Manual Apoio Excel_iefp

Microsoft Excel 2010

MANUAL DE APOIO

© Sérgio Paciência - Março de 2013

Índice Apresentação Apresentação ........................................... ................................................................. ............................................ ............................................ ............................. ....... 5 Ambiente de Trabalho ............................................... ..................................................................... ............................................ ................................. ........... 6 A Folha de Cálculo ......................... ................................................ ............................................. ............................................ ................................. ........... 6 O ambiente de trabalho do Excel.......................................... ................................................................ ........................................ .................. 7 Os frisos do Excel........................................... ................................................................. ............................................ ........................................ .................. 8 ............................................................... ............................................ ................................. ........... 8  Separador Ficheiro .........................................  Separador Base .......................................... ................................................................. ............................................. .................................... .............. 9  Separador Inserir ................................. ....................................................... ............................................ ............................................ ...................... 9  Separador Esquema de Página .......................................... ................................................................ .................................... .............. 9  Separador Fórmulas .................................................. ........................................................................ ............................................ ...................... 9 .................................................................. ............................................ ............................... ......... 10  Separador Dados ............................................  Separador Rever .............................. .................................................... ............................................. .............................................. ....................... 10  Separador Ver ............................................................... ..................................................................................... ...................................... ................ 10  Separador Programador ........................................................... ................................................................................. ........................... ..... 10 Usar as funcionalidades do Friso .......................................... ................................................................ ...................................... ................ 11 Barras de Ferramentas ........................................... .................................................................. ............................................. .................................. ............ 12 Barra de ferramentas de acesso rápido ........................................ .............................................................. ............................... ......... 12 Outros comandos e botões ............................................ ................................................................... ............................................. ........................ 12 Operações com documentos .................................. ........................................................ ............................................. ................................... ............ 13 Criar um novo documento ............................................ ................................................................... ............................................. ........................ 13 Abrir um documento existente ......................................... ............................................................... .......................................... .................... 14 Guardar um documento ......................................... ............................................................... ............................................ ............................... ......... 14 Fechar um documento .......................................................... ................................................................................ ...................................... ................ 15 Conceitos básicos ........................................... ................................................................. ............................................ .......................................... .................... 16 Células ............................................. ................................................................... ............................................ ............................................ ............................... ......... 16 Livros e folhas de trabalho ........................................... .................................................................. ............................................. ........................ 16 Mudar o nome de uma folha ......................................... ............................................................... ............................................. ......................... 17 Criar uma nova folha ...................................... ............................................................ ............................................ ...................................... ................ 17 Eliminar uma folha ......................................... ............................................................... ............................................ ...................................... ................ 18 Mover ou copiar folha ............................................... ..................................................................... ............................................ ........................... ..... 18 Introdução e correcção de dados ..................................................... ........................................................................... ........................... ..... 19 Editar os dados de uma célula ......................................................... ............................................................................... ........................... ..... 20 Apagar os dados de uma célula ........................................................... ................................................................................. ........................ 20 Seleccionar mais do que uma célula............................................ .................................................................. ............................... ......... 20

Pág. 2

Índice Apresentação Apresentação ........................................... ................................................................. ............................................ ............................................ ............................. ....... 5 Ambiente de Trabalho ............................................... ..................................................................... ............................................ ................................. ........... 6 A Folha de Cálculo ......................... ................................................ ............................................. ............................................ ................................. ........... 6 O ambiente de trabalho do Excel.......................................... ................................................................ ........................................ .................. 7 Os frisos do Excel........................................... ................................................................. ............................................ ........................................ .................. 8 ............................................................... ............................................ ................................. ........... 8  Separador Ficheiro .........................................  Separador Base .......................................... ................................................................. ............................................. .................................... .............. 9  Separador Inserir ................................. ....................................................... ............................................ ............................................ ...................... 9  Separador Esquema de Página .......................................... ................................................................ .................................... .............. 9  Separador Fórmulas .................................................. ........................................................................ ............................................ ...................... 9 .................................................................. ............................................ ............................... ......... 10  Separador Dados ............................................  Separador Rever .............................. .................................................... ............................................. .............................................. ....................... 10  Separador Ver ............................................................... ..................................................................................... ...................................... ................ 10  Separador Programador ........................................................... ................................................................................. ........................... ..... 10 Usar as funcionalidades do Friso .......................................... ................................................................ ...................................... ................ 11 Barras de Ferramentas ........................................... .................................................................. ............................................. .................................. ............ 12 Barra de ferramentas de acesso rápido ........................................ .............................................................. ............................... ......... 12 Outros comandos e botões ............................................ ................................................................... ............................................. ........................ 12 Operações com documentos .................................. ........................................................ ............................................. ................................... ............ 13 Criar um novo documento ............................................ ................................................................... ............................................. ........................ 13 Abrir um documento existente ......................................... ............................................................... .......................................... .................... 14 Guardar um documento ......................................... ............................................................... ............................................ ............................... ......... 14 Fechar um documento .......................................................... ................................................................................ ...................................... ................ 15 Conceitos básicos ........................................... ................................................................. ............................................ .......................................... .................... 16 Células ............................................. ................................................................... ............................................ ............................................ ............................... ......... 16 Livros e folhas de trabalho ........................................... .................................................................. ............................................. ........................ 16 Mudar o nome de uma folha ......................................... ............................................................... ............................................. ......................... 17 Criar uma nova folha ...................................... ............................................................ ............................................ ...................................... ................ 17 Eliminar uma folha ......................................... ............................................................... ............................................ ...................................... ................ 18 Mover ou copiar folha ............................................... ..................................................................... ............................................ ........................... ..... 18 Introdução e correcção de dados ..................................................... ........................................................................... ........................... ..... 19 Editar os dados de uma célula ......................................................... ............................................................................... ........................... ..... 20 Apagar os dados de uma célula ........................................................... ................................................................................. ........................ 20 Seleccionar mais do que uma célula............................................ .................................................................. ............................... ......... 20

Pág. 2

Mover células ............................................. ................................................................... ............................................ .......................................... .................... 22 Seleccionar linhas ou colunas........................................... ................................................................. .......................................... .................... 22 Seleccionar toda a folha de cálculo ..................................................... ........................................................................... ........................ 22 Inserir e eliminar linhas .................................. ........................................................ ............................................ ...................................... ................ 23 Inserir e eliminar colunas ..................................................... ........................................................................... ...................................... ................ 23 Redimensionar as colunas ........................................................... ................................................................................. ............................... ......... 23 Redimensionar as linhas ............................................ .................................................................. ............................................ ........................... ..... 24 Ajuste automático ........................................... ................................................................. ............................................ ...................................... ................ 24 Formatar células ............................................. ................................................................... ............................................ .......................................... .................... 25 Cores e limites ................................................... .......................................................................... ............................................. .................................. ............ 25 Tipo de letra ......................... ................................................ ............................................. ............................................ .......................................... .................... 26 Tamanho da letra ....................................................... ............................................................................. ............................................. ........................... .... 26 Alinhamento do texto ....................................................... ............................................................................. .......................................... .................... 27 Unir e centrar células ......................................... ............................................................... ............................................. ................................... ............ 27 Tipos de dados ............................ ................................................... .............................................. ............................................. .................................. ............ 28 Cálculos ........................................... ................................................................. ............................................ ............................................. ................................... ............ 30 Soma ............................................ .................................................................. ............................................ ............................................. ................................... ............ 30 Subtracção ........................................... ................................................................. ............................................ ............................................ ........................... ..... 32 Multiplicação .......................................... ................................................................. ............................................. ............................................ ........................ 33 Repetir fórmulas ........................................................... .................................................................................. .............................................. ....................... 34 Divisão............................................. ................................................................... ............................................ ............................................ ............................... ......... 36 Funções............................................ .................................................................. ............................................ ............................................. ................................... ............ 38 SOMA.......................................... ................................................................ ............................................ ............................................. ................................... ............ 38 MÉDIA ............................................ .................................................................. ............................................ ............................................ ............................... ......... 39 MÁXIMO ............................................ .................................................................. ............................................ ............................................ ........................... ..... 40 MÍNIMO.......................................... ................................................................ ............................................ ............................................ ............................... ......... 40 CONTAR.SE .......................................... ................................................................. ............................................. ............................................ ........................ 41 SE ............................................. ................................................................... ............................................ ............................................ ...................................... ................ 43 Função SE aninhada .................................................. ........................................................................ ............................................ ........................... ..... 45 HOJE ........................................... ................................................................. ............................................ ............................................. ................................... ............ 46 PROCV ............................................ .................................................................. ............................................ ............................................ ............................... ......... 47 SE.ERRO ............................................. ................................................................... ............................................ ............................................ ........................... ..... 50 Protecção de células.................................... células.......................................................... ............................................. .............................................. ....................... 52 Referências relativas, absolutas e mistas ......................................... ............................................................... ............................... ......... 54 Referências relativas ....................................... ............................................................. ............................................ ...................................... ................ 54

