Manual MS Excel 2013 Avanzado (1)

Ms. Excel Avanzado 2013

Contenido SESION ........................................................................................................................................ 4 1.

FUNCIONES DE INFORMACION. ........................................................................................ 5

2.

EJERCICIO......................................................................................................................... 10

3.

FUNCIONES DE TEXTO. .................................................................................................... 12

SESION ...................................................................................................................................... 16 4.

ESQUEMAS. ..................................................................................................................... 17

5.

EJERCICIO......................................................................................................................... 22

6.

TABLAS DINAMICAS......................................................................................................... 23

7.

EJERCICIOS. ...................................................................................................................... 32

SESION ...................................................................................................................................... 33 8.

FORMULARIO DE DATOS. ................................................................................................ 34

9.

EJERCICIO......................................................................................................................... 36

10.

VALIDACION DE DATOS. .............................................................................................. 37

11.

EJERCICIO..................................................................................................................... 41

SESION ...................................................................................................................................... 42 12.

MACROS DE COMANDO. ............................................................................................. 43

13.

Ejercicio. ...................................................................................................................... 49

SESION ...................................................................................................................................... 50 14.

CONTROLES DE FORMULARIO..................................................................................... 51

15.

CUADRO DE GRUPO. ................................................................................................... 53

16.

BOTONES DE OPCION. ................................................................................................. 54

17.

CASILLA DE VERIFICACION........................................................................................... 55

18.

CUADRO COMBINADO. ............................................................................................... 56

19.

EJERCICIO..................................................................................................................... 57

SESION ...................................................................................................................................... 58 ..................................................................................................................................................... 59 SESION ...................................................................................................................................... 60 16.

Macros de Función ...................................................................................................... 61

17.

EJERCICIO..................................................................................................................... 62

SESION ...................................................................................................................................... 63 20.

EDITOR VBA ................................................................................................................. 64

2

Ms. Excel Avanzado 2013 21.

VARIABLES VBA. .......................................................................................................... 68

SESION ...................................................................................................................................... 70 22.

CREACION DE FORMULARIO. ...................................................................................... 71

23.

AGREGAR CONTROLES DE FORMULARIO. ................................................................... 73

24.

EJERCICIO..................................................................................................................... 79

SESION

.................................................................................................................................... 83

25.

LIBROS COMPARTIDOS. ............................................................................................... 84

SESION

.................................................................................................................................... 90

26.

IMPORTAR O EXPORTAR DATOS. ................................................................................ 91

27.

IMPORTAR DATOS DELA WEB ..................................................................................... 94

28.

ORIGENES DE BASE DE DATOS. ................................................................................... 96

SESION

.................................................................................................................................. 100

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SESION Temas 

Funciones de Información. - Celda. - EsBlanco. - EsError. - Es.Impar/Es.Par. - EsNumero.



Ejercicio.



Funciones de Texto. - Carácter. - Concatenar. - Encontrar. - Mayus. - Minusc. - Nompropio.

Logros Al término el alumno será capaz de manejar las funciones de celdas y funciones De texto de manera avanzada.

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1. FUNCIONES DE INFORMACION.  FUNCION CELDA. La función CELDA devuelve información acerca del formato, la ubicación o el contenido de una celda. Por ejemplo:si desea comprobar que una celda contiene un valor numérico en lugar de texto antes de realizar un cálculo en ella, utilizaremos esta función. SINTAXIS: =CELDA (Tipo de información, referencia)  Tipo de Información: Es Obligatorio. Es un valor de texto que especifica el tipo de información de la celda que se desea obtener.  Referencia: Opcional. La celda sobre la que desea información. Si se omite, se devuelve la información especificada en el argumento “tipo de información” para la última celda cambiada. Si el argumento de referencia es un rango de celdas, la función CELDA devuelve la información sólo para la celda superior izquierda del rango. TIPO DE INFORMACION DIRECCION COLUMNA COLOR CONTENIDO ARCHIVO

FORMATO

PARENTESIS PREFIJO

RESULTADO La referencia, en forma de texto de la primera celda del argumento referido. El número de columna de la celda del argumento referido. Valor 1 si la celda tiene formato de color para los valores negativos; de lo contrario, devuelve 0 (cero). Valor de la celda superior izquierda de la referencia, no una fórmula. Nombre del archivo (incluida la ruta de acceso completa) que contiene la referencia, en forma de texto. Devuelve vacío (“”) si todavía no se ha guardado la hoja de cálculo que contiene la referencia. Un valor de texto correspondiente al formato numérico de la celda. Los valores de texto para los distintos formatos se muestran en el sgte. Ejemplo: Si la celda tiene formato de color para los números negativos, devuelve “-“al final del valor de texto. Si la celda está definida para mostrar todos los valores o los valores positivos entre paréntesis, devuelve “()” al final del valor de texto. Valor 1 si la celda tiene formato con paréntesis para los valores positivos o para todos los valores, de lo contrario, devuelve 0 (cero). Un valor de texto que corresponde al “prefijo de rotulo” de la

5

Ms. Excel Avanzado 2013 celda. Devuelve un apostrofo (´) si la celda contiene texto alineado a la izquierda, comillas (“) si la celda contiene texto alineado a la derecha, un acento circunflejo (^) si el texto de la celda está centrado, una barra inversa (\) si la celda contiene texto con alineación de relleno y devolverá texto vacío (“”) si la celda contiene otro valor. Valor 0 (cero) si la celda no está bloqueada; de lo contrario, devuelve 1 si la celda está bloqueada. El número de la fila de la celda del argumento ref. Un valor de texto que corresponde al tipo de datos de la celda. Devolverá “b” (para blanco) si la celda está vacía, “r” (para rotulo) si la celda contiene una constante de texto y “v” (para valor) si la celda contiene otro valor. El ancho de columna de la celda redondeado a un entero. Cada unidad del ancho de columna es igual al ancho de un carácter en el tamaño de fuente predeterminada.

PROTEGER FILA TIPO

ANCHO

-

EJEMPLO:

Calcular, si la celda contiene valor numérico, multiplicarlo por 3, en caso contrario mostrar “no es número”. DATO

RESPUESTA 15

total Carmen 20 5 45 juan 10

45 no es numero no es numero 60 15 135 no es numero 30

en que fila se ubica "juan" en que columna se ubica 60

FORMULA: =SI(CELDA("tipo",B84)="v",B84*3,"no es numero")

EXPLICACION LOGICA: Si la celda B84, es igual a un valor numérico, entonces multiplicar B84 x 3, en caso no se cumpla colocar “no es numero”.

90 =CELDA("fila",B90) 3 =CELDA("columna",C87)

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 FUNCIÓN ESBLANCO. Devuelve el valor lógico verdadero si el argumento de valor es una referencia a una celda vacía, de lo contrario devuelve falso. SINTAXIS: =ESBLANCO(valor) -

EJEMPLO:

Multiplica el valor de la celda por 3 siempre que no se encuentre vacía. DATO 10 35 10 21 10

-

RESPUESTA 30 105 30 0 63 0 30

FORMULA: =SI(ESBLANCO(B14),0,B14*3)

EXPLICACIÓN LÓGICA: Si la celda B14 está vacía, será 0, sino será b14 x 3

EJERCICIO:

Descontar AFP al sueldo, siempre y cuando tenga hijos, pero si hay celdas en blanco colocar “Falta Valor.” SUELDO HIJOS 850 Si 730 No No 920 Si Si 800 No

AFP

DESC.AFP

10%

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 FUNCION ESERROR ESERROR se refiere a uno de los valores de error (#N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO!). SINTAXIS =ESERROR(valor) -

EJEMPLO:

Comprobar si existe error en la sgt. Tabla. SUELDO

AFP 890 550

N/A 780 695 950 N/A N/A 960

TOTAL

89 55 #¡VALOR! 78 69.5 95 #¡VALOR! #¡VALOR! 96

AFP

979 605 #¡VALOR! 858 764.5 1045 #¡VALOR! #¡VALOR! 1056

CORRECCION FALSO FALSO VERDADERO FALSO FALSO FALSO VERDADERO VERDADERO FALSO

FORMULA: =ESERROR(D15)

EXPLICACIÓN LOGICA: Existe error en la celda D15 (total)

10%

 FUNCION ES.IMPAR / ES.PAR  FUNCION ES.IMPAR Devuelve VERDADERO si número es impar o FALSO si número es par. SINTAXIS. =ES.IMPAR(número) Número:Es el valor que desea probar. Si el argumento número no es un entero, se trunca. -

EJEMPLO.

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DATOS 10 50 20 5

-

RESPUESTA FALSO FALSO FALSO VERDADERO

FORMULA: =ES.IMPAR(B14) EXPLICACION LOGICA: Busca dentro de la celda si el valor es un número impar.

EJERCICIO.

