Manual de MS Access 2013 v.03.13

MICROSFT ACCESS 2013

Índice SESION ................................................................................................................................................ 5 CONCEPTOS BÁSICOS DE ACCESS 2013 ............................................................................................................. 6 Ejercicio 1: Ingreso a Access................................................................................................................. 6 Ejercicio 2: Crear una Base de Datos en base a una plantilla ................................................... 7 Ejercicio 3 Explorando los objetos de una base de datos ........................................................... .......... 7 Ejercicio 4: Crear una base de datos en blanco....................................................... blanco....................................................... ............................. 8

CREACIÓN DE TABLAS . ............................................................ .............................................................. .......... 9 Ejercicio 1: Crear una Tabla ................................................................................................................. 9 Ejercicio 2: Crear una Tabla desde la vista diseño ............................................................................. 10 Ejercicio 3: Ingreso de Datos a una Tabla .......................................................................................... 10 Ejercicio 4: Ingreso de Datos Memo .................................................................................................. 10 Ejercicio 5: Ingreso de Datos Adjuntos ........................................................ ...................................... 11 Ejercicio 6: Ingreso de Datos Sí / No ............................ .............................................................. ........ 11

SESION .............................................................................................................................................. 12 PROPIEDADES DE CAMPO. ............................................................................................................................ 13 Ejercicio 1: Propiedades de los campos ............................................................................................. 15 Ejercicio 2 Propiedad Regla de Validación y Texto de Validación ...................................................... 17 Ejercicio 3: Propiedad Mascara de Entrada ............................................................................... ........ 18

IMPORTAR, VINCULAR Y EXPORTAR DATOS ........................................................................................................ 19 Ejercicio 1: Importar datos de otra base de datos. ............................................................................ 19 Ejercicio 2: Importar datos de Excel. .......................................................................................... ........ 19 Ejercicio 3: Importar datos de Archivos de texto...................................................................... ........ 20 Campos de Búsqueda .............................................................. ........................................................... 21 Ejercicio 1 Con una lista de d e valores. ............................................................. ...................................... 21 Ejercicio 2: Con una tabla .................................................................................................................. 22

SESION .............................................................................................................................................. 23 CLAVE PRINCIPAL ........................................................................................................................................ 24 Ejercicio 1: Relaciones ............................................................. ........................................................... 24 Ejercicio 2: Modificar Relaciones ....................................................................................................... 25 Ejercicio 3: Integridad Referencial ..................................................................................................... 25

MANEJO DE LA VISTA HOJA DE DATOS .............................................................................................................. 27 Ejercicio 1 Buscar y reemplazar datos ............................................................................................... 27 Ejercicio 2 Modificar ancho de columnas ................................................................ ........................... 28 Ejercicio 3 Inmovilizar campos .......................................................... ................................................. 28 Ejercicio 4 Ocultar campos ................................................................ ................................................. 28 Ejercicio 5 Mostrar campos ocultos ..................................................................... .............................. 28 Ejercicio 6 Formato de registro .......................................................................................... ................ 28

SESION .............................................................................................................................................. 29 CONSULTAS ................................................................................................................. ........................... 30 Ejercicio 1: Consultas simples. ........................................................................................................... 30 Ejercicio 2: Consultas con 2 o más tablas. ......................................................................................... 31 Ejercicio 4: Criterios para Números y Fechas ..................................................................................... 32 Ejercicio 6: Criterios para Textos ....................................................... ................................................. 33

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MICROSFT ACCESS 2013 Ejercicio 1 Campos Calculados ................................................................................................... ........ 35 Ejercicio 2: Funciones .............................................................. ........................................................... 36

SESION .............................................................................................................................................. 37 CONSULTAS AVANZADAS .............................................................................................................................. 38 Ejercicio 1 Consulta con Totales ........................................................ ................................................. 38 Ejercicio 3: Usar Consulta s como origen de otras consultas .............................................................. 39 Ejercicio 5: Usar Parámetros. ............................................................ ................................................. 40

CONSULTA DE TABLAS DE REFERENCIA CRUZADA .......................................................... ...................................... 42 SESION .............................................................................................................................................. 44 EXAMEN PARCIAL ........................................................................................................................................ 45 SESION .............................................................................................................................................. 48 CONSULTAS DE ACCIÓN ................................................................................................................................ 49 Ejercicio1 consulta de actualización. ................................................................................................. 49 Ejercicio 3: Consultas de Creación de tablas. ..................................................................................... 50 Ejercicio 5: Consultas para anexar datos. .......................................................................................... 50 Ejercicio 4 Consultas de eliminación .......................................................................................... ........ 52

SESION .............................................................................................................................................. 53 INFORMES ................................................................................................................................................. 54 Ejercicio 1: Informe en Tablas ............................................................................................ ................ 54 Ejercicio 2: Reconocer las secciones ............................................................. ...................................... 55 Ejercicio 3: Agregar imágenes: Para este ejercicio busque en internet imágenes sobre EC NET y gualdelas ........................................................... ................................................................. ................ 56 Ejercicio 3 Aplicando un tema al informe .......................................................................................... 56 Ejercicio 4: Campos de resumen ........................................................................................................ 57 Ejercicio 5: Mejorando el funcionamiento del informe. ..................................................................... 57 Ejercicio 7: Informes Agrupados. ....................................................................................................... 59 Ejercicio 8: Agregar subtotales. ......................................................................................................... 60

SESION .............................................................................................................................................. 63 FORMULARIOS ............................................................................................................................................ 64 Ejercicio 1: Asistente para Formularios ........................................................ ...................................... 64 Ejercicio 2: Crear fo rmularios desde la Vista Diseño .......................................................... ................ 65 Ejercicio 3: Control Ficha ......................................................... ........................................................... 66 Ejercicio 4: Control Botón................................................................................................................... Botón................................................................................................................... 67 Ejercicio 5: Modificando propiedades ................................................................................................ 68 Ejercicio 8: Cuadros d e diálogo .......................................................................................... ................ 70 Ejercicio 9: Cuadros d e diálogo .......................................................................................... ................ 71 Ejercicio 10: Formularios de navegación ........................................................................................... 71 Ejercicio 11: Formulario Panel de Control .................................................................................. ........ 72 Ejercicio 12: Opciones de Inicio .......................................................................................................... 73

SESION

............................................................................................................................................ 74

MACROS ..................................................... ................................................................. ........................... 75 Ejercicio 1 Crear una Macro ............................................................................................... ................ 76 Ejercicio 2 Acciones más utili zadas .................................................................................................... 77

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MICROSFT ACCESS 2013 Ejercicio 3 Grupos de Macros ............................................................ ................................................. 78

SESION

............................................................................................................................................ 80

HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS ................................................................................................................. 81 Cifrar con contraseña .............................................................. ........................................................... 82

SESION

............................................................................................................................................ 83

EXAMEN FINAL ........................................................................................................................................... 84

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SESION Temas 

Conceptos de bases de Datos

-

Ingreso al programa Access Pasos para la creación de bases de datos basado en una plantilla Creación de bases de datos en blanco Uso de las plantilla MS Access (Contactos)



Descripción de los objetos de base de datos

-

Creación de Tablas (vía asistente y vista diseño) Tipos de dato de campo

Logros   

Crear archivos de base de datos. Organizar los elementos de una base de datos Access. Crear tablas.

5


Conceptos básicos de Access 2013 Una base de datos es un conjunto de datos que están organizadospara un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos. Las bases de datos de Access 2013 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal. 

Tablas de datos. Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un temao asunto particular Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el

código del cliente, nombre del cliente, dirección, etc. 

Consultas. Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos

almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, etc. Pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones. 



Formularios. Un formulario es el objeto de Access 2013 diseñado para la introducción, visualización y modificación de los datos de las tablas. Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de pestañas de datos para la introducción por ejemplo de nuevos productos. Informes. Un informe es el objeto de Access 2013 diseñado para dar formato, calcular,

imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa. 

Macros Una macro es el objeto de Access 2013 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.

Ejercicio 1: Ingreso a Access. 1. Haga clic sobre el botón Inicio 2. Elija Todos los programas, Ubique Microsoft Office y despliegue las opciones de este grupo. 3. Haga clic sobre Microsoft Access 2013 . 4. Cierre Access para ver otra forma de ingresar.

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MICROSFT ACCESS 2013 Otra forma de ingresar a la aplicación

1. Pulse las teclas W indows + R 2. En esta ventana escriba: MSACCESS

Ejercicio 2: Crear una Base de Datos en base a una plantilla 1. En Access, elija Contactos 2. El nombre de la BD será Clientes. 3. Use el botón explorar y cree la carpeta Calse01. 4. Clic en Aceptar , luego en Crear.

Se muestra la ventana principal de esta base de datos. A la izquierda se encuentra el Panel de navegación. Haga clic para desplegar el panel:

Ejercicio 3Explorando los objetos de una base de datos En este ejercicio, se verán los objetos que conforman una base de datos de Access y la forma de organizarlos. 1. En el Panel de Navegación, haga clic en el cuadro desplegable (vea la imagen).

¿Qué opciones se muestran en el grupo Desplazarse a la categoría?.............. ............................................................................................................................ 2. Elija la opción Tablas y vistas relacionadas. Se muestran títulos los cuales agrupan los objetos de la base de datos. ¿Qué títulos se muestran? ..................................................................................

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MICROSFT ACCESS 2013 5. Ahora, cambie a la vista Tipo de objeto. ¿Qué títulos se muestran? .................................................................................. ¿Cuantos objetos se muestran en el título Formulario? ..................................... 6. Luego, escriba el tipo de objeto que representa cada icono: Icono

Tipo de objeto

7. Cierre la base de datos.

Ejercicio 4: Crear una base de datos en blanco Ingrese a Access, por defecto esta seleccionado Base de datos en blanco. 1. El nombre de la BD será Venta, y debe ser guardada en la carpeta Tienda. Haga clic en el botón Crear (observe la imagen).

2. Luego, en su base de datos, clic en la Ficha Archivo. 3. En la parte derecha, clic en Ver y editar propiedades de base de datos. 4. En la ventana que aparece, Haga clic en la ficha General. a. ¿Cuál es el tamaño en Kb. que ocupa la base de datos? ........................ 5. Cierre esta ventana y su base de datos Venta. La base de datos ocupa un tamaño importante porque Access genera una serie de tablas del sistema que usa para la administración de la base de datos, así como de los objetos que contiene. Cierre la base de datos.

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Creación de tablas. Crear una tabla desde la Hoja de Datos. Para esto debe abrir la base de datos Venta: Estando en la ventana de Access haga clic en la ficha archivo, Abrir, clic en la base de datos Venta.

Ejercicio 1: Crear una Tabla 1. ahora crearemos la tabla: vaya a la ficha Crear . Ubique el Grupo Tablas. 2. Haga clic en el botón Tabla y desde esta vista, escriba los siguientes datos:

Solo Escribir lo remarcado

3. Luego, haga doble clic en el encabezado de cada columna y modifique el nombre de cada uno de los campos. La tabla debe quedar con los títulos que se muestran:

4. Para guardar la tabla, use el botón Guardar de la barra de acceso rápido. 5. El nombre para la tabla será Cargos y haga clic en Aceptar .

¿Cuántos campos tiene la tabla? ........................................................................ ¿Cuántos registros tiene la tabla? ....................................................................... Cierre la tabla Cargos. Ahora, realice el mismo procedimiento para crear la tabla Zonales con los datos de la imagen, guardar la tabla con el nombre Zonales. Luego cierre la tabla.

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Ejercicio 2: Crear una Tabla desde la vista diseño 1. En la ficha Crear , grupo tablas, haga clic en el botón Diseño de Tabla. 2. En esta cuadricula, diseñe la tabla de acuerdo a las siguientes especificaciones:

3. Para guardar la tabla pulsar CTRL + W y responda SI 4. El nombre para la tabla será Empleados y hacer clic en aceptar. 5. Aparecerá un mensaje solicitando una clave principal, clic en NO.