Pág. 3

Referências absolutas ................................................................................................. 55 Referências Mistas ...................................................................................................... 56 Alternar entre referências relativas e absolutas .......................................................... 56 Séries .............................................................................................................................. 57 Utilização de séries numéricas ................................................................................... 57 Utilização de séries predefinidas ................................................................................ 57 Formatação condicional .................................................................................................. 58 Formatação automática ................................................................................................... 62 Filtragem de dados ......................................................................................................... 65 Validação de dados ......................................................................................................... 66 Gráficos .......................................................................................................................... 71 Bibliografia ..................................................................................................................... 73

Pág. 4

Apresentação O Microsoft® Excel, normalmente fornecido com o Microsoft® Office, é uma poderosa aplicação destinada, principalmente, à criação e utilizações de folhas de cálculo. As folhas de cálculo são formulários matemáticos interactivos, onde podem ser utilizadas fórmulas e funções para produzir e analisar determinados resultados. São extremamente práticas, na medida em que nos permitem poupar muito tempo e obter resultados mais satisfatórios e credíveis.

Para além de permitir realizar cálculos numéricos complexos, possibilita a criação personalizada de gráficos e diagramas elaborados, a organização, gestão e análise de dados em listas ou tabelas, a importação de dados de diferentes origens e a automatização de tarefas complexas através de macros de comandos e funções.

Algumas novidades do Excel 2010:



Novo painel de navegação;



Novas ferramentas de gráficos;



Formatação condicional aprimorada;



Novos efeitos visuais, tais como sombras, bisel, brilho e reflexão.

Irei explorar ao longo deste manual algumas destas novas funcionalidades bem como todas as que me parecem fundamentais para quem dá os primeiros passos na ferramenta ou que pretende explorar potencialidades até então desconhecidas.

NOTA: Este manual foi escrito de acordo com a grafia do português pré-acordo ortográfico.

Pág. 5

Ambiente de Trabalho A Folha de Cálculo O conceito original da folha de cálculo para computadores pessoais foi popularizado nos anos 80 do século XX com programas como o Visicalc (apresentado originalmente em 1979) e, sobretudo, pelo Lotus 1-2-3. Mas devemos ao Excel o facto de ter trazido a este conceito uma facilidade de utilização (até então desconhecida) que possibilita o seu uso por praticamente qualquer pessoa dotada de um mínimo de conhecimentos informáticos. A metáfora da folha de cálculo electrónica – do Excel ou de qualquer outro programa do mesmo género – é a de uma folha de papel quadriculado. Mas uma folha muito especial, pois não só podemos nela introduzir valores, como fazer automaticamente cálculos que, de outra forma, seriam muito morosos ou impossíveis de realizar.

A quadrícula da folha de cálculo electrónica consiste numa série de células que são fruto do cruzamento de linhas horizontais, numeradas de 1 até 1.048.576, e de colunas verticais, com denominações de A até XFD, num total de 17.179.869.184 células, que podem conter números, datas, texto e/ou fórmulas e funções. Relativamente ao Excel 2003, estes valores representam um aumento de 1500% no número de linhas e de 6300% no número de colunas. Além da realização de cálculos, as folhas de Excel também podem ser usadas como bases de dados simples, bem como conjugar estas duas funcionalidades.

Pág. 6

O ambiente de trabalho do Excel Um documento no Excel designa-se por Livro e cada livro pode ter uma ou mais folhas (de cálculo). A predefinição do programa é a de criar automaticamente três folhas em branco por cada novo livro.

3

2

1

4

15 6

7

9 5

8 10

11

12

13

14

Legenda:

1. Barra de título 2. Friso (agrupa os separadores). 3. Barra de ferramentas de acesso rápido 4. Botão de acesso à ajuda 5. Ponto de inserção 6. Barra de fórmulas 7. Caixa de nome

8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Título de linhas (1,2,3, …) Título de colunas (A,B,C, …)

Barra de deslocamento vertical Barra de deslocamento horizontal Separadores de folhas Modos de visualização Ampliar ou reduzir página Comando de divisão do documento

Pág. 7

Os frisos do Excel O Microsoft Excel utiliza desde a sua versão 2007 um novo paradigma de interface gráfica, reunindo numa só ferramenta, denominada friso, o que anteriormente estava dividido entre a barra de menus (com os comandos Ficheiro, Editar, etc.) e a barra de ferramentas (com ícones de acesso rápido a funções). Além de reunir estas duas funcionalidades, o friso possui comandos e ícones de diferentes tamanhos, de acordo com a sua importância. Tal como no Word , há sete frisos no Excel, e um oitavo, chamado Programador, que pode ser activado a partir das opções de personalização e que se destina a pessoas que criem macros (conjunto de operações complexas) com o Excel . Sempre que possível, os frisos usados nas diversas aplicações do Office retêm os mesmos nomes e as mesmas posições relativas. Por exemplo, quer no Word quer no Excel, os frisos Base, Inserir, e Esquema de Página são os três primeiros da esquerda para a direita ao passo que os frisos Rever, Ver e Programador são os três últimos. As alterações, necessárias para as funcionalidades específicas de cada programa, surgem no friso Fórmulas (que substitui Referências no Word) e Dados (Mailings no Word).

A exibição de cada friso pode ser alternada manualmente, com um clique do rato sobre o separador respectivo.



Separador Ficheiro

Permite aceder a opções básicas, tais como abrir, fechar, guardar, enviar e imprimir ficheiros e ainda personalizar o Microsoft Excel.

Pág. 8



Separador Base

Este é o separador que surge no friso quando criamos um documento novo e estamos a introduzir dados. Inclui comandos e ferramentas relacionados com a formatação básica: tipo de letra, alinhamento, cor, formatos de números, etc. 

Separador Inserir

Separador referente aos comandos de inserção de tabelas, imagens, gráficos, hiperligações, etc. 

Separador Esquema de Página

Comandos relacionados com a formatação do documento, incluindo margens, dimensões da folha, espaçamento, etc. 

Separador Fórmulas

Este separador agrupa comandos e funções relativos às funções e fórmulas do Excel.

Pág. 9



Separador Dados

É um separador específico para usar bases de dados no Excel, uma funcionalidade muito interessante do programa e que é frequentemente descurada. 

Separador Rever

Para quem usa funções de revisão de documentos no Excel, existe um separador específico, onde estão também agrupados os comandos de correcção ortográfica e gestão de comentários e alterações. 

