Manual Monica 9

5/24/2018

Ma nua l Monic a 9 - slide pdf.c om

1

SOFTWARE DE NEGOCIOS MONICA 9

Índice Introducción........................................................................................................................................

http://slide pdf.c om/re a de r/full/ma nua l-monic a -9

1/158

5/24/2018


2

5 Licencia de usuario final.................................................................................................................... 7 Como comprar el producto................................................................................................................ 9

Videos disponibles Lecciones de entrenamiento......................................................................................................... 10

Adiciones a esta versión Adiciones  me!oras ...................................................................................................................... 1"

#or pa$s Instalación %e&uerimientos m$nimos para su computador.............................................................................. 19 Instalación en un solo computador................................................................................................ "0 Instalación en red.......................................................................................................................... "" Actuali'ación de versiones previas............................................................................................... "(

)onica *acturación Introducción ........................................................................................................................................... "5 Crear + )odificar una *actura ........................................................................................................................................... ", Anular una factura ........................................................................................................................................... "7 -evoluciones ........................................................................................................................................... " *acturas en lotes ........................................................................................................................................... "9 /nlace a la contabilidad ........................................................................................................................................... 0

Inventario Introducción ........................................................................................................................................... 1

#roductos


2/158

5/24/2018


3

Crear un producto ...................................................................................................................................... " )odificar + eliminar un producto ......................................................................................................................................  Cambiar precios de compra ...................................................................................................................................... ( )ovimiento entre bodeas ...................................................................................................................................... 5

/ti&uetas Crear eti&uetas .................................................................................................................................. ,

Compras al proveedor Crear una compra ...................................................................................................................................... 9 %ecibir una compra ...................................................................................................................................... (1 #ao de una compra ...................................................................................................................................... (

Coti'aciones al proveedor Crear Coti'aciones ...................................................................................................................................... (, )odificar Coti'aciones ...................................................................................................................................... (

2arde3 Introducción ...................................................................................................................................... (9

Cuentas por Cobrar Introducción ........................................................................................................................................... 50 %eistrar pao del cliente ........................................................................................................................................... 51 Crear un d4bito ó un cr4dito ........................................................................................................................................... 5(


3/158

5/24/2018


4

Como modificar como revertir o anular un documento ........................................................................................................................................... 5, /stados de cuenta ........................................................................................................................................... 5 %eportes varios ........................................................................................................................................... 59

Cuentas por paar Introducción ........................................................................................................................................... , %eistrar pao a un proveedor ........................................................................................................................................... ,9 )odificar una entrada ........................................................................................................................................... 7" Consultas ........................................................................................................................................... 7 %eportes ........................................................................................................................................... 7(

Cuentas corrientes Introducción ........................................................................................................................................... " Abrir una nueva Cta.Cte. ...........................................................................................................................................  Crear c6e&ues ........................................................................................................................................... ( -epósitos  retiros ........................................................................................................................................... 5 Consultas ........................................................................................................................................... , C6e&ues cobrados ........................................................................................................................................... 7 Impresión de un c6e&ue ...........................................................................................................................................  %econciliación de la Cta. Cte.


4/158

5/24/2018


5

........................................................................................................................................... 9 Cateor$as ........................................................................................................................................... 90 /nlace con Ctas. 3 cobrar  paar. ........................................................................................................................................... 91

Clientes  #roveedores Crear clientes +ó proveedores ........................................................................................................................................... 9( )odificar reistros ........................................................................................................................................... 95 %eportes varios ........................................................................................................................................... 9,

#unto de venta -efiniciones ........................................................................................................................................... 97

Contabilidad Introducción ........................................................................................................................................... 99 Iniciar la contabilidad ........................................................................................................................................... 101 abla de cuentas 8#lan contable ........................................................................................................................................... 10" Crear asientos contables ........................................................................................................................................... 105 )odificar+eliminar asientos ........................................................................................................................................... 107

Libros Contables -iario ...................................................................................................................................... 10 )aor ...................................................................................................................................... 109 :tros libros ...................................................................................................................................... 110


5/158

5/24/2018


6

Cuentas de enlace ........................................................................................................................................... 111

#ar;metros del sistema Introducción ........................................................................................................................................... 11" Cierre del per$odo contable ........................................................................................................................................... 119

=;sicos Contadores .................................................................................................................................. 1"" )oneda .................................................................................................................................. 1", >ombre de la empresa .................................................................................................................................. 1"7

*ormato de documentos /s&uema

de documentos .............................................................................................................................. 1" -ocumentos preconfiurados .............................................................................................................................. 1"9 )odificando un formato .............................................................................................................................. 10 Impresoras pre?confiuradas .............................................................................................................................. 1 Loo de la empresa .................................................................................................................................. 1(

Accesorios /&uivalencia en moneda e3tran!era .................................................................................................................................. 15 Confiurando la base de datos .................................................................................................................................. 1,


6/158

5/24/2018


7

*ormatos para mi pa$s .............................................................................................................................. 17 Actuali'ación de licencia .................................................................................................................................. 1 Claves de acceso ...................................................................................................................................... 19 Arc6ivos 6istóricos ...................................................................................................................................... 1(1 -efinir #unto de venta ...................................................................................................................................... 1(" )odificación de reportes ...................................................................................................................................... 1(, ablas ...................................................................................................................................... 1(7 Actividades ...................................................................................................................................... 150 #ar;metros au3iliares ...................................................................................................................................... 15" Versión previa ...................................................................................................................................... 15( Adicionar empresas ...................................................................................................................................... 155

@oporte tecnico #reuntas frecuentes..................................................................................................................... 157 @oporte t4cnico ratuito................................................................................................................. 15 @oporte adicional........................................................................................................................... 15


7/158

5/24/2018


8

Índice:

.

Introducción

ICA para indoBs  como su asistente en los neocios. Le permitir; resolver muc6os de las tareas asociadas con un neocio pe&ueo ó mediano. ):>ICA 6a sido diseada para servirle de una manera f;cil  r;pida pero a la ve' d;ndole la información lo m;s detalladamente posible. ):>ICA es un con!unto de proramas &ue le permitir;n reali'arD *acturación.? Crea facturas lleva el control de 4stas obtiene totales de ventas por clientes por fec6as por $tem por vendedor. #ermite versatilidad en la impresión de facturas 8forma pre?impresa 6o!a simple+media p;.. #ermite reali'ar estimados as$ como la facilidad de imprimir las facturas  estimados en inl4s +o castellano. actuali'ado.#uede reali'ar devoluciones. Cuando 6ace una factura el inventario autom;ticamente &ueda Inventario.? Ed. puede llevar el control de los $tems de su inventarioD asinando códios conociendo en cual&uier momento el precio el costo  la cantidad disponible de un determinado $tem. As$ mismo tiene la capacidad de determinar el movimiento de $tems para un per$odo determinado 8Cu;nto se vendió montos etc.. -etermina el costo de su inventario. Lleva el Farde3 de los productos. Clientes.? Ed. puede determinar mediante el au3ilio de ):>ICA cuales 6an sido sus ventas por clientes cuales son sus me!ores clientes cuanto les 6a vendido  cuando Cuentas por cobrar 8Cartera.? #ermite mane!ar las ventas al cr4dito &ue reali'a con sus clientesD Vencimiento de facturas Caros financieros puede obtener los estados de cuenta por cada cliente. Cierre de periodos &ue le permite determinar cuanto le debe cada uno de sus clientes. Cuentas por paar .? )ane!a las compras a sus suplidores ):>ICA le permite reali'ar coti'aciones 8Averiuación del precio de un producto  lueo reali'ar la orden de compra 8*ormali'ar la compra del producto. Ed. puede saber cu;nto le debe a un abastecedor si la compra fue al cr4dito cuando se vence la factura etc. C6e&ues.? Lleva un control preciso de los montos irados los c6e&ues &ue 6an sido cobrados a&uellos &ue faltan ser cobrados montos totales para un per$odo. Asimismo Ed. puede imprimir directamente los c6e&ues con total seuridad 8montos en nGmeros  en letras utili'ando formato pre impreso  numeración dada por computador. ambi4n puede obtener un reporte de reconciliación bancaria. #ermite saber cu;l es su saldo. Ed. puede tener desde una ó m;s Ctas. Ctes. La impresión de c6e&ues puede ser en Castellano+Inl4s. Libro -iario. %eistra las actividades de la empresa mediante asientos contables 8)4todo de la partida doble. Lo cual involucra un plan contable 8Cuentas &ue es pr;cticamente ilimitado con códios de 6asta 1( caracteres  multinivel. ):>ICA le proporciona una tabla de cuentas para la maor$a de pa$ses del 6abla 6ispana. Ed. puede as$ mismo modificar estas cuentas de acuerdo a la modalidad del neocio. An;lisis de Cuentas. Le permite al contador anali'ar en cual&uier momento las diferentes cuentas &ue conforman el plan contable de la empresa  de esta manera determinar la situación de la empresa. La transferencia de asientos del HLibro diarioH al libro H)aorH se 6ace autom;ticamente. %eportes Contables. /l Contador tiene a su alcance  en cual&uier momento el Libro -iario %eporte de An;lisis de cuentas  el =alance de Comprobación /l =alance ICA permite obtener estos reportes en forma interactiva es decir tan pronto Ed. inresa el libro refle!ado inmediatamente los reportes no6istóricos es necesario el cierre deun unasiento per$odoen para poderdiario tener se losvera reportes as$ mismo Ed. tiene en acceso a reportes a &ue no e3iste l$mite en el nGmero de per$odos &ue puede tener en su computador 8la limitación viene dada por la


8/158

5/24/2018


9

rapide'  capacidad de procesamiento de su computador. As$ mismo ):>ICA le ofrece una ran versatilidad en el mane!o de la información a &ue tiene pantallas intuitivas &ue no necesitan maor e3plicación en los cuales no necesita randes conocimientos en computación de los &ue probablemente a tiene. ):>ICA le permite tener 6asta 99 empresas en su computador  puede traba!ar como punto de venta. @i Ed. 6a reali'ado una factura en forma manuscrita entonces Ed. puede reali'arlo en su computador utili'ando a ):>ICA sin maores problemas. La maor parte de las opciones son auto e3plicativas. >o se preocupe si Ed. comete un error al utili'ar a ):>ICA a &ue puede ser correido sin maores contratiempos sea &ue reali'a una nueva factura un asiento contable etc.


9/158

5/24/2018


10

Índice:

.

licencia de uso

Licencia de uso Lea atentamente los t4rminos de este Acuerdo de Licencia. @u uso del softBare depende de su aceptación del mismo. )J>ICA es un prorama de ordenador proteido por Convenios Internacionales  por la leislación local de los estados. ec6notel Inc. 8en adelante Kla licencianteK le concede el derec6o de usar el softBare ):>ICA en un solo ordenador o en una red 8de 6aber sido ad&uirido en esa modalidad ba!o los t4rminos &ue se establecen en las subsiuientes cl;usulas. /l solo 6ec6o de instalar el pa&uete de softBare sinifica &ue usted 6a entendido  aceptado todas las condiciones establecidas en este contrato. /ste contrato no le transfiere m;s derec6os sobre el prorama de ordenador &ue los e3presamente establecidos por ec6notel Inc. /spec$ficamente usted como licenciatario se compromete aD a >o instalar el softBare en m;s estaciones de traba!o &ue las permitidos de acuerdo al nGmero de licencias ad&uiridas. b >o reali'ar inenier$a reversa de?compilación modificaciones o adaptaciones no e3presamente autori'adas por escrito por la licenciante o permitir &ue terceros lo 6aan. c >o arrendar vender o redistribuir el softBare o derivaciones del mismo sin el consentimiento e3preso  por escrito de la licenciante d >o efectuar difusión pGblica del softBare con o sin fines de lucro sin la e3istencia previa de un convenio con la licenciante. /n caso de &ue usted decidiera no continuar con el uso del prorama de ordenador durante los primeros treinta d$as posteriores a la ad&uisición del mismo puede solicitar la devolución del valor cancelado comprometi4ndose a borrar de su ordenador cual&uier copia e3istente del softBare  destruir o devolver a la licenciante cual&uier soporte óptico o man4tico &ue 4sta le 6ubiera proporcionado. Ested deber; destruir tambi4n las copias privadas &ue 6ubiera efectuado. /sto se aplica iualmente en el caso de &ue usted transfiera su licencia a terceros previa autori'ación de la licenciante. LI)IACIJ> -/ ÍA.? La licenciante no se responsabili'a por cual&uier per!uicio &ue el uso o imposibilidad de uso del softBare le 6ubiera causado. ec6notel inc. aranti'a la interidad del mismo  de los soportes lóicos en &ue se encuentra rabado. /n caso de encontrarse alGn defecto en los discos la licenciante se compromete a reponer sin costo los mismos siempre  cuando el reclamo se efectGe durante los primeros treinta d$as posteriores a su ad&uisición. /l softBare se distribue como est; sin &ue e3ista ninGn otro tipo de arant$a m;s &ue el sealado en esta licencia. E@/ /L @:*A%/ =A: @E #%:#I: %I/@<:. -e iual manera ec6notel Inc. no se 6ace responsable por el uso il$cito &ue el licenciatario pudiera dar a este softBare. V/%@I:>/@ -/ /VALEACIJ> M+: -/):@%ACIJ>.? @i el softBare &ue recibió es una versión de evaluación o demostración 8K-/):K ó N-/):@%ACI:>O o la descaró de nuestros servidores ba!o esa modalidad se le concede el derec6o de uso personal no comercial del softBare por un tiempo m;3imo  no renovable de 0 d$as. Cual&uier uso m;s all; de ese tiempo re&uerir; por su parte de la ad&uisición de una licencia. E@: /> E>A %/- -/ :%-/>A-:%/@.? @i el softBare fue ad&uirido para uso en una red de computadores 8/s decir un servidor al &ue acceden varios usuarios usted podr; instalar Gnicamente el nGmero de usuarios ad&uiridos a la licenciante. /st; e3presamente pro6ibidoD a /l e!ecutar remotamente el softBare desde una estación de traba!o no autori'ada por medio de erminal @ervices >et)eetin o cual&uier otro softBare similar. b /l instalar el softBare dentro de una m;&uina virtual 8V)are o similares a menos &ue se 6aa ad&uirido una licencia de usuario para dic6a m;&uina virtual. Ested puede almacenar los proramas de instalación en un servidor ubicado en su red con el Gnico fin de instalar el softBare en las estaciones de traba!o sin &ue ello impli&ue &ue deba ad&uirir una licencia adicional para dic6o e&uipo. #%:#I/-A- I>/L/CEAL.? /l softBare sus loos marcas manuales documentación impresa  en l$nea son propiedad e3clusiva de ec6notel Inc. /st; terminantemente pro6ibida su reproducción total o parcial. ec6notel se reserva el derec6o de perseuir por todos los medios leales cual&uier violación. L/M A#LICA=L/.? @i usted 6a ad&uirido el softBare en los /stados Enidos de Am4rica esta licencia se rie por la leislación del /stado de la *lorida. @i usted ad&uirió el softBare en otro pa$s se aplica la le local. E@: #:% #A%/ -/L <:=I/%>: -/ L:@ //.EE.? odo softBare provisto al I: 197 o -*A% ( C*% "5".""7?701 8:CE=%/ 19 seGn sea aplicable. /@A LIC/>CIA C:>@IEM/ /L P>IC: ACE/%-: />%/ E@/- M LA LIC/>CIA>/. /> CA@: -/ I>CE)#LI)I/>: #A%CIAL : :AL -/ L:@ Q%)I>:@ AREÍ /@A=L/CI-:@ @E -/%/CS: A E@A% /L #%:<%A)A -/ :%-/>A-:% RE/-A AE:)TICA)/>/ %/V:CA-: @I> >/C/@I-A- -/ >:I*ICACIJ> ALA #:% #A%/ -/ /CS>:/L Inc. /l Licenciatario aseura conocer &ue este softBare est; sometido a un control de e3portación por parte del orte @ud;n  @iria. @I /@A -/ ACE/%-: C:> L:@ /%)I>:@ -/ /@A LIC/>CIA #E/-/ C:>I>EA% I>@ALA>-: /L #%:<%A)A. @I I/>/ ALA I>REI/E- %/@#/C: A /@A LIC/>CIA #E/-/ C:)E>ICA%@/ C:> >:@:%:@ AD ec6notel Inc.


