Manual Del Usuario Gesproy

Manual del Usuario

“SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY- SGR”

Fecha: 26/09/2013 Versión: Página 1 de 97

Departamento Nacional de Planeación República de Colombia

Dirección de Regalías

Manual del Usuario GESPROY - SGR

2013

Manual del Usuario



índice I.

INTRODUCCIÓN ..................... ................................ ...................... ...................... ....................... ....................... ...................... ...................... ...................... ...................... ..................... .......... 3

II.

PRE-REQUISITOS PARA TRABAJAR EN EL APLICATIVO ............ ....................... ....................... ....................... ...................... ...................... ................. ...... 4

III.

INGRESO A LA HERRAMIENTA ..................... ................................. ....................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ..................... .......... 9

IV.

INGRESO AL PROYECTO ...................... ................................. ...................... ...................... ....................... ....................... ...................... ...................... ...................... ............. .. 14

V.

MENÚ PRINCIPAL ...................... ................................. ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ....................... ....................... ...................... ............... .... 17

1.

DESCRIPCIÓN GENERAL ...................... .................................. ....................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ................. ...... 20

2.

ENTIDAD EJECUTORA.......................... EJECUTORA...................................... ....................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ................. ...... 22

3.

CUMPLIMIENTO REQUISITOS......................... REQUISITOS..................................... ....................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ................. ...... 25

4.

FUENTES FINANCIACIÓN ..................... ................................. ....................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ................. ...... 27

5.

INCORPORACIÓN PRESUPUESTAL ...................... ................................. ...................... ...................... ....................... ....................... ...................... ...................... ............. .. 31

6.

INDICADORES Y AVANCE DEL PROYECTO ................... .............................. ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ................. ...... 37

7.

CUENTAS Y GIROS ...................... ................................. ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ....................... ....................... ...................... ............... .... 39

8.

PLANEACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO ................ ........................... ...................... ...................... ...................... ...................... ..................... .......... 42

8.1. 8.2. 9.

PROGRAMACIÓN PRECONTRACTUAL ........................... ......................................... ............................ ............................. ............................. ............................ .................... ...... 43 PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN (PROGRAMACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO ) .......................... ........................................ .................. .... 45

GESTIÓN PRECONTRACTUAL.......... PRECONTRACTUAL ..................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ............. 55

10.

CONTRATOS DEL PROYECTO ...................... .................................. ....................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ................. ...... 62

INFORMACIÓN DE CONTRATOS....................................... ..................................................... ............................. ............................. ............................ ........................... ............... .. 68 PAGOS DEL CONTRATO .......................... ........................................ ............................ ............................ ............................ ............................. ............................. ........................... ............. 78 REGISTRO FOTOGRÁFICO............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................. ............................. ...................... ........ 81 SUPERVISIÓN Y CONTRATOS DE INTERVENTORÍA .......................... ......................................... ............................. ............................ ............................ ............................. .................. ... 83 Supervisión del Contrato.................................... .................................................. ............................ ............................ ............................ ............................. ............................ ............... .. 84 Interventoría del Contrato ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................. ............................. .................... ...... 86 11.

EJECUCIÓN DEL PROYECTO ...................... .................................. ....................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ................... ........ 88

12.

APROBACIÓN INFORMACIÓN ...................... ................................. ...................... ...................... ....................... ....................... ...................... ...................... ............... .... 93

13.

ALERTAS PROYECTO ..................... ................................. ....................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ................... ........ 95

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índice I.

INTRODUCCIÓN ..................... ................................ ...................... ...................... ....................... ....................... ...................... ...................... ...................... ...................... ..................... .......... 3

II.

PRE-REQUISITOS PARA TRABAJAR EN EL APLICATIVO ............ ....................... ....................... ....................... ...................... ...................... ................. ...... 4

III.

INGRESO A LA HERRAMIENTA ..................... ................................. ....................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ..................... .......... 9

IV.

INGRESO AL PROYECTO ...................... ................................. ...................... ...................... ....................... ....................... ...................... ...................... ...................... ............. .. 14

V.

MENÚ PRINCIPAL ...................... ................................. ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ....................... ....................... ...................... ............... .... 17

1.

DESCRIPCIÓN GENERAL ...................... .................................. ....................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ................. ...... 20

2.

ENTIDAD EJECUTORA.......................... EJECUTORA...................................... ....................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ................. ...... 22

3.

CUMPLIMIENTO REQUISITOS......................... REQUISITOS..................................... ....................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ................. ...... 25

4.

FUENTES FINANCIACIÓN ..................... ................................. ....................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ................. ...... 27

5.

INCORPORACIÓN PRESUPUESTAL ...................... ................................. ...................... ...................... ....................... ....................... ...................... ...................... ............. .. 31

6.

INDICADORES Y AVANCE DEL PROYECTO ................... .............................. ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ................. ...... 37

7.

CUENTAS Y GIROS ...................... ................................. ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ....................... ....................... ...................... ............... .... 39

8.

PLANEACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO ................ ........................... ...................... ...................... ...................... ...................... ..................... .......... 42

8.1. 8.2. 9.

PROGRAMACIÓN PRECONTRACTUAL ........................... ......................................... ............................ ............................. ............................. ............................ .................... ...... 43 PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN (PROGRAMACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO ) .......................... ........................................ .................. .... 45

GESTIÓN PRECONTRACTUAL.......... PRECONTRACTUAL ..................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ............. 55

10.

CONTRATOS DEL PROYECTO ...................... .................................. ....................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ................. ...... 62

INFORMACIÓN DE CONTRATOS....................................... ..................................................... ............................. ............................. ............................ ........................... ............... .. 68 PAGOS DEL CONTRATO .......................... ........................................ ............................ ............................ ............................ ............................. ............................. ........................... ............. 78 REGISTRO FOTOGRÁFICO............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................. ............................. ...................... ........ 81 SUPERVISIÓN Y CONTRATOS DE INTERVENTORÍA .......................... ......................................... ............................. ............................ ............................ ............................. .................. ... 83 Supervisión del Contrato.................................... .................................................. ............................ ............................ ............................ ............................. ............................ ............... .. 84 Interventoría del Contrato ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................. ............................. .................... ...... 86 11.

EJECUCIÓN DEL PROYECTO ...................... .................................. ....................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ................... ........ 88

12.

APROBACIÓN INFORMACIÓN ...................... ................................. ...................... ...................... ....................... ....................... ...................... ...................... ............... .... 93

13.

ALERTAS PROYECTO ..................... ................................. ....................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ................... ........ 95

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I.


INTRODUCCIÓN

Este manual va dirigido a todos los usuarios del aplicativo “ “SISTEMA DE hacer el SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE REGALIAS” ” que requieren hacer seguimiento de todos y cada uno de los proyectos. Hay que recordar que de acuerdo a como se haya registrado el proyecto en el Banco de Proyectos SUIFP y se haya rendido la la información correcta en el movimiento de la cuentas, así mismo se verá reflejada la información contenida por cada uno de los proyectos. De acuerdo a la necesidad del usuario.

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II.


