Soyadı | Adı | Ardıç | Nilgün |
(table data) etiketleridir. 72 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak Office 2007 programlarının tümü bir belgeyi HTML biçiminde kaydedebilmekte, belli bir ölçüde, başka bir program tarafından HTML biçiminde kaydedilmiş bir belgeyi okuyabilmekte ve alabilmektedir. Bir HTML belgesini Access’e almayı denediğinizde Access belgeyi çözümleyecek ve yapılandırılmış veri gibi görünen her şeyi belirleyecektir. Daha sonra Access’in bulduklarına bakabilir ve alıp almamaya karar verebilirsiniz. Önemli Var olan bir tabloya veri almak istiyorsanız ama verinin yapısı tablonun yapısıyla aynı değilse, veriyi Excel’e alıp gerekli düzenlemelerden sonra Access’e almanız en kolay yoldur. Bu alıştırmada bir HTML belgesinden Access veritabanındaki bir tabloya bilgiler alacaksınız. KULLANIN 07_HTMLAl veritabanını ve 07_YeniMüşteri HTML dosyasını kullanın. Bu uygulama dosyaları AA_Access2007 altındaki Bölüm03 alt klasöründedir. AÇIN 07_HTMLAl veritabanını açın. 1. Müşteriler tablosunu açın ve 107 kayıt içerdiğine dikkat edin ve tabloyu kapatın. 2. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, Diğer düğmesini tıkladıktan sonra listede HTML Belgesi’ni tıklayın. Dış Veri Alma sihirbazı açılır. 3. Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında Gözat düğmesini tıklayın. 4. Dosya Aç iletişim kutusunda Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm03 klasörüne 5. Kayıtların bir kopyasını tabloya ekle seçeneğini seçin, listede Müşteriler’i gidin, 07_YeniMüşteri HTML dosyasını tıkladıktan sonra Aç’ı tıklayın. tıkladıktan sonra Tamam’ı tıklayın. HTML Alma sihirbazı açılır. Sihirbaz satırlara ve sütunlara bölünmüş olan 07_YeniMüşteri’nin içeriğini görüntüler. Bir dosya birden çok tablo ve liste içeriyorsa sihirbaz bunları burada görüntüler ve siz de almak istediğinizi seçebilirsiniz. Bir HTML Dosyasından Bilgi Almak 73 6. İlk Satır Sütun Başlıklarını İçerir onay kutusunu seçin ve Son’u tıklayın. Ondalık ayırıcı ile metin sınırlayıcısının eşleştiğini bildiren bir uyarı alırsanız, HTML Alma Sihirbazı’nda Gelişmiş düğmesini tıklayarak Ondalık Simge kutusundaki virgülü nokta ile değiştirin. Access, bilgileri Müşteriler tablosuna alır. İpucu Bir sihirbazdaki Son düğmesini etkin olduğu herhangi bir anda tıklayarak sihirbazın sonraki adımlarında varsayılan ayarları kabul etmiş olursunuz. 7. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında Kapat’ı tıklayın. 8. Müşteriler tablosunu 110 kayıt içerdiğini onaylamak için açın. (Tablodaki 107 kayda HTML dosyasından alınan 3 kayıt eklenmiştir.) KAPATIN 07_HTMLAl veritabanını kapatın. 74 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak Bir Outlook Klasöründen Bilgi Almak Bir Access veritabanına Microsoft Office Outlook’tan adres rehberleri ve klasörleri alabilirsiniz. Örneğin Outlook’ta üyesi olduğunuz bir kulübün tüm üyelerinin bilgileri varsa ve bunları bir veritabanına almak istiyorsanız bu özellik yararlı olabilir. Bu alıştırmada bir Outlook klasöründen Access veritabanındaki yeni bir tabloya veriler alacaksınız. KULLANIN Bu alıştırma için Outlook Kişiler klasörünü kullanın. Kişiler klasörünüz boşsa bazı kişi kayıtları oluşturun veya alıştırmada başka bir klasör kullanın. YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u yükleyin ve yapılandırın. AÇIN Boş bir veritabanı açın. 1. Boş veritabanını Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm03 klasörüne OutlookAl 2. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, Diğer listesinde, Outlook Klasörü’nü tıklayın. adıyla kaydedin. Dış Veri Alma sihirbazı açılır. 3. Kaynak verileri geçerli veritabanında yeni bir tabloya al seçeneği seçiliyken Tamam’ı tıklayın. Exchange/Outlook Alma sihirbazı açılır. Sihirbazda Outlook sürümünüzdeki tüm adres rehberlerinin ve klasörlerinin listesi gösterilir. Gerekirse istediğiniz klasörü bulmak için bir klasörün yanındaki Genişlet (+) ya da Daralt (-) düğmesini tıklayın. Bir Outlook Klasöründen Bilgi Almak 75 4. Posta kutusu klasörünü genişletin, Kişiler klasörünü tıkladıktan sonra İleri’yi tıklayın. Sihirbazda Kişiler dosyasındaki tüm olası alanlar gösterilir. Bir alan hakkındaki bilgileri alanı tıklayarak görebilirsiniz. O anda seçili olan alanın alan adını ve veri türünü düzenleyebilir ve alanın dizinini oluşturmayı ya da alanı almayı belirleyebilirsiniz. 5. Alan Seçenekleri sayfasında boş bir alan tıklayın ve Access’e o alanı atlamasını bildirmek için Alanı alma (Atla) onay kutusunu seçin. İleri’yi tıklayın. Sihirbaz birincil anahtar seçeneklerini sunar. Anahtarı Access’in oluşturmasını, kendiniz oluşturmayı ya da hiç oluşturmamayı seçebilirsiniz. 6. Birincil Anahtar sayfasında Access birincil anahtarı eklesin seçeneği seçiliyken 7. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında Kapat’ı tıklayın. 8. Almak istemediğinizi belirttiğiniz alanın dışındaki tüm alanların alındığını İleri’yi tıklayın. Klasörün içeriğini almak için Son’u tıklayın. onaylamak için Kişiler tablosunu açın. KAPATIN OutlookAl veritabanını kapatın. 76 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak Bir dBASE Dosyasından Bilgi Almak Access dışındaki programlarda oluşturulan veritabanlarından bilgi almak genellikle ya hep ya hiç durumundadır ve çoğu zaman aldığınız şey size tam gereken biçimde olmaz. Örneğin işlem kayıtlarının her kayıtta ürün veya alıcı adı gibi gereksiz bilgiler içerdiğini görebilirsiniz. Kişiler hakkında bilgiler içeren bir veritabanında tam ad ve adres tek bir alanda olabilir ama siz ad, soyad, cadde, vb. için ayrı alanların olmasını tercih edebilirsiniz. Bilgileri olduğu gibi aldıktan sonra Access’te işleyebilir veya bilgileri Excel veya Microsoft Office Word gibi başka programlara taşıyabilir ve Access’e almadan önce orada işleyebilirsiniz. Access aşağıdaki dBASE, Paradox ve Lotus 1-2-3 sürümlerinden veriler alabilir. Program dBASE Paradox Lotus 1-2-3 Sürümler III, IV, 5 ve 7 3, 4, 5, 8 WKS, WK1, WK3, WK4 Bu alıştırmada Access veritabanındaki bir tabloya bir dBASE dosyasından bilgiler alacaksınız. Diğer dosya türlerini alma işlemleri temelde aynıdır. KULLANIN 09_VeritabanıAl veritabanını ve 09_Sevk dBASE dosyasını kullanın. Bu uygulama dosyaları AA_Access2007 altındaki Bölüm03 klasöründedir. AÇIN 09_VeritabanıAl veritabanını açın. 1. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, Diğer listesinde, DBASE Dosyası’nı tıklayın. Dış Veri Alma sihirbazı açılır. 2. Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında Gözat düğmesini tıklayın. 3. Dosya Aç iletişim kutusunda Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm03 klasörüne 4. Kaynak verileri geçerli veritabanında yeni bir tabloya al seçeneğini seçin ve 5. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında Kapat’ı tıklayın. 6. Beş kaydın düzgün biçimde alındığını onaylamak için 09_Sevk tablosunu açın. gidin, 09_Sevk dosyasını tıkladıktan sonra Aç’ı tıklayın. Tamam’ı tıklayın. KAPATIN 09_VeritabanıAl veritabanını kapatın. Önemli Noktalar 77 Önemli Noktalar l Access’e çok sayıda başka programdan kolayca bilgi alabilirsiniz. Başka bir programdaki bilgileri orada tutmaya devam edip çalışmak için Access’e almak istiyorsanız, Access veritabanınızı o veri dosyasına bağlayabilirsiniz. l Excel çalışma sayfalarının tamamını veya bir çalışma sayfasının adlandırılmış aralığını yeni bir tabloya veya var olan bir tabloya alabilirsiniz. Ayrıca bir çalışma sayfasından veya aralığından belirli alanları alabilirsiniz. l Bir Access veritabanına bir veya daha çok SharePoint listesi alabilir ve alınan verileri SharePoint listesinin belirli bir görünümüyle sınırlayabilirsiniz. l Outlook e-postasıyla göndermek için formlar oluşturabilir ve bir Access veritabanını yanıtlarla otomatik olarak güncelleştirebilirsiniz. l Sınırlandırılmış ve sabit genişlikli metin dosyalarını Access veritabanınıza almak için Dış Veri Alma sihirbazını kullanabilirsiniz. l Tablo, sorgu, form, rapor, sayfa, makro ve modül gibi standart Access nesnelerinin bir veya birden fazlasını kolayca alabilirsiniz. l Access’e belirli dBASE, Lotus 1-2-3 ve Paradox sürümlerinden veriler alabilirsiniz. Bilgileri olduğu gibi almayı seçebilir ve Access’te işleyebilir veya bilgileri Excel veya Microsoft Office Word gibi başka programlara taşıyabilir ve Access’e almadan önce orada işleyebilirsiniz. l Başka bir programla HTML biçiminde kaydedilen bir belgeyi Access’e alabilirsiniz. Bir HTML belgesini Access’e almayı denerseniz Access belgeyi çözümler ve yapılandırılmış veriye benzeyen her şeyi belirler. Daha sonra Access’in bulduklarına bakabilir ve alıp almayacağınıza karar verebilirsiniz. l XML dosyalarını Access’e alabilirsiniz. XML verilerden ve verilerin yapısını tanımlayan bir şemadan oluşur. XML’e veri veren programlar verileri ve şemayı bir dosyada birleştirebilir veya iki dosya oluşturabilir. Program iki ayrı dosya verirse hem verileri hem de yapıyı Access’e almak için size her iki dosya da gerekecektir. l Başka programlardaki verileri gerçekten almadan veritabanınıza bağlayabilirsiniz. Bu seçenek başkalarının tuttuğu verilerle çalışmak ve güncel bilgilere ulaşmak istiyorsanız yararlı olabilir. Bir Bakışta Bölüm Metin dosyasına bilgi vermek, sayfa 90 HTML dosyasına bilgi vermek, sayfa 94 Excel’e bilgi vermek, sayfa 82 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak Bu bölümde öğrenecekleriniz: 4 Başka bir Access veritabanına bilgi vermek 4 Excel’e bilgi vermek 4 Bir SharePoint listesine bilgi vermek 4 Word’e bilgi vermek 4 Bir metin, XML veya HTML dosyasına bilgi vermek 4 Diğer Office programlarına bilgi kopyalamak Microsoft Office Access veritabanı nesnelerini çeşitli biçimlerde verebilirsiniz. Access 2007’den veritabanı nesnelerini veri alabileceğiniz bütün dosya biçimlerine verebilirsiniz. Bir eklenti yükleyerek Taşınabilir Belge Biçimi (PDF) VE XML Kağıt Belirlemesi (XPS) dosyalarına da bilgi verebilirsiniz. Kullanılabilen belirli biçimler vermek istediğiniz nesneye göre değişir. Örneğin tablolar alındığı biçimlere çok benzer biçimde verilir. Makrolarsa yalnızca başka bir Access veritabanına verilebilirler. Kullanılabilen verme biçimleri aşağıdakilerdir: Veritabanı nesnesi Geçerli verme biçimleri Tablo ACCDB, XLS, XLSB, XLSX, SharePoint Listesi, PDF, XPS, RTF, TXT, XML, ODBC, HTML, dBASE, Paradox, Lotus 1-2-3, Word Sorgu ACCDB, XLS, XLSB, XLSX, SharePoint Listesi, PDF, XPS, RTF, TXT, XML, ODBC, HTML, dBASE, Paradox, Lotus 1-2-3, Word Form ACCDB, XLS, XLSB, XLSX, PDF, XPS, RTF, TXT, XML, HTML Rapor ACCDB, PDF, XPS, RTF, TXT, XML, Snapshot, HTML Makro ACCDB Modül ACCDB, TXT 79 80 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak İpucu Belirli bir Access nesnesi için geçerli dosya verme biçimini görmek için Gezinti bölmesinde nesneyi farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Ver’i işaret edin. Bir Access veritabanına bilgi aldığınızda alınan verilerin genellikle belirli kalıplarla uyuşması gerekmektedir, yoksa alma işlemi başarısız olur. Bu tür sınırlamalar bir Access veritabanından verileri verirken olmaz ve işlem nadiren başarısız olur. Ancak verilen bazı veritabanı nesneleri belirli biçimlerde pek kullanışlı değildir. Bu bölümde bir Access veritabanından PDF, XPS, XML, HTML ve metin dosya biçimlerinin yanı sıra diğer Microsoft Office 2007 sistem uygulamalarına da çeşitli nesneler vereceksiniz. Ayrıca verileri bir Access veritabanından bir Microsoft Office Word belgesine ve bir Microsoft Office Excel elektronik sayfasına da doğrudan kopyalayacak ve yapıştıracaksınız. Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti çin Hızlı Başvuru bölümüne bakın. Önemli Bu bölümdeki uygulama dosyalarını kullanabilmek için kitabın CD’sinden varsayılan konumlarına yüklemeniz gerekmektedir. Daha fazla bilgi için “Kitabın CD’sini Kullanmak” bölümüne bakın. Sorun Giderme Kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri ve yönergeler Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse “Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler” bölümüne bakın. Başka Bir Access Veritabanına Bilgi Vermek Herhangi bir nesneyi bir Access 2007 veritabanından diğer bir Access 2007 veritabanına veya bir Access 2003 veritabanına vermek çok kolaydır. Ancak aynı anda birden çok nesneyi veremezsiniz. İpucu Ekler ve Zengin Metin gibi Access 2007’de yeni olan veri türleri Access 2003’e düzgün verilmeyecektir. Zengin metin etiketlendirilmiş HTML, ekler de ekin dosya adı olarak verilir. Başka Bir Access Veritabanına Bilgi Vermek 81 Bu bölümde bir Access veritabanından diğerine bir tablo vereceksiniz. KULLANIN 01_AccessVer ve 01_Verilen veritabanlarını kullanın. Bu uygulama dosyaları AA_Access2007 altındaki Bölüm04 alt klasöründedir. YAPIN Alıştırmaya başlamadan önce Access’i açın. AÇIN 01_AccessVer veritabanını açın. 1. Gezinti Bölmesi’nde, Tablolar altında, Sağlayıcılar’ı tıklayın. Tablonun tamamını alacağınız için tabloyu açmanıza gerek yoktur. Gezinti Bölmesi’nde seçmeniz yeterlidir. 2. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Diğer düğmesini tıkladıktan sonra listede 3. Ver – Access Veritabanı sihirbazında Gözat düğmesini tıklayın. 4. Dosya Kaydet iletişim kutusunda, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm04 5. Ver – Access Veritabanı sihirbazında Tamam’ı tıklayın. Veritabanına Eriş’i tıklayın. klasörüne gidin ve 01_Verilen veritabanını tıkladıktan sonra Kaydet’i tıklayın. Ver iletişim kutusu açılır. 82 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak 6. Ver iletişim kutusunda, öğesine Sağlayıcılar nesnesini ver kutusunda Sağlayıcılar 7. Verme Adımlarını Kaydet iletişim kutusunda Kapat’ı tıklayın. gösterilirken ve Tablo Ver altında Tanım ve Veriler seçiliyken Tamam’ı tıklayın. İpucu Access’in tek bir örneğinde bir defada yalnızca bir veritabanı açabilirsiniz. Üzerinde çalıştığınız veritabanını kapatmadan ikinci bir veritabanı açarsanız Access size en son değişiklikleri kaydedip kaydetmeyeceğinizi sorar sonra da ikinci veritabanını açmadan önce birincisini kapatır. İki veritabanını aynı anda açmak için Başlat menüsünden Access’in ikinci bir örneğini başlatın sonra da Dosya menüsünden ikinci veritabanını açın veya Windows’ta veritabanı dosyasını çift tıklayarak açın. 8. Windows Gezgini’nde, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm04 klasörüne gidin ve 01_Verilen.accdb’yi çift tıklayın. 01_Verilen veritabanı Access 2007’nin ayrı bir örneğinde açılır. 9. Gezinti Bölmesi’nde Tablolar altında Sağlayıcılar’ı çift tıklayın ve tablonun verildiğini doğrulayın, sonra Access’in bu örneğini kapatın. KAPATIN 01_AccessVer veritabanını kapatın. Excel’e Bilgi Vermek Bir Access veritabanından bir Excel 2007 çalışma kitabına, Microsoft Excel’in 5.0/95’e kadar olan önceki sürümlerine tek bir tablo, form veya sorgu verebilirsiniz. Ancak makroları, modülleri veya raporları veremezsiniz. Bir alt form veya alt veri sayfası içeren bir tabloyu verirseniz, Access yalnızca ana formu veya veri sayfasını verir. Bir alt form veya bir alt veri sayfasını vermek için her nesnenin verme işlemini ayrı yapmalısınız. Çok sayıda Access nesnesini tek bir Excel çalışma kitabında birleştirmek için önce nesneleri farklı çalışma kitaplarına tek tek verin, sonra Excel içinde tüm çalışma kitaplarını birleştirin. Excel’e Bilgi Vermek 83 Bu alıştırmada bir veritabanından bir Excel çalışma kitabına bir tablo vereceksiniz. KULLANIN 02_ExcelVer veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm04 alt klasöründedir. AÇIN 02_ExcelVer veritabanını açtıktan sonra Sağlayıcılar tablosunu Veri Sayfası görünümünde açın. 1. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Excel elektronik tablosuna ver düğmesini 2. Ver – Excel Elektronik Tablosu sihirbazında, Gözat düğmesini tıklayın. Dosya tıklayın. Kaydet iletişim kutusunda, Belgeler\MPS\AA_Access2007\Bölüm04 klasörüne gidin ve Kaydet’i tıklayın. Varsayılan ayar olarak, elektronik tablo temel aldığı tabloyla aynı ada sahiptir. Elektronik tablonun adını Dosya Kaydet iletişim kutusunda değiştirebilirsiniz. 3. Ver – Excel Elektronik Tablosu sihirbazında, Verileri biçimlendirme ve düzen ile 4. Dosya biçimi listesinde Excel Çalışma Kitabı seçiliyken Tamam’ı tıklayın. ver onay kutusunu seçin. Verme işlemi tamamlandıktan sonra hedef dosyayı aç onay kutusunu seçin. Access tabloyu bir Excel çalışma kitabına verir. Excel başlar ve çalışma kitabı açılır. 84 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak KAPATIN Sağlayıcılar çalışma kitabını kapatın ve Excel’den çıkın. Ver_Excel Elektronik Tablosu sihirbazını ve 02_ExcelVer veritabanını kapatın. SharePoint Listesine Bilgi Vermek Access 2007 bir tabloyu veya bir sorgunun sonuçlarını bir SharePoint sitesine doğrudan verebilir. Bir SharePoint sitesinde içerik oluşturma izniniz varsa verileri bir SharePoint listesine verebilirsiniz. Access seçilen tablonun veya sorgu veritabanı nesnesinin bir kopyasını oluşturur ve kopyayı bir liste olarak depolar. Liste içeriği statiktir ve verme işleminden sonra kaynak tablo veya sorguda yapılan değişiklikleri yansıtmayacaktır. Var olan bir listenin üzerine yazamazsınız veya veri ekleyemezsiniz. SharePoint Listesine Bilgi Vermek 85 Bu alıştırmada bir tablonun içeriğini bir SharePoint sitesine vereceksiniz. 1. Gezinti Bölmesi’nde vermek istediğiniz nesneyi seçin (ama açmayın). İpucu Bir defada yalnızca bir nesneyi verebilirsiniz. Ancak bir tabloyu verirken Access tüm ilişkili tabloları da verir. 2. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, SharePointListesi düğmesini tıklayın. 3. Ver – SharePoint Sitesi sihirbazında listeyi oluşturmak istediğiniz SharePoint sitesini belirtin, liste adını değiştirin ve isterseniz bir açıklama yazın ve Tamam’ı tıklayın. Eğer sorulursa SharePoint sitesi kimlik bilgilerinizi girin. Access, SharePoint sitesindeki listeyi oluşturur ve açar. SharePoint sitesi vermekte olduğunuz listeyle aynı adı taşıyan bir liste zaten içeriyorsa, size yeni liste için farklı bir ad belirleyip belirlemeyeceğiniz sorulur. 86 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak Sorun Giderme SharePoint sitesine Görev Çubuğu düğmesini tıklayarak geçmeniz gerekebilir. SharePoint listesinde her sütun için seçilen veri türü karşılık gelen kaynak alanı temel alır. Herhangi bir hata veya sınırlı işlevsellik hakkında açıklama listenin altında görünür. 4. Ver – SharePoint Sitesi sihirbazında verme işlemini ileride tekrarlamayı 5. İşlemi haftalık veya aylık gibi sabit aralıklarla gerçekleştirmek için size hatırlatma planlıyorsanız Verme adımlarını kaydet onay kutusunu seçin. yapılmasını isterseniz Outlook Görevi Oluştur onay kutusunu seçin. Gezinti Bölmesi’nde kaydedilen verme işlemleri görünür. Word’e Bilgi Vermek 87 Word’e Bilgi Vermek Tüm Microsoft Office programları bilgileri çeşitli yollarla paylaşabilir. Bir tabloyu veya bir sorgunun sonucunu var olan bir Word belgesine taşımanız gerekirse, veri sayfasındaki kayıtları kopyalamak ve yapıştırmak çoğu zaman yeterli olacaktır. Ama Word’de Fatura raporunun içeriğiyle çalışmak isterseniz, o zaman Fatura raporunu vermeniz gerekir. Bilgileri Access 2007’den Word’e verdiğinizde Access, Word ve diğer uygulamalar tarafından açılabilen bir Zengin Metin Biçimi (RTF) belgesi oluşturur. Bu alıştırmada bir veritabanından bir RTF belgesine bir form vereceksiniz. KULLANIN 04_WordVer veritabanını açın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm04 alt klasöründedir. AÇIN 04_WordVer veritabanını açın. 1. Gezinti Bölmesi’nde, Formlar altında, Müşteriler’i çift tıklayın. Müşteriler formu Form görünümünde açılır. 88 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak 2. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Word düğmesini tıklayın. 3. Ver – RTF Dosyası sihirbazında, Gözat’ı tıklayın. Dosya Kaydet iletişim kutusunda 4. Ver – RTF Dosyası sihirbazında, Verme işlemi tamamlandıktan sonra hedef Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm04 klasörüne gidin ve Kaydet’i tıklayın. dosyayı aç onay kutusunu seçin ve Tamam’ı tıklayın. Word’e Bilgi Vermek 89 Access tabloyu bir Word belgesine verir. Word başlatılır ve belge açılır. Dikkat ederseniz Word bilgileri bir defada yalnızca bir kaydın gösterildiği Access’ten daha farklı bir biçimde sunmaktadır. Word’de tüm alanları bir sayfada görmek için başlık satırını seçin, sonra seçimi farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Otomatik Sığdır’ı işaret edin ve Pencereye Otomatik Sığdır’ı tıklayın. KAPATIN Müşteriler belgesini kapatın ve Word’den çıkın. Ver – RTF Dosyası sihirbazını ve 04_WordVer veritabanını kapatın. PDF ve XPS Dosyalarına Bilgi Vermek Microsoft Office 2007 uygulamalarından Taşınabilir Belge Biçimi (PDF) ve XML Kağıt Belirlemei (XPS) dosyalarına bilgi vermenizi sağlayan bir eklentiyi Microsoft’un sitesinden indirebilirsiniz. Verme işlemi diğer biçimlere verme adımlarının aynısıdır. Adobe Systems tarafından geliştirilen uzun yıllardır kullanılan PDF biçimini biliyorsunuzdur. Bu biçime dönüştürülen bilgiler her bilgisayarda veya işletim sisteminde tamamen aynı görüntülenir. XPS biçimi benzer bir amaçla Microsoft tarafından geliştirilen ve PDF’e göre daha yeni olan bir biçimdir. Henüz PDF kadar yaygın olmasa da incelemeye değerdir. Her iki biçimin de birincil amacı içeriğin çeşitli sistemlerde değişmeden görüntülenmesini sağlamak olduğundan bu biçimler raporları yayımlamaya çok uygundur. İpucu XML Kağıt Belirtimi XPS Belgesi biçimini tanımlamaktadır. XPS Belge biçiminde (XPS Belgesi) olan bir belge, XML tabanlı bir biçimde tanımlanan elektronik kağıtların sayfa numaralı bir sunumudur. XPS Belge biçimi müşterilerin sayfa numaralı belgeleri çaba harcamadan oluşturacağı, paylaşacağı, yazdıracağı ve arşivleyeceği açık bir çapraz platform belgesidir. Microsoft Office 2007 verileri dosyalar şeklinde düzenlemek, işletmelerin Microsoft Office 2007 ve XPS belgelerini aynı şekilde yönetmesine olanak sağlamak için Açık Paket Kuralları’nı kullanmaktadır. www.microsoft.com/whdc/xps/ adresini ziyaret ederek XPS hakkında daha fazla bilgi edinebilir ve birkaç XPS görüntüleyici indirebilirsiniz. PDF belgelerini görüntülemek için www.adobe.com adresinden Adobe Reader’ı yükleyin. 90 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak Metin Dosyasına Bilgi Vermek Metin dosyaları dosya biçimlerinin ortak paydasıdır. Çoğu uygulama metin biçiminde olan bilgileri açabilir, görüntüleyebilir ve kaydedebilir. Metin dosyalarının olumsuz tarafı herhangi bir biçim bilgisi içermemeleri, bu nedenle tüm uygulamalarda tutarlı olarak düzgün görünmeleridir. Bir veritabanından ne tür içerik vermeye çalıştığınıza bağlı olarak biçimlendirme ve yerleşimi veriyle birlikte verme seçeneğiniz vardır. Bu seçeneği seçerseniz biçimlendirilmemiş metin, metin dosyasında Access nesnesindeki kadar iyi düzenlenir. Bu seçeneği seçmezseniz bilgiler, sınırlandırılmış ya da sabit genişlikli satırlar olarak kaydedilecektir. Bu alıştırmada bir tabloyu bir veritabanından önce biçimlendirilmiş, sonra da biçimlendirilmemiş bir metin dosyası olarak vereceksiniz. KULLANIN 05_MetinVer veritabanını açın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm04 alt klasöründedir. AÇIN 05_MetinVer veritabanını açtıktan sonra Taşıyıcılar tablosunu Veri Sayfası görünümünde açın. 1. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Metin Dosyası düğmesini tıklayın. 2. Ver – Metin Dosyası sihirbazında, Gözat’ı tıklayın. Dosya Kaydet iletişim 3. Verileri biçimlendirme ve düzen ile ver onay kutusunu seçin. Verme işlemi kutusunda, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm04 klasörüne gidin, varsayılan dosya adını Taşıyıcılar.txt’den Taşıyıcılar_Sınırlı.txt’ye değiştirin ve Kaydet’i tıklayın. tamamlandıktan sonra hedef dosyayı aç onay kutusunu seçin. Metin Dosyasına Bilgi Vermek 91 4. Ver – Metin Dosyası sihirbazında, Tamam’ı tıklayın. Kodlama Biçimi iletişim kutusu açılır. İstediğiniz kodlama biçimi seçeneğini seçebilirsiniz. 5. Windows seçeneği seçiliyken Tamam’ı tıklayın. Access tabloyu biçimlendirilmiş metin dosyası olarak verir. Varsayılan metin düzenleyicisi Taşıyıcılar_Sınırlı metin dosyasını görüntüler. Tablodaki satır ve sütunları ayırmak için ASCII karakterlerinin kullanıldığına dikkat edin. 6. Metin dosyasını ve Ver – Metin Dosyası sihirbazını kapatın. 7. Tabloyu vermek için 1’den 4’e kadar olan adımları tekrarlayın ama bu kez adı Taşıyıcı_Sabit.txt’ye değiştirin ve Verileri biçimlendirme ve düzen ile ver ve Verme işlemi tamamlandıktan sonra hedef dosyayı aç onay kutularını seçmeyin. Tamam’ı tıklayın. Ver–Metin Dosyası sihirbazı verme işlemi için çeşitli seçenekler sunar. Sihirbazın herhangi bir sayfasında, kalan tüm seçenekler için varsayılan ayarları kabul etmek üzere Son’u tıklayabilirsiniz. 92 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak İpucu İleri ve Geri düğmelerini tıklayarak bu sihirbaz içinde hareket edebilirsiniz. Yedeklemeden ve başka bir seçenek denemeden önce farklı seçenekler deneyebilir ve son sayfaya kadar ilerleyebilirsiniz. 8. Sınırlandırılmış seçeneği seçiliyken İleri’yi tıklayın. Bu sayfadaki seçenekler vereceğiniz dosyanın sınırlandırılmış ya da sabit genişlikli olmasına bağlı olarak değişir. 9. Noktalı virgül seçeneği seçiliyken Son’u tıklayın. Access tabloyu biçimlendirilmemiş metin dosyası olarak verir. Taşıyıcılar_Sabit metin dosyasını kaydettiğiniz yere gitmek ve bu dosyayı çift tıklayıp varsayılan metin düzenleyicisinde açmak için Windows Gezgini’ni kullanabilirsiniz. KAPATIN Taşıyıcılar metin dosyalarını, Ver – Metin sihirbazını ve 05_MetinVer veritabanını kapatın. XML Dosyasına Bilgi Vermek 93 XML Dosyasına Bilgi Vermek Access www.w3.org/2001/XMLSchema/ adresinde açıklanan XML Schema 2001 kurallarıyla uyumludur. Uyumlu olan diğer uygulamalar tarafından da kullanılan XML biçimdeki verileri Access’ten verebilirsiniz. Bu Microsoft Visual Studio .NET programları tarafından kullanılabilen XML verilerinin çıktısını almanıza olanak sağlar. Access 2007, tablo, sorgu, form ve raporların XML biçimine verilmesini destekler. Veri (.xml dosyası) ve şema (.xsd dosyası) dosyalarını ayrı ayrı verebilir veya şemayı verilen XML veri belgesine katıştırabilirsiniz. HTML’de veya verilerin ASP sunumlarında kullanılmak üzere bir XLS Stil Sayfası da verebilirsiniz. Bu alıştırmada veritabanından bir tabloyu XML dosyasına vereceksiniz. KULLANIN 06_XMLVer veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm04 alt klasöründedir. AÇIN 06_XMLVer veritabanını açtıktan sonra Müşteriler tablosunu Veri Sayfası görünümünde açın. 1. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Diğer düğmesini tıkladıktan sonra listede, XML Dosyası’nı tıklayın. 2. Ver – XML Dosyası sihirbazında Gözat’ı tıklayın. Dosya Kaydet iletişim kutusunda, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm04 klasörüne gidin ve Kaydet’i tıklayın. 94 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak 3. Ver – XML Dosyası sihirbazında, Tamam’ı tıklayın. XML Ver iletişim kutusu açılır. 4. Veri (XML) ve Verinin şeması (XSD) onay kutuları seçiliyken Tamam’ı tıklayın. 5. Ver – XML Dosyası sihirbazında, Kapat’ı tıklayın. 6. Windows Gezgini’nde, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm04 klasörüne gidin. Dikkat ederseniz Access verilen Müşteriler tablosundan Müşteriler.xml adında bir veri dosyası ve Müşteriler.xsd adında bir şema dosyası oluşturmuştur. İpucu Ver XML iletişim kutusunda bir tabloyu birleşik veri/şema dosyası olarak vermek için Diğer Seçenekler düğmesini tıklayın. Şema sekmesinde, Verilen XML Veri Belgesine Şemayı Katıştır’ı seçin ve Tamam’ı tıklayın. KAPATIN 06_XMLVer veritabanını kapatın. HTML Dosyasına Bilgi Vermek Muhasebe, üretim, pazarlama, satış ve diğer bilgileri bilgisayarlarında depolayan birçok kuruluş, bu bilgileri şirket içinde intranet, dünyayla da İnternet yoluyla paylaşmanın avantajını keşfetmiştir. Access’te bu işlemi bir veritabanında depolanan bilgileri Köprü Metni İşaretleme Dili (HTML) sayfaları şeklinde vererek hızlandırabilirsiniz. Bir HTML dosyasına tablo, sorgu, form ve rapor verebilirsiniz. Bir tablo, sorgu veya formu verdiğinizde Access onu bir HTML tablosuna, bir raporu ise bir dizi bağlı HTML dosyasına (raporun her bir sayfası için bir dosya) dönüştürür. HTML Dosyasına Bilgi Vermek 95 İpucu Bir HTML dosyasına verme işlemi yaparsanız tabloyu Internet Explorer gibi bir tarayıcıda görüntüleyebilirsiniz. Tablonun yapısını tanımlayan etiketleri görmek için ya tarayıcıdaki kaynağı görüntüleyin ya da dosyayı bir metin düzenleyicisinde açın. Bu alıştırmada veritabanındaki bir raporu HTML dosyasına vereceksiniz. KULLANIN 07_HTMLVer veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm04 alt klasöründedir. AÇIN 07_HTMLVer veritabanını açın. 1. Gezinti Bölmesi’nde, Raporlar altında, Ürünlerin Alfabetik Listesi’ni çift tıklayın. Ürünlerin Alfabetik Listesi raporu Rapor görünümünde açılır. 2. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Diğer düğmesini tıkladıktan sonra listede, HTML Belgesi’ni tıklayın. 96 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak 3. Ver – HTML Belgesi sihirbazında, Gözat’ı tıklayın. Dosya Kaydet iletişim kutusunda, 4. Verme işlemi tamamlandıktan sonra hedef dosyayı aç onay kutusunu seçin ve Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm04 klasörüne gidin ve Kaydet’i tıklayın. Tamam’ı tıklayın. HTML Çıktı Seçenekleri iletişim kutusu açılır. Dosyayı kaydetmek için kullanacağınız kodlamayı seçebilirsiniz. 5. Varsayılan kodlama seçeneği seçiliyken Tamam’ı tıklayın. Access, raporun her sayfası için bir HTML dosyası ve her dosyanın altında gezinti bağlantıları oluşturur. Rapor varsayılan Web tarayıcısında açılır. Diğer Office Programlarına Bilgi Kopyalamak 97 6. HTML dosyalarını Access’teki raporla kıyaslayarak inceleyin. KAPATIN Web tarayıcsını, Ver – HTML Belgesi sihirbazını ve 07_HTMLVer veritabanını kapatın. Diğer Office Programlarına Bilgi Kopyalamak Bu bölümde açıklanan tüm veri verme yöntemleri çok kullanışlıdır ama bunlar bilgileri diğer programlarla paylaşmanın tek yolu değildir. Bazen bilgileri bir veritabanına almanın veya veritabanından vermenin en hızlı ve kolay yolu bilgileri kopyalamak ve istediğiniz yere yapıştırmaktır. Verileri bir Access tablosundan alıp Word veya Excel’e vermede bu teknik oldukça iyi çalışmaktadır. Word belgesine yapıştırdığınız bilgiler, sütun başlıklarının alan adlarını içeren bir başlık satırından oluştuğu bir Word tablosu olur. Excel çalışma sayfasına yapıştırdığınız bilgiler normal satır ve sütun biçiminde görünür. Bu tekniği kullanarak verileri Access tablosuna vermek biraz daha karmaşıktır. Yapıştırdığınız veriler tüm elle girme ölçütlerine (giriş maskesi, geçerlilik kuralları, alan boyutu, vb.) uymalı ve Yapıştır komutunu kullandığınızda doğru hücreler seçilmiş olmalıdır. 98 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak Bir grup kaydı yapıştırmayı denediğinizde Access sorunla karşılaşırsa bir hata iletisi görüntüler ve sorun kayıtlarını Yapıştırma Hataları tablosuna kaydeder. Bu tablodaki sorunu daha sonra giderebilir, yanlış olan şeyi düzeltebilir, kopyalamayı ve yapıştırmayı tekrar deneyebilirsiniz. İpucu Bir tablonun tamamını bir Access veritabanından diğerine yapıştırmak için her iki veritabanını da açın, kaynak veritabanındaki tabloyu Pano’ya kopyalayın ve hedef veritabanına yapıştırın. Tablo verisini ve/veya tablo yapısını yeni bir tablo olarak yapıştırabilir veya verileri var olan bir tabloya ekleyebilirsiniz. Bu alıştırmada bir Access veritabanı tablosu, bir Excel çalışma sayfası ve bir Word belgesi arasında kayıtları kopyalayacak ve yapıştıracaksınız. KULLANIN 08_OfficeKopyala veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm04 alt klasöründedir. AÇIN 08_OfficeKopyala veritabanını açtıktan sonra Müşteriler tablosunu Veri Sayfası görünümünde açın. 1. Seçmek istediğiniz ilk kaydın satır seçicisini işaret edip (işaretleçi sağ oka dönüşür), farenin sol düğmesini basılı tutun ve seçmek istediğiniz en son kayda kadar sürükleme yaparak altı tane kayıt seçin. Diğer Office Programlarına Bilgi Kopyalamak 99 2. Giriş sekmesinde, Pano grubunda, Kopyala düğmesini tıklayın. 3. Excel’i başlatın, boş bir çalışma sayfası açın ve A1 hücresini tıklayın. 4. Giriş sekmesinde, Pano grubunda, Yapıştır düğmesini tıklayın. Excel kayıtları aynı satır başlıklarıyla birlikte çalışma sayfasına yapıştırır. (Verilerin tümünü görebilmek için sütunları genişletmeniz gerekecektir.) 5. Access’e dönmek için + tuşlarına basın. 6. Tablonun ortasındaki seçmek istediğiniz ilk hücrenin sol kenarını işaret edip (işaretçi 7. Excel’e dönmek için kalın bir artı işaretine dönüşür) istediğiniz tüm hücreleri seçene kadar sürükleme yaparak bir hücre bloğunu seçin. Pano grubunda, Kopyala düğmesini tıklayın. + tuşlarına basın, Adım 4’te eklediğiniz kayıtların altındaki bir hücreyi tıkladıktan sonra Yapıştır düğmesini tıklayın. Excel yeni seçimi de sütun başlıklarıyla birlikte yapıştırır. Kopyalanan veriler Office Panosu’nda kalır. 100 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak 8. Word’ü başlatın ve boş bir belge açın. 9. Giriş sekmesinde, Pano grubunda, Yapıştır düğmesini tıklayın. Word bu verilerin geldiği tablonun adı olan Müşteriler başlığını da ekleyerek seçimi düzgün biçimlendirilmiş bir tablo olarak yapıştırır. 10. Değişiklikleri kaydetmeden Word ve Excel’den çıkın. KAPATIN Müşteriler tablosunu ve 08_OfficeKopyala veritabanını kapatın. Sonraki bölüme geçmeyecekseniz Access’ten çıkın. Önemli Noktalar 101 Önemli Noktalar l Bir Access veritabanındaki bilgileri vermek istediğiniz nesneye bağlı olarak çeşitli biçimlerde verebilirsiniz. l Herhangi bir tablo, sorgu, form veya raporu başka bir Access veritabanına verebilirsiniz. Ayrıca bu nesnelerin bazılarını Excel, Word, PDF, XPS, XML, HTML ve metin dosyası biçimlerine verebilirsiniz. l Bir Access tablosundaki bilgileri bir Word posta birleştirme belgesiyle birleştirebilir, tabloyu Word belgesine veya bir Excel çalışma sayfasına verebilirsiniz. l Veritabanınızdaki bilgileri diğer programlara kopyalayıp yapıştırabilirsiniz. Bir Bakışta Bölüm Form oluşturmak, sayfa 104 ve 129 Form özelliklerini düzenlemek, sayfa 108 Forma denetimler eklemek, sayfa 119 Form düzenini değiştirmek, sayfa 114 Forma alt form eklemek, sayfa 133 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak Bu bölümde öğrenecekleriniz: 4 Form aracını kullanarak form oluşturmak 4 Form özelliklerini düzenlemek 4 Formun düzenini değiştirmek 4 Forma denetimler eklemek 4 VBA kullanarak forma veri girmek 4 Otomatik Form kullanarak form oluşturmak 4 Forma alt form eklemek Bir şirketin günlük kayıtlarını içeren bir veritabanı ancak güncel olduğu sürece ve içinde depolanan bilgiler kolayca bulunduğunda kullanışlıdır. Microsoft Office Access 2007’nin kullanımı her ne kadar kolay olsa da Veri Sayfası görünümünde bilgilerin girilmesi, düzenlenmesi ve alınması Access’i bilmeyen birine verebileceğiniz bir görev değildir. Bu görevler bıktırıcı ve verimsiz oldukları gibi, Veri Sayfası görünümünde çalışmak da özellikle karmaşık işlemlerin birkaç ilişkili tabloya girilmesi gerektiği durumlarda hataya çok açıktır. Bu sorunun çözümü ve veritabanının bilgileri verimli bir şekilde yönetebileceğiniz bir veritabanı uygulamasına dönüştürülmesindeki ilk adım form oluşturmak ve kullanmaktır. Bir form bir veya birden fazla tablo veya sorgudaki alanların bazılarının veya tümünün düzenlenmiş ve biçimlendirilmiş bir görünümüdür. Formlar, veritabanında tablolarla etkileşimli olarak çalışırlar. Formdaki denetimleri yeni bilgiler girmek, var olan bilgileri düzenlemek, silmek veya bulmak için kullanırsınız. Kağıt çıktı şeklindeki formlar gibi, Access formları da kullanıcıların bilgileri görüntüleyebildiği veya girebildiği metin kutusu denetimlerinin yanı sıra ne tür bilgiler girmelerinin gerektiğini belirten etiket denetimleri de içerebilir. Kağıt çıktı şeklindeki formlardan farklı olarak Access formları bir Microsoft 103 104 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak Windows iletişim kutusuna veya sihirbaz sayfasına benzer biçimde seçenek düğmeleri ve komut düğmeleri gibi başka denetim çeşitleri de içerebilir. İpucu Bir veritabanı uygulamasının özelliklerine ve işlevlerine göz atmak için de formlar oluşturabilir ve veritabanının gerçek verileriyle bağlantı kurmayabilirsiniz. Geçiş panosu bu tür bir forma örnektir. Diğer Access nesnelerinde olduğu gibi, formları kendiniz veya bir sihirbaz yardımıyla oluşturabilirsiniz. En iyisi geçiş panosu gibi düzenleme ve gezinti için olan formları Tasarım görünümünde oluşturmaktır. Ancak, tablolara dayalı formları her zaman bir sihirbaz kullanarak oluşturduktan sonra istediğiniz düzenlemeleri kendiniz yapın. Ayrıca Bakınız Geçiş panoları hakkında daha fazla bilgi için Bölüm 9 “Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek”teki “Bir Geçiş Panosu Oluşturmak” başlığına bakın. Bu bölümde gereksinimlerinize uyacak şekilde değiştirebileceğiniz formları Form aracı veya Form sihirbazı kullanarak oluşturmanın ne kadar kolay olduğunu, alt formlar kullanarak bir formda birden çok tablodaki bilgilerin nasıl sunulduğunu keşfedeceksiniz. Bir formun işlevini ve görünüşünü denetimler ekleyerek, formun ve denetimlerin özelliklerini değiştirerek yöneteceksiniz. Sonra, bir kullanıcı denetimde tıklama veya metin girme gibi bir işlem yaptığında Microsoft Visual Basic (VBA) kullanarak bir forma otomatik olarak nasıl veri girildiğini öğreneceksiniz. Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın. Önemli Bu bölümdeki uygulama dosyalarını kullanabilmek için kitabın CD’sinden varsayılan konumlarına yüklemeniz gerekmektedir. Daha fazla bilgi için “Kitabın CD’sini Kullanmak” bölümüne bakın. Sorun Giderme Kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri ve yönergeler Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse “Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler” bölümüne bakın. Form Aracını Kullanarak Form Oluşturmak Bir form oluşturmaya başlamadan önce onu hangi veritabanı sorgusuna veya tablosuna dayandıracağınızı bilmeniz ve formun nasıl kullanılacağı hakkında fikir sahibi olmanız gerekmektedir. Form Aracını Kullanarak Form Oluşturmak 105 Bu kararları verdikten sonra bir formu birçok yolla oluşturabilirsiniz. Access’teki diğer nesneler gibi, formu oluşturduktan sonra, form gereksinimlerinize tamamen uymazsa onu Tasarım görünümünde özelleştirebileceğinizi unutmayın. En hızlı yol Gezinti Bölmesi’nde bir tablo veya sorgu seçmek sonra da Oluştur sekmesinde Formlar grubundaki Form düğmesini tıklatmaktır. Tablo veya sorgudaki tüm alanlar kullanılarak bir form oluşturulur ve Düzen görünümünde açılır. Veritabanında formun dayandığı tabloyla bir-çok ilişkisi olan başka bir tablo varsa, Form aracı ana formdaki geçerli kayda ait ilişkili tablodaki tüm kayıtları gösteren bir veri sayfası (alt form adı verilir) ekler. Bu alıştırmada bir tabloya dayalı bir form oluşturmak için Form aracını kullanacaksınız. KULLANIN 01_FormAracıOluştur veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_ Access2007 altındaki Bölüm05 alt klasöründedir. YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Access’i açın. AÇIN 01_FormAracıOluştur veritabanını açın. 1. Gezinti Bölmesi’nde, Tablolar altında, Müşteriler’i çift tıklayın. Müşteriler tablosu Veri Sayfası görünümünde açılır. 106 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak 2. Oluştur sekmesinde, Formlar grubunda, Form düğmesini tıklayın. Access etkin tabloya dayalı basit bir form oluşturur ve görüntüler. İpucu Bir tabloya dayanan form oluşturmak için tabloyu açmanız gerekmemektedir. Tabloyu Gezinti Bölmesindi tıklatarak kolayca seçebilir, sonra Form grubundaki Oluştur sekmesinde Form düğmesini tıklatabilirsiniz. Ama form içeriklerini tablo içeriklerine karşı doğrulamak için tabloyu formun arkasında açık bulundurmak bazen yararlı olur. Form aracı otomatik olarak form başlığına logo için yertutucu ve bir başlık (Müşteriler) eklemiştir. 3. Formun altındaki gezinti denetimlerini kullanarak birkaç kaydı görüntüleyin. Görünümler arasında kolayca geçiş yapabilmek için veritabanı penceresindeki Müşteriler tablosu sekmesini ve Müşteriler form sekmesini dönüşümlü olarak tıklayarak formda gösterilen bilgileri tablonun veri sayfası görünümündekilerle karşılaştırabilirsiniz. KAPATIN Değişiklikleri kaydetmeden Müşteriler formunu ve 01_FormAracıOluştur veritabanını kapatın. Form Aracını Kullanarak Form Oluşturmak 107 İlişkiler Access’te ilişki iki tablodaki ortak alanlar arasında yapılan ilişkilendirmedir. Bu ilişkiyi bir tablodaki bilgileri diğer bir tablodaki bilgilere bağlamak için kullanabilirsiniz. Örneğin, Kategori tablosu ve Ürün tablosu arasında KategoriNo alanına dayalı bir ilişki kurabilirsiniz. Her ürün yalnızca bir kategoridedir ama her kategori birçok ürün içerebilir, en yaygın olan bu ilişki türüne bir-çok ilişkisi adı verilir. Diğer ilişkiler şunlardır: l Bir-bir ilişkisi bir tablodaki her bir kaydın diğer tabloda tek bir ilişkili kaydı olabilir. Bu tür ilişki yaygın olarak kullanılmaz çünkü tüm alanları bir tabloya koymak daha kolaydır. Ancak bir tabloyu birçok alanla parçalara ayırmak yerine veya yalnızca ilk tablodaki bazı kayıtlardaki bilgileri izlemek için bir-bir ilişkisi olan iki tablo kullanabilirsiniz. l Çok-çok ilişkisi birbirine üçüncü bir tabloyla bağlanmış, aralarında bir-çok ilişkisi olan iki tablonun ilişkisidir. Bu ilişkiyi Ürünler, Siparişler ve Sipariş Ayrıntıları tablolarını içeren bir veritabanında görebilirsiniz. Ürünler tablosunun her ürün için bir kaydı ve her kaydın benzersiz bir SiparişNo’su vardır. Ancak Siparişler tablosu her siparişin hangi ürünleri içerdiğini belirtmez; bu bilgi diğer iki tabloyu birbirine bağlayan ortadaki Sipariş Ayrıntıları tablosundadır. Ürünler ve Siparişler tablolarının her birinin Sipariş Ayrıntıları tablosuyla bir-çok ilişkisi vardır. Bu nedenle Ürünler ve Siparişler tablolarının arasında çok-çok ilişkisi vardır. Yani, bu her ürünün birçok siparişte olabileceği ve her siparişin birçok ürünü içerebileceği anlamına gelmektedir. Bir veritabanında iki tablo arasında bir-çok ilişkisi olduğunu göstermenin en mükemmel yolu alt form içeren bir form kullanmaktır. Ana (birincil) form bir-çok ilişkisinin “bir” tarafındaki bir kaydı, alt form da ilişkinin “çok” tarafındaki tüm ilişkili kayıtları listeler. 