10/158

5/24/2018


11 (995 > 7"nd Ave. :ffice "0" )iami *l. 1,, E@A BBB.tec6notel.com infoUtec6notel.com *a3 805599?151


11/158

5/24/2018


12

Índice:

Como comprar el producto

Ed. puede ad&uirir el producto directamente de nuestra p;ina internet BBB.tec6notel.com ó a trav4s de nuestra red de distribuidores autori'ados en todo Latinoam4rica. enemos centros de venta autori'ados en las principales ciudades de Latinoam4rica. @i no encuentra un distribuidor en su ciudad 8iualmente los puede ubicar en nuestra p;ina internet www.technotel.com  puede ad&uirirlo directamente de nuestra empresa v$a descara de internet. %ecomendamos &ue primero pruebe el producto en su computador para &ue pueda ver los alcances de )onica en su empresa. enemos una versión ratuita &ue le permitir; usar )onica en su empresa por un tiempo indeterminado 8solamente est; limitado por el nGmero de reistros &ue puede inresar. Ena ve' &ue determina &ue )onica es la 6erramienta &ue estaba buscando puede ad&uirir la versión profesional en la cual no tiene limitación de reistros como en la versión ratuita. @i desea maor información en cuanto a ventas 8precios modo de pao env$o internacional etc. escribanos a nuestro correo electrónico de ventas en ventasUtec6notel.com &ue con muc6o usto lo atenderemos.


12/158

5/24/2018


13

Índice: Videos disponibles >

Videos disponibles en la web

En softBare es m;s efectivo de usar si lo entiende me!or. So en d$a la manera m;s eficiente  r;pida de aprender un softBare como )onica es mediante un video. @i tiene internet disponible en su computador simplemente 6aa utili'ar los enlaces &ue a continuación se muestran  en las lecciones &ue se muestran a continuación  podr; aprender r;pidamente el uso de )onica. Introducción del softBare de neocios )onica BBB.tec6notel.com+monica9+videos+I>%:-ECCI:>-/L@:*A%/-/>/<:CI:@):>ICA.6tml

Instalación en un computador BBB.tec6notel.com+monica9+videos+I>@ALACI:>/>E>C:)#EA-:%.6tml

Instalación en red BBB.tec6notel.com+monica9+videos+C:>*I%/-.6tml

Confiuración de su empresa en )onica

BBB.tec6notel.com+monica9+videos+

Como crear una factura

BBB.tec6notel.com+monica9+videos+C:):C%/A%E>A*ACE%A.6tml

Como crear un estimado


#ersonali'ar la factura para su neocio


%eportes de ventas


InventarioD Como crear un producto


Cuentas corrientes


Cuentas por cobrar 8#aos d4bitos cr4ditos


Cuentas por paar 8Cartera de proveedores



13/158

5/24/2018


14

Arc6ivo de clientes proveedores


:rdenes de compra 8proveedores


Introducción a la contabilidad


/nlaces contables

BBB.tec6notel.com+monica9+videos+/>LAC/@C:>A=L/@.6tml

BBB.tec6notel.com+monica9+videos+ #unto de venta

#arametros del prorama


%emover licencia BBB.tec6notel.com+monica9+videos+C:):%/):V/%E>ALIC/>CIA-/)I/REI#:.6tml


14/158

5/24/2018


15

Índice: Adiciones a esta versión >

.

Adiciones y mejoras generales

? )ultialmac4n.? A6ora puede tener m;s de una bodea ó almac4n definido en su neocio. #uede 6acer transferencia entre almacenes. ? Acepta uso de una "da moneda.? #uede usar la moneda de su pa$s para facturar pero tambi4n lo puede 6acer en dólares por e!emplo. ? -evoluciones al suplidor. @i necesita retornar un producto al suplidor a6ora puede 6acerlo sin inconvenientes usando el módulo de retornos al suplidor. ? Los formatos principales de su empresa pueden ser personali'ados al usto de su neocio. #or e!emplo si su empresa usa un formato especial para la factura )onica acepta a!ustes especiales. Iualmente en c6e&ues estimados etc. ? Captura de im;enes v$a scanner. #or e!emplo si alGn cliente le paa en c6e&ues ó en moneda e3tran!era a6ora puede escanear ó diitali'ar el documento f;cilmente si tiene un scanner  ad!untarlo la factura ó al documento relacionado. #or e!emplo si est; mu 6aciendo un asiento contable  &uiera ad!untar directamente el documentoade orien 8recibo c6e&ue factura u$a vouc6er etc. lo puede 6acer sin inconvenientes. ? )aor interación con el internet. @i su computador tiene acceso a la Beb puede ver el mapa de direcciones de su ciudad actuali'ación autom;tica en el valor del dólar.

? odos los reportes son a6ora son modificables seGn los re&uerimientos de su empresa. ?@e 6a me!orado sinificativamente la interface del usuario 6aci4ndola muc6o mas amiable  f;cil de usar. ? @e utili'a a6ora en esta versión base de datos @RL "00 %". /sta es una tecnolo$a de almacenamiento de información &ue es mu confiable  seura 8=ancos  randes empresas lo usan por su confiabilidad  seuridad. La versión &ue se instala es @RL "00 %" /3press 8almacena 6asta 10


15/158

5/24/2018


16

Índice: Adiciones a esta versión > Por país >

Mejoras Argentina

Constantemente estamos me!orando el softBare de neocios )onica  reali'ando adiciones importantes para su pa$s  para su neocio. @i tiene aluna suerencia puede 6ac4rnosla llear a nuestro correo electrónico ó al fórum de usuarios si esta me!ora es de beneficio para todos los usuarios 6aremos lo posible por incluirla en una pró3ima actuali'ación. #ara su pa$s tenemos la confección de facturas en tipos A = C. Adicionalmente puede revisar el arc6ivo me!oraspaises.t3t  ubicado en el directorio en el cual instaló el softBare a &ue probablemente 6emos seuido reali'ado adiciones  me!oras despu4s de 6aber publicado este manual.


16/158

5/24/2018


17


Adiciones y mejoras para otros países

revisar el arc6ivo me!oraspaises.t3t  ubicado en el directorio en el cual instaló el softBare a &ue probablemente 6emos seuido reali'ado adiciones  me!oras despu4s de 6aber publicado este manual.


17/158

5/24/2018


18


.

Mejoras Colombia

Constantemente estamos me!orando el softBare de neocios )onica  reali'ando adiciones importantes para su pa$s  para su neocio. @i tiene aluna suerencia puede 6ac4rnosla llear a nuestro correo electrónico ó al fórum de usuarios si esta me!ora es de beneficio para todos los usuarios 6aremos lo posible por incluirla en una pró3ima actuali'ación. #ara Colombia se tienen las retenciones 8%etención en la fuente en IVA  en ICA adicionalmente se 6an desarrollado los medios man4ticos 8formulario 100"  100 la cuales pueden ser copiados directamente al pre validador de la -IA> a fin de poder enerar arc6ivos W)L. Adicionalmente puede revisar el arc6ivo me!oraspaises.t3t  ubicado en el directorio en el cual instaló el softBare a &ue probablemente 6emos seuido reali'ado adiciones  me!oras despu4s de 6aber publicado este manual.


18/158

5/24/2018


19


Mejoras Ecuador

Constantemente estamos me!orando el softBare de neocios )onica  reali'ando adiciones importantes para su pa$s  para su neocio. @i tiene aluna suerencia puede 6ac4rnosla llear a nuestro correo electrónico ó al fórum de usuarios  si esta me!ora es de beneficio para todos los usuarios 6aremos lo posible por incluirla en una pró3ima actuali'ación. #ara /cuador se 6an adicionado las retenciones en ventas as$ como las retenciones en compras. Adicionalmente puede revisar el arc6ivo me!oraspaises.t3t  ubicado en el directorio en el cual instaló el softBare a &ue probablemente 6emos seuido reali'ado adiciones  me!oras despu4s de 6aber publicado este manual.


19/158

5/24/2018


20


Mejoras Mexico

Constantemente estamos me!orando el softBare de neocios )onica  reali'ando adiciones importantes para su pa$s  para su neocio. @i tiene aluna suerencia puede 6ac4rnosla llear a nuestro correo electrónico ó al fórum de usuarios si esta me!ora es de beneficio para todos los usuarios 6aremos lo posible por incluirla en una pró3ima actuali'ación. #ara )43ico se 6a desarrollado facturación con C==  facturación electrónica C*-I con un #AC. Adicionalmente puede revisar el arc6ivo me!oraspaises.t3t  ubicado en el directorio en el cual instaló el softBare a &ue probablemente 6emos seuido reali'ado adiciones  me!oras despu4s de 6aber publicado este manual.


20/158

5/24/2018


21 Índice: Adiciones a esta versión > Por país >

Mejoras Perú

Constantemente estamos me!orando el softBare de neocios )onica  reali'ando adiciones importantes para su pa$s  para su neocio. @i tiene aluna suerencia puede 6ac4rnosla llear a nuestro correo electrónico ó al fórum de usuarios si esta me!ora es de beneficio para todos los usuarios 6aremos lo posible por incluirla en una pró3ima actuali'ación. #ara #erG se puede reali'ar la facturación mediante =oleta o factura de venta. Adicionalmente puede revisar el arc6ivo me!oraspaises.t3t  ubicado en el directorio en el cual instaló el softBare a &ue probablemente 6emos seuido reali'ado adiciones  me!oras despu4s de 6aber publicado este manual.


21/158

5/24/2018


22

Índice: Instalación >

.

e!uerimientos mínimos

? Computador debe ser compatible #entium III ó superior ? Velocidad del procesador debe ser 1.0
@i va a instalar el softBare en una red es importante destacar &ue la base de datos debe residir en el computador principal. @i va a tener m;s de ( computadores en l$nea se recomienda &ue el disco duro sea de al menos 7"00 rpm  debe tener un indoBs server en el computador principal. Aun&ue )onica puede instalarse en computadores simples como Laptops con procesador Atom no es recomendable para utili'arlos como NserverO o computador principal de red debido a &ue tienen una capacidad de procesamiento mu lenta. Iualmente no se recomienda usar indoBs b;sico 8@tarter  6ome b;sico para un computador principal de una red.


22/158

5/24/2018


23


Instalación en un solo computador

La instalación se puede 6acer desde el disco C- &ue 6a ad&uirido ó tambi4n desde el internet. @ia las instrucciones &ue a continuación se indicanD 1.? #render su computador "? Inserte disco ó C- en la lectora de discos de su computador. @i descaró el instalador del internet simplemente 6acer doble clic en dic6o instalador. .? -espu4s de alunos seundos se muestra en pantalla las instrucciones para instalar el prorama. /n caso de &ue no se muestre en pantalla instrucciones ubicar dentro del disco el arc6ivo Kinstaladormonica9.e3e  e!ecutarlo 86acer doble clic en dic6o arc6ivo. (.? /n estas pantallas de instalación se le mostrar; el subdirectorio en el cual desea rabar el prorama Ed. puede si desea especificar un directorio diferente al &ue se 6a pre?establecidoD CDX):>ICA9. @i Ed. desea cancelar la instalación lo puede 6acer presionando el botón de cancelar 8su computador no se vera afectado de ninuna manera. @e recomienda reali'ar una instalación est;ndar es decir con valores pre?establecidos 8lo m;s aconse!able simplemente presionar />/% en cada pantalla &ue se muestra 8ó 6acer clic en AC/#A% ? en inles :2 . 5.? @e debe anotar &ue seGn el tipo de indoBs &ue tena en su computador pueden mostrarse ventanas adicionales de pre?instalación. #or e!emplo si tiene indoBs Vista probablemente se va a mostrar las pantallas de Kpre?re&uisitosK es decir arc6ivos necesarios &ue se deben instalar antes de la instalación del softBare )onica. A veces es necesario instalar un arc6ivo au3iliar llamado *rameBorF .5 el cual puede tomar server un e3tenso de instalación 8t$picamente 10 minutos as$ como pudiera otros proramas de instalación 8@RL "00tiempo %" e3press el cual es otro componente del prorama tomar alrededor de 15 minutos. ,.? Aun&ue el instalador de )onica es sumamente fle3ible  pr;cticamente tiene previsto casi todo tipo de instalación 8e!emploD computadores de " bits de ,( bits indoBs W# Vista indoBs 7 etc. ocasionalmente pudiera encontrarse casos en los cuales su computador no acepta un componente de la instalación de )onica en dic6os casos proceda previamente a reali'ar una instalación manual de los componentes de )onica  lueo retorne a reinstalar el prorama de )onica. 7.? Ena ve' instalada ):>ICA se muestra un mensa!e de correcta instalación. /l prorama se instala en el directorio pre?establecido CDX):>ICA9 8en alunos casos el directorio pre?establecido pudiera ubicarse en otro disco duro por e!emplo -DX):>ICA9 debido a &ue el prorama no encuentra suficiente espacio en el disco duro necesita al menos (00 )= de espacio libre para instalar el prorama. .? Antes de usar el prorama )onica se muestra una pantalla de reistración si )onica detecta internet le muestra una pantalla para &ue inrese el nro. -e licencia 8el cual debe esta incluido en el certificado &ue debe 6aber recibido cuando compró el prorama


23/158

5/24/2018


24

9.? @i desea usar la versión ratuita simplemente inrese el códio &ue se encuentra en dic6a pantalla 8para el e!emplo el nro. de licencia ser$a -5L#975S"). La versión ratuita permite traba!ar todas las opciones del prorama est; diriido a neocios evaluación unipersonales ó neocios los cuales se tiene unde ba!o volumen de emisión de facturas para estudiantes etc... La versiónenratuita no tiene fec6a e3piración. La Gnica limitación es en el nGmero de documentos &ue se pueden inresar al sistema 6asta un m;3imo de 5 documentos por semana pueden ser inresados 85 facturas 5 estimados 5 clientes etc.  es versión monousuario 8no puede usarse en una red de computadores 10.? Ena ve' &ue 6a inresado la licencia correspondiente a est; listo para usar el prorama de neocios )onica a puede comen'ar a inresar información de su neocio en el prorama.


24/158

5/24/2018


25

Indice: Instalación >

.

Instalación en red

Ena red de computadores es un con!unto de computadores &ue est;n comunicados entre s$ a sea mediante medios f$sicos 8cables de cone3ión ó en forma inal;mbrica 8mediante ondas de radio frecuencia usando para ello KroutersO. La venta!a de usar una red de computadores en su neocio es de muc6o beneficio. #or e!emplo Ed. puede colocar varios computadores en el mostrador de su neocio para atención al pGblico  todas ellas esta conectadas al computador central en el cual se tiene almacenado los productos otro computador de la red puede tenerlo en el almac4n el cual puede estar actuali'ando constantemente el inventario de productos &ue vende su empresa. :tro rupo de computadores podr$an estar actuali'ando las cuentas por cobrar 8facturas al cr4dito. odo este flu!o de información puede ser administrado por el softBare de neocios )onica. #ara la instalación de )onica en red puede utili'ar cual&uier tipo de computadores con indoBs 8indoBs W# ? @# ó versiones siuientes. @i es una red de 6asta  computadores puede usar una red simple 8de punto a punto ó Kpeer to peerO. @i tiene ( ó m;s computadores en red por ra'ones de eficiencia  seuridad debe instalar indoBs server 8versión "00 o siuientes en el computador principal 8el computador &ue va almacenar los datos. Ad!unto se muestra un es&uema t$pico de una red en una empresa.

@e recomienda &ue la instalación del softBare sea reali'ado por un e3perto en computación. Las instrucciones para la instalación en red son las siuientesD 1.? Verificar &ue los computadores se encuentren en red. #ara ello inresar en cada uno de los computadores  verificar en el e3plorador de cada e&uipo &ue se muestren los $conos con los nombres de los computadores  su respectivo disco ó folder compartido en el computador principal. @i no se puede visuali'ar el rupo de computadores de la red en cada computador debe comunicarse con el t4cnico &ue instaló los computadores  resolver este inconveniente antes de seuir al siuiente punto. ".? Instalar en cada uno de los computadores de la red el softBare de neocios )onica. %ecomendable utili'ar las opciones pre?determinadas de instalación 8se instala en el disco local de cada computador. @e debe instalar en el computador principal como en las estaciones .? /n el computador principal e!ecutar el prorama )onica  activar la licencia de red &ue debe 6aber


25/158

5/24/2018


26

recibido al comprar el prorama. (.? /n el computador principal activar el softBare &ue permite compartir la base de datos @RL en la red 8ver video e3plicativo as$ como reconfiurar el KfireBallK para permitir acceso a las estaciones. 5.? /n cada estación cambiar 8ó crear un acceso directo al prorama )onica.e3e &ue debe encontrarse en el folder del disco principal 8ver video e3plicativo

Video en BebD confiurar en red


26/158

5/24/2018


27


Actuali"ación de #ersiones pre#ias

@i tiene datos de la versión anterior puede trasladarlos a )onica 9. -ebe anotarse &ue para transferir su información )onica 9 >: debe tener información previa. /s decir &ue si 6a inresado alGn dato 8una factura un cliente una compra etc. la nueva versión a no puede recibir datos de la versión anterior en otras palabras )onica debe tener los arc6ivos vacios a fin de poder transferir datos de la versión previa. #ara transferir datos de una versión anterior seuir las siuientes instruccionesD 1.? AseGrese &ue nadie m;s est4 usando el prorama )onica por e!emplo si el prorama est; en red ninuna otra estación debe estar usando el prorama. anto la versión anterior como la nueva versión. ".? /n la versión anterior e!ecutar la opción de )onicaYZpar;metrosYZc6e&uear arc6ivosYZiniciar no es necesario marcar las opciones adicionales &ue all$ se muestran. Ena ve' &ue termina el c6e&ueo de arc6ivos cerrar el prorama. .? /n la nueva versión ir a la opción )onicaYZpar;metrosYZversión previa  en dic6a pantalla seleccionar la versión de la cual &uiere trasladar sus datos. @olamente puede trasladar información de la versión  ó la versión .5.donde As$ como el de directorio en el en cual encuentran datos a8por e!emplo cDXmonica5. #ara saber est;ntambi4n los datos su empresa la se versión anteriorlos inresar )onicaYZpar;metros  en esta pantalla se muestra el directorio de los datos 8e!emplo cDXmonicaXemp10"0 (.? Ena ve' &ue 6a especificado la versión 8)onica  ó )onica .5 as$ como el directorio de sus datos presionar el botón de Kiniciar procesoK despu4s de alunos seundos debe mostrarse la barra de avance. -ependiendo de la cantidad de información  la velocidad de su computador el proceso de transferencia de datos puede demorarse desde alunos seundos 6asta varios minutos. >ota.? -ebido a &ue en esta versión se 6an reali'ado cambios estructurales mu randes con respecto a las versiones anteriores solamente es posible transferir los clientes los proveedores la lista de productos  la tabla contable 8plan de cuentas. -espu4s &ue 6a finali'ado la transferencia de sus datos a puede proceder a usar el softBare )onica 8crear facturas compras productos etc.


