MANAJEMEN RISIKO & FMEA DI RUMAH SAKIT Bekasi, 12 September 2017
[email protected] Budiono Darmadji Budiono Darmadji
PRE Test Tuliskan nama dan unit kerja pada pojok kanan atas
1. Sebutkan kepanjangan dari PDSA? 2. Apakah pengertian risiko? 3. Apakah pengertian Manajemen Risiko? 4. Apakah kepanjangan dari FMEA? 5. Apakah kepanjangan kepanjangan dari RCA? 6. Apakah kepanjangan dari KTD, KTC, KPC, KNC dan AE? Waktu 10 menit
Outline
Tentang Manajemen Risiko
Manajemen Risiko Rumah Sakit – Kategori Risiko Rumah Sakit
Strategi dan Kebijakan Manajemen Risiko
Analisis Manajemen Risiko dengan FMEA
1
Referensi Utama Manajemen Risiko
Standar Australia dan New Zealand AS/NZS 4360:2004
Diadopsi oleh lembaga ISO dengan standar ISO 31000:2009. ISO pun menerbitkan standar pendukungnya,
Introduction Risk Management
1
•
Risiko :
•
•
Manajemen risiko :
•
Peluang terjadinya sesuatu yang akan mempunyai dampak pada pencapaian tujuan (AS/NZS 4360:2004). Efek dari ketidakpastian tujuan (ISO31000:2009).
Budaya, proses dan struktur yang diarahkan untuk mewujudkan peluang sambil mengelola efek yang tidak diharapkan.(AS/NZS 4360:2004) Kegiatan terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi berkaitan dengan risiko.(ISO 31000:2009)
RISIKO?
TUJUAN MANAJEMEN RISIKO
1. Cegah cedera pada Pasien, Pengunjung, Karyawan & Properti Secara berkesinambungan
2. Proteksi Terhadap
Aset Finansial RS
Ruang Lingkup Manajemen Risiko di Rumah Sakit
Patient Care Related Risks
Employee Related Risks
Medical Staff Related Risks
HOSPITAL RISK
Property Related Risks
Other Risks
MANAJEMEN RISIKO TERINTEGRASI : MEMASTIKAN ORGANISASI RS MENGGUNAKAN SISTEM YG SAMA DLM MENGELOLA RISIKO DAN KESELAMATAN
SITUASI SAAT INI ?
Komplain pasien
Laporan Kronologis
IMPLEMENTASI MANAJEMEN RISIKO Identifikasi risiko
Audit Medis
Rapat
Analisis risiko Rencana Strategis Manajemen risiko terintegrasi
“3 gelombang perubahan dlm pelayanan kesehatan, dgn akar yg berbeda” (Vanostenberg,P)
Risk Mgt
Quality *SAFETY *RM
Quality Mgt
Patient Safety
Pengelolaan ke 3 nya perlu diintegrasikan krn ada persamaan : Perlu dukungan Pimpinan Monitoring yg kontinu Kegiatan & Keputusan yg “data-driven” Implementasi perubahan yg “sustainable”
19
Sejarah – Perjalanan “Risk Management”
Upaya untuk mengkaji dan memperbaiki pelayanan sudah menjadi niat dan tujuan dari setiap pelaksana pelayanan kesehatan sejak masa lalu saat pelayanan tersebut lahir.
Upaya ini tidak terlepas dari peran pemikiran diluar bidang kesehatan yang kemudian diimplementasikan dalam industri pelayanan kesehatan oleh para pelaku pelayanan kesehatan.