Separador Ver

O último separador predefinido chama-se Ver e agrupa as funções relativas à visualização do documento. 

Separador Programador

Um separador adicional, chamado Programador, pode ser activado a partir do Menu de Personalização do Excel (Separador Ficheiro



Opções  Personalizar Friso), e agrupa funcionalidades relacio-

nadas com a criação e gestão de macros.

Pág. 10

Usar as funcionalidades do Friso O friso, qualquer que seja o separador activo, está dividido em secções que agrupam funcionalidades semelhantes, de forma a facilitar o seu acesso. Cada uma destas secções tem um nome, inscrito numa barra na sua base. Nalguns casos, do lado direito da barra existe uma pequena área que

pode ser clicada de forma a expandir a sua fun-

cionalidade.

Se passar o cursor do rato nessa área, surgirá um diálogo que lhe mostra o que irá acontecer caso clique nela. Neste exemplo, se clicar no botão do grupo Tipo de Letra surgirá uma caixa de diálogo que lhe permite formatar as células seleccionadas.

Pág. 11

Barras de Ferramentas Barra de ferramentas de acesso rápido Por cima do friso existe uma pequena área chamada Barra de Ferramentas de acesso rápido, cuja predefinição inclui três ícones mas que pode ser personalizada com mais alguns. Os ícones predefinidos (assinalados com “ ”) são três: Guardar, Anular e Refazer.

Se clicarmos na pequena seta do lado direito desta barra temos uma lista de outros comandos que podemos colocar neste espaço.

Outros comandos e botões Ajuda – Clique no ponto de interrogação no canto

superior direito do Excel (ou tecla F1) para activar a ajuda.

Zoom – O comando Zoom no canto inferior direito da barra de estado, permite ajustar o documento

à janela do Excel. Pode clicar e arrastar o cursor central para ajustar dinamicamente o tamanho da página ou pode clicar nos sinais mais (+) e menos (-) de cada um dos lados, de forma a aumentar ou diminuir o tamanho da página em incrementos de 10%.

Pág. 12

Operações com documentos Criar um novo documento Para criar um novo documento no Excel 2010, basta executar o programa, uma vez que o Excel, ao iniciar, cria logo um documento novo, designado por Livro, vazio. A este documento é dado o nome de Livro_n, em que n é um número incremental correspondente à quantidade de documentos novos abertos pelo programa.

Se já abriu o Excel e pretende criar um novo documento (quer já tenha aberto um ou não), clique no separador Ficheiro e escolha a opção Novo.

Em seguida, abre-se uma janela de diálogo que lhe permite escolher qual o tipo de documento a criar. A predefinição é um livro em branco, mas pode escolher um entre dezenas de modelos existentes (facturas, orçamentos, etc.)

Pág. 13

Abrir um documento existente Para abrir um documento que já tenha sido criado, clique no separador Ficheiro e escolha a opção Abrir. Posteriormente, será aberta uma janela de diálogo que lhe permite procurar o documento no

seu computador.

Caso o documento tenha sido criado ou aberto por si recentemente, pode também procura-lo nos documentos recentes, clicando para tal na opção Recentes.

Guardar um documento Quando é criado um novo documento, este fica na memória do seu computador até ser gravado no disco rígido pela primeira vez. Só então é gerado um ficheiro que é gravado para que possa recuperalo mais tarde. Para guardar um documento, clicamos no separador Ficheiro e escolhemos a opção Guardar.

Em alternativa, podemos utilizar o botão so rápido ou pressionar as teclas Ctrl+G.

Pág. 14

que se encontra na barra de ferramentas de aces-

O comando Guardar limita-se a gravar o seu documento no disco no local onde estava, com o nome que já lhe atribuiu. Contudo, se é a primeira vez que vai gravar o ficheiro desde que o criou, surgirá um diálogo de gravação mais completo, igual ao que surgiria se escolhesse a opção Guardar Como, e que lhe permite escolher o formato de ficheiro a gravar, bem como o nome e a localização.

Fechar um documento Se quiser fechar o documento activo mas não o Excel, deverá clicar no separador Ficheiro e escolher a opção Fechar. Caso não tenha efectuado uma operação de Guardar depois das últimas alterações feitas no documento, terá a oportunidade de o fazer antes de o documento ser definitivamente fechado.

Pág. 15

Conceitos básicos Células Graficamente, uma folha de cálculo é uma grelha constituída por colunas e linhas. Assemelha-se a uma folha de papel quadriculado de um caderno de matemática, em que cada quadrícula é designada por célula . No Excel, as células são referenciadas recorrendo à letra (ou letras) identificativa da coluna seguida do número da linha, indicação que funciona como as coordenadas geográficas de um mapa. A célula D7, por exemplo, é a célula que resulta do cruzamento da coluna D com a linha 7.

Livros e folhas de trabalho Cada ficheiro de Excel armazena um livro de trabalho, que contém, por defeito, três folhas de trabalho. Podemos seleccionar a folha onde queremos trabalhar clicando no respectivo separador, dispo-

nível no canto inferior esquerdo das folhas.

Pág. 16

Mudar o nome de uma folha Para mudar o nome a uma folha devemos proceder da seguinte forma:

1. Colocar o cursor do rato sobre o separador da folha e premir o botão do lado direito.

2. Escolher a opção “Mudar o nome” e digitar o novo nome, fazendo Enter para o confirmar.

Criar uma nova folha Para criar uma nova folha basta clicar com o botão direito do rato em cima de uma das folhas existentes e escolher a opção “Inserir”.

Pág. 17

Eliminar uma folha Para eliminar uma folha basta clicar com o botão direito do rato em cima da folha que pretendemos apagar e clicar em “Eliminar”.

Mover ou copiar folha Para mover uma folha, clicamos com o botão direito do rato na folha que pretendemos mover e escolhemos a opção “Mover ou copiar”.

Se quisermos criar uma cópia da folha temos que activar a opção “Criar uma cópia”.

Pág. 18

Introdução e correcção de dados 1. Seleccionamos, com um clique do rato, a célula onde pretendemos introduzir os dados, por exemplo a célula A1. Esta célula transforma-se imediatamente na célula activa, o que é demonstrado pela moldura que a envolve.

Célula activa

2. Podemos de imediato começar a digitar a informação – surge um cursor para indicar onde estamos a introduzir os dados. Repare como os dados também aparecem na barra de fórmulas.

O que estamos a digitar aparece na barra de fórmulas 3. Para introduzirmos dados noutra célula, apenas teremos de clicar numa nova célula, por exemplo a célula A2, ou clicar na tecla ENTER. Os dados introduzidos na célula A1 não desaparecem da célula, mas desaparecem da barra das fórmulas, que passa a apresentar os dados que estão a ser introduzidos na célula A2.

NOTA: Nem sempre é mais fácil recorrer ao rato para seleccionarmos a célula

pretendida. As teclas direccionais são uma excelente ajuda, na medida em que nos permitem mover facilmente pela folha de cálculo.

Pág. 19

Editar os dados de uma célula Para alterarmos os dados de uma célula sem apagar os dados que já lá estão, devemos fazer duplo clique sobre a célula onde pretendemos fazer as alterações.

Em alternativa, podemos clicar na célula onde estão os dados que pretendemos alterar e depois clicar no respectivo conteúdo na barra de fórmulas.

Apagar os dados de uma célula Para apagar o conteúdo de uma célula só temos de activá-la (seleccioná-la) e pressionar a tecla Delete.

Seleccionar mais do que uma célula Ao utilizar o Excel, precisamos muitas vezes de seleccionar mais do que uma célula. As células seleccionadas ficarão envolvidas por uma moldura e, à excepção da primeira, ficarão a azul.