27/158

5/24/2018


28

Índice: Monica > Facturación >

Introducción a la $acturación

Ena factura en eneral se refiere a un documento de compra?venta de mercader$a en alunos pa$ses se refiere como ticFet de venta recibo factura cambiaria de compra?venta etc. /s el documento &ue se entrea al cliente  en muc6os pa$ses tiene valide' leal por lo tanto su uso  diseo esta normado por las oficinas de impuestos de cada pa$s. /ste módulo le permite reali'ar las facturas pr;cticamente a cual&uier formato &ue se re&uiere en su pa$s. #or e!emplo puede reali'ar facturas con impuesto sin impuesto aplicar el impuesto a un producto ó a varios diferentes impuestos para diferentes productos. As$ mismo puede averiuar f;cilmente el precio de un producto para un cliente en particular ó la estad$stica de ventas. Iualmente puede definir 6asta tres diferentes tipos de facturas. #or e!emplo en #erG se utili'a la factura  la boleta en Arentina facturas tipo A = C. /n el @alvador la factura de cr4dito fiscal  boleta de venta. Cada una de estas facturas puede tener un formato  forma de facturar &ue difieren. Con )onica se pueden establecer estos tipos de formatos  procedimientos de paos 8pueden diferir inclusive en diferentes impuestos. #ara un procedimiento detallado acerca de cómo definir estos tipos de formatos vea la opción de par;metros. /n este cap$tulo se muestra los procedimientos para crear facturas modificarlas  eliminarlas tambi4n puede reali'ar devoluciones facturas en lotes  reportes varios. Cuando reali'a una factura 4sta es autom;ticamente actuali'ada en el inventario  en el módulo de cuentas por cobrar. As$ mismo el movimiento de los productos se reistran en el Farde3  &uedan actuali'adas las cantidades disponibles en almac4n. ambi4n tiene la posibilidad de emitir autom;ticamente el respectivo asiento contable si lo desea. Cuando Ed. inresa al módulo de facturación se muestra la lista de facturas emitidas. -esde esta pantalla Ed. puede reali'ar las funciones de crear modificar eliminar etc. las diferentes facturas.


28/158

5/24/2018


29


Crear una $actura

Eno de los documentos m;s importantes en un neocio es la factura 8&ui';s el m;s importante. La factura es el documento de compra?venta entre la empresa  su cliente. )onica 6a puesto especial 4nfasis en la elaboración de una factura. La cual es sencilla de reali'ar pero al mismo tiempo le proporciona una amplitud de opciones &ue permite tener pr;cticamente cual&uier tipo de factura. Ad!unto se muestra el video correspondiente a la creación de una factura. -el menG principal presionar *acturas lueo se muestra la pantalla eneral de facturas de all$ presionar el botón de crear despu4s de alunos seundos se muestra la pantalla para crear las facturas. /n esta pantalla se muestran los diferentes campos los cuales deben ser completados a fin de salvar en el disco de su computador la factura en pantalla. #ara saltar de campo en campo puede utili'ar la tecla de />/% ó el tabulador. #ara una me!or e3plicación vea el video de como inresar ó modificar una factura.

Video en BebD Crear una factura


29/158

5/24/2018


30


Anular una $actura

-e la pantalla del menG de facturación seleccionar el botón de eliminar. Lueo inresar el >ro. de la factura 8se muestra un nGmero &ue previamente puede ser seleccionado mediante el ratón. #resionar aceptar dedespu4s se muestra una desiconfirmación la eliminación. @econtable debe anotar &ue la eliminación una factura no puede serpantalla reali'ada se encuentrapara dentro de un per$odo &ue 6a sido cerrado. As$ mismo ver la sección de reportes para tener una relación de facturas eliminadas es decir si por e!emplo Ed. eliminó una factura  desea saber despu4s de alGn tiempo &ue facturas 6an sido eliminadas del sistema entonces inresar a la sección de reportes para obtener una relación de facturas &ue 6an sido eliminadas. @i el módulo de facturación est; conectado al módulo de contabilidad el asiento contable asociado a dic6a factura es autom;ticamente eliminado. Las facturas eliminadas a no se muestran en listado de facturas a menos &ue tena activado la opción de poder ver facturas anuladas. /n alunas confiuraciones la factura no puede ser anulada. #or e!emplo si tiene impresora fiscal la factura no puede ser anulada ni modificada.


30/158

5/24/2018


31


%e#oluciones del cliente

Cuando un cliente &uiere reali'ar una devolución de un producto por aluna ra'ónD producto daado producto incompleto etc. entonces Ed. puede reali'ar una devolución de mercader$a. #ara ello simplemente 6acer un clic sobre la pestaa de Devoluciones en la pantalla eneral de la facturación. -espu4s de alunos seundos se muestra la pantalla con la lista de devoluciones. /l procedimiento para crear modificar +o eliminar una devolución es similar a reali'ar una factura por ello si Ed. sabe cómo reali'ar una factura entonces no va a tener ninGn problema al mane!ar una devolución. Cuando se reali'a una devolución esta se reistra en la sección de cuentas por cobrar como un cr4dito. @i se le 6a asinado un pao entonces se reistra un pao tambi4n en las cuentas por cobrar 8como un d4bito. Iualmente sobre estas devoluciones Ed. puede reali'ar anotaciones por cada devolución ordenarlas de acuerdo a las fec6as de emisión por cliente por t4rminos etc. As$ mismo los productos &ue se retornan al inventario &uedan reistrados en el Farde3. Ena devolución puede ser aplicada a una factura. #or e!emplo si el cliente retorna alGn producto Ed. enera la devolución  despu4s le puede indicar al cliente &ue dic6a devolución se aplica a una futura compra. Cuando reali'a la factura para ese cliente presione el botón de paos previos  se debe mostrar el monto de dic6a devolución 8siempre decir no se le devolvió dinero&ue en la la devolución devolución 6aa este aun abierta  se 6aa creado con NpaoO cero es


31/158

5/24/2018


32


&acturas en lote

/sta opción le permite emitir autom;ticamente un rupo de facturas similares. #or e!emplo si su empresa tiene &ue facturar cada fin de mes por servicio de mantenimiento de e&uipos de oficina por la misma cantidad a un rupo de clientes  siempre por la misma cantidad entonces esta opción es ideal. /l proceso para reali'ar una facturación es el steD Definir una Factura Gral.? Ed. debe definir una factura base en la sección de facturas modelo. /ste documento contiene el modelo eneral de la factura &ue se va a emitir a cada cliente.

Adicionar un cliente.? Le permite incluir un cliente en el rupo al cual se le emitir; las facturas. /specificar el códio ó presionar la tecla buscar para ubicar el cliente de la lista eneral de clientes. Eliminar un cliente.? Le permite eliminar un cliente del rupo de clientes por e!emplo cuando el cliente 6a de!ado de utili'ar el servicio entonces utili'ar esta opción para eliminarlo del rupo. Ver grupo.? Le permite ver en pantalla u obtener un listado de los clientes a los cuales se les va emitir las facturas. Los clientes &ue se muestran marcados con un asterisco [\] son los &ue pertenecen al rupo a los cuales se emite la factura. Iniciar proceso.? Cuando se 6a definido la factura  el rupo de clientes entonces presionar este botón en el cual se le muestra una ventana solicitando si e3iste a un pao por adelantado  la fec6a &ue debe mostrarse en las facturas. /l proceso de facturación por lotes puede tomar alunos seundos ó varias 6oras dependiendo de la cantidad de clientes a los cuales tiene &ue emitir esta factura.


32/158

5/24/2018


33


Enlace a la contabilidad

/l modulo de facturación esta enla'ado con la contabilidad de tal manera &ue al emitir una factura autom;ticamente emite su correspondiente asiento contable. /s necesario sin embaro definir e3actamente de &u4 manera se va a enerar el asiento contable. /s decir &ue cuentas contables ser;n afectadas al reali'ar una factura. #or e!emplo si Ed. est; usando el almac4n entonces al vender un producto el inventario &ueda afectado. @i est; recibiendo dinero en la facturación &ui';s desee afectar la cuenta de ca!a eneral 8ó ca!a c6ica como le conoce contablemente en alunos pa$ses. #ara definir el enlace a la contabilidad debe definir el asiento contable autom;tico. #ara ello vea la sección de Cuentas de enlace en el cap$tulo de Contabilidad Ena ve' &ue 6a definido el enlace contable entre la facturación  la contabilidad solamente tiene &ue emitir la respectiva factura. )onica se encara autom;ticamente de enerar el asiento respectivo. Iualmente si modifica la factura el asiento contable tambi4n refle!a este cambio. #or e!emplo si reali'a una factura  unos minutos despu4s 8o dias despu4s tiene &ue aumentar alunos productos adicionales a la factura la adición de dic6os productos se refle!a en el asiento asociado para esta factura. Asimismo si elimina una factura el asiento respectivo tambi4n es eliminado de los libros contables.


33/158

5/24/2018


34

Índice: Monica > Inventario >

Introducción al in#entario

/sta opción le permite mane!ar todo lo relativo a los productos del inventarioD Crear nuevos productos modificarlos eliminarlos crear coti'aciones órdenes de compra devoluciones al proveedor mane!ar el Farde3 etc. -e la pantalla principal de ):>ICA 6acer un clic en Inventario el cual despu4s de alunos seundos le muestra la pantalla eneral del inventario. -esde esta pantalla Ed. puede crear nuevos productos a ser inresados al inventario modificarlos cambiar precios etc. ambi4n puede ordenar los productos por cateor$a por suplidor etc. simplemente 6acer un clic en la flec6a &ue est; situada !unto a seleccione orden. As$ mismo tambi4n puede mane!ar el Farde3 del producto reali'ar coti'aciones órdenes de compras para sus suplidores  reportes varios.


34/158

5/24/2018


35

Índice: Monica > Inventario > Productos >

Crear un producto

Etili'ar esta opción para crear un nuevo art$culo ó producto. Los productos se usan para reali'ar la facturación. ambi4n puede crear el art$culo cuando est; reali'ando una factura un estimado una orden de compra una coti'ación. Ver el siuiente video de la ebD

Video de como crear un producto


35/158

5/24/2018


36


Modi$icar'eliminar un producto

#ara modificar un producto del inventario de la pantalla eneral del inventario presionar Modifica  lueo inresar el códio del producto 8tambi4n puede 6acer un clic sobre el producto a modificar  lueo presionar )odifica. Lueo se muestra una pantalla para reali'ar la correspondiente modificación. @e pueden modificar todos los campos e3cepto el costo  la cantidad en almac4n. #or e!emplo si desea cambiar la descripción simplemente mover el cursor a este campo  reali'ar el cambio deseado. Ed. puede cambiar por e!emplo nuevos precios un proveedor diferente una nueva imaen códios contables &ue 6an sido cambiados etc. Asimismo si desea eliminar un producto del inventario iualmente debe presionar el botón de Eliminar . @in embaro la eliminación de un producto solamente se puede dar si no e3isten productos en el almac4n es decir se tiene un inventario cero para dic6o producto. @i desea eliminar dic6o producto del almac4n aun teniendo productos debe ir a la función de 2arde3  retirar las unidades correspondientes eliminar el producto del inventario.del producto 6asta tener cero productos  solamente despu4s se puede Cuando elimina un producto se muestra la pantalla de dic6o producto  si est; de acuerdo en eliminarlo presionar KAceptarO  le pide confirmación de su selección. -espu4s de eliminar un producto a no puede volver a usarlo. @i lo desea usar tiene &ue reinresarlo nuevamente.


36/158

5/24/2018


37


cambiar precios de compra

En producto en el inventario tiene un precio de compra 8precio al cual su neocio ad&uiere el producto de su proveedor  un precio de venta el cual es el precio al cual su neocio le vende al cliente. :bviamente el precio de venta a su cliente tiene &ue ser maor al precio al cual Ed. compra a su suplidor a fin de &ue tena un maren de anancia. /l precio de compra de un producto puede depender del suplidor al cual esta solicit;ndole coti'aciones. )u a menudo Ed. puede recibir listas de precios de su proveedor indic;ndole &ue sus precios 6an sido variados. Ed. puede inresar la lista de precios de su suplidor de tal manera &ue cuando 6aa una orden de compra o una coti'ación siempre tena actuali'ado el correcto precio de ventas. As$ mismo Ed. puede elaborar listas de precios para diferentes clientes. #or e!emplo Ed. puede tener una lista de precios para el cliente A=C el cual es un buen cliente  por lo tanto tiene una lista de precios de sus productos &ue puede ser diferente para el cliente WM^.

Generar lista de precios para su cliente #ara enerar una lista de precios debe diriirse al modulo de inventario en la pestaa I>V/>A%I: en la parte inferior encuentra el botón de ):-I*ICA% #%/CI:@  lueo escoe pestaa #%/CI:@ #:% CLI/>/. /n ese modulo busca el nombre de su cliente le aparecer;n todos los productos sino desea &ue le aparecen todos puede filtrar esta información en #%:-EC:@ #:%D Códio descripción rano etc.  le da clic en ):@%A%. A6$ podr; modificar los precios de manera manual en la columna #%/CI: CL/. el precio 1 no se puede modificar por&ue es referencial de como lo inreso en su inventario. Ena ve' &ue 6aa 6ec6o los cambios en el precio da clic en AC/#A% puede enviar esa lista a su cliente ener;ndola en LI@A -/ #%/CI:@. /3isten casos en los cuales Ed. &uiere copiar los mismos precios de otro cliente lo puede 6acer en la opción C:#IA% LI@A -/ a6$ inresa el nombre del cliente referencial &ue va a copiar.

Ingresar una lista de precios del suplidor )uc6as veces es importante tener en el sistema la lista de precios de nuestros suplidores para poder elaborar una orden de compra de esta forma a6orramos tiempo  es mas f;cil la elaboración de este pedido. :tra forma es cambiando el precio cuando elaboramos la orden de compra. #ara inresar una lista de precios nos diriimos al modulo de inventario en la pestaa :%:@ en ese modulo escoemos LI@A #%/C. -I@. =uscamos el códio del suplidor aparecer;n los productos &ue nos venda si lo 6emos inresado anteriormente cuando creamos el producto  seleccionamos a este proveedor caso contrario adicionamos productos con los precios dados una ve' terminada la lista de nuestro proveedor le damos clic en AC/#A%. Ena ve' cambiado los precios se uarda la información  se refle!a cuando 6aa una nueva orden de compra en las antiuas órdenes no se modifican estos precios.


