MANUAL DE FUNCIONES REGENTE DE FARMACIA

MANUAL DE FUNCIONES REGENTE DE FARMACIA
1. IDENTIFICACIÓN
NIVEL
Asistencial
NOMBRE DEL CARGO
Regente de farmacia
CÓDIGO

DEPARTAMENTO
Farmacia
JEFE INMEDIATO
Químico Farmacéutico
2. PROPÓSITO PRINCIPAL
PROPÓSITO PRINCIPAL
Ejecutar labores de control y vigilancia de los inventarios físicos de los medicamentos y dispositivos médicos de acuerdo a los procedimientos establecidos, al igual que evaluar y controlar las funciones de los auxiliares de farmacia, con el fin de brindar un servicio de calidad.
PROCESO QUE INTERVIENE

3. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESPECIFICAS
1, Responder por el manejo de los medicamentos y dispositivos médicos que ingresan a la farmacia en especial los medicamentos de control especial.
2, Registras en el libro oficial el movimiento de la droga control.
3, Capacitar a los auxiliares de farmacia de nuevas reglamentaciones y decretos en la dispensación de medicamentos y dispositivos médicos.
4, Establecer las fechas en las cuales se realizan los inventarios periódicos de existencias de medicamentos y dispositivos médicos.
5, Verificar las normas de almacenamiento para cada medicamentos según normas establecidas para su adecuada conservación.
6, Reportar los accidentes laborales oportunamente al departamento de recursos humanos para las acciones respectivas.
7, Determinar las necesidades diarias de medicamentos y dispositivos médicos, y realizar el procedimiento de solicitud de compra.
8, Dar información sobre el uso de medicamentos al personal del hospital y al público en general.
9, Supervisar y revisar los consumos diarios.
10, Realizar, supervisar y coordinar con los auxiliares de farmacia el inventario físico de medicamentos de acuerdo a la periodicidad establecida.
11, Registrar la fecha de vencimiento, número de lote, registro sanitario y no conformidades de cada recepción.
4. RESPONSABILIDADES
1. Evaluar y supervisar constantemente el desempeños de las funciones de los auxiliares de farmacia y auxiliares de bodega
2 Vigilar y salvaguardar los medicamentos y dispositivos médicos, cuidando de la debida y racional utilización.
3. Asegurar el cumplimiento de la legislación
4. Asegurar la mejora continua y la disminución de los peligros y riesgos
5. Reportar todos los accidentes e incidentes
6. Utilizar los implementos de protección personal
7 Son responsables de la operatividad de los procesos, actividades y tareas a su cargo, como la autoevaluación permanentes a los resultados de su labor
8., Velar por la organización constante de la farmacia
9. Mantener un ambiente laboral sano y optimizar las relaciones interpersonales en el desarrollo de las funciones propias del cargo
5 CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Recepción técnica de medicamentos
Almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos, manejo de cadena de frio
Manejo legal de medicamentos de control especial
Conocimiento y aplicación del indicador de rotación de inventarios, punto de reposición de inventarios, nivel de seguridad, nivel máximo y mínimo de inventarios.
Normatividad vigente
Herramientas de Word y Excel
Manejo de equipo de oficina y herramientas o instrumentos propios de trabajo
6. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Técnico de formación técnica profesional o tecnológicas en Regencia de Farmacia
Tarjeta profesional y Resolución de la secretaria de salud
Experiencia mínima de ( )
7. CARACTERÍSTICAS
Actividades que se desarrollan en el cargo. Marcar con una x

Diseño y/o evaluación de proyectos

Manejo de:
X
Supervisión de personal
X
Software – Qué programas?
X
Trabajo interdisciplinario
X
Equipos (Computador)
X
Trabajo en y /o con grupos
X
Materiales / elementos – Medicamentos y Dispositivos Médicos
X
Lectura y / o interpretación de documentos
X
Documentos / valores –Formular y ordenes medicas
X
Elaboración y /o presentación de informes:

Información confidencial

Orales Escritos X (Mensuales)
X
Dinero
X
Organización y / o programación de actividades

Distribución de:
X
Cuantificación de información

Software
x
Clasificación de información

Equipos –Cuáles?
X
Transcripción de información
X
X
Contacto y atención al público
X
Documentos / valores / -Cuáles?
X
Seguimiento de instrucciones


Labores físicas

Dinero

Otros - Cuáles ?