Ejercicio 3: Ingreso de Datos a una Tabla 1. Haga doble clic en la tabla Empleados Luego, ingrese los siguientes registros IdEmpleado

Apellidos

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Vallejos Paulett Gonzales Oda Vera Escorza Fuentes Jáuregui Napan Tameño Castillo Chavez Cortez Soto Castañeda Mariscal Pachas Vásquez Arias Arana

Nombres

Andres Yuri Roberto Saúl Jorge María José Christian Wilder Alfredo

Edad

31 33 29 28 33 38 34 37 42 29

Contrato

01/01/2003

Sueldo

Categ

1500 1500 1800 1600 1400 1600 1450 1300 1200 1450

b a b c b c b b a b

Ejercicio 4: Ingreso de Datos Memo Los campos de tipo memo contienen texto extenso sobre un determinado registro. Así, para ingresar valores a este campo:

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MICROSFT ACCESS 2013 1. En el primer registro, deje el cursor dentro del campo Observaciones. 2. Use la ventana Zoom (Shift + F2) 3. Escriba el siguiente texto: Es encargado de la atención a clientes en Súper Mercados. Es supervisor de la zona Norte y controla cerca de 20 vendedores. Suministra las tiendas Metro (Independencia) y Mega Plaza.

4. Además, agregue la siguiente observación al segundo registro. Yuri se encarga de mantener informado a los empleados acerca de los elementos que son considerados en la supervisión de los productos.

Ejercicio 5: Ingreso de Datos Adjuntos Para la práctica, descargue de internet fotos de personas X, y los guarda dentro de la carpeta tienda en una sub carpeta llamada Fotos. 1. Doble clic en el primer registro del campo Foto. Doble clic Aquí

2. En la ventana Datos adjuntos, clic en agregar… Clic Aquí

3. Buscar la foto para el primer registro. 4. Clic en Abrir y aceptar . 5. El resulado debe ser:

Ahora el registro ya tiene una foto agregada.

6. Agregar las fotos de los 5 primeros registros.

Ejercicio 6: Ingreso de Datos Sí / No Los datos de tipo Sí/No presentan una casilla de verificación. Basta con hacer clic en cada uno de ellos para indicar que son casados. Marque a los 3 primeros y a los 3 últimos empleados como casados.

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SESION Temas



Propiedades generales de campo

-

Hoja de propiedades Importar, vincular y exportar datos Propiedades de búsqueda

Logros   

Modificar las propiedades en los campos de la tabla. Importar datos de diferentes orígenes. Aplicar campos de búsqueda.

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Propiedades de Campo. Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma que funciona el campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista Diseño de tabla esto es cuando tenemos un campo seleccionado. Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las características generales del campo y la pestaña Búsqueda. Tamaño del campo Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres Para los campos Numérico , las opciones son: Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255. Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y

2.147.483.647. Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y 1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos. Id. de réplica se utiliza para claves auto numéricas en bases réplicas. Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb) Los campos Auto numérico son Entero largo. Nota: A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño. Formato del campo

Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Auto numérico. Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son: Número general: presenta los números tal como fueron introducidos. Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo monetario asignado en Windows como puede ser €. Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro. Fijo: presenta los valores sin separador de millares.

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MICROSFT ACCESS 2013 Estándar : presenta los valores con separador de millares. Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%). Científico: presenta el número con notación científica.

Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos: Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el

valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000. Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000. Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00. El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999. Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20. Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM. Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35. Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado . Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se tendrían que crear formatos personalizados. Lugares decimales

Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Número o Moneda. Máscara de entrada

Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Título

Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo. Valor predeterminado

El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo si no introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor,

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MICROSFT ACCESS 2013 Regla de validación

Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente. Texto de validación En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en la propiedad anterior. Requerido Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor Sí , en caso contrario el valor será el de No . Permitir longitud cero Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos. Indexado

Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación. Esta propiedad dispone de tres valores: No: Sin índice. Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo). Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados.

Ejercicio 1: Propiedades de los campos Verifique que la tabla Empleados este abierto. Propiedad Tamaño: para campos de tipo Texto

En este tipo de campo, esta propiedad se refiere al tamaño máximo de caracteres que se pueden escribir en un campo. 1. Vaya a la ficha Inicio y en el grupo Vistas elija el botón Vista Diseño. 2. Clic el campo Apellidos y cambie la propiedad Tamaño del campo a 20.

3. 4. 5. 6.

El tamaño del campo Nombre será también de 20. El campo Dirección tendrá un tamaño de 50, el Fono de 12 y Categ de 1. CTRL + W para guardar los cambios y Responda SI a la confirmación. Abrir la tabla Empleados y escriba Avanzado en el campo Categoría del primer registró. ¿Qué sucede al escribir?.....................................................................................

7. Presione la tecla ESC para cancelar el ingreso.

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MICROSFT ACCESS 2013 Propiedad Tamaño: campo de tipo Numérico

En este tipo de campo, se refiere al valor máximo que pueda contener un campo. 1. Vaya a la ficha Inicio, y en el grupo Ver haga clic en el comando Vista Diseño.

2. Clic en el campo IdEmpleado y cambie el tamaño a Entero . 3. El campo Edad debe ser de tipo Byte. 4. CTRL + W para guardar los cambios y Responda SI a la confirmación. Luego, Abrir la tabla Empleados y escriba 31.3 en la edad del primer empleado. ¿Qué sucede al pulsar enter? …………………………………………………………………………………………… Propiedad Título

1. Abra la tabla Empleados y cambie a la vista Diseño. 2. Clic en el campo IdEmpleado y en la propiedad Título escriba: CODIGO DE EMPLEADO 3. Guarde los cambios y abra la tabla Empleado.

¿Cómo se muestra su campo IdEmpleado? ........................................................ 4. Modifique la propiedad título de los siguientes campos: Contrato FECHA DE CONTRATO Categ CATEGORÍA SUELDO BÁSICO Sueldo Fono TELÉFONO Foto FOTO Propiedad Formato para campos numéricos.

1. Abra la tabla Empleados y cambie a la vista diseño. 2. Clic en el campo IdEmpleado y en la propiedad Formato escriba el siguiente código: 0000

3. Guarde los cambios y abra la tabla Empleados. ¿Cómo se muestra los registros del campo IdEmpleado?.................................. 4. Modifique el formato para que la Edad se muestre con 3 dígitos: ¿Qué formato Escribió? ....................................................................................... Propiedad Formato para campos de tipo Texto

1. Cambie a la Vista Diseño y clic el campo Apellidos 2. En la propiedad Formato escriba el código: >

> = Alt + 62

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MICROSFT ACCESS 2013 3. Guarde los cambios y abra la tabla Empleados. ¿Cómo se muestran los registros del campo Apellidos? ..................................... 4. Aplique el mismo formato al campo Categ. Propiedad Formato para campos de tipo Fecha

1. 2. 3. 4.

Cambie a la Vista Diseño de la tabla Empleados. Clic en el campo CONTRATO En la propiedad Formato seleccione la Fecha mediana. Guarde los cambios y abra la tabla Empleados. Observe los resultados. ¿Cómo se muestran las fechas? .......................................................................... Nota: El formato aplicado en una fecha mediana es dd/mmm/aa

5. Ahora, modifique la propiedad formato a Fecha Larga. 6. Guarde los cambios y abra la tabla Empleados. Si es necesario modifique el ancho del campo Contrato para ver los resultados. El formato aplicado en una fecha Larga es: dddd, dd “de“ mmmm “de” aaaa 7. Finalmente, en la propiedad Formato escriba: dd-mmm-aaaa

8. Guarde los cambios y abra la tabla Empleados. ¿Cómo se muestra su campo Contrato? ………………………………………………………………………………………

¿Cuál será el código para que la fecha se muestre como Enero-01/2003? ........................................................................................................................................ 9. Guarde los cambios aplicados a su tabla.

Ejercicio 2 Propiedad Regla de Validación y Texto de Validación En este ejercicio se quiere restringir el ingreso de sueldos de los empleados a valores por encima de 530 (sueldo mínimo). 1. Abra la tabla Empleados y cambie a la vista diseño. 2. Clic en el campo Sueldo. 3. En la propiedad Regla de Validación escriba: > =530

4. En la propiedad Texto de Validación escriba: Error. El sueldo no puede ser menor al mínimo 5. Guarde los cambios y abra la tabla Empleados.

6. Para el primer sueldo, escriba 400 y pulse Enter. ¿Permite Access ingresar este valor? ......................................................

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MICROSFT ACCESS 2013 7. Pulse ESC repetidamente para cancelar el ingreso. Ahora, se pide que la fecha de contrato sea anterior a la fecha actual. 8. Cambie a la vista diseño y sseleccione el campo Contrato. 9. En la propiedad Regla de Validación escriba: <= Ahora( )

10. En la propiedad Texto de Validación escriba: Error. Fecha incorrecta

11. Guarde los cambios y abra la tabla Empleados. 12. Para el primer registro, escriba como Fecha el 10-10-2013 y pulse Enter. ¿Permite Access ese valor? ................................................................................ 13. Pulse ESC repetidamente para cancelar el ingreso. Finalmente en este ejercicio se pide que el campo Categ sólo permita el ingreso de alguno de los siguientes textos: A, B, C y D. 14. Cambie al diseño de la tabla Empleados. 15. En la regla de validación del campo Categ escriba: IN (“A”,”B”,”C”,”D”) …y en el texto de validación escriba: Error. Categorías de A - D 16. Guarde los cambios y abra la tabla Empleados. 17. Para el primer registro, escriba H en la Categ

¿Permite Access el ingreso de este valor? ..........................................................

Ejercicio 3: Propiedad Mascara de Entrada Al finalizar, usted podrá aplicar una plantilla para el ingreso de fechas y de teléfonos. 1. Abra la tabla Empleados y cambie a la vista Diseño. 2. Clic en el campo Contrato, Borre el formato establecido y escriba como mascara de entrada: 99/99/9999 3. Luego, en el campo Fono, escriba la siguiente mascara de entrada: (511) 999-9999

4. Guarde la tabla y escriba los siguientes valores en los registros respectivos: Contrato 010199 030897 020698 080898

Telefono 4523333 4847888 4254777 3652254

5. Guarde los cambios y cierre la tabla.

Observe que al ingresar los teléfonos, las celdas se rellenan con el diseño preparado en la máscara de entrada, y que aún a pesar de ser un campo de tipo texto, sólo soporta in reso de números.

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MICROSFT ACCESS 2013 Otro ejemplo de mascara de entrada se puede aplicar a los campos de tipo texto. 1. Abrir la tabla Cargos y cambie a la vista diseño. 2. En el campo Cargo, escriba la siguiente mascara de entrada. >?
3. Guarde los cambios y abra la tabla cargos. 4. Escriba en los siguientes cargos: 8 Soporte Técnico 9 Supervisor Debe notar que la letra inicial se muestra en mayúscula, mientras el resto de texto en minúscula. NOTA PARA EL PROFESOR: Pedir los archivo s co n anticipación para la próxima clase que toca el tema de importar y vinc ulara. La petición lo hacen a este correo [email protected]

Importar, vincular y exportar datos En estos ejercicios se verá la forma de importar datos de diversas fuentes: de otras bases de datos de Access, de libros de Excel y de archivos de texto. 1. Abra la base de datos Venta 2. En esta base de datos se harán todas las pruebas de este laboratorio.

Ejercicio 1: Importar datos de otra base de datos. En este ejercicio se importarán tablas de otra base de datos hecha en Access Neptuno que el instructor les proporcionara. 1. En la ficha Datos Externos, ubique el grupo Importar y Vincular y hagaclic en el botón Access 2. Pulse Examinar y seleccione la base de datos Ejemplo de la carpeta capitulo04. 3. Clic en Abrir y luego clic en Aceptar. En la ventana Importar objetos, se presenta la siguiente ventana: 1. Haga clic en Seleccione las tablas que se muestran en la figura y luego en clic Aceptar . 2. Cierre la ventana que aparece. Ahora, su base de datos debe contener 5 tablas.

Ejercicio 2: Importar datos de Excel. Para importar tablas de Excel, la forma más sencilla es asignar nombres a las tablas de Excel y usar el asistente para importar. En este ejercicio se importará las Categorías que se encuentran en la hoja1 del libro Datos. 1. Abra el libro Datos.xlsx

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MICROSFT ACCESS 2013 2. 3. 4. 5. 6. 7.

En la hoja1, haga clic en la celda B9. Pulse las teclas CTRL + * para seleccionar toda la tabla. Luego, en la ficha Fórmulas, elija el botón Asignar nombre. El nombre para la tabla será Lista1. Clic en Aceptar . Cierra el libro de Excel y elija el botón guardar. Ahora, en Access, elija la ficha Datos Externos, y en el grupo Importar y vincular, haga clic en el botón Excel. 8. Use el botón Examinar , y seleccione el libro Datos en la carpeta Clase04. 9. Clic en abrir y luego aceptar . 10. En el primer paso del Asistente, seleccione la opción Mostrar Rangos con nombre y seleccione el nombre de rango que definió (en nuestro caso Lista1).