Si el sueldo contiene valores impares, redondear, de lo contrario dejarlo igual. NOMBRE juan luisa fernanda sofia pedro

SEGURO afp essalud afp afp essalud

EDAD 20 35 10 43 29

SUELDO NETO 850.23 965.1 1425 856.12 863.15

 FUNCION ES.PAR Devuelve VERDADERO si el número es par y FALSO si el número es impar. SINTAXIS =ES.PAR(número) DATOS 8 22 21 5

-

RESPUESTA VERDADERO VERDADERO FALSO FALSO

FORMULA: =ES.PAR(B46) EXPLICACION LOGICA: Busca dentro de la celda si el valor es un número par.

EJERCICIO.

Si el número de su edad es par, ponerle "Equipo Rojo" sino "Equipo Azul" NOMBRE juan luisa fernanda sofia pedro

SEGURO afp essalud afp afp essalud

EDAD

DISTINTIVO 20 35 10 43 29

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 FUNCION ESNUMERO. Esta función nos permite saber si el valor de una celda es un número. SINTAXIS =ESNUMERO(VALOR) -

EJEMPLO

DATOS 55 10 Carmen Texto 10 n/a 65

RESPUESTA VERDADERO VERDADERO FALSO FALSO VERDADERO FALSO VERDADERO

FORMULA: =ESNUMERO(C13) EXPLICACION LOGICA: Busca dentro de la celda un valor numérico, si es número colocará verdadero, sino falso.

2. EJERCICIO. Realizar la sgt. Tabla.

10


-

Colocar en la columna azul, las edades pares y en la verde los que tienen edad impar.

Armado en Excel.

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3. FUNCIONES DE TEXTO.  FUNCION CARÁCTER. Devuelve el carácter especificado por un número.La función CARACTER en Excel regresa un carácter específico para un número entero que ha sido proporcionado como argumento. Un computador tiene un juego de caracteres con un número entero asignado y es precisamente ese número el que debemos proporcionar como argumento. SINTAXIS =CARÁCTER(numero) -

EJEMPLO.

DATOS 65 192 35 45 55 85

RESPUESTA A À # 7 U

FORMULA =CARACTER(B14) RESPUESTA LOGICA. Muestra el carácter 65 del conjunto (A)

 FUNCION CONCATENAR. La función CONCATENAR en Excel nos permite unir dos o más cadenas de texto en una misma celda lo cual es muy útil cuando nos encontramos manipulando bases de datos y necesitamos hacer una concatenación.Puede usar también el símbolo & (ampersen) para unir textos. La función CONCATENAR tiene una sintaxis muy sencilla donde cada argumento será un texto que se irá uniendo al resultado final. El máximo de argumentos que podemos especificar en la función es de 255 y el único obligatorio es el primer argumento. SINTAXIS =CONCATENAR(texto1,texto2,…)

12


-

EJEMPLO:

La función CONCATENAR nos puede ayudar en casos en los que la información está distribuida en varias columnas y deseamos integrar la información en una sola. Nombres Sara Fiorella Denisse Mirtha Mirza

Apellidos Lopez Arias Prado Quispe Castillo

F. Concatenar Sara Lopez Fiorella Arias Denisse Prado Mirtha Quispe Mirza Castillo

FORMULA: =CONCATENAR(C13," ",D13) EXPLICACION LOGICA: Escribimos la función y especificamos el primer argumento (C13), como segundo argumento especificamos un espacio vacio para que el nombre y el apellido queden separados (“ “) y por ultimo el tercer argumento (D13)

 FUNCION ENCONTRAR ENCONTRAR y ENCONTRARB buscan una cadena de texto dentro de una segunda cadena y devuelven el número de la posición inicial de la primera cadena de textoa partir del primer carácter de la segunda cadena de texto. SINTAXIS =ENCONTRAR(texto buscado,dentro del texto, num. Inicial) Texto buscado: Es el texto que desea encontrar. Dentrodel_texto: Es el texto que a su vez contiene el texto que desea encontrar. Núm_inicial: Especifica el carácter a partir del cual comenzará la búsqueda. El primer carácter de dentro_del_texto es el carácter número 1. Si omite núm_inicial, se supone que es 1. -

EJEMPLO

DATO Amanda Artiaga

FORMULA

DESCRIPCION RESULTADO Posición de la primera "A" de la cadena =ENCONTRAR("A",C17) anterior Posicion de la primera "m" de la =ENCONTRAR("m",C17) cadena anterior Posicion de la segunda "a" de la =ENCONTRAR("a",C17,11) cadena anterior

1 2 12

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Ms. Excel Avanzado 2013  FUNCION MAYUS La función mayus convierte un texto en mayúsculas. SINTAXIS =MAYUS(texto)

-

EJEMPLO

NOMBRE jose antonio karen milagros

-

MAYUSCULAS JOSE ANTONIO KAREN MILAGROS

FORMULA: =MAYUSC(D12) EXPLICACION LOGICA. Con esta función convertimos el texto de la celda en mayúsculas.

EJERCICIO

En el sgt. Cuadro, si hay texto, convertirlo en mayúsculas. DATO

RESPUESTA 452

karen 135 185 jose

 FUNCION MINUSC Convierte una cadena de texto en minúsculas. SINTAXIS =MINUSC(texto)

EJEMPLO Nombre

Conv. Minuscula

CRISTHIAN

cristhian

FORMULA: =MINUSC(C13) EXPLICACION LOGICA. Con esta función convertimos el texto de la celda en minúscula.

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Ms. Excel Avanzado 2013 JHONNY CARLOS LUIS HERLINDA

jhonny carlos luis herlinda

 FUNCION NOMPROPIO. Cambia la primera letra de cada palabra en mayúsculas.

SINTAXIS =NOMPROPIO(Texto)

-

EJEMPLO

Apellidos y Nombres

Conv. con Nompropio

sara lopez fiorella arias denisse prado mirtha quispe mirza castillo

Sara Lopez Fiorella Arias Denisse Prado Mirtha Quispe Mirza Castillo

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SESION Temas 

Esquemas. - Agrupar / Desagrupar. - Auto esquema. - Borrar esquema.



Ejercicio.



Tablas dinámicas. - Personalizar campos y datos de distribución. - Segmentación de datos. - Actualizar campos. - Cambiar origen de datos. - Grafico Dinámico.



Ejercicio.

Logros -

El alumno puede Manejar esquemas. Trabajar con tablas dinámicas

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4. ESQUEMAS. Si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un esquema de hasta ocho niveles, uno para cada grupo.Cada nivel interno, representado por un número superior de símbolos de esquema, muestra datos de detalle del nivel externo anterior, representado por un número inferior de símbolos de esquema. Use un esquema para mostrar rápidamente filas o columnas de resumen, o bien para mostrar los datos de detalle de cada grupo.

1. 2. 3. 4.

para mostrar filas para un nivel, haga clic en los símbolos de esquema adecuado. el nivel 1 contiene las ventas totales de todas las filas de detalle. el nivel 2 contiene las ventas totales para cada mes en cada región. el nivel 3 contiene las filas de detalle (sólo las filas de detalle 11 a 13 están actualmente visibles). 5. para expandir o contraer datos en el esquema, haga clic en los símbolos de esquema y .

 AGRUPAR / DESAGRUPAR.  -

AUTO ESQUEMA. Abrimos el archivo con el que vamos a trabajar.

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Ms. Excel Avanzado 2013 -

Vamos a la cinta Datos.

-

Ve a Datos > Agrupar > Autoesquema.

-

Cuando estés agrupando información, Excel buscará la información que está entre los extremos lógicos (ejemplo: títulos al principio y fórmulas de totales al final), lo seleccionará y te dará la opción para minimizarlo. Si Excel te informa que no pudo crear un esquema automático, la razón es porque tu hoja de cálculo no contiene fórmulas. Tendrás que hacerlo manualmente.

-

Observa tu hoja de cálculo automáticamente agrupada. Dependiendo en la complejidad y el acomodo de tu hoja de cálculo, notarás que las secciones de tu información se habrán agrupado y ahora están marcadas con barras a lo largo de la parte superior y/o el lado izquierdo de las celdas.

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Haz clic en el botón de menos [-] para minimizar un grupo de información.



BORRAR ESQUEMA.

Para borrar el esquema, vamos a Datos > Desagrupar > Borrar esquema.

 AGRUPAR INFORMACIÓN DE MANERA MANUAL. Seleccionar la celda que se quiera minimizar. En ese caso quiero minimizar la de “vendedor”

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Ms. Excel Avanzado 2013 Vamos a Datos > Agrupar > Agrupar.

Nos aparece un cuadro de dialogo, el cual nos ofrece 2 opciones de agrupar: Filas y Columnas. En este ejemplo elegimos columnas.

Observa la sección de la información que se ha agrupado. Ahora está marcada con una barra a lo largo dela parte superior de las celdas, oculta “vendedor” y se muestra sueldo y lo demás.

Se puede agrupar áreas adicionales, en este ejemplo, agruparemos la columna que e sigue a “vendedor”, seleccionamos “vendedor” y Sueldo” y repetimos los pasos anteriores.

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

DESAGRUPAR.