1. Para seleccionar mais do que uma célula da mesma linha devemos clicar na primeira célula que pretendemos seleccionar e arrastar o rato (mantendo o botão esquerdo pressionado) para a esquerda ou para a direita, até chegar à última célula a seleccionar. Por exemplo, vamos clicar na célula B2 e arrastar até à célula E2. O resultado será o seguinte:

Pág. 20

2. Para criar uma selecção na mesma coluna o sistema é o mesmo, com a diferença de que o rato deverá ser movido na vertical. Se seleccionarmos por exemplo, todas as células da C3 à C8, obteremos o seguinte resultado:

3. Para seleccionar uma área, basta mover o rato na diagonal. Para obtermos a selecção que está na imagem seguinte basta clicar na célula A2 e arrastar até à célula D5.

4. É também possível seleccionar células que não sejam contíguas recorrendo à tecla Ctrl. Para obter a selecção exemplificada na imagem abaixo, devemos clicar na célula A2 e, mantendo a tecla Ctrl pressionada, clicar nas células B4, D3 e C1. Desta vez as células seleccionadas não serão en-

volvidas por uma moldura.

Pág. 21

Mover células Se pretendermos mover uma célula (ou con junto de células) de uma posição para outra, podemos fazê-lo facilmente, clicando na zona exterior da célula e movendo o rato para a nova posição.

Seleccionar linhas ou colunas Por vezes é mais eficaz seleccionar colunas ou linhas inteiras do que seleccionar células. Para seleccionar uma linha, devemos mover o apontador do rato para cima do número indicativo da linha e fazer clique com o rato. Para seleccionar uma coluna, devemos mover o rato para cima da letra indicativa da coluna e fazer clique com o rato.

NOTA: Podemos ainda seleccionar mais de uma linha ou mais de uma coluna da mesma forma que

seleccionamos mais de uma célula: arrastando o rato e recorrendo à tecla Ctrl.

Seleccionar toda a folha de cálculo Para seleccionar toda a folha devemos premir o botão que se encontra no canto superior esquerdo da zona de células da folha de cálculo, na intersecção dos botões correspondentes às linhas e dos correspondentes às colunas.

Pág. 22

Inserir e eliminar linhas Para inserir:

Seleccionamos uma linha, clicamos em cima dela com o botão direito do rato e escolhemos a opção “Inserir”. A nova linha

será inserida imediatamente acima da linha que tínhamos seleccionado.

Para eliminar:

Seleccionamos a linha que queremos eliminar, clicamos em cima dela com o botão direito do rato e escolhemos a opção “Eliminar”.

Inserir e eliminar colunas Para inserir ou eliminar colunas procede-se exactamente da mesma forma, mas neste caso em vez de seleccionar uma linha seleccionamos uma coluna.

Redimensionar as colunas Por vezes, o texto não cabe nas respectivas células, ficando parcialmente escondido. Isto significa que temos de redimensionar as colunas em questão, de forma a aumentar a sua largura. Por exemplo, se quisermos redimensionar a coluna C, devemos mover o apontador do rato para a barra das colunas até à linha que separa a coluna C da coluna D. O apontador do rato passará a ter duas pequenas setas laterais, uma a apontar para a esquerda e outra a apontar para a direita. Estas setas indicam que podemos diminuir ou aumentar a largura da coluna C.

Pág. 23

Redimensionar as linhas O processo para diminuir ou aumentar a altura das linhas é em tudo semelhante ao processo para redimensionar as colunas. A única diferença é que o apontador do rato deverá ser colocado entre a separação das linhas.

Ajuste automático O Excel permite ajustar automaticamente a largura das colunas e a altura das linhas de acordo com o espaço ocupado pelo conteúdo das células. Para ajustar a largura das colunas, devemos mover o apontador do rato para a margem direita da caixa que inclui a letra da coluna que queremos redimensionar e fazer um duplo clique.

Para ajustar automaticamente a altura das linhas, basta mover o apontador do rato para a margem inferior direita da caixa que inclui o número da linha e fazer duplo clique.

Pág. 24

Formatar células Para dar ênfase a determinados valores numa folha de cálculo, poderá ser interessante formatar células ou conjuntos de células. A atribuição de formatos é sempre feita após a selecção de células ou de grupos de células a formatar. Pode fazer várias formatações básicas de forma rápida apenas com o rato.

Cores e limites

Pode atribuir limites a grupos de células…

… ou colorir algumas células para melhorar o aspecto dos seus documentos.

Pág. 25

Tipo de letra Pode alterar o tipo de letra…

… ou mudar a cor do texto.

Tamanho da letra Pode aumentar ou diminuir o tamanho da letra das células seleccionadas clicando no controlo respectivo…

… ou clicando nos botões de Aumentar ou Diminuir.

Pág. 26

Alinhamento do texto O alinhamento do texto de uma célula pode ser feito na horizontal ou na vertical. Se pretendermos alinhar o texto horizontalmente, podemos fazê-lo à esquerda, à direita e ao centro, utilizando os controlos respectivos.

alinhado à esquerda alinhado ao centro alinhado à direita

Se pretendermos alinhar o texto verticalmente, podemos fazê-lo de três formas ( superior, meio e inferior), utilizando os controlos respectivos. alinhamento superior

alinhamento ao meio

alinhamento inferior

Unir e centrar células Por vezes, torna-se necessário unir duas ou mais células, centrando o seu conteúdo. Para tal, basta seleccionar as células que se pretende unir e clicar no botão “Unir e Centrar”.

Pág. 27

Tipos de dados Um tipo de formatação de células muito importante é o que determina qual o tipo de dados a exibir. Isto permite, por exemplo, formatar determinadas células (ou colunas, ou linhas) para que os resultados exibidos sejam automaticamente assumidos numa determinada divisa, como é o caso do Euro. Ao mesmo tempo, podemos formatar células para apresentar um determinado número de casas decimais, o que poderá ser útil para fazer arredondamentos automáticos (neste caso, apenas a visualização será apresentada de forma arredondada, pois os cálculos são sempre efectuados com valores reais). A formatação do conteúdo das células é feita, como sempre, depois de seleccionar as células respectivas. Pode seleccionar células individuais, grupos de células, linhas e colunas ou até toda a folha. A predefinição do formato do conteúdo das células é Geral – algarismos sem qualquer formatação numérica em especial. Para alterar o tipo de dados de uma célula, clicamos no controlo respectivo:

Podemos escolher um de vários formatos disponíveis, como por exemplo Data, Moeda, Percentagem, Etc. Caso pretendamos aceder a outro tipo de formatos clicamos em “Mais Formatos Numér icos…”

Pág. 28

Exemplos de formatos de células:

Formatos numéricos

15.000 5% 325,20 €

£

325,20

estilo de separador de milhares estilo de percentagem formato de moeda formato de moeda (libras)

Formatos de Data e Hora

01-04-2013 15-Mar segunda-feira, 21 de Julho de 1975 3 de Junho de 2010

Data abreviada (DD-MM-AAAA) Data abreviada (DD-MMM) Data por extenso Data por extenso

Formatos Personalizados

262 927 766 96 543 78 55 2500-070 978-972-711-921-9

Número de telefone (categoria especial) Telemóvel Código Postal ISBN (formato personalizado)

Para formatos numéricos, é possível ainda aumentar ou diminuir casas decimais, bastando para tal, clicar nos botões respectivos, disponíveis no Grupo Número do friso Base.

Diminuir casas decimais

Aumentar casas decimais

Pág. 29

Cálculos Depois de introduzidos valores nas células, podemos realizar todo o tipo de cálculos através de operadores aritméticos (soma, subtracção, divisão e multiplicação) e sobretudo através de fórmulas.

