Manual Excel Básico-sesión 6

Sesión N° 6

Curso de Excel Básico 2013

Como Digitar en Excel 2013- II PARTE Digitación de fechas Para digitar una fecha nos ubicamos en cualquier celda escribimos por ejemplo 17/05/2013 y pulsamos enter, también podemos usar otra forma al escribir en una celda 17-05-2013 o sino combinado ambas formas, para registrar una fecha. Todas las fechas en Excel son números con el formato día, mes, año. Todas las fechas en el programa Excel son considerados como un número a partir del 01/01/1900 es reconocido como el día uno. Para demostrarlo digitamos 01/01/1900 seguido generamos una copia haciendo clic en el icono copia (+) que figura en la parte inferior derecha de la celda y arrastramos las celdas que queremos, y estas figuraran por ejemplo del 1 de enero al 8 de enero de 1900.

Cualquier fecha que digitemos a partir de esta fecha como base es de carácter enumerativo. Ese es uno de los motivos del porque el programa Excel a partir de fechas es muy exacto. Lo demostraremos seleccionando un rango de fechas y le cambiaremos el formato haciendo clic derecho, escogemos formato de celdas de esta ventana de dialogo, seguido escogemos personalizada y aquí en tipo digitamos la letra dddd en mayúscula o minúscula, 4 veces para que figure un texto completo del día de la fecha digitada. Al otro rango le asignamos formato general y lo veremos como números.

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Imagen: Fechas con formatos

Fechas anteriores a la fecha base de Excel no son consideradas para cálculo, sea edades, antigüedad laboral, fechas de compra o crédito, tal como observamos en la imagen. Otro detalle son los formatos que nos permiten interpretar mejor el contenido de una fecha, hay formatos para que aparezca el día, mes y año de una fecha.

Ejemplo: 18/08/1992        

DD = Número de la fecha = 18 DDD= Texto día abreviado = mar DDDD= Texto día completo = martes MM = 08 MMM = ago MMMM = agosto YY = 92 YYYY = 1992



Digitación de Horas (tiempo) Cualquier digitación de tiempo en el entorno Excel está sujeta al meridiano o también denominado mediodía (a.m.) o (p.m.), o sea tiempos antes del mediodía o después del mediodía. Tiempos antes y después del meridiano o del mediodía: 

Nos ubicamos en una celda por ejemplo A5 ahí digitamos 8:15:40 es decir 8 horas, 15 minutos y 40 segundos. Al pulsar enter tenemos una presentación referente a este tiempo digitado con la característica de dos puntos, al comprobar en la barra de fórmulas la información digitada se registra con el meridiano antes del mediodía. Imagen: Antes del meridiano Meridiano (a.m.)

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Ahora nos ubicamos en la celda A6 y digitamos ahí la hora 21:10, al pulsar enter tenemos un registro de este tiempo en horas y minutos de la noche, en la barra de fórmulas vemos como la presentación pasado meridiano se hace presente 9:10 p.m., pero si digitáramos de frente en la celda A7 09:10 Excel lo asumiría como una hora antes del mediodía y nos mostraría la hora así 09:10 a.m.



Imagen: Después del meridiano

En Excel las horas se registran de las 00:00 horas hasta las 24 horas.

Presentación correcta de tiempos: En los ejemplos anteriores la presentación no es la adecuada por lo cual veremos cómo podemos darle una mejor presentación a nuestras horas. Para demostrar la presentación, seleccionamos un rango de celdas y le ponemos un color al rango seleccionado, seguido clic derecho formato de celdas, opción personalizada y en tipo escogemos una presentación referente a horas, minutos y segundos, antes de meridiano (a.m.) y pasado el meridiano (p.m.),

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Con este formato es posible dar una presentación adecuada de un tiempo después de digitada en Excel, para comprobarlo digitamos en el rango de color azul en la celda B5 el mismo tiempo de la celda A5 8:15:40 al pulsar enter tendremos esta presentación 8:15:40 a.m. antes del meridiano, al igual que si digitamos 21:10 al pulsar enter figurara 09:10:00 p.m., comprobamos que al darle este formato se obtiene una presentación más adecuada. Imagen: Formato de presentación adecuada

Otra características es al copiar el rango de celdas al seleccionarlo y escoger la opción de formato general comprobamos que todas las horas bajo el formato hora, minutos y segundos comprenden a un número del rango general y las combinaciones para completar un día se acercan a 1 , es decir va de cero a uno.