108 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak Form Özelliklerini Düzenlemek Tablolarda olduğu gibi, formlarla da birden çok görünümde çalışabilirsiniz. En yaygın olan görünümler verileri girebildiğiniz Form görünümü ile forma denetimler ekleyebileceğiniz, formun özelliklerini ve yerleşimini değiştirebileceğiniz Tasarım görünümüdür. Form aracını veya Form sihirbazını kullanarak bir form oluşturduğunuzda formdaki her alan bir metin kutusu denetimi ve ilişkili etiket denetimiyle temsil edilir. Bu bölümün başında oluşturduğunuz forma benzer bir form temel aldığı tabloya bağlıdır. Formdaki her metin kutusu tabloda belirli bir alana bağlıdır. Tablo kayıt kaynağı, alan denetim kaynağıdır. Her denetimin yazı tipi, yazı tipi boyutu, hizalama, dolgu rengi ve kenarlık gibi belli özellikleri vardır. Formun görünüşünü geliştirmek için bu özelliklerin varsayılan değerlerini değiştirebilirsiniz. Bir form bazı özelliklerini dayandığı tablodan devralır. Örneğin formdaki metin kutusu adları kaynak tablodaki alan adlarıyla, metin kutusu etiketleri her bir alanın Resim Yazısı özelliğiyle eşleşir ve her metin kutusunun genişliği Alan Boyutu özelliğiyle belirlenir. Bir form oluşturduktan sonra alanların özelliklerini tabloda veya formda bağımsız olarak değiştirebilirsiniz. Bu alıştırmada bir formun özelliklerini düzenleyeceksiniz. KULLANIN 02_ÖzellikleriDüzenle veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm05 alt klasöründedir. AÇIN 02_ÖzellikleriDüzenle veritabanını açın. 1. Gezinti Bölmesi’nde, Formlar altında, Müşteriler’i farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Tasarım Görünümü’nü tıklayın. Müşteriler formu Tasarım Görünümünde açılır. Formun düzeni yapabileceğiniz değişikliklerin sınırlı olduğu Yığın düzenidir. Form Özelliklerini Düzenlemek 109 Etiket Metin kutusu 2. Mavi Form Altbilgisi başlığının üst kenarlığını tıklayın ve Ayrıntı kılavuzunu 3. Formun Ayrıntı bölümünde Bölge etiketi üzerindeki boş bir yeri tıklayıp formun 4. Seçili denetimleri aşağı ve sola doğru sürükleyerek Şehir etiketinin hemen altına 5. Müşteriler formunda MüşteriNo etiketini tıklayın (metin kutusunu değil). 6. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Yazı Tipi grubunda, Yazı Tipi okunu tıklayın ve 7. Etiket hâlâ seçiliyken Yazı Tipi Boyutu okunu tıklayın ve listeden 8’i seçin. genişletmek için Form Altbilgisi’ni yaklaşık üç cm aşağı sürükleyin. sağ tarafındaki tüm denetimleri seçmek için işaretçiyi aşağı ve sağa sürükleyerek denetimlerin tümünü içine olacak bir dörtgen çizin. konumlandırın, sonra seçimi bırakmak için kılavuzda boş bir yeri tıklayın. listeden MS Sans Serif’i seçin. Etiket metni biraz daha küçülür. 8. Özellik Sayfası bölmesi görünmüyorsa MüşteriNo metin kutusunu (etiketini değil) farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Özellikler’i tıklayın. 110 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak Yazı Tipi grubunda kullanılabilen tüm ayarlar (ve birkaç tane daha) her denetimin Özellik Sayfası’ndan da kullanılabilir. Bu bölmeden formun kendisi dahil formdaki herhangi bir nesnenin özelliklerini görebilirsiniz. Biçim, Veri, Olay ve Diğer sekmesini tıklayarak ilgili özelliklerin türlerini veya Tümü sekmesini tıklayarak tüm özellikleri görebilirsiniz. 9. Özellik Sayfası bölmesinde Biçim sekmesini tıklayın, Yazı Tipi Adı özelliğini MS Sans Serif olarak değiştirin. Yazı Tipi Boyutu özelliğini 8’e ayarlayın. Yazı Tipi Genişliği’ni Koyu’ya ayarlayın. Formdaki MüşteriNo metni değişikliklerinizi yansıtır. İpucu Bir görev bölmesinin genişliğini kenarlığını sürükleyerek değiştirebilir ve onu başlık çubuğundan sürükleyerek program penceresinde yüzecek şekilde ayarlayabilirsiniz. Form Özelliklerini Düzenlemek 111 10. Özellik Sayfası bölmesinin üst kısmındaki oku tıklayın, formdaki Ad metin 11. Ad etiket kutusundaki metnin yazı tipini değiştirmek için Adım 9’u tekrarlayın. kutusunun solundaki etiketi seçmek için özellik listesinde Etiket3’ü tıklayın. Bir denetimi seçmek ve özelliklerini değiştirmek için kullanabileceğiniz bu farklı yollar işinizi kolaylaştıracaktır ama onlarca denetimde değişiklik yapmanız gerektiğinde durum biraz değişir. Sonraki iki adımda daha hızlı bir yolu öğreneceksiniz. 12. Formun Ayrıntı bölümünün sol üst kısmında boş bir yeri tıklayın, sonra tüm denetimleri seçmek için işaretçiyi aşağı ve sağa doğru bir dikdörtgen çizerek sürükleyin. İpucu Ctrl+A’ya basarak bir formdaki tüm denetimleri üstbilgi ve altbilgi bölümündekiler de dahil seçebilirsiniz. Seçili denetimlerin etrafında küçük tutamaçlar görünür. Özellik Sayfası bölmesinde Seçim türü Çoklu seçime dönüşür ve Nesneler kutusu boştur. Yalnızca seçili tüm denetimler için aynı olan Biçim ayarları gösterilir. Önceki adımlarda yaptığınız değişiklikler tüm seçili denetimler tarafından paylaşılmadığından Yazı Tipi Adı, Yazı Tipi Boyutu ve Yazı Tipi Genişliği ayarları boştur. 13. Tüm seçili denetimler için Yazı Tipi Adı, Yazı Tipi Boyutu ve Yazı Tipi Genişliği 14. Tüm denetimler hâlâ seçiliyken, Özellik Sayfası bölmesinin Biçim sekmesindeki özelliklerini ayarlamak için Adım 9’u tekrarlayın. Arka Plan Stili özelliğini Normal’e ayarlayın. Etiketlerin arka planları artık saydam görünmez. Üç Nokta düğmesi 15. Arka Plan Rengi özelliğini tıkladıktan sonra üç nokta düğmesini tıklayın. 16. Açılan Renk Oluşturucu galerisinde sarı kareyi tıklayın ve tuşuna basın. Tüm denetimlerin arka plan rengi parlak sarıya dönüşür ve bu rengin on altılık karşılığı olan sayı (#FFF200) Arka Plan Rengi özellik kutusunda görünür. İpucu Renk Oluşturucu kullanmak istediğiniz rengi içermiyorsa galerinin altındaki Tüm Renkler’i tıklayın, Renkler iletişim kutusunun Standart veya Özel sekmesinde bir renk seçin ve rengi ayarlayıp galerinin altındaki Son Kullanılan Renkler’e eklemek için Tamam’ı tıklayın. 17. Arka Plan Rengi özellik kutusunda, #FFF200 değerini #FFFFCC ile değiştirin. Arka plan rengi uçuk sarı renge dönüşür. 112 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak 18. Özel Efekt özelliğini Gölgeli’ye ve Kenarlık Rengi özelliğini yeşile ayarlayın. 19. Formda, seçimi serbest bırakmak için (başka deyişle denetimlerin seçimini 20. Ad etiketini tıklayın. Özellik Sayfası bölmesinde Resim Yazısı özelliğine gidin, Adı‘ı 21. Telefon Numarası’nı Telefon ile değiştirmek için Adım 20’yi tekrarlayın. kaldırmak için) seçili denetimlerin dışında bir yeri tıklayın. Ad Soyad olarak değiştirin tuşuna basın. İpucu Bir etiketin Resim Yazısı özelliğini veya bir metin kutusunun Denetim Kaynağı özelliğini değiştirmek için önce etiketi ya da kutuyu seçin, metnini tıklayın ve herhangi bir Windows programında yaptığınız gibi metni düzenleyin. 22. Formdaki tüm denetimleri işaretçiyi sürükleyerek seçin. Düzenle sekmesinde, Denetim Düzeni grubunda, Kaldır düğmesini tıklayın. Yığın düzenini kaldırmak denetimleri düzenlemeniz için size daha çok seçenek verir. 23. Seçimi serbest bırakmak için seçili denetimlerin dışında bir yeri tıklayın. Form Özelliklerini Düzenlemek 113 24. Soyad’ın solundaki etiketi tıklayın ve tuşuna basın. 25. Her etiketi tuşunu basılı tutarak tıklayarak veya işaretçiyi yalnızca etiketler üzerinde sürükleyerek tüm etiketleri seçin ama onlara karşılık gelen metin kutularını seçmeyin. Özellik Sayfası bölmesinde, Metin Hizala özelliğin Sağ’a ayarlayın. Şimdi etiket kutularını büyüklüklerini ve ilgili metin kutularıyla hizalarını ayarlamak için boyutlandıralım. 26. Etiketler seçiliyken (ama metin kutularını seçmeyin) Genişlik özelliğini 3 cm olarak 27. Tüm etiketleri yeniden seçin. Düzenle bağlamsal sekmesinde, Boyut grubunda, değiştirin. En Uyguna etiketleri içeriklerine uyacak şekilde yeniden boyutlandırmak için En Uyguna düğmesini tıklayın ve seçimi serbest bırakmak için formda denetimlerin dışında bir yeri tıklayın. İpucu Az önce yapmış olduklarınıza benzer biçimlendirme değişikliklerinden beklediğiniz sonuçları alamazsanız Hızlı Erişim Çubuğu’ndaki Geri Al düğmesini tıklayarak veya Ctrl+Z tuşlarına basarak değişiklikleri iptal edebilirsiniz. 114 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak 28. Tüm metin kutularını seçin (ama karşılık gelen etiketleri seçmeyin) ve metin 29. Yazı Tipi Genişliği özelliğini Normal’e değiştirin sonra da denetimlerin seçimini 30. Müşteriler formunun tasarımını kaydetmek için Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda kutularını aynı hizaya getirmek ve etiketlerle aralarına boşluk eklemek için Özellik Sayfası bölmesinde Sol ayarını 4 cm olarak değiştirin. kaldırmak için formda denetimlerin dışında bir yeri tıklayın. Kaydet Kaydet düğmesini tıklayın. KAPAT 02_ÖzellikleriDüzenle veritabanını kapatın. İpucu Özellik Sayfası bölmesi, siz kapatmadığınız sürece, tüm açık formları kapatıncaya kadar açık kalır. Formun Düzenini Değiştirmek Hem otomatik olarak hem de bir sihirbazla oluşturulmuş formlar görsel değil işlevsel öğelerdir. Form düzenini gereksinimlerinize ve tercihlerinize uyacak şekilde özelleştirmek çok kolaydır. Etiketleri ekleyebilir ve çıkarabilir, form içinde etiketlerin ve metin kutularının yerlerini değiştirebilir, logo ve başka grafikler ekleyebilir, çekici ve kolay kullanılır hale getirmek için formun düzenini geliştirebilirsiniz. Bir formun düzeniyle çalışırken, seçili öğeyi nasıl değiştirebileceğinizi belirtecek şekilde değişen işaretçinin şekline dikkat etmeniz gerekir. Metin kutusu ve etiketi bazen tek bir birim olarak davrandığından bir değişiklik yapmadan önce işaretçinin şekline dikkat etmeniz gerekir. İşaretçinin şekli gerçekleştirilecek eylemi belirtir. Dört yönlü ok. İşaretçi denetimin sol üst köşesindeki büyük bir karenin üzerindeyse her iki denetimi bir arada veya birbirinden bağımsız olarak taşımak için sürükleyin. İşaret parmağı. Yalnızca denetimi taşımak için sürükleyin. Dikey ok. Yüksekliği değiştirmek için üst ve alt kenarlığı sürükleyin. Yatay ok. Genişliği değiştirmek için sağ veya sol kenarlığı sürükleyin. Çapraz ok. Hem yüksekliği hem de genişliği değiştirmek için köşeyi sürükleyin. Bu alıştırmada bir formdaki etiket ve metin kutusu denetimlerini yeniden düzenleyeceksiniz. Formun Düzenini Değiştirmek 115 KULLANIN 03_Düzeniİyileştir veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm05 alt klasöründedir. AÇIN 03_Düzeniİyileştir veritabanını açın. 1. Gezinti Bölmesi’nde, Formlar altında, Müşteriler’i farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Tasarım Görünümü’nü tıklayın. Form üç bölüme ayrılmıştır: Form Üstbilgisi, Ayrıntı ve Form Altbilgisi. Şu anda yalnızca Ayrıntı bölümüyle ilgileniyoruz. Form Üstbilgisi bölümü Ayrıntı bölümü Form Altbilgisi bölümü Sorun Giderme Form Altbilgisi’ni göremezseniz, görününceye kadar formu aşağı kaydırmak için kaydırma çubuğunu kullanın. Ayrıca Şerit’te boş bir yeri farenin sağ düğmesiyle tıklayıp formunuza ekranda daha fazla yer açmak için Şeridi Simge Durumuna Küçült’ü tıklayabilirsiniz. Şerit’i önceki boyutuna getirmek için Şeridi Simge Durumuna Küçült’ü yeniden tıklayın. 2. Ayrıntı kılavuzunun sağ kenarını işaret edin ve işaretçi iki yönlü oka dönüştüğünde arka planın kenarını 3 cm sağa sürükleyin. 116 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak 3. Soyad metin kutusunu tıklayın ve işaretçiyi kenarlıktaki tutamaçlar üzerinde (sekiz tutamaç vardır) yavaşça hareket ettirerek işaretçinin nasıl şekil değiştirdiğine dikkat edin. Öğe Seçici Bir etiket veya metin kutusu bağımsız olarak taşınabiliyorsa sol üst köşesinde daha büyük bir öğe seçicisi olacaktır. 4. Soyad metin kutusu üzerinde işaretçi dört yönlü oka dönüştüğünde kutuyu Ad metin kutusunun sağına sürükleyin. İpucu Etiketi metin kutusundan bağımsız olarak taşıyamıyorsanız form Yığın düzeninde kalmış olabilir. Tüm denetimleri seçin ve Düzenle sekmesinde, Denetim Düzeni grubunda, Kaldır düğmesini tıklayın. 5. Denetimleri yeniden boyutlandırın ve aşağıdaki gibi mantıksal bir düzende gruplandırın. Formun Düzenini Değiştirmek 117 İpucu Bir denetimin konumunu iyice ayarlamak için denetimi tıklayıp Yukarı, Aşağı, Sol veya Sağ Ok’a basarak denetimi hareket ettirin, azar azar ilerletmek için ok tuşuna basarken Ctrl tuşunu basılı tutun. Bir denetimin boyutuna ince ayar yapmak için ok tuşuna basarken Shift tuşunu basılı tutun. 6. Düzenle bağlamsal sekmesinde, Otomatik Biçim grubunda, Otomatik Biçim düğmesini tıklayın. Otomatik Biçim galerisi açılır. 7. Otomatik Biçim galerisinde, Otomatik Biçimlendirme Sihirbazı’nı tıklayın. Otomatik Biçim sihirbazı açılır. Birçok sihirbazdan farklı olarak, bunun yalnızca bir sayfası vardır. 8. Otomatik Biçim iletişim kutusunda, Özelleştir düğmesini tıklayın. Otomatik Biçimi Özelleştir sihirbazı açılır. Birçok sihirbazdan farklı olarak, bunun yalnızca bir sayfası vardır. 118 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak 9. Otomatik Biçimi Özelleştir iletişim kutusunda, Form ‘Müşteriler’ temelli yeni Otomatik Biçim oluşturulur seçeneğini seçin ve Tamam’ı tıklayın. İpucu Form denetimleri işletim sisteminde hangi tema ayarlanmışsa onu devralır. Temayı değiştirmek için Denetim Masası’nı açın, Görünüm ve Kişiselleştirme’yi tıklayın, Kişiselleştirme altında, Temayı Değiştir’i tıklayın. Tema Ayarları iletişim kutusunda, istediğiniz temayı seçin ve Tamam’ı tıklayın. Yeni Stil Adı iletişim kutusu açılır. 10. Stil Adı kutusuna Müşteriler yazın ve Tamam’ı tıklayın. Otomatik Biçim sihirbazında, yeni stil Form Otomatik Biçimler listesinde görünür. Bu stil artık bu bilgisayarda açtığınız her veritabanında kullanılabilecektir. 11. Otomatik Biçim sihirbazında Tamam’ı tıklayın. İpucu Access girdiğiniz verileri otomatik olarak kaydeder ama herhangi bir nesnede yaptığınız düzen değişikliklerini sizin kaydetmeniz gerekir. KAPATIN Değişiklikleri kaydederek Müşteriler formunu ve 03_Düzeniİyileştir veritabanını kapatın. Forma Denetimler Eklemek 119 Forma Denetimler Eklemek Her formda üç ana bölüm vardır: Form Üstbilgisi, Ayrıntı ve Form Altbilgisi. Bir form oluşturmak için Form aracını veya sihirbazı kullandığınızda, Ayrıntı bölümüne temel alınan tablodan seçtiğiniz her alan için bir denetim kümesi eklenir. Form Üstbilgisine bir logo yer tutucusu ve/veya bir resim yazısı eklenir. Form Altbilgisi bölümü boş bırakılır. Access boş olduğu için Altbilgi bölümünü daraltır ama Altbilgi bölümünü seçicisini sürükleyerek yeniden boyutlandırabilirsiniz. Etiketler ve metin kutusu denetimleri formlarda bulunan en yaygın denetimlerdir ama formlarınızı birçok başka denetim türüyle geliştirebilirsiniz. Örneğin, kullanıcıların metin kutularına girdi yazması yerine onlara seçenekler sunmak için seçenek düğmesi, onay kutusu ve liste kutusu grupları ekleyebilirsiniz. Bir forma ekleyebileceğiniz denetimler Tasarım sekmesinde Denetimler grubundadır. Bu alıştırmada bir forma Form aracı tarafından otomatik olarak yerleştirilen logo ve resim yazısını değiştireceksiniz. Ayrıca Ayrıntı bölümündeki bir metin kutusunu açılır kutuyla değiştirecek ve program penceresinden kayıt seçici çubuğunu kaldıracaksınız. KULLANIN 04_DenetimlerEkle veritabanını ve 04_MüşterilerFormuLogosu grafiğini kullanın. Bu uygulama dosyaları AA_Access2007 altındaki Bölüm05 alt klasöründedir. AÇIN 04_DenetimlerEkle veritabanını açtıktan sonra Müşteriler formunu Tasarım görünümünde açın. 1. Müşteriler formunda Form Üstbilgisi bölümü seçicisiyle Ayrıntı bölümü seçicisi arasındaki yataş çizgiyi işaret edin ve işaretçi çift yönlü oka dönüştüğünde Ayrıntı bölümü seçicisini 2 cm aşağı sürükleyin. İpucu Formun üst ve sol tarafındaki cetvelleri kılavuz olarak kullanın. 120 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak Resim 2. Form Üstbilgisi’ndeki logo ile resim yazısını seçin ve tuşuna basın. 3. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Denetimler grubunda, Resim düğmesini tıklayın, Form Üstbilgisi bölümünün sol köşesinde işaretçiyi sürükleyerek küçük bir dörtgen çizin. Bir denetimin adını görüntülemek için Denetim grubundaki düğmesini işaret edin. Birkaç saniye sonra bir Ekran İpucu görünür. İpucu Access 2007’de bir grafik adı girmenizi isteyip sonra da grafiği form üstbilgisine otomatik olarak ekleyen yeni bir Logo denetimi vardır. 4. Resim Ekle iletişim kutusunda, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm05 klasörüne gidin ve 04_MüşterilerFormuLogosu resmini çift tıklayın. Sorun Giderme Uygulama dosyası görünmüyorsa Dosya Türü ayarını Grafik Dosyaları’na değiştirin. Logo resim denetiminin içinde görünür. Forma Denetimler Eklemek 121 İpucu Bir resmin, resim denetimine nasıl sığacağı denetimin Boyutlandırma Modu özelliğiyle belirlenir. Özellik Kırp’a ayarlanmışsa ve denetim resmin tamamını gösterecek kadar büyük değilse resim kırpılır. Özellik Genişlet’e ayarlanmışsa resmin tamamını görüntülemek için denetimi genişletebilirsiniz. Özellik Yaklaş’a ayarlanmışsa resim denetime sığması için otomatik olarak yeniden boyutlandırılır. 5. Denetimler grubunda, Etiket düğmesini tıklayın ve üstbilgi bölümünde başka bir dörtgen çizin. Access resim yazısı girmeniz için ekleme noktası içeren bir etiket denetimi ekler. 6. Etiket denetiminin içine Müşteriler yazın ve tuşuna basın. Müşteriler etiketi diğer etiketlerin biçimlendirmesini alır. Sorun Giderme Access denetimin yanında etiketin başka hiçbir denetimle ilişkili olmadığını bildiren bir Akıllı Etiket görüntülerse, Hatayı Yoksay düğmesini tıklayabilirsiniz. 7. Özellik Sayfası bölmesi açık değilse açmak için tuşuna basın. İpucu F4 tuşuna basarak Özellik Sayfası bölmesini açıp kapatabilirsiniz. 8. Yazı Tipi Boyutu’nu 18’e, Metin Hizala’yı Orta’ya değiştirin ve Özellik Sayfası 9. Düzenle sekmesinde, Boyut grubunda, En Uyguna düğmesini tıklayın. bölmesini kapatın. En Uyguna Etiket denetiminin boyutu metne uyacak şekilde değişir. 122 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak 10. Resmin ve etiket denetimlerinin boyutunu ve konumunu yan yana olacak şekilde 11. Tasarım sekmesinde, Denetimler grubunda, Denetim Sihirbazları Kullan ayarlayın. Denetim Sihirbazları Kullan düğmesine bakın. Düğme etkinse (turuncu renkteyse) devre dışı bırakmak için tıklayın. Denetim Sihirbazları özelliğini kapatmak bir denetimi sihirbaz sayfaları boyunca çalışmaya gerek kalmadan tüm varsayılan ayarlarıyla eklemenizi sağlar. 12. Denetimler grubunda, Birleşik Kutu düğmesini tıklayın. Ülke metin kutusunun Birleşik Kutu hemen altına bir dörtgen çizin. Farenin düğmesini bıraktığınızda Access ilişkisiz (Müşteriler tablosundaki bir alana bağlı olmayan) bir birleşik kutu (açılan kutu) denetimi görüntüler. Sorun Giderme Access, oluşturulan her denetime bir numara verir. Sizin eklediğiniz denetimin numarasıyla kitaptakinin farklı olmasının hiçbir önemi yoktur. 13. Ülke metin kutusunu tıklayın. Yazı Tipi grubunda, Biçim Boyacısı düğmesini BiçimBoyacısı tıkladıktan sonra birleşik kutu denetimini tıklayın. Access metin kutusunun biçimini birleşik kutu denetimine ve etiketine kopyalar. 14. Özellik Sayfası bölmesi açık değilse, birleşik kutuyu farenin sağ düğmesiyle 15. Özellik Sayfası bölmesinde, Veri sekmesinde, Denetim Kaynağı okunu tıklayın ve 16. Satır Kaynağı kutusuna aşağıdakini yazın: tıkladıktan sonra Özellikler’i tıklayın. listeden Ülke’yi seçin. SELECT DISTINCT Müşteriler.Ülke FROM Müşteriler; Forma Denetimler Eklemek 123 Müşteriler ve Ülke arasında bir nokta var (ama boşluk yok) ve metnin sonunda bir noktalı virgül var. Bu kod satırı Müşteriler tablosunun Ülke alanındaki her ülkenin bir örneğini seçen bir sorgudur ve Ülke okunu tıkladığınızda sonuçları bir liste halinde görüntüler. Sorgunun tamamını görüntülemek için Özellik Sayfası bölmesini genişletmeniz gerekebilir. İpucu Listede olmayan bir ülkeden bir müşteriyi eklemeniz gerekiyorsa ülkenin adını birleşik kutuya yazabilirsiniz. Kayıt veritabanına eklendikten sonra birleşik kutu listesi görüntülendiğinde o ülke de görünür. 17. Ayarlı değilse, Satır Kaynak Türü’nü Tablo/Sorgu’ya ayarlayın. 18. Birleşik kutu etiketini tıklayın. (Birleşik kutu etiketini göremezseniz Özellik Sayfası 19. Özellik Sayfası bölmesinde, Biçim sekmesinde, Resim Yazısı’nı Ülke olarak 20. Önceki Ülke metin kutusunu ve etiketini silip yeni birleşik kutuyu ve etiketini bölmesini kenara çekin.) değiştirin ve Özellik Sayfası bölmesini kapatın. gerektiği şekilde yeniden boyutlandırarak yerine yerleştirin. 21. Form görünümüne geçmek için Giriş sekmesinde, Görünümler grubunda, Görünüm düğmesini tıklayın. İpucu Bir form Düzen veya Tasarım görünümündeyken Görünüm düğmesini tıklayarak Form görünümüne geçebilirsiniz. 124 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak 22. Birkaç kaydı görüntüledikten sonra ülke listesini görmek için birleşik kutu okunu 23. Bu alıştırma için formun sol kenarındaki gri çubuğa yani kayıt seçiciye gereksinim 24. Formun yeni tasarımını kaydedin ve son bir bakış için Form görünümüne geçin. tıklayın. duymayacaksınız. Tasarım görünümüne dönün ve Form seçiciyi tıklayın (yatay ve dikey cetvellerin kesişimindeki kutu) ve tuşuna basarak (açık değilse) Özellik Sayfası bölmesini açın. Biçim sekmesinde, Kayıt Seçiciler’i Hayır’a ve Kaydırma tuşuna Çubukları’nı Hiçbiri’ne ayarlayın. Özellik Sayfası bölmesini kapatmak için basın. KAPATIN 04_DenetimlerEkle veritabanını kapatın. VBA Kullanarak Forma Veri Girmek Şimdiye kadar gördüğünüz gibi, Access’te her şey, Access programının kendisi de dahil, bir nesnedir. Nesnelerin özelliklerinden biri, aslında eylemler olan olayları tanıyabilmesi ve onlara yanıt verebilmesidir. Farklı nesneler farklı olayları tanır. Hemen hemen tüm nesneler tarafından tanınan olaylar Tıklat, Çift Tıklat, Fare Tuşuna Bas, Fareyi Taşı ve Fare VBA Kullanarak Forma Veri Girmek 125 Tuşunu Bırak. Bazı nesneler başka olayları da tanır. Örneğin bir metin denetimi 17, bir form 50’den fazla farklı olayı tanır. İpucu Bir nesne tarafından tanınan olaylar nesnenin Özellik Sayfası bölmesindeki Olay sekmesinde listelenir. Siz bir formu kullanırken nesneler sürekli olarak olaylar için sinyal gönderir yani olayları tetikler. Ancak bir olaya bir makro veya VBA yordamı eklemediğiniz sürece nesne yalnızca tetiklemekle kalır. Varsayılan ayar olarak, Access çoğu olayı tanıdığında gözle görülür bir şey yapmaz. Bu nedenle programın normal davranışını etkilemeden, bir olayı hangi eylemin olması gerektiğini belirtmek için kullanabilirsiniz. Hatta bir olayı bir makronun çalışmasını ya da bir VBA yordamının bir dizi eylem gerçekleştirmesini tetiklemek için kullanabilirsiniz. Karışık mı geldi? Aslına bakarsanız olaylar çoğu Access kullanıcısının merak ettiği şeyler değildir. Ama olayları kullanmanın form gibi nesnelerin verimliliğini nasıl büyük ölçüde artırdığı bilindiğine göre, onlarla ilgili tüm olup bitenler hakkında fikir sahibi olmak işe yarayacaktır. Örneğin alıştırma veritabanlarından birindeki müşteri kayıtlarına bakarken Müşteri No’ların müşterilerin soyadlarının ilk üç, adlarının da ilk iki harfinden oluştuğuna ve hepsinin büyük harf yazıldığına dikkat etmişsinizdir. Bu teknik yeni bir müşteri için benzersiz bir kimlik oluşturur. Zaten kullanımda olan bir numarayı girmeyi denerseniz, Access yeni girişi kabul etmez ve bir sayı eklemek veya numarayı benzersiz yapmak için değiştirmek zorunda kalırsınız. İki sözcüğün parçalarını birleştirmek sonra da sonuçları büyük harfe dönüştürmek gibi küçük görevleri yerine getirmek bilgisayarın uzmanlık alanındadır. Bu nedenle veritabanına eklenen her yeni müşteri kaydı için bir numara yazmak yerine bunu sizin için VBA’nın yapmasını sağlayabilirsiniz. Bu alıştırmada birkaç satır VBA kodu yazacak ve kodu bir formdaki olaya ekleyeceksiniz. Bu kesinlikle ayrıntılı bir VBA çalışması değildir ama bu alıştırma sizi VBA’nın gücüyle tanıştıracaktır. KULLANIN 05_VBA veritabanını ve 05_GüncellemeSonrası metin dosyalarını kullanın. Bu uygulama dosyaları AA_Access2007 altındaki Bölüm05 alt klasöründedir. AÇIN 05_VBA veritabanını açtıktan sonra Müşteriler formunu Tasarım görünümünde açın. 1. Müşteriler formunda, Soyad metin kutusunu tıklayın ve Özellik Sayfası bölmesi 2. Olay sekmesini tıklayın. açık değilse açmak için tuşuna basın. Bu sekme Soyad metin kutusunun yanıt verebileceği olayları listeler. 126 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak 3. Özellik Sayfası bölmesinde, Güncelleştirme Sonrasında özelliğinin sağındaki üç Üç Nokta düğmesi nokta düğmesini tıklayın. Oluşturucu Seç iletişim kutusu size bir ifade, makro veya VBA kodu oluşturma seçeneği sunarak açılır. 4. Kod Oluşturucusu’nu tıkladıktan sonra VBA Editor’u başlatmak için Tamam’ı tıklayın. Project Explorer bölmesi Kod penceresi VBA Kullanarak Forma Veri Girmek 127 Project Explorer bölmesi veritabanında kod ekleyebileceğiniz nesneleri listeler, bu örnekte listede yalnızca Müşteriler formu (Form_Müşteriler) görünür. Yeni formlar ve raporlar burada otomatik olarak görünür. Kod penceresi Access’in Soyad metin kutusu denetimi için Güncelleştirme Sonrasında olayını işlemek için kullanacağı yordam için bir yer tutucu görüntüler. Bu yordam Private Sub LastName_AfterUpdate() olarak adlandırılır ve henüz yalnızca yordamın başını ve sonunu işaretleyen Sub ve End Sub ifadelerini içermektedir. 5. Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm05 klasörüne gidin, 05_GüncellemeSonrası metin dosyasını varsayılan metin düzenleyicinizde açın ve aşağıda da gösterilen metni Pano’ya kopyalayın. ‘Ad, soyad ve müşteri no’sunu tutmak için değişkenler oluştur. ‘ and customer ID Dim Ad As String Dim Soyad As String Dim MNo As String ‘Soyad metin kutusundaki metni Soyad değişkenine atar. Soyad = Forms!müşteriler!LastName.Text ‘Bir metin kutusunun içeriğini okumak için önce ‘ odağı ona yerleştirmeniz gerekir. Forms!müşteriler!Ad.SetFocus Ad = Forms!müşteriler!Ad.Text ‘Müşteri no’sunu oluşturmak için ‘ adın ve soyadın bölümlerini birleştirir. MNo = UCase(Left(Soyad, 3) & Left(Ad, 2)) ‘No 5 karakter olmazsa oluşturma. ‘ (Bu her iki adın da onu doldurmadığını belirtir.) If Len(MNo) = 5 Then Forms!müşteriler!CustomerID.SetFocus ‘Zaten girilmişse No’yu değiştirme; belki de ‘ elle değiştirilmiştir. If Forms!müşteriler!CustomerID.Text = “” Then Forms!müşteriler!CustomerID = MNo End If End If ‘Odağı normal olarak gideceği yere ayarla. Forms!müşteriler!Address.SetFocus 128 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak Önemli Tek tırnak işaretiyle başlayan metin satırları altındaki kod satırının amacını anlatan açıklamalardır. VBA Editor’da açıklamalar yeşil renkte gösterilir. 6. Kod penceresine dönün ve kopyalanan metni Private Sub LastName_AfterUpdate() 7. Değişiklikleri kaydetmek için File menüsünde, Save 05_VBA’yı tıklayın. 8. Access penceresine dönmek için File menüsünde, Close and Return to Microsoft 9. Form görünümüne geçin. Gezinti çubuğunda Yeni Kayıt düğmesini tıklayın. ve End Sub ifadelerinin arasına yapıştırın. Access’i tıklayın. Özellik Sayfası bölmesini kapatın. Yeni Kayıt Boş bir Müşteriler formu görünür. 10. Yeni kayıtta, ekleme noktasını Ad kutusuna taşımak için yazın, Soyad kutusuna gitmek için basın. tuşuna basın, Chris tuşuna basın, Sells yazın ve tekrar tuşuna Yukarıdaki adımları doğru izlediyseniz MüşteriNo kutusunda SELCH görünür. Otomatik Form Kullanarak Form Oluşturmak 129 11. İlk adı Dana ve soyadı Birkby ile değiştirin. Dikkat ederseniz MüşteriNo, türetildiği adlar değiştiği halde değişmemektedir. 12. Yazdıklarınızı iptal etmek için tuşuna basın ve önce soyadı, ardından ilk adı girmeye çalışın. Access bir Müşteri No oluşturmaz. Kod yapmasını düşündüğünüzü değil, ne yapmasını yazdıysanız onu yapar. Yani adların girildiği sıradan bağımsız olarak No oluşturmaz. Bu sorunu çözmenin birkaç yolu vardır. Örneğin Ad metin kutusunda Güncelleştirme Sonrasında olayına benzer bir yordam yazabilir veya her iki olayı birlikte çalıştırmak için olaylardan biri gerçekleştiğinde diğerini atlayacak bir yordam yazabilirsiniz. 13. Girişlerinizi silmek için tuşuna basın. KAPATIN 05_VBA veritabanını kapatın. Otomatik Form Kullanarak Form Oluşturmak Her formun, temel aldığı tablodaki tüm alanları içermesi gerekmez ama form yeni kayıtlar oluşturmak için kullanılacaksa içermesi gerekir. Bir tablodaki tüm alanları içeren bir form oluşturmanın en hızlı yolu bu bölümdeki ilk alıştırmada yaptığınız gibi Form düğmesini kullanmaktır. Formun oluşturulmasında daha fazla denetim sağlayan bir başka yol sihirbaz kullanmaktır. Her iki durumda da oluşturulan formları kolayca özelleştirebilirsiniz. Bu alıştırmada ürün kategorilerinin her biri hakkında bilgiler gösteren bir form oluşturmak için sihirbaz kullanacaksınız. KULLANIN 06_SihirbazOluştur veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm05 alt klasöründedir. AÇIN 06_SihirbazOluştur veritabanını açtıktan sonra Kategoriler tablosunu Veri Sayfası görünümünde açın. 1. Oluştur sekmesinde, Formlar grubunda, Tüm Formlar düğmesini tıklayın sonra da listeden, Form Sihirbazı’nı seçin. Form Sihirbazı açılır. 130 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak 2. Tablolar/Sorgular listesinde Kategoriler tablosu seçiliyken, tüm tablo alanlarını Tümünü Taşı Seçili Alanlar listesine taşımak için Tümünü Taşı düğmesini tıkladıktan sonra İleri’yi tıklayın. Sihirbazın ikinci sayfasında, yeni formdaki alanların düzenini seçersiniz. Sayfanın sağ tarafındaki bir seçeneği seçtiğinizde, sol taraftaki önizleme alanı uygulanan o seçenekle form düzeninin nasıl görüneceğini görüntüler. 3. Sütunlu seçeneği seçiliyken, İleri’yi tıklayın. Sihirbazın üçüncü sayfasında, stilin forma uygulandığında nasıl görüneceğini görmek için bir stil seçeneği seçebilirsiniz. 4. Stil listesinde, Office’i tıkladıktan sonra İleri’yi tıklayın. Access temel olan tablo adını formun başlığı olarak önerir. 5. Görüntülenecek formu aç veya bilgileri gir seçeneği seçili olar Sor’u tıklayın. Yeni Kategoriler formu Kategoriler tablosundaki ilk kategori kaydını göstererek açılır. Otomatik Form Kullanarak Form Oluşturmak 131 6. Formun altındaki gezinti denetimlerini kullanarak birkaç kaydı görüntüleyin. İpucu Bir formu oluşturduktan sonra formun stilini değiştirmek için Tasarım görünümüne geçin ve Düzenle sekmesinde, Otomatik Biçim grubunda, Otomatik Biçim’i tıklayın, listeden istediğiniz stili seçin. 7. Birkaç değişiklik daha yapabilmek için Tasarım görünümüne geçin. 8. Kategori Adı etiketinden Kategori sözcüğünü silin. 9. KategoriNo alanını kullanıcıların düzenlemesini istemiyorsunuz, çünkü o değerin asla değiştirilmemesi gerekiyor. KategoriNo metin kutusunu tıklayın ve Özellik Sayfası bölmesi açık değilse, açmak için tuşuna basın. 10. Özellik Sayfası bölmesinde, Veri sekmesinde, Etkin’i Hayır’a değiştirin. Sonra Özellik Sayfası bölmesini kapatmak için tuşuna basın. KategoriNo metin kutusu devre dışı bırakıldığında KategoriNo metin kutusu ve etiket metni griye dönüşür. 11. Form görünümüne geçin, birkaç kaydı görüntüleyin. KategoriNo alanındaki girdiyi 12. Bu formda kaydırma çubuklarına ve kayıt seçiciye gerek olmayacak. Tasarım 13. Özellik Sayfası bölmesinde, Biçim sekmesinde, Kaydırma Çubukları’nı Hiçbiri’ne, 14. Değişikliklerinizin etkilerini görmek için Form görünümüne geçin. düzenlemeyi deneyerek değiştiremediğinizi doğrulayın. görünümüne dönün, Form seçici’yi (sol üst köşedeki kutu) tıkladıktan sonra tuşuna basarak formun Özellik Sayfası bölmesini açın. Kayıt Seçiciler’i Hayır’a değiştirin. Özellik Sayfası bölmesini kapatın. KAPATIN Değişiklikleri kaydederek Kategoriler formunu kapatın ve 06_SihirbazOluştur veritabanını kapatın. 132 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak Formları ve Alt Formları Birlikte Oluşturmak Oluşturacağınız bir forma bir alt form eklemek istiyorsanız, ikisini birlikte Form sihirbazını kullanarak oluşturabilirsiniz. Bunu yapmak için: 1. Oluştur sekmesinde, Formlar grubunda, Tüm Formlar düğmesini tıklayın ve listeden, Form Sihirbazı’nı seçin. 2. Form Sihirbaz’ında, Tablolar/Sorgular listesinden forma temel olacak tabloyu seçin. Yeni forma tüm tablo alanlarını eklemek için Tümünü Taşı düğmesini tıklayın. 3. Tablolar/Sorgular listesinden, alt forma temel olacak tabloyu seçin. 4. Kullanılabilir Alanlar listesinden, alt forma eklemek istediğiniz alanları Seçili Alanlar’a taşımak için çift tıklayıp sonra da İleri’yi tıklayın. Forma Alt Form Eklemek 133 5. Birincil tablonuz ve Alt formları olan form seçeneği seçiliyken, İleri’yi tıklayın. 6. Veri Sayfası seçiliyken, İleri’yi tıklayın. 7. Sihirbazın son sayfasında, bir stil seçin ve Son’u tıklayın. Sihirbaz formu ve alt formu oluşturur ve açar. Form sihirbazıyla oluşturulan formu gereksinimlerinize uyacak şekilde düzenleyebilirsiniz. Forma eklemek istediğiniz tablolar arasında İlişkiler penceresinde tanımlanmış yalnızca bir bir-çok ilişkisi varsa formu ve alt formunu oluşturmanın en hızlı yolu Form aracını kullanmaktır. Birincil tabloyu seçtikten sonra Oluştur sekmesinde, Formlar grubunda, Formu tıklamanız yeterli olacaktır. Form aracı her biri kendi kaynak tablosundaki tüm alanları içeren bir form ve alt form oluşturup görüntüler. Sorun Giderme Seçili tablolar arasındaki ilişki tanımlanmamışsa, Access İlişkiler penceresine bağlantı içeren bir ileti görüntüler. Bu durumda, ilişkiyi tanımlamanız, sonra da sihirbazı yeniden başlatmanız gerekecektir. Forma Alt Form Eklemek Bir form bir veya birden fazla tablodaki veya sorgudaki bilgileri (alanları) gösterebilir. Birkaç tablo veya sorgudaki alanları bir formda görüntülemek istiyorsanız, bu nesneler arasında var olması zorunlu olan ilişkileri düşünmeniz gerekir. 134 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak Bu alıştırmada var olan bir forma bir alt form ekleyeceksiniz. KULLANIN 07_AltFormEkle veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm05 alt klasöründedir. AÇIN 07_AltFormEkle veritabanını açtıktan sonra Kategoriler formunu Tasarım görünümünde açın. 1. Formun Ayrıntı bölümünde çalışmak üzere kendinize yer açmak için Form Altbilgisi bölüm seçicisini yaklaşık 5 cm aşağı sürükleyin. 2. Tasarım sekmesinde, Denetimler grubunda, Denetim Sihirbazları Kullan Denetim Sihirbazları Kullan düğmesinin etkin (turuncu) olduğundan emin olun. 3. Denetimler grubunda, Alt Form/Alt Rapor düğmesini tıklayın ve işaretçiyi sürükleyerek Ayrıntılar bölümünün alt kısmındaki boşlukta bir dörtgen çizin. Alt Form/Alt Rapor Formda beyaz bir nesne görünür ve Alt Form Sihirbazı açılır. İpucu Yüklemek isteyip istemediğiniz sorulursa, bu sihirbazı yüklemek için yönergeleri izleyin. Forma Alt Form Eklemek 135 4. Varolan Tablolar’ı veya Sorgular’ı kullan seçeneği seçiliyken, İleri’yi tıklayın. 5. Tablolar/Sorgular listesinden Tablo: Ürünler’i seçin. 6. Kullanılabilir Alanlar listesinden, ÜrünAdı, KategoriNo, BirimdekiMiktar, BirimFiyat ve StokSayısı alanlarını çift tıklayarak Seçili Alanlar listesine ekleyin ve İleri’yi tıklayın. Alt formdaki KategoriNo alanı ana formdaki KategoriNo alanıyla ilişkili olduğundan sihirbaz Gösterilecek: Ürünler Kayıt Kaynağı: Kategoriler Kullanılan: KategoriNo’yu Listeden Seçeceğini seçer. 136 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak İpucu Sihirbaz hangi alanların ilişkisi olduğunu bulamazsa, Kendim Tanımlayacağım seçeneğini seçer ve ilişkili olacak alanları belirleyebileceğiniz liste kutuları görüntüler. 7. Listeden seçeceğim seçeneği seçiliyken, Son’u tıklayın. Access katıştırılmış Ürünler alt formu olan Kategoriler formunu Tasarım görünümünde görüntüler. Alt formun boyutu ve konumunu formda oluşturduğunuz dörtgenin boyutu ve konumu belirler. 8. Formunuzdaki nesnelerin boyutunu ve konumunu alt formun tamamı görünecek şekilde ayarlayın. Forma Alt Form Eklemek 137 Form Görünümü 9. Tasarım görünümünde alt formun düzenine dikkat edin ve Access program penceresinin sağ alt köşesindeki Görünüm araç çubuğunda, Form Görünümü düğmesini tıklayın. Alt formun biçimi tamamen değişmiştir. Tasarım görünümünde basit bir form gibi görünmektedir ama Form görünümünde veri sayfası gibi görünür. 10. Tasarım görünümüne dönün, gerekli boyut ayarlarını yapın ve açık değilse Özellik 11. Alt formun sol üst köşesindeki Form seçiciyi iki kez tıklayın. Sayfası bölmesini açın. İlk tıklama Ürünler alt formu denetimini, ikinci tıklama formu seçer. Seçicinin üzerinde küçük bir siyah kare görünür. İpucu Sütun başlıkları arasındaki iki yönlü oku çift tıklayarak sütunların genişliklerini verilerinin sığacağı şekilde hızlıca ayarlayabilirsiniz. 138 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak Ürünler alt formu Form seçicisi 12. Özellik Sayfası bölmesinde, Biçim sekmesinde, Kayıt Seçicileri ve Gezinti 13. Özellik Sayfası bölmesini kapatın, Form görünümüne dönün ve sütun bölücüleri 14. Gezinti düğmelerini kullanarak birkaç kaydı görüntüleyin. Düğmeleri özelliklerini Hayır’a değiştirin. sürükleyerek tüm alanları görecek şekilde sütunların genişliğini ayarlayın. Forma Alt Form Eklemek 139 Her bir kategori formun üstünde görüntülendiğinde o kategorideki ürünler alt formdaki veri sayfasında listelenir. 15. İlk kategoriye (Soğanlar) dönmek için İlk Kayıt düğmesini tıklayın. Alt formda, ilk İlk Kayıt ürünün (Dağ Lalesi) sağında KategoriNo sütunundaki oku tıklayın. Kutunun sağ ucundaki ok bunun bir birleşik kutu olduğunu belirtir. 16. Oku tıkladığınızda görünen kategoriler listesinden Kaktüsler’i tıklayın. 17. Kaktüsler kategorisine gitmek için Sonraki Kayıt gezinti düğmesini tıklayın. Sonraki Kayıt Dağ Lalesi artık bu kategoriye dahil edilmiştir. 18. Dağ Lalesi’nin sağındaki kategori listesini görüntüleyin, sonra da İlk Kayıt 19. Kullanıcıların bir ürünün kategorisini değiştirmesini önlemek için Tasarım düğmesini tıklayarak Soğanlar kategorisine geçin. görünümüne dönün, alt formdaki KategoriNo metin kutusunu tıklayın ve basın. tuşuna Önemli Sihirbaz bu alt formu oluştururken KategoriNo alanını eklediniz çünkü bu alan Kategori ve Ürünler tablolarıyla ilişkili olan alandır. Temel aldığı Ürünler tablosu kategorinin numarası yerine adını göstermek için bir birleşik kutu kullanır, bu yüzden birleşik kutu alt formda da görünür. 20. Formu kaydedin, Form görünümüne dönün sonra da alanları tamamen görünceye kadar alt form sütunlarının genişliğini ve Form penceresinin boyutunu ayarlayın. KAPATIN 07_AltFormEkle veritabanını kapatın. Sonraki bölüme geçmeyecekseniz Access’ten çıkın. 140 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak Önemli Noktalar l Form, bir veya birden fazla tablo veya sorgudaki alanların bazılarının ya da tümünün düzenlenmiş ve biçimlendirilmiş bir görünümüdür. Formlar veritabanındaki tablolarla etkileşimli olarak çalışırlar. Formdaki denetimleri yeni bilgiler girmek, var olan bilgileri düzenlemek, silmek veya bulmak için kullanırsınız. l Bir tablodaki tüm alanları içeren bir formu oluşturmanın en hızlı yolu Form aracını kullanmaktır. Formu daha sonra Tasarım görünümünde kolayca özelleştirebilirsiniz. l Form için hangi tabloyu temel alacağınızı biliyorsanız ve formun nasıl kullanılacağı hakkında fikriniz varsa hızlıca bir form oluşturmak için Form sihirbazını kullanabilirsiniz. Tasarım görünümünde formda değişiklik yapabilirsiniz. l Bir formdaki her metin kutusu formun temel aldığı tablodaki belirli bir alanla ilişkilidir. Tablo kayıt kaynağı, alan ise denetim kaynağıdır. Her denetimin yazı tipi stili, yazı tipi boyutu ve yazı tipi genişliği gibi formun görünümünü geliştirmede kullanabileceğiniz özellikleri vardır. Önemli Noktalar 141 l Formun üç temel bölümünü yeniden boyutlandırabilirsiniz: Form Üstbilgisi, Ayrıntı ve Form Altbilgisi. Formun düzeninin herhangi bir bölümünü etiketler ekleyerek, silerek, etiketleri ve metin denetimlerinin yerlerini değiştirerek, logolar ve başka grafikler ekleyerek özelleştirebilirsiniz. En çok kullanılan denetimler Tasarım sekmesindeki Denetimler grubunda yer almaktadır. l Formdaki nesneler, olay adı verilen çeşitli eylemleri tanıyabilir ve onlara yanıt verebilir. Ama olaya bir makro veya VBA yordamı eklenmeden olay aslında hiçbir şey yapmaz. Olaylarla nasıl çalışılacağını bilmek formlar gibi nesnelerin verimini artırır. l Birkaç tablo veya sorguyu bir formda görüntülemek istiyorsanız, bu nesneler arasında olması zorunlu olan ilişkileri düşünmeniz gerekmektedir. Access’te ilişki iki tablodaki ortak alanlar arasında yapılan ilişkilendirmedir yani, bir tablodaki bilgileri diğer bir tablodaki bilgilerle ilişkilendirebilirsiniz. Access’te üç tür ilişki vardır: bir-bir, bir-çok, çok-çok. l Tablolar arasında gerekli ilişkileri tanımladıktan sonra formlara alt formlar ekleyebilirsiniz. Örneğin ana formda gösterilen her bir kategori için o kategorideki tüm ürünleri gösteren bir alt form oluşturabilirsiniz. Bir Bakışta Bölüm Form kullanarak bilgilere filtre uygulamak, sayfa 153 Sorgu kullanarak hesaplama yapmak, sayfa 174 Sorgu oluşturmak, sayfa 160 Sihirbaz kullanarak sorgu oluşturmak, sayfa 170 6 Belirli Bilgileri Bulmak Bu bölümde öğrenecekleriniz: 4 Bir tablodaki bilgileri sıralamak ve bilgilere filtre uygulamak 4 Form kullanarak bilgilere filtre uygulamak 4 Birden fazla ölçütle eşleşen bilgileri bulmak 4 Sihirbaz kullanarak ve kullanmadan sorgu oluşturmak 4 Sorgu kullanarak hesaplamalar yapmak Veritabanı bilgiler için bir depodur. Bir veya birden çok tabloda yalnızca birkaç kayıt veya binlerce kayıt içerebilir. Bir veritabanı ne kadar bilgi içerirse içersin, yalnızca gerek duyduğunuzda ve yalnızca gereken bilgileri bulabilirseniz kullanışlı olur. Küçük bir veritabanında bilgileri bulmak için aradığınız şeyi buluncaya kadar bir tabloyu incelemeniz yeterli olacaktır. Ama veritabanın boyutu ve karmaşıklığı artarsa bilgileri bulmak ve çözümlemek daha zor hale gelir. Microsoft Office Access 2007 bir veritabanında depolanan bilgilerin görüntülenmesini düzenlemek ve belirli bilgileri bulmak için çeşitli araçlar sağlar. Bu araçları kullanarak bir tablodaki tüm kayıtları herhangi bir alana veya alanların birleşimine göre sıralayarak düzenleyebilir veya tabloyu bazı karakter birleşimlerini içeren bilgileri görüntüleyecek veya görüntüden çıkaracak şekilde süzebilirsiniz. Biraz daha fazla çaba sarf ederek bir veya birden fazla tablodaki belirli kayıtların belirli alanlarını görüntülemek için sorgular oluşturabilirsiniz. Sorguları kaydedebilir ve veriler değiştiğinde güncelleştirilmiş sonuçlar üretmek için kaydedilen sorguları çalıştırabilirsiniz. Bu bölümde bir tablodaki bilgileri sıralamayı ve süzmeyi, bir formda seçili bilgileri görüntülemeyi ve birden çok ölçüte uyan bilgileri bulmayı öğreneceksiniz. Sonra da bilgileri bulmak ve hesaplamalar yapmak için sorgular oluşturacaksınız. 