Manual de Access Concordia

Universidad La Concordia Licenciatura en Informatica y Adminstracion Bases de Datos

Reseña Histórica

EN 1970 TED COD, Investigador Asociado con IBM fue quien estableció los fundamentos de la teoría de bases de datos. En 1976 CHEN introduce el modelo de entidad-vinculo (ER) y se desarrollaron lenguajes de consulta como SQUARE, SEQUEL, SQL, QBE Y QUEL. En 1980 se desarrollaron SGBD (Sistema Gestor de Bases de Datos) para computadoras personales, como DBASE Y PARADOX. Estos permitieron a los usuarios de PC definir y manipular datos aunque carecían de recursos para multivista / multiacceso y de separación entre programas y datos. En 1983 se habían implementado mas de 100 sistemas relacionales y aparecieron DB2, ORACLE, SYBASE, INFORMIX, ETC. En 1985 se publica la norma preliminar de SQL influencia influenci a de los lenguajes de cuarta generación, esta permitió la creación de aplicaciones bajo redes y sistemas distribuidos. En 1990 se demanda extender las capacidades de los SGBD para nuevas aplicaciones, aparición de SGBD comerciales orientados a objetos, demandan las aplicaciones que utilicen datos de diferentes fuentes, demanda para aprovechar procesadores paralelos masivos.

1 Access

Mauricio Mauricio Ramos Dávila


Conceptos Básicos Base de datos

Es un conjunto de datos relacionados entre sí. Por datos entendemos hechos conocidos que pueden registrarse y que tienen un significado implícito. Propiedades de una base de datos



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

Una base de datos representa algún aspecto del mundo real, en ocasiones llamado minimundo o universo de discurso. Una base de datos es un conjunto de datos lógicamente coherente Toda base de datos se diseña, construye y puebla con datos para un propósito especifico

Tabla

Es un conjunto de registros similares que están agrupados en forma matricial (tabular), correspondientes a las filas el nombre de registros y a las columnas el nombre de campos, existe la posibilidad posibili dad de imaginar la tabla tabla como una sucesión progresiva de fichas, cada ficha corresponde a un registro y cada registro tiene los mismos campos. Campos Num. de Control

Nombre

Carrera

Semestre

Edad

9510201711

Claudia López de Mendoza P.

Informática

9

24

9510201780

Mauricio Ramos Dávila

Informática

9

24

9510201710

Emiliano Ramos López de M.

Administración

7

22

Registros

Una tabla es una colección de datos sobre un tema específico, como productos o proveedores. La utilización de una tabla diferente para cada tema significa que se almacenan los datos sólo una vez, lo cual hace aumentar la eficacia de la base de datos, y reduce errores de entrada de datos. Campo

Es el componente básico de información que integra a una base de datos.

Registro

Es una colección de valores o elementos de información relacionados, donde cada valor se forma de uno o más bytes y corresponde a un determinado campo del registro.

2 Access



Base de datos Simple

Una base de datos simple es aquella que se organiza de manera similar a la des crita para los ficheros de las bibliotecas, o de los directorios con fichas que observamos en algunas oficinas. Base de Datos Relacional

Sistema diseñado para el manejo de la información que se deriva de la concatenación lógica de una o varias tablas que guardan relación entre sí. Sistema Gestor de Bases de Datos (Sistema de Administración de Bases de Datos)

Es el que se encarga de manejar los enlaces de las tablas generadoras de la información, Entre sus funciones básicas se concretan a la adición de nueva información, actualización de datos, generación de información bajo pedido (incluyendo consultas de los datos originales o realizando cálculos con los mismos), y la impresión de la misma información deseada. Consulta

Es una búsqueda realizada bajo criterios o condiciones, con la finalidad de extraer solamente los datos de utilidad, pudiendo exhibirlos y/o imprimirlos.

Formulario

Se refiere a una forma vacía de una ficha dispuesta para recibir los datos con que deseamos alimentar una tabla. La mayor parte de la información de un formulario procede de un origen de registros base. Parte de la información del formulario se almacena en el diseño del mismo.