11. Haga clic en Siguiente. En el segundo paso active la casilla Primera fila con tiene encabezados de colum na para que se tomen como encabezados de campos.

12. Siguiente. En este paso puede especificar opciones de importar. Para nuestro caso, elija Siguiente. 13. Ahora, cuando el asistente solicite una clave principal, responda Sin clave principal .

14. Siguiente. En el último paso, escriba el nombre de la tabla. En nuestro caso Categorías y haga clic en Finalizar. 15. Cerrar la ventana que aparece. 16. Abra la tabla Ca teg o ría Se debe haber importado una tabla con 19 registros. Practique lo aprendido.

Realice el procedimiento necesario para importar los datos de la hoja2 del libro Datos. El nombre de la tabla debe ser: Clientes y se deben importar 91 registros.

Ejercicio 3: Importar datos de Archivos de texto. Para importar datos de archivos de texto se usará también el asistente. En este ejercicio se importarán los datos del archivo Proveedores.txt

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MICROSFT ACCESS 2013 1. En Access, elija la ficha Datos Externos, y en el grupo Importar y vincular haga clic en el botón archivo de texto. 2. seleccione el archivo Proveedores .txt que se encuentra en la carpeta Clase04 y haga clic en Abrir , luego Aceptar . 3. En el primer paso del Asistente, seleccione la opción Delimitado y haga clic en Siguiente . 4. En este paso, active la casilla Primera fila contiene nom bres de campos y elija como delimitador de campos el Punto y coma.

5. Siguiente. Complete el asistente y haga clic en Finalizar. 6. Se deben de haber importado 10 registros. Practique lo aprendido.

Realice el procedimiento necesario para importar los datos de archivo de texto Pedidos que se encuentra en la carpeta Clase04.

Campos de Búsqueda Los campos de búsqueda nos permiten relacionar un campo con una lista desplegable, para poder seleccionar el elemento que deseamos ingresar a nuestros registros. Los elementos que se muestran en la lista, pueden ser de una lista que debemos preparar o pueden ser tomados de una tabla o consulta.

Ejercicio 1 Con una lista de valores. En este ejemplo se creará un campo de búsqueda para el campo Categoría de la tabla Empleados, el resultado debe mostrar el campo como:

1. Abra la tabla Empleados y cambie a la vista Diseño. 2. Seleccione el campo Categ y haga clic en la ficha Búsqueda

3. 4. 5. 6. 7.

En la propiedad Mostrar Control, elija Cuadro Combinado. En la propiedad Tipo de Origen de la fila elija Lista de Valores. Finalmente, en la propiedad Origen de fila, escriba: A; B; C; D Guarde los cambios. Abrir la tabla Empleados y Haga clic en el primer registro del campo Categoría para ver el resultado.

21

MICROSFT ACCESS 2013 Practique lo aprendido.

Cambie el campo FormaEnvio de la tabla Pedidos para que muestre la siguiente lista 

Ejercicio 2: Con una tabla En este ejemplo se creará un campo de búsqueda para el campo IdCargo de la tabla Empleados para que muestre el campo Cargo de la tabla Cargos, como se observa:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Abra la tabla Empleados y cambie a la vista Diseño. Seleccione el campo IdCargo y clic en la ficha Búsqueda. En la propiedad Mostrar Control, elija Cuadro Combinado. En la propiedad Tipo de Origen de la fila elija Tabla o Consulta. En la propiedad Origen de fila, seleccione la tabla Cargos. En Número de columnas, elija 2 para que se muestren los 2 primeros campos de la tabla Cargos, es decir el campo IdCargo y Cargo. 7. Finalmente en la propiedad Ancho de columna, escriba 1; 3 Con esto, la primera columna tendrá un ancho de 1 cm y la segunda un ancho de 3cm. 8. Guarde los cambios y abra la tabla empleados para ver el resultado. Practique lo aprendido.

1. Cambie el campo IdZonal de la tabla Empleados para que muestre el campo Zonal de la tabla Zonales. Nota: Nro. de columnas: 2 Ancho de columna: 0;3

2. Realice un procedimiento parecido para mostrar los siguientes campos de búsqueda con la tabla Pedidos. (Se debe mostrar el Nombre de los Clientes y los Apellidos de los Empleados)

3. Realice un procedimiento parecido para mostrar en la tabla Productos, el Número de los Proveedores y las Categoría de las Categoría

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SESION Temas 

Clave principal

-

Identificar y aplicar a los campos la clave principal. Establecer relaciones con las diferentes tablas de la base de dato. Modificar relaciones. Integridad referencial



Manejo de la vista hoja de datos

-

Buscar y reemplazar datos Modificar el ancho y alto de las filas y columnas Mostrar u ocultar campos

Logros    

Establecerá una clave principal y Relacionara tablas para unificar la base de datos. Empleara la integridad referencial. Manejar a la perfección la vista hoja de datos

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Clave Principal En el caso de la tabla Detalles de Pedidos, a simple vista no se encuentra un campo como clave principal. En este caso, se usarán los campos IdPedido como clave principal 1. Abra la tabla Detalles de Pedidos y cambie a la vista Diseño. 2. Seleccione los campos IdPedido 3. Haga clic en el botón ClavePrincipal 4. Guarde los cambios realizados. Verificar que los siguientes campos tengan clave principal: IdCargo (Tabla Cargo), IdZonal (Tabla Zonal), IdEmpleado (Tabla Empleado), IdProveedor (Tabla Proveedores), NumerodePedido (Tabla Pedidos), NumerodePedido (Tabla DetalledePedidos), IdCategoria (Tabla Categoría), IdProducto (Tabla Producto) e IdCliente (Tabla Cliente).

Ejercicio 1: Relaciones Las relaciones vinculan 2 tablas mediante un campo común. Con ellas evitamos duplicidad de datos y mantenemos un enlace entre registros de diferentes tablas. Establecer Relaciones

El primer paso para establecer relaciones, es ver que tablas se deben vincular. En nuestro ejemplo, se establecerá una relación entre las tablas Pedidos y Clientes, a través del campo IdCliente Para establecer la relación, los campos a relacionar deben ser del mismo tipo y tamaño. Es decir el campo IdCliente de la tabla Clientes debe ser del mismo tipo y tamaño que el campo IdCliente de la tabla Pedidos. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Abra la tabla Clientes y cambie a la vista Diseño. Seleccione el campo IdCliente y cambie el tamaño a Entero largo. Guarde los cambios realizados. Abra la tabla Pedidos y cambie a la vista Diseño. Seleccione el campo IdCliente y cambie el tamaño a Entero largo. Guarde los cambios realizados.

Ahora, estableceremos la relación entre ambas tablas. 7. En la ficha Herramientas de Base de Datos, haga clic en el botón Relaciones 8. En la ventana Mostrar tabla, agregue la tabla Pedidos y Clientes. 9. Cierre la ventana Mostrar tabla. 10. En la ventana de relaciones, arrastre el campo IdCliente de la tabla Clientes sobre el IdCliente de la tabla Pedidos. Luego, haga clic en el botón Crear .

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11. Observe la relación establecida.

12. Pulsar Ctrl + W para Guardar los cambios de la ventana de Relaciones. Practique lo aprendido.

1. Establezca una relación entre la tabla Pedidos y Empleados. La relación será con el campo IdEmpleado.

Ejercicio 2: Modificar Relaciones Para modificar una relación, es necesario entrar a la ventana de relaciones y modificar las opciones de la relación establecida. 1. Use la ficha Herramientas de Base de Datos, Botón Relaciones… 2. Haga doble clic sobre la línea de la relación de las tablas Pedidos y Clientes. 3. Active la casilla de ExigirIntegridad Referencial . 4. Clic en Aceptar . Guarde los cambios realizados en la ventana de relaciones.

Ejercicio 3: Integridad Referencial La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente. Gracias a la Integridad Referencial: a) No puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no puede eliminar un empleado si existen pedidos asignados a dicho empleado. b) No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros relacionados. Por ejemplo, no puede cambiar el Id. de un empleado si existen pedidos asignados a ese empleado.

25

MICROSFT ACCESS 2013 Para probar la funcionalidad de la integridad referencial: 1. Abra la tabla Clientes. 2. Modifique el IdCliente del primer registro. Escriba 20001. 3. Haga clic en algún campo del registro 2. 4. La integridad referencial aplicada en el ejercicio anterior no permite dicho cambio ya que existen pedidos de dicho cliente. 5. Pulse ESC para cancelar los cambios. Cierre su tabla. Actualizar en cascada

En este ejercicio se modificará las opciones de la integridad para que se acepten cambios en la clave principal de la tabla Clientes. 1. Modifique la relación entre las tablas Pedidos y Clientes. 2. Active la casilla Actualizar en cascada los campos relacionados. Haga clic en Aceptar .

3. Guarde los cambios realizados en la venta de relaciones. Para probar la funcionalidad de la opción seleccionada: 4. Abra la tabla Clientes. 5. Modifique el idCliente del primer registro. Escriba 50. 6. Guarde los cambios de la tabla. Access no pone reparos en la modificación del registro. 7. Ahora, abra la tabla Pedidos. Observe que los pedidos que se mostraban para el cliente 1 ahora se actualizaron a 50 8. Cierre la tabla Pedidos. 9. Finalmente, restaure el valor original de cliente modificado. Practique lo aprendido.

1. Establezca todas las relaciones entre las distintas tablas de su base de datos. Exija integridad referencial entre ellas. 2. Su ventana de relaciones debe ser similar a: Nota: Si no puede relacionar las tablas con facilidad por favor revisar las tablas para ver si cumplen con los requerimientos establecidos por Access (analice bien).

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3. Guarde las relaciones establecidas y cierre su base de datos.

Manejo de la vista hoja de datos Ejercicio 1 Buscar y reemplazar datos Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos. 1. Habrá la tabla Productos en la Vista Hoja de datos y hacer clic en el botón Buscar y Reemplazar , Aparecerá el cuadro Buscar y Reemplazar: 2. Coloque los siguientes parámetros como se muestra la figura, clic en Buscar.

3. Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la opción Reemplazar. Ingresa los parámetros al cuadro de diálogo de la siguiente forma:

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MICROSFT ACCESS 2013 Ejercicio 2 Modificar ancho de columnas Estando en la tabla Productos. Ubíquese en el campo UnidadesEnExistencias Active la ficha inicio en la sección Registro haga clic en el botón Más.

Ingrese el ancho del campo ancho del campo y acepte

Ejercicio 3 Inmovilizar campos  

Despliegue el botón Más de la ficha Inicio. Clic en Inmovilizar campos.

Para desactivar realice los mismos pasos pero en vez de inmovilizar campos haga clic en Liberar campos

Ejercicio 4 Ocultar campos   

Ubiques en uno de los campos Clic en el botón Mas de la ficha inicio Clic en Ocultar Campo

Ejercicio 5 Mostrar campos ocultos   



Clic en el botón Mas de la ficha inicio Clic en Mostrar Campos Active la casilla de verificación del campo que desea mostrar Clic en Cerrar

Ejercicio 6 Formato de registro En la ficha inicio – fragmento Formato de texto cambie las opciones como se muestra en la figura

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SESION Temas 

Consultas

-

Descripción de los tipos de consulta Criterios de selección Consulta de campo calculado Funciones en las consultas


Creará consultas con una o más tablas. Empleara criterios para sus consultas. Creará consultas con campos calculados. Utilizará funciones en las consultas.

29


CONSULTAS Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Existen varios tipos de consultas: 

Consultas de selección.

Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular). 

Consultas de acción.

Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas. 

Consultas específicas de SQL.

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso. Abra la base de datos Ventas de la carpeta Clase01. Esta base de datos ya la conoce, pues es la que diseño en el sesion anterior.