143 144 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın. Önemli Bu bölümdeki uygulama dosyalarını kullanabilmek için kitabın CD’sinden varsayılan konumlarına yüklemeniz gerekmektedir. Daha fazla bilgi için “Kitabın CD’sini Kullanmak” bölümüne bakın. Sorun Giderme Kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri ve yönergeler Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse “Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler” bölümüne bakın. Bir Tablodaki Bilgileri Sıralamak Bir tabloda depolanan bilgileri bir veya birden fazla alandaki değerleri temel alarak artan veya azalan düzende sıralayabilirsiniz. Örneğin müşteri bilgilerini soyadı, sonra da ada göre alfabetik olarak sıralayabilirsiniz. Bu, telefon rehberlerinde bulunan düzenle sonuçlanacaktır. Soyadı Ad Atasoy Deniz Atasoy Jale Atasoy Kaan Tekin Aslı Tekin Suat Bir tabloyu sıralamak bir türe ait tüm girdileri bir araya getirerek gruplandırır. Örneğin müşterilerinize göndereceğiniz postaları şehirlere göre ayırmak için posta etiketlerini yazdırmadan önce müşteri kayıtlarını şehirlere göre gruplandırabilirsiniz. Bir Tablodaki Bilgileri Sıralamak 145 Access Nasıl Sıralar? Sıralama kavramı sezgisel bir işlem gibi görünür ama bazen bilgisayarınızın bu tür bir kavrama yaklaşımı pek de sezgisel olmaz. Sayıların sıralanmasını ele alalım. Access’te sayılar metin veya sayı olarak işlem görür. Cadde adreslerinde, posta kodlarında ve telefon numaralarında kullanılan boşluklar, kısa çizgiler ve noktalamalar nedeniyle bu alandaki sayılar genellikle metin olarak işlem görür ve bunların sıralanması metnin tamamının sıralanmasına uygulanan mantığa göre olur. Diğer taraftan bir ücret veya miktar alanındaki sayılar da sayı olarak işlem görür. Access metni sıralarken her kayıtta seçilen alandaki karakterler bitinceye kadar önce ilk karaktere, sonra sonraki karaktere, sonra sonrakine, vb göre sıralama yapar. Access sayıları sıralarken her alanın içeriğine tek bir değer olarak işlem yapar ve kayıtları o değeri temel alarak sıralar. Bu yöntem tuhaf bir sıralama düzenine neden olabilir. Örneğin, aşağıdaki tablonun ilk sütunundaki listeyi metin olarak sıralamak ikinci sütundaki listeyi üretir. Aynı listeyi sayı olarak sıralamak üçüncü sütundaki listeyi üretir. Liste Metin olarak sıralı Sayı olarak sıralı 1 1 1 1234 11 3 23 12 4 3 1234 11 11 22 12 22 23 22 12 3 23 4 4 1234 Metin veri türünde sayı içeren bir alanda tüm girdilerin aynı uzunlukta olması için sayıların başına sıfır ekleyebilirsiniz. Örneğin, sayılar metin olarak tanımlansa bile 001, 011 ve 101 doğru sıralanır. 146 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak Bu alıştırmada kayıtları önce bir, sonra birden çok alana göre sıralayacaksınız. KULLANIN 01_TabloSırala veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm06 alt klasöründedir. AÇIN 01_TabloSırala veritabanını açın. 1. Gezinti Bölmesi’nde, Tablolar altında, Müşteriler’i çift tıklayın. Müşteriler tablosu Veri Sayfası görünümünde açılır. 2. Bölge sütun başlığının sağ kenarındaki oku tıkladıktan sonra A’dan Z’ye Sırala’yı tıklayın. Access kayıtları bölgeye göre alfabetik sırada yeniden düzenler ve sıralama düzenini belirtmek için sütun başlığının sağ kenarında yukarıyı gösteren ince bir ok görüntüler. 3. Farklı bir yöntem kullanarak düzeni tersine çevirmek için Giriş sekmesinde, Sırala ve Azalan Filtre Uygula grubunda, Azalan düğmesini tıklayın. Sıralama düzeni tersine döner. Washington’da (WA) yaşayan müşterilerin kayıtları listenin üstüne gelir. Her iki sıralamada da bölge alfabetik olarak sıralanmış ama Şehir alanı karışık bir düzende bırakılmıştır. Bir Tablodaki Bilgileri Sıralamak 147 Kayıtları her bölge içindeki şehre göre düzenlemek istediğinizi varsayın. Bunu önce Şehir sütununa göre, sonra da Bölge sütununa göre sıralayarak veya Bölge sütununu Şehir sütununun soluna taşıyıp, her ikisini de seçtikten sonra birlikte sıralayarak yapabilirsiniz. İpucu Access birden fazla alanda sıralama yapabilir ama soldan sağa doğru ardışık olarak sıralar. Bu nedenle sıralamak istediğiniz alanlar yan yana ve sizin onları sıralamak istediğiniz düzende olmalıdır. 4. Bölgeler içindeki şehirleri artan düzende sıralamak için Şehir sıralama düzeni okunu tıklayın sonra da A’dan Z’ye Sırala’yı tıklayın. Access kayıtları şehre göre alfabetik olarak sıralar. 5. İşlemi bitirmek için Bölge sütununda herhangi bir yeri farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da A’dan Z’ye Sırala’yı tıklayın. İki sütun artık her bölgedeki şehirler artan düzende listelenecek şekilde sıralanır. 6. Her iki sütunu aynı anda azalan düzende sıralamak için, Bölge alanını, başlığını 7. Bölge alanı seçiliyken, hem Bölge hem de Şehir sütunlarını seçmek için seçimi 8. Kayıtları bölgelere göre azalan düzende ve şehir adlarını da her bölge içinde azalan 9. Farklı sonuçlar görüntülemek için kayıtları sıralamanın çeşitli yollarını deneyin. tıklayarak seçip Adres ve Şehir arasında koyu bir çizgi görününceye kadar sola sürükleyerek, Şehir alanının soluna taşıyın. Taşıma işlemini tamamlamak için farenin düğmesini bırakın. genişletmek üzere tuşunu basılı tutun ve Şehir başlığını tıklayın. düzende sıralamak için Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Azalan düğmesini tıklayın. İpucu Kayıtları bir formda görüntülerken de sıralayabilirsiniz. Sıralamaya temel almak istediğiniz alanı tıklayın, sonra da istediğiniz Sırala komutunu tıklayın. Form görünümünde birden çok alanı aynı anda sıralayamazsınız ama aynı sonuçlara ulaşmak için bir alanda sonra da bir başkasında sıralama yapabilirsiniz. KAPATIN Değişiklikleri kaydetmeden Müşteriler tablosunu ve 01_TabloSırala veritabanını kapatın. 148 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak Bir Tablodaki Bilgilere Filtre Uygulamak Bir tablodaki bilgileri sıralamak onları mantıksal bir şekilde düzenler ama tüm tablonun üzerinde hâlâ uğraşmanız gereken şeyler vardır. Yalnızca belirli bilgileri içeren (veya içermeyen) kayıtları bulmak için filtre uygulamak sıralamaktan daha etkilidir. Örneğin, yalnızca Seattle’da yaşayan müşterileri, yalnızca 13 Ocak’ta satın alınan öğeleri veya yalnızca standart postayla sevk edilmeyen siparişleri bulmak için hızlıca bir filtre oluşturabilirsiniz. Bilgileri bir tabloda veya formda görüntülerken basit filtreler uygulayabilirsiniz. Bilgilere birden fazla ölçüte göre filtre uygulamak için birincisinin sonuçlarına ek filtreler uygulayabilirsiniz. Jokerler Belirli bilgileri içeren kayıtları bulmak istiyorsanız ama karakterlerin tümünden emin değilseniz veya aramanızın bir temel karakter kümesinin birden çok değişimini vermesini istiyorsanız arama ölçütünde joker karakterler kullanabilirsiniz. En çok kullanılan jokerler şunlardır: l * (yıldız) herhangi bir sayıdaki karakteri temsil eder. Örneğin: Soyadı=Ko* Konuk ve Korur gibi girdileri verir. l ? (soru işareti) herhangi bir tek alfabetik karakteri temsil eder. Örneğin: Ad= er?? Eren ve Eray gibi girdileri verir. l # (sayı işareti) herhangi bir tek sayısal karakteri temsil eder. Örneğin: No= 1## 100’den 199’a kadar herhangi bir sayı verir. İpucu Access birkaç joker kümesini desteklemektedir. Bunlar hakkında daha fazla bilgi için Access Yardımı’nda jokerler araması yapın. Bir metin alanında bilgi ararken, sözcük veya karakter dizeleri içeren kayıtları bulmak için İçerir metin filtresini de kullanabilirsiniz. Bir Tablodaki Bilgilere Filtre Uygulamak 149 Bu alıştırmada kayıtlara bir ölçüte, sonra da birden çok ölçüte göre filtre uygulayacaksınız. İpucu Bu alıştırmada kullanacağınız Filtre komutları Giriş sekmesindeki Sırala Ve Filtre Uygula grubunda, sütun başlığı okunu tıkladığınızda açılan menüde ve bir sütunu farenin sağ düğmesiyle tıkladığınızda görünen kısayol menüsünde bulunur. Ancak, bu yerlerin hepsinde tüm Filtre komutları bulunmaz. KULLANIN 02_TabloyaFiltreUygula veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_ Access2007 altındaki Bölüm06 alt klasöründedir. AÇIN 02_TabloyaFiltreUygula veritabanını açtıktan sonra Müşteriler tablosunu Veri Sayfası görünümünde açın. 1. Şehir alanında Vancouver’ın herhangi bir örneğini tıklayın. 2. Giriş sekmesinde, Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Seçim düğmesini tıklayın, sonra da listede Şuna Eşit: “Vancouver”ı tıklayın. Tabloda (ve tablonun altındaki durum çubuğunda) gösterilen müşteri sayısı 110’dan 6’ya değişir, çünkü yalnızca altı müşteri Vancouver’da yaşamaktadır. Access tabloya o alana göre filtre uygulandığını belirtmek için Şehir sütun başlığının sağ kenarında küçük bir filtre simgesi görüntüler. Sırala Ve Filtre Uygula grubundaki Filtreyi Değiştir düğmesi ve durum çubuğundaki Filtre durumu Filtre Uygulanmış’a değişir. Önemli Bir tabloya filtre uyguladığınızda, Access filtreyle eşleşmeyen kayıtları silmez, sadece gizler. 150 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak 3. Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Filtreyi Değiştir düğmesini tıklayın. Access filtreyi kaldırır ve tüm kayıtları görüntüler. Filtreyi Değiştir düğmesini tekrar tıklarsanız en son kullanılan filtre yeniden uygulanır. Posta kodları 880 ile başlayan tüm müşterilerin listesini isteğinizi varsayın. 4. Posta Kodu sütun başlığı okunu tıklayın, Metin Filtreleri’ni işaret edin, sonra da Başlangıcı’nı tıklayın. İpucu Sütun başlığı okunu tıkladığınızda görünen sıralama ve filtre uygulama seçenekleri alan türüne göre belirlenir. Bu bir sayısal alansa alt menü Sayı Filtreleri olacak ve farklı seçenekler listelenecektir. Özel Filtre iletişim kutusu açılır. 5. PostaKodu ile başlayan kutusunda, 880 yazın. Tamam’ı tıklayın. Filtre uygulanan tablo posta kodu 880 ile başlayan 30 kayıt içerir. Bir Tablodaki Bilgilere Filtre Uygulamak 151 6. Filtreyi kaldırmak ve tüm kayıtları görüntülemek için Sırala ve Filtre Uygula grubunda Filtreyi Değiştir düğmesini tıklayın. Yalnızca ABD dışında yaşayan müşterileri görüntülemek istediğinizi varsayın. 7. Ülke sütununda, herhangi bir ABD örneğini farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Şuna Eşit Değil: “ABD”yi tıklayın. Access, ABD dışında tüm ülkelerdeki (bu örnekte yalnızca Kanada) müşterileri görüntüler. 8. Filtreyi kaldırın, Müşteriler tablosunu kaydedin ve kapatın, sonra da Siparişler 9. ÇalışanNo alanında, Emanuel, Michael’i farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da tablosunu Veri Sayfası görünümünde açın. Şuna Eşit: “Emanuel, Michael”ı tıklayın. 10. SiparişTarihi alanında, 1/2/2007’yi farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Şu Tarihte veya Sonra: 1/2/2007’yi tıklayın. İpucu Tarih filtreleri için kullanılabilen seçeneklerin listesini görmek için SiparişTarihi sütununda herhangi bir hücreyi farenin sağ düğmesiyle tıklayın sonra da Tarih Filtreleri’ni işaret edin. Belirtilen tarihte veya bu tarihten sonra seçili çalışana verilen siparişlerin listesini oluşturdunuz. Listeyi bir başka alanda sıralama yaparak geliştirebilir veya sonuçları bir alana göre sıralayabilirsiniz. İpucu İstediğiniz bilgileri bulduktan sonra sonuçları bir form veya raporda görüntüleyebilirsiniz. Bunu yapmak için, Oluştur sekmesinde, oluşturmak istediğiniz nesneyi tıklayın. KAPATIN Değişiklikleri kaydetmeden Siparişler tablosunu ve 02_TabloyaFiltreUygula veritabanını kapatın. İpucu Kayıtları bir formda görüntülerken filtre uygulamak için tabloda kullandığınız komutları kullanarak filtre uygulayabilirsiniz. 152 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak İfadeler Access’te ifadeler terimi formülle eşanlamlıdır. İfade işleçler, sabitler, işlevler ve denetim özellikleri bileşiminin verdiği tek bir değerdir. Access a=b+c biçimini kullanarak formüller oluşturur, burada a sonuç, =b+c ise ifadedir. Bir ifadeyi tablolara ve formlara özellikler atamak, alanlardaki veya raporlardaki değerleri belirlemek için sorguların parçası olarak kullanabilirsiniz. Access’te kullandığınız ifadeler bir filtre veya sorgunun sonucunda bir kaydın görüntülenmesi için uyması gereken koşullar kümesini tanımlayan birden çok ölçütün birleşimidir. Birden çok ölçüt mantıksal, karşılaştırma ve aritmetik işleçler kullanılarak birleştirilir. Farklı türde ifadelerde farklı işleçler kullanılır. Sık kullanılan mantıksal işleçler şunlardır: l And (Ve). Bu işleç belirtilen tüm ölçütlere uyan kayıtları seçer. l Or (Veya). Bu işleç ölçütlerden en az birine uyan kayıtları seçer. l Not (Değil). Bu işleç ölçüte uymayan kayıtları seçer. Sık kullanılan karşılaştırma işleçleri şunlardır: l < (küçüktür) l > (büyüktür) l = (eşittir) Bu temel işleçleri şunları oluşturmak için birleştirebilirsiniz: l <= (küçüktür veya eşittir) l >= (büyüktür veya eşittir) l <> (eşit değildir) Like (Benzer) işleci bazen karşılaştırma işleçleriyle gruplandırılır ve metnin bir kalıba uyup uymadığını sınamak için kullanılır. Aritmetik işleçleri sayılarla kullanırsınız. Sık kullanılanlar şunlardır: l + (topla) l - (çıkar) l * (çarp) l / (böl) & işleci (+ işaretinin metin biçimi) iki metin dizesini birbirine eklemek (birleştirmek) için kullanılır. Form Kullanarak Bilgilere Filtre Uygulamak 153 Form Kullanarak Bilgilere Filtre Uygulamak Gelişmiş Filtre Seçenekleri listesinde bulunan Forma Göre Filtre Uygula komutu birkaç alandaki bilgileri temel alan bir tabloya filtre uygulamak için hızlı ve kolay bir yol sağlar. Bu komutu bir tablo içinde verdiğiniz zaman Access boş bir veri sayfası gibi görünen bir filtre uygulama formu içeren Ara sekmesini görüntüler. Ancak, boş hücrelerin her biri aslında o alandaki tüm girdilerin listesini içeren bir birleşik kutudur. Listeden bir filtre ölçütü seçebilir veya yeni birini girebilirsiniz. Yukarıda gösterilen gibi yalnızca birkaç alanı olan bir tabloda Forma Göre Filtre Uygula’yı kullanmak kolaydır ama birkaç düzine alanı olan bir tabloda kullanmak biraz külfetli hale gelir. Forma Göre Filtre Uygula komutunu tablonun form sürümünde kullanarak bilgileri bulmak daha kolaydır. Bu komutu bir form içinde verdiğinizde Access bir tabloya nasıl filtre uyguluyorsa forma da aynı şekilde filtre uygular. Filtre uygulanmış bir formda form penceresinin altındaki gezinti düğmelerini tıklayarak kayıtlar arasında gezinebilirsiniz. İpucu İster bir formda ister bir tabloda kullanın, Forma Göre Filtre Uygula aynı özellikleri ve teknikleri sunar. Filtreyi tanımlamak bazen formda, sonuçları görüntülemek de bazen tabloda daha kolay olduğundan basit bir formu tabloyu temel alarak oluşturmayı, verilere form içinde filtre uygulamayı, sonra da sonuçları görmek için Veri Sayfası görünümüne geçmeyi düşünebilirsiniz. 154 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak Bu alıştırmada Forma Göre Filtre Uygula komutunu kullanarak bir kayıt bulacaksınız. KULLANIN 03_FormaFiltreUygula veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_ Access2007 altındaki Bölüm06 alt klasöründedir. AÇIN 03_FormaFiltreUygula veritabanını açın. 1. Gezinti Bölmesi’nde, Formlar altında, Müşteriler’i çift tıklayın. Müşteriler formu Form görünümünde açılır. 2. Giriş sekmesinde, Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Gelişmiş düğmesini tıklayın, sonra da listede, Form Filtresi’ni tıklayın. Bir kayıttaki bilgileri gösteren Müşteriler formunun yerini her alan için boş bir kutusu ve altında Ara ile Veya sekmeleri olan Forma Göre Filtre Uygula sürümü alır. 3. Ad etiketinin sağındaki ikinci metin kutusunu (soyadı kutusu) tıklayın, s* yazın, sonra da tuşuna basın. Form Kullanarak Bilgilere Filtre Uygulamak 155 Access bu tür bir ifade için girişinizi Like “s*” sözdizimine dönüştürür. 4. Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Filtreyi Değiştir düğmesini tıklayın. Access soyadı S ile başlayan tüm kayıtları görüntüler. 5. Filtre formuna geri dönmek için Form Filtresi’ni tıklayın. Girdiğiniz filtre ölçütü görünür. Herhangi bir yöntem kullanarak girdiğiniz filtre ölçütü bir form özelliği olarak kaydedilir ve başka ölçütlerle değiştirilinceye kadar kullanılabilir. 6. Bölge’nin sağındaki kutuyu tıklayın, görünen oku tıklayın, sonra da listede, CA’yı 7. Yalnızca soyadları S ile başlayan ve Kaliforniya’da yaşayan müşterileri görmek için tıklayın. Filtreyi Değiştir düğmesini tıklayın. Access filtre penceresini normal Müşteriler formuyla değiştirir ve formun altındaki durum çubuğu 4 kaydın olduğunu belirtir. 156 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak 8. Filtre formuna dönmek için Form Filtresi’ni tekrar tıklayın. 9. Form penceresinin altında Veya sekmesini tıklayın. İpucu Ara sekmesine girdiğiniz ölçütler temel alınan tablodaki olası isabet sayısını azaltmak için Ve işleciyle birleştirilmiştir. Veya sekmesine girilen ölçütler isabet sayısını artırmayı amaçlamaktadır. Bu sekmede Ara sekmesindeki boş hücrelerin aynıları vardır. Ölçütlerinizin temizlenmemiş olduğunu görmek için iki sekme arasında geçiş yapabilirsiniz. İpucu Veya sekmesini görüntülediğinizde, isterseniz üçüncü ölçütü girebileceğiniz başka bir Veya sekmesi görünür. 10. Soyad kutusuna s* yazın, Bölge kutusuna WA yazın, sonra da Filtreyi Değiştir düğmesini tıklayın. Bölge alanında WA içeren kayıtları görmek için filtre uygulanmış Müşteriler formunun kayıtları arasında gezinebilirsiniz. KAPATIN Müşteriler formunu ve 03_FormaFiltreUygula veritabanını kapatın. Birden Çok Ölçütle Eşleşen Bilgileri Bulmak Buraya kadar kullandığımız filtre uygulama yöntemleri ve filtre ölçütleri görüntülenecek bilgilerin miktarını azaltmanın hızlı ve kolay yollarıdır. Ama iki taşıyıcıdan biri tarafından belirli tarihler arasında batı bölgesine sevk edilen tüm siparişler gibi daha karmaşık bir listeye gerek duyduğunuzu varsayın. Gelişmiş Filtre Seçenekleri listesinde bulunan Gelişmiş Filtre/Sıralama komutunu bir tabloda birden çok ölçüte uyan kayıtları aramanız gerektiğinde veya karmaşık ifadeleri temel alan ölçütlerle kullanabilirsiniz. Gelişmiş Filtre/Sıralama komutuyla tasarım kılavuzunda çalışırsınız. Birden Çok Ölçütle Eşleşen Bilgileri Bulmak 157 Bu alıştırmada iki bölgede bulunan müşterileri görüntülemek için bir tabloya filtre uygulayacaksınız. Sonra filtre uygulama yeteneklerini daha iyi anlamak için tasarım kılavuzuyla denemeler yapacaksınız. KULLANIN 04_BirdenÇokÖlçüt veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm06 alt klasöründedir. AÇIN 04_BirdenÇokÖlçüt veritabanını açtıktan sonra Müşteriler tablosunu Veri Sayfası görünümünde açın. 1. Giriş sekmesinde, Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Gelişmiş düğmesini tıklayın, sonra da listede, Gelişmiş Filtre/Sıralama’yı tıklayın. MüşterilerFiltre1 sorgu penceresi üstte Müşteriler alan listesini, altta tasarım klavuzunu görüntüleyerek açılır. Tasarım kılavuzu 2. Tasarım kılavuzunun ilk sütunundaki Alan hücresine kopyalamak için Müşteriler alan listesinde Soyad’ı çift tıklayın. 158 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak 3. Soyad altındaki Ölçüt hücresine s* yazın, sonra da tuşuna basın. Access ölçütü Like “s*” ye değiştirir. 4. Tasarım kılavuzunda sonraki sütuna kopyalamak üzere Müşteriler alan listesinde, 5. Bölge altındaki Ölçüt hücresine ca or wa yazın, sonra da Bölge’yi çift tıklayın. tuşuna basın. Girişiniz “ca” Or “wa” ya değişir. Sorgu tabloya artık yalnızca soyadları S ile başlayan ve Kaliforniya veya Washington’da yaşayan müşterileri görüntülemek için filtre uygulayacaktır. 6. Yalnızca ölçütlerle eşleşen kayıtları görüntülemek için Sırala ve Filtre Uygula grubunda Filtre Uygula düğmesini tıklayın. Access, Müşteriler tablosuna geçer ve sorgu sonuçlarını görüntüler. Kaliforniya veya Washington’da yaşayan ve soyadları S ile başlayan altı müşteri vardır. Birden Çok Ölçütle Eşleşen Bilgileri Bulmak 159 7. Filtre penceresine dönmek için MüşterilerFiltre1 sekmesini tıklayın. Soyad altındaki 8. Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Filtre Uygula düğmesini tıklayın. veya hücresine b* yazın, sonra da tuşuna basın. Sonuç soyadları s veya b ile başlayan tüm müşterileri içerir ama b ile başlayanların bazıları Montana ve Oregon’da yaşamaktadır. Tasarım kılavuzuna tekrar bakarsanız filtrenin, Ölçüt satırındaki alanların And işleciyle birleştirilerek, “veya” satırındaki alanların And işleciyle birleştirilerek, sonra da iki sütunu birleştirmek için Or işleci kullanılarak oluşturulduğunu görebilirsiniz. Bu nedenle filtre soyadları s ile başlayan ve Kaliforniya veya Washington’da yaşayan müşterileri veya yaşadıkları yerden bağımsız olarak adı b ile başlayan müşterileri aramaktadır. 9. Filtre penceresine geçin, Bölge altındaki veya hücresine ca or wa yazın, tuşuna basın, sonra da yalnızca Kaliforniya veya Washington’da bulunan ve soyadları s veya b ile başlayan müşterileri görüntülemek için filtreyi uygulayın. KAPATIN Değişiklikleri kaydetmeden Müşteriler tablosunu ve 04_BirdenÇokÖlçüt veritabanını kapatın. 160 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak Sorgu Oluşturmak Bir sorgu bir tablodan kayıt listesini görüntülemekten fazlasını yapabilir. Toplam, ortalama, sayı ve diğer matematiksel değerleri üretmek için bir sorgudaki işlevleri bir tablodaki bilgilerle hesaplamalar yapmak üzere kullanabilirsiniz. Birden çok tabloyla çalışmak istediğinizde filtrelerin ötesine geçip sorguların dünyasına girmeniz gerekir. En sık kullanılan sorgular aşağıdakilerdir: l Seçme sorgusu bir veya birden çok tablodaki verileri alır ve sonuçları bir veri sayfasında görüntüler. Seçme sorgusunu kayıtları gruplamak için toplam, sayım, ortalama gibi başka hesaplamalar için de kullanabilirsiniz. Bir veya daha fazla tablodaki ilişkili kayıtları aynı anda güncelleştirmek için bir seçme sorgusunun sonuçlarıyla Veri Sayfası’nda çalışabilirsiniz. Bu en yaygın olan sorgu türüdür. l Yinelenenleri bulma sorgusu belirttiğiniz bir veya daha fazla alanda aynı bilgilere sahip kayıtları bulan bir seçme sorgusu biçimidir. Yinelenenleri Bulma Sorgusu sihirbazı sorguda kullanacağınız tabloyu ve alanları belirtme işleminde size yol gösterir. l Eşleşmeyenleri bulma sorgusu belirttiğiniz bir tablodaki başka bir tabloda ilişkili kayıtları olmayan kayıtları bulan bir seçme sorgusu biçimidir. Örneğin, bunu müşteri tablosundaki sipariş tablosunda siparişi olmayan kişileri bulmak için kullanabilirsiniz. Eşleşmeyenleri Bulma Sorgusu sihirbazı sorguda kullanılacak olan tablo ve alanları belirtme işleminde size yol gösterir. l Parametre sorgusu sizden sorguda kullanılacak bilgileri, örneğin tarih aralığını, ister. Bu tür sorgu düzenli aralıklarla çalıştırılan bir rapor için temel olarak kullanıldığında çok yaralı olur. l Çapraz sorgu verileri daha kolay çözümlemek için yeniden yapılandırır. Çapraz sorguyu biri veri sayfasının sol sütununda, diğeri üst satırında iki bilgi türüyle gruplandırılmış veriler için toplam, ortalama, sayım veya başka hesaplamalar yapmak için kullanabilirsiniz. Her satırla sütunun birleşimindeki hücre sorgunun hesaplama sonuçlarını görüntüler. Sorgu Oluşturmak 161 l Eylem sorgusu bir işlemle birden çok kaydı güncelleştirir. Seçme işleminin sonuçları üzerinde işlem yapan bir seçme sorgusudur. Dört çeşit eylem vardır: l Silme sorguları bir veya daha fazla tablodaki kayıtları siler. l Güncelleştirme sorguları bir veya daha fazla tablodaki kayıtlarda değişiklik yapar. l Ekleme sorguları bir veya daha fazla tablodan bir veya daha fazla tablonun sonuna kayıtlar ekler. l Tablo yapma sorguları bir veya daha fazla tablodaki verilerin tümü veya bir bölümüyle yeni tablo oluşturur. İpucu Bunlara ek olarak Yapılandırılmış Sorgu Dili (SQL–Structured Query Language) sorguları oluşturabilirsiniz. SQL sorguları bu kitabın kapsamı dışındadır. Access sık kullanılan sorguların oluşturulmasında size yol gösteren sihirbazlar içerir ama Tasarım görünümünde tasarım kılavuzunu kullanarak kendiniz de sorgular oluşturabilirsiniz. Tasarım görünümünde karmaşık bir sorgu 162 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak Yukarıdaki örnekte alan listeleri (sorgu penceresinin üstündeki küçük pencereler) bu sorguda kullanılabilecek dört tablodaki alanları listeler. Tabloları birleştiren çizgiler onların ortak alanlar temel alınarak ilişkilendirildiğini belirtmektedir. Kılavuzun ilk satırı sorgudaki alanların adlarını içerir, ikinci satır ise her bir alanının hangi tabloya ait olduğunu görüntüler. Üçüncü satır (Toplam) alan değerleri üzerinde hesaplamalar gerçekleştirir ve dördüncü satır sorgu sonuçlarının bu alana göre sıralanıp sıralanmayacağını belirtir. Beşinci satırdaki seçili kutu (Göster) alanın sonuçlarının veritabanında görüntüleneceği anlamına gelmektedir. (Onay kutusu seçili değilse, alan sorgu sonuçlarını belirlemek için kullanılır ama gösterilemez.) Altıncı satır (Ölçüt) hangi kayıtların gösterileceğini belirleyen ölçütleri içerir ve yedinci satır (veya) alternatif ölçütler ayarlar. Bir sorguyu kendiniz veya bir sihirbaz kullanarak oluşturabilirsiniz. Sorguyu oluşturmak için hangi yöntemi kullanırsanız kullanın oluşturduğunuz şey bir veya daha fazla tabloda eşleşmesi gereken kayıtların uyması gereken koşulları tanımlayan bir ifadedir. Sorguyu çalıştırdığınızda eşleşen kayıtlar yeni bir veri sayfasında görünür. Filtre ve Sıralama ile Sorgu Arasındaki Fark Bir tabloya filtre uygulamak, tabloyu sıralamak ve tabloyu sorgulamak arasındaki ana farklar şunlardır: l Filtre Uygula ve Sırala komutları genellikle sorgulardan daha hızlı uygulanır. l Filtre Uygula ve Sırala komutları kalıcı olarak kaydedilmez veya yalnızca geçici olarak kaydedilir. Bir sorguyu kalıcı olarak kaydedebilir ve istediğiniz zaman tekrar çalıştırabilirsiniz. l Filtre Uygula ve Sırala komutları yalnızca o an açık olan tablo veya formlara uygulanır. Sorgu açık olması gerekmeyen birden çok tabloyu ve diğer sorguları temel alabilir. Bu alıştırmada iki tablodaki bilgileri bir veri sayfasında birleştiren ve bir öğenin birim fiyat, sipariş adedi ve indirime göre tutarını hesaplayan bir seçme sorgusunu temel alan bir form oluşturacaksınız. Sorgu Oluşturmak 163 KULLANIN 05_SorguTasarımı veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm06 alt klasöründedİr. AÇIN 05_SorguTasarımı veritabanını açın. 1. Oluştur sekmesinde, Diğer grubunda, Sorgu Tasarımı düğmesini tıklayın. Bir sorgu penceresi Tasarım görünümünde açılır ve Tabloyu Göster iletişim kutusu görünür. İletişim kutusunda, geçerli sorguda hangi tabloların ve kaydedilmiş sorguların kullanılacağını belirtebilirsiniz. 2. Tabloyu Göster iletişim kutusunda, Tablolar sekmesinde, Sipariş Ayrıntıları’nı sonra da Ürünler’i çift tıklayarak sorgu penceresine ekleyin ve iletişim kutusunu kapatın. Seçilen tabloların her biri başlık çubuğunda tablonun adını (örnekte Sipariş Ayrıntıları ve Ürünler) taşıyan küçük bir alan listesi penceresiyle pencerenin üst bölümünde temsil edilir. 164 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak Her listenin üstündeki yıldız işareti listedeki tüm alanları temsil etmektedir. Her listedeki birincil anahtar alanı bir anahtar simgesiyle belirtilir. Sipariş Ayrıntıları tablosundaki ÜrünNo ile Ürünler tablosundaki ÜrünNo arasındaki çizgi bu iki alanın ilişkili olduğunu belirtmektedir. İpucu Bir sorguya daha çok tablo eklemek için, sorgu penceresinin üst bölümünde boş bir alanı farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra da Tablo Göster’i tıklayarak veya Tasarım bağlamsal sekmesindeki Sorgu Oluştur grubundaki Tablo Göster düğmesini tıklayarak Tabloyu Göster iletişim kutusunu yeniden açın. Sorgu penceresinin alt kısmında sorgunun ölçütlerini belirteceğiniz tasarım kılavuzu bulunur. 3. Aşağıdaki alanları, alan listelerinden tasarım kılavuzundaki sütunlara sırayla sürükleyin: Bu tablodan Şu alanı sürükleyin Sipariş Ayrıntıları SiparişNo Ürünler ÜrünAdı Sipariş Ayrıntıları BirimFiyat Sipariş Ayrıntıları Adet Sipariş Ayrıntıları İndirim Sorgu yalnızca tasarım kılavuzunda olan alanları içerecektir. İpucu Bir alanı çift tıklayarak da tasarım kılavuzunda ilk boş sütuna hızlıca kopyalayabilirsiniz. Tüm alanları kılavuza kopyalamak için, listenin tamamını seçmek üzere alan listesinin başlık çubuğunu çift tıklayın ve seçimi kılavuzun üzerine sürükleyin. Farenin düğmesini bıraktığınızda Access alanları sütunlara sırayla ekler. Sorguya tüm alanları eklemek için yıldız işaretini kılavuzdaki bir sütuna sürükleyebilirsiniz ama bu alanlarda sıralama yapmak veya bunlara koşullar eklemek isterseniz alanları kılavuza ayrıca tek tek sürüklemeniz gerekir. Sorgu Oluşturmak 165 4. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Sonuçlar grubunda, Çalıştır düğmesini tıklayın. Access sorguyu çalıştırır ve sonuçları Veri sayfası görünümünde görüntüler. 166 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak Sonuçlar sorgunun çalıştığını göstermektedir. Yapılacak iki şey kalmıştır: Sonuçları SiparişNo alanına göre sıralamak ve tutarı hesaplamak için bir alan eklemek. Burada tutar, birim fiyatla satılan adedin çarpımından varsa indirim çıkarılarak bulunur. 5. Tasarım görünümüne geçin. Tasarım kılavuzundaki üçüncü satır Sırala’dır. Sorgu alalarının herhangi biri için bu hücrede Artan, Azalan veya (sırasız)’ı seçebilirsiniz. 6. SiparişNo sütununda, Sırala okunu tıklayın, sonra da listede, Artan’ı tıklayın. Tabloların hiçbiri tutar alanı içermemektedir. Alanı bir tabloda oluşturmak yerine tutarı var olan bilgilerden hesaplayan bir ifadeyi tasarım kılavuzuna eklemek için İfade Oluşturucusu’nu kullanacaksınız. 7. Tasarım kılavuzundaki ilk boş sütunda (altıncı sütun) Alan hücresini farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Oluştur’u tıklayın. İfade Oluşturucusu iletişim kutusu açılır. Oluşturacağınız ifade şudur: CCur([Sipariş Ayrıntıları]![BirimFiyat]*[Sipariş Ayrıntıları]![Adet]*(1-[Sipariş Ayrıntıları]![İndirim])) CCur işlevi kendi parantezi içindeki işlem sonuçlarını para birimine dönüştürür. Sorgu Oluşturmak 167 İpucu Bu ifadeyi alana doğrudan yazmak durumundaysanız, onu biraz sadeleştirebilirsiniz: Tutar: CCur([Sipariş Ayrıntıları]![BirimFiyat]*[Adet]*(1-[İndirim])) [Sipariş Ayrıntıları]! bölümü yalnızca her iki tabloda da görünen alanlar için gereklidir. Sorguya hangi tabloyu kullanılacağını bildirir. 8. Öğeler alanının ilk sütununda, Fonksiyonlar klasörünü çift tıklayarak açın ve Yerleşik İşlevler’i tıklayın. Yerleşik işlevler kategorileri ikinci sütunda görünür; her kategori içindeki işlevler üçüncü sütunda görünür. 9. İkinci sütunda, Dönüşüm’ü tıklayarak üçüncü sütunda yalnızca bu kategorideki işlevleri görüntüleyin ve üçüncü sütunda, CCur’u çift tıklayın. Para birimi dönüştürme işlevini ifade kutusuna eklemiş oldunuz. Parantez içindeki < 10. İfade kutusunda, gireceğiniz sonraki şeyin yerini alması için seçmek üzere < İfadeye ekleyeceğiniz sonraki öğe Sipariş Ayrıntıları tablosundaki BirimFiyat alanıdır. 11. İlk sütunda, Tablolar klasörünü çift tıkladıktan sonra, Sipariş Ayrıntıları’nı tıklayın. İkinci sütunda, BirimFiyat’ı çift tıklayın. 168 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak BirimFiyat eklenir, sağında ekleme noktası vardır. Şimdi BirimFiyat alanındaki değerle Adet alanındaki değeri çarpacağız. 12. İfade kutusunun altındaki işleç düğmeleri satırında, Çarp düğmesini tıklayın. Çarp Access çarpma işareti ile < 13. İfade kutusunda, < 14. İfade kutusuna *(1- yazın. İkinci sütunda, İndirim’i çift tıklayın ve ) işaretini girin. İfadenin tamamı pencerede görünmüyorsa pencereyi kenarlığından sürükleyerek genişletin. İndirim veri sayfasında yüzde olarak biçimlendirilse de, veritabanında aslında 0 ile 1 arasında bir ondalık sayı olarak depolanır. (Örneğin, %10 olarak gösterilen bir indirim 0,1 olarak depolanır). Bu nedenle indirim %10 ise *(1-İndirim)’in sonucu *,9’dur. Başka deyişle, formül birim fiyatı adetle çarpar, sonra da bu sonucu 0,9 ile çarpar. Sorgu Oluşturmak 169 15. İfade Oluşturucusu iletişim kutusunda, Tamam’ı tıklayın. Access ifadeyi tasarım kılavuzuna girer. 16. Ekleme noktasını alandan çıkarmak için tuşuna basın ve ifadenin girişini tamamlayın. Access ifadeyi İfade1 olarak etiketler. İpucu Tasarım kılavuzundaki bir sütunu, gri seçim çubuğundaki, sütunu sağındaki sütundan ayıran çizgiyi çift tıklayarak sütunun içeriği sığacak kadar hızlıca genişletebilirsiniz. 17. Tasarım kılavuzunda, İfade1’i çift tıklayın ve ifade için etiket olarak Tutar yazın. 18. Veri Sayfası görünümüne geçin. Siparişler artık SiparişNo alanına göre sıralanır ve tutar son alanda hesaplanır. 19. İndirimli birkaç fiyatı görmek için sayfayı aşağı kaydırın. İşlemlerin sağlamasını yaparsanız sorgunun tutarı doğru hesapladığını görürsünüz. 20. Sorgu penceresini kapatın, sorguyu kaydedip etmeyeceğinizi soran Microsoft Office Access iletişim kutusunda, Evet’i tıklayın. Farklı Kaydet iletişim kutusuna Sipariş Ayrıntıları Tutarı yazın ve Tamam’ı tıklayın. KAPATIN 05_SorguTasarımı veritabanını kapatın. 170 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak İfade Oluşturucusu Bir filtre veya sorgu için oluşturacağınız ifadeyi yazabilir veya İfade Oluşturucusu’nu kullanabilirsiniz. İfade Oluşturucusu’nu bir kısayol menüsünde Oluştur’u tıklayarak, Sorgu Oluştur grubundaki Oluşturucu’yu tıklayarak veya ifadeyi gireceğiniz kutunun sağ ucundaki Oluştur düğmesini (üç nokta) tıklayarak açabilirsiniz. İfade Oluşturucusu bir sihirbaz değildir. İfadeyi oluştururken size yol göstermez. Ama bir ifadeye ekleyebileceğiniz en sık kullanılan öğelerin hiyerarşik bir listesini sağlar. İfade kutusuna kendiniz yazabilir veya kopyalayacağınız işlevleri, işleçleri ve diğer öğeleri seçebilirsiniz. Sihirbaz Kullanarak Sorgu Oluşturmak Sorgu sihirbazını kullanarak basit bir seçme sorgusu oluşturma işlemi Form sihirbazını kullanarak bir form oluşturmakla hemen hemen aynı şeydir. Sorgu sihirbazıyla var olan tablolardaki veya sorgulardaki bir veya daha fazla alanı temel alan yeni bir sorgu oluşturabilirsiniz. Sihirbazla Çapraz Sorgu, Yinelenenleri Bulma ve Eşleşmeyenleri Bulma sorguları da oluşturabilirsiniz. Ayrıca Bakınız İlişkilerin oluşturulması hakkında daha fazla bilgi için Bölüm 5 “Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak”taki “İlişkiler” açıklama kutusuna bakın. Bu alıştırmada ortak alanlar yoluyla ilişkilendirilmiş iki tablodaki bilgileri birleştiren bir sorgu oluşturmak için Sorgu sihirbazını kullanacaksınız. KULLANIN 06_SorguSihirbazı veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altında Bölüm06 alt klasöründedir. AÇIN 06_SorguSihirbazı veritabanını açın. 1. Oluştur sekmesinde, Diğer grubunda, Sorgu Sihirbazı düğmesini tıklayın. Yeni Sorgu iletişim kutusu açılır. Sihirbaz Kullanarak Sorgu Oluşturmak 171 2. Listede Basit Sorgu Sihirbazı seçiliyken Tamam’ı tıklayın. Basit Sorgu sihirbazı açılır. 3. Tablolar/Sorgular listesinde, Tablo: Siparişler’i tıklayın. Tüm alanları Kullanılabilir Tümünü Taşı Alanlar listesinden Seçili Alanlar listesine taşımak için Tümünü Taşı düğmesini tıklayın. 172 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak 4. Tablolar/Sorgular listesinde, Tablo: Müşteriler’i tıklayın. 5. Kullanılabilir Alanlar listesinden, Adres, Şehir, Bölge, PostaKodu ve Ülke alanlarını Seçili Alanlar listesine taşımak için çift tıklayın, sonra da İleri’yi tıklayın. İpucu İki tablo arasında ilişki kurulmamışsa ilişkiyi tanımladıktan sonra sihirbazı yeniden başlatmanız istenir. 6. Ayrıntılı seçeneği seçiliyken İleri’yi tıklayın. 7. Bilgileri görüntülemek için sorguyu aç seçeneği seçiliyken Son’u tıklayın. Access sorguyu çalıştırır ve sonuçları Veri Sayfası görünümünde görüntüler. Sonuçlar arasında gezinebilir ve bilgilerin tüm siparişler için gösterildiğini görebilirsiniz. Sihirbaz Kullanarak Sorgu Oluşturmak 173 8. Tasarım görünümüne geçin. Dikkat ederseniz Göster onay kutusu bu sorguda kullanılan alanların her biri için varsayılan ayar olarak seçilmiştir. Bir sorgudaki alanı, o alana göre sıralama yapmak, o alan için ölçüt oluşturmak veya o alanı bir hesaplamada kullanmak ama bu alanın sonuçlarını veri sayfasında göstermemek isterseniz, Göster kutusundaki seçimi kaldırın. 9. SiparişNo, MüşteriNo ve ÇalışanNo alanlarının Göster onay kutularındaki seçimi kaldırın ve Veri Sayfası görünümüne geçin. 174 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak Bu üç alan veri sayfasında görüntülenmez. 10. Tasarım görünümüne geçin. Bu sorgu Sipariş tablosundaki kayıtları verir. Şimdi sorgunun bir tarih aralığındaki kayıtları vermesini sağlamak için onu her çalıştırdığınızda tarih aralığını isteyen bir parametre sorgusuna dönüştüreceksiniz. 11. SiparişTarihi sütununda, aşağıdaki metni aynı şekilde Ölçüt hücresine yazın. Between [Başlangıç tarihini yazın:] And [Bitiş tarihini yazın:] 12. Sorguyu çalıştırmak için Tasarım bağlamsal sekmesinde, Sonuçlar grubunda, 13. 01.01.07 başlangıç tarihini girin ve tuşuna basın. 14 31.01.07 bitiş tarihini girin ve tuşuna basın. Çalıştır’ı tıklayın. Access bu sefer yalnızca belirtilen tarihler arasındaki siparişleri listeleyerek veri sayfasını yeniden görüntüler. KAPATIN Değişiklikleri kaydederek veri sayfasını ve 06_SorguSihirbazı veritabanını kapatın. Sorgu Kullanarak Hesaplama Yapmak Bazı ölçütlerle eşleşen tüm kayıtları bulmak için genellikle bir sorgu kullanırsınız. Ama onları bir şekilde özetlediğinizden tüm kayıtların ayrıntılarıyla ilgilenmezsiniz. Örneğin bu yıl kaç siparişin verilmiş olduğunu veya tüm siparişlerin toplam tutarını öğrenmek isteyebilirsiniz. Bu bilgileri edinmenin en kısa yolu gerekli alanları gruplayan ve sizin için hesaplamaları yapan bir sorgu oluşturmaktır. Bunu yapmak için sorguda hesaplama işlevlerini kullanırsınız. Access aşağıdaki tabloda gösterilen işlevleri desteklemektedir: Sorgu Kullanarak Hesaplama Yapmak 175 İşlev Hesaplama Topla Bir alandaki değerlerin toplamı Ortalama Bir alandaki değerlerin ortalaması Say Bir alandaki değerlerin sayısı, Boş (Null) değerleri sayma En Az Bir alandaki en düşük değer En Çok Bir alandaki en yüksek değer StSapma Bir alandaki değerlerin standart sapması Varyans Bir alandaki değerlerin varyansı Bu alıştırmada, bir envanterdeki toplam ürün sayısını, tüm ürünlerin ortalama fiyatını ve envanterin toplam değerini hesaplayan bir sorgu oluşturacaksınız. KULLANIN 07_Hesapla veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm06 alt klasöründedir. AÇIN 07_Hesapla veritabanını açın. 1. Oluştur sekmesinde, Diğer grubunda, Sorgu Tasarımı düğmesini tıklayın. Access sorgu penceresini ve Tabloyu Göster iletişim kutusunu açar. 2. Tabloyu Göster iletişim kutusunda, Ürünler’i çift tıklayın, sonra da Kapat’ı tıklayın. Access Ürünler tablosunu sorgu penceresine ekler ve Tabloyu Göster iletişim kutusunu kapatır. 3. Ürünler alan listesinde önce ÜrünNo’yu, sonra da BirimFiyat’ı çift tıklayın. Access her iki alanı tasarım kılavuzuna kopyalar. 4. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Göster/Gizle grubunda, Toplamlar düğmesini tıklayın. Access tasarım kılavuzuna Toplam adlı bir satır ekler. 5. ÜrünNo sütununda, Toplam okunu tıklayın ve listeden, Say’ı seçin. Access Toplam hücresine Say sözcüğünü girer. Sorguyu çalıştırdığınızda, bu işlev ÜrünNo alanında bir değer içeren kayıtların sayısını verecektir. 6. BirimFiyat sütununda, Toplam okunu tıklayın ve listeden Ortalama’yı seçin. 176 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak Sorguyu çalıştırdığınızda, bu işlev tüm BirimFiyat değerlerinin ortalamasını verecektir. 7. Sonuçlar grubunda, Çalıştır düğmesini tıklayın. Sorgu sayımı ve ortalama fiyatı içeren tek bir kayıt görüntüler. 8. Tasarım görünümüne geçin. 9. Üçüncü sütunda, Alan hücresine BirimFiyat*StokSayısı yazın, sonra da basın. Access yazdığınız ifadeyi aşağıdaki gibi değiştirir: İfade1: [BirimFiyat]*[StokSayısı] Bu ifade her ürünün fiyatını stoktaki birimlerin sayısıyla çarpacaktır. 10. İfade1’i seçin ve yeniden adlandırmak için Envanter Değeri yazın. 11. Üçüncü sütunda, Toplam okunu tıklayın ve listeden Topla’yı seçin. Access ifadeyle hesaplanan tüm değerlerin toplamını verecektir. tuşuna Önemli Noktalar 177 12. Tasarım sekmesinde, Sonuçlar grubunda, Çalıştır düğmesini tıklayın. KAPATIN Değişiklikleri kaydetmeden sorgu penceresini ve 07_Hesapla veritabanını kapatın. Sonraki bölüme geçmeyecekseniz Access’ten çıkın. Önemli Noktalar l Microsoft Office Access 2007 bir veritabanındaki bilgilerin görünümünü düzenlemek ve belirli bilgi öğelerini bulmak için çeşitli araçlar sağlar. Bu araçlar veritabanınızın boyutu ve karmaşıklığı artsa bile veritabanınızda arama yapmanızı ve bilgileri bulmanızı kolaylaştırır. l Bir tabloyu herhangi bir alanı (veya alanları) temel alarak artan veya azalan düzende sıralayabilirsiniz. Access’te sayılar metin veya sayı olarak işlem görürler. l Bir tabloya bazı karakter birleşimlerini içeren bilgileri göstermesi (veya göstermemesi) için filtre uygulayabilirsiniz. Bir tablo ya da formda bilgileri görüntülerken basit filtreler uygulayabilirsiniz. Bu filtreler seçili alanların içeriğine uygulanır ve aramanızı geliştirmek için bir filtrenin sonuçlarına da başka filtreler uygulayabilirsiniz. l Forma Göre Filtre Uygula komutu bir tablo veya forma birden çok alanı temel alarak filtre uygular. l Gelişmiş Filtre/Sıralama komutu tek bir tabloda birden çok ölçütle eşleşen veya ölçüt olarak karmaşık ifadeler gerektiren kayıtları arar. l Bir veya daha fazla tablodan belirli kayıtların belirli alanlarını görüntüleyecek sorgular oluşturabilirsiniz. Sorguların sizin yerinize hesaplamalar yapmasını da sağlayabilirsiniz. Sorguları daha sonra yeniden kullanmak üzere kaydedebilirsiniz. Bir Bakışta Bölüm Bir alandaki veri türünü sınırlamak, sayfa 180 Basit bir arama listesi oluşturmak, sayfa 194 ve 198 Veritabanı sorunlarını çözmek, sayfa 210 Geçerlilik kurallarını kullanarak verileri sınırlamak, sayfa 191 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak Bu bölümde öğrenecekleriniz: 4 Bir alandaki verilerin boyutunu ve türünü sınırlamak 4 Bir alandaki verilerin biçimini belirlemek 4 Geçerlilik kuralları kullanarak verileri sınırlamak 4 Basit veya çok sütunlu bir arama listesi oluşturmak 4 Bir tablodaki bilgileri güncelleştirmek 4 Bir tablodaki bilgileri silmek 4 Veritabanı sorunlarını çözmek Veritabanında ne kadar bilgi olduğuna ve ne kadar düzenli olduğunuza bağlı olarak, bir veritabanını içine daha sonra almak üzere fotoğraf, fatura, makbuz ve çeşitli kağıtları attığınız bir kutu ya da dolapla karşılaştırabilirsiniz. Ancak ne bir kutu ne de bir dolap içine koyacaklarınıza fiziksel büyüklüğü dışında bir sınırlama getirebilir. Orada ne depolayacağınıza sonra da gereksinim duyduğunuzda bulabilmek için nasıl düzenleyeceğinize karar vermek sizin elinizdedir. Microsoft Office Access 2007 kullanarak bir veritabanı oluşturduğunuzda, veritabanına girilecekleri sınırlayarak ve içerikleri kontrol ederek veritabanını düzenli ve kullanışlı tutmanıza yardımcı olan özellikleri ayarlayabilirsiniz. Örneğin, basit bir “evet” veya “hayır” yanıtıyla en iyi sonucu almak varken, çalışanların fiyat alanına metin veya bir alana uzun açıklamalar girmesini tercih etmezsiniz. Bir veritabanındaki bilgilerin doğruluğunu koruduğundan emin olmak için bir tablodaki bilgileri hızlıca güncelleştiren veya seçili kayıtları hızlıca silen eylem sorguları oluşturup çalıştırabilirsiniz. Örneğin, bir kategorideki tüm ürünlerin fiyatlarını belli bir yüzde oranında artırabilir veya belirli bir ürün kategorisinin tüm öğelerini silebilirsiniz. Bu tür 179 180 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak güncelleştirmeler eylem sorgularıyla kolayca yapılır. Sorgu kullanmak yalnızca zaman kazandırmaz, hatalardan kaçınılmasına da yardımcı olur. Bu bölümde bir alanda izin verilen veri türü, miktarı ve biçimini sınırlayacak ve veritabanı kullanıcılarının belirli bir seçeneği seçebileceği bir liste oluşturacaksınız. Sonra bir güncelleştirme sorgusu ve silme sorgusu oluşturacak ve çalıştıracaksınız. Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın. Önemli Bu bölümdeki uygulama dosyalarını kullanabilmek için kitabın CD’sinden varsayılan konumlarına yüklemeniz gerekmektedir. Daha fazla bilgi için “Kitabın CD’sini Kullanmak” bölümüne bakın. Sorun Giderme Kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri ve yönergeler Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse “Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler” bölümüne bakın. Bir Alandaki Veri Türünü Sınırlamak Veri Türü ayarı bir alandaki girdileri metin, sayı veya tarih gibi belirli veri türleriyle sınırlar. Örneğin, veri türü Sayı’ya ayarlıysa ve siz metin girmeyi denerseniz Access girişi reddeder ve bir uyarı görüntüler. Veri girişini denetlemek için ayarlayabileceğiniz alan özellikleri şunlardır: l Gerekli l Sıfır Uzunluk İzni l Alan Boyutu l Giriş Maskesi l Geçerlilik Kuralı Gerekli ve Sıfır Uzunluk İzni özellikleri oldukça açıktır. Gerekli özelliği Evet’e ayarlıysa alan boş bırakılamaz. Ancak Access Null alan olarak tanıdığı boş bir alanla boş gibi görünen ama boş bir dize içeren bir alanı birbirinden ayırır. Sıfır Uzunluk İzni Evet’e ayarlıysa boş bir alan gibi görünen bir boş dize (arasında hiçbir şey olmayan iki tırnak işareti) girebilirsiniz ama bu alan Null değil, boş olarak sınıflandırılır. Bu ayrım tuhaf görünebilir ama bir Access veritabanıyla programlama kodu kullanırken bazı komutların Null alanlarla boş alanlar için farklı sonuçlar verdiğini göreceksiniz. Bir Alandaki Veri Türünü Sınırlamak 181 Alan Boyutu, Giriş Maskesi ve Geçerlilik Kuralı özellikleri daha karmaşıktır, bu nedenle bu bölümdeki alıştırmalarda bunlara yoğunlaşacağız. İpucu Her alan özelliğinin birçok seçeneği vardır. Daha fazla bilgi için Access Yardımı’nda alan özelliği araması yapın. Bu alıştırmada bir tabloya en yaygın veri türlerini ekleyecek sonra da tabloya girilebilecek verileri sınırlamak için Veri Türü ayarını ve Alan Boyutu özelliğini kullanacaksınız. KULLANIN 01_AlanSınama veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm07 alt klasöründedir. AÇIN 01_AlanSınama veritabanını açtıktan sonra Alan Özelliği Testi tablosunu Tasarım görünümünde açın. 1. İlk boş Alan Adı hücresini (otomatik olarak oluşturulan No alanının altındaki hücreyi) tıklayın, fMetin yazın ve Veri Türü hücresine gitmek için tuşuna basın. Veri Türü varsayılan ayar olarak Metin’e ayarlanır. 2. İkinci Alan Adı hücresine fSayı yazın ve tuşuna basın. 3. Veri Türü okunu tıklayın ve listeden Sayı’yı seçin. İpucu Listeyi hücreye ilk harfini yazarak istediğiniz veri türüne getirebilirsiniz. 4. Aşağıdaki alanları eklemek için Adım 2 ve 3’ü tekrarlayın: Alan Veri türü fTarih Tarih/Saat fParaBirimi ParaBirimi fBoolean Evet/Hayır İpucu Access’te Evet/Hayır veri türü Boolean olarak adlandırılır (Eski bir matematikçi ve mantıkçı olan George Boole anısına). Bu veri türü evet/hayır, 1/0, açık/kapalı veya doğru/yanlış olarak ifade edilen, birbirini geçersiz kılan iki değerden birini içerir. 182 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak 5. Seçmek için fMetin alanını tıklayın. Access seçili alanın özelliklerini iletişim kutusunun alt bölümünde görüntüler. 6. Her alanın özelliklerini gözden geçirmek için Adım 5’i tekrarlayın ve Hızlı Erişim Kaydet Araç Çubuğu’nda, Kaydet düğmesini tıklayın. 7. Görünüm araç çubuğunda, Veri Sayfası Görünümü düğmesini tıklayın. Veri Sayfası Görünümü 8. fMetin hücresine Bu girdi 35 karakter uzunluğundadır yazın. 9. fSayı hücresine Beş yüz yazın. Bir Alandaki Veri Türünü Sınırlamak 183 Bu alan için veri türü Sayı’dır. Access metin girişinizi kabul etmez ve size birkaç seçenek sunan bir uyarı görüntüler. 10. Microsoft Office Access iletişim kutusunda, Yeni değer girin’i tıklayın. Beş yüz’ü 11. fTarih hücresinde, tarih yazın ve 500 ile değiştirin. tuşuna basın. Access uygun olmayan veri biçimini kabul etmez. 12. Microsoft Office Access iletişim kutusunda, Yeni değer girin’i tıklayın, 1 Ocak yazın ve tuşuna basın. fTarih alanı tarih olarak tanınan her girdiyi kabul eder ve varsayılan tarih biçiminde görüntüler. Bilgisayarınızdaki varsayılan biçime bağlı olarak, 1 Ocak 1/1/2007, 1/1/07 veya başka bir biçimde gösterilebilir. İpucu Eğer ay ve gün girer ama yıl girmezseniz, Access tarihi içinde bulunulan yılda varsayar. Ay ve gün girerseniz ve 00’dan 30’a kadar iki basamaklı yıl girerseniz Access yılı 2000 ile 2030 arasında kabul eder. 30’dan büyük iki basamaklı bir sayı girerseniz Access 1931 ile 1999 arasında olduğunu varsayar. 13. fParaBirimi alanına para birimi yazın ve tuşuna basın. Access uygun olmayan veri biçimini kabul etmez. 14. Microsoft Office Access ileti kutusunda, Yeni değer girin’i tıklayın. -45,3456 yazın ve tuşuna basın. Access girdiğiniz sayıyı depolar ama negatif para birimi değerleri için varsayılan biçime göre -45,35 YTL ya da (45,35 YTL)’yi görüntüler. İpucu Access tarih, saat, para birimi ve diğer sayıların görünüşünü belirlemek için Windows Denetim Masası’ndaki bölgesel ayarları kullanır. Doğru para birimi simgesinin kullanılması için bu ayarları değiştireblirsiniz. Yoksa değerler değişir ama para birimi değişmez. 15. fBoolean alanına 123 yazmayı deneyin. Sonra onay kutusunu Hayır (onaylı değil) ve Evet (onaylı) arasında değiştirmek için alanda herhangi bir yeri tıklayın alanı onaylı bırakın. 184 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak Bu alan yazdığınız hiçbir şeyi kabul etmez; yalnızca önceden tanımlanmış iki değer arasında geçiş yapabilirsiniz. İpucu Tasarım görünümünde, Özellikler iletişim kutusunu açabilir ve Arama sekmesinde, Boolean alanını onay kutusu, metin kutusu veya açılan kutu olarak göstermek üzere ayarlayabilirsiniz. Doğru/Yanlış, Açık/Kapalı veya Evet/Hayır’ı bu alanda gösterilen değerler olarak kullanmak için Genel sekmesindeki Biçim özelliğini ayarlayabilirsiniz (ama depolanan değerler her zaman -1 ve 0 olacaktır). KAPATIN Değişiklikleri kaydetmeden tabloyu ve 01_AlanSınama veritabanını kapatın. Bir Alandaki Verilerin Boyutunu Sınırlamak Metin, Sayı ve OtomatikSayı veri türleri için geçerli olan Alan Boyutu özelliği bir metin alanında girilebilecek karakter sayısını (0’dan 255’e kadar) ve bir sayı veya OtomatikSayı alanında girilebilecek basamak sayısını sınırlar. Sayı alanlarını aşağıdaki değerlerden birine ayarlayabilirsiniz: Ayar Tanım Bayt 0’dan 255’e kadar olan tamsayıları depolar. Tamsayı -32.768’den 32.767’ye kadar olan tamsayıları depolar. Uzun Tamsayı (Varsayılan) -2.147.483.648’den 2.147.483.647’ye kadar olan tamsayıları depolar. Tek -3,402823E38’den -1,401298E-45’e kadar olan negatif sayıları ve 1,401298E-45’ten 3,402823E38’e kadar olan pozitif sayıları depolar. Çift -1,79769313486231E308’den -4,94065645841247E-324’e kadar olan negatif sayıları ve 1,79769313486231E308’den 4,94065645841247E-324’e kadar olan pozitif sayıları depolar. Ondalık -10^28 -1’den 10^28 -1’e kadar olan sayıları depolar. OtomatikSayı alanları otomatik olarak Uzun Tamsayı’ya ayarlanır. Bir Alandaki Verilerin Boyutunu Sınırlamak 185 Alan Boyutu özelliğini geçerli olan en büyük girdiye ayarlayarak kullanıcıların belirli türde geçersiz bilgileri girmesini önleyebilirsiniz. Alan Boyutu ayarı tarafından izin verilen karakter sayısından daha fazla karakter girmeye çalışırsanız sesli bir uyarı verilir ve Access girişi kabul etmez. Benzer şekilde, bir sayı alanının dışına çıkmaya çalıştığınızda Access, sınırların altındaki ve üstündeki herhangi bir değeri reddeder. Bu alıştırmada tabloda zaten olan ve yeni girdiğiniz veriler üzerindeki etkisini görmek üzere birkaç alanın Alan Boyutu özelliğini değiştireceksiniz. KULLANIN 02_Boyut veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm07 alt klasöründedir. AÇIN 02_Boyut veritabanını açtıktan sonra Alan Özelliği Testi tablosunu Veri Sayfası görünümünde açın. 1. Kaydın içeriğini gözden geçirin. 2. Görünüm araç çubuğunda, Tasarım Görünümü düğmesini tıklayın. 3. fMetin satırında herhangi bir hücreyi tıklayın ve Alan Özellikleri alanında, Alan Tasarım Görünümü Boyutu özelliğini 255’ten 12’ye değiştirin. 4. fSayı satırında herhangi bir hücreyi tıklayın, Alan Boyutu okunu tıklayın ve listeden Bayt’ı seçin. Access metin alanına girilebilecek karakterlerin sayısını 12 ve sayı alanına girilebilecek değerleri 0 ile 255 arasında (0 ve 255 dahil) olacak şekilde sınırlar. 5. Tabloyu kaydedip kaydetmeyeceğiniz sorulduğunda Evet’i tıklayarak Veri Sayfası görünümüne geçin. Tablo bu yeni özellik ayarlarına uymayan veriler içerir, bu nedenle Access bazı verilerin kaybolacağına dair bir uyarı görüntüler. 186 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak 6. Riskin alındığını onaylamak için Evet’i tıklayın, sonra da bir alanın içeriğinin silinmesini kabul etmek için yeniden Evet’i tıklayın. fMetin alanı girmiş olduğunuz 35 karakter yerine artık yalnızca 12 karakter içermektedir. Diğer 20 karakter kalıcı olarak silinmiştir. fSayı alanı boştur çünkü 0 ile 255 arasındaki tamsayılarla sınırlanmıştır ve girdiğiniz 500 değeri silinmiştir. 7. fSayı alanına 2,5 yazın ve tuşuna basın. Access girilen değeri en yakın tamsayıya yuvarlar. KAPATIN Alan Özelliği Testi tablosunu ve 02_Boyut veritabanını kapatın. Bir Alandaki Verinin Biçimini Belirlemek Tablo veya formlarda maske kullandığınızda, bilgileri giren kişiler girişleri yapmaları gereken biçimi ve bu girişlerin ne kadar uzun olması gerektiğini bir bakışta görürler. Verilerin metin, sayı, tarih/saat ve para birimi alanlarına nasıl girileceğini denetlemek için GirişMaskesi özelliğini kullanabilirsiniz. Bu özelliğin, noktalı virgüllerle ayrılmış olan üç bölümü aşağıdaki gibidir: !\(000”) “000\-0000;1;# İlk bölüm yazılacak olan bilgiler için yer tutucu olarak kullanılan parantez ve kısa çizgi gibi karakterler içerir. Bu karakterlerin tümü girdinin nasıl görüneceğini belirler. Aşağıdaki tabloda en çok kullanılan giriş maskesi karakterleri açıklanmıştır: Bir Alandaki Verinin Biçimini Belirlemek 187 Karakter Tanım 0 Gerekli rakam (0’dan 9’a kadar) 9 İsteğe bağlı rakam veya boşluk # İsteğe bağlı rakam veya boşluk; boş yerler boşluğa dönüştürülür; artı ve eksi işaretlerine izin verilir. L Gerekli harf (A’dan Z’ye kadar) ? İsteğe bağlı harf (A’dan Z’ye kadar) A Gerekli harf veya rakam a İsteğe bağlı harf veya rakam & Gerekli karakter (herhangi bir türde) veya boşluk C İsteğe bağlı karakter (herhangi bir türde) veya boşluk < Bundan sonraki tüm karakterler küçük harfe dönüştürülür. > Bundan sonraki tüm karakterler büyük harfe dönüştürülür. ! Maskeye yazılan karakterler maskeyi soldan sağa doğru doldurur. Ünlem işaretini giriş maskesinde herhangi bir yere koyabilirsiniz. \ Bundan sonraki karakterler yazıldığı gibi gösterilir. “herhangi bir Access çift tırnak işareti içindeki dizeyi yazıldığı gibi gösterir. metin” Parola Bir parola giriş kutusu oluşturur. Kutuya yazılan karakterler karakter olarak depolanır ama yıldız işareti (*) ile gösterilir. Bu listede olmayan karakterler yazıldığı gibi gösterilir. Bu listedeki özel karakterlerden birini yazıldığı gibi kullanmak istiyorsanız önüne \ (ters eğik çizgi) koyun. Giriş maskesinin ikinci ve üçüncü bölümleri isteğe bağlıdır. İkinci bölüme 1 yazmak veya boş bırakmak Access’e yalnızca girilen karakterleri depolamasını bildirir; 0 yazmak hem girilen karakterleri hem de maske karakterlerini depolamasını bildirir. Üçüncü bölüme bir karakter girmek Access’e o karakteri yazılacak karakterlerin her biri için bir yer tutucu olarak göstermesini bildirir; boş bırakıldığında yer tutucu olarak bir alt çizgi gösterilir. !\(000”) “000\-0000;1;# giriş maskesi bir tablo veya formdaki bir alanda aşağıdaki görüntüyü oluşturur: (###) ###-#### Bu örnekte girdiyi yalnızca on basamakla (ne fazlası ne de azı) sınırlıyorsunuz. Veritabanı kullanıcısı parantezi, boşluğu, tireyi girmez, Access de bu karakterleri depolamaz (ama doğru biçim özelliğini ayarladığınız takdirde bunları tabloda, formda veya raporda görüntüleyebilirsiniz). Access yalnızca on basamağı depolar. 188 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak Bu bölümde, bir metin alanına girilen sayıları (XXX) XXX-XXXX biçimine dönüştürecek önceden tanımlanmış bir telefon numarası giriş maskesini uygulamak için Giriş Maskesi sihirbazını kullanacaksınız. Sonra bir başka metin alanına girilen ilk harfi büyük harfe dönüştürecek özel bir maske oluşturacaksınız. KULLANIN 03_Doğru veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm07 alt klasöründedir. AÇIN 03_Doğru veritabanını açtıktan sonra Alan Özelliği Testi tablosunu Tasarım görünümünde açın. 1. İlk boş Alan Adı hücresine fTelefon yazın ve veri türünü Metin’e ayarlı bırakın. 2. Satırı seçmek için satır seçicisini tıklayın ve seçilen alanı No alanının hemen altına 3. Tablo tasarımını kaydedin ve fTelefon hâlâ seçiliyken Alan Özellikleri alanında Giriş taşımak için yukarı sürükleyin. Maskesi’ni tıklayın. 4. Giriş Maskesi sihirbazını başlatmak ve ilk sayfasını açmak için hücrenin sağındaki üç Üç Nokta düğmesi nokta düğmesini tıklayın. (Bu özelliği yüklemeniz istenirse Evet’i tıklayın.) 5. Giriş Maskesi listesinde Telefon Numarası seçiliyken İleri’yi tıklayın. Sihirbazın ikinci sayfası giriş maskesini görüntüler ve size neyi yazacağınızı belirten yer tutucu karakterini değiştirme fırsatını verir. Parantezler Access’in belirtilen yelere ekleyeceği karakterlerdir. Dokuzlar isteğe bağlı basmakları, sıfırlar da gerekli olan Bir Alandaki Verinin Biçimini Belirlemek 189 basamakları temsil eder. Bu giriş maskesi, bir telefon numarasını alan koduyla veya alan kodu olmadan girmenize izin verir. İpucu Access maskeyi soldan sağa doldurduğu için bir telefon numarasını alan kodu olmadan girmek üzere ekleme noktasını ilk üç yer tutucudan geçirmek için Sağ Ok tuşuna basmanız gerekecektir. 6. Alan kodunu gerekli yapmak için 999’u 000’a değiştirin, sonra da yer tutucu 7. İleri’yi tıklayın. karakterini # olarak değiştirin. Sihirbazın üçüncü sayfasında, simgeleri verilerle depolamak isteyip istemediğinizi belirtirsiniz. Simgeleri depolarsanız veriler her zaman tablolarda, formlarda ve raporlarda bu biçimde gösterilir. Ancak simgeler yer kaplayarak, veritabanı boyutunun büyümesine neden olur. 190 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak 8. Son’u tıklayarak verileri simgesiz kaydetmek için varsayılan seçimi kabul edin. Access sihirbazı kapatır ve düzenlenen maskeyi Giriş Maskesi olarak görüntüler. 9. Maskeyi kabul etmek için tuşuna basın. Access maskenin biçimini !\(000”) “000\-0000;1;# olarak değiştirir. Maskeyi üç bölümüne ayıran iki noktalı virgüle dikkat edin. Access’e verileri simgesiz kaydetmesini bildirdiğiniz için maskenin ikinci bölümünde hiçbir şey yoktur. Kapatma parantezi ve onu izleyen boşluğun yazıldığı gibi görünmesi Access’in çift tırnak işareti eklemiş olduğuna dikkat edin. İpucu Enter’a bastığınızda Giriş Maskesi’nin önünde bir düğme görünür. Bu Özellik Güncelleştirme Seçenekleri düğmesidir ve bunu tıkladığınızda bir seçenekler listesi görünür. Bu örnekte, yalnızca fTelefon’un kullanıldığı her yere giriş maskesi uygulama ve yardım sağlama seçenekleri vardır. Bu düğme bir başka özelliği düzenlemeye başladığınızda veya başka bir alana geçtiğinizde kaybolur. 10. Değişiklikleri kaydedin ve Veri Sayfası görünümüne geçin. 11. Yeni kayda geçmek için tuşuna basın, fTelefon alanına gitmek için tuşuna basın. Maskenin nasıl çalıştığını görmek için bir dizi rakam ve harf yazın. Access yazdığız her harfi ve fazla rakamı yok sayarak girdiğiniz ilk on rakamı telefon numarası olarak biçimlendirir. On rakamdan az yazarsanız ve veya tuşuna basarsanız, Access girdinin giriş maskesine uygun olmadığı uyarısını verir. İpucu Bir giriş maskesi, girilecek veriler için yer tutuculardan daha fazlasını içerebilir. Örneğin, Giriş Maskesi özelliğinde telefon numarasının önüne “Numara şudur:” yazarsanız, alan için varsayılan giriş Numara şudur: (###) ###-## ## olur. Sonra ekleme noktasını alanın başlangıcına getirip yazdığınız rakamlar metnin değil # yer tutucularının yerini alır. Alan Boyutu ayarı maskedeki karakterlere uygulanmaz, yani ayar 15’se gösterilen karakterlerin sayısı (boşluklar dahil) 28 olsa bile giriş kesilmez. Geçerlilik Kurallarını Kullanarak Verileri Sınırlamak 191 12. Tasarım görünümüne geçin. fBoolean altına yeni bir alan ekleyin ve Soyadı olarak 13. Yeni alanı seçin, Giriş Maskesi’ni tıklayın, >L????????????????? (18 soru işareti) adlandırın. Veri Türü ayarını varsayılan ayar olan Metin olarak bırakın. yazın ve tuşuna basın. Büyüktür simgesi (>) sonraki metni büyük harfe dönüştürür. L bir harf gerektirir. Küçüktür simgesi ()< sonraki metni küçük harfe dönüştürür. Her soru işareti herhangi bir harf yazılmasına veya hiçbir harf yazılmamasına izin verir ve alanda izin vermek istediğiniz en fazla harf sayısından (19, öndeki baş harf dahil) bir eksik soru işareti vardır. Alan Boyutu ayarı en fazla harf sayısından büyük olmalıdır. 14. Değişiklikleri kaydedin, Veri Sayfası görünümüne dönün, bir kaydın Soyadı alanına smith yazın tuşuna basın. Önce SMITH sonra da McDonald yazın. Adı nasıl yazdığınızdan bağımsız olarak, kayıtta yalnızca ilk harf büyük olur. Bu tür bir maskenin bazı sınırlılıkları olsa da, çoğu durumda oldukça kullanışlıdır. KAPATIN Alan Özelliği Testi tablosunu ve 03_Doğru veritabanını kapatın. İpucu Metin, sayı, tarih veya para birimi için kendiniz bir giriş maskesi oluşturabilir veya Giriş Maskesi sihirbazını kullanarak metin ve tarih alanları için birkaç standart maskeden birini uygulayabilirsiniz. Geçerlilik Kurallarını Kullanarak Verileri Sınırlamak Geçerlilik kuralı bir kayıtta bir veya birkaç alanın kabul edeceği bilgileri kesin olarak tanımlayan bir ifadedir. Bir çalışanın işe alındığı tarihin yazılacağı bir alana, yanlışlıkla daha sonraki bir tarihin girilmesini önlemek için bir geçerlilik kuralı kullanabilirsiniz. Veya yalnızca belirli şehirlere teslimat yapıyorsanız, diğer şehir girişlerini reddetmek için telefon veya posta kodu alanında bir geçerlilik kuralı kullanabilirsiniz. Geçerlilik kurallarını yazabilir veya İfade Oluşturucusu’nu kullanabilirsiniz. Alan düzeyinde, Access alandan çıkmayı denediğinizde kuralı girdiyi sınamak için kullanır. Tablo düzeyinde, kayıttan çıkmak istediğinizde Access kuralı birkaç alanın içeriğini sınamak için kullanır. Girdi kurala uymuyorsa Access girdiyi reddeder ve nedenini açıklayan bir ileti görüntüler. 192 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak Bu alıştırmada birkaç alan ve bir tablo geçerlilik kuralı oluşturacak ve sınayacaksınız. KULLANIN 04_Geçerlilik veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm07 alt klasöründedir. AÇIN 04_Geçerlilik veritabanını açtıktan sonra Alan Özelliği Testi tablosunu Tasarım görünümünde açın. 1. fTelefon’u seçin ve Geçerlilik Kuralı kutusunu tıklayın. Geçerlilik Kuralı kutusunun sağında üç nokta düğmesi görünür. Bir ifade oluşturmak üzere İfade Oluşturucusu’nu kullanmak için düğmeyi tıklayabilir veya kutuya bir ifade yazabilirsiniz. 2. Geçerlilik Kuralı kutusuna Like “206*” Or Like “425*” yazın ve tuşuna basın. Sorun Giderme 206 ve 425’ten sonra yıldız işareti koymayı unutmayın. 3. Geçerlilik Metni kutusuna Alan kodu 206 veya 425 olmalıdır yazın. fTelefon alanına yazılan ilk üç rakam için geçersiz bir telefon numarası girildiğinde Access’in göstermesi gereken metni de içeren bir kural oluşturulmuştur. 4. Resim Yazısı kutusuna Telefon Numarası yazın. Geçerlilik Kurallarını Kullanarak Verileri Sınırlamak 193 5. Tabloyu kaydedin. Access veri tutarlılığı kurallarının değiştiğini bildirir. Tablo yeni kuralı ihlal etmektedir çünkü boş telefon numarası alanları içermektedir. 6. Verileri sınamadan ileti kutusunu kapatmak için Hayır’ı tıklayın. İpucu Tabloları örtüşen pencereler (sekmeli belgeler yerine) olarak görüntülerken Tasarım görünümündeki tablonun başlık çubuğunu farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Geçerlilik Kuralını Sına’yı tıklayarak tablodaki geçerlilik kuralını her zaman sınayabilirsiniz. Görünüm seçenekleri hakkında daha fazla bilgi için Bölüm 1 “Access 2007’yi Keşfetmek”teki “Access 2007’de Çalışmak” başlığına bakın. 7. Veri Sayfası görünümüne geçin, ilk alanın adı Telefon Numarası olmuştur. 8. Telefon Numarası alanlarından birinde, ekleme noktasını ilk # işaretinin soluna yerleştirip 3605550109 yazın ve tuşuna basın. İpucu Alanın tamamını seçmek için işaretçiyi Telefon Numarası alanının sol kenarına getirin ve işaretçi kalın bir artı şeklini aldığında alanı tıklayın. Yazmaya başladığınızda ekleme noktası alanın başında olacaktır. Geçerlilik Kuralı ayarı Access’in alan kodunun 206 veya 425 olması gerektiğini bildirdiği bir uyarı kutusu göstermesine neden olur. 9. Uyarı kutusunu kapatmak için Tamam’ı tıklayın, geçerli alan kodlarıyla yeni bir telefon numarası yazın ve tuşuna basın. 10. Tasarım görünümüne dönün ve bir tarih alanı daha ekleyin. Alan adı olarak Tarih2 11. Tablo penceresinde boş bir yeri farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Özellikler’i yazın, veri türünü Tarih/Saat’e ayarlayın ve yeni alanı fTarih’in hemen altına sürükleyin. tıklayın. 194 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak İpucu Bu Özellik Sayfası’nın amacı Alan Özellikleri alanındaki gibi tek bir alan için özellikler ayarlamak yerine tablodaki birden fazla alana uygulanacak özellikleri ayarlamaktır. 12. Geçerlilik Kuralı kutusuna [Tarih2]>[fTarih] yazın ve 13. Geçerlilik Metni kutusuna Tarih2 fTarih’ten ileri olmalıdır yazın ve sayfayı kapatın. tuşuna basın. İkinci tarihin ilkinden her zaman sonra geldiğini güvence altına alan bir tablo geçerlilik kuralı eklenir. 14. Tabloyu kaydedin (veri tutarlılığı uyarı kutusunu kapatmak için Hayır’ı tıklayın) ve 15. Herhangi bir kayıtta, fTarih’e 01.06.07, Tarih2’ye 01.05.07 yazın ve başka bir kaydı Veri Sayfası görünümüne dönün. tıklayın. Access Tarih2’nin fTarih’ten ileri olması gerektiğini bildiren Tablo Özellikleri iletişim kutusunda ayarladığınız Geçerlilik Metni’ni görüntüler. 16. Tamam’ı tıklayın, Tarih2’yi 02.06.2007’ye değiştirin ve başka bir kaydı tıklayın. KAPATIN Alan Özelliği Testi tablosunu ve 04_Geçerlilik veritabanını kapatın. Basit Bir Arama Listesi Oluşturmak Kullanıcılar bir veritabanına aynı bilgi öğelerini çok farklı şekillerde girebilirler. Örneğin, yaşadıkları şehrin adını girmeleri istendiğinde çeşitli yazım hataları ve kısaltmalarla Ankra, Ank, veya ANK. yazabilirler. Birkaç satış personeline bir faturaya belirli bir ürün, müşteri veya taşıyıcının adını girmesini isterseniz büyük olasılıkla hepsi aynı şeyi yazmayacaktır. Doğru seçeneklerin sınırlı olduğu bu gibi durumlarda, bir listeden doğru yanıtı seçmek için seçenek sağlamak veritabanınızın tutarlılığını sağlayacaktır. Verilerin girilişindeki küçük tutarsızlıklar sonradan bilgileri okuyan ve kararlar veren biri için gerçekten önemli olabilir. Örneğin, Ankara ve ANK aynı anlama gelir ama bir bilgisayar işlemleri harfi harfine yaptığı için ANK ’da yaşayanların listesini oluşturmasını istediğinizde veritabanında şehir adı Ankara olarak listelenen hiç kimseyi listeye almayacaktır. Basit Bir Arama Listesi Oluşturmak 195 Bir veritabanına bilgiler girmek için seçenekleri birkaç yolla sınırlayabilirsiniz: l Yalnızca iki seçenek için, bir onay kutusuyla temsil edilen Boolean alanı kullanabilirsiniz. Kutuda onayın olması bir seçeneği, olmaması diğer seçeneği belirtir. l Bir formda birbirini geçersiz kılan birkaç seçenek için, gereken bilgileri bir araya getiren seçenek düğmeleri kullanabilirsiniz. l Birkaç seçenekten fazlası için, açılır kutu (birleşik kutu) en iyi yoldur. Bir açılır kutunun sağ ucundaki oku tıkladığınızda, bir seçenekler listesi görünür. Açılır kutuyla ilişkili olan özelliklere bağlı olarak, istediğiniz seçeneği göremezseniz, olası seçeneklerin listesine eklenecek başka bir şey yazabilirsiniz. l Sıkça değişmeyen seçeneklerin kısa bir listesi için, oluşturduğunuz listedeki seçenekleri açılır kutunun aramasını sağlayabilirsiniz. Bir arama listesini kendiniz de oluşturabilirsiniz ama Arama sihirbazını kullanmak çok daha kolaydır. Bu alıştırmada kullanıcıların içinden seçim yapabileceği bir ay listesi oluşturmak için Arama sihirbazını kullanacaksınız. KULLANIN 05_BasitArama veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm07 alt klasöründedir. AÇIN 05_ BasitArama veritabanını açtıktan sonra Alan Özelliği Testi tablosunu Tasarım görünümünde açın. 1. Soyadı alanının altına yeni bir alan ekleyin. Ay1 olarak adlandırın ve veri türünü Arama sihirbazı’na ayarlayın. Arama Sihirbazı açılır. 196 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak Bir metin alanına girdi sağlayan bir açılır kutu oluşturmak için Arama sihirbazını kullanabilirsiniz. Açılır kutu listesi bir tablo ya da sorgudan gelebilir veya listeyi sihirbaza yazabilirsiniz. İpucu Bir alan için birçok olası girdi varsa veya bunlar sıkça değişecekse, bunları bir tabloya bağlayabilirsiniz. (Bu amaca özel bir tablo oluşturmanız gerekebilir.) Bir alanın değişmeyecek olan yalnızca birkaç olası girdisi varsa, listeyi sihirbaza yazmak daha kolaydır. 2. İstediğim değerleri ben yazacağım seçeneğini seçin ve İleri’yi tıklayın. 3. Sütun sayısını 1’e ayarlı olarak bırakın ve Süt1 sütununu tıklayın. 4. Bir sonraki satıra geçmek için her birinden sonra tuşuna basarak yılın on iki ayını 5. İleri’yi tıkladıktan sonra Son’u tıklayın. 6. Alan Özellikleri alanında, Ay1 alanı için Arama bilgilerini görüntülemek üzere (Ocak, Şubat, vb.) yazın. Arama sekmesini tıklayın. Bu bilgileri sihirbaz girmiştir ama kendiniz bir arama listesi oluşturmak için ne girmeniz gerektiğini kolayca bulabilirsiniz. Basit Bir Arama Listesi Oluşturmak 197 7. Değişiklikleri kaydetmek için Evet’i tıklayarak Veri Sayfası görünümüne geçin. 8. Tüm alanları görebilmek için sütun genişliklerini ayarlamak üzere sütun başlıkları arasındaki dikey çubukları çift tıklayın. İpucu Sütun başlıkları arasındaki dikey çubukları sürükleyerek de sütunları yeniden boyutlandırabilirsiniz. 9. Bir kaydın Ay1 alanını tıkladıktan sonra seçeneklerin listesini görüntülemek için oku tıklayın. Ay1 seçenekler listesinin altında beliren düğmeye dikkat edin. Bu düğmeyi tıkladığınızda Liste Öğelerini Düzenle iletişim kutusu açılır. Bu özellik Access 2007’de yenidir. Veritabanı kullanıcısı düğmeyi tıklayarak veya listede olmayan metni girerek ve listeyi düzenlemek isteyip istemediği sorulduğunda Evet’i tıklayarak düzenleyiciyi açabilir. Kullanıcıların listeyi düzenlemelerini istemiyorsanız, daha sonra bu alıştırmada yapacağımız gibi bu özelliği devre dışı bırakabilirsiniz. 10. Açtıysanız, Liste Öğelerini Düzenle iletişim kutusunu kapatın ve alana girmek için 11. Sonraki Ay1 alanını tıklayın, Oca yazın ve Şubat’ı tıklayın. tuşuna basın. O’yu yazar yazmaz açılır kutu Ocak’ı görüntüler. Ma yazarsanız açılır kutu Mart’ı görüntüler. 198 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak 12. Sonraki Ay1 alanına, ock yazın ve tuşuna basın. Bu girdi listede olmadığı halde, aynen yazdığınız şekilde kabul edilir. Listedeki öğelerin dışındaki bilgilerin girişine izin vermek istediğiniz durumlar olabilir ama istemezseniz, girdileri sınırlamak için alan özelliklerini değiştirmeniz gerekir. 13. Tasarım görünümüne dönün. Ay1 için Arama sekmesindeki Listeyle Sınırla özelliği, listede olmayan bilgilerin girilmesine izin veren Hayır’a ayarlıdır. 14. Listeyle Sınırla’yı Evet’e değiştirin. 15. Değer Listesi Düzenlemelerine İzin Ver’i Hayır’a değiştirin. 16. Tabloyu kaydedin, Veri Sayfası görünümüne dönün, yeni bir Ay1 alanına ock yazın ve tuşuna basın. Access girdiğiniz metnin listede olmadığını bildirir ve girişi reddeder. 17. Microsoft Office Access ileti kutusunda Tamam’ı tıklayın. 18. Ay1 listesinde, Haziran’ı tıklayın. Haziran ayı alanda gösterilir. KAPATIN 05_BasitArama veritabanını değişiklikleri kaydederek kapatın. Birden Çok Sütunlu Arama Listesi Oluşturmak Adların olduğu listeden bir ay seçmek insanlar için uygundur ama bilgisayarınızın bu bilgiyle matematiksel işlemler yapması gerekirse, her ayla ilişkili olan bir sayı listesini kullanması daha kolay olacaktır. Bu alıştırmada, kullanıcının içinden seçim yapabileceği iki sütunlu ay listesi oluşturmak için Arama sihirbazını kullanacaksınız. KULLANIN 06_ÇokSütunluArama veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_ Access2007 altındaki Bölüm07 alt klasöründedir. AÇIN 06_ÇokSütunluArama veritabanını açtıktan sonra Alan Özelliği Testi tablosunu Tasarım görünümünde açın. 1. Ay1’in altına yeni bir alan ekleyin, Ay2 olarak adlandırın ve veri türünü Arama Sihirbazı’na ayarlayın. Birden Çok Sütunlu Arama Listesi Oluşturmak 199 2. İstediğim değerleri ben yazacağım seçeneğini seçin ve İleri’yi tıklayın. 3. İkinci bir sütun eklemek için 2 yazın ve Süt1 hücresini tıklayın. Access Süt2 etiketli ikinci bir sütun ekler. 4. Aşağıdaki sayıları ve ayları iki sütuna girin: Sayı Ay 1 Ocak 2 Şubat 3 Mart 4 Nisan 5 Mayıs 6 Haziran 7 Temmuz 8 Ağustos 9 Eylül 10 Ekim 11 Kasım 12 Aralık Sihirbazın içinde görünür olmalarını sağlamanın dışında Arama sihirbazındaki sütunların genişliğini ayarlamak gerekli değildir. 5. İleri’yi tıkladıktan sonra Son’u tıklayın. 200 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak 6. Alan Özellikleri alanında, Ay2 alanı için Arama bilgilerini görüntülemek üzere Arama sekmesini tıklayın. Sihirbaz sütun bilgilerini Satır Kaynağı kutusuna eklemiş ve diğer özellikleri belirlemelerinize göre ayarlamıştır. 7. Listeyle Sınırla’yı Evet’e değiştirin ve Değer Listesi Düzenlemelerine İzin Ver’i Hayır’a değiştirin. İpucu Bir özelliğin iki veya daha fazla olası değeri olduğunda, listeyi açmak için oku tıklamak yerine, değeri çift tıklayarak değerler arasında hızlıca geçiş yapabilirsiniz. Birden Çok Sütunlu Arama Listesi Oluşturmak 201 8. Değişiklikleri kaydedin, Veri Sayfası görünümüne geçin ve seçenekler listesini 9. Ay2 listesinde, Ocak’ı tıklayın. görüntülemek için Ay2’yi tıklayın. Access alanda 1 sayısını görüntüler, bu da bilgisayar için kullanışlıdır. Ancak, kullanıcıların iki sütunla karşılaşmaları ve tıkladıkları veya yazdıklarından farklı bir şey görmeleri kafalarını karıştırabilir. 10. Tasarım görünümüne geçin ve ilk sütunun gösterilmesini önlemek için Sütun 11. Değişiklikleri kaydedin, Veri Sayfası görünümüne dönün ve sınamak için Ay2’yi iki Genişlikleri kutusunda ilk sütun için “2,54 cm”olarak görünen genişliği 0’a değiştirin (cm yazmanıza gerek yoktur). kayıtta Şubat’a, bir kayıtta Mart’a değiştirin. Listede artık yalnızca ayın adı gösterilir ve bir ayı tıkladığınızda alanda adı görünür. Ancak, gerçekte Access listenin ilk sütunundaki ilişkili sayıyı kaydeder. 12. Ay2 sütununda herhangi bir hücreyi farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Metin Filtreleri’ni işaret edin ve Eşittir’i tıklayın. 202 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak 13. Özel Filtre kutusuna 2 yazın ve tuşuna basın. Access, şimdi yalnızca Ay2 alanında Şubat olan iki kayıt görüntüler. 14. Filtreyi Değiştir düğmesini tıklayın ve Ay2 alanında Mart olan tek kaydı görüntülemek için bu kez kutuya 3 yazarak Adım 12 ve 13’ü tekrarlayın. KAPATIN 06_ÇokSütunluArama veritabanını değişiklikleri kaydederek kapatın. Bir Tablodaki Bilgileri Güncelleştirmek Bir veritabanını kullandıkça ve veritabanı giderek büyüdükçe hataların çıktığını ve bazı bilgilerin zaman aşımına uğradığını görebilirsiniz. Değiştirilmesi gereken kayıtları ararken kayıtlar arasında gezinmekten bunalabilirsiniz ama endişelenmeyin, bunun için Access tarafından sağlanan araçları kullanabilirsiniz. Aynı sözcük veya ifadenin örneklerini bulmak veya değiştirmek isterseniz, Düzenleme menüsündeki Bul ve Değiştir komutlarını kullanabilirsiniz. Bu komutlar Microsoft Office Word veya Microsoft Office Excel’deki eşdeğer komutlara benzer şekilde çalışır. Veritabanında depolanan bilgileri belirli koşullar altında değiştirmek isterseniz, sorgunun sonucu üzerinde bir eylem gerçekleştiren bir güncelleştirme sorgusuna gereksinim duyarsınız. İpucu Bir güncelleştirme sorgusunun çalıştırılması tabloda geri alınmaz değişiklikler yapar; bu yüzden bir sorguyu çalıştırmadan önce bir yedek kopya oluşturmanız gerekir. Bir tablonun kopyasını Gezinti Bölme’sinde Tablolar listesinde, tabloyu tıklayıp Ctrl+C’ye bastıktan sonra kopyayı yapıştırmak için Ctrl+V’ye basarak hızlıca oluşturabilirsiniz. Tabloyu Farklı Yapıştır iletişim kutusunda, yeni tablo için bir ad yazın ve Tamam’ı tıklayın. Bu alıştırmada, seçili öğelerin fiyatını yüzde 10 oranında artıran bir güncelleştirme sorgusu oluşturacaksınız. Bir Tablodaki Bilgileri Güncelleştirmek 203 KULLANIN 07_Güncelleştir veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm07 alt klasöründedir. AÇIN 07_Güncelleştir veritabanını açın. 1. Oluştur sekmesinde, Diğer grubunda, Sorgu Sihirbazı’nı tıklayın. 2. Yeni Sorgu iletişim kutusunda, Basit Sorgu Sihirbazı seçiliyken Tamam’ı tıklayın. 3. Tablolar/Sorgular listesinde, Tablo: Kategoriler’i tıklayın. 4. Kullanılabilir Alanlar listesinden, Seçili Alanlar listesine taşımak için KategoriAdı’nı 5. Tablolar/Sorgular listesinde, Tablo: Ürünler’i tıklayın. 6. Kullanılabilir Alanlar listesinden, Seçili Alanlar listesine taşımak için ÜrünAdı ve 7. Basit Sorgu Sihirbazı iletişim kutusunda, varsayılan Ayrıntılı ayarını ve sorgu adını çift tıklayın. BirimFiyat’ı çift tıklayın. kullanarak sorguyu oluşturmak için Son’u tıklayın. Access sorgu sonuçlarını veri sayfasında görüntüler. Yalnızca Kategori Adı, Ürün Adı ve Birim Fiyat alanları gösterilir. 204 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak 8. Sorguyu Tasarım görünümünde görüntüleyin. Geçerli sorgu sonuçları tüm kategorilerdeki ürünleri içerir. Yalnızca çiçekler ve ağaçlar kategorilerindeki ürünlerin fiyatlarını artırmak istiyorsunuz, bu nedenle sonraki göreviniz yalnızca bu kategorileri seçmek için sorguyu değiştirmektir. 9. KategoriAdı altında, Ölçüt satırına, çiçekler yazın. Sonra da veya satırına, ağaçlar 10. Yalnızca soğanların ve kaktüslerin listelenmesi için sorguyu çalıştırmak üzere Çalıştır yazın. düğmesini tıklayın ve Tasarım görünümüne dönün. Sorgu şimdi yalnızca değiştirmek istediğiniz kayıtları seçer. Ama kayıtları gerçekten değiştirmek için bir güncelleşirime sorgusu kullanmanız gerekir İpucu Bir eylem sorgusunu doğrudan oluşturamazsınız; önce bir seçme sorgusu oluşturmanız sonra da sorguyu eylem türlerinden biri olarak değiştirmeniz gerekir. Var olan bir seçme sorgusu Tasarım görünümünde açıkken, onu bir eyelm sorgusuna dönüştürecek olan komutu Sorgu Türü grubunda ve sorgu penceresini farenin sağ düğmesiyle tıklayıp Sorgu Türü’nü işaret ettiğinizde görünen kısayol menüsünde bulabilirsiniz. Bir Tablodaki Bilgileri Güncelleştirmek 205 11. Sorguyu Tasarım görünümünde görüntüleyin. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Sorgu Türü grubunda, Güncelleştir düğmesini tıklayın. Access seçme sorgusunu bir güncelleştirme sorgusuna dönüştürür. Tasarım kılavuzunda, Sırala ve Göster satırları kaybolur ve bir Güncelleştir satırı görünür. 12. BirimFiyat altında, Güncelleştir satırında, [BirimFiyat]*1.1 yazın. İpucu BirimFiyat’ın parantez içine alınması onun bir Access nesnesi olduğunu belirtir. Bu ifadeyi eklemek için İfade Oluşturucusu kullanırsanız, şunun gibi görünür: [Ürünler] [BirimFiyat]*1,1. Alanın bu tanımı içinde bulunduğu tabloyu da gösterdiği için bu ifadeyi başka tablolara da ekleyebilrisiniz. 13. Veri Sayfası görünümüne geçin. Bir seçme sorgusunda, Görünüm düğmesini tıklamak Çalıştır düğmesini tıklamakla aynıdır. Ama bir güncelleştirme sorgusunda Görünüm düğmesini tıklamak sadece güncelleştirilecek olan alanların listesini görüntüler. Bu durumda seçme sorgusunda daha önce gösterilen birim fiyatların listesini görürsünüz. 14. Tasarım görünümüne geçin. Sorgu Araçları Tasarım bağlamsal sekmesinde, Sonuçlar grubunda, Çalıştır düğmesini tıklayın. Access yapmak üzere olduğunuz değişiklikleri geri alamayacağınıza dair bir uyarı görüntüler ve kayıtları günceleştirmek istediğinizi onaylayıp onaylamadığınızı sorar. 15. Microsoft Office Access ileti kutusunda, Evet’i tıklayın. Sonra tüm fiyatların yüzde 16. Sorguyu kaydedin ve kapatın. 10 oranında artırıldığı BirimFiyat alanını görüntülemek için Görünüm Veri Sayfası düğmesini tıklayın. KAPATIN 07_Güncelleştir veritabanını kapatın. 206 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak Bir Tablodan Bilgileri Silmek Bir veritabanındaki bilgiler zamanla kullanılamaz hale gelebilir. Örneğin, örnek veritabanımızdaki Ürünler tablosu şirketin şu anda sunduğu veya geçmişte satmış olduğu tüm ürünleri listeler. Sonlandı alanına bir onay işareti koyarak satış için artık ürünün olmadığını belirtebilirsiniz. Sonlanan ürünler katalogda gösterilmez veya satışa sunulmaz ama tekrar satılmalarının mümkün hale gelmesi durumuna karşı bir süre veritabanında tutulutlar. Benzer bir durum uzun zamandır sipariş ama hâlâ sipariş verme olasılığı olan müşteriler için söz konusudur. Veritabanını verimli tutmak için elden geçirip tarihi geçmiş kayıtları atmak iyi bir fikirdir. Tabloları tek tek inceleyip kayıtları kendiniz silebilirsiniz ama silmek istediğiniz kayıtların ortak bir yanları varsa tümünden çabucak kurtulmak için bir silme sorgusu kullanabilirsiniz. Önemli Kayıtları bir veritabanından silerken birkaç şeyi unutmayın. Birincisi, silinen kayıtları kurtaramazsınız. İkincisi, bir silme sorgusunun etkisi amaçladığınızdan daha ileri gidebilir. İçindeki kayıtları sildiğiniz tablo bir başka tabloya bağlıysa ve aralarındaki ilişki için İlişkili Kayıtları Art Arda Sil seçeneği seçiliyse, ikinci tablodaki kayıtlar da silinecektir. Bu zaten istediğiniz bir şey olabilir ama bazen de değildir. Örneğin, sonlanan ürünleri silerken bunlarla birlikte önceki satışları silmeyi büyük olasılıkla istemezsiniz. Bu sorunlara karşı önlem almak için, kayıtları silmeden önce veritabanınızı yedeklemek veya yeni bir tablo oluşturmak (Silinen Bu alıştırmada, tüm sonlanan ürünleri bir veritabanı tablosundan kaldırmak için bir silme sorgusu oluşturacaksınız. KULLANIN 08_Sil veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm07 alt klasöründedir. AÇIN 08_Sil veritabanını açın. 1. Oluştur sekmesinde, Diğer grubunda, Sorgu Tasarımı’nı tıklayın. Access yeni bir sorgu nesnesi ve Tabloyu Göster iletişim kutusunu açar. 2. Tabloyu Göster iletişim kutusunda, Ürünler tablosunu sorgu penceresinin liste alanına eklemek için çift tıklayın, sonra da Kapat’ı tıklayın. Bir Tablodan Bligileri Silmek 207 3. Ürünler alan listesinde, tablodaki tüm alanları sorguya kopyalamak için yıldız işaretini çift tıklayın. Tasarım kılavuzunun ilk sütununun Alan satırında Ürünler* ve Tablo satırında Ürünler görünür. Önemli Alan listesindeki yıldız işaretini çift tıklamak, alanların her birinin kendi sütununda görünmesini sağlamadan bir tablodaki tüm alanları bir sorguya taşımanın hızlı bir yoludur. Ancak, bu yolla çok sayıda alan seçtiğinizde alanlar için tek tek Sırala, Göster ve Ölçüt değerlerini ayarlayamazsınız. Bu değerleri ayarlamak için, gerekli alanları tasarım kılavuzuna eklemeniz gerekir, böylece bunları iki kez eklemiş olursunuz. Alanları iki kez görüntülememek için yinelenen alanlardan birinin Göster satırındaki onay işaretini kaldırın. 4. Ürünler alan listesinden, tasarım kılavuzundaki bir sonraki sütuna kopyalamak için Sonlandı’yı çift tıklayın. 208 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak 5. Bu seçme sorgusunu bir silme sorgusuna dönüştürmek için Sorgu Türü grubunda, Sil düğmesini tıklayın. Tasarım kılavuzunda Sil satırı görünür, Sırala ve Göster satırları kaybolur. Ürünler tablosundaki tüm alanlara başvuru olan ilk sütunda, Sil satırı bunun kayıtların silineceği tablo olduğunu belirten İlk sözcüğünü içerir. Sonlandı alanıyla yaptığınız gibi diğer sütunlara tek tek alanları eklediğinizde, Sil satırı her sütunda bu alanın silme ölçütünü içerebileceğini belirten Koşul sözcüğünü görüntüler. 6. Sonlanadı’nın altında, Ölçüt satırına, Evet yazın. Sonlandı alanı veri sayfasında seçildiğine Evet’i ve seçilmediğinde Hayır’ı belirten bir onay kutusu olarak temsil edilen Boolean veri türüne ayarlanmıştır. Tüm sonlanan ürünleri bulmak için, Sonlandı alanı Evet’e ayarlanmış kayıtları seçmeniz gerekir. 7. Sorgunun doğru çalışıp çalışmadığını denetlemek için Veri Sayfası görünümüne geçin. Bir Tablodan Bligileri Silmek 209 Sorgu çalıştırdığınızda silinecek olan sonlanmış 18 ürünün listesini görüntüler. Tüm kayıtların Sonlandı alanında bir onay işareti olduğunu görmek için sayfayı sağa kaydırın. 8. Tasarım görünümüne geçin. Silme sorgusunu çalıştırmak için Tasarım bağlamsal sekmesinde, Sonuçlar grubunda, Çalıştır düğmesini tıklayın. Access bu işlemin kalıcılığını hatırlatmak için bir uyarı görüntüler. İpucu Kayıtları gerçekten silmeden önce Veritabanı Araçları sekmesinde Göster/ Gizle Grubunda İlişkiler düğmesini tıklayarak İlişkiler penceresini açmak isteyebilirsiniz. İçinden verileri silmek istediğiniz tablonun silinmemesi gereken bilgiler içeren bir tabloyla ilişkisi varsa, ilişki satırını çift tıklayın, İlişkileri Düzenle’yi tıklayın ve Bilgi Tutarlılığına Zorla onay kutusunun seçili, İlişkili Kayıtları Art Arda Güncelleştir onay kutusunun seçili olmadığından emin olun. 9. Kayıtları silmek için Microsoft Office Access iletişim kutusunda, Evet’i tıklayın. 10. Veri Sayfası görünümüne dönün ve tüm kaytıların silinmiş olduğunu doğrulayın. 