Informe

Un informe es un método eficaz de presentar los datos en formato impreso. Dado que tiene el control sobre el tamaño y el aspecto de todo el informe, puede mostrar la información en la manera que desee verla. Es la presentación de una información procedente de una base de datos acomodada con criterios establecidos por el usuario.

Objeto

Es un bloque de datos independiente / autónomo: tabla, consulta, informe, texto, grafico, dibujo o macro que se crearon por una aplicación (incluyendo al portapapeles) diferente al paquete que sé esta utilizando actualmente.

Macro

Una macro es un conjunto de una o más acciones que cada una realiza una operación determinada, tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en un botón de comando.

Importar

Importar significa crear una copia de la base de datos, en base a que la base de datos original esta hecho en un manejador de bases de datos distinto (FoxPro, Dbase, Clíper al cual hacemos la importación) 3

Access



Tipos de Datos Access

La siguiente tabla resume todos los tipos de datos de campo disponibles en Microsoft Access, su utilización y su tamaño de almacenamiento. Tipo de datos

Utilización

Texto

Texto o combinaciones de texto y números como, por ejemplo, direcciones. Asimismo, números que no requieren cálculos como, por ejemplo, números de teléfono, números de pieza o códigos postales.

Memo

Numérico

Fecha/Hora Moneda

Autonumérico

Tamaño

Hasta 255 caracteres. Microsoft Access sólo almacena los caracteres insertados en un campo; no almacena espacios de caracteres correspondientes a posiciones no utilizadas en un campo Texto. Para controlar el número máximo de caracteres que se pueden insertar, establezca la propiedad Tamaño Del Campo (FieldSize)

Texto y números de gran longitud Hasta 64.000 caracteres. como, por ejemplo, notas o descripciones.

Datos numéricos que se han de utilizar para cálculos matemáticos, exceptuando los cálculos relacionados con dinero (utilice en este caso el tipo Moneda). Establezca la propiedad Tamaño Del Campo (FieldSize) para definir el tipo Numérico específico.

1, 2, 4, u 8 bytes. 16 bytes para Id. de réplica (GUID) exclusivamente.

Fechas y horas.

8 bytes.

-32768 a 32768

Valores de moneda. Utilice el tipo 8 bytes. de datos Moneda para evitar el redondeo durante los cálculos. Precisión de 15 dígitos a la izquierda del separador de decimales y de 4 dígitos a la derecha del mismo.

Números secuenciales 4 bytes. 16 bytes para Id. de exclusivos (con incremento de réplica (GUID) exclusivamente. una unidad) o números aleatorios que se insertan automáticamente 4

Access



cuando se agrega un registro. Sí/No

Campos que van a contener sólo 1 bit. uno de dos valores posibles, como Sí / No, Verdadero / Falso, Activado / Desactivado.

Objeto OLE

Objetos (como, por ejemplo, Hasta 1 gigabyte (limitado por el documentos de Microsoft Word, espacio en disco). hojas de cálculo de Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios), creados en otros programas mediante el protocolo OLE, que se pueden vincular a, o incrustar en, una tabla de Microsoft Access. Se debe utilizar un marco de objeto dependiente en un formulario o en un informe para mostrar el objeto OLE.

Hipervínculo

Campo que va a almacenar Hasta 64.000 caracteres. hipervínculos. Un hipervínculo puede ser una dirección URL.

Asistente para búsquedas

Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante el empleo de un cuadro combinado. La elección de este opción en la lista de tipos de datos inicia un asistente que realiza la definición automáticamente.

El mismo tamaño que el campo de clave principal que también es el campo de búsqueda; normalmente 4 bytes.

Nota: Los tipos de datos Numérico, Fecha / Hora, Moneda y Sí / No proporcionan

formatos de visualización predefinidos. Establezca la propiedad Formato (Format) para elegir entre los formatos disponibles para cada tipo de datos. También se puede crear un formato de visualización personalizado para todos los tipos de datos.