8. COMPETENCIAS
De acuerdo con la prioridad para el desempeño óptimo en el cargo, donde 1 es el valor mínimo (no se requiere) y 5 es el valor máximo (fundamental).
1
Fuerza / resistencia física
4
Habilidades de digitación
3
Memoria visual
5
Capacidad de análisis
3
Memoria verbal
5
Planeación
5
Concentración
5
Organización
5
Rapidez / Precisión visual
5
Liderazgo
5
Rapidez / Precisión auditiva
5
Iniciativa
5
Coordinación motriz
5
Creatividad
4
Razonamiento numérico
5
Habilidades de conciliación
4
Razonamiento simbólico
5
Auto control emocional
5
Comunicación oral

Otros –Cuáles?
5
Comunicación escrita

MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR DE FARMACIA

IDENTIFICACIÓN

1. IDENTIFICACIÓN
NIVEL
Auxiliar
NOMBRE DEL CARGO
Auxiliar de farmacia
CÓDIGO
RHU 001
DEPARTAMENTO
Farmacia
JEFE INMEDIATO
Regente de Farmacia
Ejecutar actividades de recepción y verificación de formular y/o ordenes médicas y la correspondiente dispensación de los medicamentos prescritos en estos documentos. Igualmente, conocer y cumplir adecuadamente las instrucciones establecidas en los protocolos descritos como norma y procedimiento, mantener y cuidar el servicio de farmacia en cuanto al orden y funcionalidad de la misma.
Recepción, almacenamiento, distribución, registro y dispensación de medicamentos, medicamentos de control especial, y dispositivos médicos.

Procedimientos de semaforización, controles de temperatura y condiciones ambientales.
Recepción y distribución de medicamentos
2. Clasificar y ordenar en los estantes los medicamentos y dispositivos médicos de acuerdo al procedimiento establecido.
3. Controlar el periodo de vigencia del medicamento , ejecutando el procedimiento establecido y reportar oportunamente al jefe inmediato
4. Recibir, interpretar y facturar las formulas y/o ordenes medicas de los pacientes (Usuarios) en el software implementado y el aplicativo que maneja PHARMACID.
Digitación la formula y ordenes medica verificando que contenga la siguiente información: Fecha, Nombre de paciente, Numero de identificación (CC. y T.I), Nombre de medicamentos (presentación y concentración), Cantidad, Dosificación, Firma y sello del médico. Igualmente, de acuerdo al evento (Por cápita, Encajas, evento, evento de urgencia, evento ambulatorio, insumo para servicio)
6. Dispensación de medicamentos, señalando la información suficiente para su adecuado uso.
7. Revisar el stock de la farmacia y notificar a la oficina principal los pendientes que se requieran
8. Tomar controles de temperatura y condiciones ambientales
9. Realizar informe mensual escrito, informando a la dirección técnica los medicamentos de alta rotación
10. Llevar tarde diariamente registrando los medicamentos
11. Realizar inventarios mensuales y reportarlos los 5 primeros días de cada mes al departamento de contabilidad
12. Recepción, distribución, almacenamiento, registro y dispensación de medicamentos de control especial según procedimientos establecidos
13. Realizar inventarios de medicamentos de control especial, verificando saldo físico, contra saldo en el sistema y en libros, y entregarlos a la dirección técnica un reporte con las diferencias encontradas
14. Recepción, distribución, almacenamiento, registro y dispensación de dispositivos médicos según los procedimientos establecidos
15. Preparar los medicamentos de control especial de acuerdo a los pacientes que lo requieran y según la normatividad vigente
16. Registro y control de los medicamentos de control y sustancias toxicas
17. Realizar la descarga en el software de los medicamentos y dispositivos médicos entregados tanto a los pacientes(Usuarios), como a otras dependencias que hacen parte de la institución como, por ejemplo: Rayos X, Odontología, Laboratorio clínico, Urgencia, Quirófano, Etc.
18. Registrar las devoluciones de medicamentos y dispositivos médicos
19. Controlar, supervisar la demanda insatisfecha de acuerdo al formato.
20. Deben llevar una bitácora en cada turno de los pedidos que son urgentes, el último turno debe hacer un resumen de los pendientes del día, los cuales deben ser canalizados para la solicitud en la oficina principal.
21 Hacer la recepción técnica de medicamentos y dispositivos médicos.
22. Entregar en perfectas condiciones al momento de recibir y entregar el turno.
23, Demás funciones que sean delegados por el jefe inmediato
1. Atención efectiva y eficaz a los pacientes
2. Salud con amabilidad y respeto a los pacientes
5 Reportar todos los accidentes e incidentes
7. Son responsables de la operatividad de los procesos, actividades y tareas a su cargo, como la autoevaluación permanentes a los resultados de su labor
8. Velar por la organización constante de la farmacia
9. Conservar las normas de almacenamiento para cada medicamento según normas establecidas para su adecuada conservación
Recepción técnica de medicamentos
Almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos, manejo de cadena de frio
Dispensación técnicas de medicamentos
Dispensación técnica de medicamentos de control especial, según la normatividad
Manejo de equipo de oficina
Manejo de herramientas, como Word, Excel, Access
Normas de urbanidad y cortesía
Técnico En Servicios Farmacéuticos y/o Auxiliar de Farmacia
Tarjeta profesional y Resolución de la secretaria de salud
Experiencia mínima de (01 ) Un Año
7. CARACTERÍSTICAS