210 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak 11. Aynı silme sorgusunu ileride çalıştırabileceğinizi düşünüyorsanız sorguyu kaydedin ve adlandırın. İpucu Birinin kazara bir silme sorgusu çalıştırmasından ve kayıtları yok etmesinden endişe ediyorsanız sorguyu kaydetmeden önce onu seçme sorgusu olarak değiştirin. Seçme sorgusunu daha sonra Tasarım görünümünde açabilir ve çalıştırmak istediğiniz bir dahaki sefere bir silme sorgusuna dönüştürebilirsiniz. KAPATIN Sorguyu ve 08_Sil veritabanını kapatın. Veritabanı Sorunlarını Çözmek Bir Access veritabanının günlük kullanımında, kayıtları eklerken ve silerken, form ve raporları değiştirirken, vb işlemlerde çeşitli sorunlar ortaya çıkabilir. Bu durum, özellikle veritabanı yerel bir sürücü yerine bir ağ paylaşımında depolanıyorsa ve çok kullanıcı tarafından erişilebiliyorsa daha çok görülür. Siz veritabanı dosyalarını açıp çalıştıkça Access onların durumunu izler. Bir sorun ortaya çıkarsa, Access çözmeyi dener. Access sorunu çözemezse, genellikle bir çözüm bulmanıza yardım edebilecek ek bilgiler sağlar. Ama ne yazık ki Access sorunları her zaman veritabanını etkilemeden önce tespit edemez. Bir sorun olduğunda veritabanı performansının düştüğünü veya değişken hale geldiğini fark edersiniz. Gerçekten herhangi bir hata oluşmasa bile, normal bir veritabanı kullanımı zamanla veritabanının iç yapısının parçalara bölünmesine neden olabilir, bu da dosyaların şişmesine ve disk alanının verimsiz kullanımına yol açar. Sorunları tespit etmesi için Access’i beklemenize gerek yoktur. Veritabanınızı sağlıklı ve düzgün çalışır tutmanıza yardım etmesi için yapabileceğiniz çeşitli şeyler vardır. Herhangi bir dosya türündeki hasar veya bozulmaya karşı ilk savunma hattınız yedek tutmaktır. Veritabanı dosyaları diskette yedeklenmek için fazla büyük hale çabuk gelirler ama başka birçok seçeneğiniz vardır; dosyayı ağdaki bir başka bilgisayara veya USB flaş disk gibi taşınabilir bir medyaya kopyalayabilir, bir başka konuma e-posta eki olarak gönderebilir, bir teyp yedeği oluşturabilir veya bir CD-ROM’a yazdırabilirsiniz. İpucu Access 2007’de bir veritabanı yedeklemek için Microsoft Office Düğmesini tıklayın, Yönet’i işaret edin sonra da Veritabanını Yedekle’yi tıklayın. Veritabanı Sorunlarını Çözmek 211 Veritabanınızı düzgün çalışır durumda tutmak için aşağıdaki Access yardımcı programlarını kullanabilirsiniz: l Veritabanını Sıkıştır ve Onar. Bu yardımcı program önce dosyanın sabit diskinizde depolanma şeklini yeniden düzenler sonra da tablolardaki, formlardaki ve modüllerdeki bozulmaları onarır. l Performans Çözümleyicisi. Bu yardımcı program veritabanınızdaki nesneleri çözümler ve üç türlü geribildirim sunar: fikirler, teklifler ve öneriler. Access’e teklifler ve önerilerin herhangi birini sonuna kadar izleyerek dosyayı en iyi duruma getirmesini bildirebilirsiniz. l Veritabanı Belgeleyicisi. Bu araç, gerekmesi durumunda veritabanını yeniden oluşturmak için yeterli bilgileri içeren ayrıntılı bir rapor üretir. l Tabloyu Çözümle. Bu sihirbaz standart veritabanı tasarım ilkelerine uyumluluk açısından veritabanı tablolarını sınar, sorunlara çözümler önerir ve bu çözümleri isteğinizde uygular. l Microsoft Office Tanılama. Bu komut Microsoft Office programlarıyla ilgili sorunları tespit edip onarmaya çalışır. Önemli Microsoft Office Tanılama yardımcı programını çalıştırırken dikkatli olun, çünkü tüm Office programlarınızı etkileyen dosyaları ve kayıt defteri ayarlarını değiştirebilirsiniz. Bu alıştırmada, bir veritabanının yedeğini alacaksınız, sonra da Veritabanını Sıkıştır Ve Onar, Performans Çözümleyicisi ve Veritabanı Belgeleyicisi yardımcı programlarını çalıştıracaksınız. KULLANIN 09_Önle veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm07 alt klasöründedir. AÇIN 09_Önle veritabanını açın. Veritabanı tablolarının hiçbirini açmayın. 1. Microsoft Office Düğmesini tıklayın, Yönet’i işaret edin ve Veritabanını Yedekle’yi 2. Farklı Kaydet iletişim kutusunda, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm05 klasörüne tıklayın. gidin ve Kaydet’i tıklayın. 212 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak İpucu Bir veritabanını yedeklerken, Access geçerli tarihi dosya adına 09_ Önle_2007-04-22.accdb biçiminde ekler. Dosya adını istediğinz gibi değiştirebilirsiniz. Access veritabanının sıkıştırılmış bir kopyasını belirtilen klasörde oluşturur. 3. Microsoft Office Düğmesini tıklayın, Yönet’i işaret edin ve Veritabanı Özellikleri’ni tıklayın. Veritabanı Özellikleri iletişim kutusu veritabanınız hakkındaki bilgileri beş sekmede göstererek açılır. 4. Genel sekmesindeki, veritabanı boyutunu not edin ve iletişim kutusunu kapatmak 5. Microsoft Office Düğmesini tıklayın, Yönet’i işaret edin, sonra da Veritabanını için Tamam’ı tıklayın. Sıkıştır ve Onar’ı tıklayın. Sorulursa güvenlik uyarısını onaylayın. Yardımcı programın çalışması yalnızca birkaç saniye alır ve veritabanının görünümünde hiçbir fark görmezsiniz. Sorun Giderme Veritabanının geçici bir kopyasını sabit diskinizde depolayacak yeterli alan ya da uygun izinleriniz yoksa veya veritabanını bir başka kullanıcı da açtıysa, Veritabanını Sıkıştır Ve Onar işlevi çalışmaz. Veritabanı Sorunlarını Çözmek 213 6. Veritabanının boyutunu görüntülemek için Adım 3 ve 4’ü tekrarlayın ve özgün veritabanı boyutuyla karşılaştırın. Veritabanını bir süredir kullanıyorsanız, boyutunda yüzde 10 ila yüzde 25’lik azalma bekleyebilirsiniz. İpucu Bir veritabanını sıkça sıkıştırmak ve onarmak iyi bir fikirdir. Veritabanı her kapandığında sizin için Access’in bunu yapmasını sağlayabilirsiniz. Bunu yapmak için Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, Access Seçenekleri düğmesini tıklayın ve Geçerli Veritabanı sayfasında Kapatırken Düzenle onay kutusunu işaretleyin, sonra da Tamam’ı tıklayın. 7. Veritabanı Araçları sekmesinde, Çözümle grubunda, Başarımı Çözümle düğmesini tıklayın. Performans Çözümleyicisi iletişim kutusu açılır. Bu iletişim kutusu yardımcı programın çözümleyebileceği her nesne türü için birer sekme ve var olan tüm veritabanı nesnelerini gösteren bir sekme içerir. 8. Tüm Nesne Türleri sekmesinde, Tümünü Seç’i tıklayın, sonra da çözümleyiciyi çalıştırmak için Tamam’ı tıklayın. Bittiğinde, Performans Çözümleyicisi sonuçlarını görüntüler. (Gördüğünüz sonuçlar burada gösterilenlerden farklı olabilir.) 214 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak Çözümleme Sonuçları listesinin sol sütunundaki simgeler her girdinin kategorisi olan: Öneri, Teklif ve Fikir’i belirtmektedir. (İyileştirme işlemlerinden birini yaptıktan sonra, Sabit girdiler de listede görünecektir.) Bir girdiyi tıkladığınızda, Çözümleme Notları bölümünde o girdi hakkında bilgiler görüntülenir. 9. Her girdiyi sırayla tıklayarak listeyi inceleyin ve tüm çözümleme notlarını okuyun. Tekliflerin çoğu, her ne kadar PostaKodu’nun veri türünü Uzun Tamsayı olarak değiştirmek gibi bu veritabanı için uygun olmayan bazı teklifler olsa da, geçerlidir. 10. Performans Çözümleyicisi iletişim kutusunu kapatın. 11. Veritabanı Araçları sekmesinde, Çözümle grubunda, Veritabanı Belgeleyicisi düğmesini tıklayın. Belgeleyici iletişim kutusu açılır. Bu iletişim kutusu Performans Çözümleyicisi’ne benzemektedir. Yardımcı programın belgeleyebileceği her nesne türü için birer sekme ve var olan tüm veritabanı nesnelerini gösteren bir sekme içerir. Veritabanı Sorunlarını Çözmek 215 12. Tablolar sekmesinde, Seçenekler düğmesini tıklayın. Tablo Yazdırma Tanımı iletişim kutusu açılır. İletişim kutusu seçili iletişim kutusu sekmesindeki nesnelerle ilişkili yazdırma seçenekleri sunar. Seçenekler her sekme için farklıdır ama tümü, her nesne türü için belgelendirme yapabileceğiniz benzer seçeneklerdir. 13. Tablo Yazdırma Tanımı iletişim kutusunda, İptal’i tıklayın. 14. Tüm Nesne Türleri sekmesinde, Tümünü Seç’i tıklayın, sonra da belgelendirme işlemini başlatmak için Tamam’ı tıklayın. İpucu Belgeleyici yardımcı programıyla üretilen raporu kaydedemezsiniz ama Word RTF dosyası, Access veritabanı, metin dosyası, XML dosyası veya HTML belgesi olarak verebilirsiniz. Bunu yapmak için raporu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Ver’i işaret edin ve istediğiniz biçimi tıklayın. 216 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak İşlem bittiğinde Access Baskı Önizleme’de bir rapor görüntüler. Bu rapor yüzlerce sayfaya kadar varabileceğinden büyük olasılıkla yazdırmak istemezsiniz. Ancak, bunun gibi bir raporu kendi veritabanlarınız için oluşturmanız ve saklamanız, onları yeniden oluşturmanız gerekmesi durumunda çok işe yarar. KAPATIN Nesne Tanımı raporunu ve 09_Önle veritabanını kapatın. Sonraki bölüme geçmeyecekseniz Access’ten çıkın. Önemli Noktalar 217 Önemli Noktalar l Bir Access veritabanına girilebilecek verilerin türünü ve miktarını sınırlayan özellikleri ayarlayabilirsiniz. l Değiştir komutunu kullanarak belirli sözcük ve ifadeleri değiştirebilir ve bir eylem sorgusu çalıştırarak koşullu değişiklikleri uygulayabilirsiniz. l Veri Türü ayarı metin, sayı, tarih vb. gibi belirli bir veri türüne girişi sınırlar. Metin, Sayı ve Otomatik Sayı veri türleri için Alan Boyutu özelliği bir metin alanında izin verilen karakter sayısını, bir sayı veya Otomatik Sayı alanında izin verilen rakam sayısını sınırlar. Giriş Maskesi özelliği verilerin girilme biçimini denetler. l Bir kayıtta bir veya birkaç alanda kabul edilecek bilgileri kesin olarak tanımlamak için bir geçerlilik kuralı kullanabilirsiniz. Alan düzeyinde, bir alandan çıkmayı denediğinizde Access kuralı girdiyi sınamak için kullanır. Tablo düzeyinde, kayıttan çıkmak istediğinizde Access kuralı birkaç alanın içeriğini sınamak için kullanır. Her iki durumda da, Access kurala uymayan girdileri reddeder. l Sabit bir girdi kümesi olan alanlarda, kullanıcıların doğru bilgileri girdiklerinden emin olmak için bir arama alanı kullanabilirsiniz. Bu yöntem tutarsızlıkları önler, böylece verilerinizin sıralanmasını ve aranmasını daha kolay hale getirir. l Bir alandaki içerikleri değiştirmek gibi bir eylemi hızlıca gerçekleştirmek için bir sorgunun sonuçlarını temel alarak bir güncelleştirme sorgusu kullanabilirsiniz. l Belirli ölçütlere uyan kayıtları hızlıca silmek için bir silme sorgusu kullanabilirsiniz. Bir silme sorgusunu çalıştırmadan önce veritabanınızı daima yedeklemelisiniz ve kayıtları bu yolla silerken dikkat etmelisiniz. Bir silme sorgusunun etkileri amaçladığınızdan daha ileri gidebilir ve silinen kayıtları kurtaramazsınız. l Veritabanınızı düzgün çalışır durumda tutmak için kullanabileceğiniz birkaç yardımcı program vardır: Veritabanını Sıkıştır Ve Onar, Performans Çözümleyicisi, Veritabanı Belgeleyicisi ve Microsoft Office Tanılama. Bir Bakışta Bölüm Sihirbaz kullanarak ve kullanmadan bir rapor oluşturmak, sayfa 221 ve 233 Bir raporun tasarımını ve içeriğini değiştirmek, sayfa 227 ve 237 Bir rapora alt rapor eklemek, sayfa 239 8 Raporlarla Çalışmak Bu bölümde öğrenecekleriniz: 4 Sihirbaz kullanarak ve kullanmadan bir rapor oluşturmak 4 Bir raporun tasarımını ve içeriğini değiştirmek 4 Bir rapora alt rapor eklemek 4 Bir raporun önizlemesini yapmak ve raporu yazdırmak Raporlar genellikle daha büyük bilgi birimlerinin özetleridir. Örneğin, veritabanınız binlerce sipariş hakkında ayrıntılı bilgi tutabilir. Bu siparişleri düzenlemek veya yenilerini girmek istiyorsanız bunu doğrudan tabloda veya formla yapabilirsiniz. Şirketin satışlarındaki artış oranını görüntülemek için bu siparişleri özetlemek isterseniz bir rapor üretirsiniz. Bir şirketin etkinliklerinin raporu veya bir yıllık raporu gibi, Microsoft Office Access 2007’de oluşturulan raporlar genellikle belirli kişilere yönelik olarak belirli bir bakış açısıyla bilgilerin özetlenmesi ve düzenlenmesi amacıyla kullanılır. Bir raporu tasarlarken, ana konuyu, hedef kitleyi ve gereksinim duyacakları bilgilerin düzeyini düşünmek önemlidir. Bu bölümde, sihirbaz kullanarak ve kullanmadan rapor oluşturacaksınız. Bir raporun düzeninin ve içeriğinin nasıl değiştirileceğini ve raporların birbirlerinin içine nasıl yerleştirileceğini öğreneceksiniz. Son olarak da bir raporun yazdırıldığında nasıl görüneceğini görmek için önizlemesini yapacaksınız. Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın. Önemli Bu bölümdeki uygulama dosyalarını kullanabilmek için kitabın CD’sinden varsayılan konumlarına yüklemeniz gerekmektedir. Daha fazla bilgi için “Kitabın CD’sini Kullanmak” bölümüne bakın. 219 220 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak Sorun Giderme Kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri ve yönergeler Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse “Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler” bölümüne bakın. Formlar ve Raporlar Raporlar birçok bakımdan formlara benzer; örneğin: l Onları sihirbaz kullanarak oluşturabilir ve tasarım ortamında değiştirebilirsiz. l Etiketler, metin kutuları, resimler ve başka denetimler ekleyebilir özelliklerini ayarlayabilirsiniz. l Bir veya daha fazla kayıttaki ve bir veya daha fazla tablo ve sorgudaki bilgileri görüntüleyebilirsiniz. l Birden çok üstbilgi ve altbilgi kullanabilirsiniz. Form ve raporların ortak bir amacı vardır: Bir veritabanında depolanan bilgilere kolay erişim sağlamak. Formlarla raporların arasındaki temel farklarsa şunlardır: l Formlar bilgileri girmek, görüntülemek ve düzenlemek için kullanılır. Raporlar yalnızca bilgileri görüntülemek için kullanılır. l Formlar genellikle ekranda görüntülenir. Raporların ekranda önizlemesi yapılır ama genellikle raporlar yazdırılır. l Formlar kayıtlara ayrıntılı bir bakış sağlar ve veritabanıyla fiilen çalışan kişiler içindir. Raporlar verileri gruplandırmak ve özetlemek için kullanılır ve veritabanıyla fiilen çalışan kişiler için değil, başka işler için veritabanında depolanan bilgileri kullananlar içindir. Form ve raporlar birbirine oldukça fazla benzediğinden rapor iyileştirme ve yazdırma yeteneklerinden yararlanmak istediğinizde, formu bir rapor olarak kaydedebilirsiniz. Sihirbaz Kullanarak Rapor Oluşturmak 221 Sihirbaz Kullanarak Rapor Oluşturmak Bir Access raporunun içeriğini iki genel kategoriye bölebilirsiniz: bir veya birden fazla tablodan toplanan bilgiler ve bunun dışındakiler. Bunun dışındakiler kategorisi sayfa üstbilgisi ve altbilgisi, tanıtıcı ve açıklayıcı metin, logo arka planı, grafikler ve veritabanı içeriğini temel alan hesaplamaları içerir. Rapor sihirbazını kullanarak basit bir sayfa düzeniyle, stiller eklenebilen ve belirttiğiniz her alan için bir metin kutusuyla ilişkili etiketini ekleyen temel bir rapor oluşturabilirsiniz. Temel rapor gereksinimlerinizi karşılamazsa, onu Tasarım görünümünde geliştirebilirsiniz. Bir rapora birden çok tablo eklerseniz, sihirbaz tablolar arasındaki ilişkileri değerlendirir ve kayıtları mantıklı olabilen bir şekilde gruplandırmayı teklif eder. Önemli İlişkiler penceresinde tablolar arasındaki ilişkiler henüz oluşturulmamışsa, devam etmeden önce sihirbazı iptal etmek ve bu ilişkileri kurmak zorundasınız. Alıştırmalarda gerekli ilişkiler uygulama dosyalarında tanımlanmıştır. Ayrıca Bakınız İlişkilerin oluşturulması hakkında daha fazla bilgi için Bölüm 5 “Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak”taki “İlişkiler” açıklama kutusuna bakın. Bir rapordaki bilgileri bir veya birden fazla tablodaki verilere göre gruplandırabilirsiniz. Örneğin, ürünleri kategorilere göre gruplandırabilirsiniz. Bunu yaptığınızda sihirbaz önce kategoriyi temel alan tabloyu, sonra her kategorideki ürünleri sıralar. Sonra değişen her kategori için bir grup üstbilgisi oluşturur. Ayrıca her gruba, gruptaki bilgilerin özetlendiği bir altbilgi de ekleyebilir. Bu alıştırmada, ürünlerin alfabetik listesini veren bir rapor oluşturacaksınız. İpucu Rapor sihirbazı size bir dizi soru sorar ve yanıtlarınıza göre bir rapor oluşturur. Bu alıştırma seçilen verileri doğrulamadan standart bir rapor oluşturma işleminde size rehberlik edecektir ama kendi raporlarınızı oluşturmaya başladığınızda önce istediğiniz nihai sonucu ve bu sonuca ulaşmak için hangi bilgileri eklemeniz gerektiğini düşünmeniz gerekir. 222 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak KULLANIN 01_Sihirbaz veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm08 alt klasöründedir. YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Access’i açın. AÇIN 01_Sihirbaz veritabanını açın ve eğer sorulursa güvenlik uyarısını onaylayın. 1. Oluştur sekmesinde, Raporlar grubunda, Rapor Sihirbazı düğmesini tıklayın. Rapor sihirbazı açılır. 2. Alan seçim sayfasında, Tablolar/Sorgular okunu tıklayın ve listeden Tablo: Ürünler’i seçin. Access Ürünler tablosundaki alanları görüntüler. 3. Kullanılabilir Alanlar listesinden, ÜrünAdı, BirimdekiMiktar ve StokSayısı’nı Seçili Alanlar listesine taşımak için çift tıklayın. İpucu Alanlar raporda Seçili Alanlar listesinde göründüğü sırada görünür. Sihirbaza alanları istediğiniz sırada girerek raporda bu alanları düzenleme işinden kurtulabilirsiniz. 4. Tablolar/Sorgular listesinde, Kategoriler tablosundaki alanları görüntülemek için 5. Seçili Alanlar listesinde, ÜrünAdı’nı tıklayın. Tablo: Kategoriler’i tıklayın. Ekleyeceğiniz alan seçtiğiniz alandan sonra eklenecektir. Sihirbaz Kullanarak Rapor Oluşturmak 223 6. Kullanılabilir Alanlar listesinde, KategoriAdı’nı çift tıklayın. İpucu Bir form veya raporda birden fazla tablo kullanıyorsanız veya birkaç tabloyu birlikte çeşitli yerlerde kullanıyorsanız, bu tabloları temel alan bir sorgu oluşturup bu sorgunun sonuçlarını form ya da rapora temel alarak zaman kazanabilirsiniz. 7. Alan seçim sayfasında, İleri’yi tıklayın. Sağ bölmedeki düzenlemeyi gösteren seçeneklerden herhangi birini tıklayarak bu örnekte kayıtları, kategori veya ürüne göre görüntüleyebilirsiniz. 224 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak 8. Gruplandırma sayfasında, göre Ürünler seçiliyken İleri’yi tıklayın. Grup düzeylerini oluşturmak için kullanılan alanları belirleyebilirsiniz. Bir alana göre gruplandırdığınızda, rapor o alanda aynı değere sahip kayıt gruplarının her biri için bir grup üstbilgisi ve altbilgisi içerir. 9. Gruplandırma düzeyleri sayfasında, ÜrünAdı’nı önizleme bölmesine taşımak için çift tıklayın. Grup Seçenekleri düğmesini tıklayın. Sihirbaz Kullanarak Rapor Oluşturmak 225 10. Gruplandırma Aralıkları listesinde, 1inci Harf’i tıkladıktan sonra Tamam’ı tıklayın. Bu seçeneği seçmek kategorinin ilk harfi değiştiğinde yeni bir grup üstbilgisi oluşturur. 11. Gruplandırma düzeyleri sayfasında, İleri’yi tıklayın. Rapor bilgilerini, artan veya azalan düzende, en fazla dört alana göre sıralayabilirsiniz. Sayısal bilgiler içeren herhangi bir alanı sırlarsanız, Özet Seçenekleri düğmesi sihirbaz sayfasının altında görünür. Özet Seçenekleri iletişim kutusunda, Access’e rapordaki alan için toplam, ortalama, en az veya en fazla değerlerini göstermesini bildirebilirsiniz. Bu rapordaki tek sayısal alan StokSayısı’dır ve onu özetlemeye gerek yoktur. 226 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak 12. Alanların listelerini görüntülemek için ilk kutunun sağındaki oku tıkladıktan sonra 13. Yerleşim alanında, Anahat seçeneğini seçin. Dikey yön seçeneği ve Tüm alanlar 14. Stil seçimi sayfasında, stiller listesinde, Akış’ı seçin ve sihirbazın son sayfasını 15. Başlık kutusuna Ürünlerin Alfabetik Listesi yazın ve Raporu önizle seçeneği ÜrünAdı’nı seçin ve İleri’yi tıklayın. sayfaya sığacak şekilde alan genişliğini ayarla onay kutusu seçiliyken İleri’yi tıklayın. görüntülemek için İleri’yi tıklayın. seçiliyken Son’u tıklayın. Access raporu oluşturur ve görüntüler. Rapor Tasarımını Değiştirmek 227 KAPATIN Ürünlerin Alfabetik Listesi raporunu ve 01_Sihirbaz veritabanını kapatın. Rapor Tasarımını Değiştirmek Bir raporu hızlıca oluşturmak için Rapor sihirbazını kullanabilirsiniz ama genellikle oluşturulan raporu değiştirmek istersiniz; bunu Tasarım görünümünde yapabilirsiniz. Bir raporu geliştirirken, her değişikliği değerlendirmek ve sonrakini planlamak için Tasarım görünümü ve Baskı Önizleme arasında sürekli gidip gelirsiniz. Bu alıştırmada, bir raporun yerleşimini ve biçimini değiştireceksiniz. KULLANIN 02_TasarımıDeğiştir veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_ Access2007 altındaki Bölüm08 alt klasöründedir. AÇIN 02_TasarımıDeğiştir veritabanını açın. 1. Gezinti Bölmesi’nde, Raporlar altında, Ürünlerin Alfabetik Listesi raporunu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Baskı Önizleme’yi tıklayın. 228 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak 2. Pencere ekranı kaplamıyorsa kaplatın, sonra da önizlemedeki rapor sayfasını işaret edin. İşaretçi içinde sayfayı yakınlaştırabileceğinizi belirten artı işareti olan bir büyüteç şeklini alır. 3. Yakınlaştırmak için önizlemedeki sayfayı tıklayın. İpucu Pencereyi sağ alt köşesindeki Yakınlaştır kaydırıcısını sürükleyerek de büyültüp küçültebilirsiniz. Geçerli yakınlaştırma düzeyi kaydırıcının solunda görünür. Rapor Tasarımını Değiştirmek 229 Raporun aşağıdaki tasarım sorunları olduğuna dikkat edin: m Başlığın altında bir tarih yoktur. m Gereksiz bazı metinler vardır. m Etiketlerin yeniden düzenlenmesi gerekir. m Birkaç genel biçimlendirme sorunu vardır. 4. Görünümü değiştirmek için ekranın altındaki Görünüm araç çubuğunda, Tasarım Tasarım Görünümü Görünümü düğmesini tıklayın ve eğer Alan Listesi bölmesi açılırsa, kapatın. 5. Sayfa Üstbilgisi seçicisinin üst kenarını işaret edin. İşaretçi iki yönlü dikey oka dönüşünce, tarih için yer açmak üzere seçiciyi biraz aşağı sürükleyin. Sorun Giderme Yazıcı ayarlarınıza bağlı olarak, Access Rapor Üstbilgisi’nin yanında raporun sayfadan büyük olduğunu bildiren bir hata iletisi gösterebilir. Bu hatayı gözardı edebilirsiniz; rapor için genişlik özelliğini değiştirdiğimizde kaybolacaktır. İpucu Raporun üstündeki ve solundaki cetveller yazdırıldığında raporun boyutunun ne olacağı hakkında fikir verir. Raporu farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra, Cetvel veya Kılavuzu tıklatarak cetvelleri ve kılavuz çizgilerini açıp kapatabilirsiniz. 230 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak 6. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Denetimler grubunda, Tarih ve Saat düğmesini Tarih ve Saat tıklayın. Tarih Ve Saat iletişim kutusu açılır. 7. Üçüncü tarih biçimi seçeneğini seçin ve Saat İçer onay kutusunu temizleyin. Rapora geçerli tarihi eklemek için Tamam’ı tıklayın. Tarih metin kutusu Rapor Üstbilgisi’nin sağ üst köşesine eklenir. Onu görmek için raporu büyütmeniz gerekebilir. 8. Tarih metin kutusunu başlığın hemen altına gelinceye kadar, başlığın sol kenarına 9. Metin kutusu hâlâ seçiliyken, tarihi metin kutusunun sol kenarına hizalamak için Metni Sola Hizala hizalanmış olarak sürükleyin. Yazı Tipi grubunda, Metni Sola Hizala düğmesini tıklayın. 10. ÜrünAdı Üstbilgisi ve Ayrıntı bölümündeki tüm denetimleri seçmek için işaretçiyi denetimler üzerinde sürükleyin. Düzenle sekmesinde, Denetim Düzeni grubunda, Yığın düzenini kaldırmak için Kaldır’ı tıklayın. Yığın düzenini kaldırmak denetimleri düzenlemek için size daha fazla seçenek verir. 11. ÜrünAdı Üstbilgisi bölümünde, ÜrünAdı 1inci Harf etiketini silin ve metin 12. Sayfa Altbilgisi bölümünde, =Now() içeren metin kutusunu tıklayın ve 13. Sayfa Altbilgisi bölümünde, kalan metin kutusunu seçmek için tıklayın ve Özellik 14. Raporun sol üst köşesinde, Rapor Seçici’yi tıklayın. Özellik Sayfası bölmesinde, kutusunu bölümün sol kenarına sürükleyin. tuşuna basın. Sayfası’nı açmak için cm olarak değiştirin. tuşuna basın. Genişlik özelliğini 2 cm ve Sol özelliğini 16 Genişlik özelliğini 18 cm olarak değiştirin ve bölmeyi kapatın. Rapor Tasarımını Değiştirmek 231 İpucu Rapor Seçici içindeki siyah kare nokta raporun o an seçili olduğunu belirtir. Access daha önce rapor genişliğinin sayfa genişliğini geçtiğini bildiren hatayı göstermişse, Adım 13 ve 14’teki Genişlik özelliklerini ayarlayınca hata kaybolur. Baskı Önizleme 15. Değişiklikleri kaydedin ve Görünüm araç çubuğunda, Baskı Önizleme düğmesini tıklayın. Access raporun yazdırıldığında nasıl görüneceğinin önizlemesini görüntüler. Şimdi, her grubun altına bir satır ekleyeceksiniz ve grupların yeni sayfada başlamasını sağlayacaksınız. 16. Tasarım görünümüne dönün. Tasarım sekmesinde, Gruplar ve Toplamlar grubunda, Gruplandır ve Sırala düğmesini tıklayın. Gruplandırma, Sıralama Ve Toplam bölmesi Rapor penceresinin altında görünür. Access’te yeni olan bu bölmeyi gruplandırma ve sıralama düzeylerini eklemek ve ilgili özellikleri ayarlamak için kullanabilirsiniz. 232 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak 17. Gruplandırma, Sıralama ve Toplam bölmesinde, Grupla ÜrünAdı çubuğunda, ek seçenekleri görmek için Tümü’nü tıklayın. Altbilgi bölümü olmadan okunu tıklayın ve listeden altbilgi bölümüyle’yi seçin. Sayfa Altbilgisi bölümünün üstünde bir ÜrünAdı Altbilgisi bölümü görünür. 18. Grubu aynı sayfada birlikte tutma okunu tıklayın ve listeden grubun tamamını 19. Denetimler grubunda, Çizgi düğmesini tıklayın, sonra da yatay bir çizgi eklemek aynı sayfada birlikte tut’u seçin. Gruplandırma, Sıralama ve Toplam bölmesini kapatmak için Gruplandır ve Sırala düğmesini tekrar tıklayın. Çizgi için ÜrünAdı Altbilgisi bölümünün sol üst kısmını tıklayın. 20. Açık değilse, Özellik Sayfasını açmak için tuşuna basın. 21. Biçim sekmesinde, Sol ayarını 0, Genişlik ayarını 18 olarak değiştirin. Kenarlık Rengi listesinde Metin Siyah’ı tıklayın. 22. Değişiklikleri kaydedin ve Baskı Önizleme’ye geçin. Access raporun önizlemesini görüntüler. Raporun görünümünde, sütunları yeniden hizalamak gibi değişiklikler yapabilirsiniz. 23. Tasarım görünümüne dönün ve ÜrünAdı Üstbilgisi ve Ayrıntı bölümlerindeki, Stok Sayısı için olan etiketleri ve metin kutularını seçin. Özellik Sayfası bölümünde Sol ayarını 15 olarak değiştirin. İpucu İki denetimi seçmek için işaretçiyi üzerlerinde sürükleyin. 24. Birimdeki Miktar için olan etiketleri ve metin kutularını seçin. Sol ayarını 8, Genişlik 25. KategoriAdı için olan etiketleri ve metin kutularını seçin. Sol ayarını 7, Genişlik 26. ÜrünAdı için olan etiketleri ve metin kutularını seçin. Genişlik ayarını 5 olarak ayarını 2,5 olarak değiştirin. ayarını 3,5 olarak değiştirin. değiştirin. Sihirbaz Kullanmadan Rapor Oluşturmak 233 İpucu İki veya daha fazla denetimde değişiklik yapmak için değiştirmek istediğiniz tüm denetimleri seçin, sonra da tümünü aynı şekilde değiştirmek üzere seçili denetimlerden herhangi birinin tutamacını sürükleyin. 27. Değişiklikleri kaydedin ve raporun son halini görmek için Baskı Önizleme’ye geçin. KAPATIN Ürünlerin Alfabetik Listesi raporunu ve 02_TasarımıDeğiştir veritabanını kapatın. Sihirbaz Kullanmadan Rapor Oluşturmak Birden fazla tablodaki belirli resim yazılarını ve içerikleri gösteren bir rapor oluşturmanın en hızlı yolu Rapor sihirbazı kullanmaktır. Ancak, bazen, bir veya daha fazla alt rapor için kabuk görevi gören ama temeldeki tablolardan az bilgi gösteren veya hiçbir bilgi göstermeyen bir ana rapor oluşturmak isteyebilirsiniz. Ana raporu Tasarım görünümünde kolayca oluşturabilirsiniz. 234 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak Bu alıştırmada, bir sorguyu temel alan bir ana rapor oluşturacaksınız. KULLANIN 03_AnaRapor veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm08 alt klasöründedir. AÇIN 03_AnaRapor veritabanını açın. 1. Oluştur sekmesinde, Raporlar grubunda, Rapor Tasarımı düğmesini tıklayın. Access boş bir rapor görüntüler. İpucu Tasarım görünümünde gördüğünüz Sayfa Üstbilgisi, Ayrıntı ve Sayfa Altbilgisi yeni bir rapor için varsayılan bölümlerdir ama gereksinimlerinize uyacak şekilde bölümleri ekleyebilir veya kaldırabilirsiniz. 2. Alan Listesi bölmesi açık değilse, Araçlar grubunda, Varolan Alanları Ekle düğmesini tıklayın. Sorun Giderme Alan Listesi bölmesi raporu kaplıyorsa, sol kenarını sağa doğru sürükleyerek bölmeyi daraltabilirsiniz. Rapor Seçicisi Alan Listesi Bölmesi Sihirbaz Kullanmadan Rapor Oluşturmak 235 3. Raporu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Rapor Üstbilgisi/Altbilgisi’ni tıklayın. Rapor Üstbilgisi ve Altbilgisi bölümleri şimdi varsayılan Sayfa Üstbilgisi, Ayrıntı ve Sayfa Altbilgisi bölümlerini içerir. Sorun Giderme Sayfa üstbilgisi ve altbilgisi raporunuzdan kaybolursa, raporu farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Rapor Üstbilgisi/Altbilgisi’ni tıklayarak bunları tekrar görüntüleyebilirsiniz. 4. Alan Listesi bölmesinde, Kategoriler alan listesini genişletin, sonra da KategoriAdı alanını çift tıklayın. Seçili etiket ve metin kutusu rapor penceresinin Ayrıntı bölümünde görünür. 5. Alan Listesi bölmesini kapatın. 6. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Gruplar ve Toplamlar grubunda, Gruplandır ve Sırala düğmesini tıklayın. Gruplandırma, Sıralama Ve Toplam bölmesi raporun altında açılır. 7. Gruplandırma, Sıralama ve Toplam bölmesinde, Grup ekle’yi tıklayın. Grupla çubuğu, alan seç bölmesi açık olarak görünür. 8. Alan seç bölmesinde, KategoriAdı’nı tıklayın. Raporda bir KategoriAdı Üstbilgisi bölümü görünür. 9. Gruplandırma, Sıralama ve Toplam bölmesini kapatın. 10. KategoriAdı etiketini ve metin kutusunu seçin, sonra iki denetimi KategoriAdı 11. Raporun sol üst köşesinde, Rapor Seçici’yi tıklayın, sonra da Özellik Sayfası Üstbilgisi’nin hemen altındaki kılavuza taşıyın. Rapor Seçici bölmesini açmak için tuşunu tıklayın. 12. Biçim sekmesinde, X kılavuzu ve Y Kılavuzu özelliklerini 15’e ayarlayın. Denetimleri daha geniş olan bu kılavuza göre hizalamak size daha kolay gelebilir. 13. Rapor Üstbilgisi bölümünü tıklayın, sonra da Özellik Sayfası bölmesindeki Biçim sekmesinde, Yükseklik özelliğini 2 cm olarak ayarlayın. Sorun Giderme Bu kitaptaki alıştırmalarda uzunluk ölçü birimi olarak metrik sistem kullanılmıştır. Bilgisayarınızda ölçü birimi inç olarak ayarlandıysa, eşdeğer sayı değerleri girin. Varsayılan birimleri girdiğiniz sürece, birim türünü belirtmek zorunda değilsiniz. 236 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak 14. Raporun diğer bölümleri için Yükseklik özelliğini aşağıdaki gibi ayarlamak üzere Adım 13’ü tekrarlayın. Bölüm Sayfa Üstbilgisi Kategori/Adı Üstbilgisi Ayrıntı Sayfa Altbilgisi Rapor Altbilgisi Ayar 0 cm 4 cm 0 cm 1 cm” 0 cm İpucu Bir bölümün yüksekliğini bölüm seçicisinin üst kenarını yukarı veya aşağı sürükleyerek de ayarlayabilirsiniz. 15. Hızlı Erişim Çubuğu’nda, Kaydet düğmesini tıklayın. Farklı Kaydet iletişim Kaydet Rapor Görünümü kutusunda, Rapor Adı kutusuna Kategorilere Göre Satışlar yazın ve Tamam’ı tıklayın. 16. Çalışmanızın sonucunu görmek için Görünüm araç çubuğunda, Rapor Görünümü düğmesini tıklayın. KAPATIN Kategorilere Göre Satışlar raporunu ve 03_AnaRapor veritabanını kapatın. Raporun İçeriğini Değiştirmek 237 Raporun İçeriğini Değiştirmek Rapor sihirbazı kullanarak ya da kullanmadan oluşturduğunuz bir raporu, içerik eklemek, düzeni veya içeriğin stilini değiştirmek üzere Tasarım görünümünde düzenleyebilirsiniz. Bu alıştırmada, bir raporun içeriğini üstbilgiye başlık, tarih ve saat, altbilgiye sayfa numarası ekleyerek, etiketler ekleyip çıkararak ve metnin görünüşünü değiştirerek düzenleyeceksiniz. KULLANIN 04_İçeriğiDeğiştir veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm08 alt klasöründedir. AÇIN 04_İçeriğiDeğiştir veritabanını açtıktan sonra Kategorilere Göre Satışlar raporunu Tasarım görünümünde açın. 1. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Denetimler grubunda, Başlık düğmesini tıklayın. Başlık Access, Rapor Üstbilgisi bölümüne rapor adını başlık olarak ekler. 2. Özellik Sayfası bölmesi açık değilse, açmak için tuşuna basın. Yazı tipi özelliklerini aşağıdaki gibi ayarlayın: Özellik Yazı Tipi Adı Yazı Tipi Boyutu Yazı Tipi Genişliği İtalik Yazı Tipi Ayar Times New Roman 20 Koyu Evet Başlık değişikliklerinizi yansıtır ama artık metin kutusuna sığmamaktadır. 3. Başlık metin kutusunu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Boyut’u işaret edin ve En Uyguna’yı tıklayın. Sorun Giderme Etiketten çıktığınızda bir denetimle ilişkisi olmadığı için Access hata iletisi görüntülerse, Akıllı Etiket’i tıklayıp Hatayı Yoksay’ı tıklayın. 4. Denetimler grubunda, Tarih ve Saat düğmesini tıklayın. Tarih Ve Saat Tarih Ve Saat iletişim kutusu açılır. 5. Tarih İçer onay kutusu ve ilk sıradaki uzun tarih biçimi seçenekleri seçiliyken, Saat İçer onay kutusunu temizleyin, sonra da Tamam’ı tıklayın. 238 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak =Date() içeren bir metin kutusu Rapor Üstbilgisi bölümünün sağ üst köşesinde görünür. Rapor Üstbilgisi bölümü olmayan bir rapora Tarih Ve Saat denetimi eklenirse, metin kutusu Ayrıntı bölümünde görünür. Metin kutusunu görmek için Özellik Bölmesini kapatmanız gerekebilir. 6. =Date() metin kutusunu başlığın altına taşıyın ve genişliğini metin kutusuyla aynı 7. Bu metin kutusunda gösterilecek tarihi ortalamak için Yazı Tipi grubunda, Ortala şekilde ayarlayın. Ortala düğmesini tıklayın. 8. KategoriAdı Üstbilgisi altında, metin kutusunun solundaki Kategori Adı etiketini silin. 9. Metin kutusunu seçin ve yazı tipi özelliklerini rapor başlığı için Adım 2’de kullanılan 10. KategoriAdı metin kutusunu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Boyut’u işaret edin ve 11. Metin kutusunu, bölümün üst kısmına ve sol kenarı soldan iki kılavuz çizgisi içeri 12. Tasarım sekmesinde, Denetimler grubunda, Etiket düğmesini tıklayın. KategoriAdı ayarlara değiştirin. En Uyguna’yı tıklayın. gelecek şekilde konumlandırın sonra da sağ kenarını cetvelde 8 cm işaretinin hizasına sürükleyin. Etiket metin kutusunun sol alt köşesini tıklayın. 13. Görünen minik metin kutusuna Ürünler: yazın ve tuşuna basın. Bu etiket bir denetimle ilişkili olmadığı için bir hata görünür. 14. Akıllı Etiket’i tıklayın, sonra da listede, Hatayı Yoksay’ı tıklayın. 15. Etiket için yazı tipi özelliklerini aşağıdaki gibi ayarlayın: Özellik Yazı Tipi Adı Yazı Tipi Boyutu Yazı Tipi Genişliği İtalik Yazı Tipi Ayar Times New Roman 12 Koyu Evet 16. Etiketi farenin sağ düğmesiyle tıklayın, kısayol menüsünde Boyut’u işaret edin ve En 17. Etiketin sol kenarlarıyla KategoriAdı metin kutusunu hizalayın. Uyguna’yı tıklayın. İpucu İki denetimi soldan tam olarak hizalamak için Sol özelliklerini aynı değere ayarlayın. Bir Rapora Alt Rapor Eklemek 239 Sayfa Numarası Ekle 18. Denetimler grubunda, Sayfa Numarası Ekle düğmesini tıklayın. Sayfa Numaraları iletişim kutusu açılır. 19. Biçim alanında, Sayfa N/M seçeneğini seçin. Konum alanında, Sayfa Altı (Altbilgi) seçeneğini seçin. Hizalama okunu tıklayın ve listeden Orta’yı seçin. Tamam’ı tıklayın. Access Sayfa Altbilgisi bölümüne =”Sayfa” & [Page] & “/” & [Pages] ifadesini içeren bir metin kutusu ekler. 20. Raporu kaydedin ve önizlemesini yapın. KAPATIN Kategorilere Göre Satışlar raporunu ve 04_İçeriğiDeğiştir veritabanını kapatın. Bir Rapora Alt Rapor Eklemek Bir tablodaki veya ilişkili birkaç tablodaki bilgilere bağlı bir raporu hızla oluşturmak için sihirbaz kullanabilirsiniz. Ancak, raporlar çoğu zaman raporun konusuyla ilgili olan ama birbirleriyle ilgili olması gerekmeyen birçok bilgi kümesi içerir. Örneğin bir rapor bir şirketin birkaç bölümü ve etkinliği hakkında grafik, elektronik tablo bilgiler içerebilir. Veya üretim, pazarlama, satış, tazminat ve şirketin emeklilik ödeme planını içerebilir. Tüm bu konular işi idare etmekle ilgilidir ama tek bir Access raporuyla elde edilemez. Bu sorunun çözümlerinden biri ayrı raporlar oluşturmak ve onları, yazdırıp bir klasöre koyarak veya elektronik biçimde bir klasöre veya bir intranet sitesine kaydederek, bir arada depolamaktır. Daha kolay ve pratik bir çözümse alt rapor kullanmaktır. Alt rapor bir başka raporun içine eklenmiş bir rapordur (genellikle diğerleriyle birlikte). 240 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak Bir alt raporu herhangi bir başka raporu oluşturduğunuz gibi oluşturursunuz sonra da onu bir ana rapora veya ana rapora bir alt rapor denetimi eklemek için bir sihirbaz kullanırsınız. Her iki durumda da, hem ana rapor hem de alt rapor Raporlar bölmesinde veya veritabanı penceresinde nesne olarak görünür. Özet hesapları veya istatistik gerektiren raporlar için sorguları temel olarak kullanabilirsiniz. Ama raporların kendi içinde hesaplamalar yaparak da hem normal raporların hem de alt raporların kullanışlılığını artırabilirsiniz. İlişkisiz denetimler ekleyerek ve Access’e neyi nasıl hesaplayacağını bildiren ifadeler oluşturmak için İfade Oluşturucusu’nu kullanarak bilgileri birkaç yerine bir yerden ulaşılabilir hale getirebilirsiniz. İpucu Doğru ilişkileri oluşturduktan sonra, ana raporu Tasarım görünümünde açarak sonra da ikinci raporu Raporlar bölmesinden alt rapor olarak eklemek istediğiniz ana rapor bölümüne sürükleyerek var olan bir raporu bir başka rapora alt rapor olarak hızlıca ekleyebilirsiniz. Bu alıştırmada, hesaplanmış bir sorgu için bir kayıt kaynağı seçecek sonra da bir ana rapora hesaplanan toplamları gösteren bir alt rapor ekleyeceksiniz. KULLANIN 05_AltRaporEkle veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm08 alt klasöründedir. AÇIN 05_AltRaporEkle veritabanını açtıktan sonra, Kategorilere Göre Satışlar raporunu Tasarım görünümünde açın ve Özellik Sayfası bölmesini görüntüleyin. Sorun Giderme Bu alıştırma için oluşturulan veritabanı ek sorgular içermektedir; önceki alıştırmadaki veritabanıyla devam etmeyin. 1. Raporun sol üst köşesindeki Rapor Seçici’de raporun seçildiğini gösteren siyah bir 2. Özellik Sayfası bölmesinin Veri sekmesinde, Kayıt Kaynağı okunu tıklayın, sonra da nokta yoksa Rapor Seçici’yi tıklayın. listede Kategorilere Göre Satışlar’ı tıklayın ve Özellik Sayfası bölmesini kapatın. Bir Rapora Alt Rapor Eklemek 241 3. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Denetimler grubunda, Alt Form/Alt Rapor Alt Form/ Alt Rapor düğmesini tıklayın ve Ürünler etiketinin sol alt köşesinin altında bir yeri tıklayın. Access ana raporda boş bir ilişkisiz rapor açar ve Alt Rapor sihirbazını başlatır. 4. Varolan Tablolar’ı veya Sorgular’ı kullan seçeneği seçiliyken, İleri’yi tıklayın. 5. Tablolar/Sorgular listesinde, Sorgu: Kategorilere Göre Satışlar’ı tıklayın. 6. Kullanılabilir Alanlar listesinden Seçili Alanlar listesine taşımak için KategoriNo, 7. Listeden seçeceğim ve Gösterilecek: Kategorilere Göre Satışlar Kayıt Kaynağı: 8. Teklif edilen Kategorilere Göre Satışlar alt raporu adlıyla bir alt rapor oluşturmak ÜrünAdı ve Ürün Satış Tutarı alanlarını çift tıklayın, sonra da İleri’yi tıklayın. Kategoriler Kullanılan: KategoriNo seçiliyken, İleri’yi tıklayın. için Son’u tıklayın. Kategorilere Göre Satışlar alt raporu ana rapora eklediğiniz ilişkisiz alt raporun yerini alır. 9. Alt raporun tamamı seçili değilse, seçmek için üst kenarını tıklayın. Özellik Sayfası bölmesi otomatik olarak açılmazsa tuşuna basın. 242 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak 10. Biçim sekmesinde, Genişlik özeliğini 14 cm’ye, Yükseklik özelliğini de 3 cm’ye 11. Alt raporda, Rapor Üstbilgisi kılavuzunda boş bir yeri tıklayın ve 12. Düzenle sekmesinde, Denetim Düzeni grubunda, Kaldır düğmesini tıklayın. ayarlayın ve tuşuna basın. + tuşlarına basarak tüm denetimleri seçin. Yığın düzenini kaldırmanız, Ayrıntı bölümündeki denetimleri silmeden, Rapor Üstbilgisi bölümünü silebilmenize olanak tanır. 13. Alt raporda, Rapor Üstbilgisi bölümünü farenin sağ düğmesiyle tıklayın. Var olan üstbilgi ve altbilgi bölümlerini silmek için Rapor Üstbilgisi/Altbilgisi’ni tıklayın. Bölümün tüm denetimleriyle birlikte silineceğini bildiren Microsoft Office Access ileti kutusunda, Evet’i tıklayın. Bir Rapora Alt Rapor Eklemek 243 14. Alt raporda, Sayfa Üstbilgisi bölümünü farenin sağ düğmesiyle tıklayın. Karşılık gelen üstbilgi ve altbilgi bölümlerini silmek için Sayfa Üstbilgisi/Altbilgisi’ni tıklayın. Alt rapor artık yalnızca Ayrıntı bölümünü içerir. 15. Ayrıntı bölümünde, KategoriNo metin kutusunu tıklayın ve tuşuna basın. 16. ÜrünAdı metin kutusunu tıklayın ve Özellik Sayfası bölmesinde, Genişlik özelliğini 17. Ürün Satış Tutarı metin kutusunu tıklayın ve Özellik Sayfası bölmesinde, Sol 5 cm olarak değiştirin. özelliğini 7 cm’ye, Genişlik özelliğini de 3 cm’ye değiştirin. Etiketler üst üste gelir. 18. Ana raporda, yarısı görünen Kategorilere Göre Satışlar alt rapor etiketini silin. İpucu Yanlışlıkla bir denetimi silerseniz, Ctrl+Z tuşlarına basın veya silmeyi geri almak için Geri Al düğmesini tıklayın. 244 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak 19. Alt raporda, Ayrıntı bölüm başlığının altında kılavuzun boş bir yerini farenin sağ 20. Alt rapor penceresini Rapor Altbilgisi bölümüne kaydırın. (Kaydırma çubuğunu düğmesiyle tıklayın, sonra da görüntülemek için Rapor Üstbilgisi/Altbilgisi’ni tıklayın. Metin Kutusu görmek için rapor penceresini ayarlamanız gerekebilir.) Denetimler grubunda, Metin Kutusu düğmesini tıklayın, sonra da Rapor Altbilgisi bölümünün ortasını tıklayın. Access ilişkisiz bir denetim ve etiketini ekler. Bu denetimi hesaplamayı yapmak için kullanacaksınız. 21. İlişkisiz denetimin etiketini tıklayın ve Özellik Sayfası bölmesinde, aşağıdaki özellikleri ayarlayın: Özellik Resim Yazısı Yazı Tipi Adı Yazı Tipi Boyutu Yazı Tipi Genişliği Ayar Toplam: Arial 9 Koyu Bir Rapora Alt Rapor Eklemek 245 22. İlişkisiz metin kutusunu tıklayın ve Özellik Sayfası bölmesinde, Veri sekmesinde, Üç Nokta düğmesi İfade Oluşturucusu’nu başlatmak için Denetim Kaynağı özelliğindeki üç nokta düğmesini tıklayın. Sorun Giderme İfade Oluşturucusu’nu daha önce kullanmadıysanız, Office’in yüklemesi gerekebilir. Yükleme işlemi için Office yükleme CD’sini takmanız gerekir. 23. İlk sütunda, Fonksiyonlar’ı çift tıklayın, sonra da Yerleşik İşlevler’i tıklayın. 24. Üçüncü sütunda, Topla’yı çift tıklayın. Access ifade kutusunda Topla (< 25. < 26. İfade Oluşturucusu’nu kapatmak için Tamam’ı tıklayın ve hesaplamayı Özellik 27. İlişkisiz metin kutusu için yazı tipi özelliklerini Adım 21’de yaptığınız gibi ayarlayın. 28. Özellik Sayfası bölmesinde, Biçim sekmesinde, Biçim okunu tıklayın, Para Birimi’ni Sayfası bölmesine girmek için tıklayın ve tuşuna basın. tuşuna basın. Access şimdi hesaplamanın sonuçlarını para birimi olarak gösterecektir. 29. Hesaplanan denetimin ve etiketinin Sol ve Genişlik özelliklerini Ayrıntı bölümündeki denetimlerin ayarlarına göre değiştirin. 