: ¿Qué estrategias utilizará el club para la formación y capacitación de líderes rotarios? (Marque todas las opciones que correspondan.) Disponer que el presidente electo asista al Seminario de Capacitación para Presidentes Electos de Club (PETS) y la Asamblea de Distrito. Establecer que los presidentes de todos los comités del club asistan a la Asamblea de Distrito. Alentar a los ex presidentes de club a que asistan al Seminario de Capacitación para el Liderazgo Distrital. Designar a un instructor del club para desarrollar los conocimientos y las habilidades de los socios del club. Realizar un programa de capacitación para el liderazgo. Consultar con el asistente del gobernador asignado al club y aprovechar sus conocimientos y experiencia. Exhortar a los socios nuevos a que asuman cargos de liderazgo mediante la participación en los comités del club. Solicitar a los socios que visiten otros clubes con el objeto de intercambiar ideas, compartiendo lo aprendido con sus compañeros del propio club. Otro (sírvase especificar): Estrategias:

RELACIONES PÚBLICAS Situación actual Actividades del club que han sido reseñadas en los medios de difusión y medio correspondiente (televisión, radio, prensa escrita, Internet, etc.): Planificación para el futuro Metas de relaciones públicas del club para el próximo año rotario: ¿Qué estrategias utilizará el club para lograr sus metas de relaciones públicas? (Marque todas las opciones que correspondan.) Cerciorarse de que se capacite adecuadamente al Comité de Relaciones Públicas sobre técnicas para realizar campañas mediáticas. Planificar campañas de relaciones públicas para todo proyecto de servicio emprendido. Llevar a cabo un programa de concienciación para los miembros de la comunidad empresarial y profesional a fin de dar a conocer Rotary y sus obras. Efectuar los arreglos necesarios para que un anuncio de servicio público sea difundido en una emisora local de televisión, transmitido por una estación de radio, o publicado en un diario o revista de la localidad. Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces 6


Otro (sírvase especificar): Estrategias:

ADMINISTRACIÓN DEL CLUB Situación actual ¿Funciona su club bajo el Plan de Liderazgo del Club?

Sí

No

¿Con qué frecuencia y cuándo (día y hora) se reúne el club? ¿Cuándo se celebran las Asambleas de Club? ¿Cómo se prepara el presupuesto del club? debidamente cualificado y no afiliado al club? ¿Cuenta el club con un plan estratégico?

Sí

Sí

¿Es revisado el presupuesto por un contador No No

¿Cuenta el club con un sistema para la continuidad del liderazgo respecto a la composición de la directiva, los comités, etc.? Sí No ¿Ha estructurado el club un sistema para asegurar la participación asidua y entusiasta de todos los socios en la vida del club? Sí No ¿Utiliza el club el portal de Ingreso/Rotarios en www.rotary.org para actualizar la nómina de socios? Sí

No

¿Con qué frecuencia se publica el boletín del club? ¿Cómo se organizan los programas de las reuniones semanales del club? ¿Cuenta el club con un sitio web?

Sí

No De ser afirmativo, ¿con qué frecuencia se actualiza el sitio?

¿Observa el club los meses especiales del calendario rotario?

Sí

No

¿Con qué frecuencia organiza el club actividades de compañerismo? ¿De qué modo promueve el club la participación de los familiares de los rotarios? Planificación para el futuro ¿De qué manera se realizan las tareas administrativas del club? (Marque todas las opciones que correspondan.) Se han fijado las reuniones periódicas de la directiva del club. Se evaluará el Plan de Liderazgo del Club en las siguientes fechas: Se actualizarán el plan estratégico y el plan de comunicaciones del club en las siguientes fechas: Se han programado asambleas de club para las siguientes fechas: El club ha adoptado la versión más reciente del Reglamento que se recomienda a los clubes rotarios o ha actualizado su propio reglamento. El club celebrará elecciones el . Se enviará un mínimo de delegados a la Conferencia de Distrito. Se redactará y difundirá un boletín del club a fin de mantener informados a los socios. El sitio web del club se actualizará veces al año. Se ha desarrollado un plan para asegurarnos de que los programas de las reuniones del club sean interesantes y relevantes. Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces 7


Las cifras de la asistencia mensual se transmitirán a los dirigentes distritales para el día del mes siguiente. Se utilizará el portal de Ingreso/Rotarios para actualizar los datos del club (no más tarde del 1 de junio o 1 de diciembre, a fin de garantizar la exactitud de los informes semestrales). Los cambios en el cuadro social del club se informarán a RI dentro de los días. Los informes a RI, incluido el informe semestral, se presentarán dentro de los plazos estipulados. Se han programado las siguientes actividades de compañerismo para todos los socios del club para este año: Otro (sírvase especificar): Estrategias:

Nuestro club desearía recibir la ayuda del gobernador o asistente del gobernador en los aspectos siguientes:

Desearíamos analizar con el gobernador o asistente del gobernador los siguientes temas durante una de sus visitas al club:

Firma del presidente del club Fecha

Año rotario

Firma del asistente del gobernador Fecha



RESUMEN DE LAS METAS DEL CLUB ROTARIO DE

PARA EL AÑO ROTARIO

Metas de crecimiento del cuadro social socios para el 30 de junio de Metas de servicio En la comunidad : En comunidades de otros países:

Metas para La Fundación Rotaria Meta de aportes a PolioPlus Meta de aportes al Fondo Anual

.

Meta de aportes al Fondo Permanente es

.

El club participará en los siguientes programas de La Fundación Rotaria: Metas para el desarrollo del liderazgo

Metas de relaciones públicas Metas para la administración del club

Otra meta:

Otra meta:



Servicio a las Nuevas Generaciones

Servicio Internacional

Servicio en la Comunidad

Servicio a través de la Ocupación

Servicio en el Club

Para cada meta formulada por el club para el próximo año rotario, indique la Avenida de Servicio que corresponde. A los efectos de contar con un programa de servicio equilibrado, se deberá fijar, como mínimo, una meta por cada Avenida de Servicio. La mayoría de las metas suelen abarcar más de una.

Anexo 3

La planificación estratégica brinda a los rotarios un marco de trabajo para el establecimiento de una visión, con sus correspondientes metas, las cuales deben evaluarse constantemente y modificarse según sea necesario. La presente guía y la hoja de trabajo complementaria le servirán de punto de partida para la elaboración de su plan estratégico. Aunque la guía fue diseñada para los clubes rotarios, tanto los distritos como los clubes podrían adaptarla a sus circunstancias. En la sesión de planificación estratégica, los participantes podrán rellenar la hoja de trabajo de manera independiente o en grupo. Los facilitadores de la sesión de planificación estratégica deberán familiarizarse con el material y organizar el programa antes de la sesión. La mayor parte del programa deberá dedicarse a la segunda y tercera etapas del proceso de planificación, que apuntan hacia el futuro, y menos tiempo al análisis de la situación actual del club. En el proceso de planificación estratégica es importante: • Dar participación a los funcionarios, ex funcionarios y funcionarios entrantes del club. • Incluir al club en pleno o a un grupo representativo de la composición de su cuadro social para contar con una amplia gama de perspectivas. • Considerar todas las ideas que se presenten. • Invitar a un facilitador, o a un pequeño grupo de facilitadores, a dirigir las sesiones de planificación estratégica, de preferencia personas sin sesgos ni ideas preconcebidas. • Analizar las metas del club para determinar si están alineadas con las metas del distrito y las prioridades y los objetivos del Plan Estratégico de RI. • Actualizar el plan todos los años, modificando las prioridades estratégicas y metas anuales según sea necesario. Modelo de planificación estratégica Elabore una visión para su club, con prioridades estratégicas para lograrla. Establezca metas anuales para cada prioridad estratégica.

Agosto de 2011 Manual del presidente del club 26 Planificación del año

Proceso Al desarrollar su plan estratégico incluya a los socios en los siguientes pasos del proceso. Anote las ideas en la hoja de trabajo. 1. ¿Cuál es la situación del club? • Hacer una lista de los puntos fuertes y débiles del club. • Preparar una lista de las oportunidades y desafíos presentes en su comunidad. Consulte la publicación Cómo ser un club dinámico - Plan de liderazgo al evaluar la situación actual del club para determinar cuáles son los aspectos satisfactorios y cómo podría inyectar dinamismo en el club.

–

Un plazo de tres a cinco años para lograrla

• Determinar en grupo las principales prioridades estratégicas, las de mayor impacto en la labor del club hacia el logro de la visión. • Establecer metas anuales para cada una de las principales prioridades estratégicas. • Fijar plazos y determinar qué personas y recursos serán necesarios para cumplir las metas anuales. La Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces ofrece ideas y estrategias que lo ayudarán a establecer y lograr sus metas anuales.

2. ¿A dónde queremos llegar?

4. ¿Cómo evaluaremos nuestro avance?

• Preparar una lista de 5 a 10 elementos que desearía caracterice a su club de aquí a tres o cinco años.

• Formar un equipo de planificación estratégica para que evalúe con regularidad el avance logrado y recomiende los cambios necesarios.

• Formular una declaración de la visión que describa al club en una sola oración y a dónde quisiera llegar de aquí a tres o cinco años. Esta actividad se realiza individualmente y en grupo. • Finalizar la versión de la visión con todo el grupo, y asegurarse de que cuenta con el apoyo de todos los socios. 3. ¿Cómo podemos llegar? • Establecer prioridades estratégicas para ayudar al club a lograr su visión. Tener en cuenta: – Los aspectos fuertes y débiles del club – Los programas y la misión de Rotary International y La Fundación Rotaria – El entorno externo – La participación del cuadro social en pleno

• Asignar los recursos requeridos para la implementación del plan. • Evaluar con frecuencia la afinidad de las decisiones adoptadas asegurándose de que están alineadas con el plan y efectuar recomendaciones al equipo de planificación estratégica sobre la implementación de éstas. • Actualizar anualmente, con todos los socios del club, el plan estratégico así como la declaración de la visión, las prioridades estratégicas, y las metas anuales, y efectuar las modificaciones del caso. • Repetir todo el proceso de planificación estratégica cada tres o cinco años a fin de elaborar un nuevo plan o mantener el vigente.


Planificación estratégica – Hoja de trabajo

Utilice la presente hoja de trabajo para delinear el plan estratégico. 1. ¿Cuál es la situación del club?

Fecha: _____________

Puntos fuertes del club

Puntos débiles del club

Oportunidades presentes en la comunidad (nuevas empresas, población en aumento)

Desafíos que se presentan en la comunidad (descenso económico, otras organizaciones de servicio)

2. ¿A dónde queremos llegar? Plazo: ______________ Características clave que distinguirán al club (número de socios, porcentaje de conservación de socios, equilibrio entre proyectos locales e internacionales, apoyo a La Fundación Rotaria)

Declaración de la visión (Debe incluir algo que destaque al club entre las otras organizaciones de servicio de la comunidad, por ejemplo: Nuestra visión es ser el club de servicio más internacional de la comunidad; o Nuestra visión es ser el club de servicio que más apoyo brinde a los jóvenes de la comunidad.)


3. ¿Cómo podemos llegar? Para que nuestra visión se haga realidad, debemos lograr los siguientes objetivos. (Escriba las prioridades estratégicas en los espacios provistos e incluya en la tabla las metas anuales para cada estrategia. Aunque el número de prioridades estratégicas y metas anuales es ilimitado, establezca metas viables teniendo en cuenta los recursos disponibles.) Prioridad estratégica 1: ______________________________________________________ Metas anuales

Plazos

Recursos necesarios

Socio a cargo

Prioridad estratégica 2: ______________________________________________________ Metas anuales

Plazos

Recursos necesarios

Socio a cargo

Prioridad estratégica 3: _______________________________________________________ Metas anuales

Plazos

Recursos necesarios

Socio a cargo

4. ¿Cómo evaluaremos nuestro avance? A fin de evaluar nuestro progreso, realizamos las siguientes actividades. (Enumere las tareas que emprenderán para dar seguimiento a la implementación del plan junto con un cronograma para verificar y evaluar el avance del club, en el cual podrían incluirse, entre otras, rendir informes mensuales a la directiva del club, analizar el avance del plan estratégico en las asambleas de club y efectuar revisiones anuales).


Anexo 4: Plan Estratégico de RI

fo Mayor en que en umanita h o i c i v rio el ser

Co

pa ñe r

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Diversidad

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Lo que somos: Una red mundial de personas dedicadas a la promoción de causas sociales importantes con el fin de mejorar la calidad de vida en el mundo

Lid era

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Fo m y

iento ocim y con Rotar l re de re n ta age en im la

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Plan Estratégico


Las metas para apoyo y fortalecimiento de los clubes son:  Promover las innovaciones y la flexibilidad en los clubes  Instar a los clubes a participar en una variedad de actividades de servicio  Promover la diversidad  Mejorar la captación y conservación de socios  Formar líderes  Fundar clubes nuevos  Propiciar la planificación estratégica en el ámbito de los clubes y distritos

Las metas para mayor enfoque en el servicio humanitario son:  Erradicar la polio  Aumentar el servicio sostenible a través de: • Programas de Servicio a las Nuevas Generaciones • Las seis áreas de interés especial de Rotary  Ampliar los contactos y la colaboración con otras organizaciones  Emprender proyectos significativos en el ámbito local e internacional

Las metas para fomentar el reconocimiento y la imagen pública de rotary son:  Unificar la visualización de la imagen y la marca de la entidad  Difundir el servicio destinado a la acción  Promover los valores fundamentales  Destacar el ideal del Servicio a través de la Ocupación  Alentar a los clubes a promover las oportunidades de servicio y sus actividades características www.rotary.org/es/strategicplan ES–1211 4400


Notas


3

Administración del Club

El sitio web de RI e Ingreso/Rotarios son recursos fundamentales para la gestión del club. Los asistentes del gobernador y los correspondientes representantes de Apoyo a Clubes y Distritos también podrán responder sus preguntas a lo largo del año. La directiva del club, que usted encabeza, tiene bajo su responsabilidad la tarea de supervisar la administración del club. El equipo de liderazgo del club, especialmente el Comité de Administración, lo asistirá en el cumplimiento de sus responsabilidades administrativas, a fin de incrementar la eficacia de las operaciones del club.

Responsabilidades Como presidente electo, tendrá las siguientes responsabilidades administrativas: • Designar a los integrantes del Comité de Administración del club y reunirse con ellos. • Familiarizarse con las normas y trámites administrativos del club mediante la consulta de las versiones más recientes de los Estatutos prescritos a los clubes rotarios y el Reglamento que se recomienda a los clubes rotarios.

Manual del presidente del club 33 Administración del club

• Trabajar con los líderes del club para actualizar los estatutos y el reglamento del club. • Consultar la publicación Cómo ser un club dinámico: Plan de liderazgo para determinar qué prácticas lo ayudarán a fortalecer el club. Como presidente, tendrá las siguientes responsabilidades administrativas: • Cumplir los requisitos administrativos del distrito y RI. −− Supervisar la presentación de informes del club. −− Colaborar estrechamente con el secretario del club para asegurarse de que los formularios e informes requeridos se remitan a RI y al distrito dentro de los plazos estipulados. −− Mantener al día los registros del club y asegurarse de que se efectúe el pago de las cuotas semestrales. −− Supervisar la gestión de las finanzas del club. −− Minimizar la posibilidad de todo riesgo durante las actividades del club. • Cerciorarse de que las marcas de Rotary se utilicen debidamente. • Organizar buenos programas para las reuniones semanales del club, reuniones de la directiva y asambleas de club. • Incentivar la asistencia a la Asamblea de Distrito y otras reuniones de capacitación, según corresponda. • Efectuar los preparativos necesarios para la visita oficial del gobernador y las reuniones trimestrales (o más frecuentes) con el asistente del gobernador. El Directorio Oficial incluye los datos de contacto de los funcionarios, comités y grupos de apoyo de RI y la Fundación, del personal de la Secretaría y gobernadores de distrito, además de un listado alfabético de los clubes de cada distrito y sus respectivos datos de contacto.

Requisitos básicos A efectos de asegurarse de que los clubes del distrito funcionen eficazmente, la Directiva de RI aprobó los siguientes criterios mínimos: • Pagar puntualmente las cuotas per cápita a Rotary International. • Celebrar reuniones periódicamente. • Cerciorarse de que sus socios estén suscritos a una publicación del Servicio Mundial de Prensa de Rotary (The Rotarian o una revista regional de Rotary). • Implementar proyectos de servicio que aborden problemas en la comunidad local e internacional. • Mantener vínculos de cooperación dentro del distrito. • Recibir la visita del gobernador, el asistente del gobernador u otro funcionario de Rotary International • Contar con un seguro de responsabilidad civil adecuado para la región en la cual se encuentra ubicado el club. Manual del presidente del club 34 Administración del club

• Funcionar de conformidad con los Estatutos y el Reglamento de RI y el Rotary Code of Policies • Pagar las cuotas a RI y distritales sin ayuda externa. • Proporcionar oportunamente a RI listas de socios correctas. • Resolver en forma amistosa las disputas dentro del club. • No entablar demandas judiciales contra Rotary International, La Fundación Rotaria, las Fundaciones asociadas o las oficinas regionales. Estos requisitos mínimos son solo el punto de partida para el éxito de un club rotario. Consulte con el asistente del gobernador a fin de asegurarse de que el club supera los requisitos mínimos.