PRE-REQUISITOS PARA TRABAJAR EN EL APLICATIVO

Para el navegador de internet: Al trabajar en el navegador de Internet, se debe tener la siguiente configuración: Ingresar a Herramientas y seleccionar en Opciones d e internet ( Ilustración 1)

Ilustración 1. Pre requisitos para internet Explorer

Al hacer clic se abre una ventana en la que se selecciona en el historial de exploración el botón de configuración (Ilustración2)

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Ilustración 2. Ingreso a historial de exploración


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Se ingresa a los archivos temporales de internet y se selecciona la opción de Cada v ez qu e vis ite la p ágin a web y clic en Aceptar.( Ilustración 3)

Ilustración 3. Elección de opción Internet

Configuración Regional Para ajustar esta configuración, e.g. en Windows 7, se ingresa a “Panel de Control” seleccionando luego la opción “Reloj/Idioma y Región” (Ilustración 4). En ella se elige la opción “Configuración regional y de Idioma” (Ilustración 5) que muestra la ventana de la ilustración 6. En esta ventana se oprime el botón “Configuración Adicional”, el cual muestra la ventana de la ilustración 7. La configuración regional debe estar de la siguiente manera: El formato debe ser de carácter numérico El separador de listas debe ser el carácter “pleca” (“|”).

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Ilustración 4. Ingreso a panel de Control

Ilustración 5. Reloj, Idioma y Región


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Ilustración 6. Configuración Regional


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Ilustración 7. Configuración Adicional

III.

INGRESO A LA HERRAMIENTA

Para ingresar al aplicativo se siguen los siguientes pasos: Mediante el navegador de internet por favor ingrese a la siguiente dirección (URL): 

http://sgr.dnp.gov.co (Ilustración 8).

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Ilustración 8. Ingreso página principal SGR 

En la barra del menú ingresar a SMSCE (Sistema Monitoreo, Seguimiento Control y Evaluación) y elegir la opción “Cargue y Reporte de Información”.

Ilustración 9. Ingreso a cargue y reporte de Información

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Seleccionar el botón de INGRESAR

Ilustración 10. Cargue de Información


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1. Ingresar usuario y contraseña de usuario con perfil “Elabora y Carga”

Ilustración 11. Ingreso de Usuario y Contraseña

2. Al ingresar el sistema muestra la página de inicio la cual se encuentra dividida en 10 secciones como lo muestra la Ilustración 12.

Sección 1: Muestra información del usuario y perfil que ingresó al sistema, la fecha y hora actual. Sección 2: Muestra la barra del menú principal que estará disponible en todas las páginas. Sección 3: Muestra el nombre del usuario y la entidad asociada a éste. Sección 4: Muestra un menú para acceder a las diferentes opciones de la aplicación “Cargue y Reporte de información de rendición de cuentas SGR”. Sección 5: En esta sección el sistema muestra alertas como ayuda para la entidad que reporta información a través del aplicativo de la sección 4. Sección 6: En esta sección se brindan instrucciones precisas al usuario “Elabora y Carga” y usuario “Administrador de Usuarios” de la Rendición de Cuentas SGR para tener en cuenta en su reporte. Sección 7: Muestra la opción para acceder al aplicativo del sistema de Seguimiento y Ejecución a Proyectos GESPROY-SGR Sección 8: Muestra un botón para acceder a la creación de usuarios “Elabora y Carga” Sección 9: En esta sección se brinda información relacionada con el aplicativo de Seguimiento a Proyectos SGR, para tener en cuenta. Sección 10: Muestra información de la herramienta web, la fecha y hora.

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Ilustración 12. Página de Inicio

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IV.


INGRESO AL PROYECTO

Para comenzar con el reporte de información se debe seleccionar la entidad territorial que corresponda (Ilustración 13).

Ilustración 13. Selección de Entidad Usuario Ejecutor

Al seleccionar la entidad de la lista, se da clic en el botón Seguimiento a Proyectos

Ilustración 14. Ingreso seguimiento de proyectos

El sistema muestra la información de la entidad y Nombre de usuario. Para ingresar, seleccionar el botón “Buscar Proyectos” como se muestra en la Ilustración N.15.

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Ilustración 15. Página de Ingreso

Ilustración 16. Buscador de proyectos Se muestra la página, la cual está el buscador de proyectos (Ilustración 16), donde se pueden encontrar por los siguientes criterios:    

BPIN: Código que se le asignó al proyecto que se está buscando. Objeto: Se digita el objeto del proyecto Departamento: Entidad al que pertenece el proyecto Vigencia: Selecciona la vigencia correspondiente del proyecto

Para traer la lista de proyectos de acuerdo a los criterios seleccionados se da clic en el botón “CONSULTAR” . Se listarán únicamente los proyectos que le han sido asignados a la entidad que se encuentran en estado de aprobación como ejecutora de los mismos y en el aplicativo SUIFP- SGR en estado de aprobación (Ilustración17).

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Ilustración 17. Lista de proyectos

Al encontrar el proyecto se da clic al registro correspondiente de la “Entidad Ejecutora” (Ilustración 17).

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V.

Menú Principal

Ilustración 18. Menú Principal


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El menú principal está compuesto por: INICIO: Botón que se encuentra en todas las ventanas y lleva a la ventana del buscador de proyectos (ilustración16) Opciones del Menú::            

Descripción General Entidad Ejecutora Fuentes Financiación Incorporación Presupuestal Cumplimiento Requisitos Planeación Ejecución Gestión Precontractual Contratos Proyecto Cuentas y Giros Indicadores y Avances Aprobación Información Alertas Proyecto

Esta ventana presenta un resumen general del proyecto con los datos más importantes de su identificación y la ejecución del mismo. Adicionalmente, se muestra un diagrama de semáforos el cual indica el avance físico y financiero del proyecto . . 0% - 40%= Rojo 41% - 79%= Amarillo 81% - 100%= Verde

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Ilustración 19. Información del proyecto


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1. Descripción General Presenta toda la información general del proyecto como se muestra en la ilustración 20. Ésta es importada del Banco de Proyectos SUIFP-SGR.

Sección 1: Localización: información principal del proyecto Sección 2: Entidad Ejecutora: Entidad que elabora o ejecuta el proyecto Sección 3: Mapa Regalías: Botón que muestra la información consolidada de regalías. Sección 4: Fuentes de financiación: Origen de los recursos para la ejecución del proyecto. Registrada en SUIFP-SGR y otras fuentes de financiación. Sección 5: Indicadores del Producto: Lista de Indicadores al detalle.

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Ilustración 20. Descripción general del proyecto


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2. Entidad Ejecutora Esta información corresponde a la entidad que ha sido designada como ejecutora. El formulario se divide por 3 secciones: (Ilustración 21).

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Ilustración 21. Información entidad ejecutora

Sección 1 Ente ejecutor: Datos que corresponden al ente ejecutor, nombre junto con su respectivo nit. Sección 2: Representante Legal: Muestra la información correspondiente al representante legal. Para digitar esta información se hace clic en el botón . Este botón abre un formulario donde se debe diligenciar toda la información (Ilustración 22). Los campos marcados con asterisco son de obligatorio diligenciamiento.

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Sección 3: Contactos del proyecto: Se registran los datos correspondientes a las personas que pertenecen al proyecto. Se ingresa por la opción y se diligencian los datos correspondientes a dicho formulario (Ilustración 23). Una vez ingresada la información, se da clic en el botón “Guardar”

Ilustración 22. Datos Representante Legal

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Ilustración 23. Ingreso de datos de Contacto del Proyecto

En caso que se requiera editar la información del representante legal en la página del ente ejecutor, se da clic en el botón de actualización que abre nuevamente el formulario para la modificación requerida. Si hay un nuevo representante legal de la entidad, se crea un nuevo representante legal en el aplicativo y se deja el Estado del representante legal antiguo como inactivo, para llevar un histórico de la información. Para borrar o eliminar la información de un representante legal ya registrado en la página del ente ejecutor, se ingresa por el ícono de eliminación donde solicitará confirmación de borrado (Ilustración 24).

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Ilustración 24. Solicitud de Borrar información

Para borrar la información diligenciada, se da clic en el botón “Borrar”, o “Cancelar” si no se desea borrar. Cuando se borra, el sistema envía un mensaje de confirmación como lo muestra la Ilustración 25.