Soma Vamos supor que tínhamos uma lista de consumos de Gás, Electricidade e Telefone, para os primeiros três meses do ano, e que queríamos somar esses valores.

1. Para aplicarmos uma fórmula que faça a soma de todas as facturas de gás, vamos seleccionar a célula E2 e digitar um sinal de igual “=”. Isto diz ao Excel que vamos introduzir uma fórmula.

2. Ao invés de introduzirmos o primeiro valor que queremos somar, introduzimos as coordenadas da célula que contém esse valor, neste caso será a célula B2. Em alternativa, podemos clicar em cima dessa célula e o Excel automaticamente indica que foi seleccionada, adicionando-lhe uma moldura azul.

Pág. 30

3. O sinal matemático para a soma é, como não podia deixar se ser, o “+”. Como queremos somar três parcelas (B2, C2 e D2), a fórmula ficará =B2+C2+D2. Mais uma vez, para facilitar, o Excel utiliza molduras coloridas para mostrar quais as células que estamos a somar.

4. Depois de introduzirmos a fórmula, pressionamos a tecla Enter, para que o resultado da soma seja apresentado. Como sempre acontece nas folhas de cálculo, agora podemos alterar qualquer um dos valores das parcelas (consumos de gás), pois o resultado será automaticamente actualizado.

5. Para fazermos as restantes somas basta repetir o processo e ficamos com os totais de cada um dos consumos durante os primeiros três meses do ano.

Pág. 31

Subtracção Aplicar fórmulas de subtracção é muito semelhante à aplicação de fórmulas de soma. Como exemplo, vamos criar uma folha de cálculo de gestão de uma mesada, onde os valores gastos serão subtraídos ao total. 1. Vamos criar três cabeçalhos: Item, Custo e Valor restante. Aproveitamos para seleccionar as duas colunas referentes ao Custo e ao Valor Restante e formatá-las para apresentarem o símbolo do euro, e de seguida inserimos o valor total da mesada na célula B2.

2. Introduzimos o primeiro item comprado e o respectivo preço, por exemplo um bilhete de cinema. Devido ao comprimento da descrição do item, temos necessariamente de alargar a coluna A.

3. Seleccionamos a célula C3 e introduzimos a fórmula =C2-B3, que apresentará o resultado da subtracção do valor gasto na compra do bilhete de cinema ao valor actual.

Pág. 32

4. Introduzimos um novo item (revista) e o respectivo preço. Agora, a fórmula introduzida na célula C4 deverá ser =C3-B4, ou seja, a subtracção do valor da revista ao valor restante.

5. Repetimos o processo sempre que introduzimos um novo item. Como se pode verificar, o valor restante vai diminuindo de acordo com os custos introduzidos.

Multiplicação Para aprender a utilizar o Excel para efectuar esta operação, vamos planear um piquenique para oito amigos, onde vamos calcular o valor de cada item de acordo com as quantidades.

1. Antes de mais nada, criamos a lista de compras, como aquela que é exemplificada na imagem .

Pág. 33

Na coluna Valor introduziremos as fórmulas de multiplicação para obtermos o produto da quantidade pelo preço unitário. A célula D2 deverá conter a fórmula =B2*C2. Isto significa que o símbolo de multiplicação utilizado no Excel é o asterisco (*).

Ao incluirmos o símbolo de euros na coluna B, o Excel apercebe-se automaticamente de que estamos a fazer um cálculo de custos e apresenta os resultados da multiplicação também em euros.

Repetir fórmulas Introduzir uma nova fórmula sempre que adicionamos um item à lista não é um processo muito expedito. O Excel permite repetir fórmulas automaticamente.

Pág. 34

1. Ao invés de introduzirmos novas fórmulas de multiplicação nas células D3, D4, D5, D6 e D7, vamos antes activar a célula D2. Repare como a moldura que indica a activação da célula inclui um pequeno quadrado preto no canto inferior direito.

2. Vamos clicar e manter o botão esquerdo do rato pressionado sobre o quadrado da moldura. O apontador do rato vai transformar-se numa pequena cruz, como é visível na imagem. Sem largar o botão pressionado vamos arrastá-lo até à célula D7, a última onde queremos aplicar a fórmula.

3. Depois de libertar o botão do rato, o Excel preenche as células com as fórmulas de multiplicação, seguindo o exemplo da primeira célula. Esta é uma forma muito mais fácil de repetir fórmulas e é normalmente conhecida por preenchimento automático.

Pág. 35

Divisão Suponhamos que queríamos saber qual o custo por pessoa do nosso piquenique. Para tal basta fazer a soma de todas as parcelas e dividir pelo número de pessoas. 1. Fazemos a soma de todas as células. Seleccionamos a célula D8 e inserimos a fórmula =D2+D3+D4+D5+D6+D7

2. Inserimos dois novos campos: Número de pessoas e Custo por pessoa. Ao introduzirmos o número de pessoas (oito), o Excel adiciona o símbolo do euro. Isto acontece porque formatámos toda a coluna B para apresentar o símbolo do Euro.

NOTA: Para remover o símbolo do euro da célula B10, formatamos a célula para um número geral (sem formato específico).

Pág. 36

3. Na célula B11 introduzimos a fórmula =D8/B10. Esta fórmula vai apresentar o resultado da divisão do valor total (célula D8) pelo número de pessoas (célula B10).

4. Depois de confirmarmos (pressionando a tecla Enter), obtemos o custo por pessoa do nosso piquenique.

DICA: Pode criar fórmulas com operações mais complexas, como, por exemplo =(E5-E6)*10 – um

exemplo que significa que haverá uma subtracção entre os valores das células E5 e E6, seguido de uma multiplicação do resultado por 10. Note que os símbolos para a soma ( +) e subtracção (-) são evidentes, já os símbolos para a multiplicação (*) e divisão (/) são menos óbvios.

Pág. 37

Funções Além dos operadores aritméticos simples, o Excel suporta fórmulas mais avançadas através do uso de funções. Existem centenas de funções, mas iremos apenas analisar as mais utilizadas.

SOMA A função SOMA permite somar o conteúdo de duas ou mais células e é especialmente útil para séries de células. Para inserir esta função procedemos da seguinte forma: 1. Seleccionamos a célula onde queremos que surja a SOMA. 2. Acedemos ao botão Soma Automática, disponível no grupo Edi1

ção do separador Base e escolhemos a opção “Soma” .

3. Seleccionamos o intervalo de células a somar e carregamos em ENTER.

Para este exemplo, o resultado será o seguinte:

Despesa Valor 16,20 € Água 25,00 € Gás 22,10 € Internet 36,15 € Electricidade 300,00 € Renda 399,45 € Total

1

Em alternativa, podemos clicar no separador Fórmulas e escolher a opção Soma Automática.

Pág. 38

MÉDIA A função MÉDIA permite calcular a média aritmética de um conjunto de valores e o seu uso é bastante semelhante ao da função SOMA. Para inserir esta função procedemos da seguinte forma: 1. Seleccionamos a célula onde queremos que surja a MÉDIA. 2. Acedemos ao botão Soma Automática, disponível no grupo Edição do separador Base e escolhemos a opção “ MÉDIA”.

3. Seleccionamos o intervalo de células para o qual pretendemos calcular a média e carregamos em ENTER.


Nome José Luís Maria Carlos Ana Joaquim

Nota 4 9 17 17 1 13

Estatísticas Média 10,16667 Mais alta Mais baixa Positivas Negativas Total alunos

Pág. 39

MÁXIMO A função MÁXIMO permite determinar qual o valor máximo de um conjunto de argumentos. Para inserir esta função procedemos da seguinte forma: 1. Seleccionamos a célula onde queremos que surja o valor MÁXIMO. 2. Acedemos ao botão Soma Automática, disponível no grupo Edição do separador Base e escolhemos a opção “ MÁXIMO”.