Para desagrupar una sección, vuelve a seleccionarla y ve a “Datos > Desagrupar > Desagrupar”.

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Ms. Excel Avanzado 2013 5. EJERCICIO. -

Crear una tabla, como el que se muestra.

-

Calcula el total, comisión Dscto y neto.  Comisión: 15%  Dscto: 20% Resolver el resumen 01, 02 y 03. Una vez terminado agrupar: Sueldo. Total. Comisión. Dscto. Neto.

-

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Ms. Excel Avanzado 2013 6. TABLAS DINAMICAS. Las tablas dinámicas son tablas interactivas que permiten al usuario agrupar y resumir grandes cantidades de datos en un formato conciso y tabular, para analizar e informar los contenidos más fácilmente. Pueden clasificar, contar y resumir los datos, y están disponibles en muchos programas de hojas de cálculos.  CREAR UNA TABLA DINAMICA. -

Poner el cursor en cualquier celda de la Tabla o seleccionamos la tabla. Insertar ->Tabla dinámica ->Tabla Dinámica (Grafico dinámico) Seleccionar la opción.

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Aparece la siguiente ventana.

Elegimos donde se creara la tabla dinámica, si en una nueva hoja de cálculo o en la misma hoja de calculo existente.

 CUANDO CONVIENE USAR UN INFORME DE TABLA DINAMICA Cuando deseas comparar totales relacionados, sobre todo si tienes una lista larga de números para resumir y deseas realizar comparaciones distintas con cada número. Puesto que los informes de tabla dinámica son interactivos, puede cambiar la presentación de los datos para ver más detalles o calcular diferentes resúmenes, como recuentos o promedios.

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Ms. Excel Avanzado 2013  COMO SE ORGANIZAN LOS DATOS Cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un campo de tabla dinámica que resume varias filas de información. Ejemplo, la columnaApellidos se convierte en el campo Apellidos. -

EJEMPLO.

Creamos tabla dinámica. Etiquetas de Suma de Suma Suma de Suma de Suma de Suma de Suma de Suma de fila NETO de N° Faltas Sueldo Bon1 Bon2 Dscto1 Dcsto2 Palomino 4190 3 0 5000 40 150 400 600 Total general 4190 3 0 5000 40 150 400 600

Al crear una tabla dinámica se muestra la tabla de campos.

Aquí podemos distribuir los datos y personalizar nuestros campos. Podemos hacer que se muestre toda la información o elegir cuales se mostraran como: turno, faltas, apellidos, sueldo, etc. Hacemos que nuestra tabla sea más larga o más corta, dependiendo de los datos que se mostraran en ella.

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Ms. Excel Avanzado 2013 La primera que se crea es el de Apellidos (en este ejemplo) y este contiene el filtro de datos, podemos seleccionar el nombre de las personas que queremos mostrar datos.

 CAMBIAR EL DISEÑO DE TABLA. En Excel 2013 al seleccionar una celda de nuestra tabla dinámica, aparecen 2 nuevas cintas “analizar” y “diseño”. En la cinta de Diseño, encontramos el grupo diseño.

Este grupo nos permite cambiar el diseño de nuestra tabla, cambian el diseño de Informe de nuestra tabla dinámica.

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El primero es “mostrar en forma compacta” que es el que se tiene por defecto al crear nuestra tabla dinámica. El segundo es “mostrar en forma de esquema”, cambiando la forma de nuestra tabla dinámica, creando filtros predefinidos. El tercero es “mostrar en formato tabular”, cambiando nuestra tabla a un aspecto tabulado. Y en “filas en Blanco”, nos permite insertar líneas en blanco después de un elemento.

Aquí también podemos cambiar el estilo de nuestra tabla, seleccionando uno de los estilos que nos presenta Excel.

 SEGMENTACION DE DATOS. Para filtrar los datos de un informe de tabla dinámica,se puede usar la segmentación de datos. La segmentación de datos proporciona botones en los que se puede hacer clic para filtrar los datos de las tablas dinámicas. Además del filtrado rápido, la segmentación de datos también indica el estado actual de filtrado, lo cual facilita el entendimiento de lo que se muestra exactamente en un informe de tabla dinámica filtrado.

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Ms. Excel Avanzado 2013 Cuando se selecciona un elemento, dicho elemento se incluye en el filtro y los datos de ese elemento se muestran en el informe.  ¿Qué es la segmentación de datos? Las segmentaciones de datos son componentes de filtrado fáciles de usar que contienen un conjunto de botones que le permiten filtrar los datos de un informe de tabla dinámica rápidamente sin la necesidad de abrir listas desplegables para buscar los elementos que se desean filtrar. Cuando se usa un filtro común de informe de tabla dinámica para filtrar varios elementos, el filtro solamente indica que se filtran varios elementos y es necesario abrir una lista desplegable para ver los detalles de filtrado. Sin embargo, las segmentaciones de datos etiquetan claramente el filtro que se aplica y proporcionan detalles para que los datos que se muestran en el informe de tabla dinámica filtrado puedan entenderse fácilmente.

 CREAR SEGMENTACION DE DATOS. Creada nuestra tabla dinámica, seleccionamos una celda de nuestra tabla y vamos a la cinta “Analizar”. En el grupo “filtrar”, elegimos “Insertar Segmentación de datos”.

Nos aparecerá una ventana, en el cual elegiremos que es lo que vamos a filtrar.

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Ahora nos aparece una ventana flotante, podemos insertar más de un segmento de datos.

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Ms. Excel Avanzado 2013  ACTUALIZAR DATOS. Para actualizar los datos de nuestra tabla dinámica, siempre que se halla realizado cambios en nuestra tabla de origen. En nuestra cinta “Analizar” en el grupo “datos” encontramos “actualizar”.

 CAMBIAR ORIGEN DE DATOS. Dentro de la misma cinta “Analizar” en el grupo “datos”, tenemos “cambiar origen de datos”, este nos permite cambiar el origen de los datos de nuestra tabla por otra.

 GRAFICO DINAMICO. Puede ser difícil obtener una visión global cuando los datos están en un gráfico dinámico grande o cuando la mayoría de los datos son complejos e incluyen texto y números con encabezados de columna, como el siguiente:

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Ms. Excel Avanzado 2013 Con un gráfico dinámico le será más fácil darle sentido a los datos. Aunque un gráfico dinámico muestre las series de datos, las categorías y los ejes de gráficos igual que un gráfico estándar, también incluye controles de filtrado interactivos en el mismo gráfico, lo que le permite analizar rápidamente un subconjunto de datos.

 CREAR GRAFICO DINAMICO. - Haga clic en cualquier punto de los datos. - En la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, seleccione Grafico dinámico. -

Elegimos un modelo de gráfico dinámico.

Este gráfico se insertara con todos los datos que se muestran en los campos de la tabla dinámica, podemos modificar los datos del gráfico, modificando los campos. Estos gráficos cambiaran también de acuerdo a los segmentos de campos.

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Ms. Excel Avanzado 2013 7. EJERCICIOS. Crea la sgte. Tabla, resuelve y crea tabla dinámica.

A esta tabla dinámica, insértale segmentos de datos y gráficos dinámicos.

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SESION Temas 

Formularios de datos. - Insertar registro. - Eliminar registro. - Deshacer cambios en registro. - Buscar registros. - Criterios.



Ejercicio.



Validación de Datos. - Configuración. - Eliminar validación. - Mensaje entrante. - Mensaje Error.



Ejercicio.

Logros -

Al termino el alumno será capaz de Trabajar con planillas.

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8. FORMULARIO DE DATOS. Una forma diferente de trabajar con las tablas grandes o usar una presentación diferente en el ingreso y mantenimiento de datos es utilizando formulario, este es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar una fila entera de datos o registro dentro de una ventana vertical. La herramienta formularios no está disponible directamente en la ventana de Excel, por ello debemos agregarla a la barra de acceso rápido: -

Seleccionar más comandos en la Barra de acceso rápido.

-

En el cuadro Comandos disponibles en: elegir comandos que no están en la cinta de opciones, buscar el comando formulario, clic en agregar y aceptar.

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Ahora vemos integrado en la barra de acceso rápido al comando formulario.

Ahora crearemos los encabezados de nuestra tabla, porque delo contrario no se podrá completar la operación, ejm.

Una vez creado los encabezados, realizamos un clic en formulario.

En el formulario aparecen los datos que hemos ingresado como nuestro encabezado, ahora simplemente llenamos el contenidos que nos pide, y para seguir ingresando datos, realizamos un clic en “nuevo”. Al crear el formulario, disponemos de las siguientes opciones: Nuevo: nuevo registro. Eliminar: Eliminar el registro activo. Restaurar: Deshace los cambios efectuados mientras no haya presionado Enter (guarda los cambios). Buscar anterior: Ir al registro anterior. Buscar siguiente: Ir al siguiente registro. Criterios: Sirve para aplicar filtros a la búsqueda.

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Ms. Excel Avanzado 2013 Cerrar: Cierra el formulario.