Ilustración 25. Mensaje de Borrado

3. Cumplimiento Requisitos En esta pestaña se registra la información correspondiente a la certificación del cumplimiento de los requisitos previos al inicio de la etapa contractual, a que hace referencia el artículo 2 del acuerdo 014 de 2013, la cual es responsabilidad de la Secretaría Técnica del OCAD respectivo. (Ilustración 26)

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Para ingresar la información se hace clic en el botón “ADICIONAR CERTIFICACIÓN”

Ilustración 26 Requisitos según certificado OCAD

Al ingresar se abre un nuevo formulario en donde se registra la información: Fecha: Debe de registrarse en el formato DD/MM/YYYY Número del documento o radicado: Número de correspondencia que haya usado la secretaria de la OCAD Ocad: Que certifica el documento de los requisitos Cumplimiento: En la certificación que expide la OCAD muestra si el cumplimiento es parcial o total (se selecciona de acuerdo a la misma)

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Ilustración 27 Registro Guardado

4.

Fuentes Financiación

Está ingresada la información de las fuentes de financiación tanto con recursos de Regalías como fuentes distintas. La información sobre las fuentes de financiación proviene del SUIFP-SGR(Ilustración 28).Este capítulo está conformado por tres secciones:

1

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Ilustración 28 Fuentes de Financiación

Sección 1: “Fuentes de Financiación SGR” está conformada por nombre, fuente, vigencia y valor fuente. Sección 2: “Otras fuentes de financiación” En las que trae la información de fuentes distintas a las de Regalías o de Régimen anterior. Esta información se trae del banco de Proyectos SUIFP-SGR Sección 3: “Acuerdos de Aprobación de Proyectos”: Corresponde a la información de los acuerdos proporcionados por la Secretaría Técnica del OCAD (Ilustración 29). En esta sección se pueden ingresar, además de los acuerdos asociados a la aprobación del proyecto en cuestión, todos aquellos relacionados con la Entidad Ejecutora.

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Ilustración 29. Adicionar Acuerdos de Aprobación de Proyectos

Ilustración 30. Adición de acuerdo

Ilustración 31. Información guardada

Para agregar un acuerdo se oprime el botón “ADICIONAR ACUERDO” que abre una ventana (Ilustración 30) para el diligenciamiento de los datos “número del acuerdo”, “fecha del acuerdo”, “OCAD”.

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Estos datos encabezan a su vez el detalle del acuerdo que se ingresa oprimiendo el botón “ADICIONAR DETALLE” (Ilustración 29). En este detalle se registran los siguientes datos que se muestran en la Ilustración 32: Proyecto: Combo de selección con el Código BPIN y la Descripción del Proyecto Fuente: Por este combo de selección se encuentran las fuentes que posee del SUIFP-SGR. Vigencia: Se digita el año de la vigencia del proyecto (Este debe registrarse completo o aparecerá un mensaje de error. Ver Ilustración 33). Valor Acuerdo: Este dato es obligatorio y mayor que cero (Si no se registra aparecerá mensaje de error. Ver Ilustración 33) Para guardar la información se hace clic en “GUARDAR” (Ilustración 34).

Ilustración 32. Adición del detalle

Ilustración 33. Errores en detalle

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Ilustración 34. Registro satisfactorio El detalle determina el valor total del acuerdo que se muestra en el encabezado del acuerdo (ilustración 35)

Ilustración 35. Acuerdos y detalles de acuerdos

5.

Incorporación Presupuestal

Conforme lo dispuesto en el artículo 44 del Decreto 1949 de 2012, una vez aprobado el proyecto y designado como ejecutor a la entidad pública, esta deberá incorporar a su presupuesto los recursos del SGR aprobados por el OCAD para el proyecto de inversión.

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Es necesario precisar que en el evento en que el proyecto de inversión presente cofinanciación con recursos diferentes al SGR, la entidad ejecutora deberá ingresar la información de la incorporación presupuestal de dichos recursos.

Ilustración 36 Incorporación Presupuestal

Para ingresar la incorporación presupuestal se debe registrar inicialmente los rubros que maneja la entidad ejecutora de acuerdo a su sistema presupuestal, independientemente del proyecto. Por tanto hacemos clic en el botón “Rubros” (Ilustración 36). Se abre un formulario (Ilustración 37) que muestra los rubros ya creados. Para ingresar un rubro nuevo se hace clic en el botón “ ADICIONAR”. En seguida se habilitará en la ventana los campos “Rubro” y “Descripción” (Ilustración 38). Se oprime el botón “Guardar” dando mensaje de grabado satisfactorio Cabe señalar que los rubros presupuestales corresponden a las codificaciones presupuestales en que se clasifican las apropiaciones establecidas en el anexo del acto administrativo que liquida el presupuesto

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Ilustración 37. Lista de rubros creados

Ilustración 38 Creación de Rubros


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Ilustración 39. Registro de Guardado o

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Ahora se procede a crear la adición presupuestal, volviendo al formulario de incorporación presupuestal (Ilustración 36) mediante el botón “ADICIONAR INCORPORACIÓN”. Este abre una nueva ventana en donde se registra la información de la incorporación presupuestal (Ilustración 40) con los siguientes datos: Tipo de documento, seleccionar de la lista desplegable si corresponde a un Decreto (para las entidades territoriales) o Resolución (para las entidades públicas ejecutoras). Número del Acto Administrativo, por el cual se incorpora al presupuesto de la entidad ejecutora. Fecha de Acto Administrativo, se debe diligenciar en el formato DD/MM/AAAA. Fuente de financiación del proyecto, seleccionar de la lista desplegable según corresponda. Rubro, seleccionar de la lista conforme a los rubros anteriormente registrados en el menú “Fuentes Financiación”. Vigencia o anualidad, seleccionar la vigencia en la que se realiza la incorporación presupuestal. Aplica Vigencia Futura, seleccionar según corresponda de la lista desplegable Si o No. Nro. Autorización Vigencia Futura, que corresponde al número del documento de autorización de la vigencia futura si la respuesta anterior fue afirmativa.

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Valor, se registra el valor incorporado al presupuesto según la fuente de financiación. Es importante precisar que la entidad ejecutora incorporará el valor total del proyecto, si para la ejecución del mismo se dispone de apropiación suficiente con cargo al presupuesto del respectivo bienio del Sistema General de Regalías; de lo contrario requerirá la autorización de vigencias futuras de acuerdo a lo previsto en los artículos 94 y 97 de la Ley 1530 de 2012 y en tal caso el usuario deberá ingresar la información de las incorporaciones presupuestales en la medida en que se vayan afectando los respectivos presupuestos bienales autorizados.

Se finaliza el registro de la incorporación con el botón “ GUARDAR”.

Ilustración 40 Ingreso Incorporación Presupuestal

Ingreso de información de Vigencias Futuras para la asunción de compromisos que afectan presupuestos de bienalidades posteriores: Para estos casos el usuario deberá ingresar la información de las incorporaciones presupuestales en la medida en que se vayan afectando los respectivos presupuestos bienales autorizados y conforme a la programación de la ejecución financiera del proyecto.

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Posteriormente deberá señalan en el ingreso de la primera incorporación el detalle por bienalidad, de las vigencias futuras autorizadas y su respectivo valor mediante la opción “Adicionar Vig. Futura” (Ver Ilustración 41).