3. Seleccionamos o intervalo de células pretendido e carregamos em ENTER.



Nota 4 9 17 17 1 13

Estatísticas Média 10,16667 Mais alta 17 Mais baixa Positivas Negativas Total alunos

MÍNIMO O uso da função MÍNIMO é em tudo semelhante ao da função MÁXIMO.

Pág. 40

CONTAR.SE A função CONTAR.SE permite contar o número de células de um intervalo que respeitem uma dada condição. Depois de seleccionarmos a célula onde queremos que surja o resultado da contagem, clicamos no botão fx disponível na barra de fórmulas e escolhemos a função CONTAR.SE

Surgirá então a seguinte janela:

Pág. 41

O primeiro argumento da função é o intervalo de células que pretendemos contar. Para este exemplo vamos seleccionar o intervalo compreendido entre as células B4 e B9.

No segundo argumento vamos definir qual o critério que vai decidir se a célula vai ser ou não contada. Para este exemplo, vamos contar todas as notas iguais ou superiores a 10.

Depois de clicarmos em OK, o resultado da contagem surgirá na célula onde inserimos a função.


Pág. 42

Nota 4 9 17 17 1 13

Estatísticas Média 10,16667 Mais alta 17 Mais baixa 1 Positivas 3 Negativas Total alunos

SE A função SE é especialmente útil quando precisamos de uma análise qualitativa dos dados existentes em determinadas células. Imagine-se por exemplo, que pretendemos criar uma lista de notas de alunos, onde à frente de cada nota deverá aparecer a palavra “Aprovado” ou a palavra “Reprovado”. Depois de seleccionarmos a célula onde queremos que surja o resultado da análise, clicamos no botão fx disponível na barra de fórmulas e escolhemos a função SE. Surgirá então a seguinte janela:

O primeiro argumento é o teste lógico que determinará se o aluno está Aprovado ou Reprovado. Para este exemplo, e uma vez que estamos a analisar a nota da célula B4, digitamos o seguinte:

B4>=10 No segundo argumento vamos digitar o que pretendemos apresentar caso a condição se verifique, ou seja, para quando a nota do aluno é maior ou igual a 10 valores:

Aprovado No terceiro argumento vamos digitar o que pretendemos apresentar caso a condição NÃO se verifique, ou seja, para quando a nota do aluno NÃO é maior ou igual a 10 valores:

Reprovado

Pág. 43

A janela da função ficará então preenchida da seguinte forma:

Depois de carregarmos em OK, o resultado será o seguinte:

Nome Nota Situação José 4 Reprovado Luís 9 Maria 17 Carlos 17 Ana 1 Joaquim 13 De seguida, basta utilizar a alça de preenchimento para propagar a função anteriormente criada, para as restantes células. O resultado será o seguinte:

Nome Nota Situação José 4 Reprovado Luís 9 Reprovado Maria 17 Aprovado Carlos 17 Aprovado Ana 1 Reprovado Joaquim 13 Aprovado

Pág. 44

Função SE aninhada Se tivermos mais do que duas opções quando estamos a analisar dados de células, precisamos de usar a função SE aninhada, ou seja, uma função SE dentro de outra. Pegando no exemplo anterior, vamos supor que os alunos com notas compreendidas entre 8 e 10 poderiam ir a exame. Depois de seleccionarmos a célula onde queremos que surja o resultado da análise, clicamos no botão fx disponível na barra de fórmulas e escolhemos a função SE. Na janela da função começamos por definir o primeiro teste lógico, ou seja, para quando a nota é inferior a 8 valores. Caso a condição se verifique, então vamos escrever “Reprovado” no argumento

Va-

lor_se_verdadeiro.

No argumento Valor_se_falso vamos ter que inserir um novo “SE”, uma vez que ainda nos restam duas hipóteses (Exame e Aprovado). Para isso clicamos no seguinte botão que surge do lado esquerdo da barra de fórmulas:

Pág. 45

Neste novo “SE” vamos preencher o seguinte:

Neste caso, se a nota do aluno for menor do que 10 , vamos escrever “Exame” na sua situação. De salientar, que o Excel só entra neste novo “SE” se não cumpriu a condição anterior.

Caso a condição não se verifique, ou seja, se a nota não for inferior a 10 valores, então significa que o aluno está “Aprovado” (por exclusão de partes). Depois de propagada a fórmula, o resultado será o seguinte:

Nome Nota Situação José 4 Reprovado Luís 9 Exame Maria 17 Aprovado Carlos 17 Aprovado Ana 1 Reprovado Joaquim 13 Aprovado

NOTA: O uso de funções aninhadas não é exclusivo da função SE. Para resolução de problemas mais complexos é perfeitamente normal a “interligação” de diferentes funções.

HOJE A função HOJE permite inserir a data actual numa célula. O seu uso é bastante simples, uma vez que não possui argumentos. Basta inserir =HOJE() e carregar em ENTER para obter o seguinte resultado:

05-04-2013

Pág. 46

PROCV A função PROCV permite procurar numa tabela determinados índices ou intervalos de valores, devolvendo os valores de outras colunas correspondentes a esses índices. É bastante útil quando temos dados em várias folhas e queremos fazer consultas a esses mesmos dados. Para exemplificar o uso desta função vamos criar as seguintes tabelas em folhas diferentes: Folha FILMES:

Folha PESQUISA:

O objectivo é encontrar o título e o realizador do filme cujo código se encontra na célula B1. Vamos começar pelo título. Em primeiro lugar, devemos seleccionar a célula B2 da folha “Pesquisa”, que é onde queremos que surja o título do filme. Carregamos no botão fx para inserir a função, escolhemos PROCV e carregamos em OK.

Pág. 47




No argumento Valor_proc vamos digitar o endereço onde está inserido o código do filme, ou seja B1.



Em Matriz_tabela vamos clicar na folha “Filmes” e seleccionar o intervalo de células co mpreendido entre a célula A2 e C4. Na caixa do argumento deverá ficar Filmes!A2:C4



No argumento Num_Indice_Coluna vamos inserir o valor 2, correspondente ao índice da coluna que contém os títulos dos filmes (Cod_Filme=1; Título=2; Realizador=3)



Por último, no argumento Procurar_Intervalo escrevemos FALSO.

A janela da função deve estar neste momento preenchida da seguinte forma:

Pág. 48

O resultado da pesquisa deverá ser o seguinte:

Cód. Filme Título A Lista de Shindler Realizador

1

Para encontrar o realizador do filme, procedemos da mesma forma, alterando apenas o número do índice, uma vez que agora queremos que a função nos devolva o conteúdo da terceira coluna, ou seja, onde se encontra o nome do realizador.

O resultado final será o seguinte:

Cód. Filme Título A Lista de Shindler Realizador Steven Spielberg

1

Pág. 49

SE.ERRO A função SE.ERRO é bastante interessante na medida em que permite a interligação com outras funções, nomeadamente a função PROCV. Para demonstrar as vantagens do seu uso, vamos usar o exemplo anterior. Em primeiro lugar, devemos seleccionar a célula B2, que é onde queremos que surja o título do filme. Carregamos no botão fx para inserir a função, escolhemos SE.ERRO e carregamos em OK. Surgirá então a seguinte janela:

Vamos preencher em primeiro lugar o argumento Valor_se_erro, correspondente ao resultado caso a procura do filme resulte em erro (exemplo: código de filme = 4).