Sejarah 20
Walter Andrew Shewhart ( 18 March 1891 in New Canton, Illinois) Shewhart proposed that a high quality reliable product need not be “perfect” but “in control”. “Common Cause” variation VS “Special Cause” variation ----- Controle Chart Father of Statistical Quality Control
(December 1904)
- Juran’s Quality Control Handbook (1951) -Total Quality Management -Quality doesn’t happen by accident; it must be planned. -Implementing organizational wide quality planning including identifying customers and their needs
William Edwards Deming (October 14, 1900, in Sioux City Iowa) -System Profound Knowledge -Redesigning the existing system/ Designing a new System -Bersama Shewhart ---- PDSA Cycle -Any approach to improvement, therefore, must be based on building and applying knowledge
Joseph Moses Juran
Philip B. Crosby (West Virginia, 18 Juni 1926)
- Zero Deffects Concept - 14 langkah menuju QI - 4 absolut : - Conformance to requirement is the only - What causes quality is prevention, not
definition of quality appraisal
- Zero deffects is the only acceptable
performancestandard
- The price of non conformance is how quality
shouldbe measured
21
Sejarah
Florence Nightingale (12 May 1820) - Pionir keperawatan dan Tokoh Reformasi RS - Menyelamatkan hidup ribuan tentara saat perang Crim - Merubah sistim keperawatan dan administrasi RS - Kepemimpinannya merubah citra keperawatan
Ernest Amory Codman (30 Desember 1869)
- End result idea ----- Outcome - Mortalitas, Morbiditas, Komplikasi, Sukses
Avedis Donabedian
- Quality assessment and monitoring in health care - Physician – Patient interaction - Three approached to assessement : - Outcome of care - Process of care - Structure
22
Dasar Dasar Manajemen Mutu
Beragam pendapat tentang mutu Mutu adalah Kepatuhan terhadap Standar yang telah ditetapkan
The word “Quality” : is non spesific term. Only has meaning when it is translated into specific terms that relate to the individual characteristic
Kondisi tidak bermutu
23
Cacat (Defects) Tidak berfungsi (Defectives) Tidak sesuai (Non conformance) Salah (Error) Tidak konsisten Tertunda (Delay) Tidak tepat janji
Pengulangan Sikap buruk Tidak bermoral Salah administrasi Motivasi rendah Membuang waktu Kurang dipercaya Bingung Frustrasi
24
QUALITY MANAGEMENT
Mengelola kegiatan untuk mengarahkan dan mengontrol suatu organisasi menuju kualitas terbaik (ISO 9001 – 2000)
Menentukan “kebutuhan” dan “keinginan” pelanggan
Menyusun Perencanaan Quality
Melaksanakan aktivitas
25
RM dan QM memiliki “shared area of Concern” 1. Identifikasi dan Pencegahan KTD 2. Monitoring pola kecenderungan risiko 3. Review & Revised 4. Titik berat pada Proses 5. Kolaborasi 6. Dokumentasi data yang
akurat
1
Consumer value
4 Pilar Clinical Governance
Clinical performance & evaluation
Clinical risk management
Profesional development & management
CLINICAL GOVERNANCE
Program NHS (National Health Service ) Pendekatan sistematis dan terintegrasi untuk menjamin dan menilai tanggung jawab dan tanggung gugat klinis melalui peningkatan mutu dan sasaran keselamatan dengan outcome yang optimal
• Bertujuan melibatkan pelanggan dan masyarakat dalam:
•
• •
Upaya yang dilakukan RS meliputi :
•
Memelihara dan meningkatkan kinerja Perencanaan ke depan untuk perbaikan pelayanan rumah saki t
Manajemen complain survey kebutuhan dan kepuasan pelanggan. ketersediaan informasi, dan keterlibatan pelanggan dalam pengambilan keputusan klinis
Perlakuan dalam pelayanan kesehatan harus didasarkan pada efektifitas klinis dan efektifitas biaya,didukung oleh bukti yang baik.
Budaya untuk melakukan audit klinis dan penilaian kinerja klinis pada tiap-tiap unit pelayanan klinis.
CLINICAL RISK MANAGEMENT Pelaporan KTD, analisis kejadian, audit kejadian,analisis akar masalah.
Penilaian,analisis dan manajemen risiko dipenatalaksanaan klinis.
Profesional development & management Pilar ini bertujuan untuk mendukung dan mendokumentasikan pengembangan profesionalisme pelayanan klinis.
Memeliharan diterapkannya standar profesi/Inovasi klinis dimonitor dan dikendalikan.
Prosedur baru diperkenalkan melalui audit dan
Manfaat manajemen risiko Pengendalian timbulnya
adverse event .