Ingreso de información de Vigencias Futuras para la recepción de bienes y servicios en bienalidades posteriores: En estos casos el usuario deberá ingresará la información de la incorporación presupuestal por el valor total del proyecto en la bienalidad respectiva, teniendo en cuenta que para la ejecución del mismo se dispone de apropiación suficiente con cargo al presupuesto del respectivo bienio del Sistema General de Regalías, señalando el detalle por bienalidad, de las vigencias futuras autorizadas para la provisión de bienes y servicios con su respectivo valor mediante la opción “Adicionar Vig. Futura” (Ver Ilustraciones 41 y 42).

Ilustración 41 Ingreso Información de Vigencias Futuras

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Ilustración 42 Detalle de Vigencias Futuras

6.

Indicadores y Avance del Proyecto

En esta ventana se ingresará el reporte de ejecución de cada uno de los indicadores. En la información que proviene del SUIFP-SGR deben estar registrados los objetivos que se pretenden cumplir con el proyecto. Igualmente el producto o finalidad del mismo, nombre del indicador, año de inicio y finalización y valor de la meta. Las otras columnas serán ingresadas por el botón “DETALLE” que está en la última columna de cada uno de los indicadores (Ilustración 43).

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Ilustración 43. Ingreso indicadores

Al hacer clic en el “DETALLE” se abre una nueva ventana (Ilustración 44), en la cual se visualiza toda la información del indicador y define la ejecución del mismo. Para incluir los datos mencionados se da clic en el botón “ADICIONAR EJECUCIÓN” y se ingresan los datos de “Año de Reporte”, “Mes de Reporte” y “Valor Ejecutado” (Ilustración 45). Los indicadores que se registren también son incluidos en el reporte de información de “Mapa Regalías”. Si se desea eliminar un registro de ejecución del indicador se hace clic en el ícono .

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Ilustración 44. Adición ejecución

Ilustración 45. Adición ejecución

Para volver a la página donde se encuentran todos los indicadores del proyecto se da clic en el botón “REGRESAR”, y se podrá visualizar en la columna de “Valor Ejecutado” (Ilustración 43), el consolidado de los valores ingresados en la adición de la ejecución del indicador.

7.

Cuentas y Giros

Se encuentra la información de la cuenta que es reportada por el aplicativo de cuentas - SGR (Ilustración 46). Dando clic en el botón “DETALLE” se listarán todos los periodos reportados ascendentemente, siendo el último reporte registrado el primero de la lista. Esta información no se puede editar, es una referencia del reporte del aplicativo de cuentas – cuentas –SGR SGR “CARGUE REPORTE DE

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INFORMACION DE CUENTAS Y EXCEDENTES DE LIQUIDEZ DE RECURSOS DEL SGR” SGR”. Para ver la información reportada al detalle, se va ingresando ingresando,, con el botón “DETALLE”, por cada fila (Ilustraciones 46, 47 y 48).

Ilustración 46. Cuentas y Giros del Proyecto

Ilustración 47. Vista al estado de la cuenta

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Ilustración 48. Vista al detalle del estado de la cuenta

Al oprimir el botón “INGRESAR” de la sección “Reintegro “Reintegro de Rendimientos Financieros y Recursos no ejecutados” ejecutados ” (Ilustración 46) se habilita el registro de la información de rendimientos y otros dineros de la cuenta de la entidad ejecutora. (Ilustración 49).

Ilustración 49. Reintegro de los recursos y rendimientos

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8.


Planeación de la Ejecución del Proyecto

En el ámbito de la planeación se ubica a los proyectos de inversión como el eje central para la ejecución y seguimiento de los recursos que buscan un impacto y mejoramiento de la productividad de una región o de la calidad de vida de la población cuando se trata de recursos públicos; una de las metodologías acogidas en nuestro país para la formulación de proyectos de inversión es el Marco Lógico el cual se fundamenta en la cadena de valor, esta metodología ha sido recogida por la Metodología General Ajustada – MGA en la cual se deben presentar los proyectos de inversión a ser financiados con recursos del SGR y que a su vez alimenta el Banco de Programas y Proyectos del SGR y el aplicativo GESPROY – SGR. Dicha Cadena de Valor plantea que para cumplir con unos objetivos específicos, los proyectos disponen de insumos que a través de un proceso de transformación (llamado actividad es) generan unos productos. Estos últimos conducen a resultados en términos de los objetivos específicos propuestos, los cuales a su vez generan impactos, que se definen como los efectos esperados de los productos

El eje central para realizar la programación de la ejecución del proyecto son las actividades establecidas en su formulación, las cuales, tal y como se definen para la cadena de valor, representan las acciones necesarias para la generación de los productos y obtención de los resultados del proyecto. Responden a la pregunta ¿Cómo?

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Este modulo consta de dos secciones: la programación precontractual y el cargue de la información del archivo para reportar la información.

Ilustración 50 Planeación del proyecto

8.1.

Programación Precontractual

Se consigna la información previa de la programación físico - financiera del proyecto (Ilustración 51). Se registra la fecha de los procesos globales que se van a desarrollar a nivel del proyecto (Ilustración 52). Además se relaciona la modalidad que se haya tomado en el proceso. Para efectuar la programación de las actividades precontractuales para la ejecución del proyecto, se deben considerar los procedimientos internos de cada

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entidad para llevar a cabo la apertura de los procesos, contemplar los tiempos de elaboración de estudios previos, estudios de mercado, de idoneidad, expedición de CDP, la revisión jurídica y sus ajustes, así como la elaboración de los pre pliegos según la modalidad de contratación.

Ilustración 51 Planeación precontractual

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Ilustración 52 Ingreso fechas precontractual

Para ingresar la información de la programación precontractual se hace clic en el botón “ ADICIONAR” (Ilustración 51). Allí se abre una nueva ventana en la que se registra la fecha de los procesos globales a desarrollar a nivel del proyecto. Hay que recordar que el formato de las fechas es DD/MM/AAAA (Ilustración 52). Se da clic en el botón “GUARDAR”.

8.2.

Planeación y Ejecución (programación de las actividades del proyecto)

En esta sección se registra la información relacionada con la programación de las actividades necesarias para el alcance de las metas y objetivos definidos en el proyecto de acuerdo con la cadena de valor que estructura el mismo; cabe señalar que estas deben ser consistentes con las registradas en la MGA. Para el ingreso de la información el responsable de proyecto debe tener a su disposición la información del proyecto, en particular el presupuesto detallado por actividades y la programación (cronograma) de la ejecución de dichas actividades mes a mes. Para iniciar con el cargue de la información, el usuario encontrará en la segunda sección del modulo la opción de “ADICIONAR” a través de la cual se abre la ventana “Crear Proceso de Cargue de Información”. (Ilustración 53).

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Ilustración 53 Adicionar Parámetros Proceso

Ilustración 54 Crear Proceso de Cargue de Información


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En esta ventana el usuario deberá escoger de la lista de selección el tipo de cargue que va a realizar con las siguientes opciones: 1. Cargue de Programación Inicial (Ilustración 55): corresponde al primer ingreso de información relacionado con la programación de las actividades del proyecto. El cargue y reporte de esta información se debe realizar una vez sea aprobado el proyecto por el respectivo OCAD y se haya designado la entidad ejecutora sin perjuicio que no se haya iniciado la ejecución del mismo. 2. Cargue de ajustes con aprobación de OCAD: Se ingresaran las modificaciones que afecten el valor del proyecto, las cuales deberán ser aprobadas por el respectivo OCAD, de conformidad con lo establecido en artículo 8 del Acuerdo 014 de 2013. 3. Cargue de Ajustes sin aprobación de OCAD: por esta opción podrá realizar los ajustes a la programación inicial, siempre y cuando estos ajustes no correspondan a los enumerados en el artículo 8 del Acuerdo 014. estos ajustes deben ser aprobados por la entidad ejecutora, previo concepto favorable del interventor o la supervisión. Para realizar el cargue de estos ajustes se deberá contar con los respectivos soportes documentales. Posteriormente, se debe seleccionar del campo “fuente de información” la forma de cargue del archivo en Excel. Finalmente, se deben registrar los campos de “año de reporte” y “mes de reporte” en los cuales se ha programado el inicio de la ejecución de las actividades, una vez terminado el diligenciamiento de la información requerida seleccione la opción de guardar.

