MANUAL DEL USUARIO SIGMA El programa sigma administrará lo concerniente al manejo de inventarios, compras, facturación, cartera de clientes y cartera de proveedores.
MENÚ PRINCIPAL Menú Principal Desplegable
Iconos de Acceso Directo
El menú principal contiene todos los accesos a la totalidad de módulos del programa Sigma. Se usa haciendo click sobre el nombre deseado (Registro – Movimientos – Informes –
SubMenú Desplegable
Utilidades ) y escogiendo el nombre del módulo que se necesita (generalmente los módulos
hacen alusión a la tarea que desempeñan). Los íconos acceso directo sirven para ingresar con un solo click al módulo deseado, sin necesidad de acudir al menú desplegable. También puede ingresar pulsando una tecla específica. El nombre de la letra y la tarea correspondiente aparece cuando se pone el cursor sobre el ícono y se deja dos segundos.
ALMACÉN Ingreso de Productos al Almacén. Para ingresar los productos al almacén se da click sobre el primer ícono de izquierda a derecha, se puede también haciendo click en el menú principal sobre “Registros” y escoger el submenú “Elementos”.
En primer lugar se debe determinar el grupo al que pertenece el producto (por ej. Si es un almacén de víveres y el producto es arroz, pertenecerá al grupo de Granos). Los grupos deben haber sido creados previamente en el módulo de grupos, menú (Registros – Grupos), o también si está en el módulo de almacén puede llamarlo dando click sobre el título “Grupo”. Después de escoger el grupo se da enter y se enfoca la caja de texto correspondiente al No. de código. Si está trabajando con el código de barras se lee con el scanner de barras (pístola de código de barras), si no, entonces se escribe un código cualquiera, se recomienda que se escriba el correspondiente al número de código interno situado en la parte superior izquierda del módulo presente. Enseguida se da enter y se enfoca la caja de texto del nombre del producto, se escribe ahí el nombre del producto y su característica (ej. ARROZ DEL LLANO*500G. Quiere decir que es arroz de marca DEL LLANO, con un peso de 500 gramos). Si se va imprimir la factura en formato angosto (tiqueteadora), es recomendable que el nombre del producto no pase de 22 caracteres. Enseguida se da enter y enfoca un
control de listado , donde se buscará el nombre de la fábrica o del laboratorio que hace el
producto; si no existe entonces se escribe el nuevo nombre de la fábrica. (se debe tratar de conservar la ortografía). El siguiente paso es dar enter y escribir el monto del iva que se va a aplicar al precio del producto. Después se da enter dos veces y enfoca la caja de texto donde se indica la cantidad de productos que hay en el almacén. (si quiere dejar ésta información para cuando se haga el inventario, entonces escriba cero), enseguida se presiona enter y se enfoca en la caja de texto correspondiente al costo del producto. Aquí se escribe el precio del producto tal y como lo compramos al proveedor, enseguida se da enter y se enfoca la caja de texto del precio para la venta, aquí como su nombre lo indica, se escribe el precio de venta del producto.
Adicionar elementos (Remitirse al módulo de compras)
Actualizar costos Este control se utiliza para actualizar los costos de los productos después de que se ha hecho algún cambio en los datos, ya sea de costos, de incrementos o de iva. Generalmente es cuando se ha hecho procesos por lotes de datos utilizando el módulo de grupos o el módulo de (Utilidades – Modificaciones – Ventas, abonos, Inventarios).
Reportes Mediante este control se tiene acceso a la impresión de los elementos de almacén (inventario), discriminando la impresión por grupos, impresión total o de solamente los elementos que tienen existencia. Los datos se ordenan de varias maneras. Es muy útil cuando se trata de hacer inventario.
Buscar Desde aquí puedo tener acceso a los listados de elementos que conforman el módulo de búsquedas, desde allí puedo ubicar cualquier elemento y cargarlo en el módulo de almacén. Además del click puedo tener acceso oprimiendo dos veces ‘F5 ’ (Remitirse al Módulo de Búsquedas).
FACTURACIÓN Para proceder a facturar, se debe haber digitado la información completa de todos los productos y tener la información del módulo de Rangos definida. Para ingresar al módulo de facturación se da click en el menú principal sobre ‘ Movimientos’ , luego otro click sobre ‘Facturación’ , o se oprime la tecla ‘F’, o se da click sobre el icono que tiene el signo pesos
de color amarillo y rojo.