Comité de Administración del club Para que la administración del club sea eficaz, se requiere una labor mancomunada. Como presidente lidera dicha labor mientras el Comité de Administración cumple las responsabilidades específicas. El club podrá enmendar su propio reglamento para que éste refleje las funciones específicas de dicho comité permanente y agregar subcomités que fueran necesarios (consulte el modelo de estructuras de comités en el anexo 9). El secretario y el tesorero del club deberán integrar este comité, y la persona que usted designe como presidente formará parte del equipo de liderazgo del club. Responsabilidades del Comité de Administración: • Ayudar al secretario del club a llevar el control de la asistencia. • Actualizar las listas de los socios y remitir los informes pertinentes a Rotary International. • Ayudar al tesorero del club a cobrar las cuotas. • Organizar las reuniones del club. • Organizar eventos sociales para fomentar el compañerismo. • Producir el boletín y el sitio web del club.

Reuniones Las reuniones de club, distrito e internacionales contribuyen a que los rotarios profundicen sus conocimientos sobre Rotary, fomentan el desarrollo de los líderes del futuro y propician las actividades de compañerismo. A lo largo de su presidencia, prepárese para las siguientes reuniones y eventos: • Las reuniones semanales • Asambleas de club • Reuniones de la directiva • Visitas del asistente del gobernador • La visita oficial del gobernador


Asimismo, deberá promover las reuniones distritales e internacionales en las reuniones semanales y asambleas del club, así como en el boletín y el sitio web del club. Promueva la asistencia a las siguientes reuniones: • La Convención de RI (para vivir la internacionalidad de Rotary) • La Asamblea de Distrito, la Conferencia de Distrito y los Seminarios Distritales de La Fundación Rotaria, Desarrollo del Cuadro Social y Capacitación para el Liderazgo Distrital Para más información sobre las reuniones distritales e internacionales, consulte el anexo 5.

Las reuniones semanales El presidente dirige todas las reuniones del club. En estas reuniones se debe ofrecer programas interesantes que contribuyan a un mayor conocimiento sobre Rotary, destaque el valor de la afiliación y brinden información sobre problemas locales y mundiales. El Comité de Administración, bajo la dirección del presidente, es responsable del orden del día de las reuniones. En el Manual del Comité de Administración del club (226A-ES) se incluyen sugerencias para planificar reuniones interesantes.

Planifique las reuniones de manera que coincidan con la observancia del calendario de Rotary.

Según el club, las reuniones pueden durar una hora o más. Adapte los programas modelo según las necesidades del club.

Reunión de 90 minutos

Reunión de 60 minutos

Actividad

Duración

Actividad

Duración

Inicio de la reunión

5 minutos

Inicio de la reunión

5 minutos

Comida

30 minutos

Comida

30 minutos

Tiempo del presidente

20 minutos

Tiempo del presidente

Presentación de rotarios visitantes e invitados

Presentación de rotarios visitantes e invitados

Correspondencia y anuncios

Correspondencia y anuncios

Informes de los comités

Informes de los comités

Asuntos del club.

Asuntos del club. 30 minutos

Programa

Programa

Presentación del orador

Presentación del orador

Discurso del orador

Discurso del orador

Palabras de clausura, a cargo del presidente del club Se cierra la reunión

5 minutos

Palabras de clausura, a cargo del presidente del club

30 minutos

5 minutos

Se cierra la reunión Durante las reuniones de la directiva, manifieste claramente sus expectativas, dé suficiente tiempo a los demás para hablar sobre sus actividades y proyectos y analice cualquier otro tema de interés.


Asambleas del club La mayoría de los clubes celebran entre cuatro y seis asambleas por año para que haya una comunicación fluida entre los líderes del club, socios y líderes distritales. Promueva la asistencia de todos los socios, especialmente los nuevos. Usted, o el funcionario que designe, presidirá las asambleas. Antes de planificarlas, consulte con los socios a fin de abordar sus intereses e inquietudes.

Duración

Propósito

Inmediatamente después de la Asamblea de Distrito (antes del 1 de julio)

Describir, revisar y discutir los planes que se desarrollaron y sugirieron durante la asamblea, y determinar cómo se incorporará en el club el lema de RI y los intereses especiales (dirige el presidente electo).

Después del 1 de julio

Analizar las metas para el año.

Dos semanas antes de la visita oficial

Prepararse para la visita oficial.

Durante la visita oficial

Analizar la situación del club con el gobernador.

A mediados del año rotario (enero o febrero)

Examinar el progreso hacia las metas y establecer el plan para el resto del año.

Abril o mayo

Celebrar un foro abierto sobre diversos temas (podrían implementarse ideas y sugerencias para concretar los planes del club).

La visita oficial Una de las responsabilidad principales del gobernador es visitar todos los clubes del distrito, ya sea individualmente o en grupos para brindarles su apoyo e información actualizada sobre las metas distritales. Los clubes deben prepararse para recibir tales visitas, las cuales constituyen una oportunidad para tratar sobre metas, logros e inquietudes. De ser posible, la visita deberá coincidir con un evento o una fecha importante para el club, por ejemplo: • Ceremonias de entrega de la carta constitutiva • Instalación de socios nuevos • Programas de orientación para socios nuevos • Entrega de premios o reconocimientos • Eventos relacionados con La Fundación Rotaria • Una reunión interclubes Para lograr una máxima participación, promueva la visita en las comunicaciones del club y pida sugerencias a los socios. A efectos de prepararse para la visita: • Repase los progresos del club hacia las metas fijadas en la Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces para analizar el tema durante la visita. • Pida a los comités que preparen informes sobre sus planes, actividades y logros. Manual del presidente del club 37 Administración del club

Elecciones Durante los primeros seis meses en el cargo, le corresponderá supervisar la elección de funcionarios y directores. El procedimiento de selección debe estipularse en el reglamento del club y estar disponible para todos los socios. Todos los funcionarios y directores deberán ser socios activos y estar al día en el cumplimiento de sus obligaciones para con el club. El club deberá celebrar una reunión de toma de mando a comienzos del año rotario (véase el modelo para este tipo de función en el anexo 6).

Ingreso/Rotarios A través del portal Ingreso/Rotarios en www.rotary.org, los rotarios no solo pueden realizar los trámites necesarios en forma rápida y eficiente, sino que el sistema mantiene la continuidad entre el cambio anual de liderazgo y garantiza que RI cuente con datos precisos. Solamente el presidente y el secretario del club pueden autorizar el acceso de los demás funcionarios del club a Ingreso/Rotarios, para consultar la información del club, actualizar los datos de los socios, ingresar las metas del club y tomar cursos en línea relacionados con su cargo.

Aprenda a utilizar esta herramienta en www.rotary.org /elearning.

Funciones por cargo en Ingreso/Rotarios* Función

Presidente

Secretario

Tesorero

Ingresar en grupos de trabajo de Rotary

x

Acceder a formularios

x

Actualizar los datos del club

x

x

Actualizar los datos de los socios

x

x

Consultar los informes de contribuciones y reconocimientos

x

x

Consultar el informe del saldo diario del club

x

x

x

Consultar los informes de contribuciones mensuales, SHARE y PolioPlus

x

x

x

Efectuar contribuciones a la Fundación

x

x

x

Rotarios

x

Consultar su historial contributivo

x

x

x

x

Buscar datos en el Directorio Oficial

x

x

x

x

Administrar las suscripciones por correo electrónico

x

x

x

x

Actualizar sus datos de contacto

x

x

x

x

* El presidente del Comité de La Fundación Rotaria también puede consultar los informes de la Fundación.


Informes requeridos por RI y La Fundación Rotaria A fin de garantizar que las comunicaciones de RI, incluidos los informes semestrales, lleguen a los correspondientes socios, actualice periódicamente los registros del club, preferentemente a través de Ingreso/Rotarios.

Para más información sobre los requisitos de presentación de informes del club, consulte el Manual del secretario del club.

Todos los clubes rotarios tienen la obligación de remitir los siguientes informes y datos: • A Rotary International: −− Informes semestrales (plazos: 1 de julio y 1 de enero), con las cuotas per cápita a RI. −− Informe sobre cambios en el cuadro social. −− Cambios en los datos de los funcionarios o de las reuniones. −− Datos para el Directorio Oficial (a más tardar el 10 de diciembre). −− Pago por concepto de las subscripciones a The Rotarian o la revista regional a título individual y a nombre del club. −− Las cuotas para el Consejo de Legislación (en julio). −− Costo de la póliza de seguro: sólo para EE.UU. y sus territorios (en julio). • A La Fundación Rotaria: −− Uso de los fondos de La Fundación Rotaria (si el distrito ha obtenido una subvención). • Al distrito: −− Fijación de metas del club (utilizar la Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces y el Formulario para reportar las metas de recaudación de fondos del club). −− Informe mensual de asistencia. −− Metas respecto al cuadro social (vence el 1 de junio).

Estatutos y Reglamento del club Enmiendas al Reglamento que se recomienda al club rotario PRESENTES no sí

Quórum = 1/3 de los socios Se aprueba ≤ 2/3 del quórum Ejemplo:

63 socios en un club 21 socios presentes 14 o más socios deben votar afirmativamente para enmendar el reglamento

Todos los clubes admitidos como miembros de Rotary International deberán adoptar los Estatutos prescritos a los clubes rotarios, marco de referencia para el funcionamiento de todo club. Tras los Consejos de Legislación de 2013 y 2016, se actualizarán los Estatutos prescritos a los clubes rotarios, a efectos de incluir las respectivas enmiendas aprobadas. Cerciórese de que su club utilice la versión más reciente.

El reglamento de su club contiene pautas adicionales para la gestión del club que no se encuentran en los estatutos. El Reglamento que se recomienda a los clubes rotarios, refleja la normativa actual de Rotary y puede adaptarse a las circunstancias e identidad del club. RI alienta a los clubes a que actualicen dicho documento según sea necesario.

Seminario de Capacitación para Presidentes Electos de Club 26 Distrito XXXX


Si se proponen enmiendas al reglamento, se debe efectuar una votación en la cual participen todos los socios del club. Se debe notificar a todos los socios sobre la enmienda propuesta al menos 10 días antes de la reunión, y asegurarse de que al menos la tercera parte de los socios activos (quórum) esté presente en la reunión para emitir el voto. Las enmiendas se aprueban con el voto a favor de las dos terceras partes de los socios presentes. Asegúrese de que las enmiendas no contravengan los Estatutos prescritos a los clubes rotarios ni los Estatutos o el Reglamento de RI.

Responsabilidades financieras Como presidente del club, tendrá responsabilidades financieras, por ejemplo: vigilar el uso de los fondos del club, ejercer la custodia correcta y transparente de los recursos del club y verificar que el club cumpla con todas las leyes locales, incluidas las disposiciones respecto a impuestos y entidades sin ánimo de lucro (según corresponda). Consulte el anexo 7 donde figura una lista de las mejores prácticas para la gestión financiera.

Cuotas y otros pagos Establezca junto con el tesorero del club un sistema (o actualizar el existente) para cobrar y pagar las cuotas que correspondan. Cuotas del club. El club determinará anualmente el monto y la frecuencia del pago de las cuotas, ya sea semanal, mensual o trimestral. Las cuotas, las cuales varían según el club, generalmente cubren los gastos operativos tales como reuniones, comidas, obsequios para los oradores y suministros. Cuota de admisión. Las cuotas de ingreso para los socios nuevos deberán estipularse en el reglamento del club. Se excluye del pago de tal cuota a ex socios de otros clubes, socios que transfieren su afiliación a otro club o rotaractianos.* Cuotas distritales. Numerosos distritos cuentan con fondos para financiar proyectos y apoyar la administración distrital. En tales distritos, los clubes contribuyen a dicho fondo mediante el pago de cuotas per cápita. El monto de la cuota se aprueba anualmente en el transcurso de la Asamblea de Distrito, la Conferencia de Distrito o el Seminario de Capacitación para Presidentes Electos. Cuotas per cápita a RI. Dos veces por año los clubes pagarán a RI cuotas per cápita, como se indica a continuación: 2012-2013: US$26,00 2013-2014: US$26,50† * Para más detalles, véase el artículo 11 de los Estatutos prescritos a los clubes rotarios. † Salvo enmiendas del Consejo de Legislación, las cuotas permanecerán constantes después de 2013-2014.


Todas las cuotas, incluidas las prorrateadas, vencen el 1 de julio y el 1 de enero. El club abonará cuotas per cápita prorrateadas a Rotary International por cada socio nuevo que ingrese al club en el transcurso del período semestral, cuyo monto por cada mes completo de afiliación corresponde a la sexta parte de la cuota per cápita semestral. Las cuotas per cápita financian los gastos generales de operación de la organización, incluidos la producción de publicaciones en diversos idiomas; la prestación de servicios administrativos a los clubes, distritos y proyectos; capacitación y recursos para los dirigentes entrantes del club y el mantenimiento del sitio web de RI. Cargos de RI. Además de las cuotas ordinarias, los rotarios deben pagar las suscripciones a la revista requeridas, las cuotas para el Consejo de Legislación y otros gastos.

Informe semestral (SAR) RI envía el material correspondiente al SAR a los secretarios de club a fines de junio y diciembre, correspondiente al ciclo de facturación de julio y enero, respectivamente. Este juego de material informativo consta de dos partes: • La lista de los socios según consta en los registros de RI, utilizada como base para el cálculo de la facturación. El secretario deberá actualizarla. • La factura de las cuotas per cápita y cuotas prorrateadas a RI, las cuotas para el Consejo de Legislación y las suscripciones a la revista (dos rotarios que residan en el mismo domicilio tienen la opción de suscribirse conjuntamente a la revista oficial). El tesorero es responsable de esta porción y debe recalcular el importe adeudado utilizando la hoja de trabajo del SAR, incluida en el juego de material informativo. Mantenga la lista actualizada a través de Ingreso/Rotarios a fin de que la facturación de las cuotas per cápita del club sea correcta. Tanto usted como el presidente o el secretario del club podrán liquidar todo saldo del club con tarjeta de crédito a través de Ingreso/Rotarios. Se requiere que los clubes con menos de 10 socios abonen un importe equivalente al de 10 socios. Si el secretario no hubiera recibido el juego de materiales del SAR para fines de julio o enero, imprima una copia de los documentos necesarios disponibles en Ingreso/Rotarios. De lo contrario, contacte con [email protected] o con la oficina de RI que presta servicios en su región. Es esencial que las cuotas del distrito y RI se abonen puntualmente a fin de que el club mantenga su calidad de socio y esté al día con sus obligaciones financieras para con Rotary International.


Cese de la condición de miembro de RI y readmisión Los clubes que no paguen a RI las cuotas en las fechas indicadas serán dados de baja y no recibirán más servicios de RI o el distrito. También podrá ser suspendido o dados de baja todo club en el cual uno de sus socios haya utilizado en forma indebida los fondos de La Fundación Rotaria. Cese • Los clubes con obligaciones pendientes que superen los 250 dólares después de transcurridos seis meses el plazo establecido (1 de enero o 1 de julio) perderán su calidad de miembros de Rotary International. • Los clubes que no hubieran cumplido sus responsabilidades financieras dentro delos 365 días posteriores al cese, perderán su carta constitutiva original y no tendrán derecho a la readmisión. Readmisión • Cuando se reorganiza un club dentro de los 90 días posteriores al cese, deberá abonar la totalidad de sus obligaciones financieras pendientes, incluida una cuota de readmisión de 10 dólares por socio. Los clubes con menos de 10 socios deberán abonar la cuota correspondiente a 10 socios. • Si un club solicita su readmisión después de transcurridos 90 días pero menos de 365 días desde el cese de su condición de miembro de RI, deberá presentar una solicitud y abonar la suma de 15 dólares por socio, además de cumplir con los requisitos arriba mencionados. La cuota de readmisión estará también sujeta al pago mínimo requerido de diez socios. Baja de socios Si un socio no paga su cuota dentro de los 30 días posteriores al plazo establecido, el secretario del club le enviará una notificación por escrito, indicándole la suma adeudada y un plazo absoluto. De no pagar las cuotas pendientes dentro de los 10 días siguientes a la fecha de la notificación, su calidad de socio podría cesar, a discreción de la junta directiva del club. El socio podrá reincorporarse al club una vez saldadas todas sus deudas pendientes, previa solicitud y autorización de la directiva.

