PETUNJUK PENGGUNAAN
E X C E L B A N T U A N A L I S I S S I H A 1.7
Excel Bantu Analisis SIHA 1.7 (selanjutnya disebut Excel Bantu) adalah tools pendukung untuk membantu dan mempermudah dalam monitoring, pemrosesan, rekap, dan analisa laporan data yang ada di SIHA. Excel Bantu ini memiliki sumber data dari SIHA Online. Data laporan apapun yang ada di SIHA Online saat ini, dapat “ditarik” dan digunakan untuk dimunculkan dalam berbagai berbagai bentuk format tabel.
Saat ini Excel Bantu ini sudah mencapai versi 1.7, dimana untuk menyesuaikan dengan SIHA versi 1.7.
SETTING AWAL Untuk dapat menggunakan Excel Bantu ini, ada 2 hal yang harus dilakukan pertama kali. Lakukan
langkah ini setiap kali menggunakan komputer yg baru . 2 Langkah tersebut adalah sebagai berikut : 1. Install software pendukung ( mysql-connector-odbc-3.51.21-win32) -
Cara install nya, tinggal klik dua kali, lalu tekan next beberapa kali (tidak memerlukan setting/pilihan khusus)
2. Aktifkan fitur Macro Excel nya (untuk yang fitur Macro nya sudah aktif, langkah ini tidak perlu dilakukan) 1) Buka program Microsoft Excel (pada contoh di bawah, menggunakan Excel 2007) 2) Klik Logo Windows ( Office Button) yang ada di sudut kiri atas, klik Excel Options
3) Klik Trust Center, lalu klik Trust Center Setting
4) Klik Macro Settings, lalu aktifkan pilihan Enable all macros… klik OK
5) Tutup (Close) semua file Excel yang sedang terbuka (agar perubahan yg tadi dilakukan bisa berjalan). 6) Buka Excel seperti biasa.
TAMPILAN MENU UTAMA
Untuk mengakses setiap menu yg ada, klik tombol yg berwarna biru muda Untuk mengakses menu terkait capaian GF, checklist pilihan Menu GF Di setiap tampilan halaman, klik << kembali untuk kembali ke tampilan Menu Utama ataupun tampilan sebelumnya
MENARIK DATA DARI SIHA ONLINE Untuk dapat “menarik” data dari SIHA Online, lakukan langkah berikut :
1. Di Menu Utama, klik tombol UPDATE DATA SIHA 2. Isi nama Provinsi 3. Isi Periode 4. Isi Password 5. Klik tombol UPDATE DATA DARI SIHA 6. Tunggu hingga muncul pesan “Proses selesai”, klik OK
Catatan : -
Jika digunakan oleh Kab/Kota, maka isi juga Kab/Kota nya dari list yang ada o
Jika nama Kab/Kota nya tidak ada di list, maka ketik secara manual sesuai ejaan yang benar
-
Periode data yang akan diambil adalah untuk periode 1 tahun (Januari-Desember)
-
Perhatikan besar kecil huruf dari Password yang digunakan
-
Saat proses penarikan data, Komputer harus dapat terkoneksi ke Internet
-
Jika digunakan oleh UPK, langsung klik tombol UPDATE DATA OFFLINE
-
o
Isian Provinsi, Kabkota, dan Password nya tidak perlu diisi
o
Excel Bantu akan menarik data dari SIHA Offline yang sudah terinstall di Komputer
o
Komputer tidak perlu dalam keadaan terkoneksi ke internet
Setelah proses penarikan data selesai : o
Tampilan akan kembali ke Menu Utama
o
Di sebelah kiri layar, akan muncul keterangan
o
Periode (tahun) data yang digunakan
Tanggal saat melakukan Update Data SIHA yang terakhir
Jangan lupa untuk save file Excel Bantunya, agar penggunaan Excel Bantu selanjutnya, data SIHA Online sudah ada di Excel Bantu, tidak perlu koneksi ke internet
o
Lakukan langkah MENARIK DATA DARI SIHA ONLINE ini lagi, jika ada perubahan data di SIHA Online, misal ada UPK yang baru mengirim laporan
OUTPUT DATA Berikut akan dijabarkan berbagai macam bentuk output (beserta maksud dan fungsinya) dari data yang diperoleh dari SIHA Online. Data yang ditampilkan (nama UPK, bulan, jenis laporan) hanya sesuai data yang sudah ada di SIHA Online.