Pág. 50

De seguida, vamos clicar no argumento Valor e clicamos no botão que surge do lado superior esquerdo, que nos permite escolher uma função aninhada, e escolhemos a função PROCV:

O procedimento será semelhante ao que foi demonstrado na função PROCV, pelo que, a janela da função deve estar preenchida da seguinte forma:

Por último, clicamos no botão OK para confirmar. O resultado da função, caso digitemos um código de filme que não exista será o seguinte:

Cód. Filme Título Filme inexistente Realizador

4

Se, pelo contrário, inserirmos um código de filme que existe, o resultado será o que definimos na função PROCV, ou seja, devolver o título do filme:

Cód. Filme Título Roberto Begnini Realizador

3

Pág. 51

Protecção de células Quando temos células cujo resultado é dependente de funções ou fórmulas, é fundamental que se jam protegidas para se evitarem alterações acidentais. Como no Excel todas as células estão protegidas, se protegermos a folha ou livro, estas deixam de estar acessíveis. Nesse sentido, devemos desproteger as células que queremos deixar libertas para o utilizador inserir dados. Em primeiro lugar, seleccionamos a célula (ou células) que pretendemos desproteger e clicamos no botão

disponível nos vários grupos do separador Base.


Clicamos no separador Protecção e desactivamos a caixa de verificação “Protegida”, como se pode ver no exemplo seguinte:

Pág. 52

Depois de clicarmos em OK, as células seleccionadas ficarão desprotegidas, pelo que já podemos proteger a folha ou livro. Para proteger a folha, clicamos no separador Rever e escolhemos a opção “Proteger folha”.


Desactivamos a opção “Seleccionar células protegidas” para que o utilizador nem sequer se possa

movimentar nessas células e carregamos em OK.

Pág. 53

Referências relativas, absolutas e mistas Referências relativas As fórmulas no Excel geralmente referem-se a outras células. Por exemplo, quando pretendemos que uma determinada célula seja o resultado da soma das células A1 e B1, usamos a seguinte fórmula:

Ao clicarmos sobre uma célula com uma fórmula, surge a alça de preenchimento que permite ao utilizador "propagar" aquela fórmula, evitando repetir a sua introdução várias vezes.

Repare que depois de puxar a alça de preenchimento, a fórmula se alterou automaticamente. Neste caso temos uma Referência Relativa, já que a fórmula se vai alterando “relativamente” à primeira

que foi digitada, ajustando-se à posição onde se encontra.

Pág. 54

Referências absolutas Mas nem sempre desejamos que a fórmula se "propague". Vamos supor que para além de somarmos os valores da coluna A e da coluna B, queríamos somar o valor da célula A6. Neste caso, para que o preenchimento automático não adapte a fórmula relativamente a essa célula, clicamos na tecla F4, para que o Excel coloque cifrões - $ - antes da letra e do número, transformando esse endereço numa Referência Absoluta.

Repare que, após a propagação da fórmula através da alça de preenchimento, o endereço A6 se manteve constante, independentemente da posição:

Pág. 55

Referências Mistas Quando precisamos de uma combinação das duas situações, colocamos o cifrão à frente apenas da letra da coluna (ex: $A1) ou do número (ex: A$1). Assim, "travamos a propagação" da Coluna ou da Linha. Exemplo de utilização de referências mistas:

Alternar entre referências relativas e absolutas Se criou uma fórmula e deseja alterar as referências relativas para absolutas (e vice-versa), seleccione a célula que contém a fórmula. Na barra de fórmulas, seleccione a referência que deseja alterar e pressione a tecla F4. Sempre que pressionar a tecla F4, o Excel alternará entre as combinações:

Pág. 56



Coluna absoluta e linha absoluta (por exemplo, $C$1)



Coluna relativa e linha absoluta (C$1)



Coluna absoluta e linha relativa ($C1)



Coluna relativa e linha relativa (C1)

Séries Utilização de séries numéricas O Excel contém conjuntos de sequências que podemos introduzir automaticamente, poupando tempo na inserção de dados. Considere-se por exemplo que se pretende escrever uma lista numérica com valores consecutivos de 1 a 8. Para uma sequência deste tipo, basta inserir os primeiros 2 valores. Depois, arrasta-se o ponto de preenchimento pelas restantes células que se pretende preencher com os valores da série. Como os 2 números inseridos estavam espaçados de 1 valor entre si, o Excel interpreta que os próximos números da série também estarão.

Para sequências de números de 1 em 1, pode-se também inserir apenas o primeiro número da série, e arrastar o ponto de preenchimento pressionando em simultâneo a tecla CTRL.

Utilização de séries predefinidas Existem também algumas listas de valores não numéricos que vêm definidos com o Excel, como por exemplo, uma lista com os 12 meses do Ano. Assim, inserindo-se numa célula o nome de um mês, e arrastando-se o ponto de preenchimento, os meses seguintes são adicionados.

Pág. 57

Exemplos de séries predefinidas do Excel:

Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Janeiro Fevereiro

Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Jan Fev

Domingo Segunda-feira Terça-feira Quarta-feira Quinta-feira Sexta-feira Sábado Domingo Segunda-feira Terça-feira Quarta-feira Quinta-feira Sexta-feira Sábado

Seg Ter Qua Qui Sex Sáb Dom Seg Ter Qua Qui Sex Sáb Dom

2010 1º trimestre 2011 2º trimestre 2012 3º trimestre 2013 4º trimestre 2014 1º trimestre 2015 2º trimestre 2016 3º trimestre 2017 4º trimestre 2018 1º trimestre 2019 2º trimestre 2020 3º trimestre 2021 4º trimestre 2022 1º trimestre 2023 2º trimestre

25-12-2012 26-12-2012 27-12-2012 28-12-2012 29-12-2012 30-12-2012 31-12-2012 01-01-2013 02-01-2013 03-01-2013 04-01-2013 05-01-2013 06-01-2013 07-01-2013

12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 19:00 20:00 21:00 22:00 23:00 00:00 01:00

Formatação condicional A formação condicional permite aplicar formatações às células de forma dinâmica, mediante o seu conteúdo. Para aplicar a formatação condicional a uma célula (ou conjunto de células) procedemos da seguinte forma: 3. Seleccionar as células que queremos que assumam o formato. 4. Clicar no botão “Formatação Condicional” disponível

no grupo Estilos do separador Base. 5. Escolher o tipo de formatação a aplicar.

Pág. 58

Considere-se uma pauta de alunos com uma célula que possui o valor Aprovado ou Reprovado, consoante a sua nota. A situação de um aluno pode ser apresentada com cores diferentes para cada uma das situações. Isto pode ser feito de forma automática, através da formatação condicional. Neste caso, vamos aplicar regras de formatação condicional baseadas no texto, pelo que, depois de seleccionarmos TODAS as células onde queremos aplicar a regra, devemos seleccionar a opção Formatação Condicional

Realçar Regras de Células

Igual a…


Onde vamos colocar a palavra Reprovado e escolher o Preenchimento Vermelho Claro com Texto Vermelho Escuro. De seguida premimos o botão OK.

Procedemos da mesma forma para a regra dos alunos aprovados, preenchendo a caixa de diálogo com o texto Aprovado e com o preenchimento de cor Verde Claro com Texto Verde Escuro .