Impuestos Consulte las normas y códigos impositivos locales y nacionales para averiguar qué formularios deben presentar el distrito o los clubes. Póngase de acuerdo con el Comité Distrital de Finanzas y el asistente del gobernador para informarse en más detalle al respecto. Las leyes de EE.UU. requieren que todos los clubes de dicho país presenten una declaración de impuestos a la Dirección de Rentas Internas. Para más información, contacte con el representante de Apoyo a Clubes y Distritos o directamente con el IRS.


Recaudación de fondos El Manual del tesorero del club ofrece más información sobre las fundaciones de los clubes.

Puesto que la mayoría de los clubes y distritos rotarios recaudan fondos, se le recomienda seguir las pautas indicadas a continuación y transmitirlas a los socios del club: • Se deberá declarar las sumas recaudadas a las autoridades fiscales locales cuando las leyes así lo requieran. • Al promover las iniciativas de recaudación de fondos, se deberá especificar el destino de tales fondos (el club de determinada localidad, la fundación del propio distrito, La Fundación Rotaria u otra entidad). • Si un evento de recaudación de fondos reúne las condiciones para la desgravación fiscal, se entregarán los comprobantes pertinentes a los donantes. • Remitir por separado las contribuciones a La Fundación Rotaria sin que se mezclen con los pagos a Rotary Internacional. En el Manual del Comité de Proyectos de Servicio del club encontrará información concreta sobre la planificación de una actividad de recaudación de fondos. Fundación del club. Si su club cuenta con una fundación, o planea establecer una entidad de este tipo, asegúrese de que funcione de conformidad con las leyes locales. Consulte con las autoridades impositivas respecto a los requisitos de presentación de documentos. Para recibir más información sobre las fundaciones de los clubes, contacte con su representante de Apoyo a Clubes y Distritos.

Gestión de riesgos Las mejores prácticas de gestión de riesgos se indican en el anexo 7.

En calidad de presidente del club, usted tiene la facultad de minimizar riesgos y salvaguardar a los socios del club y los participantes en los programas y el patrimonio del club. Al planificar los eventos y actividades para su año, formúlese las siguientes preguntas: • ¿Qué problemas podrían surgir? • De suscitarse algún problema, ¿cómo responderíamos en el club? • ¿Cómo se cubrirán las pérdidas, si las hubiera? Ante la posibilidad de surgir algún problema, podría reducir ese riesgo si • Cancela el evento o actividad. • Se modifica la actividad o el evento para reducir el potencial de riesgo. • Se prepara un plan para abordar posibles problemas • Se invita a otra organización a que participe y comparta los riesgos


A pesar de que los acuerdos verbales o pactos de caballeros quizás sean prácticas comunes, RI recomienda decididamente a los clubes el uso de contratos escritos y firmados, en los que se definan claramente las funciones y responsabilidades de las partes involucradas y puedan incluirse cláusulas para limitar el riesgo. Guarde en sus archivos todo documento legal, incluso después de celebrado el evento, por si surgiera algún reclamo. Se insta a los clubes asesorarse en materia jurídica y de seguros sobre la necesidad de obtener protección contra cualquier tipo de responsabilidad civil que pudiera derivarse de sus actividades y proyectos o su condición de sociedad constituida. Por ser obligatorio, RI proporciona un seguro de responsabilidad civil general a los clubes de Estados Unidos, sus territorios y posesiones. De no haberlo contratado ya, se recomienda a los clubes fuera del territorio estadounidense adquirir el seguro correspondiente, de contar con este tipo de cobertura en su área. Para más información al respecto consulte el Manual de Procedimiento.

Las marcas de Rotary

Manual de identidad visual de RI

La rueda dentada de Rotary es la imagen gráfica que identifica universalmente a los clubes rotarios y sus socios en todo el mundo. Todos los rotarios deberían interesarse por salvaguardar la integridad del emblema de Rotary y asegurar su disponibilidad para uso futuro de los clubes y distritos. Rotary International (“RI”) es la entidad propietaria de numerosas marcas registradas y marcas de servicio comúnmente conocidas como las “marcas de Rotary” (véase el anexo 8). Colabore con el Comité de Proyectos de Servicio del Club a fin de asegurarse de que el club esté cumpliendo la normativa de RI respecto a la reproducción de dichas marcas y su uso en los sitios web y nombres de proyectos del club. Para más información consulte el Manual de Procedimiento o consulte con su representante de ACD. Para más información consulte el Manual de identidad visual de RI.


Reproducción del emblema de Rotary Las normas que figuran a continuación fueron aprobadas por la Junta Directiva de RI y deben observarse al reproducir el emblema de Rotary por parte de un club, un distrito o cualquier otra entidad rotaria:* • El emblema de Rotary no podrán ser retocado, modificado u ocultado de modo alguno. Deberá ser reproducido en su forma completa:

El problema más frecuente al reproducir la rueda rotaria es no representarla en su totalidad. Deberán evitarse los usos incorrectos descritos a continuación: • Falta del chavetero en el centro.

• El centro de la rueda no se ha dejado en blanco.

• El emblema está parcialmente oculto o modificado.

Las marcas de Rotary no deberán utilizarse con ningún tipo de propósito comercial o para campañas políticas. Tanto el nombre como el emblema de Rotary podrán figurar en el papel membrete de los clubes y los distritos, así como en otros materiales impresos que éstos difundan, pero nunca deberá imprimirse en la papelería o las tarjetas de visita de establecimientos comerciales o empresariales. Toda reproducción incorrecta o incompleta del emblema de Rotary difundida por un club o distrito deberá corregirse tan pronto sea posible cuando se trate de publicaciones electrónicas y para la fecha de la próxima edición en el caso de los materiales impresos. Los clubes pueden descargar los logotipos de RI, La Fundación Rotaria y otros programas a través de www.rotary.org/graphics o solicitar Logotipos de Rotary en CD (234-MU).

* Se consideran una entidad rotaria: Rotary International, La Fundación Rotaria, un club o grupo de clubes rotarios, un distrito o un grupo de distritos rotarios (incluidos un grupo administrativo multidistrital o una actividad multidistrital), un Grupo de Acción Rotaria, una Agrupación de Rotary, el Comité Anfitrión de la Convención de RI, y las unidades territoriales administrativas de Rotary International. Los programas individuales de RI no son entidades rotarias.


Uso del nombre y el emblema de Rotary Cuando se utilice el nombre “Rotary”, el emblema de Rotary o cualquiera de las marcas de Rotary en relación con el nombre de programas, proyectos, sitios web o publicaciones de un club, el nombre del club en cuestión deberá incluirse cerca del emblema con igual prominencia. A continuación se incluyen varios ejemplos de uso correcto: • Proyecto de Aseo Urbano del Club Rotario Valle Verde • Parque del Centenario del Club Rotario de Ciudad Montaña • www.clubrotariociudadlocal.org Para asesorarse sobre el uso correcto de los nombres y emblemas de Rotary, consulte el Rotary Code of Policies 33.020.7 o contacte con su representante de Apoyo a Clubes y Distritos.

Artículos con las marcas de Rotary Aproximadamente 300 concesionarios están autorizados a comercializar artículos con las marcas de Rotary. En el Directorio Oficial se incluye la lista de los concesionarios autorizados. Si su club planea recaudar fondos para un proyecto a través de la venta de artículos que portan el nombre, emblema u otras marcas de Rotary, podrá hacerlo sin obligación de obtener licencia de Rotary International, siempre que en dichos artículos figuren el nombre del club rotario, el nombre del evento de recaudación de fondos o el proyecto de servicio y la fecha de la iniciativa correspondiente y que se indique que su club ha adquirido los artículos a través de un concesionario autorizado de RI. Para las actividades de recaudación de fondos de larga duración para las que se venderán artículos promocionales con las marcas de Rotary se requiere obtener de RI la licencia correspondiente. Si tiene cualquier pregunta al respecto, comuníquese con: [email protected].


Llamado a la acción ¿Qué más desea saber sobre la gestión del club?

¿De qué manera logrará que las reuniones del club sean útiles e interesantes para que los socios del club sigan motivados?

¿Qué ideas innovadoras tiene planeadas para su año?

¿Cuáles son sus metas personales en cuanto a la gestión del club?

¿A quién recurrirá si tiene preguntas sobre la gestión del club?

¿En qué forma utilizará el portal Ingreso/Rotarios?


Anexo 5: Reuniones distritales e internacionales Seminario de Capacitación para Presidentes Electos de Club (PETS) Este seminario, destinado a prepararle para el cargo de presidente de club, se celebra en febrezo o marzo. La asistencia al PETS es obligatoria para todos los presidentes de club electos.

Asamblea de Distrito Esta asamblea se celebra generalmente en marzo, abril o mayo y tiene como fin impartir a los presidentes de los comités, los secretarios y los tesoreros entrantes de los clubes, así como los presidentes electos de los clubes la capacitación necesaria para ayudar al club a conseguir las metas fijadas. La Asamblea de Distrito también brinda la oportunidad de reunirse con el gobernador electo, los asistentes del gobernador y miembros de comités distritales entrantes.

Seminario Distrital de Desarrollo del Cuadro Social El propósito de este seminario, que se realiza después de la Asamblea de Distrito, es preparar a los dirigentes de clubes para que apoyen las actividades para desarrollar el cuadro social del club. El presidente del club y todos los miembros del comité idóneo deberán participar en este seminario a fin de aprender estrategias de captación y conservación de socios. Otros rotarios interesados también pueden asistir a esta reunión.

Conferencia de Distrito El propósito de la Conferencia de Distrito es promover el Objetivo de Rotary mediante las actividades de compañerismo y el análisis de los asuntos de los clubes y de Rotary International en general. En la conferencia se difunden los programas de Rotary y las actividades llevadas a cabo con buenos resultados por parte de los clubes y distritos. Se exhorta a los clubes a que aspiren a una nutrida representación en la Conferencia de Distrito.

Seminario de Capacitación para el Liderazgo Distrital El propósito de este seminario, celebrado conjuntamente con la Conferencia de Distrito, es la formación de los dirigentes rotarios en el ámbito del distrito. Se insta a los presidentes y otros dirigentes de club a participar en el seminario.

Seminario Distrital de La Fundación Rotaria Este seminario pone de relieve las ventajas de la participación en La Fundación Rotaria, y se brinda información sobre los programas y normas de la Fundación. Esta reunión está destinada al presidente y los integrantes del Comité de La Fundación Rotaria del club y otros rotarios interesados.

Convención de RI El propósito de la Convención anual de RI, evento que tiene lugar en mayo o junio, es celebrar los logros alcanzados por Rotary International, promover el compañerismo e intercambiar ideas y estrategias para mejorar los programas del club y el distrito.


Anexo 6: Instalación de funcionarios del club Aun cuando no se requiere una ceremonia formal para la asunción oficial de los cargos por los respectivos funcionarios del club, se recomienda celebrar una reunión de homenaje a los nuevos funcionarios y reconocimiento a los funcionarios salientes por sus esfuerzos y logros. A continuación se sugiere un modelo para la ceremonia de instalación de los funcionarios, pudiendo adaptarse según sea apropiado: 1. Palabras de despedida, a cargo del presidente saliente del club (quien también preside la reunión) 2. Expresiones de agradecimiento para los funcionarios y directores salientes 3. Reconocimiento a los directores y funcionarios que seguirán en sus cargos 4. Instalación del nuevo presidente del club Juramento del presidente: Yo,

,

al asumir la presidencia del Club Rotario de , me comprometo a cumplir, en la medida de mis posibilidades, las funciones y responsabilidades inherentes al cargo de presidente de manera digna y juiciosa, de conformidad con las disposiciones de los estatutos y reglamento del club. 5. Entrega de la insignia de ex presidente al presidente saliente 6. Instalación de los funcionarios y directores entrantes Juramento de los funcionarios y directores: Yo,

,

acepto y comprendo los deberes inherentes al cargo al que se me ha elegido y me comprometo a trabajar con diligencia por el bien del club. 7. Presentación de los presidentes de los comités 8. Entrega del mazo al nuevo presidente Presidente saliente: Declaro en este acto instalados en sus cargos a los nuevos funcionarios y directores del club y hago entrega al presidente

del mazo que simboliza la transmisión de las autoridades administrativas del club. 9. Discurso del nuevo presidente del club


Anexo 7: Mejores prácticas financieras y de gestión de riesgos Gestión financiera • Inscribir al club o al distrito en los correspondientes registros gubernamentales (si se requiere). • Presentar cada año la documentación impositiva del club o distrito, si así lo requieren las normas locales o nacionales. • Establecer las debidas cuentas bancarias del club o distrito y designar dos signatarios para cada cuenta. • Estipular los procedimientos para la administración de los fondos del club o distrito. • Elaborar un presupuesto y ponerlo en práctica. • Evaluar la cuantía de la cuota per cápita y asegurarse de que sea suficiente para atender a las necesidades del distrito. • Cerciorarse de que el club o distrito cuente con un procedimiento para el envío de las contribuciones a La Fundación Rotaria y las cuotas a Rotary International. • Mantenerse informado sobre las leyes locales relacionadas con la donación de fondos, y cumplirlas debidamente. • Disponer que el informe financiero anual sea examinado por un contador público titulado que no participe habitualmente en la administración de los fondos del club o distrito. • Asegurarse de que el club o distrito cuente con un procedimiento eficaz para informarse sobre las mejores prácticas financieras y que éstas se transmitan cada año a los funcionarios entrantes.

Gestión de riesgos • Limitar la responsabilidad personal efectuando una previsión de posibles pérdidas o contratiempos, y anticipando el modo en que el presidente del club responderá a éstos y compensará las pérdidas. • Utilizar exclusivamente contratos por escrito y firmados, y conservar la documentación durante varios años después de cada evento. Obtener asesoría legal durante la negociación de los contratos. • Asegurarse de que los clubes y el distrito posean un seguro de responsabilidad civil que cubra su operación y actividades, según corresponda a su país o región geográfica. Contactar con un agente o compañía de seguros local para que los asista en la obtención del seguro más adecuado para los clubes o el distrito.*

* Los clubes de Estados Unidos y sus territorios y posesiones obtienen su seguro de responsabilidad civil y su seguro de responsabilidad laboral para directores y funcionarios a través de un programa administrado por RI, que los clubes participantes abonan junto con las cuotas del informe semestral.


Anexo 8: Las marcas de Rotary Las marcas de Rotary incluyen el nombre “Rotary”, el emblema de Rotary, los nombres y logotipos de los programas de RI y La Fundación Rotaria, los lemas de RI, los logotipos de la Convención de RI y muchos otros términos e imágenes, algunos de los cuales se muestran a continuación. Para ver una lista más amplia, consulte el Rotary Code of Policies.

End Polio Now Every Rotarian, Every Year A Global Network of Community Volunteers Humanity in Motion Interact®, Interact Club® Interota® Paul Harris® Paul Harris Fellow® The Permanent Fund to Secure Tomorrow® PolioPlus® RI® RITS® Rotaract®, Rotaract Club® Rotarian® The Rotarian®

Rotary®, Rotary Club® Rotary Community Corps The Rotary Foundation® The Rotary Foundation of Rotary International® Rotary International® Rotary Leader Rotary.org Rotary World Magazine Press Rotary Youth Exchange Rotary Youth Leadership Awards RYLA® Service Above Self® One Profits Most Who Serves Best TRF


Notas


Cómo liderar a los rotarios

4

d E l

Desarrollo l i d E r a z g o

Guía para organizar un programa

Asegúrese de que su equipo de liderazgo cuente con las habilidades necesarias. Para desarrollar las dotes de liderazgo de los futuros dirigentes del club, organice un taller tomando como base la publicación Desarrollo del liderazgo: Guía para organizar un programa (250-ES), la cual recomendamos como material de consulta sobre sus funciones de liderazgo. Su éxito como presidente de club dependerá en gran medida de la relación de trabajo que establezca con los socios y los líderes distritales. El presidente debe ser un líder que genera una visión para el club, y un buen gestor que sabe delegar responsabilidades, llevar el control de los plazos establecidos y mantener una comunicación directa y abierta con el equipo de liderazgo del club.

Responsabilidades Como presidente electo, sus responsabilidades de liderazgo son las siguientes: • Designar a los integrantes de su equipo según sus habilidades y potencial de desarrollo.

Manual del presidente del club 53 Cómo liderar a los rotarios

• Preparar al equipo de dirigentes del club para la labor del año venidero. • Comprender el papel del distrito como fuente de apoyo para su club. • Aportar continuidad en el liderazgo en el club y en los comités Como presidente, tendrá las siguientes responsabilidades: • Garantizar una comunicación clara entre el club y los dirigentes distritales. • Otorgar reconocimiento, mediante premios, a los líderes y socios del club que realizan un buen trabajo. • Motivar a los socios para que logren sus metas. • Escuchar a todos los socios y asegurarse de responder a sus necesidades.