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Ilustración 55 Cargue archivo

El cargue de la información se procesa de la siguiente manera:


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Paso 1: Se descarga la plantilla de cargue, por el botón “Plantilla cargue”. Se abre una nueva ventana donde se muestra el proceso de descarga del archivo de la planilla (Ilustración 56). El nombre del archivo descargado está conformado por tres consonantes y el código BPIN. Se debe guardar la planilla en un directorio local de la máquina del usuario.

Ilustración 56 planilla a seguir

Al abrir el archivo de la hoja de Cálculo este traerá la información (Ilustración 57) para diligenciar la información pertinente de programación inicial de actividades, a través de las siguientes columnas:

Producto: Definido desde el SUIFP - SGR. Actividades_MGA: Definidas desde el SUIFP - SGR. Actividad: Trae por defecto la misma de la MGA. Se pueden adicionar más filas al mismo producto y actividad MGA. Para hacer este procedimiento se deja el mismo enunciado en la primera columna “producto” y la segunda columna “Actividades_MGA” y en la tercera columna se digita la actividad que se quiera anexar.

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Unidad: Unidad de medida que corresponde a la actividad. La lista de unidades de medida que puede usar en esta columna, se puede consultar con el botón de “UNIDADES DE MEDIDA” y se determina de acuerdo a la actividad. Periodo: Fecha de inicio de la actividad posterior a la fecha de inicio del proyecto. Contrato: Número de contrato relacionado. Cantidad Ejecutora: Cantidad total de ejecución. Valor_ ejecutado: Valor total de la ejecución física del proyecto. NOTA: Tener en cuenta la configuración predeterminada del sistema en la configuración regional mencionada en el capítulo 1 Prerrequisitos para trabajar en el aplicativo.

Ilustración 57. Ejemplo de Archivo de Cargue

Paso 2: Se debe de borrar la fila de los títulos del archivo del cargue de la planilla dejando sólo los datos a cargar. Paso 3: El archivo debe guardarse en formato “csv”. Por la opción de guardar como/ otros formatos/ archivo *.csv. En el aviso que informa que no es compatible damos clic en “ACEPTAR” como lo muestra la Ilustración 58.

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Ilustración 58. Pasos Guardar archivo CSV

Paso 4: Al volver a ingresar al aplicativo se busca por el botón “EXAMINAR” el archivo creado y se hace clic en el botón “PROCESAR CARGUE” (Ilustración 59).

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Ilustración 59 Llamar archivo para cargar

Al hacer clic en procesar se informa en la columna derecha “RESULTADOS DEL PROCESO”, si hay algún dato a modificar (Ilustración60).

Ilustración 60. Resultado del proceso con errores

Para volver a cargar el archivo se hace clic en el botón “Regresar ”, se corrigen los errores correspondientes y se carga nuevamente hasta que el resultado nos informe que el cargue fue exitoso (Ilustración 61).

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Ilustración 61Resultado del Proceso Exitoso

Si el resultado del cargue del archivo fue exitoso, regrese a la ventana principal del modulo( mediante el boton “Regresar”) en la cual el aplicativo presentará en la parte inferior, la información de la programación fisico- financiera del proyecto. (Ilustración 62)

Ilustración 62 Programación físico Financiera

Se recomienda al usuario realizar una revisión completa de toda la información ingresada, en caso de identificar inconsistencias, se debe seleccionar la opción de “Eliminar Proceso” con el objeto de ajustar la información del archivo Excel y proceder nuevamente a su cargue. Una vez el usuario haya verificado la consistencia de la información ingresada debe confirmar la misma, a través del botón “Confirmar Programación”, a lo cual se generará un mensaje de alerta de confirmación, como lo muestra en la ilustración 63

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Ilustración 63 mensaje de confirmación sin modificación posterior

Para finalizar este proceso se hace clic en la opción aceptar y el aplicativo envía mensaje de confirmación de ingreso. Una vez se confirme la programación inicial esta no se podrá eliminar del sistema.

9. Gestión Precontractual En esta sección se registra la información correspondiente a los procesos precontractuales adelantados por la entidad ejecutora, con el fin de llevar a cabo los procesos contractuales necesarios para ejecutar las actividades del proyecto.

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Ilustración 64 Gestión Precontractual

Paso 1: Ingresar Proceso precontractual Para ingresar un registro se accede por el botón “ADICIONAR PROCESO”, el cual abrirá una ventana con un formulario en el que se solicita la siguiente información (Ilustración 64): 

 

Número Proceso: Número del proceso precontractual. Es importante que el número del proceso precontractual sea el registrado en el portal de la contratación pública – SECOP por la entidad ejecutora. Número de Constancia: Modalidad de contratación: entiéndase por las modalidades que se consagran en el estatuto de Contratación, incluyendo la contratación con entidades sin ánimo de lucro establecidas en el artículo 355 de la

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

 


Constitución Política. Por otra parte se incluye régimen privado para aquellas entidades estatales cuyos procesos de contratación se adelanten bajo dicho régimen por expresa disposición de la Ley. Número Acto Apertura: Número de Acto Administrativo de apertura del proceso de selección. Fecha Acto Apertura: Fecha del acto administrativo de la apertura. Número Acto Cierre: Número acto administrativo del cierre del proceso de selección.

El usuario debe diligenciar el formulario y al finalizar Guardar dicha información. Al grabar la información anterior, el aplicativo asignará un consecutivo automático de identificación. Para modificar este registro correspondiente al proceso precontractual se debe ingresar por el ícono de editar (Ilustración 64), realizar las modificaciones y dar la opción “guardar”.

Ilustración 65. Información proceso precontractual

Paso 2: Crear el certificado de disponibilidad presupuestal - CDP. El CDP es el documento expedido por el responsable del presupuesto, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación presupuestal y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto o se hace la apropiación presupuestal. Para crear el CDP en el aplicativo GESPROY-SGR, se ingresa por la opción “INFORMACIÓN CDPS” como muestra la ilustración 66.

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Ilustración 66. Creación CDP

Al ingresar por esta opción, se abre una nueva ventana (Ilustración 67) donde se puede crear un CDP nuevo o digitar el detalle de un CDP ya creado. Para ingresar un CDP nuevo se hace clic en el botón “ADICIONAR CDP”, tal como aparece en la Ilustración 67.

Ilustración 67. Adicionar CDP

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La opción de “ Adicionar CDP” despliega una nueva ventana, en la cual se debe diligenciar la información de Número, fecha y Vigencia del CDP, al finalizar, guardar la información.(Ilustración 68)

Ilustración 68. Adicionar CDP

Posteriormente, el usuario debe ingresar por detalle del CDP(Ilustración 69)

Ilustración 69. Ingreso al Detalle CDP

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Al ingresar a la opción “DETALLE CDP” se abre una nueva ventana (Ilustración 70), y se registra la siguiente información 

Proyecto: Se selecciona de la lista desplegable



Vigencia del CDP: se selecciona la vigencia en que se expidió el CDP







Rubro: Se selecciona de la lista desplegable el rubro que se afecta con el proyecto. Fuente: se selecciona la fuente de financiación del proyecto Valor Disponibilidad: Valor de disponibilidad presupuestal que posee el CDP.