5 Access



Diseño de Bases de Datos

1.- El primer paso que aparece es la recolección y análisis de requerimientos, durante el cual los diseñadores entrevistan a los futuros usuarios de la base de datos para entender y documentar sus requerimientos de información. El resultado de este paso será un conjunto de requerimientos del usuario redactado en forma concisa. Estos requerimientos deben especificarse en la forma mas detallada y completa que sea posible. En paralelo con la especificación de requerimientos de datos, conviene especificar los requerimientos funcionales conocidos de la aplicación. Estos consisten en las operaciones definidas por el usuario (o transacciones) que se aplicaran a la base de datos, e incluye la obtención de datos y la actualización. Se acostumbra usar técnicas como los diagramas de flujos de datos para especificar los requerimientos funcionales. 2.- Una vez recabados y analizados todos los requerimientos, el siguiente paso es crear un esquema conceptual para la base de datos mediante un modelo de datos conceptual de alto nivel. Este paso se denomina diseño conceptual de la base de datos. El esquema conceptual es una descripción concisa de los requerimientos de información de los usuarios y contiene descripciones detalladas de los tipos de datos, los vínculos y las restricciones, estas se expresan mediante los conceptos del modelo de alto nivel. Puestos que estos conceptos no incluyen detalles de implementación, suelen ser más fáciles de entender, de modo que pueden servir para comunicarse con usuarios no técnicos. El esquema conceptual de alto nivel también puede servir como referencia para asegurarse de satisfacer todos los requerimientos todos los requerimientos de los usuarios y de que no haya conflictos entre dichos requerimientos. Este enfoque permite a los diseñadores de la base de datos concentrarse en especificar las propiedades de los datos, sin preocuparse por detalles del almacenamiento; en consecuencia tienen menos problemas para elaborar un buen desempeño conceptual. Una vez diseñado el esquema conceptual, es posible utilizar las operaciones básicas del modelo de datos para especificar transacciones de alto nivel que correspondan a las operaciones definidas por el usuario que se hayan identificado durante el análisis funcional. Esto también sirve para confirmar que el esquema conceptual satisfaga los requerimientos funcionales identificados. Se puede modificar en este momento el esquema conceptual si no resulta factible especificar algunos requerimientos funcionales en el esquema inicial. 3.- El siguiente paso en este proceso de diseño consiste en implementar de hecho la base de datos con un SGBD comercial (ITERBASE, DBASE, FOXPRO, CLIPPER, ORACLE, ACESS, ETC.), la mayoría de los SGBD disponibles hoy en el mercado utilizan un modelo de datos de implementación, así que el esquema conceptual se traduce del modelo de datos de alto nivel al modelo de datos de implementación. Este paso se denomina diseño lógico de las bases de datos o transformación de modelos de datos, y su resultado es un esquema de base de datos especificado en el modelo de datos de implementación del SGBD. 4.- El paso final es la fase de diseño físico de la base de datos, durante la cual se especifican las estructuras de almacenamiento internas y la organización de los archivos de la base de datos. En paralelo con estas actividades, se diseñan e implementan programas de aplicación de forma de transacciones de base de datos que correspondan a las especificaciones de transacciones de alto nivel. 6 Access



1

Creando una Tabla en Access

Seleccionar base de datos en blanco

Enseguida dar clic en el botón de Aceptar

Anotaciones:

2 1.Especificar una dirección en un directorio

2.Dar un nombre al archivo (base de datos)

3.Dar Clic en el botón de crear

Anotaciones:

7 Access



3 1

De un clic en tablas

2

De un doble clic en crear una tabla en vista de diseño

Anotaciones:

4

Nombre del campo

Ti o de Datos del Cam o

Anotaciones:

8 Access



5 1.- Marcar un cam o

2.-

Clic en icono de llave

3.-Clic en guardar a asignar un nombre: Alumnos

Anotaciones:

6

Llenar todos los campos con registros

Anotaciones:

9 Access



Creando una Consulta en Access

Antes que nada para realizar primero una consulta es necesario conocer que es lo que vamos a consultar y de donde vamos a extraer la información (que tabla) y por supuesto que exista el dato (Ver ejercicio 2). 1

2 Clic en Nuevo

1 Clic en Consultas 3 Seleccionar Vista

de Diseño y luego de Clic en Aceptar

Anotaciones:

2 1.- Seleccione la (s) tabla (s) a utilizar en la Consulta.