Colaboración con el club Los rotarios del equipo de liderazgo entrante serán quienes se encargarán de alcanzar las metas del club, por ello, es importante que éstos participen en la fijación de tales metas. Llegue a un consenso sobre los objetivos que su club desea alcanzar y, en base a ello, efectúe los nombramientos necesarios. Una vez delegadas las responsabilidades en el equipo, dispondrá de más tiempo para motivar a los socios a que participen en proyectos y eventos. Cerciórese de que los líderes del club concurran a todas las reuniones de capacitación distrital, a fin de que estén formados para el desempeño de sus cargos; y prepare, junto con el equipo de liderazgo del club, a los futuros líderes, a fin de que la transición hacia el nuevo año rotario se lleve a cabo sin contratiempos.

La junta directiva del club La junta directiva constituye el organismo rector del club. Sus integrantes son el presidente, el (o los) vicepresidente(s), el presidente electo (o presidente propuesto, si no se hubiera elegido sucesor), el secretario, el tesorero, el ex presidente inmediato y, en algunos casos, varios directores adicionales según se estipule en el reglamento del club. Su equipo de liderazgo incluye a los miembros de la directiva, el instructor distrital, el macero y los presidentes de los comités. La función de la directiva es administrar los intereses del club. Los miembros de la directiva trabajarán en estrecha colaborarán con usted para llevar adelante los planes y lograr las metas del club. De acuerdo con estipulado en el Reglamento que se recomienda a los clubes rotarios, la directiva del club deberá cumplir las siguientes responsabilidades: • Supervisar la labor de los funcionarios del club y miembros de los comités.


• Elegir a un socio del club para el cargo de macero • Supervisar el presupuesto del club. −− Cerciorarse de que las cifras de las operaciones del club y de proyectos de servicio incluidas en el presupuesto sean realistas. −− Aprobar todo gasto necesario no incluido en el presupuesto del club. • Informar a los proponentes de nuevos socios, a través del secretario del club, sobre la decisión tomada por la directiva al respecto, dentro de los 30 días de recibida la propuesta. • Analizar la normativa del club para cerciorarse de que ésta se implemente de acuerdo con las intenciones que le dieron origen o se actualice si ya no tiene vigencia. • Considerar recursos nuevos e innovadores para que el club sea más dinámico y promover el Objetivo de Rotary. • Analizar las necesidades de la comunidad y del mundo y establecer metas para abordarlas. Usted es responsable de conducir las reuniones del club.

Secretario del club El secretario tiene a su cargo la responsabilidad administrativa de las operaciones del club. De acuerdo con lo estipulado en el Reglamento que se recomienda a los clubes rotarios, al secretario del club le competen las siguientes responsabilidades: • Mantener al día el registro de socios. • Enviar convocatorias a las reuniones del club, de la directiva y de los comités. • Llevar y conservar las actas de las reuniones del club, de la directiva y de los comités. • Preparar y remitir los informes requeridos por RI y el distrito, incluido el informe semestral de socios, y pagar las cuotas pertinentes a Rotary International al 1 de julio y 1 de enero.

El presidente, el secretario y el tesorero del club deberán crear sus propias cuentas en Ingreso/Rotarios, para consultar y actualizar los datos administrativos pertinentes.

• Preparar los informes mensuales de asistencia a las reuniones del club que se remitirán al gobernador dentro de los 15 días de haberse realizado la última reunión del mes. • Colaborar con los funcionarios del club. • Desempeñar toda otra obligación inherente, por lo general, al cargo de secretario. Trabaje con el secretario del club a fin de enterarse de la situación del club y comprender las tendencias exhibidas durante el año. Al final del año, junto con el secretario, actualice los archivos del club, incluidos un resumen de las actividades del año, fotografías de los funcionarios y de eventos especiales, los nombres de los nuevos socios y una lista de los principales logros.


Prevenga al secretario y otros funcionarios del club respecto a ciertos mensajes fraudulentos enviados por correo electrónico que utilizan terminología de Rotary para solicitar información sobre su pasaporte u otro tipo de identificación personal. Descártelos de inmediato. Antes de suministrar cualquier dato personal en respuesta a dicho mensaje, confirme la identidad del remitente y el motivo de la solicitud a través de correo electrónico o llamada telefónica por separado.

Tesorero del club Si en su club no hay tesorero, estas funciones estarán a cargo del secretario.

Para garantizar el debido control de la gestión de los fondos, transacciones e informes de los proyectos del club, usted deberá reunirse periódicamente con el tesorero. El tesorero se encarga de la gestión de las operaciones financieras, el mantenimiento de los registros contables y la colaboración para elaborar el presupuesto del club. En el Reglamento que se recomienda a los clubes rotarios se estipulan las siguientes responsabilidades del tesorero del club: • Custodia de los fondos del club. • Al concluir el año, informar sobre todos los fondos, libros de cuentas y demás bienes del club a la directiva, el tesorero entrante o el presidente. • Reunirse con el sucesor a fin de garantizar la debida transición de un año rotario al otro. • Realizar las demás funciones inherentes al cargo.

Macero El macero facilitará el curso de las reuniones, de manera que se desarrollen con normalidad, eficiencia y escasas interrupciones.

Instructor del club A fin de asegurarse de que su club cuente con un plan de capacitación, es recomendable que designe a un instructor del club, quien deberá colaborar con la directiva y los comités del club, el asistente del gobernador, el Comité de Capacitación Distrital y el gobernador de distrito, y solicitarles apoyo y sugerencias. El plan de capacitación debe garantizar:

En el anexo 11 se indica como su club puede aprovechar la capacidad del instructor.

• La asistencia de los líderes del club a las reuniones de capacitación distritales. • La orientación regular y metódica de los socios nuevos. • Oportunidades de formación permanente para los actuales socios. • Que se ofrezca un programa de técnicas de liderazgo para todos los socios.

Su sucesor A fin de generar continuidad en el equipo de liderazgo del club, debe colaborar con sus sucesores, especialmente en aquellas actividades que se prolongan durante más de un año rotario, tal como la plani-


ficación estratégica, nombramientos de los comités y proyectos de servicio del club.

Comités del club Los comités del club deberán planificar, promover e implementar actividades y proyectos con el propósito de cumplir las metas anuales y a largo plazo. Como presidente electo, tendrá las siguientes responsabilidades con respecto a los comités del club: • Determinar si la organización de los comités es adecuada para apoyar eficazmente las metas del club para el año próximo. • Designar a los miembros de los comités a más tardar el 31 de marzo. • Capacitar a los presidentes de los comités. • Aportar continuidad a los comités y llenar las vacantes que se produzcan. • Modificar el Reglamento del club, si fuera necesario, para que refleje fielmente la organización del club. Su responsabilidad como presidente del club es supervisar la labor de los comités a fin de que todos alcancen las metas fijadas para el año.

En el anexo 9 se indican ejemplos de organigramas de comités del club.

Organigrama de los comités del club La organización de los comités del club debe apoyar las metas y los objetivos fijados por el club para el año. El organigrama que se recomienda incluye los siguientes comités, cuya descripción figura en este manual: • Administración del club (capítulo 3)

Consulte el capítulo 3, donde se indican detalles sobre enmiendas al reglamento del club a efectos de modificar el organigrama de los comités del club.

• Cuadro social (capítulo 5) • Relaciones públicas (capítulo 6) • La Fundación Rotaria (capítulo 7) • Proyectos de servicio (capítulo 8) Nombre los comités y subcomités adicionales que considere necesarios.

Selección de presidentes de comités Designe a los presidentes de comité en base a sus habilidades profesionales, talentos e intereses personales. Dado que las actividades de los comités pueden requerir más de un año para concluirlas, es necesario retener a algunos de los integrantes de los comités el siguiente año por razones de continuidad. El presidente de cada comité deberá tener experiencia previa en dicho comité.

Preparación de los presidentes de los comités Entregue a los presidentes una copia del manual correspondiente. Exhorte a todos los presidentes de comités a concurrir a la Asamblea de Distrito, durante la cual adquirirán los conocimientos y formación necesaria para dirigir de manera eficaz los comités.


Colaboración con los comités Con miras a apoyar a los comités del club, maximizar su potencial y animarlos a que continúen su labor eficaz: • Examine periódicamente la situación del plan de acción de cada comité. • Coordine la colaboración entre los comités según sea necesario. • Exhorte a los comités a nuevos retos. • Respete el rumbo trazado por cada comité, aun cuando no sea el que usted prefiere.

Cómo motivar a los voluntarios Como los rotarios son voluntarios, los factores que los motivan en su vida profesional no necesariamente los motivarán en Rotary. A continuación se indican varios factores que suelen motivar a los voluntarios: • Convicción de que la meta beneficiará a la comunidad y al club rotario • Certeza de que la meta puede lograrse • Actividades de compañerismo • Oportunidad para establecer contactos profesionales • Tareas que requieran los propios conocimientos y experiencia • Plazos con seguimiento consecuente del presidente del club u otro miembro del equipo de liderazgo del club • Reconocimiento por su labor.

Reconocimientos Brindar reconocimiento a los rotarios del club por su labor es una función importante del presidente del club. Además de los reconocimientos otorgados por Rotary International y La Fundación Rotaria (véase el anexo 10), es posible que el distrito confiere sus propios premios. Consulte con el gobernador o el asistente del gobernador para informarse sobre las oportunidades de reconocimiento para los clubes o los rotarios a título individual. Se insta, asimismo, a que los clubes establezcan sus propios premios.

Desarrollar metas anuales y a largo plazo que cumplan con los requisitos de los programas de reconocimiento, como la Mención Presidencial.

Como presidente, tendrá a su cargo la entrega de premios a los socios del club o residentes de la comunidad. Se indican a continuación algunas ideas para maximizar el potencial motivador de los premios y el reconocimiento por donaciones efectuadas: • Asegúrese de que la ceremonia de entrega sea un momento memorable. −− Invite al gobernador u otro dirigente rotario apropiado para que haga entrega del premio. −− Invite a la familia del galardonado. −− Tome fotografías de la ceremonia y publíquelas en las comunicaciones del club. Manual del presidente del club 58 Cómo liderar a los rotarios

• Cree un ambiente apropiado para la ceremonia de entrega. −− Use un estrado o podio para hacer entrega del premio. −− Coloque arreglos florales u otras decoraciones, según corresponda.

Colaboración con el distrito El deber principal de los dirigentes del distrito es apoyar a los clubes para que funcionen con eficacia. El equipo de liderazgo distrital está compuesto por el gobernador, los asistentes del gobernador, los comités distritales, el instructor distrital, el secretario de distrito y los ex gobernadores. Apoyo que brinda el distrito: • Brinda orientación sobre diversos temas, como desarrollo del cuadro social o implementación de proyectos de servicio. • Pone en contacto a los clubes que implementan proyectos similares o que tienen asuntos de interés común. • Ofrece a los rotarios una oportunidad para desarrollar sus técnicas de liderazgo e incrementar sus actividades de servicio en los comités distritales. • Transmite información detallada sobre Rotary a los socios y comités del club. • Coordina los programas de RI y La Fundación Rotaria.

Gobernador de distrito La administración de los clubes del distrito está bajo la supervisión directa del gobernador, quien: • Brinda asesoramiento, inspiración y motivación para que los clubes funcionen más eficazmente. • Informa a los funcionarios de los clubes sobre las actividades y oportunidades de servicio en el distrito.

Asistentes del gobernador El gobernador designa a los asistentes del gobernador para que ayuden a los clubes a funcionar de manera eficaz y alcanzar sus metas. Los asistentes del gobernador tienen a su cargo entre cuatro y ocho clubes. Se recomienda que los asistentes del gobernador cumplan las siguientes funciones: • Colaborar en la implementación de las mejores prácticas mencionadas en Como ser un club dinámico: Plan de Liderazgo. • Brindar orientación en la fijación de metas utilizando la Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces. • Asistir a las reuniones y asambleas de club cuando reciba invitación, especialmente la asamblea de club relacionada con la visita oficial del gobernador.


• Visitar periódicamente cada uno de los clubes del área asignada, efectuando de preferencia una visita mensual trimestral durante el año rotario, y reunirse con otros dirigentes de club para tratar asuntos del club, evaluar los recursos disponibles y el manejo de los fondos.* • Colaborar con los dirigentes de los clubes en la coordinación y planificación de la visita oficial del gobernador. • Actuar en calidad de enlace entre el gobernador y los clubes. • Asistir a los clubes con los proyectos de servicio y monitorear el avance de dichos proyectos. • Exhortar a los clubes a que respondan a las peticiones y sugerencias del gobernador. • Coordinar la capacitación a nivel de club con el comité distrital correspondiente. • Identificar a las personas adecuadas para ejercer cargos distritales y alentar su formación a tales efectos.

Comités distritales Los comités distritales apoyan las actividades de los clubes relacionadas con sus respectivas áreas: • Conferencia de Distrito • Programas del distrito (por ejemplo: RYLA, Rotaract e Intercambio de Jóvenes) • Extensión (impulsa la formación de clubes nuevos) • Finanzas • Desarrollo del Cuadro Social • Propuestas • Relaciones Públicas • Promoción de la Convención de RI • La Fundación Rotaria • Capacitación

* Si es difícil realizar las visitas personalmente, consulte con el asistente del gobernador.


Llamado a la acción ¿Qué destrezas debe desarrollar para para mejorar su calidad de líder?

¿Qué planes tiene para adquirir tales destrezas?

¿De qué manera afianzará su relación de trabajo con el equipo de liderazgo del club?

¿A quién puede pedir asesoramiento respecto a la labor con su equipo de liderazgo?

¿Qué hará el club para mejorar el desarrollo de aptitudes de liderazgo entre los socios?


Anexo 9: Estructura de los comités del club Se recomienda la formación de cinco comités permanentes. Se pueden eliminar o añadir determinados comités o subcomités de acuerdo a los intereses y las actividades del club. Si necesitara ayuda para determinar los subcomités apropiados para su club, contacte con el asistente del gobernador o el gobernador.

Primera opción: Club rotario promedio Directiva del club

POSIBLES SUBCOMITÉS

COMITÉS

Comité de Planificación Estratégica (optativo)


• Programas semanales • Comunicaciones del club • Sitio web • Asistencia • Compañerismo

Desarrollo del Cuadro Social

Relaciones Públicas

Proyectos de Servicio

La Fundación Rotaria

• Captación • Conservación • Orientación y capacitación • Diversidad

• Relaciones con los Medios de Comunicación • Publicidad y Marketing • Web y redes sociales

• Servicio a través de la ocupación • Comunidad • Internacional • Nuevas Generaciones • Recaudación de fondos para proyectos del club

• Polio • Recaudación de fondos • Subvenciones


Segunda opción: Club rotario grande Directiva

POSIBLES SUBCOMITÉS

COMITÉS



• Programas semanales • Comunicaciones del club • Sitio web • Asistencia • Archivos • Compañerismo • Familia de Rotary • Maceros





• Captación • Conservación • Orientación y capacitación • Mentoría • Evaluación y planificación del cuadro social • Diversidad • Ex becarios

• Relaciones con los Medios de Comunicación • Publicidad y Marketing • Eventos especiales • Relaciones externas • Web y redes sociales

• A través de la ocupación • Comunidad • Internacional • Nuevas Generaciones • Recaudación de fondos para proyectos del club • [añadir comités para proyectos específicos]

• Custodia de fondos • Becas • Equipos de capacitación profesional • Subvenciones Distritales • Subvenciones Globales • Polio • Recaudación de fondos

Tercera opción: Club rotario pequeño Directiva

COMITÉS








Anexo 10: Premios de RI y La Fundación Rotaria Para más información sobre requisitos y plazos ingrese en at www.rotary.org/es, o solicite datos a [email protected].