37/158

5/24/2018


38


Mo#imiento entre bodegas

Los movimientos de bodea sirven para transferir productos entre bodeas asumiendo &ue tena varias bodeas o almacenes. #ara esto debe primero definir las bodeas en su neocio  se reali'a de la siuiente formaD #A%A)/%:@??ZA=LA@??ZI>V/>A%I:??Z=:-/. A&u$ usted inresa la cantidad de bodeas &ue mane!a en su8s neocio8s puede ser &ue tena una bodea principal  una bodea secundaria o m;s. #ara transferir productos debe inresar al modulo de I>V/>A%I: inresa a la pestaa de inventario da clic en el botón inferior de %A>@*/%I% a&u$ le aparecer; toda la lista de productos  si desea especificar &ue producto va a transferir lo puede filtrar por Códio o por -escripción. #ara e3plicarle de me!or manera vamos a utili'ar como e!emplo los nombres bodega Principal (para la principal)  sucursal 1 (para la secundaria). @i &ueremos transferir productos de la bodea principal a la secundaria tenemos &ue considerar el :AL de productos &ue tenemos en ella 8como se muestra en la pantalla ad!unta. @i tenemos de =:%%A-:% &ue estaban en unsecundaria principio ensimplemente la bodea principal de esta misma vamos(0a unidades sacar 15 unidades para trasladarla a la bodea debemos modificar manualmente las cantidades en ambas columnas para &ue sumadas cuadre con la columna :AL. /sta transferencia no solo se puede 6acer entre dos bodeas sino con K>K cantidad de bodeas ó almacenes &ue se tena considerando &ue si saca de una bodea para incrementarla en la otra esta resta  suma debe 6acerse manualmente.


38/158

5/24/2018


39

Índice: Monica > Inventario > Productos > Etiquetas >

Creación de Eti!ueta

/ste procedimiento le permite imprimir una variedad de eti&uetas para sus productos del inventario. #uede usar las &ue est;n pre?definidas ó tambi4n puede crear sus propias eti&uetas. La facilidad de imprimir eti&uetas es &ue se puede mane!ar m;s eficiente los productos de su almac4n. #or e!emplo Ed. puede crear eti&uetas de todos los productos &ue inresan a su almac4n despu4s al momento de facturarlo simplemente se puede fi!ar en el códio del producto  tripearlo en la pantalla de facturación  autom;ticamente tendr; el precio definido. @i est; usando una pistola lectora de barras sus eti&uetas 6an sido impresas con códio de barras_ entonces la labor de facturación es mu simple de reali'ar 8mu similar a la &ue se reali'a en un ran supermercado en la cual el producto es autom;ticamente le$do por un lector de códio de barras pero estacionario. Las eti&uetas pueden imprimirse en casi cual&uier tipo de impresora. @e recomienda usar impresoras laser ó impresoras de inección de tinta. Ested tambi4n puede usar una impresora matricial 8ó de martillo las &ue traen el papel perforado pero la calidad de impresión del códio de barras >: ser; mu buena  probablemente el lector de barras tendr; muc6a dificultad en reconocer  leer el producto. #ara crear una eti&ueta dir$!ase al modulo de INVENTARIO al botón de ETIQUETAS inresamos a ese módulo  nos aparecer; la siuiente imaen &ue ad!unto.

A&u$ puede eleir una eti&ueta preestablecida de la lista aadir modificar ó eliminar una eti&ueta. @i escoe una eti&ueta de la lista en la parte inferior aparecer; las caracter$sticas comoD medidas tipo de impresora  papel &ue se recomienda usar 8como se muestra en la pantalla ad!unta.


39/158

5/24/2018


40

@i desea aadir una nueva eti&ueta le aparecer; el siuiente cuadroD

A&u$ puede personali'ar su eti&ueta. Le recomendamos >: modificar  utili'ar los valores predefinidos &ue se encuentran en esta opción como sonD sistema barra altura barra espacio entre barras  anc6o barras. /l siuiente paso es EE!IR PRO"U#TOS &ue puede ser la opción de uno o $arios ar%&culos ó un grupo de ar%&culos 8como se muestra en la pantalla ad!unta. Ed. puede escoer sus productos de su lista o crear de manera sencilla un art$culo nuevo donde dice ETIQUETAS coloca la cantidad de eti&uetas &ue desea imprimir en co'en%ario de la e%iue%a si desea puede modificarlo  el precio de iual manera.

40/158

5/24/2018


41

#or Gltimo una ve' seleccionado los productos  las cantidades de eti&uetas &ue desea imprimir se dirie a ETIQUETAS A IPRIIR   a6$ puede cambiar de impresora o imprimir una eti&ueta de prueba.


41/158

5/24/2018


42

Índice: Monica > Inventario > Compras al proveedor >

Creación de una compra

Etili'ar esta sección para ordenar compras a sus suplidores. #ara inresar a esta opción en el menG principal ir a INVENTARIO esco!a 8ver la pestaa de #OPRAS  en este módulo escoe la opción #REAR para elaborar una orden de compra fiura ad!unta.

/laborar una orden de compra es tan sencillo como crear una factura primero selecciona a su proveedor completa el resto de información de la cabecera comoD Vendedor t4rminos de la compra 8efectivo+cr4dito  si el proveedor nos emitió una factura se coloca el nGmero de la est; en el campo *A#T. PROVEE". Lueo llenamos el cuerpo donde dice8en códio producto en donde dice se en coloca va a la bodea principal o secundaria caso escoemos de tenerloellas cantidades precio  bodea descuento casosi de 6aberlo. /n la parte inferior de la compra donde esta el recuadro en blanco usted tiene la posibilidad de arear una foto del producto. #or Gltimo Ed. puede escoer si desea &ue autom;ticamente se enere el pao en la cuentas por paar a este proveedor d;ndole un HclicH donde dice INE"IATAENTE ó_ si desea espera a &ue el producto lleue  le da clic a A RE#I+IR PRO"U#TOS una ve' finali'ado le da clic en A#EPTAR  la orden a est; creada. /n la parte derec6a tenemos una serie de botones &ue nos audar;n a la elaboración de esta orden como sonD

CREAR PRODUCTO: Con

esta opción Ed. puede crear un producto de manera r;pida.


42/158

5/24/2018


43 VER PRODUCTO: A&u$

podr; revisar sus productos sobre todo si mane!a diferentes precios. podr; aplicar descuentos a los productos. VER PROVEEDOR: Aparecer;n todos los datos de su proveedor. INSERTAR LINEA: Le permite aadir l$neas a su orden. ELIMINAR LINEA: Le permite borrar l$neas de su orden. LISTA DE PRODUCTOS: Con esta opción le aparecer; toda la lista de sus productos. DESCUENTO: A&u$

LISTAR BODEGAS: Le

o eliminar.

permite ver sus bodeas  dentro de esta opción tambi4n las puede crear modificar

COMENTARIO: #uede RETENCIONES: Le

arear comentarios sobre sus productos o su orden en eneral. permite colocar el porcenta!e &ue le va a retener a su proveedor como impuesto.

#ara maores detalles puede revisar el video &ue tenemos disponible en el internetD

/laboración de una compra


43/158

5/24/2018


44


ecibir una Compra

/sta opción se utili'a para dar entrada a sus productos en el inventario sin necesidad de escribir nuevamente los productos en 4l.

Cuando Ed. reali'a una orden de compra al suplidor+proveedor  4ste le env$a despu4s de alunos d$as la mercader$a solicitada es entonces cuando debe usar el botón deD recibir mercader$a 8ver cuadro ad!unto.

-amos clic en RE#I+IR  nos aparecer; la siuiente pantallaD

A&u$ tenemos la opción de colocar el numero de factura de nuestro proveedor a!ustar los precios de venta


44/158

5/24/2018


45

seGn nuestros costos 8/l prorama calcula autom;ticamente esto de acuerdo a nuestro porcenta!e de anancia ó simplemente no 6acer ninGn a!uste. @i le presionamos clic en A#EPTAR, autom;ticamente se cararan estos productos a nuestro inventario  a los saldos a las cuentas por paar sólo en caso de 6aber escoido la opción de &ue se eneren cuando recibimos el producto.


45/158

5/24/2018


46


Pago de una compra

/n este módulo Ed. reali'a los paos a sus proveedores. /n el menG principal de )onica inresamos a #UENTAS POR PA!AR 8ver imaen ad!unta.

#ara reali'ar un pao nos diriimos a la pestaa +AAN#E PROVEE"OR  en #O"I!O PROVEE"OR seleccionamos al proveedor &ue le vamos a cancelar , una ve' &ue lo 6emos escoido le damos clic en el botón de #ARTERA PROV. 8&ue se encuentra en la parte inferior derec6a. M nos aparecer; la siuiente pantalla 8ver imaen ad!unta.

A&u$ aparecen todas las facturas adeudadas a este suplidor para reali'ar un pao simplemente escoemos en la parte inferior el botón &ue dice PA!OS  lueo reistramos el valor a cancelar 8ver imaen ad!unta.


46/158

5/24/2018


47

/n este mismo módulo adem;s de 6acer paos Ed. podr; enerar documentos comoD

Notas de crédito: Valores a favor de su proveedor. Notas de débito: Valores &ue su proveedor le tiene &ue cancelar. Modificar documentos: #uede modificar notas de cr4dito d4bito paos etc. evertir: alGn documento o pao. Anular: Cual&uier documento Ver Documentos: Le muestra los documentos &ue enero. Imprimir Doc: Le permite imprimir documentos o enerarlos en arc6ivos #-*. Internet: Le permite enviar por correo electrónico los documentos enerados en este módulo. Escanear: #uede escanear aluna imaen asociada a cual&uier documento. Aplicar Deb: A&u$ reali'a los cruces de notas de cr4dito con facturas o notas de d4bito.

ambi4n podemos 6acer paos totales o parciales de las facturas de nuestros suplidores si es un pao total donde dice A=:>:@ #/@:@ 8ver imaen de arriba presionamos *"  autom;ticamente toma el valor total de la factura  si es parcial simplemente en esedelmismo coloca el monto &ue escoer va abonar. el %/CI=: -/ /<%/@: escribimos una descripción pao campo el monto tambi4n podemos si el/n pao es efectivo con tar!eta con c6e&ue u otros. Ena ve' terminado el pao le damos clic en AC/#A% si el pao fue 6ec6o con dinero la cuenta corriente autom;ticamente se enera el c6e&ue  esto Ed. lo puede revisar en CE/>A@ C:%%I/>/@ donde podr; imprimir f;cilmente el c6e&ue enerado para este pao. 8ver imaen ad!unta.


47/158

5/24/2018


48

:tra manera sencilla de 6acer un pao es en mismo módulo donde se eneran las órdenes de compra Ed. escoe la factura &ue va a cancelar  en la parte inferior selecciona el botón #A
Pagar una Orden de Compra, ver el siguiente video


48/158

5/24/2018


49

Índice: Monica > Inventario > Cotizaciones al proveedor >

Crear una coti"ación

/sta opción le permite reali'ar re&uerimientos a su suplidor para &ue le estimen precios sobre mercader$as &ue intenta comprar. Ena coti'ación no afecta ni al inventario ni las cuentas paar o cobrar  no enera asientos contables. As$ mismo las coti'aciones pueden ser duplicadas modificadas o eliminadas. ambi4n pueden ser convertidas autom;ticamente en órdenes de compra. La diferencia con una orden de compra es &ue 4sta Gltima es una confirmación de la compra de los $tems adem;s la orden de compra afecta los módulos de inventario  cuentas por paar. #ara reali'ar una coti'ación del menG principal del )onica vamos a INVENTARIO a6$ seleccionamos la pestaa de #OTI-A#ION  #REAR . Inresamos la información 8ver imaen ad!unta comoD Códio del proveedor vendedor t4rminos. /n la descripción inresamos los $tems &ue vamos a solicitar la cantidad el precio descuento en caso de 6aberlo.

/n la parte inferior de la coti'ación donde est; el recuadro en blanco usted tiene la posibilidad de arear una foto del producto. /n la parte derec6a tenemos una serie de botones &ue nos audar;n a la elaboración de la coti'ación como sonD CREAR PRODUCTO: Con VER PRODUCTO: A&u$

esta opción Ed. puede crear un producto de manera r;pida. podr; revisar sus productos sobre todo si mane!a diferentes precios.

DESCUENTO: A&u$ podr; aplicar descuentos a los productos. VER PROVEEDOR: Aparecer;n todos los datos de su proveedor. INSERTAR LINEA: Le

permite aadir l$neas a su orden.


49/158

5/24/2018


50

Le permite borrar l$neas de su orden. esta opción le aparecer; toda la lista de sus productos. LISTAR BODEGAS: Le permite ver sus bodeas  dentro de esta opción tambi4n las puede crear modificar o eliminar. COMENTARIO: #uede arear comentarios sobre sus productos o su orden en eneral. ELIMINAR LINEA:

LISTA DE PRODUCTOS: Con


50/158

5/24/2018


51

Índice: Monica > Inventario > Cotizaciones al proveedor >

Modi$icar coti"aciones

#ara modificar una coti'ación de la lista de coti'aciones 8ver imaen ad!unta simplemente selecciona la coti'ación  presiona el botón O"I*I#AR . /l procedimiento de modificar es mu similar a crear una coti'ación si por e!emplo Ed. desea eliminar un producto de la coti'ación simplemente presiona el botón eliminar as$ mismo si desea adicionar un comentario presiona el botón de comentario  aade el comentario a su coti'ación. #ara eliminar una coti'ación de la lista de coti'aciones selecciona la coti'ación 86aciendo un clic sobre dic6a lista por su puesto puede usar opciones de clasificar porD fec6a por suplidor etc. para facilitar la ubicación si tiene un ran nGmero de coti'aciones  presiona el botón de EIINAR .


51/158

5/24/2018


52

Índice: Monica > Inventario > arde! >

(ardex

/l 2arde3 sirve para mantener un control de los $tems &ue entran  salen del almac4n )onica mantiene un control por cada uno de los productos &ue se inresan al inventario. Cada ve' &ue se inresa un nuevo art$culo al inventario )onica autom;ticamente abre un nuevo reistro para ese producto es decir_ no es necesario reali'ar ninGn tipo de procedimiento por parte del usuario. #ara inresar a ver el 2arde3 para un producto simplemente escoe el producto  le da clic en VER AR"E/ 8ver imaen ad!unta. Ed. puede recibir productos retirar modificar eliminar enerar reportes.

Ingreso al Kardex, ver el siguiente video


52/158

5/24/2018


53

Índice: Monica > Cuentas por Cobrar >

Introducción cuentas por cobrar

/sta sección tambi4n es conocida como CA%/%A este módulo le permite llevar un control de las ventas a cr4dito paos d4bito  cr4dito &ue tiene con sus clientes. #ara inresar a esta sección simplemente del menG principal del )onica inrese a cuentas por cobrar 8ver imaen ad!unta. Las cuentas por cobrar reistran los documentos de las ventas es decir paos de los clientes por e!emplo cuando Ed. crea una factura se reistra un documento &ue representa esta venta 8cada documento tiene un numero asinado por )onica si tiene un pao asinado a esta factura entonces se enera un documento en Ctas. #or cobrar.


53/158

5/24/2018


54


egistrar pago de cliente

#ara reistrar un pao de cliente inresamos al modulo de CE/>A@ #:% C:=%A% en C:-I<: CLI/>/ busca el nombre de su cliente.

Ena ve' seleccionado el cliente le damos clic en Cartera Clte. 8Rue se encuentra en la parte inferior derec6a.  nos aparecer; la siuiente pantalla 8ver imaen ad!unta


54/158

5/24/2018


55

A&u$ aparecen todas las facturas de este cliente para reali'ar un pao simplemente escoemos en la parte inferior el botón &ue dice ASI!NA PA!OS  lueo reistramos el valor a cancelar 8ver imaen ad!unta. /n este mismo módulo adem;s de 6acer cobros Ed. podr; enerar documentos comoD Valores&ue a favor de su cliente. Notas su cliente le tiene &ue cancelar. Notas de de crédito: débito: Valores Modificar documentos: #uede modificar notas de cr4dito d4bito paos etc. evertir: alGn documento o pao. Anular: Cual&uier documento Ver Documentos: Le muestra los documentos &ue enero. Imprimir Doc: Le permite imprimir documentos o enerarlos en arc6ivos #-*. Internet: Le permite enviar por correo electrónico los documentos enerados en este módulo. Escanear: #uede escanear aluna imaen asociada a cual&uier documento. Aplicar Deb: A&u$ reali'a los cruces de notas de cr4dito con facturas o notas de d4bito.


55/158

5/24/2018


56

A&u$ podemos 6acer cobros totales o parciales de las facturas de nuestros clientes si es un cobro total donde dice A=:>:@ 8ver imaen de presionamos  autom;ticamente el valor/n total de la factura  si es#/@:@ parcial simplemente enarriba ese mismo campo*" coloca el monto &ue toma va abonar. el %/CI=: -/ I><%/@: escribimos una descripción del cobro  el monto tambi4n podemos escoer si el cobro es en efectivo con tar!eta con c6e&ue depósito a nuestra cuenta corriente u otros. Ena ve' terminado el cobro le damos clic en AC/#A%.