2.- Clic en Agregar

3.- Cerrar

Anotaciones:

10 Access



Relacionando Tablas en Access

Anotaciones:

¿ Por qué conviene definir relaciones ?

Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de Microsoft Access, necesita una forma de indicarle a Microsoft Access cómo debe volver a combinar esa información. El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operación, puede crear consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez. ¿ Cómo funcionan las relaciones ?

En el ejemplo anterior, los campos de las cinco tablas deben coordinarse de modo que muestren información acerca del mismo alumno. Esta coordinación se lleva a cabo mediante las relaciones entre las tablas. Una relación hace coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, los alumnos pueden relacionarse por él numero de control y con la tabla de calificaciones.

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Relación uno a varios

La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, un registro de la Tabla Maestros puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla Materias pero un registro de la Tabla Materias sólo tiene un registro coincidente en la Tabla Maestros. Tabla Maestros

Contiene un solo registro de la tabla maestros.

Tabla Materias

Puede tener muchos registros coincidentes con la tabla maestros

Relación varios a varios

En una relación varios a varios, un registro de la Tabla Alumnos puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla de Materias y Alumnos y viceversa. Este tipo de relación sólo es posible si se define una tercera tabla (denominada tabla de unión “Calificaciones”) cuya clave principal consta de al menos dos campos: las claves externas

de las Tablas Alumnos y Materias.

Tabla Alumnos

Llave principal de la tabla que se relaciona con materias.

12 Access



Tabla Materias

Llave principal que se relaciona con la tabla alumnos.

Tabla Calificaciones

Se unen las dos llaves y forman una nueva tabla “Calificaciones”

Relación uno a uno

En una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro coincidente en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relación no es habitual, debido a que la mayoría de la información relacionada de esta forma estaría en una sola tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Por ejemplo la tabla de alumnos con la tabla de carreras. Tabla Alumnos

Tabla Carreras

Por cuestiones de seguridad se creo otro la Tabla de carreras pero adelante se dará una breve explicación. 13 Access



Definir relaciones

Para definir una relación, es necesario agregar a la ventana Relaciones las tablas que se desea relacionar y, a continuación, arrastrar el campo clave de una tabla y colocarlo en el campo clave de la otra tabla. También puede definir relaciones mediante el teclado . El tipo de relación que crea Microsoft Access depende de cómo están definidos los campos relacionados. 





Se crea una relación uno a varios si uno de los campos relacionados es una clave principal o tiene un índice único. Se crea una relación uno a uno si ambos campos relacionados son claves principales o tienen índices únicos. Una relación varios a varios es en realidad, dos relaciones uno a varios con una tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas de las otras dos tablas.

Nota: Si arrastra un campo que no es una clave principal y que no tiene un índice único a

otro campo que tampoco es una clave principal ni tiene un índice único, se crea una relación indeterminada. En las consultas que contienen tablas con una relación indeterminada, Microsoft Access muestra una línea de combinación predeterminada entre las tablas, pero no se exige la integridad referencial y no hay garantías de que los registros sean únicos en ninguna tabla. Al resultado de una consulta se llama hoja de respuesta dinámica.

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Búsquedas en Access

1.- Para realizar una búsqueda lo primero que hay que hacer es seleccionar una tabla o formulario y abrirlo.

1. Clic en tablas

2. Seleccionar una tabla y de un doble clic.

2.- Posicionarse en el campo de búsqueda en el cual requiero hacer mi búsqueda de dato por ejemplo: buscar al alumno MAURICIO RAMOS DAVILA, me tengo que posicionar en el campo nombre. Posicionar el cursor en el campo nombre

15 Access



3.- Irse al menú principal y buscar la opción de Edición y de ahí seleccionar la opción de buscar. Menú de Edición

4.- Poner en el recuadro de (buscar) los datos a buscar y después dar clic en el botón de buscar siguiente.

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Ordenación de Datos en Access

1.- Para realizar una ordenación de datos de una tabla es necesario primero seleccionar la tabla a ordenar ( tabla de Alumnos).

1. Clic en tablas

2. Seleccionar una tabla y de un doble clic

2.- Después de acceder a la tabla hay que seleccionar presentar la tabla en modo vista hoja de datos.