Reconocimiento

Galardonados

Propuesto por

Plazo

Premios otorgados a los rotarios Avenidas de Servicio

Un rotario por club por año

Presidente de club

Continuo

Premio al Promotor del Club

Un rotario por distrito por año

Gobernador de distrito

1 de noviembre

Premio Cada Rotario: Apadrina un Socio, Conserva un Socio

Rotarios que patrocinan nuevos socios

Presidente de club

Continuo

Premio “Dar de Sí antes de pensar en Sí” de RI

Un máximo de 150 rotarios por año

Gobernador de distrito en ejercicio y ex gobernador inmediato; directores y ex directores de RI

1 de septiembre

Premio de servicio a cónyu- Un cónyuge o page o pareja de rotarios reja de un rotario/a por distrito por año


15 de enero

Premio al Servicio para Lograr un Mundo sin Polio

Rotarios calificados

Todo rotario

1 de noviembre

Citación por Servicios Meritorios a La Fundación Rotaria

Un rotario por distrito por año


Continuo

Premio por Servicios Distinguidos a La Fundación Rotaria

Un máximo de 50 rotarios de todo el mundo por año (debe haber recibido antes la Citación por Servicios Meritorios)

Gobernador de distrito con el aval de dos rotarios más (uno fuera del distrito del candidato)

15 de noviembre

Premio Distrital por Servicios Prestados a LFR

Un máximo de 20 rotarios por distrito

Gobernador

Continuo

Gobernador

Continuo

Un rotario por disPremio de RI al Liderazgo en el Servicio a través de la trito por año Ocupación


Reconocimiento

Galardonados

Propuesto por

Plazo

Premios a los clubes Mención presidencial

Clubes rotarios, clubes Rotaract y clubes Interact


Mediados de abril: Los clubes remiten los formularios para que los certifique el gobernador

Premio de RI para el Desarrollo del Cuadro Social y la Extensión

Clubes rotarios

Gobernador

15 de mayo

Reconocimiento por Iniciativas para el Desarrollo del Cuadro Social

Clubes rotarios

Gobernador

15 de abril: Los clubes envían las propuestas al gobernador

Reconocimiento por Desarrollo del Cuadro Social de Clubes Pequeños

Clubes rotarios

Gobernador

16 de mayo30 de junio

Premio por Realizaciones Significativas

Un club por cada distrito rotario

Gobernador

15 de marzo

Premios a ex becarios Premio a la asociación de ex becarios de LFR del año

Una asociación de ex becarios de LFR

Todo rotario o ex becario de LFR, con la recomendación del CRFR

15 de noviembre

Premio Mundial por Servicio a la Humanidad para ex Becarios de LFR

Un ex becario de la Fundación

Fiduciarios de 15 de noviembre LFR, CRFR, gobernadores o presidentes de Subcomités Distritales de ex Becarios


Anexo 11: Responsabilidades del instructor del club A fin de asegurarse de que su club cuente con un amplio plan de capacitación, se recomienda que el club designe a un instructor del club, quien deberá colaborar con la directiva y los comités del club, el asistente del gobernador, el Comité de Capacitación Distrital y el gobernador de distrito, y solicitarles apoyo y sugerencias. Complete la siguiente evaluación del club para facilitar la labor de planificación a usted y al instructor del club. ¿Qué tareas realizará el instructor del club? Detectar las necesidades de capacitación de los socios Planificar un programa por mes para todos los socios. Reunirse con los socios nuevos y en perspectiva individualmente o en grupos pequeños. Organizar un programa de mentores. Organizar un programa de desarrollo del liderazgo. Colaborar en la planificación estratégica. ¿Quién impartirá la capacitación? Instructor del club Miembros del comité Socios del club Instructores externos o expertos en la materia ¿Cuándo se impartirá la capacitación en el club? Durante las reuniones del club En las asambleas de club Durante el tiempo libre de los socios


Notas


5

Guía para el desarrollo del cuadro social

Participación de los socios del club

Entre los recursos de suma utilidad para el área de cuadro social se encuentran La Guía para el desarrollo del cuadro social (417-ES) y el suplemento en línea Recursos para la evaluación del club, que sirve para analizar las tendencias del cuadro social en el club. La capacidad del club de servir eficazmente a la comunidad, contribuir con La Fundación Rotaria y formar a los futuros líderes está ligada directamente con el nivel de entusiasmo, compromiso y participación de los socios.

Responsabilidades Como presidente electo, sus responsabilidades en el área de desarrollo del cuadro social son: • Designar y reunirse con los integrantes del Comité de Desarrollo del Cuadro Social del club. • Evaluar la situación actual del cuadro social y examinar las metas a largo plazo fijadas por el club. • Fijar metas anuales de desarrollo del cuadro social que apoyen las metas a largo plazo del club, utilizando la Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces, las cuales deben estar en consonancia con las metas de aumento y conservación de socios del distrito. Manual del presidente del club 68 Participación de los socios del club

• Identificar e implementar estrategias innovadoras de captación y conservación de socios. • Promover la instrucción y capacitación rotaria a nivel de club y distrito para todos los socios, incluidos los socios en perspectiva, nuevos y existentes. • Buscar oportunidades para organizar un club nuevo en el área Una de las prioridad del Plan Estratégico es el Apoyo y fortalecimiento de los clubes, por lo cual se exhorta a los clubes rotarios a: • Promover las innovaciones y la flexibilidad en el club • Participar en una variedad de actividades de servicio • Promover la diversidad • Mejorar la captación y conservación de socios • Formar líderes • Fundar nuevos clubes • Propiciar la planificación estratégica en el ámbito de los clubes y distritos

Comité de Desarrollo del Cuadro Social del club Planifique reuniones semanales y programas para celebrar el Mes del Desarrollo del Cuadro Social y la Extensión (agosto) y el Mes de las Nuevas Generaciones (septiembre).

Este comité es fundamental para implementar el plan de desarrollo del cuadro social del club. Su función principal es captar, conservar y orientar eficazmente a los socios del club. El club podrá enmendar su Reglamento para que éste refleje las funciones específicas de dicho comité, pudiendo agregar los subcomités que fueran necesarios. En el anexo 9 encontrará una estructura modelo para los comités. Los integrantes de este comité deben trabajar en estrecha relación con los otros comités del club a fin de potenciar las oportunidades de desarrollo del cuadro social. Nombre como integrantes del comité a rotarios con sólidos contactos en los diversos sectores de la comunidad. Deberán poseer, además, un profundo conocimiento sobre Rotary y ser personas extrovertidas y sociables. . Reúnase periódicamente con el comité para determinar qué nuevas estrategias deben ponerse en marcha para lograr las metas de desarrollo del cuadro social. Responsabilidades del comité: • Lograr las metas establecidas por el club para el año venidero, en base a la Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces. • Instruir y capacitar a los socios sobre la importancia de la captación y conservación de socios. • Llevar cabo un estudio de clasificaciones para verificar que el cuadro social del club representa las tendencias profesionales y empresariales de la comunidad.

Manual del presidente del club 69 Participación de los socios del club

• Conducting club assessments to ensure membership development and retention efforts are effective and successful • Developing an action plan for the club to act as a sponsor club for a potential new club in the community • Elaborar un plan de acción para lograr una mayor participación y compromiso de los socios, que incluya encuestas y que cuyos resultados se usen para iniciar cambios en el club. • Evaluar el club para garantizar que los esfuerzos en pro del desarrollo y conservación del cuadro social sean eficaces. • Preparar un plan de acción para que el club patrocine un nuevo club en la comunidad.

Evaluación del club En Ingreso/ Rotario está disponible el perfil quinquenal del cuadro social del club.

Como presidente electo, trabajará en estrecha relación con el Comité de Desarrollo del Cuadro Social para evaluar la situación actual del club y establecer las metas respectivas, utilizando la Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces (anexo 2) así como otras herramientas de la publicación Recursos para la evaluación del club, disponible en www.rotary.org. Para tener un claro entendimiento de las tendencias de su cuadro social: • Examine las metas a largo plazo del club. • Analice el perfil quinquenal del cuadro social del club (datos sobre conservación, nuevos afiliados, socios nuevos que permanecieron en el club, y para determinar si el club representa los grupos demográficos de la comunidad). • Realice un estudio de clasificación lo más temprano posible en el año a fin de detectar las profesiones que no están representadas en el club.

En www.rotary .org, encontrará los datos de contacto del coordinador de Rotary correspondiente a su zona.

• Consulte con el gobernador de distrito, asistente del gobernador, presidente del Comité Distrital del Cuadro Social o coordinador de Rotary, según corresponda. • Fomente la asistencia al Seminario Distrital para el Desarrollo del Cuadro Social. Tras haber evaluado el perfil y tendencias del cuadro social del club y establecido las respectivas metas, elabore un plan de acción para la captación y conservación de socios.

Diversidad El cuadro social del club deberá reflejar las profesiones, edades, sexos, grupos étnicos y religiones que conforman la comunidad. A fin de mantener la diversidad en el club, efectúe periódicamente estudios de clasificaciones y de los distintos sectores de la comunidad. Un cuadro social diverso beneficiará al club, dado que podrán aprovecharse experiencias y conocimientos más amplios para las actividades de servicio, y abarca a distintos grupos de la localidad. La normativa de RI prohíbe restringir la admisión de socios por razones de sexo, raza, religión o nacionalidad. Para más información, remítase al artículo 4.070. del Reglamento de RI. Manual del presidente del club 70 Participación de los socios del club

Captación de socios Visite “Membership Development Best Practices Exchange” (Estrategias más eficaces para desarrollar el cuadro social) en www.rotary.org para obtener ideas implementadas con éxito por otros clubes rotarios.

El ingreso de nuevos socios genera grandes beneficios al club tales como ideas innovadoras, energía renovada, mayor capacidad para servir a la comunidad y líderes futuros para fortalecer la continuidad a largo plazo del club. A fin de que los socios inviten a otras personas calificadas a afiliarse al club, trabaje con el Comité de Desarrollo del Cuadro Social para: • Elaborar un folleto sobre el club para distribuirlo entre los socios en perspectiva de la comunidad. • Promover los eventos y actividades del club entre familiares y amigos a través de las redes sociales. • Captar socios que reflejen la diversidad de la comunidad. • Implementar nuevos proyectos que despierten el interés de la comunidad. • Conectarse con ex participantes de los programas para las Nuevas Generaciones.

Responsabilidades Como presidente del club, sus responsabilidades dentro del área de captación de socios son: • Liderar con el ejemplo, invitando personalmente a un socio nuevo y motivando a los demás socios a hacer lo mismo. • Nombrar a rotarios entusiastas y experimentados al comité de Desarrollo del Cuadro Social del club. • Fijar metas ambiciosas pero alcanzables. • Celebrar una Asamblea de Club sobre la importancia de aplicar estrategias eficaces de captación de socios. • Procurar que el club sea un espejo de la diversidad de la comunidad. • Animar a los socios a difundir el propósito y las metas de Rotary entre sus amigos, familiares y colegas, y a invitar a personas calificadas a afiliarse a nuestra organización. • Promover y difundir en la comunidad las actividades del club. • Brindar reconocimiento a los socios que hubieran patrocinado socios nuevos.

Conservación de socios La conservación de socios es tan importante como la captación de nuevos afiliados. A fin de aumentar y fortalecer el cuadro social, determine la razón por la cual los socios dejan el club. Los socios dedicados, activos y motivados no solo crean un entorno ideal en el club sino que tienden a atraer y conservar a socios nuevos. Identifique las fortalezas y las debilidades del club en el área de conservación de socios. Para el efecto use la Recursos para la evaluación del club, y posteriormente implemente las estrategias adecuadas en colaboración con el Comité de Desarrollo del Cuadro Social. Manual del presidente del club 71 Participación de los socios del club

Responsabilidades Como presidente del club, sus responsabilidades en el área de conservación de socios son: • Evaluar periódicamente el club para determinar si aún es pertinente a los socios y su comunidad. • Modernizar los procedimientos y las normas del club para abordar las necesidades del mundo profesional actual. • Brindar a los socios amplia oportunidad para que participen en los comités y proyectos de servicio del club, establecimiento de contactos y desarrollo del liderazgo. • Ofrecer de manera regular instrucción y formación a los socios. • Incluir a los comités de Desarrollo del Cuadro Social, de Relaciones Públicas y Proyectos de Servicio del club en las actividades de conservación de socios. • Difundir en las reuniones del club noticias de Rotary a nivel local e internacional. • Brindar reconocimiento a los socios por sus contribuciones a los proyectos y actividades del club.

Apadrinamiento de clubes nuevos Como presidente de club, deberá mantenerse al tanto de toda posibilidad para organizar un club nuevo en su área, por ejemplo, un grupo de rotarios dedicados que desea reunirse en un horario o día diferente o un dinámico grupo de residentes de la comunidad que no puede asistir a la hora y día de reunión prescritas por el club. Si su club patrocina un nuevo club rotario, delegue en los socios las siguientes responsabilidades: • Apoyar al representante especial en la planificación y organización de los trámites administrativos del nuevo club. • Colaborar en la organización de los programas y proyectos que emprenda el nuevo club. • Mantener informado al gobernador, según éste lo solicite, durante el primer año de funcionamiento del nuevo club. • Servir como mentor del nuevo club durante dos años, por lo menos, después de su admisión a RI. Para mayor información, contacte con el gobernador de distrito, el Comité Distrital de Desarrollo del Cuadro Social o Comité Distrital de Extensión.


Llamado a la acción ¿Qué hará para involucrar más a los socios?

¿Qué hará este año para que en el club reine un ambiente cordial y divertido?

¿Cómo podría ser el club más innovador y flexible?

¿Cuáles son sus metas personales para los socios del club?


Notas


Promoción del club y Rotary

6

relaciones públicas eficaces guía para los clubes rotarios

RR.PP.

Dos recursos sumamente útiles para sus actividades de relaciones públicas son la publicación Relaciones públicas eficaces: Guía para los clubes rotarios (257-ES) y el Centro Mediático de Rotary, del cual podrá descargar gratuitamente materiales de calidad listos para usar. Rotary es la principal organización de servicio humanitario en el mundo, y deberíamos difundirla como tal. Cuando la gente se entera de las grandes obras humanitarias que realizan los clubes y distritos rotarios, sienten respeto por la organización y desean ser parte de ésta. Todo club rotario debe desarrollar e implementar un programa eficaz de relaciones públicas, a fin de que su gestión sea reconocida en la comunidad. Como parte de sus funciones, deberá garantizar que el club goce de una imagen pública positiva en la comunidad y Rotary a nivel internacional.

Manual del presidente del club 75 Promoción del club y Rotary

Responsabilidades En calidad de presidente electo, sus responsabilidades en el área de relaciones públicas son: • Nombrar y reunirse con el Comité de Relaciones Públicas del club • Examinar las iniciativas de relaciones públicas del club, utilizando la Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces (anexo 2). • Fijar las metas de relaciones públicas, utilizando la Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces. • Asegurarse de que el club emprenda proyectos y actividades que generen el interés de los medios de comunicación. En calidad de presidente de club, sus responsabilidades en el área de relaciones públicas son: • Ser el portavoz del club ante los medios de difusión, o nombrar a un socio del club para desempeñar tal tarea. • Difundir regularmente información actualizada sobre la misión de Rotary y la labor del club en la comunidad entre líderes profesionales y cívicos, jóvenes y otras organizaciones. • Cerciorarse de que todo socio del club conozca la historia y el Objetivo de Rotary, así como los programas y actividades de la organización. • Cultivar contactos con los representantes de los medios de difusión locales y otras organizaciones. • Fomentar entre los socios oportunidades para impulsar las metas y logros de Rotary a través de contactos personales, empresariales y profesionales. • Promocionar en diversos medios proyectos de servicio y actividades que ilustren la misión y logros de Rotary. • Utilizar las redes sociales para difundir los eventos y las actividades del club en la comunidad. A través de una eficaz campaña de relaciones públicas, su club podrá: • Realzar su imagen pública. • Obtener apoyo y recursos para sus proyectos. • Establecer vínculos con otras organizaciones cívicas. • Captar a socios calificados. • Otorgar reconocimiento a los rotarios por sus contribuciones a la comunidad. • Disipar cualquier idea preconcebida sobre el club y Rotary en la comunidad.


Una de las tres prioridades del Plan Estratégico de RI es Fomentar el reconocimiento y la imagen pública de Rotary, por lo cual se exhorta a los clubes rotarios a: • Unificar el reconocimiento de la imagen y la marca de la entidad • Difundir el servicio destinado a la acción • Promover los valores fundamentales • Destacar el ideal del Servicio a través de la Ocupación • Promover las oportunidades de servicio y sus actividades insignia

Comité de Relaciones Públicas del club El Comité de Relaciones Públicas se encarga de elaborar y ejecutar un plan para difundir información sobre Rotary entre el público y promover las actividades y proyectos de servicio del club. Como principal portavoz del club, usted participará en la implementación y evaluación continua de dicho plan. El club podrá enmendar su Reglamento para que éste refleje las funciones específicas de este comité, pudiendo agregar los subcomités que fueran necesarios. Al seleccionar a los integrantes del Comité de Relaciones Públicas es importante designar a rotarios que sean desenvueltos y posean amplios conocimientos sobre Rotary International y el club. Seleccione como presidente a un profesional en el campo de las relaciones públicas o medios de difusión, que mantenga relaciones con los medios de la localidad. Par más información consulte el Manual del Comité de Relaciones Públicas del club (226C-ES). Responsabilidades del comité: • Lograr las metas de relaciones públicas del club establecidas para el año entrante (ver la sección sobre relaciones públicas de la Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces en el anexo 2). • Familiarizarse con los recursos de RR.PP. de Rotary International. • Difundir las actividades del club entre los socios, los medios de comunicación y el público en general. • Realzar los proyectos y las actividades para que despierten el interés de los medios de difusión. • Crear una imagen pública que propicie el desarrollo del cuadro social. Las relaciones públicas eficaces requieren tiempo, esfuerzo y planificación. Antes del inicio del nuevo año rotario, el Comité de Relaciones Públicas del club deberá preparar un plan de acción en el que se incluya al público objetivo, estrategias, recursos y los proyectos y las actividades que serán promocionados. Para más información sobre esta área, consulte el Manual del Comité de Relaciones Públicas del club.