246 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak Baskı Önizleme 30. Değişiklikleri kaydedin. Çalışmanızın sonuçlarını görmek için Görünüm araç çubuğunda, Baskı Önizleme düğmesini tıklayın. 31. Görünümü değiştirmek için Görünüm araç çubuğunda, Tasarım Görünümü’nü tıklayın. İpucu Baskı Önizleme’de görüntülenirken, alt raporun ana rapordaki düzenini etkileyen birkaç etken olur. Alt raporun genişliği metnin görüntülenmesi için kullanılabilen boşluğun genişliğini belirler. Alt raporun yüksekliği ürün bilgilerinin gösterildiği alanın en az yüksekliğini belirler (alt rapor için Küçülebilir özelliği Hayır olarak ayarlandığı için). Ürün görüntüleme alanının en fazla yüksekliği listenin uzunluğu ile (Küçülebilir özelliği Evet olarak ayarlandığı için) alt raporun altındaki boşlukla Ayrıntı bölümünün altındaki boşluğun toplamı kadardır. 32. Seçmek için alt raporu tıklayın. Özellik Sayfası bölmesinde, Biçim sekmesinde, 33. Değişiklikleri kaydedin ve raporun önizlemesini yapın. Kenarlık Stili özelliğini Saydam olarak değiştirin. KAPATIN Kategorilere Göre Satışlar raporunu ve 05_AltRaporEkle veritabanını kapatın. Bir Raporun Önizlemesini Yapmak ve Raporu Yazdırmak 247 Bir Raporun Önizlemesini Yapmak ve Raporu Yazdırmak Access’teki Baskı Önizleme diğer Microsoft Office programlarındaki Baskı Önizleme’ye çok benzer. Raporlarınıza Baskı Önizleme’de dikkatlice bakarsanız, bunları yazdırınca büyük sürprizlerle karşılaşmazsınız. Access gerçek verileri gösteren ve düzeni iyileştirmenize olanak veren Düzen Görünümü adında bir seçenek daha sağlamaktadır. Bu alıştırmada, hem Baskı Önizleme hem de Düzen Görünümü’ndeki bir raporun önizlemesini yapacaksınız ve kullanılabilir yazdırma seçeneklerini inceleyeceksiniz. KULLANIN 06_Yazdırma veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm08 alt klasöründedir. AÇIN 06_Yazdırma veritabanını açtıktan sonra, Ürünlerin Alfabetik Listesi raporunu Tasarım görünümünde açın. 1. Giriş sekmesinde, Görünümler grubunda, görünümlerin listesini görüntülemek için Görünüm okunu tıklayın. Rapor Görünümü, Baskı Önizleme, Düzen Görünümü ve Tasarım Görünümü seçenekleri ve her birinin bir simgesi vardır. Geçerli görünüm bir kenarlık ve arka planla belirtilir. Görünüm düğmesini tıkladığınızda liste açılmaz, varsayılan görünümün simgesini (bu örnekte, Rapor görünümü) görüntüler. Tasarım Görünümü’ndeyseniz, Rapor Görünümü, Baskı Önizleme ve Düzen Görünümü’nü listeden seçebilirsiniz. 2. Görünüm listesinde Baskı Önizleme’yi tıklayın. Önizleme ortamı raporun yazdırıldığında nasıl görüneceğinin bir resmi gibidir. Baskı Önizleme dışındaki tüm sekmeler gizlenir. Pencerede resmin tamamını göremiyorsanız, pencereye ekranı kaplatın veya sayfayı büyütmek için Yakınlaştır denetimini kaydırın. 248 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak İpucu İşaretçiyi artı işareti olarak göründüğünde tıklarsanız rapor yakınlaşır. Eksi işareti olarak göründüğünde tıklarsanız rapor uzaklaşır. 3. Raporun diğer sayfalarını görüntülemek için Gezinti çubuğunda, Sonraki Sayfa Sonraki Sayfa düğmesini sürekli tıklayın. 4. Önizlemeyi Kapat grubunda, Baskı Önizlemeyi Kapat düğmesini tıklayın. İpucu Otomatik hata denetleme form ve raporlardaki yaygın hataları belirler ve bunları düzeltmeniz için size bir fırsat verir. Örneğin, Access bir raporun sayfadan geniş olduğunu bildirir. Hata denetimini etkinleştirmek için Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, Access Seçenekleri’ni tıklayın. Menüde, Nesne Tasarımcıları’nı tıklayın, sonra pencereyi kaydırın, Hata Denetimini Etkinleştir onay kutusunu ve istediğiniz diğer denetim seçeneklerini seçin, sonra da Tamam’ı tıklayın. 5. Görünüm listesinde, Düzen Görünümü’nü tıklayın. Düzen görünümü, Tasarım görünümü ve Rapor görünümü arasında bir geçiştir. Bir raporu oluşturduktan sonra, alanlar ekleyebilir, düzeni ayarlayabilir ve Düzen görünümünde gruplandırma ve sıralama düzeyleri ekleyebilirisiniz. (Ancak, Düzen görünümünde bir rapor oluşturamazsınız.) Tasarım görünümünün aksine, Düzen görünümü bitmiş rapora daha çok benzer ve denetimlerde kayıtlarınızdaki gerçek verileri görüntüler. 6. Sonuçları görmek için raporu kaydırın. 7. Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, sonra da Yazdır’ı tıklayın. Yazdır iletişim kutusu görünür. Önemli Noktalar 249 Burada, Sayfa Yapısı iletişim kutusunu açmak için Ayarlar düğmesini tıklayabilir veya Ad kutusunda atanmış olan yazıcıya özgü özellikleri ayarlayabileceğiniz bir iletişim kutusu açmak için Özellikler’i tıklayabilirsiniz. Hangi sayfaların yazdırılacağını ve her biri için kopya sayısını da belirtebilirsiniz. Bu iletişim kutusunda gördüğünüz seçenekler bilgisayar sisteminize göre değişir. KAPATIN Yazdırma iletişim kutusunu, Ürünlerin Alfabetik Listesi raporunu ve 06_Yazdırma veritabanını kapatın. Sonraki bölüme geçmeyecekseniz Access’ten çıkın. Önemli Noktalar l Access’te oluşturulan bir rapor bilgileri özetler ve düzenler. Bir raporu tasarlarken, oluşturmak istediğiniz bakış açısını, hedef kitleyi ve gereksinim duyacakları bilgilerin düzeyini düşünün. l Bir raporu sihirbaz kullanarak veya kullanmadan oluşturabilirsiniz. Bir raporu oluşturduktan sonra, Tasarım görünümünde geliştirebilir ve değişikliklerinizin sonuçlarını Baskı Önizleme veya Düzen görünümünde görüntüleyebilirsiniz. l Bir ana rapor oluşturup ona alt rapor olarak başka raporlar bağlayabilirsiniz. l Raporlara denetimler ekleyebilir ve bu denetimlerin özelliklerini ayarlayabilirsiniz. Bir veya daha fazla kayıttan, tablodan veya sorgudan bilgiler görüntüleyebilir, rapora ve onun her sayfasına özgü üstbilgiler ve altbilgiler ekleyebilirsiniz. l Bir raporda özet hesaplamaları veya istatistikleri görüntüleyebilir, bir sorguyu temel alarak oluşturduğunuz bir rapor içinde hesaplamalar yaparak raporu daha kullanışlı hale getirebilirsiniz. İfade Oluşturucusu’nu kullanarak Access’e hesaplama işlemlerini tanımlarsınız. Bir Bakışta Bölüm Bir geçiş panosu oluşturmak, sayfa 252 Özel kategoriler oluşturmak, sayfa 259 Veritabanı kullanıcılarının kullanabileceği özellikleri denetlemek, sayfa 262 9 Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek Bu bölümde öğrenecekleriniz: 4 Bir geçiş panosu oluşturmak 4 Özel kategoriler oluşturmak 4 Veritabanı kullanıcılarının kullanabileceği özellikleri denetlemek 4 Sık kullanılan Access komutlarını kolay ulaşabilir yapmak Bir Microsoft Office Access veritabanı nesnelerin, bilgilerin ve onları yönetmek ve işlemek için gereken araçların karmaşık bir birleşimidir. Bu kitabın ilk sekiz bölümünde, bilgileri girmek, düzenlemek, almak ve görüntülemek için bu bileşenlerle nasıl çalışıldığını öğrendiniz. Artık Access’i bilenlerin kullanabileceği veritabanları oluşturabilirsiniz. Ancak veritabanınızı Access’i iyi bilmeyen kişiler bilgi girmek ve almak için kullanacaklarsa onları Access’in iç işleyişden uzak tutmak için izleyeceğiniz bazı adımlarla bilgiler daha güvenli, kullanıcılar da daha mutlu olur. Nesne ve bilgi koleksiyonunuzu ilgili görevleri düzenleyen bir uygulamaya çevirmeniz gerekir. Böylece kullanıcılar veritabanının içerde çalıştırdığı programları kullanmayı öğrenmek yerine eldeki işe odaklanabilirler. Kendiniz biraz daha fazla çaba harcayarak, diğer insanların verilerinize erişmesini ve verilerinizi işlemesini çok daha kolay, yanlışlıkla değiştirmelerini ve silmelerini çok daha zor hale getirebilirsiniz. Access’in önceki sürümlerinde, bir veritabanına erişimi denetlemenin en yaygın yolları geçiş panoları ve başlangıç seçenekleri idi. Access 2007 geçiş panoları için desteği azaltmış ve kullanılabilir başlangıç seçeneklerini oldukça değişitirmiştir. Access 2007’de geçiş panolarının işlevselliği, yeni bir özellik olan özel gruplar ile sağlanmaktadır. Ancak, Access 2007’de geçiş panosu oluşturmak için Geçiş Panosu Yöneticisi hâlâ kullanılabilir ve Access’in önceki sürümlerinde oluşturulan geçiş panoları çoğu bölümler için hâlâ işlevseldir. 251 252 Bölüm 9 Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek Sorun Giderme Başlatma seçenekleri ve genel eklenti menüleri gibi bazı eski özellikler veritabanını Access 2007 biçimine dönüştürmeden Access 2003 MDB dosyası olarak açarsanız kullanılabilir. Bu bölümde, basit bir geçiş panosunun nasıl oluşturulduğunu öğrenecek, özel gruplar oluşturacak, Şerit’e özel menüler ekleyecek ve çeşitli başlatma seçenekleri ayarlayacaksınız. Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın. Önemli Bu bölümdeki uygulama dosyalarını kullanabilmek için kitabın CD’sinden varsayılan konumlarına yüklemeniz gerekmektedir. Daha fazla bilgi için “Kitabın CD’sini Kullanmak” başlığına bakın. Sorun Giderme Kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri ve yönergeler Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse “Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler” bölümüne bakın. Bir Geçiş Panosu Oluşturmak Bir geçiş panosu, kullanıcıların ek sayfalar açmak, iletişim kutuları görüntülemek, verileri görüntülemek ve girmek için formlar açmak, raporların önizlemesini yapmak, yazdırmak ve diğer etkinlikleri başlatmak için tıklayabileceği düğmeleri içeren bir sayfalar topluluğudur. Örneğin, bir satıcı siparişler girmek ve yeni müşteriler eklemek üzere bir formu görüntülemek için bir geçiş panosu kullanabilir. Geçiş panoları aşamalı olarak kullanımdan kaldırılıyor olsa da Access 2007’de hâlâ çalışmaktadır ve yeni düzene yavaşça geçiş yapmak isteyenler için bu kitapta da anlatılmıştır. Geçmişte bir geçiş panosu oluşturmadıysanız ve bu tür bir özellik istiyorsanız bu konuyu atlamanızı ve özel grupları incelemenizi öneririz. Geçiş panolarını kendiniz veya Geçiş Panosu Yöneticisi yardımıyla oluşturabilirsiniz. Kendi oluşturduğunuz bir geçiş panosu, makrolar ve Microsoft Visual Basic (VBA) kodlarıyla birbirine bağlanan sizin tasarladığınız birden çok formdan (sayfadan) oluşur. Geçiş Panosu Yöneticisi yardımıyla oluşturulan bir geçiş panosu bir Geçiş Panosu Öğeleri tablosu ve program geçiş panonuzu görüntülediğinde şablon olarak hizmet eden bir genel form içerir. Tasarım görünümünde düğmelerin konumlarını değiştirebilir ve başka görsel öğeler (resim vb.) ekleyebilirsiniz. Bir Geçiş Panosu Oluşturmak 253 Kendi oluşturduğunuz bir geçiş panosunun aksine, etkin düğmelerin sayısını ve yalnızca her düğme tıklandığında gerçekleştirilen eylemi Geçiş Panosu Öğeleri tablosu bilgilerini düzenleyerek değiştirebilirsiniz. İpucu Geçiş Panosu Yöneticisi’yle oluşturulan geçiş panolarını kullanmak için nasıl çalıştıklarını bilmeniz gerekmez ama geri planda neler olduğunu bilmek değişiklik yapmak istediğinizde işe yarar. Geçiş panosu açıldığında Access, Geçiş Panosu Öğeleri tablosundaki bilgileri okuyan VBA kodunu çalıştırır ve ana formda görünecek düğmeleri belirleyen özellikleri ayarlamak için kullanır. Kod görünecek düğmelerin etiketlerini ve eylemlerini de belirler. Geçiş panosu hiyerarşisinde ikinci bir düzeye geçmek için bir düğmeyi tıklarsanız, kod tabloyu tekrar okur ve ana form için özellikleri sıfırlayarak yeni düzey için yeni bir sayfa oluşturur. Bu alıştırmada Geçiş Panosu Yöneticisi’ni kullanarak basit bir geçiş panosu oluşturacaksınız. KULLANIN 01_GeçişPanosu veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm09 alt klasöründedir. AÇIN 01_GeçişPanosu veritabanını açın. 1. Veritabanı Araçları sekmesinde, Veritabanı Araçları grubunda, Geçiş Panosu Yöneticisi düğmesini tıklayın. Bir geçiş panosu oluşturmak isteyip istemediğiniz sorulduğunda Evet’i tıklayın. Geçiş Panosu Yöneticisi penceresi, Geçiş Panosu Yöneticisiyle oluşturulan sayfaları listeler. Bu veritabanında bir geçiş panosu olmadığından Access başlangıç yapmanız için varsayılan bir sayfa listeler. 2. Geçiş Panosu Sayfaları listesinde Ana Geçiş Panosu (Varsayılan) seçiliyken, Düzenle’yi tıklayın. Geçiş Panosu Sayfasını Düzenle penceresi açılır. 254 Bölüm 9 Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek 3. Geçiş Panosu Adı kutusunda, Ana Geçiş Panosu’nu AA Geçiş Panosu ile değiştirin. 4. Geçiş Panosu Yöneticisi penceresinde, Yeni’yi tıklayın. Kapat’ı tıklayın. Yeni Oluştur iletişim kutusu açılır. Bu iletişim kutusunda geçiş panosuna ekleyeceğiniz yeni sayfaları adlandırabilirsiniz. 5. Varsayılan yeni geçiş sayfası adını Formlar olarak değiştirin ve Tamam’ı tıklayın. 6. Raporlar adında bir sayfa oluşturmak için Adım 4 ve 5’i tekrarlayın. Bir Geçiş Panosu Oluşturmak 255 7. Geçiş Panosu Sayfaları listesinde AA Geçiş Panosu (Varsayılan) seçiliyken, 8. Geçiş Panosu Sayfasını Düzenle penceresinde, Yeni’yi tıklayın. Düzenle’yi tıklayın. Geçiş Panosu Öğesini Düzenle iletişim kutusu açılır. Bu iletişim kutusunda, ana geçiş panosu sayfasındaki düğmelere özellikler atayabilirsiniz. 9. Metin kutusuna Formlar yazın. Bu metin Komut kutusunda belirtilen komut için bir düğme etiketi olacaktır. 10. Seçebileceğiniz komutları görüntülemek için Komut okunu tıklayın ve Geçiş Panosuna Git seçeneğini tıklayın. Geçiş Panosu Öğesini Düzenle iletişim kutusundaki geçerli ayarlarla, bir kullanıcı AA Geçiş Panosu sayfasındaki Formlar düğmesini tıkladığında Access, Geçiş Panosu kutusunda belirteceğiniz geçiş panosu sayfasını görüntüleyecektir. 11. Geçiş Panosu okunu tıklayın ve listeden Formlar’ı seçin. Geçiş Panosu liste öğeleri şu anda seçili komut için seçenekleri gösterir. 12. Geçiş Panosu Öğesini Düzenle iletişim kutusunda, Tamam’ı tıklayın. 13. AA Geçiş Panosu sayfasında üç düğme daha oluşturmak için aşağıdaki bilgileri kullanarak Adım 8’den 12’ye kadar olan bölümü tekrarlayın. Metin Komut Geçiş Panosu veya Makro Raporlar Geçiş Panosuna Git Raporlar Geçiş Panosunu Kapat Makro Çalıştır Switchboard1.closeSB Veritabanını Kapat Uygulamadan Çık (yok) Bir kullanıcı AA Geçiş Panosu sayfasındaki Geçiş Panosunu Kapat düğmesini tıkladığında Access, Geçiş Panosu makro grubunu açacak ve closeSB satırındaki makroyu çalıştırmaya başlayacaktır. 256 Bölüm 9 Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek İpucu Switchboard1.closeSB makrosu Access’le beraber gelmez. Bu alıştırma için özel olarak yazılmış basit bir makrodur. Nesneler çubuğundaki Makrolar’ı tıklayıp istediğiniz makroyu Tasarım görünümünde açarak veritabanına dahil edilen makroları gözden geçirebilirsiniz. Geçiş Panosu Sayfasını Düzenle penceresi az önce oluşturduğunuz dört öğeyi listeler. 14. Geçiş Panosu Yöneticisine dönmek için Geçiş Panosu Sayfasını Düzenle 15. Geçiş Panosu Sayfaları listesinde, Formlar’ı tıklayın, sonra da Düzenle’yi tıklayın. 16. Formlar geçiş panosu sayfasında 4 düğme oluşturmak için aşağıdaki bilgileri penceresinde, Kapat’ı tıklayın. kullanarak Adım 8’den 12’ye kadar olan bölümü tekrarlayın: Metin Komut Form veya Geçiş Panosu Kategorileri Düzenle/Gir Düzenleme Modunda Form Aç Kategoriler Siparişleri Düzenle/Gir Düzenleme Modunda Form Aç Siparişler Ürünleri Düzenle/Gir Düzenleme Modunda Form Aç Ürünler Geri Dön Geçiş Panosuna Git AA Geçiş Panosu Bir Geçiş Panosu Oluşturmak 257 17. Geçiş Panosu Yöneticisi’ne dönmek için Geçiş Panosu Sayfasını Düzenle penceresini kapatın. Geçiş Panosu Sayfaları listesinde, Raporlar’ı tıklayın, sonra da Düzenle’yi tıklayın. 18. Raporlar geçiş panosu sayfasında 4 düğme oluşturmak için aşağıdaki bilgileri kullanın: Metin Komut Form veya Geçiş Panosu Kategorilere Göre Satışları Önizle/Yazdır Rapor Aç Kategorilere Göre Satışlar Müşteri Etiketlerini Önizle/Yazdır Rapor Aç Müşteri Etiketleri Ürünlerin Alfabetik Listesini Önizle/Yazdır Rapor Aç Ürünlerin Alfabetik Listesi Geri Dön Geçiş Panosuna Git AA Geçiş Panosu 19. Geçiş Panosu Sayfasını Düzenle iletişim kutusunu ve Geçiş Panosu Yöneticisi’ni 20. Gezinti Bölmesi’nde, Formlar altında, Geçiş Panosu’nu çift tıklayın. kapatın. Yeni geçiş panonuz Form görünümünde açılır. 258 Bölüm 9 Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek 21. AA Geçiş Panosu sayfasında, Formlar düğmesini tıklayın. Formlar geçiş panosunda, Kategoriler formunu görüntülemek için Kategorileri Düzenle/Gir düğmesini tıklayın. 22. Kategoriler formunu kapatın. Ana geçiş panosuna dönmek için Formlar geçiş 23. Tasarım görünümüne geçin. panosunda Geri Dön düğmesini tıklayın. Şu anda yalnızca bir düğmesi ve onun varsayılan etiket metni olan form, aslında geçiş panonuz için bir şablondur. Düğmeleri ve etiketleri eklemek için gerekli bilgileri Geçiş Panosu Yöneticisi tarafından oluşturulan Geçiş Panosu tablosu içerir. Her olay Geçiş Panosu Öğeleri tablosundaki bir değişkenle ilişkilidir. Bu değişken de belirttiğiniz komut ve parametreyle (varsa) ilişkilidir. Bir düğmeyi Form görünümünde tıkladığınızda Access Tıklandığında özelliğine başvurur, Geçiş Panosu Öğeleri tablosundaki değişkeni arar ve ilişkili komutu yerine getirir. 24. Düğmeyi veya etiketi tıklayın ve Özellik Sayfası bölmesini açmak için 25. Düğmeler ve etiketler için Tıklatıldığında olayını görüntülemek üzere Özellik tuşuna basın. Sayfası bölmesinde, Olay sekmesini tıklayın. Kullanıcı bir düğmeyi tıkladığında başlatılan olay katıştırılmış bir makrodur. Katıştırılmış makrolar Access 2007’de yeni bir özelliktir. Bunlar Gezinti Bölmesi’ndeki Makrolar yerine bir form veya raporla depolanır ve normal makroların sunduğundan daha yüksek bir güvenlik düzeyi sunar. Katıştırılmış makroları görüntülemek için üç nokta (…) düğmesini tıklamanız gerekir. Özel Kategoriler Oluşturmak 259 İpucu Daha fazla sayfa ve komut eklemek için Geçiş Panosu Yöneticisi’ni yeniden açabilir, grafik ve diğer nesneleri eklemek için de Geçiş Panosu’nu Tasarım görünümünde açabilirsiniz. Çalışan geçiş panosunu üretmek için gereksinim duyduğunuz her şey Geçiş Panosu formunda ve Switchboard Items tablosunda bulunmaktadır. Formu ve tabloyu başka bir veritabanından kopyalayarak veya alarak ve bunları Geçiş Panosu Yöneticisi’yle gerektiği gibi değiştirerek benzer bir geçiş panosu oluşturabilirsiniz. KAPATIN Özellik sayfasını kapatın, Geçiş Panosu formunu kaydedin ve kapatın, sonra da 01_GeçişPanosu veritabanını kapatın. Özel Kategoriler Oluşturmak Bir geçiş panosunu kullanıcıların nesnelere daha kolay erişmelerini sağlamak için kullanabilirsiniz ama Access 2007’de çalışırken bunu özel kategori kullanarak yapmak çok daha kolaydır. Bölüm 1, “Access 2007’yi Keşfetmek”te tanımlandığı gibi, Gezinti Bölmesi’nin üstündeki geniş çubuk bir kategori başlığıdır. Bunun altındaki daha küçük olan her çubuk bir grup başlığıdır. Birkaç yerleşik kategoriyi kullanılabilir ve bir kategori altında listelenen gruplara çeşitli yollarla filtre uygulayabilirsiniz. Ayrıca her biri birden çok özel grup içeren on özel kategori oluşturabilirsiniz. Herhangi bir geçerli Access nesnesini nesne için kısayol oluşturmak üzere bir özel gruba sürükleyip bırakabilirsiniz; nesnenin kendisi özgün grubunda kalır. Kategorilerin, grupların ve nesne kısayollarının bu kullanımı, geçiş panosu sayfalarının, öğelerinin ve komutlarının yerini kolayca alabilir. Örneğin, muhasebe bölümü her ayın son gününde bir rapor kümesi kullanıyorsa, Ay Sonu Raporları grubunu içeren bir Muhasebe kategorisi oluşturabilir ve raporları bu gruba ekleyebilirsiniz. Veya Pazarlama bölümü çeşitli formlar, sorgular ve raporlarla programlı bir şekilde çalışıyorsa bunlar için Pazarlama kategorisi oluşturabilirsiniz. Bu kategori tüm nesneler için kısayollar bulunduran bir grup veya her nesne türü için bir grup içerebilir. Bir gruba eklenecek nesnelerin türleri konusunda herhangi bir kısıtlama yoktur. Bu alıştırmada, bir özel kategori oluşturacak, sonra da ona gruplar ekleyeceksiniz. 260 Bölüm 9 Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek KULLANIN 02_ÖzelKategori veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm09 alt klasöründedir. AÇIN 02_ÖzelKategori veritabanını açın. 1. Gezinti Bölmesi’nin üstünde, Tüm Access Nesneleri kategorisini farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Gezinti Seçenekleri’ni tıklayın. Gezinti Seçenekleri iletişim kutusu açılır. 2. Gruplandırma Seçenekleri alanında, Öğe Ekle düğmesini tıklayın. Kategoriler listesinde yeni bir kategori görünür. Kategori adı seçilidir. 3. Özel Kategori 1’i AA Kategori ile değiştirin. Sağ bölmenin başlığı seçili kategori adını gösterecek şekilde değişir. 4. Grup Ekle düğmesini tıklayın ve Gruplar listesinde Özel Grup 1’i Formlar ile değiştirin. İpucu Her kategori Atanmamış Nesneler adında varsayılan bir grup içerir. Bu grup veritabanındaki tüm nesnelerin listesini içerir ve özel gruplarınızda oluşturacağınız kısayolların kaynağıdır. 5. Raporlar adında bir grup eklemek üzere Adım 4’ü tekrarlayın. Gezinti Seçenekleri iletişim kutusunda, Tamam’ı tıklayın. Özel Kategoriler Oluşturmak 261 Şimdi göremeseniz de yeni kategoriniz Gezinti Bölmesi’ne eklenmiştir. 6. Kategorilerin listesini görüntülemek için Gezinti Bölmesi’nin üstündeki kategori başlığını tıklayın, sonra da yeni kategoriniz olan AA Kategori’yi tıklayın. Kategorinizde oluşturduğunuz Formlar grubu, menünün üst bölümünde, Raporlar grubu ve Atanmamış Nesneler grubu da altında görünür. 7. Atanmamış Nesneler grubunda, Kategoriler formunu (tablosunu değil; öğeleri simgelerinden ayırt edebilirsiniz) tıklayın. tuşunu basılı tutun ve Siparişler, Ürünler ve Müşteriler formlarını tıklayın. tuşunu bırakın, listeyi yukarı kaydırın ve seçili formları Formlar grup başlığına sürükleyin. İpucu Nesnenin sol tarafındaki simge nesne türünü belirtir. Access seçili formlar için kısayolları Atanmamış Nesneler’den Formlar grubuna taşır. 8. Atanmamış Nesneler grubunda, Ürünlerin Alfabetik Listesi raporunu tıklayın, tuşunu basılı tutun ve Kategorilere Göre Satışlar ve Müşteri Etiketleri raporlarını tıklayın. Sonra seçili nesnelerden birini farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Gruba Ekle’yi işaret edin ve Raporlar’ı tıklayın. Access seçili raporlar için kısayolları Atanmamış Nesneler’den Raporlar grubuna taşır. İpucu Atanmamış Nesneler grubunu Gezinti Bölmesi’nde görünür bırakabilir veya gizleyebilirsiniz. Gizlemek için Atanmamış Nesneler başlık çubuğunu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Gizle’yi tıklayın. Grubu geri yüklemek için Gezinti Seçenekleri iletişim kutusunu açın, AA Kategori’yi tıklayın, Atanmamış Nesneler onay kutusunu seçin ve Tamam’ı tıklayın. 9. Yeni kısayolları sınamak için her formu ve raporu açın. KAPATIN 02_ÖzelKategori veritabanını kapatın. Geçiş Panosu alıştırmasında 25, bu alıştırmada 9 karmaşık adım vardı. Kategoriler oluşturmak geçiş panoları oluşturmaktan yalnızca çok daha hızlı olmakla kalmaz, farklı kişiler veya amaçlar için farklı kategoriler oluşturabilir, nesneleri kolayca ekleyebilir ve kaldırabilirsiniz. 262 Bölüm 9 Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek Veritabanı Kullanıcılarının Kullanabileceği Özellikleri Denetlemek Veritabanınız Access’te deneyimi az olan veya hiç olmayan kişiler tarafından kullanılacaksa bir veritabanı açıldığında hangi özelliklerin kullanılabileceğini denetlemek isteyebilirsiniz. Bunu yapmanın birkaç yolu vardır. Kullanıcıların veritabanını yalnızca açabilmelerini isterseniz Access masaüstü kısayolu ve Başlat menüsü bağlantısına bir veya daha fazla seçenek ekleyebilirisiniz. Veritabanı seçenekleri hakkında daha fazla bilgi için Microsoft Office Access Yardımı’na başvurun. Kullanıcıların çalışmalarını denetlemenin daha yaygın bir yolu her veritabanında başlangıç seçeneklerini ayarlamaktır. Kullanıcılar tarafından kullanılabilecek menüleri ve Şerit sekmelerini, açılacak ilk formu (bir geçiş panosu gibi) ve diğer özellikleri denetlemek için başlangıç seçeneklerini kullanabilirsiniz. Başlangıç formu başka koşulları ayarlamak için otomatik olarak çalışan makrolar ve VBA yordamları içerebilir. Bu alıştırmada, veritabanının deneyimsiz kullanıcılara uygun bir sürümünü oluşturmak için bir geçiş panosuyla bazı özel menüleri birbirine bağlayan başlangıç seçeneklerini ayarlayacaksınız. Bu seçeneklerle deneme yapacak sonra da, bunları atlayacaksınız. İpucu Bu alıştırmada örnek veritabanı için özel olarak oluşturulmuş menüler kullanılmaktadır. Bu gibi menülerin nasıl oluşturulduğu hakkında daha fazla bilgi için Access Yardımı sistemine başvurun. Bu alıştırmadaki Siparişler formu birkaç özel makro kullanır. Bu makroları Nesneler çubuğundaki Makrolar’ı tıkladıktan sonra Siparişler formunu Tasarım görünümünde açarak inceleyebilirsiniz. KULLANIN 03_Özellikler veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm09 alt klasöründedir. AÇIN 03_Özellikler veritabanını açın. 1. Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, sonra da menünün sağ alt köşesinde, Access 2. Access Seçenekleri penceresinin sol bölmesinde, Geçerli Veritabanı’nı tıklayın. Seçenekleri’ni tıklayın. Access geçerli veritabanı için seçenekleri görüntüler. Veritabanı Kullanıcılarının Kullanabileceği Özellikleri Denetlemek 263 3. Uygulama Seçenekleri alanında, Uygulama Başlığı kutusuna Özellikler yazın ve tuşuna basın. Access veritabanın başlık çubuğunda her zamanki Microsoft Access başlığı yerine girdiğiniz metni görüntüleyecek. 4. Uygulama Simgesi kutusunun sağındaki Gözat düğmesini tıklayın. Simge 5. Uygulama Simgesi kutusunun altında, Form veya Rapor Simgesi olarak kullan’ı Gözatıcısı iletişim kutusunda, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm09 klasörüne gidin ve 03_Simge adlı simgeyi çift tıklayın. işaretleyin. Seçili simge ayarladığınız gezinti özelliklerine bağlı olarak, formların ve raporların başlık çubuklarının sol ucunda veya sekmelerinde görünecek. 6. Form Görüntüle okunu tıklayın ve listeden Geçiş Panosu’nu seçin. Geçiş Panosu veritabanı her açıldığında görüntülenecek. 264 Bölüm 9 Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek İpucu Access Özel Tuşlarını Kullan onay kutusu seçiliyken, veritabanı kullanıcıları aşağıdaki tuş birleşimlerini kullanabilirler: F11 Gezinti Bölmesi’ni görüntüler ve gizler. Ctrl+G Visual Basic Editor’deki Immediate penceresini görüntüler. Alt+F11 Visual Basic Editor’e geçer. Ctrl+Break Access’in sunucudan kayıt almasını durdurur. Bir veritabanını geliştirirken bu seçeneklerin olması yararlıdır ama veritabanını başkalarının kullanımına açmadan önce bunları devre dışı bırakabilirsiniz. 7. Gezinti Bölmesini Görüntüle onay kutusunu temizleyin. Artık Gezinti Bölmesi başlangıçta görüntülenmez. Access Özel Tuşlarını Kullan özelliğini de devre dışı bırakırsanız Gezinti Bölmesi hiç kullanılamaz. 8. Şerit Araç Çubuğu Seçenekleri alanında, Tam Menülere İzin Verme ve Varsayılan Kısayol Menüleri İzni onay kutularını temizleyin. Bu seçenekleri devre dışı bıraktığınızda kullanıcıların bu araçlara erişimini engelleyerek veritabanındaki istenmeyen değişiklikleri önlemiş olursunuz. Görecekleri tek şey Giriş sekmesi ve oluşturduğunuz özel menülerdir. Veritabanı Kullanıcılarının Kullanabileceği Özellikleri Denetlemek 265 İpucu Şerit Araç Çubuğu alanında Kısayol Menü Çubuğu varsayılan ayar olarak seçiliyken bir kullanıcı bir formu farenin sağ düğmesiyle tıkladığında standart kısayol menüsü görünür. Yalnızca gerekli komutların görünmesi için özel bir kısayol menüsü oluşturabilir ve bunu bu pencerede veya formun özellik sayfasında belirtebilirsiniz. 9. Access Seçenekleri penceresinde, Tamam’ı tıklayın. Başlangıç seçeneklerinin çoğu veritabanını kapatıp yeniden açmadan etkin hale gelmez. Şu anda görebileceğiniz tek değişiklik Access penceresinin başlık çubuğundaki addır. 10. 03_Özellikler veritabanını kapatıp yeniden açın. Access seçtiğiniz başlangıç seçeneklerini görüntüler: Yeni başlık çubuğu, Giriş sekmesi ve Geçiş Panosu. Bu bölümün ilk alıştırmasında formlar ve raporlarla çalışmak için Geçiş Panosu’nu nasıl kullanacağınızı görmüştünüz. Bu veritabanında da bu özelliği kullanabilirsiniz. Ayrıca bir de Eklentiler menüsü oluşturduk ve Geçiş Panosu formuna ekledik. Böylece bu form etkin olduğunda bu menü de görüntülenecek. 11. F11 tuşuna basın. Bu Access Özel Tuşu, Gezinti Bölmesi’ni görüntüler ve gizler. Kullanıcıların bu özelliği kullanmalarını istemiyorsanız, Access Özel Tuşlarını Kullan özelliğini devre dışı bırakabilirsiniz. 12. Eklentiler sekmesinde, Menü Komutları grubunda, Formlar’ı tıklayın ve listeden 13. Kategoriler formunu kapatın. Kategori Gir/Düzenle’yi seçin. Form yeni bir belge penceresinde görünür. Eklentiler menü sekmesinin kaybolduğuna dikkat edin. Bu menü yalnızca eklendiği nesne etkinken görünür. Geçiş Panosu etkinleştiği için Eklentiler menüsünün yeniden görüntülendiğine dikkat edin. 14. Eklentiler sekmesinde, Menü Komutları grubunda, Form listesinde, Sipariş Gir/ Düzenle’yi tıklayın. Siparişler formu görüntülenir ama bu kez Eklenti menüsü görünmeye devam eder. Bunun nedeni hem Geçiş Panosu formuna hem de Siparişler formuna eklenmiş olmasıdır. En ileri düzey işlevler Access Seçenekleri ayarlarında devre dışı bırakıldığından, bunun geçerli veritabanında nasıl yapıldığını görmenizin bir yolu yoktur. 266 Bölüm 9 Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek 15. 03_Özellikler veritabanını kapatın. 16. tuşunu basılı tutarken 03_Özellikler veritabanını açın. Eğer bir güvenlik uyarısı görünürse uyarıyı aldığınızı onaylarken tuşunu basılı tutmaya devam edin. Bir veritabanını açarken tuşunu basılı tutmak tüm başlangıç seçeneklerini atlar, bu nedenle veritabanı siz bu seçenekleri ayarlamadan önce başladığı gibi başlar. İpucu Kullanıcıların başlatma seçeneklerini atlamasını önlemenin tek yolu AllowByPassKey özelliğini oluşturan ve onu Yanlış olarak ayarlayan bir VBA yordamı çalıştırmaktır. Bunun nasıl yapıldığı hakkında daha fazla bilgi için Visual Basic Editor Help dosyasında AllowByPassKey’i arayın. 17. Siparişler formunu Tasarım görünümünde açın, sonra da Özellik Sayfası’nı görüntüleyin. Diğer sekmesini tıklayın ve Menü Çubuğu için olan ayara dikkat edin. sbMenu olarak ayarlanmış olmalıdır. Bir menüyü bir forma veya rapora Menü Çubuğu özelliğini makronun adına ayarlayarak eklersiniz. Bu makro (bu durumda sbMenu) menü adlarını Eklentiler sekmesindeki Menü Komutları grubu menüsüne eklemek üzere listeler. Her bir menüde gösterilecek komutlar ve bunlar tıklandığında yapılacak eylemler hakkında bilgi için diğer makroları (bu durumda TG1 ve TG2) da işaretler. Sık Kullanılan Accses Komutlarını Kolay Ulaşabilir Yapmak 267 Neleri içerdiğini görmek için sbMenu, TG1 ve TG2’yi tasarım görünümünde açabilirsiniz. Bunun hakkında daha fazla bilgi edinmek veya kendi menülerinizi oluşturmak için Access Yardım sisteminde menü ekle araması yapın. Kullanıcılarınızın veritabanında yapabilecekleri şeyler üzerinde büyük ölçüde denetim sağlamak için veritabanınızdaki her form ve rapor için farklı menüler oluşturabilir ve bunları özel gruplar veya bir geçiş panosuyla birlikte kullanabilirsiniz. KAPATIN 03_Özellikler veritabanını kapatın. Sık Kullanılan Access Komutlarını Kolay Ulaşılabilir Yapmak Access’i denetlemek için kullandığınız komutlara program pencereleri içindeki menülerden ve araç çubuklarından erişilebilir. Temel komut yapısı Access’in önceki sürümlerindekilere göre pek değişmemiştir: Sık kullanılan komutları temsil eden düğmeler Standart ve Gelişmiş araç çubuklarında ve daha az sıklıkta kullandığınız diğer komutlar Dosya, Düzenle, Görünüm, Git, Araçlar ve Yardım menülerinde bulunmaktadır. Birçok komutu klavye kısayolları kullanarak da verebilirsiniz. İpucu Kullanılabilen klavye kısayollarının bir listesini görmek için Microsoft Office Access Yardımı düğmesini tıklayın, Arama kutusuna klavye kısayolları yazın ve Enter’a basın. Sonra Access İçin Klavye Kısayolları konusunu tıklayın. Bu kitabın başında “Microsoft Office Access 2007’ye Giriş” bölümünde anlatıldığı gibi komutların Access nesne pencereleri (tablolar, formlar, raporlar, vb.) içinde gösterilme şekillerinde büyük değişiklikler yapılmıştır. Çalıştığınız belirli içerikte sık kullanılan komutları kolay erişilebilir hale getirmek için bu komutların düğmeleri sekmelerde gruplandırılır. Bu yeni tasarım herhangi bir zamanda gereksinim duyduğunuz komutların çoğunu bir tıklamayla kullanılabilir hale getirir. Ancak, en sık kullandığınız düğmelerin farklı sekmelere dağıtılmış olduğunu veya Access’in önceki sürümlerinde kullandığınız belirli komutların Şerit’te yer almadığını görebilirsiniz. Microsoft Office 2007 sistemi çalışma şekliniz üzerinde size daha fazla denetim vermek için Microsoft Windows XP ve Windows Vista’da kullanılan Hızlı Başlatma çubuğunun karşılığı olan Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu sağlamıştır. Hızlı Erişim Çubuğu, Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 program pencereleri ve Microsoft 268 Bölüm 9 Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek Office Outlook 2007 öğe pencerelerinin yanı sıra, Access nesne pencerelerindeki Microsoft Office Düğmesi’nin sağında bulunmaktadır. Herhangi bir komut düğmesini, o an hangi sekme etkin olursa olsun, her zaman kullanılabilecek şekilde Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na ekleyebilirsiniz. Bu alıştırmada, Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na bir düğme ekleyeceksiniz. Bu alıştırma için bir uygulama dosyası yoktur. YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Access’i açın. AÇIN Herhangi bir veritabanını açın. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu Özelleştir 1. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nun sağ ucunda, Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu Özelleştir düğmesini tıklayın. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu Özelleştir menüsü araç çubuğuna ekleyebileceğiniz sık kullanılan komutların listesini göstererek açılır. 2. Menünün alt kısmında, Diğer Komutlar’ı tıklayın. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu Özelleştir sayfasını gösteren Access Seçenekleri penceresi açılır. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda o an görünen komutlar sağ bölmede listelenir (görünme sırasına göre). Sık Kullanılan Accses Komutlarını Kolay Ulaşabilir Yapmak 269 3. Komutları seçin: okunu tıklayın, sonra da listede, Oluştur Sekmesi’ni tıklayın. Liste Oluştur sekmesindeki tüm komutları görüntüler. İpucu Komutları Seçin listesindeki Tüm Komutlar’ı tıklayarak tüm Access komutlarının alfabetik listesini görebilirsiniz. Bazı durumlarda, bir komutun birden fazla örneği listede görünebilir, bunlar komutun program içinde göründüğü konumlara karşılık gelmektedir. Bir komutu işaret ettiğinizde, Ekran İpucu komut konumunu görüntüler. Bağlamsal sekmelerde görünen ve hiçbir sekmede görünmeyen komutlar da bu listede vardır. 4. Oluştur Sekmesi listesinde, Gelişmiş’i işaret edin. Bir Ekran İpucu bu komutu koyabileceğiniz sekmeyi ve grubu görüntüler. Ekran İpuçlarını görüntülemek için başka birkaç komutu daha işaret edin ve komutların nasıl gruplandırıldığı ve onları nerede bulabileceğiniz konusunda daha fazla fikir edinir. 270 Bölüm 9 Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek 5. Oluştur Sekmesi listesinde, Tablo’yu tıklayın. Sonra iki komut listesi arasındaki Ekle’yi tıklayın. Access Tablo komutunu Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda bulunan komutlar listesinin sonuna ekler. 6. Sağ bölmede, Tablo’yu tıklayın, sonra da seçili komutu listede ikinci sıraya taşımak için Yukarı Taşı düğmesini iki kez tıklayın. Yukarı Taşı 7. Özelleştir sayfasının en altında, Tamam’ı tıklayın. Tablo komutu Access’in herhangi bir yerinde rahat bir şekilde yeni bir tablo oluşturabilmeniz için artık Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda görünür. Önemli Noktalar 271 Düğmeyi Adım 1 ve 2’yi tekrarlayarak, sağ bölmedeki komutu seçerek, sonra da Kaldır ve Tamam’ı tıklayarak Hızlı Erişim Araç Çubuğu’ndan kaldırabilirsiniz. İpucu Herhangi bir komutu Şerit’te farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na Ekle’yi tıklayarak Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nun sonuna ekleyebilirsiniz. Benzer şekilde, Hızlı Erişim Araç Çubuğu’ndaki bir komutu araç çubuğunda farenin sağ düğmesiyle tıklayarak ve Hızlı Erişim Araç Çubuğu’ndan Kaldır’ı tıklayarak silebilirsiniz. YAPIN Komutu Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda tutmak istemiyorsanız, kaldırın. Önemli Noktalar l Başkalarının verilerinize erişmelerini, verilerinizle çalışmalarını kolaylaştırmak, öte yandan da verilerinizi değiştirmelerini ve silmelerini önlemek için bir geçiş panosu oluşturabilir ya da başlangıç seçeneklerini ayarlayabilirsiniz. l Sık kullanılan formları, raporları ve diğer nesneleri özel kategoriler ve gruplarda düzenleyerek onlara kolay ulaşılmasını ve bazılarına ulaşılmamasını sağlayabilirsiniz. Bu özellik geçiş panosunun daha iyi bir alternatifidir. l Herhangi bir komutu tüm veritabanları için ortak olan Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na veya bir veritabanına özel olan bir araç çubuğuna ekleyebilirsiniz. Bir Bakışta Bölüm Bir veritabanına parola atamak, sayfa 274 Veritabanı kodlarının değiştirilmesini önlemek, sayfa 277 10 Bilgi Güvenliği ve Paylaşımı Bu bölümde öğrenecekleriniz: 4 Bir veritabanına parola atamak 4 Veritabanı kodlarının değiştirilmesini önlemek 4 Dağıtım için veritabanının güvenliğini sağlamak Veritabanı güvenliği hayatın acı bir gerçeğidir. Eviniz, arabanız, ofisiniz veya çantanız için olduğu gibi, veritabanınız için gereken güvenlik önlemleri neye sahip olduğunuza ve onu meraklı gözlerden mi, kazaların yol açtığı hasarlardan mı, kötü niyetli tahribattan mı yoksa hırsızlıktan mı koruyacağınıza göre değişir. Bir şirketin işleyiş bilgileri varlığını sürdürmesi için hayati önem taşır. Örneğin, biri ürünler listenize izinsiz erişim sağlamışsa çok endişelenmeyebilirsiniz ama bir rakibiniz müşteri listenizi görmeyi veya daha kötüsü çalmayı başarmışsa çok endişeleneceksinizdir. Ve eğer biri önemli sipariş bilgilerinizi imha etmişse bu bir felaket olacaktır. Bir veritabanı geliştiricisi olarak hedefiniz veritabanınıza erişimi olması gereken kişilere gereksiz kısıtlama koymadan yeterli koruma sağlamaktır. Bir veritabanını korumak için gereken güvenlik türü veritabanını kaç kişinin kullandığına ve veritabanının nerede depolandığına bağlıdır. Veritabanınız asla bir defada birden fazla kişi tarafından açılmayacaksa aynı bilgileri aynı anda güncelleştirmeye çalışan birkaç kişinin neden olacağı bozulma için endişelenmenize gerek yoktur. Veritabanınız bir uygulamanın parçası olarak satışa sunulacaksa herhangi bir şekilde kötü amaçlarla kullanılmasını önlemek için adımlar atmak isteyeceksinizdir. İpucu Access’in önceki sürümlerinde çalışma grupları ayarlayabiliyor ve her grubun üyeleri tarafından kullanılabilecek bilgileri ve yapılabilecek eylemleri kısıtlamak için izinler atayabiliyordunuz. 273 274 Bölüm 10 Bilgi Güvenliği ve Paylaşımı Bir veritabanını korumanın bir başka yoluysa dağıtım kanallarının güvenliğini sağlamak; örneğin, veritabanını parola korumalı bir Web sitesinden kullanılabilir hale getirmektir. Bu bölümde, verileri yanlışlıkla veya kasıtlı bozulmalardan korumanın ve yetkisiz kişilerin özel bilgilere erişim sağlamalarını zorlaştırmanın yollarını inceleyeceksiniz. Sonra, veritabanlarını takım üyeleri arasında paylaşmanın ve paylaşılan bir veritabanını yedeklemenin yollarını öğreneceksiniz. Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın. Önemli Bu bölümdeki uygulama dosyalarını kullanabilmek için kitabın CD’sinden varsayılan konumlarına yüklemeniz gerekmektedir. Daha fazla bilgi için “Kitabın CD’sini Kullanmak” bölümüne bakın. Sorun Giderme Kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri ve yönergeler Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse “Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler” bölümüne bakın. Veritabanına Parola Atamak Veritabanına bir parola atayarak yetkisiz kişiler tarafından açılmasını engelleyebilirsiniz. Access veritabanını açmayı deneyen herkesten parolayı girmesini ister. Veritabanı yalnızca doğru parola girildiğinde açılır. Güvenli Bir Parolanın Oluşturulması Parola olarak herhangi bir sözcük veya sözcük öbeğini kullanabilirsiz ama güvenli parola oluşturmak için aşağıdakileri unutmayın: l Parolalar büyük küçük harf duyarlıdır. l Harfleri, vurgulu karakterleri, rakamları, boşlukları ve noktalama işaretlerinin çoğunu ekleyebilirsiniz. İyi bir parola, büyük harf, küçük harf, simge ve rakam içerir ve sözlükte bulunan bir sözcük değildir. Güvenli parolalar hakkında daha fazla bilgi için aşağıdaki Web sayfasını ziyaret edin. www.microsoft.con/athome/security/privacy/password.mspx Veritabanına Parola Atamak 275 Bir parola atamanın ikinci bir yararıysa veritabanınızın her kapatışınızda otomatik olarak şifrelenmesi, açtığınızda ve doğru parolayı girdiğinizde şifresinin çözülmesidir. İpucu Access’in önceki sürümlerinde bir veritabanını şifrelemek ve veritabanının şifresini çözmek ona bir parola atamaktan farklı bir işlevdi. Access 2002’de veya Access 2003’te oluşturulmuş bir veritabanını Access 2007’de açarsanız, şifreleme ve şifre çözme seçeneğiniz hâlâ vardır. Bir veritabanına parola atamak kolaydır ve hiç koruma sağlamamaktan kesinlikle daha iyidir. Teorik olarak, insanlara kayıp parolaları kurtarmada yardımcı olan düşük fiyatlı birçok parola kurtarma yardımcı program kullanılabilmektedir. Bu yardımcı programlardan birini satın alan herkes veritabanınızın parolasını “kurtarabilir”. Ayrıca, aynı parola tüm kullanıcılar için geçerli olacağından (birinin parolayı başkalarına vermesi önlenemeyeceğinden) basit parola koruması tek kullanıcılı veritabanları için uygundur. Bir veritabanına parola atamak veya parolayı veritabanından kaldırmak için önce veritabanını özel kullanımda açmanız gerekir. Bu da veritabanını başka birinin açık tutamayacağı anlamına gelir. Bu durum, aşağıdaki alıştırmada kullanılan örnek veritabanı için sorun olmayacaktır ama bir ağ paylaşımında bulunan gerçek bir veritabanını ayarlamak veya kaldırmak istiyorsanız onu başka birinin kullanmadığından emin olmanız gerekecektir. Veritabanı Şifrelemesi Microsoft Office Access 2007’de oluşturulan bir veritabanı ikili (binary) dosyadır. Onu bir sözcük işlemcide veya bir metin düzenleyicisinde açarsanız içindekiler okunamaz. Ancak, dosyayı yakından iyice incelerseniz biraz bilgi edinebilirsiniz. Ama birilerinin, gizli bilgilerinizi elde etmek üzere anahtar sözcükleri arayan bir yardımcı programla veritabanı dosyanızı tarama olasılığından endişeleniyorsanız, dosyayı şifreleyebilir ve okunamaz hale getirebilirsiniz. Access’in önceki sürümlerinde, veritabanını kodlama (şifreleme) ile parola atama işlemleri birbirinden ayrıydı. Access 2007’de, bunlar tek komutta birleştirilmiştir. Bir dosyayı şifrelemek Access’in bir kopyasını kullanmayan kişilerin dosyanızdaki verileri okumasını ve bilgilerinize ulaşmasını engeller. 