3.- Después hay que selección la columna la cual queremos ordenar y dar clic en el

botón de ordenación la opción ordenar.

o dar clic en el menú principal registros y después seleccionar Creando un Filtro en Access

Hemos podido ver los registros agrupados en una consulta es decir en base a un alumno en base a un numero de control o en base a una carrera pero que tal si podemos ver los registros en base a un filtro donde podamos aplicar uno o varios criterios o un rango en especial. Cuando se crea un filtro esta proporcionando a Access un conjunto de criterios que describen los registros que se desean ver, Access usa estos criterios para seleccionar los 17 Access



registros deseados de la tabla o de la hoja de respuestas dinámica en la que se basa el formulario. Posteriormente, cuando desee ver de nuevo todos los registros de la tabla o de la hoja de respuesta dinámica, bastara con elegir el comando mostrar todos los registros, el menú registros o hacer clic en el botón mostrar todos los registros de la barra de herramientas. Primero cree el filtro y después aplique el filtro al conjunto de registros actual. 1.- Una vez abierta una tabla o formulario o ver la presentación de registros en modo vista hoja de datos seleccionar la opción del menú registros, filtro y después seleccionar filtro u orden avanzado. 1.- Registros

2.- Filtro

3.- Filtro u orden Avanzado

2.- Especificar campo, criterio y aplicar filtro. 1.- Seleccionar campo con doble clic 2.- Seleccionar orden de presentación 3.- Especificar criterio 4.- Aplicar filtro

18 Access



Tabla con ejemplos de cómo se puede hacer un filtro en base a un criterio. Campo

Expresión

Descripción

CiudadEnvío

"Londres"

Muestra los pedidos enviados a Londres.

CiudadEnvío

"Londres" O "Hedge End"

Utiliza el operador O (Or) para mostrar los pedidos enviados a Londres o a Hedge End.

FechaEnvío

Entre #5-Ene-95# Y #10-Ene95#

Utiliza el operador Entre...Y (Between...And) para mostrar los pedidos enviados no antes del 5Ene-95 ni después del 10-Ene95.

FechaEnvío

#2/2/95#

Muestra los pedidos enviados el 2-Feb-95.

PaísEnvío

En("Canadá", "Reino Unido")

Utiliza el operador En (In) para mostrar los pedidos enviados a Canadá o al Reino Unido.

PaísEnvio

Negado "EE.UU."

Utiliza el operador Negado (Not) para mostrar los pedidos enviados a países distintos de EE.UU.

NombreEnvío

Como "S*"

Muestra los pedidos enviados a los clientes cuyo nombre empieza por S.

NombreCompañía

>="N"

Muestra los pedidos enviados a compañías cuyo nombre comienza por las letras N a Z.

IdPedido

Der([IdPedido], 2)="99"

Utiliza la función Der (Right) para mostrar los pedidos con valores de IdPedido que terminan en 99.

NombreCompañía

Longitud([NombreCompañía]) >Val(30)

Utiliza las funciones Longitud (Len) y Val (Val) para mostrar los pedidos de las compañías cuyo nombre tiene más de 30 caracteres.

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Creando un Formulario en Access

1.Seleccionar formulario. 2. Seleccionar Asistente p/ formularios. 3. Seleccionar la tabla o consulta. 4. Clic en Aceptar. 5. Seguir el asistente paso a paso.

Anotaciones:

20 Access



Creando un Informe en Access

1.Seleccionar formulario. 2. Seleccionar Asistente p/ formularios. 3. Seleccionar la tabla o consulta. 4. Clic en Aceptar. 5. Seguir el asistente paso a paso.

Anotaciones:

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Importando una Base de Datos en Access

Cabe señalar que cuando importamos una base de datos se genera una copia de la base de datos original en Access, posteriormente de que generamos la importación de la base de datos si nosotros introducimos un registro nuevo o modificamos algún registro estos no actualizan la base de datos generada (importada) en Access. 1. Abra una base de datos o cambie a la ventana Base de datos de la base de datos abierta. Puede crear un nuevo archivo (base de datos) o abrir uno existente.

2.- Para importar archivos, en el menú Archivo, elija a Obtener datos externos y haga clic en Importar. 3.- Para vincular archivos, en el menú Archivo, elija a Obtener datos externos y haga clic en Vincular tablas.