Grillado de la Factura
Control de Listado F3
Precio de venta del Producto y valor del Iva
Listado de Clientes F4
Cantidad en Almacén Determina si la venta es a Crédito F9 Casilla de descuento F10 Llama facturas anteriores para venta diaria
Aparecerá un módulo como el de arriba conteniendo la información de la totalidad de los productos del almacén en un control de listado . Aquí se muestra los datos ordenados por nombre del producto o por el número de código de barras. Se puede escoger la manera dando click sobre el control de opción ‘NOMBRE’ -F6- o ‘BARRAS’ –F7- . Si lo que desea es buscar el producto por el nombre, debe escribir este en la caja de texto del control de listado, en la medida que teclee el nombre irá apareciendo la lista de nombres que coincidan con lo escrito. Se escoge el producto usando las flechas de navegación, cuando se escoge el producto va apareciendo, en la parte inmediatamente inferior la información detallando el costo, y el iva , como también el número de serie del producto y la cantidad de elementos que se encuentran en el almacén, enseguida se da enter , el cursor se enfoca sobre una caja de
texto diseñada para escribir la cantidad de productos que se desea ingresar a la factura, se digita la cantidad y se da enter (Se puede configurar la caja para que automáticamente escriba la cantidad de 1 – F12 -, evitando así que el usuario escriba.), Inmediatamente el producto ingresa al grillado de la factura con la cantidad y el valor correspondiente; también de manera automática se va totalizando la factura. Estando ya el producto en el grillado se obtiene información adicional (código interno, costo del producto y costo de venta) poniendo el cursor encima del nombre del producto, el valor del iva se consigue poniendo el cursor sobre el precio unitario del producto. Si se quiere borrar un elemento del grillado, se da click sobre el número de item de la línea donde está escrito el nombre del producto. Si se quiere borrar el grillado completo, se da click sobre el control de comando amarillo con el nombre ‘Limpiar Todo’ u oprimir la tecla ‘F1’. Para poder imprimir la factura debe estar la información
completa, esto quiere decir que el número de factura debe ser mayor a 1, que haya productos en el grillado de la factura y que esté escogido el cliente. Para determinar si la venta es a crédito se llena la casilla de verificación de “ Crédito ” (click ó F9 ) y se procede luego a escoger la fecha para el pago y escribir la suma si hace abono inmediato. También se puede hacer descuentos escribiéndolos en la casilla de descuentos (click ó F10 ) o escribiendo el porcentaje después de activar la casilla de vefificación de “Descuento ”. Se puede dar la orden de imprimir haciendo click sobre el control “Aceptar ”, o pulsando la tecla F8 , se le preguntará si desea imprimir en el tipo de factura ancha o angosta (a manera de
recordatorio) y luego imprimirá la factura, grabando todos sus detalles. Por defecto la fecha de la factura será la del día en que se esté imprimiendo, cosa que se puede cambiar a capricho. (el control de la fecha está ubicado en la parte derecha superior del módulo de facturación). Si estando en el módulo de facturación quiero ver el módulo de almacén, solo hago click sobre el control donde aparece la cantidad de elementos que hay en almacén (Saldo en Almacén ). También si desea crear un cliente y no quiere salir del módulo de facturación solo
de click sobre el control que tiene la letra “A” u oprima la techa F5. Lo mismo haría para ver el módulo de cartera con la deuda del cliente escogido, hacer click en el control que tiene la palabra “Deuda ” u oprimir la tecla “F2 ”.
CARTERA
Datos de una Factura Datos del Cliente
Listado de Clientes
Datos de Abonos y saldos
Facturas del cliente
Pago de Abonos
Con el módulo de cartera se obtiene una herramienta valiosa para el manejo de la deuda del cliente. Para acceder a este módulo desde la ventana principal, puedo hacer click sobre el cuarto boton de acceso directo de izquierda a derecha. También puedo deplegar el menu de “Movimientos” y dar click en “cartera ”, u oprimir la tecla “F ”. Este módulo contiene un control de listado con el nombre de todos los clientes. Al escoger cada uno de los clientes, si el cliente tiene credito, aparecerá en otro control de listado situado al frente la totalidad de facturas que le han sido acreditas. También aparecerá la totalidad de lo que ha comprado a crédito, la sumatoria de los abonos y el total de lo que debe. Al escoger una de las facturas, se mostrará la información detallada de la misma, cosas como la fecha de compra, el valor de la factura, la totalidad de los abonos etc.