56/158

5/24/2018


57


Crear un d)bito o un cr)dito

#ara crear un d4bito o un cr4dito nos diriimos a #UENTAS POR #O+RAR  seleccionamos al cliente por el códio o de la lista escoemos #UENTA #TE . M nos aparecer; el siuiente módulo 8ver pantalla ad!unta

!"DI#$: Las notas de cr4dito son valores a favor de nuestros cliente para crear un cr4dito seleccionamos el botón de #R0"ITO 8ver pantalla ad!unta

Llenamos los campos tales comoD :bservación descripción monto  fec6a tambi4n podemos V/% los d4bitos disponibles para reali'ar cruces. 8Ver pantalla ad!unta nosotros a&u$ podemos cubrir los d4bitos &ue


57/158

5/24/2018


58

tenemos al final nos dar; el saldo &ue nos &ueda en esa nota de cr4dito  lueo damos clic en AC/#A%.

D"%I#$: Las notas de d4bito son valores &ue nuestros cliente nos deben cancelar para crear un d4bito seleccionamos el botón "0+ITO 8ver pantalla ad!unta

Llenamos los campos tales comoD :bservación descripción monto  fec6a tambi4n podemos V/% los cr4ditos disponibles para reali'ar cruces de la misma forma como se 6i'o con la nota de cr4dito.


58/158

5/24/2018


59


Cómo modi$icar* re#ertir o anular un documento

#ara modificar un documento revertirlo o anularlo seleccionamos los botones correspondientes 8ver pantalla ad!unta

#ara revertir un documento primero seleccionamos documento damos &ue clic en %/V/%I% es importante aclarar &ue los documentos &ue se puedenelrevertir son a&uellos aGnelsebotón encuentren abiertos cuando decimos revertir sinifica &ue vamos a eliminar los cruces &ue se 6aan 6ec6o con estos documentos. Ena ve' seleccionados damos clic en AC/#A%. 8Ver imaen ad!unta.

#ara modificar documento primero seleccionamos documento  damos en ):-I*ICA% a&u$ podemos 6acerun modificaciones como por e!emploD un el detalle importante &ue clic no 6aamos escrito en la descripción o si de pronto escribimos mal el monto de un nota de d4bito. 8Ver imaen ad!unta. /s


59/158

5/24/2018


60

importante aclara &ue estas modificaciones se pueden reali'ar siempre  cuando no 6aan utili'ado este documento para ninGn cruce sino 6abr$a &ue primero reversarlo.

#ara anular un documento primero seleccionamos el documento  damos clic en damos clic en A>ELA% a&u$ escribimos un referencia o un motivo de anulación 8ver imaen ad!unta  damos clic en AC/#A%.


60/158

5/24/2018


61


Estados de cuenta

#ara enerar un estado de cuenta a un cliente inresamos a cuentas por cobrar seleccionamos a nuestro cliente  damos clic en el botón ):@%A% /@A-: -/ CA 8ver imaen ad!unta

A&u$ nos mostrar; todos los movimientos de la cuenta del cliente 8ver imaen ad!unta  se puede imprimir dando clic en el botón I)#%I)I% a6$ mismo Ed. lo puede ver en vista previa  enerarlo como arc6ivo de /3cel ord o #-*. /n el botón V/% -:CE)/>: puede revisar cada uno de los documentos del estado de cuenta como por e!emploD notas de cr4dito d4bito paos o facturas.


61/158

5/24/2018


62


eportes Varios

)onica 9 le permite enerar un ran cantidad de reportes en sus cuentas por cobrar para poder acceder a estos inresamos a cuentas por cobrar  seleccionamos la pestaa de %/#:%/ 8ver imaen ad!unta

&rograma de cobros: como su nombre lo dice a&u$ Ed. podr; proramar sus cobros a sea de manera diaria semanal mensual etc. 8ver imaen ad!unta Ed. puede listar la información por cliente o vendedor define un rano si desea &ue le apare'can todos los clientes o todos los vendedores selecciona -/*I>I-: #:% %A><: donde dice I>ICIA% />D coloca el 1  donde dice SA@AD coloca la ^ lueo selecciona el periodo  da clic en AC/#A% le aparecer;n las opciones de imprimir  vista previa 8donde lo puede convertir en documento de ord /3cel o #-*.


62/158

5/24/2018


63

An'lisis de saldo: /ste reporte detalla los saldos totales &ue tenemos por cada cliente indicando el numero de comprobante indic;ndonos los d$as transcurridos  los montos sin vencer  montos vencidos seGn las cuotas asinadas.

!obros efectuados: >os detalla los paos reali'ado de los clientes en un determinado periodo nos arupa por cada cliente &ue eneró paos en la fec6a indicada.

Efectividad de cobros: A&u$ listamos a cada cliente &ue tiene documentos &ue est;n pendientes de pao


63/158

5/24/2018


64

con su fec6a de vencimiento  el saldo pendiente.

Facturas por cobrar: A&u$ podr; sacar el lista de todas las facturas pendientes de cobro lo puede 6acer por cliente o rano abierto 8iniciar enD 1 6astaD ^ donde aparecer;n todas las facturas  escoe el periodo.

!uentas por cobrar: A&u$ podr; sacar su reporte de cuentas por cobrar a sea por cliente o por vendedor


64/158

5/24/2018


65

de todos o uno en especial.

%alance de clientes: A&u$ podr; enerar el balance de sus clientes de uno o de todos tambi4n lo puede 6acer por vendedor.

A&u$ como podr;arc6ivo enerar#-* el estado cuenta de sus clientes o vendedores los estados de Estados cuenta: cuenta sede pueden enerar /3cel de o ord.


65/158

5/24/2018


66

Facturas por vendedor: /ste reporte arma un listado de todos los documentos enerados por cada vendedor mostrando los totales de la factura costos neto  utilidades.

Débitos cubiertos: %eali'a un listado de las ffacturas  lista por cada una el pao &ue se 6a efectuado indic;ndonos la fec6a de pao  monto parcial.


66/158

5/24/2018


67

!réditos Asignados: A&u$ nos muestra los paos reali'ados de cada cliente  detalla a &ue factura 6a enerado el pao.

!lientes sin actividad: A&u$ podr; enerar un reporte de los clientes &ue no 6aan tenido actividad usted selecciona el periodo &ue desea revisar.


67/158

5/24/2018


68

(aldos por periodo: A&u$ podr; enerar la lista de los clientes &ue tiene cuentas pendientes de pao en la &ue nos detallaenlas deudasde&ue est;na vencidos clasific;ndolos periodos 0aGn ,0  no 90 d$as m;s . 8sin vencer  los montos &ue a est;n vencidos

Documentos por cliente: >os muestra el listado de los documentos enerados en un periodo por cada cliente a sean d4bitos o cr4ditos.


68/158

5/24/2018


69

reporteseGn no lista los paos enerados los arupa por cliente para poder calcular &agos por vendedor: las comisiones de cada/ste vendedor el porcenta!e asinado al vendedor.

etenciones: /ste reporte enera una lista de los documentos &ue tuvieron retenciones en un periodo dado. #uede listar 6asta tres tipos de retenciones por cada documento.


69/158

5/24/2018


70

!uadro de cuentas por cobrar: A&u$ podr; ver las cuentas por cobrar de sus clientes de manera r;fica 8ver imaen ad!unta.


70/158

5/24/2018


71

Índice: Monica > Cuentas por pa"ar >

Introducción

/ste módulo le permite mane!ar los paos &ue reali'a a sus suplidores ó abastecedores por e!emploD cuando usted compra a cr4dito puede reistrar las compras as$ como los paos 8parciales o totales. ambi4n puede saber cuales son las deudas &ue tiene por proveedor las &ue est;n por vencer los balances &ue tiene por cada suplidor 8ver imaen ad!unta


71/158

5/24/2018


72


Pago de una compra

/n este módulo Ed. reali'a los paos a sus proveedores. /n el menG principal de )onica inresamos a #UENTAS POR PA!AR 8ver imaen ad!unta.

#ara reali'ar un pao nos diriimos a la pestaa +AAN#E PROVEE"OR  en #O"I!O PROVEE"OR seleccionamos al proveedor &ue le vamos a cancelar , una ve' &ue lo 6emos escoido le damos clic en el botón de #ARTERA PROV. 8&ue se encuentra en la parte inferior derec6a. M nos aparecer; la siuiente pantalla 8ver imaen ad!unta

A&u$ aparecen todas las facturas adeudadas a este suplidor para reali'ar un pao simplemente escoemos en la parte inferior el botón &ue dice PA!OS  lueo reistramos el valor a cancelar 8ver imaen ad!unta. /n este mismo módulo adem;s de 6acer paos Ed. podr; enerar documentos comoD


72/158

5/24/2018


73

Notas de crédito: Valores a favor de su proveedor. Notas de débito: Valores &ue su proveedor le tiene &ue cancelar. Modificar documentos: #uede modificar notas de cr4dito d4bito paos etc. evertir: alGn documento o pao. Anular: Cual&uier documento Ver Documentos: Le muestra los documentos &ue enero. Imprimir Doc: Le permite imprimir documentos o enerarlos en arc6ivos #-*. Internet: Le permite enviar por correo electrónico los documentos enerados en este módulo. Escanear: #uede escanear aluna imaen asociada a cual&uier documento. Aplicar Deb: A&u$ reali'a los cruces de notas de cr4dito con facturas o notas de d4bito.

ambi4n podemos 6acer paos totales o parciales de las facturas de nuestros suplidores si es un pao total donde dice A=:>:@ #/@:@ 8ver imaen de arriba presionamos *"  autom;ticamente toma el valor total de la factura  si es parcial simplemente en ese mismo campo coloca el monto &ue va abonar. /n el %/CI=: -/ /<%/@: escribimos una descripción del pao  el monto tambi4n podemos escoer si el pao es efectivo con tar!eta con c6e&ue u otros. Ena ve' terminado el pao le damos clic en AC/#A% si el pao fue 6ec6o con dinero la cuenta corriente autom;ticamente se enera el c6e&ue  esto Ed. lo puede revisar en CE/>A@ C:%%I/>/@ donde podr; imprimir f;cilmente el c6e&ue enerado para este pao. 8ver imaen ad!unta.


73/158

5/24/2018


74

:tra manera sencilla de 6acer un pao es en mismo módulo donde se eneran las órdenes de compra Ed. escoe la factura &ue va a cancelar  en la parte inferior selecciona el botón #A
Pagar una Orden de Compra, ver el siguiente video


74/158

5/24/2018


75


Modi$icar una entrada

#ara modificar revertir o anular un documento e!ecutamos los mismos pasos &ue vimos en la p;.5,


75/158

5/24/2018


76


Consultas

Ed. puede ver un detalle del documento simplemente presionando la tecla de ver documento el cual le mostrar; un detalle del documento en referencia. #or e!emploD /n el estado de cuenta de un proveedor podemos ver el detalle de un pao efectuado primero seleccionamos el documento  lueo damos clic en V/% -:C. 8ver imaen ad!unta.


76/158

5/24/2018


77


eportes

)onica 9 le permite enerar una ran cantidad de reportes en sus cuentas por paar 8ver imaen ad!unta

&rograma de pagos: como su nombre lo dice a&u$ Ed. podr; proramar los paos a sus proveedores a sea de manera diaria semanal mensual etc. 8ver imaen ad!unta Ed. puede listar la información por cliente o vendedor define un rano si desea &ue le apare'can todos los clientes o todos los vendedores selecciona -/*I>I-: #:% %A><: donde dice I>ICIA% />D coloca el 1  donde dice SA@AD coloca la ^ lueo selecciona el periodo  da clic en AC/#A% le aparecer;n las opciones de imprimir  vista previa 8donde lo puede convertir en documento de ord /3cel o #-*.


77/158

5/24/2018


78

An'lisis de saldo: /ste reporte nos detalla la lista de compras efectuadas por un rano de fec6a indic;ndonos por cada proveedor sobre nuestro estado de cuenta los paos efectuados  los paos pendientes por cada orden de compra as$ mismo nos detalla las cuotas vencidas.

&agos efectuados: /ste reporte nos resume la lista de paos &ue se reali'aron a un proveedor indic;ndonos la fec6a  el monto paado.


78/158

5/24/2018


79

Efectividad de pagos: La efectividad de paos es un c;lculo &ue reali'a el sistema para indicarnos los d$as transcurridos desde la fec6a de emisión  la fec6a actual.

!ompras por pagar: A&u$ podr; sacar el lista de todas las facturas pendientes de pao lo puede 6acer por cliente o rano abierto 8iniciar enD 1 6astaD ^ donde aparecer;n todas las facturas  escoe el periodo.

Documentos por proveedor: /s el listado de todos los documentos &ue se eneró los -4bitos  Cr4ditos reali'ados en un periodo por cada proveedor indic;ndonos las condiciones &ue se encuentra cada


79/158

5/24/2018


80

documento.

%alance &roveedor: A&u$ usted podr; enerar el balance a su proveedor solo escoe el códio de su proveedor lo pone tanto en iniciar en  6asta  le da clic en AC/#A%.

Estados de cuenta: A&u$ enera los estados de cuenta de su proveedor.


80/158

5/24/2018


81

!réditos cubiertos: /s el listado en el &ue nos detalla los paos &ue se efectuó por cada documento de compra indic;ndonos la fec6a de pao  el nGmero documento &ue se oriinó.

Débitos asignados: documento de compra. /ste reporte nos lista los paos asinados por nGmero de documento a cada


81/158

5/24/2018


82

Deudas a )*+,*: /s un consolidado o resumen de los saldos &ue se tiene por cada proveedor asimismo nos muestra los paos sin vencer  los paos vencidos calculados a 1 " o m;s meses.

Docpor fec.a: /s el listado de documentos &ue se reistro en un periodo por cada proveedor en orden cronolóico.


82/158

5/24/2018


83

!ompras por proveedor: /ste reporte lista todas las compras efectuadas en un periodo por cada proveedor

esumen de pagos: #ermite enerar un listado de todos los proveedores con las compras efectuadas (Totales Compras )  los pa!os efectuados (Totales "a!os)  el c#lculo de estos d#ndonos el saldo (Total $aldo)%

!uadro de cuentas por pagar: A&u$ podr; ver las cuentas por paar a sus proveedores de manera r;fica 8ver imaen ad!unta.


83/158

5/24/2018


84


84/158

5/24/2018


85

Índice: Monica > Cuentas corrientes >

Introducción

/ste módulo le permite reali'ar los c6e&ues de su empresa. A&u$ usted puede emitir modificar e inclusive imprimir los c6e&ues de la cuenta corriente de su empresa. )onica 9 le puede llevar 6asta 100 diferentes cuentas corrientes. #ara inresar a este módulo de la pantalla principal inresamos a cuenta corriente 8ver imaen ad!unta


85/158

5/24/2018


86


Abrir una nue#a cuenta corriente+

Cuando usted instala )onica esta a viene pre?definida con una cuenta corriente para modificar los valores pre?establecidos inresa a la pestaa de VA%I:@ 8ver imaen ad!unta selecciona la cuenta predefinida  la modifica.

#ara crear una cuenta corriente da clic en el botón de C%/A% CA  llena los siuientes camposD >Gmero de la Cta. Cte. nombre del banco -escripción de la cuenta contador de c6e&ues &ue es nGmero con el &ue inicia su c6e&uera el balance con el &ue empie'a  le asina la cuenta contable e incluso puede arear una imaen lueo da clic en AC/#A%. 8ver imaen ad!unta.

-e iual manera en ese mismo módulo puede /LI)I>A% una cuenta o C:>@ELA%.


86/158

5/24/2018


87


Crear c,e!ue

-e la pantalla eneral de los c6e&ues en el cual se muestra la fiura de un c6e&ue simplemente presionar el botón &ue dice Nuevo lo cual indica &ue va a 6acer un nuevo c6e&ue  lueo llenar los campos correspondientesD *ec6a cantidad  el códio del beneficiario del c6e&ue. -espu4s de 6aber seleccionado al beneficiario 8puede ser un cliente un proveedor ó un beneficiario ocasional el cursor salta al campo de %eferencia inresar el motivo por el cual se emite el c6e&ue por e!emplo NLimpie'a de oficinaO NCompra de ma&uinariaO etc. A continuación se le muestra una clasificación de este c6e&ue es decir arupar los c6e&ues por tipo de asto Ed. puede seleccionar alunos de los &ue se muestran en la lista o adicionar los suos. *inalmente despu4s de 6aber inresado la información de este c6e&ue presione el botón de Aceptar  el cual le pide confirmación del nuevo c6e&ue &ue va inresar. @i Ed. confirma entonces el nuevo c6e&ue es inresado  se muestra en la parte inferior 8deba!o del c6e&ue indicando aceptación opcionalmente ):>ICA preuntade si desea imprimir esteirc6e&ue 8@i tiene formato pre?impreso c6e&uesprincipal Ed. puede a!ustar la leimpresión c6e&ues para ello *ormatos dentro de #ar;metros de de la pantalla de ):>ICA #ara inresar un nuevo c6e&ue presionar >uevo  repetir la operación &ue se acaba de describir. @i desea modificar un c6e&ue simplemente seleccionar el c6e&ue con el ratón de la lista &ue se muestra deba!o del c6e&ue. Cada c6e&ue tiene un nGmero de transacción la cual es utili'ada como referencia para la modificación de estos c6e&ues.