9. EJERCICIO. Crea el sgt. Encabezado.

Utiliza el formulario para ingresar los datos que se piden. Esto es muy útil cuando se trabaja con planillas.

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10. VALIDACION DE DATOS. Si desea asegurarse de que si se introducen los datos correctos en una hoja de cálculo entonces puede especificar qué datos son válidos para cada celda o rango de celdas. Se puede restringir los datos a un tipo determinado(como números enteros, números decímales, texto, etc.)

-

Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga celdas con datos específicos a validar. Colóquese en la celda que desea validar, o si son varias las celdas que llevarán la misma validación, selecciónelas todas. Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botón Validación de datos.

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Ms. Excel Avanzado 2013 En la ficha Configuración de la ventana Validación de datos, especifique el criterio de validación para la celda o celdas seleccionadas.

       

Cualquier valor Permite cualquier tipo de dato, opción predeterminada. Número entero solo números enteros. Decimal solo números enteros y decimales. Lista Permite seleccionar un dato de una lista desplegable. Fecha Permite ingresar datos fecha. Hora Permite ingresar datos hora. Longitud del texto Permite ingresar un dato con un límite de longitud en caracteres. Personalizada Permite la introducción de una fórmula que calcule un valor lógico.

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Ms. Excel Avanzado 2013  Mensaje Entrante Ingrese un título y un mensaje que será mostrado al posicionarse en la celda o celdas con la validación.

 Mensaje de error Seleccione un estilo para el mensaje de error, ingrese un título y el mensaje el cual será mostrado al ingresar un dato fuera de la regla de validación, y presione Aceptar.

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Ms. Excel Avanzado 2013  ELIMINAR VALIDACION. Para eliminar registros de validación, seleccionamos un rango de celdas validadas, ingresamos a validación de datos y clic en borrar todos.

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11. EJERCICIO. Validar la siguiente listad de datos paracadacampo o columna según las características siguientes: La Columna Nombres deberá permitir solo el ingreso de 10 caracteres. Para la Columna Apellidos deberá permitir el ingreso de 20 caracteres. Para la Columna Sueldo deberá ingresar solo valores entre 800 y 2000. La Columna Categoría mostrara una lista desplegable en la cual se elijara la categoría del Empelado. La Columna Área mostrara una lista desplegable en la cual se elegirá el área del Empelado. Para la Columna Fecha de Contrato solo permitirá el ingreso de fechas menores o iguales al año actual. Cada Columnadeberá tener su mensaje entrante y su mensaje de error según la condición de validación.

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SESION Temas 

Marcos de comando. - Tipos de Marcos. - Activas ficha desarrollador. - Crear macros. - Asignar macros a botones. - Ejecutar macros. - Eliminar macros.



Ejercicio.

Logros -

El alumno puede automatizar tareas repetitivas.

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12. MACROS DE COMANDO. Es un conjunto de instrucciones de código que permiten realizar una tarea determinada. Las macros se escriben (codifican)en el lenguaje de programación VBA (Visual Basic forApplications). El Excel trae incorporado el editor de VBA, de este modo las macros se programan dentro del mismo programa.  TIPOS DE MACROS PARA EXCEL. Las macros se pueden agrupar en dos categorías: Macros de funciones y Macros de comandos. Macros de funciones: Si ejecuta frecuentemente una tarea de Microsoft Excel, puede automatizarla mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario ejecutar la tarea. Macros Comandos: La creación de estas macro funciones consiste en poner una serie de argumentos, en las cuales podemos ir poniendo los datos que lleva una función normal de Excel para Windows y al final le indicamos que operaciones hacer con estos argumentos y de esta manera se optimiza el uso de varias fórmulas para llegar a un resultado. Macros de Visual Basic: Las macros de Visual Basic están basados en módulos, que por tal hecho se vuelven más complicadas, teniendo como ventaja que son compatibles dentro de varias aplicaciones, de esta manera se tendría un lenguaje común de macros entre varios programas, con lo cual se logra que se pierda menos tiempo en realizar una macro en alguno de estos programas. Por esta razón es que las macros de Visual Basic son un tema particular.

 Activar Ficha Desarrollador. Para trabajar con Macros debemos activar la ficha Programador donde están contenidos todos los comandos asociados a la programación en VBA. Archivo-> Opciones de Excel->Personalizar Cinta de Opciones->Activar Ficha Desarrollador-> Aceptar.

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 Crear macro Cuando grabe una macro, es recomendable que primero anote y ensaye cada uno de los pasos antes de grabar la macro, esto le permitirá tener una macro más limpia, es decir, con los menos errores posibles. Para grabar una macro, realice lo siguiente:

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Vaya a la ficha Desarrollador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro.

-

En la ventana mostrada escriba un nombre adecuado para la macro, si lo desea puede asignar un método abreviado el cual ejecutará la macro al presionar la combinación de teclas asignadas, especifique en donde se guardará, es decir, el alcance de su funcionamiento, opcionalmente podrá escribir una descripción sobre su funcionamiento o creación, por ultimo haga clic en Aceptar para iniciar la grabación.

-

Realice todas y cada una de las acciones que desee grabar en el orden adecuado.

-

Cuando termine la grabación de las acciones, será necesario detener la grabación, para ello vaya de nuevo a la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Detener grabación.



ASIGNAR MACRO A BOTONES.

Creamos una tabla con los sgts. Datos.

En la ficha Desarrollador, en el grupo controles, clic en Insertar.

45


Agregamos botones de Controles de Formulario.,

En otra hoja de cálculo creamos una tabla, con los mismos datos del formulario anterior, que será donde se graben todos los datos ingresados con anterioridad.

Grabamos macro.

Ahora grabamos los datos ingresados en nombre, se guardaran en nombre de la nueva hoja de cálculo.

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Ms. Excel Avanzado 2013 Seleccionamos nuestra primera celda, clic derecho y copiar.

Nos dirigimos a nuestra hoja donde se copiaran los datos ingresados, realizamos clic derecho y clic en insertar celdas copiadas.

Realizamos lo mismo con todas los demás datos, luego detenemos la grabación de la macro. Clic derecho sobre nuestro botón “enviar” y elegimos “asignar macro” elegimos la macro y aceptamos. Ahora cada vez que hagamos clic en enviar, se enviara la informacion del formulario a nuestra hoja de datos.

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Ms. Excel Avanzado 2013  ELIMINAR MACRO. Para eliminar una macro, hacemos un clic en macro.

Nos aparecerá una ventana, aquí seleccionamos la macro que queremos eliminar. La seleccionamos y clic en eliminar.

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13. Ejercicio. Crea la sgte. Macro.

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SESION Temas      

Controles de Formulario. Cuadro de grupo. Botones de Opción. Casilla de verificación. Cuadro combinado. Ejercicio.

Logros -

El alumno tiene manejo básico de los Controles de formularios. Puede crear boletas y facturas.

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14. CONTROLES DE FORMULARIO. Los controles de formulario en Excel son objetos que podemos colocar dentro de una hoja y que nos darán funcionalidad adicional para interactuar mejor con los usuarios y tener un mejor control sobre la información. Podemos utilizar estos controles para ayudar a los usuarios a seleccionar elementos de una lista predefinida o permitir que el usuario inicie una macro con tan solo pulsar un botón. Los controles de formulario en Excel se encuentran dentro de la ficha Desarrollador dentro del grupo Controles. Solamente pulsa el botón Insertar y observarás cada uno de ellos:

 INSERTAR UN CONTROL DE FORMULARIO. Para insertar cualquiera de los controles de formulario debes seleccionarlo del menú desplegable y hacer clic sobre la hoja de Excel arrastrando el borde para “dibujar” el contorno del control.

 TIPOS DE CONTROLES DE FORMULARIO. Existen diferentes tipos de controles de formulario en Excel que ofrecen diversos tipos de funcionalidad e interacción con el usuario. Desde una simple etiqueta hasta controles que permiten una selección múltiple de sus opciones.

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Ms. Excel Avanzado 2013         

Barra de desplazamiento: Al hacer clic en las flechas se va desplazando la barra dentro de un intervalo predefinido. Botón: El botón nos permite ejecutar una macro al momento de hacer clic sobre él. Botón de opción: Nos permite una única selección dentro de un conjunto de opciones. Casilla de verificación: Permite la selección o no selección de una opción. Control de número: Nos ayuda a aumentar o disminuir un valor numérico. Cuadro combinado: Es una combinación de un cuadro de texto con un cuadro de lista. Cuadro de grupo: Agrupa varios controles dentro de un rectángulo. Cuadro de lista: Muestra una lista de valores de los cuales podemos elegir una sola opción o múltiples opciones de acuerdo a la configuración del control. Etiqueta: Permite especificar un texto o breves instrucciones en el formulario.

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15. CUADRO DE GRUPO. Se pueden utilizar un cuadro de grupo o un marco para agrupar controles afines (por ejemplo: botones de opción, casillas o contenidos estrechamente relacionados) en una sola unidad visual.