Abonos Estando seleccionada una factura, si esta tiene saldo, se podrá hacer abonos a la cuenta enfocando en el marco de ‘abonos ’ la caja de texto correspondiente a ‘valor del abono ’, se escribe el valor y luego se da click sobre el botón de control correspondiente a ‘aplicar ’, la suma se abonará a la factura seleccionada. Con antelación podrá escoger la fecha del abono (por defecto es la fecha actual) y si se paga con cheque. Si por alguna razón se escribe una suma mayor a la del saldo de la factura, lo restante se abonará a las otras facturas que tengan saldo.
Reportes de abonos y saldos Para saber el costo de la cartera total se da click sobre el botón de control ‘Cartera Total ’, esperando unos momentos se mostrará la sumatoria. Para producir un listado de los clientes que tienen o han tenido crédito e información sobre la deuda y los abonos, se da click sobre el boton de control ‘Impresión ’; aparecerá un marco donde podrá definir el rango de fecha desde-hasta dentro del cual necesita la información. Si necesita saber solamente quienes han hecho abonos y la cantidad de estos dentro del mismo rango de fecha, dé click en la caja de verificación correspondiente a ‘Solo los abonos hechos en la fecha ’. Podrá escoger si quiere ordenada la información por nombre de cliente o por número de factura. Luego dé click sobre el boton de control ‘Aceptar ’.
Intereses Ud. podrá determinar a su antojo el interés a cobrar. Inclusive podrá hacerlo determinando el grado de la deuda. Al hacer click sobre el botón de control ‘ Intereses ’, aparece el marco con un grillado con siete niveles para que pueda escribir los requisitos.
Por ej. si el cliente tiene una deuda de $10.000.000.oo, usted podrá decidir que desde 1 peso hasta 1.000.000.oo pague 3% de interés mensual, desde 1.000.0001.oo hasta 5.000.000.oo pague 3% de interés mensual y de mas 5.000.000.oo pague un 2% de interés mensual. Después de escribir los datos dé click en grabar. Lo escrito allí le será aplicado a todos los clientes y la liquidación de intereses será diaria (el interés mensual / 30 días), después de que sobrepase el plazo estipulado para el pago.
COMPRAS
Control de Listado de Proveedores
Control de Listado de Facturas
Este módulo está diseñado para administrar los datos de las compras hechas a los proveedores. Para hacerlo, debe primero existir la base de datos de los proveedores ( Menú principal – Registros – Proveedores ). Si desea ingresar al módulo de proveedores desde el
módulo de compras haga click sobre el título ‘Proveedor ’. Después de escogido el proveedor, se da enter y se enfoca la caja de texto correspondiente a ‘No. de Factura ’, se escribe allí el número de la factura que ha expedido el proveedor, enseguida se define la fecha de compra en el primer control de fecha y en el segundo se define el plazo para el pago, si se paga de contado las dos fechas deben ser iguales. Por defecto la segunda fecha irá siempre un mes adelante. Enseguida se escribe el valor de la factura sin iva en el control correspondiente y luego se escribe el valor del iva (si no tiene iva no se escribe nada), después se define la retención en la fuente (si no tiene no se escribe nada) y luego se da click en grabar ó ‘ F8 ’. Después de grabar aparece en el control de listado el número de la factura. Si se quiere corregir algún dato de la factura se escoge la factura deseada en el control de listado de facturas, se re-escribe la información y se graba nuevamente. Para ver los productos correspondientes a una factura se da click sobre el control ‘Mostrar Factura ’ (esto es para las facturas a las que previamente se ha adicionado elementos).
Determina descuentos Mediante este control se podrá definir los montos y los descuentos por efectos de la retención en la fuente que se hará a la factura de compra. Se podrá escribir hasta veinte topes con sus respectivos descuentos, los cuales se utilizará a conveniencia. Para poder utilizarlo debe llenarse de datos y escoger la opción cuando se active la casilla de verificación correspondiente a ‘Retención en la Fuente ’. Los descuentos se harán de manera automática.
Adicionar compras Para adicionar los elementos comprados al sistema se puede ingresar de dos maneras: la primera es dando click sobre el botón de control ‘Adicionar compras ’ y la segunda es ingresando al módulo de almacén y dar click sobre el botón de control ‘Adicionar Elementos.’ En ambos casos aparecerá integrados tres módulos que son fundamentales en el proceso.