Meningkatkan perilaku untuk mencari peluang perbaikan sebelum suatu masalah terjadi. Meningkatkan perencanaan, kinerja, dan efektivitas .
Efisiensi. Mempererat hubungan
stakeholders.
Meningkatkan tersedianya informasi yang akurat untuk pengambilan keputusan.
Memperbaiki citra. Proteksi terhadap tuntutan.
THE RISK MANAGEMENT PROCESS Building Commitment Risk Identification
Risk Analysis
Risk Intervention
Proses manajemen Risiko MEMBANGUN KONTEKS : Faktor yang mendukung dan menghambat. • Tentukan tujuan dan sasaran Struktur organisasi manajemen risiko •
•
IDENTIFIKASI RISIKO -Apa yang bisa terjadi -Bagaimana kejadiannya -Mengapa hal itu bisa terjadi -Kapan hal itu bisa terjadi -Dimana hal itu bisa terjadi -Siapa yang bisa tertimpa kejadian tersebut
KOMUNIKASI DAN KONSULTASI
ANALISA RISIKO -Dampak & probabilitas - siapa yang terlibat -Tingkat risiko -Kendali yang sudah ada dan yang diperl ukan
EVALUASI RISIKO -Bandingkan tingkat risiko dg ktriteria -analisa untung rugi -Risiko diterima atau tidak Risiko tidak diterim a
Risiko diterima
MONITOR AUDIT REVIEW
2. IDENTIFIKASI RISIKO
Adalah usaha mengidentifikasi situasi yang dapat menyebabkan cedera, tuntutan atau kerugian secara finansial.
Identifikasi akan membantu Manajemen mengambil langkahlangkah antisipatif terhadap risiko tersebut & mengingatkan kepada manajemen bahwa ada risiko / keadaan yg mengancam terjadinya klaim.
LAPORAN KEJADIAN / INCIDENT REPORT Laporan tertulis setiap keadaan yg tidak konsisten dgn kegiatan rutin terutama untuk pelayanan kepada pasien.
1. Identifikasi Risiko 1
Proses menemukan, mengenal, dan mendeskripsikan risiko (ISO 31000:2009).
Proaktif :kegiatan identifikasi yang dilakukan dengan cara mencari risiko yang berpotensi menghalangi rumah sakit mencapai tujuannya, karena risikonya belum muncul audit,inspeksi, brainstorming, pendapat ahli, benchmark, FMEA, analisis SWOT, survey,dll.
Reaktif : kegiatan identifikasi yang dilakukan setelah risiko muncul
Identifikasi Risiko
Tujuan :
untuk melihat kejadian (events) yang ada dan yang mungkin terjadi di sebuah organisasi (rumah sakit), yang dapat menimbulkan kerugian dimasa yang akan datang.
Hal yang perlu diperhatikan : ketersediaan data yang akurat, keterbukaan, kejujuran dan proporsional. Diperlukan sistem yang dapat menyediakan data dan budaya yang mengarah pada keterbukaan dan kejujuran.
1
2. Analisis Risiko Analisis risiko adalah proses untuk memahami sifat risiko dan menentukan peringkat risiko (ISO 31000:2009).
Penentuan prioritas /peringkat risiko berdasarkan
Dampak
Frekuensi
Analisis Risiko
Metode : “Matriks Grading Risiko”. Penilaian dengan matriks grading risiko adalah suatu metode analisis kualitatif untuk menentukan derajat risiko suatu kejadian (event)
berdasarkan
2
hal
yaitu
:
dampak dan
probabilitas (frekuensi)
Dampak : merupakan gambaran tentang kerugian (losses) atau akibat yang ditimbulkan pada pasien akibat adanya suatu kejadian (events), mulai dari tidak ada cedera sampai meninggal. Dampak juga menggambarkan konsekuensi negatif dari sebuah kejadian (events) Probabilitas : menggambarkan tingkat kemungkinan kejadian atau
Tabel Severity scoring scale 1
4
5
MINOR
MODERATE
MAYOR
CATASTROPHIC
Tidak ada cidera
Dapat diatasi dengan pertolongan pertama
Berkurangnya fungsi motorik/sensorik
Cidera luas .