Ejercicio 1: Consultas simples. Se pide crear una consulta que muestre los pedidos despachadas al cliente BLONP. El primer paso es determinar con que tabla o tablas es necesario trabajar. En nuestro ejemplo, se trabajará con la tabla Pedidos. 1. Haga clic en la ficha Crear 2. En el grupo Consultas elija Diseño de Consulta 3. En la ventana Mostrar Tabla, seleccione la tabla Pedidos y use el botón Agregar . 4. Cierre la ventana Mostrar tabla. Su ventana debe ser similar a: Área de tablas

Cuadricula

30

MICROSFT ACCESS 2013 5. En la cuadricula, debe agregar los campos que quiere mostrar en la consulta. Para nuestro ejemplo, arrastre el campo NumeroPedido a la primera columna de la cuadricula. Haga lo mismo con los campos FechaPedido e IdCliente. 6. Finalmente, debe establecer un criterio, en el ejemplo, se pide mostrar las facturas del cliente BLONP. Debajo del IdCliente, en la fila de criterios, escriba BLONP. El resultado debe ser como la imagen.

7. Use el botón para ver los resultados. 8. En la barra de estado, se muestran el número de registros afectados por el criterio. Se debe mostrar 3 registros.

Guarde la consulta como Ejercicio0.

Ejercicio 2: Consultas con 2 o más tablas. Se pide crear una consulta que muestre el NumeroPedido, Nombre del Producto, el Precio, Stock y la categoría con la condición que sea bebibles En este ejemplo, se debe trabajar con las tablas Detalles de Pedidos y Producto. 1. Haga clic en la ficha Crear 2. En el grupo Consultas elija el botón Diseño de Consulta. 3. Con la ventana Mostrar Tabla, agregue las tablas Detalles de Pedidos y Producto.

4. En la cuadricula, arrastre los campos que se solicitan mostrar: NumeroPedido, NombreProducto,PrecioUnidad, Cantidad y Descuento 5. En el campo IdCategoria, agregue el criterio, es decir escriba el numero de la categoría que desea listar ( 1 ). La cuadricula se debe mostrar como:

31

MICROSFT ACCESS 2013 6. Ejecute la consulta. Se deben mostrar 14 registros. 7. Guarde la consulta como Ejercicio1. Ejercicio 3: Practique lo aprendido.

Genere las siguientes consultas y escriba el criterio establecido en la cuadricula del diseñador de consultas: Nota: los campos a mostrar serán de la tablas asignadas, tal como se muestran en las

cuadriculas de los ejercicios. 1. Listar Pedidos emitidas el 8 de Julio del 1996. Se deben mostrar 2 registros. Campo NumeroPedido NomCliente Tabla Pedido Clientes Criterio

NombreContacto Pais Clientes Clientes

FechaPedido Pedido

Guarde la consulta como Ejercicio2 2. Listar los detalles despachados del pedido 10257. Se deben mostrar 3 registros. Campo NumeroPedido NombreProducto PrecioUnidad Cantidad Tabla Detalles de productos productos Detalles de

pedidos

pedidos

Descuento Detalles de pedidos

Criterio

Guarde la consulta como Ejercicio3

Ejercicio 4: Criterios para Números y Fechas Los campos de tipo Numérico y Fecha usan operadores de comparación como: (>, <, >=, <=, =, entre, etc.) para establecer criterios. Se pide crear una consulta que muestre los Productos con menos de 20 unidades en Stock. Crear una consulta con la tabla Productos.

1. En la cuadricula, agregue los campos Idproducto, NombreProducto y UnidadesenExistencia, en el criterio del campo UnidadesenExistencia, escriba la siguiente expresión: <20 2. Ejecute la consulta. Se deben mostrar 26 registros. 3. Guarde la consulta como Ejercicio5 y luego cierre el diseñador de consultas. Si desea especificar un intervalo de números o fechas, por ejemplo los Artículos cuyo Stock se encuentre entre 50 y 100 unidades o las Facturas emitidas del 10 al 15 de enero, puede usar el operador Entre. Se pide crear una consulta que muestre los pedidos entregados en el mes de Agosto del 1996. 1. Crear una consulta con la tabla Pedidos y Clientes.

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MICROSFT ACCESS 2013 2. En la cuadricula, agregue los campos INumeroPedido, NombreCliente y FechaEntrega. En el criterio del campo FechaEntrega, escriba la siguiente expresión: Entre 01/08/1996 y 31/08/1996

3. Ejecute la consulta. Se deben mostrar 24 registros. 4. Guarde la consulta como Ejercicio4. Ejercicio 5: Practique lo aprendido.

Genere las siguientes consultas y escriba el criterio establecido en la cuadricula del diseñador de consultas: Nota: los campos a mostrar serán de la tablas asignadas, tal como se muestran en las

cuadriculas de los ejercicios. 1. Listar los pedidos antes del mes Agosto. Se deben mostrar 17 registros. Campo NumeroPedido Tabla Pedidos Criterio

NombreCliente Clientes

DirCliente Clientes

FechaEnvio Pedidos

Guarde la consulta como Consulta1 2. Listar los Productos cuyo stock sea de 50 a 100 unidades. (13 registros) Campo IdProducto Tabla Productos

NombreProducto UnidadesExistencia NombreCategoria Productos Productos Categorías

Criterio

Guarde la consulta como Consulta2 3. Listar las facturas emitidas del 15 de Julio hasta el 15 de Agosto de 1996. Campo NumeroPedido Tabla Pedidos Criterio


DirCliente Clientes

FechaEntrega Pedidos

Guarde la consulta como Consulta3

Ejercicio 6: Criterios para Textos Los campos de tipo Texto aceptan el uso de comodines. Así por ejemplo, usted podrá listar los Clientes cuyo nombre empiece con la letra C o los Artículos cuyo segundo carácter sea A. Los comodines que se usaran son: * (el asterisco reemplaza una cadena de caracteres) y el ? que reemplaza un solo carácter. Se pide crear una consulta que muestre los Clientes cuyo nombre inicie con la letra A 1. Crear una consulta con la tabla Clientes.

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MICROSFT ACCESS 2013 2. En la cuadricula, agregue los campos IdCliente, NombreCliente y DirCliente, en el criterio del campo NombreCliente, escriba la siguiente expresión: A* 3. Ejecute la consulta. Se deben mostrar………. registros. 4. Guarde la consulta como Ejercicio5.

El uso del asterisco puede ser *A y ubicará los Clientes cuyo nombre termine en A o en el caso de *A* los clientes cuyo nombre contenga la letra A. Por ejemplo se pide ubicar a los Artículos que contenga el texto MB en el nombre. 1. Crear una consulta con la tabla Productos. 2. En la cuadricula, agregue los campos IdProducto , NombreProducto y

UnidadesEnExistencia, en el criterio del campo NombreProducto, escriba la siguiente expresión: *MB* 3. Ejecute la consulta. Se deben mostrar…………….. registros. 4. Guarde la consulta como Ejercicio6.

El ? reemplaza un solo carácter y es obligatorio que la expresión se encierre entre comillas. Por ejemplo se desea mostrar clientes cuyo nombre tenga como tercer carácter la letra D. 1. Crear una consulta con la tabla Clientes. 2. En la cuadricula, agregue los campos IdCliente, NombreCliente y DirCliente, en el criterio del campo NombreCliente, escriba la siguiente expresión: "??D*" 3. Ejecute la consulta. Se deben mostrar……….. registros. 4. Guarde la consulta como Ejercicio7. Ejercicio 7: Practique lo aprendido

Generar las siguientes consultas y escriba la cuadricula que se muestra en el diseñador de consultas: 1. Listar los Clientes cuya dirección sea una Avenida Números de registro……………. Campo IdCliente Tabla Clientes Criterio


DirCliente Clientes

Guarde la consulta como Consulta4 2. Listar los Clientes cuyo apellido sea García. Se deben mostrar………. registros. Campo IdCliente Tabla Clientes Criterio


DirCliente Clientes


34

MICROSFT ACCESS 2013 3. Listar los productos cuyo nombre contenga en el 4to carácter sea V. Se deben mostrar………………. registros. Campo Idproducto Tabla Productos Criterio

NombreProducto UnidadesEnExistencia Productos Productos


4. Listar los Productos que sean Cerveza y Carne. Campo Idproducto Tabla Productos Criterio

NombreProducto UnidadesEnExistencia Productos Productos

Guarde la consulta como Consulta7.

Ejercicio 1 Campos Calculados Son campos obtenidos a través de fórmulas no son guardados en t ablas, es necesario crear consultas que permitan calcular dichos valores. Así usted podrá obtener un recargo de los precios de sus artículos o el IGV de cada producto. Se pide crear una consulta que muestre el Descuento (10% del PreArticulo) y el Precio al Público (PreArticulo menos Descuento). 1. Crear una consulta con la tabla Productos. 2. En la cuadricula, agregue los campos IdProducto, NombreProducto y

PrecioUnidad. 3. En la siguiente columna vacía de la cuadricula, escriba la siguiente expresión: 4. PrecioUnidad * 0.10 5. Ejecute la consulta. Observe que se agrega una columna con el nombre de Expr1. 6. Cambie a la vista diseño y observe que Access cambió al expresión, añadiendo

corchetes en el nombre de campo y el prefijo Expr1 Expr1: [PrecioUnidad] * 0.1

El campo calculado necesita un ALIAS el cual se muestra en la hoja de datos. Reemplace el texto Expr1 por Descuento y ejecute la consulta. Observe que ahora el campo se muestra como Descuento. 7. Cambie la vista diseño. En el campo Descuento, use el Clic Derecho, elija Propiedades, se muestra la Hoja de Propiedades y en la opción Formato elija Fijo. 8. Ejecute la consulta. Observe que el campo descuento se muestra ahora con 2

decimales.

35

MICROSFT ACCESS 2013 Cambie a la vista diseño y escriba la expresión usada para calcular el Precio Público (PrecioUnidad menos Descuento). ¿Qué Expresión usó? ................................................................................. Ejecute la consulta. El resultado debe ser como:

Guarde la consulta como Ejercicio8

Ejercicio 2: Funciones Se pide crear una consulta que asigne 30 como Gastos de Envío para los productos de la categoría Multimedia 1. Crear una consulta con la tabla Productos y Categorías 2. En la cuadricula, agregue los campos IdProducto, NombreProducto, Preciounidad (tabla Productos) y Nombre (tabla Categorías) 3. En la siguiente columna de la cuadricula, escriba la siguiente expresión: SiInm([Nombre]="Condimentos",30,0) 4. Ejecute la consulta y cambia a la vista diseño. 5. El nombre de este campo debe ser Gastos de Envío y debe mostrar 2 decimales. 6. Ejecute la consulta y observe que solo los productos de multimedia se muestran con Gastos de envío de 30. 7. Guarde la consulta como Ejercicio09.

Ejercicio 3: Practique lo aprendido.

Genere las siguientes consultas y escriba las expresiones usadas: 1. Calcular el Monto (PrecioPublico por Cantidad menos el descuento) de los

registros de la tabla Detalle de Pedido y la tabla Productos. Expresión usada: ................................................................................................ Guarde la consulta como Consulta8.

36


SESION Temas



Consultas Avanzadas

-

Consultas de totales Consultas usando parámetros Consulta de referencia cruzada

Logros   

Creará consultas estableciendo un resumen con totales. Personalizara la consulta usando parámetros como criterios. Cruzara datos de las tablas para obtener una información más generalizada.

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Consultas Avanzadas Ejercicio 1 Consulta con Totales Estas consultas permiten calcular un resumen. Agrupan los registros de acuerdo a un campo (por ejemplo de acuerdo al año, a la Categoría, etc.) y usan funciones para resumir otros campos. Se pide crear una consulta que permita calcular el Total de Stock por Categoría del producto. El resultado debe ser como:

1. Crear una consulta con la tabla Producto y Categorías 2. En la cuadricula, agregue los campos NombreCategoria (tabla Categorías ) y UnidadesEnExistencia UnidadesEnExistencia (tabla Productos). 3. Elija la Ficha Diseño deHerramientas de Consultas. Ahora, en el grupo Mostrar uOcultar active el botón Totales. 4. Ahora, en la fila Total, cambie el diseño para que q ue se muestre como:

5. Ejecute la consulta y observe el resultado. 6. Cambie la vista diseño y cambie el alias a su consulta. El diseño debe ser

como:

7. Ejecute la consulta y observe el resultado. 8. Cambie al diseño y agregue a la consulta el campo IdProducto. En la fila del total elija la función Cuenta y cambie el alias a Nro de Productos. Ejecute la

consulta para que se muestre como:

38


9. Guarde la consulta como Ejercicio10.


Generar las siguientes consultas y escriba la cuadricula que se muestra en el diseñador: 1. Mostrar el número de Pedidos por Cliente. El resultado debe ser como:

Campo Tabla Total

Guarde la consulta como Consulta9 2. Listar el monto por Pedido (debe obtener una sumatoria del Monto: (PrecioUnidad por cantidad). El resultado debe ser como:

Campo Tabla Total


Ejercicio 3: Usar Consultas como origen de otras consultas Usted puede usar una consulta para crear otra. Por ejemplo, en nuestro caso usaremos la consulta 13 para crear una consulta más completa.