 AGREGAR UN CUADRO DE DIALOGO. - Seleccionar el cuadro de dialogo de la ficha Desarrollador, en el cuadro grupo, controles de formulario. - Realice un clic sin soltar y arrastre hasta formar el cuadro. - Dentro de este cuadro se pueden ingresar botones de opciones, casillas de verificación, etiquetas y cuadros de texto.

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16.

BOTONES DE OPCION.

Los botones de opción permiten a un usuario de Excel hacer una selección dentro de una lista de posibilidades y en todo momento tener un solo elemento seleccionado. Hoy mostraré cómo crear grupos de botones de opción en Excel independientes a pesar de encontrarse en la misma hoja.

De manera predeterminada podemos seleccionar una sola opción entre todos los botones de opción ubicados en la misma hoja. La solución para crear dos grupos de botones de opción es agregar el control llamado Cuadro de grupo:

Debemos agregar un Cuadro de grupo para cada conjunto de botones de opción que deseamos crear. Es muy importante que al dibujar el Cuadro de grupo te asegures de abarcar el área completa de los botones de opción que deseas asociar de manera que el grupo sea creado correctamente.

 FORMATO DE CONTROL Si queremos conocer la opción seleccionada en cada grupo es suficiente con hacer clic derecho sobre cualquier botón de opción y seleccionar la opción Formato de control. En la sección Control debemos colocar la dirección de la celda de nuestra hoja que mostrará la opción seleccionada.

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Nota: los botones de opción son representados por números (1,2,3, etc) dependiendo de la cantidad de botones que se hallan asignado al formulario.

17.

CASILLA DE VERIFICACION.

Casilla de verificación Permite a un usuario seleccionar o anular la selección de uno o varios valores en un grupo de opciones. Puede activar más de una casilla de verificación a la vez en una hoja de cálculo o en un cuadro de grupo.

 FORMATO DE CONTROL. Clic derecho sobre la casilla e ingresamos a formato de control. Ahora asignamos su valor a una celda. Nota: los valores que representan a la casilla de verificación es “verdadero y “falso”; verdadero si la casilla se encuentra activa y falso si esta desactivada.

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18.

CUADRO COMBINADO.

Un cuadro combinado muestra una colección de uno o más elementos de entre los cuales podemos elegir una opción. Un cuadro combinado es diferente a una lista de validación de datos ya que nos permite conocer la opción que el usuario ha seleccionado en el momento. Ahora, utilizando el puntero del ratón, deberás dibujar sobre la hoja el Cuadro combinado que necesitas. De inmediato observarás en pantalla el control de formulario recién creado. Aún después de haber dibujado el control, puedes modificar su tamaño arrastrando cualquiera de las esquinas hasta obtener el tamaño deseado.

 FORMATO DE CONTROL. Para configurar las opciones del cuadro combinado debemos hacer clic en el botón Propiedades que también forma parte del grupo Controles dentro de la ficha Programador. Se mostrará el cuadro de diálogo Formato de control. En la opción Rango de entrada seleccionaremos las celdas que contienen los valores de texto que se desplegarán dentro del cuadro combinado, si los valores se encuentran en otra hoja, se puede crear un nombre de rango para vincularla. Y en el cuadro de texto Vincular con celda seleccionaremos una celda que mostrará el número de la opción que se haya elegido. Observa cómo la celda vinculada muestra el número del elemento de la lista que ha sido seleccionado. Si se selecciona el primer elemento se mostrará el número 1 y así sucesivamente hasta el final de la lista. La celda vinculada puede ser de gran utilidad para tomar alguna decisión en base a la selección del usuario.

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19.

EJERCICIO.

Diseñar el sgte. Formulario.

MARCA y COSTO: NISSAN KIA BMW TOYOTA HYUNDAI

$35.000.00 $ 28.100.00 $ 45.000.00 $ 15.800.00 $ 31.000.00

N° ARO Aro 13 Aro 15 Aro 18 SEGURO

$200.00 $ 260.00 $ 350.00 s/.450.00

ACCESORIOS Valores: Negro Blanco Rojo Azul

5% 2% 3% 4%

Kit de limpieza Llanta de repuesto Forro de asientos

S/. 60.00 S/. 235.00 S/. 120.00

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SESION Temas 

Ejercicios.

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DATOS Clientes 2 ITEM

CODIGO 1 C001

NOMBRES Y APELLIDOS JUAN MARCOS GARCIA PEREZ

2 C002 3 C003

MARIA BERNAL RODRIGUEZ NANCY MENDEZ AGUIRRE

DISTRITO

CIUDAD PAIS

LIMA LIMA SAN MIGUEL LIMA SAN BORJA LIMA

PERU PERU PERU

Vendedor 1 ITEM

CODDIGO 1 V001 2 V002 3 V003

NOMBRES Y APELLIDOS HERLINDA CODINA JOSE MARQUEZ JHONNY GUTIERREZ

Productos CODIGO P001 P002 P003

DESCRIPCION TECLADO ACER ERGONOMICO MONITOR SAMSUNG 17 PULGADAS CASE MIDITOWER 1000 V

PRECIO $ 25.00 $ 150.00 $ 45.00

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SESION

Temas 

Macros de función. - Crear macros. - Ejecutar macros. - Eliminar macros.



Ejercicio.

Logros -

Al termino el alumno será capaz de crear Funciones para Excel.

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16. Macros de Función -

Abrir el Editor VBA (ALt+F11) y F7 (para abrir la Hoja de código) Ingresamos la definición de la macro: Estructura de una Macro de función: Function nombre de la función (argumento) . termina con . End Function

-

Entre ambas definiciones va el código de la función. En el código ingresamos el nombre de la función seguida del signo igual y de su definición. Como vemos el nombre de la función es cubo y su argumento se llama número (lo traduciríamos como "el Cubo de un número"). Después volvemos a escribir cubo, el signo igual, y su definición. Ahora Guardamos la función, el programa nos muestra el siguiente mensaje:

Respondemos Si.

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17. EJERCICIO. Crear lasfunciones: IGV, Cambiar Dólares, Cambiar Soles.

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SESION Temas  

Editor VBA. Variables VBA.

Logros -

El alumno tendrá conocimientos básicos De programación en Visual Basic.

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20.

EDITOR VBA

El Editor de Visual Basic, VBE por sus siglas en inglés, es un programa independiente a Excel pero fuertemente relacionado a él porque es el programa que nos permite escribir código VBA que estará asociado a las macros. Existen al menos dos alternativas para abrir este editor, la primera de ellas es a través del botón Visual Basic de la ficha Desarrollador.

El segundo método para abrir este programa es, en mi opinión, el más sencillo y rápido y que es a través del atajo de teclado: ALT + F11. El Editor de Visual Basic contiene varias ventanas y barras de herramientas.

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Ms. Excel Avanzado 2013 En la parte izquierda se muestra el Explorador de proyectos el cual muestra el proyecto VBA creado para el libro actual y además muestra las hojas pertenecientes a ese libro de Excel. Si por alguna razón no puedes visualizar este módulo puedes habilitarlo en la opción de menú Ver y seleccionando la opción Explorador de proyectos.

El Explorador de proyectos también nos ayuda a crear o abrir módulos de código que se serán de gran utilidad para reutilizar todas las funciones de código VBA que vayamos escribiendo. Dentro del Editor de Visual Basic puedes observar una ventana llamada Inmediato que está en la parte inferior. Esta ventana es de mucha ayuda al momento de escribir código VBA porque permite introducir instrucciones y observar el resultado inmediato. Además, desde el código VBA podemos imprimir mensajes hacia la ventana Inmediato con el comando Debug.Print de manera que podamos depurar nuestro código. Si no puedes observar esta ventana puedes mostrarla también desde el menú Ver. El área más grande en blanco es donde escribiremos el código VBA. Es en esa ventana en donde escribimos y editamos las instrucciones VBA que dan forma a nuestras macros.

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Ms. Excel Avanzado 2013  ENTORNO DEL EDITOR VBA. Barra de menú: En la parte superior de la ventana se encuentran las opciones generales del programa, como las clásicas (Archivo, Edición, Ver, Insertar, Ventana y Ayuda) y las especializadas (Depuración, Ejecutar, Complementos).

Barra de herramientas: Debajo de la barra de menú, se encuentra la barra de herramientas. En orden, los botones son: Ver , Insertar (UserForm, Módulo, Módulo de clase, Procedimiento), Guardar, Cortar, Copiar, Pegar, Buscar, Deshacer, Rehacer, Ejecutar Sub/UserForm o Ejecutar macro, Interrumpir, Restablecer , Modo de diseño, Explorador de proyectos, Ventana de Propiedades, Examinador de objetos, Cuadro de herramientas, Asistente de Office.

Ventana de proyecto: En esta ventana que se encuentra al lado izquierdo de la pantalla, hay 3 botones: Ver código, Ver objeto y Alternar carpetas. Debajo de estos botones, se encuentran numeradas las hojas del libro de Excel que se esta usando y en las cuales se pueden ingresar funciones.