Manejo de:

X
X
X
X
X
Materiales / elementos Medicamentos y Dispositivos Médicos
X
X
Documentos / valores –Formular y ordenes medicas
X



Dinero


Distribución de:
X

Software


Equipos –Cuáles?
X
X
X

X


Labores físicas

Dinero

Otros - Cuáles ?

8. COMPETENCIAS
1
4
3
Memoria visual
5
3
Memoria verbal
3
Planeación
5
Concentración
3
Organización
5
3
Liderazgo
5
3
Iniciativa
5
3
Creatividad
4
3
4
4
5
Comunicación oral

Otros –Cuáles?
5

MANUAL DE FUNCIONES QUÍMICO FARMACÉUTICO
1. IDENTIFICACIÓN
NIVEL
Directivo
NOMBRE DEL CARGO
Químico Farmacéutico
CÓDIGO

DEPARTAMENTO
Farmacia
JEFE INMEDIATO

Desarrollar directrices para las actividades y procesos de la farmacia enfocadas en el cumplimiento del sistema de gestión de la calidad, normas vigentes requisitos legales. Así mismo elaborar nutriciones parenterales vigilando las interacciones farmacológicas y efectos secundarios.

1. Cumplir y hacer cumplir los reglamentos, manuales, normas, procedimientos y disposiciones vigentes.
2. Planear, organizar, coordinar, controlar, dirigir y evaluar las actividades y procesos de la farmacia.
3. Hacer parte activas de los comité de farmacia y terapéutica, de infecciones, financiera y otros en los que se considere necesaria su participación.
4. Participar activamente en el sistema de farmacovigilancia.
5. Elaborar y dar cumplimiento al programa de farmacovigilancia, que consta de una serie de actividades encaminada a la detección, evaluación, entendimientos y prevención de los eventos adversos y cualquier otro problema relacionados con los medicamentos.
6. Cumplir y hacer cumplir, según el caso la aplicación de las buenas prácticas de manufactura, laboratorio, almacenamiento, dispensación, atención farmacéutica y otras que exija la autoridad de salud y recomiende la organización mundial de la salud.
7. Promover la atención integral de salud y el uso racional de medicamentos.
8. Coordinar, promover y participar en los estudios e investigaciones que permitan mejorar la prestación del servicio de su cargo y el oportuno cumplimiento de los planes, programas y proyectos, así como la ejecución y utilización de los recursos disponibles.
9. Realizar los cálculos necesarios para la preparación de las nutriciones parenterales (PNT.)
10. Interpretar las ordenes medicas de las nutriciones parenterales.
11. Elaborar las Nutriciones parenterales, mezclas de medicamentos parenterales y oncológicos.
12. Adaptar dosis de medicamentos parenterales y oncológicos con técnicas adecuadas, de acuerdo con los protocolos y normalización existente.
13. Definir criterios de conservación de las nutriciones parenterales.
14. Realizar gestiones de abastecimiento del stock de materiales e insumos de la central de mezclas parenterales.
15. Dar recomendaciones sobre la adquisición de insumos y medicamentos para la elaboración de las nutrientes parenterales.
16. Vigilar las interacciones farmacológicas y efectos secundarios entre el tratamiento de medicamentos y los nutrientes parenterales de cada paciente.
17. Evaluar los registros de los lotes para verificas que se cumplan las especificaciones e instrucciones
18. Supervisar el cumplimiento del sistema de gestión integral de calidad.
19. Realizar la recepción administrativa y técnica de los medicamentos para estudios clínicos, así como su almacenamientos y dispensación.
20. Capacitar a los auxiliares y regentes de farmacia en cuanto a la normatividad y todo lo referente a la dispensación.
1. Aprobar los procesos y documentos
2. Evaluar constantemente el desempeños de los auxiliares y regentes de farmacia
5. Reportar todos los accidentes e incidentes
8., Velar por la organización constante de la farmacia
Sistema de gestión de calidad
Buena práctica de elaboración
Buena práctica de manufactura
Cálculos farmacéuticos
Técnicas asépticas
Controles de calidad de preparaciones farmacéuticas
Sistema de seguridad social en salud
Título profesional universitario Químico Farmacéutico
Experiencia mínima de ( )
7. CARACTERÍSTICAS
X