22 Access



4. En el cuadro de diálogo Importar, seleccione uno de los tipos de archivos de Dbase.

1.- Especificar su ubicación en buscar en:

2.- Seleccionar el tipo de archivo

3.- De un clic en importar

5.- Haga clic en la flecha a la derecha del cuadro Buscar en, seleccione la unidad y la carpeta donde está ubicado el archivo.dbf y haga un doble clic en su icono. Importante Si vincula a un archivo en una red de área local, asegúrese de que utiliza una

ruta de acceso UNC (Convención universal de asignación de nombres) , en lugar de confiar en la letra de unidad de una unidad de red asignada en el Explorador de Windows. Una letra de unidad puede variar según el equipo y no siempre está definida, mientras que una ruta UNC es un método fiable y coherente para que Microsoft Access localice el origen de datos que contiene la tabla vinculada. o

o

Si está importando, Microsoft Access crea una tabla con el nombre según el del archivo que ha seleccionado e importa los datos del archivo.dbf. Vaya al paso 7. Si está vinculando, Microsoft Access presenta un cuadro de diálogo donde puede asociar los archivos de índice de Dbase. Vaya al paso 5.

6. Haga doble clic en cada archivo índice de Dbase (ndx o mdx) que desea utilizar y luego seleccione Cerrar. Si no hay índices seleccione Cancelar para continuar. 7. En el cuadro de diálogo Seleccionar identificador de registro único, seleccione un índice que identifique de forma unívoca a cada registro. Este índice no debe contener valores duplicados o Microsoft Access no podrá actualizar correctamente los datos de las consultas con combinaciones. 8. Si desea importar o vincular otro archivo de Dbase, repita los pasos 4, 5 y 6.

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Vincular una Base de Datos en Access

Abra una base de datos o cambie a la ventana Base de datos de la base de datos abierta. Puede crear un nuevo archivo (base de datos) o abrir uno existente.

Para importar tablas, en el menú Archivo, elija Obtener datos externos y haga clic en Importar. Para vincular tablas, en el menú Archivo, elija Obtener datos externos y haga clic en Vincular tablas.

Asegúrese

de

que

está

seleccionado Microsoft Access (*.mdb;*.adp;*.mdw;*.mda;*.mde;*.ade), en el cuadro Tipo de archivos del cuadro de diálogo Importar (o Vincular).

24 Access



Presione la flecha derecha del cuadro Buscar en, seleccione la unidad y la carpeta donde está ubicada la base de datos de Access (.MDB) o el proyecto de Access (.ADP) que desea importar o vincular y luego haga un doble clic en el icono de la base de datos.

1.Especificar su ubicación en buscar en:

2.- Seleccionar el tipo de archivo.

3.- De un importar.

clic

en

Importante Si vincula a un archivo en una red de área local, asegúrese de que utiliza

una ruta de acceso UNC (Convención universal de asignación de nombres) , en lugar de confiar en la letra de unidad de una unidad de red asignada en el Explorador de Windows. Una letra de unidad puede variar según el equipo y no siempre está definida, mientras que una ruta UNC es un método fiable y coherente para que Microsoft Access localice el origen de datos que contiene la tabla vinculada. En el cuadro de diálogo Importar objetos, haga clic en cada una de las tablas que desee importar o vincular. Si está importando y desea importar sólo las definiciones de las tablas seleccionadas (no los datos que contienen), seleccione Opciones y debajo de Importar tablas, haga clic en Sólo definición. Obtener más información sobre cómo importar otros objetos de base de datos.