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Ms. Excel Avanzado 2013 Si se activara la Ventana de Propiedades (Ver>Ventana de Propiedades o F4), esta aparecerá debajo de la ventana del proyecto. En esta se pueden apreciar las características de la hoja de trabajo activa que se encuentran en el libro que se esta editando.

Área de Trabajo: El resto del espacio está dedicado a una hoja donde se escribirán los comandos que servirán para programar las funciones que caracterizarán el macros que se está creando.

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21.

VARIABLES VBA.

Cuando programamos en VBA frecuentemente necesitamos un repositorio para almacenar el resultado de alguna operación. Las variables en VBA son utilizadas para guardar valores y su tipo dependerá de clase da dato que deseamos guardar dentro de ellas. En VBA existen variables de tipo entero que almacenan números, variables de tipo doble que también almacenan números pero con decimales, variables de tipo texto para guardar una cadena de caracteres entre algunos otros tipos de variables. A continuación haremos una revisión de cada uno de estos tipos.  Variables de tipo entero Las variables de tipo entero son utilizadas para guardar números enteros. Debemos utilizar la palabra clave Integer para declarar una variable de este tipo. Dim x As Integer x = 6

En la primera instrucción estoy declarando la variable con el nombre “x” y estoy indicando que será del tipo Integer. “Declarar una variable” significa avisar a Excel sobre la existencia de dicho repositorio para guardar información. En la segunda instrucción asigno el valor 6 a la variable “x”.  Variables de tipo doble Las variables de tipo doble pueden almacenar números con el doble de precisión incluyendo números decimales. La palabra clave para este tipo de variables es Double. Dim x As Double x = 3.1416

Aunque las variables de tipo doble pueden almacenar números enteros sin problema, no es recomendable hacerlo porque estaremos desperdiciando espacio en la memoria del ordenador. Es decir, el tamaño reservado para una variable doble es el adecuado para guardar números decimales, si solo guardamos un número entero quedará especio sin utilizar. Por lo tanto es recomendable utilizar siempre el tipo de variable adecuado para cualquier número.

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Ms. Excel Avanzado 2013  Variables de tipo texto Una variable de tipo texto se declara con la palabra clave String. En el siguiente código declararé la variable título y posteriormente le asignaré un valor. Dim libro As String libro = "Programación en Excel"

 Variables de tipo lógico Una variable de tipo lógico es aquella que puede almacenar solamente dos valores: falso o verdadero. La palabra clave para definir estas variables es Boolean. Dim continuar As Boolean continuar = True

La primera línea declara la variable “booleana” y en la segunda le asignamos un valor. Solamente podemos asignar dos valores a este tipo de variables: True (verdadero) y False (falso).

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SESION Temas   

Creación de formularios. Agregar controles de Formulario. Ejercicio.

Logros -

El alumno puede crear formularios a través De Visual Basic.

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22.

CREACION DE FORMULARIO.

Un formulario VBA es un cuadro de diálogo donde agregamos diversos tipos de controles como botones de comando, cajas de texto, casillas de verificación, y otros controles más que serán de utilidad para obtener información de un usuario ya sea para procesarla y devolver algún resultado o simplemente almacenarla. Los formularios nos permiten crear aplicaciones en Excel para extender el uso y funcionalidad de la herramienta y aunque su uso está fuertemente relacionado con los usuarios avanzados de Excel, pronto verás que no es tan complicado utilizarlos. Para iniciar nuestro ejemplo agregaremos un nuevo formulario de la siguiente manera. En la ficha desarrollador pulsa el botón Visual Basic y se mostrará el Editor de VBA. Haz clic derecho sobre VBA Project y selecciona la opción Insertar > UserForm:

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Ms. Excel Avanzado 2013 De inmediato el panel principal mostrará el formulario recién creado así como un pequeño cuadro de diálogo con el título Cuadro de herramientas el cual contiene los controles que podemos agregar al formulario.

El Cuadro de herramientas tiene un botón para cada tipo de control como etiqueta, cuadro de texto, cuadro combinado, cuadro de lista, casilla de verificación, botón de opción, etc. Para agregar un control al formulario es necesario hacer clic en el botón correspondiente dentro del Cuadro de herramientas y posteriormente hacer clic dentro del formulario. Otra manera de agregar un control al formulario es pulsar el botón del control y arrastrarlo sobre el formulario.

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23.

AGREGAR CONTROLES DE FORMULARIO.

Para nuestro ejemplo necesitamos agregar una etiqueta, un cuadro de texto, un cuadro de lista y un botón de comando de manera que nuestro formulario quede de la siguiente manera:

Los botones lo encontramos en el cuadro de herramientas.

Lo activamos desde ver > cuadro de herramientas.

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Ms. Excel Avanzado 2013  PARTES DEL CUADRO DE HERRAMIENTAS

Seleccionar Objetos: Con esto activo, podemos mover los elementos dentro del formulario. Etiqueta: Sirve para poder poner mensajes o textos en la pantalla, pero no son editables por el usuario. Cuadro de texto:Permite que el usuario pueda escribir directamente. Marco: Es un contenedor para los demás controles. Boton de comando: Permite que el usuario pueda pulsar botones y que realicen determinadas acciones. Casilla: Permite tener opciones sobre las que el usuario confirma o niega. Botón de opción: Permite tener varias opciones de las cuales seleccionar una. Cuadro combinado:permite tener varias opciones de las cuales seleccionar y ver una.

Cuadro de lista: Presenta una lista de opciones y permite seleccionar una o varias. Imagen: Permite incluir imágenes como fotografías, dibujos, etc..

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Ms. Excel Avanzado 2013 Para cambiar el texto de la etiqueta y del botón de comando debemos modificar la propiedad llamada Caption y eso lo haremos desde la ventana Propiedades. Si esta ventana no se muestra actualmente en el Editor de Visual Basic puedes seleccionarla desde el menú Ver o también puedes hacer clic derecho sobre alguno de los controles y seleccionar la opción Propiedades lo cual mostrará la ventana:

Encuentra la propiedad Caption y al lado derecho ingresa el valor de dicha propiedad para el control seleccionado. Para hacer el cambio de esta propiedad para el botón de comando solo debes seleccionarlo de la lista desplegable que se encuentra en la parte superior de la misma ventana Propiedades. Al terminar el cambio de la propiedad Caption tendremos el formulario de la siguiente manera:

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Ms. Excel Avanzado 2013 En nuestro ejemplo hemos nombrado las cajas de texto de la sgte. Manera:

Text1 Text2 Text3 Text4 Text5 CMDINGRESO

CMDNUEVO

CMDSALIR

 CODIGO DEL BOTON CMDINGRESO

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Ms. Excel Avanzado 2013  CODIGO CMDNUEVO.

 CODIGO CMDSALIR End (se cierra el formulario)



CARGAR FORMULARIO DESDE EXCEL.

Para cargar un formulario desde una hoja de Excel será suficiente con agregar un botón de comando ActiveX desde la ficha Desarrollador:

Al hacer doble clic sobre el botón se mostrará el código asociado al evento Click del botón y debemos colocar una sola instrucción:

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Con esto será suficiente para que al momento de pulsar el botón de la hoja de Excel se muestre el formulario VBA recién creado.

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24.

EJERCICIO.

Crear el sgte, formulario.

 NOMBRAMOS LAS HERRAMIENTAS. Cajas de texto: text1 y text2

Botones de opción: OP1, OP2 y OP3

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Ms. Excel Avanzado 2013 Casillas: CHK1 y CHK2

Etiquetas: donde se mostrara el resultado. LBPT, LBDES, LBPN

Botones: CMDCALCULAR, CMDNUEVO, CMDGUARDAR, CMDSALIR.

 CODIGOS: CMDCALCULAR. Dim HR As Integer HR = Val(TEXT2.Text) If OP1 = True Then pt = HR * 7 ElseIf OP2 = True Then pt = HR * 6.4 Else pt = HR * 6 End If If CHK1 = True Then

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Ms. Excel Avanzado 2013 D1 = pt * 0.2 Else D1 = 0 End If If CHK2 = True Then D2 = pt * 0.01 Else D2 = 0 End If If HR > 8 Then DES = D1 + D2 PN = pt - DES Else MsgBox ("la hora trabajada es menor a 8") End If LBPT.Caption = pt LBDES.Caption = DES LBPN.Caption = PN

CMDGUARDAR Dim HR, DES, PN As Integer Dim FILA As Double Dim AREA As String If OP1 = True Then AREA = ("PRODUCCION") ElseIf OP2 = True Then AREA = ("ALMACEN") Else AREA = ("LOGISTICA") End If HR = TEXT2.Text DES = LBDES.Caption PN = LBPN.Caption Sheets("HOJA1").Select FILA = 1 + ActiveSheet.UsedRange.Rows.Count Cells(FILA, 1).Value = TEXT1.Text Cells(FILA, 2).Value = HR Cells(FILA, 3).Value = DES Cells(FILA, 4).Value = PN Cells(FILA, 5).Value = AREA

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Ms. Excel Avanzado 2013 CMDNUEVO TEXT1.Text = "" TEXT2.Text = "" OP1.Value = False OP2.Value = False OP3.Value = False CHK1.Value = False CHK2.Value = "" LBPT.Caption = "" LBDES.Caption = "" LBPN.Caption = "" TEXT1.SetFocus

Por ultimo crear un botón en Excel para llamar al Formulario.

