Manual de procedimientos para ventas de crédito y de contado

Índice. Introducción.

2

Objetivo.

3

Alcance.

3

Firmas autorizadoras.

3

Políticas de Ventas al crédito.

3

Políticas de Ventas al contado.

4

Procedimiento para venta.

4

Flujograma del procedimiento.

6

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Manual de procedimiento para ventas de contado y de crédito. Procedimientos y políticas de ventas.

Código : MP-DV-01 Fecha: 08/12/2009 Versión: 1

Manual de procedimientos para ventas de crédito y de contado.

INTRODUCCION. El presente manual tiene la finalidad de proveer al personal del departamento de ventas las políticas y los procedimientos de ventas al contado

y

al

crédito,

presentándolos

simplificados,

mejorados

y

actualizados a las realidades de la empresa y de su entorno. De tal forma que el personal del departamento de ventas incremente su eficiencia en el cumplimiento de sus funciones dentro de la empresa. Este manual de procedimientos para ventas de crédito y de contado, debe servir como un instrumento de apoyo que facilite y regule las tareas específicas que se involucran en las transacciones de venta al contado y al crédito que se realicen en el departamento de ventas, brindando no solo eficiencia al proceso, sino transparencia y control, contribuyendo además al alcance de los objetivos organizacionales de la empresa TEXTICASA.

____________________________________ MSC. Helen Xochilt Escobar Supervisora de proyectos.

___________________________ Lic. Valeria Vanegas Perez Auditor Senior. Elaboró: María Martínez. Cargo: Auditor junior.

____________________________ Lic. María José Hernández Auditor Senior.

Supervisó: Valeria Vanegas Cargo: Auditor Senior.

Aprobó: Helen Escobar Cargo: Supervisora

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Objetivo: Establecer las instrucciones que deben seguirse para facturar el producto de tal manera que se cumplan las políticas administrativas y financieras de la empresa. Alcance: El presente manual comprende el procedimiento y las instrucciones para la venta del producto que ofrece la empresa TEXTICASA, teniendo en cuenta las diferentes formas de pago, y el manejo de documentos involucrados en el proceso. Firmas autorizadoras de ventas de crédito: • Gerente propietario. • Jefe del departamento de ventas. Políticas de las ventas al crédito: • El plazo del crédito será de 30 días de plazo sin intereses. • Los requisitos que los clientes deben presentar para optar a un crédito son: copia de la cédula, o en su defecto numero RUC y razón social, breve informe sobre la situación económica actual de la empresa, solicitud y 2 referencias comerciales y personales, un listado de los artículos que desee comprar a crédito. • El pago del crédito se realizara en dos abonos. El 50 % al momento de la transacción de venta a crédito y el restante 50 % antes de finalizado los 30 días calendario, contados a partir del día en que concedió el crédito. • El monto del crédito no debe sobrepasar los $1000 dólares, para montos superiores es necesario la autorización del gerente propietario. • Si el plazo del crédito del cliente se vence, este incurrirá en mora y no podrá solicitar otro crédito hasta que halla cancelado el anterior. • Los recibos de cancelación solo se emitieran cuando el cliente realice el pago efectivo • • • •

del último abono del crédito. Para efectos del abono al crédito por parte del cliente, se emitirá un recibo de abono, del cual quedara copia en la empresa. Por cada cliente al que se le conceda crédito, se abrirá un archivo con los datos de la venta, los datos del cliente y la forma y plazos de pago. Este expediente queda bajo custodia del jefe del departamento de ventas. Los agentes de ventas deben proporcionar la información correspondiente a los clientes para optar a un crédito. El cliente puede delegar el pago de los abonos al crédito, a terceros. Para hacer efectivos los pagos el representante deberá traer su cedula de identidad y el ultimo recibo de abono.

Elaboró: María Martínez. Cargo: Auditor junior.