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Seguridad en Access

La seguridad de las bases de datos es un área amplia que abarca varios temas, entre ellos los siguientes: Cuestiones éticas y legales relativas al derecho de tener acceso a cierta información. Es posible que parte de esta se considere privada y que las personas no autorizadas no puedan tener acceso a ella legalmente. En Estados Unidos, los gobiernos federales y de varios estados tiene leyes sobre confidencialidad de la información. Cuestiones de política en el nivel gubernamental, institucional o corporativo, relacionadas con las clases de información que no deben estar disponibles para él publico; por ejemplo, clasificaciones de crédito y expedientes médicos personales. Cuestiones relacionadas con el sistema, como niveles del sistema en los que deben manejarse las diversas funciones de seguridad; por ejemplo, el nivel del hardware físico, el nivel del sistema operativo o el nivel de SGBD. La necesidad en algunas organizaciones de identificar múltiples niveles de seguridad y de clasificar os datos y los usuarios según estos niveles; por ejemplo, secreto máximo, secreto confidencial y no clasificado. La política de seguridad de la organización con el permiso para tener acceso a las diversas clasificaciones de los datos se deben hacer cumplir. Como aplicar una clave de acceso a una base de datos en Access

1.- Abrir el archivo (base de datos) en modo exclusivo como se señala abajo.

26 Access



2.- Una vez abierto el archivo (base de datos) irse al menú principal y seleccionar Herramientas, Seguridad , Establecer contraseña para la base de datos, como se muestra en figura de abajo.

3.- Una vez habiendo seleccionado la opción de establecer contraseña para la base de datos, aparecerá un recuadro como el que se muestra en la parte de abajo donde nos pide una contraseña y que confirmemos poniendo nuevamente la clave.

4.- Una vez establecida la contraseña para poder abrir el archivo (base de datos) nos mostrara un recuadro el cual nos pide la contraseña establecida.

27 Access



Como eliminar una clave de acceso a una base de datos en Access

1.- Abrir el archivo (base de datos en modo exclusivo)

2.- Una vez abierta la base de datos Seleccionar dentro del menú principal herramientas, seguridad, anular la contraseña establecida para la base de datos.

28 Access



3.- Después de haber seleccionado esta opción aparecerá un recuadro el cual nos pide la contraseña establecida antes de eliminarla.

Una vez hecha esta operación la clave de acceso quedara anulada.

29 Access



Ejercicios Ejercicio 1 (Excel)

1.Realizar una tabla en Excel con los siguientes campos: NO_CONTROL, NOMBRE, SEMESTRE, EDAD, DESCRIPCIÓN, NUM_MATERIAS, DURACIÓN, NO_RECIBO, FECHA, COSTO, DESCRIPCIÓN, CREDITOS, NOMBRE, EDAD, ESPECIALIDAD, SUELDO. 1.1.- Introduzca los siguientes datos: NO_CONTROL NOM_ALUMNO SEMESTRE EDAD DES_CARRERA 9510201710 CARLOS EMILIANO RAMOS LOPEZ DE MENDOZA 7 22 ADMINISTRACION 9510201711 9 24 INFORMATICA CLAUDIA LOPEZ DE MENDOZA PALACIOS MAURICIO RAMOS DAVILA 9510201780 9 24 INFORMATICA 9510201715 7 22 ADMINISTRACION CARLOS RAMOS DAVILA NUM_MATERIAS DURACION NO_RECIBO FECHA COSTO DES_MATERIA 50 9 2 08/17/99 1500.00 ECONOMIA 61 9 4 08/18/99 1000.00 ADMINISTRACION 61 9 1 08/16/99 1000.00 INGENIERIA 50 9 3 08/18/99 1500.00 DERECHO CREDITOS 10 5 8 7

NOM_PROFE

EDAD ESPECIALIDAD SUELDO CARLOS SALINAS DE GORTARI ECONOMIA 45 1000 40 ADMINISTRACION 2000 VICENTE FOX QUEZADA 1200 CUAHTEMOC CARDENAS SOLORZANO 60 INGENIERO MIGUEL DE LA MADRID HURTADO DERECHO 63 1500

1.2. REALIZA LA SIGUIENTE CONSULTA _NOMBRE DE LOS ALUMNOS INSCRITOS EN LA CERRERA DE INFORMATICA Resultado

NO_CONTROL NOM_ALUMNO SEMESTRE EDAD DES_CARRERA 9510201711 CLAUDIA LOPEZ DE MENDOZA PALACIOS 9 24 INFORMATICA 9510201780 MAURICIO RAMOS DAVILA 9 24 INFORMATICA NUM_MATERIAS DURACION NO_RECIBO FECHA COSTO DES_MATERIA 61 9 4 08/18/99 1000.00 ADMINISTRACION 61 9 1 08/16/99 1000.00 INGENIERIA CREDITOS NOM_PROFE 5 VICENTE FOX QUEZADA 8 CUAHTEMOC CARDENAS SOLORZANO