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SESION Temas 

Libros compartidos.

Logros -

El alumno puede compartir su trabajo en Excel Con otros en la red. Puede realizar trabajos en equipo con Excel.

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25.

LIBROS COMPARTIDOS.

Puede crear un libro compartido y colocarlo en una ubicación de red donde varias personas puedan editar el contenido al mismo tiempo. Por ejemplo, si las personas de su grupo de trabajo administran varios proyectos cada una y desea conocer el estado de los proyectos de sus compañeros, el grupo puede utilizar un libro compartido para realizar un seguimiento del estado de los proyectos. Todas las personas implicadas podrán especificar la información sobre sus proyectos en el mismo libro. Como propietario del libro compartido, puede administrarlo quitando usuarios del mismo y resolviendo los cambios que estén en conflicto con otros. Cuando se hayan incluido todos los cambios, puede dejar de compartir el libro.

Cuando comparta un libro, varios usuarios no pueden trabajar en el mismo archivo a la vez. En su lugar, combine cambios de una o más copias de dicho libro en el nuevo que ha compartido. El proceso funciona de la siguiente forma: comparte un libro, y como parte del hecho de compartirlo, lo guarda. Otro usuario copia el libro compartido y agrega sus datos a la copia. Cuando hayan terminado, usted combina los datos de la copia de nuevo en el original. Una de las mejores maneras de compartir un libro es colocarlo en una ubicación de red o una carpeta SkyDrive. De esa manera se permite a los demás usuarios obtener acceso con facilidad al libro, copiarlo y agregar sus cambios.

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Ms. Excel Avanzado 2013  Compartir un libro -

Cree un libro nuevo o abra un libro existente que desee poner disponible para compartirlo. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro

-

En la pestaña Modificación del cuadro de diálogo Compartir libro, active la casilla Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.

-

En la pestaña Uso avanzado, seleccione las opciones que desea usar para realizar un control de los cambios y actualizarlos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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En el cuadro Guardar como, especifique una ubicación de red en la Barra de direcciones. Siga uno de los procedimientos siguientes: Si es un libro nuevo, escriba un nombre en el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Guardar. Si se trata de un libro existente, haga clic en Guardar. Envíe un mensaje de correo a la personas que van a compartir el libro. En el mensaje, incluya la ubicación del archivo y pídales que cree una copia del libro para su uso y conserve todas las copias de la carpeta con el original.

 COMBINAR CAMBIOS Una vez que sus compañeros de trabajo agreguen sus datos a sus copias del libro, combine los cambios que realicen con los que haga usted. Sin embargo, antes de empezar, tiene que agregar un comando a la barra de herramientas de acceso rápido.

 AGREGAR UN COMANDO -

-

La barra de herramientas de acceso rápido se coloca en la esquina superior izquierda de su pantalla de Excel. Haga clic en la flecha abajo del lado derecho de la barra de herramientas y, a continuación, haga clic en Más comandos. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, abra la lista debajo de Comandos disponibles en y seleccione Todos los comandos. Desplácese en esa lista hasta que vea Comparar y combinar libros. Seleccione dicho elemento y haga clic en Agregar. De esa manera se desplaza el comando encima de la lista de comandos de su barra de herramientas de acceso rápido. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Excel y el nuevo comando aparecerá en la barra de herramientas de acceso rápido.

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Ms. Excel Avanzado 2013  COMBINAR CAMBIOS. -

Abra la copia del libro compartido en el libro en el que desea combinar cambios. En la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Comparar y combinar libros. Si se le solicita, guarde el libro. En el cuadro de diálogo Seleccionar archivos para combinar en el libro actual, haga clic en la copia del libro que contiene los cambios que desea combinar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 RESOLVER CONFLICTOS DE CAMBIOS EN UN LIBRO COMPARTIDO Cuando dos usuarios tratan de guardar cambios en la misma celda, se produce un conflicto. Excel solo puede conservar uno de los cambios realizados en la celda. Cuando el segundo usuario guarda el libro, Excel muestra el cuadro de diálogo Resolución de conflictos a dicho usuario. -

-

En el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, lea la información acerca de cada cambio y los cambios conflictivos realizados por el otro usuario. Para mantener el cambio que ha realizado o el del otro usuario y continuar con el siguiente cambio en conflicto, haga clic en Aceptar los míos o en Aceptar otros. Para mantener todos los cambios restantes o todos los cambios de los demás usuarios, haga clic en Aceptar todos los míos o Aceptar todos los otros. Para que sus cambios anulen todos los demás cambios sin mostrar de nuevo el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, haga lo siguiente:  

-

En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro. En la pestaña Uso avanzado, en En caso de cambios conflictivos entre usuarios, haga clic en Prevalecen los cambios guardados y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Para ver cómo usted u otros usuarios resolvieron los conflictos anteriores, haga lo siguiente:  

En el grupo Cambios de la pestaña Revisar, haga clic en Control de cambios y, a continuación, en Resaltar cambios. En la lista Cuándo, seleccione Todos.

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Ms. Excel Avanzado 2013   

Desactive las casillas Quién y Dónde. Active la casilla Mostrar cambios en una hoja nueva y haga clic en Aceptar. En la hoja de cálculo de historial, desplácese hacia la derecha para ver las columnas Tipo de acción y Cambio perdedor.

Los cambios en conflicto que se han mantenido tienen el valor Prevalece en Tipo de acción. Los números de fila incluidos en la columna Cambio perdedor identifican las filas con información acerca de los cambios en conflicto que no se han mantenido, incluidos los datos eliminados.

 QUITAR UN USUARIO DE UN LIBRO COMPARTIDO Si es necesario, puede desconectar usuarios de un libro compartido. Importante: Antes de desconectar usuarios, asegúrese de que han acabado de usar el libro. Si quita a algún usuario activo, se perderá todo el trabajo que el usuario no haya guardado. -

En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro. Revise los nombres de los usuarios en la lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro de la pestaña Modificación. Seleccione el nombre del usuario al que desea desconectar y haga clic en Quitar usuario. Para eliminar la configuración de vista personal del usuario, haga lo siguiente:  

Haga clic en Vista, en el grupo Vistas de libro y en Vistas personalizadas. En la lista Vistas, seleccione la vista que desea quitar y haga clic en Eliminar.

 DEJAR DE COMPARTIR UN LIBRO -

En el libro compartido, haga clic en la opción Compartir libro en el grupo Cambios de la pestaña Revisar. En la pestaña Modificación, asegúrese de que es el único usuario que aparece en la lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro. Desactive la casilla Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.

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Ms. Excel Avanzado 2013 Si esta casilla no está disponible, deberá desproteger el libro. Para quitar la protección del libro compartido, haga lo siguiente: -

Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Compartir libro. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Desproteger libro compartido. Si se le solicita, escriba la contraseña y haga clic en Aceptar. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro. En la pestaña Modificación, desactive la casilla Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros. Cuando se le pregunte sobre los efectos que esta acción puede tener en los demás usuarios, haga clic en Sí.

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SESION Temas   

Importar y exportar datos. Importar una tabla desde un archivo HTML. Orígenes de base de datos.

Logros -

El alumno tiene manejo avanzado de Excel. Puede trabajar con archivos de Access en Excel. Tiene conocimiento de Base de Datos.

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26.

IMPORTAR O EXPORTAR DATOS.

Hay dos formas de importar datos de un archivo de texto en Microsoft Office Excel: puede abrir el archivo de texto en Excel o puede importarlo como rango de datos externos. Para exportar datos de Excel a un archivo de texto, utilice el comando Guardar como. Son dos los formatos de archivo de texto que se utilizan habitualmente: Archivos de texto delimitado (.txt), en los que el carácter de tabulación (el código de carácter ASCII 009) separa normalmente cada campo de texto. Archivos de texto de valores separados por comas (.csv), en los que el carácter de coma (,) separa normalmente cada campo de texto. Puede cambiar el carácter separador que se utiliza tanto en los archivos de texto delimitados como en los .csv. Esto puede ser necesario para asegurarse de que la operación de importación o de exportación se realizará de la manera deseada.

 Importación de objetos en Excel Es relativamente fácil copiar objetos de otros programas (más aun con la herramienta de copiado que ha sido mejorada en esta versión, permitiéndonos una vista previa de la apariencia del objeto dentro del documento) y colocarlos dentro de Excel. En Excel, los objetos incrustados aparecen como cuadros que flotan sobre la hoja de cálculo (imágenes y gráficos). Podemos colocar estos cuadros en cualquier parte de su hoja de cálculo.