En shop.rotary.org podrá obtener materiales de promoción y publicaciones como • ¿Qué es Rotary? • Esto es Rotary — DVD El gobernador de distrito, asistente del gobernador, presidente del Comité Distrital de Relaciones Públicas y el coordinador de la imagen pública de Rotary están a disposición de los clubes para asesorarlos en esta importante área. En la Guía para situaciones de crisis (515-ES) se delinean las pautas para manejar casos de publicidad adversa.

Respuestas a preguntas sobre Rotary En calidad de presidente y portavoz del club hará uso de la palabra ante diversos sectores del público no rotario, en ceremonias y eventos relacionados con proyectos y otros acontecimientos. Deberá estar preparado para responder cada una de las preguntas siguientes en no más de 25 palabras: • ¿Qué es Rotary? • ¿Quiénes son los rotarios? • ¿Qué hace Rotary? Sus respuestas deben ser positivas, basadas en los hechos, específicas y breves. Evite el uso de “jerga” rotaria frente a personas ajenas a la organización. En el anexo 12, encontrará una serie de mensajes esenciales de Rotary. Si la ocasión requiere un mensaje más formal o largo, considere las siguientes sugerencias: • Adapte su presentación de acuerdo al público objetivo. • Elabore una lista de temas que desea incluir. • Ensaye su presentación, controlando el tiempo. • Prepare una lista de preguntas que le gustaría hacer a los socios del club.


Llamado a la acción ¿De qué manera promoverá a su club?

¿De qué manera promoverá a Rotary International?

¿Cómo se preparará para desempeñarse como portavoz del club?

¿Qué ideas innovadoras pondrá en práctica el club para que Rotary sea más conocido en la comunidad?


Anexo 12: Mensajes fundamentales de Rotary Rotary es una organización internacional de servicio humanitario. • Los rotarios, presentes en más de 200 países y regiones, son líderes profesionales y empresariales que ponen a buen uso sus conocimientos, compasión e influencia en beneficio de sus comunidades tanto a nivel local como internacional. • Rotary es una red mundial de 34.000 clubes rotarios compuestos por personas dedicadas a la promoción de causas sociales importantes con el fin de mejorar la calidad de vida en el mundo. • Nuestra trayectoria de éxito está demostrada por los millones de personas que gozan ahora de mejores condiciones de vida gracias a Rotary. La erradicación mundial de la polio es la meta principal de Rotary. • En colaboración con la Organización Mundial de la Salud, el UNIFEF, la Fundación Bill y Melinda Gates y los gobiernos nacionales, Rotary se encuentra a un paso de eliminar la segunda enfermedad de la historia tras la viruela, y ha logrado reducir en un 99 por ciento los casos de polio desde 1985. • Los rotarios han contribuido con más de mil millones de dólares y un sinnúmero de horas de trabajo voluntario a la inmunización de más de dos mil millones de niños en 122 países. • Rotary alcanzó su objetivo de recaudar 200 millones de dólares a fin de equiparar la subvención-desafío de 355 millones de dólares otorgada por la Fundación Bill y Melinda. Rotary se encuentra a la vanguardia de la lucha contra las necesidades humanitarias que enfrenta el mundo actual. • Entre las principales áreas de interés de Rotary se encuentran la salud materno-infantil, el suministro de agua potable y saneamiento, y la prevención y el tratamiento de enfermedades. • La metodología orientada a las metas de Rotary ha captado la atención de otras organizaciones, contribuyendo al desarrollo de relaciones de cooperación a fin de abordar estas necesidades prioritarias. Rotary invierte en las personas para lograr un crecimiento económico sostenible. • Rotary apoya a emprendedores de base en comunidades con escasos recursos y capacita a jóvenes y mujeres para que puedan encontrar un trabajo digno. • Rotary potencia a las comunidades para que fortalezcan su capacidad y mantengan un desarrollo económico sostenible. Rotary fomenta la paz y la comprensión internacional a través de sus programas educativos. • El Programa Centros de Rotary pro Paz ofrece anualmente más de 110 becas para obtener una maestría o diplomatura en estudios sobre la paz en siete universidades del mundo. • En la actualidad, más de 600 ex becarios pro Paz ocupan puestos clave en organizaciones gubernamentales y otras entidades en el mundo entero. • Cada año, el programa de Intercambio de Jóvenes de Rotary fomenta la comprensión internacional brindando a 8.500 estudiantes de secundaria la oportunidad de vivir y estudiar en el extranjero en 115 países.


Notas


7

Participación en La Fundación Rotaria

Entre los recursos de máxima utilidad para el área de la Fundación se encuentran La Fundación Rotaria de RI — Guía de consulta rápida (219-ES), La Fundación Rotaria — Tarjeta informativa (159ES) y Cada Rotario, Cada Año — Juego de materiales (958-ES). La Misión de La Fundación Rotaria es propiciar que los rotarios impulsen la comprensión mundial, la paz y la buena voluntad a través del mejoramiento de la salud, el apoyo a la educación y la mitigación de la pobreza. La Fundación Rotaria proporciona a los clubes la oportunidad de contribuir y participar en programas que ejercen una influencia positiva en la vida de muchas personas de todo el mundo. La participación en actividades de La Fundación Rotaria es un medio para captar y conservar socios. Al participar directamente en los programas de la Fundación, los rotarios se sienten motivados a contribuir con LFR. La Fundación depende enteramente de las contribuciones voluntarias que efectúan los rotarios y benefactores de Rotary, quienes comparten la visión de un mundo mejor.

Manual del presidente del club 82 Participación en La Fundación Rotaria

Responsabilidades Como presidente electo, sus responsabilidades en el área de La Fundación Rotaria son: • Nombrar y reunirse con el Comité de La Fundación Rotaria del club. • Examinar la participación actual del club en los programas de la Fundación, con la ayuda de la Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces (anexo 2). • Verificar los aportes económicos a la Fundación efectuados por el club, a través del Ingreso/Rotarios en www.rotary.org/es /selfservice/Pages/login.aspx. • Fijar las metas anuales del club respecto a contribuciones y participación en los programas de la Fundación, utilizando para ello la Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces y el “Formulario para reportar las metas del club respecto a la recaudación de fondos para La Fundación Rotaria”, el cual se distribuye en el PETS y está disponible en www.rotary.org. • Estar familiarizado con los recursos disponibles para que los clubes apoyen a La Fundación Rotaria. • Trabajar con el Comité de la Fundación para asegurarse de que el club esté certificado para solicitar subvenciones de La Fundación Rotaria, que los informes de las subvenciones en curso se presenten oportunamente, y que se hayan cerrado los expedientes de las subvenciones concluidas.

Los presidentes, secretarios, tesoreros y presidentes del comité de La Fundación Rotaria pueden monitorear las contribuciones que sus clubes efectúan a La Fundación Rotaria en Ingreso/Rotarios en www.rotary .org

El liderazgo que ejerza en calidad de presidente influirá decididamente en el logro de las metas del club para la Fundación. Las siguientes estrategias motivarán a los socios a apoyar las metas del club: • Solicitar a los socios del club que efectúen una contribución a la Fundación, prestando especial atención a los socios que nunca han realizado donaciones. • Agradecer las contribuciones y la participación de los socios en los programas de la Fundación. • Garantizar la custodia apropiada de los fondos de la Fundación. • Motivar a los socios a participar en el modelo de otorgamiento de subvenciones de La Fundación Rotaria mediante la planificación de proyectos y actividades que cumplan los requisitos de las Subvenciones Distritales y Globales. • Liderar con el ejemplo y efectuar una contribución personal a La Fundación Rotaria.

Comité de La Fundación Rotaria del club La estructura del Comité de La Fundación Rotaria dependerá de las metas que su club establezca respecto a la Fundación. Por ejemplo, si piensa solicitar una Subvención Global, es recomendable que el club cuente con un subcomité de Subvenciones. El club podrá enmendar su Reglamento para incluir las responsabilidades específicas del Comité de la Fundación, agregando los subcomités necesarios (anexo 9).


Al designar a los integrantes del Comité de La Fundación Rotaria, seleccione a rotarios con excelentes dotes de comunicación, experiencia internacional y trayectoria como voluntarios en el ámbito comunitario e internacional. Los ex participantes en programas de la Fundación también son integrantes idóneos para el comité. Este comité se encargará de desarrollar e implementar planes para apoyar a la Fundación, mediante contribuciones económicas y la participación en las subvenciones y actividades de La Fundación Rotaria. Responsabilidades: • Realizar en el club programas motivadores e inspiradores sobre la Fundación por lo menos cuatro veces al año. • Contactar con el presidente del Comité Distrital de La Fundación Rotaria para ubicar a ex becarios o voluntarios para que difundan la experiencia vivida con La Fundación Rotaria. • Lograr las metas del club para el año siguiente. • Impartir formación a los socios del club sobre la Fundación. • Alentar a los socios del club a participar en los programas de la Fundación y a brindarle apoyo económico. • Informar a los socios del club sobre las metas para la Fundación fijadas por el distrito y los fiduciarios de La Fundación Rotaria. • Garantizar la custodia apropiada de los fondos de la Fundación. Para más información consulte el Manual del Comité de La Fundación Rotaria del club (226E-ES).

Apoyo distrital a La Fundación Rotaria Los integrantes del Comité Distrital de La Fundación Rotaria podrán orientar al club y ponerlo en contacto con otros clubes que implementan proyectos similares. Si desea formular preguntas sobre la Fundación, contacte con el presidente del Comité Distrital de La Fundación Rotaria. En La Fundación Rotaria de RI — Guía de consulta rápida encontrará información sucinta sobre las diversas maneras en que el club puede participar en los programas de La Fundación.

Seminario Distrital de La Fundación Rotaria El Seminario Distrital de La Fundación Rotaria tiene como objeto transmitir a los rotarios el mensaje de la Fundación: el logro de la paz y la comprensión mundial. Se exhorta a los presidentes de club, miembros del Comité de la Fundación del club y otros rotarios interesados a concurrir a dicho seminario para profundizar sus conocimientos sobre la Fundación.

Seminario sobre Administración de Subvenciones El propósito de este Seminario es brindar a los clubes la formación necesaria para que gestionen con éxito las subvenciones de La Fundación


Rotaria, estén al tanto de las prácticas de custodia de fondos que deben aplicar y prepararlos para implementar el memorando de acuerdo del club. Para que el club obtenga la certificación, es obligatorio que un representante del mismo asista a este seminario (véanse páginas 85-87). Para más información consulte el Manual para la administración de subvenciones.

Programas y subvenciones de La Fundación Rotaria El Consejo de Fiduciarios de La Fundación Rotaria adoptó una metodología estratégica que contribuirá tanto al logro de la misión de la Fundación como a su reestructuración y avance en el futuro. Teniendo en cuenta la opinión y sugerencias de los rotarios, la nueva estructura de subvenciones de la Fundación apunta a: • Simplificar los programas y operaciones de la Fundación, en consonancia con la misión de la entidad. • Concentrar las iniciativas de servicio de los rotarios en las áreas donde se logrará un mayor impacto. • Ofrecer opciones de programas que contribuyan a lograr metas tanto en el plano local como mundial. • Transferir la toma de decisiones a los distritos. • Difundir la labor de La Fundación Rotaria a fin de realzar la imagen pública de Rotary. Este nuevo modelo de subvenciones simplifica el otorgamiento de fondos mediante dos tipos de subvenciones: Subvenciones Distritales y Subvenciones Globales. Gracias a estas subvenciones, los clubes y distritos podrán llevar a cabo toda una gama de actividades humanitarias y educativas, tanto a nivel local como internacional. Subvenciones Distritales. A través de estas subvenciones, los clubes y distritos podrán realizar proyectos de servicio en consonancia con la misión de La Fundación Rotaria, que aborden necesidades inmediatas en el ámbito local e internacional. Estas subvenciones están bajo la administración del distrito, el cual podrá recibir una por año. Los clubes solicitan fondos al distrito para llevar a cabo un proyecto, y el distrito a su vez determina el monto de la Subvención Distrital que solicitará a la Fundación. Una vez emitida la subvención, el distrito distribuye los fondos a los clubes. Ejemplos de Subvenciones Distritales: una beca de un año académico para cursar estudios en el campo que seleccione el beneficiario en una universidad local o internacional, y el patrocinio de voluntarios de la comunidad para que presten servicios durante dos semanas en una clínica odontológica de otro país. Ambos ejemplos son proyectos idóneos de Subvenciones Distritales por ser: • Administrados y otorgados por el distrito • Proyectos de menor escala (local o internacional) • Proyectos únicos a corto plazo


Subvenciones Globales. Estas subvenciones financian proyectos internacionales de mayor magnitud emprendidos por clubes y distritos, destinados a lograr resultados sostenibles y de gran impacto en una de las seis áreas de interés de Rotary: • Fomento de la paz y la prevención y resolución de conflictos. • Prevención y el tratamiento de enfermedades • Suministro de agua y saneamiento • Salud materno-infantil • Alfabetización y educación básica • Desarrollo económico y cívico Los clubes y distritos pueden realizar sus propios proyectos de Subvenciones Globales o una actividad desarrollada por la Fundación en conjunción con sus socios estratégicos. A los proyectos de Subvenciones Globales que emprendan los clubes y distritos se les otorgará un monto mínimo de 15.000 dólares del Fondo Mundial para un presupuesto base de 30.000 dólares. Los desembolsos del Fondo Mundial equiparan en un 100% las aportaciones del Fondo Distrital Designado y en un 50% las contribuciones en efectivo de los patrocinadores. Las Subvenciones Globales son patrocinadas por dos clubes o distritos, el patrocinador anfitrión del país donde se desarrolla la actividad y el patrocinador internacional de un país extranjero. Ejemplo de una Subvención Global: un club patrocina a un equipo de 10 médicos para que viaje a otro país y estudie el tratamiento de enfermedades tropicales en pacientes pediátricos, y lleve a cabo un taller para los residentes de la comunidad acerca de la detección precoz y tratamiento de la tuberculosis. Éste es un proyecto idóneo de Subvención Global porque: • Aborda una de las seis áreas de interés (prevención y tratamiento de enfermedades). • Se obtienen resultados sostenibles, aunque requiere más tiempo de planificación. • Necesita fondos de contrapartida de La Fundación Rotaria. Las Subvenciones Prediseñadas son desarrolladas por la Fundación y sus socios estratégicos. El 100% de financiamiento proviene del Fondo Mundial y el socio estratégico, mientras que los rotarios concentran sus habilidades y talentos en la realización del proyecto. Mediante una Subvención Prediseñada se otorgan becas de enfermería en África oriental, bajo el patrocinio de La Fundación Rotaria y la Aga Khan University. Los interesados en estas becas podrán cursar estudios de enfermería y obstetricia en la Escuela de Enfermería, en las sedes de Kenia, Tanzania y Uganda. El distrito selecciona a los beneficiarios y les ofrece mentoría durante los dos años del programa académico. La Aga Khan University forma parte de la Red de Desarrollo Aga Khan, siendo uno de sus objetivos aumentar el número de profesio-


nales debidamente calificados en el mundo en desarrollo mediante el acceso a oportunidades de educación superior y estudios de investigación. Custodia de fondos y certificación. Se espera que los patrocinadores de una subvención ejerzan máximo control en la administración de los fondos otorgados por La Fundación Rotaria, para lo cual deben ser certificados por el distrito. La custodia de fondos no sólo refleja la aplicación de la Prueba Cuádruple sino que incluye, además, los siguientes aspectos: • Planificación detallada del proyecto • Presentación de solicitudes cumplimentadas y precisas con la documentación requerida • Participación directa de los rotarios en la implementación del proyecto • Transparencia de las transacciones financieras • Presentación oportuna de los informes El club podrá solicitar una Subvención Global una vez obtenida la certificación por parte del distrito, para la cual la Fundación ha establecido dos requisitos mínimos: • El presidente electo o un representante del club asistirá al Seminario Distrital sobre Administración de Subvenciones de La Fundación Rotaria. • El club firma y se compromete a cumplir el Memorando de Acuerdo. El club deberá cumplir también todo requisito adicional establecido por el distrito. Para más información consulte Manual para la administración de subvenciones. PolioPlus. Es el programa corporativo de Rotary International y La Fundación Rotaria más reconocido, cuya meta es erradicar la polio. Gracias a los esfuerzos de recaudación de los rotarios, Rotary ha contribuido más de mil millones para financiar actividades de erradicación. Los rotarios constituyen, además, una formidable red de voluntarios en el ámbito local que proporciona apoyo en clínicas, y moviliza a sus respectivas comunidades para realizar campañas de inmunización y otras actividades en pro de la erradicación de la polio. Su club puede ser partícipe de esta gran proeza mediante las actividades que se recomiendan a continuación: • Realizar actividades de recaudación de fondos en las que participe el público general en beneficio de PolioPlus y para sensibilizar a la comunidad sobre la labor que realiza Rotary en la erradicación de la polio. • Dedicar el programa de una reunión semanal al tema de la erradicación de la polio. • Asegurarse de que los socios se mantengan al tanto de los avances y activos en el programa hasta que el mundo sea certificado libre de polio.