Kematian
Setiap kasus yang memperpanjang perawatan Terhenti lebih dari 1 hari
Kehilangan fungsi permanen.
Terhenti lebih dari 1 jam
Terhenti lebih dari 8 jam
Kerugian kecil
Kerugian lebih dari Kerugian lebih dari Kerugian lebih 0,1% anggaran 0,25% anggaran dari 0,5% anggaran
Kerugian lebih dari 1 % anggaran
Rumor
-
Media lokal
-
Media Lokal.
-
Media Nasional
-
Waktu singkat.
-
Waktu lama
-
Lebih dari 3 hari
BIAYA/ KEUANGAN
PUBLIKASI
3
INSIGNIFICANT
CIDERA PASIEN
PELAYANAN OPERASIONAL
2
Terhenti lebih dari Terhenti permanen 1 minggu
-
Media Nasional
-
Kurang dari 3 hari
Penilaian Dampak Tingkat risiko
Kategori
Deskripsi
1
Tidak signifikan
Tidak ada cidera dan kerugian
2
Minor
Cidera ringan dan dapat diatasi dengan pertolongan pertama
3
Moderat
Cidera sedang, berkurangnya fungsi motorik / sensorik / psikologi atau intelektual yang bersifat reversibel dan dapat memperpanjang perawatan
4
Mayor
Cidera luas, kehilangan fungsi motorik / sensorik / psikologi atau intelektual yang bersifat irreversibel, tidak berhubungan dengan penyakit
Penilaian Probabilitas Tingkat
Deskripsi
risiko
1
Sangat jarang terjadi (> 5 tahun sekali)
2
Jarang terjadi ( > 2-5 tahun sekali)
3
Mungkin terjadi (1-2 tahun sekali)
4
Sering terjadi (beberapa kali dalam 1 tahun)
5
Sangat sering terjadi (tiap hari / tiap minggu / tiap bulan)
Tabel Occurrence scale Rating 1 Very Low
DISKRIPSI Hampir tidak mungkin terjadi
2 Low
Jarang tapi bukan tidak mungkin terjadi
3 Medium
Mungkin terjadi/bisa terjadi
4 High
Sangat mungkin.
Detectability scale RATING
1
2
3
4
DISKRIPSI Selalu bisa dikenali
sering
moderat
rendah
KEMUNGKINAN
10 dari 10
DIFINISI Hampir selalu dapat dikenali dengan segera
7 dari 10
Sering terdeteksi/ dikenali
5 dari 10
Kadang-kadang terdeteksi/dikenali
2 dari 10
Jarang terdeteksi/dikenali
Frequent Probable Possible Unlikely Rare Probability
detectibility
Severity
Severity assessment
1. Extreme risk 2. High risk 3. Moderate risk 4. Low risk
Matriks Grading Risiko Dampak
Proba bilitas
1
2
3
4
5
5
Moderat
Moderat
Tinggi
Ekstrim
Ekstrim
4
Moderat
Moderat
Tinggi
Ekstrim
Ekstrim
3
Rendah
Moderat
Tinggi
Ekstrim
Ekstrim
2
Rendah
Rendah
Moderat
Tinggi
Ekstrim
1
Rendah
Rendah
Moderat
Tinggi
Ekstrim
Pengelolaan dan Pengendalian Risiko No. 1
Tingkat
Ekstrim
Tindakan
Dilakukan root cause analysis (RCA) paling lama 45 hari, membutuhkan tindakan segera dan perhatian sampai ke Direktur
2
Tinggi
Dilakukan root cause analysis (RCA) paling lama 45 hari, analisis dengan detail dan memerlukan tindakan segera serta membutuhkan perhatian top manajemen
3
Moderate
Dilakukan investigasi sederhana paling lama 2 minggu. Manajer / pimpinan klinis menilai dampak terhadap biaya dan kelola risiko
Pilihan Perlakuan Risiko Klasifikasi Menghindari risiko Mengurangi risiko
Jenis Pengendalian 1 2 1 2 3 4
Mentransfer risiko Menerima risiko
1 2