Ilustración 70. Registro detalle CDP

Para anexar un nuevo CDP se procede a ingresar nuevamente por la opción de “ADICIONAR CDP”

Paso 3: Relacionar CDP con proceso precontractual. Este paso se realiza entrando por la opción de “Relacionar CDP”, esta acción debe realizarse por cada proceso precontractual. (Ilustración 71)

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Ilustración 71. Relacionar CDP

Una vez se ingresa por “relacionar CDP”, el aplicativo despliega una ventan a en la cual deberá escoger de la lista desplegable que muestra los CDPS creados en el paso 2, el CDP que respalda el proceso Precontractual que se está ingresando. Una Vez escogido el CDP, se debe Guardar la información (Ilustración 72).

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Ilustración 72. Relación CDP

10. Contratos del Proyecto En esta opción se ingresa la información correspondiente a los contratos que ejecutaran las actividades del proyecto.

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Ilustración 73 Contratos Proyecto

Para ingresar la información contractual se deben seguir los siguientes pasos:

Paso 1. Registro de la información del Contratista. Ésta se ingresa entrando por la opción “CONTRATISTAS” (Ilustración 74), la cual abre una nueva ventana que solicita la información del contratista.

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Ilustración 74. Contratos del Proyecto

En la nueva ventana se debe diligenciar la siguiente información:            

Nombre Tipo de Identificación del contratista Número de Identificación del contratista Tipo contratista Naturaleza del contratista Documento de unión Temporal Fecha del Documento de Unión Temporal Representante Legal Tipo Id Representante Legal Número ID representante Legal Departamento Municipio

Tener en cuenta que los campos marcados con (*) son de obligatorio diligenciamiento. (Ilustración 75)

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Ilustración 75. Datos solicitados para contratistas

Paso 2: creación del contrato. Ingresar por la opción “ADICIONAR CONTRATO” (Ilustración 73 y 74). Ésta abre una nueva ventana (Ilustración 75) en la que se ingresan los siguientes datos: 





 





  

Proceso precontractual: Se selecciona de la lista desplegable, la cual trae los procesos precontractuales ingresados de conformidad con el capítulo 9 de este manual. Modalidad de contratación: el aplicativo traerá automáticamente la modalidad que se registro para el número de proceso precontractual registrado en el campo anterior. Causal de Contratación: Se despliega lista desplegable de acuerdo a la modalidad de contratación. El usuario elige la opción que aplique según su proceso precontractual adelantado. Tipo de identificación: Se elige por el combo de Selección. Número del documento de identificación: Se digita el número de identificación del contratista. Si éste no ha sido registrado aún, se da clic en el enlace “INGRESAR CONTRATISTA” (Ilustración 74). Contratista: El aplicativo traerá el nombre del contratista una vez digitado el campo de “Número del documento de identificación” Valor contrato: Se registra el Valor del contrato en pesos, se ingresa el valor sin puntos y se utiliza la coma para el decimal. Ej. 1000000,02 Número de Contrato: Se digita el número asignado al contrato Tipo de Contrato: Se selecciona de la lista de selección Objeto: Se registra el objeto del contrato tal y como está en la minuta de este.

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












No. Acto de adjudicación: Se ingresa el número de adjudicación del contrato. Fecha suscripción contrato: Se selecciona de acuerdo a la fecha de suscripción del contrato Fecha de inicio: Se selecciona de acuerdo a la fecha del acta de inicio del contrato Plazo: Se registra el plazo y se selecciona si está determinado en días, meses o años. Fecha final contractual: Se selecciona la fecha estimada de terminación del contrato. Término para la liquidación: (en días, meses, años)

Al finalizar de ingresar los campos, el usuario grabar la información (Ilustración 76).

Ilustración 76. Ingreso datos del contrato

Paso 3: Detalle del contrato. Se ingresa por la opción “DETALLE” como se muestra en la Ilustración 73.

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Ilustración 77. Acceso a detalle en contratos

AL INGRESAR A ESTA OPCIÓN DEL DETALLE DEL CONTRATO SE ENCUENTRAN TRES PESTAÑAS :  INFORMACIÓN DE CONTRATOS  PAGOS DEL CONTRATO  REGISTRO FOTOGRÁFICO

Ilustración 78. Acceso a detalle en contratos

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INFORMACIÓN DE CONTRATOS Por esta opción se ingresa la información de los siguientes aspectos del contrato:


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Ilustración 79. Ingreso DETALLE en Contrato

a) Información General del contrato: Esta información la trae el aplicativo de lo registrado en el Paso 2 (Ilustración 80).


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b) Información del contratista: Esta información la trae el aplicativo de lo registrado en el Paso 1 (Ilustración 81)


c) Aspectos financieros del contrato: Comprende los recursos que corresponden a ese contrato. Se divide en dos secciones, los recursos propios del Sistema General de Regalías y los que pertenecen a otras fuentes de financiación. Esta información proviene del aplicativo SUIFPSGR.

Recursos Del Sistema General de Regalías: Esta información es diligenciada en el aplicativo del SUIFP-SGR. Para cambiarla se ingresa por el botón “MODIFICAR” (Ilustración 82).

Ilustración 82. Recursos Regalías

Se abre un formulario que trae la información de las fuentes de financiación de regalías del SUIFP-SGR (Ilustración 83). Se eligen las entidades que hayan invertido en el proyecto, seleccionando la casilla de la primera columna titulada “Incluir en el Contrato”. Luego se digita el “valor aportado al Contrato” para poder dar clic en “GUARDAR”.

Ilustración 83 Distribución de Recursos en Regalías

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Ilustración 84. Registro de modificación

Otras Fuentes De Financiación Cofinanciación de entidades diferentes al Sistema de Regalías (Ilustración 85). Para registrar las otras fuentes de financiación se da clic en el botón “INGRESAR”. Éste abre un formulario (Ilustración 86), donde se selecciona la entidad que aporta la financiación que corresponde al proyecto y el valor de la misma. Luego se hace clic en “GUARDAR”, mostrando el aviso de confirmación.

Ilustración 85. Ingreso otras fuentes de financiación

Ilustración 86. Ingreso información fuentes de financiación

d)

Registro presupuestal: Monto de recursos que respalda el cumplimiento o pago de las obligaciones o compromisos adquiridos de conformidad con la Ley, y que correspondan o desarrollen el objeto de la apropiación afectada.

Para registrar la información del registro presupuestal da clic en el botón “INGRESAR RP” (Ilustración 87).

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Ilustración 87. Registro Presupuestal

Éste abre un formulario donde se digita los siguientes datos (Ilustración 88):  



    

Número del registro presupuestal. Pregunta: El registro presupuestal incluye recursos de regalías? Seleccione SI o NO según corresponda. Pregunta: Los rubros del registro están con cargo a los rubros de incorporación de recursos de Regalías en el ente ejecutor? Seleccione SI o NO según corresponda. Concepto: Digite el concepto del RP. Fecha: Seleccionar fecha del RP Valor : se registra el valor en pesos del RP Vigencia: se registra la vigencia de expedición del Registro Presupuestal. Dependencia que Certifica el Registro Presupuestal: Se registra el nombre de la Secretaría o entidad que expidió el RP

Una vez diligenciado el formulario se guarda la información.

Ilustración 88. Adición Registro Presupuestal

Al guardar la información general del Registro Presupuestal, el aplicativo despliega tres nuevas opciones: Eliminar RP, Modificar RP y Afectar CDP, como se muestra en la ilustración 89.