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1. Crear una consulta con la tabla Clientes, Pedido y la Consulta10 2. En la cuadricula, agregue los campos NumeroPedido(tabla Pedido), NombreCliente NombreCliente (tabla Clientes), FechaPedido (tabla Pedido) y Monto (consulta 13). 3. Ejecute la consulta. consulta. El resultado se muestra como la figura:

4. Guarde la consulta como Ejercicio11.


Usando la consulta Ejercicio11, genere las siguientes consultas y escriba la cuadricula que se muestra en el diseñador de consultas. 1. Mostrar el Monto despachado por Cliente. El resultado debe ser como:

Campo Tabla Total 2. Guarde la consulta como Consulta11

Ejercicio 5: Usar Parámetros. Los criterios usados en nuestras consultas pueden ser dinámicos. dinámicos. Por ejemplo, vamos a crear una consulta que solicite una fecha y muestre las facturas de dicha fecha.

40

MICROSFT ACCESS 2013 1. 2. 3. 4. 5.

Crear una consulta con la consulta Ejercicio11 Agregue todos los campos de la consulta. En el criterio del campo fecha escriba [Fecha a consultar:] Ejecute la consulta. Observe que se muestra una ventana como:

6. Escriba 16/08/1996y haga clic en Aceptar . 7. Observe los resultados. Cambie a la vista diseño y ejecútela otra vez. 8. Escriba 05/08/1996y clic en aceptar para comprobar que la consulta es

dinámica. 9. Guarde la consulta como Ejercicio12. Ejercicio 6: Practique lo aprendido.

Generar las siguientes consultas de parámetros y escriba la cuadricula que se muestra en el diseñador de consultas: 1. Usando la tabla productos y Categorías, crear una consulta que solicite la

categoría del Artículo y que muestre los artículos de dicha Categoría. Campo IdProducto NombreProducto Tabla Productos Productos Criterio

UnidadesEnExistencia Productos

NombreCategoria Categorías

Guarde la consulta como Consulta11 2. Usando la consulta Ejercicio12, crear una consulta que solicite una fecha

inicial y una fecha final. Se deben mostrar las facturas entre ese intervalo de fechas. Campo NumeroPedido NombreCliente FechaEnvio Tabla ejercicio11 ejercicio11 ejercicio11 Criterio

Monto qejercicio11


41


Consulta de tablas de referencia cruzada Las consultas de tabla de Referencias Cruzadas, permiten analizar datos usando 2 entradas (de filas y columnas), agrupando registros y calculando totales con los valores incluidos. Ejercicio 1

En nuestro ejemplo se pide crear una consulta de tabla de Referencias cruzadas que muestre el número de Facturas despachadas a los clientes de acuerdo al año de facturación.

Observe que el Nombre de Cliente se usa como Filas, el país se usa como Columnas y GastoDe Envio es el Valor que se calcula. 1. Crear una consulta con las tablas Pedidos y Clientes. 2. Agregue los campos NombreCliente (tabla Clientes), Fecha de envió Numero de pedido (tabla Pedidos). 3. En el grupo Tipo de consulta, use el botón General para cambiar la consulta a Referencia Cruzada.

4. Cambie el diseño de la consulta para que se muestre como:

5. Observe que el campo se ha tomado el mes del campo Fecha. 6. Ejecute la consulta y observe los resultados. 7. Guarde la consulta como Referencia1

42

MICROSFT ACCESS 2013 Ejercicio 2: Otro Ejemplo.

Se pide ahora, mostrar el número de facturas mensuales emitidas por cliente, El resultado debe ser como: Observe que el nombre de cliente se usa como Filas, el nombre del Mes de las fechas de las facturas se usan como Columnas y el número de pedido es el Valor que se calcula. 1. Crear una consulta con las tablas Pedidos y Clientes. 2. Agregue los campos NombreCliente (tabla Clientes), Fecha de pedido y Número de pedido (tabla Pedidos). 3. Cambie su consulta a Referencia Cruzada, en el grupo Tipo de Consulta elijala opción General. 4. Cambie el diseño de la consulta para que se muestre como:

5. Observe la fórmula en el encabezado de columna fecha pedido. 6. Ejecute la consulta y observe los resultados. (para ver los meses en orden,

debe arrastrarlos a la ubicación esperada) 7. Guarde la consulta como Referencia2. Ejercicio 3: Practique lo aprendido.

Genere las siguientes consultas y escriba la cuadricula que se muestra en el diseñador de consultas: 1. Usando la tabla productos, Clientes, Detalle de Pedido, Pedidos y Categorías,

genere una consulta que muestre el total de pedidoa por Cliente y Categoría: Campo Tabla Total Tab Ref cruz

Guarde la consulta como Referencia3 2. Usando las tablas productos, Detalles de Pedidos, Pedidos y Categorías, calcule en total mensual de pedidos (cantidad) por Categoría. Campo Tabla Total Tab Ref cruz

43


SESION Temas



Examen parcial

-

Crear una base de datos Crear tablas y modificar sus propiedades Relacionar las tablas Resolver las consultas de selección que propo nen


Reforzará los conocimientos en la creación de base de datos con sus tablas. Identificara que propiedad le corresponde según el tipo dato que tenga el campo. Establecerá que tipo de relación aplicara a las tablas. Consultara los datos estableciendo diferentes criterios.

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Examen Parcial 1. Crear la siguiente base de datos relacionada, tal como se muestra en la figura. (7 Ptos.)

Llenar los datos de las tablas creadas anteriormente Tabla Adm inistradores

Tabla Cines

Tabla Distritos

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Tab la Pel íc ul as

Tabla Prov eedores

Tomar en cuenta los siguientes aspectos según su criterio     

Aplicar la regla de validación junto al texto de validación. Tamaño de campo Formato Mascara de entrada Requerido, etc.

2. Crear las siguientes consultas:: (13 Ptos.) 











Utilizando las tablas Administradores y Distritos, crear una consulta que permita mostrar los campos de : Nom_adm, Tlf_adm, Nom_dis. Guardarla como : ADMDIST Utilizando las tablas Administradores, Cines y Distritos, crear una consulta que permita mostrar los campos de : Cod_cine, Nom_adm, Num_salas, Nom_dis. Guardarla como : ADMCINDIST Utilizando la tabla Películas, crear una consulta que permita mostrar los campos de : Nom_pelicula, Genero_pelicula, Duración, Idioma_pelicula, Reseña_pelicula. Guardarla como : PELITERROR siempre y cuando sean del genero terror Utilizando las tablas Películas y Proveedores, crear una consulta que permita mostrar los campos de : Nom_pelicula, Genero_pelicula, Nom_proveedor, Email_proveedor. Guardarla como : PELIPROV Utilizando la tabla Proveedores, crear una consulta que permita mostrar los campos de : Cod_proveedor, Nom_proveedor, Ruc_proveedor. Guardarla como : NOMPROV siempre y cuando sean de tipo S.R.L. Utilizando la tabla Administradores, crear una consulta que permita mostrar todos los campos. Guardarla como : ADMDIREC siempre y cuando en el campo de dirección comiencen como “Jr”

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MICROSFT ACCESS 2013 



Utilizando la tabla Cines, crear una consulta que permita mostrar todos los campos. Guardarla como : BUTACA<=10000 siempre y cuando el campo de Num_butaca sea <=10000 Utilizando la tabla Distritos, crear una consulta que permita mostrar todos los campos. Guardarla como : NOMDIST siempre y cuando en el campo de

Nom_dis comience con “S”  Utilizando las tablas Cines y Peliculas, crear una consulta que permita

mostrar los campos de : Cod_cine, Num_salas, Num_butacas, Foto_cine, Nom_pelicula, Genero_pelicula, Foto_pelicula. Guardarla como : CINEPELICULA

Guardar la Base de Datos CINE en el escritorio, luego pasarlo a donde indique el Prof. SUERTE…

47


SESION Temas



Consultas de Acción.

-

Crear consultas de actualización. Crear consultas de creación de tablas. Consultas de anexar datos Consultas de eliminación.


Actualizara los datos de la tabla según el criterio. Creará nuevas tablas desde una consulta Copiara datos de una tabla a otra anexando los datos través de la consulta Eliminará datos según el criterio que proponga

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Consultas de Acción A diferencia de las consultas de selección, estas consultas modifican los registros de una o más tablas. Estas consultas actualizan los valores de un campo. Se pueden establecer criterios.

Ejercicio1 consulta de actualización. Se pide crear una consulta de actualización que incremente los precios de los Artículos en un 25%. 1. Abra la tabla Productos y observe los precios actuales:

2. Luego, debe crear una consulta con la tabla Productos. 3. En la cuadricula, agregue el campo PrecioUnidad. 4. Modifique el tipo de consulta a una consulta de Actualización. En el grupo Tipo de Consulta elija el tipo de consulta Actualizar. 5. En la fila Actualizar a, escriba la fórmula que incremente el precio en un 25%.

El diseño de su consulta debe ser: (es obligatorio el uso de corchetes)

6. Ejecute la consulta y responda Sí a la confirmación. Los registros se

actualizarán, aunque usted no vea ningún resultado todavía. 7. Ahora, guarde la consulta como Actualizar Precios. Observe el icono característico de este tipo de consulta. 8. Para ver como trabajó la consulta, abra nuevamente la tabla Artículos y observe los nuevos precios: Ejercicio 2: Practique lo aprendido.

Genere las siguientes consultas de actualización y escriba la cuadricula que se muestra en el diseñador de consultas: Agregue 100 unidades al Stock a todos los productos de la categoría Lácteos

49

MICROSFT ACCESS 2013 Campo Tabla Actualizar a Criterio

Guarde la consulta como Incrementar Stock.

Ejercicio 3: Consultas de Creación de tablas. Se pueden crear tablas a partir del resultado de una consulta de acción. En este ejemplo, se pide crear una consulta que genere una tabla con todos los Productos de la Categoría Quesos 1. Crear una consulta con las tablas Productos y Categorías. 2. En la cuadricula, agregue los campos IdProducto, NombreProducto, Productos) precioUnidad, UnidadesEnExistencias tabla y NombreCategoria (tabla Categorías) 3. Modifique el tipo de consulta a una consulta de creación de tabla. En el grupo Tipo de Consulta elija el tipo de consulta Crear Tabla. 4. Escriba Productos Quesos como nombre de la tabla a crear. Haga clic en Aceptar . 5. Finalmente, en el campo NombreCategoria establezca como criterio Quesos . 6. Ejecute la consulta y responda Sí a la confirmación. 7. Ahora, guarde la consulta como Generar Tabla. Observe el icono

característico de este tipo de consulta. 8. Observe que ahora se muestra una tabla con el nombre especificado en la consulta. Ejercicio 4: Practique lo aprendido.

Genere las siguientes consultas de creación de tabla y escriba la cuadricula que se muestra en el diseñador de consultas: 1. Crear la tabla Pedidos del mes de Agosto, que muestre el IdPedido,

NombreCliente y Fecha de los pedidos emitidas en el mes de agosto. Campo Tabla Criterio

IdFactura Facturas

NomCliente Clientes

Fecha Facturas

Guarde la consulta como Crear Tabla1.

Ejercicio 5: Consultas para anexar datos. Genere una copia de la tabla clientes 1. Clic derecho sobre la tabla clientes, clic en copiar 2. Luego clic derecho, opción pegar, aparece el siguiete cuadro.