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Políticas de ventas al contado: • No se aceptan devoluciones de productos una vez que el cliente ha salido de las instalaciones de la empresa. • Es deber del cliente revisar su mercadería al momento de la entrega para comprobar el buen estado de la misma. • La actividad de venta solo será realizada en el área designada por la empresa y bajo la supervisión del jefe de ventas. • Las facturas de contado deben llevar el sello de CANCELADO, en una parte visible de la factura, una vez realizado el pago total y efectivo de la misma. Procedimiento para ventas: 1. Se establece el contacto del cliente con la empresa a través del agente de ventas. 2. El agente de ventas asesora al cliente sobre el producto que ofrece TEXTICASA, y sobre las diferentes formas de compra, al crédito o a contado. 3. El cliente especifica el pedido que realizará. 4. El cliente decide si comprara a crédito o a contado. 5. Si el cliente compra a contado, el agente de venta realiza el llenado de la requisición de mercancía de acuerdo a la orden de pedido realizado por el cliente. 6. El agente pide la autorización del jefe del departamento de ventas proseguir con la venta del producto. 7. Una vez obtenida la autorización, la requisición de mercancía pasa al encargado de bodega. 8. El encargado de bodega envía la mercancía requerida con un cargador al departamento de venta. 9. El agente de venta elabora la factura de contado. 10. Se dirige el cliente hacia el custodio de caja, para efectuar el pago del valor de la mercancía. 11. El cliente recibe la factura de contado ordinal, quedando una copia en contabilidad y una copia en el departamento de venta. 12. El agente de venta hace entrega de la mercancía al cliente. 13. El cliente revisar la mercancía antes de salir de las instalaciones del local. 14. Si el cliente decide comprar a crédito, el agente de venta comprueba que el cliente llene los requisitos, si los cumple, lo remite al jefe del departamento de venta. 15. El jefe del departamento de venta recibe al cliente y revisa en el archivo de listado de clientes, si el cliente ya ha realizado transacciones con la empresa., para que esta información forme parte del archivo del cliente. Elaboró: María Martínez. Cargo: Auditor junior.



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16. El cliente define la cantidad de artículos y la forma de pago. 17. El jefe del departamento de venta envía el archivo del cliente junto con la orden de pedido al gerente propietario, para que este autorice el crédito. 18. Si el gerente propietario aprueba el crédito, envía la orden de pedido al jefe del departamento de ventas para que este apruebe el crédito. 19. El agente de ventas realiza la factura de crédito acorde a la orden de pedido. 20. Se dirige el cliente hacia el custodio de caja, para efectuar el pago del 50 % del valor de venta de la mercancía. 21. El cliente recibe la copia de la factura de crédito, quedando una copia en contabilidad y el original en el departamento de venta. 22. El agente de venta hace entrega de la mercancía al cliente. 23. El cliente revisar la mercancía antes de salir de las instalaciones del local. 24. El cliente realiza el pago del 50% restante de la factura, para cancelar el crédito después del tiempo pactado, según las políticas de venta a crédito de la empresa. 25. Se hace entrega de la factura de crédito original, junto con la copia del recibo de abono del último pago.




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Contado

INICIO

Se estable contacto con el cliente.

El cliente es asesorado par realizar su pedido.

La compra se realizara a contado o crédito.

Crédito




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Factura de Contado.1 original, 2 copias.

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Requisición de mercancía

Llenado de la requisición de mercancía de acuerdo a la orden del cliente.

El jefe del departamento de ventas autoriza la venta.

El encargado de bodega envía la mercancía acorde a la requisición.

La mercancía espera en el área de ventas para su entrega.




Elaboración de la factura de contado.

2

El cliente realiza la cancelación del monto total de la mercancía.

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1

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Viene de página 7

2

El cliente recibe la factura de contado original



1

Se hace entrega de la mercancía al cliente.


El cliente revisa la mercancía antes de salir de la empresa.


Fin de Venta a contado.

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Requisitos según políticas de crédito.

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1

El agente comprueba los requisitos del cliente


NO


FIN

Cumple los requisitos.

SI


El agente de venta le indica que requisitos no cumple.


El cliente es remitido al jefe del departamento de ventas.

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Listado de cliente de venta a crédito.

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1

2



El jefe de venta revisa el los documentos y forma el archivo del cliente.

Archivo del cliente.


2

Se establece los términos del crédito, monto, plazo y forma de pago.

Orden de pedido del cliente.


El gerente de venta analiza el archivo del cliente.

Pasa a pagina 11.

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Viene de pagina 10.

2

Se autoriz a?

SI

NO



Se informa al jefe de ventas y se retorna archivo con la autorización.

Se informa al jefe de ventas.


3

El jefe de departamento de ventas aprueba el crédito.

FIN

Requisición de crédito se envía bodega.

Elaboración de factura de crédito de acuerdo al pedido y requisición.

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3

Viene de pagina 11.

El encargado de bodega envía la mercancía según requisición.

Mercancía espera en el área de venta

FIN


El cliente paga el 50 % del valor de la venta total.

Factura de crédito. 2 copias, 1 original

El cliente recibe la factura original y una copia del recibo de abono.



El cliente recibe la copia de su factura de crédito.

Recibo de abono. Original y copias.

El cliente paga el 50% restante de la factura de crédito.

Se hace entrega de la mercancía.

El cliente revisa la mercancía antes de salir del local.

Manual de procedimientos para ventas de crédito y de contado

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