Video en la ebD Crear c6e&ues


87/158

5/24/2018


88


%epósitos y retiros

/ste módulo se utili'a para reali'ar depósitos  retiros manuales en el sistema simplemente damos clic en C%/A% donde dice -/#:@I: damos clic  seleccionamos el tipo de documento llenamos el resto de los campos  damos clic en AC/#A% 8ver imaen ad!unta

As$ mismo podemos modificar eliminar e imprimir los documentos enerados.


88/158

5/24/2018


89


Consultas

/ste módulo usted podr; consultar todos los movimientos de su cuenta como c6e&ues depósitos  retiros normalmente esta pre?definido para &ue 6aa su consulta de los Gltimos 0 dias pero usted puede filtrar esta información donde dice %A><: lo puede revisar de manera diaria semanal mensual etc.


89/158

5/24/2018


90


C,e!ues cobrados

/ste módulo usted podr; marcar todos los c6e&ues &ue 6aan sido cobrados esto le permitir; lueo 6acer su conciliación bancaria. 8ver imaen ad!unta


90/158

5/24/2018


91


Impresión de un c,e!ue

Ena ve' &ue 6aa elaborado un c6e&ue usted puede imprimirlo siuiendo los siuientes pasosD -el módulo de cuentas corriente en la pestaa de c6e&uera seleccionamos el c6e&ue &ue vamos a imprimir en esta misma opción tambi4n lo puede crear damos clic en la opción imprimir lo podemos ver en vista previa 8ver imaen ad!unta una ve' revisado &ue todo este correcto lo enviamos a imprimir. @e recomienda usar papel para c6e&ues estos los mismos bancos lo facilitan.


91/158

5/24/2018


92


econciliación de la Cta Cte

#ara 6acer una reconciliación bancaria vamos a la pestaa de VA%I:@ a6$ escoemos la opción de reconciliación 8ver imaen ad!unta

@eleccionamos la cuenta &ue vamos a conciliar damos clic en %/C:>CILIACI:> inresamos el periodo lueo el saldo del =anco  damos clic en AC/#A% 8ver im;enes ad!untas


92/158

5/24/2018


93


Categorías

Cuando creamos un c6e&ue podemos asinarlo a una cateor$a por e!emploD proveedores clientes astos varios o inclusive paar la nomina. -e esta manera podemos enerar reportes de pao por cateor$as. #ara asinar una cateor$a simplemente seleccionamos el c6e&ue damos clic en CLA@I*. CS/R. /n el cuadro &ue nos aparece escoemos la cateor$a  podemos crear m;s si lo consideramos necesario 8ver imaen ad!unta.

:tra forma de crear cateor$as es en la pestaa de VA%I:@ tenemos la opción de CA/<:%IA@  =/>/*ICIA%I:@ en beneficiario inresamos la lista de personas beneficiadas tambi4n podemos eliminar modificar e imprimir. 8ver imaen ad!unta  los reportes los podemos ver en C6e&. 3 Cateo.


93/158

5/24/2018


94


Enlace con Ctas+ x cobrar y pagar

Cuando eneramos un cobro o un pao estos se pueden enla'ar con nuestra cuenta corriente_ es decir &ue si un cliente nos paa  se reali'a el cobro en el sistema lo enla'amos con nuestra corriente para &ue autom;ticamente se enere como un depósito en mi cuenta 8para esto Ed. 6a tenido &ue crear la cuenta corriente donde desea destinar este tipo de inresos. ver p. (70. -e iual forma si o reali'o un pao a un proveedor este se enera en mi cuenta corriente como un c6e&ue. #or e!emploD Vamos a suponer &ue un cliente me cancelo (500 dólares por concepto de pao de factura 8ver imaen 1 cuando reali'o el cobro asino &ue ese valor se va a depositar en mi cuenta corriente 1111""" del =anco @udamericano este valor se va enerar autom;ticamente en esa cuenta como un depósito 8ver imaen "

IMAGEN /


94/158

5/24/2018


95

IMAGEN 0

/n caso &ue fuese un pao &ue vo a efectuar a un proveedor vamos a suponer &ue vo a cancelar la factura  11 por un valor de 157."0 esco!o mi cuenta corriente1"(5,790 &ue es solo para paos 8ver imaen 1.1 al 6aber escoido la cuenta corriente autom;ticamente se me enero el c6e&ue para este proveedor 8ver imaen ".".

IMAGEN /-/


95/158

5/24/2018


96

IMAGEN 0-0


96/158

5/24/2018


97

Índice: Monica > Clientes # Proveedores >

Crear clientes y'o pro#eedores

#ara crear un cliente nos diriimos al módulo de CLI/>/@+#%:V//-:%/@ en la pestaa de CLI/>/@ escoemos la opción de C%/A% CL/. Llenamos los campos /%AL/@  A-ICI:>AL/@ como m$nimo  obliatorio se llena el códio  el nombre en 8ver imaen ad!unta

#ara crear un proveedor escoemos la pestaa de #%:V//-:% escoemos la opción de C%/A% #%:V. llenamos los campos /%AL/@  A-ICI:>AL/@ como m$nimo  obliatorio se llena el códio  el nombre en 8ver imaen ad!unta.


97/158

5/24/2018


98


Modi$icar registros

#ara reali'ar aluna modificación en los datos de nuestros clientes o proveedores simplemente damos clic en =E@CA% una ve' ubicado a nuestro cliente o proveedor lo seleccionamos  damos clic en ):-I*ICA% a6$ podemos cambiar cual&uier dato o aadir cual&uier información.


98/158

5/24/2018


99


eportes #arios

/n el mismo módulo de CLI/>/@+#%:V//-:%/@ tenemos un botón de %/#:%/@ usando esta opción podemos enerar la lista de todos nuestros clientes tambi4n de clientes por vendedores de la misma forma en reportes de proveedores podemos obtener estos listados.


99/158

5/24/2018


100

Índice: Monica > Punto de venta >

%e$iniciones

/l punto de venta tambi4n conocido como un sistema #:@ 8point of sale se define como una venta r;pida de ba!o monto  eneralmente al contado. #or e!emplo la venta de caramelos revistas bebidas pan etc. &ue no !ustifica un detalle 8como una factura completa  minimi'a el tiempo de espera al cliente. Esualmente en casos como estos se utili'a una impresora de punto de venta ó de rollo de papel )onica permite traba!ar el computador como un sistema de punto de venta es decir de atención r;pida al cliente. @u computador puede transformarse en un punto de venta un sistema #:@ eneralmente tiene los siuientes dispositivos conectados al computadorD ?Ena impresora de rollo de papel es simplemente una impresora m;s pe&uea 8(0 columnas ó menos ?Ena aveta de dinero tambi4n se conoce como ca!ón monedero permite uardar de una manera seura el dinerp producto de la venta. ?En lector de códio de barras a fin de aili'ar el proceso de ventas casi cual&uier producto tiene una eti&ueta &ue inclue el códio de barras el lector de códio de barras permite el inreso autom;tico del art$culo en el prorama a finladecual aili'ar la venta. ?Ena pantalla de pedestal permite visuali'ar al cliente el monto de la venta &ue est; reistrando la operadora ó ca!era. En sistema de #:@ eneralmente se instala en el mostrador del neocio  debe estar lista para poder facturar. )onica permite cambiar el procedimiento del prorama para poder traba!ar en el modo de punto de venta. Vea la opción en #A%A)/%:@??Z#E>: -/ V/>A 8ver imaen ad!unta

/l procedimiento para de operar un punto de venta es el siuienteD


100/158

5/24/2018


101

1.?/l operador inresa al prorama )onica lueo procede a iniciar el turno o abrir ca!a. ".?@e reali'an las operaciones diarias de ventaD facturación devoluciones impresión de facturas etc. .?Al t4rmino de sus actividades el operador cierra su turno  procede a cerrar la ca!a. /ste proceso se vuelve a repetir al d$a siuiente o simplemente el operador siuiente vuelve a proceder a repetir su turno como por e!emploD en una estación de servicio de asolina donde normalmente se traba!a de 1, a "( 6oras  varios operarios deben mane!ar la ca!a.


101/158

5/24/2018


102

Índice: Monica > Contabilidad >

Introducción

La contabilidad se define como la planificación conservación an;lisis e interpretación de las actividades económico?financieras para un neocio. Cual&uier transacción &ue puede ser e3presada en t4rminos monetarios deber; ser reistrada en los libros contables. /n caso de &ue usted no tena conocimientos contables se recomienda reali'ar una revisión de la terminolo$a contable a fin de poder entender con maor claridad las siuientes seccionesD #lan de cuentas asientos contables etc. A continuación se dar; una breve e3plicación de contabilidad b;sica  cómo se reali'a en )onica. #ara reistrar las transacciones en la empresa s usa el m4todo de Kdoble entradaK ó partida doble_ es decir se reistra de donde viene el dinero 8cr4dito  6acia donde se va el dinero 8d4bito esta doble entrada o asiento siempre debe ser iual por e!emploD si usted vende un producto recibe dinero por la mercader$a &ue entrea la mercader$a se dirie al cliente 8d4bito  el dinero &ue recibe de la venta 8cr4dito. #ara reistrar diarias las transacciones utili'an Klibros contablesK el libro diario por e!emploD las transacciones &ue ocurren se en la empresa comoD ventas compras devoluciones paos reistra de al&uiler astos de oficina etc. estas transacciones o asientos se reistran utili'ando las cuentas contables las cuales identifican la fuente u orien del dinero por e!emploD Kcuentas corrientesK identifica la cuenta corriente de la empresa Kca!aK identifica el dinero &ue tiene la empresa en efectivo. Las cuentas contables 6an sido estandari'adas por cada pa$s  conforman lo &ue se llama el Ksistema contableK Kplan de cuentasK Ktabla de cuentasK Klibro de cuentasK etc. Cada cuenta en codificada  tiene clasificaciones  sub?clasificaciones 8ó sub?niveles &ue 6acen m;s f;cil el uso  mane!o de la contabilidad. )onica le ofrece la contabilidad leal &ue usa en su pa$s. Los Activos son los recursos económicos de un neocio &ue producir;n beneficios en el futuro #or e!emploD cuentas corrientes inventario propiedades etc. #asivos son las obliaciones económicas paaderas a otras personas deudas o pr4stamos al banco al&uileres etc. Capital representa los derec6os de los propietariospor dee!emploD un neocio. La ecuación &ue muestra la relación entre los activos  el patrimonio de una empresa se conoce como la ecuación de la contabilidad la cual se e3presa as$D ACIV:@ Y #A@IV:@  CA#IAL La marc6a de un neocio se controla en base a los informes financieros basados por supuestos en la ecuación b;sica de la contabilidad e3isten informes como el balance de comprobación el cual representa un estado de las cuentas contables su uso es maormente operativo para el contador el cual ser; utili'ado para obtener el balance eneral de la empresa el cual e3presa la situación en &ue se encuentran los activos pasivos  el capital en la empresa en una fec6a espec$fica. :tro reporte importante es el de Kanancias  p4rdidasK tambi4n conocido como Kestado de inresosK donde se muestran cuales 6an sido las ventas los costos los astos etc. en un periodo determinado  lóicamente si 6ubo anancias o p4rdidas )onica puede preparar para usted estos reportes. /l ciclo de la contabilidad consiste en los procedimientos para reali'ar el inreso de información en los libros  culmina con la emisión de los reportes financieros para ellos se debe definir un Kper$odoK eneralmente es 1" meses 8llamado ao fiscal en alunos pa$ses est; relamentado el per$odo fiscal para cierta clase de neocios se pueden tener per$odos fiscales de (,1" meses etc. Los asientos se reistran en el libro diario estos asientos lueo son transferidos o posteados al libro maor 8el cual facilita al contador el an;lisis de las cuentas es decir los asientos son separados por cada cuenta contable con ):>ICA la transferencia de asientos es autom;tica es decir cuando inresa+modifica un asiento al libro diario laspreparar cuentas autom;ticamente se actuali'an en ellas maor. Al final seper$odo cierran los libros con el fin de los reportes financieros  preparar cuentas paradelel per$odo siuiente contable o ao fiscal.


102/158

5/24/2018


103


103/158

5/24/2018


104


Iniciar la contabilidad

A fin de poder aprovec6ar las venta!as &ue brinda un sistema computari'ado como ):>ICA se debe seuir ciertos lineamientos aun&ue no es necesario definir completamente la contabilidad puede 6acerlo dependiendo de la naturale'a de su neocio o las cuentas contables &ue mas use. Lo &ue primero tiene &ue 6acer es -/*I>I% /L #LA> -/ CE/>A@ el seundo paso es -/*I>I% LA@ CE/>A@ -/ CI/%%/ una ve' concluido estos pasos puede crear asientos contables si &uiere automati'ar los asientos tiene &ue ir a las cuentas de enlace &ue se encuentra en el módulo de C:>A=ILI-A- en la pestaa de CE/>A@ -/ />LAC/.


104/158

5/24/2018


105


-abla de cuentas .plan de cuentas/

/l #lan de cuentas es el primer paso a seuir para crear asientos contables para definir su plan de cuenta dir$!ase al módulo de C:>A=ILI-A  seleccione la pestaa de #LA> -/ CE/>A@ 8ver imaen ad!unta

A&u$ usted puede inresar una a una sus cuentas contables en la opción de C%/A% CE/>A tambi4n las puede ):-I*ICA% o /LI)I>A% como puede ver en la parte inferior de esta imaen. )onica viene con CE/>A@ #%/-/*I>I-A@ estandari'adas por cada pa$s si desea puede copiar este plan de cuentas escoiendo el botón de CA@ #%/-/*. Lueo damos clic en donde dice mostrar podemos escoer todas las cuentas o seleccionar por cada una es decirD Activos #asivos Capital etc. 8ver imaen 1 Lueo damos clic en =E@CA% A=LA  escoemos nuestro pa$s 8ver imaen "  damos clic en adicionar tabla.

ambi4n podemos e3portar de un arc6ivo de /3cel nuestro plan de cuentas escoiendo el botón de


105/158

5/24/2018


106

I)#:%A% CA@.

IMAGEN /

IMAGEN 0

Ena ve' definido nuestro plan de cuentas el siuiente paso es -/*I>I% LA@ CE/>A@ -/ CI/%%/ nos diriimos a la pestaa de VA%I:@ 8ver imaen ad!unta.


106/158

5/24/2018


107

A&u$ nos aparecer;n las cuentas &ue tenemos &ue definir le recomendamos &ue se asesore por un contador para &ue defina estas cuentas las puede buscar con el botón de buscar o puede ver su plan de cuentas en el botón de A=LA CE/>A@ 8ver imaen ad!unta. Ena ve' escoidas las cuentas le da clic en AC/#A%  a puede crear asientos contables.


107/158

5/24/2018


108


Crear asientos contables

#ara crear asientos contables usted 6a tenido &ue 6aber definido a su plan de cuentas  las cuentas de cierre una ve' 6ec6os estos pasos nos diriimos dentro del módulo de contabilidad a la pestaa de -IA%I: /%AL LI=%: )AM:% : LI=%:@ AEWILIA%/@ en cual&uiera de ellos podemos crear asientos.

DIAI$ GENEAL: A&u$ reistra de forma cronolóica las transacciones económicas &ue la empresa reali'a. /stas transacciones est;n relacionadas con la actividad principal de su neocio. Las operaciones se contabili'an mediante A@I/>:@ C:>A=L/@ seGn se vaan produciendo. /sta contabili'ación se debe ir recoiendo d$a a d$a o en periodos no superiores a un mes. #ara crear un asiento vamos a la pestaa de -IA%I: /%AL  escoemos C%/A% A@I/>: 8ver imaen ad!unta. A&u$ inresamos la información de la cabecera como sonD fec6a referencia el nGmero de asiento nGmero de documento libro correlativo fuente. Lueo llenamos el cuerpo a&u$ inresamos el códio de la cuenta tanto para el debe como para el 6aber el monto en la parte lateral derec6a tenemos una serie de botones &ue nos audaran a la creación de un asiento contable como sonD Le permite aadir l$neas a su asiento. IN(E#ALINEA: LINEA:#uede ELIMIAN eliminar l$neas. LI(#A !1EN#A(: Le muestra la lista de sus cuentas contables o plan de cuentas. LI(#A !EN#$ DE !$(#$(: Le muestra sus centros de costos. A(IEN#$( &EDEFINID$(: @i usted a tiene asientos creados  &ue normalmente usa con frecuencia esta opción le permite copiar asientos predefinidos. Ena ve' terminado el asiento damos clic en AC/#A%.