50


3. Como ve en la figura establezca el nombre y active la opción Estructura

solamente. 4. Clic en el botón aceptar Haremos la consulta para anexar datos a la tabla Clientes_Backup. 5. Clic en la ficha crear, sección consulta, clic en diseño de consulta. 6. Seleccione la tabla cliente y agregue todos los campos 7. Como criterio coloque en cargo de cliente Representante de ventas y en País

Alemania. 8. Luego haga clic en el botón anexar Se muestra la siguiente ventana:

9. Seleccione la tabla Clientes_Backup. 10. Ahora ejecute la consulta:

11. Si muestra este mensaje quiere decir que el anexado de datos ha sido

satisfactorio. 12. Haga clic en el botón sí. 13. Verifique la tabla Clientes_Backup, debe tener los siguietes datos:

51


Guarde la consulta con el nombre Anexado1 Ejercicio 2 practique lo aprendido Anexar a todos los asistentes de Brasil a la tabla Clietes_Backup. Anexar a todos los clientes que viva en Avenida Anexar a todos los contactos que trabajen en ventas Anexar los mexicanos que sean propietarios

Ejercicio 4 Consultas de eliminación 1. Clic en la ficha crear, sección consulta, clic en diseño de consulta. 2. Seleccione la tabla Clientes_Backup y agregue todos los campos 3. Como criterio coloque en cargo de cliente Representante de ventas y en País

Alemania. 4. Luego haga clic en el botón Ahora ejecute la consulta

5. Haga clic en el botón si para eliminar dichos registros

Nota: si no coloca un criterio en una consulta de eliminación, el resultado será que todo el dato de la tabla se elimina.

52


SESION Temas



Informes.

-

Crear el informes Reconocer las secciones de un informe Establecer los campos de resumen Agregar subtotales al os informes


Creará informes Reconocerá las secciones que tiene un informe Establecerá los campos de resumen Agregara los subtotales a los informes

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Informes Los informes son una manera excelente de organizar y presentar los datos de una base de datos de Microsoft Access. Los informes permiten aplicar formato a los datos dando lugar a un diseño atractivo e informativo en la pantalla o en las copias.

Ejercicio 1: Informe en Tablas Un informe en tablas es un listado con datos de una o más tablas. Así, usted puede tener un listado de productos, una relación de clientes o un listado de Pedidos despachados en un determinado periodo. Para nuestro ejemplo, debe crear un informe que muestre el Nombre, Dirección, Teléfono, Ciudad y País de todos los Clientes de Brasil. Realizar:

1. 2. 3. 4.

Crear una consulta con la tabla Clientes Agregue los campos que se solicitan y ordene por el nombre del Cliente. En el criterio del campo País, escriba Brasil . Guarde la consulta como: Clientes por país.

Para generar el informe:

1. En el panel de Navegación , cambie a Todos los objetos de Access.

2. Haga clic en la consulta que acaba de crear. 3. Luego, vaya a la ficha Crear y en el grupo Informes, clic en el botón Informe.

54


4. Access genera un informe con los datos de la consulta y muestra el resultado en la Vista Presentación.

5. Las líneas punteadas que se muestran en la imagen, indican los cortes de página. Observe que el informe se muestra en 2 páginas debido a que se está usando una página vertical. Para cambiar la orientación de la página: 6. Haga clic en la ficha Configurar Página. 7. Seleccione el botón Horizontal. 8. Guarde el informe como Clientes por País.

Ejercicio 2: Reconocer las secciones En estos ejercicios, se reconocerá las secciones que conforman un informe, se verá la forma de personalizar el diseño, agregando distintos elementos como: líneas, imágenes y etiquetas. 1. Abra el informe Clientes por País. 2. Cambie a la vista diseño. 3. Se presenta una ventana que muestra las secciones de su informe:

55

MICROSFT ACCESS 2013 ¿Qué secciones se muestran?     

………………………………………………… ………………………………………………… ………………………………………………… ………………………………………………… …………………………………………………

Vaya a la ficha Diseño de la Herramientas de diseño de informe y ubique el grupo Controles. Despliegue el botón Controles:

Al desplegar el comando Controles se muestra 

Ejercicio 3: Agregar imágenes: Para este ejercicio busque en internet imágenes sobre EC NET y gualdelas 1. 2. 3. 4.

Haga clic en la sección Encabezado del Informe En el grupo Encabezado y pie de página, seleccionar el botón Logotipo. Seleccione la imagen descargada de internet

Modifique el tamaño del logo para tener una apariencia como la imagen:

Ejercicio 3 Aplicando un tema al informe Puede cambiar todo el formato de su informe aplicando un tema integrado de Office. Un tema cambia el tipo de fuentes, formato de los objetos, el fondo, etc. Para aplicar un tema: 1. En el grupo Temas, despliegue el botón Temas. Señale con el mouse cada uno de los temas para ver su vista previa 

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2. Seleccione el tema Opulento. Luego, cambie al tema Metro ¿Qué cambios nota en su informe? ...................................................................... .............................................................................................................................

Ejercicio 4: Campos de resumen Access inserta un campo de resumen al final de cada informe. En el ejemplo se muestra el número de clientes. 1. Haga clic en la sección Pie de Informe 2. Observe el cuadro de texto que se muestra en esta sección: ¿Qué función se muestra? .................................................................................. 3. Cambie a la Vista presentación. 4. En la parte final del informe se debe ver el Nro. de clientes de Brasil . ¿Qué número se muestra? .................................................................................. 5. Cambie a la vistaDiseño, seleccione el cuadro de texto del pie de informe y elimínelo. 6. Luego, inserte un cuadro de texto y modifique la etiqueta. El cuadro se debe mostrar como:

7. Cambie a la Vista Presentación ¿Qué número se muestra? .................................................................................. 8. Cambie a la vista Diseño.

Ejercicio 5: Mejorando el funcionamiento del informe. 1. En el encabezado del informe, añada un cuadro de texto. 2. Elimine la etiqueta que viene con el cuadro y en el objeto escriba =[ País]. 3. Cambie a la vista presentación y modifica la posición para que se muestre como la figura:

4. 5. 6. 7.

Cambie a la vista Diseño. Luego, elimine el campo País del Encabezado de página y del Detalle. Cambie a la Vista presentación o a vista Informes y observe los cambios. Cierre su informe.

Añadiendo parámetros a la consulta

3. Abra la consulta Clientes por País 4. En la vista diseño, cambie el criterio del campo País a :

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MICROSFT ACCESS 2013 ................................................................................................................. [Escriba el país a imprimir:]

5. Guarde los cambios realizados a la consulta. 6. Ahora, abra el informe Cliente por País. Access solicita el nombre del País a listar. 7. Escriba Alemania y haga clic en Aceptar . ¿Cuántos clientes son de Alemania? ......................................................... ¿Cuántos clientes son de Argentina? ......................................................... ¿Cuántos clientes son de Italia?................................................................. Ejercicio 6: Practique lo aprendido.

1. Genera un informe que muestre la relación de Pedidos del mes de Julio, de acuerdo al siguiente diseño:

Solución:

1. Genere una consulta con las tablas Pedidos y Clientes. 2. Agregue los campos IdPedido (tabla Pedidos), NombreCliente (tabla Clientes), FechaPedido y GastosEnvío (tabla Pedidos). 3. Guarde la consulta como Pedidos por Fecha. 4. Luego, genere un informe con la consulta creada. 5. En el Pie del informe, agregue las funciones necesarias para calcular el siguiente resumen:

Escriba las funciones usadas en cada cuadro de texto: ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ 6. Guarde el informe con el nombre Pedidos por Fechas. 7. Finalmente, modifique la consulta para que solicite la FechaFinal del reporte.

Fecha Inicial y

Escriba el procedimiento usado para lograr esto: ................................................................................................................................ ................................................................................................................................

58

MICROSFT ACCESS 2013 8. Abra el Informe pedidos por Fechas. ¿Cuántos pedidos hay en Junio del 97?.................................................................. ¿Cuántos pedidos hay en la primera quincena de Agosto del 97? ..........................

Ejercicio 7: Informes Agrupados. La posibilidad de agrupar y ordenar los datos para que el conjunto tenga visualmente más sentido constituye una ventaja clave de los informes. Por lo tanto, en un informe de ventas se pueden agrupar las ventas por región, vendedor y trimestre, mostrando subtotales así como un total general. En este ejercicio, se va a desarrollar un informe de Productos agrupado por la Categoría del Producto. El diseño del reporte será parecido a la imagen de la siguiente página: Crear la consulta

1. Crear una consulta con la tabla Productos, Proveedores y CategoríaProducto. 2. Agregue los campos: CodigoProducto, NombreProducto (tabla Productos), NomProveedor (tabla Proveedores ), PrecioUnidad y UnidadesEnExistencia (tabla Productos) y CategoríaProducto (tabla CategoríaProducto). 3. Guarde la consulta como: Productos por Categoría y cierre la consulta. Para generar el informe:

1. En el panel de Navegación, haga clic en la consulta creada. 2. Vaya a la ficha Crear , y seleccione el comando Asistente para Informes del grupo Informes

En el Asistente:

1. Agregue todos los campos de la consulta

2. Clic en Siguiente . Luego, elija el tipo de agrupamiento que necesitemos, en nuestro caso será a través Por Categoría.

59


3. Clic en Siguiente . Luego indique el orden de los detalles de cada grupo. En nuestro caso será por el IdProducto.

4. Clic en Siguiente . Ahora, seleccione la distribución de sus encabezados. (Seleccione Esquema) 5. Por último, escriba un nombre para su informe Productos por Categoría y haga clic en Finalizar . ¿Qué sección nueva se muestra? ........................................................................... 6. Guarde y cierre el informe.

Ejercicio 8: Agregar subtotales. Una vez agrupado su informe, se deberá obtener un resumen de cada grupo para obtener subtotales. Este resumen se debe insertar en el Pie del grupo, el cual se debe activar. 1. Abra el informe creado y cambie a la vista diseño. 2. En la ficha Diseño haga clic en el comando Agrupar y ordenar del grupo Agrupación y Totales: 3. En la parte inferior se muestra el cuadro de diálogo de Agrupación, orden y Total.

4. Seleccione el vínculo Más del campo NombreCategoria (vea la imagen de arriba). Se muestra opciones como:

60

MICROSFT ACCESS 2013 5. Luego, elija la opción Sin una sección de pie y cámbiela a Con una sección de pie.

6. Cierre el cuadro de Agrupación. 7. Luego, incluya en el pie de grupo los cuadros de texto necesarios para calcular:

8. Cambie a la Vista preliminar . ¿Cuántas páginas tiene su informe? ............................................................................. ¿Cuántos productos tiene la categoría Disco Duro? ¿Cuál es el Stock? ..................... Forzar Páginas.

Cada uno de los grupos se puede imprimir en su respectiva página. Así, usted tendrá tantas páginas como Categorías de productos tenga. 1. Use el menú contextual sobre algún lugar de su Pie de CategoriaProducto. 2. Ubique la propiedad Forzar nueva página y cambie el valor a Después de la Sección

3. Cierre la hoja de propiedades. 4. Cambie a la Vista preliminar. ¿Cuántas páginas tienen ahora su informe? ................................................................. 5. Guarde y cierre el informe. Ejercicio 9: Practique lo aprendido.

Se pide crear un informe que muestre los detalles de los pedidos y calcule el Subtotal, IGV e Importe de Ventas. Como muestra observe la figura:

Consulta:

1. Crear una consulta con las tablas Pedidos, Clientes, Detalle de pedido y Productos.

61

MICROSFT ACCESS 2013 2. En esta consulta añada los siguientes campos: Numero de Pedido (tabla Pedidos), NombreCliente (tabla Clientes), FechaPedido (tabla Pedidos), IdProducto, Unidades en Existencia (tabla Detalles), NombreProducto, PrecioUnidad (tabla Productos) y el Importe (campo calculado que usted debe hallar: PrecioUnidad por Cantidad). 3. Guarde esta consulta con el nombre de Imprimir Pedido. Informe

4. Clic en el botón Asistente para Informes y use la consulta Imprimir Pedido como origen de datos. En el asistente agrupo por Pedido. 5. Complete el asistente y guarde el informe como Imprimir Pedido . 6. Observe la forma de agrupación y Cambie a la Vista Diseño. 7. Cambie la ubicación de los campos hasta tener una apariencia similar a la imagen:

8. Cambie a la Vista Preliminar y observe los cambios. Añadir subtotales:

9. En la sección Pie Numero Pedido, agregue los cuadros de textos necesarios para calcular el Subtotal, IGV e Importe de Venta.

Para terminar.

1. Abra la consulta Imprimir Pedido. 2. En la vista diseño, agregue el siguiente parámetro en el criterio del IdPedido. [Ingrese el Nro. de Pedido a Imprimir:]

3. Guarde y cierre su consulta. 4. Abra el informe Imprimir Pedido y observe que solicita el número de un pedido. 5. Ingrese el siguiente número y escriba los resultados: Pedido Nro. 69015

Subtotal .................................................................................................... IGV ...........................................................................................................