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Ilustración 89. Registro Presupuestal

Las opciones de eliminar y modificar RP pueden ser utilizadas en caso que se requiera hacer un ajuste a la información reportada. La opción de “AFECTAR CDP” se utiliza para relacionar el registro presupuestal a cada CDP relacionado en el modulo de gestión precontractual como se señaló en el capítulo 9 de este manual. Al entrar por esta opción se abre una nueva ventana en la que se solicita el número del CDP y el valor que el RP afecta a este. (Ilustración 90).

Ilustración 90. CDP que soporta RP

e) Actas Contrato En esta sección se registra la información de las actas suscritas en desarrollo de la ejecución del contrato.

Ilustración 91. Actas de Contrato

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Para crear un acta en el bloque de Actas del Contrato, se da clic en el botón “INGRESAR” (Ilustración 91). Éste abre un formulario en el que se registra los siguientes datos (Ilustración 92): 





   

Tipo de Acta: Se selecciona de la lista desplegable el tipo de acta que se va a registrar. Contrato: Trae por defecto el número del contrato al que se le relaciona el acta. Acta No.: se registra el número del acta, si el acta no tiene numero indicar que no aplica (N.A) Fecha: Fecha del día en que se suscribió el acta. Detalle del acta: Se registra el objeto detalle del acta. Estado de contrato: Se selecciona por el combo de selección. Valor : Se registra el valor del acta, si aplica.

Ilustración 92. Registro de Actas Realizadas

Una vez diligenciado el formulario, guardar la información. Para editar la información del acta se ingresa por el botón de editar y para eliminar la información se elige el botón Borrar (Ilustración 91).

f) Pólizas del Contrato En esta sección se registra la información de las pólizas y las modificaciones de las pólizas que se generan en la ejecución del contrato (Ilustración 93).

Ilustración 93. Pólizas del Contrato

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Para registrar la información se da click en “INGRESAR”. Ésta abre un formulario donde se registra el número de la póliza y la fecha de expedición de la misma (Ilustración 94).

Ilustración 94. Ingreso de póliza

g) Modificaciones Para registrar las modificaciones realizadas al contrato se ingresa por la opción “INGRESAR MODIFICACIÓN” (Ilustración 95).

Ilustración 95. Modificación de Contratos

Éste abre un formulario donde se diligencian los siguientes datos (Ilustración 96):  

   

Contrato No.: Trae el contrato al que se le registra la modificación. Tipo de modificación: Se selecciona de la lista desplegable el tipo de modificación a reportar. De acuerdo a l tipo de modificación el aplicativo desplegará campos adicionales. Documento tipo: Se selecciona de la lista desplegable. Documento Número: Numero del documento de modificación. Fecha documento: Numero del documento de modificación Objetivo: Se registra el objeto de la modificación.

Una vez finalizado el registro de la información, se debe guardar.

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Ilustración 96. Adición de tiempo

h) Circunstancias externas a la ejecución del Contrato

En esta sección se registran de presentarse las decisiones judiciales que afectan la ejecución del proyecto.

Ilustración 97. Circunstancias Externas

Para registrar esta información se accede por la opción “INGRESAR” (Ilustración 97), la cual desplegará una nueva ventana que solicitará reportar la información que se muestra en la ilustración 98.

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Ilustración 98. Ingreso decisiones Judiciales

i) Circunstancias excepcionales en la ejecución de los Contratos Para registrar las Circunstancias excepcionales en la ejecución de los Contratos , se da clic en el botón “INGRESAR” (Ilustración 99). Y se registran los campos solicitados en el formulario que se despliega (Ilustración 100).

Ilustración 99. Circunstancias Excepcionales

Ilustración 100. Registro de circunstancias Excepcionales

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PAGOS DEL CONTRATO Esta pestaña está dividida en dos secciones: Información General del Contrato y ejecución de pagos Sección 1: Información General del Contrato El aplicativo trae la información registrada en la pestaña de “Información del Contrato”

Ilustración 101. Pagos del contrato

Sección 2: Ejecución de Pagos

Ilustración 102. Ejecución de Pagos

Para ingresar los pagos correspondientes al contrato, se da clic en el botón “INGRESAR” (Ilustración 102). Éste abre un formulario en el que se registran los siguientes datos:

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o

o

o

o

o

o

o


Contrato: que lo trae por defecto. Pago Número: Consecutivo de numeración. Fecha de ejecución: Por combos de selección (Día, Mes, Año). Tipo de documento: Orden de pago o comprobante de egreso Documento No.: Número de documento. Beneficiario: nombre del beneficiario de pago. Concepto: Información del pago.

Los Campos marcados con asterisco (*) son de diligenciamiento obligatorio. Al registrar la ejecución del pago, se debe ingresar por el botón “SIGUIENTE”.

Ilustración 103. Adición General del Pago

Éste botón lleva a la vista del registro de la información cargada en el aplicativo de “cuentas-SGR”, si la fecha del pago es posterior a marzo de 2013 para Regalías Directas o desde Octubre de 2012 para fuente de financiación de Fondos. Los pagos se registran desde el aplicativo de “cuentas-SGR”. De no cumplirse estos criterios, se registran los pagos por la ventana “Adicionar Ejecución de Pagos” (Ilustración 103). Se señala la casilla de la columna “SELECCIONAR FUENTE”, correspondiente a la entidad aportante y se digita el valor correspondiente a la ejecución del pago. Para modificar esta información se ingresa por el botón de editar o para eliminar por el botón de borrado .

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La información que proviene desde el aplicativo de “cuentas SGR” no se podrá modificar ya que estos registros están aprobados y enviados al SGR (Ilustraciones 104, 105 y 106).

Ilustración 104. Ingreso del DETALLE de pagos

Ilustración 105. Fuentes de Pago

Ilustración 106. Pago fuente registrado por SGR

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REGISTRO FOTOGRÁFICO Esta pestaña está dividida en dos secciones: Información General del contrato y Registro Fotográfico del Proyecto

Sección 1: Información General del Contrato El aplicativo trae la información registrada en la pestaña de “Información del Contrato”

Ilustración 107. Registro fotográfico del contrato

Sección 2: Registro Fotográfico del Proyecto Se guardan las imágenes de los avances de los contratos y/o documentos. Para cargarlas se ingresa por el botón “ADICIONAR IMÁGENES” (Ilustración 108).

Ilustración 108. Adición Registro Fotográfico

Éste abre un formulario (Ilustración 109) donde se registran las imágenes por niveles de clasificación. Se incluyen de acuerdo a los reportes que estén listos para ser observados y clasificados. Por el botón de “EXAMINAR” se ingresa al

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equipo y modelo la ruta de la imagen que se va a cargar (Ilustración 110). Luego de registrar y cargar la imagen se da clic en “GRABAR”. Luego puede ser visualizada en el bloque de registro fotográfico.

Ilustración 109. Ingreso de Registro Fotográfico

Ilustración 110. Cargue de archivo de imágenes

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Ilustración 111. Imagen cargada en el Registro Fotográfico

Supervisión y Contratos De Interventoría De acuerdo con lo previsto en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y el Estatuto Anticorrupción “Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. ” En concordancia

con lo anterior, la entidad ejecutora ingresa a través de estas opciones (ver ilustración 112), la información de la supervisión o interventoría contractual de los contratos suscritos para la ejecución del proyecto.