IMAGEN /


108/158

5/24/2018


109

LI%$ MA2$: Una ve' &ue 6emos reistrado todas las cuentas en el libro diario ó diario eneral el siuiente paso del ciclo contable es pasar las cuentas al libro mao con sus d4bitos  cr4ditos. #ara crear un asiento en el libro maor vamos a la pestaa de LI=%: )AM:%  escoemos C%/A% A@I/>: 8ver imaen ". IMAGEN 0

@on libros a los principales contabilidad. @usolo *unción es LI%$( A13ILIAE(: reistrar todas las operaciones &ue complementarios le son propias  centrali'arlas en el libros Libro de -iario mediante un asiento contable. /3isten entre otros los siuientes Libros Au3iliaresD =anco devoluciones retenciones clientes compra venta etc. #ara crear un asiento inresamos a la pestaa de LI=%:@ AEWILIA%/ escoemos el libro donde deseamos crear el asiento  damos clic en C%/A% A@I/>: llenamos la información  damos clic en AC/#A%.


109/158

5/24/2018


110


Modi$icar o eliminar asiento

#ara ):-I*ICA% o /LI)I>A% un asiento simplemente escoemos el asiento &ue deseamos modificar damos clic en los botones de )odificar asiento ó /liminar asiento &ue se encuentran en la parte inferior de los módulos deD -iario


110/158

5/24/2018


111

Índice: Monica > Contabilidad > $ibros Contables >

%iario

/n el libro diario se muestra la relación de todos los asientos contables en forma cronolóica de acuerdo a las transacciones económicas &ue la empresa vaa reali'ando. /stas transacciones est;n relacionadas con la actividad principal de su neocio. Las operaciones se contabili'an mediante A@I/>:@ C:>A=L/@. /n )onica Ed. puede crear asiento modificar 6acer consultas acumuladas etc. #or e!emploD un asiento referencia a otros asientos o puede reali'ar una consulta por empresa o por reistro tributario.


111/158

5/24/2018


112


Mayor

/n el libro maor se presentan a&uellos asientos &ue 6aa sido seleccionados para una cuenta es decir va a mostrar todos los asientos &ue se relacionan a una cuenta de iual manera se pueden crear modificar  eliminar.


112/158

5/24/2018


113


0tros libros

@on libros complementarios a los principales libros de contabilidad. @u *unción es reistrar todas las operaciones &ue le son propias  centrali'arlas en el Libro -iario mediante un solo asiento contable. /3isten entre otros los siuientes Libros Au3iliaresD =anco devoluciones retenciones clientes compra venta etc. #or e!emploD Ena persona esta asinada para &ue mane!e el libro de cuentas corrientes o =ancos. #ara crear mas libros au3iliares debe diriirse a la pestaa de VA%I:@  escoer el botón de %/ LI=%: AEWILIA%. Llena los campos de Códio -escripción  >ro. Correlativo  lueo AC/#A% as$ mismo puede modificar o eliminar los libros a e3istentes. 8ver imaen ad!unta.


113/158

5/24/2018


114


Cuentas de enlace

Los enlaces contables permiten automati'ar la emisión de asientos contables en el )onica por e!emploD al reali'ar una factura autom;ticamente se enera el asiento contable. /n la p.10" se indicó como enerar el plan de cuentas  definir las cuentas de cierre para poder 6abilitar la contabilidad. #ara enla'ar la contabilidad tenemos &ue diriirnos a la pestaa de CE/>A@ -/ />LAC/ a&u$ selecciona el proceso &ue desea automati'ar para reali'ar este proceso es necesario &ue se asesore por un e3perto en contabilidad o un contador. Como vemos en la imaen ad!unta primero escoemos el proceso &ue &ueremos automati'ar en este caso es la creación de facturas lueo donde dice Activar enlace contable le ponemos &ue @I despu4s escoemos el libro contable  la fuente. -onde se encuentran todas las cuentas &ue interviene en el proceso de la creación de una factura vamos colocando su cuenta contable  centro de costo  asinamos si corresponde a un d4bito o un cr4dito. /n la parte inferior tenemos los botones de auda para buscar las cuentas o los centros de costos una ve' terminado este proceso damos clic en AC/#A%  as$ continuamos con el resto de procesos &ue deseamos automati'ar.


114/158

5/24/2018


115

Índice: Monica > Par%metros del sistema >

Introducción

/sta sección le permite definir las caracter$sticas particulares del prorama por e!emploD >ombre de su empresa claves de acceso 8ver imaen ad!unta.

GENEALE(: Le permite definir el nombre de su empresa tipo de moneda los impuestos a aplicar etc. /sta opción debe ser revisada cuando instala el softBare por primera ve'. @e recomienda inresar al menos al botón de b;sicos a &ue all$ se encuentran par;metros mu importantes para definir su neocioD >ombre de la empresa moneda a utili'ar confiuración de formatos etc.


115/158

5/24/2018


116

A!!E($: Le permite definir las personas o usuarios &ue tendr;n acceso al prorama con alunas opciones o restricciones especificas 8ver imaen ad!unta.

A!4IV$ 4I(#$I!$: Le permite arc6ivar información &ue a no va 6acer usada en otras palabras &uita del )onica información &ue a no se va usar. &1N#$ DE VEN#A: como lo vimos en la lección de la p;. ,(0 permite definir el punto venta.


116/158

5/24/2018


117

E&$#E(: A&u$ puede cambiar el formato de impresión de alunos informes o modelos de facturas para usar esta opción recomendamos asesorarse por una persona e3perta en diseos de reportes.

#A%LA(: Le permite adicionar modificar o eliminar tablas secundarias del prorama.


117/158

5/24/2018


118

A!#IVIDADE(: /n esta opción usted podr; revisar es uso del prorama por los diferentes usuarios  de esta manera controlar &uienes 6an estado usando el prorama.

&AAME#$( A13ILIAE(: /n esta opción usted podr; a!ustar par;metros del prorama &ue se a!usten al re&uerimiento de su neocio en los módulos de facturación estimados inventario Ctas 3 cobrar Contabilidad Clientes proveedores  otros 8ver imaen ad!unta

ENVIA 2 E!I%I: #ermite enviar  recibir información a un folder comprimido el cual se puede recibir en


118/158

5/24/2018


119

otra computadora &ue tena )onica 9 de la misma manera es mu parecido 6acer una copia de respaldo.

VE(I$N &EVIA: A&u$ 6ace la miración de su información de las anteriores versiones del )onica a sea versión  ó versión .5 recuerde &ue los Gnicos datos &ue se pueden transferir sonD ?-atos clientes  proveedores ?Lista de productos ?Lista de cuentas Contables

E(&ALDA: A&u$ puede enerar sus copias de respaldo o restaurar 8cuando desea traer la información de rereso.

!4E51EA A!4IV$(: #ermite revisar tablas o datos &ue presenten problemas o inconsistencias en este proceso se 6ace un recalculo  pudiera tomar alunos minutos.


119/158

5/24/2018


120

$#A EM&E(A: Le permite crear una nueva empresa as$ como des6abilitar aluna empresa a creada de iual manera volverla 6abilitar.


120/158

5/24/2018


121

Índice: Monica > Par%metros del sistema >

Cierre del periodo contable

Al finali'ar el periodo fiscal 8eneralmente 1" meses el cual finali'a el 1 de -iciembrese debe reali'ar el cierre de las cuentas de ventas  astos +ó costos  obtener los reportes financieros 8Con )onica Ed. lo puede ver en cual&uier mes del ao  en cual&uier momento inclusive despu4s de cada nuevo asiento estos reportes son actuali'ados. #ara proceder a cerrar el periodo fiscal en el computador tiene &ue inresar a la opción de CI/%%/ -/L #/%I:-: &ue se encuentra en el modulo de C:>A=ILI-A-. Ed. debe inresar la fec6a en la cual desea cerrar el periodo )onica le suiere una fec6a basada en la fec6a de inicio de la contabilidad 8asume un periodo fiscal de 1" meses. /l cierre de la contabilidad se reali'a en un fin de mes por tanto tiene &ue inresar una fec6a de fin de mes. ambi4n puede reali'ar cierre de periodos cada dos meses con )onica aun&ue por supuesto esto es mu irreular eneralmente las empresas cierran sus libros " veces al ao. Antes de cerrar el periodo contable se suiereD 1.? :btener el Comprobación c6e&uear &ue las cuentas  sus saldos los correctos. ".?%eali'ar los=alance a!ustesde necesarios a sea por inventario depreciación u otrossean conceptos inresar estos a!ustes en el libro diario como asientos contables reulares. .?:btener nuevamente el =alance de Comprobación Ka!ustadoK c6e&uea nuevamente los saldos de las cuentas. (.?:btener un =alance : se pueden inresar asientos contables para ese periodo &ue acaba de cerrar. #or tanto de acuerdo a este principio )onica no permitir; asientos con fec6as anteriores a la fec6a de cierre. #or supuesto Ed. puede inresar con fec6as posteriores al cierre de periodo. /l periodo &ue acaba de cerrar se convierte en información 6istórica Ed. lo &ue tiene en pantalla en cual&uier momento de 6ec6o )onica le permite tener la cantidad de periodos &ue desee sin embaro si Ed. acumula periodos en su computador probablemente se vuelva lento para procesar cual&uier asiento reporte etc. /n alunos casos en necesario reversar el cierre contable esto podr$a darse en el caso &ue alunos nuevos asientos deben ser inresados con fec6as pasadas tambi4n puede reversar el cierre contable si alunos reistros de asientos contables pueden estar daados 8cortes de ener$a o virus. #or e!emploD si se muestra un balance &ue no est; correcto entonces debe reversar el cierre contable lueo e!ecutar #A%A)/%:@??ZC6e&uear arc6ivos??Z%evisar modulo contable  lueo nuevamente reali'ar el cierre contable.


121/158

5/24/2018


122


122/158

5/24/2018


123

Índice: Monica > Par%metros del sistema > &enerales >

Introducción

Cuando Ed. instala el prorama tiene &ue revisar  definir ciertas opciones b;sicas comoD >ombre de su empresa moneda etc. /ste tipo de confiuraciones las reali'a en el modulo de par;metros en el botón de enerales la pestaa de =A@IC:@. Como se muestra en la imaen ad!unta debe completar la información relacionada a su empresa el s$mbolo o loo &ue va usar el tipo de moneda  si desea personali'ar ciertos formatos de documentos.


123/158

5/24/2018


124

Índice: Monica > Par%metros del sistema > &enerales > '%sicos >

Contadores

A&u$ Ed. podr; definir los nGmeros de correlativo de sus documentos para esto debe ir a #A%A)/%:@  escoer el botón de #A%A)/%:@ AEWILIA%/@  vamos revisando cada pestaaD

FA!#1A(: Como se muestra en la imaen ad!unta en la pestaa de facturación se encuentra la opción para cambiar el correlativo de la facturas as$ mismo si va utili'ar recibo o ticFet puede modificar la numeración.

E(#IMAD$(: -e la misma manera puede cambiar el numero de correlativo de los estimados selecciona la pestaa de estimados 8ver imaen ad!unta.

INVEN#AI$: @i va a crear productos de manera secuencial num4rico debe escoer la opción &ue K @IK 8al


124/158

5/24/2018


125

crear un producto asinar un códio secuencial num4rico  el contador introducir el nGmero con el cual desea empe'ar por e!emplo si sus códios &uieren &ue empiecen con 100  a medida &ue crea productos el sistema autom;ticamente le va asinando los códios "000?"001?"00  as$ sucesivamente.

-e iual manera puede modificar los correlativos de las órdenes de compra devoluciones  coti'aciones &ue est;n en la pestaa de I>V/>A%I:. 8ver imaen ad!unta.

!1EN#A( 3 !$%A: Como se muestra en la imaen ad!unta en la pestaa de CA@ W C:=%A% puede modificar el correlativo de los documentos &ue se eneran en las cuentas 3 cobrar.


125/158

5/24/2018


126

!$N#A%ILIDAD: /n la pestaa de C:>A=ILI-A- puede cambiar el correlativo de los asientos contables. Como se muestra en la imaen ad!unta.

!LIEN#E( + &$VEED$E(: @i va a crear CLI/>/@ : #%:V//-:%/@  desea &ue estos lleven un


126/158

5/24/2018


127

códio num4rico  de manera secuencial debe escoer la opción &ue K @IK 8al crear un Cliente asinar un códio secuencial num4rico  el contador introducir el nGmero con el cual desea empe'ar por e!emplo si los códios de sus clientes &uieren &ue empiecen con 1000  a medida &ue crea m;s clientes el sistema autom;ticamente le va asinando los códios 1001?100"?100  as$ sucesivamente. -e iual manera puede 6acerlo con la creación de #roveedores. 8ver imaen ad!unta.


127/158

5/24/2018


128


Moneda

-efinir la moneda con la &ue va a traba!ar es uno de los primeros pasos &ue debe 6acer cuando instala el prorama paraescoer esto inresamos a #A%A)/%:@??Z/%AL/@??Z=A@IC:@??Z):>/-A+#AI@ M */CSA. A6$ debemos el #a$s donde estamos traba!ando lueo escribimos el nombre de la moneda &ue vamos a usar tambi4n definimos la fec6a como &ueremos &ue se muestre el formato de las cantidades  por Gltimo la cantidad de decimales &ue vamos a usar. 8ver imaen ad!unta.


128/158

5/24/2018


129


1ombre de la empresa

/l primer paso una ve' instalado el prorama es confiurar los datos de su empresa para ello vaa al modulo de #A%A)/%:@??Z/%AL/@??Z=A@IC:@??Z>:)=%/ -/ LA /)#%/@A  completa la información re&uerida.8ver imaen ad!unta


129/158

5/24/2018


130

Índice: Monica documentos >

> Par%metros del sistema > &enerales > '%sicos > Formato de

Es!uema de documentos

)onica viene con una serie de documentos &ue puede ser modificados  adaptados al re&uerimiento de su neocio como por e!emploD c6e&ues notas de d4bito notas de cr4dito etc. esta serie de documentos los encontramos en #A%A)/%:??Z/%AL/@??Z=A@IC:@??Z*:%)A:@ -/ -:CE)/>:@.


130/158

5/24/2018


131



%ocumentos pre2con$igurados

/ntre los documentos pre? confiurados &ue trae ):>ICA tenemosD ?Asientos contables ?C6e&ues?Consinaciones ?Cr4dito 8cuentas 3 cobrar ?Cr4dito 8cuentas 3 paar ?-4bito 8cuentas 3 cobrar ?-4bito 8cuentas 3 paar ?-evoluciones al suplidor ?-evoluciones al cliente ?-oc. 2arde3 ?-oc. ?-oc. Coti'ación -epósito ?/stado de cuenta ?*ormato estimado ?*ormato factura ?*ormato recibo de venta ?*ormato ticFet de venta ?:rden de compra ?%etención IVA ?%eporte /--M 7 ?%etención *uente ?%etención ICA /s importante aclarar &ue cada uno de estos documentos puede ser modificado en base al formato de )onica.


131/158

5/24/2018


132



Modi$icando un $ormato

#ara modificar un formato primero selecciona el documento a confiurar lueo damos clic en el botón de aadir un nuevo formato. 8ver imaen ad!unta

@e nos mostrar; un cuadro donde puede ponerle nombre a su nuevo formato  se escoe un formato como e!emplo para poderlo modificar &ue puede ser el &ue )onica trae predeterminado para esto escoe K-e la listaK o escoe se puede uno &ue este e&uipo para ello los selecciona Lueo el e3traer tipo de impresión &ueuardado va usar sienessur;fica o de te3to atributosK-el &uecomputadorK. va a utili'ar si desea ver la vista previa antes de imprimir si desea &ue le reconfirme la impresora en los formatos coloca las medidas del papel &ue va usar  finalmente da clic en AC/#A%. 8ver imaen ad!unta


132/158

5/24/2018


133

Ena ve' creado este nuevo formato se va a mostrar en nuestra lista de formatos. 8ver imaen ad!unta

#ara personali'ar el contenido de este formato donde dice K-iseo de reporteK le da clic en modificar  se mostrar; la estructura del documento. A6$ podr; cambiar tamao de letra color &uitar contenidos aadir información etc. lueo de efectuados los cambios le da C%L  para uardar los cambios Le recomendamos &ue se asesore por un e3perto en computación para reali'ar este tipo de modificaciones.8ver imaen ad!unta.


133/158

5/24/2018


134


> Par%metros del sistema > &enerales > '%sicos > Formato de .

Impresoras pre2con$iguradas

)onica traba!a con la maor$a de impresoras  detecta &ue impresora est; conectada con el e&uipo le permite confiurar el nGmero de copias &ue desee  &ue se emita de manera simult;nea es decir &ue se imprima en varias impresoras por e!emploD si necesita imprimir un documento para el -pto. de contabilidad  el -pto. de tesorer$a puede predefinir &ue ese documento se imprima en las impresoras de ambos departamentos. #ara reali'ar esta confiuración inresa a #A%A)/%:??Z/%AL/@??Z=A@IC:@??Z*:%)A:@ -/ -:CE)/>:@ primero selecciona el tipo de documento en la parte inferior se muestran las impresoras &ue est;n conectadas a6$ puede aadir m;s impresoras determina la cantidad de copias &ue desea  en &ue e&uipos desea &ue se impriman sus documentos. 8ver imaen ad!unta.