>> EVALUASI PELAPORAN UPK Menu ini digunakan untuk melakukan evaluasi dari pelaporan UPK di SIHA Online
Data ditampilkan dalam bentuk Grafik dan Tabel
Jumlah Layanan : menampilkan jumlah UPK yang pernah melapor ke SIHA Online, di break berdasarkan jenis pelayanan nya
Melapor : menampilkan jumlah layanan yang melapor ke SIHA Online, di break berdasarkan bulan pelaporan
Disetujui : menampilkan jumlah laporan layanan yang sudah di setujui (Approve) baik oleh Kab/Kota ataupun Provinsi, di break berdasarkan bulan pelaporan
Tepat Waktu : menampilkan jumlah laporan layanan yang dikirimkan tepat waktu tiap bulannya, yaitu paling lambat tanggal 27 bulan tersebut. Di break berdasarkan bulan pelaporan
Isi Individu : menampilkan jumlah laporan layanan yang diproses dengan mengisi data individu di SIHA Offline tiap layanan. Di break berdasarkan bulan pelaporan
Alasan Approval : menampilkan berapa banyak laporan layanan yang sudah di Approve tapi memiliki catatan/alasan dari Kabkota ataupun Provinsi -
Alasan KabKota/Provinsi mengisikan data laporan UPK di SIHA Online o
Tidak Kirim : UPK tidak dapat mengirimkan laporan ke SIHA Online karena masalah teknis, missal tidak ada/sulit internet, permasalahan computer, belum dilatih SIHA, dll
o
Belum Kirim : UPK belum mengirimkan laporan melewati batas waktu yg ditentukan/diharapkan, padahal biasanya mengirim laporan sendiri
-
Alasan KabKota/Provinsi mengubah data laporan UPK (yg sudah dikirim sendiri oleh UPK) di SIHA Online o
Hardcopy Beda : ada perbedaan data laporan antara yg ada di SIHA Online dengan yang ada di hardcopy laporan UPK, dan ternyata data di Hardcopy yang benar (tentunya setelah dilakukan konfirmasi sebelumnya dengan UPK terkait)
o
Revisi : data sebelumnya yg ada di SIHA Online sudah benar/sesuai, lalu layanan melakukan revisi laporan (salah hitung, kurang input, dll)
Catatan : -
Untuk melihat list rincian dari tiap poin evaluasi tersebut, klik link terkait (tulisan warna biru bergaris bawah) yang ada di tiap table nya. Misal untuk melihat list jumlah layanan yg melapor, klik tulisan Melapor o
Klik << kembali untuk kembali ke tampilan evaluasi pelaporan UPK
o
Di rincian data Disetujui, klik detail >> untuk melihat detail Approval setiap UPK dan
o
Di rincian data Disetujui, klik detail >> untuk melihat detail Approval setiap UPK dan siapa yg melakukan Approve nya, apakah Kabkota atau Provinsi
o
Di rincian data Tepat Waktu, klik Show Tanggal Lapor untuk memunculkan detail tiap layanan melaporkan tanggal berapa tiap bulannya
o
Di rincian data Isi Individu, klik Show Jumlah Data Individu untuk memunculkan detail jumlah individu dari laporan layanan tiap bulannya
Tips Pivot Table : -
Mengubah Urutan Bulan Di tampilan rincian data, jika urutan bulannya tidak berurut (misal Juni, Januari, Februari, April, Maret), kita bisa ubah sendiri urutannya, dengan cara :
-
o
Klik kanan di nama bulan yg ingin diubah urutan nya
o
Klik Move
o
Klik pilihan yg sesuai
to Beginning untuk dipindahkan ke urutan paling awal
Left untuk dipindahkan ke urutan satu kolom di sebelah kiri
Right untuk dipindahkan ke urutan satu kolom di sebelah kanan
To End untuk dipindahkan ke urutan paling akhir
Merekap Data Di tampilan rincian data, standarnya data dimunculkan rinci per layanan. Jika kita ingin melihat jumlah rekap per KabKota, lakukan langkah berikut : o
Klik kanan di salahsatu nama KabKota
o
Klik Expand/Collapse
o
Klik Collapse Entire Field
Sebaliknya jika ingin kembali merinci data per UPK nya, lakukan langkah berikut :
-
o
Klik kanan di salahsatu nama KabKota
o
Klik Expand/Collapse
o
Klik Expand Entire Field
Filter Data Baris/Row Jika kita ingin menampilkan hanya Laporan tertentu atau KabKota tertentu, lakukan langkah berikut : o
Klik tombol tanda segitiga hitam di Row Labels
o
Ubah isian di Select Field sesuai kita ingin mem-filter berdasarkan apa, misal Laporan, atau Kabkota
o
Di list isian bawah hilangkan dan munculkan checklist sesuai kebutuhan (data yg di Checklist adalah data yg akan dimunculkan di dalam table). Bisa manfaatkan pilihan
Select All untuk men-ceklist ataupun menghilangkan ceklist dari semua data yg ada.