Manejo de:
X

X
X
X
X
Materiales / elementos – Medicamentos, Insumos, Nutricionales parenterales
X
X
Documentos / valores –Formulas y ordenes medicas
X
X


Dinero
X

Distribución de:
X

Software
x

Equipos –Cuáles?
X

X
X
X
X

Labores físicas

Dinero

Otros - Cuáles ?

8. COMPETENCIAS
2
4
5
Memoria visual
5
3
Memoria verbal
5
Planeación
5
Concentración
5
Organización
5
5
Liderazgo
5
5
Iniciativa
5
5
Creatividad
5
5
5
5
5
Comunicación oral

Otros –Cuáles?
5

MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR DE BODEGA
1. IDENTIFICACIÓN
NIVEL
Auxiliar
NOMBRE DEL CARGO
Auxiliar de bodega
CÓDIGO

DEPARTAMENTO
Bodega
JEFE INMEDIATO
Jefe de bodega
Responsable de la organización y limpieza de la bodega, así como realizar todo el manejo de la mercancía en la bodega.

1. Verificación de las facturas del proveedor frente a los medicamentos que se están recibiendo.
2. Verificación de cantidades, lotes, fecha de vencimientos de cada uno de los medicamentos que se están recibiendo.
3. debe organizar los medicamentos y/o dispositivos médicos de acuerdo a su clase por orden alfabético en sus respectivos estantes.
4. Tomar la temperatura y humedad de la bodega.
5. Manejar las salidas y/o traslados internos de acuerdo a las planillas de control.
6. Informar por escrito diariamente al jefe de bodega los pendientes que quedaron por alistar en las ordenes de pedido y de acuerdo a los faltantes en bodega.
7 Alistar los diferentes pedidos y luego pasarlos al departamento de facturación para que elabore la correspondiente factura de venta, salida de almacén, remisión o traslado.
8. Después de elaborado el documento emitido por facturación , debe revisar y empacar los medicamentos y/o dispositivos médicos y marcar las cajas de acuerdo a la farmacia que va dirigido.
9. las demás asignadas por su jefe inmediato.
1. Es responsabilidad de los auxiliares de bodega que toda mercancía que se va a despachar a las diferentes farmacias debe ir con documento ya sea salida de almacén, traslado, factura de venta o remisión.
4. Velar por la organización constante de la bodega
5 Mantener un ambiente laboral sano y optimizar las relaciones interpersonales en el desarrollo de las funciones propias del cargo
Manejo de inventarios
Titulo bachiller Académico
Experiencia mínima de (01) Año
7. CARACTERÍSTICAS


Manejo de:


X
X
X

Materiales / elementos
X
X
Documentos / valores – Ordenes de pedido
X



Dinero


Distribución de:
X

Software
x

Equipos –Cuáles?
X



X


Labores físicas

Dinero

Otros - Cuáles ?

8. COMPETENCIAS
5
3
3
Memoria visual
5
3
Memoria verbal
3
Planeación
5
Concentración
5
Organización
5
3
Liderazgo
5
5
Iniciativa
5
3
Creatividad
4
5
4
5
3
Comunicación oral

Otros –Cuáles?
3

MANUAL DE FUNCIONES REGENTE DE FARMACIA

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