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Por ejemplo 08:15 matemáticamente nos indica 0.344, 09:10 nos indica 0.8819 de esta forma comprobamos que cualquier tiempo u hora utilizado en el entorno Excel es reconocido hasta un día, teniendo presente que los tiempos van de 0 a 1, nuestro ejemplo se orienta a este tipo de reconocimientos de información por parte del usuario cuando se digite, teniendo presente que si sombramos este rango y escogemos de la ficha número, opción número, fecha corta, etc., cambiaríamos la presentación del rango.



Digitación de caracteres gráficos Caracteres gráficos tipo numérico: 

Por ejemplo si quisiéramos digitar 3 km cuadrados, tendríamos que seleccionar el número 2 y hacer un arrastre de mouse con el número e ir a la opción fuente y escoger superíndice, seguido clic en aceptar y tendríamos una presentación con esta característica.



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Otra forma de presentación seria utilizando un carácter grafico o también denominado carácter ASCII, por ejemplo digitamos 3 km y para digitar la simbología cuadrado vamos a pulsar la tecla alt+253, esto lo obtenemos de una serie de caracteres que mostraremos en el siguiente cuadro. Para otro ejemplo seria digitar 5 cm cúbicos, que lo obtenemos pulsando alt+252. Si quisiéramos obtener otros caracteres de grafico numérico tendríamos que digitar según el cuadro lo que desearíamos obtener.







Caracteres graficos tipo literal: 

Por ejemplo al digitar la palabra Scanner HP modelo 540 – NA y quisieramos hacer refrencia a una marca registrada, entonces pulsamos alt+169 y ya tendriamos la simbologia de una marca registrada, otro ejemplo seria digitando la palabra Impresora Laser y si ahora quisieramos utilizar corchetes lo hariamos pulsando alt+91 y obtendriamos el corchete de abierto y seguido digitariamos una marca por ejemplo Canon – modelo LI89 hacemos espacio y cerramos el corchete pulsando alt + 93. Acontinuacion se muestra en la imagen lo detallado.



Digitar información como autorelleno y en otras hojas Esto es muy útil para crear información de tipo tabla. Por ejemplo seleccionamos un rango de tres columnas por 5 filas en el cual podemos digitar un texto, número, fecha u hora, es decir podemos digitar cualquier información. Primero empezaremos digitando un texto por ejemplo Excel 2013 y al presionar ctrl+enter y obtenemos nuestro autorelleno.

1. Seleccionamos el rango. 2. Sin hacer clic fuera ni dentro de la hoja de Excel, digitamos el texto, número, fecha u hora. 3. Pulsamos ctrl+enter y listo el autorrellenado.

Segundo ejemplo seleccionamos una columna digitamos una fecha cualquiera 18/05/2013 presionamos ctrl+enter y obtenemos nuevamente un autorrellenado. Tercer ejemplo seleccionamos 4 columnas y 4 filas ahora digitamos números 12.85, al pulsar ctrl+enter tendremos el autorelleno.



También podemos darle una mejor presentación a la tabla de datos, como ancharla, darle bordes, titulo, relleno de color, podemos hacer revisión de ortografía presionando la tecla F7 y entre otras características para una mejor presentación.



Ingreso de Datos: En Formula o Función Para digitar una formula básicamente utilizaremos los números con operadores. Formula: Información numérica del cual se utiliza matemáticos u operadores de textos. 

operadores

Ejemplo de formula con operadores de textos: Digitamos en mayúsculas la palabra RODRIGO enter JUEGOS enter MARIO BROSS, tenemos estas tres palabras y ahora queremos combinarlas en diferentes celdas, para esto en una celda distinta digitamos:

=A5&A6&A7 el operador & se obtiene pulsando alt+38, si pulsamos enter obtenemos la información combinada pero junta. Lo que falto fue colocar comillas entre cada operador & y entre las comillas digitaremos el siguiente texto. =A5&“SE DIVIERTE CON”&A6&“DE”&A7



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Ejemplo de formula con operadores de números: Digitamos por ejemplo en distintas celdas 17, enter 25, enter 10 y seguido utilizaremos una celda cualquiera donde sumaremos dos celdas que pulsando enter nos dará la respuesta o sino también podemos presionar el botón introducir pero sin generar un salto el botón introducir confirma una formula o función sin hacer salto, una suma también se puede obtener utilizando la función suma:

=suma(A10,A12) El mismo procedimiento se utilizara para operar números enteros, decimales, celdas cercas o distintas, utilizar la coma o utilizar el operador más. Si utilizamos la función suma y seleccionamos un rango de celdas con el arrastre de mouse, este nos arrojara la suma de todo un rango escogido.


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