Si su club pertenece a un país donde la polio es aún endémica: • Contactar con el presidente del Comité Nacional de PolioPlus para apoyar las actividades de vigilancia. • Trabaje con los funcionarios sanitarios de la comunidad para mantener una alta tasa de cobertura de inmunización contra la polio y otras enfermedades. Centros de Rotary pro Paz. A través de este programa se otorgan becas para obtener una maestría en relaciones internacionales, paz, resolución de conflictos y otros campos afines o cursar una diplomatura en estudios sobre la paz y resolución de conflictos en uno de los Centros de Rotary. Los clubes presentan las solicitudes de los candidatos a las becas de Rotary pro Paz a través del Comité Distrital de La Fundación Rotaria. Los distritos deben remitir las solicitudes a la Fundación para el 1 de julio. Averigüe sobre el plazo establecido en el distrito. Los rotarios participan en la selección y orientación de los becarios, así como en calidad de anfitriones. Su club puede participar de diversas maneras: • Invitar a becarios y ex becarios de Rotary pro Paz a compartir sus experiencias con el club. • Proponer candidatos para las Becas de Rotary pro Paz Mundial • Oficiar en calidad de consejero anfitrión o patrocinador de los becarios. Ex becarios de la Fundación. Desde 1947, más de 118.000 personas han recibido becas y fondos de los programas de La Fundación Rotaria. Los ex participantes en los programas de la Fundación de su área constituyen una importante fuente de promotores de la Fundación y posibles rotarios y donantes. Los ex becarios pueden ayudar al club de las siguientes maneras: • Facilitar contactos entre clubes rotarios de distintos países para la realización de proyectos de servicio y actividades de compañerismo. • Difundir entre los socios del club y los medios de comunicación sus experiencias personales y cómo cambió sus vidas al participar en el programa. • Promover la participación en el programa entre sus colegas. • Asesorar a los rotarios en la selección, orientación de los candidatos y la coordinación de actividades. • Afiliarse al club. Contacte con el presidente del Comité Distrital de Desarrollo del Cuadro Social para averiguar cómo los ex becarios podrían ser parte de las actividades del club. Sistema SHARE y Fondo Distrital Designado. A través del sistema SHARE, las contribuciones a La Fundación Rotaria se traducen en subvenciones que mejoran el mundo y marcan una gran diferencia en


la vida de muchos. Los fiduciarios conceden amplia participación a los rotarios de todo el mundo en cuanto al uso de los fondos que se asignan a los programas y subvenciones de la Fundación. Ninguna otra fundación otorga a sus donantes la libertad de decidir la manera cómo se utilizarán las contribuciones. Al finalizar cada año rotario, las aportaciones al Fondo Anual-SHARE que efectuaron todos los clubes del distrito se dividen en dos fondos: • El 50% se destina al Fondo Mundial • El otro 50% se destina al Fondo Distrital Designado (FDD)* La Fundación utiliza la porción asignada al Fondo Mundial para financiar los programas de alcance internacional disponibles para todos los distritos rotarios. El distrito usa su porción del FDD para financiar los programas de su elección. La Fundación Rotaria utiliza este singular ciclo de financiación, mediante el cual las contribuciones se asignan a los programas tres años después de efectuadas. Durante este ciclo trienal, los distritos cuentan con el tiempo necesario para planificar sus programas y seleccionar a los participantes, permitiendo asimismo a la Fundación invertir las contribuciones, cuyos ingresos devengados sufragan los gastos generales de administración y la gestión de recaudación de fondos. El Comité Distrital de La Fundación Rotaria decide, en consulta con los clubes, de qué manera se utilizará el monto disponible en el Fondo Distrital Designado. Para más información, contacte con el presidente del Comité Distrital.

Apoyo económico Los programas de La Fundación Rotaria se financian mediante las contribuciones voluntarias de los rotarios del mundo entero. Los extraordinarios resultados de las actividades educativas y humanitarias recalcan la importancia de contribuir financieramente con La Fundación Rotaria a fin que los rotarios ayuden a mejorar las condiciones de vida en este mundo. Las contribuciones a la Fundación se destinan al Fondo Anual, Fondo Permanente o al Fondo PolioPlus. Como presidente electo, remitirá el “Formulario para reportar las metas de recaudación de fondos para La Fundación Rotaria”, debidamente cumplimentado, el cual recibirá durante el PETS. En www.rotary.org encontrará los datos del coordinador regional de La Fundación Rotaria correspondiente a su zona, quien podrá asistirlo y asesorarlo sobre asuntos de la Fundación.

* Las contribuciones al Fondo Anual que se destinan a un área de interés no se incluyen en el cálculo de SHARE ni se acreditan al Fondo Distrital Designado.


Contribuciones a La Fundación Rotaria Las contribuciones se efectúan mediante Ingreso/Rotarios o el Formulario de contribuciones a LFR o el Formulario de contribuciones múltiples. Fondo PolioPlus. La falta de fondos es uno de los retos más puntuales que enfrenta la lucha contra la polio. A pesar de las considerables sumas que han sido ya asignadas a esta causa, se necesitan urgentemente más fondos para llegar a la población infantil de las naciones donde la polio es aún endémica. Se exhorta a los rotarios a contribuir con el Fondo PolioPlus ya que a través de éste se continuarán financiando actividades de inmunización hasta que el mundo sea declarado libre de polio. Los clubes pueden contribuir mediante la organización de eventos de recaudación de fondos para PolioPlus. Con las subvenciones de este fondo se financian actividades de vigilancia y Jornadas Nacionales de Inmunización.

El Kit de materiales Cada Rotario, Cada Año (958-ES) incluye folletos, pegatinas y sugerencias para ayudar a los clubes rotarios a fomentar la participación en el programa y las contribuciones al Fondo Anual.

Fondo Anual. Este fondo constituye la fuente primordial de recursos para los programas y actividades de La Fundación Rotaria. Se exhorta a los rotarios a contribuir anualmente a La Fundación Rotaria. Para apoyar este esfuerzo: • Efectúe su contribución a La Fundación Rotaria lo más temprano posible dentro del año rotario. • Exhorte y solicite a todos los socios del club a que efectúen una donación anual. • Informe a los socios sobre la obra de bien que se realiza en el mundo gracias a sus aportes al Fondo Anual. • Brinde reconocimiento a las personas que contribuyen con La Fundación Rotaria. Fondo Permanente. Es el fondo de dotación especial de la Fundación. El capital nunca se desembolsa y una porción de las utilidades se destina a las subvenciones y actividades e la Fundación. Las donaciones al Fondo Permanente pueden ser aportaciones directas, donaciones de valores, legados o acuerdos de renta vitalicia. Numerosos rotarios efectúan contribuciones al Fondo Permanente por cuantías significativas. Los rotarios interesados en apoyar a los Centros de Rotary pro Paz, podrán hacerlo mediante una contribución al Fondo Permanente. Si conoce a un socio del club dispuesto a efectuar una donación a La Fundación Rotaria por un monto considerable, póngase en contacto con el coordinador regional de La Fundación Rotaria de su área.

Financiamiento de La Fundación Rotaria Fondos aportados por la comunidad. Mientras la mayoría de las contribuciones de la Fundación provienen de los rotarios, la comunidad aporta también mediante actividades de recaudación de fondos y donaciones independientes. Organice programas para recolectar fondos en apoyo del club y La Fundación Rotaria para motivar la participación de los residentes de la comunidad. Para más información, consulte


la sección sobre recaudación de fondos del Manual del Comité de Proyectos de Servicio del club (226D-ES). Reconocimiento por contribuciones. El primer paso para futuras contribuciones es la expresión de agradecimiento sincero a quien haya efectuado una donación. La Fundación Rotaria otorga reconocimientos a los donantes como una muestra de gratitud por sus contribuciones económicas o promesas de contribuciones futuras.

RECONOCIMIENTOS QUE OTORGA LA FUNDACIÓN ROTARIA Reconocimientos a donantes individuales Sustentador de La Fundación Rotaria Socio Paul Harris Socios Paul Harris por Donaciones Múltiples Certificado especial de Socio Paul Harris en Homenaje Póstumo Certificado de agradecimiento (disponible también para empresas)

Reconocimientos para los clubes Banderín para el club con 100% de Sustentadores de La Fundación Rotaria (se otorga anualmente) Banderín Cada Rotario, Cada Año (se otorga anualmente) Banderín a los tres clubes de cada distrito con el nivel más elevado de aportaciones per cápita al Fondo Anual (se otorgan anualmente) Banderín para los clubes con 100% de Socios Paul Harris (a solicitud del interesado)

Benefactor Círculo de Testadores Donante extraordinario Sociedad Arch C. Klumph

Para más información sobre reconocimientos, haga una búsqueda con las palabras clave “oportunidades de reconocimientos” en www.rotary.org. Si necesita apoyo sobre temas de la Fundación, contacte con el coordinador regional de La Fundación Rotaria de su zona, el asistente del CRFR y los coordinadores de ex becarios de La Fundación Rotaria. El personal de La Fundación Rotaria está a su disposición para brindarle la ayuda necesaria ya sea en la Sede o la oficina regional de RI. Dirija sus consultas al Centro de Contacto en [email protected] o al teléfono +1-866-976-8279 (solo en Norteamérica).


Llamado a la acción ¿De qué manera fomentará la participación en la Fundación?

¿Qué conocimientos complementarios necesita para apoyar mejor a La Fundación Rotaria?

¿Cómo recaudará fondos para La Fundación Rotaria?

¿De qué manera va a garantizar la debida custodia de los fondos del club?

¿Cuál es su meta personal en apoyo de La Fundación Rotaria?


Notas


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Apoyo al servicio

Las publicaciones Comunidades en acción: Guía para el desarrollo de proyectos (605A-ES) y Recursos para evaluar las necesidades de la comunidad (605C-ES) son de suma utilidad para establecer las metas y el plan de acción para el año de su presidencia. Comunidades

EN ACCIÓN Guía para proyectos eficaces

El servicio es uno de los valores fundamentales de Rotary. Los proyectos eficaces se traducen en clubes eficaces. Para llevar a cabo proyectos con buenos resultados, los clubes rotarios deben seleccionar, planificar y evaluar sus emprendimientos detenidamente a fin de satisfacer las necesidades de la comunidad. Al trabajar con la comunidad y promover las actividades insignia del club, podrá realzar la imagen pública del club y atraer nuevos socios. Los proyectos sostenibles no requieren de apoyo externo una vez concluidas las actividades iniciales y agotados los fondos del proyecto.

Manual del presidente del club 94 Apoyo al servicio

Responsabilidades Como presidente electo, sus responsabilidades en el área de proyectos de servicio son: • Designar y reunirse con los integrantes del Comité de Proyectos de Servicio del club. • Evaluar la situación actual de los proyectos de servicio del club, usando la Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces (anexo 2). • Fijar las metas de servicio del club utilizando la Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces. • En calidad de presidente sus responsabilidades serán: • Cerciorarse de que el club y los socios acaten la normativa de Rotary respecto a la protección de los jóvenes (consulte el capítulo 1 y el anexo 13) • Asegurarse de que el club siga estos pasos para llevar a cabo con éxito sus proyectos de servicio: −− Evaluación de las necesidades −− Planificación e implementación −− Evaluación Una de las tres prioridades del Plan Estratégico de RI es mayor enfoque en el servicio humanitario. Para el efecto, se exhorta a los clubes a: • Erradicar la polio • Aumentar el servicio sostenibles a través delos programas de servicio a las nuevas generaciones y las seis áreas de interés • Ampliar los contactos y la cooperación con socios estratégicos • Emprender proyectos significativos en el ámbito local e internacional

Comité de Proyectos de Servicio del club Este comité está a cargo de las iniciativas de servicio del club, asegurándose de que éstas aborden las necesidades de la comunidad, y además coordina los proyectos de servicio internacional realizados con clubes del extranjero. El club podrá enmendar su Reglamento para que éste refleje las funciones específicas de dicho comité, pudiendo agregar los subcomités que fueran necesarios (anexo 9). Al nombrar a los miembros del comité, seleccione rotarios con amplios conocimientos de la comunidad y experiencia como voluntarios. Como presidente electo del club, determine con el Comité de Proyectos de Servicio si los proyectos actuales se extenderán al siguiente año rotario, los cuales deben ser parte de las metas de servicio.


Responsabilidades: • Efectuar una evaluación de las necesidades de la comunidad y del club. • Planificar proyectos de servicio, tanto locales como internacionales, utilizando los recursos del club, el distrito y RI. • Trabajar con el Comité de Relaciones Públicas del club y planificar actividades para promocionar los proyectos de servicio. • Implementar proyectos de servicio y dar participación a todos los socios del club. • Evaluar los proyectos y utilizar los resultados de dicha evaluación para mejorar los proyectos futuros. • Establecer contactos con clubes de otros países para realizar actividades conjuntas de compañerismo internacional. servicio y voluntariado. • Para más información consulte el Manual del Comité de Proyectos de Servicio del club (226D-ES). Los siguientes grupos podrían apoyarlo en la implementación de sus proyectos de servicio: • Rotarios, familiares y amistades • Organizaciones comunitarias y cívicas • Ex becarios de La Fundación Rotaria • Estudiantes de Intercambio de Jóvenes y participantes en seminarios RYLA • Grupos de Rotary para Fomento de la Comunidad • Socios de los clubes Interact y Rotaract • Socios de otros clubes rotarios • Grupos de Acción Rotaria y Agrupaciones de Rotary A través del servicio, los socios tienen la oportunidad de establecer contactos profesionales y de forjar nuevas amistades. Se debe apuntar por la participación de todos los rotarios para mantenerlos activos e interesados en las iniciativas del club.

Evaluación de las necesidades Los proyectos de servicio llevados a cabo con éxito se centran en las necesidades reales y actuales de la comunidad, y reflejan las capacidades y los intereses de los rotarios.

Evaluación externa Mediante una evaluación externa o evaluación de la comunidad, el club podrá determinar las necesidades locales que ayudará a subsanar. Para el efecto, el Comité de Proyectos de Servicio deberá consultar con representantes de varios sectores de la comunidad. Estos grupos pueden suministrar al club un contingente de expertos sobre la situación de la comunidad, estrategias de proyectos y futuros proyectos


de servicio. Además, al planificar e implementar proyectos con los miembros de la comunidad, mayores serán las posibilidades de atraer nuevos socios al club.

Evaluación del club Los resultados de una evaluación interna del club lo ayudarán a determinar si un proyecto específico coincide con las destrezas, intereses y capacidades de los socios del club. Al realizar la evaluación, tenga en mente: • Las experiencias y lecciones aprendidas de proyectos anteriores. • La composición del club, incluidos: −− El número de socios dispuestos a participar en proyectos −− La diversidad de destrezas −− El grado de interés de los socios en proyectos en perspectiva −− El índice de satisfacción de proyectos anteriores

Un programa equilibrado de servicio Para más detalles sobre cómo aprovechar las subvenciones de la Fundación para financiar sus proyectos de servicio internacional, vea el capítulo 7.

Con la planificación de proyectos relacionados con las distintas prioridades de Rotary, el club tendrá una gama equilibrada de actividades de servicio. Al planificar los proyectos, el Comité deberá tener en cuenta: • Las evaluaciones del club y la comunidad • El Plan Estratégico de RI • Las áreas de interés • Las Avenidas de Servicio • El programa de Mención Presidencial En la publicación Áreas de interés de Rotary (965-ES) encontrará ejemplos de proyectos de servicio bajo cada área.

Servicio que brinda RI Rotary International y su Fundación ofrecen una amplia gama de actividades y programas humanitarios, interculturales y educativos, destinados a ayudar a los clubes y distritos a alcanzar sus metas de servicio. Para más información, consulte el anexo 14.