EDAD ESPECIALIDAD SUELDO 40 ADMINISTRACION 2000 60 INGENIERO 1200

30 Access



_DESPUÉS BUSCAR QUE EL NUMERO DE CONTROL SEA IGUAL AL: 9510201780. Resultado

NO_CONTROL 9510201780

NOM_ALUMNO MAURICIO RAMOS DAVILA

SEMESTRE EDAD DES_CARRERA 9 24 INFORMATICA

NUM_MATERIAS DURACION NO_RECIBO FECHA COSTO DES_MATERIA 61 9 1 08/16/99 1000.00 INGENIERIA CREDITOS NOM_PROFE EDAD 8 CUAHTEMOC CARDENAS SOLORZANO 60

ESPECIALIDAD INGENIERO

SUELDO 1200

Ejercicio 2 (creando tablas y llenando campos)

Elaborar las siguientes tablas y llenar los campos con los siguientes registros. Tabla Materias

Tabla Maestros

Tabla Carreras

Tabla Calificaciones

31 Access



Ejercicio 3 (Consulta general )

En la tabla de alumnos realizar una consulta general de todos los alumnos. Resultado

En la tabla de alumnos realizar una consulta donde muestre a los alumnos de la carrera de Informática y los campos de numero de control, nombre y edad. Resultado

Nota: Consulta es aquella búsqueda que realizamos sabiendo de antemano que existe el dato, Búsqueda es aquella búsqueda que realizamos sabiendo que puede

existir o no el dato.

Ejercicio 4 ( consulta con criterios)

Realice una consulta en la tabla de alumnos donde muestre a los alumnos con el criterio de que los alumnos sean del 9 semestre. Solamente muestre el nombre y la clave de la carrera. Resultado

32 Access



Ejercicio 5 ( consulta con criterios)

Realizar una consulta en la tabla de alumnos, donde el primer criterio será que la clave de la carrera sea igual a: admin. y el segundo criterio que sean del 7 semestre. Resultado

Ejercicio 6 (relacionando 2 tablas )

Realizar una consulta general donde aparezca solamente el nombre de los alumnos y la descripción de la carrera en la que se encuentran ( relacionando 2 tablas ). Resultado

Ejercicio 7 (relacionando todas las tablas de Access)

Realizar una consulta relacionando todas las tablas ( alumnos, maestros, calificaciones, carreras y materias ) donde aparezcan los números de control, nombres de los alumnos, la carrera en la que se encuentran y las materias que están cursando actualmente. Resultado

Ejercicio 8 (relacionando todas las tablas de Access)

Realizar una consulta relacionando todas las tablas ( alumnos, maestros, calificaciones, carreras y materias ) donde aparezca numero de control, nombre, carrera, materias, el mes calificado, la calificación y el maestro que imparte la materia de todos los alumnos.

33 Access



Resultado

Ejercicio 9 (filtro)

Crear un filtro en una consulta general de alumnos donde el criterio será que muestra una relación de todos los alumnos que tienen 24 años. Resultado

Ejercicio 10 (filtro)

Crear un filtro en una consulta general de alumnos donde el criterio será que muestra una relación de todos los alumnos que tienen entre 22 y 24 años. Resultado

Ejercicio 11 (Importando)

Haga una base de datos (tabla) en FoxPro e importe la base de datos a Access Resultado

Ejercicio 11 ( importando y generando consulta) 34 Access



Genere una consulta a partir del alumno Mauricio Ramos Dávila, relacionando todas las tablas (incluyendo la importada) donde aparezca él numero de control, nombre del alumno, carrera, semestre, fecha de inscripción, numero de recibo y costo de la inscripción.

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Resultado

Ejercicio 12 ( seguridad)

El siguiente ejercicio trata de introducir a nuestra base de datos una clave de acceso y posteriormente la eliminemos mediante la explicación hecha anteriormente. Clave: SYSCON

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Manual de Access Concordia

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