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MICROSFT ACCESS 2013 Importe de Venta: ..................................................................................... Pedido Nro. 69020

Subtotal .................................................................................................... IGV ........................................................................................................... Importe de Venta:

SESION Temas



Formularios.

-

Crear el formularios vía asistente Crear formularios desde la Vista Diseño Agregar controles a los formularios. Asistente para insertar botones de comando


Creará formularios con el asistente. Creará formularios diseñando a su criterio. Agregara los controles adecuados para cada formulario. Insertara botones con un asistente de botones de comando.

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Formularios Un formulario se utiliza para introducir o mostrar datos de una base de datos. También puede utilizar un formulario como un panel de control que abre otros formularios e informes de la base de datos.

Ejercicio 1: Asistente para Formularios La forma más sencilla de crear formularios es a través del Asistente para Formularios. En nuestro ejemplo se desea crear un formulario justificado que nos permita dar mantenimiento a los registros de la tabla Productos. 1. Abra la Ventas y haga clic en la tabla Productos. 2. Ahora, vaya a la ficha Crear . 3. Haga clic en el botón Asistente para formularios

4. En el primer paso del asistente, lleve todos los campos de la tabla Productos. Luego haga clic en Siguiente.

5. Elija un diseño Justificado. Clic en Siguiente. 6. En el último paso del asistente, escriba el nombre para el formulario creado, en nuestro caso será Productos. 7. Haga clic en el botón Finalizar . Access genera un formulario como la imagen:

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8. Use los botones de desplazamiento para ver los demás registros.

¿Cuál es el nombre del producto del registro 6? ........................................................ 9. Cierre el formulario creado.

Ejercicio 2: Crear formularios desde la Vista Diseño Crear un formulario desde la vista diseño nos permite personalizar la apariencia y diseño de nuestra ventana. En este caso, se creará otro formulario para dar mantenimiento a los registros de la tabla Productos. 1. Vaya a la ficha Crear , y ubique el grupo Formularios. 2. Haga clic en el comando Diseño del Formulario. El resultado es como  3. Para mostrar los campos de la tabla Productos, use el comando Agregar Campos Existentes de la ficha Diseño. 4. Hacer clic en Mostrar todas las tablas ................................................................................................................. Al hacer clic en Agregar campos existentes se muestra este panel:

5. Hacer doble clic en los 5 primeros campos de la tabla Productos. 6. Grabe el formulario como Productos2 y abrir nuevamente y cambie a la Vista Formulario

¿Qué datos se muestran en el formulario? ................................................................ 7. Cierre el formulario.

65

MICROSFT ACCESS 2013 Ejercicio 3: Control Ficha En la vista diseño podemos insertar controles que mejoren la apariencia y funcionalidad de nuestros formularios. Para organizar mejor los campos de los productos, se insertará el control Pestaña. 1. 2. 3. 4.

Use el comando Diseño de formulario para insertar un formulario en blanco. Ubique el control Pestaña en el grupo de controles y arrástrelo a su formulario. Haga clic en el tabulador de la Página1 Arrastre los campos que se muestran en la imagen a la Página1

5. Haga clic en la Página2 y arrastre estos otros campos (observe la figura).

Observe los campos NumeroProveedor y Categoría de Producto: Estos campos son cuadros combinados, porque son campos de búsqueda creados al diseñar la tabla y cuyas propiedades son respetadas al generar el formulario. Para cambiar el nombre de los tabuladores 1. 2. 3. 4. 5.

Sobre el título Página1, use el menú contextual, Propiedades. Ubique la propiedad Título y escriba como título Producto… Realice lo mismo sobre la Página2. Su control se debe ver como: Guarde el formulario como Mantenimiento de Productos. Cambie a la vista Formulario y haga clic en las fichas para ver los campos:

66


6. Use los botones de Exploración para poder desplazarse entre todos los registros.

Ejercicio 4: Control Botón Los botones nos permiten agregar funcionalidad a nuestro formulario. Podemos crear botones para imprimir el formulario, para eliminar un registro, etc. 1. Cambie a la vista diseño del formulario creado en el ejercicio anterior. 2. Ubique el grupo Controles de la ficha Diseño. 3. Arrastre el control Botón a la derecha del formulario, fuera de la ficha. 4. En el Asistente, seleccione la CategoríaOperaciones con Registros y haga clic en la acción Agregar nuevos registros.

5. Haga clic en Siguiente. 6. Elija un texto a mostrar en el control. En nuestro caso escriba: Nuevo

7. Haga clic en Siguiente. Como nombre del control deje el que propone el Asistente. Haga clic en Finalizar. 8. Guarde el formulario y cambie a la vista formulario. ¿Qué sucede al hacer clic en el botón Nuevo?.......................................................... 9. Escriba los siguientes valores en este registro: Nombre del Producto: Inkakola Precio por Unidad: 12.45 Unidades en Existencia: 200 Proveedor: Exotic Liquids Código Categoría: bebibles Para insertar el botón que nos permita cerrar el formulario: 1. Arrastre el control Botón a la derecha del formulario creado, fuera de la ficha.

67

MICROSFT ACCESS 2013 2. En el Asistente, seleccione la CategoríaOperaciones con Formularios y haga clic en la acción Cerrar formulario. Haga clic en Siguiente. 3. Elija la imagen Salida para mostrar en el control.

4. Haga clic en Siguiente. Como nombre del control deje el que propone el Asistente. Haga clic en Finalizar. 5. Guarde el formulario y cambie a la vista formulario. ¿Qué sucede al hacer clic en el botón? .....................................................................

Ejercicio 5: Modificando propiedades En este ejercicio se pide modificar ciertas propiedades del formulario y de algunos de los objetos que lo conforman. 1. Abra el formulario creado en el ejercicio anterior y cambie a la Vista diseño. 2. Luego, elija la ficha Diseño, y en el grupo Herramientas haga clic en el comando Hoja de Propiedades. 3. Modifique los siguientes valores: Título: Mantenimiento de Empleados Selectores de Registro: No Botones de Desplazamiento: No Botones Minimizar Maximizar: Ninguno Botón Cerrar: No Estilo de Bordes: Diálogo 4. Guarde los cambios y pase a la vista Formulario. 5. Observe que ya no tiene los botones maximizar, minimizar ni cerrar y que el título de la ventana cambió. Ejercicio 6: Practique lo aprendido.

6. Genere un formulario basado en la tabla Empleados. Dicho formulario debe contener las pestañas: Personales, Empresa y Otros. El diseño de dicho formulario debe considerar la distribución de campos de acuerdo a la imagen (ahí se muestra el 5to registro).

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Ficha Personales

Ficha Empresa

Ficha Otros

Además, debe insertar los siguientes botones en la parte derecha de su formulario:

Debe permitir el Botones que Elimina el registro Cierra el formulario ingreso de nuevos permita ir al registro activo activo registros anterior y siguiente Agregue un cuadro de texto que muestre el Nombre y Apellidos del empleado. El resultado del 5to registro debe ser:

Escriba la función usada: ...................................................................................................... Finalmente, modifique las propiedades necesarias de su formulario para tener un diseño parecido a la imagen: (se está mostrando el 5to registro)

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Ejercicio 8: Cuadros de diálogo Puede crear formularios que permitan interactuar con informe, consultas o incluso, con otros formularios. En este ejercicio se creará un formulario que permita abrir un informe, enviándole valores para filtrar sus resultados. Generado el informe

1. Genere una consulta con la tabla Clientes. El diseño de la consulta debe ser:

2. Guarde la consulta como ListadoClientes. Cierre la consulta. 3. Genere un informe basado en la consulta anterior. El nombre del informe debe ser ListadoClientes. Cierre el diseñador del informe. Generando el formulario 4. Ahora, genere un formulario en blanco. 5. Cambie a la vista Diseño y en la ficha Diseño, despliegue el comando Controles y arrastre el control Cuadro combinado al detalle. 6. Presione la tecla ESC para salir del asistente. Luego, presione F4 para ver las propiedades del control. 7. Ubique la propiedad Origen de fila y escriba: Select Distinct Pais from Clientes 8. Ubique la propiedad Nombre y escriba cboPais. 9. Guarde el formulario como Imprimir y cambie a la vista Formulario Haga clic

en el control que ha diseñado. ¿Qué se muestra en dicho control?: .......................................................................... 10. Cambie a la vista Diseño. Inserte el control Botón y presione ESC para salir del asistente. Modifique el texto a ImprimirListado. El diseño del formulario es:

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Ahora, para añadir código al control 11. Sobre el botón que ha insertado, use el botón derecho del mouse y elija Generar evento. Seleccione la opción Generador de código. 12. Se muestra el editor de Visual Basic (VBA). En esa ventana escriba la siguientes líneas de código: Private Sub Comando4_Click()

Dim informe As String informe = "ListadoClientes" criterio = "Pais = Forms![Imprimir]!CboPais" DoCmd.OpenReport informe, acViewPreview, , criterio End Sub

13. Cierre la ventana del editor. 14. Cambie a la vista Formulario, seleccione un país del cuadro combinado y haga clic en el botón ImprimirListado. ¿Qué se muestra en dicho control?: ..........................................................................

Ejercicio 9: Cuadros de diálogo Crear un formulario que permita seleccionar una categoría y se muestre un listado de productos de dicha categoría. El diseño del formulario debe ser:

Ejercicio 10: Formularios de navegación Este es un nuevo elemento en Access. Permite crear fácilmente un panel para abrir y ver formularios e Informes. En este ejercicio se creará un panel para abrir los 2 informes del ejercicio 8 y 9.

71


1. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, despliegue el comando Navegación . Seleccione el diseño Pestañas horizontales 2. Arrastre el informe ListadoClientes (ejercicio 8) sobre el botón Agregar Nuevo. Haga lo mismo con el informe ListadoProductos (ejercicio 9). 3. Cambie el diseño del panel de navegación para obtener el siguiente diseño:

4. Guarde el formulario con el nombre de Navegación. Cambie a la vista Formulario. ¿Qué sucede al hacer clic en cada botón?: ...............................................................

Ejercicio 11: Formulario Panel de Control Este tipo de formulario le permite interactuar con otros formularios e informes. No está vinculado a ningún origen de datos y nos permite abrir formularios e informes. Incluso, puede ser el primer objeto que se muestre al abrir su base de datos. En nuestro caso, se va a diseñar el siguiente panel.

1. Elija la ficha Crear, Diseño del Formulario. 2. Ahora, inserte la imagen (Logo) y las etiquetas Control de Pedidos y Seleccione una opción. 3. Para el botón Empleados , arrastre el control Botón a su formulario. En el Asistente, seleccione la categoría: Operaciones con Formularios y elija la acción Abrir formulario. Siguiente Seleccione el formulario a abrir. En nuestro caso Mantenimiento de Empleados .

72

MICROSFT ACCESS 2013 Siguiente. En este paso seleccione la segunda opción:

Siguiente. Escriba como texto del botón Empleados . Haga clic en Finalizar . 4. Guarde el formulario como Panel. 5. Ahora, cambie a la vista Formulario y haga clic en el botón insertado.

¿Qué sucede? ........................................................................................................... 6. Cambie a la vista diseño e inserte los demás controles de acuerdo a las siguientes indicaciones: Productos, debe abrir el formulario Mantenimiento de Productos.

Categoría: ................................................................................................. Acción: ...................................................................................................... Pedidos debe mostrar una vista previa del informe Imprimir Pedido. Categoría: ................................................................................................. Acción: ...................................................................................................... ClientesporPaís, debe mostrar una vista previa del informe Clientes por País . Categoría: ................................................................................................. Acción: ...................................................................................................... 7. Finalmente, modifique las propiedades para que se muestre el formulario como la imagen.

Ejercicio 12: Opciones de Inicio Las opciones de inicio permiten personalizar la interfaz de Access al abrirse la base de datos. Por ejemplo se puede modificar el icono y el nombre de su aplicación, indicar que se muestre alguna barra de herramientas, etc. 1. Seleccione el Botón Inicio, Opciones de Access y elija Base de Datos Actual. 2. En Opciones de la Aplicación escriba EC – Net Computadoras y Suministros en el cuadro Título de la aplicación. 3. En el cuadro Mostrar formulario, seleccione el formulario Panel . 4. Haga clic en Aceptar y cierre su base de datos.

Para ver los cambios efectuados, abra su base de datos y observe como se muestra el formulario.