Menghentikan kegiatan Tidak melakukan kegiatan Membuat Kebijakan/SPO (pembuatan dan pembaruan prosedur, standar dan check-list); Mengganti atau membeli alat; Mengembangkan sistem informasi (IT), pelatihan penyegaran bagi personil, seminar, pembahasan kasus; Melaksanakan prosedur (pengadaan, perbaikan dan pemeliharaan bangunan dan instrumen yang sesuai dengan persyaratan; pengadaan bahan habis pakai sesuai dengan prosedur dan persyaratan. Asuransi Alih dayakan pekerjaan
FORMAT FORMAT INCIDENT REPORT 1. Locati Location on of incide incident nt 2. Date Date and time time of of incide incident nt 3. Patient demographics demographics (name, age, gender) 4. Brief Brief descri descripti ption on of of incide incident nt 5. Outlin Outlinee of causat causation ion 6. Outli Outline ne of action actionss taken taken 7. Outline Outline of actions actions still still to be be taken taken 8. Suggested action action / response from from the Area 9. Gradin Gradingg risk
RUMAH SAKIT ………………………… RAHASIA, TIDAK B OLEH DIFOTOCOPY, DILAPORKAN 2 x 24 JAM
LAPORAN KEJADIAN 1.Data Identitas Individu Nama : Umur : tahun Reg/CM : Jenis kelamin : Laki-laki Perempuan Alamat : Tanggal Masuk RS : ………………………. Jam …………………………… 1. Kronologis Kejadian
2. Tanggal dan Waktu Kejadian Tanggal :…………………………… Waktu :…………………………… 3. Tempat Kejadian Unit kerja :…………………………… Loka si kejadian :…………………………… 4. Jenis Kejadian : Nyaris Cedera (Near miss)/ miss)/ KNC diharapk an (Adverse Event) / KTD Kejadian Nyaris Kejadian Tidak diharapkan 5. Orang Pertama Yang Melaporkan Kejadian Pasien Karyawan Pengunjung Pedamping 6. Kejadian Menyangkut Pasien Karyawan Pengunjung Pendamping 7. Akibat Kejadian perawatan Timbul cedera Timbul kecacatan kecacatan Lain-lain Kematian Perlu perawatan di RS Perpanjangan perawatan Tindakan yang dilakukan dilakukan segera setelah setelah kejadian, dan hasilnya : ……………………………………………………………….………………………………………………………………………… Tindakan dilakukan oleh :…………………………… :……………………………………………………… ………………………………………………… ………………………………………………… ………………………………. …….
Penerima Laporan
:………………..…
Pengirim Laporan
:………….………....
Tipe Insiden
1.Administrasi Klinis
2.Proses / Prosedur klinis
3.Dokumentasi
4.Infeksi Nosokomial
5.Proses Medikasi / Cairan Infus
6.Darah / Produk darah
7.Gizi/ Nutrisi
8.Oxigen / Gas medis
9.Alat Medis
10.Perilaku pasien
11.Pasien jatuh
12.Pasien Kecelakaan
13.Infrastruktur / Sarana / Bangunan
14.Sumber daya / Manajemen
Jenis Insiden
CLINICAL INCIDENT REPORTING SYSTEM
Keberhasilan tergantung perubahan budaya:
pada
Menyadari pentingnya Keselamatan Pasien
Mengikis budaya saling menyalahkan
Pendekatan sistimatik dan strategik terhadap Manajemen
DO & DON’T
JANGAN melaporkan incident lebih dari 48 jam JANGAN menunda incident report dengan alasan di follow up atau ditanda tangani JANGAN menambah catatan medis pasien bila telah tercatat dalam incident report JANGAN meletakkan incident report sebagai bagian dari rekam medik pasien JANGAN membuat copy incident report untuk alasan apapun CATATLAH keadaan yang tidak diantisipasi