134/158

5/24/2018


135


3ogo de la empresa

#ara arear un loo a su empresa vaa al modulo de #A%A)/%:@??Z/%AL/@??Z=A@IC:@?? Z@I)=:L: 8L:<: -/ LA /)#%/@A. A&u$ Ed. puede arear una imaen a sea de un arc6ivo a trav4s de un scanner o tomar una foto con la c;mara de su e&uipo.


135/158

5/24/2018


136

Índice: Monica > Par%metros del sistema > &enerales > Accesorios >

E!ui#alencia en moneda

A&u$ se muestra la referencia del tipo de cambio entre su moneda local  el dólar  si traba!ar con dólar le mostrar; la e&uivalencia con el euro. @i Ed. tiene cone3ión al internet est; actuali'ación se reali'a de manera autom;tica si por el contrario no tiene internet deber; reali'arlo de manera manual. La e&uivalencia en moneda se ver; refle!ada en el módulo principal del )onica. 8ver imaen ad!unta

@i desea reali'ar una modificación manual simplemente da doble clic sobre el tipo de cambio &ue esta el módulo principal de )onica  se le muestra el cuadro ad!unto donde puede 6acer los cambios &ue Ed. desee tambi4n puede ver el enlace &ue tenemos disponible para ver los tipos de cambio puede 6acer un listado de todos los cambios &ue 6an 6abido con la moneda en el botón de LI@A%.


136/158

5/24/2018


137


Con$igurando la base de datos

Indica la cone3ión entre el prorama  la tabla de base de datos @RL es necesario &ue tena conocimiento b;sico de administración de base de datos @RL a fin de poder cambiar los par;metros &ue a6$ se muestran. @i Ed. no tiene los conocimientos recomendamos no modificarlos por&ue a viene pre confiurado para un óptimo funcionamiento. #or otra parte si Ed. es e3perto  desea cone3ión encriptada debe marcar la opción K/ncriptar cadenaH esto le da seuridad de acceso para &ue nadie modifi&ue la cadena de cone3ión iualmente si Ed. est; usando un motor de @RL de otra versión puede especificarla en la opción de -%IV/%. 8Ver imaen ad!unta.


137/158

5/24/2018


138

Índice: Monica > Par%metros del sistema > &enerales > Accesorios > Con(i"urando la . base de datos >

&ormatos para mi país

#or cadaestos pa$s son e3isten formatos facturas reportes etc. &uediferentesD pueden variar de pa$s a pa$s. #ara el caso de facturas los pa$ses &uedetienen formatos de facturas

%$LIVIA: *actura traba!a con códio de control e3iido por la oficina de impuestos. AGEN#INA: *ormato de factura A  formato de factura =. !$L$M%IA: *ormato de facturas &ue imprime %/. ICA M %/. IVA. ME3I!$: Imprime facturas tipo C==  C*-I. &AAG1A2: *ormato de facturas con timbrado 5`  10 `. E&1%LI!A D$MINI!ANA: *actura enera el cr4dito fiscal. #ara otros pa$ses e3isten reportes adicionales como por e!emploD para /cuador los ane3os transaccionales para Colombia los medios man4ticos %epGblica -ominicana el reporte ,0, Costa %ica reporte /--M?7 etc.


138/158

5/24/2018


139


Actuali"ación de licencia

#ara actuali'ar su licencia en los casos en &ue usted &uiera ampliar su red de e&uipos o pase la versión ratuita a la versión profesional debe inresar al módulo de #A%A)/%:@??Z/%AL/@?? ZACC/@:%I:@??ZACEALI^ACI:> -/ LIC/>CIA. A6$ tiene &ue inresar el códio &ue le 6aan proporcionado en su compra  la información de su neocio es importante &ue no se olvide de sus datos a &ue en alGn momento desea cambiar de e&uipo debe liberar la licencia inresando al siuiente enlaceD http://www.technotel.com/transferirLicencia.aspx -ebe obliatoriamente colocar el correo electrónico con el cual se reistro.

@i no tiene internet debe una escoer la opción K@I> inrese I>/%>/K debe copiar >:. de serie busca del e&uipo 8ver imaen ad!unta bus&ue cabina de internet a la paina Beb deel/CS>:/L la opción K%eistre su licenciaK 8http://www.technotel.com/register.aspx) Inresa la información a6$ solicitada  recibir; en su correo electrónico el códio de confirmación &ue debe reistrar en los 5 campos &ue aparecen en blanco as$ mismo llena el resto de la información comoD nombre de su empresa pa$s ciudad tel4fono >o. de licencia etc.


139/158

5/24/2018


140


Cla#es de acceso

Le permite definir las personas o usuarios &ue tendr;n acceso al prorama con alunas opciones o restricciones especificas 8ver imaen ad!unta.

Lo primero &ue tiene es crear )A@/% a partir de restrinir este usuario usted puede crear el resto de usuarios &ue&ue van6acer a traba!ar conelelusuario prorama a los &ue puede ciertos acceso permitir otros. #ara crear el usuario );ster de clic en crear usuario llena los campos &ue a6$ le solicita es importante &ue no olvide su clave aun&ue )onica le permite recordar esa clave si desea completar las preuntas para un recordatorio de clave. 8Ver imaen ad!unta.


140/158

5/24/2018


141

Lueo crear el resto de usuarios una ve' creados en el botón de seleccionar usuario lo escoe  empie'a a marcar los accesos a los cuales esta permitido. ambi4n tenemos los botones de modificar usario  eliminar.


141/158

5/24/2018


142


Arc,i#os ,istóricos

/n los arc6ivos 6istóricos puede almacenar información de los diferentes documentos 8facturas estimados etc. de periodos o aos pasados de esta manera se tiene al sistema en buena performance a &ue cuando los arc6ivos crecen con información el procesamiento de cual&uier reporte +ó documento tiende 6acerse lento. #ara utili'ar esta opción simplemente seuir las instrucciones &ue se muestran en pantalla. @olamente a&uellos documentos &ue est;n cerrados son retirados del sistema por e!emplo facturas canceladas sin embaro los documentos &ue est;n abiertos no son retirados del sistema. -ebe tenerse en cuenta &ue una ve' retirada la información de los arc6ivos de )onica no podr;n ser vistos 8facturas productos del inventario etc. por eso se recomienda 6acer este proceso Gnicamente si no a no va usar esa información. #or e!emploD si tiene facturas con antiedad de m;s de  ó 5 aos probablemente puede retirar estas facturas a &ue no van 6acer necesarias. #ara esto vaa a #A%A)/%:@?? ZA%CSIV:@ SI@:%IC:@.


142/158

5/24/2018


143


%e$inir Punto de #enta

#ara traba!ar en punto de venta primero debe instalar la impresora &ue va a usar en su neocio normalmente son impresoras de rollo de papel &ue simplemente es una impresora m;s pe&uea lueo de la instalación nos diriimos a #A%A)/%:@ escoemos #E>: -/ V/>A 8ver imaen ad!unta.

Ena ve' &ue inresamos a punto de venta donde dice desea usar este computador como punto de venta le da clic en @I en nombre asinado le puede cambiar de nombre como e!emplo esta #unto de Venta 1 si tiene aveta de dinero le da un clic en cuadro &ue se muestra a lado lueo escoemos impresora si es una impresora normal con puerto E@= tenemos la opción de puerto serial 8casi no se usa  las impresoras fiscales una ve' escoida la impresora la buscamos como a estaba instala debe aparecer donde dice códio de apertura se de!an los valores predefinidos para 6acer una prueba de su aveta da clic donde dice abrir aveta. @i tiene una pantalla de pedestal le da clic en el recuadro &ue esta a lado de!a los mismos valores predefinidos dice códio en mensa!e de presentación terminada la donde confiuración le da de clicapertura en AC/#A%. 8ver imaen ad!unta. tambi4n puede modificarlo una ve'


143/158

5/24/2018


144

Lueo nos diriimos dentro del mismo módulo de par;metros al botón de /%AL/@ ??Z *:%)A:@ -/ -:CE)/>:@ en el botón de documento a confiurar seleccionamos *:%)A: -/ *ACE%A damos clic en el botón de AA-I% >E/V: *:%)A: a6$ nos aparecer; un cuadro donde colocamos el nombre &ue le &ueremos dar a nuestra impresora de punto de venta lueo escoemos de los formatos predefinidos el de *ACE%A@?#E>: -/ V/>A en el tipo de impresión si es r;fica 8l;ser o de inección o de te3to 8matriciales en atributos pónale >: en vista previa  >: en reconfirmar impresora. a &ue es una facturacion r;pida no necesita ver por vista previa la factura ni reconfirmar la impresora. /n los formatos del papel coloca las dimensiones del papel &ue va usar lueo da clic en AC/#A%. 8ver imaen1.lueo aseGrese &ue nombre seleccionada 8verelimaen " del formato creado &uede como primario  la impresora tambi4n &uede

IMAGEN /


144/158

5/24/2018


145

IMAGEN 0

Lueo nos diriimos dentro del mismo módulo de par;metros al botón de #A%A)/%:@ AEWILIA%/@ en la pestaa de *ACE%ACI:> nos movemos con la flec6as a'ules 6asta la tercera pantalla  donde dice #/%)I/ LA I)#%/@I:> %A#I-A -/ @E@ *ACE%A@ le da clic en @I  lueo AC/#A%.8ver imaen ad!unta.

Ena ve' reali'adas todas estas confiuraciones estamos listos para imprimir facturas en punto de venta cuando inrese al módulo de facturacion le aparecer; el siuiente mensa!eD


145/158

5/24/2018


146

M deber; 6acer la apertura del turno lueo podr; enerar todas la facturas de ese turno una ve' terminada la facturación deber; 6acer el cierre si desea lo puede imprimir  empe'ar de nuevo otro turno.


146/158

5/24/2018


147


Modi$icación de eportes

A&u$ puede cambiar el formato de impresión de alunos informes o modelos de facturas para usar esta opción recomendamos asesorarse por un persona e3perta en diseos de reportes. #ara reali'ar una modificación en un reporte simplemente escoe el módulo lueo selecciona el reporte aparecer; un aviso le da clic en @I  se mostrar; la estructura del mismo a6$ puede modificar los formatos de letra tamao color e incluso los c;lculos con C%L  se uardan los cambios es importante &ue siempre &ue se asesore por un e3perto en proramación. 8ver imaenes ad!untas


147/158

5/24/2018


148


-ablas

Le permite adicionar modificar o eliminar tablas secundarias del prorama como por e!emploD FA!#1A!I$N: A&u$ Ed. puede crear modificar o eliminar impuestos retenciones o seundos impuestos 8utili'ado en ciertos pa$ses.

!#A( &$ !$%A: A&u$ Ed. puede crear modificar o eliminar las diferentes formas  t4rminos de pao &ue 6aa acordado con sus clientes.


148/158

5/24/2018


149

!LIEN#E( &$V: A&u$ Ed. puede crear modificar o eliminar clientes  vendedores.

INVEN#AI$: A&u$ Ed. puede crear modificar o eliminarD productos bodeas o almacenes sub cateor$as de productos  las unidades de sus productos.


149/158

5/24/2018


150

!#A( &$ &AGA: A&u$ Ed. puede crear modificar o eliminar las diferentes formas  t4rminos de pao &ue 6aa acordado con sus proveedores o suplidores.


150/158

5/24/2018


151


Acti#idades

/n esta opción usted podr; revisar es uso del prorama por los diferentes usuarios  de esta manera controlar &uienes 6an estado usando el prorama.

/l prorama le permite confiurar esta opción de dos maneraD por dias 8a6$ coloca el nGmero de d$as o por contador le permite 6asta (00 reistros. 8ver imaen ad!unta.


151/158

5/24/2018


152

ambi4n puede filtrar esta información porD *ec6a 6ora computador usuario descripción modulo 8ver imaen ad!unta.


152/158

5/24/2018


153


Par4metros Auxiliares

/n esta opción usted podr; a!ustar par;metros del prorama &ue se a!usten al re&uerimiento de su neocio en los módulos de facturación estimados inventario Ctas 3 cobrar Contabilidad Clientes proveedores  otros vamos a revisar el modulo de facturación las opciones &ue usted puede a!ustar 8ver im;enes ad!untas.

Facturaci6n:


153/158

5/24/2018


154


154/158

5/24/2018


155


Versión pre#ia

A&u$ 6ace la miración de su información de las anteriores versiones del )onica a sea versión  ó versión .5 recuerde &ue los unicos datos &ue se pueden transferir sonD ?-atos clientes  proveedores ?Lista de productos ?Lista de cuentas Contables @implemente selecciona la versión antiua &ue Ed. ten$a  lueo en el botón de =E@CA% e3trae la carpeta donde uardó la información una ve' ubicada le da clic en I>ICIA% #%:C/@:. 8ver imaen ad!unta @i Ed. es usuario de versiones m;s antiuas &ue la  debe mirar la información primero a )onica  u .5 para lueo ser transferida a )onica 9.


155/158

5/24/2018


156


Adicionar Empresas

#ara crear o adicionar nuevas empresas debe diriirse al botón :%A /)#%/@A dentro de #ar;metros a6$ podr; crear una nueva empresa as$ como des6abilitar aluna empresa a creada de iual manera volverla 6abilitar.

!EA N1EVA EM&E(AD #ara crear una nueva empresa damos clic en Crear una empresa  podemos escoer las opciones &ue a6$ se nos muestra como por e!emploD si deseamos traba!ar con el inventario de otra empresa e3istente as$ como la información de clientes +proveedores  las cuentas contables caso contrario en el botón de buscar e3traemos la información. -e iual manera podemos aadir una imaen o loo de esta nueva empresa.


156/158

5/24/2018


157

DE(4A%ILI#A EM&E(A: @i a no desea traba!ar con aluna empresa simplemente da clic en el botón de des6abilitar empresa  selecciona en nombre de la compaia &ue va a desactivar 8ver imaen ad!unta.

4A%ILI#A 1NA EM&E(A: @i por el contrario desea 6abilitar una empresa &ue 6aa des6abilitado anteriormente lo &ue tiene &ue 6acer es dar clic en el botón de Sabilitar una empresa  escoe la empresa &ue va a reactivar nuevamente. 8ver imaen ad!unta.


157/158

5/24/2018


158

Índice: )oporte tecnico >

Preguntas &recuentes

1.? Ruiero instalar el softBare )onica en mi computadora con indoBs W# 8o Vista  se muestra un error de instalación 8@RL no se puede instalar . Cual es el problemag %pta.? /n computadoras con indoBs W# 8o Vista es necesario reali'ar una instalación manual de un componente de )onica antes de proceder con la instalación de )onica 9. Instrucciones 1. @i su computador es de " bits descarar BBB.tec6notel.com+monica9+s&le3pr"3,enu.e3e . @i es de ,( bits  descarar de BBB.tec6notel.com+monica9+s&le3pr3,(enu.e3e ". #roceder a instalar la descara cuando solicite nombre de la instancia poner technotel -efinir modo me'clado de @RL 8Nmi3ed mode  la clave para el sea 8sstem administrator es Admin202 . #ara un detalle de la instalación descarue el video 6ttpD++BBB.outube.com+Batc6gvY"=d'sneMu . Ena ve' instalado e3itosamente el @RL a puede proceder a instalar )onica 9 sin inconvenientes.

".? Cada ve' &ue deseo imprimir una factura 8u otro documento se va a la cola de impresión o no se lora imprimir nada. %pta.? /n alunos casos el tamao del documento en )onica debe ser iual al tamao del documento definido en su impresora 8 o lieramente menor por alunos mil$metros. @i el tamao del documento en )onica es maor 8o en alunos casos iual &ue la 6o!a defin$a en la confiuración de la impresora entonces se da el caso &ue el documento emitido se &ueda en la cola de impresión o simplemente no se imprime. #or e!emplo si la confiuración de la impresora 8o NdriverO tiene definida una p;ina A(  )onica tiene definida una medida de paina de tamao carta  si 6ace una factura  desea imprimirla simplemente no se imprime. /n este caso la solución es: 1. AseGrese cu;l es el tamao de paina predeterminado &ue tiene su impresora usualmente es el formato A( 8"1 3 "9.7 cms ". Ir a )onica  colocar las medidas predeterminadas de su impresora. #ara ello ir a )onicaYZpar;metrosYZo. La licencia se instala en la versión ratuita sin inconveniente 8)onicaYZpar;metrosYZ


158/158

Manual Monica 9

Recommend Documents