10
4 5 1 2 6
12
7
8 9 3
11
Para seguir al pie de la letra. En el marco ‘Adición del Elemento ’ se escoge la factura en el control de listado correspondiente a ‘Factura No.’ , - 1 - se sabe que se escogió la factura correcta cuando
aparezca el nombre del proveedor y las fechas de pago y plazo para el pago – 2 - y muestre la suma total de la factura de compra – 3 - . Enseguida se oprime dos veces ‘F5 o se hace click sobre el control de listado de elementos situado en el módulo de búsqueda – 4 - , se escoge el elemento o producto a que hace referencia la factura de compra y se hace doble click o enter .
Aparecerá el producto en la caja de texto correspondiente al módulo de
almacén – 5 - y la cantidad de elementos que hay actualmente en el almacén – 6 - , lo mismo que el precio hoy del producto – 7 – y la fecha de vencimiento (para los que son perecederos – ésta fecha se cambia si es necesario para los nuevos productos-) – 12 -. Se sitúa entonces en la caja de texto correspondiente a ‘Cantidad ’ – 6 - , y se escribe el total de elementos de ese producto que dice la factura de compra; enseguida se da enter y pasa a la caja de control de ‘Precio Unitario ’ – 7 - y se escribe allí el nuevo precio a como llega el producto. Si el precio no cambia entonces se deja el mismo. Al dar enter, si existe incremento el precio se actualizará automáticamente, si no, entonces quedará el mismo precio que el de compra, apareciendo en ambos casos en la caja de texto de ‘Costo Venta ’ – 8 - lo que significa que se puede modificar el precio al antojo. Para grabar los datos debo asegurarme que exista toda la información nueva y dar click en el control de comando ‘Aceptar ’ – 9 -. El elemento aparecerá entonces con los datos que le pertenecen en el grillado del módulo de ‘Listado de Elementos ’
– 10 -, simultáneamente irá agregando los productos al inventario e irá sumando
los precios de los elementos ingresados en el control de ‘Total Adiciones ’ – 11 - . Se hace de la misma manera para todos los productos de la factura de compra, hasta que en el grillado del módulo de ‘Listado de Elementos ’ – 10 - quede representada una copia de la factura de compra. Si por alguna razón se equivoca en el ingreso de un elemento y desea cambiarlo, se da click sobre el elemento en el grillado del módulo de ‘ Listado de Elementos ’ – 10 -, marcándose la línea con un color verde, (se activan los controles ‘Eliminar ’ y los que contienen las flechas que apuntan arriba y abajo). Para retirar el elemento del grillado se da click sobre el botón de comando ‘Eliminar ’ y se procede luego a ingresar el elemento correcto. Si quiere mover el producto en el grillado de arriba abajo o al contrario simplemente lo marco con el color verde y oprimo los botones de control que contienen las flechas.
MÓDULO DE GRUPOS
A este módulo se accede desde el menú principal (Registros – Grupos ), también desde el módulo de almacén dando click sobre el título ‘Grupo ’. Este módulo es valioso ya que permite crear los grupos de elementos o productos y trabajar por lotes en el inventario con esta información. Esto quiere decir que permite cambiar o modificar datos como Iva y porcentaje de ganancia en todos los elementos del almacén que conforman el inventario (todos a la vez), sin que haya necesidad de abrir el registro y cambiar los datos de uno en uno. Para definir el iva en los productos que pertenecen a un determinado grupo, se escoge primero el grupo dando click en ‘Mostrar Grupos ’ y ubicando el registro deseado y cerciorándose que en la caja de texto correspondiente a ‘Valor del Iva ’ contenga el número deseado, luego se da click en el botón de comando ‘Establecer iva en los Productos ’ y dar click en ‘aceptar ’ cuando se le pregunte si está seguro. Si lo que quiere es quitar el iva de los productos que pertenecen a ese grupo, debe escribir cero en la caja de texto correspondiente a ‘Valor del Iva ’. Si lo que desea es borrar el iva de todos los productos, haga click en ‘Poner Iva en Cero ’.
Para establecer el porcentaje de ganancia por grupo, debe escoger primero el grupo y luego dar click en el boton de comando ‘Definir Porcentaje de Ganancia de este Grupo ’. Se le pedirá que escriba el porcentaje de ganancia para luego dar click en aceptar.