276 Bölüm 10 Bilgi Güvenliği ve Paylaşımı Bu alıştırmada, bir veritabanına parola atayacaksınız. KULLANIN 01_Parola veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm10 alt klasöründedir. YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Access’i açın ama 01_Parola veritabanını henüz açmayın. Microsoft Office Düğmesi 1. Microsoft Office Düğmesi’ni tıkladıktan sonra menüde Aç’ı tıklayın. 2. Aç iletişim kutusunda, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm10 klasörüne gidin ve 01_Parola veritabanını tıklayın (çift tıklamayın). Aç okunu tıklayın ve listeden Özel Kullanımda Aç’ı seçin. Access veritabanını sizin özel kullanımınız için açar, yani siz kapatıncaya kadar veritabanını hiç kimse açamaz. 3. Veritabanı Araçları sekmesinde, Veritabanı Araçları grubunda, Parola ile Şifrele düğmesini tıklayın. Veritabanı Parolasını Belirle iletişim kutusu açılır. 4. Parola kutusuna 2008!AA yazın ve tuşuna basın. Access başkalarının parolanızı görmemesi için yazdığınız parola karakterlerini yıldız işareti ile değiştirir. 5. Doğrula kutusuna da 2008!AA yazın ve Tamam’ı tıklayın. 6. Veritabanını kapatın ve tekrar açın. Veritabanı Kodlarının Değiştirilmesini Engellemek 277 Parola Gerekli iletişim kutusu açılır. 7. Veritabanı parolasını girin kutusuna 2008_AA yazın sonra da Tamam’ı tıklayın. Access parolanın geçersiz olduğunu bildirir. 8. Girdiğiniz parolanın geçersiz olduğunu bildiren Microsoft Office Access ileti 9. Parola Gerekli iletişim kutusuna doğru parolayı (2008!AA) yazın ve Tamam’ı kutusunda, Tamam’ı tıklayın. tıklayın. Veritabanı açılır. KAPATIN 01_Parola veritabanını kapatın. İpucu Bir parolayı veritabanından kaldırmak için girmeniz istendiğinde parolayı girerek veritabanını özel kullanımda açın. Veritabanı Araçları sekmesinde, Veritabanı Araçları grubunda, Veritabanı Şifresini Çöz düğmesini tıklayın. Parolayı girin sonra da Tamam’ı tıklayın. Access parolayı kaldırarak herhangi birinin veritabanına girmesine izin verir. Veritabanı Kodlarının Değiştirilmesini Engellemek Bir veritabanına Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) yordamları eklediyseniz yeterli veya yetkili olmayan kullanıcıların kodlarda değişiklik yapmasına kesinlikle izin vermek istemezsiniz. Yetkisiz erişimleri iki yolla engellersiniz: VBA kodunu bir parolayla koruyarak veya veritabanını Microsoft Database Executable (ACCDE) dosyası olarak kaydederek. Kod için parola oluşturursanız, parolayı bilenler tarafından kullanılabilir olur. Veritabanını ACCDE olarak kaydederseniz veritabanı uygulamasını kullanan kişiler kodu çalıştırabilir ama görüntüleyemez ve düzenleyemezler. Ayrıca Bakınız Bir veritabanını yürütülebilir dosya olarak kaydetmek için bu bölümün ilerisindeki “Dağıtım İçin Veritabanının Güvenliğini Sağlamak” başlığına bakın. 278 Bölüm 10 Bilgi Güvenliği ve Paylaşımı Bu alıştırmada, bir veritabanındaki VBA kodunun güvenliğini parola atayarak sağlayacaksınız. KULLANIN 02_Önle veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm10 alt klasöründedir. YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Access’i açın. AÇIN 02_Önle veritabanını açın. 1. Veritabanı Araçlar sekmesinde, Makro grubunda, Visual Basic düğmesini tıklayın. Visual Basic Editör başlatılır. 2. Tools menüsünde, base Properties’i tıklayın. Project Properites iletişim kutusu açılır. 3. Protection sekmesinde, Lock Project for viewing onay kutusunu seçin. 4. Password kutusuna 2008!VBA yazın ve tuşuna basın. Veritabanı Kodlarının Değiştirilmesini Engellemek 279 Access başkalarının parolanızı görmemesi için yazdığınız parola karakterlerini yıldız işareti ile değiştirir. İpucu Lock ve Password ayarları bağımsız çalışır. Lock Project for Viewing onay kutusunu seçmek kullanıcının projeyi görmesi için parolayı girmesini gerektirir. Bir parola oluşturulmuşsa ve Lock Project For Viewing onay kutusu seçili değilse, kullanıcı proje kodunu görebilir ama Project Properites iletişim kutusunu açmak için parolayı girmek zorundadır. 5. Confirm password kutusuna 2008!VBA yazın ve Tamam’ı tıklayın. Parola ayarlanır ama sonradan veritabanını açana ve VBA kodunu düzenlemeyi deneyene kadar onu tekrar girmeniz gerekmez. 6. Visual Basic Editor’ı ve veritabanını kapatın. 7. Veritabanını yeniden açın ve Veritabanı Araçları sekmesinde, Makro grubunda, Visual Basic düğmesini tıklayın (veya + F11 tuşlarına basın). Visual Basic Editor kod penceresini açmadan, yalnızca projenin adını göstererek açılır. 280 Bölüm 10 Bilgi Güvenliği ve Paylaşımı 8. 02_Önle veritabanı projesinin solundaki Genişlet düğmesini tıklayın. Genişlet Password iletişim kutusu açılır. 9. Password iletişim kutusuna 2008!VBA yazın ve OK’i tıklayın. İpucu Parolayı her veritabanı oturumunda bir defa girmeniz gerekir. Başka deyişle veritabanını kapatmadığınız veya yeniden açmadığınız sürece tekrar girmeniz gerekmez. KAPATIN 02_Önle veritabanını kapatın. İpucu Parolayı kaldırmak için Visual Basic Editor Tools menüsünde, Base Properties’i tıklayın. Protection sekmesinde, Lock Project For Viewing onay kutusunu temizleyin, parola kutularından yıldız işaretlerini silin ve OK’i tıklayın. Dağıtım İçin Veritabanının Güvenliğini Sağlamak 281 Dağıtım İçin Veritabanının Güvenliğini Sağlamak Bir veritabanı bir yerel ağda (LAN) veya bir geniş alan ağında (WAN) kullanılırsa ona erişimi olan kişiler üzerinde önemli ölçüde denetiminiz olur. Ama veritabanını kendi halinde veya daha büyük bir uygulamanın bir parçası olarak dış dünyaya açarsanız denetimi kaybedersiniz. Veritabanını kimin kullandığını veya içine girmek için hangi araçları kullanılabileceklerini bilmenin bir yolu yoktur. Eğer bu sizi endişelendiriyorsa veritabanınızı Access Database Executable (ACCDE) dosyası olarak dağıtmayı deneyin. İpucu Access’in önceki sürümlerinde bu Microsoft Database Executable (MDE) dosyası olarak adlandırılıyordu. İşlevi ve oluşturma işlemi aynıdır. Eski bir MDE dosyasını (Access 2002 veya Access 2003) Access 2007’de açarsanız, Veritabanı Araçları sekmesindeki Veritabanı Araçları grubunda, Access 2007 veritabanında çalışırken görünen ACCDE Yap komutunun yerini MDE Yap komutu alır. Bir veritabanını birkaç kuruluş tarafından kullanılabilir hale getirmek istediğinizi ama kuruluşların üyelerinin veritabanı nesnelerini değiştirmesini ve bir şeyleri “bozmasını” istemediğinizi varsayın. Bir veritabanını ACCDE dosyası olarak kaydetmek tüm modülleri derler, düzenlenebilen tüm kaynak kodlarını kaldırır ve hedef veritabanını sıkıştırır. ACCDE dosyası kullanıcıları formları ve raporları görüntüleyebilir, bilgileri güncelleştirebilir, sorguları, makroları ve VBA kodlarını çalıştırabilir. Aşağıdakileri yapamazlar: l Formları, raporları ve modülleri Tasarım görünümünde görüntüleyemez, düzenleyemez ve oluşturamazlar. l Diğer nesnelere ve veritabanlarına başvuruları ekleyemez, silemez ve değiştiremezler. l VBA kodunu değiştiremezler. l Formları, raporları ve modülleri alamazlar ve veremezler. Access bir ACCDE dosyasını dosya ancak Access 2007 biçimindeyse kaydeder. Access 2002 ve Access 2003 veritabanları MDE dosyaları olarak kaydedilebilir. Bir veritabanını ACCDE biçiminden kaynak ACCDB biçimine dönüştüremezsiniz, bu nedenle bir veritabanını ACCDE olarak kaydettikten sonra, özgün ACCDB dosyasını güvenli bir yerde koruyun. Formlarda, raporlarda veya VBA kodlarında bir değişiklik yapmanız gerekirse bunları özgün veritabanında yapmanız ve tekrar ACCDE olarak kaydetmeniz gerekecektir. Bu alıştırmada, bir veritabanının güvenliğini onu dağıtılabilir bir ACCDE dosyası olarak kaydederek sağlayacaksınız. 282 Bölüm 10 Bilgi Güvenliği ve Paylaşımı KULLANIN 03_Dağıt veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm10 alt klasöründedir. AÇIN 03_Dağıt veritabanını açın. 1. Veritabanı Araçları sekmesinde, Veritabanı Araçları grubunda, ACCDE Yap 2. Farklı Kaydet iletişim kutusunda, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm10 klasörüne düğmesini tıklayın. gidin ve Kaydet’i tıklayın. İşlem yalnızca bir saniye alır; tamamlandığında sizi bir mesaj uyarmaz. Microsoft Office Düğmesi 3. Microsoft Office Düğmesi’ni tıkladıktan sonra menüde Aç’ı tıklayın. 4. Aç iletişim kutusunda Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm10 klasörüne gidin. Access 03_Dağıt.accde adında bir veritabanı yürütülebilir dosyası oluşturmuştur. Dosya simgesinde standart Access simgesinin üzerinde mavi bir kilit vardır. İpucu 03_Dağıt.laccdb dosyası veritabanınızın kilitli olduğunu belirtir çünkü şu anda açıktır. Veritabanını kapattığınızda .laccdb dosyası kaybolur. 5. 03_Dağıt veritabanı yürütülebilir dosyasını çift tıklayın ve Microsoft Access Güvenlik Bildirimi ileti kutusu görünürse, Aç’ı tıklayın. Dağıtım İçin Veritabanının Güvenliğini Sağlamak 283 6. Gezinti Bölmesi’nde, her nesne türünden bir örneği (tablo, sorgu, vb.) farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve kısayol menüsündeki Tasarım Görünümü düğmesinin etkin olup olmadığına dikkat edin. Tasarım Görünümü düğmesi tablolar, sorgular ve makrolar için kullanılabilir ama diğer nesne türleri için kullanılamaz. Bu sizin veya başka bir kullanıcının formlar veya raporlarda tasarım değişiklikleri yapmasını veya veritabanıyla ilişkili VBA kodunu değiştirmesini önler. KAPATIN 03_Dağıt veritabanını kapatın. Önemli Çok kullanıcılı bir veritabanından ACCDE dosyasını oluştururken tüm kullanıcıların veritabanını kapattığından emin olun. Veritabanına Windows Gezgini’nde baktığınızda onunla aynı adda, .laccdb (kilitli Access veritabanı) uzantılı bir dosya görürseniz başka biri tarafından açılmış olduğunu anlarsınız. Veritabanı açıkken ACCDE dosyasını oluşturmayı denediğinizde size veritabanının bir başkası (kullanıcı adı ve makine adı) tarafından açıldığı uyarısı yapılır ve yeniden denemeniz bildirilir. SharePoint Aracılığıyla İşbirliği Yapmak Kuruluşunuzda bir Microsoft Office SharePoint Server 2007 işbirliği sitesi varsa aşağıdaki yollardan biriyle Access veritabanlarınızı çevrimiçi kullanılabilir hale getirerek veri toplama ve dağıtımını bu site aracılığıyla yönetebilirsiniz. l Bir işbirliği sitesine bir veritabanını aktarın. SharePoint Sitesine aktarma sihirbazı veritabanınıza bağlı SharePoint listeleri oluşturur. Bağlı verilere işbirliği sitesinden veya Access’ten erişerek verileri yönetebilirsiniz. l Bir işbirliği sitesine bir veritabanını yayımlayın. Veritabanınızı bir SharePoint kitaplığında yayımlayabilir ve başkalarının bilgileri güncelleştirebileceği ve alabileceği formlar, sorgular ve raporlar sağlayabilirsiniz. Veritabanınızı işbirliği sitesi kullanıcıları tarafından kullanılabilir hale getirdikten sonra kullanıcılar bilgilerle herhangi bir SharePoint listesi içeriğiyle olduğu gibi, çevrimiçi veya çevrimdışı, çalışabilirler ve içeriği programı açmadan, Access’te görüneceği şekilde görüntüleyebilirler. Veritabanını bu yolla paylaşmanın bir yararı izinlerin veritabanları için tek tek ayarlanması yerine SharePoint ile düzenlenmesidir. Diğeriyse verilere site kullanıcıları tarafından yapılan değişiklikleri izleyebilmeniz, bilgilerin önceki sürümlerini kurtarmanız, böylece verileri veri kaybına karşı Access ile yapamayacağınız bir şekilde güvence altına alabilmenizdir. Diğer taraftan, var olan SharePoint listelerinden bir veritabanı oluşturabilir ve iş akış sürecini bir veritabanıyla bütünleştirebilirsiniz. 284 Bölüm 10 Bilgi Güvenliği ve Paylaşımı Önemli Noktalar l Bir veritabanı geliştiricisi olarak hedefiniz kullanıcılara gereksiz kısıtlamalar getirmeden, veritabanınızı ve içerdiği bilgileri yeterince korumaktır. Bir veritabanını korumak için gereken güvenlik önlemi veritabanını kaç kişinin kullandığına ve nerede depolandığına bağlıdır. l Bir veritabanını şifreleyebilirsiniz, bu onun Access’te açılmasını ve görüntülemesini önlemez ama Access programı olmayan kişilerin verileri okumasını ve bilgilerinize ulaşmasını engeller. l Yetkisiz kullanıcıların veritabanınızı açmasını engellemek için veritabanınıza bir parola atayabilirsiniz. Veritabanınıza bir parola atadığınızda veritabanı otomatik olarak şifrelenir. l Veritabanınızda VBA yordamları bulunuyorsa VBA kodunu bir parola atayarak veya veritabanını bir Access Database Executable (ACCDE) dosyası olarak kaydederek koruyabilirsiniz. Kod için bir parola oluşturursanız kod parolayı bilen biri tarafından düzenlenebilir. Veritabanını bir ACCDE dosyası olarak kaydederseniz, dosyayı kullanan kişiler kodu çalıştırabilir ama görüntüleyemez ve düzenleyemezler. l Kuruluşunuzun diğer üyeleri bir Sharepoint işbirliği sitesi aracılığıyla veritabanına veriler girebilir ve alabilir. Veritabanı bilgilerini SharePoint aracılığıyla kullanılabilir hale getirerek Access içinde yapamayacağınız yollarla izinleri düzenleyebilir, değişiklikleri izleyebilir ve sürümleri yönetebilirsiniz. Sözlük Access Database Executable (ACDDE) Bir veritabanının derlenmiş sürümü. Bir veritabanını ACDDE dosyası olarak kaydetmek tüm modülleri derler, düzenlenebilir tüm kaynak kodu kaldırır ve hedef veritabanını sıkıştırır. adlandırılmış aralık Bir Access tablosuna alabileceğiniz bir Excel elektronik tablosundaki hücre grubu. alan Belirli bir bilgi kategorisi. Access’te bir veritabanı tablosundaki sütun. Ayrıca bkz. kayıt alan özelliği Bir alana neyin, nasıl konabileceğini denetleyen özellik. alma Dış verileri Access tarafından kullanılabilecek bir biçime dönüştürme. alt form Bir başka formun içinde bulunan bir form. Ayrıca bkz. ana form. alt rapor Bir başka raporun içinde bulunan bir rapor. Ayrıca bkz. ana rapor. alt veri sayfası Bir başka veri sayfasında bulunan bir veri sayfası. ana form Katıştırılmış başka formlar içeren bir form. Ayrıca bkz. alt form. ana rapor Bir veya daha fazla alt rapor için kabuk olarak hizmet eden ama temel aldığı tablolardaki bilgileri çok az gösteren veya hiç göstermeyen basit bir rapor. Arama sihirbazı Kolayca bir arama listesi oluşturabileceğiniz bir Access sihirbazı. aritmetik işleç Sayılarla kullanılan işleç: +(toplama), -(çıkarma), *(çarpma) veya /(bölme). ayrıştırma Bir HTML belgesi gibi, alınan bir belgeyi çözümleme ve yapılandırılmış veriyi belirleme işlemi. bağlanılmış ağ sürücüsü Yerel bilgisayarınızda sabit sürücü olarak erişilebilmesi için bir sürücü harfi atadığınız ağ sürücüsü. Ayrıca bkz. evrensel adlandırma kuralı (UNC) yolu. başlangıç seçenekleri Bir veritabanı açıldığında kullanıcılar tarafından kullanılabilen özellikler. başlık çubuğu Bir belgenin üstündeki etkin bir veritabanı nesnesinin adını gösteren ve Ekranı Kapla, Simge Durumuna Küçült/ Önceki Boyut ve Kapat düğmelerinin bulunduğu alan. bir-bir ilişkisi Bir tablodaki bir kaydın başka bir tabloda yalnızca tek bir kayda bağlandığı bir ilişki. Ayrıca bkz. bir-çok ilişkisi, bir-bir ilişkisi. bir-çok ilişkisi Bir tablodaki her bir kaydın başka bir tablodaki birden çok kayda bağlandığı ilişki. Ayrıca bkz. bir-çok ilişkisi, bir-bir ilişkisi. birleşik kutu (açılır kutu) Sağ tarafındaki oku tıklattığınızda seçenekler listesi gösteren denetim. Listede olanlardan farklı bir seçim girmenize de izin verebilir. boş dize Aralarında hiçbir şey olmayan iki tırnak işaretli bir Access alanı. Access bir boş dizeyle Null (boş) alanı birbirinden ayırır. çalışma grubu Çok kullanıcılı bir ortamdaki verileri ve aynı çalışma grubu bilgileri dosyasını paylaşan, kullanıcıların grubu. Access’i yüklediğinizde, kurulum programı varsayılan bir çalış- 285 286 Sözlük ma grubu oluşturur ve o çalışma grubu içinde iki grup ayarlar: Yöneticiler ve Kullanıcılar. çalışma sayfası Microsoft Office Excel elektronik tablosundaki bir Access tablosuna alınabilen bir sayfa. çapraz sorgu İki türlü bilgiyle gruplandırılmış veriler için toplam, ortalama, sayım ve diğer toplama hesaplamaları yapan bir sorgu. Ayrıca bkz. eylem sorgusu, parametre sorgusu ve seçme sorgusu. çok-çok ilişkisi Üçüncü bir tablo yoluyla birbirine bağlanan iki bir-çok ilişkisi. Ayrıca bkz. birçok ilişkisi, bir-bir ilişki. denetim Bir form ya da raporda kullanıcılara bilgiler görüntüleyen veya kullanıcıların bilgiler girmesine izin veren etiket, metin kutusu, seçenek düğmesi veya onay kutusu. denetim kaynağı Bir denetimin bağlandığı alan, tablo veya sorgu gibi bir Access nesnesi. Ayrıca bkz. kayıt kaynağı. denetim özelliği Özellik Sayfası’ndan erişilebilen, bir denetimin görünüşünü ve ne tür veri gösterebileceğini belirleyen ayar. dijital imza İnternet’te kullanılan, iletilerin gönderilmeden önce şifrelemek, alındığında şifresini çözmek için biri ortak, diğeri özel iki anahtara bağımlı bir güvenlik mekanizması. doldurmak Verileri bir tablo veya diğer nesnelere eklemek. dönüşüm XML verilerini diğer biçimlere dönüştürmek için kullanılan bir şablon türü. düz veritabanı Bilgileri yalnızca bir tabloda depolayabilen basit bir veritabanı programı. Ayrıca bkz. ilişkisel veritabanı. ekleme sorgusu Bir veya birden fazla tablodaki kayıtları bir veya birden fazla tablonun sonuna ekleyen sorgu. Ekran İpucu İşaretçiyi bir komut veya denetimin üzerinde beklettiğinizde görünen, onunla ilgili bilgiler içeren küçük açılır pencere. eşleşmeyenler sorgusu Bir tablodaki başka bir tabloda ilişkili kayıtları olmayan kayıtları bulan bir seçme sorgusu. etiket denetimi Formda görünecek metni içeren bir form denetimi. etiketler Bir belgenin veya diğer eylemlerin yapısını biçimlendirmek veya tanımlamak için HTML veya XML’deki yönergeler veren kodlar. evrensel adlandırma kuralı (UNC-Universal Naming Convention) yolu Bilgisayar adı, sürücü harfi ve iç içe geçmiş dosya adlarını içeren bir yol adı. Yerel ağ (LAN) dosyalarına bağlanmak için tercih edilen biçimdir. Ayrıca bkz. bağlanılmış ağ sürücüsü. eylem sorgusu Bir tablodaki bilgileri hızlıca güncelleştiren veya seçili kayıtları silen bir sorgu türü. Ayrıca bkz. çapraz sorgu, seçme sorgusu ve parametre sorgusu. filtre uygulama Bazı karakter birleşimlerini görüntülemek veya görüntüden çıkarmak için bilgileri düzenleme yolu. form Bir veya daha fazla tabloda veya sorgudaki alanların düzenlenmiş veya biçimlendirilmiş bir görünümü. Formlar bir veritabanındaki tablolarla etkileşimli olarak çalışırlar. geçerlilik kuralı Alana gireceklerin yalnızca doğru bilgi türlerinde olmasını sağlayan bir alan özelliği. geçiş panosu Kullanıcıların sayfa açmak, iletişim kutularını açmak, verileri görüntülemek ve girmek, raporları önizlemek ve yazdırmak gibi başka etkinlikleri başlatmak için tıklayabildiği düğmeleri olan sayfalar topluluğu. Genişletilebilir Biçimlendirme Dili (XMLExtensible Markup Language) Bir belgedeki öğelerin yapısını belirten, HTML etiketlerine benzeyen etiketler içindeki biçimlendirmeyi belirleyen düz metin dosyaları. görünüm Bilgilerin belirli bir bakış açısından gösterilmesi. Her Access nesnesinin Veri Sayfası görünümü ve Tasarım görünümü gibi iki veya daha fazla görünümü vardır. grup Access kullanıcı düzeyi güvenlik modelinin temel aldığı, diğer üçü nesne, izin ve kullanıcı olan dört öğeden biri. gruplandırma düzeyi Kayıtların bir raporda gruplandırıldığı düzey. Bir alana göre gruplandırma yaparsanız rapor o alanda aynı değere sahip kayıtların her grubu için bir grup üstbilgisi ve altbilgisi ekler. gruplar Bir sekmedeki düğme topluluğu. güncelleştirme sorgusu Bir sorgunun sonuçları üzerinde alanı değiştirmek gibi bir eylem gerçekleştiren bir seçme sorgusu. güvenli parola Büyük harf, küçük harf, simge veya sayı içeren ve bir sözlükte bulunan bir sözcük olmayan bir parola. güvenlik uyarısı Bir veya daha fazla makro içeren bir veritabanı açıldığında görünen bir uyarı. hesaplama işlevleri Topla, Ortalama veya Sayım gibi, alanları gruplayan ve alan değerleri üzerinde hesaplamalar yapan işlev. Sözlük 287 Hızlı Erişim Araç Çubuğu Kaydet, Geri Al, Yinele ve Yazdır düğmelerini varsayılan ayar olarak gösteren ama başka komutları da göstermesi için özelleştirilebilen bir araç çubuğu. HTML Bkz. Köprü Metni İşaretleme Dili. HTML etiketi Web belgelerindeki etiketlenmiş bilgilerin görünümünü belirleyen bir HTML komutu. İfade Oluşturucusu Sorgularda, formlarda ve raporlarda hızlıca ifadeler (formüller) oluşturabileceğiniz bir araç. ifade Tablolara veya formlara özellikler atamak için kullanılabilen işlevler, alan değerleri, sabitler ve işleçlerin bir birleşimi. Ayrıca sorguların bir parçası olarak ve başka yerlerde de kullanılır. Formül de denir. ikili dosya Bir sözcük işlemci uygulamasında anlamsız yazılar olarak görünen ve yalnızca bilgisayar tarafından okunabilen verilerden oluşan dosya. İletişim Kutusu başlatıcı Bir komutun diğer ayarları için seçenekler içeren bir iletişim kutusunu açan düğme. ilişki İki veya daha fazla tablodaki ortak alanlar arasındaki ilişki. İlişkili Bir tablodaki belirli bir alana bağlanan metin kutusu. Ayrıca bkz. ilişkisiz ilişkisel veritabanı Verilerin birden çok ilişkili tabloda depolandığı, tabloların tek bir depolama alanı olarak işlem görmesine izin veren karmaşık bir veritabanı türü. Ayrıca bkz. düz veritabanı. ilişkisiz Birden çok alandaki değerleri hesaplamak için kullanıldığı için bir alana bağlı olmayan bir denetim. Ayrıca bkz. İlişkili. 288 Sözlük imzalamak Bir dijital imza ekleyerek bir dosyanın kaynağını ve içeriğinin garantisini vermek. intranet Verileri bir şirket veya grup içinde özel olarak paylaşmak için kullanılan yerel bir ağ. işleç Bkz. aritmetik işleç, karşılaştırma işleci. işlev Bir programda, genellikle matematiksel veya finansal hesaplamalarda kullanılan adlandırılmış bir yordam. izin Bir kullanıcının bir veritabanındaki verilere veya nesnelere nasıl erişebileceğini belirten bir öznitelik. joker karakter Arama ölçütünde bilinmeyen bir karakter veya karakterlerin yerine kullanılan yıldız işareti (*) veya soru işareti (?) gibi bir yer tutucu. karşılaştırma işleci Değerleri karşılaştıran işleç: < (küçüktür), > (büyüktür) ve = (eşittir). Bu işleçler <= (küçüktür veya eşittir), >= (büyüktür veya eşittir) ve <> (eşit değildir) gibi birleştirilebilir. kayıt Bir tablodaki müşteri, çalışan ve proje gibi belirli bir konuyla ilişkisi olan bilgi öğelerinin (alanların) tümü. Ayrıca bkz. alan. kayıt kaynağı İlişkili bir kayıttaki verilerin alınacağı kaynak. Ayrıca bkz. denetim kaynağı. kayıt seçici Bir tablo veya formun sol kenarındaki gri çubuk. Bir kaydın tamamını kaydın yanındaki kayıt seçiciyi tıklayarak seçebilirsiniz. komut düğmesi Bir düğme olarak görünen ve tıklandığında bir eylem gerçekleştiren denetim. Köprü Metni İşaretleme Dili (HTMLHypertext Markup Language) Web’de yayımlamak için belgeleri etiketlerle işaretleyebileceğiniz resmi yazı dili. LAN Bkz. yerel ağ (LAN). makro Birden çok eylem gerçekleştirebilen basit bir program. Bir makro formları açmak, raporları ve kayıtları güncelleştirmek ve düğmeleri tıklamak gibi olaylara yanıt verebilir. maske Bir alandaki verilerini görünüşünü, biçimini ve türünü denetleyen özellik. metin kutusu denetimi Bir form veya raporda metnin girilebildiği ve düzenlenebildiği denetim. Microsoft Database Executable (MDE) Bkz. Access Database Executable (ACCDE). Microsoft Office Düğmesi Office programlarını ve belgelerini (belge içeriğini değil) bir bütün olarak yöneten komutların olduğu bir menüyü açan düğme. modül Bir Microsoft Visual Basic for Applications programı. nesne Bir Access veritabanının tablo, sorgu, form, rapor, sayfa, makro veya modül gibi öğelerinden biri. olay başlatıcı Nesneler bir formdaki olayları tetiklemesi. olay Tıklama, Çift Tıklama, Fare Tuşuna Basma, Fare Tuşunu Bırakma gibi, kod eklenebilen bir eylem. Bir nesne tarafından tanınan olaylar nesnenin Özellik Sayfası bölmesindeki Olay sekmesinde listelenir. özel grup Kategorilerin, grupların ve nesne kısayollarının birleşimi olan, kullanıcı tarafından oluşturulmuş bir grup. özel kullanım Genellikle bir veritabanının parolasını belirlerken ve kaldırırken kullanılan, veritabanını yalnızca bir kişinin açmasına izin veren ayar. özellik Gerekli ve Giriş Maskesi özellikleri gibi içeriğini, Yazı Tipi ve Hizalama gibi görünüşünü belirlemek için nesneye uygulanan ayar. parametre sorgusu Bir tarih aralığı gibi, bir sorguda kullanılacak olan bilgileri isteyen sorgu. Bu tür sorgu dönemsel olarak çalıştırılan bir rapor için temel alınarak kullanıldığında yararlı olur. Ayrıca bkz. sorgu, çapraz sorgu ve seçme sorgusu. parola Güvenli bir veritabanını açmak için gereken erişim kodu. rapor Bilgileri biçimlendirilmiş ve kolay anlaşılabilir bir şekilde ekranda ya da kağıt üzerinde görüntülemek için kullanılan bir veritabanı nesnesi. Birden çok tablodan veriler, veritabanındaki bilgilerle yapılmış hesaplamalar, sorgular ve üstbilgi, altbilgi, başlık gibi biçimlendirme öğelerini içerir. sabit Bir sabit değeri temsil eden ifadenin bir bölümü. sabit genişlikli metin dosyası Genellikle eski uygulamalardan veri aktarmak için sıkça kullanılan bir metin dosyası biçimi. Her kayıttaki aynı alan, aynı sayıda karakter içerir. Gerçek veriler bir alanı doldurmazsa, her kaydın başlangıcından itibaren aynı sayıda karakter içermesi için alan boşluklarla doldurulur. seçenek düğmesi Kullanıcıların önceden ayarlanmış seçenekleri seçebileceği bir form denetimi. seçici Bir nesneyi seçmek ve yeniden boyutlandırmak üzere sürüklemek için tıklayabildiğiniz, nesneye ekli küçük bir kutu. Sözlük 289 seçimi kaldırmak Seçimden çıkarmak için seçilen verilerin veya denetimlerin dışında bir yeri tıklamak. seçme sorgusu Bir veya daha fazla tablodaki verileri alan veya seçen ve sonuçları veri sayfasında gösteren bir sorgu. Ayrıca bkz. sorgu, çapraz sorgu ve seçme sorgusu. sekme Belge içeriğiyle çalışırken, ilgili komutların gruplar olarak düzenlendiği Şerit alanı. sekmeli belgeler Nesnelerin sekmeli veri sayfalarında, birbiri ardına gösterildiği, bir Access penceresindeki nesnelerin varsayılan görünümü. sınırlandırılmış metin dosyası Her kaydın ve her alanın bir sonrakinden sınırlayıcı adı verilen virgül vb gibi başka özel bir karakterle ayrıldığı bir metin dosyası. sınırlayıcı Sınırlandırılmış bir metin dosyasında kayıtları ayırmak için kullanılan virgül (,), noktalı virgül (;), ters kesme (\) gibi bir karakter. sıralamak Bilgileri herhangi bir alana veya alanlara göre düzenlemek. silme sorgusu Bir veya daha fazla tablodaki ortak yönleri olan kayıtları silen sorgu. sonuç Bir Access formülünde, sonuç denklemin sonucuna eşittir. sorgu Bir tabloda depolanan belirli bilgileri bulan ve sonuçlarını görüntülemenize ve işlemenize izin veren bir veritabanı nesnesi. Bir sorgunun sonuçları formlar, raporlar ve veri erişim sayfaları için temel olarak kullanılabilir. sözdizimi İfadelerin yazılması gereken biçim. 290 Sözlük şablon Kullanıcıların kişisel gereksinimlerini karşılamak için uyarlayabildiği hazır yapılmış bir veritabanı uygulaması veya tablo. şema Bir .xds dosyasında bulunan, bir XML dosyasının yapısı. Şerit Access’in önceki sürümlerindeki menülerin ve araç çubuklarının yerini alan, program penceresinin üst bölümünde görünen sekmeler grubu. şifreleme Güvenlik Nedenleriyle verileri “karıştırmak” ve verilere bir parola uygulamak. veritabanı programı Veritabanı oluşturmak için uygulama. Bunların dosya başına bir tablo depolayabilen basit programlardan (düz veritabanı) bilgileri birden çok ilişkili tabloda depolayabilen daha karmaşık programlara (ilişkisel veritabanı) kadar çeşitleri vardır. veritabanı uygulaması Sorguların, formların, raporların, bir geçiş panosunun, özel kategorilerin, grupların ve çeşitli başka araçların eklenmesiyle kullanımı daha kolay hale getirilen bir veritabanı. tablo Sütunlar (kayıtlar) ve satırlar (alanlar) halinde düzenlenen bilgiler. verme Bir Access tablosunu veya veritabanını diğer programlar tarafından kullanılabilir bir biçime dönüştürme işlemi. Ayrıca bkz. alma. tablo yapma sorgusu Bir veya daha fazla tablodaki verilerin tümünü veya bir bölümünü yeni bir tabloda birleştiren bir sorgu. virgülle sınırlandırılmış metin dosyası Her alanın birbirinden virgülle ayrıldığı metin dosyası. Tasarım görünümü Bir tablo veya sorgunun yapısını görebileceğiniz veya değiştirebileceğiniz görünüm. Veri Sayfası görünümüyle birlikte, tablolar için en çok kullanılan iki görünümden biridir. Ayrıca bkz. görünüm. XML Bkz. Genişletilebilir Biçimlendirme dili (XML). tasarım kılavuzu Tasarım görünümünde, gelişmiş filtre veya sorgularla çalışmanızı sağlayan kılavuz. Veri Sayfası görünümü Bir tablo veya sorgudaki bilgileri görebileceğiniz ve değiştirebileceğiniz görünüm. Tasarım görünümüyle birlikte, tablolar için en çok kullanılan görünümlerden biri. veritabanı güvenliği Veritabanını yanlışlıkla veya kasıtlı bozulmalardan korumak için parola, şifreleme, ACDDE dosyaları ve diğer güvenlik önlemlerini kullanarak yetkisizi kişilerin özel bilgilere erişimlerini engellemek. veritabanı penceresi Tüm veritabanı nesnelerinin görüntülendiği pencere. yayımcı Bir veritabanını veya başka bir dosyayı dijital olarak imzalayan, böylelikle kaynağını garanti eden kişi veya kurum. yerel ağ (LAN-Local Area Network) Ev veya ofis gibi küçük alanları kapsayan, bilgisayar, yazıcı ve diğer donanımlardan oluşan ağ. yinelen sorgu Belirli bir alandaki bir veya daha fazla benzer bilgi içeren kayıtları bulan bir seçme sorgusu. yuvalamak Bir araç çubuğunu, görev bölmesini veya benzer öğeyi program penceresinin kenarına bağlanacak şekilde sürüklemek. yüzen öğe Bir araç çubuğu, görev bölmesi gibi yuvalandığı yerden sürüklenerek program penceresinde hareket edebilen öğe. Dizin A .accdb dosya uzantısı, 9, 40 Access başlatmak, 13 becerilerin taşınabilirliği, 9 belirtimler, görüntülemek, 14 boyut kısıtlamaları, görüntülemek, 14 diğer Office programlarıyla bütünleştirmek, 10 kapatmak, 14 nesneler. Bkz. Access nesneleri sürümleri, eski kabul edilen, veritabanlarını güncelleştirmek, 57 Windows XP’de başlatmak, xvi Yardım düğmesi, xxxiii-xxxiv Access Database Executable (ACDDE) dosyaları olarak veritabanlarını dağıtmak, 281 olarak veritabanlarını kaydetmek, ixv tanım 277, 285 Access düğmesi (alma grubu), 55 Access nesneleri almak, (Bkz. alma) formlar. Bkz. formlar; Otomatik Formlar görününler (Bkz. görünümler) için kullanılabilen verme biçimleri, görüntülemek, 80 kısayollar, özel gruplarla oluşturmak (Bkz. özel gruplar) kullanıldıkları yerler, 9 makrolar. Bkz. makrolar modüller. Bkz. modüller raporlar (Bkz. raporlar) sorgular. Bkz. sorgular; eylem sorguları; ekleme sorguları; çapraz sorgular; silme sorguları; tablo yapma sorguları; seçme sorguları; güncelleştirme sorguları tablolar (Bkz. tablolar) tanım, 124, 288 tarafından tanınan olaylar, 124 tüm örneklerini göstermek, 14 vermek, 79 Access Özel Tuşlarını Kullan onay kutusu, 264 Access Seçenekleri penceresi, 269 Access'in sürümleri, eski olarak kabul edilen, veritabanlarını güncelleştirmek, 57 ACDDE (Access Database Executable) dosyaları tanım 277, 285 veritabanlarını dağıtmak, 281 veritabanlarını kaydetmek, ixv ACDDE Yap düğmesi, 282 AÇIN paragrafları, xxiv açmak Access, 13 formlar, Tasarım görünümünde, 108 geçiş panoları, 257 şablonlar, xli tablolar, Tasarım görünümünde, 15 tablolar, Veri Sayfası görünümünde, 15, 48 tablolar, xxxix veritabanları, birden çok, 82 veritabanları, xl, xlii, 13 veritabanları, özel kullanım için, 275-76 Yardım, 14 ad çubuğu tanımı, 290 üzerindeki düğmeler, 3 Adım Adım serisi kuralları, xxiii adlandırılmış aralıklar, 288 adlandırmak geçiş panoları, 254 ifadeler, 169 raporlar, 226 tablo sütunları, 44 tablo sütunları, boşluklu, 45 veritabanları, 40 adres rehberleri (Outlook), rehberlerden almak, 74 alan özellikleri, liv, 180 alanlar boş dizeler, 180 boyut, değiştirmek, 185 boyut, sınırlamak, 184 eklemek, xlii eklemek, ilk satıra yazarak, 43 form, 131 geçerlilik kuralları (Bkz. geçerlilik kuralları) içindeki özellikler. Bkz. alan özellikleri 291 292 alanlarda veri biçimlendirmek alanlar, devamı içindeki veriler, kesin olarak belirtmek (Bkz. geçerlilik kuralları) sayı, için ayarlar, 184 sayı, içinde yuvarlamak, 186 seçmek, lv, 193 tablo (Bkz. sütunlar, tablo) tablolar, bağlanmak, 196 tanımı, 287 tümünü sorgulara taşımak, 207 varsayılan, yeni tablolarda, 43 veri biçimi, belirtmek (Bkz. maskeler) veri türleri (Bkz. veri türleri) verilerin biçimlendirilmesi, belirtmek (Bkz. maskeler) yeniden adlandırmak, xlii yeniden boyutlandırmak, xlii alanlarda veri biçimlendirmek, Bkz. maskeler alıştırmalardaki arabirim öğeleri, biçimlendirilmeleri, xxiv alıştırmalardaki kullanıcı girişi, biçimlendirmesi, xxiv alıştırmalardaki program arabirim öğeleri, biçimlendirmeleri, xxiv Alma Hatası tabloları, 59 alma, 53-54 Ayrıca bkz. verilere bağlanmaK Access olmayan veritabanlarından, 76 adımlarını kaydetmek, 56, 75 adres rehberleri, Outlook'tan, 74 alanların ne zaman atlanacağı, 75 dBASE dosyalarından, xlvi Excel çalışma sayfaları, 57-58 Excel çalışma sayfalarından, xliv hatalar olduğunda, 59 HTML dosyaları, 72 HTML dosyalarından, xlvi kişiler, Outlook'tan, 75 metin dosyaları, 65-66 Outlook klasörleri, 74 Outlook klasörlerinden, xlvi SharePoint listeleri, xlvi, 60-62 sorgu sonuçları, 55 sorgular, 54 tablolar, xliii, 54-55 veritabanları, 55 virgülle sınırlandırılmış metin dosyalarından, xlv XML dosyaları, 70 XML dosyalarından, xlvi, 69 Alt Form/Alt Rapor düğmesi, 134, 241 alt formlar eklemek, lii Excel'e vermek, 82 gezinmek, 139 içindeki ilişkili alanlar, 135 oluşturmak, lii, 134 seçmek, 137 tanımı, 289 alt raporlar, 239 eklemek, lx eklemek için sürüklemek, 240 kenarlıklar, şeffaf hale getirmek, 246 oluşturmak, 241 önizlemek, 246 seçmek, 241 tanımı, 289 alt veri sayfaları, 15 daraltmak, 17 tanımı, 289 genişletmek, 17 Excel'e vermek, 82 gizlemek, 17 içindeki kayıtlar, gizlemek, xl içindeki kayıtlar, görüntülemek, xl AltRapor sihirbazı, 241 ana form, 287 ana raporlar, 233, 288 araç çubukları Birincil (Bkz. Şerit) değişiklikleri önlemek, 264 Hızlı Erişim (Bkz. Hızlı Erişim Araç Çubuğu) arama listeleri birden çok sütun, oluşturmak, lvi, 198 girişleri kısıtlamak, lvi içindeki değerler, aralarında geçiş yapmak, 200 içindeki seçenekleri seçmek, 197 içindeki seçimlere filtre uygulamak, lvi içindeki sütunları gizlemek, lvi kullanıcılara öğeler eklemesine izin vermek (Bkz. birleşik kutular) oluşturmak, lv, 195 var olan öğelere sınırlamak, 198 Arama sihirbazı başlatmak, 195 eklemek, 198 tanımı, 287 aramak joker karakterlerle, 148 Yardım, xxxvi ardışık başlıklar, nasıl kullanıldıkları, xxiii aritmetik işleçler, 285 / (bölme), 152 * (çarpma). 152 cetveller, açma ve kapatma arasında geçiş yapmak 293 - (çıkarma), 152 & (ekleme), 152 + (toplama), 152 Ayrıca bkz. paragraflar, xxiv ayrıştırmak HTML dosyaları, 72 tanımı, 288 Azalan düğmesi, 146-47 B Baskı Önizleme, 247. Ayrıca bkz. önizleme büyütmeyi ayarlamak, 28 gezinmek, 248 kapatmak, 33, 248 raporları göstermek, 27 veri sayfalarını göstermek, 32 yakınlaştırmak, 28, 248 Baskı Önizlemeyi Kapat düğmesi, 248 başlatıcı olaylar, 287 başlatma Access, 13 Access, Windows XP'de, xvi Rapor sihirbazı, 222 Visual Basic Düzenleyicisi, 278 başlatma seçenekleri atlamak, 266 kullanıcıları atlamasını önlemek, 266 özelleştirmek, 262 tanımı, 289 veritabanı başlığı, özelleştirmek, 263 yapılandırmak, 263 başlık çubuğu tanımı, 290 üzerindeki düğmeler, 3 Başlık düğmesi, 237 bayt, alan sayılarını sınırlamak, 185 Belgelerim klasörü. Bkz. Belgeler klasörü Belgeleyici iletişim kutusu, 214 Belgeleyici klasörü varsayılan veritabanı konumu olarak, 41 Windows XP’de, xv belgeleyici veritabanları, lvii, 214 bırakma listeleri birden çok sütun, oluşturmak, lvi, 198 girişleri bu listelere kısıtlamak, lvi içindeki değerler, aralarında geçiş yapmak, 200 içindeki filtre uygulama seçimleri, lvi içindeki seçenekleri seçmek, 197 içindeki sütunları gizlemek, lvi kullanıcılara listelere öğe eklemeye izin vermek (Bkz. birleşik kutular) oluşturmak, lv, 195 önceden tanımlı öğelere sınırlamak, 198 Biçim Boyacısı düğmesi, 122 biçim boyacısı, 122 biçimlendirmek kopyalama, 122 veritabanları, xxxix Bir Teslim Bilgisi İsteniyor komutu, 270 bir-bir ilişkisi, 288 bir-çok ilişkisi, 288 birincil anahtarlar, 45 Birleşik Kutu düğmesi, 122 birleşik kutular, 195 eklemek, 122 formlar eklemek, li tanım, 285 Boolean, veri türü evet ve hayır arasında geçiş yapmak, 183 görünümünü biçimlendirmek, 184 tanım, 181, 208 boş alanlar, 180 boş dizeler, 180, 286 boş veritabanları, 42 Boyuta Uydur düğmesi, 113, 121 boyutlandırmak form denetim etiketleri, l form denetimleri, içeriklerine uydurmak, 113 form denetimleri, uydurmak, 121 form öğeleri, 115 bölgesel ayarlar, 183 Bölme Çubuğunu Aç/Kapat düğmesi, 14 bölücü çizgiler, 232 bölüm sekmeleri, nasıl kullanıldığı, xxiii bu kitaptaki alıştırmalar, sistem gereksinimleri, xxix bulmak, Ayrıca bkz. filtre uygulamak metin, 202 şablonlar, 39 C CD'de simgesi, xxiv cetveller, açma ve kapatma arasında geçiş yapmak, 229 294 çakışan pencereler Ç çakışan pencereler, 4 çalışan sorgular, xli, liv, 22, 185, 176, 204-05 çalışma grupları, 290 çalışma sayfaları, Excel çalışma sayfalarına vermek, xlvii, 82 çalışma sayfalarından almak, xliv, 57-58 içine veri yapıştırmak, 97 tanımı, 290 Çalıştır düğmesi, 22, 165, 174, 176, 254-05, 209 çapraz sorgular, 160, 285. Ayrıca Bkz. sorgular; eylem sorguları, ekleme sorguları, çapraz sorgular, silme sorguları, tablo yapma sorguları, seçme sorguları, güncelleştirme sorguları Çarpma düğmesi, 168 çarpma işleci, 168 çıkarmak, 290 çıkmak Bkz. kapatmak Çizgi düğmesi, 232 çok-çok ilişkileri, 288 çözümleme performansı, 211, 213 Çözümleme Tablosu sihirbazı, 211 D daralan alt veri sayfaları, 17 DBASE dosyaları almak, 76 vermek, xivi Değil işleci, 152 denetim etiketleri, 24 boyutlandırmak, l değiştirmek, l eklemek, 121 seçmek, l silmek, l denetim kaynağı, 108, 285 denetim menüsü, 4 denetim özellikleri ayarlamak, l, 244 düzenlemek, xiix göstermek, 109 tanım, 108, 152, 285 denetim resim yazıları düzenlemek, l eklemek, li tanım, 112 Denetim Sihirbazları düğmesi, 134 Denetim Sihirbazlarını Kullan, 122 denetimler anlık olarak değiştirmek, 233 arasındaki boşluk, eklemek, l arka plan özellikleri, l arka plan stili, 111 biçimlendirmek, xiix, ii birden çoğunu seçmek, 111 birleşik kutular (Bkz. birleşik kutular) Boyut Modu özelliği, 121 boyuta uydurmak, 13, 121 boyutlandırmak, li doğru olarak konumlandırmak, 117 düzen, değiştirmek, l etiket, 24, 103, 121 gölge etkisi, 112 grafikler, eklemek, ii hizalamak, l, 113 ilişkisiz, 12, 290 ilişkisiz, eklemek, 244 kaydırma çubukları, silmek, ii kayıt seçici, silmek, ii kenar boşlukları, 114 kopyalamayı biçimlendirmek, 122 Logo, 120 metin kutusu, 24, 103, 290 Özellik sayfası, açmak, 121 renk, 111 seçimi kaldırmak, 112 seçmek, 110 sihirbazlar, olmadan eklemek, 122 silineni geri almak, 243 silmek, 113 standart, 23 tanım, 23, 103, 285, 287 taşımak, xiix, li tema, 118 tümünü seçmek, 111 türleri, 119 yazı tipi, 109 devre dışı olan düğmeler, 6 Dış Veri Al sihirbazı, 55, 66, 69, 72 Diğer düğmesi, 72, 93 diğer tablolardaki veri sayfalarını katıştırmak. Bkz. alt veri sayfaları dijital imzalar, 286 Dosya Aç iletişim kutusu, 55, 58, 66, 72, 76 dosya adları, 40 dosya biçimleri, 9, 40 düğmeler, genel 295 dosyalar, HTML, 71 ayrıştırmak, 72 dosyalara tabloları vermek, xlviii dosyalara vermek, 72 dosyalardan almak, xlvi yapı etiketleri, görüntülemek, 95 dosyalar, XML dosyalara tablolar vermek, xlviii dosyalara veri vermek, 93 dosyalardan almak, xlvi, 69 dönüşümler, uygulamak, 70 içindeki etiketler, 68 şema, 69 tanımı, 287 dönüşümler tanımı, 290 XML dosyalarına uygulamak, 70 düğmeler, belirli Access (alma grubu), 55 ACDDE Yap, 282 Alt Form/Alt Rapor, 134, 241 Azalan, 146-47 Baskı Önizlemeyi Kapat, 248 Biçim Boyacısı, 122 Birleşik Kutu, 122 Bölme Çubuğunu Aç/Kapat, 14 Çalıştır, 22, 165, 174, 176, 204-05, 209 Çarp, 168 Çizgi, 232 Denetim Sihirbazları, 134 Diğer Formlar, 132 Diğer, 72, 93 E-posta Oluştur, 64 Etiket, 121, 238 Excel (Alma grubu), 58 Excel Elektronik Tablosuna Ver, 83 Filtre Uygula, liv Form Filtresi, 155 Form Görünümü, 34 Form, 129 Geçiş Panosu Yöneticisi, 253 Geçiş Panosunu Kapat, 255 Gelişmiş Filtre Seçenekleri, 154, 157 Gözat düğmesi, 42 Grup Ekle, 260 Gruplandır Ve Sırala, 231-32 İçindekiler Tablosunu Göster, xxxv İlk Kayıt, 139 Kapat, 3, 33 Kaydet, 48, 182, 236 Kopyala, 99 Metin Dosyası, 66 Metin Dosyasına Ver, 90 Metin Kutusu, 244 Microsoft Office Access Yardımı, xxxii-xxxiv Microsoft Office, 2, 5, 11, 32, 57, 288 Oluştur, 170 Ortala, 238 Öğe Ekle, 260 Önceki Boyuta Küçült/Ekranı Kapla, 3 Özellik Güncelleştirme Seçenekleri, 190 Özet Seçenekler, 225 Parolayla Şifrele, 276 Rapor Sihirbazı, 222 Rapor Tasarımı, 234 Resim, 120 RTF Dosyasına Ver, 88 Sayfa Numarası Ekle, 239 Seçim, 149 SharePoint Listesi, 62, 85 Sil, 208 Simge Durumuna Küçült, 3 Sola Hizala, 230 Sonraki Kayıt, 18, 139 Sorgu Sihirbazı, 203 Sorgu Tasarımı, 163, 175, 206 Tabloyu Göster, 164 Tarih Ve Saat, 230, 237 Tasarım Görünümü, 44, 185, 229 Tümünü Taşı, 132, 171 Varolan Alanları Ekle, 234 Veri Sayfası Görünümü, 182 Veritabanı Belgeleyicisi, 214 Veritabanı Parolasını Kaldır Ve Şifrelemek, 277 Word Dosyasına Ver, 88 Yapıştır, 99-100 Yatay, 32 Yazdır, 33 Yeni Kayıt, 128 Yukarı Taşı, 270 düğmeler, genel, 267 ad çubuğu, 3, 290 boyutu ve şekli, 6 devre dışı, 6 Ekran İpuçları, göstermek, xxxiii geçiş panosu, lxii gri, 6 için kenar boşluğu simgesi, xxiv seçenek, 288 üzerlerindeki oklar, 3 296 düğmeler, Hızlı Erişim Çubuğu düğmeler, Hızlı Erişim Çubuğu kaldırmak, 271 taşımak, 270 toplamak, 268 düğmelerin üzerindeki üçgenler, 3 düz metin dosyaları almak, 66 almak, alanları tırnak işaretleri içine almak, 65 biçimlendirilmiş, tabloları farklı vermek, xlvii dosya uzantıları, 66 farklı vermek, 90 farklı vermek, biçimlendirmeyle, 90 sabit genişlikli, 65 sınırlandırılmış, 65 sınırlandırılmış, farklı vermek, 92 virgülle sınırlandırılmış, dosyalardan almak, xlv düz veritabanları, 9, 287 Düzen görünümü içindeki raporları görüntülemek, lxi tanımı, 248 düzenlemek form resimleri, 112 form verilerinin kaynağı, 122 geçiş panoları, 255 raporlar, 227 sütun adları, 47 düzenli eylemler, otomatikleştirmek. Bkz. makrolar E ekleme sorgusu, 161, 285. Ayrıca bkz. eylem sorguları; çapraz sorgular,silme sorguları, tablo yapma sorguları; sorgular; seçme sorguları, güncelleştirme sorguları eklemek birleşik kutu denetimleri, 122 etiket denetimleri, 121 Ekran İpuçları, xxxiii, 289 ekran öğeleri. Bkz. Şerit Elektronik Tablo Alma sihirbazı, 58 elektronik tablolar, Excel elektronik tablolara vermek, xlvii, 82 elektronik tablolardan almak, xliv, 57-58 içine veri yapıştırmak, 97 En Az işlevi, 174 En Çok işlevi, 174 e-posta formları, xlv, 64. Ayrıca bkz. formlar E-posta