Pág. 59

O resultado final será o seguinte:


Nota

Situação 4 Reprovado 9 Reprovado 17 Aprovado 17 Aprovado 1 Reprovado 13 Aprovado

Se quisermos aplicar regras de formatação condicional a células com números, as opções são mais variadas. É possível escolher regras de Maior que…, Menor que…, Entre…, etc. Vamos supor que queremos formatar todas as notas inferiores a 10 com cor vermelha e as iguais ou superiores a 10 com cor Verde. Para este caso, vamos começar por formatar as células com va lores inferiores a 10. Para tal, devemos seleccionar TODAS as células das notas e escolher a opção Formatação Condicional gras de Células

Realçar Re-

Menor que…

Escrevemos o valor 10 na caixa de texto e escolhemos a opção Texto Vermelho:

De seguida, vamos criar a regra para as células superiores a 10. Neste caso, clicamos em Formatação Condicional

Realçar Regras de Células

Maior que…

Voltamos a preencher o valor 10 na caixa de texto e como não temos a opção de Texto Verde, clicamos em Formato personalizado:

Pág. 60


Onde escolhemos a cor Verde e clicamos no botão OK. Voltamos à caixa de diálogo anterior e clicamos em OK, para confirmar. Por último, criamos uma regra para as notas iguais a 10, clicando em Formatação Condicional Realçar Regras de Células

Igual a… onde escolhemos o mesmo formato para as notas superiores a

10. O resultado final será o seguinte:


Nota


Pág. 61

Formatação automática A formatação automática consiste na aplicação de formatos preestabelecidos às tabelas, muito útil quando trabalhamos com listas extensas de dados. Para demonstrar esta funcionalidade vamos usar o seguinte exemplo:

Vendedor José Mário Francisco Joaquim António João Silva Sérgio Manuel

Zona Norte Centro Norte Sul Norte Açores Madeira

1º trimestre 150000 98500 74000 112000 48000 18000 36000

Seleccionamos todas as células da tabela e clicamos no botão Formatar como Tabela, disponível no grupo Estilos do separador Base. Surgirão então as seguintes opções:

Pág. 62

Depois de escolhermos o formato pretendido, surgirá a seguinte caixa de diálogo:

Se os dados já estavam seleccionados previamente, basta clicarmos no botão OK. O resultado final será o seguinte: Vendedor

Zona

José Mário Francisco Joaquim António João Silva Sérgio Manuel

Norte Centro Norte Sul Norte Açores Madeira

1º trimestre

150000 98500 74000 112000 48000 18000 36000

Sempre que uma das células da tabela está seleccionada, o Excel disponibiliza um novo separador chamado Estrutura, onde podemos proceder a várias alterações:

Se tivermos colunas com valores numéricos, podemos inserir facilmente uma linha total, bastando para tal activar a opção respectiva:

Pág. 63

Será automaticamente adicionada uma linha de total à nossa tabela: Vendedor

Zona



Total

1º trimestre

150.000,00 € 98.500,00 € 74.000,00 € 112.000,00 € 48.000,00 € 18.000,00 € 36.000,00 € 536.500,00 €

Uma das grandes vantagens deste tipo de tabelas é a facilidade com que adicionamos novas linhas ou colunas. Para tal, basta clicar no canto inferior direito da tabela e arrastar na vertical (para inserir novas linhas) ou horizontal (para inserir novas colunas). Exemplo: Vendedor

Zona



Total

1º trimestre

2º trimestre

150.000,00 € 98.500,00 € 74.000,00 € 112.000,00 € 48.000,00 € 18.000,00 € 36.000,00 €

536.500,00 €

Outra das vantagens deste formato, é que ao fazermos um cálculo numa das células, o Excel propaga-o automaticamente por todas as células da mesma coluna.

Pág. 64

Filtragem de dados Ao filtrar informações numa folha de cálculo, pode encontrar rapidamente valores. Através da filtragem, pode controlar não apenas o que visualiza, mas o que pretende excluir. Pode filtrar com base em escolhas efectuadas a partir de uma lista ou pode criar filtros específicos para se concentrar exactamente nos dados que pretende visualizar. Para aplicar filtros a uma tabela procedemos da seguinte forma: 1. Seleccionamos uma das células da tabela; 2. Clicamos no botão

disponível no Grupo Ordenar e Filtrar, do separador Dados.

Vendedor

Serão colocados automaticamente filtros em

José Mário todas as colunas da tabela, como podemos ver Francisco Joaquim no exemplo seguinte: António João Silva

Zona

Norte Centro Centro Sul Norte

Valor

150.000,00 € 98.500,00 € 74.000,00 € 112.000,00 € 48.000,00 €

Ao clicar no filtro, é possível seleccionar os dados a mostrar bem como ordenar os valores, de acordo com o tipo de dados da coluna.

NOTA: Para remover os filtros de

uma tabela, basta voltar a clicar no botão

Pág. 65

Validação de dados De forma a ser possível construírem-se folhas de cálculo mais fiáveis e mais fáceis de utilizar, o Excel fornece diversos tipos de validações aos dados que são inseridos nas células. Para criar uma regra de validação de dados, clicamos no botão Validação de Dados, disponível no grupo Ferramentas de Dados, do separador Dados.


Pág. 66

Vamos supor que queremos limitar os valores para as notas dos alunos, do exemplo anterior. Neste caso, vamos seleccionar o critério de validação Número Inteiro e preencher com o valor 0 na opção mínimo e 20 na opção máximo.

Se quisermos colocar uma mensagem de entrada sempre que é seleccionada uma célula, clicamos no separador Mensagem de Entrada e preenchemos os campos respectivos:

Pág. 67

Se também quisermos enviar uma mensagem ao utilizador sempre que seja introduzido um valor inválido, clicamos no separador Aviso de Erro e preenchemos os campos Título e Mensagem de Erro:

Depois de confirmarmos na tecla OK, verificamos que sempre que seleccionamos uma célula, o Excel mostra uma mensagem de entrada, no sentido de orientar o utilizador:

Sempre que o utilizador tente introduzir um valor que não faça parte do intervalo definido na regra de validação de dados, surgirá a seguinte caixa de diálogo:

Pág. 68

Também podemos utilizar a Validação de Dados para limitar a introdução de dados a valores predefinidos pelo utilizador. Utilizando o exemplo anterior, vamos adicionar uma coluna Sexo à nossa tabela, cujas células serão preenchidas exclusivamente com as palavras Masculino e Feminino. Neste momento a nossa tabela terá mais ou menos o seguinte aspecto:


Sexo

Nota


Para criarmos a regra de validação mencionada anteriormente, clicamos no botão Validação de Dados, disponível no grupo Ferramentas de Dados do separador Dados.

Surgirá então a janela habitual, onde seleccionamos a opção Lista e preenchemos a caixa de texto Origem com as opções pretendidas:

Para confirmar as opções escolhidas, clicamos no botão OK.

Pág. 69

Sempre que for seleccionada uma das células onde aplicámos a regra, o Excel mostrará uma pequena seta do lado direito, onde clicamos para seleccionar a opção pretendida:

A validação de dados também pode ter origem num conjunto de células, bastando para tal selecciona-las para que passem a fazer parte da lista de opções.

Pág. 70

Gráficos Uma das funções mais potentes do Excel desde as suas primeiras versões é a capacidade de gerar gráficos a partir de valores introduzidos numa folha de cálculo. Para criar um gráfico no Excel, basta seleccionar as células com os valores que lhe servirão de base e clicar no ícone respectivo ao tipo de gráfico pretendido.

Exemplo de um gráfico circular:

Exemplo de um gráfico de colunas:

Pág. 71

Em alguns casos, os dados para o gráfico encontram-se em células não contíguas, pelo que é necessário recorrer à selecção alternada de células, utilizando a tecla CTRL.

Se depois de seleccionarmos as células pretendidas, escolhermos um gráfico de colunas, o resultado será o seguinte:

Quando temos um gráfico seleccionado, o Excel disponibiliza-nos um novo separador chamado Ferramentas de Gráficos, onde podemos aceder a várias opções.

Pág. 72

Manual Apoio Excel_iefp

Recommend Documents