>> ANALISIS KASKADE Menampilkan data capaian laporan sesuai dengan format grafik standar yang sudah ditentukan. Isikan Bulan sesuai periode pelaporan yang rekapan datanya ingin ditampilkan -
Periode I : ceklist bulan-bulan yg datanya akan direkap
-
Periode II : ceklist bulan-bulan yg datanya akan direkap
-
Bulan Terakhir : pilih nama bulan terakhir dari range periode Bulan yg sebelumnya sudah dipilih
>> CAPAIAN LAYANAN Menampilkan data capaian laporan, yang dapat ditampilkan dalam bentuk rekap dan breakdown yang dapat disesuaikan dengan keinginan. Untuk mengubah bentuk rekap dan breakdown nya, isikan isian Format Rekap nya -
Variabel : data capaian dimunculkan berdasarkan variable laporan tertentu, dengan cara mengisi isian Indikator. Data dibreakdown berdasarkan bulan (pada kolom) dan Provinsi/KabKota/UPK (pada baris)
-
Wilayah : data capaian dimunculkan berdasarkan wilayah tertentu, dengan cara mengisi isian Provinsi/KabKota/UPK. Data dibreakdown berdasarkan bulan (pada kolom) dan jenis laporan / variable laporan (pada baris)
-
Periode : data capaian dimunculkan berdasarkan periode laporan tertentu, dengan cara mengisi isian Bulan (bisa diisi lebih dari 1 bulan). Data dibreakdown berdasarkan Provinsi/KabKota/UPK (pada kolom) dan jenis laporan / variable laporan (pada baris)
-
All : data capaian dimunculkan semuanya (tanpa kriteria tertentu). Data dibreakdown berdasarkan bulan (pada kolom) dan Provinsi/KabKota/UPK/JenisLaporan/VariabelLaporan (pada baris)
Catatan : -
Untuk pengolahan data table lebih lanjutnya, silakan merujuk pada poijn Tips Pivot Table seperti yg sudah dijelaskan di atas
-
Jika kita melakukan fungsi filter data baris, maka format filter tersebut akan terus aktif walaupun
Format Rekap table nya berubah. o
Misal sudah dilakukan filter pada jenis laporan untuk hanya memunculkan laporan VCT saja, maka seterusnya data yg ditampilkan hanya dari layanan VCT saja, walaupun tampilan tabel nya berubah.
o
untuk “membersihkan” filternya kembali ke kondisi semula, silakan klik tombol merah
clear filter
>> REKAP FORMAT Rekap format akan menampilkan data capaian berdasarkan format laporan bulanan yang ada, dimana dimunculkan semua baris dan kolom laporan, serta dapat diisi sesuai wilayah (Provinsi/KabKota/UPK) dan periode (bulan) yang diinginkan. Untuk melakukan pencetakan data (print) silakan lakukan langkah untuk mem-print data seperti di excel biasa.
>> PIVOT Menu ini digunakan jika ingin melakukan analisis data lebih lanjut, dimana disediakan pivot table kosong (blank). Pastikan di tabel/kotak nya klik kanan – show field list. Pivot yg disediakan adalah dari : -
setiap jenis laporan (rinci sampai dengan kelompok umur, jenis kelamin, kelompok risiko, dan penyakit pasien)
-
GABUNG (gabungan dari semua jenis laporan, tapi hanya menampilkan data total jenis kelamin saja)