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Ilustración 112 Ingreso contratos Interventoría

Supervisión del Contrato La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad pública cuando no requieren conocimientos especializados. Por medio de la opción “Ingresar” de la sección “Supervisión del Contrato” ingrese la información de la supervisión contractual asignada al interior de la entidad ejecutora de acuerdo con el siguiente detalle solicitado en la ventana emergente: 

Nombre del supervisor: Se refiere al nombre del funcionario asignado al interior de la entidad ejecutora para efectuar la supervisión del contrato. El usuario puede seleccionar de la lista desplegable al supervisor si los datos del mismo ya habían sido ingresados, de lo contrario debe marcar en la casilla de “Nuevo Supervisor ” para que la ventana habilite el espacio

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



 




correspondiente y pueda digitar el nombre del funcionario a cargo de la supervisión. Número ID: Digite el número del documento de identificación previamente seleccionado. Cargo: Ingrese el cargo del funcionario de la entidad ejecutora asignado para efectuar la supervisión. Dependencia: Señale la dependencia en la cual se ubica el funcionario. Teléfono: Digite el número de teléfono del funcionario asignado como supervisor. E-mail: Ingrese el correo electrónico institucional del funcionario asignado como supervisor.

Una vez registrada la información del supervisor, el usuario debe relacionar el o los contratos del proyecto a los cuales ha sido asignado el supervisor, a través de la opción “ASIGNAR CONTRATOS Y SUBCONTRATOS”. En la ventana emergente, el usuario selecciona los contratos del proyecto a los cuales ha sido asignado el supervisor en las casillas correspondientes, y adicionalmente, detalla los datos del tipo, número y fecha del documento mediante el cual fue designado como supervisor del respectivo contrato, así como la fecha de inicio de sus actividades como supervisor.

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Interventoría del Contrato Para ingresar un contrato de interventoría con respecto al proyecto ingresamos por la pestaña de Contratos del Proyecto y el bloque Contratos de interventoría.(Ilustración 112) Al ingresar por el botón “ADICIONAR CONTRATO” abre la ventana en la que se registran todos los datos correspondientes al contrato de interventoría. Este formulario (Ilustración 113) es equivalente al registro de información de contratos, ya expuesto.

Ilustración 113 Ventana ingreso información supervisión

En la ventana se halla un botón llamado “ASIGNAR CONTRATOS Y SUBCONTRATOS”, En ésta se relacionan los contratos a los que se les realizará interventoría, señalando el contrato en la casilla de la columna “Asignar” (Ilustración 114) Luego se da clic en “GUARDAR”.

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En el bloque de “Contratos de Interventoría” opción “DETALLE” se encuentra toda la información correspondiente al contrato de la interventoría

Ilustración 114 Bloque contratos de Interventoría

Ilustración 115 Datos Contrato Interventor

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Ilustración 116 Relación interventoría vs contrato

Ilustración 117 Bloque contrato interventoría

11. EJECUCIÓN DEL PROYECTO Para el cargue de la información del proyecto se ingresa por la pestaña de “Planeación Ejecución”. Al ingresar a los “Parámetros del Proceso” se hace clic en el botón “ADICIONAR” (Ilustración 118). Éste abre un formulario donde se elige el tipo de cargue “Cargue de Ejecución” y se digita el año y mes de Reporte.(Ilustración 119).

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Ilustración 118. Parámetros de Proceso

Ilustración 119. Creación Proceso de Cargue de Información

Al tener ya los parámetros establecidos, se ingresa por el botón de “PLANTILLA DE CARGUE” y descarga la plantilla con la información de la última versión cargada (Ilustración 120 y 121).

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Ilustración 120. Parámetros Establecidos

Ilustración 121. Descarga de actividades predefinidas del Proyecto

Al abrir el formato envía un aviso al que se debe dar clic en “SI” para el archivo (Ilustración 122).

Ilustración 122. Abrir archivo planilla

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Ilustración 123. Archivo a modificar

IMPORTANTE: Para el cargue de la ejecución Físico Financiera del proyecto, en el archivo a cargar se deben reportar los valores del periodo, es decir, el sistema almacenará estos valores y una vez cargados en la consulta de avance y ejecución se visualizarán los valores reportados en cada mes (Ilustración 123). Este reporte no se hace con los valores acumulados de los periodos anteriores.” Para cargar el archivo consolidado de la ejecución de proyectos se debe realizar el mismo proceso que se realizó al crear el archivo de Planificación del proyecto (cambio de formato .*xls a *.csv) (ver capítulo 8.2). Al volver al aplicativo, con el archivo *.csv se ingresa a los Parámetros de Proceso, haciendo clic en el botón de “EXAMINAR” adjuntando el archivo creado (Ilustración 124) y se hace clic en el botón “PROCESAR”. Antes de procesar hay que tener en cuenta que el cargue del archivo es CONSOLIDADO por proyecto, así que se deben cargar TODOS los contratos que corresponden al proyecto seleccionado, para que se observe toda la ejecución del proyecto. Así esto se verá reflejado en el seguimiento del proyecto (Ilustración 125) mostrando el avance total del mismo.

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Ilustración 124 Llamar archivo por cargar


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Ilustración 125. Seguimiento del Proyecto

12. APROBACIÓN INFORMACIÓN En esta pestaña solo tendrá acceso el usuario aprobador que corresponde a las dependencias de la entidad ejecutora que tengan bajo su responsabilidad la gestión, supervisión y aprobación de la ejecución de los proyectos de inversión del aplicativo GESPROY_SGR.

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AL ingresar a esta ventana (Ilustración 126) se da clic en el botón “ADICIONAR APROBACIÓN”. APROBACIÓN”.

Ilustración 126 126 Aprobación Información

Ésta abre un formulario en el que se selecciona el año y el mes en que la entidad ejecutora aprueba el reporte de información. Luego se da clic en el botón “GUARDAR”(Ilustración 127). 127).

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Ilustración 127 127 Adicionar Adicionar Aprobación

13. Alertas Proyecto Corresponde a los avisos de alertas para la entidad ejecutora, respecto al ingreso y consistencia de la información cargada en el aplicativo, de acuerdo con el siguiente detalle: 1. Generales – Generales – Reporte de información.  Información completa, consiste en que el usuario haya diligenciado todos los campos solicitados de acuerdo a la fase del proyecto.  Oportunidad, consistente en el cumplimiento de la obligación de remitir el reporte mensual de información. 2. Especificas del proyecto  Proyectos que hayan iniciado la etapa contratactual sin la respectiva certificación del OCAD de cumplimiento de requisitos de que trata el Acuerdo 013 de 2012 (modificado por el Acuerdo 014 de 2013).  El valor aprobado corresponde al valor del proyecto registrado en la MGA y posteriormente en el SUIFP-SGR.  La suma de las diferentes fuentes de financiación no corresponda al valor aprobado del proyecto según la información importada del SUIFP-SGR.

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“SISTEMA DE GESTIÓN Y MONITOREO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS GESPROY- SGR” 






En el caso en el que la fecha de autorización de las vigencias futuras sea menor a la fecha de apertura del proceso de contratación de los contratos que ejecutan proyectos que contemplen vigencias futuras y la fuente de financiación sea de los fondos del SGR. Cuando la fecha de autorización de vigencias futuras sea menor a la fecha de aprobación del proyecto, para el caso de los proyectos que contemplen vigencias futuras y la fuente de financiación sea de asignaciones directas del SGR. De conformidad con el indicador de avance de ejecución física del proyecto de inversión y los rangos establecidos (Semáforo), se activará la respectiva alerta en el caso en que se presente atraso en la ejecución de las actividades.

Por otra parte, se incluye una segunda sección con los aspectos generales a tener en cuenta o recomendaciones para el usuario.

Ilustración 128. 128. Alertas Alertas Proyecto Proyecto

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