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MICROSFT ACCESS 2013 Practique lo aprendido y crear los siguientes formularios

Con la base de datos Inventario crear los siguientes informes

SESION Temas



-

Macros. Crear macros. Asignar Nombres a la macro Realizar Acciones con macros más utilizadas. Grupos de Macros

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Logros 

Creará macros para automatizar algunas acciones en la base de datos



Asignara Nombres a la macros creadas en la base de datos



Aprenderá a realizar Acciones con macros más utilizadas. Aprenderá a crear grupos de macros



MACROS Las Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc. También sirven para crear métodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas automáticamente cada vez que se inicie la base de datos. Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec , cada vez que se inicie la base de datos, se ejecutará automáticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una macro con ese nombre, si la encuentra será el primer objeto que se ejecute antes de lanzar cualquier otro. Esta opción es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar procesos antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos. La configuración por defecto de Access, nos impedirá ejecutar ciertas acciones de macro si la base de datos no se encuentra en una ubicación de confianza, para evitar acciones malintencionadas.

75

MICROSFT ACCESS 2013 Para ejecutar correctamente las macros de bases de datos que consideremos fiables, podemos añadir la ubicación de está al Centro de confianza, tal como vimos al realizar consultas de acción.

Ejercicio 1 Crear una Macro Para definir una macro, indicaremos una acción o conjunto de acciones que automatizarán un proceso. Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizará automáticamente sin necesidad, en principio, de interacción por nuestra parte. Por ejemplo, podríamos definir una Macro que abra un formulario cuando el usuario haga clic en un botón, o una Macro que abra una consulta para subir un diez por cien el precio de nuestros productos. Crear una Macro es relativamente fácil, sólo tienes que hacer clic el botón Macro de la pestaña Crear . Se abrirá la Vista de diseño de Macro. Esta ventana es muy parecida a la vista Diseño de tabla que ya conoces y tiene la misma dinámica pero ahora en vez de campos lo que definimos son las acciones que queremos que se ejecuten. Como podrás observar, al principio consta de dos columnas: Acción y Comentario, aunque puede que aparezca también la columna Argumentos , que se puede mostrar y ocultar, y que explicaremos más adelante.

En la imagen puedes ver cómo en la columna Acción deberemos seleccionar una acción de entre las existentes en el cuadro desplegable. En la columna Comentario podremos escribir una pequeña descripción opcional sobre el porqué de la acción o un comentario sobre su efecto. Cuando selecciones una Acción en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecerán sus opciones y a la derecha una descripción breve de lo que hace la acción. Podemos añadir tantas acciones como queramos, simplemente deberemos colocarlas una después de otra y en el orden que queremos que se ejecuten. Recuerda que deberás tener cuidado con el orden en el que estableces las acciones, pues es muy importante. Imagina que tienes dos acciones (entre varias) que abren y cierran un formulario. El formulario deberá estar abierto antes de ejecutar la orden de cerrar el formulario, por lo que la acción de apertura debería ir antes de la de cierre. En todo momento podrás utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas insertar nuevas acciones entre dos existentes o eliminar una acción.

para

76

MICROSFT ACCESS 2013 Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes seleccionar algunas de ellas y arrastrarlas con el ratón para colocarlas en otra posición. Cuando la Macro está terminada, puede guardarse , ejecutarse y cerrarse. Más tarde podremos llamarla desde un control Botón de comando, o ejecutarla directamente desde la ventana de la base de datos haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo doble clic directamente sobre ella.

Ejercicio 2 Acciones más utilizadas En este apartado veremos las acciones más utilizadas en las Macros. Siempre puedes recurrir a la ayuda de Access para obtener información sobre acciones que aquí no tratemos. Cuando selecciones una Acción en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecerán sus opciones: A continuación veremos las acciones más comunes AbrirConsulta AbrirFormulario AbrirInforme AbrirTabla

Esta acción abre una consulta escogida entre las existentes en la base de datos. Del mismo modo que la acción anterior, abre un formulario. Igual que las acciones anteriores, permite abrir un informe.

Esta acción permite abrir una tabla. Utilizaremos esta acción para buscar registros. Esta acción

BuscarRegistro

busca el primer registro que cumpla los criterios especificados. Puedes utilizar esta acción para avanzar

en las búsquedas que realices. BuscarSiguiente

Se posiciona en el siguiente registro que cumpla los criterios en la acción BuscarRegistro anterior. No tiene argumentos.

CancelarEvento

Esta acción cancela el evento que produjo la ejecución de la macro. No tiene argumentos.

Cerrar

Con esta acción podrás cerrar cualquier objeto que se encuentre abierto.

CuadroMsj

DetenerMacro

Con las Macros incluso podremos mostrar mensajes para interactuar con el usuario. Introduce esta acción en una Macro para detener su ejecución. No tiene argumentos. Verás su utilidad más adelante.

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DetenerTodasMacros

Esta acción detendrá todas las Macros que se estén ejecutando en ese momento. No tiene argumentos.

EjecutarComando

Utiliza esta acción para lanzar comandos que puedas encontrar en cualquier barra de herramientas.

*EstablecerValor

Una acción muy útil que te permitirá modificar los valores de los campos.

IrARegistro

Te permitirá saltar a un registro en particular dentro de un objeto.

Maximizar

Esta acción maximiza la ventana activa para que ocupe todo el espacio de la ventana de Access.

Minimizar

Al contrario que la anterior, esta acción minimiza la ventana activa convirtiéndola en una barra de título en la parte inferior de la ventana de Access.

Salir

Esta acción hace que Access se cierre.

Ejercicio 3 Grupos de Macros Cuando tenemos muchas macros, puede llegar a ser dificultoso localizar una macro dentro de la ventana Base de Datos. Al igual que es más cómodo agrupar los archivos en carpetas, puede ser útil agrupar nuestras macros en grupos de macros que contengan macros relacionadas. También los grupos de macros pueden ser útiles para definir macros a modo de subrutinas dentro de una macro principal. Para definir un grupo de macros haremos uso de la opción Nombres de macro en la pestaña Diseño. Si activas el botón verás que la Vista de Diseño de Macros cambia para añadir una nueva columna a la izquierda: Esta columna nos da la opción de crear diferentes macros dentro de una Macro principal. Imagina que tenemos la siguiente macro y la guardamos como Macro1 : Macro1 aparecerá en la ventana Base de Datos como una macro, pero realmente será un grupo de macros formado por las macros nombre1 , nombre2 y nombre3 .

A partir de este momento podremos ejecutar las acciones accion4 , accion5 , accion6 y accion7 simplemente llamando a la macro Macro1.nombre2 . Observa que para llamar a una macro que forma parte de un grupo de macros, hay que primero indicar el nombre del grupo y después el nombre de la macro separados por un punto.

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MICROSFT ACCESS 2013 Au toK eys o Mé tod os abreviado s de Teclado

Las Macros también te permitirán crear métodos abreviados de teclado. Esto es, podremos asignar a través de una Macro diferentes acciones mediante una combinación de teclas.

El modo de construir una Macro que actúe de este modo es muy sencillo. Sólo tendrás que seguir los siguientes pasos: 1. Crea una nueva Macro y llámala AutoKeys . 2. Activa la opción Nombres de Macro para añadir la columna con el mismo nombre. 3. En la columna Nombre de Macro deberás indicar la combinación de teclas que activarán las acciones que escribas en la columna Acción. De este modo podrás crear varias combinaciones y asignarlas a un grupo de acciones. En vez de Combinación1 , Combinación2 , Combinación3 , etc. deberás escribir la combinación de teclas que quieres que ejecuten las acciones, siguiendo la sintaxis que encontrarás en la siguiente tabla: Sintaxis de la Combinación

Combinación de Teclas

^C or ^1

CTRL+C ó CTRL+1

{F3}

F3

^{F3}

CTRL+F3

+{F3}

MAYUS+F3

{INSERT}

INSERT

^{INSERT}

CTRL+INSERT

+{INSERT}

MAYUS+INSERT

El modo en el que indicaremos las combinaciones es muy sencillo. Simplemente tendremos que escribir los nombres de las teclas que forman la combinación en la columna Nombre de Macro. Lo único que deberás tener en cuenta es que la tecla CTRL se escribirá como ^, y la tecla MAYUS como +. Las teclas que contengan más de una letra deberán ir encerradas entre llaves {} para que no se confundan con combinaciones. Por ejemplo, EN D sería el equivalente a la combinación de teclas E+N+D, mientras que {END} equivaldría a pulsar la tecla FIN. Es interesante asociar combinaciones de teclas a la acción EjecutarMacro para permitir lanzar una macro con sólo pulsar unas teclas.

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SESION Temas

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-

Herramientas de base de datos. Compactar y reparar la base de datos. Cifrar con una contraseña.

Logros

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MICROSFT ACCESS 2013  

Compactara y reparara la base de datos para optimizar su rendimiento Cifrara con contraseña para dar seguridad a la base de datos

Herramientas de base de datos Comp actar y Reparar

Una herramienta muy útil que Access nos ofrece y que podremos utilizar es la de Compactar y Reparar.

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Como puedes ver en la imagen para utilizarla deberás acceder a la pestaña Archivo, seleccionar la opción Información y hacer clic sobre Compactar y reparar base de datos. Utilizaremos esta herramienta para revisar nuestra base de datos. Al trabajar, insertar, modificar y eliminar objetos y datos, el archivo de base de datos (el .accdb) se va haciendo cada vez más voluminoso y trabajar con la base de datos puede hacerse más lento y pesado con el tiempo. El aumento del tamaño no es debido sólo al aumento de la información sino también a que se va generando espacio utilizado en algún momento pero que ya no sirve y sigue ocupando espacio en el archivo, este espacio es un espacio innecesario que se puede recuperar al compactar la base de datos. La reparación le permite a Access reorganizar mejor la información a nivel interno lo que hará que la base de datos funcione mejor.

Cifrar con contraseña Ya hemos visto las opciones más útiles para configurar la base de datos de modo que un usuario pueda trabajar con ella fácilmente y con ciertas restricciones. Nos queda ver cómo cifrarla para evitar que tengan acceso a ella las personas no autorizadas. De este modo, se solicitará la contraseña al tratar de abrir el archivo Access. Para ello debemos seguir dos simples pasos: abrir la base en modo exclusivo y aplicar la contraseña.  

Abrir la base en modo exclusivo: Cierra la base si la tienes abierta, pero no cierres Access, desde Archivo > Cerrar base de datos.

Utiliza la opción Archivo > Abrir para abrir la base de nuevo. Selecciona la base normalmente, pero en el cuadro de diálogo no pulses el botón Abrir para confirmar, sino que deberás pulsar la pequeña flecha que hay en él. En el menú del botón Abrir, selecciona Abrir en modo exclusivo.

Ahora ya estamos en disposición de establecer una contraseña. Lo haremos desde Archivo > Información > Cifrar con contraseña. Verás que se muestra un cuadro de diálogo como el de la imagen. En él deberás introducir la contraseña y a continuación introducirla de nuevo para confirmarla.

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Si en algún momento decides quitarle la contraseña, deberás seguir los mismos pasos: primero abrir la base en modo exclusivo y luego pulsar Descifrar en Archivo > Información. Te pedirá la contraseña para confirmar la acción. Luego, cierra la base y ábrela de nuevo para que no se encuentre en modo exclusivo.

SESION Temas

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Examen final. Crear consultas de accion Crear formularios. Crear informes.

Logros

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MICROSFT ACCESS 2013   

Reforzará los conocimientos de la creación de consultas de acción Creará formularios según su criterio. Creará los informes de consultas de selección.

Examen final 1. Utilice la base de datos Cine realice las siguientes consultas de acción: (12 Ptos.) 

Utilizando la tabla Administradores, crear una consulta que permita actualizar el nombre de “Roberto Macedo” por “Roberto Torres”. Guardarla como :

   

ACTUALIZA_NOMADM Utilizando la tabla Proveedores, crear una consulta que permita actualizar el código “PROV02” por “PROV05”. Guardarla como : ACTUALIZA_CODPROV Utilizando la tabla Películas, crear una consulta que permita eliminar la película “MELINDA Y MELINDA”. Guardarla como : ELI_PELICULA Utilizando la tabla Cines, crear una consulta que permita eliminar a los cines que en el campo Num_butacas sea >=10000. Guardarla como : ELI_CINE Utilizando las tablas de Cines, Películas y Distritos crear una consulta de Creación de Tabla que permita mostrar los campos de : Nom_cine, Nom_pelicula,

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Manual de MS Access 2013 v.03.13

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