iletileri aracılığıyla veri topla sihirbazı, 64 E-posta iletileri aracılığıyla veri toplamak, 64 E-posta Oluştur düğmesi, 64 Eşit Değildir filtreleri, liii eşleşen ağ sürücüleri, 288 eşleşmeyen sorgular, 160, 290 etiket denetimleri, 24, 103, 121 etiket düğmeleri, 121, 238 etiket raporlarını postalamak, 28 etiketlendirme ifadeleri, 169 etiketler, form. Bkz. denetimler, form etiketler, HTML, 71, 287, 290. Ayrıca bkz. HTML dosyaları everensel adlandırma kuralı (UNC) yolları ile verileri bağlamak, 60 tanımı, 290 Evet/Hayır veri türü evet ve hayır arasında geçiş yapmak, 183 görünümünü biçimlendirmek, 184 tanımı, 181, 208 Excel almak, xliv, 57-58 veri yapıştırmak, 97 vermek, xivii, 82 Excel düğmesi (alma grubu), 58 Excel Elektronik Tablosuna Ver düğmesi, 83 Exchange/Outlook Alma sihirbazı, 74-75 eylem sorguları. Ayrıca bkz. ekleme sorguları; çapraz sorgular; silme sorguları; tablo yapma sorguları; seçme sorguları; güncelleştirme sorguları; sorgular oluşturmak, 204 seçme sorgularını dönüştürmek, 204 tanım, 179, 285 türleri, 161 eylemler nesneler için, listelerini göstermek, 125 tanım, 286 temel, 124 F Farklı Kaydet iletişim kutusu, 45-47 Filtre Uygulama düğmesi, liv filtre uygulamak, 143 açılır listeler, içindeki seçimler, lvi arama listeleri, içindeki seçimler, lvi formlar 297 birden çok alanı temel alarak, lvi, 151 birden çok ölçütü temel alarak, 148, 156 forma göre, liv, 153 Gezinti Bölmesi, 16 komutlar, konumları, 149 sıralama-sorgulama karşılaştırması, 162 sonuçlar, formlarda/raporlarda göstermek, 151 sözdizimi, 155 tablolar, 148 tanımı, 287 tarihe göre, 151 tasarım kılavuzu, 156 verilerin biçimlendirilmesi, belirtmek (Bkz. maskeler) filtreler Eşit Değil, liii Gezinti Bölmesi, değiştirmek, 16 kaldırmak, liii, 150 metin, liii sonuçlar, formlarda göstermek, 151 sonuçlar, raporlarda göstermek, 151 tarih, 151 Filtreyi Değiştir düğmesi, 149, 150, 153, 155, 158, 202 form alanlarını devre dışı bırakmak, 131 form denetim etiketleri, 24 boyutlandırmak, l değiştirmek, l eklemek, 121 seçmek, l silmek, l form denetim kaynağı, 108, 285 form denetim menüsü, 4 form denetim özellikleri ayarlamak, 1, 244 düzenlemek, xlix görüntülemek, 109 tanımı, 108, 152, 285 form denetim resim yazıları düzenlemek, l eklemek, li tanımı, 112 form denetimi yer değişimine ince ayar yapmak, 117 form denetimleri için temalar, 118 form denetimleri. Ayrıca bkz. etiket denetimleri; metin kutusu denetimleri anlık olarak değiştirmek, 233 aralarındaki boşluk, eklemek, l arka plan özellikleri, l arka plan stili, 111 biçimlendirilmesi, kopyalamak, 122 biçimlendirmek, xlix, lii birden çok seçmek, 111 birleşik kutular (Bkz. birleşik kutular) Boyutlandırma Modu özelliği, 121 gölge etkisi, 112 grafikler, eklemek, li hizalamak, l, 133 ilişkisiz, 122, 290 ilişkisiz, eklemek, 244 kayıt seçici, silmek, lii kenar boşlukları, 114 kesin olarak konumlandırmak, 117 logo, 120 Özellik sayfası, açmak, 121 renk, 111 seçimi kaldırmak, 112 seçmek, 110 sihirbazlar, olmadan eklemek, 122 silmek, 113 silmeyi geri almak, 243 standart, 23 tanımı, 23, 103, 285, 287 taşımak, xlix, li tema, 118 tümünü seçmek, 111 türleri, 119 yazı tipi, 109 yerleşim, değiştirmek, l form denetimlerindeki grafikler, li form denetimlerindeki resim yazıları, 112 form denetimlerini sağa hizalamak, 113 form denetimlerinin boyut Modu özelliği, 121 Form düğmesi, 129 Form Filtresi düğmesi, 155 Form görünümü, 24, 108 Form Görünümü düğmesi, 34 Form işlevi, 174, 176, 245 form özellikleri birden çok düzenlemek, xlix devralınması, xxxix göstermek, 109 formlar için stiller, 117-18 formlar, Ayrıca bkz. Otomatik Formlar alt formlar (Bkz. alt formlar) Ayrıntı alanı, genişletmek, l bağlamak, 108 birbirini içeren (Bkz. alt formlar) bölümleri, 115 298 formlarda Özellik Kırp ayarı formlar, devamı denetim kaynağı, 108, 285 denetim özellikleri, xlix denetimler (Bkz. denetimler) e-posta iletilerinde, xlv, 64 etiket denetimleri, 24 etiketler, xlix filtre sonuçları, içinde göstermek, 151 Form görünümü, 108 geçiş panoları (Bkz. geçiş panoları) genel bakış, 23 gitmek, xli göre filtrelemek, 153 göstermek, 123 için görünümler, 24, 108 (Ayrıca bkz. Veri Sayfası görünümü; Tasarım görünümü, Form görünümü) için kullanılabilir biçimleri vermek, 79 için stiller, 117-18 içindeki alanlar, 108 içindeki alanlar, gizlemek, 131 içindeki bölümler, yeniden boyutlandırmak, 119 içindeki yazı tipleri, 109 işaretçi şekli, 114 kaydırma çubukları, gizlemek, 131 kayıt kaynağı, 108 kayıt seçiciler, gizlemek, 124 logolar, eklemek, 120 oluşturmak, xlix, lii, 105-106, 129 Otomatik Formlar, 117 Otomatik Formlar, oluşturmak, li Otomatik Formlar, var olan formlardan oluşturmak, 118 öğeler, yeniden boyutlandırmak, 115 özelleştirmek, 131 Özellik sayfası, açmak, 110 raporlarla karşılaştırması, 220 resim yazıları, düzenlemek, 112 resimler, kırpmayı önlemek için yeniden boyutlandırmak, 121 sihirbazlar ile oluşturmak, 132 sütunlar, boyuta uydurmak, 138 tanımı, 103, 287 Tasarım görünümü, xli, 108 tasarım, kaydetmek, l varsayılan olarak göstermek, 263 veri kaynağı, düzenlemek, 122 yalnızca gezinti için (Bkz. geçiş panoları) yerleşimler, işaretçinin şekli, 114 Yığılı düzen, 108 formlarda Özellik Kırp ayarı, 121 formlardaki kaydırma çubukları, gizlemek, 131 formlardaki resimler, 123 formları vermek, xlvii formüller çarpma, 168 içindeki mantıksal işleçler, 152 işlevler, girmek, 167 karşılaştırma işleçleri, 152 oluşturmak, 166, 170, 191-92 tanımı, 286 yeniden etiketlendirmek, 169 G galeriler Otomatik Biçim, 117 Renk, 111 geçerlilik kuralları için metin, girmek, 192 İfade Oluşturucusu, ile oluşturmak, 170, 191, 287 oluşturmak, lv, 192 sınamak, lv, 193 tanımı, 290 geçiş panoları, 104 açmak, 257 adlandırmak, 254 arkasındaki kod, 253 düğmeler, oluşturmak, lxii, 255 düğmeler, Tıklandığında özelliği, 258 düzenlemek, 255 Geçiş Panosu Yöneticisiyle oluşturmak, 253 komutlar, eklemek, 255 oluşturmak, lxi, 252 sayfalar, eklemek, lxi tanımı, 289 Geçiş Panosu düğmesi, 253 Geçiş Panosu Öğelerini Düzenle iletişim kutusu, 255 Geçiş Panosunu Kapat düğmesi, 255 Gelişmiş Filtre Seçenekleri düğmesi, 154, 157 Gelişmiş Filtre/Sıralama komutu, liv Genişletilebilir İşaretleme Dili (XML) dosyaları almak, xlvi, 69 dönüşümler, uygulamak, 70 içindeki etiketler, 68 şema, 69, 289 güvenlik 299 tablo vermek, xlvii tanımı, 287 veri vermek, 93 genişletme alt veri sayfaları, 17 Yardım konuları, xxxvi genişlik, sütun, 17 Gerekli alan özelliği, 180 geriye dönük uyumluluk, 57 gezinmek alt formlar, 139 Baskı Önizleme, 248 formlar, xli tablolar, xl, 18, 43 veri sayfaları, xii Yardım penceresindeki İçindekiler Tablosu, xxxv Gezinti Bölmesi filtre, değiştirmek, 16 gizlemek, 14 görüntülemek, değiştirmek, 16 gruplar daraltmak/genişletmek, 16 simge durumuna küçültmek, 14 taşımak, 14 Gezinti Bölmesini simge durumuna küçültmek, 14 Gezinti Seçenekleri iletişim kutusu, 260 giriş maskeleri, Ayrıca bkz. GirişMaskesi özelliği içindeki isteğe bağlı-gerekli karakterlerin karşılaştırması, 189 içindeki karakterler, 186 içindeki yer tutucu metin, 190 ile çalışmak, 190 ile giriş uzunluğunu sınırlamak, 191 oluşturmak, 188 tanımı, 188 telefon numaraları için, oluşturmak, 188 Giriş Maskesi sihirbazı, lv, 188 Giriş sekmesi, 5 GirişMaskesi özelliği, 186. Ayrıca bkz. giriş maskesi gizledikten sonra tablo sütunlarını önceki boyuta getirmek, 50 gizlemek alt veri sayfaları, 17 form alanlarını, 131 formlardaki kaydırma çubukları, 131 formlardaki kayıt seçiciler, 124, 131 Gezinti Bölmesi, 14 özel grupları, 261 sütunları, xliii Şerit, xxxix tablo sütunları, 50 Görünüm araç çubuğu, 44 Görünüm düğmesi, 15, 47, 128, 137, 247, 205 görünümler arasında geçiş yapmak, xli, 15, 19 görünümler, 15. Ayrıca bkz. Veri Sayfası görünümü; Tasarım görünümü Çakışan Pencereler, 4 değiştirmek, 15 Düzen Görünümü, 248 geçerli, göstermek, 247 geçiş yapmak, xli, 15, 19, 44 listesini göstermek, 247 seçmek, 31 Sekmeli Belgeler,4 tanımı, 290 Gözat düğmesi, 42 gri düğmeler, 6 Grup Ekle düğmesi, 260 Gruplandır Ve Sırala düğmesi, 231-32 gruplandırma rapor bilgileri, 224, 232 rapor verileri, lix Gruplandırma aralıkları iletişim kutusu, 224 gruplandırma düzeyleri, 287 gruplar, 287 güçlü parolalar. Ayrıca bkz. parolalar oluşturmak, 274 tanımı, 289 Güncelleştirme düğmesi, 205 güncelleştirme sorguları, 161, 202. Ayrıca bkz. Eylem sorguları; ekleme sorguları; çapraz sorgular; silme sorguları; tablo yapma sorguları; sorgular;seçme sorguları içindeki Görünüm düğmesi, 205 oluşturmak, lvi, 203 tanımı, 290 Güven Merkezi makro ayarları, değiştirmek, xl Güvenilir Konumlar listesi, listeye eklemek, xxxix, 12 Güvenilir Yayımcılar, listesi, lisyteye eklemek, xxxix güvenli parolalar. Ayrıca bkz. parolalar oluşturmak, 274 tanımı, 289 güvenlik. Ayrıca bkz. parolalar tanımı, 286 tasarımlamak, 273 uyarılar, 12 300 hesaplamalar H hesaplamalar çarpma, 168 işlevler, girmek, 167 karşılaştırma işleçleri, 152 mantıksal işleçler, 152 oluşturma, 166, 170, 191-92 tanım, 286 yeniden etiketlendirmek, 169 Hızlı Başlatma çubuğu. Bkz. Hızlı Erişim Araç Çubuğu Hızlı Başvuru, nasıl kullanıldığı, xxiii Hızlı Erişim Araç Çubuğu, 2, 267 komutlar, 2 komutlar, eklemek, lxii, 268 komutlar, silmek, lxii, 271 komutlar, yeniden konumlandırmak, lxii, 170 özelleştirmek, 268 Şerit komutları, eklemek, lxii tanımı, 289 hizalamak denetimlerden, l, 113 rapor metni, lix, 230 rapor sütunları, iix HTML Alma sihirbazı, 72 HTML Çıkış Seçenekleri iletişim kutusu, 96 HTML dosyaları, 71 ayrıştırmak, 72 dosyalara almak, 72 dosyalara tablolar vermek, xlvii dosyalardan almak, xlvi tanımı, 287 yapı etiketleri, görüntülemek, 95 HTML etiketleri, 71, 287, 290 İ iç içe yerleştirilmiş formlar eklemek, iii Excel'e vermek, 82 gezinmek, 139 içindeki ilgili alanlar, 135 oluşturmak, lii, 134 seçmek, 137 tanımı, 289 içindekiler tablosu, nasıl kullanıldığı, xxiii İçindekiler Tablosunu Göster düğmesi, xxxxv İfade Oluşturucusu, 170, 191, 287 İfade Oluşturucusu iletişim kutusu, 166 ifadeler aritmetik işleçler, 152, 285 çarpmak, 168 işlevler, girmek, 167 karşılaştırma işleçleri, 152, 285 mantıksal işleçler, 152 oluşturmak, 166, 170, 191-92 raporlar için eklemek, 245 tanımı, 286 yeniden etiketlendirmek, 169 ikili dosyalar, 275, 285 iletişim kutuları Alma Belirtimi, 67 Belgeleyici, 214 Dosya Aç, 55, 58, 66, 72, 76 Farklı Kaydet, 45, 47 Farklı Kodla, 91 Gezinti Seçenekleri, 260 Gruplandırma Aralıkları, 224 HTML Çıktısı Seçenekleri, 96 İfade Oluşturucusu, 166 Liste Öğelerini Düzenle, 255 Nesneleri Al, 56 Oluşturucu Seç, 125 Otomatik Biçim, 117 Otomatik Biçimi Özelleştir, 117 Özel Filtre, 150 Özet Seçenekler, 225 Parola Gerekli, 277 Parola, 280 Performans Çözümleyicisi, 213 Proje Özellikleri, 278 Satır Yüksekliği, 50 Sayfa Numaraları, 239 Simge Gözatıcısı, 263 Sütunları Gizle, 50 Tablo Yazdırma Tanımı, 215 Tabloyu Göster, 225 Tarih Ve Saat, 230, 237 Tema Ayarları, 118 Varsayılan Veritabanı Yolu, 41 Ver, 81 Veritabanı Özellikleri, 212 Veritabanı Parolasını Belirle, 276 Veritabanını Dönüştür, 57 veritabanlarında kullanıcı tarafından oluşturulanlar (Bkz. formlar) Verme Adımlarını Kaydet, 82 kayıt seçiciler 301 Windows XP’deki, gitmek, xvii XML Al, 70 XML Ver, 94 Yazdır, 248 Yeni Oluştur, 254 Yeni Stil Adı, 118 İletişim Kutusu Başlatıcı, 3, 7, 286 ilişkiler, 133 silme sorguları ve, 209 tanımı, 289 ilişkili denetimler, 285 ilişkisel veritabanları, 9. Ayrıca bkz. veritabanları tanımı, 289 tasarımı, 53 ilişkisiz denetimler eklemek, 244 tanımı, 122, 290 İlk Kayıt düğmesi, 139 imzalamak, 289 intranet, 287 İPUCU paragrafları, xxiv İşleçler. Ayrıca bkz. ifadeler aritmetik, 152, 285 karşılaştırmak, 152, 285 mantıksal, 152 işlem kayıtları, 290 işlevler, 152 En Az, 174 En Fazla, 174 hesaplama, girmek, 167 ifadeler, girmek, 167 Ortalama, 175 otomatik (Bkz. makrolar) Sayım, 174, 175 StSapma, 174 tanımı, 287 Toplam, 176, 245 toplama, 174, 285 Varyans, 174 yerleşik, 167 izinler, 288 J joker karakterler, 148, 290 K Kapat düğmesi, 3, 33 KAPATIN paragrafları, xxiv kapatmak Access, 14 Baskı Önizlemek, xii, 33, 248 belge pencereleri, xl tablolar, xlii veritabanları, xl kapatmak. Bkz. kapatmak karşılaştırma işleçleri, 285 > (büyüktür), 152 >= (büyüktür veya eşittir), 152 = (eşittir), 152 <> (eşit değildir), 152 < (küçüktür), 152 <= (küçüktür veya eşittir), 152 Like, 152 kategoriler, özel, 259 içindeki gruplar (Bkz. özel gruplar) içindeki varsayılan gruplar, 260 kısayollar, eklemek, lxii oluşturmak, lxii, 260 yanındaki artı işaretleri (Bkz. alt veri sayfaları) katıştırılmış makrolar, 30 Ayrıca bkz. modüller ayarlar, değiştirmek, xl depolanması, 40 etkinleştirmek, xxxix görüntülemek, 256 güvenilir yapısı, 40 için kullanılabilen verme biçimleri, 79 veritabanı uygulamalarında, 40 Kaydedilmemiş Kayıt simgesi, 43 Kaydet düğmesi, 48, 182, 236 kaydetmek adımları almak, 56, 75 boş veritabanları, otomatik olarak, 42 eski veritabanları, yeni sürüm olarak, 57 form tasarımı, l işlem adımlarını vermek, 86 raporlar, lx sorgular, 20, 169 tablolar, xlii, xliii veritabanı dosyaları, 41 veritabanları, 42 kayıt kaynağı, 289 kayıt seçiciler gizlemek, 124, 131 302 kayıtlar kayıt seçiciler, devamı tanımı, 289 kayıtlar benzersiz tanımlayıcılar, 45 bir form içinde sıralamak, 147 birincil anahtarlar, 45 bitişik, ile çalışmak, 47 en küçükten büyüğe doğru sıralamak, liii ilk kayıtta kimlik değerlerini artırmak, 43 ilk, ekleme sırasındaki hatalar, 43 kaydedilmemiş, 43 kopyalamak, 98 sıralamak, alfabetik sırayla, liii, 146 sıralamak, azalan düzende, 146 sıralamak, birden çok alanı temel alarak, 147 silmek, önlemler, 206 silmek, silme sorgularıyla (Bkz. silme sorguları) tanımı, 289 kayıtlar, tablo, 10 gezinmek, 18 silmek, xlii, 47 standart yüksekliğe ayarlamak, xliii tümünü yeniden boyutlandırmak, xliii varsayılan yükseklik, ayarlamak, 50 yanındaki artı işaretleri (Bkz. alt veri sayfaları) yüksekliği artırmak, 49 yükseklik, standart olarak ayarlamak, 50 kayıtları sıralamak alfabetik sıraya göre, liii, 146 azalan düzende, 146 bir form içinden, 147 birden çok alanı temel alarak, 147 en küçükten en büyüğe doğru, liii kenar boşlukları form denetimlerinde, 114 raporlarda, değiştirmek, 232 kilitlemek tablo sütunlarını, 51 veritabanlarını, 277 Kimlik alanı, 43 kişiler (Outlook), alma, 75 Kitabın CD’si İngilizce kaynaklar, xxvii nasıl kullanıldığı, xxiii uygulama dosyaları, xxv kitaptaki sekmeler, nasıl kullanıldıkları, xxiii klasörler güvenilir konumlara eklemek, 12 varsayılan, veritabanı dosyalarını kaydetmek için, 41 kod, korumak, 277 Kodlama Biçimi iletişim kutusu, 91 komut dosyaları, dönüşüm tanımı, 290 XML dosyalarına uygulamak, 70 komut düğmeleri geçiş panolarında, eklemek, 255 geçiş panolarında, Tıklatıldığında özelliği, 258 tanım, 285 komut listeleri, 3 komutlar Hızlı Erişim Araç Çubuğu ile erişmek (Bkz. Hızlı Erişim Araç Çubuğu) listelerini göstermek, 269 tanım, 267 komutlar, Hızlı Erişim Araç Çubuğu eklemek, 268 kaldırmak, 272 taşımak, 270 Kopyala düğmesi, 99 kopyalama biçimlendirmek, 122 diğer programlara veriler, 97 kayıtlar, 98 SharePoint listeleri, 60 tablolar, 202 kullanıcı ortamı, 2 KULLANIN paragrafları, xxiv kurallar, 191 için metin, girmek, 192 İfade Oluşturucusu, ile oluşturmak, 170, 191, 287 oluşturmak, lv, 192 sınamak, lv, 193 tanımı, 290 L LAN (yerel ağ), 287 Like işleci, 152 Liste Öğelerini Düzenle iletişim kutusu, 197 listeler, aramak birden çok sütun, oluşturmak, lvi, 198 girişleri kısıtlamak, lvi içindeki değerler, aralarında geçiş yapmak, 200 içindeki seçenekleri seçmek, 197 içindeki seçimlere filtre uygulamak, lvi içindeki sütunları gizlemek, lvi Microsoft Office Access Düğmesi 303 kullanıcılara öğeler eklemesine izin vermek (Bkz. birleşik kutular) oluşturmak, lv, 195 var olan öğelere sınırlamak, 198 listeler, SharePoint, xliv, 60, 62 Logo denetimi, 120 M makrolar, 30, Ayrıca bkz. modüller ayarlar, değiştirmek, xl depolanması, 40 etkinleştirmek, xxxix görüntülemek, 256 Güven Merkezi ayarları, değiştirmek, xl güvenilir yapısı, 40 için kullanılabilir biçimleri vermek, 79 katıştırılmış (Bkz. katıştırılmış makrolar) tanımı, 287 veritabanı uygulamalarında, 40 mantıksal işleçler, 152 And, 152 Like, 152 Not , 152 Or, 152 maskeler. Ayrıca bkz. GirişMaskesi özelliği içindeki isteğe bağlı-gerekli karakterlerin karşılaştırması, 189 içindeki karakterler, 186 içindeki yer tutucu metin, 190 ile çalışmak, 190 ile giriş uzunluğunu sınırlamak, 191 oluşturmak, 188 tanımı, 288 telefon numaraları için, oluşturmak, 188 MDE (Microsoft Database Executable) dosyaları. Bkz. ACCDE (Access Database Executable) dosyaları menüler, değişiklikleri önlemek, 264 metin raporlarda, hizalamak, lx sıralamak, 145 metin alanları, lv metin dosyaları almak, 66 almak, alanları tırnak işaretleri içine, 65 biçimlendirilmiş, tabloları farklı vermek, xlvii farklı almak, 90 farklı vermek, 90 farklı vermek, biçimlendirmeyle, 90 için dosya uzantıları, 66 sabit genişlikli, 65 sınırlandırılmış, 65 sınırlandırılmış, farklı almak, 92 virgülle sınırlandırılmış, dosyadan almak, xlv Metin Dosyası düğmesi, 66 Metin Dosyasına Ver düğmesi, 90 metin kutuları, raporlar, lix metin kutusu denetimleri, 24, 103, 290 Metin Kutusu düğmesi, 244 Metin Ver sihirbazı, 91 metni değiştirmek, 202 Metni Sola Hizala düğmesi, 230 Microsof Office Online, 11 Microsoft Access başlatmak, 13 becerilerin taşınabilirliği, 9 belirtimler, görüntülemek, 14 boyut kısıtlamaları, görüntülemek, 14 diğer Office programlarıyla bütünleştirmek, 10 kapatmak, 14 nesneler. Bkz. Access nesneleri sürümleri, eski kabul edilen, veritabanlarını güncelleştirmek, 57 Windows XP’de başlatmak, xvi Yardım düğmesi, xxxiii-xxxiv Microsoft Access nesneleri. Ayrıca bkz. belirli nesne türleri almak (Bkz. alma) görünümler (Bkz. görünümler) için kullanılabilir biçimleri vermek, görüntülemek, 80 için kullanımlar, 9 kısayollar, özel gruplarla oluşturmak (Bkz. özel gruplar) için kullanımlar, 9 tanımı, 124, 288 tarafından tanına olaylar, 124 tüm örneklerini göstermek, 14 vermek, 79 Microsoft Excel Excel'den almak, xlv, 57-58 Excel'e vermek, xlvi, 82 içine veri yapıştırmak, 97 Microsoft Knowledge Base, xxxvii Microsoft Office 2007 sistemi, xxviii Microsoft Office Access Düğmesi, 2, 5, 11, 32, 57, 288 304 Microsoft Office Access ile Başlarken görev bölmesi Microsoft Office Access ile Başlarken görev bölmesi, 11 Microsoft Office Access Yardımı düğmesi, xxiiixxxiv Microsoft Office SharePoint Sunucusu ayrıntıları almak, bir belirtim olarak kaydetmek, 61 geçerli site adresleri, 61 listeler, almak, xliv, 60, 62 siteler, sitelere vermek, xlvii sunucuya veri vermek, 84 Microsoft Office Tanılama hizmet programı, 211 Microsoft Outlook görevler, verme işlemlerini farklı kaydetmek, 86 kişiler, almak, 75 klasörler, Outlook’tan almak, xlvi, 74 Microsoft Press Knowledge Base, xxxiii Microsoft Ürün Destek Hizmetleri, xxxxvi Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) 30. Ayrıca bkz. modüller Access'e geri dönmek, 128 kodlardaki açıklamalar, 128 parola koruması kodu, lxiv parolaları kaldırmak, lxv Microsoft Windows XP içindeki Belgeler klasörü, xv içindeki iletişim kutuları, gitmek, xvii uygulama dosyaları, konumları, xv üzerinde Access'i çalıştırmak, xvi Microsoft Word içine veri yapıştırmak, 97 Word'e veri vermek, 87 modüller, 30. Ayrıca bkz. makrolar için kullanılabilir biçimleri vermek, 79 tanımı, 288 N Nesneler Alma iletişim kutusu, 67 nesneler. Ayrıca bkz. belirli nesne türleri almak (Bkz. alma) görünümler (Bkz. görünümler) kısayollar, özel gruplarla oluşturmak (Bkz. özel gruplar) kullanılabilir biçimleri vermek, görüntülemek, 80 ne için kullanıldıkları, 9 tanıdığı olaylar, 124 tanımı, 124, 288 tüm örneklerini göstermek, 14 vermek, 79 nesneleri vermek, 79 numaralandırılmış adımlar kullanılan biçimlendirme kuralları, xxiv O Office 2007 için bellek gereksinimleri, xxvii Office 2007 için ekran çözünürlük, gereksinimi xxviii Office 2007 için gereken bağlantı hızı, xxix Office 2007 için gerekli işletim sistemi, xxix Office 2007 için işlemci gereksinimi, xxviii Office 2007 için monitör gereksinimleri, xxviii Office 2007 için RAM gereksinimleri, xxvii Office 2007 için sabit disk gereksinimleri, xxvii Office 2007 için sistem gereksinimleri, xxviii Office 2007, xxviii Office menüsü, 2, 5 Office Online Web sitesi, xxxv oklar, düğme, 3 olaylar başlatmak, 287 nesneler için, listelerini göstermek, 124-25 tanımı, 286 temel, 124 Oluştur düğmesi, 170 Oluştur sekmesi, 7 Oluşturucu Seç iletişim kutusu, 126 Ortala düğmesi, 238 Ortalama işlevi, 176-75 ortam, 2 Otomatik Biçim galerisi, 117 Otomatik Biçimlendir iletişim kutusu, 117 Otomatik Biçimlendirmeyi Özelleştir iletişim kutusu, 117 Otomatik Biçimler form, 117 formlardan oluşturmak, 118 oluşturmak , li Otomatik Biçimler, 129 otomatik işlevler. Bkz. Makrolar otomatik sayı alanları, lv Otomatik Sayı veri türü için Uzun Tamsayı ayarı, 184 tanım, 45 Outlook görevler, verme işlemlerini farklı kaydetmek, 86 raporlar 305 kişiler, almak, 75 klasörler, Outlook'tan almak, xlvi, 74 Ö Öğe Ekle düğmesi, 260 Önceki Boyuta Küçült/Ekranı Kapla düğmesi, 3 önceki sürümlerdeki veritabanlarını dönüştürmek, 57 önceki sürümlerdeki veritabanlarını geçirmek, xliv, 57 önceki sürümlerdeki veritabanlarını güncelleştirmek, 57 ÖNEMLİ paragrafları, xxiv Önizleme. Ayrıca bkz. Baskı Önizleme alt raporlar, 246 raporlar, xli, lvii, lxi, 227 tablolar, xli özel araç çubukları, 264 Özel Filtre iletişim kutusu, 150 Özel gruplar gizlemek, 261 görüntülemek, 261 nesnelerin kısayolları, eklemek, 261 tanım, 259, 285 varsayılan, 260 özel kategoriler, 259 içindeki gruplar (Bkz. alt veri sayfaları) içindeki varsayılan gruplar, 260 kısayollar, eklemek, lxii oluşturmak, lxii, 260 özel kategoriler kısayolları, eklemek, lxii özel kullanım, 286 özel menüler, 264 özelleştirme formlar, 131 Hızlı Erişim Araç Çubuğu, 268 Özellik Güncelleştirme Seçenekleri düğmesi, 190 özellikler, 288 Alan Boyutu ayarı, lv Boyut Modu, 121 GirişMaskesi, 186 Tıklandığında, 258 özellikler, alan, liv Gerekli, 180 Sıfır Uzunluk İzni, 180 özellikler, form, 121 birden çok düzenlemek, xliv devralınması, 108 göstermek, 109 Özet Seçenekler iletişim kutusu, 225 özetleme bilgisi. Bkz. raporlar P Para Birimi veri türü, 183 parametre, sorguları, 160, 288 Parola Gerekli iletişim kutusu, 277 Parola iletişim kutusu, 280 parolalar, 274 atamak, lxiii, 276 güvenli, oluşturmak, 274 kaldırmak, lxix, 277, 280 kodlama ve, 275 kurtarma, kolaylığı, 275 ne zaman kullanılacağı, 275 sınamak, lxiv tanımı, 288 VBA kodu için, kaldırmak, lxv VBA kodu için, lxiv VBA kodu için, sınamak, lxv Parolayla Şifrele düğmesi, 276 PDF/XPS dosyalarını vermek için eklentiler, 89 PDF’ler, 89 pencere öğeleri. Bkz. Şerit Performans Çözümleyicisi hizmet programı, 211 Performans Çözümleyicisi iletişim kutusu, 213 posta kodları, için veri türleri, 46 Proje Özellikleri iletişim kutusu, 278 R Rapor Görünümü, 27 rapor metnini hizalamak, 238 Rapor Sihirbazı düğmesi, 222 Rapor sihirbazı, lviii başlatmak, 222 kendiliğinden oluşturulmuş raporlarla karşılaştırılması, 221 Rapor Tasarımı düğmesi, 254 raporlar, 219 adlandırmak, 226 alanlar, eklemek, 222 alt raporlar (Bkz. alt raporlar) 306 raporlardaki başlıklar raporlar, devamı başlıklar, eklemek, lx, 237 biçimlendirmek, 229 boş, başlatmak, 234 bölümler, yüksekliğini değiştirmek, lviii, lx cetveller, açma ve kapatma arasında geçiş yapmak, 229 çizgiler, eklemek, 232 denetimler, birden çoğunu anlık olarak değiştirmek, 233 denetimler, grup olarak taşımak, lix Düzen Görünümü'nde, lxi düzenlemek, 227 filtre sonuçları, ayarlamak, 237 formlarla karşılaştırmak, 220 genel bakışı, 27 genişlik, değiştirmek, lix görünümleri, 27 göstermek, 27 gruplar, eklemek, 235 için kullanılabilir biçimleri vermek, 79 içindeki metin kutuları, lix içindeki metin, hizalamak, 230 içindeki metni hizalamak, lix içindeki metni ortalamak, 238 içindeki tablolar, birden çok, 223 içindeki verileri gruplandırma ve sıralamak, 221, 224, 232 ifadeler, eklemek, 245 ilişkisiz denetimler, eklemek, 122, 244, 290 kaydetmek, lx kılavuz çizgileri, göstermek, 235 oluşturmak, lviii oluşturmak, karalamak, 233 öğeler, boyuta uydurmak, 237 önizlemek, xli, lviii, lxi, 227 para birimi, metni farklı biçimlendirmek, 245 sayfa numaraları, eklemek, lx seçmek, 230 sıralamak, 225 sütunlar, hizalamak, lix şablonları, 233, 288 tanımı, 289 tarih ve saat, eklemek, lvii, 230, 237 Tasarım görünüm kılavuzu, değiştirmek, lx üstbilgiler ve altbilgiler, 235 yakınlaştırmak, 228 yatay çizgiler, eklemek, lix yazdırmak, lxi, 248 yerleşim, seçmek, 226 raporlardaki başlıklar, 237 raporlardaki çizgiler, lix, 232 raporlardaki sayfa numaraları, lx. Ayrıca bkz. raporlar raporları göstermek, 27. Ayrıca bkz. raporlar Renk galerisi, 11 renkler, 11 Resim düğmesi, 120 RTF (Zengin Metin Biçimi) belgeleri formlar vermek, xlviii verileri farklı vermek, 87 RTF Dosyasına Ver düğmesi, 88 S sabit genişlikli metin dosyaları alma kolaylığı, 65 tanımı, 287 sabitler, 152, 285 Satır Yüksekliği iletişim kutusu, 50 satırlar, tablo, 10 gezinmek, 18 silmek, xlii, 47 standart yüksekliğe ayarlamak, xliii tümünü yeniden boyutlandırmak, xliii varsayılan yükseklik, varsayılan yüksekliğe ayarlamak, 50 yanındaki artı işaretler, (Bkz. alt veri sayfaları) yüksekliği artırmak, 49 yükseklik, standarda ayarlamak, 50 Sayfa Numaraları iletişim kutusu, 239 Sayfa Numarası Ekleyin düğmesi, 239 sayfa yönü, xli, 32 sayı alanları Alan Boyutu özelliği, ayarlamak, lv baytlar, giriş olarak belirtmek, 185 için ayarlar, 184 veri türleri, değiştirmek, (Ayrıca bkz. veri türleri) yuvarlamak, 186 sayı alanlarında yuvarlama yapmak, 186 Sayı veri türü, 181 sayılar, sıralamak, 145 Sayma işlevi, 174, 175 seçenek düğmeleri, 288 seçiciler, 289 Seçim düğmesi, 149 seçimi kaldırmak denetimlerden, 112 sorgu sonuçları, almak 307 tanımı, 286 seçme alanlar, lv, 193 alt formlar, 139 denetim etiketlerinden, l denetimlerden, 110-11 kayıtlar, bitişik, 47 kayıtlar, ölçütler, 152 sütunlar, bitişik, 50 seçme sorguları, 260. Ayrıca bkz. eylem sorgusu; ekleme sorgusu; çapraz sorgular; silme sorgusu; tablo yap sorguları; sorgular; güncelleştirme sorguları çalıştırmak, 205 eylem sorgularına dönüştürmek, 204 görünüm düğmesi, 205 silme sorgularına dönüştürmek, 208 tanımı, 289 sekmeler, 3, 267. Ayrıca bkz. Şerit Dış Veri, 8 Giriş, 5 Oluştur, 7 tanımı, 290 Veritabanı Araçları, 8 veritabanı penceresindeki, 4 sekmeli belgeler, 4, 290 SharePoint ayrıntıları almak, bir belirtin olarak depolamak, 61 geçerli site adresleri, 61 listeler, almak, xliv, 60, 62 siteler, vermek, xlvi veri vermek, 84 SharePoint Listesi düğmesi, 62, 85 Sıfıra Uzunluk İzni alan özelliği, 180 sınamak, 281 geçerlilik kuralları, 193 silme sorguları, 208 sınırlandırılmış metin dosyaları, 65 almak, 66 tanımı, 286 verileri bu dosyalar şeklinde vermek, 92 sınırlayıcılar, 286 sıralamak, 143, 145 filtre uygulama veya sorgularla karşılaştırması, 162 metin, 145 raporlar, lix, 225 sayılar, 145 sütunlar, 147 tablolar, 144 tanımı, 289 sihirbazlar Alt Rapor, 241 aramak, 195, 198, 287 Dış Veri Alma, 55, 66, 68, 72 Elektronik Tablo Alma, 58 E-posta İletileri Yoluyla Veriler Toplama, 64 Exchange/Outlook Alma, 74-75 form denetimleri için kapatmak, 122 HTML Alma, 72 ile formlar oluşturmak, 132 Maske Alma, lv, 188 Metin Alma, 66 olmadan denetimler eklemek, 122 Rapor, lvii, 221-22 Sorgu, 170-71 Tabloyu Çözümlemek, 211 Veri Verme, 91 Silme düğmesi, 208 silme sorguları, 161. Ayrıca Bkz. sorgular; eylem sorguları, ekleme sorguları, çapraz sorgular, silme sorguları, tablo yapma sorguları, seçme sorguları, güncelleştirme sorguları ilişkiler, 209 oluşturmak, 206 seçme sorgularını dönüştürmek, 208 sınamak, 208 tanımı, 285 yanlışlıkla kullanılmasını önlemek, 210 silmek ardışık kayıtları, 47 birincil anahtarlar, 45 denetim etiketlerinden, l denetimlerden, 113 formlardaki kaydırma çubuğu denetimleri, lii Hızlı Erişim Araç Çubuğu komutları, lxiii kayıt seçici denetimi, formlardaki, lii kayıtlar, için önlemler, 206 metin kutuları, raporlardaki, lix sorgularla (Bkz. silme sorguları) tablo satırları, 47 yerleşimlerden, 112 Simge Durumuna Küçült düğmesi, 3 Simge Gözatıcısı iletişim kutusu, 263 Sola Hizala düğmesi, 230 sonlandırmak Bkz. kapatmak Sonraki Kayıt düğmesi, 18, 139 sonuçlar, 289 Sorgu Sihirbazı, 170-71 Sorgu Sihirbazı düğmesi, 203 sorgu sonuçları, almak, 55 308 Sorgu Tasarım düğmesi Sorgu Tasarım düğmesi, 163, 175, 206 sorgular, 160. Ayrıca bkz. eylem sorguları; ekleme sorguları; çapraz sorgular; silme sorguları; tablo yapma sorguları; seçme sorguları; güncelleştirme sorguları alanlar, eklemek, 164 alanlar, tümünü kopyalamak, 165 almak, 54 çalıştırmak, xli, liv, 165, 176, 204 çapraz sorgu, 160, 285 eklemek, 161, 285 eşleşmeyen, 21 filtre uygulama veya sıralamayla karşılaştırılması, 162 göstermek, 20 ile hesaplamak, 174 kaydetmek, 20, 169 kullanılabilir verme biçimleri, 79 oluşturmak, liv, 163, 203 özellikler, görüntülemek, xli özellikler, göstermek, 21 parametre, 160 sonuçlar, alanları gizlemek, 173 Sorgu sihirbazıyla oluşturmak, 170 tablo alanları, tümünü sorgulara taşımak, 207 tablo yapmak, 160, 288 tablolar, sorgulara eklemek, liv, 153, 164 tanımı, 288 Tasarım görünümünde göstermek, 22 tasarım kılavuzu (Bkz. tasarım kılavuzu) toplama işlevleri, 174 tür, göstermek, 21 yinelemek, 160 sorgular, eylem oluşturmak, lvii, 204 seçme sorgularını dönüştürmek, 204 tanımı, 179, 285 türleri, 161 sorgular, güncelleştirmek, 161, 202 Görünüm düğmesi, 205 oluşturmak, lvi, 203 tanımı, 290 sorgular, seçmek, 160 çalıştırmak, 205 eylem sorgularına dönüştürmek, 204 Görünüm düğmesi, 205 silme sorgularına dönüştürmek, 208 tanımı, 289 sorgular, silmek, 161 ilişkiler ve, 209 oluşturmak, lvii, 206 seçme sorgularını dönüştürmek, 208 sınamak, 208 tanımı, 286 yanlışlıkla kullanılmasını önlemek, 210 sorgularla hesaplama yapmak, 174 sözdizimi, 155, 290 sözlük terimleri, biçimlendirilmesi, xxiv StSapma işlevi, 174 sütunlar, tablo adlandırmak, 44 adlar, düzenlemek, 47 adlar, içindeki boşluklar, 45 benzersiz tanımlayıcılar, 45 birincil tuşlar olarak, 45 birlikte sıralamak, 147 boyut, ayarlamak, 46 genişliği en geniş girişe ayarlamak, 17 gizledikten sonra geri yüklemek, 50 gizlemek, xliii, 50 göstermek, 50 konuma kilitlemek, 51 tanım, 10 taşımak, liii toplamak, 48 veri türleri, değiştirmek, 46 yandakini seçmek, 50 yeniden boyutlandırmak, xliii, 17, 48, 197 yerinde dondurmak, xliii, 51 sütunları dondurmak, xliii, 51 Sütunları Göster iletişim kutusu, 50 Ş şablonla veritabanları yapılandırmak, 38. Ayrıca Bkz. şablonlar şablonlar, 37-38 açmak, xli bulmak, 39 görünüm tanımları, 39 indirmek, 39 tablolar oluşturmak, xlii, 46 tanımı, 290 varsayılan kaydetme konumu, 39 veritabanı oluşturmak, 40 yararları, 38 şablonları indirmek, 39 tablolar 309 şemalar, XML, 289. Ayrıca bkz. XML dosyaları Şerit, 3 Dış Veri sekmesi, 8 Giriş sekmesi, 5 gizlemek, xxxix, 7 göstermek, xxxix gruplar, 6 komutlar, Hızlı Erişim Araç Çubuğuna eklemek, lxiii Oluştur sekmesi,7 tanımı, 289 Veritabanı Araçları sekmesi, 8 T tablo satırları gezinmek, 18 silmek, xlii, 47 standart yüksekliğe ayarlamak, xliii tümünü yeniden boyutlandırmak, xliii varsayılan yükseklik, ayarlamak, 50 yanındaki artı işaretleri (Bkz. alt veri sayfaları) yüksekliği artırmak, 49 yükseklik, standart olarak ayarlamak, 50 tablo sütunları adlandırmak, 44 adlar, düzenlemek, 47 adlar, içindeki boşluklar, 45 benzersiz tanımlayıcılar, 45 birincil anahtarlarda, 45 birlikte sıralamak, 147 bitişik seçmek, 50 boyut, ayarlamak, 46 dondurmak, xliii, 51 eklemek, 48 genişliği en geniş giriş olarak ayarlamak, 17 gizlemek, xliii, 50 gizlendikten sonra geri yüklemek, 50 göstermek, 50 kilitlemek, 51 tanımı, 10 taşımak, liii veri türleri, değiştirmek, 46 yeniden boyutlandırmak, xliii, 17, 48, 197 tablo sütunlarını göstermek, 50 tablo sütunlarını yeniden adlandırmak, 44 tablo yapma sorguları, 161, 282. Ayrıca bkz. Eylem sorguları; ekleme sorguları; çapraz sorgular; silme sorguları; seçme sorguları; güncelleştirme sorguları; Tablo Yazdırma Tanımı iletişim kutusu, 215 tablolar açmak, xxxix açmak, Tasarım görünümünde, 15 açmak, Veri Sayfası görünümünde, 15, 48 alanlar, bağlanmak, 196 almak, xliii, 54 biçimlendirilmiş metin dosyalarına vermek, xlvii bilgileri diğer Office programları arasında kopyalamak, xlix birden çok tablodaki bilgileri görüntülemek (Bkz. alt veri sayfaları) çekirdek veritabanı nesneleri olarak, 14 Excel çalışma kitaplarına vermek, xlvii filtre uygulamak, 148 geçerlilik kuralları (Bkz. geçerlilik kuralları) gezinmek, xl, 18, 43 Gezinti çubuğu, 18 görüntüleme seçenekleri (Bkz. görünümler) görüntülemek (Bkz. görünümler) HTML dosyalarına vermek, xlvii için şablonlar (Bkz. şablonlar) içindeki alanlar (Bkz. sütunlar, tablo) içindeki bilgileri göstermek (Bkz. raporlar) içindeki kayıt sayısı, görüntülemek, 18 içindeki kayıtlar. Bkz. satırlar, tablo içindeki satırlar (Bkz. satırlar, tablo) içindeki sütunlar (Bkz. sütunlar, tablo) içine diğer tablolardan veri sayfaları katıştırmak (Bkz. alt veri sayfaları) kapatmak, xlii kaydetmek, xlii, xliii kopyalamak, 202 kullanılabilir verme biçimleri, 79 nesne türleri olarak, 9 oluşturmak, elle, 41-42 oluşturmak, sorgularla, 161, 288 oluşturmak, şablonlarla, xlii, 46 önizlemek, xli seçili alanları almak, 55 SharePoint sitelerine vermek, xlvii sıralamak, 144 tanımı, 290 üzerindeki raporlar. Bkz. raporlar varsayılan adları, 42 vermek, xlvii, 81 XML dosyalarına vermek, xlvii yanındaki Excel simgeleri, 60 310 tabloları vermek tablolar, devamı yanlarındaki ok simgeleri, 50 yazdırma sırasındaki yön, değiştirmek, xli yeni adla kaydetmek, 45 yeniden düzenlemek, 48 tabloları vermek, xlvii, 81 biçimlendirilmiş metin dosyalarına, xlviii Excel çalışma sayfalarına, xlvii HTML dosyalarına, xliii SharePoint sitelerine, xlvii XML dosyalarına, xlvii tabloları yeniden düzenlemek, 48 Tabloyu Göster düğmesi, 164 Tabloyu Göster iletişim kutusu, 163, 175, 206 tarih filtreleri, 151 tarih ve saat bölgesel ayarlar, değiştirmek, 183 raporlarda, eklemek, lviii, 230, 237 varsayılan yıl, 183 Tarih ve Saat düğmesi, 230, 237 Tarih Ve Saat iletişim kutusu, 230, 237 Tarih/Saat veri türü, 183 Tasarım görünümü görünüme geçiş yapmak, 44 içinde formlar açmak, xli, 108 içinde sorgular göstermek, 22 içinde tablolar açmak, 15 yerleşimi, 45 Tasarım görünümü düğmesi, 44, 185, 229 tasarım kılavuzu alanlar, eklemek, liv, 164 alanlar, sonuçlar veri sayfasında gizlemek, 162 alanlar, tümünü kılavuza kaydetmek, 165 içindeki ilişkili tablolar, 162 içindeki satırları birleştirmek, 162 ile filtre uygulamak, 156 sütunlar, genişletmek, 169 tanımı, 286 Taşınabilir Belge Biçimi (PDF) dosyaları, 89 telefon numaraları, giriş maskeleri, 188 Tema Ayarları iletişim kutusu, 118 Tıklandığında özelliği, 258 tırnak işaretleri ile metin alanlarını almak, 65 Topla işlevi, 174, 176, 245 toplama fonksiyonları, 174, 285 Toplamlar düğmesi, 175 tuş birleşimleri, 264 Tüm Formlar düğmesi, 132 U UNC (evrensel adlandırma kuralı) yolları ile verileri bağlamak, 60 tanımı, 290 Uygulama CD’si İngilizce kaynaklar, xxvii nasıl kullanıldığı, xxiii uygulama dosyaları, xxv uygulama dosyaları, xxv Windows XP'de konumu, xv yüklemek, xxix uygulama dosyalarını yüklemek, xxix uygulanma veritabanı için şablonlar (Bkz. şablonlar) içindeki makrolar, 40 ne zaman uygun olduğu, 37 özelleştirilmiş komutlar, 40 tanım, 285 Ü üstbilgiler ve altbilgiler, 235 V Var olan Alanları Ekle düğmesi, 234 varsayılan şablon konumu, 39 Varsayılan Veritabanı Yolu iletişim kutusu, 41 Varyans işlevi, 174 VBA (Microsoft Visual Basic for Applications), 30. Ayrıca bkz. modüller Access'e geri dönmek, 128 koddaki açıklamalar, 128 parola koruması kodu, lxiv parolaları kaldırmak, lxv VBA ile kodlama, 128 VBA Project Explorer bölmesi, 127 Ve işleci, 152 Ver iletişim kutusu, 81 ver türleri, 180 alan boyutu, sınırlamak, 184 ayarlamak, iiv Boolean, 208 (Bkz. Evet/Hayır veri türü) değiştirmek, 46, 181 Evet/Hayır (Bkz. Evet/Hayır veri türü) veritabanları 311 Metin, varsayılan olarak, 181 Otomatik Sayı, 45, 184 Para Birimi, 183 posta kodları için, 46 sayı alanları için, değiştirmek, 185 Sayı, ayarlamak, 181 Tarih/Saat ayarı, 183 veri listeler aracılığıyla girmek (Bkz. arama listesi) tablolara girmek, 44 vermek (Bkz. vermek) yeniden düzenlemek, 48 veri erişim sayfaları, 30 veri girmek listeyle (Bkz. arama listeleri) tablolarda, 44 veri kaynağı, 122. Ayrıca bkz. formlar veri sayfaları diğer tablolara katıştırmak (Bkz. alt veri sayfaları) göstermek, Baskı Önizlemede, 32 sütunlar (Bkz. sütunlar, tablo) Veri Sayfası görünümü içindeki satıra doğrudan gitmek, 18 içindeki sorguları çalıştırmak, 22 içindeki tabloları açmak, 15, 48 tanımı, 286 yerleşimi, 15 Veri Sayfası görünümü düğmesi, 182 veri vermek Excel'e, 82 için adımları kaydetmek, 86 için hatırlatıcı, ayar, 86 metin dosyalarına, 90 metin dosyası olarak, sınırlandırılmış, 92 metin olarak, biçimlendirmek, 90 Outlook görevi olarak kaydetmek, 86 PDF/XPS dosyalarına, 89 RTF (Zengin Metin biçimi) olarak, 87 SharePoint'e, 84 tanımı, 286-87 Word'e, 87 XML dosyalarına, 93 verilere bağlamak, Ayrıca bkz. almak evrensel adlandırma kuralı (UNC) ile yollar, 60 tanımı, 60, 287 verileri bir başka programlardan yapıştırmak, 97 verileri sınırlamak. Bkz. maskeler; geçerlilik kuralları verileri veritabanlarına aktarmak. Bkz. almak Veritabanı Araçları sekmesi, 8 Veritabanı Belgeleyicisi düğmesi, 214 Veritabanı Belgeleyicisi yardımcı programı, 211 veritabanı güvenliği, 273. Ayrıca bkz. parolalar tanımı, 286 tasalamak, 273 uyarılar, 12 veritabanı nesneleri. Ayrıca bkz. belirli nesne türleri almak (Bkz. alma) görünümler (Bkz. görünümler) için kullanılabilir biçimleri vermek, görüntülemek, 80 için kullanımlar, 9 kısayollar, özel gruplarla oluşturmak (Bkz. özel gruplar) tanımı, 124, 288 tüm örneklerini göstermek, 14 vermek, 79 veritabanı özellikleri, 42, 180 Veritabanı Özellikleri iletişim kutusu, 212 Veritabanı Parolasını Belirle iletişim kutusu, 276 Veritabanı Parolasını Ve Şifrelemeyi Kaldır düğmesi, 277 veritabanı penceresi , 14 gösterme için tuş birleşimi, 265 içindeki sekmeler, 4 tanımı, 286 veritabanı programları, 286. Ayrıca bkz. veritabanları veritabanı uygulamaları için şablonlar (Bkz. şablonlar) içindeki makrolar, 40 içindeki özelleştirilmiş işlevler, 40 ne zaman uygun, 37 tanım, 285 Veritabanını Dönüştür iletişim kutusu, 57 Veritabanını Sıkıştır Ve Onar Yardımcı Programı, 211-12 veritabanları Access Database Executable (ACCDE) dosyaları olarak, 281 Access olmayan, almak, 76 ACDDE dosyası olarak kaydetmek, lxv açılış, xl, xii, 13 adlandırmak, 40 başlatma seçenekleri (Bkz. başlatma seçenekleri) başlık, değiştirmek, 263 belgelendirmek, lvii, 214 biçimlendirmek, xxxix birden çok açmak, 82 312 veritabanlarını doldurmak veritabanları, devamı boş, 42 depolama için klasör, 41 doldurmak, 37 dosya uzantıları, 40 eski sürümler, geçiş, xiiv formlar (Bkz. almak) genel bakış, 10 gezinti sayfaları (Bkz. formlar) Güvenilir Konumlar listesi, listeye eklemek, xxxix için şablonlar (Bkz. şablonlar) içindeki kullanıcı tarafından oluşturulmuş iletişim kutuları (Bkz. formlar) içindeki kullanılabilir denetleme özellikleri, 262 içindeki öğeler (Bkz. veritabanı nesneleri) içine veri bağlamak, 60 içine veri girmek, xiii kapatmak, xl karmaşıklığı, 9 kaydetmek, 42 kilitlemek, 277 kod, korumak, 277 kodlama/kod çözmek, 275 kullanılabilirliğini kısıtlamak, 262 nesneler (Bkz. veritabanı nesneleri) olarak uygulamalar (Bkz. veritabanı uygulamaları) oluşturmak, elle, 41-42 oluşturmak, şablonlardan, 40 önceki biçimlerde kaydetmek, 57 önceki sürümlerden geçiş, 57 özel kullanım için açmak, 275-76 parola koruması (Bkz. parolalar) performans, çözümlemek, lvii sıkıştırmak, lvii, 211-12 şablonlarla yapı oluşturmak, 28 (Ayrıca bkz. şablonlar) şifrelemek, 275 tablolar (Bkz. tablolar) varsayılan klasör, 41 yedeklemek, lvii, 210-11 veritabanlarını doldurmak, 37, 288 veritabanlarını korumak. Bkz. parolalar; güvenlik veritabanlarını sıkıştırmak, lvii veritabanlarını şifrelemek, 275, 286 veritabanlarını yedeklemek, lvii, 210-11 veritabanlarının kodunu çözmek, 275 Verme Adımlarını Kaydet iletişim kutusu, 82 Veya işleci, 152 virgülle sınırlandırılmış metin dosyaları …’den almak, xiv almak, 66 tanım, 285 Visual Basic Editor başlatmak, 278 parolalar, kaldırmak, 280 W Web (HTML) dosyalara, 71 dosyalara almak, 72 tabloları dosyalara vermek, xlviii tanımı, 287 yapı etiketleri, görüntülemek, 95 Windows XP içindeki Belgeler klasörü, xv içindeki iletişim kutuları, gezinmek, xvli temel alarak Access'i başlatmak, xvi uygulama dosyaları, konumu, xv Word içine veri yapıştırmak, 97 Word'e veri almak, 87 Word'e Ver düğmesi, 88 X XML Al iletişim kutusu, 70 XML Dosya düğmesi, 69 XML dosyaları dosyalara tablo vermek, xlvii dosyalara veri vermek, 93 dosyalardan veri almak, xlvi, 69 dönüşümler, uygulamak, 70 içindeki etiketler, 68 şema, 69 tanımı, 287 XML Kağıt Belirtimleri, 89 XML şemalar, 289 XML'e Ver iletişim kutusu, 94 XP içindeki iletişim kutuları, gezinmek, xvii uygulama dosyaları, konumu, xv XPS (XML Kağıt Belirtimi) dosyaları, 89 Zengin Metin Biçimi (RTF) belgeler 313 Y yakınlaştırmak Baskı Önizleme'de, 28, 248 raporlarda, 228 YAPIN paragrafları, xxiv Yapıştır düğmesi, 99-100 Yapıştırma Hataları tablosu, 98 Yardım aramak, xxxvi Ekran İpuçları, xxxiii, 289 göstermek, xxxiii, 14 İçindekiler Tablosu, xxxv iletişim kutuları için, erişmek, xxxiv İnternet'te, xxxvi kategoriler, göstermek, xxxv konular, genişletmek, xxxvi konular, göstermek, xxxiv konular, yazdırmak, xxxvi yardım kitap CD’si hakkında, xxxiii Word hakkında (Bkz. Yardım) Yardım penceresindeki İçindekiler Tablosu, xxxv yatay çizgiler, lix, 232 Yatay düğmesi, 32 yatay yön, geçiş yapmak, 32 yayımcı, 288 Yazdır düğmesi, 33 Yazdır iletişim kutusu, 248 yazdırmak, 31 raporlar, lxi, 248 Yardım konuları, xxxvi yazdırmada sayfa yönünü değiştirmek, 32 yazı tipleri formlardaki, 109 raporlardaki, 237 Yeni Kayıt düğmesi, 128 Yeni Oluştur iletişim kutusu, 254 Yeni Sorgu iletişim kutusu, 170 Yeni Stil Adı iletişim kutusu, 118 yeniden boyutlandırmak form bölümleri, 119 satırlar, standart yüksekliği, 50 sütunlar, 197 tablo satırları, 49 tablo sütunları, 17, 48 yerel ağ (LAN) 287 yerleşik işlevler, 167 yerleşim, değişiklileri kaydetmek, 42 yineleme sorguları, 160, 286 yön, değiştirmek, xli, 32 Yukarı Taşı düğmesi, 270 yuvalandırmak, 286 yükseklik, tablo satırı, 49 Z Zengin Metin Biçimi (RTF) belgeler belgelere veriler vermek, xlviii verileri farklı vermek, 87 Sign In
Our partners will collect data and use cookies for ad personalization and measurement. Learn how we and our ad partner Google, collect and use data. Agree & close
|