El procedimiento incrustar está habilitado para todo tipo de objetos. Aunque técnicamente se puede pegar un texto de un documento de Word dentro de un cuadro flotante, esto no es necesario, ya que es un tipo de dato reconocido naturalmente por la hoja de cálculo Excel. Sin embargo, otros tipos de objetos pueden tener más sentido. Un ejemplo es un formato de imagen que no es compatible con Excel. Se puede pegar esta imagen como un objetoincrustado al copiarlo desde el programa de dibujo adecuado. El truco es utilizar la renovada herramienta de Excel ➝ Portapapeles Pegar ➝ comando Pegado especial, que funciona igual que lo hace en todos los demás programas de Office, como Word.

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Ms. Excel Avanzado 2013  TRANSFERENCIA DE DATOS Con incrustación y la vinculación de dos o más programas en conjunto, podemos crear un documento compuesto. Sin embargo, a pesar que los diferentes objetos aparecen en la hoja de cálculo, estos son propios de los diferentes programas. Por ejemplo: Al incrustar una tabla de Excel en un documento de Word, no podemos arreglar cualquier texto de la tabla utilizando el corrector gramatical que viene integrado en Word por ser el objeto nativo de otra aplicación. En estos casos, usted puede transferir los datos en bruto, en lugar de objetos. Así que en lugar de incrustar un objeto de hoja de cálculo dentro de Word, puede simplemente copiar los datos con formato de hoja de cálculo Excel y, a continuación moverlos a Word. Usted perderá la capacidad de actualizar la información con Excel, pero gana algunos beneficios, como poder editar los datos directamente en Word sin necesidad de acceder a Excel. Podemos editar los datos de forma rápida y cómoda. Esta capacidad es particularmente importante si desea dar formato a los datos para que coincidan con el resto del documento.  

El archivo es de menor tamaño del que sería si utilizamos un objeto incrustado. Evitamos el modificar la información accidentalmente, si cambiamos la información en la hoja de origen (como lo haría si se ha utilizado un objeto vinculado). Por estas razones, vale la pena considerar cuidadosamente si debemos copiar un objeto de hoja de cálculo completa, o simplemente transferir la información que desea utilizar. hoja de cálculo completa, o simplemente transferir la información que desea utilizar.

 EXPORTACIÓN DE TABLAS DE DATOS El secreto para pegar datos desde la hoja en otro programa como Word, es el mismo comando Pegado especial que se utiliza para crear objetos incrustados y vinculados. Los siguientes pasos lo guiarán a través del proceso. -

Seleccione un rango de celdas de la hoja de cálculo, a continuación haga clic en: Inicio➝ Portapapeles ➝Copiar. Para obtener los mejores resultados, trate de evitar la selección de filas y columnas vacías. Cámbiese al documento de destino y, a continuación, utilice el comando Pegado especial.

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El cuadro de diálogo Pegado especial aparece. Este cuadro de diálogo muestra lo que vería si se copia una selección de celdas de Excel a Word. Al copiar una selección de celdas, el cuadro de diálogo Pegado especial le da varias opciones sobre la forma en que desea importar los datos desde Excel. En el cuadro de diálogo Pegado especial, seleccione el tipo de objeto que desea insertar. Usted puede elegir cualquier formato compatible de la lista. Las opciones de formato dependen del tipo de objeto que está insertando. Por ejemplo, Excel permite pegar las celdas seleccionadas como un objeto de Excel, o convertirla en texto sin formato, texto HTML, o incluso una imagen de baja resolución. También puede elegir la forma en Excel sincroniza los datos pegados con la fuente. Seleccione la opción "Pegar vínculo" si desea crear un objeto vinculado de Excel que se actualiza según los cambios que realice en la información de la fuente. Seleccione la opción "Pegar" si desea crear un objeto incrustado que puede modificar de forma independiente. Haga clic en Aceptar. La información de Excel aparece en el formato elegido.

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27.

IMPORTAR DATOS DELA WEB

Para importar datos procedentes de una página Web, elija Obtener datos externos en el menú Datos y haga clic en Nueva consulta Web. Debe tener acceso al World Wide Web (World Wide Web o WWW: que es una rama multimedia de Internet que presenta no sólo texto, sino también gráficos, sonido y vídeo. En la Web, los usuarios pueden saltar fácilmente de un elemento a otro, de una página a otra o de un sitio a otro utilizando hipervínculos), a través de la intranet de su organización o un módem instalado en el equipo o la red, o bien puede realizar una consulta de código de origen HTML o XML local.

Ejemplo: Importar una tabla de una página Web, en este caso la tabla del descentralizado de futbol local. -

Ir a la ficha Datos y del grupo Obtener datos externos elegimos: Desde Web.

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En una nueva ventana, ingresamos la dirección de la página donde importaremos la tabla. El programa carga la página Web y nos muestra todos los objetos importables colocando una pequeña flecha de color amarillo que usaremos para hacer clic sobre el objeto a importar.

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Ms. Excel Avanzado 2013 Y Hacemos clic en el botón importar. -

Aparece una ventana pidiéndonos la celda donde colocaremos la tabla a importar:

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Hacemos clic en el botón Aceptar y aparecerá lo siguiente:

Apareciendo los datos:

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28.

ORIGENES DE BASE DE DATOS.

Puede utilizar Microsoft Office Excel para crear y editar conexiones a orígenes de datos externos almacenados en un libro o en un archivo de conexión. En el cuadro de diálogo Conexiones del libro, puede administrar fácilmente estas conexiones, incluida su creación, modificación y eliminación.

 CONECTARSE A DATOS EXTERNOS. La ventaja principal de conectarse con datos externos consiste en que puede analizar periódicamente estos datos en Microsoft Office Excel sin tener que copiar repetidamente los datos, una operación que puede ser larga y provocar errores. Tras conectarse con los datos externos, también puede actualizar automáticamente los libros de Excel desde el origen de datos original siempre que el origen de datos se actualice con información nueva. -

En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Conexiones existentes.

En el cuadro de diálogo Conexiones existentes de la lista desplegable Mostrar, siga uno de los procedimientos siguientes:

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Ms. Excel Avanzado 2013 Para mostrar todas las conexiones, haga clic en Todas las conexiones. Este es el valor predeterminado. Para mostrar sólo la lista de conexiones recientemente utilizadas, haga clic en Conexiones en este libro. Esta lista se crea a partir de conexiones que el usuario ha definido, ha creado desde el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos del Asistente para la conexión de datos, o ha seleccionado previamente como conexión desde este cuadro de diálogo. Para mostrar sólo las conexiones disponibles en el equipo, haga clic en Archivos de conexión en este equipo. Esta lista se crea a partir de la carpeta Mis archivos de origen de datos, normalmente almacenada en la carpeta Mis documentos. Para mostrar solo las conexiones disponibles de un archivo de conexión al que es posible tener acceso desde la red, haga clic en Archivos de conexión en la red.

 IMPORTAR DATOS DE ACCESS No necesitas conocer mucho sobre Access ya que Excel ha simplificado grandemente este proceso para los usuarios. Lo primero que debemos hacer es ir a la ficha Datos y pulsar el botón Desde Access.

Este comando mostrará el cuadro de dialogo Seleccionar archivos de origen de datos en donde deberás especificar el archivo Access que deseas abrir:

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De inmediato Excel mostrará otro cuadro de diálogo que enlistará las tablas contenidas en el archivo Access.

Una tabla es el lugar en donde se almacenan los datos en Access. Podríamos pensar que una tabla de Access es similar a una hoja de Excel porque también está formada por columnas y filas. Y aunque el concepto de tabla es un poco más avanzado que una hoja de Excel, es suficiente la comparación por ahora para saber que ahí se encuentra almacenada la información de Access. Una vez seleccionada la tabla de Access que deseamos importar debemos pulsar el botón Aceptar y ahora Excel nos preguntará por algunas configuraciones de importación:

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En primer lugar podemos elegir traer los datos desde Access como una Tabla de datos o también como un Informe de tabla dinámica. Así mismo podemos especificar la celda de nuestra hoja donde queremos que se inserten los datos o simplemente especificar que se inserten en una nueva hoja. Al pulsar el botón Aceptar Excel realizará la importación de los datos.

La información de la tabla de Access será mostrada dentro de la hoja de Excel en el mismo orden en que aparecen los datos en la tabla.

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SESION Ejercicios.

100

Ms. Excel Avanzado 2013 CREAR FORMULARIO “INGRESO”

Debe crear un marcador de ingreso: -

Nombre y apellidos DNI Hora de ingreso fecha

El formulario debe de contener los datos pedidos, y cuando se presione el botón ingresar, deberá de enviarse a la hoja de cálculo. En la hoja de cálculo debe de grabarse: -

Nombre y apellidos DNI Hora de ingreso fecha

Ejemplo:

101

Manual MS Excel 2013 Avanzado (1)

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