3. ANALISIS RISIKO Risk management Tools
1. RISK GRADING MATRIX 2. ROOT CAUSE ANALYSIS (RCA) 3. FAILURE MODE EFFECT ANALYSIS (FMEA) 4. 5. 6.
Hazard Analysis of Critical Control Points (HACCP) Fault tree analysis (FTA) etc
&
RISK GRADING MATRIX SCORE RISK = PROBABILITY X SEVERITY
PROBABILITAS /FREKUENSI / LIKELIHOOD
Level Frekuensi Kejadian aktual 1 Jarang Dapat terjadi dalam lebih dari 5 tahun 2 Tidak biasa Dapat terjadi dalam 2 – 5 tahun 3 Kadang-kadang Dapat terjadi tiap 1 – 2 tahun 4 Kemungkinan Dapat terjadi beberapa kali dalam setahun
SEVERITY / DAMPAK KLINIS / CONSEQUENCESE Level
DESKRIPSI
CONTOH DESKRIPSI
1
Insignificant
2
Minor
3
Moderate
4
Major
Tidak ada cedera, kerugian keuangan kecil Dapat diatasi dengan pertolongan pertama, kerugian keuangan sedang Berkurangnya fungsi motorik / sensorik / psikologis atau intelektual secara permanent / tidak berhubungan dengan penyakit Setiap kasus yang memperpanjang perawatan Cedera luas Kehilangan fungsi utama permanent (motorik, sensorik, psikologis, intelektual), tidak berhubungan dengan penyakit Kerugian keuangan besar
SEVERITY / DAMPAK 1
2
3
4
5
DESKRIPSI
Tdk Bermakna
Ringan
Sedang
Berat
Sangat Berat
BUDGET /
Peningkatan biaya tidak bermakna 1%
Overbudget 1- ≤ 5 %
Overbudget
Overbudget
Overbudget
>5 – ≤ 10%
>10 – ≤ 25%
> 2 5%
Cedera Ringan tdk perlu P3K
Cedera Ringan, Perlu P3K
Cedera Sedang (Berkurangnya fungsi motorik / sensorik / psikologis)
Cedera Berat / Cacad Hilangnya fungsi motorik / sensorik / psikologis)
Kematian
Tidak ada biaya klaim
Biaya 1 juta - ≤ 5 juta
Biaya 5 juta - ≤ 25 juta
Biaya 25 juta - ≤ 50 juta
Biaya ≥ 50 juta
Tertundanya pelayanan> 1 Jam
Tertundanya pelayanan > 8 Jam
Tertundanya pelayanan > 1 hari
Tertundanya pelayanan > 1 minggu, tapi pelayanan masih dapat dilakukan
Pelayanan sama sekali tidak dapat dilakukan
1 juta - ≤ 5 juta
5 juta - ≤ 25 juta
25 juta - ≤ 50 juta
Publikasi di Media Lokal < 3 hari
Publikasi di Media Lokal > 3 hari
Publikasi di Media Nasional < 3 hari
ANGGARAN
CEDERA PADA STAF
KLAIM AKIBAT TUNTUTAN PASIEN TERTUNDANY A PELAYANAN
KERUGIAN
≤
1 juta
≥
50 juta
KEUANGAN
PUBLIKASI YG
Tidak ada
BURUK
Publikasi
Publikasi di Media Nasional > 3 hari
Risk Grading Matrix Potencial Concequences
Frekuensi/ Likelihood
Insignificant
Minor
Moderate
Major
Catastropic
1
2
3
4
5
Sangat Sering Terjadi (Tiap mgg /bln) 5
Moderate
Moderate
High
Extreme
Extreme
Sering terjadi (Bebrp x /thn) 4
Moderate
Moderate
High
Extreme
Extreme
Mungkin terjadi (1-2 thn/x)
Low
Moderate
High
Extreme
Extreme
Jarang terjadi (2-5 thn/x) 2
Low
Low
Moderate
High
Extreme
Sangat jarang sekali (>5 thn/x) 1
Low
Low
Moderate
High
Extreme
3
TOOLS ANALISIS Untuk Identifikasi Proximate & Underlying Cause
1.
5 Why
2.
Change Analysis
3.
Barrier Analysis
4.
Fish bone
5.
Flow chart
6.
Cause and Effect analysis
7.
dll