Para un panorama general de las oportunidades de servicio profesional, consulte Introducción al Servicio a través de la Ocupación.

Programas para las Nuevas Generaciones. Las Nuevas Generaciones es la quinta Avenida de Servicio de Rotary. Es importante que los clubes apoyen programas como Rotaract, Interact, RYLA e Intercambio de Jóvenes o que emprendan proyectos de servicio orientados a jóvenes menores de 30 años. También podrían participar en proyectos con jóvenes de la comunidad, despertando así en ellos el interés por Rotary. En Introducción al Servicio a las Nuevas Generaciones (735ES) encontrará sugerencias para incluir a adolescentes y adultos jóvenes en las actividades del club.


Antes de realizar un proyecto durante el cual los voluntarios van a tener contacto directo con jóvenes, familiarícese con el Manual de capacitación y guía de dirigentes para la prevención de acoso y abuso (775-ES) para fines de capacitación y selección de los participantes. Proyectos de servicio local e internacional. Los clubes pueden realizar proyectos conjuntos con otros clubes locales o clubes del extranjero para abordar las necesidades de la comunidad. Para más información, véase Comunidades en acción: Guía para el desarrollo de proyectos (605A-ES). Las estrategias básicas para implementar proyectos en el ámbito local pueden aplicarse también a las iniciativas de servicio internacional. Para participar en un proyecto internacional, los clubes deben buscar primero un colaborador internacional, lo cual se puede lograr de varias maneras: Consultar los recursos disponibles en www.rotary.org para: • Contactar con el presidente del Comité Distrital de La Fundación Rotaria. • Relacionarse con los compañeros rotarios en las reuniones distritales e internacionales. • Ampliar sus contactos internacionales mediante visitas de compañerismo con otros clubes y programas como el Intercambio Rotario de Amistad. • Asistir a una feria de proyectos organizada por Rotary. • Ampliar su red de contactos mediante el l club Rotaract que patrocina. • Contactar con otros rotarios en las redes sociales.

Planificación e implementación de proyectos Consulte el módulo de aprendiza en línea Cómo emprender un proyecto de servicio disponible en www.rotary.org, para más ideas y recomendaciones.

Una buena planificación minimiza demoras y fracasos en la implementación de los proyectos. Verifique que el Comité de Proyectos de Servicio establezca las metas del proyecto, elabore un presupuesto y el cronograma de implementación. Entre las fuentes de financiamiento para un proyecto se incluyen: • Fondos aportados por donantes individuales o empresas locales • Subvenciones otorgadas por otras fundaciones • Subvenciones de La Fundación Rotaria Antes de iniciar un proyecto de servicio, consulte con el comité para asegurarse de que se han tomado en cuenta los siguientes factores en el plan de acción establecido: • ¿En qué proyectos participan los socios del club actualmente? • ¿Cuál será la meta del proyecto? • ¿Por qué el club ha decidido emprender este proyecto? • ¿Quiénes participarán en el proyecto, tanto en el ámbito del club como de la comunidad? Manual del presidente del club 98 Apoyo al servicio

• ¿De qué manera su club colaborará con los miembros de la comunidad beneficiaria? • ¿Cómo se obtendrán resultados sostenibles con el proyecto? • ¿Cuándo se realizará el proyecto? • ¿Dónde se realizará el proyecto y cómo llegarán los voluntarios? • ¿Qué recursos se necesitan para completar el proyecto? • ¿De qué manera garantizará el club el uso adecuado de los recursos? • ¿En qué forma promoverá el club este proyecto? Durante la implementación del proyecto, mantenga involucrados a todos los socios y monitoree constantemente las actividades, para verificar que siguen el plan de acción.

Evaluación Como presidente del club, asegúrese de que el Comité de Proyectos de Servicio evalúe todas las actividades de servicio. Al evaluar un proyecto, tenga en cuenta las siguientes preguntas: • ¿Abordó el proyecto las necesidades de la comunidad? De no ser así, sírvase explicar. • ¿Tuvieron todos los socios del club la oportunidad de participar? • ¿Recibió el proyecto una cubertura adecuada en los medios de difusión? • ¿Pudo cumplir el con las exigencias económicas del proyecto?


Llamado a la acción ¿De qué manera apoyará los proyectos de servicio del club?

¿Qué medidas tomará a fin de que los proyectos de servicio del club satisfagan las necesidades dela comunidad y sean sostenibles?

¿Qué medidas tomará para que los socios del club participen en los proyectos del club y se aprovechen de esta manera sus capacidades y talentos?


Anexo 13: Gestión de riesgos para los programas pro juventud La gestión de riesgo es una serie de medidas para prevenir los posibles riesgos que podrían derivarse de la participación en actividades para la juventud como accidentes; enfermedades y abuso, que contribuyen a la toma de decisiones acertadas. La gestión de riesgo no eliminará todas las situaciones desafortunadas que pudieran surgir, pero es una manera eficaz de controlar su frecuencia e impacto. El club deberá considerar los siguientes aspectos al elaborar un programa de gestión de riesgo para las actividades juveniles: • Elaborar e implementar en el club normas para la protección de los jóvenes contra el acoso o abuso físico, sexual o emocional. Consultar la normativa establecida por el distrito. • Establecer un código de conducta para los participantes, tanto adultos como jóvenes. Estas normas deberán reflejar las prácticas culturales de la comunidad del club o distrito, y los procedimientos más eficaces en cuanto a protección de la juventud. • Verificar que r las normas del club coincidan con las pautas del distrito y la normativa de RI establecida específicamente por la Directiva para los programas para jóvenes. • Al patrocinar un programa o evento para la juventud, tenga presente los siguientes puntos: −− ¿Qué sucedería si un participante sufre un accidente? −− ¿Qué ocurriría si un participante alega haber sido objeto de conducta sexual inapropiada? −− ¿Qué sucedería si ocurriera un desastre natural durante el evento o programa? • Para minimizar las posibilidades de pérdidas: −− Instruya a los participantes sobre cómo actuar con seguridad cuando participan en el programa. −− Elabore un plan de emergencia para casos de desastre y realice un simulacro. −− Adquiera la cobertura de seguro adecuada para su región. Se exhorta asimismo a los participantes a que verifiquen si cuentan con la cobertura adecuada en sus pólizas de seguro médico y de vida, ya que muchas de estas pólizas solo ofrecen una cobertura limitada cuando el titular se encuentra de viaje o en el extranjero. En tales casos, se recomienda que los participantes contraten un seguro para viajeros que incluya cobertura para gastos médicos, repatriación de restos, evacuación de urgencia, y muerte accidental o pérdida de extremidades. Se urge a los clubes y distritos a consultar con sus agentes de seguros para determinar si sus pólizas protegen adecuadamente los programas para la juventud. Se recomienda además que los clubes busquen asesoría legal antes de firmar un acuerdo o contrato con otra organización. Dichos convenios pueden contener cláusulas de renuncia de derechos, de exención de responsabilidades y exoneración de riesgos destinadas a liberar a una de las partes de las responsabilidades que le competen y transferir el riesgo a su club o distrito. Tenga en cuenta que Rotary International no asume responsabilidad alguna por la enfermedad o lesiones de personas, incluidos los participantes y los organizadores, o por daños causados a la propiedad.


Anexo 14: Servicio de Rotary Considere las siguientes oportunidades de servicio que ofrece Rotary:

Servicio en la comunidad

Proyectos que satisfacen las necesidades de la comunidad local.

Interact

Clubes de servicio para jóvenes de 12 a 18 años.

Servicio internacional

Proyectos en los que participan rotarios de más de un país.

Servicio a las Nuevas Generaciones

Programas y actividades para fomentar la participación de jóvenes de hasta 30 años en proyectos de servicio en su comunidad y su interés en Rotary.

PolioPlus

Programa institucional de Rotary International y La Fundación Rotaria que apoya la campaña de erradicación mundial de la polio.

Rotaract

Club de servicio para jóvenes de ambos sexos de 18 a 30 años, patrocinado por el club rotario local.

Grupos de Acción Rotaria

Grupos internacional conformados por rotarios, cónyuges de rotarios y rotaractianos que emprenden proyectos de servicio internacional dentro de un área específica.

Grupos de Rotary para Fomento de la Comunidad (GRFC)

Grupos de adultos no rotarios patrocinados por el club rotario local.

Agrupaciones de Rotary

Grupos internacionales de rotarios, cónyuges de rotarios y rotaractianos que comparten interés profesionales y recreativos comunes.

Subvenciones de La Fundación Rotaria

Financian las actividades humanitarias y educativas que emprenden los clubes y distritos tanto a nivel local como internacional.

Intercambio Rotario de Amistad

Programa de visitas recíprocas para rotarios y familiares que promueve el establecimiento de contactos que a menudo dan paso a proyectos de servicio internacional.

Centros de Rotary pro Paz

Programa educativo de becas internacionales para cursar estudios de maestría o diplomatura en desarrollo profesional en el campo de la paz y resolución de conflictos. Los candidatos calificados tienen la oportunidad de estudiar en uno de Centros de Rotary pro Paz ubicados en varias universidades del mundo.

Intercambio de Jóvenes

Programa que fomenta la comprensión internacional y la paz entre estudiantes de 15 a 19 años y adultos jóvenes de 18 a 25 años.

Seminarios de Rotary para Líderes Jóvenes (RYLA)

Programa de formación para jóvenes centrado en el desarrollo de capacidades de liderazgo, civismo y superación personal.

Servicio a través de la ocupación

Mediante esta actividad se exhorta a los rotarios a observar elevadas normas éticas y aplicar sus conocimientos profesionales en beneficios de los demás.


Notas


Para la Asamblea de distrito

Asamblea de distrito — Preguntas para la discusión Considere las siguientes preguntas antes de la Asamblea de distrito

Sesión sobre oratoria ¿Cómo se prepara para una presentación?

¿Qué recomendaciones haría para hablar en público?

Sesión sobre liderazgo ¿Qué técnicas se requieren para liderar el club?

¿En el uso de cuáles técnicas necesita mejorar?

¿De qué manera mejoraría en el uso de dichas técnicas?

Manual del presidente del club 104

Para la Asamblea de distrito Sesión de ejercicio sobre estudio de caso ¿Qué procedimientos debe implementar un club para mejorar en cuanto a administración, cuadro social, proyectos de servicio y actividades de La Fundación Rotaria?

Sesión sobre metas del club y resolución de problemas ¿Cuáles son sus metas para el próximo año?

¿Qué problemas enfrentará el club para alcanzar estas metas?

¿Qué estrategias utilizará para abordar dichos problemas?


Hoja de trabajo 1: Oratoria


Una escuela local le encomienda que dé una charla ante los alumnos respecto a las actividades de Rotary en la comunidad. Escriba un borrador de su disertación en el espacio proporcionado abajo. Tenga en cuenta las técnicas mencionadas en la sesión. A continuación, los integrantes del grupo deberán disertar y recibir los comentarios expresados por sus compañeros. Si se dispone de tiempo, los grupos pequeños pueden reportar sus observaciones ante el grupo en general.

Disertación:


Para la Asamblea de distrito Comentarios ¿Le brindó la disertación los datos necesarios?

Indique la calidad de la voz del orador. ¿Efectuó variaciones de tono? ¿Resultó clara la presentación?

¿Demostró el orador conocimientos adecuados sobre el tema?

¿En qué medida recurrió a sus notas el orador?

¿Se mostró el orador tranquilo y confiado? Explique por qué.

¿Habló el orador a una velocidad adecuada? ¿Se ciñó al tiempo asignado?

¿Qué otras observaciones o sugerencias le haría al orador?



Hoja de trabajo 2: Notas



Hoja de trabajo 3: Liderazgo

Indique abajo las características de los líderes eficaces:

En los recuadros de abajo, indique las características de liderazgo en las cuales necesita mejorar y explique de qué manera mejorará en cada una.

Característica:

Característica:

Mejoraré de la siguiente manera:


Característica:

Característica:





Hoja de trabajo 4: Notas



Hoja de trabajo 5: Estudios de caso relacionados con el presidente electo

Lea los estudios de caso a continuación y responda las preguntas. Utilice la hoja de trabajo del plan de acción de la página 115 para preparar su propio plan. Estudio de caso 1 Juan es el presidente entrante de un club rotario pequeño. El club organiza una parrillada anual a través de la cual se recaudan fondos destinados a un albergue para personas sin hogar. Juan quisiera pedirle a una socia del club, Susana, que por primera vez se encargue de la comida durante dicho evento. Susana es propietaria de una empresa de marketing y posee numerosos contactos en la comunidad. La primera vez que Juan le pidió ayuda fue mediante este correo electrónico: Hola Susana. Como últimamente tienes poco trabajo, ¿podrías encargarte de la comida para nuestra parrillada anual? Vendrán unos 500 comensales. ¿Nos puedes conseguir los toldos, sillas, latas de basura, etc? Muchas gracias. Rotariamente, Juan A Juan lo tomó por sorpresa que Susana se negara a brindar ayuda. ¿Cómo tendría que haber procedido para delegar tareas de manera más adecuada?


Para la Asamblea de distrito Estudio de caso 2 Al comenzar su año como presidente del club, observa que la asistencia a las reuniones es baja. Ha oído comentarios de los socios que se quejaban de que asistir era una carga y que los proyectos y actividades del club no los motivaban. Se le ocurrió que quizás cambiar la hora de las reuniones podría ser una solución pero no estaba seguro respecto a la reacción de los socios. ¿Por qué la asistencia es baja?

¿Cómo se enterará de las preferencias de los socios?

¿Qué medidas tomará para inspirar a los socios del club a participar en forma activa?


Para la Asamblea de distrito Estudio de caso 3 En su club se acostumbra que el nuevo presidente electo se presente con un breve discurso, como el que se indica a continuación: “Hola... ¿Cómo están? ¿Me oyen? Seguramente vendrán preparados. Disculpen pero me siento un poco nervioso… Bueno… seguramente ya me conocen… mmm… Bueno, la verdad es que no hay mucho que decir. Bueno… me llamo Ricardo y, claro… he sido socio del club durante… mmmm… cuatro… más bien cinco años, en los cuales hice un montón de cosas. Trabajé en distintos proyectos. Seguro que este año va a ser fenómeno y… Bueno, gracias… ¿alguna pregunta? ¿Cómo podría haber mejorado Ricardo su presentación?


Para la Asamblea de distrito Estudio de caso 4 Su antecesor fijó las siguientes metas para el club durante su mandato: Aumentar el cuadro social en un 50% Desarrollar cinco nuevos proyectos Organizar tres eventos de recaudación de fondos para PolioPlus Patrocinar un nuevo club Interact Usted cree que esas metas no son realistas ni posibles. Llega el momento de establecer las metas anuales del club y quiere asegurarse de que sean realistas. Indique tres metas para el año de su presidencia

¿Cómo recabará las opiniones de los socios del club?

¿Qué medidas tomará para asegurase de avanzar hacia el cumplimiento de sus metas a lo largo del año?

¿En qué criterios se basará para decidir cuáles metas deben continuar y cuáles deben dejarse de lado?


Plan de acción – Estudio de caso

Estrategia

¿Quiénes serán los responsables?

Para la Asamblea de distrito ¿Cuánto durará la estrategia?

¿Cómo se medirán los avances?

NOTAS

¿Con qué recursos se cuenta?

1.

2.

3.

4.

5.

De los conocimientos adquiridos, ¿qué podría aplicar en su club?

SESIón 3: ESTuDIO DE cASO — EjERcIcIO pARA LOS pRESIDEnTES ELEcTOS DE cLuB


43


Hoja de trabajo 6: Guía para la resolución Guía para la resolución de problemas de problemas

NOTAS

Utilice la Guía de Planificación para clubes rotarios eficaces y la hoja de metas que completó en la sesión 2 para cumplimentar la guía de resolución de problemas. Analice las metas establecidas por el club, y considere cualquier obstáculo que pudiera surgir en el logro de las mismas. Ofrezca luego soluciones a los posibles obstáculos. Meta

Posibles obstáculos

Solución

Administración

Cuadro social

Relaciones públicas

Proyectos de servicio


Otro


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SESIón 4: EquIpOS DE cLuB EjERcIcIO En EquIpO: METAS DEL cLuB y RESOLucIón DE pROBLEMAS

Al alcance de la mano Acceda a Ingreso/Rotarios para • Tomar cursos y aprender más sobre Rotary • Actualizar los datos del club y descargar informes • Consultar los informes semestrales (SAR) y pagar las cuotas • Ingresar las metas anuales del club y monitorear sus logros Acceda a Ingreso/Rotarios haciendo clic en el enlace del ángulo superior derecho de la página de inicio de RI, y efectúe allí todos sus trámites relacionados con Rotary. www.rotary.org/es/memberaccess

One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698, EE.UU. www.rotary.org

222-ES—(312)

Manual Presidente

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